Handleiding Reeleezee Administratie Inhoudsopgave

Handleiding Reeleezee Administratie Inhoudsopgave

1


2

Inhoudsopgave 1.

Introductie ......................................................................................... 6 1.1 Over Reeleezee Administratie ........................................................ 6 1.1.1 Samen met uw accountant................................................. 6 1.1.2 Business en Lite ............................................................... 6 1.1.3 Uw abonnement ............................................................... 6 1.1.4 Aan de slag ..................................................................... 7 1.2 Inloggen ..................................................................................... 8

2.

Werken met Reeleezee ..................................................................... 10 2.1 Flowchart voor de administratie ................................................... 10 2.1.1 Flowchart ...................................................................... 10 2.1.2 Uitleg ........................................................................... 11 2.2 Werken met boekingsbonnen....................................................... 13 2.2.1 Kenmerken boekingsbonnen in Reeleezee .......................... 15 2.2.2 Uitzonderingen............................................................... 23 2.3 Andere manieren van invoeren .................................................... 24 2.3.1 Direct boeken dagboeken ................................................ 24 2.3.2 Boekingsbonnen met genummerde grootboekrekeningen ..... 28 2.4 Navigeren door Reeleezee ........................................................... 31 2.4.1 Mappen......................................................................... 31 2.4.2 F9: vertrekpunt voor mapnavigatie ................................... 34 2.4.3 Van map naar tabblad ..................................................... 34 2.4.4 Navigeren in overzichten ................................................. 36 2.4.5 Overzicht sneltoetsen...................................................... 38 2.5 Voorkeursinstellingen ................................................................. 39 2.5.1 Reeleezee Skin............................................................... 39 2.5.2 Instellingen voor uzelf en per medewerker ......................... 41 2.6 Performance verbeteren.............................................................. 44 2.6.1 Systeemeisen ................................................................ 44 2.6.2 Instellingen controleren................................................... 44 2.6.3 Performance check – snelheidsmeting ............................... 48

3.

Inrichting ......................................................................................... 51 3.1 Instellingen Administratie............................................................ 51 3.1.1 Tabblad Algemene instellingen ......................................... 51 3.1.2 Tabblad Map Belasting .................................................... 54 3.1.3 Tabblad Map Kas & Bank ................................................. 56 3.1.4 Tabblad Map Privé en RC ................................................. 58 3.1.5 Tabblad Map Financieel ................................................... 59 3.2 Onderhoud grootboekrekeningen/specificaties................................ 61 3.2.1 Grootboekrekening kopiëren ............................................ 61 3.2.2 Nieuwe grootboekrekening aanmaken ............................... 65 3.2.3 Grootboekrekeningen wijzigen.......................................... 69 3.2.4 Grootboekrekeningen verwijderen..................................... 70 3.3 Onderhoud bonsoorten ............................................................... 71 3.3.1 Bonsoort toevoegen ........................................................ 71 3.3.2 Bonsoort wijzigen ........................................................... 77 3.3.3 Bonsoort verplaatsen ...................................................... 77 3.3.4 Bonsoort verwijderen ...................................................... 78


3.4

3

Voorbereidingen voor de BTW-aangifte met pincode....................... 79 3.4.1 Benodigde gegevens ....................................................... 79 3.4.2 Aanvraag vanuit Reeleezee .............................................. 82 3.4.3 Gegevens registreren in Reeleezee.................................... 85 3.4.4 Voorbereidingen afgerond................................................ 89

4.

Relaties toevoegen ........................................................................... 90 4.1 Klanten .................................................................................... 90 4.1.1 Klanttype en Klantstatus.................................................. 90 4.1.2 Klant toevoegen ............................................................. 91 4.1.3 Klant verwijderen ........................................................... 99 4.2 Leveranciers.............................................................................101 4.2.1 Leverancier toevoegen ...................................................101 4.2.2 Leverancier verwijderen .................................................106 4.3 Medewerkers............................................................................108 4.3.1 Medewerker toevoegen ..................................................108 4.3.2 Medewerker toegang geven ............................................110 4.3.3 Medewerker verwijderen.................................................114 4.4 Accountant...............................................................................115 4.4.1 Always-on accountant toegang geven ...............................115 4.4.2 Externe accountant toegang geven ..................................116

5.

Facturen invoeren........................................................................... 118 5.1 Omzet invoeren (verstuurde facturen) .........................................118 5.1.1 Nieuwe boekingsbon maken ............................................118 5.1.2 Openstaande boekingsbon betalen ...................................123 5.2 Kosten invoeren (ontvangen facturen) .........................................124 5.2.1 Nieuwe boekingsbon maken ............................................124 5.2.2 Boekingsbonnen wijzigen of verwijderen ...........................129 5.2.3 Openstaande boekingsbon betalen ...................................129 5.3 Inkopen van handelsvoorraad verwerken......................................130 5.3.1 Nieuwe boekingsbon maken voor inkoop/voorraad .............130 5.3.2 Omzet inboeken ............................................................134 5.3.3 Voorraad afboeken ........................................................135 5.3.4 Memoriaalboeking corrigeren ..........................................138 5.3.5 Memoriaalboeking verwijderen ........................................139 5.4 Opstellen van de beginbalans .....................................................140 5.4.1 Beginbalans opnemen ....................................................140 5.4.2 Openstaande facturen uit een vorig boekjaar .....................143 5.4.3 Post wijzigen/verwijderen ...............................................145 5.4.4 Status beginbalans ........................................................146

6.

Betalingen verwerken..................................................................... 147 6.1 Bankafschriften handmatig invoeren ............................................147 6.1.1 Nieuw rekeningafschrift aanmaken...................................147 6.1.2 Afschriftregel toevoegen .................................................150 6.2 Bankafschriften importeren ........................................................153 6.2.1 Bestand importeren .......................................................153 6.2.2 Afschriftregels verantwoorden .........................................155 6.3 Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon .........................157 6.3.1 Afschriftregels boeken ....................................................157 6.3.2 Afschrift bekijken ..........................................................159 6.4 Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon .............................162 6.4.1 Afschriftregels boeken ....................................................162


6.5

6.6 6.7 6.8

6.9

6.10

6.11 6.12

6.13

7.

4

Contante kasbetalingen verwerken ..............................................167 6.5.1 Kasboek bijhouden ........................................................167 6.5.2 Kas opmaken ................................................................172 6.5.3 Kasverschil ...................................................................173 6.5.4 Kasboekblad bekijken ....................................................174 Interne bankoverboekingen verwerken.........................................176 6.6.1 Eerste afschriftregel koppelen aan nieuwe boekingsbon.......176 6.6.2 Afschriftregel andere rekening verwerken .........................178 Interne kasopnamen en -stortingen verwerken..............................181 6.7.1 Opname kas .................................................................181 6.7.2 Storting zakelijke rekening..............................................183 Betalingsopdrachten aanmaken (ClieOp) ......................................186 6.8.1 Instellingen voor ClieOp-bestanden ..................................186 6.8.2 Instellingen relaties .......................................................188 6.8.3 Betalingsopdrachten aanmaken .......................................190 6.8.4 Betalingsopdrachten exporteren ......................................192 Incasso-opdrachten aanmaken (ClieOp) .......................................195 6.9.1 Instellingen voor ClieOp-bestanden ..................................195 6.9.2 Financiële instellingen klanten .........................................197 6.9.3 Incasso-opdrachten aanmaken ........................................199 6.9.4 Incasso-opdrachten exporteren .......................................204 Privé-betaalde zakelijke facturen (eenmanszaak/vof) .....................207 6.10.1 Rekening-courantverhouding aanmaken ...........................207 6.10.2 Privé-betaalde zakelijke factuur boeken ............................207 6.10.3 Overzicht van privé-betaalde facturen ..............................214 Privé-uitgaven en -ontvangsten verwerken (eenmanszaak/vof) .......216 6.11.1 Privé-uitgaven en -ontvangsten verwerken........................216 6.11.2 Saldo opvragen .............................................................218 Zakelijke facturen betaald door derden (bv)..................................220 6.12.1 Rekening-courantverhouding aanmaken ...........................220 6.12.2 Zakelijke factuur betaald door derden boeken....................220 6.12.3 Saldo opvragen .............................................................227 Privé-uitgaven en -ontvangsten door derden verwerken (bv).........229 6.13.1 Betalingen door derden verwerken ...................................229 6.13.2 Saldo opvragen .............................................................231

BTW-aangifte.................................................................................. 234 7.1 Elektronisch BTW-aangifte doen met Reeleezee .............................234 7.1.1 BTW-instellingen ...........................................................234 7.1.2 BTW-aangifte................................................................234 7.1.3 Statusstempel...............................................................238 7.1.4 Verstuurde aangifte corrigeren ........................................239 7.1.5 ICL-opgave...................................................................239 7.1.6 Aangifte afdrukken ........................................................240 7.2 BTW-aangifte doen buiten Reeleezee om ......................................243 7.2.1 BTW-instellingen ...........................................................243 7.2.2 BTW-aangifte................................................................244 7.2.3 Statusstempel...............................................................249 7.2.4 Definitieve aangifte corrigeren.........................................249 7.3 BTW-betalingen boeken .............................................................252 7.3.1 Belastingbedrag op afschrift ............................................252 7.3.2 BTW-aangifte verwerkt...................................................254


5

8.

Overige boekingen.......................................................................... 257 8.1 Afschrijvingen op vaste activa verwerken .....................................257 8.1.1 Afschrijving boeken .......................................................257 8.1.2 De balans opvragen .......................................................264 8.2 Salarissen verwerken ................................................................266 8.2.1 Loonjournaalpost...........................................................266 8.2.2 Nettoloon verwerken......................................................273 8.2.3 Loonbelasting en pensioenpremies ...................................274 8.3 Openstaande facturen tegen elkaar wegstrepen (verrekeningen) .....277 8.3.1 Openstaande posten verrekenen......................................277 8.3.2 Meer verrekeningen toevoegen........................................281 8.4 Het boekjaar afronden ...............................................................282 8.4.1 Het boekjaar controleren ................................................282 8.4.2 Het resultaat bekijken ....................................................285 8.4.3 Boekingsperiodes sluiten ................................................286 8.4.4 Afsluitende boekingen ....................................................288

9.

Overzichten en rapporten ............................................................... 290 9.1 Bekijken en printen van financiële overzichten ..............................290 9.1.1 Balans .........................................................................291 9.1.2 Winst- en verliesrekening ...............................................292 9.1.3 Rapporten in pdf en Excel ...............................................293 9.1.4 Grootboekkaarten..........................................................295

Handleiding Reeleezee Administratie Hoofdstuk Fout! Opmaakprofiel niet gedefinieerd. - Fout! Opmaakprofiel niet gedefinieerd.

6

1. Introductie 1.1 Over Reeleezee Administratie Dit is de handleiding van Reeleezee Administratie. Reeleezee Administratie is de moderne software voor online boekhouden. Hiermee kunt u al uw inkomsten en uitgaven op een overzichtelijke manier bijhouden en verwerken. Reeleezee Administratie is geen pakket dat u op uw eigen PC moet installeren, maar een web-based toepassing waarvoor u alleen een gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebt. U beschikt altijd over de nieuwste versie, zonder dat u daarvoor nieuwe functionaliteit moet installeren: het gaat allemaal online. Ook hoeft u zelf geen back-ups te maken, want dat doet Reeleezee voor u. Wij bewaren uw gegevens op een veilige plek.

1.1.1

Samen met uw accountant

Een van de vele voordelen van Reeleezee is dat u dit pakket samen met uw accountant of boekhouder kunt gebruiken. Omdat Reeleezee online werkt, kunnen u en uw accountant 24 uur per dag bij dezelfde gegevens! Dit is handig als u accountant moet bijspringen als iets niet duidelijk is, of als er nog gegevens ontbreken. Misschien werkt uw accountant al wel met Reeleezee, of kunt u hem erop attenderen zodra u merkt hoe makkelijk Reeleezee werkt.

1.1.2

Business en Lite

Reeleezee Administratie bestaat uit twee varianten: Business en Lite. Reeleezee Administratie Lite is bedoeld voor bedrijven met een administratie van beperkte omvang, zoals startende bedrijven, eenmanszaken, privé-holdings of stamrecht bv’s. In deze versie zit dezelfde functionaliteit als in de Business-variant, met alleen een beperking op het aantal inkoopen verkoopboekingen (facturen) per maand van 20 stuks. In Reeleezee Administratie Business kunt u onbeperkt inkoopen verkoopboekingen doen.

1.1.3

Uw abonnement

Van uw abonnement op Reeleezee Administratie profiteert niet alleen u. U kunt namelijk binnen de prijs van uw abonnement nog twee andere gebruikers van Reeleezee laten profiteren. Van deze twee gebruikers mag de een alleen ‘meekijken’ in uw administratie (vaak is dat uw accountant) en mag de ander ook wijzigingen aanbrengen binnen uw administratie (dit is meestal een medewerker).


1.1.4

7

Aan de slag

In deze handleiding leest u hoe u met Reeleezee Administratie uw administratie beheert en onderhoudt. De hoofdlijn wordt uitgebeeld in de vorm van een flowchart in ‘2.1 - Flowchart voor de administratie’. De hoofdstappen in de flowchart vormen de hoofstukken in deze handleiding. Elk hoofdstuk bevat paragrafen die een functie in het programma uitleggen. Elke paragraaf begint steeds met een algemene uitleg, waarna we stapsgewijs bespreken hoe u in uw administratie te werk gaat. Wilt u meer (gedetailleerde) informatie over Reeleezee Administratie, raadpleeg dan ook het helpbestand in het programma.


8

1.2 Inloggen Reeleezee gaat zorgvuldig om met uw administratie en de gegevens die u invoert. Daarom is uw administratie beveiligd met een wachtwoord. Als uw accountant met Reeleezee werkt, kan hij voor u een abonnement hebben aangevraagd. U kunt echter ook zelf een abonnement hebben geregeld, waarbij u een aantal bedrijfsgegevens en uw e-mailadres hebt opgegeven bij Reeleezee. Hiermee wordt uw administratie aangemaakt. Vervolgens krijgt u per e-mail bericht over uw inloggegevens. Ook uw wachtwoord wordt hierin vermeld. Dit wachtwoord is het wachtwoord van uw administratie. Tip Bewaar de e-mail met uw inloggegevens. Zo hebt u altijd de juiste inloggegevens bij de hand. U logt in op uw administratie via www.reeleezee.nl. Met de knop ‘Inloggen’ rechtsboven in het scherm komt u in het inlogscherm. Hier vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in.

Het inlogscherm van Reeleezee.


9

Tip Uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt u op elk moment veranderen. Hiervoor logt u eerst in met uw oude gegevens. Vervolgens gaat u naar de map ‘Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht’. In het overzicht klikt u op uw eigen naam en gaat u naar het tabblad ‘Login’. Bij ‘Toegangsbeveiliging Reeleezee’ kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen. De volgende keer als u inlogt, moet u uw nieuwe gegevens gebruiken.

Tip Hebt u vragen over het inloggen, uw inloggegevens of het wijzigen van uw gebruikersnaam en wachtwoord? Uiteraard kunt u daarvoor ook contact opnemen met de helpdesk van Reeleezee, per e-mail via [email protected], of telefonisch van maandag t/m vrijdag van 9.00 – 21.00 uur op telefoonnummer 0346-258088. Op www.reeleezee.nl vindt u ook altijd het laatste nieuws over het pakket.

Startersgids Reeleezee Administratie Hoofdstuk Fout! Opmaakprofiel niet gedefinieerd. - Fout! Opmaakprofiel niet gedefinieerd.

2. Werken met Reeleezee 2.1 Flowchart voor de administratie In deze handleiding ‘Reeleezee administratie’ beschrijven we alle belangrijke onderdelen van het bijhouden van uw boekhouding in Reeleezee. De onderdelen of hoofdstukken zijn ook in een logische volgorde van werken gezet.

2.1.1

Flowchart

In hoofdlijnen komen we tot de onderstaande ‘flowchart’ met de volgorde van werken in Reeleezee. Inrichting administratie (3)

Relaties toevoegen (4) (klanten, medewerkers, leveranciers)

Facturen invoeren (5) (verstuurde en ontvangen facturen, bonnetjes)

Betalingen verwerken (6) (in de vorm van afschriftregels op bankrekening, kas, privé- en rekening-courantverhoudingen)

BTW-aangifte (7)

Overige boekingen (8) (afschrijvingen, loonjournaalpost)

Overzichten en rapporten (9) (winst- en verliesrekening en balans)

10


11

In de flowchart op de vorige pagina vindt u achter elke onderdeel het nummer van het hoofdstuk uit deze handleiding. De pijlen geven de volgorde van de onderdelen aan. Als de pijl twee kanten op wijst betekent dit dat de volgorde omgedraaid kan worden.

2.1.2

Uitleg

U begint in Reeleezee altijd eerst met het inrichten van uw administratie. Dit inrichten betreft een aantal instellingen en daarna kunt u meteen aan de slag. Het handige bij Reeleezee is dat u zelf bepaalt waar u begint. Wij geven u een richtlijn voor een logische volgorde van werken, maar u kunt zelf uw eigen werkwijze kiezen. 1. Facturen invoeren (Hoofdstuk 5) De makkelijkste en snelste manier is om te beginnen is bij het oranje blok, het onderdeel ‘Facturen invoeren’. Dit wordt uitgelegd in Hoofstuk 5. U voert dan uw verstuurde en ontvangen facturen en bonnetjes in Tijdens het invoeren hiervan kunt u de gegevens van de bijbehorende klant of leverancier invoeren. Het invoeren van deze gegevens kunt u ook eerst doen, bijvoorbeeld door middel van een import, maar dit is zeker niet noodzakelijk. 2. Betalingen (Hoofdstuk 6) De volgende stap is het verwerken van de betalingen van de zakelijke facturen en bonnetjes op uw zakelijke bankrekeningen, de kas en privé-rekeningen of rekeningcourantverhoudingen. Dit doet u in de vorm van afschriftregels. Maar ook hier geldt, dat u niet eerst de verstuurde en ontvangen facturen moet hebben ingevoerd, voordat u betalingen kunt verwerken. Als u een achterstand hebt met uw administratie, kunt u ook beginnen bij de betalingen of afschriftregels en per afschriftregel de bijhorende factuur of bonnetje met een nieuwe boekingsbon invoeren. 3. BTW (Hoofdstuk 7) De BTW-aangifte doet u zodra u alle zakelijke verkoop- en inkoopfacturen en bonnetjes hebt ingevoerd. De betaling van die facturen en bonnetjes is niet belangrijk, omdat de BTW aan de hand van de datum van de boekingsbonnen (de factuurdatum) wordt verwerkt op de aangifte. Het is natuurlijk wel belangrijk dat u alle zakelijke bonnetjes en facturen hebt ingevoerd, ook als u deze privé betaald hebt. 4. Overige boekingen (Hoofdstuk 8) Als u alle facturen, bonnetjes en afschriftregels verwerkt en verantwoord hebt, zijn er nog de boekingen die u niet op een afschrift terugziet. Dit zijn de afschrijvingen van bijvoorbeeld uw computer of bedrijfsinventaris. Een andere soort boeking is het salaris dat u uitbetaalt aan uw medewerkers. Hiervoor werkt u met een loonjournaalpost, waarop u alle gegevens invoert.


12

5. Overzichten en rapporten (Hoofdstuk 9) Als u alle voorgaande stappen doorlopen hebt, kunt u een goed financieel overzicht van uw bedrijf krijgen. In Reeleezee kunt u verschillende overzichten opvragen. Zo geeft de winst- en verliesrekening een overzicht van het bedrijfsresultaat in een bepaalde periode. Ook kunt u de balans opvragen, waarmee u een momentopname krijgt van de staat van uw bedrijf, de bezittingen, vorderingen, vermogen en schulden.


13

2.2 Werken met boekingsbonnen Voor een compleet overzicht van uw boekhouding moet u al uw zakelijke transacties in Reeleezee invoeren. Dit geldt niet alleen voor al uw verkopen, inkopen en kosten van uw bedrijf, maar bijvoorbeeld ook voor betaalde belasting, salarissen en privé-uitgaven. Al deze bedrijfstransacties moet u als ‘boekingen’ in uw administratie toevoegen. In Reeleezee kunt u op twee manieren boekingen invoeren. De manier die in deze handleiding over ‘Reeleezee administratie’ wordt beschreven is het aanmaken van boekingsbonnen. De andere manier van invoeren wordt in het kort beschreven in ‘2.3 - Andere manieren van invoeren’. Een boekingsbon is een invulformulier, waar u de benodigde gegevens in Reeleezee invult. Op basis van de gegevens op een boekingsbon, maakt Reeleezee voor u de juiste boekingen en bijbehorende journaalposten aan.

Zo ziet een boekingsbon eruit.


14

Voorbeelden In Reeleezee maakt u voor al uw boekingen een boekingsbon aan. Zo maakt u een boekingsbon voor de huurnota die u van uw verhuurder hebt ontvangen. U boekt daarmee uw huisvestingskosten in. Als u zelf een factuur verstuurt die u niet vanuit Reelezee Factuur hebt aangemaakt, maakt u in Reeleezee een boekingsbon voor de verkoop aan, waarmee de omzet wordt ingeboekt. Ook als u geld vanuit uw kas stort op de bedrijfsbankrekening, maakt u hiervoor een boekingsbon aan.


2.2.1

15

Kenmerken boekingsbonnen in Reeleezee

Boekingsbonnen zijn erg belangrijk voor uw administratie. Een boekingsbon die u niet goed invult, kan uw hele administratie beïnvloeden. Daarom leggen wij u hier de kenmerken van een boekingsbon uit, zodat u weet waar u op moet letten.

Bonsoorten Bij het aanmaken van een boekingsbon kiest u een bonsoort. De bonsoort is de titel van de boekingsbon en geeft aan waar de boekingsbon over gaat. De bonsoort staat boven aan de boekingsbon. De map waarin u werkt, bepaalt uit welke bonsoorten van boekingsbonnen u kunt kiezen.

Boven aan elke boekingsbon staat de bonsoort.

Op de boekingsbonnen kiest u een specificatie. De specificaties zijn de grootboekrekeningen uit uw administratie. Uit welke specificaties u kunt kiezen, is afhankelijk van de bonsoort die u hebt gekozen. Hierdoor hoeft u niet een lange lijst van grootboekrekeningen door te lopen of de nummers van grootboekrekeningen te onthouden, maar selecteert u meteen de specificatie die bij deze bonsoort hoort.

Op elk moment U bepaalt zelf wanneer u een boekingsbon aanmaakt. U kunt een net ontvangen factuur, die u nog niet hebt betaald, meteen in Reeleezee invoeren met een


16

boekingsbon. Als u alle ontvangen en verstuurde facturen meteen verwerkt in uw administratie, hebt u altijd een goed overzicht van wat u nog moet betalen en wat u nog van uw klanten moet ontvangen. Maar u kunt een boekingsbon ook pas aanmaken als u de betaling op het bankafschrift tegenkomt. Reeleezee zal de boekingsbonnen altijd opslaan in de map waar ze thuishoren. Omzet wordt opgeslagen in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’, inkopen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’, BTW in de map ‘Belasting’ etc.

Boekingsbonnen in mappen In Reeleezee bevatten de meeste mappen een tabblad ‘Boekingsbonnen’. Alleen in de mappen ‘Relaties’, ‘(PDF) Rapporten’ en ‘Instellingen’ zult u geen boekingsbonnen tegenkomen. Boven aan het tabblad ‘Boekingsbonnen’ staat een overzicht van boekingsbonnen. Daaronder vindt u alle soorten boekingsbonnen, zoals ze in de map voorkomen.

Aan de linkerkant ziet u het tabblad ‘Boekingsbonnen’ met daaronder de verschillende soorten boekingsbonnen die erbij horen.

Gegevens Elke boekingsbon bestaat uit velden. Elke boekingsbon, ongeacht de map waarin deze voorkomt, is op dezelfde manier opgebouwd en bestaat uit algemene gegevens en drie tabbladen: Bon, Dimensies en Betalingsinfo. U wisselt tussen de tabbladen door erop te klikken. De gegevens onder de stippellijn veranderen hierdoor. U begint altijd op het tabblad ‘Bon’.


17

Voorbeeld van een boekingsbon.

Algemene gegevens (boven de stippellijn) Op de boekingsbon vult u boven de stippellijn de algemene gegevens in: Relatie In dit veld vult u de NAW-gegevens van de klant of leverancier in. Referentie Een referentie kan bijvoorbeeld het nummer van de factuur zijn. Datum Hier kiest u de datum van de transactie. Bij inkoopen verkoopfacturen is dit de factuurdatum, ofwel de datum die vermeld wordt op de factuur. Boekdatum De boekdatum is de datum waarop u ‘boekhoudkundig’ de omzet of kosten wilt boeken. In de meeste gevallen is de boekdatum gelijk aan de datum op de boekingsbon. Reeleezee zal standaard de boekdatum gelijk houden aan deze datum. Alleen als de omzet of de kosten in een andere periode vallen dan de factuurdatum, mag u de boekdatum aanpassen. Totaal bedrag Dit is het totale bedrag, inclusief BTW, zoals dat op de factuur staat. Gegevens tabblad Bon (onder de stippellijn) De opties op het tabblad ‘Bon’ zijn: Specificatie Hier kiest u uit een lijst de specificatie van de boeking, bijvoorbeeld ‘Verzekering auto’s’ of ‘Diverse autokosten’. Boekhoudkundig gezien selecteert u hier een grootboekrekening. Omschrijving Hier kunt u voor uzelf een omschrijving invullen, waaraan u de


18

boeking herkent. Bij ‘BTW’ selecteert u het BTW-tarief dat van toepassing is. Onder de optie ‘Meer...’ vindt u alle BTW-tarieven. U kunt kiezen uit EU-tarieven voor verkopen en inkopen binnen de EU. U kunt ook kiezen uit Ex-EU-tarieven voor verkopen en inkopen in landen buiten de EU. De tarieven geldig voor Nederland zijn met ‘NL’ gemarkeerd. Als u een boekingsbon met meerdere regels wilt invoeren, klikt u op de knop ‘Meer regels’ om de overige regels in te kunnen voeren. BTW

Gegevens tabblad Dimensies (onder de stippellijn):

Het tabblad Dimensies.

Boekhoudkundig gezien zijn dimensies ‘kostenplaatsen’. De opties op dit tabblad zijn: Werknemer Hier kiest u uit de lijst de werknemer aan wie u de boekingsbon wilt koppelen. Product Kies uit de lijst een product waaraan u de boekingsbon wilt koppelen. Let op: producten voegt u toe in de map ‘Producten’. Deze vindt u in de module Reeleezee Factuur. Als u deze module niet hebt, kunt u hier geen producten kiezen. Project Kies in de lijst een project waarbij de boekingsbon hoort. Projecten voegt u toe per klant in de map ‘Relaties > tabblad Klanten’. Afdeling Kies in de lijst de afdeling waarbij de boekingsbon hoort.


19

Afdelingen voegt u toe in de map ‘Relaties > tabblad Instelling Relatiegegevens’. Gegevens tabblad Betalingsinfo (onder de stippellijn): Betalingsinfo is alleen van belang als u vanuit Reeleezee incasso-opdrachten voor uw verkoopboekingen of betalingsopdrachten voor uw inkoopboekingen wilt aanmaken. Deze kunt u exporteren en vervolgens importeren in uw telebankierenpakket. Als u dit niet wilt doen, kunt u dit tabblad overslaan.

Het tabblad ‘Betalingsinfo’.

De opties op dit tabblad zijn: Betaalwijze Dit is de manier waarop u de betaling gaat ontvangen of uitvoeren. Betaling Een betaling is ‘Uitgevoerd’ of ‘Nog te doen’. ‘Nog te doen’ hoort bij de betaalwijze overschrijving, acceptgiro, telefonisch of cheque. Bij verkoopfacturen hoort ‘Nog te doen’ bij de betaalwijze eenmalige incasso of automatische incasso. Bij inkoopfacturen hoort ‘Uitgevoerd’ bij de betaalwijze contant, eenmalige incasso, automatische incasso, PIN, via rekeningcourant en overig betaald. Rekening Hier kiest u de eigen bankrekening die bij de betaling hoort. De rekeningen in deze lijst vindt u terug in de map ‘Kas & Bank’. Rekening relatie Hier kiest u de bankrekening die bij de gekozen relatie hoort. Betaaldatum De datum van de uit te voeren betaling wordt door Reeleezee ingevuld.


Kenmerk

20

In dit veld kunt u een kenmerk van de betaling invullen.

Uniek nummer Elke boekingsbon krijgt een uniek nummer. Dit nummer wordt altijd rechtsboven op de bon getoond.

Het nummer op deze afbeelding is rood omcirkeld.

Het nummer bestaat uit twee delen: het deel voor het verbindingsstreepje is het nummer van de bonsoort. Dit is geen uniek nummer. Het deel achter het verbindingsstreepje is het unieke nummer van het document binnen het dagboek. Dit dagboek kan zijn: Verkopen, Inkopen, Memoriaal, Kas & Bank. Tip Noteer het unieke nummer op de papieren factuur. Zo vindt u uw papieren documenten altijd terug in uw digitale administratie. U kunt ook in het veld ‘Referentie’ een eigen nummer van de factuur of bon invullen. Hier kunt u bijvoorbeeld het nummer invullen van de factuur die u hebt ontvangen.

Stempel Zodra u een boekingsbon hebt ingevuld en opslaat, wordt de informatie in de administratie verwerkt. Op de boekingsbon verschijnt een stempel. Hierin ziet u de status van de bon, bijvoorbeeld ‘openstaand’ of ‘betaald’.


21

In het (rode) stempel van de boekingsbon ziet u de status ervan. In dit voorbeeld is dat ‘openstaand’.

Als u boekingsbonnen aanmaakt zonder daarbij meteen de betaling te verwerken, geeft het stempel ‘Openstaand’ aan. Als u de betaling hebt geregistreerd, geeft het stempel de status ‘Betaald’ weer.

Betaling Bij een boekingsbon hoort vaak een financiële transactie of betaling. Als het stempel op de boekingsbon ‘Betaald’ aangeeft, betekent dit dat de betaling is geregistreerd in de vorm van een afschriftregel. In het stempel wordt ook aangegeven wanneer de betaling is gedaan en op welke bankrekening.


22

Deze boekingsbon is ‘Betaald’.

Het als ‘betaald’ registreren van een boekingsbon doet u bijvoorbeeld vanuit de map ‘Kas & Bank’. In deze map worden al uw ontvangen en verrichte betalingen vastgelegd in de vorm van afschriftregels op bankafschriften of kasregels op kasboekbladen. Al deze betalingen verantwoordt u met boekingsbonnen. Meer uitleg hierover vindt u in 6.3 en 6.4.

Journaalposten Bij elke opgeslagen boekingsbon kunt u de journaalposten opvragen. De journaalposten geven de bedragen weer die per grootboekrekening verwerkt zijn. Om de journaalposten op te vragen, opent u de boekingsbon en selecteert u met de knop ‘Bon’ de optie ‘Journaalbon’.

Boekingsbon wijzigen De gegevens op een boekingsbon kunt u altijd wijzigen. Om een boekingsbon te wijzigen, opent u de boekingsbon en klikt u op de knop ‘Wijzig’.


23

Met de knop ‘Wijzig’ wijzigt u een boekingsbon.

Let op Als de BTW van een boekingsbon verwerkt is op een BTW-aangifte die u al verstuurd hebt, dan kunt u de boekingsbon niet meer wijzigen.

2.2.2

Uitzonderingen

De meeste zakelijke transacties voert u in met boekingsbonnen. Er is echter een aantal documenten dat u niet via een boekingsbon invult. Als u bijvoorbeeld de Factuur-module van Reeleezee gebruikt, maakt u verkoopfacturen aan. Deze facturen worden automatisch in de boekhouding verwerkt. Een factuur kunt u later wel weer in de vorm van een boekingsbon opvragen. Voor de BTW-aangifte geldt hetzelfde. Reeleezee maakt voor u automatisch BTWaangiften aan. Zodra een BTW-aangifte verstuurd is, kunt u deze altijd in de vorm van een boekingsbon terugvinden.


24

2.3 Andere manieren van invoeren In Reeleezee hebt u verschillende manieren om uw boekingen in te voeren. Deze handleiding over ‘Reeleezee administratie’ is gericht op het werken met boekingsbonnen: de overzichtelijke invulformulieren met de korte lijsten met grootboekrekeningen zonder nummers. Als u ervaring hebt met andere boekhoudpakketten of een gevorderde gebruiker bent van Reeleezee, dan kunt u ook een andere manier van invoeren hanteren, namelijk ‘direct boeken dagboeken’. Hierbij kunt u vanuit het verkoop-, inkoop- of bankboek direct een grootboeknummer invoeren. U kiest zelf hoe u uw administratie in Reeleezee beheert. Uw werkwijze is afhankelijk van uw ervaring met boekhouden en hoe u gewend bent te werken in eerdere boekhoudpakketten. In Reeleezee kunt u kiezen uit twee ‘hoofdmanieren’: 1. boekingsbonnen (met korte lijst specificaties) 2. direct boeken dagboeken (met uitgebreide set genummerde grootboekrekeningen) Daarnaast is er een derde manier die de eerste twee manieren combineert: boekingsbonnen met een uitgebreide set genummerde grootboekrekeningen De handleiding ‘Reeleezee administratie’ is gericht op het werken met boekingsbonnen. Hierbij voert u al uw boekingen in met boekingsbonnen. Deze boekingen verwerkt u in de mappen ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ , ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ (Inkopen) en ‘Kas & Bank’. U selecteert een grootboekrekening door een keuze te maken uit een korte lijst specificaties. Bij deze specificaties of grootboekrekeningen worden geen nummers getoond. In deze paragraaf leggen we u de andere manieren van invoeren kort uit (direct boeken dagboeken en boekingsbonnen met een uitgebreide set genummerde grootboekrekeningen). Tip U bent niet verplicht om volgens dezelfde manier van invoeren te werken: u kunt altijd besluiten om op een andere manier van invoeren over te gaan.

2.3.1

Direct boeken dagboeken

Een van de hoofdmanieren van werken in Reeleezee is het direct boeken dagboeken. Bij direct boeken dagboeken voert u uw boekingen op dagboekniveau in uw administratie in. Hiervoor hebt u de map ‘Financieel > tabblad Direct boeken dagboeken’ nodig.


25

Het tabblad ‘Direct boeken dagboeken’.

Op het tabblad ‘Direct boeken dagboeken’ staan alle dagboeken, gescheiden door stippellijntjes. De volgorde is: Verkoopboek Inkoopboek Bankboeken: • Bankrekeningen • Kas • Rekening-courantverhoudingen • Verrekeningen Hieronder leggen we de werkwijze van het ‘Verkoop-’, ‘Inkoop-’ en het ‘Bankboek’ uit. Het gebruik van het bankboek ‘Verrekeningen’ wordt uitgelegd in ‘8.3 – Openstaande facturen tegen elkaar wegstrepen (verrekeningen)’. Let op Reeleezee werkt aan een uitgebreide handleiding over ‘Direct boeken dagboeken’. Wilt u alvast meer informatie over direct boeken dagboeken, neem dan contact op met de helpdesk van Reeleezee (telefoonnummer 0346-258088).


26

Verkoop- & Inkoopboek In het ‘Verkoop-’ en ‘Inkoopboek’ voert u uw verstuurde verkoopfacturen en uw ontvangen inkoopfacturen in.

Het ‘Verkoopboek’ bestaat uit groene regels waarop u uw gegevens invult.

Om een verkoop- of inkoopboeking toe te voegen gaat u als volgt te werk: 1. In het ‘Verkoop-’ of ‘Inkoopboek’ klikt u boven in het scherm op de resp. groene of roze regel ‘Regel toevoegen’. Het invoerscherm onder in het scherm wordt geactiveerd. Het invoerscherm bestaat uit twee delen. 2. In het bovenste (lichtere) gekleurde deel vult u de algemene gegevens van de boeking in, zoals de factuurdatum en de referentie of het factuurnummer. 3. Als de omzet of de kosten in een andere periode moeten vallen dan de factuurdatum, dan past u de ‘Boekdatum’ aan. 4. Bij het factuurbedrag vult u het totale bedrag van de factuur in, inclusief BTW. Let op In het veld ‘Relatie’ vult u de klant in. Deze kiest u door vanuit dit veld op de spatiebalk te drukken. 5. In het onderste (iets donkerder gekleurde) gedeelte vult u de factuurregels in. Bij ‘Grootboekrekening’ kunt u direct een grootboekrekeningnummer of een deel van de omschrijving invullen. U kunt ook een keuze maken uit de lijst met grootboekrekeningen.


27

6. Als de factuur compleet is ingevoerd en u klikt op ‘Boeken’, dan ziet u boven in het scherm in de rechterkolom ‘Status/Openst.’ het openstaande bedrag van de factuur. Een openstaande factuur boekt u af in een van de bankboeken die in het tabblad ‘Direct boeken dagboeken’ staan.

Bankboeken Onder het ‘Verkoop-’ en ‘Inkoopboek’ staan de bankboeken: dit zijn alle zakelijke bankrekeningen, de kas, de rekening-courantverhoudingen en het bankboek ‘Verrekeningen’.

De bankboeken bestaan uit alle zakelijke bankrekeningen, de kas, de rekening-courantverhoudingen en het bankboek ‘Verrekeningen’.

Het invoeren van betalingen of afschriftregels en het verantwoorden van deze regels gaat in elk bankboek op dezelfde manier. Om een afschriftregel toe te voegen en te boeken gaat u als volgt te werk: 1. Klik boven in het scherm op een lege blauwe regel of klik op een al bestaande afschriftregel waaronder ‘Nog te boeken’ staat. 2. Onderin het scherm wordt het invoerscherm geactiveerd. Dit invoerscherm bestaat uit drie delen. Het eerste, bovenste (lichtblauwe) gedeelte bevat de gegevens van de afschrift- of kasregel.


28

3. Als u geen openstaande factuur wilt afboeken, maar een nieuwe boeking wilt maken heeft u nu het tweede deel van het scherm nodig. In dit (wat donkerdere) gedeelte voert u de gegevens voor een nieuwe boeking in. 4. Hier kunt u in het veld ‘grootboekrekening’ direct het nummer van een grootboekrekening of een deel van de omschrijving invoeren. U kunt natuurlijk ook een keuze maken uit de lijst met grootboekrekeningen. Als u bijvoorbeeld op de afschriftregel ziet dat u benzine getankt hebt en u hebt het bonnetje nog niet ingevoerd, dan kunt u bij ‘grootboekrekening’ meteen het nummer 4303 van de grootboekrekening ‘Brandstofkosten’ invullen. 5. Bij ‘Type boeking’ kunt u kiezen via welk dagboek de boeking verwerkt moet worden. Betreft het bijvoorbeeld een verkoopfactuur die u achteraf inboekt, dan kiest u het type ‘Verkopen’. 6. Bij ‘BTW’ kunt u het gewenste BTW-tarief kiezen. Reeleezee neemt standaard het BTW-tarief wat is ingesteld bij de gekozen grootboekrekening. 7. Reeleezee vult de overige velden automatisch in, waarna u op ‘Boeken’ klikt om de boeking op te slaan. 8. Als u geen nieuwe boeking wilt maken maar een openstaande factuur wilt afboeken moet u in het onderste gedeelte van het scherm zijn. In dit deel toont Reeleezee de openstaande posten die u in het ‘Verkoop-’ en ‘Inkoopboek’ hebt ingevoerd. Als u een afschriftregel hebt aangeklikt, zal Reeleezee u hier meteen de bijbehorende openstaande post tonen. U vinkt deze aan en klikt op ‘Boeken’. Let op Als u openstaande posten wilt afboeken en dus werkt vanuit vanuit het onderste gedeelte van het scherm, moet u niet het wat donkerdere gedeelte in het midden invullen.

2.3.2

Boekingsbonnen met genummerde grootboekrekeningen

In Reeleezee kunt u het werken met boekingsbonnen ook combineren met grootboekrekeningen. Bijvoorbeeld als u het werken met boekingsbonnen prettiger vindt, maar wel de grootboekrekeningen met nummers wilt kunnen invoeren en meer keuzemogelijkheden wilt hebben. Om vanuit deze manier van invoeren in Reeleezee te werken, moet u dit eerst instellen in de map ‘Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht’. Klik vanuit het overzicht op uw eigen naam en open het tabblad ‘Instellingen’.


29

Op het tabblad ‘Instellingen’ kiest u de manier van invoeren.

Op het tabblad ‘Instellingen’ kiest u bij ‘Invoer boekingen: boekingsbonnen of grootboeknummers’ voor de optie ‘Gebruik genummerde grootboekrekeningen’. Klik op ‘Opslaan’ om deze instelling te bewaren. Vanuit deze optie werkt u met de instellingen van het direct boeken dagboeken, namelijk met langere lijsten grootboekrekeningen waar zowel het nummer als de omschrijving worden getoond.


30

Met de instelling ‘Gebruik genummerde grootboekrekeningen’ worden de lijsten met grootboekrekeningen langer.

Let op Deze instelling is een gebruikersspecifieke instelling. Dit betekent dat u deze optie per gebruiker moet instellen.


31

2.4 Navigeren door Reeleezee Vanuit Reeleezee navigeert u snel en makkelijk door uw administratie. U bepaalt zelf de volgorde van uw mappen en welke mappen u in beeld wilt. Daarnaast bepaalt u ook hoe u navigeert: met de muis of door gebruik te maken van sneltoetsen. Met sneltoetsen activeert u door het intoetsen van een bepaalde code dezelfde functies als met de muis. Ook de pijltjestoetsen op uw toetsenbord kunt u gebruiken. U bepaalt zelf welke navigatiewijze u het prettigste vindt. Sneltoetsen zijn met name handig als u vaker dezelfde handelingen verricht, bijvoorbeeld als u veel boekingen doet of veel afschriftregels wilt toevoegen. Met de sneltoetsen navigeert u snel naar mappen, tabbladen en items op een tabblad. Maar u kunt ook door de overzichten in de mappen bladeren.

2.4.1

Mappen

Reeleezee bestaat uit mappen. De mappen zijn vergelijkbaar met de ordners die u op een plank in de kast hebt staan. Zo hebt u een ordner met uw klantgegevens, inkomsten, uitgaven, belastingen en andere financiële zaken. In Reeleezee is dit overgenomen. Dit vergroot de herkenbaarheid met de werkwijze, zoals u die gewend bent.

De mappen (uw ‘ordners’) staan links boven op de plank.


32

Een map opent u door erop te klikken. U ziet dat de map van de plank wordt gehaald en aan de linkerkant van het scherm wordt geopend. Elke map bestaat uit een of meer tabbladen. Deze staan naast de map die u hebt geopend. Als u op een tabblad klikt, wordt dit geopend. In de afbeelding hieronder is de map ‘Instellingen> tabblad Algemene instellingen > Bedrijfsgegevens’ geopend.

Een voorbeeldadministratie waarin de map ‘Instellingen’ is geopend.


33

Pijl In het scherm ziet u tussen de mappen een grote pijl. De pijl blijft altijd in beeld. In de afbeelding is dat tussen de mappen ‘Privé & RC’ en ‘Salaris’.

Tussen de mappen staat een pijl waarmee u de weergave van de plank bepaalt.

Het kan voorkomen dat een formulier of overzicht groter is en dit bij het openen over een aantal mappen ‘heenschuift’. Hierdoor zijn de mappen die boven het tabblad staan niet meer zichtbaar. Wilt u liever alle mappen in beeld, dan klikt u op de pijl. Het tabblad schuift dan naar beneden, zodat u de hele plank weer ziet. Wilt u liever het hele formulier in beeld, dan klikt u opnieuw op de pijl.

Volgorde van de mappen De mappen in Reeleezee staan in een bepaalde volgorde. Als u liever met een andere volgorde werkt, dan kunt u deze eenvoudig aanpassen. Klik op de map die u wilt verplaatsen en sleep deze naar de gewenste plek. U ziet dat de map zijn plek ‘omruilt’ met de map die daar eerst stond. Op deze manier kunt u alle mappen verplaatsen totdat u ze in de gewenste volgorde hebt staan.


2.4.2

34

F9: vertrekpunt voor mapnavigatie

De toets ‘F9’ op uw toetsenbord is het vertrekpunt voor het werken met sneltoetsen in Reeleezee. Als u op F9 drukt, dan schuift Reeleezee het document dat actief is naar de achtergrond en de eerste map die links op de plank staat naar voren.

Op de plank ziet u dat links de eerste map, de map ‘Verkopen’, naar voren staat.

U kunt nu vanaf uw toetsenbord: • met de ‘Enter’-toets deze map openen; • met de linker- en rechterpijltjestoets (ÍÎ) bladeren naar een map en deze vervolgens met de ‘Enter’-toets openen; • met de lettertoetsen (A t/m Z) een map selecteren aan de hand van de beginletter, en deze vervolgens met de ‘Enter’-toets openen. Wilt u bijvoorbeeld de map ‘Financieel’ openen, dan toetst u: F9 + F + Enter; • met de cijfertoetsen (0 t/m 9) een map selecteren en openen. Reeleezee telt van links naar rechts. Staat bij u als derde map van links de map ‘Kas & Bank’, dan opent u deze met de toetsen: F9 + 3 + Enter.

2.4.3

Van map naar tabblad

Na het openen van een map kunt u op verschillende manieren snel een tabblad openen of een item van een tabblad selecteren en openen.


35

Tabblad met onderliggende items openen Een tabblad opent u door er met de pijltjestoetsen omhoog en omlaag (ÏÐ) naar toe te bladeren en op ‘Enter’ te drukken. De onderliggende items van dit tabblad worden nu geopend. In plaats van ‘Enter’ kunt u ook de rechterpijltjestoets gebruiken. Wilt u de onderliggende items weer sluiten om naar een ander tabblad te gaan, dan gebruikt u daarvoor de linkerpijltjestoets. Voorbeeld U wilt de map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Bedrijfsgegevens’ openen. Met de sneltoetsen is dit: F9 + I + Enter + Ð naar het tabblad Algemene instellingen + Enter

Snel een tabblad openen De cijfertoetsen op uw toetsenbord werken nog sneller dan de pijltjestoetsen. De cijfertoetsen werken van boven naar beneden. Voorbeeld Op uw plank staat als derde map van links de map ‘Kas & Bank’. U wilt in deze map het tabblad ‘Kas’ openen. Het tabblad ‘Kas’ is het derde tabblad in deze map. Met de sneltoetsen en cijfertoetsen is dit: F9 + 3 + 3 + Enter U kunt overigens ook de lettertoetsen gebruiken voor navigatie in de mappen. Met de lettertoetsen selecteert u een tabblad op zijn eerste letter. Als er meer tabbladen met dezelfde beginletter voorkomen, worden deze na elkaar geselecteerd. Voorbeeld Op uw plank staat als derde map van links de map ‘Kas & Bank’. U wilt in deze map het tabblad ‘Kas’ openen. Het tabblad ‘Kas’ is het derde tabblad in deze map. Met de sneltoetsen en lettertoetsen is dit: F9 + K + Enter + K + Enter

Handige toetsen voor tabnavigatie Met de ‘PgUp’- en ‘PgDn’-toetsen kunt u in een map door de tabbladen lopen, waarbij deze tegelijk ook openklappen. Daarnaast kunt u de ‘plus’- en ‘min’-toets bij NumLock als alternatief voor de linker- en rechterpijltjestoetsen gebruiken om de tabbladen open te klappen.


2.4.4

36

Navigeren in overzichten

Overal in Reeleezee komt u overzichten tegen. Ook hierin kunt u navigeren zonder daarbij gebruik te maken van de muis.

De map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ is een voorbeeld van waar u overzichten tegenkomt.

Pijltjestoetsen In Reeleezee ziet u met een oplichtend balkje welk item in het overzicht actief is. Met een muisklik kunt u dit item openen en daarna klikken op een volgend item. Maar het is ook mogelijk om met de pijltjestoetsen omhoog en omlaag (ÏÐ) door de overzichten te lopen en op ‘Enter’ te drukken.

Home en End Als een overzicht actief is, dat wil zeggen als er een balkje opgelicht is, dan kunt u met de ‘Home’- en ‘End’-toets op uw toetsenbord direct naar het eerste of het laatste item van dat overzicht springen.

PgUp en PgDn Wilt u in kleinere stappen door een groter overzicht navigeren, dan gebruikt u de ‘PgUp’- en de ‘PgDn’-toetsen.


37

Functieknoppen in overzichten De functieknoppen boven aan een overzicht zijn ook zonder muis te bereiken.

De functieknoppen (in de afbeelding rood omcirkeld) kunt u ook activeren met sneltoetsen.

De werkwijze is precies zoals in Windows. Op elke knop is een letter onderstreept. In combinatie met de ‘Alt’-toets op uw toetsenbord is dit de sneltoets. Let op Als u werkt met Internet Explorer 7 en u hebt de Windows Live Toolbar aanstaan, dan activeert Alt + P niet de Reeleezee ‘Print’-knop, maar de pop-up-keuze van deze werkbalk.

Voorbeeld Op de knop ‘Nieuw’ boven aan het overzicht is de letter N onderstreept. De sneltoets is: Alt + N Als een knop meerdere keuzes heeft, zoals de knop ‘Sorteren’, is de sneltoets: Alt + O + Ð naar de gewenste optie + Enter


2.4.5

Overzicht sneltoetsen

Reeleezee heeft nog meer handige sneltoetsen. Hieronder vindt u, naast de sneltoetsen en combinaties die we hierboven hebben besproken, een overzicht: F9

•

activeer toetsbediening: de eerste map wordt geactiveerd

F9 + 1 t/m 9

•

activeer toetsbediening en open eerste, tweede etc. map van links

F9 + A t/m Z

•

activeer toetsbediening en open map of tabblad met gekozen letter

Î

• •

blader naar rechts op de plank open (item in) tabblad

Í

• •

blader naar links op de plank sluit uitgeklapt tabblad

ÏÐ

•

blader omhoog/omlaag in het overzicht

PgUp/PgDn

• •

navigeer in kleinere stappen door overzicht ga naar eerste item in vorige/volgende tab

Home/End

•

spring naar eerste of laatste item in overzicht

+/- (NumLock)

•

klap de huidige tab in of uit

Alt + onderstreepte letter

•

voer functie uit

Enter

• •

bevestig keuze gegevens in veld bevestigen en naar volgend veld gaan

Tab

•

gegevens in veld bevestigen en naar volgend veld gaan

Shift + Enter

•

gegevens in veld bevestigen en naar vorig veld gaan

Shift + Tab

•

gegevens in veld bevestigen en naar vorig veld gaan

Ctrl + Enter

•

boekingsbon opslaan

Ctrl + Spatie

•

gegevens overnemen (als u met de pijltjestoets door een overzicht bladert, kunt u met deze toetscombinatie de gegevens, waar u op dat moment met de pijltjestoets op staat, overnemen op de boekingsbon)

Spatie

•

activeert het veld ‘Relatie’ op een boekingsbon. Het scherm ‘Adresgegevens’ verschijnt hiermee.

38


39

2.5 Voorkeursinstellingen Iedereen werkt op zijn eigen manier. Ook uw administratie onderhoudt u zoals u dat wilt. Reeleezee biedt u daarvoor ook de mogelijkheid. Een aantal instellingen is standaard en moet iedereen op dezelfde manier doen, maar daarnaast kunt u Reeleezee aanpassen aan uw voorkeuren. In deze paragraaf leggen we u uit hoe u dat doet en welke mogelijkheden u hebt. De vaste, algemene instellingen hebben invloed op uw manier van boekhouden. U legt ze vast in de map ‘Instellingen’. Hierover leest u alles in 3.1 – Instellingen Administratie. Reeleezee heeft deze gegevens nodig om u correcte overzichten te geven van bijvoorbeeld uw balans of BTW-aangifte. Naast deze algemene instellingen kunt u Reeleezee aanpassen aan uw eigen voorkeuren. U bepaalt bijvoorbeeld de vormgeving van Reeleezee of dat u een uitklapmenu bij bepaalde knoppen wilt. U kunt dit voor uzelf, maar ook voor uw medewerkers doen.

2.5.1

Reeleezee Skin

U bepaalt zelf de vormgeving ofwel de ‘skin’ van Reeleezee. Wilt u ‘Reeleezee 2007’ of ‘Classic’? ‘Reeleezee 2007’ ziet er zo uit:

Reeleezee ‘2007’.


40

‘Classic’ is ziet er zo uit:

Reeleezee ‘Classic’.

U kiest zelf de vormgeving die bij u past. Dit doet u in de map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Opmaak’. Helemaal onder aan dit tabblad staat de optie ‘Skin’.


41

Onder aan het tabblad ‘Opmaak’ kiest u de ‘skin’ van Reeleezee.

Hier kiest u uw Reeleezee-vormgeving. Met de optie ‘Toon preview’ krijgt u een voorbeeld. Let op U moet eerst uitloggen en opnieuw inloggen om de nieuwe vormgeving te zien.

Let op De overige opties bij ‘Opmaak’ zijn met name van toepassing voor gebruikers van Reeleezee Factuur.

2.5.2

Instellingen voor uzelf en per medewerker

U kunt voor uzelf en voor elke medewerker van uw bedrijf de instellingen in Reeleezee vastleggen. Hiermee bepaalt u bijvoorbeeld dat overzichten van klanten of boekingsbonnen verdeeld worden in alfabetische tabs of hoe iemand werkt bij het toevoegen van nieuwe boekingsbonnen. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op de medewerker waarbij deze zijn ingesteld.


42

Let op Of de medewerker zelf ook de instellingen kan aanpassen, hangt af van de ‘rol’ die u aan de medewerker toekent. Meer over rollen leest u in 4.3.2 – Medewerker toegang geven Deze instellingen legt u vast in de map ‘Relaties > tabblad Medewerkers > (naam gebruiker) > tabblad Instellingen’.

Op het tabblad ‘Instellingen’ legt u voor uzelf en per medewerkers de instellingen vast.

Onder elke optie op dit tabblad staat een korte uitleg. U bepaalt per optie of u deze van toepassing wilt laten zijn voor uzelf, of voor een medewerker. Voor het werken met boekingsbonnen in Reeleezee Administratie zijn de belangrijkste instellingen op dit tabblad: •

‘De voorkeur voor het zoeken en selecteren van relaties is op’: bij deze optie kiest u of deze medewerker relaties zoekt en selecteert op ‘Naam’ of op ‘Nummer’. De optie ‘Naam’ is de meest gebruikelijke. Als u kiest voor ‘Nummer’, dan is dit veld ook als eerste actief als u een nieuwe klant toevoegt in de map ‘Relaties > tabblad Klanten > (nieuwe klant) > tabblad Algemeen’ in het veld ‘Debiteurnummer’.

•

‘Aantal alfabetische tabs’: hier kunt u kiezen hoeveel alfabetische tabbladen u wilt gebruiken voor de lijsten/overzichten. Dit aantal wordt dan in alle mappen waar alfabetische tabbladen voorkomen gebruikt. Kiest u


43

bijvoorbeeld voor ‘27’, dan wordt elke letter van het alfabet als los tabblad gebruikt voor de lijsten (met daarbij ook het tabblad ‘Alles’). • •

‘Aantal items per pagina’: met deze optie kiest u het aantal items dat u wilt zien in een lijst/overzicht. Een lager aantal geeft een snellere lijst, een hoger aantal geeft u meer overzicht in één keer. ‘Kopieën per e-mail’: als u bij deze medewerker een e-mailadres hebt ingevuld, dan kunt u er met deze optie voor kiezen dat de medewerker een kopie krijgt van alle verzonden documenten, zoals facturen, betalingsherinneringen (met module Reeleezee Factuur) en urenspecificaties (met module Reeleezee Uren).

•

‘Keuze nieuwe boekingsbon: direct doorwerken met nieuwe bon’: hiermee kiest u voor een uitklapmenu, ofwel een ‘mouse-over’-optie bij het toevoegen van een nieuwe boekingsbon. Zodra u bijvoorbeeld in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ of ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ een nieuwe boekingsbon wilt toevoegen en boven aan een overzicht over de knop ‘Nieuw’ ‘rolt’ (zonder te klikken), verschijnt een uitklapmenu met verschillende bonsoorten waaruit u kunt kiezen. Zo kunt u snel uw keuze maken.

•

‘Direct nieuwe boekingsbon/bankregel klaarzetten na opslaan of boeken’: met deze optie kunt u ervoor kiezen om na het opslaan of boeken van een boekingsbon direct door te gaan met de volgende boekingsbon.

Klik op ‘Opslaan’ om de instellingen te bewaren.


44

2.6 Performance verbeteren Voor een optimale werking van uw administratie maakt Reeleezee gebruik van een aantal geavanceerde instellingen in Internet Explorer. Als u merkt dat Reeleezee niet (meer) snel genoeg werkt, kunt u deze instellingen controleren en zo nodig aanpassen. De performance (prestatie) van Reeleezee hangt samen met verschillende factoren, zoals uw computersysteem, instellingen of internetverbinding.

2.6.1

Systeemeisen

Net zoals bij andere softwarepakketten, is ook bij Reeleezee een aantal systeemeisen van toepassing. Om Reeleezee optimaal te kunnen gebruiken, moet u beschikken over een computer met de volgende eigenschappen: • Microsoft Windows XP of Windows Vista in combinatie met Internet Explorer 6.0 of hoger • windowsversie met de laatste Service Packs (te downloaden via Windows Update) • processorsnelheid van 1 GHz of beter • geheugen van 512 Mb of meer voor XP en 1024 Mb voor Windows Vista • internetverbinding via kabel of ADSL. Vrijwel alle providers leveren een internetverbinding die snel genoeg is voor gebruik met Reeleezee. Hebt u een computer waarop bijvoorbeeld Windows 2000 of Windows 98 draait, maar beschikt u wel over Internet Explorer 6.0, dan werkt Reeleezee ook. U moet er dan wel rekening mee houden dat Reeleezee trager zal zijn. Let op Reeleezee werkt alleen op computers waarop Windows in combinatie met Internet Explorer draait. Andere browsers zoals FireFox of Safari op de Macintosh werken niet.

2.6.2

Instellingen controleren

Voor het goed laten werken van Reeleezee op uw computer zijn de juiste instellingen van Internet Explorer belangrijk. Omdat Internet Explorer veel verschillende instellingen heeft, heeft Reeleezee een handig hulpprogramma ontwikkeld dat deze instellingen controleert. Dit programma controleert onder andere of uw tijdelijke schijfgeheugen, de zogenoemde ‘cache’, wel beschikbaar is en correct is ingesteld. Daarnaast wordt een aantal instellingen van Internet Explorer gecontroleerd en aangepast. Een voorbeeld hiervan is het toevoegen van Reeleezee aan de lijst met vertrouwde websites en het opheffen van de downloadblokkering voor pdf-documenten die u vanuit Reeleezee wilt opvragen en printen. Let op Het hulpprogramma heeft geen invloed op andere instellingen of op de beveiliging van uw computer.


45

U kunt uw instellingen op twee manieren controleren: vanuit uw Internet Explorer en vanuit Reeleezee.

Vanuit Internet Explorer Om het hulpprogramma voor het controleren van uw instellingen vanuit Internet Explorer te starten, gaat u als volgt te werk: 1. Druk, voordat u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert om in Reeleezee in te loggen, op ‘F12’ op uw toetsenbord. Het scherm ‘Controleren en herstellen van uw browser-instellingen’ verschijnt.

In het hulpprogramma worden uw browserinstellingen gecontroleerd.

2. In dit scherm zijn twee opties al aangevinkt. Deze kunt u zo laten staan. Klik op ‘Doorgaan’. Het scherm ‘Bezig met laden’ verschijnt.


Vanuit dit scherm wordt het programma geladen.

3. De eerste keer zal er gevraagd worden of u het hulpprogramma met de naam ‘ezHelper.cab’ wilt downloaden en installeren. Het kan zijn dat u een melding krijgt dat de download hiervan wordt geblokkeerd. U zult de download en installatie dan toch moeten toestaan. Het hulpprogramma zal vervolgens geïnstalleerd worden. Als dit niet lukt, kan het zijn dat u geen ‘administrator’rechten hebt waardoor u geen software op de computer mag installeren. Voor het instellen van deze rechten moet u contact opnemen met de systeembeheerder. U kunt ook contact opnemen met de helpdesk van Reeleezee om te informeren of er andere oplossingen zijn.

46


47

4. Na het installeren van het hulpprogramma loopt Reeleezee alle belangrijke instellingen na en past deze voor een optimale werking zo nodig aan. Als dit is gebeurd, verschijnt het volgende scherm:

Het resultaat van het aanpassen van uw instellingen.

Klik op ‘IE opnieuw opstarten’ om uw internetbrowser opnieuw op te starten.

Vanuit Reeleezee U kunt het hulpprogramma ook vanuit Reeleezee starten. Dit doet u als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Help’.


48

3. Kies ‘Service’. Het scherm ‘Service’ verschijnt.

Vanuit de map ‘Instellingen’ kunt u de instellingen van Internet Explorer controleren.

4. Klik op ‘Instellingen controleren’. Het scherm ‘Controleren en herstellen van uw browser-instellingen’ verschijnt. U gaat nu op dezelfde manier verder zoals hierboven is beschreven bij ‘Vanuit Internet Explorer’ (vanaf punt 1).

2.6.3

Performance check – snelheidsmeting

Als u ondanks het voltooien van het hulpprogramma nog steeds vindt dat Reeleezee traag is, dan kunt u in Reeleezee de ‘performance check’ doen. Hiermee wordt de snelheid van uw computer, uw internetverbinding en de snelheid van de Reeleezee-servers gemeten. Om de ‘performance check’ te starten, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Help’.


49

3. Kies ‘Performance’. Het scherm ‘Performance’ verschijnt.

Vanuit Reeleezee kunt u de performance check doen.

4. Klik op ‘Doe snelheidsmeting’. De snelheidsmeting wordt gestart. Als deze klaar is, toont Reeleezee u het resultaat.


50

Het resultaat van de snelheidsmeting.

Als alle metingen zijn gedaan, zult u in dit scherm indicaties zien met de waardering in een percentage van ‘uitstekend’. Als één of meer van de gemeten functies een andere waardering krijgt, dan is dit over het algemeen de oorzaak van de vertraging. Neemt u in dat geval contact op met onze helpdesk (telefoonnummer 0346 – 258088). Wij proberen dan samen met u vast te stellen wat de oorzaak hiervan is en hoe u dit kunt oplossen. Let op Werkt u via een bedrijfsnetwerk of een proxy, of werkt u via Citrix of Terminal Server, dan zijn andere instellingen van toepassing. Neem hiervoor contact op met onze helpdesk.


51

3. Inrichting 3.1 Instellingen Administratie Voordat u met uw administratie aan de slag gaat, raden wij u aan om Reeleezee Administratie in te richten en aan te passen aan uw wensen. Dit doet u in de map ‘Instellingen’. In de map ‘Instellingen’ legt u een aantal gegevens in Reeleezee Administratie vast. Zo hoeft u niet elke keer opnieuw percentages in te vullen of berekeningen uit te voeren, maar doet Reeleezee dit alvast voor u. Met de gegevens uit de map ‘Instellingen’ vult u uw administratie. Voegt u bijvoorbeeld meerdere rekeningen toe op het tabblad ‘Map Kas & Bank’, dan worden deze gegevens overgenomen in de map ‘Kas & Bank’, die nu nog staat. Om u snel op weg te helpen geven wij hierbij een overzicht van de belangrijkste instellingen. Als u onderstaande lijst doorlopen heeft is uw administratie klaar voor gebruik.

3.1.1

Tabblad Algemene instellingen

Als u voor de eerste keer inlogt in Reeleezee Administratie, wordt automatisch de map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Bedrijfsgegevens’ geopend. De gegevens die u bij ‘Bedrijfsgegevens’ invult, gebruikt Reeleezee op andere plaatsen in uw administratie waar de gegevens van uw bedrijf van toepassing zijn. Hierna kunt u de overige opties van dit tabblad invullen.


52

Bedrijfsgegevens

De map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Bedrijfsgegevens’.

Bij ‘Bedrijfsgegevens’ staan de gegevens van uw bedrijf zoals u deze hebt ingevuld bij het aanvragen van uw abonnement. Belangrijk bij ‘Bedrijfsgegevens’ is het invullen van uw juiste ‘e-mailadres’: naar dit adres wordt de factuur van uw abonnement gemaild. Controleer de gegevens en vul ontbrekende velden in. Klik op de knop ‘Opslaan’ om de gegevens te bewaren.

Instellingen boekhouding Na het invullen van de bedrijfsgegevens, kunt u de gegevens van de boekhouding invullen op het tabblad ‘Algemene Instellingen > Instellingen boekhouding’.


53

De optie ‘Instellingen boekhouding’.

De gegevens op dit tabblad vult u als volgt in: 1. Kies bij ‘Eerste boekdatum’ de datum waarop u met uw boekhouding in Reeleezee begint. De eerste boekdatum is ook de datum van de openingsbalans van uw administratie. 2. Bij ‘Start datum fiscale jaar’ vult u in op welke datum het fiscale jaar voor uw onderneming begint. Bij de meeste bedrijven is dat 1 januari, maar het kan zijn dat dit niet gelijk loopt en u een andere datum hanteert (in het geval van een ‘gebroken boekjaar’). 3. Reeleezee kan resultaten in de boekhouding verzamelen per jaar, per kwartaal, per maand of per vier weken. Standaard staat het ‘Aantal perioden per jaar’ op ‘12’. Het aantal perioden is belangrijk voor de rapportages die in Reeleezee beschikbaar zijn. Deze worden altijd opgemaakt over de aangegeven perioden. Als u de rapporten liever over een andere periode wilt bekijken, dan past u het aantal perioden aan. Let op De periode die u hier kiest, is niet dezelfde als de BTW-aangifteperiode. Deze stelt u in in de map ‘Instellingen > tabblad Map Belasting > Algemeen’. 4. Bij ‘Journaalboeking’ geeft u aan of u gebruik wilt maken van verkorte journaalboekingen. Deze functie is van toepassing wanneer de boekingsdatum van een inkoop- of verkoopboeking overeenkomt met de betaaldatum. Met deze optie worden betalingen op bonnen, die op dezelfde dag vallen als de boekingsdatum van de bon, samengevoegd met de journaalpost voor de


5. 6.

7.

8.

54

kosten- of opbrengstenboeking van de bon. Het gevolg hiervan is dat er geen boekingen worden gemaakt op de rekeningen voor debiteuren of crediteuren, die dan op dezelfde dag alweer afgeboekt worden door de journaalpost van de betaling. Als u de beginbalans wilt gebruiken, dan kunt u voor deze optie kiezen bij ‘Beginbalans’. Meer over de beginbalans leest u in ‘5.4 – Opstellen van de beginbalans’. Bij ‘Betalingsopdrachten’ geeft u aan of u wel of geen ClieOp-bestanden vanuit Reeleezee wilt aanmaken. ClieOp (CliëntOpdrachten) is de naam van het elektronische bestand dat zakelijke cliënten gebruiken voor de aanlevering van betalingen of incasso-opdrachten aan hun bank. Dit bestand kunt u vervolgens inlezen in uw telebankierprogramma. Standaard heeft Reeleezee deze optie op ‘geen’ staan. Met de optie ‘Accountants controle’ wordt bij de financiële rapportage een stempel toegevoegd als de accountant (nog) geen akkoord na controle over de geselecteerde periode heeft gegeven. Hierdoor is aan de rapportage te herkennen of er sprake is van een volledige of een niet afgesloten periode. Klik op ‘Opslaan’.

Instellingen volgnummers Reeleezee geeft relaties en documenten zoals facturen of verkoop-, uitgaven- of bankbonnen automatisch oplopende nummers, zodat al deze relaties en documenten een uniek volgnummer krijgen. In een lege administratie begint Reeleezee in alle relatie- en documentsoorten te nummeren met ‘1’. Wanneer u wilt nummeren vanaf een ander startnummer, bijvoorbeeld 00009991, dan vult u hier het nummer 00009990 in. Voor de eerste factuur zal Reeleezee het ingestelde nummer +1 voortstellen. De nummering is overigens niet boekjaargebonden; u kunt zelf kiezen welk nummer u wilt gebruiken.

Opmaak De opties bij ‘Opmaak’ zijn met name van belang voor de ondernemers die naast Reeleezee Administratie ook werken met Reeleeezee Factuur. Onder aan dit tabblad kunt u kiezen hoe u Reeleezee eruit wilt laten zien. Meer hierover leest u in ‘2.5 Voorkeursinstellingen’.

3.1.2

Tabblad Map Belasting

De instellingen die u vastlegt op het tabblad ‘Map Belasting’, zijn van belang voor uw belastingaangifte. Deze doet u vanuit de map ‘Belasting’. Lees voor meer informatie over de BTW-aangifte ook ‘3.4 – Voorbereidingen voor de BTW-aangifte met de pincode’.

Algemeen Vanuit de map ‘Algemene instellingen > tabblad map Belasting > Algemeen’ maakt u de instellingen voor de BTW-aangifte aan. Deze optie bestaat uit vier tabbladen, die aan de rechterkant van het scherm staan: ‘Algemeen’, ‘Opgaven/Aangiften’, ‘Postbussen’ en ‘Certificaten’.


55

Het tabblad ‘Algemeen’.

Op het tabblad ‘Algemeen’ vult u in of u BTW-plichtig bent. Als u dit bent, dan genereert Reeleezee automatisch uw BTW-aangifte. Als u deze gegevens niet weet, kunt u contact opnemen met de Belastingdienst of uw accountant. Bij ‘Voorkeur BTW tarief’ kiest u het BTW-tarief dat u voor u meestal van toepassing is. Meestal is dat ‘19% NL, Hoog Tarief’. Vervolgens klikt u aan de rechterkant op het tabblad ‘Opgaven/Aangiften’. Daarna klikt u links op ‘Omzetbelasting'. Belangrijk voor de Omzetbelasting is de optie ‘Aangifte periode’ voor de. U moet goed weten over welke periode (per jaar, per half jaar, per kwartaal of per maand) u uw BTW-aangifte doet, omdat Reeleezee meteen uw aangifte genereert. Daarnaast moet u het juiste ‘Identificatienummer’ voor de Omzetbelasting invullen. De BTW-aangiftes die Reeleezee automatisch voor u aanmaakt staan in de map ‘Belastingen’.


56

Tip Hebt u toch de ‘btw aangifte periode’ niet goed gekozen en heeft Reeleezee al aangiftes voor u klaar gezet? Neem dan contact op met de helpdesk van Reeleezee.

Aanvraag Elektronische aangifte Dit formulier heeft u nodig als u uw BTW-aangifte vanuit Reeleezee elektronisch wilt gaan versturen naar de Belastingdienst. Meer hierover leest u in ‘3.4 Voorbereidingen voor de BTW-aangifte met de pincode’.

3.1.3

Tabblad Map Kas & Bank

De gegevens van het tabblad ‘Map Kas & Bank’ werken door in de map ‘Kas & Bank’. Vanuit dit tabblad voegt u de bankrekening(en) toe van uw bedrijf.

Bankrekening, Kas & CreditCard Reeleezee heeft al een kasboek en een voorbeeldbankrekening (met nr. 12.34.56.789) voor u aangemaakt. De voorbeeldbankrekening dient u aan te passen. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Klik op het tabblad ‘Map Kas en Bank’. 2. Klik op ‘Bankrekening, Kas & Creditcard’. 3. Klik in het overzicht dat verschijnt op de regel van de voorbeeldbankrekening (met nr. 12.34.56.789). Het scherm ‘Bankrekening, Kas & CreditCard’ verschijnt.


57

Op de pagina ‘Bankrekening, Kas & CreditCard’ voert u uw rekeninggegevens in.

4. Bij ‘Soort’ kunt u nu niets veranderen. Dit kan alleen als u een nieuwe bankrekening toevoegt. 5. Kies bij ‘Land’ het land waar de rekening loopt. 6. Selecteer bij ‘Bank’ de bank waar uw rekening loopt. 7. Vul bij ‘Banknummer’ het rekeningnummer in. 8. Bij ‘IBAN’ wordt het IBAN-nummer van de rekening automatisch voor u ingevuld. 9. U kunt vanuit Reeleezee betalingsopdrachten aanmaken en die in de vorm van een ClieOp-bestand exporteren. Dit hebt u ook al kunnen instellen bij ‘Instellingen boekhouding’. Wanneer u voor deze rekening ClieOp-bestanden wilt inlezen in uw telebankierprogramma, dan vinkt u hiervoor de optie bij ‘Telebankieren’ aan. Meer hierover leest u in ‘6.8 – Betalingsopdrachten aanmaken (Clieop) en ‘6.9 – Incasso-opdrachten aanmaken (Clieop)’. 10. Vul bij ‘Telebankier kenmerk’ de naam in van uw bedrijf of de persoon op wiens naam de bankrekening staat. 11. Bij ‘Synchronisatie’ kunt u aanvinken of de bank synchronisatie met Reeleezee ondersteunt. Dit betekent dat Reeleezee automatisch uw bankbestanden inleest en dat betalingsopdrachten automatisch naar uw bank verzondeen worden. 12. Als u met deze rekening de meeste betalingen verricht, dan kunt u deze rekening als standaard kiezen bij ‘Standaard rekening’. Overal waar in uw administratie een rekening moet worden ingevuld, vult Reeleezee de standaardrekening in.


58

Let op Ook al heeft Reeleezee de standaardrekening al voor u ingevuld, dan kunt u deze altijd nog veranderen door een andere rekening kiezen. 13. Bij ‘Krediet limiet (€)’ kunt u de kredietlimiet van deze rekening invullen. Dit is echter niet noodzakelijk. 14. Bij ‘Betaalwijze’ kiest u de meest voorkomende betaalwijze bij deze rekening. Dit is echter alleen van belang als u vanuit Reeleezee uw betalingsopdrachten wilt aanmaken en versturen. 15. Bij ‘Omschrijving’ kunt u nog een omschrijving bij de rekening toevoegen. 16. Reeleezee koppelt de rekening aan een grootboekrekening. Bij ‘Grootboekrekening’ is deze alvast voor u gekozen. U kunt hier eventueel nog een ander grootboekrekening kiezen. 17. De ‘Balansboeking’ is standaard aangevinkt en kunt u niet aanpassen. Hiermee verwerkt Reeleezee elke regel op een (maand- of genummerd) afschrift direct op de grootboekrekening. 18. Vul bij ‘Bedrag beginsaldo’ het saldo van de bankrekening in zoals dat is aan het begin van uw administratie. Laat dit dus overeenkomen met de eerste boekdatum zoals u die zojuist hebt ingesteld in de map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Instellingen boekhouding’. Als u rood staat, vul dan het negatieve saldo in (met een ‘-’ ervoor). 19. Klik op ‘Opslaan’. Als u meerdere bankrekeningen hebt, zoals (bedrijfs)spaarrekeningen of de rekening van de bedrijfskas, dan kunt u deze hier toevoegen. Hiervoor klikt u eerst vanuit het tabblad ‘Map Kas & Bank’ op ‘Bankrekening, Kas & CreditCard’. In het overzicht klikt u op de knop ‘Nieuw’ rechtsboven in het scherm om nieuwe rekeningen toe te voegen.

3.1.4

Tabblad Map Privé en RC

Rekening Courant Het kan voorkomen dat u voor uw bedrijf iets koopt en dit betaalt van uw privérekening. Deze kosten moet u echter wel registreren in uw boekhouding, omdat anders uw boekhouding niet meer klopt. Daarom kunt u deze betalingen verwerken via een rekening courant. Deze kunt u aanmaken in de map ‘Instellingen > tabblad map Privé en RC > Rekening Courant’. In elke administratie van Reeleezee zijn al drie voorbeeldrekeningen-courant geregistreerd: Privé betaalde facturen, Rekening courant 1 en Rekening courant 2: De rekening courant ‘Privé betaalde facturen’ is bedoeld voor de eenmanszaak of VOF. De ‘Rekening courant 1’ en ‘2’ zijn aangemaakt voor een BV. Als u een eenmanszaak hebt, kunt u de ‘Rekening courant 1’ en ‘2’ verwijderen. Vervolgens kunt u van de overgebleven voorbeeldrekening-courant de naam en het beginsaldo aanpassen. Dit doet u als volgt: 1. Klik vanuit de map ‘Instellingen > tabblad map Privé en RC’ op ‘Rekening Courant’. Het scherm ‘Rekening Courant’ verschijnt.


59

2. Klik op de regel van de voorbeeldrekening-courant. Deze wordt nu geopend.

Een voorbeeld van een rekening-courant.

3. Bij ‘Grootboek’ wordt al de juiste grootboekrekening weergegeven. Om bij ‘Grootboek’ een andere grootboekrekening te kunnen kiezen waar het saldo van de rekening-courant wordt bijgehouden, moet u deze eerst toevoegen bij in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen’. Vervolgens selecteert u bij ‘Grootboek’ deze grootboekrekening. Meer over het toevoegen van grootboekrekeningen leest in ‘3.2 – Onderhoud grootboekrekeningen/specificaties’. 4. Bij ‘Naam rechtspersoon’ vult u de naam in van de persoon waarvan u een rekening-courant wilt bijhouden. 5. De ‘Naam grootboek’ wordt automatisch ingevuld, nadat u het ‘grootboek’ hebt gekozen. Deze naam kunt u nog wijzigen. 6. Vul bij ‘Bedrag beginsaldo’ het beginsaldo in van deze rekeningcourantverhouding. Als het een negatief saldo is, zet u voor het bedrag een ‘-’. 7. Klik op ‘Opslaan’.

3.1.5

Tabblad Map Financieel

Vanuit het tabblad ‘Map Financieel’ kunt u uw administratie onderhouden. U kunt bijvoorbeeld bonsoorten, grootboekrekeningen of memoriaalboekingen bewerken. Bonsoorten zijn soorten boekingsbonnen in de administratie. Reeleezee werkt met boekingsbonnen om het inboeken van kosten en inkomsten voor u makkelijk te maken. Voorbeelden van bonsoorten zijn autokosten, huisvestingskosten of


60

declaraties. Op een boekingsbon hebt u altijd de keuze uit één of meer specificaties of grootboekrekeningen. In aparte paragrafen leggen we u uit hoe u uw bonsoorten en grootboekrekeningen onderhoudt. Dit zijn ‘3.3 - Onderhoud bonsoorten’ en ‘3.2 Onderhoud grootboekrekeningen/specificaties’. Meer over memoriaalboekingen leest u in ‘5.3 Inkopen van handelsvoorraad’ verwerken. Over het algemeen hoeft u met systeemrekeningen niets te doen, omdat deze allemaal al correct zijn ingesteld. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met de helpdesk van Reeleezee (telefoonnummer 0346-258088).


61

3.2 Onderhoud grootboekrekeningen/specificaties Elke Reeleezee administratie is ingericht met een standaard rekeningschema. Het rekeningschema bestaat uit een groot aantal grootboekrekeningen, waarmee u uw uitgaven, inkomsten en overige transacties kunt specificeren. Deze grootboekrekeningen vormen de basis voor uw financiële overzichten, zoals de winst- en verliesrekening en de balans. Grootboekrekeningen of specificaties onderhoudt u in de map ‘Instellingen’. Grootboekrekeningen vindt u op een boekingsbon terug als ‘specificaties’. In Reeleezee zijn de meest voorkomende grootboekrekeningen toegevoegd. Als u toch een bepaalde grootboekrekening of specificatie mist, dan kunt u deze toevoegen. Ook kunt u bestaande grootboekrekeningen bewerken. Reeleezee heeft vier typen grootboekrekeningen: activa, passiva, kosten en opbrengsten. De activa- en passivarekeningen zijn de posten die op de balans van uw bedrijf staan. De kosten- en opbrengstenrekeningen komen op uw winst- en verliesrekening voor. Elke grootboekrekening die u toevoegt, moet u onder een van deze vier typen onderbrengen.

3.2.1

Grootboekrekening kopiëren

Bij het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening kunt u kiezen of u deze volledig gaat invoeren, of dat u een kopie maakt van een bestaande grootboekrekening. Een kopie is snel gemaakt en zal in de meeste gevallen voldoende zijn. De gegevens van de tabbladen worden dan gekopieerd. Het enige dat u nog moet doen, is de grootboekrekening een nieuw nummer en een naam geven. Als u na het maken van een kopie toch gegevens wilt veranderen, kunt u de nieuwe grootboekrekening bewerken.

Grootboekrekening kopiëren Stel, u bent gestart met het online verkopen van goederen. De omzet hiervan wilt u graag apart bijhouden, om te kijken hoe de online verkoop loopt. Hiervoor gaat u een nieuwe grootboekrekening aanmaken. In uw administratie staan al grootboekrekeningen die met omzet te maken hebben. U hoeft dus geen nieuwe grootboekrekening aan te maken, maar u kunt een bestaande ‘omzet’-grootboekrekening kopiëren. Dit doet u als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Map Financieel’. 3. Klik op ‘Onderhoud grootboekrekeningen’. Het scherm ‘Onderhoud grootboek’ verschijnt.


62

Het scherm ‘Onderhoud grootboek’.

In het scherm ‘Onderhoud grootboek’ ziet u de grootboekrekeningen in een lijst weergegeven en gesorteerd op type (opbrengsten, kosten, activa, passiva) en nummer. Let op De grootboekrekeningen herkent u aan een ‘-’ ervoor. De rekeningen met een ‘+’ ervoor zijn ‘verdichtingen’. Een verdichting is een groep (of een totaalrekening) waarin grootboekrekeningen zijn ondergebracht.

Tip Met de tabbladen aan de rechterkant kunt u sorteren op een type, of de volledige lijst oproepen. 4. Vanuit het voorbeeld gezien, hoort ‘Omzet online verkoop’ bij het type ‘Opbrengsten’ en onder de verdichting ‘80-Omzet’. Onder deze verdichting staat al een grootboekrekening ‘8000 Diverse omzet’, die u kunt kopiëren. Klik met uw rechtermuisknop op ‘8000 Diverse omzet (Verkopen)’.


63

5. In het menu dat verschijnt, kiest u voor ‘Regel kopiëren’. Het scherm ‘Kopiëren grootboekrekening’ verschijnt.

Een grootboekrekening kunt u snel kopiëren vanuit dit scherm door een nieuw nummer en naam toe te voegen.

6. Vul bij ‘Nieuw rekeningnummer’ een nummer in voor de nieuwe grootboekrekening. Omdat ‘Omzet’ begint met ‘80’, raden wij u aan deze cijfers te herhalen. Voor de ‘Omzet online verkoop’ kiest u dan bijvoorbeeld ‘8010’. 7. Vul bij ‘Omschrijving’ de naam in van de grootboekrekening, bijvoorbeeld ‘Omzet online verkoop’. 8. Klik op ‘Ok’. U keert terug naar de lijst met grootboekrekeningen, waar u de nieuwe (gekopieerde) grootboekrekening ziet staan.

Specificatie toevoegen Op een boekingsbon hebt u vaak maar een kort lijstje specificaties of grootboekrekeningen, waaruit u kunt kiezen. Dit zijn alleen de grootboekrekeningen die als ‘specificatie’ zijn toegevoegd aan de boekingsbon-soort. Als u een nieuwe grootboekrekening toevoegt aan het rekeningschema, moet u deze daarna nog als specificatie toevoegen aan de gewenste bonsoort. Dit doet u als volgt: 1. Klik vanuit het voorbeeld gezien op de zojuist toegevoegde grootboekrekening ‘8010 Omzet online verkoop’. De grootboekrekening wordt nu geopend. Dit scherm bestaat uit drie tabbladen: Algemeen, Bonsoorten en Beginbalans. Voor het toevoegen van een specificatie klikt u op het tabblad ‘Bonsoorten’.


64

Vanuit het tabblad ‘Bonsoorten’ voegt u specificaties toe.

2. U gaat nu de grootboekrekening als nieuwe specificatie aan een bonsoort toevoegen. Reeleezee heeft daarom de optie ‘Nieuw’ aan de linkerkant al geselecteerd. 3. Bij ‘Standaard specificatie’ geeft u aan of de grootboekrekening die u beschikbaar gaat maken op deze boekingsbon, de ‘standaard’ is van deze boekingsbon. Dit betekent dat bij het aanmaken van dit soort boekingsbonnen standaard deze specificatie alvast wordt ingevuld. U kunt op de bon uiteraard een andere specificatie kiezen. 4. Selecteer bij ‘Bonsoort’ de bonsoort waar u de grootboekrekening als specificatie wilt gebruiken. Tip Als u werkt met nieuwe grootboekrekeningen, kan het handig zijn ook nieuwe bonsoorten aan te maken die specifiek bij deze grootboekrekening horen. Bijvoorbeeld voor online verkoop kunt u een nieuwe bonsoort aanmaken met als titel ‘Online verkoop’. Deze kiest u dan hier uit de lijst. Hoe u nieuwe bonsoorten aanmaakt, leest u in ‘3.3 - Onderhoud bonsoorten’. 5. Bij ‘Omschrijving’ staat de naam van de specificatie. Deze kunt u nog aanpassen, bijvoorbeeld omdat u de naam van de grootboekrekening makkelijker wilt maken of wilt laten overeenkomen met de omschrijving die u zelf hanteert in uw administratie. 6. Vul bij ‘Voorkeur BTW’ in welk BTW-tarief bij deze grootboekrekening hoort. Dit kunt u later nog wijzigen.


65

Let op Bij bonsoorten waarbij BTW gedeactiveerd of niet mogelijk is, verdwijnt het veld ‘Voorkeur BTW’. 7. Als u de grootboekrekening bij meerdere relaties wilt gebruiken, vinkt u de optie ‘Meerdere relaties gebruiken’ aan. 8. Klik op ‘Opslaan’. Let op Als u de grootboekrekening ook aan andere bonsoorten wilt toevoegen, dan klikt u boven in het lijstje aan de linkerkant op ‘Nieuw’. U kunt nu aan de rechterkant bij ‘Bonsoort’ opnieuw een bonsoort selecteren en toevoegen.

3.2.2

Nieuwe grootboekrekening aanmaken

We hebben u uitgelegd hoe u snel een grootboekrekening kopieert. U kunt echter ook een geheel nieuwe grootboekrekening aanmaken. Dan moet u meer gegevens invullen. Hieronder leggen we uit welke gegevens dat zijn. Om een nieuwe grootboekrekening aan te maken, klikt u vanuit het overzicht op de knop ‘Nieuw’. Het scherm ‘Nieuw’ bestaat uit drie tabbladen: Algemeen, Bonsoorten en Beginbalans. Als eerste begint u op het tabblad ‘Algemeen’.

Tabblad Algemeen


66

Vanuit dit scherm maakt u een nieuw grootboek aan. U begint op het tabblad ‘Algemeen’.

Op het tabblad ‘Algemeen’ gaat u als volgt te werk: 1. Kies uit de keuzelijst bij ‘Type rekening’ het type grootboek: opbrengsten, kosten, activa of passiva. Vanuit het voorbeeld van de online verkoop gezien, kiest u hier voor ‘Opbrengsten’. 2. Het type rekening dat u kiest, beïnvloedt ook de opties waaruit u kunt kiezen bij ‘Verdichting’. Een verdichting is een groep (of een totaalrekening) waarin één of meerdere grootboekrekeningen zijn ondergebracht. Kies voor ‘(80) Omzet’. Let op Als u in plaats van een grootboek een verdichting wilt aanmaken, dan vinkt u de optie ‘Ja’ aan bij ‘Verdichting’. U hoeft dan alleen nog de onderstaande stappen tot en met punt 7 te doen. 3. Vul bij ‘Rekeningnummer’ het nummer in van de nieuwe grootboekrekening. Dit nummer bepaalt u zelf. 4. In het ‘Rekeningnummer voor export’ staat het nummer dat u daarboven bij ‘Rekeningnummer’ hebt ingevuld. Dit nummer wordt gebruikt in de export voor externe rapport-generatoren, zoals PM Reports. PM Reports maakt u aan vanuit de map ‘Financieel > tabblad Export > Andere export-formaten’. Let op De map ‘Financieel > tabblad Export’ wordt vooral gebruikt door accountants. 5. Vul bij ‘Omschrijving’ de naam van de nieuwe grootboekrekening in. 6. Bij ‘Commentaar’ kunt u commentaar toevoegen over de grootboekrekening. Het commentaar ziet u terug op een grootboekkaart van die grootboekrekening. Deze vraagt u op vanuit de map ‘Financieel > tabblad Grootboek > Grootboekkaart’. Het commentaar dat u hebt toegevoegd staat op de grootboekkaart achter ‘Grootboekrekening’ bij ‘(i)’. Als u op deze letter klikt, verschijnt het commentaar dat u hebt toegevoegd (zie afbeelding onder punt 7).


67

7. De tekst die u typt bij ‘Opmerkingen/informatie’ ziet u ook terug op de grootboekkaart onder ‘Periode’.

Op een grootboekkaart ziet u het commentaar en de opmerkingen/informatie bij een grootboekrekening terug.

8. Bij ‘In gebruik’ kunt u niets invullen. Bij het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening staat hier dan ook ‘nee, niet in gebruik’. Zodra er geboekt is op de grootboekrekening staat hier ‘ja, bevat boekingen’. 9. Bij gekoppelde systeemrekeningen kunt u niets veranderen, omdat Reeleezee dit zo heeft ingesteld. Een systeemrekening is een ingestelde grootboekrekening die standaard door Reeleezee wordt gebruikt. 10. Bij ‘Voorkeur bonsoort’ kunt u alleen iets selecteren als de grootboekrekening al voorkomt bij ‘Specificatie’ op een boekingsbon. Let op Deze instelling is vooral van belang voor bijvoorbeeld boekhouders die niet werken met boekingsbonnen maar vanuit ‘Direct boeken dagboeken’, en die samenwerken met gebruikers die juist wel werken met boekingsbonnen. Als u alleen werkt met boekingsbonnen is deze instelling niet van belang. 11. Bij ‘Toegestane type boekingen’ kiest u bij welke soort boeking de nieuwe grootboekrekening gebruikt kan worden. U kunt hier meerdere opties aanvinken.


68

12. De optie ‘Gebruik’ is alleen zichtbaar bij balansrekeningen (activa en passiva) en geldt bij een grootboekrekening die wordt gebruikt om het saldo van een bankrekening, kas of rekening-courantverhouding bij te houden. 13. Klik op de knop ‘Toevoegen’.

Tabblad Bonsoorten Dit tabblad is hierboven uitgelegd bij het toevoegen van specificaties (‘3.2.1 Grootboekrekening kopiëren’).

Tabblad Beginbalans

Het tabblad ‘Beginbalans’.

Op het tabblad ‘Beginbalans’ kunt u een beginsaldo voor de grootboekrekening opgeven. Dit saldo kunt u echter ook invoeren op de algemene beginbalans van uw hele administratie in de map ‘Financieel > tabblad Grootboek > Beginbalans’.


69

Let op Een saldo voor de beginbalans kunt u alleen invullen bij grootboekrekeningen van het type ‘Activa’ en ‘Passiva’.

3.2.3

Grootboekrekeningen wijzigen

U kunt grootboekrekeningen wijzigen. Zo kunt u de verdichting, het nummer, de code of de naam van de grootboekrekening aanpassen. Ook het type boeking dat is toegestaan op de grootboekrekening en de koppeling aan een specifieke bonsoort kunt u veranderen.

Grootboekrekening wijzigen Om een grootboekrekening te wijzigen, doet u het volgende: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Map Financieel’. 3. Klik op ‘Onderhoud grootboekrekeningen’. Het scherm ‘Onderhoud grootboek’ verschijnt.

Het scherm ‘Onderhoud grootboek’.

4. Klik in de lijst op de grootboekrekening die u wilt wijzigen. De drie tabbladen ‘Algemeen’, ‘Bonsoort’ en ‘Beginbalans’ verschijnen. 5. Verander op (een van) deze tabbladen de gegevens. 6. Klik op ‘Opslaan’.


3.2.4

70

Grootboekrekeningen verwijderen

Een grootboekrekening die u niet gebruikt, kunt u uit uw administratie verwijderen. De grootboekrekening wordt als specificatie verwijderd op alle bonsoorten waar deze als specificatie voorkomt. Tip Het is niet noodzakelijk om de grootboekrekeningen te verwijderen. Als u ze niet wilt gebruiken en u wilt ze ook niet terugzien in uw specificaties, kunt u ook op het tabblad ‘Algemeen’ bij ‘Toegestane type boeking’ alle vinkjes verwijderen. Zo blijft de grootboekrekening beschikbaar, zodat u deze later, indien nodig, toch nog kunt gebruiken.

Grootboekrekening verwijderen Om een grootboekrekening te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Map Financieel’. 3. Klik op ‘Onderhoud grootboekrekeningen’. Het scherm ‘Onderhoud grootboek’ verschijnt. 4. Klik met de rechtermuisknop in de lijst op de grootboekrekening die u wilt verwijderen. 5. Kies de optie ‘Regel verwijderen’. 6. Reeleezee vraagt u om een bevestiging van het verwijderen. Klik op ‘Ja’. De grootboekrekening is nu verwijderd uit de lijst. Uitzonderingen bij verwijderen In een aantal gevallen kan een grootboekrekening niet verwijderd worden. U kunt een grootboekrekening niet verwijderen als: • Er geboekt is op deze grootboekrekening. • De grootboekrekening is gekoppeld aan een systeemrekening. Een systeemrekening is een vooraf ingestelde grootboekrekening waar Reeleezee in het verwerken van uw boekingen standaard gebruik van maakt. U kunt in de lijst met grootboekrekeningen zien of een grootboekrekening gekoppeld is aan zo’n systeemrekening in de kolom ‘Systeem’. Als in die kolom de melding ‘SYS:..’ of ‘BTW:...’ staat, betekent dit dat de grootboekrekening gekoppeld is aan een systeemrekening. • De grootboekrekening wordt gebruikt om het saldo van een bankrekening, kas en een rekening-courantverhouding op te boeken. Dit betekent dat de grootboekrekening gekoppeld is aan een bankrekening, kas of rekeningcourantverhouding. U kunt zien of een grootboekrekening als zodanig wordt gebruikt in de lijst met grootboekrekeningen in de kolom ‘Systeem’. Daar wordt dan de melding ‘BANK:..’ getoond. Deze grootboekrekeningen kunt u pas verwijderen als u eerst de betreffende kas, bankrekening of rekeningcourantverhouding hebt verwijderd.


71

3.3 Onderhoud bonsoorten Reeleezee werkt met boekingsbonnen. Met boekingsbonnen kunt u makkelijk kosten en inkomsten inboeken. Reeleezee heeft een standaard set van verschillende soorten boekingsbonnen. Dit zijn de bonsoorten. De bonsoorten kunt u zelf onderhouden. U kunt nieuwe bonsoorten aanmaken of bestaande bonsoorten wijzigen of verwijderen. Dit doet u in de map ‘Instellingen’. De bonsoorten vindt u terug in de verschillende mappen van uw administratie op het tabblad ‘Boekingsbonnen’. Welke bonsoorten dat zijn, is afhankelijk van de map waarin u werkt. Zo staan in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ andere bonsoorten dan in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’.

3.3.1

Bonsoort toevoegen

Reeleezee heeft de meest gebruikte bonsoorten standaard aan elke administratie toegevoegd. Als u zelf voor uw eigen gemak andere bonsoorten wilt hebben, dan kunt u deze aan uw administratie toevoegen. De bonsoorten worden onderhouden in de map ‘Instellingen’. Om een nieuwe bonsoort aan te maken maakt Reeleezee een kopie van een bestaande bonsoort. De nieuwe bonsoort wordt in dezelfde map gezet als de originele gekopieerde bonsoort. U kunt deze daarna verplaatsen naar een andere map.

Bonsoort aanmaken Om een nieuwe bonsoort aan uw administratie toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Map Financieel’.


72

3. Klik op ‘Onderhoud bonsoorten’. Het overzicht van de bonsoorten in Reeleezee verschijnt.

Het overzicht ‘Onderhoud bonsoorten’.

4. Als u een bonsoort wilt toevoegen die met uitgaven te maken heeft, dan klikt u onder ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ op een soortgelijke bonsoort. Deze wordt nu geopend. Let op Kijk goed naar het type boeking van de bonsoort. Als u bijvoorbeeld een bonsoort toevoegt om inkoop- of verkoopboekingen in te voeren waarbij er BTW van toepassing is, kies dan geen bonsoort van het type ‘memoriaalboeking’.


73

Een voorbeeld van een bonsoort.

5. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Nieuw’. Het scherm ‘Kies een naam voor de nieuwe bonsoort’ verschijnt.


74

Vanuit het scherm ‘Kies naam voor de nieuwe bonsoort’ maakt u de nieuwe bonsoort aan.

6. Vul het veld ‘Naam nieuwe bonsoort’ in. 7. Kies bij ‘Specificaties kopiëren’ of u de specificaties van de soortgelijke bonsoort wilt kopiëren. 8. Klik op ‘OK’. Het scherm met de details van de nieuwe bonsoort verschijnt. Dit scherm bestaat uit twee tabbladen: ‘Bonsoort’ en ‘Specificaties’.


75

Tabblad Bonsoort

Het tabblad ‘Bonsoort’.

De velden boven aan het tabblad ‘Bonsoort’ kunt u niet wijzigen, omdat dit de basis is van de bonsoort die u hebt gekopieerd. Bij de andere velden gaat u als volgt te werk: 1. In het veld ‘Naam bonsoort’ staat de naam die u zojuist hebt ingevuld en die later in de map zal staan. Deze kunt u hier nog wijzigen. 2. Als u deze bonsoort vaak gebruikt, kunt u hem ook als standaard selecteren. Vink hiervoor de optie ‘Standaard bonsoort voor deze map’ aan. Zodra u in de betreffende map een nieuwe boekingsbon aanmaakt, zal deze bonsoort als eerste worden getoond. U kunt deze uiteraard op de boekingsbon zelf nog veranderen. 3. Geef bij ‘BTW boeken’ aan of u op de nieuwe bonsoort BTW wilt kunnen specificeren. U kunt dan op de boekingsbon kiezen uit de verschillende BTWtarieven. 4. Klik op de knop ‘Opslaan’. Als u specificaties op de nieuwe bonsoort wilt instellen, dan klikt u op het tabblad ‘Specificatie’.


76

Tabblad Specificatie

Het tabblad ‘Specificatie’.

Op het tabblad ‘Specificatie’ gaat u als volgt te werk: 1. Aan de linkerkant van dit tabblad staan de gekoppelde grootboekrekeningen van dit type boeking. U kunt een grootboekrekening uit deze lijst kiezen, of een nieuwe toevoegen door boven aan de lijst onder ‘Alle specificaties’ op ‘Nieuw’ te klikken. 2. Als u op ‘Nieuw’ hebt geklikt, dan vinkt u aan of dit een ‘Standaard specificatie’ is. Dit betekent dat bij het aanmaken van een boekingsbon standaard deze specificatie wordt gekozen. U kunt deze specificatie op de bon nog veranderen. 3. Selecteer bij ‘Grootboek’ de gewenste grootboekrekening. De rekeningen waaruit u hier kunt kiezen horen bij het type boeking (dat boven aan dit tabblad staat). 4. Vul bij ‘Omschrijving’ een omschrijving in. Deze vindt u later terug op de boekingsbon bij het veld ‘Specificatie’. 5. Als bij de bonsoort een standaard BTW-tarief geldt, dan kunt u dat bij ‘Voorkeur BTW-tarief’ kiezen. Dit wordt op de boekingsbon dan alvast voor u ingevuld. 6. De optie ‘Geen voorkeur-relatie’ vinkt u aan, als de nieuwe bonsoort van toepassing is op alle relaties in uw administratie. Is dit niet het geval, dan kiest de relatie voor wie de u daaronder bij ‘Standaard relatie’ met de knop boekingsbon geldt. 7. Klik op de knop ‘Toevoegen’. De specificatie verschijnt in de lijst onder ‘Alle specificaties’.


77

De bonsoort ziet u terug in de lijst bij ‘Onderhoud bonsoorten’.

3.3.2

Bonsoort wijzigen

Een bonsoort wijzigen is heel eenvoudig. In de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud bonsoorten’ klikt u in het overzicht op de bonsoort die u wilt wijzigen. Op de tabbladen ‘Bonsoort’ en ‘Specificatie’ verandert u de betreffende gegevens.

3.3.3

Bonsoort verplaatsen

Bonsoorten kunt u ook verplaatsen. Hiermee kunt u uw administratie precies zo inrichten, zoals u dat ook op papier doet: 1. Klik in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud bonsoorten’ in het overzicht op de bonsoort die u wilt verplaatsen. De bonsoort wordt nu geopend. 2. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Verplaatsen’. 3. Het scherm ‘Kies een map voor de bonsoort’ verschijnt.

Vanuit dit scherm kunt u een bonsoort verplaatsen.

4. Kies bij ‘Map’ de map waarnaar u de bonsoort wilt verplaatsen. 5. Klik op ‘Ok’.


3.3.4

78

Bonsoort verwijderen

U kunt alle bonsoorten in Reeleezee verwijderen. Dus niet alleen bonsoorten die u zelf hebt toegevoegd, maar ook de standaard bonsoorten. Bonsoorten verwijdert u als u deze nooit gebruikt en u uw administratie naar uw wens wilt inrichten. Let op U kunt een bonsoort verwijderen, ook al hebt u boekingsbonnen van die soort aangemaakt. Deze boekingsbonnen blijven in uw administratie en worden niet verwijderd. De bonsoort blijft ook in de betreffende map staan. U kunt alleen géén nieuwe boekingsbonnen meer van de bonsoort aanmaken. Klik in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud bonsoorten’ op de bonsoort die u wilt verwijderen. De bonsoort wordt geopend. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Verwijderen’. Reeleezee verwijdert nu de bonsoort uit uw administratie. Let op Als een bonsoort als de ‘standaard’ bonsoort van een map is ingesteld, is deze niet verwijderbaar. U zult dan eerst een andere bonsoort als standaard voor die map moeten instellen. Daarna kunt u de bonsoort verwijderen.


79

3.4 Voorbereidingen voor de BTW-aangifte met pincode U bent verplicht uw BTW-aangifte elektronisch te doen. Hiervoor kunt u Reeleezee gebruiken. Reeleezee maakt namelijk automatisch de BTWaangiften voor u aan. U hoeft ze alleen nog maar te controleren en elektronisch te versturen. Voordat u de aangemaakte BTW-aangiften elektronisch kunt versturen, moet u een aantal voorbereidingen treffen. De voorbereidingen hoeft u slechts één keer te doen. Als u de gegevens in uw administratie goed instelt, hebt u hierna uw BTW-aangifte voortaan snel gedaan.

3.4.1

Benodigde gegevens

Om uw BTW-aangiften vanuit Reeleezee naar de Belastingdienst te kunnen versturen, hebt u de volgende gegevens nodig: • Een elektronische handtekening in de vorm van een pincode of een digitaal certificaat. • Een elektronische postbus bij de Belastingdienst. • Een proces-identificatienummer (proces-ID). De meeste ondernemers doen hun BTW-aangifte met de pincode. Het digitaal certificaat wordt vooral door accountants en belastingconsulenten gebruikt. Dit certificaat moet tegen betaling worden aangevraagd. Hieronder bespreken we stapsgewijs de voorbereidingen voor de BTW-aangifte met de pincode. Maakt u gebruik van het digitaal certificaat, kijk dan op www.reeleezee.nl voor meer informatie.

Elektronische handtekening aanvragen Een elektronische handtekening in de vorm van een pincode moet u eenmalig opgeven bij de Belastingdienst. De pincode is een vijfcijferig nummer dat u zelf bepaalt. De opgave van de pincode doet u met een formulier van de Belastingdienst. Dit formulier kunt u downloaden van www.reeleezee.nl. Hier staat bij ‘Support > Startgidsen’ aan de rechterkant het formulier ‘Opgaaf Elektronische handtekening’ (pincode).


80

Op www.reeleezee.nl staat bij ‘Support > Startgidsen’ aan de rechterkant het formulier ‘Opgaaf Elektronische handtekening (pincode)’.

U gaat nu als volgt te werk: 1. Klik op het formulier ‘Opgaaf Elektronische handtekening’. Het formulier wordt als pdf-bestand geopend.


81

Het formulier ‘Opgaaf Elektronische handtekening’.

2. Druk het formulier af. 3. Vul de gevraagde gegevens in. Let op Het Fi-nummer is het fiscale nummer van uw bedrijf. Dit nummer is hetzelfde als uw BTW-nummer, maar dan zonder de vermelding ‘B01’. 4. Knip het formulier doormidden en stuur de onderste helft op naar: Belastingdienst Antwoordnummer 13000 7600 XC Almelo 5. Bewaar het bovenste gedeelte van het formulier in uw papieren administratie. Let op U krijgt geen reactie van de Belastingdienst. U kunt al wel een paar dagen na het versturen van het formulier een aangifte met de opgegeven pincode ondertekenen.

Aanmeldingsformulier elektronisch berichtenverkeer Na het versturen van het formulier ‘Opgaaf Elektronische handtekening’ moet u een elektronische postbus en proces-identificatienummer (proces-ID) aanvragen. Een elektronische postbus is een soort e-mailadres bij de Belastingdienst waar u de aangiften naar toe verzendt. Een proces-ID is een registratienummer bij de


82

Belastingdienst waarmee wordt vastgelegd welke soort aangifte u met welke software wilt doen. Zo herkent de Belastingdienst dat een bericht van u afkomstig is en gegenereerd is door Reeleezee.

3.4.2

Aanvraag vanuit Reeleezee

Een elektronische postbus en proces-ID vraagt u vanuit Reeleezee aan met het formulier ‘Aanmeldingsformulier voor elektronisch berichtenverkeer met de Belastingdienst’. Dit formulier vindt u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Belasting > Aanvraag Elektronische aangifte’.

Een elektronische postbus en proces-ID vraagt u aan vanuit Reeleezee.

Een aantal (bedrijfs)gegevens heeft Reeleezee al voor u ingevuld. Het zijn de gegevens die u hebt opgegeven bij het aanvragen van uw abonnement op Reeleezee en die u terugvindt in de map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Bedrijfsgegevens’. De velden die hier nog niet zijn ingevuld, kunt u invullen.


83

De specifieke informatie voor uw aanvraag staat onder aan het formulier bij ‘Gegevens van het aan te melden c.q te wijzigen proces’:

Op het aanmeldingsformulier vult u de gegevens in bij ‘Gegevens van het aan te melden c.q te wijzigen proces’.

1. Als dit uw eerste aanvraag is, hoeft u bij ‘Dit aanmeldingsformulier betreft een wijziging’ niets aan te vinken. 2. Vink bij ‘Welke Belastingdienst-stromen wilt u met deze applicatie gaan verwerken?’ de optie ‘Omzetbelasting’ aan. Als er binnen uw bedrijf sprake is van intracommunautaire leveringen, dan vinkt u ook de optie ‘ICL (Intracommunautaire leveringen)’ aan. ICL is van toepassing als u goederen levert aan een BTW-plichtige ondernemer in een ander EU-land. 3. Als u nog geen elektronische postbus bij de Belastingdienst hebt waarnaar u uw aangiften verstuurt, dan kiest u bij ‘E-mailaccount’ voor de optie ‘Ik wil een nieuwe postbus aanvragen’. Hebt u wel al een elektronische postbus om aangifte te doen, dan kiest u voor ‘Ik wil dit toevoegen aan mijn bestaande postbus’. Vul in het veld daaronder de (gebruikers)naam van die postbus in. Let op Een elektronische postbus herkent u aan het formaat: [email protected]. 4. Om voor uw BTW-aangifte Reeleezee te gebruiken, moet u een uniek proces-ID hebben. Dit vraagt u aan door bij ‘Proces-ID’ voor ‘Ik wil een nieuw proces-ID aanvragen’ te kiezen. Bent u al in het bezit van een proces-ID voor Reeleezee,


84

dan kiest u voor ‘Ik wil dit toevoegen aan mijn bestaande proces-ID’ en vult u in het veld daaronder het proces-ID in. Let op Het onderste (grijze) gedeelte van het aanmeldingformulier kunt u niet invullen. Dit zijn namelijk de gegevens van een digitaal certificaat en u hebt gekozen voor de pincode als uw elektronische handtekening. 5. Klik op de knop ‘Print’. Het formulier verschijnt als pdf-bestand in beeld.

Het aanvraagformulier als pdf-bestand.

6. Druk het pdf-bestand af. 7. Zet uw handtekening op het aanmeldingsformulier. 8. Stuur het formulier op naar: Belastingdienst/Centrale Administratie Informatieverwerking Team EBV, cluster GO Antwoordnummer 1230 7300 VB Apeldoorn

Ontvangen registratiegegevens Na een aantal dagen ontvangt u van de Centrale Administratie Informatieverwerking van de Belastingdienst twee brieven, die u moet verwerken in Reeleezee:


85

•

De eerste brief betreft het wachtwoord van uw elektronische postbus. In deze brief staan twee wachtwoorden. Het wachtwoord bij ‘inbelverbinding/IPID-account’ hoeft u niet te gebruiken. U neemt alleen het wachtwoord over voor de ‘POP3/IMAP4-mailbox’.

•

In de tweede brief staat uw gebruikersnaam. In deze brief staan twee gebruikersnamen. U hebt alleen de gebruikersnaam nodig die staat bij ‘Gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox’ (genoteerd als [email protected]). Van de bijlage van deze brief (‘Gekoppelde processen’) hebt u het proces-ID nodig. Dit wordt genoteerd als EIEX000xxxx.00.

Samenvattend hebt u voor uw aangifte vanuit Reeleezee de volgende gegevens nodig: • het wachtwoord van POP3/IMAP4 mailbox (bestaande uit acht alfanumerieke karakters); • de gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox (genoteerd als: [email protected]); • het proces-ID Reeleezee (genoteerd als: EIEX000xxxx.00).

3.4.3

Gegevens registreren in Reeleezee

De gegevens die u hebt ontvangen van de Belastingdienst, moet u in Reeleezee registreren. Dit doet u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Belasting > Algemeen’. Deze optie bestaat uit vier tabbladen, die aan de rechterkant van het scherm staan: Algemeen, Opgaven/Aangiften, Postbussen en Certificaten. Let op Het tabblad ‘Certificaten’ behandelen we in deze paragraaf niet, omdat u dit alleen nodig hebt als u gebruikmaakt van het digitaal certificaat voor uw BTW-aangifte.

Tabblad Algemeen Als eerste opent Reeleezee het tabblad ‘Algemeen’.


86


Dit tabblad is al voor u ingevuld en niet belangrijk voor uw elektronische aangifte. We gaan nu eerst naar het tabblad ‘Postbussen’ om de gegevens van de elektronische postbus of mailbox in te voeren.

Tabblad Postbussen Op het tabblad ‘Postbussen’ vult u de mailboxgegevens in, zoals u deze van de Belastingdienst hebt ontvangen.


Het tabblad ‘Postbussen’.

Dit 1. 2. 3.

tabblad vult u als volgt in: Klik links in het scherm onder ‘Alle postbussen’ op ‘Nieuw’. Vul bij ‘Mailbox naam’ de ‘Gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox’ in. Bij ‘Mailbox password’ vult u het wachtwoord van de POP3/IMAP4 mailbox in, zoals u dat van de Belastingdienst hebt ontvangen. 4. Klik op ‘Opslaan’.

87


88

Let op Zodra u de mailboxgegevens hebt ingevoerd, maakt Reeleezee contact met de Belastingdienst om te controleren of de gegevens juist zijn. Het resultaat van deze controle verschijnt na enkele minuten bij ‘Test mailbox gegevens’ op het tabblad ‘Opgaven/Aangiften’. Dit kan zijn: • gegevens niet getest: dit betekent dat de gegevens zijn opgeslagen, maar dat de controle bij de Belastingdienst nog niet is uitgevoerd. • gegevens correct: dit betekent dat de gegevens gecontroleerd zijn en dat ze correct zijn. • gegevens niet correct: dit betekent dat de gegevens gecontroleerd zijn en dat ze niet correct zijn. Controleer of u de ingevoerde gebruikersnaam en wachtwoord juist hebt overgenomen van de brief van de Belastingdienst. Als u er niet uit komt, kunt u ook contact opnemen met de helpdesk van Reeleezee. De Belastingdienst controleert alleen de mailboxnaam en het wachtwoord. Het Proces-ID dat u op het tabblad ‘Opgaven/Aangiften’ nog moet invullen, wordt niet gecontroleerd.

Tabblad Opgaven/Aangiften Op het tabblad ‘Opgaven/Aangiften’ legt u vervolgens vast dat u de BTW-aangifte ofwel aangifte omzetbelasting naar de zojuist ingevoerde mailbox wilt gaan versturen.

Het tabblad ‘Opgave/Aangiften’.


89

Dit tabblad vult u als volgt in: 1. Klik links in het scherm onder ‘Alle opgaven/aangiften’ op ‘Omzetbelasting’. U ziet nu aan de rechterkant van het scherm de gegevens verschijnen. Deze kunt u controleren en aanvullen. 2. Bij ‘Soort’ ziet u ‘Omzetbelasting’ staan. Dit hebt u net gekozen. 3. Vul bij ‘Identificatienummer’ uw BTW-nummer voor de BTW-aangifte in. 4. Bij ‘Aangifte periode’ staat de periode ingesteld waarover u aangifte wilt doen. Deze periode is al ingesteld tijdens het aanmaken van uw abonnement. 5. Kies bij ‘Aangiftemethode’ voor ‘PIN’. 6. Vul bij ‘Proces-ID’ het proces-ID in, zoals u dat van de Belastingdienst hebt ontvangen. 7. Kies bij ‘Mailbox’ de mailbox die u op het tabblad ‘Postbussen’ hebt toegevoegd. Als u ook de ICL-opgave elektronisch vanuit Reeleezee wilt doen, moet u bovenstaande stappen herhalen. U begint dan door links onder ‘Alle opgaven/aangiften’ op ‘Nieuw’ te klikken. Vervolgens kunt u rechts bij ‘Soort’ de optie ‘ICL’ kiezen en de overige gegevens invullen.

3.4.4

Voorbereidingen afgerond

Als u alle gegevens hebt ingevuld, bent u klaar met de voorbereidingen voor uw BTW-aangifte met de pincode. U kunt nu uw eerste elektronische aangifte vanuit Reeleezee doen. Dit doet u vanuit de map ‘Belasting’. Hoe u dit doet, leest u in ‘7.1 - Elektronisch BTW-aangifte doen met Reeleezee’. Let op Ook al gebruikt u Reeleezee voor uw BTW-aangifte, u kunt altijd ervoor kiezen om de aangifte (en ook de andere belastingaangiften) via de website van de Belastingdienst in te vullen. In dat geval gebruikt u de ondernemers-inloggegevens, zoals u ze van de Belastingdienst hebt ontvangen. Wij raden het echter niet aan om de twee mogelijkheden door elkaar te gebruiken.


90

4. Relaties toevoegen 4.1 Klanten Reeleezee onderscheidt verschillende soorten relaties: klanten, leveranciers, medewerkers en uw accountant of boekhouder. De klanten in uw administratie zijn de bedrijven met wie u zaken doet en aan wie u facturen verstuurt. Op al uw verstuurde facturen, die u overneemt in uw administratie, vermeldt u de naam en de adresgegevens van de klant. Alle klantgegevens worden opgeslagen in de map ‘Relaties’, tabblad ‘Klanten’. Let op U bent niet verplicht uw klanten toe te voegen voordat u de verstuurde facturen gaat invoeren. Dit kunt u ook doen terwijl u aan de hand van boekingsbonnen uw verstuurde facturen aan het invoeren bent. Op een boekingsbon staat het veld ‘Relatie’, waar u de belangrijkste gegevens van een relatie kunt invullen. Die gegevens worden dan direct in de map ‘Relaties’ opgeslagen. In Reeleezee kunt u naast bedrijven ook contactpersonen binnen het bedrijf toevoegen. Zij zijn uw aanspreekpunt en degene met wie u of uw medewerkers een relatie onderhouden. Hierdoor kunt u ook een factuur richten aan specifieke personen binnen een onderneming. Tip U kunt een bestand met klanten importeren in Reeleezee. U kunt hiervoor een door Reeleezee gedefinieerd Excel-bestand gebruiken. Voor meer informatie hierover belt u de helpdesk van Reeleezee: 0346–258088.

4.1.1

Klanttype en Klantstatus

Reeleezee kunt u uw klanten indelen in verschillende categorieën. U kunt vervolgens in de overzichten en rapporten de gegevens van de klanten per categorie opvragen. De categorien die Reeleezee gebruikt zijn ‘Klanttype’ en ‘Klantstatus’.

Klanttype De categorie ‘Klanttype’ kunt u gebruiken op een typering van uw klanten toe te passen. U kunt dan in de map ‘(PDF) Rapporten’ > tabblad Categorieën > Klanten’ alle klant-gerelateerde rapporten opvragen per type. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld een adressenlijst wil hebben van alle klanten die u een bepaalde mailing wilt versturen.


91

Standaard heeft Reeleezee drie typen klanten: klant, mailing en prospect. In de map ‘Relaties > tabblad Instelling Relatiegegevens > Klanttype’ kunt u hier zelf typen aan toevoegen. Klik hiervoor op de knop ‘Nieuw’ en vul de naam voor het nieuwe type in. Als u werkt met andere typen klanten, kunt u de standaardtypen wijzigen of verwijderen. Hiervoor klikt u op de naam van het klanttype en past u het aan of verwijdert u het.

Klantstatus De categorie ‘Klantstatus’ kunt u gebruiken om klanten een bepaalde status te geven. Op deze status kunt u filteren in het overzicht klanten dat u opvraagt in de map ‘Relaties > tabblad Klanten > Overzicht. Daarnaast kunt u hierop filteren als u uw verstuurde facturen aan het invoeren bent, en daarbij de klant gaat selecteren uit het klantenoverzicht. Standaard heeft Reeleezee de status ‘actief’ en ‘inactief’ voor u aangemaakt. Actief wil zeggen dat u regelmatig contact hebt met deze klant. Een inactieve klant kan een klant zijn met wie u bijvoorbeeld slechts een keer per jaar contact hebt. Werkt u met andere klantstatussen, dan kunt u de beschikbare aanpassen. U kunt ook nieuwe statussen toevoegen. Om een nieuwe status toe te voegen klikt u in de map ‘Relaties > tabblad Instelling Relatiegegevens > Klantstatus’ op de knop ‘Nieuw’.

4.1.2

Klant toevoegen

Om een klant handmatig toe te voegen aan uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Klanten’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het ‘Overzicht: klanten’ verschijnt. Als u nog geen klanten hebt toegevoegd, is dit scherm leeg.


Het overzicht ‘Klanten’ is leeg als u nog geen klanten hebt toegevoegd.

4. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Nieuw’. Het scherm dat nu verschijnt, bestaat uit de tabbladen: ‘Samenvatting’, ‘Algemeen’, ‘Financieel’, ‘Bankrekeningen’, ‘Contactpersonen’, ‘Projecten’ en ‘Overzichten’. Bij het toevoegen van een nieuwe klant begint u op het tabblad ‘Algemeen’.

92


93

Tabblad Algemeen

Het toevoegen van een nieuwe klant begint op het tabblad Algemeen.

Op het tabblad ‘Algemeen’ vult u de volgende gegevens in: 1. Bij ‘Klantnaam’ vult u de naam van de klant in. Dit is de naam van het kantoor of het bedrijf waarmee u zaken doet (en niet de contactpersoon. Deze voegt u toe op het tabblad ‘Contactpersonen’). De klantnaam verschijnt op de boekingen die u in Reeleezee doet. 2. Bij ‘Wordt gesorteerd op’ geeft u aan hoe u wilt dat deze klant wordt gesorteerd in de overzichten van Reeleezee. Dit kan dus anders zijn dan de klantnaam. Let op De velden ‘Klantnaam’ en ‘Wordt gesorteerd op’ zijn verplichte velden op dit tabblad. De overige velden hoeft u niet in te vullen. 3. Als u werkt met klantcodes en elke klant een code heeft, dan vult u deze bij ‘Klantcode’ in. 4. Het ‘Debiteurnummer’ is het klantnummer waarmee wordt aangegeven op welke plaats de klant in het overzicht van klanten staat. U kunt ook op debiteurnummer zoeken bij het aanmaken van een factuur. 5. Bij ‘Klanttype’ kiest u welk type klant deze klant is. Als u zojuist een nieuw klanttype hebt toegevoegd, dan kunt u dit hier ook selecteren.


94

6. Kies ook de ‘Klantstatus’ als u hiermee werkt. 7. Vul daaronder een ‘Vestigingsadres’ of ‘Afleveradres’ van de klant in. Bij ‘Keuze factuuradres’ bepaalt u naar welk van deze adressen de facturen aan deze klant moeten worden gestuurd. 8. Vul ook een of meerdere telefoonnummers en een faxnummer in. 9. Een belangrijk veld op dit tabblad is het veld ‘E-mailadres’. Als u uw facturen per e-mail verstuurt, dan verstuurt Reeleezee deze naar het e-mailadres dat u hier invult. 10. Bij ‘Taal’ kiest u de taal waarin de facturen aan deze klant moeten worden verstuurd. Hebt u bijvoorbeeld een klant in Duitsland, dan kunt u hier voor ‘Duits’ kiezen. Uw facturen aan deze klant worden dan in het Duits opgesteld. 11. Vul eventueel ook het adres in van de website van deze klant. 12. Als u bij deze klant een notitie wilt maken, dan kunt u daarvoor het veld ‘Memo’ gebruiken. 13. Klik op ‘Opslaan’.

Tabblad Financieel

Op het tabblad ‘Financieel’ vult u de financiële gegevens van de klant in.

Op het tabblad ‘Financieel’ vult u de financiële gegevens in, zoals u deze bij de klant hanteert:


95

1. Bij ‘Betalingstermijn’ kunt u de betalingstermijn bij deze klant aanpassen. Reeleezee gebruikt deze betalingstermijn om per factuur of boekingsbon die u toevoegt in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ de ‘Betaaldatum’ in te vullen. 2. Als u bij deze klant een kortingspercentage toepast, dan kunt u dat hier invullen. Dit wordt echter alleen gebruikt bij het aanmaken van een factuur met de module Reeleezee Factuur Business. Bij het aanmaken van een factuur voor deze klant verrekent Reeleezee deze korting dan automatisch, zodra u het (volledige) bedrag hebt ingevuld. 3. Bij ‘KvK-nummer’ kunt u het nummer van de Kamer van Koophandel van de klant en de ‘Plaats’ waar de klant is ingeschreven, invullen. 4. Bij ‘BTW-nummer’ kunt u het BTW-nummer van de klant in. 5. Bij ‘Eigen rekening’ selecteert u de bankrekening waarmee u standaard de betalingsopdracht van deze klant wilt gaan uitvoeren. 6. Bij ‘Betaalwijze’ kiest u op welke manier de klant de facturen aan u betaalt. Als u facturen verstuurt aan deze klant, vult Reeleezee de ‘Betaalwijze’ alvast op de boekingsbon in. Deze instelling is overigens alleen van belang als u betalingsen incasso-opdrachten vanuit Reeleezee wilt gaan aanmaken. 7. Bij ‘Verzendwijze’ kiest u hoe u de facturen aan deze klant verstuurt. Dit kan per post, of als u op het tabblad ‘Algemeen’ een e-mailadres hebt ingevuld, per e-mail. Deze optie is alleen van toepassing als u de Module Reeleezee Factuur Business gebruikt. 8. Klik op ‘Opslaan’.

Tabblad Bankrekeningen Op het tabblad ‘Bankrekeningen’ kunt u bankrekeningen van de klant toevoegen. Dit is belangrijk voor herkenning bij de bank van afschriftregels en bijbehorende openstaande facturen van de klant. Daarnaast is het belangrijk als u besluit om incasso-opdrachten vanuit Reeleezee te gaan exporteren naar uw bankprogramma in de vorm van een Clieop-bestand. Omdat een klant meerdere rekeningen kan hebben, kunt u hier zoveel rekeningen toevoegen als u zelf wilt. Tip Bankrekeningen kunt u ook toevoegen op het moment dat u bankbestanden importeert. Hierover leest u meer bij ‘6.2 – Bankafschriften importeren’.


96

Het tabblad ‘Bankrekeningen’.

U vult dit tabblad als volgt in: 1. Klik links in dit scherm onder ‘Alle bankrekeningen’ op ‘Nieuw’. 2. Vul bij ‘Bankrekeningnummer’ het bankrekeningnummer van de klant in. 3. Bij ‘Begunstigde’ vult u de naam in die bij het rekeningnummer hoort. 4. Kies bij ‘Standaard rekening’ of u deze rekening als standaard bij deze klant wilt gebruiken. Dit is met name handig als u meerdere bankrekeningen bij deze klant toevoegt. 5. Klik op ‘Opslaan’.

Tabblad Contactpersonen Bij de klanten horen contactpersonen, die uw aanspreekpunt zijn en met wie u of uw medewerkers een relatie onderhouden. Deze contactpersonen voegt u toe op het tabblad ‘Contactpersonen’. Hierdoor kunt u ook een factuur richten aan specifieke personen binnen een onderneming.


97

Het tabblad ‘Contactpersonen’.

Een contactpersoon voegt u als volgt toe: 1. Klik links in dit scherm onder ‘Alle contactpersonen’ op ‘Nieuw’. 2. Vul rechts in het scherm de benodige gegevens in. De velden met de rode hoekjes zijn verplicht. 3. Klik op ‘Opslaan’.

Let op Bij ‘Straatnaam en huisnummer’ en ‘Postcode en woonplaats’ vult u het werkadres in van de contactpersoon (en niet het privé-adres).


98

Tabblad Projecten Op het tabblad ‘Projecten’ kunt u projecten aanmaken die u voor de klant uitvoert. U kunt vervolgens kosten en opbrengsten per project registreren. Als u de module Uren Business gebruikt kunt u de uren per project bijhouden.

Het tabblad ‘Projecten’.

Op het tabblad ‘Projecten’ voegt u deze projecten toe met eventueel ook een opleverdatum, een omschrijving van het project en een omschrijving (toelichting bij het project). Let op Bij het aanmaken van een boekingsbon kunt u per project de kosten en opbrengsten registreren. Hiervoor kiest u op de boekingsbon op het tabblad ‘Dimensies’ het betreffende project.

Tabblad Overzichten Het tabblad ‘Overzichten’ geeft een overzicht van de beginbalans en van openstaande en betaalde facturen van de klant. Bij een nieuwe klant zult u hier nog geen gegevens vinden. Maar op het moment dat u facturen hebt verstuurd aan deze klant, zullen deze in het overzicht terugkomen.


99

Tabblad Samenvatting Op het tabblad ‘Samenvatting’ ziet u in één keer alle gegevens die u bij de klant hebt ingevoerd. Als u gegevens wilt veranderen, dan klikt u daarvoor op het betreffende tabblad.

Voorbeeld van de klantgegevens op het tabblad ‘Samenvatting’.

4.1.3

Klant verwijderen

U kunt klanten verwijderen vanuit de map ‘Relaties > tabblad Klanten > Overzicht’. Zolang er van die klant nog geen verstuurde facturen in de map ‘Inkomsten’ of ‘Verkopen’ zijn, kunt u een klant echt verwijderen. Als er van die klant al wel boekingsbonnen of facturen bestaan zal Reeleezee u de mogelijke opties geven.

Klant verwijderen Om een klant te verwijderen uit uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Klanten’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het ‘Overzicht: klanten’ verschijnt. 4. Klik op de klant die u wilt verwijderen. 5. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Verwijder’. Het scherm ‘Klant verwijderen’ verschijnt.


100

6. Indien er van deze klant boekingsbonnen of facturen zijn ingevoerd, kan deze klant niet zomaar verwijderd worden. U moet in dat geval aangeven wat u wilt doen. U heeft de keuze uit: • De boekingsbonnen en facturen laten bestaan en de klant de status ‘Inactief’ geven. • De boekingsbonnen en facturen overzetten naar een andere klant. Deze laatste optie is handig als u bijvoorbeeld een klant per ongeluk twee keer aan uw administratie heeft toegevoegd 7. Selecteer de gewenst optie, en klik op ‘OK’.


101

4.2 Leveranciers Reeleezee onderscheidt verschillende soorten relaties: klanten, leveranciers, medewerkers en uw accountant of boekhouder. De leveranciers in uw administratie zijn de bedrijven met wie u zaken doet en van wie u facturen ontvangt. Op al uw ontvangen facturen, die u overneemt in uw administratie, vermeldt u de naam en eventueel de adresgegevens van de leverancier. Alle leveranciersgegevens worden opgeslagen in de map ‘Relaties’, tabblad ‘Leveranciers’. Let op U bent niet verplicht uw leveranciers toe te voegen voordat u de ontvangen facturen gaat invoeren. Dit kunt u ook doen terwijl u aan de hand van boekingsbonnen uw ontvangen facturen aan het invoeren bent. Op een boekingsbon staat het veld ‘Relatie’, waar u de belangrijkste gegevens van een relatie kunt invullen. Die gegevens worden dan direct in de map ‘Relaties’ opgeslagen. In Reeleezee kunt u naast bedrijven ook contactpersonen binnen het bedrijf toevoegen. Zij zijn uw aanspreekpunt en degene met wie u of uw medewerkers een relatie onderhouden. Tip U kunt een bestand met leveranciers importeren in Reeleezee. U kunt hiervoor een door Reeleezee gedefinieerd excel-bestand gebruiken. Voor meer informatie hierover belt u de helpdesk van Reeleezee: 0346–258088.

4.2.1

Leverancier toevoegen

Om een leverancier handmatig toe te voegen aan uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Relaties’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het ‘Overzicht: Leveranciers’ verschijnt. Als u nog geen leveranciers hebt toegevoegd, is dit scherm leeg. 4. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Nieuw’. Het scherm dat nu verschijnt, bestaat uit de tabbladen: ‘Samenvatting’, ‘Algemeen’, ‘Financieel’, ‘Bankrekeningen’, ‘Contactpersonen’, en ‘Overzichten’. Bij het toevoegen van een nieuwe leverancier begint u op het tabblad ‘Algemeen’.


102

Tabblad Algemeen

Het toevoegen van een nieuwe leverancier begint op het tabblad Algemeen.

Op het tabblad ‘Algemeen’ vult u de volgende gegevens in: 1. Bij ‘Leveranciersnaam’ vult u de naam van de leverancier in. Dit is de naam van het kantoor of het bedrijf waarmee u zaken doet (en niet de contactpersoon. Deze voegt u toe op het tabblad ‘Contactpersonen’). De Leveranciersnaam verschijnt op de boekingen die u in Reeleezee doet. 2. Bij ‘Wordt gesorteerd op’ geeft u aan hoe u wilt dat deze leverancier wordt gesorteerd in de overzichten van Reeleezee. Dit kan dus anders zijn dan de leveranciersnaam. Let op De velden ‘Leveranciersnaam’ en ‘Wordt gesorteerd op’ zijn verplichte velden op dit tabblad. De overige velden hoeft u niet in te vullen. 3. Als u werkt met leveranciercodes en elke leverancier een code heeft, dan vult u deze bij ‘Leveranciercode’ in. 4. Het ‘Crediteurnummer’ is het nummer waarmee wordt aangegeven op welke plaats de leverancier in het overzicht van leveranciers staat. U kunt ook op debiteurnummer zoeken bij het aanmaken van een factuur. 5. U kunt vervolgens alle gewenste adres- en contactgegevens van de leverancier invullen


103

6. Als u bij deze leverancier een notitie wilt maken, dan kunt u daarvoor het veld ‘Memo’ gebruiken. 7. Klik op ‘Opslaan’.

Tabblad Financieel

Op het tabblad ‘Financieel’ vult u de financiële gegevens van de leverancier in.

Op het tabblad ‘Financieel’ vult u de financiële gegevens in: 1. Bij ‘KvK-nummer’ vult u het nummer van de Kamer van Koophandel in van de leverancier en de ‘Plaats’ waar de leverancier is ingeschreven. 2. Bij ‘BTW-nummer’ vult u het BTW-nummer van de leverancier in. 3. Bij ‘Betalingstermijn’ vult u de betalingstermijn in bij deze leverancier. Reeleezee gebruikt deze betalingstermijn om per factuur of boekingsbon die u toevoegt in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ de ‘Betaaldatum’ in te vullen. 4. Bij Acceptgiro code kunt u de twee-cijferige code invullen die acceptgiro’s van deze leverancier staan. Deze code is alleen van toepassing als u betalingsopdrachten vanuit Reeleezee wilt gaan exporteren naar uw bankprogramma. 5. Bij ‘Eigen rekening’ selecteert u de bankrekening waarvan u standaard de betalingen aan de leverancier wilt gaan uitvoeren. Deze instelling is vooral van toepassing als u betalingsopdrachten vanuit Reeleezee wilt gaan exporteren naar uw bankprogramma. 6. Bij ‘Betaalwijze’ kiest u op welke manier u de facturen van deze leverancier betaalt. De betaalwijze is alleen van toepassing als u betalingsopdrachten vanuit Reeleezee wilt gaan exporteren naar uw bankprogramma.


104

7. Klik op ‘Opslaan’.

Tabblad Bankrekeningen Op het tabblad ‘Bankrekeningen’ kunt u bankrekeningen van de leverancier toevoegen. Dit is belangrijk voor herkenning bij de bank van afschriftregels en bijbehorende openstaande facturen van de leverancier. Daarnaast is het belangrijk als u besluit om betalingsopdrachten vanuit Reeleezee te gaan exporteren naar uw bankprogramma in de vorm van een Clieop-bestand. U kunt per leverancier hier zoveel rekeningen toevoegen als u zelf wilt.


U voegt als volgt een bankrekening toe: 1. Klik links in dit scherm onder ‘Alle bankrekeningen’ op ‘Nieuw’. 2. Vul bij ‘Bankrekeningnummer’ het bankrekeningnummer van de leverancier in. 3. Het IBAN nummer wordt over het algemeen door Reeleezee ingevuld. 4. Bij ‘Naam begunstigde’ vult u de naam in die bij het rekeningnummer hoort. 5. Kies bij ‘Standaard rekening’ of u deze rekening als standaard bij deze leverancier wilt gebruiken. Dit is met name handig als u meerdere bankrekeningen bij deze leverancier toevoegt. 6. Klik op ‘Opslaan’.


105

Tip Bankrekeningen kunt u ook toevoegen op het moment dat u bankbestanden importeert. Hierover leest u meer bij ‘6.2 – Bankafschriften importeren’.

Tabblad Contactpersonen Bij uw leveranciers kunt u contactpersonen toevoegen op het tabblad ‘Contactpersonen’.

Het tabblad ‘Contactpersonen’.

Een contactpersoon voegt u als volgt toe: 1. Klik links in dit scherm onder ‘Alle contactpersonen’ op ‘Nieuw’. 2. Vul rechts in het scherm de benodige gegevens in. De velden met de rode hoekjes zijn verplicht. 3. Klik op ‘Opslaan’.

Let op Bij ‘Straatnaam en huisnummer’ en ‘Postcode en woonplaats’ vult u het werkadres in van de contactpersoon (en niet het privé-adres).


106

Tabblad Overzichten Het tabblad ‘Overzichten’ geeft een overzicht van de beginbalans en van openstaande en betaalde facturen van de leverancier. Bij een nieuwe leverancier zult u hier nog geen gegevens vinden. Maar op het moment dat u facturen van de leverancier hebt hebt ingevoerd, zullen deze in het overzicht terugkomen.

Tabblad Samenvatting Op het tabblad ‘Samenvatting’ ziet u in één keer alle gegevens die u bij de leveranciers hebt ingevoerd. Als u gegevens wilt veranderen, dan klikt u daarvoor op het betreffende tabblad.

Voorbeeld van de leveranciersgegevens op het tabblad ‘Samenvatting’.

4.2.2

Leverancier verwijderen

U kunt leveranciers verwijderen vanuit de map ‘Relaties > tabblad Klanten > Overzicht’. Zolang er van die leverancier nog geen ontvangen facturen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ zijn, kunt u een leverancier echt verwijderen. Als er van die leverancier al wel boekingsbonnen of facturen bestaan zal Reeleezee u de optie geven om de bestaande documenten van de leverancier over te zetten naar een andere leverancier.


107

Leverancier verwijderen Om een leverancier te verwijderen uit uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Leverancieren’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het ‘Overzicht: leveranciers’ verschijnt. 4. Klik op de leverancier die u wilt verwijderen. 5. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Verwijder’. Het scherm ‘Leverancier verwijderen’ verschijnt. 6. Indien er van deze leverancier boekingsbonnen of facturen zijn ingevoerd, kan deze leverancier niet zomaar verwijderd worden. U moet in dat geval aangeven wat u wilt doen. U heeft de keuze uit: • Alles laten zoals het is • De boekingsbonnen en facturen overzetten naar een andere leverancier. Deze laatste optie is handig als u bijvoorbeeld een leverancier per ongeluk twee keer aan uw administratie heeft toegevoegd 7. Selecteer de gewenst optie, en klik op ‘OK’.


108

4.3 Medewerkers De medewerkers van uw bedrijf kunt u toevoegen aan uw administratie. Dit doet u omdat u bijvoorbeeld omdat aan deze medewerkers salaris wordt uitbetaald en u dat in uw administratie moet vastleggen. U moet dit ook doen als u een medewerker toegang wilt geven tot de administratie in Reeleezee. Medewerkers worden toegevoegd in de map ‘Relaties > tabblad Medewerkers’. Let op U bent zelf ook een medewerker. Vergeet dus niet uw eigen gegevens te controleren !

4.3.1

Medewerker toevoegen

Om uitbetaald salaris per medewerker bij te kunnen houden, of een medewerker toegang te geven tot de administratie zult u de medewerker moeten toevoegen in de map ‘Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht’

Medewerker toevoegen Om een medewerker toe te voegen aan uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Medewerkers’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het overzicht ‘Medewerkers’ verschijnt. 4. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Nieuw’. Het scherm dat nu verschijnt, bestaat uit de tabbladen: ‘Samenvatting’, ‘Algemeen’, ‘Bankrekeningen’, ‘Login’, ‘Overzichten’. Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker begint u op het tabblad ‘Algemeen’. Let op Als u op het tabblad ‘Login’ de medewerker toegang hebt gegeven tot de administratie, verschijnen twee extra tabbladen, namelijk het tabblad ‘Rechten’ en het tabblad ‘Instellingen’.

Tabblad Algemeen


109


Op het tabblad ‘Algemeen’ gaat u als volgt te werk: 1. Vul bij ‘Medewerkernaam’ de naam in van de medewerker. 2. Bij ‘Wordt gesorteerd op’ geeft u aan hoe u wilt dat deze medewerker wordt gesorteerd in de overzichten van Reeleezee. Dit kan dus anders zijn dan de medewerkernaam. 3. Indien u de medewerker alleen toevoegt zodat deze toegang kan krijgen tot de administratie hoeft u nu alleen nog maar punt 11, het toevoegen van het emailadres, te doen. 4. Vul de ‘Voor- en achternaam’, ‘Voorletters’, ‘Titulatuur’ en ‘Geslacht’ in van de medewerker. 5. Als u werkt met codes voor uw medewerkers, dan kunt u deze bij ‘Medewerkercode’ invullen. 6. Vul bij ‘Functie’ de functie van de medewerker in. 7. De velden ‘Vestiging’ en ‘Afdeling’ hoeft u niet in te vullen. Deze zijn niet van toepassing voor Reeleezee Administratie. 8. In het veld ‘Werknemernummer’ staat het nummer waarmee wordt aangegeven op welke plaats de medewerker in het overzicht staat. Dit wordt automatisch ingevuld. Op dit nummer kunt u ook zoeken. 9. Bij ‘Straatnaam en huisnummer’, ‘Postcode en woonplaats’ en ‘Land’ vult u de privé-adresgegevens in van de medewerker. 10. Vul bij ‘Telefoonnummer’ het privé-telefoonnummer in waarop u de medewerker wilt bereiken. Dit geldt ook voor het ‘Faxnummer’. 11. Een belangrijk veld op dit tabblad is ‘E-mailadres’. Als u bijvoorbeeld per e-mail de salarisspecificatie stuurt, dan stuurt Reeleezee deze naar het e-mailadres dat u hier invult. Dit geldt ook voor andere documenten, zoals declaraties.


110

Tip Wij raden u aan het e-mailadres van de medewerker in te vullen. Dit is namelijk ook van belang als u de medewerker toestemming geeft om in te loggen in uw administratie (hierover leest u hieronder meer bij ‘Medewerker toegang geven’). De medewerker ontvangt zijn inloggegevens dan ook per e-mail. 12. Heeft uw medewerker een website, dan kunt u bij ‘Website’ het adres hiervan invullen. 13. Bij ‘Memo’ kunt u aanvullende informatie kwijt over deze medewerker. 14. Hebt u een foto van de medewerker? Dan kunt u deze aan uw administratie toevoegen door deze bij ‘Afbeelding van de medewerker’ te kiezen. 15. Klik op ‘Opslaan’.

Tabblad Bankrekeningen Op het tabblad ‘Bankrekeningen’ gaat u op dezelfde manier te werk als bij het toevoegen van een nieuwe leverancier. U vult het bankrekeningnummer van de medewerker in. Bij ‘Begunstigde’ vult u de naam in die bij het rekeningnummer hoort. Als de medewerker meerdere bankrekeningen heeft, kunt u die hier toevoegen door onder ‘Alle bankrekeningen’ op ‘Nieuw’ te klikken. Let op Als de medewerker meerdere bankrekeningen heeft, vergeet dan niet bij ‘Standaard rekening’ aan te geven welke rekening u als standaard wilt gebruiken!

Tabblad Overzichten Het tabblad ‘Overzichten’ geeft een overzicht van de boekingen waar de naam van de medewerker is ingevuld, bijvoorbeeld salarisboekingen. Dit kunnen ook nog posten zijn van de beginbalans.

Tabblad Samenvatting Op het tabblad ‘Samenvatting’ ziet u in één keer alle gegevens die u bij de medewerker hebt ingevoerd. Als u gegevens wilt veranderen, klikt u daarvoor op het betreffende tabblad.

4.3.2

Medewerker toegang geven

Om een medewerker toegang te geven moet u deze eerst aan het overzicht medewerkers toevoegen. Meer hierover leest u onder ‘4.3.1 Medewerker toevoegen’. Zodra u op het tabblad ‘Algemeen’ de naam van de medewerker en het e-mailadres heeft toegevoegd kunt u naar het tabblad ‘Login’. Daar geeft u de medewerker een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze inloggegevens kiest u zelf. Als u op het tabblad ‘Algemeen’ een e-mailadres van de medewerker hebt ingevuld, kunt de medewerker zijn inloggegevens automatisch per mail laten toesturen.


111

Na het opslaan van de gegevens in het tabblad ‘Login’ verschijnen twee extra tabbladen, namelijk ‘Rechten’ en ‘Instellingen’. Voor het tabblad ‘Instellingen’ verwijzen we u naar ‘2.5 – Voorkeursinstellingen’.. Na het geven van een gebruikersnaam en wachtwoord, bepaalt u welke rechten de medewerker in Reeleezee heeft. Reeleezee maakt daarvoor gebruik van rollen. Hierover leest u meer bij ‘Tabblad Rechten’.

Tabblad Login

Het tabblad ‘Login’.

Op het tabblad ‘Login’ bepaalt u de inloggegevens van een medewerker. Dit doet u als volgt: 1. Vink bij ‘Toegangsbeveiliging Reeleezee’ de optie ‘Activeer Reeleezee Authenticatie’ aan. 2. Vul bij ‘Gebruikersnaam’ een gebruikersnaam in voor de medewerker. Deze bedenkt u zelf. 3. Typ bij ‘Wachtwoord’ een wachtwoord van minimaal zes karakters. 4. Herhaal dit wachtwoord bij ‘Wachtwoord herhalen’. 5. Als u op het tabblad ‘Algemeen’ een e-mailadres van de medewerker hebt ingevuld, dan vinkt u hier de optie ‘E-mail sturen’ aan. De medewerker krijgt zijn gebruikersnaam en wachtwoord dan per e-mail toegestuurd. 6. Klik op ‘Opslaan’.


112

Zodra u op ‘Opslaan’ hebt geklikt, verschijnen twee extra tabbladen, namelijk ‘Rechten’ en ‘Instellingen’. Het tabblad ‘Rechten’ hebt u nodig om aan te geven tot welke gegevens de medewerker toegang heeft. (Het tabblad ‘Instellingen’ hebt u nu niet nodig. Hierover leest u meer in ‘2.5 – Voorkeursinstellingen’.) 7. Klik op het tabblad ‘Rechten’.

Tabblad Rechten

Het tabblad ‘Rechten’.

Op het tabblad ‘Rechten’ gaat u als volgt te werk: 1. Aan de linkerkant kunt u in het lijstje ‘Rechten’ een gebruikersrol aanvinken. U kunt er maar één aanvinken. Een rol houdt in dat een medewerker alleen in bepaalde mappen kan kijken en bepaalde taken kan uitvoeren. Reeleezee onderscheidt de volgende rollen: • Alleen inzage: de rol inzage geeft de gebruiker alleen leesrechten in uw administratie. • Rol Accountant: de accountant heeft alleen leesrechten (‘read-only’) in uw administratie. Reeleezee kent deze rol automatisch toe aan uw inloggegevens voor uw externe accountant.


113

Let op Iemand met de ‘Rol Accountant’ kan niets toevoegen, wijzigen of verwijderen aan uw administratie. De rol is vooral bedoeld voor als u uw accountant wilt laten meekijken in uw administratie. • Rol Boekhouder: de boekhouder heeft alle rechten in de administratie. Deze rol wordt meestal gebruikt door de interne administrateur van de onderneming, die daarmee alle bevoegdheden in de administratie heeft. Let op Wij adviseren de inloggegevens van de Boekhouder niet te verspreiden, omdat deze alle rechten in uw administratie heeft. • Rol Inkoop: iemand met deze rol heeft toegang tot alle aan inkoop gerelateerde functies, zoals het boeken van inkoopfacturen en kosten, en het onderhouden van leveranciersinformatie. • Rol Master: de Master is de eerste gebruiker/eigenaar van de administratie. Het is vaak degene die het Reeleezee-abonnement heeft aangevraagd. De rol Master heeft alle rechten in de administratie. Let op Wij adviseren u de inloggegevens van de Master niet te verspreiden. Deze rol wordt meestal gebruikt door de hoofdgebruiker/eigenaar van de administratie, die daarmee alle bevoegdheden in de administratie heeft. • Rol Medewerker: iemand met deze rol heeft een beperkte set aan rechten. De Medewerker kan informatie opvragen over klanten en leveranciers en boekingen doen in de mappen ‘Verkoop’, ‘Inkoop’ en ‘Kas & Bank’. De Medewerker kan geen instellingen wijzigen. Ook de rechten op rapportages zijn beperkt tot algemene en klant/leveranciersrapporten. De Medewerker heeft geen rechten op financiële rapportages. • Rol Uren: deze rol geeft toegang tot alle functies in uw Reeleezee administratie die aan uren gerelateerd zijn, zoals het boeken van urenbestedingen, gereedmaken voor facturering en alle rapportages op urenadministratie. Let op Deze rol geldt met name als u een abonnement hebt op Reeleezee Uren. We raden u dan ook deze rol niet te kiezen als u geen abonnement op deze module hebt. • Rol Verkoop: deze rol geeft toegang tot alle aan verkoop gerelateerde functies, zoals facturen, offertes en proforma-facturen en het onderhouden van klantinformatie. Deze rol geeft geen toegang tot de map ‘Inkomsten > tabblad Boekingsbonnen’.


114

Let op De functies ‘facturen’, ‘offertes’ en ‘proforma-facturen’ zijn alleen beschikbaar als u een abonnement op deze functies hebt (Reeleezee Factuur). 2. Na het selecteren van de gewenste rol klikt u op ‘Opslaan’.

4.3.3

Medewerker verwijderen

Het kan voorkomen dat u een medewerker die eerst toegang had tot uw administratie, deze op een later moment wilt ‘ontzeggen’. Maar u wilt de medewerker niet uit uw administratie verwijderen. Klik dan vanuit de map ‘Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht’ op de naam van de medewerker. Op het tabblad ‘Login’ haalt u het vinkje achter ‘Toegangsbeveiling Reeleezee’ weg en u slaat deze wijziging op. De betreffende medewerker kan dan niet meer inloggen in uw administratie.


115

4.4 Accountant U kunt een accountant toegang geven tot uw Reeleezee administratie Heeft uw accountant een abonnement op Reeleezee Accounting, dan kunt u een ‘koppeling’ met dit abonnement maken. Uw always-on accountant kan dan vanuit Reeleezee Accounting ‘doorklikken’ naar uw administratie en heeft daar alle rechten om boekingen te doen en te wijzigen. Heeft uw accountant geen eigen abonnement op Reeleezee dan kunt u hem als externe accountant toevoegen aan uw administratie in de map ‘Relaties > tabblad Accountant’’. In deze paragraaf worden beide situaties beschreven.

4.4.1

Always-on accountant toegang geven

Heeft uw accountant een abonnement op Reeleezee Accounting, dan kunt u een ‘koppeling’ met dit abonnement maken. Hiervoor vraagt u aan uw accountant de ‘Always-on code’. Deze code is per Accounting-abonnement uniek. De code vult u in in de map ‘Always On’ > tabblad Accountant > Always On’.

Always-on accountant toegang geven Om een externe accountant toegang te geven tot uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Always-on’. 2. Klik op het tabblad ‘Accountant’. 3. Klik op ‘AlwaysOn’. Het scherm ‘AlwaysOn activering’ verschijnt. 4. Vul bij ‘Wat is de code van uw AlwaysOn-accountant’ de alwaysOn code in die u van uw accountant heeft gekregen. 5. Klik op de knop ‘Activeren’., rechtsonder in het scherm. 6. Vervolgens moet u uitloggen en opnieuw inloggen. U krijgt dan tijdens het inloggen een melding, die inhoudt dat de koppeling met het abonnement van uw accountant wordt gemaakt.


116

Op het tabblad ‘Always On activering’ vult u de ‘Always On code’ in van uw accountant.

Uw accountant kan vervolgens vanuit Reeleezee Accounting in feite ‘doorklikken’ naar uw administratie en heeft daar de volledige rechten. Dit betekent dat hij dezelfde rechten heeft als uzelf. De accountant kan dan ook boekingsbonnen toevoegen, betalingsopdrachten aanmaken etc.

4.4.2

Externe accountant toegang geven

Als uw accountant geen eigen abonnement op Reeleezee heeft dan kunt u hem als externe accountant toegang geven tot uw administratie. Hiervoor voegt u hem toe vanuit de map ‘Relaties > tabblad Accountant > Let op Voor het registreren van uw externe accountant in de map ‘Relaties > tabblad Accountant’ berekent Reeleezee geen extra kosten.

Externe accountant toegang geven Om een accountant toegang te geven tot uw administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Accountant’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het ‘Overzicht accountants’ verschijnt.


117

4. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Nieuw’. Het scherm dat nu verschijnt, bestaat uit de tabbladen: ‘Samenvatting’, ‘Algemeen’, ‘Bankrekeningen’, ‘Login’, ‘Overzichten’. Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker begint u op het tabblad ‘Algemeen’. 5. In het tabblad ‘Algemeen’ vult u ‘Accountantnaam’ in. 6. Bij ‘Wordt gesorteerd op’ geeft u aan met welke naam de accountant wordt getoond in de overzichten van Reeleezee. 7. Vervolgens vult u het e-mailadres van de accountant in bij ‘E-mailadres’. 8. Klik op de knop ‘Opslaan’. 9. Ga naar het tabblad ‘Login’. 10. Vink bij ‘Toegangsbeveiliging Reeleezee’ de optie ‘Activeer Reeleezee Authenticatie’ aan. 11. Vul bij ‘Gebruikersnaam’ een gebruikersnaam in voor de accountant. Deze bedenkt u zelf. 12. Typ bij ‘Wachtwoord’ een wachtwoord van minimaal zes karakters. 13. Herhaal dit wachtwoord bij ‘Wachtwoord herhalen’. 14. Als u op het tabblad ‘Algemeen’ een e-mailadres van de accountant hebt ingevuld, dan vinkt u hier de optie ‘E-mail sturen’ aan. De medewerker krijgt zijn gebruikersnaam en wachtwoord dan per e-mail toegestuurd. 15. Klik op ‘Opslaan’. Let op Een accountant die in de map ‘Relaties > tabblad Accountant’ wordt toegevoegd krijgt standaard alleen ‘leesrechten’. Hij kan geen gegevens veranderen

Tip Wilt u dat uw accountant meer mogelijkheden heeft binnen uw administratie? Attendeer hem dan op Reeleezee Accounting. Hiermee heeft hij dezelfde rechten binnen uw administratie als uzelf. Kijk op www.reeleezee.nl voor meer informatie.


118

5. Facturen invoeren 5.1 Omzet invoeren (verstuurde facturen) Van elke factuur die u aan een klant stuurt, moet u de omzet invoeren in uw Reeleezee administratie. U maakt hiervoor een ‘boekingsbon’ aan. Met een boekingsbon geeft u aan dat u geld tegoed heeft van die klant. Het invoeren van boekingsbonnen voor uw verstuurde facturen doet u in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. Alle omzet en opbrengsten voegt u toe in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. In Reeleezee geeft u op elke boekingsbon de specificaties van de factuur aan. Zo houdt u uw administratie compleet.

5.1.1

Nieuwe boekingsbon maken

In Reeleezee zijn verschillende soorten boekingsbonnen. Elke boekingsbon bestaat uit drie tabbladen: ‘Bon’, ‘Dimensies’ en ‘Betalingsinfo’.

Tabblad Bon Om een nieuwe boekingsbon voor een verstuurde factuur aan te maken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. Het overzicht boekingsbonnen verschijnt.


119

Het overzicht met boekingsbonnen in de map’Verkopen’ of ‘Inkomsten’.

Let op Het kan voorkomen dat u in het overzicht geen boekingsbonnen ziet. Dit kan omdat u bijvoorbeeld nog geen boekingsbonnen in uw administratie hebt ingevoerd, of omdat u met de knop ‘Jaarselectie wijzigen’ rechtsboven in het overzicht (waarin een jaartal staat) een jaar hebt gekozen, dat nog geen boekingsbonnen bevat. 2. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. De lege bon voor het boeken van de omzet verschijnt nu onder in beeld. Reeleezee opent een nieuwe boekingsbon standaard met het tabblad ‘Bon’.


120

Het inboeken van omzet doet u vanuit de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ met de knop ‘Nieuw’.

3. Klik op de titel van de boekingsbon. In de bovenstaande afbeelding is dat de regel ‘Verkoopfactuur (Omzet)’. 4. Kies de soort boekingsbon die u wilt invoeren. Tip Reeleezee heeft een aantal standaardbonsoorten. Wilt u liever andere of meer bonsoorten, dan voegt u deze toe in de map ‘Instellingen > tabblad map Financieel > Onderhoud bonsoorten’. Hierover leest u meer in ‘3.3– Onderhoud bonsoorten’.


121

5. Klik op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de adresgegevens in van de relatie bij wie u de omzet hebt gemaakt. Als u deze gegevens al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast.

De adresgegevens van de klant typt u zelf, of kiest u uit de lijst met relaties aan de rechterkant van dit scherm.

6. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 7. In het veld ‘Referentie’ vult u het factuurnummer in van de verkoopfactuur zoals u deze hebt verstuurd. Let op Het nummer van de verkoopfactuur dat u invult in het veld ‘Referentie’, moet altijd numeriek zijn. 8. Op de boekingsbon staan twee velden voor data: de ‘gewone’ datum en de boekdatum. De ‘gewone’ datum is de factuurdatum, ofwel de datum die op de factuur is vermeld. De ‘boekdatum’ is de datum waarop u ‘boekhoudkundig’ de omzet wilt boeken. Vaak zijn beide data gelijk en hoeft u slechts de ‘gewone’ datum in te vullen. Als de ‘gewone’ datum en ‘boekdatum’ echter van elkaar afwijken, dan kunt u hier de verschillende data invullen.


122

Voorbeeld verschil datum - boekdatum U stuurt op 2 januari 2007 een verkoopfactuur aan een klant voor geleverde diensten in 2006. U wilt de omzet nog in 2006 boeken. Op de boekingsbon vult u als ‘gewone’ datum ‘02-01-2007’ in en bij boekdatum ‘31-12-2006’. De factuur en de BTW worden vervolgens verwerkt in 2007, maar de omzet wordt alsnog genomen in 2006. 9. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie. Dit kan bijvoorbeeld bij de bonsoort ‘Verkoopfactuur (Omzet)' een specificatie zijn van wat u precies hebt verkocht. Let op In de map ‘Instellingen > tabblad map Financieel > Onderhoud bonsoorten’ vindt u deze specificaties bij de verschillende bonsoorten. 10. Bij ‘Omschrijving’ kunt u een omschrijving van de boekingsbon toevoegen, zodat u deze later makkelijk kunt terugvinden. 11. Vul bij ‘Totaal bedrag’ het totaalbedrag van de factuur in, inclusief BTW. 12. Kies bij ‘BTW’ het BTW-tarief dat u rekent voor deze factuur. In deze keuzelijst staat een aantal standaardtarieven. Als u in deze lijst klikt op ‘Meer’, dan verschijnt de volledige lijst. Levert u bijvoorbeeld goederen aan een klant in een EU-land, dan kiest u voor ‘0% EU’. Voor levering aan een klant buiten een EUland, kiest u voor ‘0% Ex-EU’. Afhankelijk van het BTW-tarief dat u hier kiest, verandert ook het bedrag bij ‘Exclusief BTW’. Let op Als u een factuur hebt waarin u verschillende BTW-tarieven hanteert, dan kunt u deze afzonderlijk invoeren. Klik hiervoor op de knop ‘Meer regels’. 13. Klik op de knop ‘Opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht, waar u de boekingsbon ziet staan.

Tabblad Dimensies Als u de omzet per afdeling of per project wilt bijhouden, kunt u gebruikmaken van ‘Dimensies’. Administratief gezien zijn dimensies ‘kostenplaatsen’. U kunt op een boekingsbon de omzet koppelen aan een werknemer, product, project of afdeling. Dit doet u door op de boekingsbon op het tabblad ‘Dimensies’ linksonder op de bon te klikken. Als u hierop klikt, verandert de boekingsbon onder de stippellijn. De gegevens waaruit u bij werknemer, product, project en afdeling kunt kiezen, zijn de gegevens die u zelf hebt toegevoegd in de map ‘Instellingen’. Tip In de map ‘(PDF) Rapporten’ kunt u rapporten per dimensie opvragen. Hierover leest u meer in ‘9.1– Bekijken en printen van financiële overzichten’.

Tabblad Betalingsinfo Op de boekingsbon ziet u naast het tabblad ‘Dimensies’ het tabblad ‘Betalingsinfo’. Betalingsinfo is alleen van belang als u betalingsen incasso-opdrachten in


123

Reeleezee wilt aanmaken. Deze betalingen kunt u dan in de vorm van een ClieOpbestand exporteren en importeren in uw bankprogramma, waar u de incassoopdrachten dan kunt laten uitvoeren. Meer informatie over het aanmaken van deze betalingsen incasso-opdrachten vindt u in ‘6.8 – Betalingsopdrachten aanmaken (ClieOp)’. Als u geen gebruik wilt maken van betalingsinfo, dan is het niet nodig de gegevens op het tabblad ‘Betalingsinfo’ in te vullen.

Boekingsbonnen wijzigen of verwijderen Als u de boekingsbonnen hebt opgeslagen, ziet u deze terug in het overzicht. U kunt een boekingsbon wijzigen of verwijderen. Hiervoor selecteert u de boekingsbon en klikt u op de knop ‘Wijzig’ of ‘Verwijder’. Let op U kunt een boekingsbon niet wijzigen of verwijderen als de BTW al is verwerkt op een verstuurde BTW-aangifte.

5.1.2

Openstaande boekingsbon betalen

Een boekingsbon die u hebt ingevoerd in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’, heeft nog niet de status van ‘Betaald’, maar van ‘Openstaand’. Het is een openstaande boekingsbon, omdat de betaling ervan nog niet is gedaan. Een betaling kunt u handmatig verwerken, maar u kunt ook de afschriftregels importeren via internetbankieren. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Meer over deze map en het koppelen van boekingsbonnen aan betalingen leest u in ’6.3 – Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon’ en ’6.4 – Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon’.


124

5.2 Kosten invoeren (ontvangen facturen) Uw bedrijf heeft niet alleen te maken met omzet en opbrengsten, maar ook met kosten, zoals telefoonkosten, benzinekosten, huur van uw kantoorpand of kosten van briefpapier. Dit zijn kosten die u maakt voor de normale bedrijfsvoering. Deze bedrijfskosten voert u in uw Reeleezee administratie in als boekingsbonnen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. U bepaalt zelf op welk moment u de boekingsbonnen wilt toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld op het moment dat u een factuur of bonnetje ontvangt, of zodra u de bijbehorende betaling op uw bankafschrift ziet staan. In deze paragraaf leggen we u uit hoe u boekingsbonnen vooraf aanmaakt. Let op Het salaris dat u betaalt aan uw medewerkers, voegt u niet in deze map toe. Dit doet u in de map ‘Salaris’. Hierover leest u meer in ‘8.2 – Salarissen verwerken’.

5.2.1

Nieuwe boekingsbon maken

In Reeleezee zijn verschillende soorten boekingsbonnen. Elke boekingsbon bestaat uit drie tabbladen: ‘Bon’, ‘Dimensies’ en ‘Betalingsinfo’.

Tabblad Bon Om een boekingsbon aan te maken voor een ontvangen factuur, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘ Uitgaven’. Het overzicht ‘Boekingsbonnen’ verschijnt.


125

Het overzicht met boekingsbonnen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’.

Let op Het kan voorkomen dat u in het overzicht geen boekingsbonnen ziet. Dit kan omdat u bijvoorbeeld nog geen boekingsbonnen in uw administratie hebt ingevoerd, of omdat u met de knop ‘Jaarselectie wijzigen’ rechtsboven in het overzicht (waarin een jaartal staat) een jaar hebt gekozen, dat nog geen boekingsbonnen bevat. 2. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. De lege bon voor het boeken van de kosten verschijnt nu onder in beeld.


126

Het inboeken van kosten doet u vanuit de map ‘Uitgaven’ met de knop ‘Nieuw’.

3. Klik op de titel van de boekingsbon. In de bovenstaande afbeelding is dat de regel ‘Autokosten (Uitgaven)’. 4. Kies de soort boekingsbon die u wilt invoeren. Tip Reeleezee heeft een aantal standaardbonsoorten. Wilt u liever andere of meer bonsoorten, dan voegt u deze toe in de map ‘Instellingen > tabblad map Financieel > Onderhoud bonsoorten’. Hierover leest u meer in ’3.3 – Onderhoud bonsoorten’.


127

5. Klik op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de adresgegevens in van de relatie bij wie u de kosten hebt gemaakt. Als u deze gegevens al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast.

De adresgegevens van de leverancier typt u zelf, of kiest u uit de lijst met relaties aan de rechterkant van dit scherm.

6. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 7. In het veld ‘Referentie’ vult u het factuurnummer van de uitgavenfactuur in zoals u deze hebt verstuurd. Let op De uitgavenfactuur kan numeriek of alfanumeriek zijn. 8. Op de boekingsbon staan twee velden voor data: de ‘gewone’ datum en de boekdatum. De ‘gewone’ datum is de factuurdatum, ofwel de datum die op de factuur is vermeld. De ‘boekdatum’ is de datum waarop u ‘boekhoudkundig’ de omzet wilt boeken. Vaak zijn beide data gelijk en hoeft u slechts de ‘gewone’ datum in te vullen. Als de ‘gewone’ datum en ‘boekdatum’ echter van elkaar afwijken, dan kunt u hier de verschillende data invullen.


128

Voorbeeld verschil datum - boekdatum U ontvangt een factuur van een klant op 2 januari 2007 voor geleverde diensten in 2006. U wilt deze kosten nog in 2006 nemen. Op de boekingsbon vult u bij de ‘gewone’ datum ‘02-01-2007’ in en bij boekdatum ‘31-12-2006’. De factuur en de BTW worden vervolgens verwerkt in 2007, maar de kosten worden genomen in 2006. 9. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie. Dit kan bijvoorbeeld bij de bonsoort ‘Autokosten (Uitgaven)’ een specificatie zijn van ‘benzinekosten’ of ‘autohuur’. Let op In de map ‘Instellingen > tabblad map Financieel > Onderhoud bonsoorten’ staan deze specificaties bij de verschillende bonsoorten. 10. Bij ‘Omschrijving’ kunt u een omschrijving van de boekingsbon toevoegen, zodat u deze later makkelijk kunt terugvinden. 11. Vul bij ‘Totaal bedrag’ het totaalbedrag van de factuur in, inclusief BTW. 12. Kies bij ‘BTW’ het BTW-tarief van deze factuur. In deze keuzelijst staat een aantal standaardtarieven. Als u in deze lijst klikt op ‘Meer’, dan verschijnt de volledige lijst. Gaat het bijvoorbeeld om goederen van een klant in een EU-land, dan kiest u voor ‘0% EU’. Voor goederen van een klant buiten een EU-land, kiest u voor ‘0% Ex-EU’. Afhankelijk van het BTW-tarief dat u hier kiest, verandert ook het bedrag bij ‘Exclusief BTW’. Let op Als u een factuur hebt waarin verschillende BTW-tarieven worden gehanteerd, dan kunt u deze afzonderlijk invoeren. Klik hiervoor op de knop ‘Meer regels’. 13. Klik op de knop ‘Opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht, waar u de boekingsbon ziet staan.

Tabblad Dimensies Als u de kosten per afdeling van uw bedrijf of per project wilt bijhouden, kunt u gebruikmaken van ‘Dimensies’. Administratief gezien zijn dimensies ‘kostenplaatsen’. U kunt op een boekingsbon de kosten koppelen aan een werknemer, product, project of afdeling. Dit doet u door op de boekingsbon op het tabblad ‘Dimensies’ linksonder op de bon te klikken. Als u hierop klikt, verandert de boekingsbon onder de stippellijn. De gegevens waaruit u bij werknemer, product, project en afdeling kunt kiezen, zijn de gegevens die u zelf hebt toegevoegd in de map ‘Instellingen’.


129

Tip In de map ‘(PDF) Rapporten’ kunt u rapporten per dimensie opvragen. Hierover leest u meer in ‘9.1 – Bekijken en printen van financiële overzichten’.

Tabblad Betalingsinfo Op de boekingsbon ziet u naast het tabblad ‘Dimensies’ het tabblad ‘Betalingsinfo’. Betalingsinfo is alleen van belang als u betalingsen incasso-opdrachten in Reeleezee wilt aanmaken. Deze betalingen kunt u dan in de vorm van een ClieOpbestand exporteren en importeren in uw bankprogramma, waar u de incassoopdrachten dan kunt laten uitvoeren. Meer informatie over het aanmaken van deze betalingsen incasso-opdrachten vindt u in ‘6.9- Incasso-opdrachten aanmaken (ClieOp)’. Als u geen gebruik wilt maken van betalingsinfo, dan is het niet nodig de gegevens op het tabblad ‘Betalingsinfo’ in te vullen.

5.2.2

Boekingsbonnen wijzigen of verwijderen

Als u de boekingsbon hebt opgeslagen, dan ziet u deze terug in het overzicht. U kunt een boekingsbon altijd wijzigen of verwijderen. Hiervoor selecteert u de boekingsbon en klikt u op de knop ‘Wijzigen’ of ‘Verwijderen’. Let op U kunt een boekingsbon niet wijzigen of verwijderen als de BTW al is verwerkt op een verstuurde BTW-aangifte.

5.2.3

Openstaande boekingsbon betalen

Een boekingsbon die u hebt ingevoerd in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’, heeft nog niet de status van ‘Betaald’, maar van ‘Openstaand’. Het is een openstaande boekingsbon, dat wil zeggen dat er nog geen betaling is verwerkt. Een betaling kunt u handmatig verwerken, maar u kunt ook de afschriftregels importeren via internetbankieren. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Meer over deze map en het koppelen van boekingsbonnen aan betalingen leest u in ‘6.3 – Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon’ en ‘6.4– Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon’.


130

5.3 Inkopen van handelsvoorraad verwerken Sommige producten die u inkoopt, zijn niet bedoeld voor eigen gebruik binnen uw bedrijf, maar voor de verkoop. De factuur die u krijgt voor de inkoop van deze producten boekt u niet als ‘kosten’, maar als ‘voorraad’. Pas op het moment dat u de producten verkoopt, mag u de kosten boeken. Dit heet het ‘matching-principe’. Zodra u de kosten hebt geboekt, zult u de afname in de voorraad ook moeten boeken. Dit doet u in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Voor het volledig onderhouden en administreren van deze inkopen hebt u daarnaast ook de map ‘Financieel’ nodig. U administreert de inkoop van deze producten op een andere manier dan de inkoop van de gebruiksvoorwerpen. De map waarin u de inkoop van uw voorraad administreert is echter wel dezelfde, namelijk de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’.

5.3.1

Nieuwe boekingsbon maken voor inkoop/voorraad

Voor de inkoop van producten (uw handelsvoorraad) maakt u een boekingsbon aan. Elke boekingsbon bestaat uit drie tabbladen: Bon, Dimensies en Betalingsinfo. Voor de inkoop van voorraad heeft Reeleezee een speciale bonsoort aan de administratie toegevoegd: de bonsoort ‘Inkopen/Voorraad’.

Tabblad Bon Om een boekingsbon aan te maken voor de inkoop van uw handelsvoorraad, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Het overzicht boekingsbonnen verschijnt.


131

Het overzicht met boekingsbonnen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’.

Let op Het kan voorkomen dat u in het overzicht geen boekingsbonnen ziet. Dit kan omdat u bijvoorbeeld nog geen boekingsbonnen in uw administratie hebt ingevoerd, of omdat u met de knop ‘Jaarselectie wijzigen’ rechtsboven in het overzicht (waarin een jaartal staat) een jaar hebt gekozen, dat nog geen boekingsbonnen bevat. 2. Klik aan de linkerkant vanuit het tabblad ‘Boekingsbonnen’ op ‘Inkopen/Voorraad’. Het overzicht ‘Inkopen/Voorraad’ verschijnt. Let op Als u nog geen boekingsbonnen bij deze bonsoort hebt ingevoerd, is dit scherm leeg. 3. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. De lege bon voor het boeken van de inkopen/voorraad verschijnt nu onder in beeld.


132

Voor het inboeken van inkopen/voorraad heeft Reeleezee de speciale bonsoort ‘Inkopen/Voorraad’.


133

4. Klik op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de adresgegevens in van de relatie bij wie u de omzet hebt gemaakt. Als u deze gegevens al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast.

De adresgegevens van de leverancier typt u zelf, of kiest u uit de lijst met relaties aan de rechterkant van dit scherm.

5. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 6. Op de boekingsbon staan twee velden voor data: de ‘gewone’ datum en de boekdatum. De ‘gewone’ datum is de factuurdatum, ofwel de datum die op de factuur is vermeld. De ‘boekdatum’ is de datum waarop u ‘boekhoudkundig’ de voorraad wilt boeken. Vaak zijn beide data gelijk en hoeft u slechts de ‘gewone’ datum in te vullen. Als de ‘gewone’ datum en ‘boekdatum’ echter van elkaar afwijken, dan kunt u hier de verschillende data invullen. Voorbeeld verschil datum – boekdatum Stel, u verkoopt kookboeken. U bestelt 100 kookboeken in december 2006 en ontvangt hiervoor een factuur op 2 januari 2007. U wilt de voorraad echter nog in 2006 nemen. Op de boekingsbon vult u bij de ‘gewone’ datum ‘02-012007’ in en bij boekdatum ‘31-12-2006’. De factuur en de BTW worden vervolgens verwerkt in 2007, maar de voorraad wordt genomen in 2006. 7. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie. Bij de aanschaf van bijvoorbeeld 100 kookboeken kunt u als specificatie kiezen voor ‘Voorraad handelsgoederen’.


134

Let op In de map ‘Instellingen > tabblad map Financieel > Onderhoud bonsoorten’ vindt u de specificaties bij de verschillende bonsoorten. 8. Bij ‘Omschrijving’ kunt u een omschrijving van de boekingsbon toevoegen, zodat u deze later makkelijk kunt terugvinden. 9. Vul bij ‘Totaal bedrag’ het totaalbedrag van de factuur in, inclusief BTW. 10. Kies bij ‘BTW’ het BTW-tarief dat u rekent voor deze factuur. In deze keuzelijst staat een aantal standaardtarieven. Als u in deze lijst klikt op ‘Meer’, dan verschijnt de volledige lijst. Let op Als u een factuur hebt waarin verschillende BTW-tarieven worden gehanteerd, dan kunt u deze afzonderlijk invoeren. Klik hiervoor op de knop ‘Meer regels’. 11. Klik op de knop ‘Opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht, waar u de boekingsbon ziet staan.

Tabblad Dimensies Als u de voorraad per afdeling van uw bedrijf of per project wilt bijhouden, kunt u gebruikmaken van ‘Dimensies’. Administratief gezien zijn dimensies ‘kostenplaatsen’. U kunt op een boekingsbon de kosten koppelen aan een werknemer, product, project of afdeling. Dit doet u door op de boekingsbon op het tabblad ‘Dimensies’ linksonder op de bon te klikken. Als u hierop klikt, verandert de boekingsbon onder de stippellijn. De gegevens waaruit u bij werknemer, product, project en afdeling kunt kiezen, zijn de gegevens die u zelf hebt toegevoegd in de map ‘Instellingen’. Tip In de map ‘(PDF) Rapporten’ kunt u rapporten per dimensie opvragen. Hierover leest u meer in ‘9.1 – Bekijken en printen van de financiële overzichten’.

Tabblad Betalingsinfo Naast het tabblad ‘Dimensies’ ziet u het tabblad ‘Betalingsinfo’. Betalingsinfo is alleen van belang als u incasso-opdrachten in Reeleezee wilt aanmaken. Deze incasso’s kunt u dan in de vorm van een ClieOp-bestand exporteren en importeren in uw bankprogramma, waar u de incasso-opdrachten dan kunt laten uitvoeren. Meer informatie over het aanmaken van deze incasso-opdrachten vindt u in ‘6.9 Incasso-opdrachten aanmaken (ClieOp)’. Als u geen gebruik wilt maken van betalingsinfo, dan is het niet nodig de gegevens op het tabblad ‘Betalingsinfo’ in te vullen.

5.3.2

Omzet inboeken

Als u de ingekochte producten verkoopt, maakt u omzet. Deze omzet boekt u ook zodanig in in uw administratie. Meer informatie over het inboeken van de omzet leest u in ‘5.1 – Omzet invoeren (verstuurde facturen)’.


5.3.3

135

Voorraad afboeken

Als u producten uit uw voorraad verkoopt, neemt uw voorraad uiteraard af. Dit moet u in uw administratie verwerken. Voor het afboeken van uw handelsvoorraad hebt u de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal’ nodig. Dit tabblad is bedoeld voor incidentele boekingen die u niet via een inkoop- of verkoopboeking kunt verwerken. Het memoriaal kunt u zien als het ‘diverse postenboek’. Een memoriaalboeking moet altijd precies in balans zijn met minimaal één regel met een bedrag ‘credit’ en minimaal één regel met een bedrag ‘debet’. Voor het afboeken van de voorraad maakt u zo’n boeking met twee regels. Met de ene regel boekt u de waarde van de voorraad af (credit). Met de andere regel boekt u diezelfde waarde als (inkoop)kosten (debet).

Memoriaalboeking aanmaken Een memoriaalboeking maakt u als volgt aan: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik op het tabblad ‘Memoriaal’. 3. Klik op ‘Overzicht’. 4. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. De lege bon voor het maken van een memoriaalboeking verschijnt.

In de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal > Overzicht’ kunt u met de knop ‘Nieuw’ een memoriaalboeking aanmaken.


136

5. Vul in dit scherm een referentie van de boeking in (bijvoorbeeld een factuurnummer) en eventueel een korte omschrijving. 6. Kies bij ‘Memoriaalboek’ onder welke type memoriaal u de voorraad wilt afboeken, bijvoorbeeld ‘MEMO – Algemene Memorialen’. 7. Klik op de knop ‘Ok’. Het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ verschijnt. Tip U kunt zelf nieuwe typen voor memoriaalboekingen aanmaken, via de map Instellingen > tab ‘Map Financieel’ > Onderhoud Memoriaalboeken. Reeleezee noemt deze typen ‘memoriaalboeken’. Deze typering wordt gebruikt om in overzichten memoriaalboekingen een filter toe te passen. Voor het afboeken van voorraad zou u een nieuw memoriaalboek ‘Voorraad’ kunnen aanmaken. Als u bij elke memoriaalboeking die te maken heeft met het afboeken van de voorraad bij memoriaalboek ‘Voorraad’ kiest, kunt u later in het tabje ‘Memoriaal’ alle memoriaalboekingen van het type ‘Voorraad’ sneller terugvinden.

In het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ gaat u de boekregels toevoegen van de memoriaalboeking.

Boven in het scherm ziet u in het grijze kader de gegevens, zoals u deze zojuist hebt ingevuld. U kunt nu een boekregel invullen. De eerste boekregel die u invoert, is de afname van de voorraad handelsgoederen. 8. Klik op de eerste lege regel. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt.


137

In het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ vult u de gegevens van de memoriaalboeking in.

9. Kies bij ‘Rekening’ in de keuzelijst de rekening ‘1101 – Voorraad handelsgoederen’. Het gaat immers om de voorraad die afneemt. 10. Omdat de voorraad afneemt, hoeft u bij ‘D’ (Debet) niets in te vullen. Bij ‘C’ (Credit) vult u het bedrag van de afname van de voorraad in. Dit bedrag wordt berekend door het aantal producten te vermenigvuldigen met de inkoopprijs per stuk, exclusief BTW. 11. Voeg eventueel een omschrijving toe en klik op ‘Regel opslaan’. U keert weer terug naar het scherm ‘Memoriaal boekstuk’. In dit scherm verschijnt een nieuwe lege. Deze hebt u nodig voor de tegenboeking. 12. Klik op de lege regel. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt. 13. Kies bij ‘Rekening’ in de keuzelijst een kosten-rekening, bijvoorbeeld ‘7002 – Inkopen 19%’. 14. Vul bij ‘D’ (Debet) hetzelfde bedrag in als op de eerste regel. 15. Voeg eventueel een omschrijving toe en klik op ‘Regel opslaan’. U ziet nu de memoriaalboeking met twee regels die in evenwicht zijn met de bedragen. 16. Het enige dat u nu nog moet doen, is de boeking definitief maken of ‘boeken’. Klik op de knop ‘Boeken’.


138

Let op Een memoriaalboeking die nog niet definitief is, staat in het overzicht als ‘Concept’. Zolang de boeking de status ‘concept’ heeft, worden de gegevens ervan niet verwerkt in uw balans en winst- en verliesrekening. U zult de boeking ‘definitief’ moeten maken, ofwel moeten ‘boeken’. In het overzicht ziet u bij ‘Status’ dat de memoriaalboeking ‘Geboekt’ is. De afname van de voorraad en de toename van de kosten zijn nu correct geadministreerd.

5.3.4

Memoriaalboeking corrigeren

Een memoriaalboeking die u al hebt ingevoerd, kunt u corrigeren. Belangrijk hierbij is de status van de boeking. Een boeking die in het overzicht de status ‘Concept’ heeft, is nog niet definitief en kunt u meteen aanpassen door erop te klikken. Een memoriaalboeking met de status ‘Openstaand’ moet u eerst op ‘Concept’ zetten. Hetzelfde geldt ook voor een memoriaalboeking met de status ‘Geboekt’. Voor het corrigeren van een memoriaalboeking met de status ‘Openstaand’ of ‘Geboekt’, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de boeking die u wilt corrigeren. 2. Klik boven aan het scherm dat verschijnt op de knop ‘Corrigeren’. De memoriaalboeking krijgt nu de status ‘Concept’ 3. Klik op de regel(s) die u wilt aanpassen. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt.

In het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ kunt u de gegevens aanpassen.


139

4. Wijzig in dit scherm de betreffende gegevens. 5. Klik op ‘Regel opslaan’. U keert weer terug naar het scherm ‘Memoriaal boekstuk’. 6. Als u alle gegevens hebt gewijzigd, klikt u boven aan het scherm op de knop ‘Boeken’. Hiermee maakt u de boeking definitief. In het overzicht ziet u dat de status van de memoriaalboeking is veranderd.

5.3.5

Memoriaalboeking verwijderen

Een memoriaalboeking kunt u altijd uit uw administratie verwijderen, ongeacht de status ervan. Klik hiervoor in het overzicht op de memoriaalboeking die u wilt verwijderen. Vervolgens klikt u boven in het scherm op de knop ‘Verwijderen’.


140

5.4 Opstellen van de beginbalans Als u begint met Reeleezee is de kans groot dat u al een lopende onderneming hebt. U hebt al een boekhouding of een kas- en bankboek, of u besteedt uw administratie uit aan een accountant. Om uw administratie kloppend te houden, moet u de eindbalans van uw vorige administratie als beginsituatie invoeren in Reeleezee. Maar ook als u startende ondernemer bent, moet u de beginsituatie invoeren. Dit gebeurt in de beginbalans. Hiervoor hebt u de map ‘Financieel’ nodig. De beginbalans is de beginsituatie van uw bedrijf op het moment dat u met Reeleezee begint. In de beginbalans noteert u het banksaldo, de nog niet betaalde facturen en hoeveel u bijvoorbeeld investeert in uw inventaris en voorraad. Hierbij maakt het niets uit of u een starter bent of al een lopend bedrijf hebt. Let op U bent niet verplicht om de beginbalans in te voeren, zodra u met Reeleezee begint. U kunt de beginbalans ook op een later tijdstip invoeren. U bent ook niet verplicht de beginbalans in een keer volledig in te voeren. U kunt dit post voor post doen. Reeleezee zorgt er namelijk voor dat uw beginbalans in balans is door een afsluitende restpost op te nemen.

5.4.1

Beginbalans opnemen

Als uw bedrijf al langer bestaat, dan kunt u uw beginbalans overnemen van de laatst goedgekeurde jaarrekening of van de eindbalans uit uw vorige administratiepakket. Bent u startend ondernemer, dan moet u ook een beginbalans opmaken. U hebt dan waarschijnlijk middelen vanuit uw privézaken ingebracht in uw onderneming. Deze inbreng kunt u registreren als de beginbalans van uw administratie. Tip Het is handig om uw administratie te beginnen aan het begin van een nieuw boekjaar, of aan het begin van een nieuwe BTW-periode, bijvoorbeeld een kwartaal. Uw beginbalans loopt dan gelijktijdig met de begindatum. Bij het invoeren van uw beginbalans werkt u met balansposten. De posten zijn onderverdeeld in activa en passiva. Deze bepalen ook of een bedrag ‘debet’ of ‘credit’ is: • Activa zijn de bezittingen en vorderingen van uw bedrijf. Als u zo’n post opneemt, wordt het bedrag ‘debet’. • Passiva zijn het eigen vermogen en de schulden van uw bedrijf. Bij dit soort posten hoort ‘credit’.

Beginbalans invoeren Om de beginbalans van de verschillende posten in te voeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad ‘Grootboek’.


141

3. Klik op ‘Beginbalans’. Het scherm ‘Beginbalans’ verschijnt.

In het scherm ‘Beginbalans’ stelt u de beginsituatie van uw bedrijf in op het moment dat u met Reeleezee begint.

Linksboven in het scherm ziet u een datum. Dit is de ‘eerste boekdatum’. De eerste boekdatum is de begindatum van uw administratie in Reeleezee. U hebt deze datum ingevuld in de map ‘Instellingen > tabblad Algemene Instellingen > Instellingen boekhouding’. Let op Wilt u een andere datum om uw administratie in Reeleezee te beginnen? Dan kunt u deze wijzigen in de map ‘Instellingen > tabblad Algemene Instellingen > Instellingen boekhouding’.


142

4. In het scherm ‘Beginbalans’ ziet u de (lege) regels waar u de beginsituatie van de verschillende posten van uw bedrijf kunt invoeren. Klik op een lege regel. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt.

In het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ vult u de balans in van een post.

5. Kies in de lijst bij ‘Rekening’ de post die u wilt toevoegen. Op basis van het soort post vult Reeleezee in of dit een ‘debet’- of een ‘credit’-post is. 6. Vul bij ‘Bedrag’ het bedrag in van de post. Dit bedrag is de waarde van de post per eerste boekdatum. 7. Bij ‘Openstaande post’ zet u alleen een vinkje als het om een factuur gaat waarvan de betaling nog ontvangen of gedaan moet worden. Hierover leest u meer in ‘5.4.2 - Openstaande facturen uit een vorig boekjaar’ 8. Vul bij ‘Referentie’ een referentie in van de post, waaraan u deze kunt herkennen, bijvoorbeeld ‘Beginsaldo’. 9. Klik op ‘Opslaan’. U keert weer terug naar het scherm ‘Beginbalans’.


143

Voorbeeld Stel, u bezit computersoftware met een totale waarde van € 3500,-. Dat bedrag moet u dan op uw openingsbalans opnemen als een bezitting (debet). In de lijst bij ‘Rekening’ kiest u de post ‘Computersoftware’. Bij het bedrag vult u het bedrag in van € 3500,-. Klik op de knop ‘Opslaan’. U hebt nu het bezit aan software in de balans opgenomen.

Meer posten invoeren Op dezelfde manier zoals we hebben uitgelegd in paragraaf 5.4.1, neemt u ook uw andere bezittingen op, zoals de waarde van uw bedrijfsauto, voorraad, kantoorpand of winkel. Vergeet ook niet uw actuele banksaldo en kasbedrag in te voeren. Deze beginsaldi kunt u ook per bank en kas invoeren in de map Instellingen > tabblad ‘Map Kas & bank’. Als u dat daar al heeft gedaan zult u ze als regels op de beginbalans terugzien. Dit zijn namelijk ook bezittingen. Als u niet meer precies weet wat uw kaspositie was (of de waarde van een andere bezitting) op de datum van het begin van uw administratie, raadpleeg dan de laatste jaarrekening of balans van de voorgaande periode. Naast uw bezittingen voert u ook de vorderingen, het eigen vermogen en de schulden in. Een voorbeeld van het eigen vermogen is het bedrijfskapitaal. Uw schulden zijn bijvoorbeeld ontvangen leningen. Let op Als in de beginbalans als laatste regel nog een boeking op ‘Tegenrekening balansposten’ staat, dan betekent dit dat u de beginbalans niet volledig hebt ingevoerd. U moet dan nog een aantal posten toevoegen. Controleer vanuit uw administratie welke posten dit zijn en voeg ze vervolgens toe aan uw administratie door in de map ‘Financieel > tabblad Grootboek > Beginbalans’ op een lege regel (‘Regel toevoegen’) te klikken.

5.4.2

Openstaande facturen uit een vorig boekjaar

Bij een beginbalans horen ook de facturen uit een vorig boekjaar die in het begin van de boekhouding in Reeleezee nog betaald moesten worden. Dit worden ‘openstaande posten’ genoemd. Zo kan het zijn dat u een factuur hebt verstuurd, maar het bedrag nog niet hebt ontvangen. In dit geval zult u het nog te ontvangen factuurbedrag bij de post ‘debiteuren’ moeten invoeren. Het kan ook gebeuren dat u inkomende facturen van leveranciers nog niet hebt betaald. Het nog te betalen bedrag moet u dan bij de post ‘crediteuren’ invoeren. Als u de BTW over het laatste kwartaal van het vorig jaar nog moet betalen, voert u dit bij de post ‘BTW af te dragen op aangifte’ in. Bij al deze openstaande posten kunt u het vinkje bij ‘Openstaande post’ zetten. Alleen op die manier vindt u de openstaande posten in het overzicht ‘Best overeenkomend’ bij het verantwoorden van afschriftregels.

Openstaande facturen uit een vorig jaar invoeren Voor het opnemen van ‘openstaande posten’ gaat u op dezelfde manier te werk als bij het invoeren van de andere balansposten: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad ‘Grootboek’.


144

3. Klik op ‘Beginbalans’. Het scherm ‘Beginbalans’ verschijnt.

Vanuit het scherm ‘Beginbalans’ voert u de openstaande posten in.

4. Klik in het scherm ‘Beginbalans’ op een lege regel. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt. 5. Kies in de lijst bij ‘Rekening’ de post die u wilt toevoegen: debiteuren, crediteuren of bijvoorbeeld ‘BTW af te dragen op aangifte’. 6. Vul bij ‘Bedrag’ het bedrag in van de post. Bij ‘crediteuren’ kiest u ‘credit’ en bij ‘debiteuren’ kiest u ‘debet’. Als er sprake is van een creditfactuur (kwijtschelding) draait u dit om.


145

7. Vink het vakje aan bij ‘Openstaande post’. Het scherm verandert nu.

Als u kiest voor een openstaande post, dan verandert het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’.

8. Geef bij ‘Relatietype’ aan of de openstaande post betrekking heeft op een ‘klant’, ‘leverancier’ of ‘medewerker’. De Belastingdienst vindt u onder de leveranciers. . 9. Klik achter ‘Relatie’ op de knop 10. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de adresgegevens in van de relatie die bij de post hoort. Als u deze gegevens al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast. 11. Klik op de knop ‘Ok’. U keert weer terug naar het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’. 12. Vul bij ‘Referentie’ een referentie in die bij de openstaande post hoort, bijvoorbeeld het factuurnummer en de datum van de factuur. 13. Klik op ‘Opslaan’. De openstaande post is nu aan de lijst bij de beginbalans toegevoegd.

5.4.3

Post wijzigen/verwijderen

Als de gegevens bij een post niet kloppen, dan kunt u deze wijzigen. Hiervoor klikt u in de map ‘Financieel > tabblad Grootboek > Beginbalans’ in het scherm ‘Beginbalans’ op de post die u wilt wijzigen. In het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ kunt u de gegevens veranderen.


146

Wilt u een post verwijderen, dan klikt u in het scherm ‘Beginbalans’ op het rode kruisje achter de regel van de betreffende post. Hiermee verwijdert u de post uit uw administratie.

5.4.4

Status beginbalans

In het scherm ‘Beginbalans’ ziet u in het statusstempel de status van uw beginbalans. Als u openstaande posten hebt, ziet u in het statusstempel welke posten dit zijn. Het stempel heeft dan ook als status ‘Openstaand’. Als u alle posten hebt geboekt, is de status van het stempel ‘Geboekt’.


147

6. Betalingen verwerken 6.1 Bankafschriften handmatig invoeren Een onderdeel van uw boekhouding is het registreren van uw bankafschriften. De papieren afschriften van uw bank moet u in uw administratie invoeren om uw boekhouding kloppend te houden. De regels van uw papieren afschrift typt u zelf over in uw Reeleezee administratie. In deze paragraaf leggen we uit hoe u dat doet. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Op uw papieren afschrift staan al uw betalingen van een bepaalde periode. Elke betaling, of dit nu een geldopname bij een pinautomaat is of de betaling van een abonnement, moet u in Reeleezee invoeren. U typt het letterlijk over. Let op Ontvangt u geen papieren bankafschriften meer, maar werkt u alleen nog met digitale (online) afschriften? Dan raden wij u aan deze te importeren, in plaats van handmatig in te voeren. Importeren scheelt u een hoop werk. Bovendien neemt u ook extra informatie over die niet op een papieren afschrift staat. Bij het handmatig overtypen neemt u misschien ook niet alle informatie over, omdat u denkt dat u wel onthoudt waarover de betaling gaat. In de praktijk blijkt echter dat deze informatie toch vaak wordt vergeten. Hoe u uw afschriften via internetbankieren importeert, leest u in ‘6.2 – Bankafschriften importeren’.

6.1.1

Nieuw rekeningafschrift aanmaken

Elke betaling die op uw afschrift staat noemen we een ‘afschriftregel’. Bij het handmatig invoeren van afschriftregels typt u letterlijk het papieren afschrift over dat u van de bank hebt ontvangen. In Reeleezee maakt u eerst een leeg genummerd afschrift aan, en gaat vervolgens de regels op het afschrift toevoegen. Het (nieuwe) saldo per afschrift moet kloppen met de som van de afschriftregels die u hebt ingevoerd op het afschrift.

Afschrift invoeren Om een nieuw rekeningafschrift aan te maken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waaraan u een afschrift wilt toevoegen.


148

3. Klik op ‘Overzicht afschriften’. Het ‘Overzicht afschriften’ verschijnt. Als u nog geen afschriften hebt toegevoegd aan uw administratie, dan is dit scherm leeg.

Vanuit het ‘Overzicht afschriften’ kunt u handmatig bankafschriften aan uw administratie toevoegen.

Let op Reeleezee heeft twee soorten overzichten voor uw bankafschriften: het ‘Maandoverzicht’ en het ‘Overzicht afschriften’. In het ‘Maandoverzicht’ worden alle afschriftregels ingedeeld per maand en automatisch getoond. Met de tabs aan de rechterkant kunt u door de maanden bladeren. Het ‘Maandoverzicht’ wordt vooral gebruikt voor het automatisch importeren van transacties. In het ‘Overzicht afschriften’ geeft u elk bankafschrift een nummer. Dit nummer is het volgnummer zoals dat op uw papieren afschrift staat. U kunt elk genummerd afschrift opvragen door op het genummerde tabblad aan de rechterkant van het scherm te klikken. Het ‘Overzicht afschriften’ is vooral handig als u uw bankafschriften handmatig in Reeleezee invoert.


149

4. Om een nieuw afschrift aan te maken, klikt u boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. Het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ verschijnt. Hier vult u de gegevens in van uw bankafschrift.

In het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ vult u de gegevens in zoals deze op uw afschrift vermeld staan.

5. Het veld ‘Nummer’ wordt automatisch ingevuld; het is het volgnummer van uw rekeningafschrift. U kunt het nummer aanpassen, maar als u uw administratie goed bijhoudt, is dit nummer altijd hetzelfde als het volgnummer op uw papieren afschrift. Let op Als u werkt vanuit het ‘Overzicht afschriften’ en dus gebruikmaakt van genummerde afschriften, doet Reeleezee automatisch een saldocontrole. Reeleezee controleert of het totaal van de afschriftregels het verschil tussen het nieuwe en vorige saldo (wat rechtsboven op het afschrift staat) verantwoordt. Het resultaat van deze controle wordt altijd in het stempel op het afschrift getoond. Als een afschrift ‘Compleet’ is, betekent dit dat de saldocontrole juist is het verschil tussen het nieuwe en vorige saldo correct zijn. Bij een verschil krijgt het afschrift het stempel ‘Concept’. 6. Vul bij ‘Datum’ de datum van uw afschrift in. 7. Bij ‘Nieuw saldo’ neemt u het nieuwe saldo van uw afschrift over.


150

8. Klik op ‘Ok’. Het afschrift wordt nu aangemaakt. U keert terug naar het ‘Overzicht afschriften’. Hier ziet u in het overzicht het afschrift staan. Het afschrift heeft als status ‘Concept’. U gaat nu de regels van het afschrift op het lege afschrift toevoegen. Hoe u dit doet, leest u in de volgende paragraaf.

6.1.2

Afschriftregel toevoegen

De volgende stap is het specificeren van uw afschrift en de afschriftregels toevoegen. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Klik in het ‘Overzicht afschriften’ op het afschrift dat u zojuist hebt aangemaakt. Het afschrift, met als status ‘Concept’, verschijnt nu in beeld.

Het afschrift in Reeleezee ziet er net zo uit als uw papieren afschrift van de bank.

2. Klik in het afschrift op de eerst lege regel. Het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ verschijnt.


151

In het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ vult u de specificaties in zoals deze op uw papieren afschrift staan.

3. Vul bij ‘Datum’ de datum in waarop het bedrag is af- of bijgeschreven. 4. Vul bij ‘Omschrijving’ de omschrijving in, zoals deze op uw afschrift staat. 5. Als u een betaling toevoegt van een bedrag dat is bijgeschreven, dan vult u dit bedrag bij ‘Bedrag bij’ in. Gaat het om een bedrag dat is afgeschreven, dan vult u dit bedrag bij ‘Bedrag af’ in. 6. Bij ‘Rekening begunstigde’ vult u het rekeningnummer in van de relatie bij wie het bedrag is af- of bijgeschreven. Reeleezee controleert of het rekeningnummer al in uw administratie voorkomt. 7. Als het rekeningnummer niet in uw administratie voorkomt, dan verschijnt er een melding in het scherm. Door achter deze melding (de ‘Tip’) op de link ‘hier’ te klikken, verschijnt het scherm ‘Rekening onderhoud’.


152

In het scherm ‘Rekening onderhoud’ voegt u het rekeningnummer en de gegevens van de relatie toe.

8. In dit scherm koppelt u het rekeningnummer aan een relatie. Bij ‘Begunstigde’ kunt u zelf de naam van de nieuwe relatie typen, of door nogmaals in het veld te klikken, een (reeds ingevoerde) relatie kiezen uit de lijst. 9. Kies bij ‘Relatie type’ of de begunstigde een klant, leverancier of medewerker is. Tip Onder in het scherm ziet u een lijst van alle relaties in uw administratie. Als het rekeningnummer bij een van de relaties uit de lijst hoort, dan kunt u deze ook selecteren. De overige velden van het scherm zullen dan automatisch worden ingevuld. 10. Klik op de knop ‘Opslaan’. U komt weer terug in het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’. Als het afschrift het stempel ‘Compleet’ heeft, dan is uit de saldocontrole geen verschil naar voren gekomen. U kunt nu de betaling aan de bijbehorende boekingsbon koppelen. Hoe u dit doet, leest u in ‘6.3 – Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon’.


153

6.2 Bankafschriften importeren De bankafschriften die u ontvangt van uw bank, moet u in uw administratie verwerken. Een van de mogelijkheden is de bankafschriften te importeren vanuit uw programma voor internetbankieren. In deze paragraaf leggen we uit hoe u betalingen importeert. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Bankafschriften ontvangt u op papier en/of online. Papieren bankafschriften moet u overtypen in uw Reeleezee administratie. Ontvangt u de bankafschriften online, dan kunt u deze eenvoudig importeren in Reeleezee. Per maand ziet u een overzicht van uw bankafschriften. Tip Bij het importeren van uw bankafschriften kunt u ook gebruikmaken van genummerde afschriften, net zoals bij het handmatig invoeren van uw bankafschriften. Hoe u bankafschriften handmatig invoert, leest u in ‘6.1 – Bankafschriften handmatig invoeren’.

6.2.1

Bestand importeren

Voordat u uw bankafschrift via elektronisch bankieren kunt importeren in Reeleezee, moet u dit bestand downloaden via uw programma voor internetbankieren. Hoe dat precies werkt verschilt per bank, maar bij de meeste banken kunt u vanuit het transactie-overzicht de betalingen opslaan of downloaden. Let op Reeleezee ondersteunt verschillende formaten voor elektronisch bankieren. U kunt het bestand dat u van uw rekening hebt gedownload zo vaak importeren als u wilt. Reeleezee zorgt er automatisch voor dat er geen doublures in uw administratie voorkomen, op voorwaarde dat het bestand dat u inleest van hetzelfde formaat is. Als u bestanden van verschillende formaten importeert kan Reeleezee niet controleren of de betalingen al in uw administratie staan. Het transactiebestand bewaart u vervolgens op de harde schijf van uw computer en importeert u in uw Reeleezee administratie. Tip Maak op uw computer een map ‘Reeleezee’ aan. Het bestand met transacties downloadt u in deze map. Zo hebt u uw transacties altijd snel bij de hand!

Transacties importeren Om het bestand met transacties te importeren in uw Reeleezee administratie, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waaraan u een afschrift wilt toevoegen.


154

3. Klik op ‘Maandoverzicht’. Als u nog geen afschriften hebt toegevoegd aan uw administratie, dan is dit scherm leeg.

Vanuit het ‘Maandoverzicht’ kunt u transacties importeren in uw Reeleezee administratie.

Let op Reeleezee heeft twee soorten overzichten voor uw bankafschriften: het ‘Maandoverzicht’ en het ‘Overzicht afschriften’. In het ‘Maandoverzicht’ worden alle afschriftregels ingedeeld per maand en automatisch getoond. Met de tabs aan de rechterkant kunt u door de maanden bladeren. Het ‘Maandoverzicht’ wordt vooral gebruikt voor het automatisch importeren van transacties. In het ‘Overzicht afschriften’ geeft u elk bankafschrift een nummer. Dit nummer is het volgnummer, zoals dat op uw papieren afschrift staat. U kunt elk genummerd afschrift opvragen door op het genummerde tabblad aan de rechterkant van het scherm te klikken. Het ‘Overzicht afschriften’ is vooral handig als u uw bankafschriften handmatig in Reeleezee invoert.


155

4. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Import’. Het scherm ‘e-Banking’ verschijnt.

Het scherm ‘e-Banking’ is de start voor het importeren van transacties in uw administratie.

5. Klik achter het veld ‘Bestand’ op de knop ‘Bladeren’. 6. Zoek op uw computer naar het bestand met transacties dat u wilt importeren in uw administratie. 7. Selecteer het bestand en klik op ‘Open’. 8. Klik in het scherm ‘e-Banking’ op de knop ‘Importeer’. Het importeren van de transacties begint. 9. Zodra het bestand is verwerkt, geeft het systeem onder het invoerveld aan hoeveel afschriftregels er zijn geïmporteerd. Sluit het scherm door op het gele kruisje rechtsboven in het scherm te klikken. U komt weer terug in het ‘Maandoverzicht’. De ingelezen afschriftregels verschijnen direct in het maandoverzicht van de betreffende bankrekening. U gaat nu elke afschriftregel verantwoorden.

6.2.2

Afschriftregels verantwoorden

De geïmporteerde regels worden automatisch, aan de hand van de datum, op de maandoverzichten van de bankrekening geplaatst. Onder iedere afschriftregel staat ‘Nog te boeken’. Dit betekent dat van deze afschriftregel al wel de financiële transactie is opgenomen in Reeleezee, maar dat deze transactie nog niet is verantwoord.


156

U moet nu elke afschriftregel veranwtoorden. U kunt dit op twee manieren doen. U kunt de betaling aan een bestaande boekingsbon koppelen. Hoe u dit doet, leest u in ‘6.3 – Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon’. Het kan ook zijn dat u de boekingsbon nog niet heeft toegevoegd. In dat geval zult u ter plekken een bon moeten aanmaken. Hoe u dit doet leest u in ‘6.4 – Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon’.


157

6.3 Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon Een bedrag dat u betaalt of ontvangt via de bank is een betaling van een verstuurde of ontvangen factuur. Alleen het invoeren van deze betaling in uw administratie is niet genoeg. U moet ook aangeven dat de betaling bij een factuur hoort. Daarom moet u de betaling koppelen aan de boekingsbon die u voor de factuur hebt gemaakt. Dit doet u in de map ‘Kas & Bank’. In deze paragraaf gaan we ervan uit dat u voor elke factuur die u verstuurd of ontvangen hebt al een boekingsbon in Reeleezee hebt aangemaakt. Zodra de betaling van deze factuur op uw afschrift staat, koppelt u deze boekingsbon hieraan. Let op U kunt in Reeleezee ook ‘andersom’ werken door eerst uw bankafschriften handmatig in te voeren of te importeren en deze daarna aan uw administratie toe te voegen met een nieuwe boekingsbon. Hoe u dat doet, leest u in ‘6.4 Afschriftregels boeken met nieuwe boekingsbon’.

6.3.1

Afschriftregels boeken

Afschriftregels kunt u handmatig invoeren of importeren in uw Reeleezee administratie. U bepaalt zelf welke manier u het handigste vindt. Elke afschriftregel moet u afzonderlijk koppelen aan een boekingsbon. Het maakt hierbij niet uit of u handmatig uw afschriftregels invoert of dat u deze importeert.

Afschriftregels boeken met een bestaande boekingsbon Tijdens het toevoegen van een afschriftregel aan een bankrekening in de map ‘Kas & Bank’, gaat Reeleezee op zoek naar een boekingsbon die overeenkomt met de gegevens van de afschriftregel. De afschriftregel en de boekingsbon moet u aan elkaar koppelen. Dit doet u als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waar de betreffende afschriftregel staat. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘ Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan selecteert u aan de rechterkant van het overzicht de betreffende maand. • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het genummerde afschrift. 4. Klik op de afschriftregel waar u in het rood ‘Nog te boeken’ ziet staan. 5. Het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ verschijnt. Onder in dit scherm ziet u een overzicht van openstaande boekingsbonnen die het meeste overeenkomen met de afschriftregel. Als u de gegevens van de boekingsbon goed hebt ingevoerd, dan staat daar ook de boekingsbon van de openstaande factuur.


158

Als u de boekingsbon juist hebt toegevoegd, dan verschijnt deze onder in het scherm.

Let op Reeleezee geeft met een percentage aan hoeveel de boekingsbon overeenkomt met uw betaling. Dit ziet u in de kolom ‘Match’. Staat uw boekingsbon er niet bij? Dan kunt u deze zelf zoeken door op de knop ‘A-Z Lijst’ te klikken. U kunt er dan voor kiezen om tussen alle openstaande facturen of betalingen die onderweg zijn te zoeken. U kunt ook een naam van een map kiezen. U ziet dan alle openstaande boekingsbonnen en facturen van de gekozen map. Selecteer de boekingsbon die bij de betaling hoort. 6. Klik op de knop ‘Boeken’. Het scherm ‘Boeken’ verschijnt.


159

In het scherm ‘Boeken’ kunt u de gegevens van de betaling en de boekingsbon controleren.

7. In dit scherm ziet u de boekingsbon zoals u deze hebt ingevoerd. Controleer de gegevens goed. 8. Als alle gegevens kloppen, kunt u de afschriftregel daadwerkelijk boeken. Klik daarvoor op de knop ‘Boeken’. U keert vervolgens terug naar het afschriftscherm. De betaling is nu in uw administratie verwerkt.

6.3.2

Afschrift bekijken

Als u de afschriftregel hebt verantwoord met de boekingsbon, is de betaling compleet. De afschriftregel verschijnt nu op het afschrift. Direct daaronder staat de verantwoording van de afschriftregel.


160

Zo ziet het scherm eruit van een complete transactie.

Mocht er onverhoopt toch iets niet kloppen met de boeking, of hebt u per ongeluk een verkeerde boeking gemaakt, dan kunt u deze corrigeren met het schaartje achter de boekingsbon. Als u op het schaartje klikt, verschijnt het scherm ‘Bon en betaling loskoppelen’.


161

Via het scherm ‘Bon en betaling loskoppelen’ kunt u de bon en de betaling van elkaar loskoppelen.

U kunt nu de afschriftregel en de bon loskoppelen. U kunt er in dit scherm ook voor kiezen om de boekingsbon of factuur zelf te verwijderen. Let op Als u ervoor kiest om vanuit dit scherm de boekingsbon te verwijderen, dan verwijdert u deze uit uw hele administratie! Zolang u nog niet alle afschriftregels hebt gekoppeld aan een boekingsbon, zal het stempel op het afschrift ‘Concept’ aangeven. Een afschrift is pas ‘Compleet’ als u alle afschriftregels op het afschrift hebt verantwoord. Dit wordt in het stempel op het afschrift getoond. Let op Reeleezee controleert of een bankafschrift compleet is en geeft dit weer door middel van een stempel op het afschrift. Er is een verschil in controles die Reeleezee uitvoert per maanoverzicht of genummerd afschrift: • Bij een ‘Maandoverzicht’ controleert Reeleezee of alle afschriftregels zijn geboekt. • Bij het ‘Overzicht afschriftregels’ controleert Reeleezee per genummerd afschrift niet alleen of alle afschriftregels zijn geboekt, maar ook of het eindsaldo van het bankafschrift klopt met de het totaal van de afschriftregels op dat afschrift. Dit is dus een extra saldocontrole.


162

6.4 Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon In Reeleezee koppelt u elke afschriftregel van een bankafschrift aan een boekingsbon. Deze boekingsbon kunt u vooraf voor elke verstuurde en ontvangen factuur aanmaken. U kunt dit ook achteraf doen, namelijk op het moment dat een afschriftregel in uw administratie staat en u deze moet verantwoorden met een boekingsbon. In deze paragraaf leest u hoe u dat doet. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. In Reeleezee werkt u met boekingsbonnen. In ’5.1 – Omzet invoeren (verstuurde facturen)’ en ‘5.2 – Kosten invoeren (ontvangen facturen)’ hebben wij u uitgelegd hoe u boekingsbonnen invoert. In ‘6.3 – Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon’ leerde u deze boekingsbonnen te koppelen aan de afschriftregels van uw bankafschrift, die u in de paragrafen daarvoor (’6.1 – Bankafschriften handmatig invoeren’ en ‘6.2 – Bankafschriften importeren’) aan uw administratie hebt toegevoegd. Het kan echter ook andersom, namelijk dat u nog geen boekingsbonnen hebt aangemaakt, maar wel al uw bankafschriften hebt toegevoegd aan uw administratie.

6.4.1

Afschriftregels boeken

In de map ‘Kas & Bank’ vindt u een overzicht van de bankafschriften die u handmatig of via import aan uw administratie hebt toegevoegd. Elk bankafschrift bestaat uit afschriftregels. Elke afschriftregel moet u verantwoorden door deze te koppelen aan een boekingsbon. In het overzicht van afschriftregels staat onder een afschriftregel die nog niet gekoppeld is aan een boekingsbon de status ‘Nog te boeken’. Als u nog geen boekingsbon voor deze afschriftregel hebt aangemaakt, dan kunt u dat ook vanuit de afschriftregel doen. U hoeft hiervoor niet naar de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ of ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ te gaan, waar u een boekingsbon over het algemeen aan toevoegt. U kunt de boekingsbon rechtstreeks vanuit de map ‘Kas & Bank’ toevoegen en op deze manier de afschriftregel verantwoorden. De boekingsbon staat vervolgens ook in uw administratie in de betreffende map. Let op Een afschriftregel waar geen melding ‘Nog te boeken’ onder staat en waaronder een paperclip staat, is al geboekt en dus gekoppeld aan een boekingsbon.

Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon Om een afschriftregel te boeken met een nieuwe boekingsbon, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waarvan u een afschriftregel wilt boeken.


163

3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan selecteert u in het overzicht de afschriftregel. • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het afschrift en daarna op de betreffende afschriftregel.

Een afschriftregel die nog niet gekoppeld is aan een boekingsbon heeft als status: ‘Nog te boeken’.

Let op Als Reeleezee geen passende boekingsbon kan vinden die hoort bij de afschriftregel, dan verschijnt in het scherm ‘Geen match gevonden’. Dit is in dit geval logisch, want u hebt volgens het voorbeeld in deze paragraaf de boekingsbon nog niet aan uw administratie toegevoegd. 4. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt. Klik op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 5. Klik op de titel van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 6. Kies de gewenste bonsoort. Als het een betaling betreft van een ontvangen factuur of bon, dan kiest u een bonsoort onder ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’.Gaat het om een factuur die u verstuurd hebt, dan kiest u een bonsoort onder ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’.


164

U klikt op de titel van de boekingsbon om de gewenste bonsoort te kiezen.

7. Klik op de bon op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de adresgegevens in van de relatie die bij de betaling hoort. Als u deze gegevens al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast.


165

De adresgegevens van de relatie typt u zelf, of kiest u uit de lijst met relaties aan de rechterkant van dit scherm.

8. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 9. In het veld ‘Referentie’ kunt u het factuurnummer invullen zoals dit op de factuur of het bonnetje vermeld staat. 10. Op de boekingsbon staan twee velden voor data: de ‘gewone’ datum en de boekdatum. De ‘gewone’ datum is de factuurdatum, ofwel de datum die op de factuur wordt vermeld. De ‘boekdatum’ is in de meeste gevallen dezelfde als de gewone datum. U wijzigt alleen de boekdatum als u de kosten of opbrengsten in een ander jaar of andere periode wilt zien dan de factuurdatum valt. 11. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie van de bonsoort. 12. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving zoals deze is ingevuld bij de afschriftregel. Deze kunt u eventueel aanpassen. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat. 13. Controleer bij ‘BTW’ het BTW-tarief dat over de betaling is gerekend. Reeleezee vult hier het standaard ingestelde BTW-tarief in. Het tarief kunt u aanpassen. 14. Klik op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en ook aan de afschriftregel gekoppeld.


166

Op het bankafschrift ziet u dat bij de betreffende afschriftregel de vermelding ‘Nog te boeken’ is verdwenen. Onder de afschriftregel ziet u een paperclip met de boekingsbon waarmee de regel is verantwoord.

Als een bankafschrift ‘Compleet’ is, dan zijn alle afschriftregels verantwoord.


167

6.5 Contante kasbetalingen verwerken Kasbetalingen zijn voor sommige bedrijven, bijvoorbeeld winkels, de grootste bron van hun boekingen. Een sluitend kasboek is dan natuurlijk van belang. Voor ondernemers met veel kasboekingen levert een snel en eenvoudig werkend kasboek een enorme tijdsbesparing op. Ook in Reeleezee moet u uw kasboek bijhouden. Dit doet u in de map ‘Kas & Bank’. Een kasboek bestaat uit kasboekbladen met kasregels. Met kasregels geeft u aan of een bedrag contant is betaald of ontvangen. Deze kasregels moet u verantwoorden met boekingsbonnen. U geeft dan bijvoorbeeld aan dat u een contante betaling van een verkoopfactuur hebt ontvangen, of dat u voor uw bedrijf bijvoorbeeld postzegels hebt gekocht.

6.5.1

Kasboek bijhouden

Kasregels voegt u toe aan genummerde kasboekbladen. Genummerde kasboekbladen werken hetzelfde als genummerde bankafschriften. U kunt de kasboekbladen aanmaken per dag, per week, per maand of per jaar. U voert per kasboekblad de kasregels in en u verantwoordt deze door ze te koppelen aan boekingsbonnen. Dit kunnen reeds ingevoerde boekingsbonnen zijn, maar u kunt ook vanuit het kasboekblad nieuwe boekingsbonnen aanmaken. In deze paragraaf gaan we ervan uit dat u nog geen boekingsbonnen hebt toegevoegd aan uw administratie. Eenmaal ingevoerde kasregels kunt u per maand opvragen in het ‘Maandoverzicht’ of per kasboekblad in het overzicht ‘Overzicht kasboekbladen’

Nieuw kasboekblad Om kasbetalingen in Reeleezee toe te voegen, moet u eerst bestaand kasboekblad openen of een nieuw kasboekblad aanmaken. Om een nieuw kasboekblad aan te maken gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad ‘Kas’. 3. Klik op het ‘Overzicht kasboekbladen’.


168

4. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. Het venster ‘Nieuw kasboekblad aanmaken’ verschijnt.

Elk kasboekblad krijgt een nummer.

5. Het veld ‘Nummer’ wordt automatisch ingevuld. U kunt het nummer aanpassen, als u met afwijkende nummers werkt. 6. Kies bij ‘Datum’ de datum van het kasboekblad. Dit kan de huidige datum zijn, maar het kan ook de datum zijn waarop de kasbetalingen hebben plaatsgevonden. 7. Klik op ‘Ok’ om terug te keren naar het overzicht. U gaat nu de kasregels van het kasboekblad toevoegen. Hoe u dit doet, leest u in de volgende paragraaf.

Kasregel toevoegen Elk kasboekblad bestaat uit kasregels. Om een kasregel toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in het ‘Overzicht afschriften’ op het kasboekblad dat u zojuist hebt aangemaakt. Het kasboekblad, met als status ‘Concept’, verschijnt nu in beeld.


169

Een kasboekblad bestaat uit kasregels, die u zelf invult.

2. Klik in het kasboekblad op de grijze balk onder ‘Regel toevoegen’. Het scherm ‘Kasboekbladregel toevoegen’ verschijnt.


170

In het scherm ‘Kasboekbladregel toevoegen’ vult u de specificaties van de contante betaling in.

3. Vul bij ‘Datum’ de datum in van de kasbetaling. 4. Vul bij ‘Omschrijving’ een omschrijving van de betaling in. 5. Als het een bedrag betreft dat u hebt ontvangen, dan vult u dit bedrag bij ‘Bedrag bij’ in. Gaat het om een bedrag dat u hebt uitgegeven, dan vult u dit bedrag bij ‘Bedrag af’ in. Let op Bij het toevoegen van een nieuwe kasregel gaat Reeleezee automatisch op zoek naar al ingevoerde boekingsbonnen die overeenkomen met de gegevens van de kasregel. Als Reeleezee geen passende boekingsbon kan vinden die hoort bij de kasregel, dan verschijnt in het scherm ‘Geen match gevonden’. Dit is in dit geval logisch, want we gaan er in deze paragraaf van uit dat u de boekingsbon nog niet aan uw administratie hebt toegevoegd. 6. Klik op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 7. Klik op de titel van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen in uw administratie. 8. Kies de juiste map waaraan u de boekingsbon wilt toevoegen. Als het een bedrag betreft dat u hebt ontvangen, dan kiest u de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. Gaat het om een bedrag dat u hebt uitgegeven, dan kiest u de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. 9. Klik op de boekingsbon op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de adresgegevens in van de relatie die bij de betaling hoort.


171

Als u deze gegevens al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast.

De adresgegevens van de relatie typt u zelf, of kiest u uit de lijst met relaties aan de rechterkant van dit scherm.

10. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 11. In het veld ‘Referentie’ kunt u het nummer van de factuur of het kasbonnetje invullen. 12. Op de boekingsbon staan twee velden voor data: de ‘gewone’ datum en de boekdatum. De ‘gewone’ datum is de factuurdatum, ofwel de datum die op de factuur of het kasbonnetje wordt vermeld. De ‘boekdatum’ is in de meeste gevallen dezelfde als de gewone datum. U wijzigt alleen de boekdatum als u de kosten of opbrengsten in een ander jaar of andere periode wilt zien dan de factuurdatum valt. 13. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie van de bonsoort. 14. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving, zoals u deze zojuist bij de ‘Omschrijving’ van de kasregel hebt ingevuld. U kunt de omschrijving hier aanpassen als u wilt. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de kasregel staat.


172

15. Controleer bij ‘BTW’ het BTW-tarief dat over de betaling is gerekend. Reeleezee vult alvast het standaard ingestelde BTW-tarief in. Dit kunt u eventueel aanpassen. 16. Klik op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en ook aan de kasregel gekoppeld. Op het kasboekblad ziet u dat de betreffende kasregel is toegevoegd. Als u de kasregel hebt verantwoord met de boekingsbon, is de betaling compleet. Het stempel ‘Concept’ blijft echter op het kasboekblad staan, omdat het blad nog niet is opgemaakt.

6.5.2

Kas opmaken

U moet de kas regelmatig controleren om vast te stellen dat het saldo in kas daadwerkelijk klopt met de administratie. Dit heet het ‘opmaken’ van de kas.

Kas opmaken Bij het opmaken van de kas gaat u als volgt te werk: 1. Klik in het ‘Overzicht kasboekbladen’ op het kasboekblad dat u wilt opmaken. 2. Klik boven aan het kasboekblad op de knop ‘Opmaken’. Het scherm ‘Kas opmaken’ verschijnt.

Met het ‘opmaken’ van de kas controleert u of het saldo in kas daadwerkelijk klopt met de administratie.


173

3. Vul bij ‘Geld in KAS’ het bedrag in dat u op de ingevulde datum in kas hebt. 4. Klik op ‘Ok’. U keert weer terug naar het kasboekblad.

6.5.3

Kasverschil

Het kan voorkomen dat er een verschil is tussen het administratiebedrag in Reeleezee en de werkelijke hoeveelheid geld in kas. Dit verschil moet u in uw administratie verantwoorden. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Voeg een kasregel toe zoals is beschreven is in ‘6.5.1 - Kasboek bijhouden’ onder ‘kasregel toevoegen’. Let op Bij ‘Omschrijving’ vult u in ‘Kasverschil’. Bij ‘Bedrag bij’ of ‘Bedrag af’ vult u het positieve of negatieve bedrag in. 2. Bij de boekingsbon die u aan de kasregel koppelt, kiest u als titel de map ‘Kas & Bank > Kas- en betalingsverschillen’. 3. Bij ‘Specificatie’ geeft u aan of het een positief of negatief kasverschil betreft, of dat het om koers- of betalingsverschillen gaat. Na het invullen van deze gegevens ziet u de kasregel en de bijbehorende boekingsbon in het overzicht staan.


6.5.4

174

Kasboekblad bekijken

Als u een kasregel hebt verantwoord met de boekingsbon, is de contante betaling verwerkt. De kasregel verschijnt dan op het kasboekblad. Direct daaronder staat de verantwoording van de kasregel.

Zo ziet het scherm eruit van een aantal complete transacties.

Mocht er onverhoopt toch iets niet kloppen, of hebt u per ongeluk een verkeerde boeking gemaakt, dan kunt u deze corrigeren met het schaartje achter de boekingsbon. Als u op het schaartje klikt, verschijnt het scherm ‘Bon en betaling loskoppelen’.


175

Via het scherm ‘Bon en betaling loskoppelen’ kunt u de bon en de betaling van elkaar loskoppelen.

U kunt nu de kasregel en de bon loskoppelen. U kunt er in dit scherm ook voor kiezen om de boekingsbon zelf te verwijderen. Let op Als u ervoor kiest om vanuit dit scherm de boekingsbon te verwijderen, dan verwijdert u deze uit uw hele administratie! Zolang u uw kasblad nog niet heeft opgemaakt zal het stempel op het kasboekblad ‘Concept’ aangeven. Een kasboekblad is pas ‘Compleet’ als u alle kasregels aan het kasboekblad hebt toegevoegd en verantwoord en het kasblad heeft opgemaakt. Dit wordt in het stempel op het kasboekblad getoond.


176

6.6 Interne bankoverboekingen verwerken Als u geld overmaakt van uw ene zakelijke bankrekening naar uw andere zakelijke bankrekening, dan moet u dit in uw administratie verwerken. In uw administratie staat er dan op het afschrift van de ene bankrekening een afschriftregel die aangeeft dat er geld van die rekening af gaat, en op het afschrift van de andere bankrekening staat een afschriftregel die aangeeft dat er geld bij komt. Beide afschriftregels moet u verantwoorden. Dit doet u in de map ‘Kas & Bank’. U hoeft voor deze ‘interne bankoverboekingen’ maar één boekingsbon aan te maken. Hiermee verantwoordt u beide afschriftregels. Bij interne overboekingen maakt het niet uit of u uw afschriftregels importeert of dat u deze handmatig toevoegt aan uw administratie. In beide gevallen verantwoordt u de afschriftregels met een boekingsbon. In ‘6.4 – Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon’ hebt u hier al meer over kunnen lezen. Een afschriftregel die hoort bij een interne overboeking moet u op dezelfde manier verantwoorden. In deze paragraaf gaan we ervan uit dat de afschriftregels op beide bankrekeningen al zijn toegevoegd. We beginnen met de afschriftregel waarbij er een bedrag wordt afgeschreven. Daarna verwerken we de afschriftregel waarbij er een bedrag wordt bijgeschreven. U kunt deze handeling echter ook in omgekeerde volgorde doen.

6.6.1

Eerste afschriftregel koppelen aan nieuwe boekingsbon

Om een interne overboeking in uw administratie te verwerken, koppelt u een afschriftregel van de rekening waarvan geld is overgemaakt aan een nieuwe boekingsbon. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de eerste bankrekening.


177

3. Klik - in het ‘Maandoverzicht’ of via ‘Overzicht afschriften’ op het genummerde afschrift - op de afschriftregel die aangeeft dat er een bedrag is afgeschreven. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt.

Vanuit het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ kunt u een nieuwe boekingsbon maken.

4. Klik in het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 5. Klik op de titel van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen in uw administratie. 6. Kies in de lijst met mappen en bonsoorten de optie ‘Kas & Bank > Bankoverboeking (intern)’.


178

Met de optie ‘Bankoverboeking (intern)’ geeft u aan dat het om een interne overboeking gaat.

7. U kunt bij ‘Referentie’ een referentienummer invullen. Dit staat op uw afschrift. 8. Bij ‘Datum’ vult Reeleezee automatisch de datum in die ook op uw afschrift wordt vermeld. 9. Bij ‘Specificatie’ selecteert u de bankrekening waarnaar u het geld hebt overgemaakt. 10. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving, zoals u deze bij het aanmaken van de afschriftregel hebt toegevoegd. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat. 11. Klik op de knop ‘Boeken’ om de boekingsbon met de afschriftregel te verantwoorden. In de volgende paragraaf leest u hoe u de overboeking toevoegt aan uw andere zakelijke rekening.

6.6.2

Afschriftregel andere rekening verwerken

U hebt de overboeking van uw ene zakelijke rekening zojuist verantwoord met een boekingsbon. De volgende stap is dat u deze overboeking ook verwerkt op de andere zakelijke rekening. U moet dus opnieuw de afschriftregel verantwoorden


179

met een boekingsbon. Deze boekingsbon hoeft u echter niet opnieuw aan te maken, aangezien u deze zojuist aan de andere rekening hebt toegevoegd.

Tweede afschriftregel verantwoorden met bestaande boekingsbon U blijft in de map ‘Kas & Bank’. U gaat nu de andere afschriftregel, dus van de rekening waarnaar geld is overgemaakt, koppelen aan de zojuist aangemaakte boekingsbon. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waarnaar u geld hebt overgemaakt. 3. Klik - in het ‘Maandoverzicht’ of via ‘Overzicht afschriften’ op het genummerde afschrift - op de afschriftregel die aangeeft dat er een bedrag is bijgeschreven. Onder deze regel staat ‘Nog te boeken’. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt. Reeleezee gaat in uw administratie op zoek naar boekingsbonnen die passen bij de geselecteerde afschriftregel. Deze ziet u onder in dit scherm. Achter elke boekingsbon staat een percentage waarmee Reeleezee aangeeft in hoeverre een boekingsbon overeenkomt met een afschriftregel (‘match’). Ook de boekingsbon die u zojuist hebt aangemaakt, zult u in het overzicht zien.

Reeleezee zoekt voor u de ‘matchende’ boekingsbon.


4. Klik op de juiste boekingsbon. Het scherm ‘Boeken’ verschijnt.

Controleer in het scherm ‘Boeken’ de gegevens van de boeking.

5. Controleer nogmaals of dit de juiste gegevens zijn. 6. Klik op de knop ‘Boeken’. De boeking wordt gemaakt. De bankoverboeking is nu op beide bankrekeningen correct geboekt met één boekingsbon.

180


181

6.7 Interne kasopnamen en -stortingen verwerken Alle transacties tussen uw zakelijke bankrekening en de kas moet u in uw administratie opnemen. Bijvoorbeeld als u geld opneemt van uw zakelijke rekening en dit in uw kas stort voor contante zakelijke uitgaven. Of als u het teveel aan geld in de kas wilt storten op uw zakelijke rekening. Voor het verwerken van deze kasbetalingen hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Het storten van geld vanuit de kas op uw zakelijke rekening of andersom moet u twee keer verantwoorden in uw administratie: in de kas en op uw zakelijke rekening. U hoeft er echter maar één boekingsbon voor aan te maken. Hiermee verantwoordt u zowel de kas als uw zakelijke rekening.

6.7.1

Opname kas

In deze paragraaf nemen we als voorbeeld dat u vanuit de kas geld stort op uw zakelijke rekening. Dit betekent dat u in uw kasboek moet verantwoorden dat u geld uit de kas hebt genomen. Maar u moet ook verantwoorden dat u dit bedrag op uw zakelijke rekening stort.

Kastransactie invoeren Om een kasopname in uw administratie toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad ‘Kas’. 3. Klik op ‘Overzicht kasboekbladen’. 4. Selecteer in het overzicht het kasboekblad waaraan u de kasopname wilt toevoegen, of maak een nieuw kasboekblad aan door op de knop ‘Nieuw’ te klikken. Als u nieuw kasboekblad hebt aangemaakt, selecteert u dit hierna. 5. Klik op het kasboekblad de eerste lege regel aan. Het scherm ‘Kasboekbladregel toevoegen’ verschijnt. 6. Vul bij ‘Datum’ de datum in van de kasopname. 7. Vul bij ‘Omschrijving’ een omschrijving in van de kasopname. In dit voorbeeld geeft u aan dat het gaat om een storting op eigen rekening. 8. Een kasopname betekent dat u geld uit de kas hebt genomen. Dit bedrag vult u in bij ‘Bedrag af’.


182

Vanuit het scherm ‘Kasboekblad’ voegt u een kasopname toe aan uw administratie.

9. U gaat nu de kasregel koppelen aan een boekingsbon. Klik in het scherm ‘Kasboekbladregel toevoegen’ op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 10. Klik op de titel van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen in uw administratie. 11. Kies de map ‘Kas & Bank’. 12. Omdat we als voorbeeld een kasopname hebben genomen, kiest u voor de optie ‘Opname/storting (eigen rekening)’.


183

Bij een kasopname kiest u voor de bonsoort ‘Opname/storting (eigen rekening)’.

13. Bij ‘Datum’ wordt automatisch de datum genomen die u daarboven ook op de kasregel hebt ingevuld. 14. Bij ‘Specificatie’ geeft u aan op welke bankrekening het geld wordt gestort. In dit voorbeeld kiest u de zakelijke rekening waarop u het geld hebt gestort. 15. Bij ‘Omschrijving’ ziet u de omschrijving, zoals u deze bij het aanmaken van de kasregel hebt ingevuld. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de kasboekbladregel staat. 16. Klik nu op de knop ‘Boeken’ om de boekingsbon met de kasregel te verantwoorden. U gaat nu de storting op uw zakelijke rekening verantwoorden.

6.7.2

Storting zakelijke rekening

De kasopname hebt u ingevoerd en verantwoord met een boekingsbon. De volgende stap is dat u de storting op uw zakelijke rekening aan uw administratie toevoegt.


184

Afschriftregel toevoegen en koppelen aan boekingsbon De storting op uw zakelijke rekening voegt u aan uw administratie toe met een nieuwe afschriftregel. Dit doet u als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waarop u het geld hebt gestort. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • ‘Maandoverzicht’: als u afschriftregels geïmporteerd hebt, dan klikt u bij ‘Maandoverzicht’ op de betreffende maand en daarna op de afschriftregel die aangeeft dat u geld hebt ontvangen van een van uw zakelijke rekeningen. • ‘Overzicht afschriften’’: als u afschriftregels handmatig toevoegt, dan selecteert u eerst in het ‘Overzicht afschriftregels’ het betreffende afschrift en klikt u op een nieuwe lege regel. In het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ dat verschijnt, vult u het bedrag in bij ‘Bedrag bij’. Bij ‘Omschrijving’ geeft u aan dat het gaat om een storting op uw zakelijke rekening. Zo vindt u de overboeking later eenvoudig terug. 4. Klik op de afschriftregel waaraan u de boekingsbon wilt koppelen. Onder deze regel staat ‘Nog te boeken’. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt.

Reeleezee zoekt voor u de ‘matchende’ boekingsbon.

Reeleezee gaat in uw administratie op zoek naar ‘openstaande’ boekingsbonnen die passen bij de geselecteerde afschriftregel. Deze ziet u onder in dit scherm. Achter elke boekingsbon staat een percentage waarmee Reeleezee aangeeft in


185

hoeverre een boekingsbon overeenkomt met een afschriftregel (‘match’). Ook de boekingsbon die u zojuist hebt aangemaakt zult u hierin zien. 5. Klik op de juiste boekingsbon. Het scherm ‘Boeken’ verschijnt.


6. Controleer nogmaals of dit de juiste gegevens zijn. 7. Klik op de knop ‘Boeken’. De boeking wordt gemaakt. De kasopname en de storting op uw zakelijke rekening zijn nu correct geboekt met één boekingsbon.


186

6.8 Betalingsopdrachten aanmaken (ClieOp) U kunt vanuit Reeleezee betalingsopdrachten aanmaken en deze in de vorm van een ClieOp-bestand exporteren. Een ClieOp-bestand verwerkt u in uw telebankierprogramma. Om een ClieOp-bestand vanuit Reeleezee aan te maken, moet u deze optie eerst instellen. Dit doet u in de map ‘Instellingen’. Het aanmaken van een ClieOp-bestand gebeurt vervolgens vanuit de map ‘Kas & Bank’. ClieOp (CliëntOpdrachten) is de naam van het elektronische bestand dat zakelijke cliënten gebruiken voor de aanlevering van binnenlandse betalingsof incassoopdrachten aan hun bank. Dit bestand wordt vervolgens ingelezen in het telebankierprogramma. In deze paragraaf leggen we uit hoe u betalingsopdrachten aanmaakt en als ClieOpbestand exporteert. Hoe u incasso-opdrachten aanmaakt en als ClieOp-bestand exporteert, leest u in ‘6.9 - Incasso-opdrachten aanmaken (ClieOp)’. Let op U maakt vanuit Reeleezee niet rechtstreeks betalingsopdrachten of incassoopdrachten aan voor uw bank. U moet deze opdrachten eerst aanmaken en exporteren in de vorm van een ClieOp-bestand. Dit bestand importeert u in uw telebankierprogramma, waarna u de betalingsopdrachten fiatteert en verzendt.

6.8.1

Instellingen voor ClieOp-bestanden

Reeleezee gaat ervan uit dat u uw zakelijke betalingen verricht via uw telebankierprogramma, via internetbankieren of op een andere manier. Wilt u betalingsopdrachten in Reeleezee aanmaken en deze exporteren in de vorm van een ClieOp-bestand, dan moet u dit in uw administratie instellen. Hiervoor hebt u de map ‘Instellingen’ nodig. Vanuit deze map stelt u in dat van elke uitgavenbon (inkoopfactuur) een betalingsopdracht wordt aangemaakt. Ook stelt u de gewenste bankrekeningen in die de import van ClieOp-bestanden ondersteunen. Daarnaast kunt u in de map ‘Relaties’ per klant, medewerker of leverancier de betaalwijze van de facturen instellen en de vereiste bankrekeningnummers invoeren. Dit kan u later veel tijd besparen.

Aanmaken betalingsopdrachten activeren Om in uw administratie aan te geven dat u betalingsopdrachten als ClieOp-bestand wilt exporteren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Algemene instellingen’.


187

3. Klik op ‘Instellingen boekhouding’. Het tabblad ‘Instellingen boekhouding’ verschijnt.

Op het tabblad ‘Algemene instellingen’ geeft u bij de ‘Instellingen boekhouding’ aan hoe u uw betalingsopdrachten wilt aanmaken.

4. Kies bij ‘Betalingsopdrachten’ voor ‘Ik wil CLIEOP betalingsopdrachten vanuit Reeleezee aanmaken’. 5. Klik op ‘Opslaan’.

Instellingen bankrekening Voor elke bankrekening waar u ClieOp-bestanden kunt en wilt importeren, moet u dit in Reeleezee instellen. Dit doet u per bankrekening als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Map Kas en Bank’. 3. Klik op ‘Bankrekening, Kas & Creditcard’. Het overzicht met uw bankrekeningen verschijnt. 4. Klik op de bankrekening waarvan u de betalingsopdrachten als ClieOp-bestand wilt versturen. Deze wordt nu geopend.


188

Per rekening geeft u aan of u ClieOp-bestanden wilt aanmaken.

5. Vink bij ‘Telebankieren’ de optie ‘Deze bank ondersteunt telebankieren dmv. ClieOp-bestanden’ aan. 6. Vul bij ‘Telebankier kenmerk’ de naam in van uw bedrijf of de persoon op wiens naam de bankrekening staat. 7. Klik op ‘Opslaan’.

6.8.2

Instellingen relaties

U kunt in Reeleezee op elke boekingsbon de betaalinformatie invoeren. Het is echter handiger om dat bij de relatie al meteen goed in te stellen. Als u bijvoorbeeld de factuur van uw telecomleverancier betaalt per ‘acceptgiro’, dan kunt u dit in de map ‘Relaties’ bij ‘Leveranciers’ instellen. Deze factuur kunt u vervolgens als ClieOp-bestand exporteren en betalen.

Instellingen voor betalingen Om de instellingen, die handig zijn voor het invoeren van de betalingsinformatie op de boekingsbonnen, per relatie vast te leggen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad van de betreffende relatie, bijvoorbeeld ‘Leveranciers’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het scherm ‘Overzicht leveranciers’ verschijnt. 4. klik op de gewenste leverancier. 5. Klik op het tabblad ‘Financieel’.


189

Het tabblad ‘Financieel’.

6. Bij ‘Betalingstermijn’ stelt u de betalingstermijn in die de relatie, bijvoorbeeld de leverancier, voor facturen gebruikt. Reeleezee zal deze betalingstermijn gebruiken om per boekingsbon die u toevoegt in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ het veld ‘Betaaldatum’ in te vullen. 7. Als u betaalt per acceptgiro, dan kunt u bij ‘Acceptgiro code’ de juiste code selecteren. 8. Bij ‘Eigen rekening’ selecteert u de bankrekening, waarvan u standaard de facturen van deze relatie wilt gaan betalen. 9. Kies bij ‘Betaalwijze’ de wijze waarop u de facturen standaard wilt betalen. Let op U kunt alleen betalingsopdrachten met een betaalwijze ‘Overschrijving’ of ‘Acceptgiro’ als ClieOp-bestand exporteren. De andere betaalwijzen zijn niet geschikt hiervoor. 10. Klik op ‘Opslaan’. 11. Klik op het tabblad ‘Bankrekeningen’.


190


12. Klik links in het scherm onder ‘Alle bankrekeningen’ op ‘Nieuw’. 13. Controleer of u de juiste gegevens van de relatie hebt ingevuld. De velden ‘Bankrekeningnummer’, ‘Naam begunstigde’ en ‘Woonplaats’ zijn verplicht. 14. Klik op ‘Opslaan’.

6.8.3

Betalingsopdrachten aanmaken

In de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ voert u alle ontvangen facturen in. Als u deze facturen nog moet betalen, kunt u tijdens het invoeren van de boekingsbonnen de betalingsinformatie invullen. U voegt een nieuwe boekingsbon toe door in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’ te klikken (meer informatie over het aanmaken van boekingsbonnen leest u in ‘ 5.2 – Kosten invoeren (ontvangen facturen)’. De betalingsinformatie die ook nodig is voor het ClieOp-bestand vult u in op het tabblad ‘Betalingsinfo’.

Betalingsinfo op boekingsbonnen Als u in de map ‘Relaties’ de gegevens op het tabblad ‘Financieel’ en ‘Bankrekeningen’ hebt ingevuld, hoeft u niet meer zoveel in te vullen bij het aanmaken van een nieuwe boekingsbon. Om de betalingsinformatie terug te zien op een boekingsbon, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. 2. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. De nieuwe boekingsbon wordt aangemaakt.


191

3. Vul de gegevens in op het tabblad ‘Bon’. 4. Klik op het tabblad ‘Betalingsinfo’.

Op het tabblad ‘Betalingsinfo’ van een boekingsbon geeft u de status aan van de betaling.

5. Als u bij de relatie in de map ‘Relaties’ alle betalingsinformatie hebt ingevoerd, zoals de standaard betaalwijze en betalingstermijn, is een deel van dit tabblad al ingevuld. Let op Ook al hebt u een standaard betaalwijze ingesteld, dan kunt u deze hier nog veranderen. Dit geldt ook voor de ‘betaaldatum’, die bepaald wordt door de betalingstermijn. 6. Afhankelijk van de gekozen betaalwijze geeft Reeleezee bij ‘Betaling’ aan of deze ‘Uitgevoerd’ is of ‘Nog te doen’. Reeleezee zal alleen ‘Uitgevoerd’ instellen als de betaalwijze aangeeft dat u zelf de betaling niet kunt doen.


192

Voorbeeld Bij een ‘Automatische incasso’ geeft Reeleezee aan dat de betaling ‘Uitgevoerd’ is. Dit betekent dat de relatie zelf de betaling uitvoert en dat u geen actie meer hoeft te ondernemen. Voor zo’n factuur kunt u dan ook geen betalingsopdracht meer aanmaken. Als de betaalwijze ‘Overschrijving’ of ‘Acceptgiro’ is, zal Reeleezee de betaling als ‘Nog te doen’ markeren. U kunt dan een betalingsopdracht aanmaken. Let op Een boekingsbon waarvan de betaling ‘Nog te doen’ is, vindt u terug in de map ‘Kas & Bank’ > (naam rekening) > Overzicht nog te betalen’. Vanuit dit overzicht maakt u de betalingsopdrachten met de betaalwijze ‘Overschrijving’ of ‘Acceptgiro’ in de vorm van een ClieOp-bestand aan. Een boekingsbon waarvan de betaling ‘Uitgevoerd’ is, vindt u terug in de map ‘Kas & Bank’ > (naam rekening) > Overzicht betaling onderweg’.

Let op Hebt u de betaling toch al op een andere manier gedaan, dan kunt u handmatig de optie ‘Uitgevoerd’ kiezen. Reeleezee zal dan geen betalingsopdracht meer voor deze factuur klaarzetten. 7. De ‘Betaaldatum’ wordt berekend door de ‘Datum’ boven de stippellijn van de boekingsbon te nemen en daarbij de standaard betalingstermijn die u bij de relatie hebt ingesteld op te tellen. U kunt deze hier eventueel aanpassen. 8. Bij ‘Kenmerk’ kunt u het specifieke betaalkenmerk invullen. 9. Klik op ‘Opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht.

6.8.4

Betalingsopdrachten exporteren

Om de betalingsopdrachten vanuit Reeleezee bij uw bank te krijgen, moet u ze exporteren. Omdat u hebt gekozen voor ClieOp, maakt u een ClieOp-bestand aan dat u op uw computer zet. Bij een aantal telebankierprogramma's moet u het ClieOp-bestand in een specifieke map op uw computer zetten. Uw bankprogramma kan het ClieOp-bestand dan automatisch inlezen. Raadpleeg voordat u de betalingsopdrachten uit Reeleezee exporteert de handleiding van uw telebankierprogramma. Hierin kunt u terugvinden waar u de ClieOp-bestanden op uw computer moet zetten.

ClieOp-bestand exporteren Om uw betalingsopdrachten uit Reeleezee als ClieOp-bestand te exporteren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad van de rekening, waarvan u de betaling wilt gaan doen.


193

3. Klik op ‘Overzicht nog te betalen’. Het overzicht verschijnt.

Het overzicht ‘Nog te betalen’. Vanuit hier maakt u een ClieOp-bestand aan.

4. Klik boven in het scherm op de knop ‘Filter’. 5. Kies ‘Alle ClieOp’. In het scherm verschijnen alle betalingsopdrachten die in aanmerking komen voor export (met de betaalwijze ‘Overschrijving’ of ‘Acceptgiro’). Als belangrijke betalingsgegevens, zoals een bankrekening, ontbreken, dan zal Reeleezee per betaling hiervoor waarschuwen. Deze melding wordt in het rood weergegeven. Door op de melding te klikken, verschijnt een scherm waarin u de ontbrekende gegevens kunt invullen. 6. Vink de betalingen aan die u wilt gaan doen: • Als u aan de linkerkant (voor de relatie) een vinkje zet, dan geeft u daarmee aan dat u alle openstaande facturen van die relatie wilt betalen. • Wilt u slechts enkele van de openstaande facturen van een relatie betalen, dan vinkt u aan de rechterkant de betreffende facturen aan. Let op Als u betalingen hebt geselecteerd waarvan u maar een deel van het openstaande bedrag wilt betalen, dan kunt u in de kolom ‘Betaal bedrag’ het te betalen bedrag invullen. 7. Als u alle gewenste betalingen hebt aangevinkt, klikt u boven in het scherm op de knop ‘Verzend’. Er verschijnt een scherm met een korte uitleg over het vervolg.


194

8. Bij ‘Verzendmethode’ kiest u de tweede optie ‘Opdrachten downloaden in een Clieop03-bestand, en zelf bij de bank aanbieden. Let op De eerste optie kunt u gebruiken als uw bank ‘synchronisatie’ ondersteunt met Reeleezee. Dit betekent dat tussen uw Reeleezee administratie en uw online bankrekening bankbestanden kunnen worden uitgewisseld. U stelt deze synchronisatie in bij uw bankrekening in de map ‘Instellingen > tabblad ‘Map Kas & Bank’. 9. Klik op de knop ‘Verzenden’. 10. U krijgt een melding dat u een bestand gaat downloaden. Zodra u op ‘Opslaan’ of ‘Save’ klikt, kunt u het aangemaakte ClieOp-bestand lokaal op uw computer opslaan. 11. Open daarna uw telebankierprogramma en importeer het zojuist opgeslagen ClieOp-bestand.

Let op Als u kiest voor ‘Verzenden’, verandert de status van de betalingen die u hebt aangevinkt naar ‘Betaling onderweg’. Vanaf dat moment komt u de betalingen niet meer tegen in het overzicht, omdat de betaalactie immers is uitgevoerd. Als u een specifieke betaling toch weer wilt opnemen in deze lijst, dan klikt u vanuit de map ‘Kas & Bank > (naam rekening) > Overzicht betaling onderweg’ de betaling aan. In het scherm dat verschijnt, haalt u bij ‘Betaling uitgevoerd’ het vinkje weg.


195

6.9 Incasso-opdrachten aanmaken (ClieOp) Als u werkt met automatische incasso’s van uw klanten, kunt u deze in Reeleezee aanmaken en in de vorm van een ClieOp-bestand exporteren. Een ClieOp-bestand verwerkt u in uw telebankierprogramma. Om een ClieOp-bestand vanuit Reeleezee aan te maken, moet u deze optie eerst instellen. Dit doet u in de map ‘Instellingen’. Het aanmaken van een ClieOp-bestand gebeurt vervolgens vanuit de map ‘Kas & Bank’. ClieOp (CliëntOpdrachten) is de naam van het elektronische bestand dat zakelijke cliënten gebruiken voor de aanlevering van binnenlandse betalingsof incassoopdrachten aan hun bank. Dit bestand wordt vervolgens ingelezen in het telebankierprogramma. In deze paragraaf leggen we uit hoe u incasso-opdrachten aanmaakt en als ClieOpbestand exporteert. Hoe u betalingsopdrachten aanmaakt en als ClieOp-bestand exporteert, leest u in ‘6.8 – Betalingsopdrachten aanmaken (ClieOp)’. Let op U maakt vanuit Reeleezee niet rechtstreeks incasso-opdrachten aan voor uw bank. U moet deze opdrachten eerst aanmaken en exporteren in de vorm van een ClieOpbestand. Dit bestand importeert u in uw telebankierprogramma, waarna u de incasso’s fiatteert en verzendt.

6.9.1

Instellingen voor ClieOp-bestanden

Als u incasso-opdrachten in Reeleezee aanmaakt en deze wilt exporteren in de vorm van een ClieOp-bestand, dan moet u dit in uw administratie instellen. Hiervoor hebt u de map ‘Instellingen’ nodig. Vanuit deze map stelt u in dat voor een verkoopfactuur of verkoopbon een ClieOp-bestand kan worden aangemaakt. Ook stelt u de gewenste bankrekeningen in die de import van ClieOp-bestanden ondersteunen. Daarnaast kunt u in de map ‘Relaties’ per klant de betaalwijze ‘Automatische incasso’ instellen en de vereiste bankrekeningnummers invoeren. Dit kan u later veel tijd besparen.

Aanmaken incasso-opdrachten activeren Om in uw administratie aan te geven dat u incasso-opdrachten als ClieOp-bestand wilt exporteren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Algemene instellingen’.


196

3. Klik op ‘Instellingen boekhouding’. Het tabblad ‘Instellingen boekhouding’ verschijnt.

Op het tabblad ‘Algemene instellingen’ geeft u bij de ‘Instellingen boekhouding’ aan dat u betalingsof incasso-opdrachten wilt aanmaken.

4. Kies bij ‘Betalingsopdrachten’ voor ‘Ik wil CLIEOP betalingsopdrachten vanuit Reeleezee aanmaken’. 5. Klik op ‘Opslaan’.

Instellingen bankrekening Voor elke bankrekening waar u ClieOp-bestanden kunt en wilt importeren, moet u dit in Reeleezee instellen. Dit doet u per bankrekening als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Instellingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Map Kas en Bank’. 3. Klik op ‘Bankrekening, Kas & Creditcard’. Het overzicht met uw bankrekeningen verschijnt. 4. Klik op de bankrekening waar u de incasso-opdrachten als ClieOp-bestand wilt kunnen aanmaken. Deze wordt nu geopend.


197

Per rekening geeft u aan of u ClieOp-bestanden wilt aanmaken.

5. Vink bij ‘Telebankieren’ de optie ‘Deze bank ondersteunt telebankieren dmv. ClieOp-bestanden’ aan. 6. Vul bij ‘Telebankier kenmerk’ de naam in van uw bedrijf of de persoon op wiens naam de bankrekening staat. 7. Klik op ‘Opslaan’.

6.9.2

Financiële instellingen klanten

U kunt in Reeleezee op elke boekingsbon de betalingsinformatie invoeren. Het is echter handiger om dat bij de relatie al meteen goed in te stellen. Als uw klanten u bijvoorbeeld betalen via een automatische incasso, dan kunt u dit in de map ‘Relaties’ bij ‘Klanten’ instellen.

Instellingen voor incasso’s Om de instellingen per klant vast te leggen die handig zijn voor invoeren van de betalingsinformatie op de boekingsbonnen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Relaties’. 2. Klik op het tabblad ‘Klanten’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het scherm ‘Overzicht: klanten’ verschijnt. 4. klik op de gewenste klant. 5. Klik op het tabblad ‘Financieel’.


198

Het tabblad ‘Financieel’.

6. Bij ‘Betalingstermijn’ stelt u de betalingstermijn in die u hanteert. Reeleezee zal deze betalingstermijn gebruiken om per factuur of boekingsbon die u toevoegt in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ de ‘Betaaldatum’ in te vullen. 7. Bij ‘Eigen rekening’ selecteert u de bankrekening waarop u standaard de incasso-opdracht van deze klant wilt gaan uitvoeren. 8. Kies bij ‘Betaalwijze’ de wijze van incasseren, namelijk ‘Automatische incasso’. Let op Alleen met de betaalwijze ‘Eenmalige incasso’ en ‘Automatische incasso’ kunt u incasso-opdrachten als ClieOp-bestand exporteren. De andere betaalwijzen zijn niet geschikt hiervoor. 9. Klik op ‘Opslaan’. 10. Klik op het tabblad ‘Bankrekeningen’.


199


11. Controleer of u de juiste gegevens van de relatie hebt ingevuld. De velden ‘Bankrekeningnummer’, ‘Naam begunstigde’ en ‘Woonplaats’ zijn verplicht. 12. Klik op ‘Opslaan’.

6.9.3

Incasso-opdrachten aanmaken

In de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ voert u uw verkoopfacturen in. Hierop vult u ook de betalingsinformatie in. In de meeste gevallen zult u bij incasso-opdrachten ook met de module Reeleezee Factuur werken. Daarom leggen we in deze paragraaf onder ‘Betalingsinfo op verkoopfacturen’ eerst uit hoe u de betalingsinformatie terugziet bij incassoopdrachten die u aanmaakt vanuit Reeleezee Factuur. Maakt u alleen gebruik van Reeleezee Administratie, dan voert u de verstuurde verkoopfacturen in vanuit het tabblad ‘Boekingsbonnen’. Hoe u boekingsbonnen invoert, leest u in 5.1 – Omzet invoeren (verstuurde facturen)’. In deze paragraaf 6.9.3, leest u meer over het terugvinden van de betalingsinformatie vanuit Reeleezee Administratie onder ‘Betalingsinfo op boekingsbonnen’.


200

Betalingsinfo op verkoopfacturen (Reeleezee Factuur) Als u in de map ‘Relaties’ de gegevens van de klanten op het tabblad ‘Financieel’ en ‘Bankrekeningen’ hebt ingevuld, hoeft u niet meer zoveel in te vullen. Om de betalingsinformatie op een factuur te bevestigen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik vanuit Reeleezee Factuur op de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. 2. Klik op het tabblad ‘Facturen’. 3. Maak een nieuwe factuur aan via de knop ‘Nieuw’ of klik in het overzicht op een conceptfactuur. De factuur wordt geopend.

Een voorbeeld van een conceptfactuur.


201

4. Klik rechtsboven in het scherm op de knop ‘Boeken’. Het scherm ‘Factuur boeken…’ verschijnt.

Vanuit het scherm ‘Factuur boeken’ kunt u een verkoopfactuur boeken.

5. Bij ‘Factuurgegevens’ vindt u, behalve de voorgestelde factuurdatum en het factuurnummer, de betalingstermijn. 6. Bij ‘Betaling’ vindt u de overige betalingsinformatie. Als u bij de klant in de map ‘Relaties’ alle betalingsinformatie hebt ingevoerd, hoeft u hier niets meer te wijzigen. Afhankelijk van de gekozen betaalwijze geeft Reeleezee bij ‘Betaling’ aan of de ‘Betaling onderweg’ is of niet. ‘Betaling onderweg’ betekent dat deze al is ‘Uitgevoerd’ en dus niet meer ‘Nog te doen’ is. Reeleezee zal alleen ‘Uitgevoerd’/’Betaling onderweg’ instellen als de betaalwijze aangeeft dat u zelf de betaling niet kunt doen. In het geval van een incasso-opdracht zal Reeleezee deze bij ‘Betaalwijze’ als ‘Te doen’ aangeven. Voorbeeld Bij de betaalwijze ‘Overschrijving’ op een verkoopfactuur geeft Reeleezee aan dat de betaling ‘Uitgevoerd’ of al ‘Onderweg’ is. Dit betekent dat de klant zelf de betaling uitvoert en dat u geen actie meer hoeft te ondernemen. Voor zo’n factuur kunt u dan ook geen incasso-opdracht aanmaken.


202

Let op Een verkoopfactuur of -boekingsbon waarvan de betaling ‘Nog te doen’ is, vindt u in Reeleezee Administratie terug in de map ‘Kas & Bank’ > (naam rekening) > Overzicht nog te ontvangen’. Vanuit dit overzicht maakt u de incassoopdrachten met de betaalwijze ‘Automatische incasso’ of ‘Eenmalige incasso’ in de vorm van een ClieOp-bestand aan. Een verkoopfactuur of -boekingsbon waarvan de betaling ‘Uitgevoerd’ is, vindt u terug in de map ‘Kas & Bank’ > (naam rekening) > Overzicht betaling onderweg’.

Let op Hebt u de betaling toch al op een andere manier ontvangen, dan kunt u handmatig de optie ‘Uitgevoerd’ kiezen. Reeleezee zal dan geen incassoopdracht meer voor deze factuur klaarzetten. 7. Bij ‘Betalingskenmerk’ kunt u het specifieke betaalkenmerk invullen. Reeleezee vult hier al een kenmerk in volgens de formattering die is ingesteld in de map ‘Instellingen > tabblad Map Inkomsten > Algemeen’ bij ‘Instellingen Betalingskenmerk’. Dit kenmerk wordt ook op de factuur vermeld. 8. Klik op ‘Boeken’. De factuur wordt definitief gemaakt en de incasso-opdracht wordt nu voor u klaargezet in de map ‘Kas & Bank > Overzicht Nog te betalen’. 9. De status van de factuur is nu ‘Openstaand’. Dit wordt in het statusstempel weergegeven. In het stempel wordt nu ook de status van de betaling getoond: ‘Te ontvangen met Automatische incasso’.


203

In het statusstempel ziet u de status van de factuur.

U kunt nu de incasso-opdracht exporteren. Hierover leest u in meer in paragraaf 17.4 Incasso-opdrachten exporteren.

Betalingsinfo op boekingsbonnen (Reeleezee Administratie) Als u vanuit Reeleezee Administratie in de map ‘Relaties’ de gegevens van de klanten op het tabblad ‘Financieel’ en ‘Bankrekeningen’ hebt ingevuld, hoeft u ook bij het aanmaken van een nieuwe boekingsbon minder gegevens in te vullen. Om de betalingsinformatie terug te zien op een boekingsbon, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in Reeleezee Administratie op de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. 2. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. De nieuwe boekingsbon wordt aangemaakt. 3. Vul de gegevens in op het tabblad ‘Bon’. 4. Klik op het tabblad ‘Betalingsinfo’.

Op het tabblad ‘Betalingsinfo’ van een boekingsbon geeft u de status aan van de betaling.

5. Als u bij de klant in de map ‘Relaties’ alle betalingsinformatie hebt ingevoerd, zoals de standaard betaalwijze en betalingstermijn, is een deel van dit tabblad al ingevuld.


204

Let op Ook al hebt u een standaard betaalwijze ingesteld, dan kunt u deze hier nog veranderen. Dit geldt ook voor de ‘betaaldatum’, die bepaald wordt door de betalingstermijn. 6. Afhankelijk van de gekozen betaalwijze geeft Reeleezee bij ‘Betaling’ aan of deze ‘Uitgevoerd’ is of ‘Nog te doen’. Bij een incasso-opdracht zal Reeleezee ‘Nog te doen’ aangeven. Voorbeeld Bij de betaalwijze ‘Overschrijving’ op een verkoopfactuur geeft Reeleezee aan dat de betaling ‘Uitgevoerd’ is. Dit betekent dat de klant zelf de betaling uitvoert en dat u geen actie meer hoeft te ondernemen. Voor zo’n factuur kunt u dan ook geen incasso-opdracht aanmaken.

Let op Een verkoopfactuur of -boekingsbon waarvan de betaling ‘Nog te doen’ is, vindt u terug in de map ‘Kas & Bank’ > (naam rekening) > Overzicht nog te ontvangen’. Vanuit dit overzicht maakt u de incasso-opdrachten met de betaalwijze ‘Automatische incasso’ of ‘Eenmalige incasso’ in de vorm van een ClieOp-bestand aan. Een verkoopfactuur of -boekingsbon waarvan de betaling ‘Uitgevoerd’ is, vindt u terug in de map ‘Kas & Bank’ > (naam rekening) > Overzicht betaling onderweg’.

Let op Hebt u de betaling toch al op een andere manier ontvangen, dan kunt u handmatig de optie ‘Uitgevoerd’ kiezen. Reeleezee zal dan geen incassoopdracht meer voor deze factuur klaarzetten. 7. De ‘Betaaldatum’ wordt berekend door de ‘Datum’ boven de stippellijn van de boekingsbon te nemen en daarbij de standaard betalingstermijn die u bij de relatie hebt ingesteld op te tellen. U kunt deze hier eventueel aanpassen. 8. Bij ‘Kenmerk’ kunt u het specifieke betaalkenmerk invullen. 9. Klik op ‘Opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht. U kunt nu de incassoopdracht exporteren.

6.9.4

Incasso-opdrachten exporteren

Om de incasso-opdrachten vanuit Reeleezee bij uw bank te krijgen, moet u ze exporteren. Omdat u hebt gekozen voor ClieOp, maakt u een ClieOp-bestand aan dat u op uw computer zet. Bij een aantal telebankierprogramma's moet u het ClieOp-bestand in een specifieke map op uw computer zetten. Uw bankprogramma kan dan het ClieOp-bestand automatisch inlezen. Raadpleeg voordat u de incassoopdrachten uit Reeleezee exporteert de handleiding van uw telebankierprogramma. Hierin vindt u terug waar u de ClieOp-bestanden op uw computer moet zetten.


205

ClieOp-bestand exporteren Om uw incasso-opdrachten uit Reeleezee als ClieOp-bestand te exporteren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad van de rekening waar u de icassoopdrachten wilt uitvoeren. 3. Klik op ‘Overzicht nog te ontvangen’. Het overzicht verschijnt.

Het overzicht ‘Nog te ontvangen’. Vanuit hier maakt u een ClieOp-bestand aan.

4. Klik boven in het scherm op de knop ‘Filter’. 5. Kies ‘Alle ClieOp’. In het scherm verschijnen alle incasso-opdrachten die in aanmerking komen voor export (met de betaalwijze ‘Eenmalige incasso’ of ‘Automatische incasso’). Als belangrijke betalingsgegevens, zoals een bankrekening, ontbreken, dan zal Reeleezee hiervoor per betaling waarschuwen. Deze melding wordt in het rood weergegeven. Door op de melding te klikken, verschijnt een scherm waarin u de ontbrekende gegevens kunt invullen. 6. Vink de betalingen aan die u wilt gaan incasseren: • Als u aan de linkerkant (voor de relatie) een vinkje zet, dan geeft u daarmee aan dat u alle openstaande facturen van die klant wilt gaan incasseren. • Wilt u slechts enkele van de openstaande facturen van een relatie wilt incasseren, dan vinkt u aan de rechterkant de betreffende facturen aan.


206

7. Als u alle gewenste incasso’s hebt aangevinkt, klikt u boven in het scherm op de knop ‘Verzenden’. Er verschijnt een scherm met een korte uitleg over het vervolg. 8. Bij ‘Verzendmethode’ kiest u de tweede optie ‘Opdrachten downloaden in een Clieop03-bestand, en zelf bij de bank aanbieden’. Let op De eerste optie kunt u gebruiken als uw bank ‘synchronisatie’ ondersteunt met Reeleezee. Dit betekent dat tussen uw Reeleezee administratie en uw online bankrekening bankbestanden kunnen worden uitgewisseld. U stelt deze synchronisatie in bij uw bankrekening in de map ‘Instellingen > tabblad ‘Map Kas & Bank’. 9. Klik op de knop ‘Verzenden’. 10. U krijgt een melding dat u een bestand gaat downloaden. Zodra u op ‘Opslaan’ of ‘Save’ klikt, kunt u het aangemaakte ClieOp-bestand lokaal op uw computer opslaan. 11. Open daarna uw telebankierprogramma en importeer het zojuist opgeslagen ClieOp-bestand. Let op Als u kiest voor ‘Verzenden’, verandert de status van de te incasseren betalingen die u hebt aangevinkt naar ‘Betaling onderweg’. Vanaf dat moment komt u de betalingen niet meer tegen in het overzicht, omdat de betaalactie immers uitgevoerd is. Als u een specifieke betaling toch weer wilt opnemen in deze lijst, dan klikt u vanuit de map ‘Kas & Bank > (naam rekening) > ‘Overzicht betaling onderweg’ de betaling aan. In het scherm dat verschijnt haalt u bij ‘Betaling uitgevoerd’ het vinkje weg.


207

6.10 Privé-betaalde zakelijke facturen (eenmanszaak/vof) U kunt voor uw bedrijf iets kopen en dat betalen met geld van uw privérekening. Gewoon omdat dat even makkelijker is bij de kassa, of omdat u uw zakelijke bankpasje niet hebt meegenomen. De reden maakt niet uit. Maar u wilt de gemaakte zakelijke kosten natuurlijk wel in uw administratie opnemen. Daarnaast wilt u ook kunnen registreren dat u de kosten privé betaald hebt. Dit doet u in de map ‘Privé & RC’. Als u privé zakelijke kosten betaalt, heeft uw bedrijf daardoor een schuld aan u privé. Omdat u de kosten niet van de zakelijke bankrekening hebt betaald, verwerkt u de betaling hiervan niet op de zakelijke bankrekening, maar op een zogenaamde ‘rekening-courantverhouding’. Deze rekening-courantverhouding is een soort ‘schuldrekening’, waarin u afschriften kunt bijhouden. Voor een eenmanszaak en een vof (vennootschap onder firma) is de werkwijze in Reeleezee dezelfde, omdat bij een vof in principe hetzelfde belang geldt als bij een eenmanszaak. Dit geldt niet voor een bv (besloten vennootschap), waar u te maken hebt met aandeelhouders. Hierover leest u meer in ‘6.12 – Zakelijke facturen betaald door derden (bv)’.

6.10.1 Rekening-courantverhouding aanmaken Reeleezee heeft standaard een aantal voorbeeldrekeningen-courant aan de administratie toegevoegd. Deze kunt u wijzigen. Ook kunt u nieuwe rekeningencourant toevoegen aan uw administratie. U kunt in Reeleezee zoveel rekening-courantverhoudingen aanmaken als u wilt. Hiervoor moet u eerst per rekening-courantverhouding een grootboekrekening aanmaken. Dit doet u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen’. Hierna voegt u een nieuwe rekeningcourantverhouding toe in de map ‘Instellingen > tabblad Map Privé & RC > Rekening Courant’ (zie hiervoor ook ‘3.1 – Instellingen administratie’) en koppelt u de grootboekrekening aan de rekening-courantverhouding. De nieuwe rekeningcourantverhouding ziet u vervolgens terug in de map ‘Privé & RC’. Let op Wilt u een rekening-courantverhouding wijzigen, dan klikt u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Privé & RC > Rekening Courant’ op de betreffende rekeningcourantverhouding. Reeleezee heeft in de map ‘Privé & RC’ al een tabblad ‘Privé betaalde facturen’ aangemaakt. Deze is speciaal bedoeld voor het verwerken van zakelijke facturen die u privé hebt betaald.

6.10.2 Privé-betaalde zakelijke factuur boeken Alle zakelijke facturen moet u in uw Reeleezee administratie opnemen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Als u deze zakelijke facturen privé betaalt, voegt u deze betalingen toe in de map ‘Privé & RC’.


208

U kunt in Reeleezee op twee manieren uw privé betaalde zakelijke facturen boeken: 1. U maakt eerst een nieuwe boekingsbon aan in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Vervolgens koppelt u deze aan de afschriftregel die u toevoegt in de map ‘Privé & RC’. 2. U voegt een nieuwe afschriftregel toe in de map ‘Privé & RC’. Vanaf deze regel maakt u via de knop ‘Nieuw’ meteen de boekingsbon aan die hierbij hoort. Deze bon verschijnt ook in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. In deze paragraaf gaan we uit van de tweede manier.

Privé-betaalde factuur verwerken Stel, u hebt bij een kantoorboekhandel voor € 50,- papier gekocht voor de printer. Het papier is bedoeld voor uw bedrijf, maar u betaalt het bedrag van uw privérekening. Uw bedrijf staat dan bij u ‘in de schuld’. Dit verwerkt u als volgt in uw administratie: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Privé & RC’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad ‘Privé betaalde facturen’. 3. Klik op ‘Overzicht afschriften’. Het scherm ‘Overzicht afschriften’ verschijnt.

In het scherm ‘Overzicht afschriften’ kunt u zelf genummerde rekeningafschriften aanmaken.


209

Let op Als u nog geen privé betaalde facturen aan uw administratie hebt toegevoegd, is dit scherm leeg. 4. Klik op de knop ‘Nieuw’ rechtsboven in het scherm. Het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ verschijnt’.

Vanuit het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ maakt u een nieuw rekeningafschrift aan voor uw privé betaalde facturen.

5. In het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ geeft Reeleezee automatisch een (volg)nummer aan het rekeningafschrift. Dit kunt u, net zoals de datum, aanpassen. Tip Maak een indeling van afschriften per maand en voeg daar afschriftregels aan toe. Zo kunt u vanuit het maandoverzicht makkelijk bladeren via de maandtabbladen aan de rechterkant. 6. Klik op ‘Ok’ om terug te keren naar het overzicht. 7. In het overzicht ziet u nu het afschriftnummer. Klik op het afschriftnummer om de gegevens van uw betaling toe te voegen. Het scherm ‘Privé betaalde facturen’ verschijnt.


210

Vanuit dit scherm kunt u de afschriftregels toevoegen van een privé betaalde factuur.

In dit scherm staat een statusstempel. Hierin staat ‘Schuld’. Daaronder wordt vermeld wie er een schuld heeft Onderop het afschrift wordt het saldo van de schuld vermeld. Let op Het statusstempel beïnvloedt de inhoud van de afschriftregel! Dit is afhankelijk van de bedragen die u toevoegt aan uw administratie (schuld/tegoed). 8. Klik op de eerste lege regel. Het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ verschijnt. 9. Vul bij ‘Datum’ de datum in van uw betaling. In dit voorbeeld is dat de datum van de betaling van het papier voor uw printer. 10. Vul bij ‘Omschrijving’ een omschrijving in, bijvoorbeeld ‘papier printer’. 11. In Reeleezee begint u met een schuld. Dit wordt aangegeven in het statusstempel. Omdat u in het voorbeeld een betaling van uw privérekening hebt gedaan voor de zaak, neemt uw schuld bij de zaak af. Vul daarom het bedrag van € 50,- in bij ‘Afname schuld’.


211

In het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ vult u de specificaties in van de privébetaling.

12. Als u voor deze betaling nog geen boekingsbon hebt aangemaakt, dan blijft het overzicht in het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ leeg. Deze boekingsbon gaat u nu aanmaken. Klik hiervoor op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 13. Klik op de titel (blauwe regel) van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 14. Bij een privé betaalde factuur is de bonsoort altijd ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. U hebt namelijk een uitgave gedaan voor de zaak. Kies daarom voor ‘Uitgaven > Kantoorkosten’. 15. Klik op de bon op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de gegevens in van de relatie die bij de betaling hoort. In dit voorbeeld is dat de kantoorboekhandel waar u het papier voor de printer hebt gekocht. Als u de gegevens van deze kantoorboekhandel al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast. 16. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 17. In het veld ‘Referentie’ kunt u het nummer van het bonnetje invullen waarop de betaling staat. 18. De datum op de boekingsbon is overgenomen van de datum van de afschriftregel. Als dit een andere datum moet zijn, bijvoorbeeld omdat de aankoop op een andere datum heeft plaatsgevonden, dan kunt u deze wijzigen. 19. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie van de bonsoort. Voor de aankoop van papier voor de printer kunt u als specificatie kiezen voor ‘Kantoorartikelen’.


212

De betaling verwerkt u met een nieuwe boekingsbon in uw administratie.

20. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving zoals deze is ingevuld bij de afschriftregel. Deze kunt u eventueel aanpassen. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat. 21. Controleer bij ‘BTW’ het BTW-tarief dat over de betaling is gerekend. Reeleezee vult hier het standaard ingestelde BTW-tarief in. Het tarief kunt u aanpassen. U kunt ook zelf het BTW-bedrag specificeren door het vakje bij ‘BTW-bedrag zelf specificeren’ aan te vinken. 22. Klik op de knop ‘Boeken’. U keert weer terug naar het overzicht. De boekingsbon wordt aan de afschriftregel in de map ‘Privé & RC’ gekoppeld en opgeslagen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’.


213

In het overzicht ‘Privé betaalde facturen’ verschijnt de afschriftregel met de boekingsbon.

In het overzicht ziet u dat het statusstempel is veranderd in ‘Tegoed’. Dit betekent dat u een bedrag tegoed hebt van uw bedrijf. Let op Als u meerdere betalingen toevoegt van uitgaven die u van uw privérekening hebt betaald voor de zaak, dan verandert ook de afschriftregel zodra het privé-betaalde bedrag hoger is dan uw schuld aan uw bedrijf. Zodra u op een lege regel hebt geklikt om een betaling toe te voegen, dan ziet u dat de velden ‘Toename schuld’ en ‘Afname schuld’ zijn veranderd in ‘Toename tegoed’ en ‘Afname tegoed’. Zodra u bij uw bedrijf in de schuld staat, veranderen de velden in ‘Toename schuld’ en ‘Afname schuld’. In het overzicht van uw privé betaalde facturen ziet u bij ‘Toename tegoed’ het bedrag staan dat u van uw privérekening hebt betaald. Dit bedrag wordt opgeteld bij het totaalbedrag dat u nog van uw bedrijf moet ontvangen.


214

Let op Als u de privé betaalde facturen boekt via de map ‘Privé & RC > (naam rekening) > Maandoverzicht’ (in plaats van het ‘Overzicht afschriften’), dan ziet u geen velden met ‘Toename’ of ‘Afname’, maar ‘Bedrag bij’ en ‘Bedrag af’. In het geval van een privé betaalde zakelijke uitgave boekt u deze dan in de kolom ‘Bedrag af’.

Privé-betaalde factuur in map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ De boekingsbon van uw privé-betaalde factuur ziet u ook terug in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Het betreft namelijk een uitgave die u hebt gedaan voor de zaak. Reeleezee voegt de boekingsbon automatisch aan deze map toe.

6.10.3 Overzicht van privé-betaalde facturen Om een overzicht te krijgen van het saldo van de privé-betaalde facturen, kiest u in de map ‘Privé en RC > tabblad Privé betaalde facturen > Overzicht afschriften’. Het laatste afschrift van het jaar geeft het eindsaldo weer. U kunt ook het laatste maandoverzicht opvragen. Daarin staat rechtsboven in het scherm het eindsaldo. U kunt ook een balans opvragen. De balans geeft een overzicht van de waarde van de bezittingen (de activa) en van de schulden en het eigen vermogen (de passiva) van uw onderneming. De balans vraagt u op in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’.

Voorbeeld van een balans.


215

Op de balans worden de activa en passiva weergegeven in de kolommen ‘debet’ en ‘credit’. Onder de passiva vindt u de privé betaalde facturen: debet = u (als privépersoon) hebt een schuld aan de zaak credit = de zaak heeft een schuld aan u (als privépersoon) Tip Wilt u weten welke boekingsbonnen bij de verschillende rubrieken activa of passiva horen, dan kunt u vanuit de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ op het gewenste grootboek klikken. De bijbehorende boekingen worden dan geopend. Het saldo van de privé betaalde facturen staat bij ‘Passiva 06 Kapitaal (Privé en VOF) > Privé betaalde facturen’. Het tegoed bij uw bedrijf staat in de kolom ‘Credit’. Uw schuld aan het bedrijf staat in de kolom ‘Debet’.


216

6.11 Privé-uitgaven en -ontvangsten verwerken (eenmanszaak/vof) Bij het verwerken van uw zakelijke bankafschriften zult u bij een eenmanszaak of een vennootschap onder firma (vof) regelmatig afschriftregels tegenkomen van privébetalingen. Het zijn uitgaven of ontvangsten die met privézaken te maken hebben. Deze betalingen zijn geen opbrengsten en kosten voor uw bedrijf, maar beïnvloeden wel het vermogen ervan. U moet ze daarom verwerken in uw administratie. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Privébetalingen die u met de zakelijke rekening hebt betaald, ziet u in Reeleezee terug op de afschriftregels van uw zakelijke bankafschriften. Deze importeert u vanuit uw internetbankierenprogramma in Reeleezee, of u voegt ze handmatig toe. Elke afschriftregel moet u verantwoorden met een boekingsbon.

6.11.1 Privé-uitgaven en -ontvangsten verwerken Een privé-uitgave betreft een bedrag dat u van de zakelijke rekening hebt betaald ten behoeve van privé. Het bedrag gaat dus van uw zakelijke rekening af. Een privé-ontvangst is een storting op uw zakelijke bankrekening die met privézaken te maken heeft. Dit kan een overmaking zijn vanaf uw privérekening, maar het kan ook een ontvangen bedrag aan inkomstenbelasting zijn. Dit bedrag komt dus op uw zakelijke rekening erbij.

Privé-uitgaven en -ontvangsten boeken Een privé-uitgave of -ontvangst die op uw zakelijke rekening staat, verwerkt u als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waarvan u de afschriftregel wilt boeken. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan selecteert u in het overzicht de afschriftregel (zie ’6.2 – Bankafschriften importeren’). • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het afschrift en daarna op de betreffende afschriftregel (zie ‘6.1 – Bankafschriften handmatig invoeren’). 4. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt. Klik op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 5. Klik op de titel (blauwe regel) van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 6. Reeleezee heeft voor privé-uitgaven en -ontvangsten aparte boekingsbonnen aangemaakt: • bij een privé-uitgave kiest u voor de bonsoort ‘Privé & RC > Privé-uitgaven (eenmanszaak-vof); • bij een privé-ontvangst kiest u voor de bonsoort ‘Privé & RC > Privéstortingen (eenmanszaak-vof).


217

De afschriftregel van uw privébetaling verwerkt u met een boekingsbon.

7. Vul bij ‘Referentie’ een referentienummer in, bijvoorbeeld het nummer dat op het afschrift staat. 8. De ‘Datum’ op de boekingsbon is overgenomen van de datum van de afschriftregel. Deze hoeft u niet te veranderen. 9. Bij ‘Specificatie’ kunt u een verdere specificatie kiezen die bij de privé-uitgave of -ontvangst hoort. 10. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving. zoals deze is ingevuld bij de afschriftregel. Deze kunt u aanpassen. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat.

Let op Bij de bonsoorten ‘Privé & RC > Privé-uitgaven (eenmanszaak-vof)’ en ‘Privé & RC > Privéstortingen (eenmanszaak-vof)’ kunt u geen BTW-tarief kiezen, omdat het hier om een privébetaling gaat. 11. Klik op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en aan de afschriftregel gekoppeld. U keert weer terug naar het overzicht.


218

Tip Als u in de map ‘Instellingen’ aparte grootboekrekeningen aanmaakt voor elke vennoot, kunt u bij ‘Specificatie’ de privé-uitgaven en privéstortingen per vennoot boeken.

6.11.2 Saldo opvragen Het overzicht van de totale privé-uitgaven en ontvangsten kunt u terugvinden op de balans. De balans geeft een overzicht van de waarde van de bezittingen (de activa) en van de schulden en het eigen vermogen (de passiva) van uw onderneming. De balans vraagt u op in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’.

Op de balans vindt u het saldo van de privé-uitgaven en -ontvangsten.

Het saldo van de privé-uitgaven en -ontvangsten staat resp. bij ‘065 – Totaal Privé Uitgaven’ en ‘061- Totaal Privé Stortingen’. Het tegoed bij uw bedrijf staat in de kolom ‘Credit’. Uw schuld aan het bedrijf staat in de kolom ‘Debet’. Let op Gebruikt u een ander rekeningschema dan de standaard van Reeleezee, dan kan dit ergens anders zijn.


219

Tip Wilt u weten welke boekingsbonnen bij de verschillende rubrieken activa of passiva horen, dan kunt u vanuit de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ op het gewenste grootboek klikken. De bijbehorende boekingen worden dan geopend.


220

6.12 Zakelijke facturen betaald door derden (bv) Een bedrijf dat als ondernemingsvorm een besloten vennootschap (bv) is, heeft te maken met ‘derden’, zoals aandeelhouders. Een van deze aandeelhouders kan een aankoop doen voor de zaak en deze betalen van zijn privérekening. Deze kosten moet u in uw administratie opnemen. Hiervoor gebruikt u de map ‘Privé & RC’. Als een ‘derde’, zoals een aandeelhouder, van zijn privérekening zakelijke kosten maakt, heeft uw bedrijf een schuld aan hem. Omdat de kosten niet van de zakelijke bankrekening zijn betaald, verwerkt u de betaling hiervan niet op de zakelijke bankrekening, maar op een zogenaamde ‘rekening-courantverhouding’. Deze rekening-courantverhouding is een soort ‘schuldrekening’, waarbij u afschriften kunt bijhouden.

6.12.1 Rekening-courantverhouding aanmaken Reeleezee heeft standaard een aantal voorbeeldrekeningen-courant aan de administratie toegevoegd. Deze kunt u wijzigen. Ook kunt u nieuwe rekeningencourant toevoegen aan uw administratie. In de map ‘Privé & RC’ is al een aantal tabbladen ‘Rekening-courant’ toegevoegd. Wij adviseren u voor elke ‘derde’ een apart tabblad te gebruiken. Zo houdt u een duidelijk overzicht van de uitgaven en ontvangsten per ‘derde’. U kunt in Reeleezee zoveel rekening-courantverhoudingen aanmaken als u wilt. Hiervoor moet u eerst per rekening-courantverhouding een grootboekrekening aanmaken. Dit doet u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen’. Hierna voegt u een nieuwe rekeningcourantverhouding toe in de map ‘Instellingen > tabblad Map Privé & RC > Rekening Courant’ (zie hiervoor ook ‘3.1 – Instellingen administratie’) en koppelt u het grootboek aan de rekening-courantverhouding. De nieuwe rekeningcourantverhouding ziet u vervolgens terug in de map ‘Privé & RC’. Let op Wilt u een rekening-courantverhouding wijzigen, dan klikt u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Privé & RC > Rekening Courant’ op de betreffende rekeningcourantverhouding.

6.12.2 Zakelijke factuur betaald door derden boeken Alle zakelijke aankopen moet u in Reeleezee verantwoorden. Dus ook de zakelijke aankopen die ‘derden’ van hun privérekening betalen. Deze betalingen voegt u toe in de map ‘Privé & RC’. U kunt in Reeleezee op twee manieren de zakelijke facturen, die door derden zijn betaald, boeken: 1. U maakt eerst een nieuwe boekingsbon aan in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Vervolgens koppelt u deze aan de afschriftregel die u toevoegt in de map ‘Privé & RC’.


221

2. U voegt een nieuwe afschriftregel toe in de map ‘Privé & RC’. Vanuit deze map maakt u meteen de boekingsbon die hierbij hoort aan. Deze bon verschijnt ook automatisch in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. In deze paragraaf gaan we uit van de tweede manier.

Zakelijke factuur betaald door derden verwerken Stel, aandeelhouder Jansen koopt twee nieuwe computers van in totaal € 1500,voor uw bedrijf. Deze betaalt hij van zijn privérekening. Dit betekent dat uw bedrijf een schuld heeft bij aandeelhouder Jansen van € 1500,-. U hebt voor Jansen in Reeleezee al een rekening-courantverhouding aangemaakt (in de vorige paragraaf hebt u kunnen lezen hoe u dat doet). De aankoop van Jansen kunt u als volgt in uw administratie verwerken: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Privé & RC’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad ‘Rekening courant Jansen’. 3. Klik op ‘Overzicht afschriften’. Het scherm ‘Overzicht afschriften’ verschijnt.

In het scherm ‘Overzicht afschriften’ kunt u zelf genummerde afschriften aanmaken.

Let op Als u nog geen afschriften aan deze rekening-courantverhouding hebt toegevoegd, is dit scherm leeg.


222

4. Klik op de knop ‘Nieuw’ rechts boven in het scherm. Het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ verschijnt.

Vanuit het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ maakt u een nieuw rekeningafschrift aan voor de rekening-courantverhoudng.

5. In het scherm ‘Nieuw rekeningafschrift aanmaken’ geeft Reeleezee automatisch een (volg)nummer aan het rekeningafschrift. Dit kunt u, net zoals de datum, aanpassen. Let op De afschriften moeten in chronologische volgorde aangemaakt worden. Een hoger afschriftnummer moet daarom ook een latere datum hebben dan het vorige afschriftnummer.

Tip Maak een indeling van afschriften per maand en voeg daar afschriftregels aan toe. Zo kunt u vanuit het maandoverzicht met de tabbladen aan de rechterkant makkelijk bladeren. 6. Klik op ‘Ok’ om terug te keren naar het overzicht. 7. In het overzicht ziet u nu de afschriftnummers. Klik op een afschriftnummer om de gegevens van de betaling toe te voegen. Het scherm ‘Rekening courant Jansen’ verschijnt.


223

Vanuit dit scherm kunt u de afschriftregels toevoegen van een rekening-courantverhouding.

In dit scherm staat een statusstempel. Hierin staat ‘Schuld’. Daaronder wordt vermeld wie er een schuld heeft. Onderop het afschrift wordt het saldo van de schuld vermeld. Let op Het statusstempel beïnvloedt de inhoud van de afschriftregel! Dit is afhankelijk van de bedragen die u toevoegt aan uw administratie (schuld/tegoed). 8. Klik op de eerste lege regel op het afschrift. Het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ verschijnt. 9. Vul bij ‘Datum’ de datum in van de betaling. In dit voorbeeld is dat de datum van de betaling van de twee nieuwe computers door aandeelhouder Jansen. 10. Vul bij ‘Omschrijving’ een omschrijving in, bijvoorbeeld ‘twee computers’. 11. In Reeleezee begint iedereen met een schuld. Dit wordt aangegeven in het statusstempel. Omdat het in het voorbeeld een betaling betreft van twee nieuwe computers door een van de aandeelhouders, neemt zijn schuld bij de zaak af. Vul daarom het bedrag van € 1500,- in bij ‘Afname schuld’.


224

In het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ vult u de specificaties in van de betaling.

12. Als u voor deze betaling nog geen boekingsbon hebt aangemaakt, dan blijft het overzicht in het scherm ‘Afschriftregel toevoegen’ leeg. Deze bon gaat u nu aanmaken. Klik hiervoor op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 13. Klik op de titel (blauwe regel) van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 14. Bij een zakelijke factuur betaald door derden is de bonsoort altijd ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Iemand (de aandeelhouder) heeft namelijk een privé-uitgave gedaan voor de zaak, en in het geval van een computer betreft het een investering. Kies daarom ‘Uitgaven > Investeringen’. 15. Klik op het veld achter ‘Relatie’. In het adresscherm dat verschijnt, vult u de gegevens in van de relatie die bij de betaling hoort. In dit voorbeeld is dat de winkel waar de aandeelhouder de twee computers heeft gekocht. Als u de gegevens van de winkel al in uw administratie hebt toegevoegd, selecteert u ze uit de lijst ernaast. 16. Klik op ‘Ok’ om terug te gaan naar de boekingsbon. 17. In het veld ‘Referentie’ kunt u het nummer van de factuur of het bonnetje invullen, waarop de betaling staat. 18. De datum op de boekingsbon is overgenomen van de datum van de afschriftregel. Als dit een andere datum moet zijn, bijvoorbeeld omdat de aankoop op een andere datum heeft plaatsgevonden, dan kunt u deze wijzigen. 19. Kies bij ‘Specificatie’ een specificatie van de bonsoort. Voor de aankoop van de twee nieuwe computers kunt u als specificatie kiezen voor ‘ICT apparatuur’.


225

De betaling verwerkt u met een nieuwe boekingsbon in uw administratie.

20. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving, zoals deze is ingevuld bij de afschriftregel. Deze kunt u aanpassen. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat. 21. Controleer bij ‘BTW’ het BTW-tarief dat over de betaling is gerekend. Reeleezee vult hier het standaard ingestelde BTW-tarief in. Het tarief kunt u aanpassen. U kunt ook zelf het BTW-tarief specificeren door het vakje bij ‘BTW-bedrag zelf specificeren’ aan te vinken. 22. Klik op de knop ‘Boeken’. U keert weer terug naar het overzicht. De boekingsbon wordt aan de afschriftregel in de map ‘Privé & RC’ gekoppeld en opgeslagen in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’.


226

In het overzicht ‘Rekening courant’ verschijnt de afschriftregel met de boekingsbon.

In het overzicht ziet u dat het statusstempel is veranderd in ‘Tegoed’. Dit betekent dat de aandeelhouder Jansen een bedrag tegoed heeft van het bedrijf. Let op Als u meerdere betalingen toevoegt van uitgaven die iemand van zijn privérekening heeft betaald voor de zaak, dan verandert ook de afschriftregel, zodra het privébetaalde bedrag hoger is dan de schuld aan het bedrijf. Zodra u op een lege regel hebt geklikt om een betaling toe te voegen, dan ziet u dat de velden ‘Toename schuld’ en ‘Afname schuld’ zijn veranderd in ‘Toename tegoed’ en ‘Afname tegoed’. Zodra iemand bij uw bedrijf in de schuld staat, veranderen de velden in ‘Toename schuld’ en ‘Afname schuld’. In het overzicht van de rekening-courantverhouding ziet u bij ‘Toename tegoed’ het bedrag staan dat de aandeelhouder van zijn privérekening heeft betaald. Dit bedrag wordt opgeteld bij het totaalbedrag dat de aandeelhouder nog van de zaak moet ontvangen.


227

Let op Als u de privé betaalde facturen boekt via de map ‘Privé & RC > (naam rekening) > Maandoverzicht’ (in plaats van het ‘Overzicht afschriften’), dan ziet u geen velden met ‘Toename’ of ‘Afname’, maar ‘Bedrag bij’ en ‘Bedrag af’. In het geval van een privé betaalde zakelijke uitgave boekt u deze dan in de kolom ‘Bedrag af’.

Zakelijk betaalde factuur in map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’ De boekingsbon van de rekening-courantverhouding ziet u ook terug in de map ‘Inkopen/kosten’ of ‘Uitgaven’. Het betreft namelijk een uitgave die een aandeelhouder heeft gedaan voor de zaak. Reeleezee voegt de boekingsbon automatisch aan deze map toe.

6.12.3 Saldo opvragen Om een overzicht te krijgen van de rekening-courant verhouding, kunt u een balans opvragen. De balans geeft een overzicht van de waarde van de bezittingen (de activa) en van de schulden en het eigen vermogen (de passiva) van uw onderneming. Een balans vraagt u op in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’.


Op de balans worden de activa en passiva weergegeven in de kolommen ‘debet’ en ‘credit’. Onder de passiva vindt u de rekening-courantverhoudingen: debet = de derde (als privépersoon) heeft een schuld aan de zaak


228

credit = de zaak heeft een schuld aan de derde (als privépersoon) Tip Wilt u weten welke boekingsbonnen bij de verschillende rubrieken activa of passiva horen, dan kunt u vanuit de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ op het gewenste grootboek klikken. De bijbehorende boekingen worden dan geopend. Het saldo van de rekening-courantverhouding staat bij ‘Passiva 16 Kort vreemd vermogen > (naam rekening-courantverhouding)’. Als de aandeelhouder een tegoed heeft bij uw bedrijf, dan staat dit bedrag in de kolom ‘Credit’. Heeft hij een schuld, dan staat dit in de kolom ‘Debet’.


6.13

229

Privé-uitgaven en -ontvangsten door derden verwerken (bv)

Bij het verwerken van uw zakelijke bankafschriften kunt u bij een besloten vennootschap (bv) afschriftregels tegenkomen van privébetalingen van uw aandeelhouders. Het zijn uitgaven of ontvangsten die met privézaken te maken hebben. Deze betalingen zijn geen opbrengsten en kosten voor het bedrijf, maar beïnvloeden wel het vermogen ervan. U moet ze daarom verwerken in uw administratie. Hiervoor hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Privébetalingen die op uw zakelijke rekening staan, ziet u in Reeleezee terug op de afschriftregels van uw bankafschriften. Deze importeert u vanuit uw internetbankierenprogramma in uw administratie, of u voegt ze handmatig toe. Elke afschriftregel moet u verantwoorden met een boekingsbon.

6.13.1 Betalingen door derden verwerken Een uitgave betreft een bedrag dat een aandeelhouder van de zakelijke rekening heeft betaald ten behoeve van privé. Het bedrag gaat dus van uw zakelijke rekening af. Een ontvangst is een storting van een rekening van een aandeelhouder ten behoeve van de zaak. Dit bedrag komt dus op de zakelijke rekening erbij.

Uitgaven en ontvangsten door derden boeken Om een uitgave of ontvangst van een aandeelhouder ten behoeve van de zaak in uw administratie te verwerken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening waarvan u de afschriftregel van deze betaling wilt boeken. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan selecteert u in het overzicht de afschriftregel (zie ‘6.2 – Bankafschriften importeren’). • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het afschrift en daarna op de betreffende afschriftregel (zie ‘6.1 – Bankafschriften handmatig invoeren’). 4. Klik op de titel (blauwe regel) van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 5. Reeleezee heeft voor uitgaven en ontvangsten door derden een aparte boekingsbon: de ‘Rekening Courant overboeking’. Kies daarom voor de bonsoort ‘Privé & RC > Rekening Courant overboeking’. 6. U kunt bij ‘Referentie’ een referentienummer invullen, bijvoorbeeld het nummer dat op het afschrift staat. 7. De ‘Datum’ op de boekingsbon is overgenomen van de datum van de afschriftregel. Deze hoeft u niet te veranderen. 8. Bij ‘Specificatie’ kiest u een rekening-courantverhouding van de betreffende aandeelhouder. In de lijst staan de namen van de rekeningcourantverhoudingen zoals deze zijn terug te vinden in de map ‘Privé & RC’.


230

9. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt. Klik op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon.

De afschriftregel van betaling door derden verwerkt u met een boekingsbon.

10. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving, zoals deze is ingevuld bij de afschriftregel. Deze kunt u eventueel aanpassen. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat.

Let op Bij de bonsoort ‘Privé & RC > Rekening-courantoverboeking’ kunt u geen BTWtarief kiezen, omdat het hier om een privébetaling gaat. 11. Klik op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en aan de afschriftregel gekoppeld. U keert weer terug naar het overzicht. In de map ‘Privé & RC’ ziet u op het tabblad van de betreffende rekeningcourantverhouding deze boeking in het overzicht verschijnen.


231

De overboeking naar een rekening-courantverhouding wordt automatisch op een afschrift van die rekening-courantverhouding verwerkt.

6.13.2 Saldo opvragen Om een overzicht te krijgen van het saldo van een rekening-courantverhouding, klikt u in de map ‘Privé en RC > tabblad (naam rekening-courantverhouding) > Overzicht afschriften’. Het laatste afschrift van het jaar geeft het eindsaldo weer. U kunt ook het laatste maandoverzicht opvragen. Daarin staat rechtsboven in het scherm het eindsaldo. Daarnaast kunt u het saldo van de rekening-courantverhouding op de balans terugvinden. De balans geeft een overzicht van de waarde van de bezittingen (de activa) en van de schulden en het eigen vermogen (de passiva) van uw onderneming. U kunt een balans opvragen in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’.


232

Op de balans staat het saldo van de rekening-courantverhouding onder ‘16 Kort vreemd vermogen’.

Op de balans wordt het saldo van de rekening-courantverhoudingen weergegeven bij ‘PAS Passiva > 16 Kort vreemd vermogen’. Let op Gebruikt u een ander rekeningschema dan de standaard van Reeleezee, dan kan dit ergens anders zijn. Het saldo wordt in de kolom debet of credit weergegeven. Als de aandeelhouder een tegoed heeft bij uw bedrijf, dan staat dit bedrag in de kolom ‘Credit’. Heeft hij een schuld, dan staat dit in de kolom ‘Debet’. Tip Wilt u weten welke boekingsbonnen bij de verschillende rubrieken activa of passiva horen, dan kunt u vanuit de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ op het gewenste grootboek klikken. De bijbehorende boekingen worden dan geopend. BTW-aangifte


233


234

7. BTW-aangifte 7.1 Elektronisch BTW-aangifte doen met Reeleezee Over uw verkopen moet u BTW (omzetbelasting) afdragen aan de Belastingdienst. U bent verplicht de aangifte hierover elektronisch te doen. Dit kan via de website van de Belastingdienst, maar het kan ook met Reeleezee. Reeleezee maakt de BTW-aangiften automatisch voor u aan. U kunt ze vervolgens versturen naar de Belastingdienst. Voor uw elektronische BTW-aangifte hebt u de map ‘Belastingen’ nodig. Als u uw BTW-aangifte doet met Reeleezee, houdt u een goed overzicht van de bedragen waarover u aangifte hebt gedaan en of uw aangifte aansluit op uw boekhouding. Bovendien kunt u in het stempel op het aangifteformulier in Reeleezee precies zien wanneer de aangifte is verstuurd en of deze in goede orde is ontvangen door de Belastingdienst. In deze paragraaf wordt beschreven hoe u de aangifte vanuit Reeleezee doet.

7.1.1

BTW-instellingen

Om de BTW-aangifte vanuit Reeleezee te kunnen versturen, zult u een mailbox en wachtwoord bij de Belastingdienst moeten hebben. Daarnaast zijn er een aantal instellingen vereist. Hoe u de mailbox aanvraagt en welke instellingen dit zijn, leest u in ‘3.4 – Voorbereidingen voor de BTW-aangifte met pincode’. Let op Pas als u alle gegevens van de Belastingdienst hebt gekregen en deze juist hebt ingevuld in de map ‘Instellingen’, kunt u de eerste BTW-aangifte vanuit Reeleezee elektronisch versturen. Zolang u de benodigde gegevens niet hebt, moet u de aangifte op een andere manier doen, bijvoorbeeld via de website van de Belastingdienst. In ‘7.2 – BTW-aangifte doen buiten Reeleezee om’ wordt uitgelegd hoe u dan de aangifte in Reeleezee kunt verwerken.

7.1.2

BTW-aangifte

Op basis van uw instellingen maakt Reeleezee automatisch BTW-aangiften aan. De BTW-bedragen zijn afkomstig van elke boekingsbon of factuur die u aan uw administratie toevoegt. Bij elke boekingsbon kiest u namelijk een BTW-tarief, dat Reeleezee gebruikt voor de aangifte. Let op Alleen het BTW-tarief ‘0%-Geen BTW (Vrijgesteld)’ wordt niet gebruikt voor uw BTW-aangifte! Afhankelijk van het gekozen BTW-tarief op de boekingsbon en of het inkoop- of verkoopfacturen zijn, wordt de BTW automatisch in de juiste rubriek op de BTWaangifte gezet.


235

BTW-aangifte versturen Om uw BTW-aangifte te bekijken en elektronisch te versturen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Belastingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Omzetbelasting’. 3. Klik op ‘Overzicht: aangiften BTW’. Het ‘Overzicht aangiften BTW’ verschijnt.

In het ‘Overzicht aangiften BTW’ staan uw BTW-aangiften.

Let op Het overzicht in het scherm is gebaseerd op een boekjaar. Wilt u liever een overzicht van een ander boekjaar, klik dan op de knop met het jaartal rechtsboven in het scherm en kies het gewenste jaar.


236

4. In het overzicht ziet u in de kolom ‘Status’ welke aangifte nog niet verstuurd of nog niet aangegeven is. Deze heeft als status ‘Concept’. Klik op een aangifte met een ‘Concept’-status. Het scherm ‘BTW-overzicht’ verschijnt.

In het scherm ‘BTW-overzicht’ wordt de aangifte getoond met de rubrieken zoals die op de originele BTW-aangifte voorkomen.

In het scherm ‘BTW-overzicht’ worden alle gegevens op de BTW-aangifte weergegeven per ‘BTW-tarief’-rubriek. Per BTW-tarief ziet u een lijst met boekingsbonnen. U kunt elke boekingsbon bekijken door erop te klikken. Ook kunt u aan een concept-‘BTW-overzicht’ nog posten toevoegen, als u in de betreffende periode boekingsbonnen toevoegt. 5. Om de aangifte te versturen, klikt u op de knop ‘Aangeven’ boven in het scherm. Het scherm ‘Aangeven’ verschijnt.


237

De opties die u ziet in het scherm ‘Aangeven’ zijn afhankelijk van de instellingen die u hebt gekozen.

6. Bij ‘Manier van aangifte’ vinkt u de eerste optie aan en vult u de vijfcijferige pincode in die u zelf bij de Belastingdienst hebt opgegeven (zie voor meer informatie ‘3.4 – Voorbereidingen voor de BTW-aangifte met pincode’). 7. De opties ‘Betaalwijze’, ‘Eigen rekening’ en ‘Betaling’ past u alleen aan als u de BTW via een betalingsopdracht vanuit Reeleezee wilt gaan betalen aan de Belastingdienst. 8. Klik op ‘Ja’. Uw aangifte wordt verstuurd. U keert weer terug naar het ‘BTWoverzicht’. De status is nu veranderd van ‘Concept’ in ‘Aangegeven’.


7.1.3

238

Statusstempel

Als u een aangifte verstuurd hebt vanuit Reeleezee, is het belangrijk om de informatie in het statusstempel goed te controleren. Zodra u de aangifte verstuurd hebt, verandert de status boven in het stempel van ‘Concept’ in ‘Aangegeven’.

Het stempel ‘Aangegeven’ in het BTW-overzicht geeft aan dat de aangifte op definitief is gezet.

Als u met uw muis over het statusstempel beweegt, ziet u nog meer belangrijke gegevens over uw aangifte. Na het versturen van de BTW-aangifte verschijnt in het stempel de melding ‘Elektronisch verzonden'. Hierna volgt een ontvangstbevestiging ‘Elektronisch afgeleverd’ met een message-ID. Het messageID is een code waarmee de Belastingdienst aangeeft dat de aangifte is aangekomen. Als de aangifte geaccepteerd is, verschijnt de status ‘Elektronisch bevestigd’.


239

Let op Als de aangifte niet is aangekomen bij de Belastingdienst, dan ziet u de melding ‘Elektronisch bevestigd’ niet, maar volgt er een foutmelding. Om u hierop te attenderen, stuurt Reeleezee u hierover automatisch een e-mail.

7.1.4

Verstuurde aangifte corrigeren

Als u een BTW-aangifte elektronisch verstuurd hebt, is de aangifte daarmee afgesloten (status ‘Aangegeven’). Dit betekent dat boekingsbonnen met een BTWbedrag die u hierna nog in de betreffende periode boekt, niet meer worden verwerkt op die aangifte. Als u iets wilt wijzigen op een boekingsbon in die periode, dan kunt u de BTWaangifte corrigeren of ‘heropenen’. U kunt de aangifte echter niet meer wijzigen en u kunt deze vanuit Reeleezee ook niet opnieuw elektronisch versturen. Reeleezee zal de wijzigingen verwerken op de eerstvolgende aangifte, die dan nog de status ‘Concept’ heeft. Als er geen ‘Concept’-aangiftes meer zijn in dat jaar, maakt Reeleezee een ‘Suppletie-aangifte’ aan.

Aangifte heropenen Om een BTW-aangifte, met als status ‘Aangegeven’ te corrigeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Belastingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Omzetbelasting’. 3. Klik op ‘Overzicht: aangiften BTW’. Het ‘Overzicht aangiften BTW’ verschijnt. 4. Klik op de aangifte die u wilt corrigeren. Deze wordt nu geopend. 5. Klik boven aan het BTW-overzicht op de knop ‘Corrigeren’. 6. Reeleezee stelt u vervolgens de vraag of u zeker weet of u het BTW-overzicht wilt corrigeren. U klikt dan op ‘Ja’. 7. De BTW-periode wordt nu weer geopend, maar de status in het stempel blijft ‘Aangegeven’. U kunt de totaalbedragen per rubriek, waar ‘Op aangifte’ voor staat, niet meer veranderen. U kunt wel de boekingsbonnen die in die BTWperiode vallen, wijzigen. 8. Als u dit gedaan hebt, sluit u de periode weer door op ‘Sluiten’ te klikken.

7.1.5

ICL-opgave

Indien dit van toepassing is, zal Reeleezee ook automatisch ICL-opgaven voor u aanmaken. Deze opgave van ‘intracommunautaire leveringen (ICL)’ vindt u in de map ‘Belastingen’. Met de ICL-opgave doet u een opgaaf van de omzet van al uw verkopen ofwel leveringen aan ondernemers uit een ander EU-land. Op de ICL-opgave worden alle ingeboekte ‘verkoop’-boekingsbonnen of verkoopfacturen verwerkt waarbij u een specifiek BTW-tarief hebt gekozen. Het gaat om de BTW-tarieven ‘0%-EU, Producten Hoog tarief’ en ‘0%-Producten Laag tarief’. Als u nooit boekingsbonnen met die BTW-tarieven invoert, zal Reeleezee ook geen ICL-opgave voor u aanmaken. De ICL-opgave doet u in de map ‘Belastingen > tabblad Omzetbelasting > Overzicht: aangiften ICL’. De ICL-opgave doet u op de manier, zoals we hierboven hebben uitgelegd bij het doen van de BTW-aangifte. U selecteert de betreffende opgave en klikt op de knop ‘ Aangeven’.


240

In het ICL-overzicht vermeldt Reeleezee onder andere de BTWidentificatienummers van de buitenlandse ondernemers aan wie u geleverd hebt. Let op Als er een BTW-nummer ontbreekt, kan de ICL-opgave niet elektronisch verstuurd worden. U krijgt dan tijdens het versturen een foutmelding. De BTW-nummers van de buitenlandse ondernemers kunt u invullen in de map ‘Relaties > tabblad Klanten > Klant’. Ook doet u aangifte van de waarde van uw eigen goederen die u overbrengt naar een ander EU-land. Reeleezee haalt deze gegevens uit de boekingsbonnen die u zelf hiervoor hebt aangemaakt. Let op Het BTW-tarief ‘0%-Geen BTW (Vrijgesteld)’ wordt niet gebruikt voor uw BTWaangifte!

Let op Als u de aangifte onterecht niet indient, kunt u daarvoor een boete krijgen.

7.1.6

Aangifte afdrukken

Uw verstuurde BTW-aangiften en ICL-opgaven kunt u altijd terugvinden in uw administratie. Soms kan het echter handig zijn om een papieren uitdraai van uw aangifte te hebben. Daarom kunt u uw aangifte afdrukken. Dit gaat als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Belastingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Omzetbelasting’. 3. Klik, afhankelijk van de aangifte die u wilt afdrukken, op ‘Overzicht: aangiften BTW’ of ‘Overzicht: aangiften ICL’. 4. Klik op de regel van het overzicht dat u wilt afdrukken. 5. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Print’. Het scherm ‘Printen’ verschijnt.


241

U kiest zelf hoe u de aangifte wilt afdrukken.

In dit scherm kunt u kiezen voor de volgende opties: • ‘Afdrukken BTW-overzicht, zoals op het scherm getoond wordt’: hiermee drukt u precies datgene af wat u in het scherm ziet. • ‘Afdrukken BTW-aangifte (pdf)’: de BTW-aangifte wordt dan als pdfbestand afgedrukt zoals dat gebeurt wanneer u uw BTW-aangifte doet via de website van de Belastingdienst. U kunt dit bestand ook op uw computer bewaren. Vanuit dit scherm kunt u er ook voor kiezen om de ‘historie’ op de aangifte af te drukken. Dit betekent dat op de uitdraai ook het statusstempel komt te staan.


Een kopie van de BTW-aangifte als pdf-bestand.

242


243

7.2 BTW-aangifte doen buiten Reeleezee om U bent als ondernemer verplicht om BTW (omzetbelasting) over uw verkopen af te dragen aan de Belastingdienst. De aangifte die u hierover doet, kunt u met Reeleezee doen of via de website van de Belastingdienst. In deze paragraaf leggen we u uit hoe u uw BTW-aangifte verwerkt in Reeleezee, als u deze hebt aangegeven buiten Reeleezee om via de website van de Belastingdienst. Hiervoor hebt u de map ‘Belastingen’ nodig. U bepaalt zelf op welke manier u uw BTW-aangifte doet. Als u deze met Reeleezee doet, dan houdt u een goed overzicht over de bedragen waarover u aangifte hebt gedaan en de aansluiting van uw aangifte op uw boekhouding. In ‘7.1 – Elektronisch BTW-aangifte doen met Reeleezee’, vindt u hierover meer uitleg. Als u liever de BTW-aangifte buiten Reeleezee om doet via de website van de Belastingdienst, kan dit ook. U neemt dan de bedragen van de BTW-aangifte die Reeleezee automatisch voor u aanmaakt over. Vervolgens verwerkt u in uw administratie dat u de aangifte hebt gedaan.

7.2.1

BTW-instellingen

Om Reeleezee de juiste BTW-aangifte voor u te laten aanmaken, is een aantal instellingen vereist. Bij het inrichten van uw administratie moet u het aangiftetijdvak voor de omzetbelasting instellen en uw BTW-nummer invullen. Dit doet in de map ‘Instellingen > tabblad Map Belasting > Algemeen’ op het tabblad ‘Opgaven/Aangiften’ bij ‘Omzetbelasting’.


244

In de map ‘Instellingen’ legt u de instellingen voor uw BTW-aangifte vast.

Uw BTW-nummer vult u zonder landcode en zonder punten in bij ‘Identificatienummer’. Bij ‘Aangifte periode’ geeft u aan of u uw aangifte per jaar, half jaar, kwartaal of per maand wilt doen. De overige BTW-gegevens in de map ‘Instellingen’ zijn van belang als u de aangifte vanuit Reeleezee elektronisch wilt versturen. Zolang u dat niet gaat doen, is bij ‘Aangiftemethode’ de optie ‘Geen’ aangevinkt.

7.2.2

BTW-aangifte

Reeleezee maakt op basis van uw instellingen automatisch BTW-aangiften aan. De BTW-bedragen zijn afkomstig van elke boekingsbon of factuur die u aan uw administratie toevoegt. Het BTW-tarief dat u bij elke boekingsbon kiest, gebruikt Reeleezee voor uw aangifte. Als u uw BTW-aangifte via de website van de Belastingdienst doet of u laat de aangifte door iemand anders verzorgen, dan kunt u deze wel als ‘Aangegeven’ verwerken in Reeleezee. Als u uw administratie goed op orde hebt, dan zullen de bedragen die zijn aangegeven bij de Belastingdienst dezelfde zijn als in uw administratie.


245

Let op Alleen het BTW-tarief ‘0% - Geen BTW (vrijgesteld)’ wordt niet gebruikt voor uw BTW-aangifte!

BTW-aangifte verwerken in Reeleezee Om uw BTW-aangifte als ‘Aangegeven’ te verwerken in Reeleezee, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Belastingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Omzetbelasting’. 3. Klik op ‘Overzicht: aangiften BTW’. Het ‘Overzicht aangiften BTW’ verschijnt.

In het ‘Overzicht aangiften BTW’ staan uw BTW-aangifte, ingedeeld per periode.

Let op Het overzicht in het scherm is gebaseerd op een boekjaar. Wilt u liever een overzicht van een ander boekjaar, dan klikt u op de knop met het jaartal rechtsboven in het scherm en kiest u het gewenste jaar. 4. In het overzicht ziet u in de kolom ‘Status’ welke aangifte nog niet definitief of aangegeven is. Deze heeft als status ‘Concept’. Klik op een aangifte met een ‘Concept’-status om deze definitief te maken. Het BTW-overzicht verschijnt.


246

In het scherm ‘BTW-overzicht’ worden de rubrieken weergegeven, zoals die op de originele BTWaangifte vermeld zijn.

In het scherm ‘BTW-overzicht’ worden de ‘BTW-tarief’-rubrieken weergegeven. Bij elke ‘BTW-tarief’-rubriek staan de boekingsbonnen die onder dit tarief zijn aangemaakt. Bij elke rubriek ziet u bovendien de regels: ‘Berekend en afgerond’ en ‘Op aangifte’: • ‘Berekend en afgerond’ zijn de bedragen die Reeleezee op basis van uw facturen en verkoop- en inkoopbonnen heeft berekend. • Als de bedragen die u hebt aangegeven bij de Belastingdienst afwijken van de bedragen zoals deze zijn berekend door Reeleezee, dan moet u deze bedragen bij ‘Op aangifte’ invullen. Als de bedragen met elkaar overeenkomen, dan kunt u meteen op de knop ‘Aangeven’ klikken (u gaat dan verder bij stap 9).


247

5. Klik, als de bedragen van elkaar afwijken, op de regel ‘Op aangifte’. Het scherm ‘Aangiftebedragen wijzigen’ verschijnt.

In het scherm ‘Aangiftebedragen wijzigen’ vult u het bedrag van uw BTW-aangifte in, dat u hebt aangegeven bij de Belastingdienst.

6. Vul bij ‘Totaal excl’ het totaalbedrag van uw BTW-aangifte van deze rubriek in. Dit neemt u over van uw aangifte bij de Belastingdienst. Het bedrag bij ‘Totaal BTW’ wordt aangepast op basis van het door u gekozen BTW-tarief bij deze rubriek. 7. Klik op ‘Ok’ om terug te keren naar het BTW-overzicht.


248

8. Als u alle afwijkende bedragen van de ‘BTW-tarief’-rubrieken bij ‘Op aangifte’ hebt ingevuld, dan klikt u op de knop ‘Aangeven’ rechtsboven in het scherm. Het venster ‘Aangeven’ verschijnt.

Kies in het scherm ‘Aangeven’ de manier waarop u uw BTW-aangifte wilt doen.

9. Kies in dit scherm bij ‘Manier van aangifte’ voor de tweede optie ‘Deze aangifte niet elektronisch versturen want deze is al op een andere manier bij de Belastingdienst aangegeven en wel op:’. 10. Vul daaronder de datum in waarop u de BTW-aangifte bij de Belastingdienst hebt ingediend. 11. De opties ‘Betaalwijze’, ‘Eigen rekening’ en ‘Betaling’ vult u alleen in als u de BTW via een betalingsopdracht vanuit Reeleezee wilt gaan betalen aan de Belastingdienst. 12. Klik op ‘Ja’. U keert weer terug naar het ‘BTW-overzicht’. De status is veranderd van ‘Concept’ in ‘Aangegeven’.


7.2.3

249

Statusstempel

Van een aangifte die definitief is, verandert de status van ‘Concept’ in ‘Aangegeven’. Dit ziet u ook terug in het statusstempel op het BTW-overzicht.

Het stempel ‘Aangegeven’ in het BTW-overzicht geeft aan dat de aangifte op definitief is gezet.

Als u met uw muis over het statusstempel beweegt, ziet u nog meer gegevens van uw aangifte. Er wordt vermeld dat u de BTW-periode hebt gesloten en op welke datum dat is gebeurd. Ook ziet u op welke datum u de aangifte zelf hebt verzorgd. Als u de aangifte vanuit Reeleezee elektronisch hebt verstuurd, op de manier zoals beschreven in 7.1, dan verschijnen andere gegevens in het statusstempel. Dan zal in plaats van ‘Aangifte zelf verzorgd’ in het stempel de melding ‘Elektronisch verzonden’ staan.

7.2.4

Definitieve aangifte corrigeren

Als u een BTW-aangifte in Reeleezee als ‘Aangegeven’ hebt verwerkt, is daarmee de BTW-periode afgesloten. Boekingsbonnen met een BTW-bedrag die u hierna nog in de betreffende periode boekt, worden niet meer verwerkt op die aangifte. Als u iets wilt wijzigen op een boekingsbon in die periode, dan kunt u de BTWaangifte corrigeren of ‘heropenen’. Ook als u in Reeleezee vergeten bent een aantal facturen in te boeken en deze buiten Reeleezee om wel op de aangifte zijn meegegaan, dan kunt u de BTW-aangifte corrigeren. Reeleezee zal de wijzigingen verwerken op de eerstvolgende aangifte, die dan nog de status ‘Concept’ heeft. Als


250

er geen ‘Concept’-aangiftes meer zijn in dat jaar maakt Reeleezee een ‘Suppletieaangifte’ aan.

BTW-aangifte corrigeren Om een BTW-aangifte met als status ‘Aangegeven’ te corrigeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Belastingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Omzetbelasting’. 3. Klik op ‘Overzicht: aangiften BTW’. Het ‘Overzicht aangiften BTW’ verschijnt. 4. Klik op de aangifte die u wilt corrigeren. Deze wordt nu geopend. 5. Klik boven aan het BTW-overzicht op de knop ‘Corrigeren’. 6. Reeleezee stelt u vervolgens de vraag of u zeker weet of u het BTW-overzicht wilt corrigeren. U klikt dan op ‘Ja’. De status is nu veranderd van ‘Aangegeven’ naar ‘Concept’. Ook ziet u in het statusstempel de andere statussen van uw aangifte, waaronder ook de datum waarop u de BTW-periode hebt heropend (gecorrigeerd). 7. Verander de gegevens van de betreffende boekingsbonnen, of voeg eventueel ontbrekende boekingsbonnen toe. U kunt ook de totaalbedragen per rubriek op de aangifte zelf, in de regel ‘Op Aangifte’, wijzigen. Als u alle wijzigingen verwerkt hebt, moet u de BTW-periode weer afsluiten. Klik hiervoor op de knop ‘Aangeven’. Het venster ‘Aangeven’ verschijnt.

Kies in het scherm ‘Aangeven’ de manier waarop u uw BTW-aangifte wilt doen.


251

8. Kies in dit scherm bij ‘Manier van aangifte’ voor de tweede optie ‘Deze aangifte niet elektronisch versturen want deze is al op een andere manier bij de Belastingdienst aangegeven en wel op:’. 9. Vul daaronder de datum in waarop u de BTW-aangifte bij de Belastingdienst hebt ingediend. 10. De opties ‘Betaalwijze’, ‘Eigen rekening’ en ‘Betaling’ vult u opnieuw niet in. 11. Klik op ‘Ja’. U keert weer terug naar het ‘BTW-overzicht’. De status is veranderd van ‘Concept’ in ‘Aangegeven’.


252

7.3 BTW-betalingen boeken Als u een BTW-aangifte hebt gedaan en u moet een bedrag afdragen aan de Belastingdienst, dan betaalt u dit bedrag waarschijnlijk via uw bankrekening. In uw administratie moet u die betaling, net als alle andere betalingen, verantwoorden. Voor het boeken van de BTW-betalingen hebt u de map ‘Kas & Bank’ en de map ‘Belastingen’ nodig. Voor het afdragen van het bedrag van uw BTW-aangifte maakt het niets uit of u uw BTW-aangifte hebt gedaan met Reeleezee of buiten Reeleezee om via de website van de Belastingdienst. In Reeleezee verwerkt u het betalen van de aangifte op dezelfde manier als een normale bankoverboeking.

7.3.1

Belastingbedrag op afschrift

Op het moment dat u de BTW-aangifte hebt gedaan, doet u vaak ook meteen de betaling daarvan. U boekt het bedrag over van uw bankrekening naar de Belastingdienst. Vervolgens staat de afboeking op uw bankafschrift, dat u in Reeleezee importeert of handmatig toevoegt. Voor het verwerken van de boeking van uw BTW-aangifte hebt u de map ‘Kas & Bank’ nodig. Het kan zijn dat het een betaling aan de Belastingdienst betreft van BTW over het vorig jaar toen u nog geen Reeleezee gebruikte. In dat geval zult u de te betalen BTW op de beginbalans moeten zetten. Meer hierover leest u in ‘5.4 – Opstellen van de beginbalans’.

Betaling BTW-aangifte verantwoorden Om de afschriftregel van uw BTW-aangifte in Reeleezee te verantwoorden, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening, waarvan u een afschriftregel wilt boeken. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift met de afschriftregel van uw BTWaangifte staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan kiest u de juiste maand en selecteert u in het overzicht de afschriftregel. • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het afschrift en daarna op de betreffende afschriftregel. Let op Om de afschriftregel in een van deze overzichten te zien, moet u deze wel eerst importeren (6.2) of handmatig toevoegen (6.1).


253

4. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt.

Op uw bankafschrift staat de afschriftregel van uw BTW-aangifte.

Vanuit dit scherm koppelt u de afschriftregel aan de BTW-aangifte. Reeleezee gaat automatisch op zoek naar de boekingsbon (in dit geval de BTW-aangifte) die past bij de afschriftregel. Deze verschijnt in het overzicht van dit scherm. Omdat de kans bestaat dat Reeleezee meerdere boekingsbonnen vindt die bij de afschriftregel zouden kunnen passen, geeft Reeleezee achter elke boekingsbon aan met hoeveel procent deze overeenkomt met de afschriftregel (‘match’). Let op Controleer altijd of u de juiste boekingsbon/aangifte hebt. U kunt dit zien aan het aangiftenummer, het tijdvak in de groene balk en de omschrijving van de afschriftregel. 5. Klik op de juiste aangifte in de groene balk.


254

6. Klik op de knop ‘Boeken’. Het scherm ‘Boeken’ verschijnt. Tip U kunt ook dubbelklikken op de juiste aangifte. Hiermee verschijnt ook het scherm ‘Boeken’ (of dubbelklik op de juiste aangifte, waarna het scherm ‘Boeken’ verschijnt).


7. Controleer in dit scherm of de gegevens juist zijn. 8. Klik op de knop ‘Boeken’. De verantwoording voor de betaling verschijnt nu onder de afschriftregel in beeld.

7.3.2

BTW-aangifte verwerkt

U hebt de BTW-aangifte nu volledig betaald en verwerkt. Dit ziet u dan ook terug in uw administratie.

BTW-aangifte bekijken Om uw BTW-aangifte te bekijken in Reeleezee, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Belastingen’. 2. Klik op het tabblad ‘Omzetbelasting’.


255

3. Klik op ‘Overzicht: aangiften BTW’. Het ‘overzicht aangiften BTW’ verschijnt.

In het ‘Overzicht aangiften BTW’ staan uw BTW-aangiften met de status

Bij de betreffende aangifte ziet u in de kolom ‘Status’ dat de aangifte de status ‘Betaald’ of ‘Ontvangen’ heeft. Als u op de aangifte klikt, zult u ook zien dat deze status in het stempel wordt weergegeven. Let op In de kolom ‘Aangifte en betaling over’ staat het aantal dagen dat u nog hebt voor de BTW-aangifte. Als u te laat bent, zult u dit ook in deze kolom zien staan.


256


257

8. Overige boekingen 8.1 Afschrijvingen op vaste activa verwerken De vaste activa in uw bedrijf zijn onderdeel van uw bezittingen, bijvoorbeeld inventaris of computerapparatuur. De waarde hiervan neemt elk jaar met een percentage van de oorspronkelijke aanschafwaarde af. Na een bepaalde periode zijn de vaste activa afgeschreven. Omdat u de vaste activa nodig hebt voor uw bedrijf, moet u de afschrijving ervan ook in uw administratie verwerken. Dit doet u in de map ‘Financieel’. Computers zijn een goed voorbeeld van vaste activa. Ze nemen jaarlijks in waarde af. Na een paar jaar zijn ze volledig afgeschreven. Tip Op www.belastingdienst.nl leest u hoe u het bedrag van uw afschrijving kunt berekenen.

8.1.1

Afschrijving boeken

Afschrijven betekent niets anders dan het boeken van waardevermindering. In Reeleezee verwerkt u een afschrijving met een memoriaalboeking.

Afschrijvingen verwerken Stel, u hebt ICT-apparatuur gekocht met een waarde van € 1000,-. De aankoop hiervan verwerkt u in Reeleezee met een boekingsbon in de map ‘Uitgave > Investeringen’ met de specificatie ‘ICT-apparatuur (computer e.d.)’. Na een jaar is de apparatuur met 20% in waarde gedaald naar € 800,-. Deze afschrijving verwerkt u in Reeleezee met een memoriaalboeking. Dit doet u als volgt: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik op het tabblad ‘Memoriaal’.


258

3. Klik op ‘Overzicht’. Het overzicht ‘Memorialen’ verschijnt.

Het overzicht ‘Memorialen’.

4. In dit overzicht staan alle memoriaalboekingen van uw administratie. Klik boven aan het scherm op de knop ‘Nieuw’. Het scherm ‘Nieuwe memoriaalboeking aanmaken’ verschijnt.


259


5. Vul bij ‘Referentie’ een referentie in van de memoriaalboeking. In dit voorbeeld is dat ‘PC’. 6. Geef bij ‘Omschrijving’ een omschrijving van de boeking, bijvoorbeeld ‘Afschrijving’. Deze ziet u later ook terug in het overzicht. 7. De ‘Datum’ is de datum van de boeking. Deze kunt u aanpassen. 8. Kies bij ‘Memoriaalboek’ voor ‘MEMO – Algemene Memorialen’. Tip U kunt voor afschrijvingen ook een apart memoriaalboek aanmaken, bijvoorbeeld ‘AFS – Afschrijvingen’. Dit doet u in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud Memoriaalboeken’. Klik hier op de knop ‘Nieuw’. In het scherm ‘Onderhoud Memoriaalboeken’ vult u bij ‘Code’ in ‘AFS’. In het veld ‘Naam’ typt u ‘Afschrijvingen’. Het nieuwe memoriaalboek staat nu in uw administratie. 9. Klik op ‘Ok’. Het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ verschijnt.


In het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ vult u de gegevens in van de afschrijving.

10. Klik op de eerste lege regel om de gegevens van de memoriaalboeking in te vullen. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt.

260


261

In het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ vult u de gegevens van de memoriaalboeking in.

U gaat nu een credit- en een debetboeking toevoegen. De creditboeking heeft betrekking op de activa: u boekt hiermee de waarde van de balans af, ofwel vanuit het voorbeeld gezien de waardevermindering van de ICT-apparatuur. Met de debetboeking boekt u de kosten van de afschrijving naar een kostenrekening. Let op U bepaalt zelf in welke volgorde u deze regels op de memoriaalboeking toevoegt. 11. Vanuit het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ voegt u eerst de creditboeking toe. Kies hiervoor bij ‘Rekening’ voor ‘0112 - Afschrijving ICT-apparatuur (computer e.d.)’ 12. Omdat u een creditboeking toevoegt, hoeft u bij ‘Debet’ niets in te vullen. Vul bij ‘Credit’ het bedrag in waarmee de waarde van de balans is afgenomen. Vanuit het voorbeeld is dat ‘€ 200,- ’. 13. Bij ‘Omschrijving’ vult u een omschrijving van de creditboeking in. Deze ziet u terug in het overzicht.


262

14. Klik op ‘Regel opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht. Hier ziet u de zojuist toegevoegde regel staan.

Na de creditboeking moet u nog de debetboeking toevoegen.

15. Om de debetboeking toe te voegen, klikt u in het overzicht op de volgende lege regel. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt. Omdat u zojuist een creditboeking hebt toegevoegd en nu bezig bent met een debetboeking, vult Reeleezee in het veld ‘Debet’ alvast het bedrag van ‘€ 200,-‘ in. Let op Het bedrag bij een credit- en debetboeking is altijd hetzelfde. Bij de debetboeking kiest u de juiste rekening. Het is de rekening waarop de kosten van de waardevermindering worden geboekt. Vanuit het voorbeeld is dat ‘4705 - Afschrijvingskosten ICT-apparatuur’.


263

Reeleezee herkent de debetboeking en vult automatisch het bedrag voor u in.

16. Bij ‘Omschrijving’ vult u een omschrijving van de debetboeking in. Deze ziet u terug in het overzicht. 17. Klik op ‘Regel opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht. Hier ziet u de zojuist toegevoegde regel staan. Tip Wilt u meteen de afschrijving boeken? Klik dan in het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ op de knop ‘Regels opslaan en boeken’. De afschrijving wordt dan meteen geboekt, zonder dat u eerst terugkeert naar het overzicht en van daar uit de afschrijving moet boeken. 18. De laatste stap is het definitief maken van de memoriaalboeking. Klik hiervoor boven aan het overzicht op de knop ‘Boeken’. Zodra u de boeking hebt bevestigd, ziet u in het statustempel dat de memoriaalboeking is geboekt. Let op Zolang u de memoriaalboeking nog niet definitief hebt gemaakt, zijn de boekingen niet doorgevoerd in uw administratie.


264

In het statusstempel ziet u dat de memoriaalboeking is geboekt.

8.1.2

De balans opvragen

Afschrijvingen worden zowel verwerkt in de balans als in de winst- en verliesrekening. De balans vraagt u op in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’. Bij de activa ziet u bij ‘00 Vaste Activa’ het grootboek ‘0112 Afschrijving ICT-apparatuur (computer e.d)’. Als u hierop klikt, verschijnt een specificatie van de boekingen die hierbij horen. Hier staat ook de creditboeking uit het voorbeeld van de afschrijving van ICT-apparatuur ter waarde van € 200,-.


265

De balans met de waarde van de ICT apparatuur..

Als u klikt op de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Winst en Verliesrekening’, dan kunt u bij ‘KST Kosten > 47 Afschrijvingskosten’ de afschrijving terugvinden in het grootboek ‘4705 Afschrijvingskosten ICT-apparatuur’. Als u op dit grootboek klikt, ziet u de specificaties van de boekingen die hierbij horen. Hier staat ook de debetboeking van de afschrijving van ICT-apparatuur ter waarde van € 200,-.


266

8.2 Salarissen verwerken Elk bedrijf dat werknemers in dienst heeft, heeft te maken met salarissen. Deze worden per periode uitbetaald. Bij het inboeken van deze salarissen moet u een verschil maken tussen brutoloon en nettoloon. Onder brutoloon vallen de kosten voor de onderneming. Nettoloon is wat u uitbetaalt aan de werknemers. Voor het boeken van brutoloon hebt u de map ‘Financieel’ nodig. Nettoloon verwerkt u in de map ‘Salaris’. ‘Nettolonen’ is geen kostenpost, maar een post op uw balans. De uitbetaalde nettolonen ziet u daarom terug in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ bij ‘PAS Passiva > 1605 Nettolonen te betalen’. De loonkosten, zoals brutoloon en werkgeverslasten, staan in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Winst- en verliesrekening’ bij ‘40 – ‘Personeelskosten’.

8.2.1

Loonjournaalpost

Loonkosten, zoals brutolonen en werkgeverslasten vindt u terug op de winst- en verliesrekening. Deze posten voert u in uw administratie in als ‘loonjournaalpost’. Met de loonjournaalpost boekt u alle salariskosten, de te betalen bedragen aan de Belastingdienst en het nettoloon dat u betaalt aan de werknemers. Let op De loonjournaalpost en het boeken van uitbetaald salaris zijn twee stappen in het boeken van de salarissen. U hoeft deze niet op hetzelfde moment te doen. Onderdeel van de loonjournaalpost zijn de diverse inhoudingen op het salaris van uw werknemers, zoals loonbelasting, pensioenpremies en diverse werknemersverzekeringen (ofwel sociale lasten). Deze inhoudingen trekt u van het brutoloon van uw werknemers af. Dit resulteert in een nettoloon dat u aan de medewerkers uitbetaalt. Naast het brutoloon en de inhoudingen op de werknemers zijn er ook nog andere kosten voor u als werkgever: de zogenaamde ‘werkgeverslasten’. Hieronder vallen het werkgeversaandeel in de sociale lasten, de pensioenpremies en het vakantiegeld. Ook deze werkgeverslasten zijn opgenomen in de loonjournaalpost. Een loonjournaalpost kan er als volgt uitzien:

4000 4008 4023 1611 1611 1710 1710 1605

Grootboekrekening Bruto salarissen sociale lasten premie ZVW sociale lasten te betalen sociale lasten te betalen loonbelasting te betalen loonbelasting te betalen nettolonen te betalen

Debet € 3.000,00 € 609,00 € 165,86

Credit Omschrijving brutosalaris sociale lasten werkgever vergoeding premie ZVW € 609,00 sociale lasten werkgever € 65,26 ingehouden sociale lasten werknemer € 888,41 ingehouden loonbelasting werknemer € 165,86 ingehouden premie ZVW € 2.046,33 nettosalaris


267

Handmatig of importeren Het inboeken van een loonjournaalpost doet u in Reeleezee met een memoriaalboeking in de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal’. Een loonjournaalpost voegt u handmatig toe (zie hieronder) of u importeert deze vanuit een van de volgende salarisverwerkingspakketten: ADP, Loket.nl, Lopac, Unit 4 en Exact (Windows). Voordat u kunt importeren, moet u de loonjournaalpost exporteren uit het salarisverwerkingspakket. Daarna bewaart u de loonjournaalpost op uw computer en importeert u deze in Reeleezee. Hoe u dat doet, leest u in deze paragraaf onder ‘Loonjournaalpost importeren’.

Loonjournaalpost handmatig toevoegen We gebruiken het voorbeeld van de loonjournaalpost hierboven. Deze gaat u toevoegen aan uw administratie: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik op het tabblad ‘Memoriaal’. 3. Klik op ‘Overzicht’. Het overzicht ‘Memorialen’ verschijnt.



268

4. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’. Het scherm ‘Nieuwe memoriaalboeking aanmaken’ verschijnt.


5. Vul in dit scherm een referentie van de boeking in (bijvoorbeeld de maand waarop deze loonjournaalpost betrekking heeft) en eventueel een korte omschrijving. 6. Kies bij ‘Memoriaalboek’ onder welke type memoriaal u de post wilt afboeken, bijvoorbeeld ‘MEMO – Algemene Memorialen’. Tip Wilt u later snel de loonjournaalpost terugvinden? Maak dan in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud Memoriaalboeken’ een nieuw memoriaalboek aan, bijvoorbeeld ‘LJP - Loonjournaalpost’. In het scherm ‘Onderhoud Memoriaalboeken’ vult u bij ‘Code’ in ‘LJP’. In het veld ‘Naam’ typt u ‘Loonjournaalpost’. 7. Klik op de knop ‘Ok’. Het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ verschijnt.


269

8. Klik op een lege regel onder ‘Rekening’, ‘Omschrijving’, ‘Debet’ of ‘Credit’. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt.

In het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ vult u de gegevens van de eerste regel van de memoriaalboeking in.

9. Kies bij ‘Rekening’ in de keuzelijst de rekening ‘4000 – brutosalarissen’. 10. Omdat het brutosalaris kosten zijn voor het bedrijf vult u bij ‘D’ (Debet) het bedrag van het brutoloon in, namelijk ‘3000’. 11. Voeg een omschrijving toe en klik op ‘Regel opslaan’. U keert weer terug naar het scherm ‘Memoriaal boekstuk’. In dit scherm verschijnt een nieuwe boekregel. Deze hebt u nodig voor de volgende boeking. 12. Klik op de nieuwe lege regel. Het scherm ‘Regel toevoegen/wijzigen’ verschijnt. 13. Kies bij ‘Rekening’ voor ‘4008 – Sociale lasten’. 14. Vul bij ‘D’ (Debet) ‘€ 609,00’ in. 15. Voeg eventueel een omschrijving toe en klik op ‘Regel opslaan’.


16. Voeg nieuwe regels toe, waarin u de overige gegevens uit het voorbeeld overneemt. Ga zo door totdat u alles hebt ingevuld. Het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ ziet er dan zo uit:

Een voorbeeld van een loonjournaalpost.

U ziet dat de bedragen bij ‘Debet’ en ‘Credit’ met elkaar in evenwicht zijn. 17. Het enige dat u nu nog moet doen, is de boeking definitief maken oftewel ‘boeken’. Klik op knop ‘Boeken’. 18. Reeleezee vraagt aan u of u de boeking definitief wilt maken. Klik op ‘Ja’. De loonjournaalpost is nu geboekt.

Loonjournaalpost importeren Als u een loonjournaalpost importeert vanuit een salarisverwerkingspakket, dan gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik op het tabblad ‘Memoriaal’.

270


3. Klik op ‘Overzicht’. Het overzicht ‘Memorialen’ verschijnt.


4. Klik boven aan het overzicht op de knop ‘Import’. Het scherm ‘Import Journaalposten’ verschijnt.

271


272

Het scherm ‘Import journaalposten’.

5. 6. 7. 8.

Klik achter het veld ‘Bestand’ op de knop ‘Bladeren’. Selecteer op uw computer het bestand dat u wilt importeren. Klik op ‘Openen’. De bestandsnaam verschijnt nu in het veld ‘Bestand’. Klik op de knop ‘Importeer’. De loonjournaalpost wordt geïmporteerd en krijgt in het overzicht met memoriaalboekingen de status ‘Concept’. U herkent de geïmporteerde loonjournaalpost in het overzicht aan de letters ‘IMP’ in het veld ‘Omschrijving’. 9. Klik in het overzicht ‘Memorialen’ op de geïmporteerde loonjournaalpost om de regels te bekijken. Het scherm ‘Memoriaal boekstuk’ verschijnt met de regels van de loonjournaalpost. Let op Als er regels staan met grootboekrekeningen die Reeleezee niet herkent, worden deze op de grootboekrekening ‘1014-Openstaande posten memoriaal’ geplaatst. De regel krijgt dan de omschrijving ‘GROOTBOEK ONBEKEND’. Klik op deze regels en pas ze aan door een andere grootboekrekening te kiezen. 10. Als u alle gegevens hebt gecontroleerd, maakt u de boeking definitief door op de knop ‘Boeken’ te klikken. 11. Reeleezee vraagt u eerst nog of u deze boeking definitief wilt maken. Klik op ‘Ja’.


8.2.2

273

Nettoloon verwerken

Het salaris dat u uitbetaalt aan uw werknemers, is het nettoloon. Dit kunt u in uw administratie verwerken vanuit uw bankafschriften in de map ‘Kas & Bank’. Het koppelen van het salaris aan de afschriftregel doet u met een boekingsbon. Voor het verwerken van het salaris heeft Reeleezee een speciale boekingsbon: ‘Uitbetaald salaris’. Deze staat in de map ‘Salaris’. Let op Als u een eenmanszaak hebt en u betaalt uzelf per maand een bedrag uit, dan wordt dit niet als ‘Nettoloon’ gezien, maar als een ‘Privé uitgave’. Deze moet u dan ook als zodanig verwerken (zie ‘6.11 – Privé uitgaven en –ontvangsten verwerken (eenmanszaak/vof)’).

Nettoloon verwerken Als u werkt vanuit een bankafschrift en de salarisuitbetalingen aan de werknemers wilt inboeken, dan gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening, waarvan u een afschriftregel wilt boeken. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan selecteert u in het overzicht de afschriftregel. • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het afschrift en daarna op de betreffende afschriftregel. 4. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt. 5. Klik op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 6. Klik op de titel van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 7. Kies in de lijst ‘Salaris > Uitbetaald salaris’.


274

Met de boekingsbon ‘Uitbetaald salaris’ verwerkt u de uitbetaling van het nettosalaris.

8. Vul bij ‘Relatie’ de naam van de medewerker in voor wie het salaris is bedoeld. 9. Het veld ‘Referentie’ kunt u naar wens invullen. 10. Op de boekingsbon wordt bij ‘Datum’ de datum van de afschriftregel ingevuld. Deze kunt u zo laten staan. Het tweede veldje ‘boekdatum’ kunt u niet aanpassen. 11. Kies bij ‘Specificatie’ voor ‘Nettolonen te betalen’ (deze staat al standaard ingevuld). 12. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving die is ingevuld op de afschriftregel. Deze kunt u aanpassen. Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat. 13. Klik op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen in de map ‘Salaris’ en ook aan de afschriftregel gekoppeld.

8.2.3

Loonbelasting en pensioenpremies

Naast het uitbetalen van het nettoloon aan werknemers moet u loonbelasting en sociale lasten afdragen aan de Belastingdienst. Ook moet u wellicht pensioenpremies betalen aan een verzekeringsmaatschappij. De kosten en de inhoudingen worden met de loonjournaalpost ingeboekt.


275

Voor het betalen van de loonbelasting en de sociale lasten aan de Belastingdienst krijgt u van de Belastingdienst een aanslag. Voor het betalen van de pensioenpremies krijgt u vaak een factuur van de verzekeringsmaatschappij. U kunt deze ontvangen aanslag en factuur eerst invoeren in de map ‘Salaris’ met een boekingsbon ‘Aangifte loonbelasting’ en ‘Nota werkg./werknm. Verzekeringen’ Daarna kunt u de betaling hiervan verwerken op uw bankafschrift, zoals beschreven wordt in ‘6.3 – Afschriftregel boeken met bestaande boekingsbon’. U kunt deze betalingen ook vanaf het afschrift boeken. Dit gaat op dezelfde manier als beschreven is in ‘6.4 – Afschriftregel boeken met nieuwe boekingsbon’. Hieronder leggen we u uit hoe u dat doet.

Loonbelasting en pensioenpremies afboeken Voor het boeken van de afgedragen loonbelasting en pensioenpremies, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Kas & Bank’. 2. Klik op het tabblad aan de linkerkant op de rekening, waarvan u een afschriftregel wilt boeken. 3. Klik, afhankelijk van waar het afschrift en de afschriftregel staat, op ‘Maandoverzicht’ of ‘Overzicht afschriften’: • Als u werkt met het ‘Maandoverzicht’, dan selecteert u in het overzicht de afschriftregel. • Werkt u met het ‘Overzicht afschriften’, dan klikt u eerst op het afschrift en daarna op de betreffende afschriftregel. 4. Het scherm ‘Afschriftregel wijzigen’ verschijnt. Klik op de knop ‘Nieuw’. Het scherm onder in beeld wordt nu een boekingsbon. 5. Klik op de titel van de boekingsbon (de bonsoort). U ziet een lijst van alle mappen met de daarin beschikbare bonsoorten. 6. Kies, afhankelijk van de afdracht, een van de volgende mappen en bonsoorten: • voor het boeken van de afgedragen loonbelasting en de sociale lasten kiest u de map ‘Belastingen > bonsoort ‘Aangifte loonbelasting’. • voor het boeken van afgedragen pensioenpremies, spaarloon of levensloop, kiest u de map ‘Salaris > bonsoort ‘Nota werkg./werknm. Verzekeringen’. 7. Vul bij ‘Relatie’ ofwel de Belastingdienst (bij het afdragen van de loonbelasting) in, of de naam van de verzekeringsmaatschappij (bij het afdragen van pensioenpremies, spaarloon of levensloop). 8. Het veld ‘Referentie’ kunt u naar wens invullen. 9. Op de boekingsbon staan twee velden voor data: de ‘gewone’ datum en de boekdatum. De ‘gewone’ datum is de datum die op de factuur of aangifte van de Belastingdienst wordt vermeld. De ‘boekdatum’ houdt u in dit geval gelijk aan de gewone datum. 10. Wat u bij ‘Specificatie’ kunt kiezen, is afhankelijk van de bonsoort die u hierboven hebt gekozen. Bij de bonsoort ‘Aangifte loonbelasting’ kiest u voor de specificatie ‘Loonbelasting te betalen’. Bij de bonsoort ‘Nota werkg./werknm. Verzekeringen’ kiest u voor ‘Pensioenpremies af te dragen’ als het om pensioenpremies gaat. Gaat het om spaarloon dan kiest u de specificatie ‘Spaarloon af te dragen’. 11. Bij ‘Omschrijving’ staat de omschrijving zoals deze is ingevuld bij de afschriftregel. Deze kunt u eventueel aanpassen.


276

Let op Het ‘Totaal bedrag’ is al ingevuld. Dit is namelijk het bedrag dat op de afschriftregel staat. 12. Klik op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en ook aan de afschriftregel gekoppeld.


277

8.3 Openstaande facturen tegen elkaar wegstrepen (verrekeningen) Sommige facturen die u verstuurt of ontvangt, worden niet betaald. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn: de factuur klopt niet, of bestelde goederen worden niet geleverd. U verstuurt of ontvangt dan een creditfactuur. De factuur en de creditfactuur moeten beiden in uw administratie opgenomen worden. Beide facturen krijgen dan de status ‘openstaand’ . Om deze beide facturen tegen elkaar weg te strepen heeft u de map ‘Financieel’ nodig. Een creditfactuur is een kwijtschelding van de factuur die eerder verstuurd of ontvangen is. Het bedrag van de oorspronkelijke factuur wordt hiermee verrekend. Beide facturen moet u verwerken in uw administratie, omdat anders uw boekhouding niet klopt. De facturen worden in Reeleezee met elkaar verrekend via een interne bankrekening die ‘Verrekeningen’ heet.

8.3.1

Openstaande posten verrekenen

Het tegen elkaar wegstrepen van openstaande posten gebeurt met facturen en creditfacturen. De verstuurde factuur heeft een positief bedrag, een creditfactuur verwerkt u met een negatief bedrag. Voor het verrekenen van beide facturen heeft Reeleezee een speciaal dagboek aangemaakt in de map ‘Financieel > tabblad Direct boeken dagboeken’, namelijk het bankboek ‘Verrekeningen’. Let op Het dagboek ‘Verrekeningen’ gebruikt u voor alle openstaande posten die niet worden betaald. Omdat er geen sprake is van echte betalingen, moet het saldo van het dagboek ‘Verrekeningen’ altijd ‘0’ zijn.

Verrekeningen invoeren Stel, u hebt een factuur van € 400,- verstuurd aan Kantoorboekhandel Het Boekje voor het leveren van kantoorartikelen. De goederen worden echter niet geleverd, en de klant (Kantoorboekhandel Het Boekje) hoeft de factuur niet te betalen. U stuurt de klant vervolgens een creditfactuur. Beide facturen voegt u in Reeleezee toe in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’: de verstuurde factuur heeft een bedrag van ‘plus € 400,-’, de creditfactuur een bedrag van ‘min € 400,-’. De facturen hebben in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’ de status ‘Openstaand’. U kunt ze nu tegen elkaar wegstrepen. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. 2. Klik aan de linkerkant op het tabblad ‘Direct boeken dagboeken’. 3. Klik op ‘Verrekeningen’. Het scherm ‘Verrekeningen’ verschijnt.


278

Vanuit het scherm ‘Verrekeningen’ kunt u openstaande facturen tegen elkaar wegstrepen.

4. Als u boven in het scherm klikt op de blauwe regel ‘Regel toevoegen’, dan wordt onder in het scherm het veld ‘Datum’ geactiveerd. U kunt ook rechtstreeks in het veld ‘Datum’ klikken. 5. Vul in het veld ‘Datum’ de datum in waarop u de factuur hebt verstuurd. Tip Als u de datum van de factuur niet meer weet, dan kunt u deze nazoeken in de map ‘Verkopen’ of ‘Inkomsten’. 6. Het veld ‘Afschriftnummer’ wordt automatisch ingevuld. Wilt u een ander nummer, dan kunt u het hier aanpassen. Omdat dit geen echte bankrekening met genummerde afschriften is, kunt u per jaar een afschrift aanmaken. 7. Vul bij ‘Begunstigde’ de naam in van de relatie aan wie u de factuur hebt verstuurd. In dit voorbeeld is dat ‘Kantoorboekhandel Het Boekje’. 8. Het volgende verplichte veld dat u moet invullen, is ‘Regelbedrag’. Zodra u hier het bedrag hebt ingevuld, bijvoorbeeld € 400,-, dan gaat Reeleezee automatisch op zoek naar de bijbehorende boekingsbon. Deze verschijnt onder in het scherm bij ‘Best overeenkomend’. Daarachter staat een percentage (‘match’) waarin Reeleezee aangeeft met hoeveel procent de gegevens overeenkomen met de boekingsbon.


279

Onder in het scherm bij ‘Best overeenkomend’ geeft Reeleezee aan welke boekingsbonnen overeenkomen met de gegevens die u hebt ingevuld.

Let op Staat uw boekingsbon er niet bij? Dan kunt u er zelf naar op zoek gaan in uw administratie. Klik op ‘Best overeenkomend’ en kies in de lijst die verschijnt de map waarin de boekingsbon staat. 9. Klik op de juiste boekingsbon onderin het scherm. 10. Klik op ‘Boeken’. De afschriftregel verschijnt nu boven in het scherm ‘Verrekeningen’. De volgende stap is het verwerken van de creditfactuur. Hiervoor blijft u in de map ‘Financieel > tabblad Direct boeken dagboeken > Verrekeningen’: 11. Klik in het scherm ‘Verrekeningen’ op de blauwe regel ‘Regel toevoegen’, of klik meteen onder in het scherm in het veld ‘Datum’. 12. Vul in het veld ‘Datum’ de datum in waarop u de creditfactuur hebt verstuurd. 13. Het veld ‘Afschriftnummer’ wordt automatisch ingevuld. Wilt u een ander nummer, dan kunt u het hier aanpassen. 14. De ‘Begunstigde’ bij een creditfactuur is dezelfde als bij de factuur. In dit voorbeeld is dat ‘Kantoorboekhandel Het Boekje’. 15. Het volgende verplichte veld dat u moet invullen, is ‘Regelbedrag’. Vanuit het voorbeeld is dat ‘- € 400,-’.


280

Let op Bij een creditfactuur is het bedrag altijd negatief! Zodra u het bedrag hebt ingevuld, gaat Reeleezee automatisch voor u op zoek naar de bijbehorende boekingsbon. Deze verschijnt onder in het scherm bij ‘Best overeenkomend’. Daarachter staat een percentage (‘match’) waarin Reeleezee aangeeft met hoeveel procent de gegevens overeenkomen met de boekingsbon.

Onder in het scherm bij ‘Best overeenkomend’ geeft Reeleezee aan welke boekingsbonnen overeenkomen met de gegevens die u hebt ingevuld.

16. Klik op de juiste boekingsbon. Reeleezee vult de gegevens van de boekingsbon automatisch in in de rest van het scherm. 17. Klik op ‘Boeken’. De afschriftregel verschijnt nu boven in het scherm ‘Verrekeningen’.


281

In het scherm ‘Verrekeningen’ ziet u dat afschriftregels van de factuur en de creditfactuur tegen elkaar zijn weggestreept.

Beide facturen zijn nu met elkaar verrekend. Boven in het scherm ziet u dat het ‘Eindsaldo’ van het dagboek verrekeningen ‘0’ is. Dit betekent dat u de openstaande posten met elkaar hebt verrekend.

8.3.2

Meer verrekeningen toevoegen

U kunt in Reeleezee zo veel verrekeningen toevoegen als nodig zijn. Hiervoor hoeft u geen nieuw afschrift aan te maken. Omdat ‘Verrekeningen’ geen echte bankrekening met genummerde afschriften is, kunt u bijvoorbeeld per jaar een afschrift gebruiken. U kunt voor elke verrekening afschriftregels op een bestaand afschrift toevoegen. U voegt de facturen en creditfacturen toe in het scherm ‘Verrekeningen’. Via de tabbladen aan de rechterkant kunt u per maand een overzicht van de verrekeningen opvragen van een bepaald jaar (gekozen met de knop met het jaartal boven in het scherm). Met de tab ‘Alles’ krijgt u een overzicht van alle openstaande posten die u in Reeleezee in het gekozen jaar tegen elkaar hebt weggestreept. Let op Het saldo van de verrekeningen moet altijd ‘0’ zijn!


282

8.4 Het boekjaar afronden In Reeleezee hoeft u een jaar niet af te sluiten, voordat u in een nieuw jaar gaat boeken. De gegevens van voorgaande boekjaren zijn namelijk altijd beschikbaar. Op een gegeven moment zult u echter toch een jaar boekhoudkundig moeten afronden, vanwege het opstellen van de jaarrekening of uw aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Het afronden van het boekjaar betekent dat u een aantal zaken moet controleren. Hiervoor gebruikt u de mappen ‘Instellingen’, ‘Financieel’ en ‘Belastingen’ en ‘(PFD)Rapporten’. Om aan te geven welke punten belangrijk zijn bij de controle van uw boekjaar, hebben we de onderstaande lijst voor u samengesteld.

8.4.1 Bij het • • • • • •

Het boekjaar controleren controleren van een boekjaar moet u rekening houden met de: eerste boekdatum beginbalans banksaldi BTW-aangiften winst- en verliesrekening balans

Hieronder wordt elk punt afzonderlijk besproken. De eerste twee punten zijn vooral van belang als u uw eerste jaar in Reeleezee hebt ingevoerd.

Eerste boekdatum De ‘eerste boekdatum’ is de begindatum van uw administratie in Reeleezee. Dit is ook de datum van de beginbalans. De eerste boekdatum loopt over het algemeen gelijk met een kalenderjaar en begint dus op 1 januari. Als u uw eerste boekjaar in Reeleezee hebt ingevoerd, controleer dan in uw administratie of de eerste boekdatum correct is ingesteld. Dit doet u in de map ‘Instellingen > tabblad Algemene instellingen > Instellingen boekhouding’ bij ‘Eerste boekdatum’.

Beginbalans De beginbalans is de beginsituatie van uw bedrijf op het moment dat u met Reeleezee begint. De beginbalans start bij uw eerste boekdatum en bestaat uit meerdere posten (activa en passiva). Meer over het opmaken van de beginbalans leest u in ’5.4 – Opstellen van de beginbalans’. Controleer of u de beginbalans volledig hebt ingevoerd. Dit doet u in de map ‘Financieel > tabblad Grootboek > Beginbalans’.


283

De beginbalans is de beginsituatie van uw bedrijf.

Let op Als in de beginbalans als laatste regel nog een boeking op ‘Tegenrekening balansposten’ staat, dan betekent dit dat u de beginbalans niet volledig hebt ingevoerd. U moet dan nog een aantal posten toevoegen. Controleer vanuit uw administratie welke posten dit zijn en voeg ze vervolgens toe aan uw administratie door in de map ‘Financieel > tabblad Grootboek > Beginbalans’ op een lege regel (‘Regel toevoegen’) te klikken. In ‘5.4 – Opstellen van de beginbalans’ leest u hoe u dit doet.

Banksaldi De eindsaldi van uw bankrekeningen moeten overeenkomen met de saldi van uw balans. De eindsaldi van uw bankrekeningen staan in de map ‘Kas & Bank’. Klik hiervoor op de rekening en dan op ‘Maandoverzicht’. Klik aan de rechterkant van dit scherm op ‘Dec’ om het eindsaldo op te vragen. Dit doet u voor elke bankrekening.


284

Let op Zorg ervoor dat u het eindsaldo van het juiste jaar kiest. Hiervoor gebruikt u de knop met het jaartal boven aan het (maand)overzicht van uw rekening. Controleer de eindsaldi van de bankrekeningen met de saldi van de bankrekeningen op de balans. Hiervoor opent u de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’. Vergelijk deze eindsaldi ook met de werkelijke eindsaldi op uw (papieren) bankafschriften. Let op Als u een verschil tegenkomt tussen deze saldi, controleer dan uw bankafschriften in Reeleezee. Misschien hebt u niet alle afschriftregels aan uw administratie toegevoegd of zijn er per ongeluk dubbele afschriftregels toegevoegd. U kunt ook de beginsaldi controleren op de beginbalans.

BTW-aangiften Bij elke boekingsbon die u toevoegt in uw administratie kiest u een BTW-tarief. Dit tarief gebruikt Reeleezee voor de BTW-aangifte. Controleer in de map ‘Belastingen > tabblad Omzetbelasting > Overzicht: aangiften BTW’ de status van uw aangiften. De status moet ‘Aangegeven’ of ‘Betaald’ zijn. Let op De status ‘Concept’ betekent dat de BTW-aangifte nog niet definitief is. Hoe u uw BTW-aangifte definitief maakt, leest u in ‘7.1 – Elektronisch BTW-aangifte doen met Reeleezee’, of in ‘7.2 - BTW-aangifte doen buiten Reeleezee om’.

Winst- en verliesrekening Op de winst- en verliesrekening staat een overzicht van de kosten en opbrengsten van uw bedrijf. De winst- en verliesrekening gaat altijd over een bepaalde periode. Controleer in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Winst- en verliesrekening’ de posten. Als er posten zijn die u niet kunt verklaren, dan moet u deze controleren. Klik daarvoor op de posten om de boekingen te bekijken.

Balans De balans is uiteraard ook van belang voor uw boekjaar. Hiermee hebt u een overzicht van uw activa en passiva. De balans is een momentopname. Controleer in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ uw balans. Een aantal posten in de balans moet aan het einde van het boekjaar op ‘0’ staan: •

‘Openstaande posten memoriaal’: dit zijn alle interne overboekingen die nog niet volledig verwerkt zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld alle boekingen die via de bonsoorten ‘Bankoverboeking’, ‘Opname/storting’ en ‘RC-overboeking’ zijn ingevoerd. Als er een saldo op ‘Openstaande posten memoriaal’ staat, betekent dit dat er openstaande posten zijn, die nog niet zijn afgeboekt op een afschrift van een bankrekening, een rekening-courantverhouding of op een kasblad.


285

In de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal > Openstaand’ vindt u een lijst met openstaande memoriaalposten. Als u vanuit dat overzicht de openstaande bon opent, kunt u via de knop ‘Bon’ rechtsboven in het scherm naar het ‘brondocument’ gaan. Vervolgens beweegt u met uw muis over het statusstempel. In het rood wordt vermeld wanneer en op welke bankrekening, rekening-courantverhouding of kas de post moet worden afgeboekt. •

‘Nog te rubriceren ontvangsten’: dit zijn alle afschriftregels van een bankrekening, kas of privé-/rekening-courantrekening met een bedrag ‘bij’, waaronder in rood ‘Nog te boeken’ staat. Deze ontvangen bedragen moet u nog verantwoorden. Om te zien waar die afschriftregels staan, klikt u vanuit de balans verder naar de grootboekkaart en vervolgens naar de boekingsbon. U kunt via de knop ‘Bon’ rechtsboven in het scherm naar het ‘brondocument’ gaan. Vervolgens beweegt u met uw muis over het statusstempel. In het blauw wordt daar de datum van de regel vermeld en op welke bankrekening, kas of rekening-courantverhouding deze regel staat.

•

‘Nog te rubriceren uitgaven’: dit zijn alle afschriftregels van een bankrekening, kas of privé-/rekening-courantrekening met een bedrag ‘af’, waaronder in rood ‘Nog te boeken’ staat. Deze uitgegeven bedragen moet u nog verantwoorden. Voor deze post geldt hetzelfde als bij ‘Nog te rubriceren ontvangsten’. Om te zien waar die afschriftregels staan, klikt u vanuit de balans verder naar de grootboekkaart en vervolgens naar de boekingsbon. U kunt via de knop ‘Bon’ rechtsboven in het scherm naar het ‘brondocument’ gaan. Vervolgens beweegt u met uw muis over het stempel. De datum van de regel wordt in het blauw vermeld. Ook ziet u op welke bankrekening, kas of rekening-courantverhouding deze regel staat.

•

‘Tegenrekening balansposten’: dit is de balansrekening waar de tegenboeking van de beginbalans op wordt gedaan, zolang deze nog niet volledig is ingevoerd.

Tip Via de map ‘(PDF) Rapporten > tabblad Categorieën > Financieel > Analyse rapport herkomst saldo’ kunt u per grootboekrekening een overzicht opvragen waarop u ziet hoe het saldo op deze rekening is opgebouwd.

8.4.2

Het resultaat bekijken

Vanuit de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Winst- en verliesrekening’ kunt u het resultaat van een jaar terugvinden. Het resultaat is de winst of het verlies van uw onderneming in een bepaald jaar. Het resultaat wordt berekend door van uw totale opbrengsten uw totale kosten af te trekken.


286

Op de winst- en verliesrekening staat onder aan het resultaat van een jaar.

Het resultaat wordt altijd helemaal onder op de winst- en verliesrekening getoond. Staat het resultaat aan de rechterkant in de kolom ‘Credit’, dan betekent dit winst voor het bedrijf. Staat het resultaat aan de linkerkant in de kolom ‘Debet’, dan betekent dit verlies. Het resultaat, de winst of het verlies, heeft gevolgen voor het vermogen van uw bedrijf en is daarom ook te zien op vanuit de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’ bij ‘PAS Passiva > Resultaat lopend boekjaar’. Let op Het resultaat op de winst- en verliesrekening moet gelijk zijn aan het resultaat van de balans. Als dit niet zo is, betekent dit dat het ‘Resultaat lopend boekjaar’ op de balans aan het begin van het boekjaar niet op ‘0’ is gezet. Meer informatie hierover vindt u in ‘8.4.4 – Afsluitende boekingen’.

8.4.3

Boekingsperiodes sluiten

Na het controleren van alle gegevens kunt u de boekingsperiodes sluiten. Hiermee voorkomt u dat u na de eindcontrole per ongeluk in een onjuiste periode boekt. Als uw boekhouder of accountant het jaar ook heeft gecontroleerd en de jaarrekening is gemaakt, dan is het zeker raadzaam de boekingperiodes te sluiten. Het afsluiten van de periodes heeft geen boekhoudkundig effect. Het afsluiten van een boekingsperiode doet u als volgt:


1. 2. 3. 4.

287

Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’. Klik op het tabblad ‘Periodes’. Klik op ‘Overzicht’. Kies in het overzicht dat verschijnt de gewenste periode. Het scherm ‘Periode’ verschijnt.

Vanuit het scherm ‘Periode’ sluit u een boekingsperiode.

5. Geef in dit scherm aan dat u de status van de boekingsperiode wilt veranderen in ‘Sluiten’. Let op U kunt een periode pas sluiten als u de voorgaande periodes gesloten hebt. Dit kunt u meteen ook in dit scherm doen door de optie ‘Alle voorgaande periodes ook sluiten’ te kiezen.

Let op Zolang de status van een periode ‘Open’ is, kunt u nog boekingen/wijzigingen doen in die periode. Als u de periode op ‘Sluiten’ zet, kunt u geen nieuwe boekingen meer aanmaken of wijzigen. 6. Klik op ‘Ja’. De boekingsperiode is gesloten.


8.4.4

288

Afsluitende boekingen

De eindbalans van het afgesloten jaar is automatisch de beginbalans voor het volgende boekjaar. Op de eindbalans staan echter posten die aan het begin van het nieuwe jaar weer op ‘0’ moeten staan. Bijvoorbeeld het resultaat van het lopende boekjaar. Deze posten kunnen op de eerste datum van het boekjaar, meestal 1 januari, met een memoriaalboeking weer op ‘0’ worden gezet. Hiervoor hebt u de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal > Overzicht’ nodig.

Vanuit dit overzicht kunt u posten weer op ‘0’ zetten.

Hieronder vindt u de twee belangrijkste posten die op ‘0’ moeten worden gezet. Wij adviseren u voor deze boekingen eerst met uw boekhouder of accountant te overleggen. Als uw boekhouder of accountant met u samenwerkt in Reeleezee kan hij/zij deze boekingen voor u doen. ‘Resultaat lopend boekjaar’: aan het begin van een nieuw boekjaar moet dit resultaat, de winst of het verlies wat u in het voorgaande jaar hebt gemaakt, weer op ‘0’ staan. U moet dit resultaat dan ook op de eerste datum, meestal 1 januari, afboeken. Dit wordt ook wel het boeken van de ‘winstbestemming’ genoemd. Wat de bestemming van de winst is, hangt af van het soort bedrijf (eenmanszaak, vof, bv) en de bestemming die u voor het winstsaldo kiest. ‘Privé’: als u een eenmanszaak of vof hebt, zult u gedurende het boekjaar privéopnamen en privéstortingen hebben geboekt. Deze posten moet u aan het begin


289

van het nieuwe boekjaar weer op ‘0’ zetten. De tegenboeking is meestal een kapitaalrekening. Deze memoriaalboekingen boekt u in de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal > Overzicht’ door boven aan het overzicht op de knop ‘Nieuw’ te klikken. Een memoriaalboeking bestaat altijd uit minimaal twee boekingsregels, waarbij het totaalbedrag van de aan de debetzijde geboekte regel()s gelijk moet zijn aan het totaalbedrag van de aan de creditzijde geboekte regel(s). Meer over memoriaalboekingen leest u in ‘5.3 – Inkopen van handelsvoorraad verwerken’ en in ‘8.1 – Afschrijvingen op vaste activa verwerken’.


290

9. Overzichten en rapporten 9.1 Bekijken en printen van financiële overzichten Vanuit uw administratie hebt u een goed en gedetailleerd overzicht van uw omzet en kosten en van uw bezittingen en schulden. Dit is niet alleen handig voor uw aangifte bij de Belastingdienst, maar ook voor uzelf. Vanuit Reeleezee kunt u belangrijke overzichten van uw administratie bekijken. Deze zijn ook beschikbaar als pdf- en als Excel-bestand. De overzichten bekijkt u vanuit de map ‘Financieel’ en de map ‘(PDF) Rapporten’. Reeleezee maakt het u makkelijk om belangrijke informatie uit uw administratie in te zien. Niet alleen de boekhoudkundige balans en de winst- en verliesrekening kunt u bekijken, maar ook informatie zoals een lijst met bestedingen per klant of een overzicht van de kosten per leverancier. De belangrijkste financiële rapporten van uw administratie zijn de balans en de winst- en verliesrekening. Beide overzichten staan in de map ‘Financieel > tabblad ‘Rapporten’. Tip De rapporten die u opvraagt zijn interactief. Dit betekent dat u op een post in het overzicht kunt klikken en een overzicht van de transacties krijgt. Ook vandaaruit kunt u weer doorklikken naar de boekingen of bonnen, of zelfs boekingen wijzigen. In de map ‘(PDF) Rapporten’ kunt u naast de financiële overzichten van de balans en de winst- en verliesrekening ook andere rapporten opvragen. De rapporten zijn beschikbaar in Excel en in pdf. Deze laatste vorm is met name geschikt als u de rapporten netjes wilt afdrukken.


9.1.1

291

Balans

De balans geeft een overzicht van uw bezittingen en vorderingen (activa) en uw eigen vermogen en schulden (passiva). De balans vraagt u op via de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Balans’.


Op de balans worden de activa en passiva-posten weergegeven in de kolommen ‘Debet’ en ‘Credit’. Bij ‘Debet’ staan uw bezittingen en vorderingen. Bij ‘Credit’ staan uw eigen vermogen en uw schulden. Boven in het scherm ziet u een aantal knoppen: • Print: met deze knop print u de balans. • Opties: hiermee kiest u de weergave van de balans. • Periode: met deze knop kiest u de datum waarop u de balans wilt inzien. • 2007: hiermee kiest u het jaar waarvan u de balans wilt zien. Let op De balans toont de vermogenspositie van uw onderneming op een bepaald moment. Daarom kunt u bij een balans geen periode ‘van .... tot ....’ aangeven, maar alleen een bepaalde datum (overzicht van bezittingen en schulden op die datum). Wilt u weten hoe het saldo van een post is opgebouwd, dan kunt u op de gewenste post klikken. U krijgt dan de grootboekkaart te zien die de boekingen op de


292

grootboekrekening weergeeft. U kunt op deze boekingen klikken om de bijbehorende boekingsbonnen te zien. Deze kunt u ook wijzigen. Tip In de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Kolommenbalans’ kunt u een overzicht opvragen van de balans gecombineerd met de winst- en verliesrekening en de mutaties die hebben plaatsgevonden ten opzichte van de beginbalans van het boekjaar.

9.1.2

Winst- en verliesrekening

De winst- en verliesrekening geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten en het brutoresultaat van uw bedrijf (dit is het resultaat voordat u belasting hebt betaald). Het rapport van de winst- en verliesrekening staat in dezelfde map als de balans, namelijk in de map ‘Financieel > tabblad Rapporten > Winst- en verliesrekening’.

De winst- en verliesrekening.

Het overzicht van de winst- en verliesrekening is ingedeeld in opbrengsten (OPB) en kosten (KST). Hier worden ook de kolommen ‘Debet’ en ‘Credit’ gebruikt. Uw opbrengsten worden ‘Credit’ getoond en uw kosten ‘Debet'. Boven in het scherm ziet u een aantal knoppen: • Print: met deze knop print u het overzicht. • Opties: hiermee kiest u de weergave van de winst- en verliesrekening.


• •

293

Periode: met deze knop kiest u de periode waarvan u de winst- en verliesrekening wilt inzien. 2007: hiermee kiest u het jaar waarvan u de winst- en verliesrekening wilt zien.

Let op De winst- en verliesrekening toont het resultaat van uw onderneming gedurende een bepaalde periode. Daarom geeft u hier een periode ‘van .... tot ....’ aan, waarover u het resultaat wilt zien (opbrengsten en kosten in die periode). Wilt u weten hoe het saldo van een post is opgebouwd, dan kunt u op de gewenste post klikken. U krijgt dan de grootboekkaart te zien die de boekingen op de grootboekrekening weergeeft. U kunt op deze boekingen klikken om de bijbehorende boekingsbonnen te zien. Deze kunt u ook wijzigen.

9.1.3

Rapporten in pdf en Excel

Reeleezee heeft naast de balans en de winst- en verliesrekening ook andere rapporten. Deze vindt u in de map ‘(PDF) Rapporten’.

In de map ‘(PDF) Rapporten’ vindt u de overzichten van uw administratie.

Aan de linkerkant staat het tabblad ‘Categorieën’. Hier kunt u een categorie kiezen, waarvan u een rapport wilt zien: financiële zaken, klanten, leveranciers, medewerkers of producten.


294

De rapportages kunt u opvragen als pdf- of als Excel-bestand. In het overzicht geeft een rood icoontje met een balkje ‘PDF’ aan dat het een pdf-bestand is, een groen icoontje met een ‘X’ geeft aan dat het om een Excel-bestand gaat. Let op Voor het openen van een pdf-bestand moet u beschikken over Adobe Acrobat Reader. Deze kunt u gratis downloaden via www.adobe.nl. Voor het openen van een rapport in Excel hebt u Excel 2003 of hoger nodig. Als u een oudere versie van Excel hebt, zijn de overzichten niet leesbaar. Een pdf-bestand kunt u niet bewerken, maar is zeer geschikt om af te drukken of als bijlage per mail te versturen. Een Excel-bestand kunt u wel bewerken. Dit is handig als u de bestanden wilt bewerken in een spreadsheet, of als u bijvoorbeeld de adressenlijst van uw klanten wilt gebruiken voor het samenvoegen in een mailingbrief in Microsoft Word.

Een pdf- of Excel-rapportage openen Als u een rapportage als pdf- of als Excel-bestand wilt openen, dan gaat u als volgt te werk: 1. Klik in uw administratie op de map ‘(PDF) Rapporten’. 2. Klik op de categorie waarvan u een rapportage wilt bekijken, bijvoorbeeld ‘Klanten’. 3. Klik in het overzicht op de rapportage die u wilt openen. Het scherm ‘Selectiecriteria’ verschijnt.


295

Het scherm ‘Selectiecriteria’.

4. Kies bij ‘Uitvoer’ of u de rapportage als pdf- of als Excel-bestand wilt openen. Let op Als u kiest voor een pdf-rapportage, dan kunt u onder in dit scherm een aantal weergave-opties instellen door op ‘Meer opties’ te klikken. 5. Klik na het invullen van de overige criteria op ‘Ok’. Reeleezee maakt nu de rapportage. Hierna verschijnt het scherm ‘Bestand downloaden’.

U kunt een rapport als pdf- of als Excel-bestand downloaden.

6. Geef aan of u het bestand meteen wilt openen, of dat u het eerst wilt opslaan op uw computer. Als u klikt op ‘Openen’, wordt de rapportage in ofwel Acrobat Reader of in Microsoft Excel geopend. Let op Soms verschijnt er een waarschuwing dat het bestand mogelijk schade kan aanrichten aan uw computer. Als het bestand afkomstig is van de locatie ‘portal.reeleezee.nl’ is het bestand echter absoluut veilig en kan het geen schade aanrichten.

9.1.4

Grootboekkaarten

In Reeleezee kunt u de grootboekrekeningen in uw administratie als grootboekkaart opvragen. Hiermee worden de grootboekrekeningen in een overzicht weergegeven. De grootboekkaart kunt u vervolgens afdrukken. Een grootboekkaart van alle grootboekrekeningen vraagt u op in de map ‘(PDF) Rapporten > tabblad Categorieën > Financieel’. Wilt u liever een grootboekkaart van één grootboekrekening, dan hebt u daarvoor de map ‘Financieel’ nodig. Vanuit deze map kunt u op drie manieren te werk gaan: 1. U klikt op het tabblad ‘Rapporten > Balans, Kolommenbalans, of Winst- en Verliesrekening’. In het rapport klikt u op de gewenste grootboekrekening. 2. U klikt op het tabblad ‘Grootboek > Overzicht: grootboekrekeningen’. In de lijst grootboekrekeningen die u vervolgens ziet, klikt u op de gewenste rekening. 3. U klikt op het tabblad ‘Grootboek > Grootboekkaart’. In het veld helemaal boven in het scherm kiest u vervolgens uit de lijst de grootboekrekening waarvan u een grootboekkaart wilt.


296

Een voorbeeld van een grootboekkaart van één grootboekrekening.

Op de grootboekkaart kan achter ‘Grootboekrekening’ een ‘(i)’ staan. Als deze er staat, betekent dit dat er commentaar bij deze grootboekrekening is. Als u op ‘(i)’ klikt, toont Reeleezee u het commentaar. U kunt het commentaar bewerken door vanuit de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen’ op de grootboekrekening te klikken. Op het tabblad ‘Algemeen’ verandert u bij ‘Commentaar’ de gegevens. Ook onder ‘Periode’ kan extra informatie staan. Ook hiervoor geldt, dat u deze kunt terugvinden in de map ‘Instellingen > tabblad Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen’ bij de betreffende grootboekrekening op het tabblad ‘Algemeen’. Bij ‘Opmerkingen/informatie’ kunt u deze informatie terugvinden en eventueel bewerken. Om de grootboekkaart af te drukken, klikt u rechtsboven in het scherm op de knop ‘Print’.

Handleiding Reeleezee Administratie Inhoudsopgave

Recommend Documents