Handleiding voor het invullen van de vragenlijsten COMPOP-1
VOC: Vonk Onderwijs Consultancy bv Amstelveen, oktober 2011
Copyright Handleiding voor CoachJezelf versie 4 Het invullen van vragenlijsten COMPOP-1 VOC: Vonk Onderwijs Consultancy bv Amstelveen, oktober 2011 © VOC: Vonk Onderwijs Consultancy bv. 1999-2011 Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit programma mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of uitgezonden hetzij elektronisch, mechanisch door middel van afdrukken, fotokopie, microfilm, opname of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende op het auteursrecht.
Inhoudsopgave 1. Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2. Vragenlijsten gebruiken in een professioneel ontwikkelingstraject . . . . . . . . . . . . . 2.1 Offline invullen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Online invullen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 COMPOP-1 vragenlijsten en 360-graden feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 2 2 3
3. Het online invullen en verwerken van de vragenlijsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4. Resultaten opbergen in je (digitale) portfolio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5. Aanwijzingen voor coaches / begeleiders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5.1 Strategie van aanpak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1. Inleiding De vragenlijsten COMPOP-1 (Competentieprofiel en Persoonlijk OntwikkelingsPlan -1) zijn ontwikkeld ter ondersteuning van leer- en ontwikkelingstrajecten bij aanstaande en beginnende docenten met betrekking tot hun pedagogisch-didactisch handelingsrepertoire. Zij zijn het resultaat van mijn onderzoek naar de problemen waarmee docenten in de beginfase van hun beroepsuitoefening geconfronteerd worden en die meestal het gevolg zijn van tekorten in hun pedagogisch-didactisch handelingsrepertoire. In onze coachingspraktijk hebben we ervaren dat iedere docent, ervaren of onervaren, die wil reflecteren op specifieke aspecten in zijn didactisch handelen deze vragenlijsten kan gebruiken om feedback op dat handelen te krijgen. Iedere vragenlijst gaat over een bepaald aspect van dat handelingsrepertoire en samen beslaan de vragenlijsten de professionele kern van het handelingsrepertoire van docenten. De filosofie achter het gebruik van deze vragenlijsten voor het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) is dat je zodoende de eigen ontwikkeling op systematische wijze kan sturen en zo minder afhankelijk wordt van min of meer toevallige ervaringen. Daarnaast is zo’n POP een instrument waarmee richting gegeven kan worden aan een coachings- en/of intervisietraject en zo dit soort trajectenvoor jezelf meer doelgericht en effectiever te maken. In de handleiding besteden we aandacht aan: 1. Het gebruiken van de vragenlijsten in een professioneel ontwikkelingstraject, zowel enkelvoudig als met een 360-graden feedback mogelijkheid. 2. Het online invullen en verwerken van de vragenlijsten. 3. Het opslaan van de ingevulde vragenlijsten in je digitale portfolio. 4. Aanwijzingen voor coaches/begeleiders voor het inzetten van de vragenlijsten. Opm: In de gebruikersbalie op onze website (www.coachjezelf.nl) staat een demonstratie-filmpje ‘COMPOP-1-vragenlijsten’ waarin stap voor stap wordt voorgedaan hoe je een vragenlijst oproept, invult en verwerkt. Ook wordt gedemonstreerd hoe je vervolgens je competentieprofiel en de suggesties voor je persoonlijk ontwikkelingsplan kunt inzien.
-1-
2. Vragenlijsten gebruiken in een professioneel ontwikkelingstraject Overzicht houden over de voortgang in je eigen professionele ontwikkeling is wezenlijk voor ieder leer- en/of ontwikkelingstraject. Of het nu gaat om opleiding, coaching of intervisie alle trajecten kennen een startpunt - de beginmeting - en een eindpunt - de eindmeting. Daarnaast is het verstandig om een aantal meetpunten tussendoor in het traject op te nemen om zo de voortgang in je eigen ontwikkelingsproces te kunnen bewaken. De module ‘Persoonlijk ontwikkelingsplan’ in CoachJezelf ondersteunt een traject op al die punten. Docenten hebben de mogelijkheid om zelf, al of niet in overleg met hun coach, een of meerdere vragenlijsten uit te kiezen en die vervolgens meerdere malen in te vullen. Voor iedere vragenlijst geldt de volgende procedure:
Figuur 1
2.1 Offline invullen Je kan kiezen om de betreffende vragenlijst in te vullen zoals die daar staat. Druk na het invullen op de knop ‘Naar verzamelstaat’ nu worden je scores weggeschreven naar de Verzamelstaat. Ga eventueel naar de volgende vragenlijst en herhaal deze procedure. Als je klaar bent met het invullen druk dan op de knop ‘Verzamelstaat bekijken’, dan krijg je een overzicht van de door jou ingevulde scores. Als je dat overzicht wilt bewaren druk dan op de knop ‘Printen checklist’. Het nadeel van deze werkwijze is dat als je de vragenlijsten een aantal keren hebt ingevuld en de resultaten ervan geprint, je om die scores te vergelijken ze handmatig moet verwerken - de ingevulde lijsten printen en na verloop van tijd het scoreverloop in kaart brengen door ze met elkaar vergelijken. Na enig handwerk kan je dan zien op welke punten je vooruitgang hebt geboekt en op welke nog niet of onvoldoende. LET OP! De scores in de verzamelstaat blijven bewaard totdat je CoachJezelf afsluit. Advies: Print het overzicht uit zodra je het hebt.
2.2 Online invullen Een alternatief voor het vele handwerk is het online invullen van de vragenlijsten. De procedure ‘Naar verzamelstaat’ is dan niet meer nodig omdat de scores automatisch op de server worden opgeslagen. De vragenlijst zijn bovendien wat uitgebreider doordat bij iedere score waarop het antwoord ‘een zekere mate van beheersing’ is, tevens gevraagd wordt om in te vullen waaruit dat dan blijkt.
-2-
LET OP! Als je een vragenlijst online hebt ingevuld kan je diezelfde dag daarin nog wijzigingen aanbrengen. ‘s-Avonds om 24.00 uur worden de scores definitief vastgelegd. Om later vergelijkingen mogelijk te kunnen maken wordt aan de invulling de datum toegevoegd. 2.3 COMPOP-1 vragenlijsten en 360-graden feedback In de module ‘Portfolio’ geeft stap 12: 'Voorbereiding op een POP-gesprek’ de mogelijkheid om de betreffende vragenlijsten voor te leggen aan zowel een of meerdere klassen als aan een coach of aan collega’s. De resultaten van de scores door die verschillende groepen op dezelfde vragenlijsten worden in één tabel ondergebracht. De betreffende docent kan zo de eigen scores vergelijken met ie van scores van hun werkomgeving. Bovendien kunnen de scores van de docent vergeleken worden met die van zijn peergroup. Overeenkomsten en verschillen kunnen dan ingebracht worden in het POP-gesprek. Op basis van dat gesprek kunnen de eigen scores herzien worden en zo een valide competentieprofiel en de suggesties voor het POP genereren. Op deze wijze dragen de vragenlijsten COMPOP-1 bij aan het vormgeven van een valide Persoonlijk OntwikkelingsPlan.
Figuur 2
3. Het online invullen en verwerken van de vragenlijsten Dit stappenplan is geschreven voor het online invullen en verwerken van de scores op de vragenlijsten, maar het is evengoed van toepassing voor het handmatig verwerken van die scores via de procedure 'Verzamelstaat'.
Stap 1
Start traject
Aan de start van een traject vul je een of meerdere de vragenlijsten in. Wij bevelen sterk aan om in het begin bij iedere vraag (die altijd gaat over een handeling) zowel je score in te vullen als het bijbehorende veld waarin je kan aangeven waaruit volgens jou de mate van beheersing van die handeling blijkt. Na het invullen druk je op de knop 'Verder'. De invuldatum wordt er vervolgens automatisch aan toegevoegd. Dit maakt het bestand uniek. Van iedere ingevulde vragenlijst krijg je automatisch een kopie per e-mail teruggestuurd. Deze kopie kan je opslaan in je portfolio. Op de dag van het invullen kan je tot 's-avonds 24.00 uur je scores nog aanvullen of wijzigen. Daarna liggen ze vast. Bekijk je scores en beslis, eventueel na overleg met je coach/begeleider, welke punten je op zult nemen in je persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). LET OP!! In iedere vraag uit de vragenlijst zit een link naar het onderdeel uit CoachJezelf dat betrekking heeft op de betreffende handeling.
-3-
Stap 2
Tussendoor
Tussendoor kan je de vragenlijst een aantal keren invullen om je voortgang te bewaken.Aangeraden wordt om ook 360-graden feedback te vragen. Als je de vragenlijst nog een keer wilt invullen druk je op de knop 'Vragenlijst online invullen' Er wordt dan een verbinding met de computer van CoachJezelf gemaakt en krijg je een blanco score formulier, maar het ingevulde tekstblokje van de vorige keer komt weer terug. Behalve het opnieuw scoren van de lijst kan je dan ook veranderingen aanbrengen in waaruit je mate van beheersing dan blijkt (tekstblokje). Na het invullen druk je op de knop 'Verder'. Ook aan deze vragenlijsten wordt de invuldatum gekoppeld. Ook hier geldt: Op de dag van het invullen kan je tot 's-avonds 24.00 uur je scores nog aanvullen of wijzigen. Daarna liggen ze vast. Als je de vragenlijst een aantal keren hebt ingevuld kan je, door in de betreffende online-vragenlijst op de knop 'Overzicht' te klikken, het overzicht krijgen van je scoreverloop, en zo van de punten waarin je voortgang hebt geboekt en welke nog niet. Dat overzicht is een grafisch overzicht van het verloop van je scores op de vragen uit de betreffende vragenlijst.
Stap 3
Afsluiting traject
Ieder traject sluit af met het opmaken van een balans bestaande uit het verloop in de eigen scores als in de 360-graden feedback. Dat kan je doen door voor de laatse keer de vragenlijst in te vullen en in de tekstblokjes de nodige veranderingen aan te brengen en dit geheel op te slaan door op de knop 'Verder' te klikken. Als je daarna op de knop 'Overzicht' klikt krijg je per vraag een grafisch overzicht van je scoreverloop en je laatst ingevulde verantwoording. Je krijgt daarbij twee overzichten. De eerste is van alle handelingen (vragen) waarop je de gewenste vooruitgang hebt geboekt. De tweede betreft die punten (vragen) waarop je geen of nauwelijks vooruitgang hebt geboekt in je beheersing van de betreffende handeling. Vervolgens leg je de vragenlijsten voor aan één of meerdere klassen en aan je coach of een aantal collega’s.
Stap 4
Verwerking resultaat
Bespreek de resultaten uit het overzicht met je coach/begeleider en beslis of je de punten waarop je voldoende vooruitgang hebt geboekt vervolgens aan je 'Competentieprofiel' in je portfolio zal toevoegen. De punten waarop je onvoldoende vooruitgang hebt geboekt kan je weer onderdeel maken van de volgende fase in je persoonlijk ontwikkelingsplan.
4. Resultaten opbergen in je (digitale) portfolio Om de resultaten van de ingevulde vragenlijsten in je digitale portfolio op te bergen heb je een internet verbinding nodig. Door op de knop ‘Verder’ te klikken (onderaan de online vragenlijst) wordt het ingevulde bestand op de server van CoachJezelf opgeslagen en vervolgens automatisch per e-mail naar je teruggestuurd in een formaat dat je kan opbergen in je digitale portfolio. Als je dat niet wilt kan je de ingevulde vragenlijsten uitprinten en in een gewone map opbergen. Het nadeel daarvan is dat je alle vergelijkingen met de vorige keren - dus overzichtjes maken - handmatig moet doen, terwijl dat via de server op aanvraag geheel geautomatiseerd gebeurt en in een formaat dat je weer kan opbergen in je digitale portfolio.
-4-
Als je de vragenlijst in je digitaal portfolio wilt opbergen volg dan het onderstaande stappenplan:
Stap 1
Vul de vragenlijst online in en klik op de knop 'Verder'. Je krijgt dan de ingevulde vragenlijst per E-mail als attachment (bijlage) teruggestuurd. Deze bijlage/attachment heeft het formaat van een html bestand.
Stap 2
Start je e-mail programma. Open het document van de vragenlijst en sla de betreffende bijlage op in je portfolio, directory 'Persoonlijk ontwikkelingsplan'. Sluit vervolgens je e-mail programma af.
Stap 3
Voor Internet Explorer geldt de volgende procedure: 1. Open je browser. 2. Ga naar 'Bestand' (knop links boven). 3. Klik op 'Openen', klik vervolgens op de knop 'Bladeren'. 4. Klik daarna in de linker taakbalk op 'Mijn Documenten'. 5. Nu kan je de directory 'Portfolio', of hoe je hem ook genoemd mag hebben, openen. 6. Ga nu naar de subdirectory 'POP' en sla het bestand op.
Stap 4
In iedere HTML-editor of moderne wordprocessor kan je nu het bestand verder bewerken.
5. Aanwijzingen voor coaches / begeleiders Het belangrijkste voordeel van het gebruik van de vragenlijsten is dat een docent in opleiding of een beginnende docent systematisch moet nadenken over welke handelingen hij op het moment van invullen nog niet beheerst en welke hij reeds beheerst en in welke mate. Als een docent vindt dat hij een bepaalde handeling min of meer beheerst, dan moet hij dat doormiddel van voorbeelden of anderszins aantonen. Het gaat dus niet alleen om een inschatting van zichzelf, maar om een onderbouwde inschatting. Deze aanpak voorkomt dat een docent in opleiding of een beginnende docent zijn blik vernauwt tot wat hij bij toeval ervaart. Voor coaches die een ontwikkelingsproces begeleiden is het zaak dat zij een traject starten met een overleg met hun protégee waarin zij samen bepalen welke selectie van vragenlijsten worden ingevuld en welke later in het traject aan de orde zullen komen. Aan de hand van het resultaat (bij online ingevulde vragenlijsten wordt dat teruggestuurd) wordt vervolgens een sterkte- zwakte analyse gemaakt. Op basis van deze analyse wordt dan samen voor de betreffende handelingen een ontwikkelingsplan geformuleerd - zie de aanbevelingen bij het teruggestuurde resultaat van de online ingevulde vragenlijsten. Vervolgens worden afspraken gemaakt over de te ondernemen acties. Bij iedere vraag is een link aangebracht naar dat deel van het programma dat op de handeling(en) uit die vraag betrekking heeft. Op basis van de scores formuleert de betrokken docent, eventueel samen met zijn/haar coach een persoonlijk ontwikkelingsplan. In 5.1 hebben we een door ons getest plan van aanpak beschreven.
-5-
5.1 Strategie van aanpak:
Stap 1
Zie er op toe dat je protégee aan zijn/haar portfolio werkt (zie stappenplan Portfolio).
Stap 2
Laat je protégee (eventueel samen) een ontwikkelingsplan opstellen. Vraag hem/haar daarbij gebruik te maken van de vragenlijsten COMPOP-1 (Professionele ontwikkeling - Persoonlijk ontwikkelingsplan - Vragenlijsten). Laat hem/haar de online variant van de vragenlijsten kiezen, deze geeft de mogelijkheid om zichzelf te vergelijken met hun peers en geeft aan waarin ze een competente beginner zijn en waarin nog niet. Zie ook de bijbehorende handleiding.
Stap 3
Stel samen met je protégee vast waaraan hij/zij in de komende periode zal gaan werken. Als de vragenlijsten zijn ingevuld vindt hij/zij in de ‘Suggesties POP bekijken’ (stap 14) de suggesties voor de punten die in aanmerking komen voor opname in zijn/haar ontwikkelingsplan per vragenlijst geordend. Maak samen uit dat overzicht een keuze voor de aandachtspunten.
Stap 4
Laat je protégee in CoachJezelf de bij die aandachtspunten behorende informatie opzoeken en laat hen een plan van actie schrijven.
Stap 5
Je protégee voert die acties uit.
Stap 6
Na verloop van tijd vult je protégee opnieuw online de betreffende vragenlijst in ter voorbereiding van een POP-gesprek (stap 12). Hij/zij krijgt dan 360-graden feedback en een vergelijk met zowel de peers als met de vorige scores en op basis waarvan al of niet vooruitgang kan worden vastgesteld. Alle punten waarop je protégee aan de norm voldoet verschijnen in zijn/haar competentieprofiel en verdwijnen uit de “Suggesties voor POP’.
Deze strategie van aanpak stelt de coach in staat het ontwikkelingsproces van zijn/haar protégees effectief te monitoren.
-6-
