Agendapunt 6. voor de vergadering 30 november
van het algemeen bestuur RUD Drenthe
2015
Datum: . Opsteller: T. de Boer / G. Schepers Johan Vogelaar, directeur RUD Drenthe
(
t:»
/'
.i:»
Adviesrvo d.d. 9 november 2015: conform Openbaar Onderwerp
Najaarsrapportage 2015
Ter kennisname
najaarsrapportage 2015 Inleiding
Algemeen:
In de najaarsrapportage wordt op basis van de gegevens over de eerste acht maanden een prognose gegeven voor het financieel resultaat over 2015, worden de belangrijkste afwijkingen op de begroting toegelicht en worden mogelijke risico's aangegeven. Naast de financiële verwachting wordt ook ingegaan op personele zaken en wordt een actualisatie gegeven van de paragrafen van de begroting. Financieel Wij verwachten dat 2015 per saldo ca. € 550.000 positiever wordt afgesloten dan was begroot. Dit komt voornamelijk door lagere personeelslasten en lagere uitvoeringskosten eigen beheer. Organisatie Het ziekteverzuim is ca. 2% lager dan begroot. De vacatureruimte (13,1 fte) wordt niet door vaste medewerkers ingevuld, maar deels met tijdelijk personeel. Productie Geen bijzonderheden Paragrafen Hierin wordt inzicht gegeven in mogelijke financiële risico's en wordt een actueel beeld van de meerjarenbegroting en de vermogenspositie van de RVD geschetst
Bijlagen
-najaarsrapportage
Communicatie
Deze najaarsrapportage wordt ter informatie aan de deelnemers verzonden
Besluit:
•••• ••••
Drenthe •
. . . . . . . . . . . .... Najaarsrapportage 2015 RUD Drenthe
Najaarsrapportage 2015 RUD Drenthe 1.
Inleiding
2
2.
Financiële prognose 2015
3
3.
Voortgangsrapportage personeel
5
4.
Voortgangsrapportage productie
5
5. Paragrafen Lokale heffing Risico's en weerstandsvermogen Financiering / treasury Bedrijfsvoering
6 6 6 7 7
1
•••• ••••
. . . . .....
Drenthe.
~
1.
Inleiding
Hierbij bieden wij u de najaarsrapportage 2015 aan. Hierin wordt gerapporteerd over afwijkingen ten opzichte van de begroting. Op basis van de huidige gegevens (tim augustus) wordt een prognose gegeven voor het hele jaar 2015. Financiën
Bed~agen 'IC 1.000
Gewijzigde begroting 2015
Verwachting
Prognose jaar 20:15 Afwijkiing,tov tbegro~ing
LAS'J1EN Totale lasten
St~uctur.eel
Ineidertteel
12.175
11.615
SOO
60
t2.329
12.332
-
-
154
717
SOO
60
BAr,EN Totale baten Resultaat
Opmerking: Door een boekhoudkundige correctie van de leges heeft er een verschuiving plaatsgevonden in de verantwoording van baten en lasten. Per saldo heeft dit geen effect.
Financieel De begroting 2015 ging uit van een rekeningresultaat van € 154.000,--. De prognose laat een positief rekeningresultaat zien van ca. € 720.000,--. Het positieve resultaat is voornamelijk eenmalig en wordt met name veroorzaakt door lagere personeelskosten en lagere uitvoeringskosten. Organisatie In hoofdstuk 3 wordt gerapporteerd over personele zaken. Het ziekteverzuim is veellager (2%) dan begroot. De vacatureruimte (13,1 fte) wordt niet door medewerkers in vaste dienst ingevuld, maar deels met tijdelijk personeel. Productie In hoofdstuk 4 wordt een toelichting gegeven op de urenbesteding van de RVD Drenthe in de periode van januari tot en met augustus 2015. Het algehele beeld is dat de afgesproken productie (aantallen) wordt gerealiseerd. Paragrafen Hoofdstuk 5 geeft waar nodig een actualisatie van de "paragrafen" van de begroting weer.
2
•••• ••••
Drenthe •
. . . . . . . . . . . . . ..... 2.
Financiële prognose 2015
Dit hoofdstuk geeft een prognose voor het hele jaar. Deze prognose is gebaseerd op huidige inzichten en de werkelijke kosten en opbrengsten over de periode januari tot en met augustus 2015. In de onderstaande tabel wordt aangegeven op welke posten we een afwijking op de begroting verwachten. Daarbij wordt tevens aangegeven of deze afwijking incidenteel of structureel is. IRUD DRENTHE Bedragen x 1.000
Gewijzigde begroting 2015
Verwachting
Pragnose jaar 2015 Afwijking tOY begroting
LASTEN Personeel Loonsom Inhuur vacature ruimte Inhuur ziekte Overiqe oersoneelskosten subtbtaal
Structureel
Incidenteel
8.449
-
84 422 8.956
7.730 680 70 200 8.680
720 -680 14 222 277 30
'50
-
~.97S
170
30
~17
~20
-
54
-
54
Onvoorzien
~20
~20
Incidentele [kosten
350
:350
-
-
-
~2.17.5
11.615
SOO
60
12.162 167 12.iJ29
12.162 170 12.332
-
-
~54
717
SOO
'60
Reiskosten Materieel {toalbo~1 UitvoerinQskasten Proiectkosten* {.feaesl Kaoitaallastel'l
Oostart- en frictiekosten Totale lasten
350
320
:50 2.1718
-
BATEN Deelnemersbiidraaen Proiectbaten' {Ieaesl Talale baten Resultaat
Wij verwachten over 2015 ruim ca. € 500.000,-- aan incidentele meevallers. • Lagere personeelslasten met name als gevolg van lagere opleidingskosten en lagere algemene personeelskosten. • Lagere uitvoeringskosten. omdat veel werkzaamheden door eigen medewerkers van de RVD Drenthe zijn uitgevoerd. Voor 2015 zijn er ook structurele meevallers van ca. € 60.000,--. • Lagere reiskosten omdat er door het nieuwe werken efficiënter wordt gereisd. • Lagere uitvoeringskosten. Bij de evaluatie van de package deal is het contract met de provincie Drenthe aangepast omdat de werkelijke kosten lager bleken dan geraamd. Dit levert structureel een besparing op van € 30.000,--. Het bedrag is een onderdeel van de 10% prijsreductie die reeds in de begroting van 2016 is opgenomen.
3
•••• ••••
Drenthe •
. . . . . . . . . . . . . .... Toelichting op vorenstaande tabel
Personeel Bij de start van de RVD Drenthe is ervoor gekozen om de vacatureruimte niet in te vullen met medewerkers in vaste dienst, maar deels met tijdelijk personeel. Als gevolg van deze keuze is er een onderschrijding te zien op de loonsom van de medewerkers in vaste dienst, maar een overschrijding van het inhuurbudget. Beide posten moeten in samenhang worden bezien. De post Overige personeelskosten laat ook een onderschrijding zien. De opleidingskosten zijn lager omdat de RVD Drenthe minder personeel in vaste dienst heeft en de opleidingsbehoefte daarmee lager is. Begin 2016 wordt inzichtelijk welke opleidingsbehoefte er per medewerker noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de "kwaliteitscriteria 2.1/1. Als blijkt dat het opleidingsbudget in 2016 niet toereikend is om de benodigde opleidingen te kunnen bekostigen, zullen we mogelijk bij het vaststellen van de jaarrekening 2015 een resultaatbestemmingsvoorstel indienen. Reiskosten De deelaratie voor dienstreizen valt lager uit en dit heeft een structureel karakter. Dit is deels het gevolg van het nieuwe werken, waardoor dienstreizen efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bij het opstellen van de jaarrekening zullen de reiskosten nader worden geanalyseerd en zalook bezien worden of een structurele bijstelling van de reiskosten vanaf 2016 gewenst is. Materieel Geen bijzonderheden. Uitvoeringskosten Het grootste gedeelte van deze kosten liggen vast in een contract voor ondersteuning door de provincie Drenthe en de gemeente Emmen. De evaluatie van de package deal met de provincie Drenthe en de gemeente Emmen heeft een kleine bijstelling naar beneden opgeleverd in 2015. Daarnaast ontstaat de onderschrijding doordat de RVD veel werkzaamheden met eigen medewerkers oppakt. Kapitaallasten In de begroting is een investering opgenomen voor een eigen zaaksysteem (LOS). Door de vertraging bij de aanbesteding heeft er nog geen investering plaatsgevonden en zijn er daarom nog geen kapitaallasten in 2015. Onvoorzien Geen bijzonderheden. Incidentele kosten Geen bijzonderheden. Opstart- en frictiekosten Geen bijzonderheden. Baten In de voorjaarsnota is gemeld dat er aan de RVD Drenthe een subsidie is toegekend van € 152.000,--. Inmiddels is gebleken dat de werkzaamheden niet in 2015 maar grotendeels in 2016 uitgevoerd zullen worden. De accountant heeft geadviseerd om deze subsidie daarom aan te merken als vooruit ontvangen gelden en het subsidiebedrag als opbrengst mee te nemen in 2016. 4
•••• ••••
....
Drenthe • .._"__,,.........,.
3.
Voortgangsrapportage personeel
Onderstaande tabellen geven het ziekteverzuim en de bezetting weer.
Ziekteve;rzuimcijfe.rs Jan tim aug 2015
Totaal "RUD Drenthe"
ziekteverzuim ,percentage 2,30%
streefeijfer 4,30%
ziektemeldings,ft;equeliltie 1,09
Gemiddelde ziektellerzuim duur 5,2
In de eerste 8 maanden was het ziekteverzuim 2,30%. Dit is ruim beneden het streefcijfer van 4,3%.
Formatie en bezetting jan tIm aug 2015 hezettirng in niet irngevulde, streefformatie bezetting in FTE FrE tijdelijk vaeature ( 31 -G81) 2015 vast (31-08\ Il1ll.1imte Totaal ''RUD Drenthe"
124,69
111,57
9,61
3,51
Toelichting gebruikte afkortingen en symbolen: FTE = (gemiddelde) beschikbare arbeidscapaciteit (Full Time Equivalent)
De vacatureruimte wordt deels door tijdelijk personeel ingevuld. Ook voor de rest van het jaar blijft inhuur noodzakelijk. De niet ingevulde vacatureruimte wordt als dekking gebruikt voor de inhuur en hiervan zijn de kosten hoger dan de gemiddelde loonsom.
4.
Voortgangsrapportage productie
Het algehele beeld is dat de uitvoering van het jaarprogramma op schema ligt. Daar waar afwijkingen zijn, zijn met de desbetreffende opdrachtgevers afzonderlijke afspraken gemaakt. Per kwartaal krijgt elke opdrachtgever een overzicht van de verrichte werkzaamheden, waarbij zowel de productie in aantallen als in uren aangegeven wordt. In onderstaande tabel wordt het aantal begrote uren en het door de ROD Drenthe gerealiseerde aantal uren tot en met augustus vermeld.
gerealiseerde uren Iproductieve uren vlg. 's begroting verantwoorde productieve uren
tim augustus uren verhouding 98.627 100% 98.500 99,9%
5
••••• ••• ~.........,. 5.
••••
Drenthe.
Paragrafen
Lokale heffing Geen bijzonderheden. Risico's en weerstandsvermogen Leefomgevingsysteem (LOS) • Als gevolg van juridische procedures is de oplevering van het LOS-systeem vertraagd. De juridische tegenslagen hebben ook gevolgen voor de projectkosten. We hebben een advocaat moeten inhuren en ook vanuit de projectorganisatie moest tijd gestoken worden in het behandelen van de juridische vraagstukken. De totale kosten van de vertraging voor de RVD Drenthe worden geraamd op € 75.000,--. Dit bedrag kan nog binnen de begroting opgevangen worden. Als in het vervolgtraject nog meer financiële tegenvallers optreden dan is het projectbudget niet toereikend. Individueel keuzebudget (IKB) • Het Individueel keuzebudget (IKB) zal met ingang van 1 januari 2017 worden ingevoerd. Hierdoor komt er een nieuwe tijdsperiode waarover vakantiegeld wordt uitgekeerd, namelijk van 1 januari tot en met 31 december. Dit betekent dat er een kostenpost komt die niet is begroot. Het gaat over het resterende 7 maanden vakantiegeld (ca. € 250.000,--) van 2016. Op dit moment is nog niet duidelijk of de RVD Drenthe dit eind 2016 of begin 2017 moet uitbetalen. Vennootschapsbelasting • Het risico bestaat dat er vennootschapsbelasting moet worden betaald over de werkzaamheden die de RVD Drenthe voor haar opdrachtgevers uitvoert. De RVD Drenthe heeft dit onderzocht en naar aanleiding van deze analyse is er een verzoek gedaan aan de belastinginspecteur om de RVD Drenthe hiervoor volledig vrij te stellen. Indien dit verzoek niet wordt gehonoreerd, zal de RVD Drenthe voor een deel van haar taken een extra administratie moeten inrichten. Daarnaast is het mogelijk dat de Belastingdienst een deel van de opbrengsten aanmerkt als winst en hierover zal 25% vennootschapsbelasting moeten worden betaald.
6
•••• ••••
Drenthe •
. . . . . . . . . . . .... programmabegroting Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe obvdd 31 augustus 2015 baten lasten Iresultaat algemene reserve 31/12
jaarrekeni ng 2014 12.480 12.624
·144 -144
2015 (*)
IDrognose 2015 12.212 12.332 12.058 11.615
154 10
717 573
*11000 eure :2016 2017 11.370 11.478
11.597 11.549
·108 465
48 513
2018 11.829 11.774 SS
2019 12.066 12.004
567
61 629
(*) = op basis van 2e begrotingwjziging 2015 (dd 29 juni 2015)
Met de nieuwe prognose voor 2015 zal de algemene reserve vanaf eind 2015 veel positiever zijn en zal in 2016 ook positiefblijven. Hiermee voldoen we al vanaf 2015 aan de eisen van BZK in plaats van 2018 zoals geprognotiseerd in de begroting 2016. In het vorenstaande overzicht zijn de incidentele kosten (€ 250.000,--) als gevolg van de invoering IKB niet opgenomen, maar ook als hiermee rekening wordt gehouden blijft de algemene reserve positief. Financiering / treasury Als gevolg van de vertraging bij het LOS-project is er nog geen vreemd vermogen aangetrokken. Bedrijfsvoering Per 1 januari 2016 vindt er een VTH-wetswijziging plaats, waardoor de verantwoordelijkheid van de Brzo-taken (bedrijven met een risico op zware ongevallen) van gemeenten naar provincies wordt overgedragen. Hierdoor zal de onderlinge verdeelsleutel voor de financiële bijdrage aan de RVD Drenthe wijzigen, maar zal de totale bijdrage van de gemeenten en de provincie ongewijzigd blijven. Momenteel zijn de exacte bedragen nog niet duidelijk. In het DB van maart 2016 wordt hier op teruggekomen.
7
