GARIS PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PERAKAM WAKTU ELEKTRONIK (SISTEM myAKRAB) UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA
1
KANDUNGAN
Bil.
Perkara
Muka Surat
1.
Latar Belakang
3
2.
Definisi
3
3.
Peraturan-Peraturan Umum
4
4.
Tatacara Penggunaan Sistem myAKRAB
4-5
5.
Penukaran Status Warna Kad Kedatangan
5-7
6.
Keluar Pejabat Atas Urusan Rasmi
7.
Keluar Bekerja Tanpa Ke Pejabat Terlebih Dahulu
8.
Bekerja Di Luar Waktu Biasa
9.
Menghadiri Latihan / Kursus / Setaraf
10.
Menghadiri Persidangan / Seminar / Setaraf
9
11.
Cuti
9
12.
Peranan Individu (Staf Pentadbiran dan Akademik)
10
13.
Peranan Pegawai Penyelaras Sistem myAKRAB Setiap PTJ
10
14.
Peranan Ketua Jabatan
11
15.
Peranan Urus Setia
11
16.
Hal – Hal Lain
7 7-8 8 8-9
16.1
Penukaran / Pertambahan Kebenaran Terminal atau Kiosk
11
16.2
Rayuan Penukaran Status Warna Kad Kedatangan
12
16.3
Pengemaskinian Rekod Kedatangan
16.4
Kegagalan Fungsi Sistem myAKRAB
12
16.5
Tempoh Pengemaskini Rekod Kedatangan
12
16.6
Denda
12 - 13
17.
Penutup
13
18.
Rujukan
13
2
GARIS PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PERAKAM WAKTU ELEKTRONIK (SISTEM myAKRAB) UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA
1.0 LATAR BELAKANG Penguatkuasaan Surat Pekeliling Am Bilangan 11 Tahun 1981 bertarikh 25 November 1981 oleh Kerajaan di semua agensi kerajaan berkaitan penggunaan Kad Merakam Waktu adalah bagi tujuan mengawal pergerakan masuk dan pulang daripada pejabat oleh pegawai-pegawai kerajaan berkaitan serta menjamin semua staf menjalankan tugas dengan dedikasi dan tekun selama tidak kurang dari jumlah waktu pejabat yang telah ditetapkan oleh Kerajaan dan pihak Pengurusan Tertinggi Universiti. Walau bagaimanapun, selaras dengan Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2004 iaitu Surat Pekeliling Am Bilangan 11 Tahun 1981 (Tambahan) bertarikh 24 Februari 2004 merujuk kepada penggunaan Sistem Perakam Waktu Elektronik sebagai alternatif yang lebih baik bagi merakam kehadiran dan pergerakan pegawai-pegawai di pejabat iaitu My Automated Kiosk : Readable, Accessible, Biometric System atau lebih dikenali sebagai Sistem myAKRAB yang mula digunapakai di Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) mulai 2006. Pihak Pengurusan Tertinggi USIM melalui Pekeliling Pejabat Pendaftar Bilangan 5 Tahun 2010 telah mengeluarkan satu garis panduan berhubung Penetapan Waktu Kerja Staf Akademik di USIM dan pelaksanaan penetapan ini berkuatkuasa mulai 27 April 2010. 2.0 DEFINISI 2.1 Pegawai bermaksud semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh Suruhanjaya secara tetap, sementara atau kontrak. Suruhanjaya dalam hal ini bermaksud Lembaga Pengarah Universiti Sains Islam Malaysia. Walau bagaimanapun, bagi pelaksanaan Sistem myAKRAB ini, hanya pegawai lantikan secara tetap, kontrak dan sambilan sahaja yang terlibat manakala pegawai lantikan sementara tidak tertakluk kepada pemakaian Sistem ini. Manakala bagi Tenaga Pengajar Sambilan yang menggunakan e-Hadir adalah tertakluk kepada Garis Panduan e-Hadir tersebut. 2.2 Pergerakan masuk dan keluar pejabat bagi staf pentadbiran bermaksud merekod pergerakan masuk di Terminal atau Kiosk yang ditetapkan sebelum atau pada jam 8.00 pagi dan merekod pergerakan pulang di Terminal atau Kiosk yang ditetapkan selepas jam 5.00 petang. 2.3 Pergerakan masuk dan keluar pejabat bagi staf akademik bermaksud merekod pergerakan masuk dan pulang di Terminal atau Kiosk yang ditetapkan minimum enam (6) jam sehari (tidak termasuk 1 jam rehat) dengan jumlah terkumpul minimum 160 jam sebulan; dan 2.4 Staf akademik digalakkan untuk merakam masuk dan keluar bagi sebarang urusan rasmi pada hari Sabtu, Ahad dan hari Kelepasan Am tetapi tidak diambilkira untuk kiraan tempoh jam bekerja 160 jam sebulan.
3
3.0 PERATURAN-PERATURAN UMUM 3.1 Pegawai USIM (selepas ini disebut staf) hanya dibenarkan merakamkan kehadiran di Terminal atau Kiosk yang telah ditetapkan oleh sistem. 3.2 Staf yang tertinggal atau kehilangan Kad Staf, dibenarkan memasukkan Nombor Staf dan cap jari bagi tujuan merekodkan kedatangan maksimum tiga (3) kali bagi bulan tersebut. 3.3 Staf yang gagal merekodkan kedatangan menggunakan Kad Staf melebihi tiga (3) kali dalam bulan tersebut akan menerima peringatan daripada sistem dan seterusnya dikenakan tindakan pemotongan markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) di bawah ruangan Disiplin (Kehadiran) oleh Ketua Jabatan / setaraf. 3.4 Staf yang kehilangan Kad Staf, akan dikenakan bayaran sebanyak RM10.00 bagi tujuan menggantikan Kad Staf yang baharu. 3.5 Sebarang permohonan penukaran atau pertambahan Terminal atau Kiosk hendaklah melalui Ketua Jabatan dengan menggunakan contoh surat yang disediakan dalam myakrab.usim.edu.my. Kelulusan penukaran atau pertambahan Terminal atau Kiosk adalah tertakluk kepada pertimbangan pihak Urus Setia dengan merujuk kepada keperluan dan kepentingan yang difikirkan munasabah. 3.6 Permohonan rayuan penukaran status warna kad kedatangan juga hendaklah melalui Ketua Jabatan dengan menggunakan contoh surat yang disediakan dalam myakrab.usim.edu.my sebelum dipanjangkan kepada pihak Urus Setia untuk sebarang penukaran. 3.7 Permohonan pengemaskinian rekod kedatangan juga hendaklah melalui Ketua Jabatan dengan menggunakan contoh surat yang disediakan dalam myakrab.usim.edu.my sebelum dipanjangkan kepada pihak Urus Setia untuk pengemaskinian.
4.0 TATACARA ASAS PENGGUNAAN SISTEM myAKRAB 4.1 Staf perlu menyentuhkan Kad Staf dan ibu jari (thumbprint) pada skrin komputer dan pengimbas cap jari di Terminal atau Kiosk yang dibenarkan bagi merakamkan pergerakan masuk dan juga pulang daripada pejabat. 4.2 Staf pentadbiran yang merekodkan pergerakan masuk selepas 8.00 pagi dan merekodkan pergerakan keluar sebelum 5.00 petang, staf tersebut akan mendapat catatan merah iaitu sistem telah mengenalpasti staf telah melakukan kesalahan. 4.3 Staf pentadbiran hanya dibenarkan untuk merekod pergerakan keluar dan masuk pada Terminal atau / dan Kiosk berdasarkan penempatan semasa staf tersebut dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) hakiki. Dalam kes-kes tertentu, penetapan ini bertujuan untuk memastikan kestabilan sistem di Terminal dan Kiosk seseorang staf ditempatkan. Walau bagaimanapun, terdapat pengecualian bagi alasan-alasan yang difikirkan munasabah dan berdasarkan keperluan untuk pertimbangan lanjut pihak Urus Setia. 4.4 Jika staf pentadbiran telah melakukan kesalahan di para (4.2), maka staf hendaklah merekodkan alasan bagi kesalahan yang telah dilakukan melalui myakrab.usim.edu.my untuk mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan / setaraf yang telah ditentukan oleh PTJ masing-masing; dan 4.5 Sekiranya alasan-alasan bagi kesalahan tersebut tidak dapat diterima dan tidak disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, staf akan dikira melakukan kesalahan dan catatan merah (kesalahan) tersebut akan kekal pada bulan tersebut. 4.6 Manakala bagi staf akademik yang merekodkan pergerakan masuk dan keluar kurang daripada enam (6) jam sehari (tidak termasuk 1 jam rehat), sistem akan mengenalpasti staf telah melakukan kesalahan dan mendapat catatan merah; dan 4.7 Staf akademik yang merekodkan pergerakan masuk dan keluar kurang daripada jumlah 160 jam sebulan akan mendapat surat tunjuk sebab daripada Ketua Jabatan. Walau
4
bagaimanapun, tiada implikasi kesalahan daripada segi sistem kerana pemantauan hanya melibatkan pihak Ketua Jabatan sahaja. 4.8 Staf akademik dibenarkan untuk merekod pergerakan keluar dan masuk pada semua Terminal dan Kiosk di Fakulti / Pusat sahaja. Manakala staf akademik yang memegang jawatan pentadbiran, dibenarkan merekod pergerakan keluar dan masuk di Terminal atau Kiosk di mana staf akademik memegang jawatan pentadbiran tersebut di samping semua Terminal dan Kiosk di Fakulti / Pusat. 4.9 Jika staf akademik telah melakukan kesalahan di para (4.6), maka staf hendaklah merekodkan alasan bagi kesalahan yang telah dilakukan melalui myakrab.usim.edu.my untuk mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan / setaraf yang telah ditentukan oleh PTJ masing-masing; dan 4.10 Sekiranya alasan-alasan bagi kesalahan tersebut tidak dapat diterima dan tidak disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, staf akan dikira melakukan kesalahan dan catatan merah (kesalahan) tersebut akan kekal pada bulan tersebut. 4.11 Jika staf tidak merekodkan pergerakan masuk dan pulang daripada pejabat dan tanpa ada rekod permohonan cuti atau tugasan rasmi yang lain, ia dikira satu kesalahan dan rekod kedatangannya akan mendapat catatan merah (kesalahan); dan staf hendaklah merekodkan alasan bagi kesalahan yang telah dilakukan melalui myakrab.usim.edu.my untuk mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan / setaraf; dan 4.12 Sekiranya alasan-alasan bagi kesalahan tersebut tidak dapat diterima dan tidak disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, staf akan dikira melakukan kesalahan dan catatan merah (kesalahan) tersebut akan kekal pada bulan tersebut. Sebaliknya jika alasan-alasan bagi kesalahan tersebut diterima dan disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, ianya tidak dikira sebagai kesalahan dan catatan merah (kesalahan) akan kembali normal bagi bulan tersebut. 4.13 Sekiranya staf tidak merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang dilakukan, sistem akan mengenalpasti staf telah melakukan kesalahan dan akan mendapat catatan merah (kesalahan). Catatan merah (kesalahan) akan kembali normal bagi bulan tersebut sekiranya staf merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan dan seterusnya diterima dan disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf. Dalam ertikata lain, staf hendaklah merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang dilakukan untuk pengesahan Ketua Jabatan / setaraf. Sebarang kesalahan yang tidak direkodkan alasan, tidak dapat disahkan / diluluskan oleh Ketua Jabatan sekaligus mengekalkan status warna kad dan bilangan kesalahan bagi bulan tersebut. 4.14 Penukaran status warna kad kedatangan staf akan berkuatkuasa pada hari pertama setiap bulan berdasarkan bilangan catatan merah (kesalahan) yang dikenalpasti oleh sistem dengan merujuk kepada bilangan catatan merah (kesalahan) yang terkumpul pada bulan sebelumnya.
5.0 PENUKARAN STATUS WARNA KAD KEDATANGAN 5.1 Kad Berwarna Kuning 5.1.1 Semasa penguatkuasaan sistem ini, status warna kad kedatangan semua staf adalah kuning. 5.1.2 Jika staf mendapat dua (2) catatan merah (kesalahan) dalam bulan tersebut tanpa merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan atau alasan-alasan yang direkodkan tidak diterima atau disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, status kadnya pada bulan tersebut masih lagi kekal berwarna kuning dan bilangan catatan merah (kesalahan) tidak akan dibawa pada bulan berikutnya. Walau bagaimanapun, kesalahan-kesalahan ini sepatutnya perlu dielakkan daripada berlaku. 5.1.3 Jika staf mendapat tiga (3) catatan merah (kesalahan) dalam sebulan tanpa merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan tersebut atau alasan-alasan yang
5
direkodkan tidak disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, status warna kad staf tersebut akan bertukar daripada kuning kepada hijau pada bulan berikutnya. 5.1.4 Walau bagaimanapun, sebelum status warna kad bertukar kepada hijau iaitu ketika staf mendapat dua (2) catatan merah (kesalahan), sistem akan mengeluarkan satu peringatan supaya staf tersebut merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang telah dilakukan pada bulan tersebut untuk disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf. Sistem akan mengeluarkan peringatan kepada Ketua Jabatan / setaraf pada hari ke-4 dan ke-9 setiap bulan agar alasan-alasan bagi kesalahan yang direkodkan disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf;dan 5.1.5 Sistem akan mengeluarkan peringatan kepada semua staf agar merekodkan alasan bagi kesalahan dilakukan iaitu pada 3 hari sebelum berakhirnya bulan semasa sama ada pada hari ke-25, hari ke-27 atau hari ke-28 dalam bulan semasa. 5.1.6 Staf yang melakukan kesalahan seperti di para (5.1.3), bilangan catatan merah (kesalahan) pada bulan tersebut akan dibawa pada bulan berikutnya selaras dengan penukaran status warna kad daripada kuning kepada hijau.
5.2 Kad Berwarna Hijau 5.2.1 Jika status warna kad staf berwarna hijau, dan tidak mendapat catatan merah (kesalahan) bagi tempoh satu (1) bulan dalam bulan semasa, sistem akan menukarkan semula status warna kad daripada hijau kepada kuning bagi bulan berikutnya. 5.2.2 Jika status warna kad staf berwarna hijau, dan mendapat dua (2) kali catatan merah (kesalahan), sistem akan mengeluarkan amaran kepada staf berkaitan untuk merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang telah dilakukan melalui myakrab.usim.edu.my. 5.2.3 Semua tindakan memberi amaran mengenai alasan-alasan yang tidak direkodkan atau alasan-alasan yang direkodkan tidak diterima atau disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf akan diambilalih oleh sistem yang mewakili Ketua Jabatan / setaraf. 5.2.4 Sekiranya alasan-alasan yang direkodkan tidak diterima atau disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, maka surat amaran akan dikeluarkan oleh Ketua Jabatan / setaraf kepada staf berkenaan dan status warna kad akan ditukarkan daripada hijau kepada merah dan bilangan catatan merah (kesalahan) pada bulan tersebut akan dibawa pada bulan berikutnya. 5.2.5 Sistem akan mengeluarkan peringatan kepada Ketua Jabatan / setaraf pada hari ke-4 dan ke-9 setiap bulan agar alasan-alasan bagi kesalahan yang direkodkan disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf; dan 5.2.6 Sistem akan mengeluarkan peringatan kepada semua staf agar merekodkan alasan bagi kesalahan dilakukan iaitu pada 3 hari sebelum berakhirnya bulan semasa sama ada pada hari ke-25, hari ke-27 atau hari ke-28 dalam bulan semasa.
5.3 Kad Berwarna Merah 5.3.1 Jika status warna kad staf berwarna merah, dan tidak mendapat catatan merah (kesalahan) bagi tempoh satu (1) bulan dalam bulan semasa, sistem akan menukarkan status warna kad daripada merah kepada hijau. Dan jika staf tidak mendapat catatan merah (kesalahan) bagi satu (1) bulan berikutnya, status warna kad akan bertukar daripada hijau kepada kuning.
6
5.3.2 Sistem akan mengeluarkan peringatan kepada Ketua Jabatan / setaraf pada hari ke-4 dan ke-9 setiap bulan agar alasan-alasan bagi kesalahan yang direkodkan disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf. Dan sekiranya alasan-alasan bagi kesalahan yang direkodkan dalam tempoh ditetapkan iaitu selewat-lewatnya pada hari ke-3 bulan berikutnya dan disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, maka status warna kad akan bertukar kepada warna hijau dan bilangan kesalahan turut berubah; dan 5.3.3 Sistem akan mengeluarkan peringatan kepada semua staf agar merekodkan alasan bagi kesalahan dilakukan iaitu pada 3 hari sebelum berakhirnya bulan semasa sama ada pada hari ke-25, hari ke-27 atau hari ke-28 dalam bulan semasa. 5.3.4 Jika status warna kad staf berwarna merah, dan staf mendapat satu (1) catatan merah (kesalahan) tanpa merekodkan alasan bagi kesalahan tersebut atau alasan yang direkodkan tidak diterima atau disahkan oleh Ketua Jabatan / setaraf, tindakan tatatertib mengikut Akta Tatatertib dan Surcaj Badan-Badan Berkanun (Akta 605) Pindaan 2009 boleh dikenakan kepada staf berkenaan. 5.3.5 Tindakan Tatatertib dan Surcaj Badan-Badan Berkanun (Akta 605) Pindaan 2009 hendaklah dijalankan oleh Lembaga Tatatertib USIM yang sewajarnya mengikut peraturan-peraturan biasa yang sedang berkuatkuasa.
6.0 KELUAR PEJABAT ATAS URUSAN RASMI 6.1 Staf yang telah merekodkan kehadiran di Terminal atau Kiosk yang telah ditetapkan tetapi perlu keluar semula daripada pejabat atas urusan rasmi seperti menghadiri mesyuarat atau urusan rasmi yang lain, hendaklah merekodkan makluman tersebut melalui SALAH SATU cara berikut : 6.1.1 Merekodkan maklumat berkaitan di dalam myakrab.usim.edu.my melalui Modul Keluar Masuk Pejabat bagi mendapatkan pengesahan / kelulusan Ketua Jabatan / setaraf terlebih dahulu sebelum keluar daripada pejabat. (rujuk Manual Pengguna di lampiran) ATAU 6.1.2 Merekodkan maklumat keluar daripada pejabat dengan menyentuh Kad Staf dan ibu jari pada skrin komputer dan pengimbas cap jari serta memilih butang Urusan Rasmi pada Terminal atau Kiosk yang telah ditetapkan. 6.2 Staf yang merekodkan pergerakan keluar masuk pejabat menggunakan Modul Keluar Masuk Pejabat, satu emel makluman permohonan akan diterima kepada Ketua Jabatan / setaraf untuk kelulusan. 6.3 Tatacara ini turut terpakai jika staf keluar pejabat atas urusan peribadi dan urusan tersebut perlulah diselesaikan dalam tempoh masa yang munasabah tertakluk kepada budi bicara Ketua Jabatan / setaraf. 7.0 KELUAR BEKERJA TANPA KE PEJABAT TERLEBIH DAHULU 7.1 Staf yang bertolak dari rumah terus ke tempat mesyuarat atau tempat menjalankan urusan rasmi di luar, tidak perlu datang dahulu ke pejabat untuk merekodkan kedatangannya. 7.2 Staf boleh terus pergi ke mesyuarat atau tempat menjalankan urusan rasmi tersebut dan merekodkan kehadiran masuk apabila staf sampai di pejabat setelah urusan rasmi tersebut selesai. 7.3 Walaupun mendapat catatan merah tetapi ianya tidak dikira sebagai kesalahan dan staf hanya perlu merekodkan alasan di dalam myakrab.usim.edu.my tujuan keluar tanpa ke pejabat terlebih dahulu untuk mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan / setaraf.
7
7.4 Jika staf tidak terus balik ke pejabat pada hari itu kerana mesyuarat atau urusan rasmi tersebut selesai selepas waktu pejabat, staf perlu merekodkan alasan di dalam myakrab.usim.edu.my untuk pengesahan Ketua Jabatan / setaraf. 7.5 Staf perlulah merekodkan pergerakan masuk dan keluar sekiranya menghadiri bengkel / kursus/ seminar / persidangan / setaraf yang diadakan di dalam USIM. 7.6 Walau bagaimanapun, Modul Keluar Masuk Pejabat turut boleh digunapakai bagi tujuan Keluar Bekerja Tanpa Ke Pejabat Terlebih Dahulu. 8.0 BEKERJA DI LUAR WAKTU BIASA 8.1 Staf yang menjalankan kerja di luar waktu pejabat biasa dikehendaki merakamkan pergerakan masuk dan pulang daripada pejabat mengikut jadual waktu bekerja (secara syif) yang telah ditentukan dengan menyentuh Kad Staf dan ibu jari di Terminal atau Kiosk yang telah ditetapkan. 8.2 Pihak PTJ akan menetapkan jadual waktu kerja staf (secara syif) untuk direkodkan ke dalam Sistem myAKRAB. Staf akan mendapat catatan merah (kesalahan) sekiranya merakam pergerakan masuk lewat daripada masa yang ditetapkan atau merakam keluar lebih awal daripada yang ditetapkan. Walau bagaimanapun, sekiranya staf tidak merakamkan sebarang pergerakan masuk atau keluar, ianya tetap dikira sebagai kesalahan. Hal ini turut terpakai bagi Kerja Lebih Masa yang dikategorikan wajib bagi PTJ yang berkaitan. 8.3 Sehubungan dengan itu, staf hendaklah merekodkan alasan bagi kesalahan yang telah dilakukan untuk pengesahan Ketua Jabatan / setaraf bagi mengelakkan penukaran status warna kad kedatangan pada bulan berikutnya. 8.4 Bagi staf yang bekerja secara syif, permohonan cuti rehat pada hari Sabtu atau Ahad atau hari kelepasan am yang lain hendaklah dibuat menggunakan Borang Permohonan Cuti Rehat dengan kelulusan Ketua Jabatan / setaraf dan dikemukakan kepada Seksyen Perkhidmatan untuk direkodkan ke dalam Sistem Munazzim yang kemudiannya akan diselaraskan dalam Sistem myAKRAB secara automatis. 8.5 Kegagalan staf yang bekerja secara syif untuk mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan / setaraf bagi permohonan Cuti Rehat tersebut untuk dikemukakan kepada Seksyen Perkhidmatan akan menyebabkan sistem mengenalpasti staf tidak hadir bertugas dan mendapat catatan merah (kesalahan).
9.0 MENGHADIRI LATIHAN / KURSUS / SETARAF 9.1 Staf pentadbiran yang ingin menghadiri latihan / kursus / setaraf anjuran atau jemputan luar perlu mendapat kelulusan dan pengesahan daripada Ketua Jabatan / Seksyen Latihan dan Pembangunan terlebih dahulu dan kemudiannya akan direkodkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan dalam Sistem Munazzim; dan 9.2 Staf pentadbiran yang menghadiri latihan / kursus / setaraf anjuran PTJ masing-masing, pergerakan kedatangan akan direkodkan oleh PTJ masing-masing dalam Sistem Munazzim; dan 9.3 Staf pentadbiran yang menghadiri latihan / kursus / setaraf anjuran Seksyen Latihan dan Pembangunan, pergerakan kedatangan akan direkodkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan dalam Sistem Munazzim. 9.4 Staf akademik yang ingin menghadiri latihan / kursus / setaraf anjuran atau jemputan luar perlu mendapat kelulusan dan pengesahan daripada Ketua Jabatan / Pusat Inovasi, Pembelajaran dan Pengajaran (PIPP) terlebih dahulu dan kemudiannya akan direkodkan oleh PIPP dalam Sistem Munazzim; dan 9.5 Staf akademik yang menghadiri latihan / kursus / setaraf anjuran PTJ masing-masing, pergerakan kedatangan akan direkodkan oleh PTJ masing-masing dalam Sistem Munazzim;dan 8
9.6 Staf akademik yang menghadiri latihan / kursus / setaraf anjuran Seksyen Latihan dan Pembangunan, pergerakan kedatangan akan direkodkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan dalam Sistem Munazzim;dan 9.7 Oleh itu, jika kehadiran ke latihan / kursus / setaraf tidak mendapat kelulusan atau pengesahan Ketua Jabatan / PIPP / Seksyen Latihan dan Pembangunan / setaraf, kehadiran staf tidak akan disahkan atau diiktiraf dan seterusnya tidak akan direkodkan ke dalam Sistem Munazzim untuk penyelarasan ke dalam Sistem myAKRAB. Oleh itu, Sistem myAKRAB akan merekodkan staf tersebut sebagai tidak hadir bertugas. Ini merupakan satu kesalahan dan boleh menyebabkan berlaku penukaran status warna kad kedatangan staf pada bulan berikutnya.
10.0 MENGHADIRI PERSIDANGAN / SEMINAR / SETARAF 10.1 Bagi staf pentadbiran yang ingin menghadiri persidangan / seminar / setaraf anjuran atau jemputan luar hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Ketua Jabatan / Seksyen Latihan dan Pembangunan terlebih dahulu yang seterusnya akan direkodkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan ke dalam Sistem Munazzim; dan 10.2 Staf pentadbiran yang menghadiri persidangan / seminar / setaraf anjuran PTJ masingmasing, pergerakan kedatangan akan direkodkan oleh PTJ masing-masing dalam Sistem Munazzim; dan 10.3 Bagi staf pentadbiran yang menghadiri persidangan / seminar / setaraf anjuran Seksyen Latihan dan Pembangunan, pergerakan kedatangan akan direkodkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan ke dalam Sistem Munazzim. 10.4 Staf akademik yang ingin menghadiri persidangan / seminar / setaraf sama ada dalam negara atau luar negara hendaklah mendapat kelulusan dan pengesahan Ketua Jabatan / Pusat Pengurusan Penyelidikan (PPP) terlebih dahulu dan seterusnya akan direkodkan ke dalam Sistem Munazzim oleh PPP; dan 10.5 Walau bagaimanapun, sekiranya staf akademik menghadiri persidangan / seminar / setaraf anjuran PTJ dalaman USIM, penganjur perlulah merekodkan kehadiran staf akademik dalam Sistem Munazzim atau menyelaraskan rekod kehadiran ini dengan Seksyen Latihan dan Pembangunan untuk direkodkan dalam Sistem Munazzim; dan 10.6 Sekiranya staf akademik menghadiri persidangan / seminar / setaraf anjuran Seksyen Latihan dan Pembangunan, pergerakan kehadiran staf akademik akan direkodkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan ke dalam Sistem Munazzim. 10.7 Oleh itu, jika kehadiran ke persidangan / seminar / setaraf tidak mendapat kelulusan atau pengesahan Ketua Jabatan / PPP / Seksyen Latihan dan Pembangunan / setaraf, persidangan / seminar / setaraf kehadiran staf tidak akan disahkan atau diiktiraf dan sistem kedatangan akan merekodkan staf tersebut sebagai tidak hadir bertugas. Ini merupakan satu kesalahan dan boleh menyebabkan berlaku penukaran status warna kad kedatangan staf pada bulan berikutnya.
11.0 CUTI 11.1 Secara umum, staf yang ingin bercuti perlu mendapatkan kelulusan pihak berkaitan terlebih dahulu sama ada Ketua Jabatan / Pihak Pengurusan Universiti untuk direkodkan dalam Sistem Munazzim; dan 11.2 Sistem Munazzim akan menyelaraskan maklumat kelulusan secara automatis dalam Sistem myAKRAB dengan paparan catatan LULUSMUNAZZIM. Sekiranya tidak mendapat kelulusan atau pengesahan, sistem akan mengenalpasti staf telah melakukan kesalahan dan mendapat catatan merah (kesalahan). Jika ini berterusan, status warna kad kedatangan akan bertukar (rujuk para 5.0); dan sekiranya
9
11.3 Paparan catatan pengesahan adalah LULUS sahaja, ini bermaksud permohonan Cuti yang dibuat sama ada Cuti Rehat, Cuti Sakit, Cuti Kecemasan atau setaraf tidak dipohon melalui saluran yang sepatutnya iaitu Portal e-Wadi.
12.0 PERANAN INDIVIDU (STAF PENTADBIRAN DAN AKADEMIK) 12.1 Memastikan merakam waktu masuk dan pulang seperti yang ditetapkan. 12.2 Memastikan alasan-alasan bagi kesalahan dimasukkan selewat-lewatnya pada hari ke-3 bulan berikutnya. 12.3 Memastikan alasan-alasan bagi kesalahan disemak oleh Ketua Jabatan / setaraf dalam tempoh ditetapkan iaitu mulai hari ke-4 hingga hari ke-10 bulan berikutnya. 12.4 Memastikan alasan atau kesalahan bagi kegagalan fungsi Sistem myAKRAB direkodkan dalam Portal e-Wadi melalui Sistem Aduan ICT (Modul Laporan Kerosakan). 12.5 Menggunakan sepenuhnya Modul Keluar Masuk Pejabat.
13.0 PERANAN PEGAWAI PENYELARAS SISTEM myAKRAB SETIAP PTJ 13.1 Datang lebih awal dan balik lebih lewat daripada waktu pejabat biasa. 13.2 Mengawasi perjalanan sistem myAKRAB PTJ secara keseluruhan. 13.3 Memastikan staf pentadbiran merekodkan pergerakan masuk dan keluar seperti yang ditetapkan. 13.4 Memastikan staf akademik merekodkan pergerakan masuk dan keluar minimum enam (6) jam sehari (tidak termasuk 1 jam rehat) 13.5 Memastikan semua staf akademik merakam masuk dan pulang minimum 160 jam sebulan (tidak termasuk rehat) 13.6 Memastikan staf akademik yang merakam masuk dan pulang kurang daripada 160 jam (tidak termasuk rehat) akan mendapat surat tunjuk sebab daripada Ketua Jabatan. 13.7 Memastikan tidak berlaku kesesakan hingga melengahkan giliran staf merakam masuk atau pulang daripada pejabat. 13.8 Memastikan tidak berlaku sebarang bentuk penyelewengan terhadap kaedah merakam masuk dan keluar oleh semua staf. 13.9 Memastikan semua staf telah memasukkan alasan di dalam sistem selewat-lewatnya pada hari ke-3 bulan berikutnya dan mengenalpasti staf yang gagal mengemukakan alasan dalam tempoh yang ditetapkan untuk tindakan lanjut Ketua PTJ. 13.10 Memastikan alasan atau kesalahan bagi kegagalan fungsi Sistem myAKRAB dilaporkan bagi tujuan perekodan atau tindakan Urus Setia melalui Portal e-Wadi dalam Sistem Aduan ICT. 13.11 Memastikan Ketua Jabatan / setaraf (termasuk Pegawai Unit) mengesahkan semua alasan yang dikemukakan oleh staf seliaannya selewat-lewatnya pada hari ke-10 setiap bulan berikutnya. 13.12 Memastikan dan memantau kebolehfungsian Sistem myAKRAB dan melaporkan segera sebarang kerosakan kepada sokongan teknikal Pusat Teknologi Maklumat (PTM). 13.13 Mengemukakan Laporan Bulanan Sistem myAKRAB PTJ kepada Urus Setia. 13.14 Mengemukakan laporan staf yang dikenakan denda kerana gagal menggunakan kad staf melebih tiga (3) kali sebulan dalam bulan semasa kepada Urus Setia. 13.15 Memastikan penggunaan sepenuhnya Modul dalam Sistem myAKRAB seperti : a) Modul Keluar Masuk Pejabat b) Modul Rekod Pelawat (jika berkaitan) c) Modul Jadual Kerja (jika berkaitan)
10
14.0 PERANAN KETUA JABATAN / SETARAF 14.1 Mengesahkan alasan-alasan atau kesalahan yang dikemukakan oleh staf seliaan. 14.2 Ketua Jabatan / setaraf berhak untuk menerima dan seterusnya mengesahkan alasanalasan yang direkodkan oleh staf. Ketua Jabatan / setaraf juga berhak untuk tidak menerima atau mengesahkan alasan-alasan yang direkodkan oleh staf berdasarkan keperluan dan alasan yang difikirkan munasabah. 14.3 Ketua PTJ hendaklah memastikan Laporan Bulanan PTJ dikemukakan kepada Urus Setia iaitu Bahagian Governan dan Pentadbiran Am (Unit Pentadbiran Am). 14.4 Ketua PTJ melalui sistem hendaklah mengeluarkan Surat Peringatan atau Amaran mengemukakan alasan kepada staf yang berkenaan untuk mengelakkan penukaran status warna kad kedatangan. 14.5 Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada staf akademik yang gagal mematuhi tempoh bekerja minimum 160 jam sebulan dan disalinkan kepada Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa). 15.0 PERANAN URUS SETIA 15.1 Menyediakan garis panduan dan polisi berkaitan kepenggunaan Sistem myAKRAB. 15.2 Menjadi medium perantara di antara semua PTJ dan sokongan teknikal PTM. 15.3 Memproses permohonan penukaran atau tambahan Terminal atau Kiosk myAKRAB, permohonan rayuan penukaran status warna kad kedatangan dan pengemaskinian rekod kedatangan staf (tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan). 15.4 Menyaring semua laporan permasalahan Sistem myAKRAB staf sebelum dipanjangkan kepada sokongan teknikal PTM. 15.5 Memastikan semua alasan atau kesalahan PTJ dikemaskini dalam tempoh ditetapkan 15.6 Memantau tahap kepenggunaan Sistem myAKRAB dalam kalangan staf USIM. 15.7 Mengenalpasti PTJ yang gagal mengesahkan alasan-alasan bagi kesalahan yang direkodkan oleh staf seliaan masing-masing melalui Sistem myAKRAB pada bulan semasa. 15.8 Memastikan setiap PTJ mengemukakan laporan bulanan prestasi Sistem myAKRAB di semua PTJ. 15.9 Menganalisa laporan untuk tindakan penambahbaikan. 15.10 Mengemukakan laporan penuh keberkesanan dan penambahbaikan pelaksanaan kempen kepada Pendaftar USIM. 15.11 Memastikan laporan statistik bulanan kehadiran staf akademik USIM bagi setiap fakulti dikemukakan di dalam Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan. 15.12 Memastikan kebolehfungsian dan kestabilan sistem dari semasa ke semasa (dengan kerjasama sokongan terknikal PTM). 16.0 HAL-HAL LAIN 16.1 Penukaran / Tambahan Kebenaran Terminal atau Kiosk Sebarang permohonan penukaran atau tambahan kebenaran Terminal atau Kiosk myAKRAB bagi tujuan kemudahan staf untuk merekod pergerakan keluar dan masuk, perlu melalui permohonan rasmi dengan merujuk contoh surat Penukaran / Tambahan Kebenaran Terminal atau Kiosk yang boleh didapati dalam myakrab.usim.edu.my serta melalui Ketua Jabatan untuk pertimbangan Urus Setia berdasarkan keperluan dan kepentingan sekiranya difikirkan munasabah. Manakala bagi sebarang permohonan penukaran atau tambahan kebenaran Terminal atau Kiosk myAKRAB bagi tujuan kemudahan staf susulan daripada arahan penukaran Jabatan / Bahagian oleh Pihak Pengurusan Universiti akan diselaraskan
11
terus oleh pihak Urus Setia tanpa melalui permohonan dengan cara memaklumkan kepada Urus Setia. 16.2 Rayuan Penukaran Status Warna Kad Kedatangan Sebarang permohonan rayuan penukaran status warna kad kedatangan oleh staf perlu melalui Ketua Jabatan melalui permohonan rasmi dengan merujuk contoh surat Rayuan Penukaran Status Warna Kad Kedatangan yang boleh didapati dalam myakrab.usim.edu.my. Staf perlu merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang dilakukan untuk mendapat pengesahan / kelulusan Ketua Jabatan terlebih dahulu. KEGAGALAN staf merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang dilakukan di dalam sistem akan mengakibatkan rayuan penukaran status warna kad kedatangan ini tidak dapat diproses.
16.3 Pengemaskinian Rekod Kedatangan Sebarang permohonan pengemaskinian rekod kesalahan oleh staf perlu melalui Ketua Jabatan melalui permohonan rasmi dengan merujuk contoh surat Pengemaskinian Rekod Kedatangan yang boleh didapati dalam myakrab.usim.edu.my .Staf perlu merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang dilakukan untuk mendapat pengesahan / kelulusan Ketua Jabatan terlebih dahulu. KEGAGALAN staf merekodkan alasan-alasan bagi kesalahan yang dilakukan di dalam sistam akan mengakibatkan proses pengemaskinian ini tidak dapat dilakukan.
16.4 Kegagalan Fungsi Sistem myAKRAB Staf yang mendapat catatan merah (kesalahan) berikutan kegagalan fungsi Sistem myAKRAB semasa merekod kehadiran masuk dan keluar pejabat, perlu merekodkan alasan bagi kesalahan tersebut untuk pengesahan Ketua Jabatan / setaraf. Walau bagaimanapun, staf perlu melaporkan kegagalan fungsi sistem ini dalam Portal e-Wadi melalui Sistem Aduan ICT (Modul Laporan Kerosakan) bagi tujuan perekodan dan pemantauan Urus Setia, PTM dan Ketua Jabatan / setaraf.
16.5 Tempoh Pengemaskinian Rekod Kedatangan Pengemaskinian rekod kedatangan staf adalah bagi tempoh tiga (3) bulan dari kiraan bulan semasa. Sekiranya permohonan pengemaskinian tersebut melibatkan rekod kedatangan bulan ke-4 dan ke atas dari kiraan bulan semasa, pihak Urus Setia berhak untuk menolak permohonan tersebut. Ini bertujuan memastikan keteraturan pelaksanaan garis panduan tatacara penggunaan Sistem myAKRAB serta kesedaran staf untuk mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan. Walau bagaimanapun, permohonan ini boleh tertakluk kepada pertimbangan pihak Urus Setia sekiranya difikirkan munasabah. Walau bagaimanapun, staf boleh mengemukakan rayuan pengemaskinian rekod kedatangan bagi bulan ke-4 dan ke atas bagi tempoh maksimum enam (6) bulan dari kiraan bulan semasa setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan / setaraf untuk pertimbangan selanjutnya pihak Urus Setia sekiranya difikirkan munasabah.
16.6 Denda 16.6.1 KEGAGALAN Penggunaan Kad Staf Melebihi Tiga (3) Kali Sebulan Staf yang gagal merekodkan kedatangan menggunakan Kad Staf melebihi tiga (3) kali dalam bulan tersebut akan menerima peringatan daripada sistem dan 12
seterusnya dikenakan tindakan pemotongan markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) di bawah ruangan Disiplin (Kehadiran) oleh Ketua Jabatan / setaraf.
16.6.2 Kehilangan / Kerosakan Kad Staf Sebarang kehilangan / kerosakan Kad Staf perlulah dilaporkan di Bahagian Keselamatan berdasarkan Prosedur Melapor Kehilangan / Kerosakan dan Cetakan Baru Kad Staf dan Kad Pelajar dengan penetapan kadar bayaran seperti berikut : i) Kad hilang – RM20.00 ii) Kad rosak – RM10.00 17.0 PENUTUP Penyediaan Garis Panduan Penggunaan Sistem Perakam Waktu Elektronik USIM (Sistem myAKRAB) ini diharapkan dapat memberi panduan yang jelas berkaitan tatacara penuh penggunaan dan prosedur-prosedur berkaitan serta peranan setiap individu yang terlibat sama ada secara langsung atau pun tidak dalam menterjemahkan pelaksanaan penggunaan Sistem myAKRAB USIM ini secara keseluruhan. Pihak Urus Setia juga berhak dari semasa ke semasa meminda garis panduan ini berdasarkan kepentingan dan kesesuaian terkini selaras dengan arahan-arahan yang diterimapakai daripada pihak Kerajaan atau pihak Pengurusan USIM tanpa terlebih dahulu merujuk atau memaklumkan kepada staf USIM.
18.0 RUJUKAN
Surat Pekeliling Am Bilangan 11 Tahun 1981 Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2004 (Surat Pekeliling Am Bilangan 11 Tahun 1981 –Tambahan) Pekeliling Pejabat Pendaftar USIM Bilangan 14 Tahun 2009 Pekeliling Pejabat Pendaftar USIM Bilangan 5 Tahun 2010 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran (terbitan sehingga 1 Mac 2010) Petikan Minit Mesyuarat Pengurusan Universiti Bilangan 26 Tahun 2010
Disusun dan disediakan bersama; Puan Monaliza Laudang Cik Nor Hayati Adam Encik Mohd Hatta Md. Hassan Encik Amirul Falanee Hasnan Cik Rohimah Abdul Rahman Tarikh : 3 Ogos 2010
13
