Gemeente IJsselstein

Gemeente IJsselstein

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Opgesteld met Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN) © IBMN juni 2011

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente IJsselstein IBMN juni 2011

1

Managementsamenvatting De doelstelling van het inkoopen aanbestedingsbeleid is als volgt geformuleerd: 1. Bevorderen van doelmatig inkopen, het verkrijgen van de hoogst mogelijke kwaliteit tegen de meest gunstige prijs; 2. Bevorderen van de naleving van weten regelgeving op het terrein van inkoop en aanbesteden; 3. Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern; 4. Verantwoording van gevolgde aanbestedingsprocedures. Om deze doelstellingen te bereiken is in deze nota een overzicht gegeven van de vigerende regelgeving en van algemeen beleid wat van invloed is op inkopen en aanbesteden. In 17 uitgangspunten is geformuleerd wat wij als lokale overheid belangrijk vinden op het gebied van inkopen en aanbesteden: 1. Van toepassing zijnde weten regelgeving dient nageleefd te worden. 2. Bij de aanbesteding van werken zal gebruik gemaakt worden van het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) 3. De gemeente hanteert in principe bij de inkoop van diensten of leveringen de eigen inkoopvoorwaarden en bij werken de UAV 1989 dan wel UAV-GC voor geïntegreerde contracten 4. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam- milieubewust inkopen, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en contract compliance. Het Visiedocument IJsselstein Duurzaam (aug. 2008) ligt hieraan ten grondslag. 5. Het sociaal werkvoorzieningschap Pauw Bedrijven zal bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen gevraagd worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is. 6. Integriteit van bestuurders en ambtenaren. 7. Kinderarbeid dient te allen tijde worden voorkomen. 8. De wijze van aanbesteden is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht. 9. Het afwegen van prijs en kwaliteit vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria. 10. De gemeente participeert in samenwerkingsverbanden om meerwaarde te creëren ten opzichte van wat individueel bereikt kan worden. 11. Bij onderhandse aanbestedingen wordt tenminste één geschikte lokale leverancier uitgenodigd om offerte uit te brengen en krijgen lokale leveranciers gelijke kansen als leveranciers van buiten de gemeente. De gemeente hanteert geen voorkeurbeleid. 12. De gemeente bundelt afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Elke budgethouder / beheerder heeft de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie. 13. Van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000,00 voor werken en boven € 10.000,00 voor leveringen en diensten wordt een inkoopdossier bijgehouden. 14. Om de inkoop te kunnen managen zal periodiek een inkoopdiagnose gemaakt worden. 15. De beleidsuitgangspunten worden geïmplementeerd in een praktisch handboek inkoop. 16. De inkoopfunctie wordt ondergebracht bij Inkoopbureau Midden Nederland. 17. De mandaatregeling wordt nader uitgewerkt in het handboek inkoop. Het inkoopen aanbestedingsbeleid zal worden geïmplementeerd in het handboek inkoopen aanbestedingen.


2

1.

Algemene inleiding

Binnen de overheid groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Dit komt onder meer door de parlementaire enquête over de bouwfraude, veranderende wetgeving op zowel Europees als nationaal niveau en een toenemende controle op de naleving ervan. Duidelijk is in ieder geval, dat veel belang wordt gehecht aan de wijze waarop de overheid opdrachten aan derden verstrekt. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn daarbij de kernwoorden. Binnen de rijksoverheid is een concept van een geheel omvattende Aanbestedingswet ontwikkeld. Deze Aanbestedingswet is echter door de Eerste kamer tegengehouden. Het inkoop- aanbestedingaanbestedingsbeleid van de gemeente IJsselstein dateert van 2007. Het bestaat uit een inkoopbeleidsplan met uitgangspunten, maar ook uit procedures en uitvoeringszaken. Het beleid geeft de doelstellingen aan. Toepasselijke regelgeving en te hanteren vraagtechnieken zijn opgenomen en dienen doorontwikkeld te worden naar de huidige regelgeving en inzichten. Met de vaststelling van dit vernieuwde inkoopen aanbestedingsbeleid komt de oude nota en werkwijze te vervallen. In de huidige organisatie worden verschillende procedures gehanteerd vanuit het inkoopbeleid. Dit maakt het vaak onoverzichtelijk naast het onvoldoende inzichtelijk krijgen van de te behalen financiële resultaten. Om de inkoopfunctie binnen de gemeente verder te ontwikkelen is dit geactualiseerde beleid opgesteld en is de inkoopfunctie thans ondergebracht bij een inkoopsamenwerkingsverband Inkoopbureau Midden Nederland.

De doelstelling van het inkoopen aanbestedingsbeleid Bij het inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een doelmatige en integere wijze te besteden. Met integer bedoelen we handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Bij doelmatig gaat het om het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Dit vereist de nodige zorgvuldigheid. Gelet op haar verantwoordelijkheid is het noodzakelijk om te beschikken over een heldere en eenduidige werkwijze om de risico’s van onrechtmatig, niet-efficiënt en niet-integer aanbesteden zoveel mogelijk te beperken. Gelet op deze verantwoordelijkheid kunnen de volgende doelstellingen van het inkoopen aanbestedingsbeleid worden geformuleerd: 1. Bevorderen van doelmatig inkopen, het verkrijgen van de hoogst mogelijke kwaliteit tegen de meest gunstige prijs; 2. Naleving van weten regelgeving op het terrein van inkoop en aanbesteden; 3. Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern; 4. Verantwoording van gevolgde aanbestedingsprocedures; 5. Verantwoording in het kader van voldoen aan criteria van Duurzaamheid (DUIK). Met het oog op deze doelstellingen is er in deze nota naar gestreefd heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren, die door de gehele gemeentelijke organisatie gehanteerd worden bij de uitvoering van aanbestedingen. Het uiteindelijke doel is immers als gemeente een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan. Om de uit oogpunt van betrouwbaarheid noodzakelijke transparantie ook buiten de gemeentelijke organisatie te bereiken, zal het in deze notitie neergelegde inkoopen aanbestedingsbeleid openbaar worden vastgesteld. Deze nota dient ook om al degenen die betrokken zijn bij het inkoop en aanbestedingsproces te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taken op dit gebied. De noodzaak van correcte toepassing van het inkoopen aanbestedingsbeleid wordt hier, gezien de recentelijk verscherpte aandacht voor het aanbestedingsproces, nog eens uitdrukkelijk benadrukt.


3

2.

Uitgangspunten voor inkoop en aanbesteden

In dit deel worden de uitgangspunten voor het inkoopen aanbestedingsbeleid benoemd. Deze uitgangspunten geven antwoord op de vraag: wat vinden wij als lokale overheid belangrijk op het gebied van inkoop en aanbesteding? Hierbij wordt achtereenvolgens onderscheid gemaakt in: Juridische beleidsuitgangspunten; Ideële beleidsuitgangspunten; Economische beleidsuitgangspunten; Organisatorische beleidsuitgangspunten. Ten slotte wordt ingegaan op de evaluatie van dit beleid.

2.1.

Juridische beleidsuitgangspunten

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd: 1. Van toepassing zijnde weten regelgeving dient nageleefd te worden; 2. Bij de aanbesteding van werken zal gebruik gemaakt worden van een Aanbestedingsreglement; 3. De gemeente hanteert in principe bij de inkoop van diensten of leveringen de eigen inkoopvoorwaarden en bij werken de UAV 1989, dan wel de UAV-GC 2005 voor geïntegreerde contracten. In dit hoofdstuk zullen deze uitgangspunten nader toegelicht worden. Om het naleven van toepasselijke weten regelgeving te vergemakkelijken zijn minder inkoopen aanbestedingsprocedures opgenomen. Naast juridische uitgangspunten zijn ook andere uitgangspunten van invloed op deze procedures.

Uitgangspunt 1: Van toepassing zijnde weten regelgeving dient nageleefd te worden. In de doelstelling van het inkoopen aanbestedingsbeleid is beschreven welke weten regelgeving van toepassing is. De Europese richtlijn voor overheidsopdrachten is van toepassing op alle opdrachten die boven vastgestelde drempelwaarden uitkomen. Deze waarden zijn exclusief BTW en voor 2010 vastgesteld op: Leveringen en diensten: ≥ € 193.000 Werken: ≥ € 4.845.000 Deze richtlijnen kennen twee doelstellingen: 1. het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten; 2. het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen. Naleving van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten is een verplichting voor de Nederlandse aanbestedende diensten. Het is echter ook in het belang van de aanbestedende diensten zelf om deze regels te benutten. Gelijke kansen voor alle potentiële aanbieders leiden immers tot concurrerende aanbiedingen met de beste prijs-kwaliteitverhouding en dus tot doelmatige besteding van overheidsgeld. Concurrentiestelling en Mededingingswet zijn hier van toepassing. Begrippen als transparantie, non-discriminatoir en objectiviteit dienen terug te komen in het uit te voeren beleid. Uiteraard moet de gemeente zich ook houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de wettelijke bepalingen van bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk Wetboek. Om de gemeente te ondersteunen bij het naleven van vigerende weten regelgeving worden inkoopen aanbestedingsprocedures vastgesteld. De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) biedt (bij gerede twijfel) instrumenten om nader onderzoek te verrichten naar de integriteit van een partij.


4

Uitgangspunt 2: Bij de aanbesteding van werken zal gebruik gemaakt worden van een aanbestedingsreglement. In een aanbestedingsreglement worden de eisen uit de wetgeving vertaald naar de praktijk. Een aanbestedingsreglement bevat de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder: de in acht te nemen inschrijvingstermijn; de te verstrekken gegevens; de te hanteren selectie- en gunningcriteria; de verplichting tot motivering van de gunning. Voor de aanbesteding van werken heeft de rijksoverheid het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) vastgesteld. De VNG heeft haar leden geadviseerd (ledenbrief 05/123 van 29 november 2005) dit ARW van toepassing te verklaren. De gemeente volgt op het gebied van de toepassing van aanbestedingsreglementen het advies van de VNG.

Uitgangspunt 3: De gemeente hanteert in principe bij de inkoop van diensten of leveringen de eigen inkoopvoorwaarden en bij werken de UAV 1989 of de UAV-GC 2005 voor geïntegreerde contracten. In de praktijk wordt steeds vaker gebruik gemaakt van algemene voorwaarden bij het aangaan van overeenkomsten. Enerzijds bestaan daartoe de voorwaarden die in een bepaald vakgebied door vrijwel iedereen worden gebruikt, zoals de UAV voor werken of DNR 2005 voor ingenieursdiensten/architectdiensten. Anderzijds worden door bedrijven en overheden specifiek ten behoeve van bepaalde activiteiten eigen voorwaarden opgesteld, zoals inkoop-, leverings- en/of betalingsvoorwaarden. Inkoopvoorwaarden zijn te gebruiken bij het inkopen van goederen en/of diensten. Door de opdrachtnemer van toepassing verklaarde voorwaarden behartigen meestal eenzijdig de belangen van betreffende wederpartij waardoor bij onenigheid achteraf de positie van de wederpartij sterker is. Bij de aanbesteding van werken wordt door de gemeente standaard de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV 1989), de UAV-GC 2005 toegepast. Het toepassen van eigen inkoopvoorwaarden bij de inkoop van goederen en/of diensten kan de positie van de gemeente bij het aangaan van een overeenkomst verbeteren, c.q. versterken. Hierdoor wordt met de leveranciers de afspraak gemaakt dat zij leveren in overeenstemming met onze eigen interne administratieve en operationele procedures. Verder zijn in de inkoopvoorwaarden de verschillende door de gemeente standaard gewenste rechten vastgelegd. Het al dan niet gedeponeerd zijn van voorwaarden geeft de voorwaarden geen extra juridische status. Het geeft echter wel aan dat ze zijn vastgesteld en niet zijn gewijzigd. Ook kan de wederpartij ze bij de betreffende instantie opvragen. Het is belangrijk te weten welke voorwaarden van toepassing zijn op een transactie. Het beleid is erop gericht dat bij de inkoop van diensten of leveringen de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn en bij de aanbesteding van werken de UAV 1989 dan wel UAV-GC 2005 voor geïntegreerde contractsvormen. Voor ingenieursadviesdiensten of architectwerkzaamheden kan gekozen worden voor toepassing van De Nieuwe Regeling 2005 (DNR 2005), al dan niet met uitzonderingen die door het project worden ingegeven. Dit moet door in de offerteaanvraag de betreffende voorwaarden van toepassing te verklaren. Indien een leverancier onder deze voorwaarden niet wil leveren, dient hij dit nadrukkelijk schriftelijk te melden en vervolgens een tegenvoorstel of zijn voorwaarden voor te leggen. Partijen kunnen vervolgens in overleg treden over welke voorwaarden uiteindelijk zullen gelden. De voor de gemeente IJsselstein van toepassing zijnde inkoopvoorwaarden zijn als bijlage aan dit beleid toegevoegd. Bij zich herhalende opdrachten bij dezelfde leverancier is het aan te bevelen met betrokkene leverancier een raamovereenkomst af te sluiten en in deze raamovereenkomst op te nemen dat op alle opdrachten aan leverancier de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. De inkoopvoorwaarden zullen bij inkoopsamenwerking gezamenlijk worden vastgesteld.


5

2.2.

Ideële beleidsuitgangspunten

In deze paragraaf wordt aangegeven wat wij als gemeente belangrijk vinden op het gebied van duurzaam en sociaal verantwoord inkopen en aanbesteden. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd: 4. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam- milieubewust inkopen en contract compliance; 5. Het sociaal werkvoorzieningschap Pauw Bedrijven zal bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen gevraagd worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is; 6. Integriteit van bestuurders en ambtenaren; 7. Kinderarbeid dient te allen tijde worden voorkomen. Hieronder zullen de uitgangspunten nader worden toegelicht.

Uitgangspunt 4: De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam- milieubewust inkopen, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en contract compliance. Het Visiedocument IJsselstein Duurzaam (aug. 2008) ligt hieraan ten grondslag. Regelgeving en richtlijnen van de Europese Gemeenschap, het Rijk en de eigen gemeentelijke organisatie geven de ruimte voor overheden en bedrijven aan voor duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). In het Visiedocument IJsselstein Duurzaam van augustus 2008, heeft de gemeenteraad de ambitie uitgesproken om in 2030 duurzaam in te kopen. Voor 2012 wordt dit 50%. Hierbij hanteren we de criteria voor duurzaam inkopen van Agentschap.NL (voorheen Senter Novem) Het zichtbaar maken van de voorbeeldfunctie en verankering van maatschappelijk verantwoord ondernemen, milieu denken en –handelen in de dagelijkse inkooppraktijk vindt plaats in alle fasen van het inkoopproces. De meeste economische en mvo-winst is te behalen in de eerste fasen waarbij het gaat om de vragen of een product wel echt nodig is en welke eisen eraan gesteld kunnen en moeten worden. Er bestaat een hardnekkig misverstand dat duurzaamheid altijd duur is. Ook in gevallen waarbij de initiële aanschafprijs inderdaad hoger is, hoeft dit niet direct te betekenen dat ook de totale kosten hoger zijn. De TCO (Total Cost of Ownership) methode wordt gebruikt bij de beoordeling van leveranciers en/of producten waarbij naast de prijs ook (alle) andere kosteneffecten worden meegenomen (bijvoorbeeld bestelkosten, voorraadkosten, energiekosten en onderhoudskosten). Contract Compliance Contract Compliance of “social return” houdt in dat een opdrachtgever (de gemeente) contractueel sociale voorwaarden stelt aan een opdrachtnemer. In het kader van inkoop en aanbesteden gaat het over het opnemen van sociale besteksvoorwaarden in de aanbestedingsbestekken. Contract Compliance kan op tal van verschillende terreinen worden ingezet. De gemeente IJsselstein zal in programma’s van eisen en bestekken daar waar er zich mogelijkheden voordoen, bepalingen opnemen aangaande “sociale return”. Hierbij wordt gedacht aan projecten als schoonmaak gebouwen, groenbeheer e.d.

Uitgangspunt 5: Het sociaal werkvoorzieningschap Pauw Bedrijven zal bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen gevraagd worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is. De taken van de gemeente op het gebied van de Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) worden behartigd door de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Werkvoorzieningschap “Het Westelijk Gebied van Utrecht”. Deze wet heeft een belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Het werkvoorzieningschap opereert onder de handelsnaam “Pauw Bedrijven”.


6

Pauw Bedrijven gedraagt zich op de markt als een commercieel bedrijf en is actief op uiteenlopende werkterreinen zoals verpakken, assembleren, detacheren, mailingservice, schoonmaak en groenonderhoud. De gemeente hanteert bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen het uitgangspunt dat Pauw Bedrijven gevraagd zal worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, dus wanneer een offerte in concurrentie aangevraagd wordt, dienen voor de uitvoering van de opdracht voorwaarden gesteld te worden ten aanzien van (sociale) werkgelegenheid. In de te sluiten overeenkomst worden daartoe voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht opgenomen. Hierbij geldt dat geen sprake mag zijn van discriminatie, dienen deze voorwaarden al bij de aankondiging bekend gemaakt te worden en mogen de voorwaarden geen invloed hebben op de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers. Voorbeelden van verplichtingen die contractueel kunnen worden overeengekomen zijn: de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werkelozen aan te werven; de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap aan te werven of een sociale werkplaats in te schakelen; de verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen.

Uitgangspunt 6: Integriteit van bestuurders en ambtenaren. De parlementaire enquête bouwnijverheid bracht aan het licht dat het noodzakelijk is om in het inkoopen aanbestedingsbeleid speciale aandacht te besteden aan de integriteit. Het gaat er vooral om elke schijn van belangenverstrengeling te vermijden. Welbeschouwd kan een onderscheid worden gemaakt tussen het functioneren van een overheidsorganisatie als zodanig en het handelen van individuen daarbinnen. Betrouwbaarheid wordt gerelateerd aan het functioneren van de organisatie en opgevat als logisch, consequent, consistent, onafhankelijk en verifieerbaar functioneren. Op individueel niveau spreken we over integriteit in relatie tot de bestuurder en over onkreukbaarheid wanneer het gaat om de ambtenaar. De betrouwbaarheid van de overheid en de integriteit of onkreukbaarheid van bestuurder of ambtenaar zijn ieder voor zich en in samenhang nogal bepalend vaar de beeldvorming van het functioneren van het openbaar bestuur. In contacten over onderwerpen waarover nog niet definitief is besloten dient men daarom steeds de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen om verwachtingen bij burgers en het indienen van schadeclaims bij de gemeente zoveel mogelijk te vermijden. Beïnvloeding van de objectieve/neutrale advisering door het bestuur c.q. de bestuurder en door de organisatie c.q. de ambtenaar dient te worden afgewezen.

Uitgangspunt 7: Kinderarbeid dient te allen tijde te worden voorkomen. De gemeente eist van alle deelnemers aan een gemeentelijke aanbestedingsprocedure dat zij als onderdeel van de selectiecriteria een verklaring ondertekenen die inhoudt, dat de betreffende onderneming geen producten levert, dan wel bij de bedrijfsuitoefening geen gebruik wordt gemaakt van (producten die zijn vervaardigd door) kinderarbeid.


7

2.3

Economische beleidsuitgangspunten

Economische beleidsuitgangspunten hebben te maken met de marktbenadering, de wijze van aanbesteden, de balans tussen "in concurrentie" en "enkelvoudige uitnodiging", de prijs/kwaliteitsverhouding en de positie van regionale aannemers en leveranciers. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd: 8. De wijze van aanbesteden is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht; 9. Het afwegen van prijs en kwaliteit vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria; 10. De gemeente participeert in samenwerkingsverbanden om meerwaarde te creëren ten opzichte van hetgeen individueel bereikt kan worden. 11. Bij onderhandse aanbestedingen wordt tenminste één geschikte lokale leverancier uitgenodigd om offerte uit te brengen en krijgen lokale leveranciers gelijke kansen als leveranciers van buiten de gemeente. De gemeente hanteert geen voorkeursbeleid. 12. De gemeente bundelt afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Elke budgethouder/beheerder heeft de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie.

Uitgangspunt 8: De wijze van aanbesteden is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht. Het gebruik van de termen inkopen en aanbesteden wordt nog wel eens verschillend gebruikt waardoor verwarring kan ontstaan. Vaak wordt hetzelfde bedoeld. In feite is aanbesteden het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht en onderdeel van het inkoopproces. De raming van de opdracht is bepalend voor de te doorlopen procedure. Hierbij worden voor de gemeente IJsselstein de volgende drempelbedragen gehanteerd: Aanbestedingsvorm

Werken

Leveringen / Diensten

Specifieke bepalingen

Europees

> € 4.845.000

> € 193.000

Bij aanvang van het project de inkoopadviseur inschakelen.

Openbaar

> € 250.000 < € 4.845.000

> € 100.000 < € 193.000

Bij aanvang van het project de inkoopadviseur inschakelen.

Meervoudig onderhands

> € 25.000 < € 250.000

> € 10.000 < € 100.000

Tenminste 3 offertes; Inkoopdossier bijhouden; Afstemmen inkoopadviseur.

Enkelvoudig onderhands

< € 25.000

< € 10.000

Inkoop- en aanbestedingsbeleid volgen.

N.B. Bedragen zijn exclusief BTW; Voor wat betreft de uitsplitsing naar type opdracht is aansluiting gezocht bij de definities die de Europese Regelgeving hanteert voor werken, leveringen en diensten; Opdrachten mogen niet in deelopdrachten worden gesplitst om het principe van openbaar aanbesteden te ontlopen.

Afwijkingsclausule Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan in de gestelde drempelbedragen kan op basis van een gemotiveerd verzoek hiervan voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure bij de vaststelling van de aanbestedingsstrategie door het College van Burgemeester en Wethouders worden afgeweken. Dit geldt niet voor Europese aanbestedingen. Er dient duidelijk worden aangetoond dat er geen sprake is van grensoverschrijdend belang.


8

Uitgangspunt 9: Het afwegen van prijs en kwaliteit vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria. Bij het beoordelen van offertes zijn er verschillende criteria te hanteren. Ten eerste zijn er criteria die gesteld worden aan de aanbieder, ook wel geschiktheideisen of selectiecriteria genoemd. Daarnaast worden er criteria gesteld aan de inhoudelijke aanbieding waarmee wordt bepaald welke leverancier als eerste gegadigde voor de opdracht in aanmerking komt. Deze criteria noemt men de gunningscriteria. Zowel de selectie- als de gunningscriteria moeten vooraf bekend worden gemaakt bij de offerteaanvraag.

Uitgangspunt 10: De gemeente participeert in samenwerkingsverbanden om meerwaarde te creëren ten opzichte van hetgeen individueel bereikt kan worden. Inkoopsamenwerking staat in de belangstelling. Overal in Nederland worden meer en meer inkoopsamenwerkingsverbanden tussen onafhankelijke organisaties opgericht en met name in de publieke sector. Het doel van samenwerken is het creëren van meerwaarde ten opzichte van wat de gemeente individueel tot stand kan brengen. Deze meerwaarde hoeft niet per definitie tot een financieel voordeel te leiden. Inkoopsamenwerking is te definiëren als: het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties. Het staat vast dat door samen te werken meer bereikt kan worden dan individueel. Naast voordelen zijn er echter ook gegronde redenen te noemen om niet samen te werken. Mogelijke nadelen zijn bijvoorbeeld: toenemende complexiteit van het inkoopproces, vermindering van de zeggenschap en het vermogen om snel te reageren neemt af. Zoals in elke relatie is ook hier sprake van geven en nemen. Het deelnemen aan samenwerkingsverbanden is geen doel op zich maar zal bij elke zich voordoende gelegenheid op mogelijke effecten beoordeeld dienen te worden.

Uitgangspunt 11: Bij onderhandse aanbestedingen wordt tenminste één geschikte lokale leverancier uitgenodigd om offerte uit te brengen en krijgen lokale leveranciers gelijke kansen als leveranciers van buiten de gemeente. De gemeente hanteert geen voorkeursbeleid. Bevoorrechten staat op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en nondiscriminatie. Dat maakt een voorkeursbehandeling feitelijk niet mogelijk, hoewel de gemeente daar uit economische overwegingen wel belang bij zou kunnen hebben. Met het oog op deze beginselen is het voor de overheid niet langer mogelijk om een lokaal of regionaal voorkeursbeleid te handhaven. Het voordeel van de vertrouwdheid en de stimulering van de plaatselijke economie komt daarmee te vervallen, maar daar komen de voordelen van meer transparantie, betere verantwoording van gemeenschapsgeld, mogelijk lagere prijzen en gunstigere voorwaarden door vrije mededinging voor in de plaats. De gemeente streeft er hierbij naar om leveranciers uit de gemeente gelijke kansen te bieden op het verwerven van opdrachten als ondernemers van buiten de gemeente. Bij gebleken geschikte lokale / regionale aanbieder wordt tenminste één lokale/regionale leverancier mede uitgenodigd.

Uitgangspunt 12: De gemeente bundelt afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Elke budgethouder / beheerder heeft de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie. Inkoopsynergie is het bundelen van inkoopvolumes. Streven naar inkoopsynergie kan binnen de eigen organisatie maar ook in samenwerking met andere overheden.


9

Bij afdelingsoverschrijdende producten kunnen schaalvoordelen bereikt worden door volumes te bundelen. De gemeente hanteert als uitgangspunt dat afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk gebundeld worden om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Ook voor afdelingsspecifieke producten zoveel mogelijk gebruik te maken van schaalvoordelen heeft elke budgetbeheerder de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie.

2.4

Organisatorische beleidsuitgangspunten

In de organisatorische beleidsuitgangspunten wordt de basis gelegd voor de inrichting van de inkoopfunctie, de bestuurlijke verantwoording en de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de uitvoering van de inkoopfunctie. De inkoopfunctie omvat alle methoden en procedures, de informatievoorziening en de organisatie ter ondersteuning van de uitvoering van het inkoopproces. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd: 13. Van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000,00 voor werken en boven € 10.000,00 voor leveringen en diensten wordt een inkoopdossier bijgehouden; 14. Om de inkoop te kunnen managen zal jaarlijks een inkoopdiagnose gemaakt worden; 15. De beleidsuitgangspunten worden geïmplementeerd in een praktisch handboek inkoopen aanbestedingen; 16. De inkoopfunctie (procesbegeleiding, marktanalyse, informatievoorziening omtrent inkoopen aanbesteding etc.) wordt ondergebracht bij Inkoopbureau Midden Nederland.

Uitgangspunt 13: Van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000,00 voor werken en boven € 10.000,00 voor leveringen en diensten wordt een inkoopdossier bijgehouden. Een aanbesteding is een proces wat begint met de definitiefase en eindigt met de gunning voor de realisatie, dienstverlening of levering. Bij alle keuzes en beslissingen moeten belangen worden gewogen en risico’ s worden geïnventariseerd. Daarom wordt van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000,00 voor werken en boven € 10.000,00 voor leveringen/diensten, een inkoopdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: Te worden gebruikt voor het opstellen van rapportages t.b.v. bestuur en directie en externe partijen zoals de belastingdienst; Als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen; Ten behoeve van rechtmatigheidcontrole door de interne controleur en accountant; In geval van een rechtzaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen.

Uitgangspunt 14: Om de inkoop te kunnen managen zal periodiek een inkoopdiagnose gemaakt worden. Een inkoopdiagnose is een instrument waarmee een organisatie haar inkoopbeleid kan toetsen en verbeteren. Daarnaast levert een diagnose managementinformatie om te kunnen sturen op inkoop en aanbestedingen. Daartoe wordt een kwantitatieve scan gemaakt van de inkoopactiviteiten binnen de organisatie. Het structureel managen van de inkoopfunctie kan niet zonder de daarvoor benodigde informatie. Hiervoor zal periodiek een interne inkoopdiagnose gemaakt worden.

Uitgangspunt 15: De beleidsuitgangspunten worden vertaald naar een praktisch handboek inkoop en aanbestedingen. In de gemeente IJsselstein is de inkoopfunctie versnipperd en zijn er veel verschillende inkopers. Het inkoopproces is niet geheel gestandaardiseerd. Budgethouders maken zelf de afweging op welke manier wordt ingekocht aan de hand van de vastgestelde tabellen voor werken/leveringen en diensten. Het is uit oogpunt van transparantie van belang dat overheidsinkopen zoveel mogelijk openbaar te controleren zijn.


10

Door voorschriften op te stellen wordt duidelijk wat wordt verwacht van de betrokken inkopers. Door de politiek bestuurlijke uitgangspunten te vertalen naar een handboek inkoop / inkoopaanbestedingbeleid, wordt de organisatie ondersteund bij het eenduidig en professioneel inkopen.

Uitgangspunt 16: De inkoopfunctie wordt ondergebracht bij Inkoopbureau Midden Nederland. De inkoopfunctie omvat alle methoden en procedures, de informatievoorziening en de organisatie ter ondersteuning van de uitvoering van het inkoopproces. De personele invulling van de inkoopfunctie dient dusdanig opgezet te worden dat de geformuleerde doelstellingen bereikt worden. Om deze doelstellingen te bereiken dient ervoor gezorgd te worden dat: De organisatie actief ondersteund wordt om conform de vastgestelde procedures en uitgangspunten in te kopen; Actuele kennis m.b.t. het vakgebied organisatiebreed beschikbaar komt en blijft; Op afdeling- en gemeenteoverstijgend niveau inkoopvolume zoveel mogelijk gebundeld wordt; Toegezien wordt op een juiste uitvoering en verslaglegging van inkoopprocessen.

Uitgangspunt 17: De mandaatregeling wordt nader uitgewerkt in het handboek inkoop. In de geldende Nota Aanbestedingsbeleid 2007 wordt verwezen naar een mandatenregeling waarbij voor verschillende bevoegdheden een mandaat wordt verstrekt aan bepaalde functionarissen. In het nieuwe inkoophandboek zal opnieuw een mandatenregeling worden opgenomen.

2.5

Taakverdeling

De rollen tussen inkoper en materiedeskundige / budgethouder / kredietbeheerder tijdens het proces moeten helder zijn. Onderstaande figuren geven de productindeling en “rolverdeling” aan. Daar waar uitvoerend staat dient dit als verantwoordelijke gelezen te worden. Het in IJsselstein gehanteerde principe van integraal management blijft daarbij uitgangspunt. De leidraad bij aanbestedingen wordt gevormd door de zogenaamde Kraljic-matrix. Deze is in onderstaand figuur geprojecteerd op de gemeentelijke producten.

Figuur : Kraljicmatrix Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente IJsselstein IBMN juni 2011

11

Taakverdeling bij inkoopen aanbestedingsprocessen In de selectiefase staat bij enkele fasen zowel voor de budgethouder / kredietbeheerder en inkoper een uitvoerende rol. Dit houdt in dat eenieder vanuit zijn eigen discipline acties uitvoert. De budgethouder / kredietbeheerder vanuit de materiedeskundigheid en de inkoper op het aanbestedingsvlak. In onderstaande tabel is e.e.a. weergeven.

Fase inkoopproces

Taak verdeling Budgethouder

Inkoper

Voortraject inkoopproces Behoeftebepaling Bepaling inkoopstrategie en inkoopprocedure Begroting

Uitvoerend

Geen

Adviserend

Uitvoerend

Uitvoerend

Adviserend

Budgetaanvraag

Uitvoerend

Geen

Uitvoerend

Adviserend

Uitvoerend

Geen

Uitvoerend

Geen

Uitvoerend

Geen

Specificatie Opstellen specificatie, bestek of PvE Opstellen productomschrijving Opstellen omschrijving diensten Opstellen werkomschrijving

Fase inkoopproces

Taak verdeling Budgethouder Inkoper

Selectie Bepaling gegadigde(n) Publicatie / offerteaanvraag Beoordeling voorselectie

Adviserend

Uitvoerend

Geen

Uitvoerend

Uitvoerend

Uitvoerend

Nota van inlichtingen

Uitvoerend

Uitvoerend

Aanbestedingsbijeenkomst

Adviserend

Uitvoerend

Controle stukken Offerteanalyse en beoordeling Onderhandelingen

Uitvoerend

Uitvoerend

Uitvoerend

Uitvoerend

Uitvoerend

Uitvoerend

Geen

Uitvoerend

Opstellen concept contract

Adviserend

Uitvoerend

Gunningprocedure

Uitvoerend

Geen

Opdrachtverstrekking

Uitvoerend

Geen

Uitvoerend

Geen of adviserend

Europese procedure Contracteren

Bestellen – Bewaken Nazorg Alle werkzaamheden

De taakverdeling wordt in het handboek Inkoop- en aanbesteding verder gespecificeerd naar de productindeling van Kraljic.

Evaluatie van het inkoopen aanbestedingsbeleid Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente IJsselstein IBMN juni 2011

12

Het is raadzaam om het inkoop- een aanbestedingsbeleid periodiek te evalueren op basis van de volgende vragen: • Zijn de gestelde kaders en beleidsuitgangspunten nog actueel? • Is het beleid voldoende bekend onder medewerkers? • Worden de vastgestelde uitgangspunten voldoende nageleefd? Met het oog op de komst van de nieuwe aanbestedingswet wordt voorgesteld de eerste evaluatie plaats te laten vinden bij inwerkingtreding van deze wet en deze daarna eens in de drie jaar te toetsen.

IJsselstein, 1 februari 2011 - inkoopvoorwaarden gemeente IJsselstein


13

Inkoopvoorwaarden Gemeente IJsselstein (oktober 2010)

Definities 1. Begrippen In deze inkoopvoorwaarden worden de hierna gebruikte begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd: • • • • • • • • •

Opdrachtgever: gemeente IJsselstein, bevoegd vertegenwoordigd Leverancier: wederpartij van opdrachtgever Dienstverlener: wederpartij van opdrachtgever Overeenkomst / order: schriftelijk vastgelegde afspraken tussen opdrachtgever, leverancier of dienstverlener Levering: het één of meer zaken in bezit stellen van respectievelijk in de macht brengen van opdrachtgever en de eventuele installatie/ montage van deze zaken Zaken: te leveren stoffelijke objecten Diensten: te leveren dienstverlening, adviezen etc. Partijen: opdrachtgever en leverancier of dienstverlener Order: opdrachtverstrekking

2. Toepasselijkheid 2.1

Orders en daarmee verband houdende overeenkomsten en wijzigingen daarin zijn voor de opdrachtgever slechts bindend, indien zij schriftelijk en door daartoe bevoegde personen zijn geplaatst en/of bevestigd. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op en vormen een onverbrekelijk geheel met alle orders, aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten van opdrachtgever m.b.t. koop / verwerving van roerende zaken, aanneming van werk, het verrichten van opdrachten respectievelijk dienstverlening. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig voor zover uitdrukkelijk door opdrachtgever zijn aanvaard en gelden slechts voor de order of overeenkomst waarop ze betrekking hebben. Deze voorwaarden prevaleren te allen tijde. Eventuele toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de leverancier / dienstverlener wordt hierbij uitdrukkelijk afgewezen.

3. 3.1

Overdracht van rechten en/of verplichtingen Leverancier of dienstverlener zal de rechten en/ of verplichtingen die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien noch geheel, noch gedeeltelijk aan (een) derde(n) cederen, verpanden of onder welke titel dan ook overdragen, dan wel onder/ aan of uitbesteden zonder schriftelijke toestemming van opdrachtgever.

3.2

In spoedeisende gevallen en daarnaast indien redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de leverancier niet, niet tijdig of niet naar behoren zijn verplichtingen uit de overeenkomst zal nakomen, is opdrachtgever bevoegd te verlangen dat de leverancier of dienstverlener uitvoering van de overeenkomst voor rekening en risico van leverancier, geheel of gedeeltelijk aan derden uitbesteedt. Eén en ander ontslaat leverancier niet van zijn verplichtingen uit de overeenkomst.

3.3

In gevallen van overdracht aan een derde van (een gedeelte van) de verplichtingen uit de overeenkomst van leverancier of dienstverlener is deze verplicht aan opdrachtgever te melden welke zekerheden zijn gesteld voor de afdracht van BTW, loonbelasting en sociale premies, die wettelijk zijn voorgeschreven voor werkgevers.

4. 4.1

Totstandkoming van een overeenkomst Bij raamcontracten komt de overeenkomst tot stand telkens op het moment dat de order voor een (deel-)levering onder het raamcontract door opdrachtgever wordt verzonden.

4.2

Leverancier of dienstverlener die een aanvang maakt met de uitvoering zonder daartoe een schriftelijke order of instructie als bovenbedoeld te hebben ontvangen, doet dat voor eigen rekening en risico. Bij fouten en/of onduidelijkheden in de contractdocumenten die aan de sluiting van de overeenkomst voorafgaan, is leverancier gehouden opdrachtgever terstond te informeren.

5. 5.1

Prijzen De prijzen zijn exclusief BTW en omvatten alle kosten in verband met de nakoming van de verplichtingen van de leverancier of dienstverlener. Alle prijzen en valuta zullen steeds vastgesteld zijn in euro’s.

5.2

De prijzen zijn vast voor de duur van de overeenkomst, inclusief de verpakking en emballage (met uitzondering van leenemballage), tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt.

5.3

De prijzen zijn gebaseerd op de leveringscondities “delivered duty paid” (D.D.P) conform Incoterms.

6. 6.1

Betaling Opdrachtgever betaalt uitsluitend na ontvangst van een op naam gestelde factuur. Verzoeken om automatische incasso worden niet gehonoreerd.

6.2

Betaling van de factuur zal plaatsvinden binnen 30 dagen nadat de factuur door opdrachtgever is ontvangen en deze de zaken en de eventuele installatie/ montage en ontvangst van de bijbehorende documentatie heeft geaccepteerd respectievelijk goedgekeurd.

6.3

Opdrachtgever is gerechtigd de betaling op te schorten, indien hij een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst/ order constateert.

6.4

Betaling door opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.


14

6.5

Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd bedragen die opdrachtgever eniger tijd van leverancier of dienstverlener kan vorderen, te verrekenen met bedragen die opdrachtgever te eniger tijd aan leverancier of dienstverlener zal zijn verschuldigd.

7. 7.1

Levering Het overeengekomen tijdstip van levering is van wezenlijke betekenis.

7.2

Leverancier, dienstverlener is verplicht de bij order en/of overeenkomst gestelde termijnen na te komen en op de daarbij overeengekomen plaats af te leveren.

7.3

Indien opdrachtgever de leverancier of dienstverlener verzoekt de levering/diensten uit te stellen zal deze de zaken deugdelijk, eventueel verpakt en herkenbaar bestemd voor opdrachtgever opslaan, beveiligen en verzekeren. Hiervoor zal, in overleg met opdrachtgever een redelijke vergoeding kunnen worden overeengekomen.

7.4 Onder levering wordt in dit artikel mede verstaan een deellevering. 7.5

Voor de acceptatie van de zaken kan keuring, controle en/of beproeving van de zaken plaatsvinden. Met betrekking tot de zaken is er dan nog geen sprake van afname of risico-overgang.

8. 8.1

Risico- en eigendomsovergang Leverancier of dienstverlener verzendt de zaken behoorlijk verpakt. Leverancier of dienstverlener is aansprakelijk voor het transportrisico. De eigendom en het risico van de zaken gaan eerst op opdrachtgever over nadat acceptatie van de levering door opdrachtgever heeft plaatsgevonden.

8.2

Ingeval opdrachtgever aan leverancier of dienstverlener materialen, zoals grondstoffen, hulpstoffen, gereedschappen, tekeningen, specificaties en software ter beschikking stelt, blijven deze eigendom van opdrachtgever. Leverancier of dienstverlener zal deze bewaren afgescheiden van voorwerpen welke toebehoren aan hemzelf of aan derden. Leverancier of dienstverlener zal ze merken als eigendom van opdrachtgever.

8.3

Ingeval van vooruitbetaling door opdrachtgever gaat de eigendom van de te leveren zaken, inclusief de materialen waaruit deze vervaardigd worden, over op opdrachtgever zodra een vooruitbetaling is verricht.

9. 9.1

Kwaliteit, Keuring Leverancier of dienstverlener garandeert dat de geleverde zaken beantwoorden aan de overeenkomst en dat de zaken beschikken over de eigenschappen die zijn overeengekomen, vrij zijn van gebreken, geschikt zijn voor het doel waarvoor zij zijn bestemd en voldoen aan de wettelijke eisen, veiligheids- kwaliteitsnormen en overige overheidsvoorschriften, alle zoals deze gelden op het moment van het sluiten van de overeenkomst.

9.2

In aansluiting op het vorige lid zijn in voorkomende gevallen eveneens de normvoorschriften uit de ISO -serie, zoals deze gelden op het moment van het sluiten van de overeenkomst, van toepassing. Indien en voor zover voornoemde normvoorschriften van toepassing zijn, zal de leverancier of dienstverlener, in het kader van een goede kwaliteitsborging en kwaliteitsbeheersing, de overeenkomst conform deze voorschriften uitvoeren.

9.3

Opdrachtgever is gerechtigd te allen tijde zaken zowel tijdens de productie, bewerking en opslag als op het moment van levering te keuren. Leverancier stelt opdrachtgever tijdig van te voren op de hoogte van het tijdstip waarop keuring, controle en/of beproeving kan plaatsvinden. De kosten van keuring, controle en/of beproeving zijn voor rekening van leverancier. Ditzelfde geldt voor herkeuring respectievelijk herhaalde controle en beproeving.

9.4

Indien bij keuring, controle en/of beproeving de zaken geheel of gedeeltelijk worden afgekeurd, zal opdrachtgever dit aan leverancier schriftelijk mededelen.

9.5

In spoedeisende gevallen of indien redelijkerwijs moet worden aangenomen dat leverancier niet, niet tijdig of niet naar behoren voor herstel of vervanging zal zorgdragen heeft opdrachtgever het recht herstel of vervanging voor rekening van leverancier uit te (laten) voeren.

10. 10.1

Verpakking Verpakkingsmaterialen dienen hetzij direct, hetzij op afroep door de leverancier en/of een derde, echter wel voor kosten en risico van leverancier te worden afgevoerd.

11. Orde, gezondheid en milieu 11.1 Leverancier of dienstverlener is, voor de geleverde zaken en/of diensten, zijn werknemers evenals door hem ingeschakelde derden gehouden wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. 11.2

Ook eventuele bedrijfsvoorschriften en reglementen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu van opdrachtgever dienen te worden opgevolgd. Een exemplaar van deze voorschriften en reglementen is op aanvraag onverwijld voor leverancier of dienstverlener ter beschikking.

12. Aansprakelijkheid 12.1 Leverancier of dienstverlener is aansprakelijk voor alle schade die kan ontstaan in verband met de (niet, niet juiste) uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst. 12.2

Leverancier of dienstverlener vrijwaart opdrachtgever voor aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van tekortkomingen in de afgeleverde zaken, waaronder begrepen veiligheidsgebreken in de zin van de productaansprakelijkheid-wetgeving, respectievelijk als gevolg van handelen of nalaten van leverancier of zijn hulppersonen.

12.3

Opdrachtgever heeft het recht van leverancier te verlangen een verzekering af te sluiten ter afdekking van de risico’s. leverancier heeft op eerste verzoek van opdrachtgever de plicht inzage in de daartoe strekkende polis te geven. leverancier verplicht zich - terstond na aansprakelijkheidsstelling door de opdrachtgever - alle aanspraken ter


15

zake van uitkering(en) van verzekeringspenningen als hier bedoeld op eerste verzoek van opdrachtgever te cederen. 13. Garantie 13.1 Leverancier of dienstverlener garandeert dat de zaken en de eventuele installatie/ montage daarvan beantwoorden van hetgeen is overeengekomen. 13.2

Leverancier of dienstverlener garandeert dat de zaken geheel compleet en voor gebruik gereed zijn. Hij zorgt ervoor dat onder meer alle onderdelen, hulpmaterialen, hulpstukken, gereedschappen, reservedelen, gebruiksaanwijzingen, instructieboeken en documentatie, die noodzakelijk zijn voor het realiseren van het door opdrachtgever aangegeven doel, worden meegeleverd, ook indien zij niet met name zijn genoemd.

13.3

Leverancier of dienstverlener garandeert dat het geleverde voldoet aan alle relevante wettelijke bepalingen betreffende onder andere kwaliteit, milieu, veiligheid en gezondheid.

13.4

Indien opdrachtgever constateert dat het geleverde niet (geheel of gedeeltelijk) voldoet aan hetgeen leverancier of dienstverlener conform de leden 13.1 t/m 13.3 van dit artikel heeft gegarandeerd, is leverancier of dienstverlener in verzuim, tenzij laatstgenoemde kan aantonen dat de tekortkoming hem niet kan worden toegerekend.

14. Geheimhouding 14.1 Leverancier of dienstverlener zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst evenals overige bedrijfsinformatie geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken, vermenigvuldigen en of aan derden ter inzage te geven zonder schriftelijke toestemming van opdrachtgever. 14.2

De aan de hand van gezamenlijke ontwikkelingen van zowel opdrachtgever als leverancier of dienstverlener tot stand gebrachte zaken en/of diensten mogen zonder schriftelijke toestemming van opdrachtgever niet ten behoeve van derden worden aangewend.

15 Verwerking van persoonsgegevens 15.1 Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens verschaft door de gemeente of door aanvragers (cliënten) is de gemeente de verantwoordelijke en leverancier of dienstverlener de bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 15.2 Als bewerker is leverancier of dienstverlener bekend met de mate waarin de door de gemeente geleverde cliëntenbestanden persoonsgegevens bevatten. leverancier of dienstverlener draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen, onder meer bij bewaring, opslag en verzending en ter voorkoming van verlies, diefstal of onbevoegde wijziging of kennisneming van eerdergenoemde cliëntenbestanden in overeenstemming met het bepaalde in de artikelen 13 en 14 Wbp. 15.3 Op gelijke wijze als de in lid 2 vermelde uitgangspunten en regelingen draagt leverancier of dienstverlener zorg voor schriftelijke, tot het minimum beperkte autorisatie op basis waarvan haar medewerkers toegang tot de door leverancier of dienstverlener te verwerken persoonsgegevens hebben. 15.4 Leverancier of dienstverlener verleent medewerking aan het uitoefenen van controle door of namens de gemeente op naleving van de in lid 2 genoemde uitgangspunten en regelingen. 15.5. Het is leverancier of dienstverlener niet toegestaan om lopende deze overeenkomst gegevensbestanden aan te leggen van cliënten, anders dan voor zover noodzakelijk ter uitvoering van deze overeenkomst. 15.6 Binnen twee weken na afloop van deze overeenkomst is leverancier of dienstverlener verplicht om alle actuele en historische cliëntenbestanden noodzakelijk ter uitvoering van deze overeenkomst aan de gemeente over te dragen, zonder daarvan zelf een kopie te houden.

13.

16 Klachtenprocedure 16. 1 Leverancier of dienstverlener stelt een klachtenprocedure op, waarin in ieder geval de volgende elementen terugkomen: a. alle klachten moeten worden geregistreerd; b. klachten kunnen zowel schriftelijk als mondeling (telefonisch) worden ingediend; c. de klager krijgt binnen zes weken schriftelijk antwoord op zijn klacht; d. leverancier of dienstverlener behandelt klachten overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. 17. Intellectuele en Industriële eigendomsrechten 17.1 Leverancier of dienstverlener staat in voor het vrije en ongestoorde gebruik door opdrachtgever van de geleverde zaken. Hij vrijwaart opdrachtgever tegen de financiële gevolgen van aanspraken van derden wegens inbreuk op hun intellectuele en industriële eigendomsrechten. 17.2

Leverancier of dienstverlener is gerechtigd de informatie en/of zaken, welke verstrekt is door opdrachtgever te gebruiken, echter uitsluitend in verband met de overeenkomst. Deze informatie en/of zaken is en blijft eigendom van opdrachtgever

17.3

Alle intellectuele en industriële rechten welke kunnen worden uitgeoefend ten aanzien van specifiek ten behoeve van opdrachtgever ontwikkelde zaken (zoals bijvoorbeeld maatwerkprogrammatuur), berusten bij opdrachtgever. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde rechten (bijvoorbeeld octrooi) komen voor rekening van opdrachtgever.

18. 18.1

Tekortkoming en ontbinding Bij een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst / order (waaronder dus begrepen deze inkoopvoorwaarden) alsmede in geval van faillissement, surseance van betaling, stillegging, beslaglegging, liquidatie, overname of enige daarmee vergelijkbare toestand van de onderneming is leverancier of dienstverlener zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Opdrachtgever is alsdan gerechtigd zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd de overige rechten (zoals vorderingen tot schadevergoeding) de order


16

en/of overeenkomst (gedeeltelijk) te annuleren respectievelijk geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of betalingen op te schorten en/of uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden op te dragen, zonder dat opdrachtgever tot enige schadevergoeding gehouden is, onverminderd eventuele verdere toekomende rechten daaronder begrepen het recht van opdrachtgever op volledige schadevergoeding. Alle vorderingen, die opdrachtgever in deze gevallen op leverancier of dienstverlener mocht hebben of verkrijgen, zijn terstond en ten volle opeisbaar. 18.2

Onverminderd de overige in deze inkoopvoorwaarden opgenomen bepalingen ter zake, het recht op schadevergoeding en de overige wettelijke rechten voortvloeiend uit een toerekenbare tekortkoming, is opdrachtgever (eveneens) gerechtigd tot het innen van een onmiddellijk opeisbare boete van 2% van de waarde van de gehele order per dag vanaf de dag van het verzuim, met een maximum van 10% van het door opdrachtgever in verband met de levering te betalen bedrag. Deze boete treedt niet in de plaats van de aan opdrachtgever verschuldigde schadevergoeding.

18.3

Ingeval van een niet-toerekenbare tekortkoming worden de verplichtingen van beide partijen opgeschort. De tijdsduur van de opschorting wordt in onderling overleg bepaald.

18.4

Partijen kunnen zich jegens elkaar alleen op niet-toerekenbare tekortkomingen beroepen, indien de desbetreffende partij zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen na het intreden van de niet-toerekenbare tekortkoming, onder overlegging van de nodige bewijsstukken, de wederpartij schriftelijk van een dergelijk beroep in kennis stelt.

18.5

Indien leverancier of dienstverlener stelt dat één of meer van zijn tekortkomingen hem niet zijn toe te rekenen en opdrachtgever deze stelling aanvaardt, heeft opdrachtgever niettemin het recht de overeenkomst te ontbinden. In dergelijke situatie zullen partijen geen schade bij elkaar in rekening brengen.

18.6

Onder overmacht aan de zijde van leverancier of dienstverlener wordt in ieder geval niet verstaan gebrek aan personeel, ziekte van personeel, verlate levering van zaken, files en toerekenbare tekortkoming in de nakoming van door leverancier of dienstverlener ingeschakelde derden en/of liquiditeitsproblemen.

18.7

Onverminderd het recht op schadevergoeding en de overige (wettelijke) rechten kan opdrachtgever per overtreding van het in artikel 14 ter zake van geheimhouding gestelde een direct opeisbare boete aan leverancier of dienstverlener opleggen van € 5.000. Het bedrag van de boete wordt door leverancier of dienstverlener direct betaald na eerdergenoemde vaststelling en mededeling daarvan aan leverancier of dienstverlener.

18.8

Ontbinding van de overeenkomst geschiedt door middel van een aangetekende brief of deurwaardersexploot aan leverancier of dienstverlener.

19

Persoonlijke integriteit Het is niet toegestaan medewerkers van opdrachtgever of personen die optreden voor of namens opdrachtgever geschenken van welke aard dan ook aan te bieden.

20 20.1

Geschillen Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht.

20.2

Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen de geschillen worden berecht door de bevoegde rechter in het arrondissement te Utrecht.

20.3

Op de overeenkomst, waarvan deze inkoopvoorwaarden deel uitmaken, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Buitenlandse wetgeving en verdragen zoals het Weens Koopverdrag worden uitgesloten.


17

Gemeente IJsselstein

Recommend Documents