Gebruikershandleiding Cicero Trainingen
Inhoud Hoe log ik in? ........................................................................................................................ 2 Gevolgen van de privacyverklaring .................................................................................... 4 Werken op een groepsaccount van Cicero ........................................................................ 4 Wachtwoord vergeten ........................................................................................................ 5 Ingelogd zijn ...................................................................................................................... 5 Individueel overzicht .............................................................................................................. 6 Uw persoonlijke gegevens ................................................................................................. 6 Digitale toetskaart.................................................................................................................. 6 Het accorderen van de toetskaart ...................................................................................... 7 Opbouw van de toetskaart ................................................................................................. 7 Toetskaart afdrukken ......................................................................................................... 8 Wanneer verandert de toetskaart? ..................................................................................... 9 Aflopende bekwaamheden................................................................................................. 9 Een bekwaamheid hebben die buiten uw functie valt ......................................................... 9 Aanmelden voor een training ................................................................................................10 Uw persoonlijk trainingsoverzicht ......................................................................................12 Een goedgekeurde trainingsaanvraag ..............................................................................14 Een afgekeurde trainingsaanvraag ...................................................................................14 Het annuleren van een training .............................................................................................14 Adhoc en extra trainingen .....................................................................................................14 Tot slot .................................................................................................................................14
1
Hoe log ik in?
Start de Internet Explorer op Typ in de adresbalk www.cicerotrainingen.nl en druk op Enter om te bevestigen.
Met uw brief, waarin de eerste inloggegevens staan kunt u inloggen in onderstaand scherm:
Na het intypen klikt u op de knop Login Alleen bij de eerste keer inloggen krijgt u een scherm te zien met een privacyverklaring:
2
Vul uw (privé) e-mailadres in Vul uw gsm-nummer in Vul het zojuist gebruikte wachtwoord in Kies zelf een nieuw wachtwoord Herhaal dit nieuwe wachtwoord
Klik in het vak om te accorderen Klik op de knop Akkoord
3
Gevolgen van de privacyverklaring Nu u voor het eerst heeft ingelogd ontvangt u op het opgegeven e-mailadres onderstaande mail:
Bijna alle communicatie van Cicero Trainingen zal vanaf nu via de mail verlopen. Uw mobiele telefoonnummer kan gebruikt worden bij dringende gevallen door de BackOffice. Bijvoorbeeld mocht het in de toekomst voorkomen dat u een training gaat volgen en de trainer meldt zich een uur van te voren ziek, dan krijgt u een sms van de BackOffice dat de training geannuleerd wordt, zodat u niet voor een gesloten deur komt te staan.
Werken op een groepsaccount van Cicero Indien u in de privacyverklaring een groepsaccount van Cicero heeft ingevuld dan kunt u alleen op uw werk uw e-mails lezen op dit account. De mails die voor u bedoeld zijn, zijn herkenbaar aan uw eigen naam in het onderwerp van de e-mail. U kunt te allen tijde uw e-mailadres veranderen in uw individueel overzicht.
4
Wachtwoord vergeten Mocht u uw wachtwoord bij de volgende keer inloggen niet meer weten dan kunt u klikken op Wachtwoord vergeten.
U typt dan uw gebruikersnaam in en klikt op OK. Vervolgens ontvangt u, op het opgegeven e-mailadres, een bericht met uw nieuwe wachtwoord. Mocht het inloggen, om wat voor reden dan ook, niet lukken dan kunt u bellen met de BackOffice. Het telefoonnummer is 0900-2627200.
Ingelogd zijn Bovenin het scherm staan de volgende woorden:
Home:
U gaat terug naar de inlogpagina van Cicero Trainingen
Contact:
U krijgt het telefoonnummer en e-mailadres van Cicero Trainingen te zien
Handleiding:
U krijgt deze handleiding te zien.
Cicero Thuis:
U wordt doorgestuurd naar de pagina www.cicerothuis.nl.
Overzicht:
U gaat terug naar uw persoonlijke overzicht.
Training en functie: U krijgt een overzicht te zien welke functies binnen Cicero horen bij de doelgroep van de trainingen in CiTra. Deze matrix is bepalend voor het recht om zelf te kunnen inschrijven op trainingen. Uitloggen:
Als U hier op klikt wordt u uitgelogd.
5
Individueel overzicht Een individueel overzicht ziet er als volgt uit:
Om het mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres te wijzigen kunt u klikken op de link
In onderstaand venster kunt u het telefoonnummer en e-mailadres invullen. Bevestig dit door te klikken op de knop
In de toekomst zullen deze gegevens niet meer rechtstreeks te wijzigen zijn.
Uw persoonlijke gegevens Alle persoonlijke gegevens komen uit CURA, het personeelsadministratiesysteem van Cicero. Indien er iets niet in orde is kunt u het beste contact op nemen met de Personeelsadministratie van Cicero. Zij zullen de wijzigingen doorvoeren in CURA. Indien er iets niet klopt met uw functie en/of rol zal uw RvE-manager een mutatie moeten invullen. Wekelijks komt er een update van CURA naar Cicero Trainingen. De wijziging zal dan binnen maximaal één week zichtbaar zijn op de site in uw individueel overzicht.
Digitale toetskaart Als u voor de eerste keer ingelogd bent wordt er van u gevraagd uw digitale toetskaart te controleren. Let op:
Niet alle medewerkers van Cicero hoeven bekwaamheden te hebben. Dit is afhankelijk van uw functie, rol, bevoegdheden en werkzaamheden.
6
Het accorderen van de toetskaart Indien uw toetskaart in orde is kunt u dit aanvinken en vervolgens verzenden.
Indien uw toetskaart niet in orde is kunt u in dit tekstvak typen en aangeven wat er niet klopt. De knop Verzend reden niet akkoord zorgt ervoor dat uw opmerkingen verstuurd worden naar de Personeelsadministratie. De Personeelsadministratie zal u om bewijsmateriaal vragen inzake bekwaamheden. Zij zorgen verder voor de afhandeling en het doorvoeren van de wijzigingen. Bij elke wijziging van uw toetskaart wordt er bij het inloggen opnieuw aan u gevraagd de toetskaart te accorderen.
Opbouw van de toetskaart Cicero heeft besloten om de toetskaart op handelingsniveau uit te splitsen. In de rechterkolom staan de bekwaamheidsdata. Deze staan gesorteerd op datum. De bekwaamheid die het eerste verloopt (of reeds verlopen is) staat bovenaan.
Een verlopen bekwaamheid herken je direct aan het rode uitroepteken.
Door de jaren heen zal de toetskaart steeds meer items gaan bevatten. Dat kan de zaak onoverzichtelijk maken. Door op de link Afdrukken te klikken krijg je de toetskaart zonder doublures, gesorteerd op datum te zien. Het afdrukvenster kun je gewoon sluiten.
7
Onderaan de toetskaart kun de Historie aanvinken:
Hier kun je zien wie de handeling heeft ingevoerd en op welke datum dit is gebeurd.
Toetskaart afdrukken Om de toetskaart af te drukken kun je klikken op het icoontje
.
In een nieuw tabblad opent zich het afdrukvoorbeeld en het venster Afdrukken:
U moet nog de juiste printer selecteren en vervolgens op de knop Afdrukken klikken. De digitale toetskaart uitprinten is handig om mee te nemen als er op de plaats waar u heen gaat geen pc voorhanden is met internet. Op de afdruk staat in de titel uw naam en de afdrukdatum vermeld.
Zowel uw RVE-manager als de Personeelsadministratie kan uw digitale toetskaart online bekijken.
8
Wanneer verandert de toetskaart? Als u een training gevolgd heeft, waar een bekwaamheid mee gemoeid is, en deze is met goed gevolg afgesloten dan verandert de bekwaamheidsdatum en dus ook uw digitale toetskaart. Indien u een tussentijdse toets heeft gehad, in het kader van de voorbehouden handelingen, en deze is positief afgesloten dan verandert er niets op uw toetskaart. De bekwaamheidsdatum blijft ongewijzigd op uw digitale toetskaart staan. In de historie kunt u wel zien wanneer u deze tussentijdse toets heeft gedaan en wie dit heeft ingevoerd. Mocht u de tussentijdse toets niet positief afsluiten, dan mag u deze binnen 10 werkdagen herkansen. U maakt hiervoor zelf een nieuwe afspraak met de BIG-tutor. Indien u niet slaagt voor deze herkansing verloopt, voor deze handeling(en), uw bekwaamheid en zult u opnieuw getraind moeten worden. Uw RvE-manager ontvangt hierover een e-mail. Bij elke wijziging op uw toetskaart wordt er bij het inloggen opnieuw aan u gevraagd de toetskaart te accorderen.
Aflopende bekwaamheden Zes maanden vóór het aflopen van een bekwaamheid krijgt u een e-mail waarin u hierop gewezen wordt en uitgenodigd wordt om op een training in te schrijven. Een dergelijk herinnering ontvangt u nogmaals 4 maanden vóór het aflopen van een bekwaamheid. Uw RvE-manager ontvangt hier een kopie van. Indien u niet in actie komt om uw bekwaamheid te verlengen, middels een training, krijgt uw RvE-manager, 2 maanden voor het aflopen van uw bekwaamheid, een e-mail met daarin de waarschuwing dat uw bekwaamheid binnen 2 maanden zal verlopen. U ontvangt hier ook een kopie van. De RvE-manager zal met u in contact treden hierover en afspraken maken over een te volgen training.
Een bekwaamheid hebben die buiten uw functie valt Het is mogelijk dat u over bekwaamheden beschikt die buiten uw functie en/of rol bij Cicero vallen. Als deze bekwaamheden ten einde lopen krijgt u ook de remindermails zoals hierboven omschreven. U kunt echter zichzelf niet inschrijven op een training omdat de bekwaamheden buiten uw functie en/of rol vallen. In dit geval dient u contact op te nemen met uw RvE-manager. Als deze van mening is dat deze bekwaamheden in uw werk noodzakelijk zijn kan de manager u inschrijven voor één of meerdere trainingen.
9
Aanmelden voor een training Uw functie en rol binnen Cicero bepalen op welke trainingen u zichzelf kunt inschrijven. Klik op het tabblad Aanmelden
Let op: Onderstaande trainingen zijn opgenomen, maar zijn alleen toegankelijk indien uw functie en/of rol dit toelaat. Om de planning van een training/scholing nader te bekijken kunt u erop klikken. Bijvoorbeeld op BLOK B VP.
Er staat een korte omschrijving. Wilt u meer informatie over deze training dan kunt u klikken op de link: Klik hier voor meer informatie U krijgt dan het productblad van deze training te zien:
10
Dit productblad is geopend in een nieuw tabblad dat u kunt sluiten. Indien een training méér dan één bijeenkomst heeft dan verschijnt er achter de startdatum een Als u deze aanwijst met de muis verschijnen alle les data.
Wijst u met de muis de locatie aan dan verschijnt er in dit voorbeeld bij HOENSBROEK de info Skillslab.
U kunt zich nu inschrijven op de training door op de gekozen locatie inclusief startdatum te klikken. U krijgt dan nog de vraag of u zeker weet dat u zich wilt inschrijven voor deze training:
Nadat u zich heeft ingeschreven (omdat u op OK heeft geklikt) ziet u de melding:
Als u zich al eerder voor deze training heeft ingeschreven met een startdatum in de toekomst kunt u zich niet meer inschrijven. U krijgt hierover de volgende melding:
11
U ontvangt nu een e-mail waarin uw eigen naam in het onderwerp vermeld staat.
In theorie is het mogelijk om tot 24 uur voor aanvang van een training in te schrijven. Dat kunt u zelf doen of uw RvE-manager. Indien u zelf een lastminute inschrijving doet dient u er rekening mee te houden dat uw manager dit wel moet goedkeuren.
Uw persoonlijk trainingsoverzicht Om te kunnen bekijken op welke trainingen u zich heeft ingeschreven klikt u op het tabblad Inschrijvingen.
Aangezien de regel nog wit is wil dit zeggen dat uw manager nog geen goed- of afkeuring gegeven heeft. Op het moment dat uw manager de training heeft goedgekeurd ziet u dit aan de groene kleur:
Het is ook mogelijk dat uw manager u ingeschreven heeft voor een training. U ontvangt dan de volgende e-mail: 12
Een door uw RVE-manager afgekeurde training ziet u in uw persoonlijk overzicht in het rood:
Tevens ontvangt u volgende mail:
13
Een goedgekeurde trainingsaanvraag Als uw RVE-manager uw trainingsaanvraag goedgekeurd heeft is uw inschrijving definitief. U ontvangt 14 dagen vóór aanvang van de training een e-mail met daarin alle gegevens over de training. Tijdens de training wordt de presentielijst getekend door u en uw medecursisten. Aan het einde van de training vult u anoniem een evaluatieformulier in. Deze formulieren en de presentielijst worden door de BackOffice verwerkt en geregistreerd.
Een afgekeurde trainingsaanvraag Uw RVE-manager zal contact met u opnemen en de reden van afkeuren met u bespreken.
Het annuleren van een training Indien u niet naar een training kunt gaan, bijvoorbeeld omdat u ziek bent, dient u zich telefonisch af te melden bij uw RVE-manager en bij de backoffice van CiTra 0900 2627200. Indien de RvE manager niet bereikbaar is stuurt u deze direct een e-mail. Uw manager ontvangt rapportages met de gegevens van trainingen en de personen die onafgemeld niet zijn verschenen bij een training. Mocht een training geannuleerd worden door de trainer of het trainingsinstituut dan ontvangt u een een e-mail hierover. Wordt er binnen 24 uur vóór aanvang van de training geannuleerd, dan ontvangt u tevens een sms hierover. Indien u een goedgekeurde trainingsaanvraag wilt wijzigen dient u eerst contact op te nemen met uw RVE-manager. Als deze geen bezwaar heeft tegen deze wijziging neemt u dan contact op met de BackOffice. Zij kunnen uw inschrijving verwijderen uit het systeem, zodat u zich opnieuw kunt aanmelden.
Adhoc en extra trainingen Uw RVE-manager kan een extra training of Adhoc training direct aanvragen bij de BackOffice. U wordt hierop door de manager zelf ingeschreven indien deze training noodzakelijk is.
Tot slot Indien u vragen heeft kunt u altijd een e-mail sturen of bellen naar de BackOffice.
14
