FAIL MEJA NAMA : ALAMAT KOLEJ : PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM (S41) JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA

FAIL MEJA NAMA : ALAMAT KOLEJ : PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM (S41) JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA

FAIL MEJA PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM S41 ______________________________________________________________________________________

FAIL MEJA PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM (S41) JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

-2-


Disemak oleh:

……………………………………. NAMA

:

JAWATAN :

TARIKH

Badarudin bin Kusni Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat & Korporat Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti

:

Diluluskan oleh:

.................................................... NAMA

:

JAWATAN :

TARIKH

Dato’ Amir bin Md Noor Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti Kementerian Pendidikan Tinggi

:

-3-


KANDUNGAN

1.0

2.0

3.0

MUKA SURAT

OBJEKTIF

1.1

Objektif Kolej Komuniti...............................................6

1.2

Objektif Perhubungan Awam Kolej Komuniti ............7

1.3

Visi Kolej Komuniti ....................................................8

1.4

Misi Kolej Komuniti ...................................................9

CARTA ORGANISASI

2.1

Carta Organisasi Kolej Komuniti ..... .......................10

2.2

Carta Kedudukan Pegawai .....................................11

SENARAI TUGAS

3.1

Senarai Tugas

......................................................12

3.2

Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Dengan Pegawai Lain ..........................14

4.0

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN .................18

5.0

PROSES KERJA

......................................................20

6.0

SENARAI SEMAK

......................................................47

-4-


7.0

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN ........57

8.0

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI .....58

9.0

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN ....59

10.

SENARAI TUGAS HARIAN .............................................60

11.

LAMPIRAN

...............................................................61

-5-


1.0

OBJEKTIF

1.1

Objektif Kolej Komuniti

1.2

Objektif Perhubungan Awam Kolej Komuniti

1.3

Visi Kolej Komuniti

1.4

Misi Kolej Komuniti

-6-


1.1

OBJEKTIF KOLEJ KOMUNITI

 Menyediakan pendidikan yang berkualiti, berteknologi tinggi dan holistik dengan: Menyediakan laluan alternatif kepada pelajar lepasan menengah dan pelajar yang tercicir daripada pendidikan formal untuk mengikuti latihan dan pengajian dalam bidang-bidang

teknikal

dan

vokasional

termasuk

perdagangan, pertanian, kesihatan dan lain-lain;  Menyediakan pendidikan seumur hidup kepada individu dan masyarakat setempat bagi meningkatkan kualiti kehidupan masyarakat;  Membolehkan syarikat-syarikat swasta menggunakan khidmat kolej komuniti untuk memberi latihan kepada pekerja mereka;  Mewujudkan

kerjasama

yang

erat

di

antara

ahli

masyarakat, kerajaan tempatan dan sektor swasta bagi memajukan kawasan setempat;  Menyelaras latihan dan kemahiran yang disediakan oleh pelbagai kementerian supaya dapat memenuhi keperluan pasaran dan penduduk setempat; -7-


 Memberi peluang kepada masyarakat setempat untuk menggunakan

kemudahan

yang

disediakan

kolej

komuniti; dan  Memberi khidmat nasihat/ kaunseling kepada masyarakat setempat bagi mempertingkatkan tahap pengetahuan dan perkembangan kerjaya mereka minggu selepas semester pengajian berakhir.

1.2

OBJEKTIF PERHUBUNGAN AWAM KOLEJ KOMUNITI

 Menjaga kepentingan Kolej Komuniti agar pihak-pihak yang terlibat tidak mengambil sebarang tindakan yang boleh menjejaskan imej Kolej Komuniti.  Menyampaikan maklumat yang sahih, tepat dan benar kepada kumpulan-kumpulan sasar termasuk media massa.

1.3

VISI KOLEJ KOMUNITI  Menjadi peneraju Pendidikan dan Latihan Teknikal dan Vokasional serta Hab Pembelajaran Sepanjang Hayat Menjelang 2025.

-8-


1.4

MISI KOLEJ KOMUNITI  Membangun komuniti setempat sebagai tenaga kerja berpengetahuan dan terlatih untuk memenuhi tuntutan dunia pekerjaan melalui Pendidikan dan Latihan Teknikal dan Vokasional dan Pembelajaran Sepanjang Hayat.

-9-


2.0

2.1

CARTA ORGANISASI

CARTA ORGANISASI KOLEJ KOMUNITI .....................

PENGARAH DH

- 10 -


2.2

CARTA KEDUDUKAN PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

PENGARAH KOLEJ KOMUNITI ……………..

PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

- 11 -


3.0

SENARAI TUGAS

3.1

SENARAI TUGAS PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM S41

Nama: Jawatan:

Pegawai Perhubungan Awam

Bertanggungjawab Kepada:

Pengarah Kolej Komuniti

__________________________________________________ SENARAI TUGAS PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM – S41

1.

Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia.

2.

Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan

strategi

mempromosi

dan

penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. 3.

Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam.

4.

Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif.

5.

Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. - 12 -


6.

Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu membina hubungan dan kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh.

7.

Menjadi

penasihat

berjalan

dengan

pengurusan cekap,

lancar

majlis/program agar dan

teratur

bagi

memperkasa kolej komuniti. 8.

Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan.

9.

Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh.

10.

Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa.

- 13 -


3.2

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN 1. PENGARAH

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA TUGAS PEGAWAI YANG LAIN YANG ADA DIBERIKAN HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

1.

Menerima dan menyemak dokumen rahsia dan sulit dari semua agensi.

Semua perkara mengenai pengurusan pentadbiran, kewangan dan pelaksanaan Kolej Komuniti. Pelaksanaan promosi dan publisiti aktivitiaktiviti Kolej Komuniti, Jabatan dan Unit.


2.

Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia.

3.

Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik

Menggunakan semua fail rahsia dan sulit.

Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit



- 14 -


serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. 4.

Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif.


5.

Mengurus aduan/maklum balas berhubung isuisu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik.


6.

Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu

Pengarah, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit/JK Penerbitan

- 15 -


membina hubungan dan kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7.

Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti.

Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit/JK Program

8.



9.

Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti


- 16 -


dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. 10. Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa.

- 17 -


4.0

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Bil.

Proses/Aktiviti

Peraturan Pentadbiran

1.


Garis Panduan Peningkatan Amalan Perhubungan Awam Kerajaan

2.

Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia.

Perintah Am

3.

4.

5.

Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik.

Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987 Arahan Perkhidmatan

6.

Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu membina hubungan dan

- 18 -


kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7.

Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti.

8.


9.

Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh.

10.

Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa.

- 19 -


5.0

PROSES KERJA

Proses Kerja

1. Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia. 2. Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. 3. Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. 4. Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan

Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/ Peraturan

Pengarah KK

Akta Hak Cipta 1987

KJKK

Akta Hasutan 1948

KJPSH

Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984

PRO Pegawai berkenaan

Akta Keselamatan Dalam Negeri 1960 Perlembagaan Malaysia Akta Mesin cetak dan Penerbitan (Pindaan)1987 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/1993 – Peraturan Perolehan Percetakan Kerajaan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1985 – Penyataan Awam oleh Pegawai-pegawai Awam

- 20 -


membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. 5. Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. 6. Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu membina hubungan dan kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7. Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. 8. Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat - 21 -


memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan. 9. Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. 10. Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa.

- 22 -


PROSES KERJA 5.1: Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia.

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

BIL.

PROSES KERJA

1.

Menerima arahan daripada pengurusan atasan.

2.

Menyediakan pelan publisiti PRO sebulan dari tarikh program.

3.

4.

5.

6.

Pengarah/JPKK

Mendapatkan input daripada bahagianbahagian yang terlibat di Jabatan.

PRO

Menyediakan draf Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media.

PRO

Mendapatkan kelulusan daripada Pengarah/pengurusan atasan.

Pengarah / JPKK/ PRO

Menghantar Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media.

PRO

SEKSYEN UNDANG-UNDANG/ PERATURAN

Garis Panduan Peningkatan Amalan Perhubungan Awam Kerajaan Perintah Am Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987

- 23 -


7.

Membuat susulan publisiti PRO melalui telefon untuk memastikan siaran publisiti.

8.

Menyelia dan memantau bahan-bahan publisiti yang disiarkan.

PRO

9.

Membuat laporan pemantauan bahan publisiti.

PRO

10.

Merekod dalam fail.

PRO

Arahan Perkhidmatan

- 24 -


CARTA ALIR

MULA

Terima arahan daripada pengurusan atasan. Sediakan rangka pelan publisiti sebulan dari tarikh program. Sediakan draf Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media.

.

Dapatkan kelulusan draf daripada pihak pengurusan atasan.

Buat semula Ya

Tidak

Hantar Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media. Buat susulan publisiti melalui telefon untuk memastikan siaran publisiti. Selia dan pantau siaran bahanbahan publisiti.

Buat laporan pemantauan bahan publisiti.

Rekod.

TAMAT

- 25 -


PROSES KERJA 5.2: Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia.

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/DIRUJUK

BIL.

PROSES KERJA

1.


Pengarah/JPKK PRO

2.

Sebarkan di media sosial kolej komuniti.

PRO

SEKSYEN UNDANGUNDANG/ PERATURAN

Garis Panduan Peningkatan Amalan Perhubungan Awam Kerajaan Perintah Am

3.

Guna ayat yang jelas maksudnya.

PRO

Memantau komen, pernyataan atau maklumat agar tidak menjejaskan imej Kerajaan.

Pengarah / JPKK/ PRO

5.

Muat naik hebahan rasmi Kolej Komuniti/JPKK/KPT dan agensi luar dalam tempoh satu hari bekerja.

PRO

6.

Muat naik sekurangkurangnya lima keping gambar atau video yang berkualiti dan bersesuaian.

PRO

Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan

PRO

4.

7.

Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Akta Mesin Cetak dan Penerbitan - 26 -


publisiti yang disiarkan.

1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987 Arahan Perkhidmatan

- 27 -


CARTA ALIR

MULA Terima arahan daripada pengurusan atasan. Sebarkan di media sosial kolej komuniti. Guna ayat yang jelas maksudnya. Pantau komen, pernyataan atau maklumat agar tidak menjejaskan imej Kerajaan. Sekat

Ya

Tidak

Muat naik hebahan rasmi Kolej Komuniti/JPKK/KPT dan agensi luar dalam tempoh satu hari bekerja. Muat naik sekurang-kurangnya lima keping gambar atau video yang berkualiti dan sesuai .nanggungan Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan publisiti yang disiarkan. TAMAT

- 28 -


PROSES KERJA 5.3: Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam.

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

1.

Menerima arahan Pengarah/JPKK untuk mengendalikan sesi temu bual.

Pengarah KK/ JPKK

2.

Menghubungi pihak media bagi mendapatkan persetujuan.

PRO

3.

Mengeluarkan surat rasmi untuk menempah tarikh temu bual.

PRO

4.

Mendapatkan maklumat daripada PRO & Pegawai pegawai berkenaan. berkenaan

5.

Menyediakan soalan dan jawapan (Q&A).

PRO

6.

Mendapatkan kelulusan Pengarah/JPKK.

Pengarah/JPKK

7.

Menghantar Q&A kepada pihak media.

PRO

8.

Memastikan jurucakap KP/Pengarah merupakan Ketua Pengarah atau Pengarah Kolej Komuniti.

9.

Memantau sesi temu bual


Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Perintah Am

PRO

- 29 -


CARTA ALIR

MULA

Terima arahan Pengarah/JPKK untuk adakan sesi temu bual. Hubungi pihak media bagi Mendapatkan persetujuan

Keluarkan surat rasmi untuk tempah tarikh temu bual. Dapatkan maklumat daripada pegawai berkenaan.

Sediakan Q&A.

Dapatkan kelulusan Pengarah/ JPKK.

Hantar Q&A kepada pihak media.

Pastikan jurucakap merupakan Ketua Pengarah/Pengarah.

Memantau sesi temu bual.

TAMAT

- 30 -


PROSES KERJA 5.4: Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif.

BIL

PROSES KERJA

1.

Memantau dan membaca surat khabar/ berita online/ blog/ laman sosial/sesawang artikel yang berkaitan dengan kolej komuniti.


PRO

2.

Kenal pasti jenis berita positif/ PRO negatif/neutral.

3.

Sekiranya positif, kongsi di laman sosial/ laman sesawang kolej

4.

Sekiranya negatif, maklumkan PRO dan rujuk kepada pengarah. /Pengarah

PRO

5.

Menyalurkan khabar/isu berkenaan kepada pegawai berkaitan untuk mendapatkan maklum balas.

6.

Mengumpulkan maklum balas PRO daripada pegawai bertanggungjawab.

7.

Menyediakan draf surat maklum balas untuk disemak dan mendapatkan kelulusan


Arahan Perkhidmatan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Perintah Am

PRO /Pegawai berkaitan

PRO /Pengarah

- 31 -


Pengarah 8.

Membetulkan salah liputan dan tanggapan di laman sosial.

PRO

9.

Bagi aduan surat khabar (Surat Kepada Pengarang) perlu dijawab dalam tempoh 24 jam

PRO /Pengarah

10. Dokumentasikan isu dan melakukan keratan akhbar.

PRO

- 32 -


CARTA ALIR

MULA a

Pantau surat khabar/ berita online/ blog/ laman sosial/ sesawang, artikel yang berkaitan dengan kolej komuniti Kenal pasti jenis berita positif/ negatif/neutral

Sekiranya positif, kongsi di laman sosial/ laman sesawang kolej Dapatkan maklum balas pegawai berkaitan

TINDAKAN

Sekiranya negatif, maklumkan dan rujuk kepada Pengarah.

Kumpul maklum balas Dokumentasikan isu dan melakukan keratan akhbar

Draf maklum balas untuk disemak dan dapatkan kelulusan Betulkan salah liputan dan tanggapan di laman sosial/ sesawang & surat khabar

TAMAT

Bagi aduan surat khabar (SKP) perlu dijawab dalam tempoh 24 jam

- 33 -


PROSES KERJA 5.5: Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik.

BIL

1.

PROSES KERJA


Menerima aduan daripada Pengarah/KJ/ orang awam dan PRO/KU pemegang taruh melalui surat/borang maklum balas/telefon/e-mel.

2.

Mengenal pasti maklum balas sahih atau tidak sahih. Sekiranya sahih mulakan siasatan.

PRO

3.

Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh satu (1) hari bekerja.

PRO


Arahan Perkhidmatan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Perintah Am

4.

Merujuk kepada Pengarah dan memaklumkan status semasa aduan awam di Mesyuarat Pengurusan.

Pengarah/ PRO

5.

Menyalurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas.

PRO / Pegawai berkenaan

6.

Mengumpulkan maklum balas untuk respons

PRO

- 34 -


status tindakan kepada pengadu/pelanggan. 7.

Mengeluarkan surat PRO makluman status maklum balas yang diluluskan oleh Pengarah dalam tempoh 14 hari bekerja.

8.

Menyimpan rekod semua aduan diterima, tarikh aduan diterima, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini, keputusan Mesyuarat Pengurusan dan tindakan susulan yang diperlukan.

PRO

- 35 -


CARTA ALIR MULA

Terima aduan daripada orang awam/pemegang taruh. TINDAKAN Kenal pasti maklum balas sahih atau tidak sahih. Sekiranya sahih mulakan siasatan.

TIDAK YA

Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh 1 hari bekerja.

Mulakan siasatan

Rujuk Pengarah dan maklumkan status semasa aduan awam di Mesyuarat Pengurusan. Salurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas Kumpulkan maklum balas berkenaan untuk respons status tindakan kepada pengadu/pelanggan. Keluarkan surat makluman status maklum balas yang diluluskan oleh Pengarah dalam tempoh 14 hari bekerja.

TAMAT

Rekod semua aduan, tarikh aduan, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini, keputusan Mesyuarat Pengurusan dan tindakan susulan.

- 36 -


PROSES KERJA 5.6: Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan.

BIL

PROSES KERJA


1.

Mengenal pasti jenis penerbitan bagi tujuan promosi kolej.

2.

Mengumpulkan artikel/laporan PRO & KU/Urus daripada unit atau Urus Setia Setia Program Program.

3.

Pengarah & PRO

Mengurus dan menyelia proses penyuntingan laporan tersebut.

PRO & Sidang Redaksi

Membuat tawaran kepada pihak pencetak untuk mencetak penerbitan.

PRO

5.

Mohon pencetak menyediakan beberapa dummy untuk dipilih oleh Pengarah.

PRO

6.

Semak dummy dan dapatkan kelulusan Pengarah sebelum cetakan.

PRO & Sidang Redaksi

7.

Hantar untuk cetakan.

PRO

8.

Pastikan buku siap mengikut masa yang ditetapkan.

PRO & Sidang redaksi

9.

Edarkan ke pihak pengurusan

PRO &

4.

SEKSYEN UNDANGUNDANG/ PERATURAN Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987

- 37 -


JPKK, pengurusan dalaman dan seterusnya kepada senarai pemegang taruh yang lain.

Pentadbiran

- 38 -


CARTA ALIR MULA Kenal pasti jenis penerbitan bagi tujuan promosi kolej.

Kumpulkan artikel/laporan daripada unit atau Urus Setia Program. Urus dan selia proses penyuntingan laporan tersebut.

Buat tawaran kepada pihak pencetak untuk mencetak penerbitan. Mohon pencetak menyediakan beberapa dummy untuk dipilih oleh Pengarah. Semak dummy dan dapatkan kelulusan Pengarah sebelum cetakan.

Hantar untuk cetakan.

Pastikan buku siap mengikut masa yang ditetapkan.

Edarkan ke pihak pengurusan JPKK, pengurusan dalaman dan pemegang taruh yang lain. TAMAT

- 39 -


PROSES KERJA 5.7: Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. PEGAWAI YANG SEKSYEN MELULUSKAN / UNDANGDIRUJUK UNDANG/ PERATURAN

BIL

PROSES KERJA

1.

Menerima arahan Pengarah/JPKK.

2.

Terlibat dalam Mesyuarat Pelaksanaan atau Pengurusan sesuatu program atau majlis.

JK Program

3.

Menjadi penasihat terutama dalam hal ehwal yang melibatkan protokol, hubungan VIP/VVIP dan media dan publisiti.

JK Program

4.

Mengetuai Jawatankuasa Media & Publisiti program/majlis.

Bendahari

5.

Menguruskan media dan publisiti.

PRO

6.

Memastikan program/aktiviti yang berimapak tinggi mendapat liputan media.

PRO

7.

Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti disediakan urus setia.

PRO & Urus Setia

1. Pengarah/ 2. JPKK


- 40 -


CARTA ALIR

MULA

Terima arahan Pengarah/JPKK. Menjadi anggota Mesyuarat Pelaksanaan/Pengurusan Majlis atau Program Penasihat mesyuarat berkaitan protokol, hubungan VIP/VVIP, media & publisiti Ketuai Jawatankuasa Media & Publisiti

Uruskan media & publisiti

Pastikan program berimpak tinggi mendapat liputan media Nilai keberkesanan program yang dijalankan.

TAMAT

- 41 -


PROSES KERJA 5.8: Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan.

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG SEKSYEN MELULUSKAN / UNDANGDIRUJUK UNDANG/ PERATURAN

1.

Menerima arahan Pengarah/JPKK.

1. Pengarah/ 2. JPKK

2.

Menentukan tarikh, masa, JK Program tempat dan tempat program.

3.

Memastikan persiapan tempat JK Program & logistik.

4.

Pengurusan bajet/kewangan.

Bendahari

5.

Menguruskan media dan publisiti.

PRO

6.

Pelaksanaan program/aktiviti.

PRO

7.

Memastikan laporan disediakan urus setia.

PRO & Urus Setia


- 42 -


CARTA ALIR

MULA

Terima arahan Pengarah/JPKK. Tentukan tarikh, masa, tempat dan tempat program Persiapan tempat & logistik Pengurusan bajet/kewangan

Media & Publisiti

Pelaksanaan aktiviti/program Memastikan laporan disediakan urus setia

TAMAT

- 43 -


PROSES KERJA 5.9: Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh.

BIL

PROSES KERJA



1.

Menerima surat jemputan daripada Pengurusan JPKK/ jabatan & agensi luar.

Pengurusan JPKK/ Pengarah

2.

Menyemak tarikh, masa, tempat dan keluasan booth yang diberikan oleh penganjur.

PRO

3.

Memberi persetujuan dan mendapatkan maklumat daripada pihak penganjur.

Pengarah & PRO

4.

Menyelaras aktiviti dan petugas untuk ke pameran interaktif.

PRO & Petugas pameran

6.

Menyediakan dan memastikan bahan-bahan promosi adalah mencukupi.

PRO

7.

Memuat naik gambar aktiviti di PRO media sosial kolej.

8.

Membuat pemantauan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam.

PRO

- 44 -


dengan merekod atau membuat keratan akhbar sekiranya ada. 9.

Menyediakan laporan pameran interaktif yang telah disertai.

PRO

10.

Rekod.

PRO

- 45 -


CARTA ALIR MULA

Terima surat jemputan untuk sertai pameran. TINDAKAN Semak tarikh, masa, tempat dan keluasan booth pameran.

TIDAK SETUJU

Memberi persetujuan dan dapatkan maklumat daripada penganjur.

Selaraskan aktiviti dan petugas ke pameran interaktif. Sediakan dan pastikan bahanbahan promosi mencukupi. Salurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas. Memuat naik gambar aktiviti di media sosial kolej semasa program berjalan. Membuat pemantauan dengan merekod atau membuat keratan akhbar sekiranya ada. Menyediakan laporan pameran interaktif yang telah disertai.

Rekod.

TAMAT - 46 -


6.0

SENARAI SEMAK

6.1

SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN MEDIA DAN PUBLISITI BAGI MEMPROMOSI DAN MENAIKKAN NAMA DAN JENAMA KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA.

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Menerima arahan daripada Pengurusan atasan.

2. Menyediakan pelan publisiti sebulan dari tarikh program.

3. Mendapatkan input daripada bahagianbahagian yang terlibat di Jabatan.

4. Menyediakan draf Kenyataan Media/ Siaran Media/Nota Kepada Pengarang /Jemputan Media. 5. Mendapatkan kelulusan draf daripada pengarah/pengurusan atasan 6. Menghantar Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/ Jemputan Media. 7. Membuat susulan publisiti melalui telefon untuk memastikan siaran publisiti. 8. Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan publisiti yang disiarkan.

9. Membuat laporan pemantauan bahan publisiti. 10. Merekod dalam fail.

- 47 -


6.2

SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN MEDIA SOSIAL RASMI SEBAGAI USAHA UNTUK MEMPERKUKUHKAN STRATEGI MEMPROMOSI DAN PENYAMPAIAN INFO TERKINI KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA.

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

1.


2.

Sebarkan di media sosial kolej komuniti.

3.

Guna ayat yang jelas maksudnya.

4.

Memantau komen, pernyataan atau maklumat agar tidak menjejaskan imej Kerajaan.

5.

Muat naik hebahan rasmi Kolej Komuniti/ JPKK/KPT dan agensi luar dalam tempoh satu hari bekerja.

6.

Muat naik sekurang-kurangnya lima keping gambar atau video yang berkualiti dan bersesuaian.

7.

Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan publisiti yang disiarkan.

CATATAN

- 48 -


6.3

SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN TEMU BUAL DAN HEBAHAN DI MEDIA CETAK DAN ELEKTRONIK SERTA MENYAMPAIKAN INFO TERKINI KOLEJ KOMUNITI KEPADA ORANG AWAM.

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Menerima arahan Pengarah/JPKK untuk mengendalikan sesi temu bual. 2. Menghubungi pihak media bagi mendapatkan persetujuan.

3. Mengeluarkan surat rasmi untuk menempah tarikh temu bual.

4. Mendapatkan maklumat daripada pegawai berkenaan.

5. Menyediakan soalan dan jawapan (Q&A).

6. Mendapatkan kelulusan Pengarah/JPKK. 7. Menghantar Q&A kepada pihak media.

8. Memastikan jurucakap merupakan Ketua Pengarah atau Pengarah Kolej Komuniti.

9. Memantau sesi temu bual.

- 49 -


6.4

SENARAI

SEMAK

MEMANTAU

BAGI

LIPUTAN

TUGAS

BERITA

MENGURUSKAN

BAGI

ISU

DAN

MENINGKATKAN

IMEJ

JABATAN DAN MEMBETULKAN SALAH LIPUTAN DAN TANGGAPAN SECARA EFEKTIF. BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Memantau dan membaca surat khabar/ berita online/ blog/ laman sosial/sesawang artikel yang berkaitan dengan kolej komuniti. 2. Kenal pasti jenis berita positif/ negatif/neutral.

3. Sekiranya positif, kongsi di laman sosial/ laman sesawang kolej

4. Sekiranya negatif, maklumkan dan rujuk kepada pengarah. 5. Menyalurkan khabar/isu berkenaan kepada pegawai berkaitan untuk mendapatkan maklum balas. 6. Mengumpulkan maklum balas daripada pegawai bertanggungjawab. 7. Menyediakan draf surat maklum balas untuk disemak dan mendapatkan kelulusan Pengarah

8. Membetulkan salah liputan dan tanggapan di laman sosial. 9. Bagi aduan surat khabar (Surat Kepada Pengarang) perlu dijawab dalam tempoh 24 jam 10. Dokumentasikan isu dan melakukan keratan akhbar.

- 50 -


6.5 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN ADUAN/MAKLUM BALAS BERHUBUNG ISU-ISU YANG MELIBATKAN IMEJ KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA SECARA TELUS, CEKAP DAN BERSISTEMATIK

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Menerima aduan daripada orang awam dan pemegang taruh melalui surat/borang maklum balas/telefon/e-mel. 2. Mengenal pasti maklum balas sahih atau tidak sahih. Sekiranya sahih mulakan siasatan.

3. Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh satu (1) hari bekerja.

4. Merujuk kepada Pengarah dan memaklumkan status semasa aduan awam di Mesyuarat Pengurusan. 5. Menyalurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas. 6. Mengumpulkan maklum balas untuk respons status tindakan kepada pengadu/pelanggan.

7. Mengeluarkan surat makluman status maklum balas yang diluluskan oleh Pengarah dalam tempoh 14 hari bekerja.

8. Menyimpan rekod semua aduan diterima, tarikh aduan diterima, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini,

- 51 -


keputusan Mesyuarat Pengurusan dan tindakan susulan yang diperlukan.

- 52 -


6.6 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN PENERBITAN SEPERTI BULETIN DAN LAPORAN TAHUNAN. BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Mengenal pasti jenis penerbitan bagi tujuan promosi kolej. 2. Mengumpulkan artikel/laporan daripada unit atau Urus Setia Program. 3. Mengurus dan menyelia proses penyuntingan laporan tersebut.

4. Membuat tawaran kepada pihak pencetak untuk mencetak penerbitan. 5. Mohon pencetak menyediakan beberapa dummy untuk dipilih oleh Pengarah. 6. Semak dummy dan dapatkan kelulusan Pengarah sebelum cetakan. 7. Hantar untuk cetakan.

8. Pastikan buku siap mengikut masa yang ditetapkan.

9. Edarkan ke pihak pengurusan JPKK, pengurusan dalaman dan seterusnya kepada senarai pemegang taruh yang lain.

- 53 -


6.7 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS SEBAGAI PENASIHAT PENGURUSAN MAJLIS/PROGRAM AGAR BERJALAN DENGAN CEKAP, LANCAR DAN TERATUR BAGI MEMPERKASA KOLEJ KOMUNITI.

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Menerima arahan Pengarah/JPKK.

2. Terlibat dalam Mesyuarat Pelaksanaan atau Pengurusan sesuatu program atau majlis. 3. Menjadi penasihat terutama dalam hal ehwal yang melibatkan protokol, hubungan VIP/VVIP dan media dan publisiti. 4. Mengetuai Jawatankuasa Media & Publisiti program/majlis. 5. Menguruskan media dan publisiti.

6. Memastikan program/aktiviti yang berimapak tinggi mendapat liputan media. 7. Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti disediakan urus setia.

- 54 -


6.8 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN PROGRAM KHAS YANG MELIBATKAN PENYERTAAN AWAM AGAR DAPAT MEMBERIKAN IMPAK YANG TINGGI NILAI DAN MENAIKKAN IMEJ JABATAN.

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Menerima arahan Pengarah/JPKK.

2. Menentukan tarikh, masa, dan tempat program

3. Memastikan persiapan tempat & logistik.

4. Pengurusan bajet/kewangan.

5. Menguruskan media dan publisiti.

6. Pelaksanaan program/aktiviti.

7. Memastikan laporan disediakan urus setia.

- 55 -


6.9 SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN PAMERAN INTERAKTIF DALAM MENYAMPAIKAN INFORMASI BERKENAAN KOLEJ KOMUNITI DAN MENGUKUHKAN HUBUNGAN DENGAN PEMEGANG TARUH. BIL.

TINDAKAN

TANDA ( √ )

CATATAN

1. Menerima surat jemputan daripada Pengurusan JPKK/ jabatan & agensi luar.

2. Menyemak tarikh, masa, tempat dan keluasan booth yang diberikan oleh penganjur. 3. Memberi persetujuan dan mendapatkan maklumat daripada pihak penganjur. 4. Menyelaras aktiviti dan petugas untuk ke pameran interaktif.

5. Menyediakan dan memastikan bahan-bahan promosi adalah mencukupi. 6. Memuat naik gambar aktiviti di media sosial kolej.

7. Membuat pemantauan dengan merekod atau membuat keratan akhbar sekiranya ada.

8. Menyediakan laporan pameran interaktif yang telah disertai.

9. Rekod

- 56 -


7.0

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

7.1

Akta Hak Cipta 1987.

7.2

Akta Hasutan 1948.

7.3

Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1948.

7.4

Akta Keselamatan Dalam Negeri 1960.

7.5

Akta Komunikasi dan Multimedia 1998

7.6

Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1988

7.7

Perlembagaan Malaysia.

7.8

Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan)1987.

7.9

Surat pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/1993 – Peraturan perolehan Percetakan Kerajaan.

7.10 Pekeliling perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1985 – Penyataan Awam oleh pegawai-pegawai Awam. 7.11 Perintah Am 7.12 Peraturan Pentadbiran 7.13 Peraturan pejabat

- 57 -


8.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA MESYUARAT

KEKERAPAN

JENIS KEANGGOTAAN

1.

Mesyuarat Pengurusan

4 kali setahun

Ahli

2.

Mesyuarat Pengurusan

2 kali setahun

Ahli

2 kali setahun

Ahli

Aduan, Kementerian Pendidikan Tinggi 3.

Mesyuarat Pegawai Perhubungan Awam Kolej Komuniti Malaysia

- 58 -


9.

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

(Sila lampirkan borang-borang yang berkaitan bidang tugas dan tanggungjawab dalam perkhidmatan awam.)  Borang cuti gantian/bersalin  Borang penghantaran faks  Borang keluar pejabat pada waktu bekerja  Borang laporan kerosakan kolej komuniti  Borang permohonan kenderaan jabatan  Boring tuntutan elaun perjalanan dalam negeri/luar negara  Borang bertugas luar kawasan/stesen  Contoh memo berkaitan  Borang maklum balas pelanggan/aduan  Contoh Nota Kepada Pengarang  Contoh kenyataan akhbar  Borang permohonan pesanan tempatan  Borang permohonan stok

- 59 -


10.

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

:

JAWATAN

: PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

TARIKH

:

BIL.

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN

- 60 -


11.

LAMPIRAN 11.1

Borang-borang yang digunakan

- 61 -

FAIL MEJA NAMA : ALAMAT KOLEJ : PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM (S41) JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA

Recommend Documents