Gids Proportionaliteit in relatie tot de markt.... Langs de lat... de programma's Rijksbrede ICT aanbestedingen OT2010 en EASI2010 Judith van Bemmel HIS/SBO, Haagse Inkoop Samenwerking, afdeling ICT – Strategische Beheerorganisatie Interdepartementaal ICT Contractmanagement 6 juni, Den Bosch
Agenda
Scope presentatie
Wat is HIS/SBO en wat doen wij?
Wat hielden de aanbestedingsprogramma's OT2010 en EASI2010 in?
Inhoudelijke stappen voorfase OT2010/Mobiele communicatie
3
Welke ervaringen hebben wij opgedaan in relatie tot de markt en past dit nog binnen de kaders van de Gids Proportionaliteit? •
Marktconsultatie
•
Clusterverbod en perceelindeling
•
Nota van Inlichtingen
•
Klachtenafhandeling
Last but not least www.sboicm.nl
Scope presentatie
Proportionaliteit, Gids Proportionaliteit (Par. 1.1 Gids)
' in redelijke verhouding' ' tot aard en omvang aan te besteden opdracht’
motiveringsplicht
Programma's: 21 Rijksbrede contracten aanbesteed voor telefonie (OT2010) en ICT-hardware (EASI2010) (2e en 3e cyclus contracten sinds 2000 en 2006)
Relevante onderwerpen/ voorbeelden uit OT2010
Relatie tot de aanpak naar de markt
Voorfase van aanbesteding
4
Behoefte, Doel, Inkoopstrategie, Marktconsultatie www.sboicm.nl
5
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Ontstaansgeschiedenis
6
Sinds 1 januari onderdeel van de afdeling ICT van de IUC Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) Voorheen: Strategische Beheer Organisatie – Interdepartementaal ICT contractbeheer: –
aanbestedingsprogramma's gefaciliteerd
–
contract- en leveranciersmanagement op contracten die zijn aangegaan
Ontstaan na eerste gezamenlijke aanbestedingen in 2006 Samenwerking op de aanbestedingen kwam voort uit het Kabinetsprogramma 'Professioneel Inkopen en Aanbesteden' (PIA/PIT) www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Taakopdracht 1/2
Strategisch contract- en leveranciersmanagement Rijksbrede ICT contracten Mandaat van contracteigenaar: Directeur-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR) van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Opdrachtgever: CIO Rijk, CPO Rijk
Contractportfolio van € 1,2 miljard (totale contractperiode)
7
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Taakopdracht 2/2
In ieder geval € 39 miljoen besparing per jaar bij deelnemende overheidsorganisatie op basis van productprijzen Meer besparingen in bv.:
8
Verbeteren infrastructuur. Bv. Vervangen tientallen analoge telefooncentrales door 1 VoIP server
Contractmigratie bestaande leverancier naar nieuwe contract en voorwaarden levert grote organisatie € 1 miljoen op
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Welk doel willen we bereiken? •
Rechtmatig en doelmatig contracten (laten) benutten
•
Bijdragen aan doelstellingen Rijksoverheid om betere bedrijfsvoering te realiseren met minder middelen en op deze wijze besparingen realiseren
Taken strategisch contract- en leveranciersmanagement
•
Intermediair tussen geselecteerde leveranciers en deelnemende overheidsorganisaties en escalaties met bestuurlijke aandacht
•
Ondersteunen gebruikers van de contracten
•
Monitoren prestaties gecontracteerde leveranciers
•
Bewaken contractuele kaders
•
Strategisch adviseur voor opdrachtgevers
9
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Welke uitdagingen komen we tegen? •
10
Het gebruik van smartphones door ambtenaren steeg explosief waardoor netwerkcapaciteit van mobiele operator onder druk stond
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Welke uitdagingen komen we tegen? •
Het gebruik van smartphones door ambtenaren steeg explosief waardoor netwerkcapaciteit van mobiele operator onder druk stond
•
Als er brand is bij Vodafone ligt Den Haag plat
11
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Welke uitdagingen komen we tegen? •
Het gebruik van smartphones door ambtenaren steeg explosief waardoor netwerkcapaciteit van mobiele operator onder druk stond
•
Als er brand is bij Vodafone ligt Den Haag plat
•
Hebben jullie dan bij aanbesteding wel gedacht aan National Roaming? Uiteraard!
12
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Welke uitdagingen komen we tegen? •
Het gebruik van smartphones door ambtenaren steeg explosief waardoor netwerkcapaciteit van mobiele operator onder druk stond
•
Als er brand is bij Vodafone ligt Den Haag plat
•
Hebben jullie dan bij aanbesteding wel gedacht aan National Roaming? Uiteraard!
•
Als 1 overheidsorganisatie een issue heeft met de leverancier en niet tevreden is, dan zijn er nog vele andere overheidsorganisaties die wel tevreden zijn
13
www.sboicm.nl
Wie is HIS/SBO en wat doen wij? Welke uitdagingen komen we tegen? •
Het gebruik van smartphones door ambtenaren steeg explosief waardoor netwerkcapaciteit van mobiele operator onder druk stond
•
Als er brand is bij Vodafone ligt Den Haag plat
•
Hebben jullie dan bij aanbesteding wel gedacht aan National Roaming? Uiteraard!
•
Als 1 overheidsorganisatie een issue heeft met de leverancier en niet tevreden is, dan zijn er nog vele andere overheidsorganisaties die wel tevreden zijn
•
Weet iedereen welke mogelijkheden er zijn binnen de contracten?
14
www.sboicm.nl
15
www.sboicm.nl
16
www.sboicm.nl
17
www.sboicm.nl
Aanbestedingsprogramma's OT2010/EASI2010
Oude wetgeving: openbare EA: beperkte markt. EASI2010/ICTHardware/Rekencentrum: niet openbare EA Staatscontract vs. standaard contract tussen geselecteerde leverancier en een decentrale overheidspartij Contractvorm: bijna allemaal single provider, 2 jaar met 3 of 4 verlengingen Strakke projectbesturing (actoren, besluitvorming, kwaliteitsmanagement, risicomanagement)
Communicatiefunctie ingevuld met communicatie adviseur en website
Juiste en voldoende actoren/draagvlak
Vanaf de start open communicatie met de markt
Markt positief over de gelopen aanbestedingen
18
www.sboicm.nl
Aanpak marktcommunicatie OT2010/EASI Strategiefase
PVE
Beschrijvend document
Aanbestedingproces
Contractering
Exploitatie
• Objectiviteit, transparantie en non-discriminatie wordt bereikt door maximale vroegtijdige openheid • Strategiemeetings (1 op 1/1 op veel) ruim voorafgaand aan aanbestedingsproces • ICT~Haalbaarheidstoets uitgevoerd als formele consultatie • Publicatie relevante (concept) documenten op website voor feedback door de markt; • Vragen stellen aan/door de markt • Vroegtijdige bekendmaking en uitleg pijnpunten • Maximale mogelijkheid tot aanpassingen door vroege feedback • Strategiebepaling vraagt om het maken van keuzes 19
www.sboicm.nl
Aanbestedingsprogramma’s OT2010/EASI2010 OT2010 •
Aanbesteding voor telecommunicatiediensten (Rijks)overheid
•
Contractwaarde € 700 miljoen
•
Deelnemende overheidsorganisaties: Rijksoverheid en decentrale overheden (ca. 200)
•
Momenteel loopt aanbesteding voor dataverbindingen (Project ON2013) (breedband, ISDN, internet acces,…)
EASI 2010 •
Aanbesteding voor ICT-hardware voor (Rijks)overheid
•
Contractwaarde € 500 miljoen
•
Deelnemende overheidsorganisaties: Rijksoverheid(ca. 125)
20
www.sboicm.nl
Aanbestedingsprogramma's OT2010/EASI2010 Perceel indeling OT2010
21
Vaste Telefonie (18.500 aansluitingen, 220.000 gebruikers, 350 mio gespreksminuten)
Mobiele Telefonie (185.000 abonnementen)
SMS-Gateway (bulk SMS zonder SIM kaart)
End User Devices (m.n. mobiele telefoons)
VoIP-centrales
Inbound (0800/0900 nrs., call center)
14+ netnummers (inbound toepassing, specifiek voor gemeenten) www.sboicm.nl
Aanbestedingsprogramma's OT2010/EASI2010 Perceel indeling EASI2010
22
Werkplekken (120.000 werkplekken)
Accessoires
Rekencentrumhardware (mini-competitie)
Afdrukdiensten (grootste contract NL, 9.000 stuks)
Plotters
Webhosting (mini-competitie)
Managed Services
www.sboicm.nl
Inhoudelijke stappen voorfase OT2010/Mobiele communicatie
23
www.sboicm.nl
Behoefte Functionaliteit
Communiceren met een willekeurige persoon, vanaf en naar een willekeurige locatie, via een willekeurig audio- en/of visueel medium en op een willekeurig tijdstip
24
www.sboicm.nl
Doel en ambities OT2010 1/2 Aanbesteding Telefonie • Zorgdragen voor continuïteit telecomvoorzieningen na oktober 2010 • Technisch en financieel marktconforme telecommunicatiediensten • Tijd-, apparaat- en plaatsonafhankelijk werken Compacte Rijksoverheid/I-strategie • Samenwerking binnen de Rijksoverheid • Consolideren infrastructuur • Verbeteren integratiemogelijkheden tussen telecommunicatie en ICT • Flexibilisering van telefoniewerkplekken • Reduceren bedrijfsvoeringkosten • Verhuizingen en herstructureringen van de departementen makkelijker maken 25
www.sboicm.nl
Doel en ambities OT2010 2/2 Inkoop • Kosten- en inspanningsbesparing • Lastenverlichting voor bedrijfsleven
26
www.sboicm.nl
Markt/Inkoopstrategieën
Telecommunicatiemarkt • Marktordening vaste en mobiele markt • Toekomstbeeld, trends • Belangrijke inhoudelijke inzichten Sourcing strategieën • Strategiebepaling bij verschil in in- en verkoopmacht • Full outsourcing • Horizontale of verticale module ordening, relatie met interdepartementaal beleid • Vertaalslag van marktordening naar modulebepaling • Discussies: Clusteren of niet? Onder welke voorwaarden is het pleitbaar? Voorbeeldcasus: leveranciersonafhankelijk glas is goed uitgangspunt voor datanetwerken
27
www.sboicm.nl
Marktordening, techniek, trends mobiele communicatie • 3 mobiele netwerken (nu nog) • MVNO’s
• Frequentieveilingen • 2G, 2.5G, 3G, 3.5G, 4G • Frequentie versus dekking
• VoIP over mobile • Vast-mobiel integratie • Private GSM • Uitwijk bij calamiteiten • Dekking op hoogte • Zendmast wordt software 28
www.sboicm.nl
Technisch functionaliteiten mobiele communicatie • • • • • • •
• •
29
De functionaliteiten zoals bekend onder OT2006 Forced on PBX Mobiele bedrijfstelefoniedienst Nationale roaming Hotspot diensten in het buitenland Web-based beheer IPv6 Preferente netwerktoegang (max 10%) APN koppelingen
www.sboicm.nl
Dekking/prijs Dekking: • Garanties voor postcodes • Campusdekkingsvoorziening (incl. toegang andere operators) • Flowdiagram waarin rechten en plichten zijn vastgelegd • Femtocel (de overheid als Launching Customer!) Prijs: • • • • 30
Marktsituatie en trends Verschuiving revenu naar data/gebruiksverkeer Gratis onderling bellen Marktconformiteitsbewaking www.sboicm.nl
Aanbestedingsprogramma's OT2010/EASI2010 Perceel indeling OT2010
31
Vaste Telefonie (18.500 aansluitingen, 220.000 gebruikers, 350 mio gespreksminuten)
Mobiele Telefonie (185.000 abonnementen)
SMS-Gateway (bulk SMS zonder SIM kaart)
End User Devices (m.n. mobiele telefoons)
VoIP-centrales
Inbound (0800/0900 nrs., call center)
14+ netnummers (inbound toepassing, specifiek voor gemeenten)
www.sboicm.nl
Gids Proportionaliteit
32
www.sboicm.nl
Marktconsultatie, Voorfase, hoofdstuk 2 Gids •
Marktconsultatie Ruim begrip
ICT Haalbaarheidstoets Richtsnoer L&D: ‘technische dialoog’ •
Gaat om zorgvuldige afweging relevante keuzes
•
Bij inkoopstrategie de actuele doelstellingen/strategie van de organisatie afzetten tegen de situatie van de markt
•
Openbare aanbestedingsprocedure bij complexe opdracht kan vanwege inschrijfkosten voor veel marktpartijen disproportioneel zijn
•
Praten met de markt mag....
•
Knippen en plakken mag niet meer…
33
www.sboicm.nl
Marktconsultatie, Voorfase, hoofdstuk 2 Gids •
Voorfase aanbestedingsproces is doorslaggevende fase Behoefte en doel
Inkoopstrategie (prijs/kwaliteit, marktanalyse) Marktconsultatie toets of geformuleerde vraag aansluit. Of betere oplossingen mogelijk zijn
•
Stappen voorfase komen samen in voorschrift 3.4.A. Keuze Aanbestedingsprocedure Karakter van de markt bepalend Aansluiting bij markt ordening levert beste prijs/kwaliteit
•
Toetsen toepassing van voorschrift 3.7 Toestaan varianten past goed in marktconsultatie
•
Van concurrentiegerichte dialoog naar technische dialoog
34
www.sboicm.nl
Cluster verbod en perceel indeling, Hoofdstuk 3 Gids Niet onnodig samenvoegen •
Vertaalslag marktordening naar modules/percelen
•
Verdeling in aanbestedende diensten kan leiden tot contractuele barrières en prijsopdrijving
•
Daar tegenover meer centrale strategie overheid (I-strategie, kleinere overheid...)
•
Tegenstrijdige denkpatronen: niet clusteren, wel samenwerken; overheid aanjager innovatie, maar wil volwassen producten; is MKB realistisch voor bepaalde producten/diensten?
•
Omvang leidt ook tot risico's op lock in (technisch en schakelbaarheid), suboptimale marktwerking
35
www.sboicm.nl
Cluster verbod en perceel indeling, Hoofdstuk 3 Gids Samenvoeging gerechtvaardigd en gemotiveerd •
Analyse en keuzes in voorfase in strategiedocument
•
Bestuurlijke overwegingen, techniek en marktkennis moeten in samenhang besproken worden. Project hierop inrichten
36
www.sboicm.nl
Cluster verbod en perceel indeling, Hoofdstuk 3 Gids Perceel indeling, tenzij niet passend •
Te grote omvang is de keerzijde van samenvoegen
•
Risico markt bevecht marktprobleem via de aanbesteding
•
Substantiële omvang leidt ook tot innovatie binnen organisaties inschrijvers!
•
Het is niet onwaarschijnlijk dat gemaakte keuzes nu anders komen te liggen, maar het hoeft niet....
37
www.sboicm.nl
Aanbestedingsfase, hoofdstuk 4 Gids NvI en Pre bid meeting •
Kwaliteitsborging antwoorden: herformuleer vragen zonder gelijk te bevestigen, verwijzen ter voorkoming van tegenstrijdigheden
•
Dagen van Inlichting zijn thermometers voor risico's
•
NvI dynamisch on line, transparant, wel letten op sluitingstermijn
38
www.sboicm.nl
Aanbestedingsfase, hoofdstuk 4 Gids Klachten afhandeling •
Waarborg is vanaf start markt betrekken, reduceert fouten en ontploffingskans aan het einde
•
Markt wordt hierdoor ook mede verantwoordelijk
•
Risico klachtenregeling: 'lobby' druk en door 'gekrakeel' strategische fase overnieuw terwijl mogelijk niets aan de hand is behalve onwelgevallig verloop voor een inschrijver
39
www.sboicm.nl
Aanpak OT2010 in lijn met Gids Proportionaliteit? 1/2 • Door open aanpak in strategiefase en uitgebreide marktconsultatie kon markt anticiperen, zelfs innoveren, op de aanbesteding Marktpartijen hebben strategische keuzes gemaakt: niet inschrijven, business aanpassen, lange termijn denken • Markt mede verantwoordelijk: steeds bevraagd, hele proces voorfase gedeeld. Juridisch relevant in verdere procedure • Perceelindeling uitgesplitst tot specifieke producten, waar ook andere marktpartijen op hebben ingeschreven
40
www.sboicm.nl
Aanpak OT2010 in lijn met Gids Proportionaliteit? 2/2 • Vroegtijdige communicatie via website voldeed aan beginselen van aanbesteden en leverde tegelijkertijd veel aansluiting van markt bij aanbestedingsproject • Vroegtijdige feedback verwerking en stapsgewijze bekendmaking reduceert ‘ontploffingskans’ aan het einde van de aanbesteding • Verbetering draagvlak/imago aanbesteder
41
www.sboicm.nl
Aandachtspunten •
Grote belangen zouden kunnen leiden tot pogingen om te manipuleren
•
Lobbyisten, druk via bestuurders
•
Markt laat niet altijd achterste van de tong zien
•
Frustraties achteraf bij niet gegunde partijen
•
Niet doorslaan naar gratis consultancy
•
Geld besparen is belangrijk – Maar de markt mag niet uitgewrongen worden
•
Hoe omgaan met pers in de verschillende fasen?
•
Vele (on)bewust (on)bekwame deskundigen willen meepraten
•
Acteren als “vechtmarkt” begint gewoon te worden
42
www.sboicm.nl
Last but not least………
43
www.sboicm.nl
Met Gids Proportionaliteit kun je je voordeel doen: verbetering op inhoud, betrekken juiste stakeholders
44
www.sboicm.nl
Angst (voor de markt) is een slechte raadgever
45
www.sboicm.nl
Naarmate wij professionaliseren en verzakelijken doet de markt dat ook. In combinatie met concurrentie en economisch klimaat = 'vechtersmarkten'
46
www.sboicm.nl
Gebruik gezond verstand = praktisch aanbesteden
47
www.sboicm.nl
