FACILITAIRE ZAKEN CORNERSTONE

ABC Bestemd voor

Bewoners Cornerstone

Datum

mei 2013

Bladnummer

1/9

BEWONERSINFORMATIE FACILITAIRE ZAKEN CORNERSTONE

In dit document tref je de belangrijkste informatie aan over diverse facilitaire zaken. Mochten er onverhoopt nog vragen zijn dan horen we dat graag . [email protected] of T (010) 280 87 00 of toestel 8700 voor hen die een toestel hebben.

A Bladnummer 2/9

Referentie

Datum mei 2013

Openingstijden Cornerstone wordt dagelijks om 06:00 uur door een bewaker van Securitas geopend en ’s avonds rond 19:00 uur afgesloten. Tijdens deze tijden hebben de medewerkers die een pasje hebben toegang tot het pand. Voor en na deze tijden is het niet mogelijk, zonder voorafgaande autorisatie, het pand te betreden. Werken buiten openingstijden Wanneer je buiten de hierboven genoemde openingstijden wilt werken, dan dien je dit aan te vragen in een mailtje aan [email protected]

Receptie De receptie is dagelijks bemenst tussen 07:00 en 19:00 uur, met een dubbele bezetting tussen 09:00 uur en 16:30 uur. Telefoonnummer receptie: T (010) 280 87 77 of toestel 8777 Algemeen emailadres: [email protected] Het vaste team van telefonistes/receptionistes bestaat uit de volgende dames: Hélène Kobessen Joukje Tahaparij Anneke Selders Diana van der Heijden Astrid Lobert Zij worden ingeroosterd en aangestuurd door FM at Work. Mochten er zaken zijn die extra aandacht verdienen dan kun je dat melden bij facilitair coördinator Stefan Snijder via [email protected] Taken telefonistes/receptionistes De primaire taken zijn: 1. Optreden als gastvrouw voor de hele organisatie door het correct ontvangen van bezoek, medewerkers en leveranciers. In- en uitschrijven van bezoekers en hen aankondigen bij secretaresse of gastheer/vrouw. Indien ontvangst wat langer duurt, op aangeven van secretaresse of gastheer/vrouw, bezoek voorzien van koffie/thee. Bezoek dient altijd bij de receptie opgehaald te worden. Beheren ontvangsthal, verzorgen leestafel met brochures en kranten Uitgifte parkeerpassen, toegangspassen en bezoekersbadges

2. Beantwoorden van de verschillende telefoonlijnen met Dura Vermeer, evenals terugvalverkeer van secretaresses en afdelingstoestellen; doorverbinden naar medewerkers (vast/mobiel), afdelingen, projecten en/of werken. Actueel houden van nummerplan (telefoonlijst) in telefooncentrale, projectenen werkenlijsten en dergelijke. 3. Vervullen van ondersteunende rol en eerste contactpunt voor alle voorkomende facilitaire zaken.

A Referentie

Bladnummer 3/9

Datum mei 2013

Vergaderruimtes Vergaderruimtes kunnen door iedereen vanuit outlook gereserveerd worden. Hieronder staat beschreven hoe dit werkt: Ga in je outlookagenda naar 'agenda openen' en scroll naar 'Uit kamerlijst'

Hier zie je de beschikbare vergaderkamers.

Er is onderscheid gemaakt tussen ruimtes voor algemeen gebruik: 01.09, 01.14, 02.03, 02.04, 02.05 en tussen de ruimtes van de verschillende werkmaatschappijen, te weten: 02.22 en 03.24 voor Dura Vermeer Infrastructuur Zuid West, 04.04 Cessna, 04.08 Zeppelin en 07.09 Airbus voor Dura Vermeer Bouw Zuid West 04.25, 05.09, 05.11, 05.16 van Dura Vermeer Groep en 06.11 van I&A. Om de kamer te reserveren nodig je de ruimte uit. Je dient zelf te controleren of de ruimte beschikbaar is.

A Referentie

Bladnummer 4/9

Datum mei 2013

Klik de gewenste ruimte aan en klik vervolgens op 'Ruimten' - de agenda verschijnt nu in outlook en de beschikbaarheid wordt zichtbaar.

Je maakt een afspraak in je eigen agenda en klikt vervolgens op deelnemers uitnodigen.

Klik naast 'locatie' op 'ruimten'

Klik gewenste ruimte aan, klik op 'Ruimten' en vervolgens op 'OK'

Druk op verzenden en het vergaderverzoek wordt verzonden. Mocht de ruimte niet beschikbaar zijn dan ontvang je een weigering. In het vergaderverzoek staat nu vermeld waar de vergadering plaatsvindt. In geval van dubbele boekingen kun je wenden tot de receptie voor hulp.

A Referentie

Bladnummer 5/9

Datum mei 2013

Handleidingen voor gebruik laptop en videoconferencing apparatuur zijn aanwezig. Stefan Snijder, facilitair coördinator, zal zorgdragen dat vergaderfaciliteiten ordelijk en functioneel zijn. De catering kan op verzoek koffie, thee, water en lunch klaarzetten. Bestellingen kunnen worden geplaatst via [email protected] Na gebruik dient iedereen de vergaderruimte opgeruimd achter te laten, dus servies, thermoskannen etc. in de pantry in de daarvoor bestemde bakken zetten. Mocht er onverhoopt toch ICT-ondersteuning nodig zijn dan kan de Servicedesk via T (010) 280 87 77 gebeld worden.

Post De telefonistes/receptionistes zullen in de loop van de ochtend de post verdelen en verspreiden naar de secretariaten van de werkmaatschappijen (maar geen verdere inkomende posthandelingen verrichten). Zij zullen indien mogelijk ondersteuning bieden bij mailingen en andere voorkomende werkzaamheden. Uitgaande post dient uiterlijk om 15.30 uur naar de facilitaire ruimte (kamer 2.11) te worden gebracht, waarna de telefonistes/receptionistes deze verzendklaar zullen maken.

Schoonmaak Het schoonhouden van het gehele kantoorpand is uitbesteed aan de firma GOM en zal dagelijks tussen 17.00 uur en 19:00 uur plaatsvinden. Elke dag zullen de vergader- en sanitaire ruimtes evenals pantry’s en restaurant schoongemaakt worden. De kantoren worden om de dag schoongemaakt (even weken maandag, woensdag en vrijdag en oneven weken dinsdag en donderdag). Papier en ander afval wordt gescheiden. De prullenbakken zullen geleegd worden, echter de papierbakken dienen regelmatig door iedereen zelf geleegd te worden in de pantry.

A Referentie

Bladnummer 6/9

Datum mei 2013

Graag maken we je attent op het feit dat er afgesproken is een “clean desk” beleid te hanteren. Dit houdt in dat elk bureau aan het eind van de dag (nagenoeg) leeg moet zijn. Vuile kopjes dienen in de pantry in de daarvoor bestemde bakken achtergelaten te worden. Klachten over schoonmaak en/of bevoorrading van de sanitaire ruimtes kun je melden via [email protected] Het schoonmaakpersoneel zorgt dat dagelijks het kopieer- en briefpapier aangevuld is in de multifunctionals. Lege batterijen kunnen ingeleverd worden in de facilitaire ruimte (2.11) op de eerste etage. Toners behoren tegenwoordig bij restafval.

Catering/Bedrijfsrestaurant Het bedrijfsrestaurant is open tussen 12.00 – 13.00 uur. De catering wordt verzorgd door SAB. In het bedrijfsrestaurant kan met chip en contant worden betaald. Het cateringpersoneel onderhoudt en vult de koffieapparaten in de pantry’s, zorgt voor voldoende servies en papieren/plastic bekertjes, suiker en melk. Algemeen emailadres voor het bestellen van koffie, thee, water en eventueel lunches voor vergaderingen: [email protected] onder vermelding van kamernummer en aantal personen. Vuile vaat graag zelf in de daarvoor bestemde bakken achterlaten in de pantry’s.

Facilitaire zaken/handyman Voor het op afroep uitvoeren van kleine technische werkzaamheden, zoals het vervangen van kapotte lampen, het bevestigen van whiteboards en dergelijke kan een verzoek ingediend worden door het sturen van een mailtje naar [email protected] Dit geldt ook voor het verzorgen van kleine interne verhuizingen en voor het eventueel aanpassen van vergaderopstellingen in het restaurant of trainingsruimte.

Printers Instellen Standaard Printer Mocht jouw nieuwe vaste werkplek zich in Cornerstone bevinden, dan is het van belang dat je één van de multifunctionals als standaard printers instelt. Op Sam -> Ondersteuning -> Informatisering en Automatisering -> Support http://sam/sites/IenA/Support vind je de handleiding hoe je dit kunt doen. Wat te doen bij storingen? Stuur een mailtje naar [email protected] en een cc. naar [email protected] De telefoniste/receptioniste zal contact met hem opnemen en indien nodig zal hij Canon laten komen en de dames van de receptie laten weten wanneer er voor wie een monteur van Canon verwacht wordt. Voorraad papier en toners zijn in elke pantry aanwezig in één van de kastjes. Instellen Bakindeling printers Voor het gebruik van de Dura Vermeer Huisstijl documenten in “Microsoft Word” is het van belang dat bakindeling van de multifunctionals die je gaat gebruiken worden

A Referentie

Bladnummer 7/9

Datum mei 2013

ingesteld. Dit doe je met behulp van het programma Ptray. Op Sam -> Ondersteuning > Informatisering en Automatisering -> Support http://sam/sites/IenA/Support vind je de Handleiding Printerbakken Instellen met Ptray. Op alle Multifunctionals zijn de printerbakken gelabeld met het type papier. Gebruik die informatie om de juiste indeling te realiseren met Ptray.

Faxen Enkele Multifunctionals zijn uitgerust met een faxmodule. Op de Multifunctionals waarmee gefaxt kan worden, is op de voorkant van de Multifunctional het faxnummer af te lezen. Beknopte Handleiding Canon 5235 en Canon 5250 Op Sam -> Ondersteuning -> Informatisering en Automatisering -> Support http://sam/sites/IenA/Support vind je de Beknopte Handleiding Canon 5235 en 5250.

Multifunctionals en Plotters In de Cornerstone zijn op alle etages in de pantry’s en op sommige etages in speciaal daarvoor aangewezen ruimtes nieuwe multifunctionals te vinden. Alle plotters, multifunctionals en overige printers zijn aan de voorkant voorzien van een sticker met daarop de naam van het apparaat. Namen Multifunctionals, Plotters en overige Printers

Kantoorartikelen Bij de receptie zal een kleine grijpvoorraad komen te liggen met de meest gebruikte artikelen. Deze kunnen in het voorbijgaan bij de receptie afgehaald worden. Grotere, specifiekere bestellingen dienen per mail aangevraagd te worden, via een mailtje naar

A Bladnummer 8/9

Referentie

Datum mei 2013

[email protected] en zullen dan door de telefonistes/receptionistes klaargelegd of met de postronde afgeleverd worden. Voor het verstrekken van kantoorartikelen geldt dat er een administratie bijgehouden zal worden en dat gebruik doorbelast wordt.

Relatiegeschenken/Promotieartikelen Van de meest gangbare artikelen zal een kleine voorraad aanwezig zijn bij de receptie. Ook hiervoor geldt dat grotere hoeveelheden of specifieke artikelen per mail aangevraagd dienen te worden bij de receptie. Deze artikelen zullen ook naar verbruik doorbelast gaan worden.

Reproductiewerk Vooralsnog zal er met de huidige bedrijven zaken gedaan blijven worden, te weten: Rijna Repro, T (070) - 307 10 20 of T (010) – 217 01 60 Vanderheym, T (010) - 288 6400 De receptionistes/telefonistes kunnen jullie ondersteunen met het aanvragen hiervan.

Wifi Ook in Cornerstone is Wi-Fi beschikbaar. Voor meer informatie over Wi-Fi zie Sam -> Ondersteuning -> Informatisering en Automatisering -> Support http://sam/sites/IenA/Telecommunicatie

Vaste telefonie Op Sam -> Ondersteuning -> Informatisering en Automatisering -> Support http://sam/sites/IenA/Support vind je de Beknopte Handleiding Polycom vaste telefonie.

Managed Voip Outlook Plugin In de Cornerstone is voor medewerkers met een vaste telefoon een toolbar in outlook beschikbaar. Hiermee kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk naar contactpersonen in outlook bellen. Op Sam -> Ondersteuning -> Informatisering en Automatisering -> Support http://sam/sites/IenA/Support vind je de Handleiding Outlook plug-in Telefonie

Roken Is alleen toegestaan in de binnentuin. Peuken dienen in de daarvoor bestemde bakken te worden achtergelaten en niet tussen de planten of op de bestrating.

BHV/AED De BHV-organisatie is ingericht. In geval van een ongeval, rook/brandontwikkeling of iets dergelijks, dient te allen tijden het volgende nummer gebeld te worden:

T (010) 280 85 55 of toestel 8555. Op elke etage hangt een ontruimingsplan, is een EHBO trommel en een brandslang aanwezig. Nooddeuren gaan in geval van een calamiteit altijd direct open. e,

e

ste

Op de 1 4 en 8

etage hangt een AED.

A Referentie

Bladnummer 9/9

Datum mei 2013

E-mailhandtekening Graag aanpassen naar het voorbeeld dat de afdeling Communicatie aan alle bewoners van Cornerstone heeft verzonden.

Parkeerplaatsen reserveren voor bezoekers Aan te vragen bij receptie.

Lucht/klimaatbeheersing Instructie is bij de apparatuur aanwezig.