Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia

Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Oblast podpory 3.3 Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007 - 2013

Příručka pro konečné uživatele

Verze 4

Platná od 1. 6. 2012

Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia

OBSAH: 1.

Úvod............................................................................................................................... 3

2.

Seznam zkratek a vymezení pojmů................................................................................ 3 2.1.

Seznam zkratek.............................................................................................. 3

2.2.

Vymezení pojmů............................................................................................. 4

3.

Postupy po schválení mikroprojektu ............................................................................... 7

4.

Smlouva o financování ................................................................................................... 7

5.

Realizace mikroprojektu ................................................................................................. 9

6.

5.1.

Změny mikroprojektu ...................................................................................... 9

5.2.

Výběr dodavatele, veřejné zakázky ...............................................................10

5.3.

Publicita.........................................................................................................15

5.4.

Harmonogram mikroprojektu .........................................................................19

5.5.

Účet mikroprojektu ........................................................................................19

5.6.

Účetnictví mikroprojektu ................................................................................19

5.7.

Archvivace dokumentů ..................................................................................20

Cíle, udržitelnost a majetek pořízený v rámci mikroprojektu ..........................................21 6.1.

Cíle mikroprojektu..........................................................................................21

6.2.

Udržitelnost mikroprojektu .............................................................................21

6.3.

Majetek pořízený v rámci mikroprojektu.........................................................22

7.

Kontrola.........................................................................................................................22

8.

Závěrečná zpráva a žádost o platbu za mikroprojekt.....................................................24

9.

8.1.

Závěrečná zpráva za mikroprojekt.................................................................24

8.2.

Žádost o platbu za mikroprojekt.....................................................................25

8.3.

Způsobilost a dokladování výdajů mikroprojektu............................................29

8.4.

Příjmy mikroprojektu......................................................................................39

Poskytování informací ...................................................................................................39

10. Seznam příloh ...............................................................................................................40 11. Evidence revizí ..............................................................................................................41

-2-


1.

ÚVOD

Příručka pro konečné uživatele obsahuje veškeré informace potřebné k realizaci mikroprojektu a čerpání peněz z prostředků ERDF prostřednictvím Fondu mikroprojektů (dále také jen Fond), který je součástí Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007-2013. Je určena především pro tzv. konečné uživatele (dále také jen KU), tedy žadatele, jejichž žádost o dotaci z Fondu mikroprojektů již byla schválena. S touto příručkou by se však měli seznámit také všichni žadatelé ještě před podáním samotné projektové žádosti, aby byli předem seznámeni s podmínkami poskytnutí dotace. Tato příručka je závazná pro všechny české konečné uživatele se sídlem nebo působící na území okresů Opava, Ostrava a Nový Jičín.

2.

SEZNAM ZKRATEK A VYMEZENÍ POJMŮ 2.1

SEZNAM ZKRATEK

CRR ČR

Centrum pro regionální rozvoj České republiky

ČR

Česká republika

DPH

Daň z přidané hodnoty

ERDF

Evropský fond pro regionální rozvoj

EŘV

Euroregionální řídící výbor

ES

Evropské společenství

EU

Evropská unie

FM

Fond mikroprojektů

KU

Konečný uživatel

MMR ČR

Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky

MRR PR

Ministerstvo regionálního rozvoje Polské republiky

NO

Národní orgán (též Národní koordinátor)

OPPS ČR-PR

Operační program přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika, dále nazýván také „Program“

PR

Polská republika

ŘO

Řídící orgán

-3-


2.2

VYMEZENÍ POJMŮ

Dotace Finanční prostředky ERDF a státního rozpočtu využívané na realizaci projektu. Ve Fondu mikroprojektů se českým žadatelům dotace ze státního rozpočtu ČR neposkytují, polským žadatelům se poskytuje dotace ze státního rozpočtu PR.

Evropský fond pro regionální rozvoj Evropský fond pro regionální rozvoj (ERDF) zásadně přispívá k dosažení cíle podpory rozvoje a strukturálních změn regionů, jejichž rozvoj zaostává a jejichž hospodářská a sociální přeměna čelí strukturálním obtížím. Fond rovněž přispívá k podpoře trvale udržitelného rozvoje a k vytváření trvale udržitelných pracovních příležitostí.

Euroregionální řídící výbor Společný česko-polský orgán v každém euroregionu, který projednává projektové žádosti o dotaci z Fondu mikroprojektů, závažné změny mikroprojektů v průběhu jejich realizace a průběh implementace Fondu mikroprojektů. Fond mikroprojektů Fond mikroprojektů je oblastí podpory 3.3 Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007 – 2013. Fond mikroprojektů umožňuje realizovat projekty menšího rozsahu s výší dotace z ERDF od 2 tis. do 30 tis. EUR s tím, že celkové náklady mikroprojektu mohou být maximálně 60 tis. EUR.

Informační systém Informační systém sloužící k monitorování implementace programů spolufinancovaných z prostředků rozpočtu EU. Nejvyšší úrovní informačního systému je jeho centrální úroveň Monitorovací systém Central 2007 (MSC 2007), na ni navazuje administrativní úroveň IS MONIT7+ a nejnižší úroveň je tvořena IS Benefit7, s kterým pracují žadatelé/koneční uživatelé.

Konečný uživatel Subjekt, který realizuje projekt v rámci Fondu mikroprojektů. Na realizaci tohoto projektu přijímá finanční prostředky od Správce Fondu (euroregionu).

Mikroprojekt Projekt s limitovaný finančním rozsahem stanoveným v rámci příslušného programu a realizovaný konečným uživatelem. V OPPS ČR-PR je mikroprojekt finančně vymezen minimální dotací z ERDF 2 000 EUR, maximální dotací z ERDF 30 000 EUR a maximální výší celkových způsobilých výdajů 60 000 EUR.

-4-


Národní orgán (též Národní koordinátor) Polský orgán státní správy odpovědný za realizaci Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007 – 2013 na svém území. Funkci Národního orgánu vykonává Ministerstvo regionálního rozvoje PR. Je partnerem Řídícího orgánu.

Nesrovnalost (porušení předpisů) Za nesrovnalost se považuje porušení předpisů ES nebo ČR nebo (včetně podmínek stanovených ve Smlouvě o financování), které upravují použití prostředků z rozpočtu EU nebo veřejných zdrojů ČR, v jehož důsledku jsou nebo by mohly být dotčeny veřejné rozpočty ČR nebo souhrnný rozpočet EU formou neoprávněné výdajové položky. Tzn. jedná se o každé porušení podmínek, za kterých byly prostředky z rozpočtu EU poskytnuty České republice a každé porušení podmínek, za kterých byly tyto prostředky a prostředky národních veřejných rozpočtů dále poskytnuty jednotlivým žadatelům.

Nezpůsobilé výdaje Jedná se o výdaje, které nemohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů. Pokud tyto výdaje v průběhu realizace projektu vzniknou, musí být vždy financovány z jiných zdrojů než z dotace poskytnuté prostřednictvím Programu.

Platební a certifikační orgán (PCO) Orgán zajišťující finanční operace s prostředky ERDF, ve smyslu čl. 61 Nařízení (ES) č. 1083/2006, související s realizací Programu se sídlem na straně Řídícího orgánu. Funkcí PCO je pověřen Národní fond Ministerstva financí ČR.

Princip Vedoucího partnera Z nařízení Evropské komise k ERDF vyplývá, že všechny projekty realizované v rámci programů přeshraniční spolupráce musí být realizovány společně s přeshraničním partnerem, z nichž jeden bude plnit funkci tzv. vedoucího partnera. Tento vedoucí partner předkládá projekt, odpovídá za jeho celkovou realizaci, přijímá platby i za svého partnera apod. Na tomto principu je postaven Fond mikroprojektů jako celek, není však vyžadován u mikroprojektů. Funkci vedoucího partnera ve Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia plní česká strana – Euroregion Silesia - CZ. Program V tomto dokumentu se jedná o Operační program přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007 – 2013. Navazuje na Iniciativu INTERREG IIIA ČR-PR a je určený na podporu a rozvoj česko-polského příhraničí a přeshraniční spolupráce. Programový dokument Jedná se o základní dokument Programu, který společně připravily oba partnerské státy. Obsahuje analýzu a popis situace území, strategii Programu vymezenou prostřednictvím prioritních os a oblastí podpory, indikativní finanční alokace a rámcový popis implementace Programu. Dokument je schválen vládami obou partnerských států a Evropskou komisí.

-5-


Programový dodatek Dokument připravený společně oběma partnerskými státy detailně rozpracovává Programový dokument a je určen pro implementaci Programu. Obsahuje zejména detailní informace o prioritních osách, oblastech podpory, příjemcích dotace, implementačních subjektech, způsobu implementace Programu a finančním plánu pro každou oblast podpory. Dokument schvaluje Monitorovací výbor Programu.

Řídící orgán Orgán státní správy ČR odpovědný za celkovou realizaci Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007 – 2013. Funkci Řídícího orgánu vykonává Ministerstvo pro místní rozvoj ČR.

Správce Fondu mikroprojektů Subjekt, který implementuje Fond mikroprojektů. V Operačním programu přeshraniční spolupráce Česká republika – Polská republika 2007 – 2013 tuto funkci vykonává 6 euroregionů.

-6-


3.

POSTUPY PO SCHVÁLENÍ MIKROPROJEKTU

Mikroprojekty schvaluje Euroregionální řídící výbor Euroregionu Silesia (dále také jen EŘV). Žadatelé jsou o rozhodnutí EŘV ve věci jejich žádosti Správcem Fondu informováni písemně, a to do třech týdnů od zasedání EŘV. Informace o schválených mikroprojektech jsou zveřejňovány na www.euroregion-silesia.cz . EŘV může schválit mikroprojekt bez jakýchkoli podmínek či s podmínkou/podmínkami. Schválení mikroprojektu bez podmínek V případě, že EŘV schválil mikroprojekt bez podmínek, Správce Fondu mikroprojektů (dále jen Správce Fondu) zašle KU oznámení o schválení a následně jej vyzve k uzavření smlouvy o financování. Před uzavřením smlouvy může Správce Fondu požadovat další doplnění či úpravy projektu (např. přesný harmonogram aktivit projektu, opravu chyby v rozpočtu apod.) a další dokumenty nezbytné pro uzavření smlouvy, zejména pak bankovní identifikaci KU. Schválení mikroprojektu s podmínkou/podmínkami V případě, že EŘV schválil mikroprojekt s nějakou podmínkou, Správce Fondu zašle KU oznámení s přesným uvedením podmínky včetně pokynů a termínu pro splnění této podmínky. V případě, že se podmínka týká změny základních údajů mikroprojektu uvedených v informačním systému (dále jen IS) MONIT7+, např. redukce celkových způsobilých výdajů, úpravy indikátorů apod., Správce Fondu zašle KU formulář „Změnový list“ (viz příloha č. 4) s uvedením příslušných změn a KU podpisem tohoto formuláře dá Správci Fondu souhlas s provedením těchto změn v IS MONIT7+. Po splnění podmínek stanovených EŘV Správce Fondu vyzve KU k uzavření smlouvy o financování. 4.

SMLOUVA O FINANCOVÁNÍ

Po schválení mikroprojektu EŘV, popř. splnění podmínek stanovených EŘV, Správce Fondu zašle KU návrh smlouvy o financování (viz příloha č. 1) včetně příloh. Ve smlouvě o financování a jejích přílohách jsou stanoveny podmínky, za jakých bude mikroprojekt realizován. Smlouvu s českými KU uzavírá Správce Fondu v Euroregionu Silesia, tj. Euroregion Silesia - CZ. Součástí této smlouvy je vždy příloha „Všeobecná pravidla pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia“ (viz příloha č. 2) a „Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu“ (viz příloha č. 3). Výše dotace Maximální výše dotace bude stanovena ve Smlouvě o financování mikroprojektu dle rozhodnutí EŘV, přičemž tato částka se opírá o odhadovaný rozpočet. Skutečná výše dotace bude stanovena až po dokončení mikroprojektu a předložení závěrečného vyúčtování mikroprojektu, přičemž maximální výši schválené dotace nelze překročit. Předčasné ukončení smlouvy ze strany konečného uživatele Konečný uživatel může smlouvu o financování kdykoli vypovědět podáním dvouměsíční písemné výpovědi. V případě vypovězení smlouvy nemá konečný uživatel nárok na vyplacení jakékoli náhrady.

-7-


Předčasné ukončení smlouvy ze strany Správce Fondu Správce Fondu odstoupí od smlouvy bez vyplacení jakékoli náhrady, pokud konečný uživatel: •

nesplní bez odůvodnění některý ze závazků stanovených ve Smlouvě o financování a po písemné výzvě, aby tyto závazky splnil, tak neučiní ani nepodá uspokojivé vysvětlení do 30 kalendářních dnů od odeslání dopisu;

•

je předmětem řízení o vyhlášení bankrotu, likvidace, správy ze strany soudů anebo nějakého podobného postupu upraveného v celostátní legislativě nebo směrnicích;

•

změní svou právní formu, aniž by byl na základě této skutečnosti zpracován dodatek smlouvy;

•

převede nebo postoupí Smlouvu o financování mikroprojektu a platby s ní spojené třetí straně bez předchozího písemného souhlasu Správce Fondu;

•

dopustí se korupce (totéž platí pro partnery konečného uživatele);

•

nesplní základní požadavky na finanční a věcnou kontrolu mikroprojektu;

•

dopustí se finančních podvodů.

Správce Fondu má právo odstoupit od smlouvy i v dalších řádně odůvodněných případech, kdy hrozí nenaplnění cílů mikroprojektu.

Neuzavřená smlouva o financování vám nebrání realizovat projekt. Jste však povinni seznámit se a respektovat podmínky pro realizaci mikroprojektu uvedené ve standardní smlouvě o financování a jejích přílohách.

V čl. 7 odst. 6 standardní smlouvy o financování jsou uvedeny sankce za nenaplnění hodnot indikátorů mikroprojektu, nedodržení termínů a dalších podmínek stanovených smlouvou a jejími přílohami.

V případě obcí, resp. krajů je v souladu s příslušným ustanovením zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), resp. zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů požadováno schválení smlouvy a jejích dodatků příslušným orgánem obce, resp. kraje.

-8-


5.

REALIZACE MIKROPROJEKTU 5.1 ZMĚNY MIKROPROJEKTU

Konečný uživatel je povinen písemně oznámit nebo požádat o všechny změny mikroprojektu. Nepodstatné změny (oznámení) Za nepodstatné jsou považovány změny, které : - nemají vliv na samotný obsah a cíle mikroprojektu (např. změna bankovního účtu apod.) - mají malý vliv na obsah či cíle mikroprojektu (např. změna termínu akce v rámci mikroprojektu apod.) - mají malý vliv na rozpočet mikroprojektu – jedná se o přesun prostředků mezi rozpočtovými kapitolami do výše 15 % původní částky1 kterékoli z dotčených kapitol a o jakýkoli přesun prostředků mezi jednotlivými podkapitolami (položkami) v rámci jedné kapitoly, pokud neovlivňuje hlavní záměr mikroprojektu. V těchto případech konečný uživatel neprodleně oznámí změnu písemně Správci Fondu, který do 30 dnů od doručení oznámení změnu posoudí a zašle konečnému uživateli vyjádření. Správce Fondu má právo vyjádřit nesouhlas s nepodstatnou změnou, pokud je tato v rozporu s podmínkami Fondu nebo mikroprojektu (např. neodůvodněný převod prostředků na nákup většího počtu, jiného či dražšího vybavení než bylo plánováno apod.). Nepodstatné změny mikroprojektu, ke kterým dojde 30 a méně dnů před ukončením realizace, popř. před předložením Závěrečné zprávy za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt, nemusí být Správci Fondu oznámeny, pokud budou uvedeny a zdůvodněny v Závěrečné zprávě za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt.2 Tyto změny pak budou Správcem Fondu posouzeny v rámci kontroly Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu.

Podstatné změny (žádost) Za podstatné jsou považovány změny, které : -

mají vliv na obsah, cíle či dobu trvání mikroprojektu (např. redukce počtu aktivit v rámci mikroprojektu, prodloužení doby trvání mikroprojektu apod.)

-

mají vliv na rozpočet mikroprojektu – jedná se o přesun prostředků mezi rozpočtovými kapitolami o více než 15 % původní částky kterékoli z dotčených kapitol.

Podstatné změny mikroprojektu vyžadují schválení Správcem Fondu a změnu Smlouvy o financování formou písemného dodatku k původní smlouvě. Žádost o změnu včetně řádného zdůvodnění musí být podána u Správce Fondu v dostatečném časovém předstihu, nejpozději však 30 dní před provedením uvažované změny mikroprojektu. V případě závažných změn měnících charakter, strukturu nebo rozsah mikroprojektu musí změnu schválit EŘV.

1 2

Za původní jsou považovány částky v rozpočtu po schválení projektu EŘV. Nepodstatné změny týkající se žadatele, např. změna bankovního účtu, musí být řádně oznámena.

-9-


Pokud Správce Fondu, popř. EŘV změnu schválí, zašle konečnému uživateli písemné sdělení o schválení této změny a zároveň návrh dodatku ke Smlouvě o financování mikroprojektu. Pokud Správce Fondu, popř. EŘV změnu neschválí, zašle konečnému uživateli písemné sdělení o neschválení této změny včetně zdůvodnění jejího zamítnutí.

Každou změnu je nutné oznámit či o ni požádat oficiálně, tj. písemně s podpisem statutárního zástupce KU. E-mailem zaslané oznámení či žádost nestačí.

Při jakékoli změně rozpočtu je nutné spolu s oznámením, popř. žádostí předložit zároveň upravenou přílohu C „Podrobný rozpočet mikroprojektu“, ve které bude uvedeno, že se jedná o rozpočet po změně (včetně pořadí této změny), a která bude podepsána statutárním zástupcem KU. Tuto přílohu je nutné předložit i v elektronické podobě (lze zaslat e-mailem).

V případě dosažených úspor v projektu není možné rozšiřovat aktivity či výstupy projektu (např. rozšířit aktivitu o další výlet, zvýšit náklad vydávané tiskoviny, zvýšit počet kusů pořizovaného vybavení apod.). Rozšíření aktivit či výstupů je možné pouze ve výjimečných případech, kdy se ukáže, že toto je nezbytné pro dosažení cílů projektu. Rozšíření aktivit či výstupů podléhá schválení Správcem Fondu, popř. EŘV.

Při každé změně osoby zodpovědné za řízení celého projektu (nepodstatná změna na oznámení) nezapomeňte ověřit, zda je stále zajištěn přístup s právem editace k původní projektové žádosti, kterou budete potřebovat pro zpracování žádosti o platbu v Benefit7 (viz kap. 8.2 této příručky).

5.2 VÝBĚR DODAVATELE, VEŘEJNÉ ZAKÁZKY V případě, že část aktivit nebude zabezpečena konečným uživatelem ani jeho partnerem (partnery), ale bude realizována na základě jedné nebo více smluv o dodávce zboží, služeb či stavebních prací, musí konečný uživatel při uzavírání takových smluv postupovat v souladu s národní legislativou.

Všichni koneční uživatelé jsou buď veřejnými nebo dotovanými zadavateli a musí se řídit závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek.

V případě zakázek malého rozsahu postupuje Konečný uživatel dle Postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, které jsou uvedeny v příloze č. 6 Smlouvy, a dle aktuálního Doplňujícího výkladu k postupům pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007-2013 (dále jen Doplňující výklad). Dle tohoto výkladu: 1) zadavatelé z členských států, včetně těch zadavatelů, kteří nespadají pod působnost zákona č. 137/2006 Sb., jsou při uzavírání smluv, jejichž předmětem je plnění zakázek, povinni dodržovat pravidla a zásady Smlouvy o založení ES. Tyto zásady zahrnují volný pohyb zboží, právo usazování, volný pohyb služeb, zákaz

- 10 -


diskriminace, 3 uznávání .

rovné zacházení, transparentnost, proporcionalitu a vzájemné

2) Dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, musí příjemci disponující s veřejnými prostředky při zadávání zakázek dodržovat také pravidla hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků. V příloze č. 1 tohoto výkladu je uveden minimální rozsah finančních oprav, které budou provedeny z důvodu nedodržení pravidel při realizaci výběrového řízení.

Hodnotící kritéria Jako hodnotící kritérium pro výběr nabídky by zpravidla měla být, s ohledem na výše uvedenou zásadu hospodárnosti, nabídková cena. V případě použití kritéria ekonomická výhodnost nabídky4, musí být nabídková cena jedním ze subkritérií a její váha na celkovém ohodnocení kritéria ekonomická výhodnost nabídky musí činit minimálně 60 %. Postup výběru dodavatele, jeho dokladování a kontrola Přehled postupů při výběru dodavatele dle typu zakázky a její předpokládané hodnoty je uveden v příloze č. 3 této příručky („Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu“).

Od 1.4.2012 došlo ke snížení limitů veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a služby pod 1.000.000,-Kč bez DPH a na stavební práce pod 3.000.000,-Kč bez DPH.

Dále je uveden stručný postup výběru dodavatele dle předpokládané hodnoty zakázky a přehled základních dokumentů, které budou vyžadovány ze strany Správce Fondu pro účely ověření správnosti postupu zadavatele při zadání zakázky: 1) pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě nepřesahující 200.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby a 600.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce Postup: • výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění), pokud má zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, pak přímá objednávka plnění, a to i například emailovou formou • rozhodnutí pověřené osoby zadavatele na základě nabídky o pořízení plnění (není nutné ustavovat hodnotící komisi) • uzavření smlouvy pověřenou osobou zadavatele (uzavřením smlouvy se rozumí rovněž doručení dodavatelem potvrzené objednávky) • případně rozhodnutí zadavatele o nepřidělení veřejné zakázky/odmítnutí nabídky (např. jestliže cenová nabídka nebo jiné podmínky plnění nejsou pro zadavatele akceptovatelné apod.)

3

Interpretační sdělení Komise o právních předpisech Společenství použitelných pro zadávání zakázek, na které se plně nebo částečně nevztahují směrnice o zadávání veřejných zakázek (2006/C 179/02)

4 Jedná se o způsob hodnocení nabídek, kdy se kromě ceny zohledňují i jiné aspekty nabídky, např. záruční doba, spotřeba, výkon, kvalita atp. U každého kritéria je nutné nastavit zejména jeho název a váhu v celkovém hodnocení.

- 11 -


Dokladování postupu: • text výzvy k předložení cenové nabídky zaslaný vybranému dodavateli, pokud již není k dispozici ceník vybraného dodavatele • nabídka podaná dodavatelem na základě výzvy zadavatele nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem • smlouva nebo dodavatelem potvrzená objednávka, z které bude zřejmé dané plnění a jeho podmínky (cena, rozsah, dodací lhůty apod.) • případně sdělení zadavatele oslovenému dodavateli o nepřidělení veřejné zakázky/odmítnutí nabídky. Dodávky a služby je možné realizovat i formou přímého nákupu. V tomto případě nemusí zadavatel postupovat dle výše uvedených bodů, musí však respektovat pravidla způsobilosti výdajů, zejména pak pravidla hospodárnosti, doložení výdajů řádným účetním dokladem apod. Kontrola ze strany Správce Fondu: Postupy při výběru dodavatele budou ze strany Správce Fondu kontrolovány v rámci kontroly závěrečného vyúčtování projektu, tj. při kontrole Žádosti o platbu za mikroprojekt a Závěrečné zprávy za mikroprojekt, v které konečný uživatel musí způsob výběru dodavatele stručně popsat. Správce Fondu může také provést průběžnou kontrolu výběru dodavatele v průběhu realizace projektu.

2) pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě od 200.000,-Kč bez DPH do 800.000,Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby Postup: • výzva třem dodavatelům k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění) a případné uveřejnění výzvy vhodným způsobem, výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích (hodnotící kritéria), doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 7 dní ode dne následujícího po dni odeslání výzvy dodavatelům • rozhodnutí pověřené osoby o výběru nejvhodnější nabídky na základě kritérií a sdělení této informace všem účastníkům spolu se stručným odůvodněním výběru • uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem • případně rozhodnutí zadavatele o zrušení (výběrového) řízení; důvodem pro zrušení zadávacího řízení může být skutečnost, že dodavatelé nepředložili pro zadavatele akceptovatelné nabídky, popř. nabídky na zadavatelem požadované plnění. Dokladování postupu: • text výzvy k předložení cenové nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky zaslaných požadovanému počtu potenciálních dodavatelů, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání (např. výtisky z elektronické pošty, potvrzené doručenky apod.); případně zdůvodnění vyzvání nižšího než metodikou požadovaného počtu dodavatelů • nabídky podané dodavateli na základě výzvy zadavatele nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem • zápis o posouzení a hodnocení podaných nabídek podepsaný pověřenou osobou včetně čestného prohlášení o nepodjatosti osoby provádějící výběr

- 12 -


•

text oznámení o výsledku zadávacího řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku v řádném termínu pro podání nabídek, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání • smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem včetně případných dodatků k ní. Kontrola ze strany Správce Fondu: U všech zakázek, u kterých bude výběr dodavatele prováděn po schválení projektu ze strany EŘV, budou postupy při výběru dodavatele ze strany Správce Fondu kontrolovány před vyhlášením zadávacího řízení a v rámci kontroly závěrečného vyúčtování projektu, tj. při kontrole Žádosti o platbu za mikroprojekt a Závěrečné zprávy za mikroprojekt, v které konečný uživatel musí způsob výběru dodavatele stručně popsat. Kontrola před vyhlášením zadávacího řízení: Před vyhlášením zadávacího řízení je konečný uživatel povinen předložit Správci Fondu ke kontrole následující dokumenty (dokumenty stačí předložit v elektronické podobě): • zadávací dokumentaci, příp. výzvu (pokud zároveň plní funkci zadávací dokumentace); • kalkulaci předpokládané hodnoty veřejné zakázky vč. zdůvodnění této kalkulace (uvedení z jakých údajů a informací konečný uživatel vycházel při stanovování 5 předpokládaných cen) . Správce Fondu vydá k uvedeným dokumentům stanovisko do 10 pracovních dní od jejich obdržení. V případě, že dokumentace předložená konečným uživatelem není kompletní nebo Správce Fondu potřebuje k posouzení předložené dokumentace další doplňující informace, běh této lhůty se pozastavuje. Běh lhůty pokračuje v okamžiku, kdy konečný uživatel dodá chybějící podklady/požadované informace. Zadávací řízení je možné vyhlásit až po obdržení souhlasného stanoviska Správce Fondu, přičemž konečný uživatel je povinen při vyhlášení zadávacího řízení použít ty verze dokumentů, které byly posouzeny Správcem Fondu.

Je doporučeno, aby KU po ukončení zadávacího řízení konzultoval se Správcem Fondu návrh smlouvy s dodavatelem.

3) pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě od 800.000,-Kč bez DPH do 1.000.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby a od 600.000,-Kč bez DPH do 3.000.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce Postup: • výzva nejméně třem dodavatelům k předložení nabídky v mezích požadavků zadavatele (s ohledem na okolnosti může zadavatel zvážit, zda nevyzvat více dodavatelů) a případné uveřejnění výzvy vhodným způsobem; výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky (hodnotící kritéria); • doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 10 dní ode dne následujícího po dni odeslání výzvy dodavatelům • ustanovení alespoň tříčlenné komise pro posouzení a hodnocení nabídek; alespoň jeden člen komise musí mít odbornost ve vztahu k požadovanému plnění (např. u zakázky na

5

Kalkulace předpokládané hodnoty veřejné zakázky musí obsahovat rozsah plnění, která jsou předmětem veřejné zakázky a jednotkové ceny. V případě, že je veřejná zakázka složena z více dílčích plnění, musí být kalkulace v této podobě provedena za každé dílčí plnění. Zdůvodnění kalkulace musí být podloženo buď informacemi o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění (KU může vycházet např. z vlastních zkušeností se zadáním stejné či podobné veřejné zakázky v minulosti nebo z jiných dostupných údajů a informací – např. veřejně přístupné údaje na internetu nebo v odborných publikacích) nebo průzkumem trhu s požadovaným plněním.

- 13 -


• • • •

dodávku hardware bude jeden člen hodnotící komise mít alespoň středoškolské vzdělání v příslušném oboru) zápis (protokol) z jednání hodnotící komise s doporučením nejvhodnější nabídky rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a sdělení této informace všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru uzavření smlouvy s dodavatelem případně rozhodnutí zadavatele o zrušení řízení.

Dokladování postupu: • text výzvy k předložení cenové nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky zaslaných požadovanému počtu potenciálních dodavatelů, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání (např. výtisky z elektronické pošty, potvrzené doručenky apod.); případně zdůvodnění vyzvání nižšího než metodikou požadovaného počtu dodavatelů • nabídky podané dodavateli na základě výzvy zadavatele nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem • zápis o posouzení a hodnocení podaných nabídek podepsaný členy hodnotící komise, včetně dokladů o jmenování hodnotící komise a prohlášeních o nepodjatosti všech jejich členů; • text oznámení o výsledku zadávacího řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku v řádném termínu pro podání nabídek, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání • smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem včetně případných dodatků k ní. Kontrola ze strany Správce Fondu: U všech zakázek, u kterých bude výběr dodavatele prováděn po schválení projektu ze strany EŘV, budou postupy při výběru dodavatele ze strany Správce Fondu kontrolovány před vyhlášením zadávacího řízení, v průběhu jeho realizace a v rámci kontroly závěrečného vyúčtování projektu, tj. při kontrole Žádosti o platbu za mikroprojekt a Závěrečné zprávy za mikroprojekt, v které konečný uživatel musí způsob výběru dodavatele stručně popsat. Kontrola před vyhlášením zadávacího řízení: Před vyhlášením zadávacího řízení je konečný uživatel povinen předložit Správci Fondu ke kontrole následující dokumenty (dokumenty stačí předložit v elektronické podobě): • zadávací dokumentaci, příp. výzvu (pokud zároveň plní funkci zadávací dokumentace); • kalkulaci předpokládané hodnoty veřejné zakázky vč. zdůvodnění této kalkulace (uvedení z jakých údajů a informací konečný uživatel vycházel při stanovování předpokládaných cen)6. Správce Fondu vydá k uvedeným dokumentům stanovisko do 10 pracovních dní od jejich obdržení. V případě, že dokumentace předložená konečným uživatelem není kompletní nebo Správce Fondu potřebuje k posouzení předložené dokumentace další doplňující informace, běh této lhůty se pozastavuje. Běh lhůty pokračuje v okamžiku, kdy konečný uživatel dodá chybějící podklady/požadované informace. Zadávací řízení je možné vyhlásit až po obdržení souhlasného stanoviska Správce Fondu, přičemž konečný uživatel je povinen při vyhlášení zadávacího řízení použít ty verze dokumentů, které byly posouzeny Správcem Fondu. 6

Kalkulace předpokládané hodnoty veřejné zakázky musí obsahovat rozsah plnění, která jsou předmětem veřejné zakázky a jednotkové ceny. V případě, že je veřejná zakázka složena z více dílčích plnění, musí být kalkulace v této podobě provedena za každé dílčí plnění. Zdůvodnění kalkulace musí být podloženo buď informacemi o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění (KU může vycházet např. z vlastních zkušeností se zadáním stejné či podobné veřejné zakázky v minulosti nebo z jiných dostupných údajů a informací – např. veřejně přístupné údaje na internetu nebo v odborných publikacích) nebo průzkumem trhu s požadovaným plněním.

- 14 -


Kontrola v průběhu zadávacího řízení: Správce Fondu má právo zúčastnit se zasedání výběrové komise. Konečný uživatel má povinnost písemně Správci Fondu oznámit zasedání výběrové komise nejpozději 7 kalendářních dní před jejím konáním. Pracovník Správce Fondu má při výběrovém řízení statut pozorovatele.

Vyvarujte se časté chyby, kdy zejména u nižších zakázek chybí cenová nabídka se specifikací a cenou zakázky od dodavatele (KU neví přesně, co a za kolik objednává). Správce Fondu bude požadovat v rámci závěrečného vyúčtování toto doložit.

U neobvyklých či větších zakázek může Správce Fondu po KU požadovat doložení ceny v místě a čase obvyklé.

V případě veřejných zakázek na stavební práce musí zadavatel v zadávací dokumentaci stanovit podmínku, že technický dozor u téže stavby nesmí provádět dodavatel ani osoba s ním propojená.

Pokud zadavatel obdržel pouze jednu nabídku nebo po posouzení nabídek zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka, zadavatel musí bez zbytečného odkladu zrušit výběrové řízení.

Dle nového § 147a novely zákona o veřejných zakázkách č. 55/2012 Sb. je veřejný zadavatel povinen uveřejnit na profilu zadavatele smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků, a to do 15 dnů od jejího uzavření. Tato povinnost se vztahuje i na zakázky malého rozsahu, jejichž cena přesáhne 500 000 Kč bez DPH (viz § 147a odst. 1 a 2).

V případě nedodržení stanovených postupů při výběru dodavatele bude dotace krácena o výdaje, u kterých tyto postupy nebyly dodrženy.

U zakázek na dodávky a služby, jejichž hodnota je od 200.000 Kč bez DPH, a u zakázek na stavební práce, jejichž hodnota je od 600.000 Kč bez DPH, je KU povinen předložit Správci Fondu zadávací dokumentaci ke kontrole před vyhlášením zadávacího řízení.

5.3 PUBLICITA Konečný uživatel je povinen zajistit mikroprojektu dostatečnou publicitu a informovat veřejnost vhodným způsobem o tom, že daný mikroprojekt byl podpořen z prostředků Evropské unie. Popis propagačních a informačních činností pro zajištění publicity mikroprojektu i EU je uveden v příslušné části žádosti o dotaci. Pravidla pro propagaci projektů financovaných z Programu se řídí Nařízením Komise (ES) č. 1828/2006 (k dispozici je na internetových stránkách Programu www.cz-pl.eu a Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz ). Veškerá informační a propagační opatření musí zahrnovat tyto údaje:

- 15 -


- logo Programu;

- symbol Evropské unie (v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze I Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006) a odkaz na Evropskou unii (slovní spojení „Evropská unie“); - odkaz na Evropský fond pro regionální rozvoj (ERDF); - prohlášení: „Překračujeme hranice.“.

V případě malých propagačních předmětů jsou povinná pouze opatření, která jsou uvedena v prvním a druhém bodě, t.z. není povinné uvádění odkazu na Evropský fond pro regionální rozvoj a prohlášení „Překračujeme hranice“.

Užití loga Programu a loga Evropské unie doplněné povinným slovním spojením se řídí vlastním manuálem, tato pravidla je nutné respektovat. Grafické manuály a aplikace pro užití výše uvedených symbolů jsou k dispozici na internetových stránkách Programu www.czpl.eu a na stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz. Další aspekty povinné publicity neřešené v Nařízení Příslušné články Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 poskytují pouze určitý rámec povinné publicity a neřeší všechny detaily a aspekty, které se mohou v praxi vyskytnout. Zde jsou některé z nich, které plynou z doposud získaných poznatků: •

7

umístění loga EU : o o

o o

logo EU musí být minimálně stejně veliké jako loga ostatních subjektů8; logo EU musí být umístěno na dobře viditelném místě, aby byl naplněn cíl informovat o zdroji financování projektu. V případě publikací a dalších tištěných materiálů je doporučeno uvádění na přední straně; u předmětů jednorázové spotřeby stačí logo na obalu, uživatel se dozví, odkud je daný předmět financován, spotřebuje ho a obal zahodí, např. lízátka, bonbony; u předmětů trvalejší povahy je nutno, aby logo EU bylo součástí předmětu a nebylo uvedeno jen na obalu, např. tužky, trička, tašky, bloky, hračky apod.;

7

Za logo EU je v tomto dokumentu považován symbol Evropské unie (vlajka) vč. všech povinných textů, tj. „Evropská unie“, „Evropský fond pro regionální rozvoj“ a prohlášení vybrané řídícím orgánem („Překračujeme hranice“). V případě malých propagačních předmětů je pak za logo EU považována pouze vlajka EU s textem „Evropská unie“. V obou případech přitom není nutné, aby všechny komponenty povinné publicity byly pohromadě (tj. povinné texty nemusí být uvedeny přímo u symbolu Evropské unie, ale mohou být od něj i odděleny). 8

Za logo ostatních subjektů je nutné považovat i logo Euroregionu Silesia.

- 16 -


o

o

•

u předmětů, kde je obal součástí propagačního předmětu (např. etuje s medailí, krabička s CD bez potisku. Je-li na CD potisk s textem či jinými logy, musí být natištěna i povinná publicita) musí být logo uvedeno minimálně na obalu; logo lze také umístit na předmět pomocí samolepky (např. lampa se samolepkou).

dodržování povinné publicity v masmédiích: o

o

Správce Fondu nebude hodnotit ani sankcionovat dodržování povinné publicity v masmédiích. Ze zkušeností z projektů vyplývá, že konečný uživatel nemá většinou možnost autorizace nebo ovlivnění finální podoby novinového článku nebo v televizním/rádiovém vysílání. Dodržování povinné publicity se hodnotí pouze v případě, že konečný uživatel vysílání nebo článek v tisku financuje a má tudíž jako zadavatel právo a možnost výsledný produkt ovlivnit.

Za malý propagační předmět je považován takový předmět, na kterém by logo Programu s logem EU se všemi třemi slovními odkazy nebylo dostatečně čitelné. U těchto předmětů je dovoleno uvést pouze logo Programu a logo EU se slovním odkazem na Evropskou unii. Za takové předměty lze považovat např. propisovací tužku, flash disc apod., nikoli však triko, tašku apod.

Povinná loga musí být neoddělitelnou součástí předmětu, nikoli jen obalu, pokud tento obal není nedílnou součástí daného předmětu (např. etuje s medailí). Výdaje na dary a ceny jsou způsobilé jen za předpokladu, že jsou označeny dle pravidel povinné publicity.

Způsob zajištění publicity závisí na typu mikroprojektu (operace). V případě, že mikroprojekt (operace) spočívá ve financování infrastruktury nebo stavebních prací, je partner povinen postavit velkoplošný reklamní panel v místě provádění každé operace. Tyto reklamní panely musí obsahovat veškeré povinné údaje (viz výše), které zabírají nejméně 25 % panelu a musí být na místě realizace projektu umístěny po celou dobu realizace mikroprojektu. Po dokončení operace se nahradí dobře viditelnou a dostatečně velkou stálou vysvětlující tabulkou. Výdaje na publicitu jsou způsobilé k financování z Fondu, pokud jsou zahrnuty v rozpočtu. Je proto vhodné, aby žadatel konzultoval již při přípravě žádosti, jaké povinnosti bude muset splnit, pokud mu bude dotace udělena, a tyto aktivity zahrnout do rozpočtu. Sankce za nedodržení pravidel povinné publicity V případě nedodržení pravidel povinné publicity Správce Fondu upozorní konečného uživatele a stanoví nápravná opatření včetně termínů pro jejich provedení. V případě, že konečný uživatel nápravná opatření neprovede nebo pokud není náprava již možná, Správce Fondu stanoví sankce dle metodického doporučení Řídícího orgánu. Při kontrole se povinná publicita posuzuje z následujících hledisek: 1) z hlediska jednotlivých výstupů projektu – výstupem projektu se rozumí to, co slouží k naplnění cílů projektu (např. vydaná publikace, mapa, kulturní akce, školení,

- 17 -


postavená infrastruktura, pořízené zařízení apod.). Projekt může mít více výstupů a v tom případě se povinná publicita posuzuje u každého samostatně. Cílem je posoudit, zda byla veřejnost či účastníci akce informováni o zdrojích financování daného výstupu projektu a pokud ano, zda tyto informace splňovaly veškeré náležitosti povinné publicity. Přehled sankcí: • publicita úplně chybí – výdaje se krátí ve výši 10 %, • publicita je nekompletní – výdaje se krátí ve výši 6 %, • publicita je nepředpisová - výdaje se krátí o 2 %. 2) z hlediska jednotlivých prostředků (nosičů) publicity – prostředkem publicity se rozumí např. plakáty, letáky, pozvánky apod., tj. předměty jejichž cílem je upoutat pozornost veřejnosti a potenciálních účastníků na daný projekt, resp. jeho dílčí výstupy. Posuzuje se, zda tyto prostředky publicity obsahují veškeré náležitosti povinné publicity. Přehled sankcí: • publicita úplně chybí – výdaje se krátí ve výši 100 %, • publicita je nekompletní – výdaje se krátí ve výši 50 %, • publicita je nepředpisová - výdaje se krátí o 25 %. 3) z hlediska propagačních předmětů – propagačním předmětem se rozumí předměty, které nejsou z hlediska naplnění cílů projektů nezbytné, ale jejich přidaná hodnota spočívá v posílení povědomí o projektu. Mezi propagační předměty patří např. psací potřeby, trička a jiné oděvy, tašky, cukrovinky, atp. Opět se posuzuje, zda tyto prostředky publicity obsahují veškeré náležitosti povinné publicity. Stejným způsobem jako propagační předměty se posuzují i dary, ceny v soutěžích apod. Přehled sankcí: • publicita úplně chybí – výdaje se krátí ve výši 100 %, • publicita je nekompletní – výdaje se krátí ve výši 50 %, • publicita je nepředpisová - výdaje se krátí o 25 %.

Konkrétní opatření pro zajištění publicity lze se Správcem Fondu vždy předem konzultovat, aby se předešlo chybám. Správce Fondu u každého mikroprojektu kontroluje dodržování pravidel publicity, a to jak průběžně (např. při kontrole na místě, průběžná kontrola publicity na webových stránkách), tak po ukončení mikroprojektu. V rámci kontroly Závěrečné zprávy za mikroprojekt jsou porovnávána opatření uvedená v projektové žádosti se skutečně realizovanými, přičemž propagační opatření je nutné doložit např. kopií pozvánky, kopií inzerátu v novinách, výtiskem obecního zpravodaje, vzorkem propagačních předmětů, náhledem na webovou prezentaci, fotodokumentací z akce apod.

Užití loga Euroregionu Silesia Koneční uživatelé mohou v rámci publicity svých mikroprojektů užívat spolu s povinnými logy EU a Programu také logo Euroregionu Silesia. Pro tyto účely je na stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz k dispozici logo v různých formátech a grafický manuál, který stanoví pravidla pro správné užití tohoto oficiálního loga Euroregionu Silesia.

- 18 -


5.4 HARMONOGRAM MIKROPROJEKTU Maximální doba trvání mikroprojektu je v Euroregionu Silesia stanovena na 18 měsíců. Všechny mikroprojekty musí být ukončeny nejpozději do 31. prosince 2014. Harmonogram mikroprojektu uvádějící termín zahájení a ukončení fyzické realizace mikroprojektu je uveden v příslušné projektové žádosti, popř. na změnovém listě, a následně také ve smlouvě o financování. Termín ukončení mikroprojektu je závazný a má vazbu na termín předložení Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt. Konečný uživatel je povinen tyto dokumenty předložit Správci Fondu do 30 dnů po ukončení mikroprojektu.

Termín ukončení mikroprojektu je závazný, v odůvodněných případech je však možné dodatkem ke smlouvě o financování prodloužit dobu jeho realizace.

5.5 ÚČET MIKROPROJEKTU Konečný uživatel není povinen zřizovat samostatný bankovní účet pro realizaci mikroprojektu. Před podpisem Smlouvy o financování mikroprojektu konečný uživatel předloží Správci Fondu doklad o svém bankovním účtu (viz příloha č. 5.). Jedná se o účet konečného uživatele, na který má být vyplacena dotace. Správce Fondu provádí platby na účty konečných uživatelů v EUR. V případě, že konečný uživatel má účet v CZK, banka, u které má konečný uživatel účet, provede převod EUR na CZK podle aktuálního směnného kurzu banky a na účet konečného uživatele bude připsána ekvivalentní částka v CZK. O provedené platbě Správce Fondu informuje KU avízem, v kterém uvádí identifikační údaje Programu a mikroprojektu, číslo účtu, z kterého platbu provádí, číslo účtu, na který platbu provádí, výši převáděných prostředků v EUR a datum splatnosti, tj. datum odepsání prostředků z účtu Správce Fondu.

Jakoukoli změnu bankovních údajů je nutné ihned oznámit Správci Fondu. Správce Fondu pak tuto změnu provede v IS MONIT7+ tak, abyste mohli tento účet zadat při zpracování Žádosti o platbu v Benefit7.

5.6 ÚČETNICTVÍ MIKROPROJEKTU Konečný uživatel vede účetnictví v souladu s národní legislativou, t.z. v případě českých konečných uživatelů se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Účetnictví spojené s realizací mikroprojektu musí být (nejpozději od data registrace mikroprojektu) v účetnictví konečného uživatele vedeno odděleně, t.z. je nutné vést pro mikroprojekt oddělenou analytickou evidenci. Konečný uživatel je povinen doložit výstupní sestavu dokládající zaúčtování účetních dokladů projektu analyticky, jednotlivé doklady musí být na sestavě identifikovatelné. Každý účetní doklad musí obsahovat informaci o způsobu zaúčtování (např. krycím listem na faktuře, kontovacím razítkem na faktuře, popisem uvádějícím účtovací předpis apod.) a musí být označen registračním číslem a názvem (popř. zkráceným názvem) mikroprojektu.

- 19 -


V případě, že některý konečný uživatel není povinen vést účetnictví, povede pro mikroprojekt v souladu s příslušnou národní legislativou účetní evidenci rozšířenou tak, aby: a) příslušné doklady vztahující se k mikroprojektu splňovaly náležitosti účetního dokladu ve smyslu národní legislativy upravující účetnictví; b) předmětné doklady byly správné, úplné, průkazné, srozumitelné, vedené v písemné formě chronologicky a způsobem zajišťujícím trvanlivost údajů; c) uskutečněné příjmy a výdaje byly vedeny analyticky ve vztahu k příslušnému mikroprojektu, ke kterému se vážou, t.z. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému mikroprojektu se vztahují. Pokud je účetní evidence vedena pomocí programu umožňujícího tisk výstupní sestavy dokládající evidenci účetních dokladů mikroprojektu analyticky, konečný uživatel je povinen doložit tuto výstupní sestavu. Pokud není možné z účetní evidence takovou sestavu vygenerovat, konečný uživatel je povinen doložit kopii kompletní účetní evidence, v které u příslušných příjmů a výdajů mikroprojektu je třeba mít uveden identifikátor pro mikroprojekt.

Všechny účetní doklady musí být označeny registračním číslem a názvem (popř. zkráceným názvem) mikroprojektu. Označeny musí být originály účetních dokladů, nikoli pouze kopie předkládané při vyúčtování.

5.7 ARCHIVACE DOKUMENTŮ Žadatel je povinen archivovat veškerou dokumentaci týkající se mikroprojektu do 31. prosince 2026 (10 let od ukončení Programu). Pokud jiný zákon určí pro určité dokumenty dobu delší, příjemce archivuje dokumenty po dobu a způsobem určeným tímto zákonem (např. zákon o účetnictví nebo o DPH). Dokumentace k mikroprojektu je vedena v samostatné složce označené registračním číslem a názvem mikroprojektu. Archivace dokumentace a zodpovědnost za její vedení podléhá kontrolám prováděným orgány zapojenými do implementace programu. Porušení výše uvedených pravidel může mít za následek nevyplacení finančních prostředků, resp. požadavek na vrácení již poskytnutých finančních prostředků.

Do složky mikroprojektu ukládejte také veškerou korespondenci vedenou se Správcem Fondu.

- 20 -


6.

CÍLE, UDRŽITELNOST A MAJETEK POŘÍZENÝ V RÁMCI MIKROPROJEKTU 6.1 CÍLE MIKROPROJEKTU

Naplněním cílů mikroprojektu se rozumí splnění plánovaných indikátorů jako výstupů mikroprojektu uvedených v příslušné projektové žádosti, popř. změnovém listě. Indikátory jsou součástí Smlouvy o financování a jsou závazné, pouze u indikátoru „Počet účastnících se osob“ je hodnota indikátoru indikativní a jeho nenaplnění nebude sankcionováno, pokud je konečný uživatel řádně zdůvodní a Správce Fondu toto zdůvodnění akceptuje. Splnění indikátorů bude sledováno prostřednictvím Závěrečné zprávy za mikroprojekt a jejích příloh, přičemž jejich nenaplnění bude sankcionováno takto: • v případě nenaplnění indikátorů o méně než 15 % nebude dotace krácena • v případě nenaplnění indikátorů o 15 % až 30 % bude dotace krácena ve výši 50 % celkové částky dotace • v případě nenaplnění indikátorů o více než 30 % bude dotace krácena ve výši celkové částky dotace.

Při hodnocení splnění indikátorů se sleduje míra splnění každého z plánovaných indikátorů (nikoli např. průměrem všech). Správce Fondu bude sledovat plnění indikátoru i po kvalitativní stránce (např. poměr český a polských účastníků, jazykové mutace vydaných materiálů apod.). V případě ohrožení naplnění plánovaných indikátorů ihned kontaktujte Správce Fondu. V odůvodněných případech lze na základě dodatku ke smlouvě provést změnu indikátoru (např. pokud není možné realizovat jednu z aktivit projektu z důvodu nepříznivých klimatických podmínek). Tyto změny však nelze v žádném případě provádět po ukončení realizace mikroprojektu.

6.2 UDRŽITELNOST MIKROPROJEKTU V souladu s čl. 57 Nařízení komise (ES) č.1083/2006 je cílem ex-post kontroly udržitelnosti prověřit, zda konečný uživatel dodržuje závazky týkající se výsledků mikroprojektu, dále pak účetnictví mikroprojektu a dalších závazků stanovených Smlouvou o financování po dobu 5 let od data ukončení fyzické realizace celého projektu, a to u projektů, u kterých je to z technického a právního hlediska možné. Kontrola udržitelnosti mikroprojektu se provádí nejdříve 1 rok a nejpozději do 5 let od ukončení fyzické realizace mikroprojektu. Kontrolu provádí Správce Fondu, a to formou administrativní kontroly a kontroly na místě na vzorku mikroprojektů. Součástí administrativní kontroly je kontrola Zpráv o udržitelnosti mikroprojektu (viz příloha č. 12), předkládaných konečným uživatelem zpravidla jedenkrát ročně. O tom, zda se bude na mikroprojekt vztahovat povinnost předkládání Zpráv o udržitelnosti, rozhoduje v rámci schvalování Závěrečné zprávy za mikroprojekt Správce Fondu. Povinnost předkládat Zprávy o udržitelnosti vyznačí na schválené Závěrečné zprávě za mikroprojekt a zároveň předá konečnému uživateli harmonogram předkládání Zpráv o udržitelnosti (viz příloha č. 13).

- 21 -


Zpráva se předkládá Správci Fondu ve 2 vyhotoveních v tištěné podobě, z nichž obě mají 9 náležitosti originálu , a v 1 vyhotovení v elektronické podobě na CD, a to nejpozději do 30 dnů od konce stanoveného monitorovacího období. Z mikroprojektů, na které se vztahuje povinnost předkládat Zprávy o udržitelnosti, Správce Fondu vybere vzorek mikroprojektů, u kterých bude provedena kontrola na místě. Součástí této kontroly je zejména namátková kontrola příslušných účetních dokladů (originálů), kontrola dokumentace mikroprojektu a způsob její archivace, kontrola udržitelnosti výstupů mikroprojektu (např. stavby) či vybavení pořízeného v rámci mikroprojektu.

6.3 MAJETEK POŘÍZENÝ V RÁMCI MIKROPROJEKTU Majetek spolufinancovaný dotací je ve vlastnictví příslušného konečného uživatele a nelze ho po dobu 5 let od ukončení realizace mikroprojektu převést na jiného majitele ani dát do 10 zástavy . Tento majetek musí být řádně veden v účetnictví nebo evidenci příslušného konečného uživatele a musí být označen dle pravidel publicity. Konečný uživatel je dále povinen plně zajistit po celou dobu udržitelnosti mikroprojektu (dle kap. 6.2 této příručky) odpovídající pojištění investičního majetku spolufinancovaného dotací, zejména proti jeho poškození, zničení a ztrátě. V případě, že nelze na tento majetek nebo jeho část sjednat adekvátní pojištění dle tohoto odstavce (dané pojištění není běžnou nabídkou komerčních pojišťoven) a tato skutečnost je pojišťovnou potvrzena a Správcem Fondu akceptována, je konečný uživatel této povinnosti zproštěn.

7.

KONTROLA

Kontrola podle čl. 16 nařízení (ES) 1080/2006 Předmětem kontroly zajišťované podle čl. 16 Nařízení (ES) č. 1080/2006 je proces poznání skutečného stavu a zjištění dodržování stanovených předpisů a pravidel, porovnání stavu skutečného se stavem deklarovaným a požadovaným. Věcná, formální a finanční kontrola je v rámci Fondu prováděna Správcem Fondu, kontrolory národních částí (tj. Centrem pro regionální rozvoj ČR na české straně a příslušným vojvodským úřadem na polské straně) a ŘO/NO (tj. Ministerstvem pro místní rozvoj ČR a Ministerstvem regionálního rozvoje PR). Správce Fondu provádí kontrolu (monitoring) realizace mikroprojektů na místě a o každé uskutečněné kontrole vyhotoví Zprávu z průběžné kontroly realizace, kterou nahraje do IS MONIT 7+. Zprávy z provedených kontrol obsahují zhodnocení souladu se Smlouvou o financování mikroprojektu a opatření navržená pro odstranění případných nesrovnalostí. Dále u každého ukončeného mikroprojektu provádí kontrolu Závěrečné zprávy za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt. Po ukončení bude také u vybraného vzorku mikroprojektů provádět kontrolu udržitelnosti, jejíž součástí je administrativní kontrola a kontrola na místě (viz kap. 6.2).

9

Zpráva je podepsána zpracovatelem a statutárním zástupcem konečného uživatele.

10

V odůvodněných případech může ŘO dát souhlas s převodem majetku do vlastnictví zřizovatele (územního samosprávného celku) od jeho příspěvkové organizace, která je konečným uživatelem, nebo naopak. Totéž platí o bezplatné zápůjčce či předání správy majetku. Schvalováním těchto převodů ŘO pověřil CRR ČR.

- 22 -


Pro zajištění kontroly realizace mikroprojektu na místě jste povinni oznámit Správci Fondu všechny aktivity projektu (termín, čas a místo konání, program), a to v dostatečném časovém předstihu, minimálně však 14 dnů před danou aktivitou, a bez ohledu, zda jste již obdrželi oficiální oznámení či je uzavřena smlouva o financování. V případě aktivit konaných před projednáním projektové žádosti EŘV tato oznamovací povinnost platí i pro tyto aktivity.

Správce Fondu provádí i průběžnou kontrolu publicity, např. propagačních opatření na webových stránkách uvedených v projektové žádosti apod.. Dbejte na to, aby veškerá propagační opatření byla v souladu s pravidly publicity (viz kap. 5.3 této příručky).

Kontrolor provádí zejména kontroly na místě vycházející z analýzy rizik (5% vzorek) a mimořádné kontroly a potvrzuje správnost Prohlášení o způsobilých výdajích za národní část projektu Fond – mikroprojekty a Žádosti o platbu za Fond – mikroprojekty připravenou Správcem Fondu, který plní funkci vedoucího partnera. Kontroloři národních částí dále vydávají Osvědčení o způsobilosti výdajů za národní části projektu Fond - mikroprojekty. ŘO přezkoumává Žádosti o platbu za Fond – mikroprojekty předložené Správcem Fondu, který plní funkci vedoucího partnera. Zejména ověřuje soulad se stanovenými cíli a finančním plánem projektu, soulad s politikami EU, posuzuje, zda výdaje jsou způsobilé atd. Provádí rovněž namátkové kontroly a monitoring realizace Fondu.

Povinnosti KU související s kontrolou jsou dány čl. 6 „Všeobecných pravidel pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia“ (viz příloha č. 2). Při jejich nedodržení může být dotace krácena v plné výši.

- 23 -


8.

ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA A ŽÁDOST O PLATBU ZA MIKROPROJEKT

Konečný uživatel je povinen do 30 dnů po ukončení mikroprojektu předložit Správci Fondu Závěrečnou zprávu za mikroprojekt a Žádost o platbu za mikroprojekt. Při předložení těchto dokumentů Správce Fondu provede kontrolu formálních náležitostí dle formuláře uvedeného v příloze č. 6 této příručky. Závěrečnou zprávu a Žádost o platbu za mikroprojekt je nutné doručit osobně na adresu Správce Fondu: Euroregion Silesia - CZ Horní nám. 69, Opava 1. patro, kanceláře č. 34 a 35

Pokud termín předložení vaší Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt připadá na sobotu, neděli či státní svátek, lze je předložit v nejbližší následující pracovní den.

Termín a čas předložení Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt si dohodněte předem se Správcem Fondu, abyste předešli případným problémům.

Při zpracování Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt vycházejte z projektové žádosti včetně případných podmínek stanovených EŘV, oznámených či schválených změn v průběhu realizace a smlouvy.

Závěrečná zpráva s přílohami a Žádost o platbu s přílohami jsou 2 různé dokumenty, byť vzájemně provázané – předkládejte tyto dva dokumenty odděleně, nejlépe v samostatných složkách.

Při zpracování Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt využijte možnosti konzultace u Správce Fondu, popř. semináře. Při konzultaci však není možné provést „předběžnou kontrolu“ předkládaných dokumentů.

8.1 ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA ZA MIKROPROJEKT Podoba Závěrečné zprávy za mikroprojekt Závěrečná zpráva se zpracovává v podobě dokumentu Word a musí být zpracována dle předepsané osnovy (viz příloha č. 7). Formulář Závěrečné zprávy je k dispozici na internetových stránkách www.euroregion-silesia.cz . Závěrečná zpráva se předkládá Správci Fondu ve 2 vyhotoveních v tištěné podobě, z nichž obě mají náležitosti originálu11, a v 1 vyhotovení v elektronické podobě na CD. K oběma tištěným vyhotovením závěrečné zprávy konečný uživatel přiloží:

11

Zpráva je podepsána zpracovatelem a statutárním zástupcem konečného uživatele.

- 24 -


-

přílohy dokumentující průběh mikroprojektu a naplnění cílů (např. fotografie, plakáty, dokumentaci k výběru dodavatele, prezenční listiny či jmenné seznamy apod.)

-

ukázky výstupů mikroprojektu (např. fotografie, výtisk vydávaného materiálu, vydané CD apod.)

-

přílohy dokumentující dodržení pravidel publicity (např. fotografie, tištěné výstupy z internetu, kopie novinových článků, vzorek propagačních předmětů apod.).

Přílohy v podobě předmětů dokládajících výstupy mikroprojektu či propagační opatření lze přiložit pouze v 1 exempláři.

Na internetových stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz je k dispozici formulář Závěrečné zprávy s komentářem a příklady vyplnění některých částí zprávy. Doporučujeme pořídit fotodokumentaci průběhu realizace mikroprojektu a naplnění cílů včetně souvisejících výdajů v maximální možné míře (fotodokumentaci lze doložit v rámci příloh Závěrečné zprávy v elektronické podobě na CD).

Kontrola Závěrečné zprávy za mikroprojekt Zpráva je kontrolována a schvalována Správcem Fondu, přičemž zejména je kontrolována úplnost a shoda uváděných údajů se skutečným stavem. Správce provede kontrolu Závěrečné zprávy zpravidla do 60 kalendářních dní po jejím obdržení. V případě, že zpráva vykazuje formální nedostatky, avšak údaje v ní uvedené jsou v souladu se skutečností, požádá Správce Fondu konečného uživatele o úpravy a doplnění zprávy se stanovením termínu, do kterého musí být požadavek splněn. V případě, že zpráva obsahuje informace, které jsou v rozporu se zjištěnou skutečností, Správce Fondu předloží záležitost k řešení EŘV, o čemž musí konečného uživatele neprodleně informovat. EŘV má právo schválit adekvátní snížení dotace či doporučit Správci Fondu předčasné ukončení Smlouvy o financování mikroprojektu, a to bez jakékoli náhrady za již vynaložené náklady při realizaci mikroprojektu. Jedno vyhotovení schválené a Správcem Fondu potvrzené Závěrečné zprávy včetně příloh je zasláno zpět konečnému uživateli. 8.2 ŽÁDOST O PLATBU ZA MIKROPROJEKT Pro realizaci schválených mikroprojektů se zálohové platby neposkytují, konečný uživatel realizuje mikroprojekt plně ze svých zdrojů. Dotace z Fondu bude konečnému uživateli proplacena až po ukončení realizace mikroprojektu na základě Žádosti o platbu za mikroprojekt. Podoba Žádosti o platbu za mikroprojekt Žádost o platbu se zpracovává prostřednictvím aplikace Benefit7. Přístup k Žádosti o platbu se nachází na Kontě žádostí konečného uživatele v příslušné projektové žádosti. Žádost o platbu se předkládá Správci Fondu ve 2 vyhotoveních v tištěné podobě vygenerované z finálně uložené žádosti aplikace Benefit7, z nichž obě mají náležitosti originálu12.

12

Žádost je podepsána statutárním zástupcem konečného uživatele.

- 25 -


K Žádosti o platbu konečný uživatel přiloží: -

kopie účetních dokladů a dalších dokumentů vztahujících se k jednotlivým výdajům - v 1 vyhotovení

-

Čestné prohlášení k žádosti o platbu (viz příloha č. 8) – ve 2 originálních vyhotoveních

-

Čestné prohlášení k DPH (viz příloha č. 9) - ve 2 originálních vyhotoveních

-

účetní sestavu dokládající oddělené účetnictví mikroprojektu - v 1 vyhotovení .

13

Zpracování Žádosti o platbu za mikroprojekt Záložka „Žádost o platbu“ se nachází na Kontě žádostí u příslušné projektové žádosti (projektu), přičemž příslušný projekt, za který má být zpracována žádost o platbu, je dostupný na Kontě žádostí zpracovatele původní projektové žádosti nebo jiného uživatele registrovaného v systému Benefit7, kterému zpracovatel předal přístupová práva k příslušné projektové žádosti (sdílení s právem editace). Žádost o platbu v Benefit7 tedy může zpracovat pouze zpracovatel původní projektové žádosti nebo jiný uživatel s přístupovým právem k příslušné žádosti.

Pokud z nějakého důvodu nemáte přístup k příslušné projektové žádosti a chcete zpracovat žádost o platbu, ihned kontaktujte Správce Fondu.

Postup zpracování Žádosti o platbu v Benefit7 pro Fond mikroprojektů je uveden v příručce, která je přílohou č. 10. Dále jsou uvedeny doplňující informace ke zpracování Žádosti o platbu v Benefit7: Výběr účtu Na záložce „Žádost o platbu“ je nutné uvést účet, na který má být proplacena dotace. Tento účet nelze zapsat přímo, ale je nutné ho vybrat z přednastavené nabídky. Jedná se o nabídku účtů KU v IS MONIT7+. V IS MONIT7+ může být uveden jeden, ale i více účtů KU, které KU má pro různé projekty. Je tedy nutné vybrat účet příslušný danému mikroprojektu, za který je zpracovávána žádost o platbu a který byl oznámen Správci Fondu prostřednictvím příslušného formuláře (viz příloha č. 5.). Do žádosti nelze zadat účet, který nebyl Správci Fondu oznámen (např. pokud si KU před podáním žádosti o platbu zřídil účet v měně EUR za účelem přijetí dotace a tuto skutečnost Správci Fondu neoznámil). Symboly platby Tyto údaje jsou nepovinné, není třeba je vyplňovat. Při provádění platby na účet KU Správce Fondu provádí devizový převod bez uvádění symbolů. Soupiska výdajů Soupiska výdajů je nejobsáhlejší částí Žádosti o platbu. Vyplňují se zde podrobné údaje o každém dokladu uplatňovaném k proplacení. Každý doklad je nutné nejprve přiřadit k příslušné kapitole, resp. podkapitole podle platného rozpočtu mikroprojektu. V případě tzv. sběrných účetních dokladů, které shrnují více jednotlivých účetních dokladů (např. výdajový pokladní doklad shrnující více paragonů od různých dodavatelů), je nutné do soupisky uvést každý z těchto dokladů zvlášť. Výdaje se uvádějí v té měně, jaká je uvedena na dokladu, bez ohledu na zaúčtování, t.z. že např. fakturu vystavenou v PLN a zaúčtovanou v CZK je nutné uvést v měně PLN. U každého dokladu je tedy nutné také vždy uvést (vybrat) 13

KU, který vede účetní evidenci bez možnosti výstupních sestav, doloží kopii své účetní evidence (např. peněžního deníku) s vyznačenými příjmy a výdaji příslušného mikroprojektu.

- 26 -


příslušnou měnu, a to i v případě, že všechny doklady uváděné v soupisce jsou v CZK. Tento údaj je potřebný pro následný přepočet na měnu EUR, jejíž měsíční kurz ke každé měně je v aplikaci již nastaven. Přepočet na EUR se provede automaticky přes tlačítko „Přepočet na EUR“, přičemž není nutné tento přepočet provádět po zadání každého dokladu, ale lze ho provést najednou po vyplnění celé soupisky.

Do soupisky se uvádí všechny výdaje dle jednotlivých účetních dokladů, každý výdaj se do soupisky uvádí jednotlivě kromě výdajů kapitoly 1, které se uvádí souhrnnou částkou dle příslušné sestavy (mzdy/platy, odměny z dohod – sestava Přehled personálních výdajů nebo Rekapitulace mezd; cestovní náhrady - sestava Přehled pracovních cest; neplacená dobrovolná práce - sestava Přehled dobrovolné práce).

Do soupisky se uvádí zvlášť částka bez DPH a DPH, t.z. u dokladů vystavených plátci DPH je nutno rozepsat DPH, i když o DPH neúčtujete, u dokladů vystavených neplátci DPH či personálních výdajů je nutné uvést nulu.

Dotace z ERDF Požadovaná dotace se uvádí na záložce „Financování ŽoP“. Dotace uvedená v měně EUR dle kurzu v Benefit7 platného v měsíci, v kterém se finalizuje žádost o platbu, se již následně dalšími změnami kurzu nemění, t.z. pokud budou všechny výdaje shledány jako způsobilé, Správce Fondu proplatí dotaci v požadované výši. Pokud je však účet KU veden v měně CZK, bude proplacená dotace přepočtena platným kurzem dané banky. Vzhledem k časovému rozdílu mezi finalizací žádosti o platbu a vlastním proplacením na účet KU musí KU počítat s kurzovými rozdíly vzniklými z důvodu tohoto časového rozdílu.

Po finalizaci Žádosti o platbu již nemůžete žádost znovu odfinalizovat a opravit případné chyby – po finalizaci se žádost o platbu ihned odešle do systému MONIT7+ a vy k ní již nemáte aktivní přístup. Proto si žádost před finalizací zkontrolujte, a to nejlépe v tištěné podobě. Pokud jsou údaje v žádosti v pořádku, žádost finalizujte, znovu vytiskněte a předložte k podpisu statutárnímu zástupci.

V případě chyb v žádosti o platbu v Benefit7 Správce Fondu vám vrátí žádost k dopracování. Žádost pak můžete odfinalizovat, opravit chyby a znovu finalizovat14.

Všechny doklady seřaďte logicky, přehledně. Doporučujeme všechny doklady označit číslem Pořadí (první sloupec Soupisky výdajů) a seřadit podle kapitol 1 - 7, v rámci jedné kapitoly pak nejlépe podle Pořadí v Soupisce výdajů nebo vzestupně.

Dokládejte všechny požadované doklady dle pokynů k dokladování výdajů, v opačném případě vás Správce Fondu vyzve k doplnění a tím se kontrola Žádosti o platbu prodlužuje.

V Žádosti o platbu uveďte výčet všech příloh, přílohy však nepřikládejte v elektronické podobě. Doporučujeme uvést výčet tak, jak je uveden v seznamu příloh (viz Podoba Žádosti o platbu za mikroprojekt v bodě 8.2).

14

V případě opakované finalizace z důvodu vrácení žádosti o platbu k přepracování na základě pokynů Správce Fondu zůstává stejný kurz EUR, který byl platný při první finalizaci.

- 27 -


Dokládejte výhradně kopie všech dokumentů, v originále dokládejte pouze čestná prohlášení (např. o výplatě mezd, o úhradě daně apod.), předepsané sestavy k personálním výdajům a cestovním náhradám, doplňující vysvětlení apod. Dokládejte kvalitní kopie všech dokladů.

Přílohy vztahující se jak k Závěrečné zprávě, tak k Žádosti o platbu (např. prezenční listiny) stačí doložit jen k jednomu z dokumentů (např. k Závěrečné zprávě). Složku s přílohami k Žádosti o platbu předkládejte v takové podobě, aby doklady bylo možno vyjmout či doplnit další – tedy ne např. v kroužkové vazbě.

Kontrola Žádosti o platbu za mikroprojekt, proplacení dotace Zpravidla do 60 kalendářních dní po předložení Žádosti o platbu Správce Fondu provede kontrolu 100% způsobilosti výdajů (kontrolu 1. úrovně). V případě neúplnosti doložených podkladů vyzve konečného uživatele k jejich doplnění. V případě, že do 30 kalendářních dní od odeslání výzvy k doplnění podkladů konečný uživatel požadované podklady nedodá, odešle Správce Fondu druhou výzvu k doplnění podkladů do 20 kalendářních dní od odeslání výzvy. Pokud ani v této lhůtě nebudou potřebné doklady Správci Fondu předloženy, budou u mikroprojektu uznány pouze výdaje řádně doložené bez možnosti dalšího doplnění. Po ukončení kontroly Správce Fondu zpracuje konečné vyjádření ke kontrole, v kterém uvede výši skutečných celkových způsobilých výdajů a výši dotace z ERDF po kontrole Žádosti o platbu, popř. výdaje, které nebyly uznány jako způsobilé, včetně zdůvodnění. Poté vystaví Osvědčení o způsobilosti výdajů za mikroprojekt a jedno vyhotovení předá konečnému uživateli. Správce Fondu shromažďuje prověřené a schválené Žádosti o platbu za mikroprojekt a maximálně jednou za 3 měsíce podává Prohlášení o uskutečněných výdajích za národní část projektu Fond – mikroprojekty příslušnému kontrolorovi národní části (viz kap. 7. této příručky). Po provedení kontroly národními kontrolory bude Správcem Fondu, který plní funkci vedoucího partnera (tj. Euroregionem Silesia - CZ), následně podána Žádost o platbu za Fond – mikroprojekty za českou i polskou stranu společně. Po schválení této Žádosti Centrem pro regionální rozvoj ČR a následně Ministerstvem pro místní rozvoj ČR provede Platební a certifikační orgán (Národní fond Ministerstva financí ČR) kontrolu a platbu na účet Správce Fondu, který plní funkci vedoucího partnera (Euroregionu Silesia - CZ). Ten pak do 5 pracovních dní od obdržení platby provede příslušnou platbu na účty českých konečných uživatelů (a také polského Správce Fondu v Euroregionu Silesia, který následně provede platby na účty polských konečných uživatelů). Příspěvek je vyplácen v EUR (viz kap. 5.5 této příručky).

Vzhledem ke stanoveným termínům a složitějším postupům vyplývajícím z povinného principu vedoucího partnera, na kterém je založen Fond mikroprojektů, počítejte s delší lhůtou proplacení dotace.

- 28 -


8.3 ZPŮSOBILOST A DOKLADOVÁNÍ VÝDAJŮ MIKROPROJEKTU Způsobilost výdajů Způsobilost výdajů je upravena: - nařízeními orgánů Evropského společenství - metodickou příručkou způsobilých výdajů - rozhodnutím Řídícího orgánu Programu (Ministerstvo pro místní rozvoj ČR) Nařízení orgánů Evropského společenství Způsobilé výdaje jsou rámcově upraveny: - Nařízením Rady (ES) č.1083/2006 ze dne 11.července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti, - Nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č.1080/2006 ze dne 5.července 2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj - Nařízením Komise (ES) č.1828/2006 ze dne 8.prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č.1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (Es) č.1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj. Uvedené právní předpisy je třeba používat v platném znění, jednotlivé novelizace zde nebudou uváděny. Při určování způsobilosti výdajů je dále nutno respektovat další související evropské a národní právní předpisy v platném znění. Metodická příručka způsobilých výdajů Za účelem vysvětlení ustanovení o způsobilých výdajích, která jsou uvedena ve výše zmíněných nařízeních, vydalo pro české subjekty Ministerstvo pro místní rozvoj dokument „Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007-2013“. Tato příručka je k dispozici na internetových stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz a je pro konečné uživatele závazná.

Rozhodnutí Řídícího orgánu Programu Řídící orgán Programu, kterým je Ministerstvo pro místní rozvoj ČR - odbor evropské územní spolupráce, s ohledem na specifika Programu dále rozhodl v některých případech podrobněji pravidla způsobilých výdajů upravit, resp. provést jejich zpřísnění. Tato pravidla jsou pro konečné uživatele závazná. Způsobilost vynaložených výdajů při realizaci mikroprojektu bude posuzována individuálně tak, aby byl způsobilý výdaj vynaložen v souvislosti s dosažením cíle mikroprojektu. Způsobilost uskutečněných výdajů je kontrolována Správcem Fondu po ukončení realizace mikroprojektu po předložení Žádosti o platbu za mikroprojekt a s tím souvisejících dokladů a dokumentace. V této souvislosti může dojít k přehodnocení způsobilosti jednotlivých výdajů oproti předložené projektové žádosti. Na výdaje uvedené v žádosti a odsouhlasené EŘV nevzniká automaticky nárok. Rozhodující je posouzení Správce Fondu při kontrole a při potvrzování legality a řádnosti uskutečněných výdajů.

- 29 -


Výdaje, které nejsou v souladu se způsobilými výdaji mikroprojektu nebo výdaje vzniklé v průběhu realizace mikroprojektu, které mají charakter způsobilých výdajů, avšak jsou nad rámec rozpočtových výdajů uvedených ve Smlouvě o financování mikroprojektu (vícenáklady), je konečný uživatel povinen hradit z vlastních zdrojů.

Nezpůsobilé výdaje Nezpůsobilými výdaji jsou zejména: - výdaje bez přímého vztahu k mikroprojektu - výdaje nesplňující principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti - výdaje nevyhovující pravidlům časové způsobilosti 15

- výdaje s celkovým či převažujícím dopadem mimo cílový region

- ta část pořizovací ceny pozemku, která je vyšší než 10 % celkových způsobilých výdajů na projekt, nepovolil-li Řídící orgán v konkrétních případech procentuální sazbu vyšší pro projekty týkající se ochrany životního prostředí - ta část pořizovací ceny (u pozemků, staveb, použitého zařízení), která je vyšší než cena zjištěná znaleckým posudkem - výdaje na nákup pozemku, staveb, majetku, použitého zařízení (majetku), na které byla poskytnuta dotace z veřejných zdrojů (národních nebo zdrojů Společenství) v období posledních 5 let v ČR a 7 let předcházejících datu nákupu základních prostředků žadatelem v PR - režijní (nepřímé) náklady, které se týkají všeobecného provozu organizace bez příčinné vazby na mikroprojekt - výdaje odpovídající svým vymezením kategorii mimořádných nákladů (jedná se např. o opravu nákladů minulých účetních období, vyúčtování nároku zaměstnanců na odstupné při reorganizaci, odškodnění při pracovních úrazech, výdaje, kterými nájemce podle smlouvy uvádí po skončení nájmu najatou věc do předešlého stavu apod.) - mzdové náklady zaměstnanců, kteří se na realizaci mikroprojektu nepodílí - u zaměstnanců, kteří se na realizaci mikroprojektu podílí, alikvotní část osobních nákladů, která neodpovídá pracovnímu vytížení zaměstnance na daném mikroprojektu - ostatní výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (např. příspěvky na penzijní připojištění, jubilejní dary apod.)16 - výdaje na právní spory - správní a místní poplatky, které nemají přímou vazbu na přípravu a realizaci mikroprojektu - sankční poplatky, pokuty a penále, případně další sankční výdaje, ať už sjednané ve smlouvách nebo vznikající z jiných příčin - úroky z úvěrů a půjček - DPH nebo její část, pokud existuje zákonný nárok na její odpočet

15

Cílovým regionem se v případě programů přeshraniční spolupráce Cíle 3 rozumí podporované území Programu.

16

U organizací, které mají ze zákona stanoven povinný odvod do FKSP (V ČR) a Fondu sociálních potřeb (v PR), je tento výdaj způsobilý.

- 30 -

Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia - přímé daně17, daň z nemovitostí, daň z převodu nemovitostí, daň dědická a darovací, silniční daň - clo Dále Řídící orgán rozšířil výčet nezpůsobilých výdajů o: - finanční leasing

18

- poplatky za otevření a správu bankovního účtu, pokud není založen pouze pro účely realizace mikroprojektu - věcné příspěvky ve formě poskytnutí pozemku, staveb, zařízení nebo surovin, poskytnutí neplacené dobrovolné práce nebo výzkumné/odborné činnosti bez nároku na odměnu, a to nad 10 % celkových způsobilých výdajů mikroprojektu po odečtení příjmů, přičemž z toho nesmí neplacená dobrovolná práce nebo výzkumná/odborná činnosti převýšit 5 % celkových způsobilých výdajů mikroprojektu po odečtení příjmů. Ocenění neplacené práce dobrovolníků/výzkumné/odborné činnosti se stanoví dle informačního systému o průměrném výdělku19, přičemž max. cena nepřesáhne 150 Kč/hod. Ocenění ostatních věcných příspěvků kromě dobrovolné práce/výzkumné/odborné činnosti bude dle znaleckého posudku v souladu s Metodickou příručkou způsobilých (Dokladování věcných příspěvků). Konečný uživatel je povinen předložit doklady o vkladu věcného příspěvku a jeho výši. - odměny členům statutárních orgánů vyplývající z titulu jejich funkce, tzn. z titulu výkonu činnosti statutárního orgánu - paušální režijní výdaje (nepřímé)20 - odpis pohledávek - výdaje na audit projektu, pokud ve Smlouvě o financování mikroprojektu není přímo stanovena povinnost takový audit provést - výdaje na reprezentaci mimo (a) Technické pomoci a (b) výdajů na občerstvení, pohoštění uskutečněných žadatelem, pokud jsou vynakládány v souladu s cíli mikroprojektu (např. občerstvení při školení a seminářích apod.)21 - nákup a odpisy osobních vozů22 - dary převyšující hodnotu 500 Kč/ks v ČR a 200 PLN/ks v PR

17

Výjimku tvoří daň z příjmu ze závislé činnosti, která je součástí uplatňovaných mzdových nákladů pracovníků podílejících se na projektu. 18

Pouze v ČR. V PR je leasing způsobilým výdajem.

19

Regionální statistika ceny práce viz http://portal.mpsv.cz/sz/stat/vydelky. Informační systém je členěn dle jednotlivých krajů, přičemž zvolení příslušného kraje se řídí místem výkonu práce daného dobrovolníka. Pracuje-li dobrovolník na území více krajů, je zvolen ten kraj, v něm práce dobrovolníka převažuje. Při ocenění dobrovolné práce/výzkumné/odborné činnosti se nesmí překročit hodnota mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání, která nejlépe odpovídá sjednanému druhu práce. 20

Kromě výdajů na nájem, nákup vody, paliv, energie, internet, úklid a údržbu, telefonní poplatky, poštovné, kancelářské potřeby, které lze vyčíslit vhodnou metodou za použití rozvrhové základny prokazatelné a přiřaditelné pro projekt. 21

Nezpůsobilé jsou ovšem vždy výdaje na alkoholické nápoje a tabákové výrobky.

22

Odpisy osobních vozů uplatňované Správcem Fondu mikroprojektů jsou způsobilým výdajem. Výdaje na nákup a odpisy speciálních vozidel se zvláštním uspořádáním karoserie/nástavby a/nebo výstroje subjekty typu Policie ČR, Hasičský záchranný sbor, Horská služba o.p.s. apod. nejsou ve Fondu mikroprojektů způsobilým výdajem.

- 31 -


- dary do 500 Kč/ks v ČR a do 200 PLN/ks v PR, pokud nemají žádný význam z hlediska naplnění cíle mikroprojektu a rovněž pokud nejsou označeny v souladu s pravidly propagace EU - ceny v soutěžích převyšující hodnotu 500 Kč/ks v ČR a 200 PLN/ks v PR - ceny v soutěžích do 500 Kč/ks v ČR a do 200 PLN/ks v PR, pokud nemají souvislost s daným mikroprojektem a pokud nejsou označeny v souladu s pravidly propagace EU - dodávky, které nevytvářejí ve vztahu k naplnění cílů mikroprojektu žádnou přidanou hodnotu - jedná se o případ, kdy dodavatel pouze zprostředkuje koupi zboží či služby, kterou mohl konečný uživatel pořídit za stejných podmínek, ale za nižší cenu přímo od výrobce či poskytovatele služby - aktivity mimo podporované území, pokud nejsou přesně specifikovány v projektové žádosti a pokud nejsou schváleny EŘV23 - mzdy (platy) nad rámec mezd(platů) obvyklých v regionu24 pro jednotlivé profese v případě, že jsou práce prováděny na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti - výdaje na publikace, elektronické či audiovizuální výstupy mikroprojektu, webové stránky jako výstup mikroprojektu, pokud obsahují bezplatnou inzerci a reklamu25 - výdaje za nákup majetku a vybavení, odpisy majetku apod. pokud nejsou použity zcela pro účely projektu. V tomto případě lze nárokovat pro proplacení pouze alikvotní část pořizovací ceny/odpisů odpovídající výši jejího/jejich využití pro účely projektu. - výdaje na kulturní a umělecké činnosti dodávané nebo zprostředkované externími subjekty, výjimkou jsou dodávky od nepodnikatelských subjektů26 sídlících v podporovaném území za podmínky, že fyzická osoba nebo právnická osoba přímo vykonávající tyto kulturní a umělecké činnosti mají též sídlo v podporovaném území a jimi dodávaná kulturní a umělecká činnost není hlavním zdrojem jejich příjmů27,28

23

Výjimkou mohou být případy, kdy je realizace aktivit mimo podporované území z hlediska naplnění cílů projektu žádoucí a tyto aktivity nebylo možné z objektivních důvodů v době přípravy projektové žádosti naplánovat. V tomto případě způsobilost výdajů posoudí Správce Fondu.

24

Regionální statistika ceny práce viz http://portal.mpsv.cz/sz/stat/vydelky. Informační systém je členěn dle jednotlivých krajů, přičemž zvolení příslušného kraje se řídí místem výkonu práce. Probíhá-li výkon práce na území více krajů, je zvolen ten kraj, v němž výkon práce převažuje. Při posuzování obvyklé výše mzdy (platu) se vychází z hodnoty mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání, která nejlépe odpovídá sjednanému druhu práce dle regionální statistiky ceny práce. Pokud danou pracovní pozici nelze přiřadit k příslušné podskupině zaměstnání v regionální statistice ceny práce, použije se národní statistika (ISPV). Subjekt provádějící kontrolu způsobilosti výdajů může v odůvodněných případech s ohledem na specifika vykonávané činnosti schválit mzdu (plat) vyšší, než je hodnota mediánu, avšak max. do výše 1,5 násobku hodnoty mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání, která nejlépe odpovídá sjednanému druhu práce. V případě, že vykonávané práci neodpovídá dle výše uvedených statistik žádná pozice, má Řídící orgán právo stanovit pro takovou práci max. limit, kterého může mzda (plat) dosahovat, přičemž ŘO vychází z průměrné roční hrubé mzdy v ČR při zohlednění specifik vykonávané práce.

25

Tj. pokud je inzerována konkrétní ekonomická činnost (nabízení konkrétních výrobků a služeb na trhu), která je přičitatelná konkrétnímu subjektu (bez ohledu na jeho právní status či způsob financování). Výjimku tvoří případy, kdy inzerování konkrétních výrobků nebo služeb je přímo cílem projektu nebo přímo přispívá k naplnění cíle projektu, za podmínky, že všem subjektům, které v daném místě a čase inzerované výrobky nebo služby nabízejí, bude inzerce umožněna. 26

Jedná se o fyzické osoby nepodnikatele a právnické osoby, které vedou účetnictví v souladu s vyhláškou 504/2002, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví.

27

Toto musí dodavatel v případě potřeby odpovídajícím způsobem doložit (u výdaje za vystoupení žákovského hudebního souboru při základní umělecké škole není nutné dokládat, u honoráře za autorské čtení je nutno dokládat např. čestným prohlášením, kde uvede činnost, která je hlavním zdrojem jeho příjmů).

28

V PR jsou výdaje spojené se zajištěním umělecké činnosti na kulturních a uměleckých akcích nezpůsobilé, výjimkou jsou amatérské umělecké činnosti a spolupráce místních nepodnikatelských subjektů v oblasti kultury a umění. Nezpůsobilé jsou

- 32 -


Nezpůsobilými jsou také: - výdaje, které konečný uživatel není schopen příslušnému Kontrolorovi doložit ať již z pohledu jeho nezbytnosti v rámci mikroprojektu či oprávněnosti jeho výše - výdaje, které nebyly u konečného uživatele vedeny v účetnictví analyticky pro mikroprojekt a na dokladech nebylo jednoznačně uvedeno, ke kterému mikroprojektu se 29 vztahují - výdaje, které byly vynaloženy v jiném období, než je uvedeno ve Smlouvě o financování mikroprojektu, i když splňovaly podmínky pro způsobilost. Základní kritéria způsobilosti výdajů Kromě toho, že výdaje musí být v souladu s evropskou a národní legislativou a s dokumentací Programu, musí výdaje splnit tyto podmínky způsobilosti: -

být časově způsobilé

-

být nezbytné pro realizaci projektu

-

být způsobilé svým charakterem

-

být hospodárné, účelné a efektivní

-

být zaúčtovány

-

být doloženy řádnými účetními doklady a doprovodnými podklady

-

být uhrazeny.

Časová způsobilost výdajů Výdaje v kapitolách 1 – 6 jsou způsobilé:

-

nejdříve od data registrace mikroprojektu v IS MONIT 7+ (dle Oznámení o registraci)

-

nejpozději v den ukončení realizace mikroprojektu. Aby byl daný výdaj považován za způsobilý, musí jít o výdaj, u kterého datum uskutečnění zdanitelného plnění nesmí nastat později než v den ukončení realizace mikroprojektu a zároveň musí být uhrazen do data předložení Žádosti o platbu za mikroprojekt, tj. max. do 30 dní od ukončení realizace mikroprojektu, které je stanoveno ve Smlouvě o financování. Termín ukončení realizace mikroprojektu nesmí být u žádného mikroprojektu pozdější než 31. prosince 2014 a termín předložení Žádosti o platbu za mikroprojekt nesmí být u žádného mikroprojektu pozdější než 30. ledna 2015. Všechny výdaje musí být uhrazeny nejpozději do 30 dnů od data ukončení mikroprojektu uvedeného ve Smlouvě o financování. V případě účetní evidence je nutné všechny výdaje uhradit do termínu ukončení mikroprojektu uvedeného ve Smlouvě o financování.

honoráře pro umělce, u kterých je umělecká činnost hlavním zdrojem jejich příjmů (Tzn. v případě komerčních umělců. Toto se netýká např. dětských sborů nebo folkových skupin, které nenárokují honoráře. Výdaje spojené s jejich účastí jsou způsobilé). 29

Povinnost vést analytické účetnictví projektu vzniká dnem registrace projektu.

- 33 -


Dejte pozor na časovou způsobilost výdajů souvisejících s ukončováním projektu – např. výdaje za zpracování Závěrečné zprávy za mikroprojekt vzniklé po termínu jeho ukončení dle smlouvy jsou časově nezpůsobilé, i když budou splňovat všechna ostatní kritéria způsobilosti.

Výdaje v kapitole 7 související s přípravou projektové žádosti (např. personální výdaje, cestovní náhrady, překlady, projektová dokumentace apod.) jsou způsobilé: -

nejdříve od 1.1.2007

-

nejpozději v den před registrací mikroprojektu do IS MONIT 7+ (datum uskutečnění zdanitelného plnění, popř. datum vystavení účetního dokladu u těchto výdajů předchází datu registrace projektové žádosti do IS MONIT 7+).

Výdaje na přípravu lze uplatnit max. do výše 5 % celkových způsobilých výdajů, pouze u projektů se schválenou dotací nad 10 000 EUR a pokud byly uvedeny v rozpočtu. Tyto výdaje je nutné doložit stejně jako výdaje v ostatních kapitolách.

Výdaje na přípravu mohou být uhrazeny i po registraci mikroprojektu do IS MONIT 7+, avšak pouze za předpokladu, že datum uskutečnění zdanitelného plnění, popř. datum vystavení účetního dokladu u těchto výdajů předchází datu registrace projektové žádosti do IS MONIT 7+.

V rámci výdajů na přípravu nelze uplatnit žádné výdaje na vybavení, majetek nebo zásoby.

Nezbytnost výdajů pro realizaci mikroprojektu Aby byl výdaj uznán způsobilým, je nutné prokázat jeho nezbytnost pro realizaci mikroprojektu, přičemž rozhodnutí EŘV o schválení dotace v určité výši nemusí být v této věci rozhodující. Zbytečnost výdaje se může prokázat až při kontrole mikroprojektu (např. nákup notebooku, který nebyl při realizaci mikroprojektu nijak využit) nebo při jeho vyúčtování (např. neodůvodněná spotřeba papírů, tonerů, kancelářských potřeb).

V Žádosti o platbu lze uplatnit i jen část výdajů (např. poměrnou část výdajů na toner dle skutečné spotřeby).

Způsobilost výdajů podle charakteru Kontrola způsobilosti jednotlivých výdajů rozpočtu dle výčtu nezpůsobilých výdajů probíhá zejména již při hodnocení projektové žádosti, výdaje nezpůsobilé svým charakterem by se tedy již při realizaci mikroprojektu neměly vyskytovat.

DPH je způsobilým výdajem pouze u neplátců DPH pro projekt. Tato skutečnost se při vyúčtování dokládá čestným prohlášením (viz příloha č. 9). Nezpůsobilé jsou výdaje na alkohol a tabákové výrobky. Nezpůsobilé jsou výdaje na dary a ceny, pokud nesplňují pravidla povinné publicity. Nezpůsobilé jsou výdaje na soubory, které nejsou amatérské a nejsou z území vymezeného pro Program. Dle doplňujícího výkladu ŘO jsou nezpůsobilé také výdaje na zprostředkování uměleckých vystoupení zajištěných podnikatelskými subjekty.

- 34 -


Hospodárnost, účelnost a efektivita výdajů Tato kritéria jsou posuzována zejména při hodnocení projektové žádosti, některé výdaje však lze z tohoto pohledu posoudit až v rámci závěrečného vyúčtování (např. přiměřenost výdajů na kancelářské potřeby, účelnost cestovních výdajů apod.). Ceny musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, cenu je nutné znát před nákupem dodávek/služeb/prací.

Výběr dodavatele se řídí pravidly pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (viz kap. 5.2 této příručky).

Zaúčtování výdajů Pokyny k účtování výdajů mikroprojektu jsou uvedeny v kap. 5.6 této příručky. I dobrovolná práce musí být zaúčtována, a to ve výnosech (příjmech), protože dobrovolná práce je nepeněžním plněním přijatým jako dar. Oceněná dobrovolná práce je „fiktivní“ výdaj pro projekt, ale není skutečným účtovaným nákladem, ale výnosem. Vznikne tedy rozdíl mezi součtem na soupisce výdajů a výsledovkou účetního střediska (na straně nákladů bude zaúčtováno méně, a to o celkovou cenu odvedené dobrovolné práce. Tato bude zároveň uvedena na výnosové straně výsledovky.)

Dokladování výdajů Výdaj je považován za způsobilý, pokud je doložen příslušnými účetními doklady a dalšími doprovodnými podklady. Dále jsou uvedeny požadované doklady a podklady pro vybrané jednotlivé typy výdajů. Personální výdaje Jedná se o výdaje na pracovníky, kteří práci pro projekt vykonávají na základě pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) nebo dohody o pracovní činnosti (DPČ). Jedná se tedy o tyto výdaje vznikající na základě Zákoníku práce a souvisejících právních předpisů: mzdy / platy, odměny z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ) zákonné odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění cestovní výdaje. Výjimkou je neplacená dobrovolná práce, při níž nevzniká pracovněprávní vztah.

Mzdy / platy, odměny z dohod se dokládají: -

vyplněnou tabulkou Přehled personálních výdajů (u DPP) nebo Rekapitulace mezd (u DPČ a pracovních smluv) – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)

-

pracovněprávními dokumenty (pracovní smlouva, DPP, DPČ). V případě pracovníků konečného uživatele, kteří jsou pro práci na projektu vyčleněni na část svého pracovního úvazku, je nutné tuto skutečnost doložit (např. dodatkem k pracovní smlouvě).

- 35 -


-

výplatními listinami (dle Zákoníku práce má zaměstnavatel povinnost vystavit zaměstnanci písemný doklad s údaji o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách – týká se i dohod)

-

pracovními výkazy projektových pracovníků - výkazy musí obsahovat popis činností pro projekt v daném dni včetně počtu hodin (vzor výkazu práce je uveden v příloze č. 11)

-

doklady prokazující uhrazení mzdy/platu/odměny, daně z příjmů, popř. odvodů na zdravotní a sociální pojištění

-

interními doklady o zaúčtování

-

výtiskem z internetu o použitém mediánu hodinové sazby pro danou podskupinu zaměstnání (týká se DPP a DPČ).

Výkazy odpracovaných hodin zpracovávejte průběžně, zejména pak u déle trvajících projektů či projektů s mnoha aktivitami.

DPP/DPČ nelze uzavřít na stejný druh práce, jakou má pracovník KU v hlavní činnosti (§ 34b odst. 2 Zákoníku práce).

Při posuzování obvyklé výše odměn z dohod (DPP, DPČ) se vychází z hodnoty mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání, která nejlépe odpovídá sjednanému druhu práce dle regionální statistiky ceny práce. V dohodě lze sjednat i odměnu vyšší, rozdíl mezi takto sjednanou odměnou a odměnou dle regionální statistiky ceny práce bude však nezpůsobilým výdajem, pokud Správce Fondu neshledá tuto vyšší odměnu jako odůvodněnou s ohledem na specifika činnosti vykovávané v rámci projektu.

Většina KU jsou nepodnikatelskými subjekty, budou tedy vycházet ze statistiky pro nepodnikatelskou (platovou) sféru, přičemž se vychází z mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání. Použití příslušného mediánu dokládá KU.

Pokud ve statistice platné pro nepodnikatelskou (platovou) sféru není uvedena podskupina zaměstnání zcela odpovídající funkci a obsahu činnosti pracovníka pro projekt, je nutné pracovníka pro projekt zařadit k obsahově nejbližší podskupině. Toto zařazení provádí a při vyúčtování projektu dokládá KU, přičemž Správce Fondu při pochybnostech o správnosti zařazení má právo požadovat zdůvodnění tohoto zařazení a při nedostatečném zdůvodnění je nemusí akceptovat (např. pokud je pracovník pro projekt bezdůvodně zařazen do nějaké z podskupin s vyšší hodnotou mediánu pro hodinovou mzdu).

Pokud ve statistice platné pro nepodnikatelskou (platovou) sféru není uvedena podskupina zaměstnání zcela odpovídající funkci a obsahu činnosti pracovníka pro projekt, ale je přesně uvedena ve statistice platné pro podnikatelskou (mzdovou) sféru, může KU-nepodnikatelský subjekt vycházet z této statistiky.

Počet hodin a k tomu vykázaná práce musí být adekvátní, údaje ve výkaze musí být věrohodné a korespondovat s dalšími doklady, práci pro projekt nelze vykazovat v době řádné práce na základě pracovní smlouvy nesouvisející s projektem či v době práce pro jiný projekt.

V souvislosti se zaměstnáváním cizích státních příslušníků z území EU upozorňujeme na povinnost nejpozději v den nástupu těchto osob k výkonu práce písemně o této skutečnosti informovat Úřad práce příslušný podle místa výkonu práce. Více najdete na http://portal.mpsv.cz .

- 36 -


Cestovní výdaje se dokládají:

-

vyplněnou tabulkou Přehled pracovních cest – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)

-

cestovním příkazem – z cestovního příkazu musí vyplynout souvislost pracovní cesty s projektem

-

vyúčtováním pracovní cesty

-

příslušnými výpočty (např. při použití soukromého vozidla)

-

příslušnými doklady za jízdné, ubytování, popř. další nutné vedlejší výdaje (např. pojištění při zahraničních cestách, parkovné apod.)

-

dalšími relevantními dokumenty (např. kopie technického průkazu, kniha jízd, doklad o nákupu pohonných hmot apod.)

-

popř. interní směrnicí

-

pokladními doklady o proplacení cestovních výdajů

-

doklady o zaúčtování

Dle Zákoníku práce nárok na cestovní náhrady na základě DPP a DPČ musí být v dohodě sjednán, jinak nelze tyto náhrady poskytnout.

Neplacená dobrovolná práce se dokládá:

-

vyplněnou tabulkou Přehled dobrovolné práce – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)

-

smlouvou o dobrovolnické činnosti např. dle Občanského zákoníku (smlouva innominátní – podle §51, popř. smlouva příkazní – podle §724), popř. čestným prohlášením o vykonání dané dobrovolnické činnosti – vždy musí být uvedeno kdo, co, pro jaký projekt a výše ocenění práce dobrovolníka

-

pracovními výkazy projektových pracovníků (dobrovolníků)

-

výtiskem z internetu o použitém mediánu hodinové sazby pro danou podskupinu zaměstnání

-


Dobrovolnou práci nemůže vykonávat zaměstnanec KU.

Režijní výdaje Režijními výdaji se rozumí např. výdaje za nájem kanceláře KU, telefonní a poštovní poplatky, výdaje na pohonné hmoty u služebního vozidla KU apod. Tyto výdaje jsou způsobilé pouze za předpokladu, že souvisí s realizací mikroprojektu a jsou určeny za pomoci jednoznačné a prokazatelné metodiky (výpočtů).

- 37 -


Režijní výdaje se dokládají -

metodikou nebo výpočtem pro stanovení poměrné části výdajů nezbytných pro realizaci projektu (např. výpočet na základě odečtu z elektroměru, výpočet výdajů za pronájem části kanceláře využívané pro práci na projektu apod.)

-

účetním dokladem obsahujícím všechny náležitosti dle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů, pokud se jedná o daňový doklad, tento musí splňovat všechny náležitosti dané zákonem o DPH č. 235/2004 Sb. v platném znění

-

dalšími doklady (např. nájemní smlouvou, čestným prohlášením KU, že x % telefonních hovorů bylo vynaloženo v souvislosti s projektem apod. )

-

doklady o úhradě

-


Výdaje na nákup vybavení, služeb a prací Tyto výdaje mohou zahrnovat výdaje na překlady, tlumočení, dopravu zajišťovanou externím dopravcem, vedení účetnictví, školení, nákup vybavení investičního i neinvestičního charakteru apod. Tyto výdaje se dokládají: -

cenovou nabídkou ze strany dodavatele či ceníkem dodavatele (není nutné v případě přímého nákupu v obchodě)

-

objednávkou nebo smlouvou (není nutné v případě přímého nákupu v obchodě)

-

u výdajů typu ubytování, stravování apod. jmenným seznamem účastníků akce, popř. s podpisy účastníků (např. jmenný seznam dětí účastnících se výletu, prezenční listina z konference apod.)

-

u výdajů typu nákup vybavení evidencí pořízeného vybavení v majetku, popř. interní směrnicí

-

účetním dokladem obsahujícím všechny náležitosti dle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů, pokud se jedná o daňový doklad, tento musí splňovat všechny náležitosti dané zákonem o DPH č. 235/2004 Sb. v platném znění

-

doklady o úhradě

-


Kontrolujte náležitosti daňových dokladů, i pokud jste neplátce DPH a o DPH neúčtujete. Doklad, který tyto náležitosti nebude splňovat, nemůže být uznán jako způsobilý.

Úhrada výdajů Skutečná úhrada výdajů se dokládá příslušným bankovním výpisem nebo výdajovým pokladním dokladem, popř. čestným prohlášením (např. u úhrady mezd/platů/odměn).

Paragon jako zjednodušený daňový doklad lze vystavit jen do výše 10 000 Kč včetně daně.

- 38 -


8.4 PŘÍJMY MIKROPROJEKTU V případě, že v souvislosti s realizací mikroprojektu vzniknou příjmy (např. vstupné, startovné, konferenční poplatek, sponzorský dar apod.), je Konečný uživatel povinen doložit hodnotu skutečně dosažených příjmů. Pokud příjmy překračují vlastní podíl spolufinancování, dotace ze strukturálních fondů bude krácena o rozdíl mezi skutečně dosaženými příjmy a vlastním podílem spolufinancování. Skutečně dosažené příjmy přepočtené na EUR se uvádějí v Žádosti o platbu v aplikaci Benefit7 (na záložce „Financování ŽoP“).

9.

POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ

Informace k realizaci mikroprojektu a jeho ukončení lze získat: -

osobně při konzultacích v předem dohodnutém termínu

-

e-mailem na adrese: [email protected]

-

telefonicky na tel. číslech: 553756220, 553756243, 553756384, 553756388

-

na internetových stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz .

V průběhu realizace mikroprojektu buďte v kontaktu se Správcem Fondu a průběžně s ním konzultujte všechny nejasnosti a případné problémy. Na řešení problémů po ukončení mikroprojektu je již většinou pozdě.

Při veškeré korespondenci uvádějte vždy registrační číslo mikroprojektu nebo alespoň poslední čtyřčíslí registračního čísla – usnadníte tím vyřízení své záležitosti.

Průběžně sledujte aktuální informace na internetových stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz .

- 39 -


10.

SEZNAM PŘÍLOH

Příloha č. 1:

Vzor standardní Smlouvy o financování mikroprojektu (pro české KU)

Příloha č. 2:

Všeobecná pravidla pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia (příloha č. 1 Smlouvy o financování)

Příloha č. 3:

Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu (příloha č. 6 Smlouvy o financování)

Příloha č. 4:

Změnový list

Příloha č. 5:

Identifikace bankovního účtu konečného uživatele

Příloha č. 6:

Formulář Kontroly formálních náležitostí Žádosti o platbu a Závěrečné zprávy za mikroprojekt

Příloha č. 7:

Osnova Závěrečné zprávy za mikroprojekt

Příloha č. 8:

Čestné prohlášení k žádosti o platbu

Příloha č. 9:

Čestné prohlášení k DPH

Příloha č. 10:

Příručka pro zpracování Žádosti o platbu v Benefit7 pro Fond mikroprojektů

Příloha č. 11:

Vzor výkazu práce

Příloha č. 12:

Osnova Zprávy o udržitelnosti mikroprojektu

Příloha č. 13:

Harmonogram předkládání Zpráv o udržitelnosti mikroprojektu

- 40 -


11.

EVIDENCE REVIZÍ

Verze č.

Platná od

Zpracoval / Schválil

1

9.3.2009

Euroregion Silesia - CZ

2

1.7.2010


3

1.10.2011


4

1.6.2012


Rev č.

Předmět revize

Strana

Doplněn seznam zkratek, upřesněno vymezení pojmů

3-6

Platné od 1.7.2010

1 Kapitola 3 – upřesněny postupy po schválení mikroprojektu 7

1.7.2010

Kapitola 4 – doplněny informace předčasnému ukončení smlouvy

1.7.2010

3

Kapitola 5.1 – upřesněny postupy u provádění změn 9 – 10 mikroprojektu

1.7.2010

4

Kapitola 5.2 – doplněna upozornění k zadávání zakázek

1.7.2010

2 k výši

dotace

a 7-8

11

5 Kapitola 5.3 – upřesněna pravidla povinné publicity, 11 - 13 doplněna publicita Euroregionu Silesia, doplněna upozornění k publicitě

1.7.2010

Kapitola 5.5 – doplněny informace o oznámení o 13 provedené platbě

1.7.2010

Kapitola 5.6 – upřesněno účetnictví mikroprojektu - 14 upřesněny požadavky na subjekty s daňovou evidencí, doplněno upozornění na označování dokladů

1.7.2010

Kapitola 5.7 – upřesněny dokumentace mikroprojektu

archivace 14

1.7.2010

Kapitola 6.1 – doplněny informace k indikátoru „Počet 15 účastnících se osob“, doplněno upozornění na hodnocení splnění indikátorů

1.7.2010

Kapitola 6.2 mikroprojektu

k udržitelnosti 15

1.7.2010

11

Kapitola 6.3 – upřesněn typ majetku podléhajícího 16 povinnému pojištění

1.7.2010

12

Kapitola 7 – upřesněn název Zprávy z průběžné kontroly 16 realizace, upřesněno upozornění k oznamovací povinnosti KU

1.7.2010

6

7

8

9

10

13

–

upřesněny

podmínky

informace

- 41 -


Kapitola 8 – doplněna upozornění ke zpracování 18 Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt

1.7.2010

14

1.7.2010

15

Kapitola 8.1 – upřesněny postupy při kontrole Závěrečné 19 zprávy za mikroprojekt

1.7.2010

17

Kapitola 8.2 – upřesněny informace k symbolům platby 20 - 22 v Žádosti o platbu, k fixaci kurzu při vrácení Žádosti o platbu k dopracování, doplněna upozornění k Soupisce výdajů a přílohám Žádosti o platbu Kapitola 8.3 – doplněn kompletní výčet nezpůsobilých 24 - 27 výdajů dle aktuální verze Směrnice pro žadatele Kapitola 8.3 - upřesněna časová způsobilost výdajů, 27 - 28 doplněna upozornění

1.7.2010

18

Kapitola 8.3 – upřesněno dokladování personálních výdajů, 29 - 32 doplněna upozornění

1.7.2010

19

1.7.2010

20

Kapitola 8.3 – upřesněno dokladování režijních výdajů a 32 - 33 výdajů na nákup vybavení, služeb a prací

1.7.2010

21

Kapitola 8.3 – upřesněno dokladování úhrady, odstraněno 33 upozornění na omezené platby v hotovosti (zrušeno)

1.7.2010

22

Kapitola 9 – doplněno třetí telefonní číslo pro poskytování 34 informací

1.10.2011

23

Kapitola 5.1 – doplněny informace k rozšiřování aktivit či 10 výstupů projektu Kapitola 5.2 – doplněny a upřesněny postupy výběru 10 – 15 dodavatele

1.10.2011

24

Kapitola 5.3 – doplněny a upřesněny pravidla povinné 15 - 18 publicity včetně sankcí za jejich nedodržení

1.10.2011

25

Kapitola 5.4 – odstraněno upozornění na sankce za 18 nedodržení lhůty pro předložení ŽoP a ZZ

1.10.2011

26

Kapitola 5.7 – odstraněn text o vedení záznamu o pohybu 19 složky a obsahu složky

1.10.2011

27

1.10.2011

28

Kapitola 6.2 – upřesněn a rozšířen text o kontrole 20 - 21 udržitelnosti Kapitola 6.3 – doplněna poznámka 9 k převodu majetku

21

1.10.2011

Kapitola 8 – upraven text upozornění k termínu předložení 23 ŽoP a ZZ

1.10.2011

16

1.7.2010

29

30

- 42 -


Kapitola 8.2 – změněn text o ŽoP v Benefit7

25

1.10.2011

Kapitola 8.3 – odstraněna ukázka vzoru výkazu práce, 34 doplněn odkaz na přílohu č. 11

1.10.2011

Kapitola 8.4 – přepracován text o příjmech mikroprojektu

37

1.10.2011

1.10.2011

34

Kapitola 10 – v seznamu příloh aktualizovány přílohy č. 3, 38 7, 8 a 10, doplněny přílohy č. 11, 12 a 13

1.6.2012

35

Kapitola 5.2 – doplněny a upraveny postupy výběru 10 - 15 dodavatele, doplněna upozornění Kapitola 5.3 – doplněna loga pro malé propagační 16 předměty a poznámka 8

1.6.2012

36

Kapitola 5.6 – upřesněno účetnictví mikroprojektu

19 - 20

1.6.2012

Kapitola 8.1 – doplněno upozornění

25

1.6.2012

Kapitola 8.2 – upřesněna poznámka pod čarou

26

1.6.2012

Kapitola 8.3 – doplněno upozornění

33

1.6.2012

Kapitola 8.3 – upřesněny údaje v upozorněních

36 - 37

1.6.2012

31

32

33

37

38

39

40

41 1.6.2012

42

Kapitola 8.3 – doplněn výčet podkladů k doložení nákupu 38 vybavení

1.6.2012

43

Kapitola 9 – doplněno čtvrté telefonní číslo pro poskytování 39 informací Kapitola 10 – v seznamu příloh aktualizovány přílohy č. 2, 40 3,

1.6.2012

44

- 43 -

Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia

Recommend Documents