Belgium Tenders
Aankondiging van een opdracht Afdeling I. Aanbestedende overheid I.1. Naam, adressen en contactpunt(en) : Havicrem IGSV, t.a.v. de heer Frank De Bock, Mechelsesteenweg 277, 1800 Vilvoorde, tel. + 32 (0)2 254 85 34, fax + 32 (0)2 759 53 31. E-mail :
[email protected] Nadere inlichtingen zijn te verkrijgen op het volgend adres : zelfde adres als voor het hierboven vermeld contactpunt. Bestek en aanvullende documenten zijn verkrijgbaar op : zelfde adres als voor het hierboven vermeld contactpunt. Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming moeten worden gericht aan : zelfde adres als voor het hierboven vermeld contactpunt. I.2. Type aanbestedende overheid en hoofdactiviteit of -activiteiten : Andere : intergemeentelijk samenwerkingsverband : opdrachthoudende vereniging; andere : begraafplaatsen en lijkbezorging. De aanbestedende overheid koopt aan namens andere aanbestedende overheden : neen. Afdeling II. Voorwerp van de opdracht II.1. Beschrijving : II.1.1. Door de aanbestedende overheid aan de opdracht gegeven benaming : CREMA/ZEMST/2010. II.1.2. Type opdracht en plaats van uitvoering van de werken, leveringen van de goederen of verlening van de diensten : c) Diensten : categorie diensten 11. Belangrijkste plaats van dienstverlening : arrondissement Halle Vilvoorde. Nuts code : BE 241. II.1.3. De aankondiging betreft : een overheidsopdracht. II.1.5. Korte beschrijving van de opdracht of de aankoop/aankopen : Havicrem is een intergemeentelijk samenwerkingsverband (opdrachthoudende vereniging inzake begraafplaatsen en lijkbezorging). Havicrem wenst op korte termijn een nieuw crematorium te Zemst te (laten) realiseren (ter vervanging van het bestaande crematorium te Vilvoorde (zie ook punt VI.3 voor nadere informatie hieromtrent). Hiervoor zal een overheidsopdracht uitgeschreven worden. Het nieuwe crematorium moet in gebruik genomen kunnen worden in 2014. De voorwaarden en juridische structuering waaronder het nieuw crematorium zal gerealiseerd te worden, zal het voorwerp uitmaken van een nog te organiseren bevragingsprocedure, zodat nog niet bepaald is op welke wijze de onderdelen ontwerp en bouw zullen aanbesteed worden (de begeleiding van Havicrem hierbij maakt o.m. het voorwerp uit van onderhavige adviesopdracht), met dien verstande dat Havicrem zelf de
financiering zal aantrekken en zelf zal instaan voor de exploitatie (zodat de begeleiding hiervan in beginsel buiten de dienstverleningsopdracht valt). Onderhavige opdracht heeft betrekking op de administratieve en techniche begeleiding (in ruime zin) bij al hetgeen de bouwheer, Havicrem, zal moeten doen in het kader van voormelde overheidsopdracht, met name de projectbegeleiding en de administratieve bijstand bij de realisatie van het nieuw te realiseren crematorium te Zemst, exclusief ontwerp, uitwerking technieken, financiering en bouw zelf. De opdracht van de dienstverlener zal o.m. kunnen bestaan uit volgende taken : voorbereiding en uitwerking van het crematoriumproject (waaronder stedenbouwkundige uitwerking); begeleiding bij de aanvraag van de nodige vergunningen voor de realisatie van het nieuwe crematorium (administratieve vergunningen, en stedenbouwkundige en milieuvergunning); voorbereiding van de verslagen en beslissingen die moeten genomen worden door het bevoegd orgaan van Havicrem inzake overheidsopdrachten (bestek, selectie, gunning en uitvoering); administratieve en technische begeleiding tijdens de ontwerpfase; budgetplanning/ramingen; budgetbeheer en begeleiding bij facturatie tijdens de uitvoering; administratieve en technische begeleiding tijdens de uitvoeringsfase; coördinatietaken; opvolging en kwaliteitsbewaking tijdens de bouw (daarin inbegrepen de oplevering); het opvolgen van de facturatie. De aard en draagwijdte van de aan te gane verbintenissen, evenals de rechten en verplichtingen inzake de dienstverleningsopdracht zullen vastgesteld worden in een later stadium. Havicrem wijst erop dat de concrete rol van de dienstverlener zal afgestemd worden op de realisatieopdracht(en) (ontwerp en bouw) en de uitwerking van de hoofdopdracht, zijnde de realisatie van het crematorium. Om deze reden is er rekening mee te houden dat de dienstverleners in het kader van onderhavige dienstenopdracht overeenkomstig artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in beginsel zullen uitgesloten worden van deelname aan de hoofdopdracht. II.1.6. CPV-classificatie (Gemeenschappelijke woordenlijst Overheidsopdrachten) : Hoofdopdracht : hoofdcategorie : 71.24.00.00-2. Bijkomende opdrachten : hoofdcategorieën : 71.24.20.00-6; 71.24.40.00-0; 71.31.11.002. II.1.7. Opdracht valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen. II.1.8. Verdeling in percelen : neen. II.2. Hoeveelheden of omvang van de opdracht : II.2.1. Totale hoeveelheid of omvang : zie punt II.1.5. II.3. Looptijd of uitvoeringstermijn van de opdracht : tweeënveertig maanden (vanaf de gunning van de opdracht). Afdeling III. Juridische, economische, financiële en technische inlichtingen III.1. Voorwaarden met betrekking tot de opdracht : III.1.1. Verlangde borgsommen en waarborgen : zal worden bepaald in een volgend stadium van de procedure.
III.1.2. Belangrijkste financierings- en betalingsvoorwaarden en/of verwijzing naar de voorschriften dienaangaande : het zal aan de inschrijvers toekomen om in een volgend stadium op dat punt een voorstel te formuleren dat vervolgens het voorwerp van onderhandelingen zal kunnen uitmaken. III.1.3. De vereiste rechtsvorm van de combinatie van ondernemers waarvan de opdracht wordt gegund : De kandidaatstellingen kunnen worden ingediend, hetzij door één enkele onderneming, hetzij door een combinatie van ondernemingen die de vorm aangaan van een tijdelijke handelsvennootschap of een ander samenwerkingsverband (hierna genoemd : " consortium "). In geval van consortium zal ieder lid hoofdelijk en solidair jegens Havicrem verbonden zijn. In geval van een consortium dient de aanvraag tot deelneming door alle deelgenoten van het consortium te worden ondertekend. Wanneer het voorstel uitgaat van een consortium gelden, behoudens andersluidende vermelding, alle verplichtingen voor een inschrijver ook voor alle leden van het consortium afzonderlijk. Inschrijvers kunnen zich, ter staving van hun economische en financiële draagkracht en/of hun technische bekwaamheid beroepen op de economische en financiële draagkracht, respectievelijk de technische bekwaamheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van hun banden met die entiteiten. In dat geval moet de inschrijver aantonen dat hij gedurende de totale looptijd van de opdracht daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, inzonderheid door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de inschrijver de nodige middelen ter beschikking te stellen. Een uitdrukkelijke verbintenis moet vanwege de betrokken entiteiten dan bij de kandidaatstelling worden gevoegd. III.1.4. Ander bijzondere voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht : neen. III.2. Voorwaarden voor deelneming : III.2.1. Persoonlijke situatie van ondernemers, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister : De inschrijvers die zich zouden bevinden in één van de uitsluitingsgevallen zoals omschreven in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 kunnen uitgesloten worden van deelneming aan deze opdracht. Door het indienen van een kandidaatstelling verklaart de inschrijver (1) zich niet in een toestand te bevinden die aanleiding zou kunnen geven tot uitsluiting van de deelname aan overheidsopdrachten en (2) voldaan te hebben aan de voorschriften van artikel 69 bis van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Indien de inschrijver zich wel in een uitsluitbare situatie bevindt wordt daaromtrent volledige informatie verschaft. Wanneer een inschrijver zich, ter staving van zijn economische en financiële draagkracht en/of zijn technische bekwaamheid, beroept op de economische en financiële draagkracht, respectievelijk de technische bekwaamheid van andere entiteiten, gelden de uitsluitingsgronden ook ten aanzien van deze entiteiten en dient de inschrijver het bewijs te leveren dat deze entiteiten zich niet in één van de voormelde uitsluitingsgronden bevindt. Indien in de loop van de bevragingsprocedure zou blijken dat een inschrijver, een lid van een inschrijvende combinatie of een entiteit zoals bedoeld in de vorige paragraaf, zich
komt te bevinden in een situatie die aanleiding kan geven tot uitsluiting, zal steeds nog tot uitsluiting kunnen worden besloten. De uitsluiting van één van de leden van het consortium heeft de uitsluiting van het consortium tot gevolg. III.2.2. Economische en financiële draagkracht : Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan : De inschrijver moet aantonen te beschikken over voldoende financiële en economische draagkracht voor het uitvoeren van de opdracht en om de gevraagde engagementen aan te gaan zonder dat zich een financieel risico voor Havicrem voordoet, door voorlegging van : a) een bewijs van verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid; b) andere documenten die de inschrijver relevant acht om Havicrem toe te laten de financiële en economische draagkracht afdoende te beoordelen om dit soort projecten financieel te dragen. III.2.3. Technische bekwaamheid : Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan : De inschrijver moet aantonen te beschikken over een passende technische bekwaamheid voor het uitvoeren van de opdracht. 1° Referenties : De inschrijver dient zijn relevante ervaring aan te tonen aan de hand van referenties die aantonen dat hij kennis en ervaring heeft met de begeleiding en ondersteuning van vergelijkbare projecten. Bijzonder belang wordt gehecht aan referenties die betrekking hebben op : 1° de projectbegeleiding inzake overheidsopdrachten (administratieve, technische en budgetbegeleiding); 2° begeleiding bij het aanvragen van de vereiste administratieve vergunningen (stedenbouwkundige- en milieuvergunning); 3° projectbegeleiding met het oog op de realisatie binnen een strak tijdskader; 4° projectbegeleiding met het oog op de realisatie binnen een voorafgaand budgettair kader. Alleen referenties die voldoende relevantie vertonen voor de voorliggende opdracht worden in aanmerking genomen. 2. Organisatie : De inschrijver dient te beschikken over een toereikende organisatie om de opdracht op een efficiënte en deugdelijke wijze uit te voeren. Dit wordt aangetoond door voorlegging van volgende documenten : beschrijving van zijn interne organisatie; beschrijving van de technische uitrusting en faciliteiten waarover de dienstverlener voor het verrichten van de diensten beschikt; beschrijving van het inzetbaar verantwoordelijk en leidinggevend personeel onder de vorm van een samenvattende lijst met vermelding van naam, diploma's of getuigschriften, aantal jaren relevante beroepservaring en, de voornaamste (referentie)projecten waarin deze een verantwoordelijke functie hebben bekleed. III.2.4. Voorbehouden opdrachten : neen. III.3. Voorwaarden betreffende een opdracht voor dienstverlening :
III.3.1. Het verrichten van de dienst is aan een bepaalde beroepsgroep voorbehouden : neen. III.3.2. Rechtspersonen moeten de namen en beroepskwalificaties opgeven van het personeel dat met de uitvoering van de dienstverleningsopdracht wordt belast : ja. Afdeling IV. Procedure IV.1. Type procedure : IV.1.1. Type procedure : onderhandeling. Gegadigden zijn reeds geselecteerd : neen. IV.1.2. Beperkingen op het aantal ondernemingen dat verzocht wordt in te schrijven of deel te nemen : Beoogd aantal ondernemingen : vijf. Objectieve criteria voor de selectie van het beperkt aantal gegadigden : Op het einde van deze selectiefase worden er in het beginsel maximum vijf kandidaten geselecteerd, in zoverre er voldoende bekwame kandidaten voorhanden zijn. Indien het aantal geschikte kandidaten het maximum aantal (5) overschrijdt, zal Havicrem het maximum aantal kandidaten selecteren dat toegelaten wordt tot de gunningsfase aan de hand van de voor deze opdracht meest vergelijkbare referenties (zie punt II.2.3.1.). IV.1.3. Beperking van het aantal ondernemingen tijdens de onderhandeling : Gebruikmaking van een procedure in achtereenvolgende fasen waarbij geleidelijk het aantal te beperken oplossingen of ter onderhandeling openstaande offertes wordt beperkt : ja. IV.2. Gunningscriteria : IV.2.1. Gunningscriteria : Economisch meest voordelige offerte, gelet op : De in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of tot onderhandeling of de in het beschrijvende document vermelde criteria. IV.2.2. Er wordt gebruik gemaakt van een elektronische veiling : neen. IV.3. Administratieve inlichtingen : IV.3.4. Termijn voor ontvangst van offertes of deelnemingsaanvragen : 10 augustus 2010, te 12 uur. IV.3.6. Taal of talen die mogen worden gebruikt bij offertes of aanvragen tot deelneming : Nederlands. Afdeling VI. Aanvullende inlichtingen VI.1. Periodieke opdracht : neen. VI.2. Opdracht houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de Gemeenschap wordt gefinancierd : neen. VI.3. Nadere inlichtingen : Ter informatie van de geïnteresseerden voor deze dienstverleningsopdracht, stelt Havicrem op eerste verzoek een informatiedocument ter beschikking waarin een aantal krijtlijnen omtrent het nieuw te bouwen crematorium uiteengzet worden. Deze informatie is louter bedoeld om in dit stadium het project te situeren zonder echter volledigheid na te streven. De gegevens die hierin verstrekt worden geven enkel een aantal richtprincipes weer. Deze gegevens zijn louter indicatief en bedoeld als hulpmiddel bij deze bevragingsprocedure.
VI.4. Beroepsprocedures : VI.4.1. Voor beroepsprocedures bevoegde instantie : Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. VI.4.2. Instellen van beroep : Precieze aanduiding van de termijn(en) voor het instellen van een beroep : binnen de zestig dagen na kennisgave van de griefhoudende beslissing kan een vernietigingsberoep (en evt. schorsingsberoep bij de Raad van State worden aanhangig gemaakt. VI.5. Datum van verzending van deze aankondiging : 2 juli 2010.
English Version
Contract notice Section I. Government contracting I.1. Names, addresses and contact point (s): Havicrem IGSV, Attn: Mr. Frank De Bock, 277 Mechelsesteenweg, 1800 Vilvoorde, Tel + 32 (0) 2 254 85 34, fax + 32 (0) 2 759 53 31. E-mail:
[email protected] Further information can be obtained at the following address: same address as the above contact. Specifications and additional documents can be obtained at: As in above mentioned contact. Tenders or requests to participate must be sent to: As in above mentioned contact. I.2. Type of contracting authority and main activity or activities: Other: Inter-municipal cooperation: on the association contract, include: burial and funeral expenses. The contracting authority is purchasing on behalf of other contracting authorities: no. Section II. Object of the contract II.1. Description: II.1.1. By the contracting authority to the contract description: CREMA/ZEMST/2010. II.1.2. Type of contract and location of the works, supplies of goods or provision of services: c) Services: 11 services category. Main place of performance: Halle Vilvoorde. Nuts code: BE 241. II.1.3. The notice involves: A public contract. II.1.5. Brief description of the contract or purchase: Havicrem is an inter-municipal association (union contract laying on cemeteries and funerals). Havicrem wishes
short term a new crematorium Zemst (have) a reality (to replace the existing crematorium Vilvoorde (see also Section VI.3 for more information about this). This will be a written contract. The new crematorium must be taken into use in 2014. The conditions and legal structuering including the new crematorium will be realized, the subject of a more organized search procedure, that is not yet decided how the parts design and construction will be auctioned (to the accompaniment of Havicrem hereby makes to the subject of this advisory contract), except that Havicrem self-funding and will attract itself will handle the operation (so the parallel with it in principle fall outside the service). This contract covers the administrative and tech niche support (in the broad sense) at all that the Builder, Havicrem will be doing as part of that contract, particularly project support and administrative assistance in the realization of the new to achieve crematorium Zemst, exclusive design, drafting techniques, financing and construction itself. The mission of the service will be able to include the following tasks: preparation and development of the crematorium project (including urban development); assistance in applying for the necessary permits for the construction of the new crematorium (administrative licenses, and urban and environmental); preparation of reports and decisions must be taken by the competent institution of Havicrem procurement (specifications, selection, award and execution); administrative and technical support during the design phase; budget planning / forecasts; budget management and billing guidance during execution; administrative and technical support during the implementation phase; coordination tasks; monitoring and quality control during construction (it included delivery); following up the billing. The nature and scope of the commitments to be met and the rights and obligations of the service will be determined at a later stage. Havicrem points out that the actual role of the service will be adapted to the construction contract (s) (design and construction) and the elaboration of the main contract, being the realization of the crematorium. For this reason, take into account that the service under this service contract pursuant to Article 78 of the Royal Decree of January 8, 1996 in principle will be excluded from participation in the main contract. II.1.6. CPV (Common Procurement Vocabulary): Main Job: Head Category: 71.24.00.00-2. Additional assignments: main categories: 71.24.20.00-6; 71.24.40.00-0; 71.31.11.00-2. II.1.7. Contract covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no. II.1.8. Division into lots: no. II.2. Quantity or scope of the contract: II.2.1. Total quantity or scope: See point II.1.5. II.3. Duration of the contract or time limit: forty-two months (from the award of the contract). Section III. Legal, economic, financial and technical information
III.1. Conditions relating to the contract: III.1.1. Deposits and guarantees will be determined at a later stage of the procedure. III.1.2. Main financing conditions and payment arrangements and / or reference to the relevant provisions: it will send to subscribers in a next stage at this point to formulate a proposal which was then being negotiated will be included. III.1.3. The legal form of business combination which the contract is awarded: Nominations may be submitted either by a single company or by a combination of companies that form the conclusion of a temporary commercial company or other association (hereinafter called "consortium"). In case of Consortium each member jointly and severally against Havicrem connected. In case of a consortium, the request for participation by all partners of the consortium to be signed. If the proposal is based on a consortium shall, unless otherwise stated, all requirements for a bidder for all consortium members separately. Tenderers may, in support of their economic, financial and / or their technical ability to rely on the economic, financial or technical capacity of other entities, regardless of the legal nature of their ties with them. In this case, the tenderer must prove that it throughout the duration of the contract can actually available for the execution of the contract those resources, in particular by producing an undertaking by those entities to tender the necessary resources available. An explicit commitment, because the entities then be attached to the nomination. III.1.4. Other particular conditions for the execution of the contract: no. III.2. Conditions for participation III.2.1. Personal situation of economic operators, including requirements relating to enrollment in the professional or trade registers: The bidders who were found in one of the exclusion cases specified in Article 69 of the Royal Decree of January 8, 1996 may be excluded from participation in this mission. By submitting a nomination that the subscriber (1) is not in a position to find which could give rise to exclusion from participation in public and (2) to have satisfied the requirements of Article 69 bis of the Royal Decree of January 8, 1996. If the tenderer is excludable or in a situation is about as complete information. If a tenderer is, in support of its economic and financial standing and his technical ability, relying on the economic, financial or technical capacity of other entities, subject to the grounds for exclusion also with regard to these entities and the tenderer shall submit the evidence that these entities are not in any of the aforementioned grounds for exclusion are. If during the search procedure indicates that a bidder, a member of a bidding consortium or an entity referred to in the preceding section, has come to be in a situation which could give rise to exclusion, will continue until the exclusion can be decided. The exclusion of one of the members of the consortium, the exclusion of the consortium lead. III.2.2. Economic and financial capacity: Information and formalities necessary for evaluating if requirements are met: The tenderer must demonstrate sufficient financial and economic capacity to perform the contract and the commitments required to enter without a financial risk for Havicrem occurs by presenting:
a) proof of professional indemnity insurance; b) other documents that the tenderer considers relevant to Havicrem allow the financial and economic standing sufficient to assess such projects to contribute financially. III.2.3. Technical capacity: Information and formalities necessary for evaluating if requirements are met: The tenderer must demonstrate an adequate technical competence to perform the task. 1 ° References: The tenderer should have relevant experience to demonstrate on the basis of credentials that demonstrate his knowledge and experience with the guidance and support similar projects. Particular importance is attached to references relating to: 1 ° the procurement project management (administrative, technical and budgeting); 2 ° counseling when applying for the necessary administrative permits (urban and environmental); 3 ° project management to ensure the realization within a tight time frame; 4 ° project management to ensure the realization in a prior fiscal framework. Only references that show sufficient relevance to the present contract will be considered. 2. Organization: The tenderer must have an adequate organization to the task in an efficient and proper manner. This is demonstrated by presenting the following documents: description of its internal organization; description of the technical equipment and facilities available to the service for the provision of services; description of the employable and responsible managers in the form of a summary list indicating name, diplomas or certificates, and several years relevant experience, principal (reference) projects in which they have held a responsible position. III.2.4. Reserved contracts: no. III.3. Conditions specific to services contracts III.3.1. Execution of the service is reserved to a particular profession: no. III.3.2. Legal entities should indicate the names and professional qualifications of the personnel responsible for execution of the service charge: Yes. Section IV. Procedure IV.1. Type of procedure: IV.1.1. Type of procedure: negotiated. Candidates already selected: no. IV.1.2. Limitations on the number of companies invited to tender or to participate: Envisaged minimum number: five. Objective criteria for choosing the limited number of candidates: At the end of this selection phase, in principle, the maximum five selected candidates to the extent there are sufficient qualified candidates are available. If the number of suitable candidates, the maximum number (5) exceeds the maximum number of candidates will Havicrem selecting award admitted to using for this task most similar references (see point II.2.3.1.). IV.1.3. Limiting the number of operators during the negotiation:
Use of a procedure in successive stages which progressively reduce the number of solutions to be negotiated or open tender is limited: Yes. IV.2. Award criteria: IV.2.1. Award criteria: The most economically advantageous tender in terms of: In the specifications, in the invitation to tender or to negotiate or in the descriptive document. IV.2.2. It uses an electronic auction: no. IV.3. Administrative information IV.3.4. Deadline for receipt of tenders or requests to participate: August 10, 2010, to 12 hours. IV.3.6. Language that may be used in tenders or requests to participate: Dutch. Section VI. Additional information VI.1. Periodic task: no. VI.2. Contract related to a project and / or program financed by Community funds: no. VI.3. Further information: For the information of those interested on this service contract shall Havicrem upon request a document information available about the scene in which a number of new build crematorium uiteengzet be. This information is intended merely at this stage the project is to situate it entirely without pursuing. The data provided herein are merely giving back some guiding principles. This information is purely indicative and to assist in the search procedure. VI.4. Procedures for appeal VI.4.1. Body responsible for appeal procedures: Council of State, 33 rue de la Science, Brussels 1040. VI.4.2. Lodging of appeals: Precise information on deadline (s) for lodging appeals: within sixty days after the gift of knowledge concerning the complaint decision may appeal a destruction (and, if necessary. Suspensive appeal to the State Council shall be brought. VI.5. Date of dispatch of this notice: July 2, 2010.
