Projektový manažer 250+ „Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
F | Řízení lidských zdrojů
F4
Marketing a publicita projektu V tomto tématu bude pozornost věnována zvláště těmto bodům: Komunikační strategie projektu. Zainteresované strany a komunikace. Masová komunikace. Prezentační dovednosti – příprava prezentace. Pro studium základního textu tématu F4 potřebujete cca 1 vyučovací hodinu. Klíčová slova: komunikační strategie, příprava prezentace, stavba prezentace
Autor: Milan Jermář
Literatura k tématu: BĚLOHLÁVEK, F.; KOŠŤAN, P.; ŠULEŘ, O. Management. Olomouc: Rubico, 2006. ISBN 80-251-0396-X. BĚLOHLÁVKOVÁ V. 33 základních rad jak úspěšně prezentovat. Brno: Computer Press, 2004. ISBN 80-251-0326-9. DOLEŽAL, J.; LACKO,B.; MÁCHAL, P. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, 2009. ISBN 978-80-2848-3. GRUBER D. Řečnické triky aneb nenechte se ukecat. Ostrava: Repronis, 2003. ISBN 80-7329-091-X. MIKULÁŠTÍK, M. Komunikační dovednosti v praxi. Praha: Grada, 2003. ISBN 80-247-0650-4. Národní standard kompetencí projektového řízení (National competence baseline of project management). Brno, Společnost pro projektové řízení o.p.s., 2008. URL http://www.ipma.cz/dokumenty_spr/narodni_standard_kompentenci_projektoveho_rizeni.pdf>
F4 | Marketing a publicita projektu
Komunikační strategie projektu Je zaměřena na informování zainteresovaných stran, projektového týmu a dalších subjektů. Je základním předpokladem úspěchu projektu. Obsah komunikační strategie Popis projektu, cíle komunikace, soupis zainteresovaných stran (včetně kontaktů), identifikace klíčových sdělení a osob oprávněných je sdělovat či přijímat, nástroje komunikace, rozpočet na komunikaci, rizika komunikace apod. Nástroje komunikační strategie Média (tiskové zprávy, monitoring médií, tiskové konference…) Komunikace s odbornou veřejností (konference, newsletter, schůzky…) Schůzky se širokou veřejností (výzkumy, průzkumy, veřejná setkání, a projednání, informační brožury…) Interní komunikace v projektu (intranet, schůzky projektového týmu, jednání s partnery…) Internet – prostředí použitelné pro všechny nástroje komunikace (webové stránky, sociální sítě, intranet ...) Zainteresované strany Osoby nebo organizace, které jsou aktivně zapojeny do projektu nebo jejichž zájmy mohou být realizací projektu nějakým způsobem ovlivněny nebo projekt samy ovlivňují. Primární: vlastníci, investoři, zaměstnanci, zákazníci, obchodní partneři, subdodavatelé... Sekundární: veřejnost, vládní instituce, samospráva, konkurence, občanská sdružení… (Dotčené strany – nepříliš pozitivní vztahy)
Řízení zainteresovaných stran Identifikace zainteresovaných stran a vyhodnocení jejich vlivu a zájmů. Komunikace se snahou dojít ke konsenzu – ne vždy je možný. S různými stranami je možný různý stupeň spolupráce: od poskytování informací až po spolurozhodování. Postup analýzy vlivu zainteresovaných stran
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 21 –
F4 | Marketing a publicita projektu Matice, parametry vlivu vs. očekávání, zakreslení zainteresované strany do příslušného pole matice. Jiný postup Identifikace stran, stanovení jejich významu z hlediska dosažení projektového cíle a záměru.
Masová komunikace Příjemce - velká skupina lidí. Prostředky - tisk, televize, rozhlas, knihy, internet ... Uplatnění masové komunikace: například volby, reklama, veřejné mínění, marketing projektu ...
Některé poučky: Předávání informací je účinnější, týká-li se témat nových, která nejsou v rozporu se známými tématy. Působení bude účinnější tehdy, když bude upevňovat postoje, mínění již existující, naopak nejslabší bude, když nutí ke změně existujících názorů. Větší efekt – když bude pozitivně naladěné publikum, pak stačí i jednostranné argumenty. Nepříznivě naladěné publikum vyžaduje komplexní argumentaci - pro i proti.
Prezentování – prezentační dovednosti Téměř žádná odpovědnější a kvalifikovanější lidská činnost či profese se dnes neobejde bez prezentování. Prezentování má své historické kořeny v rétorice, na níž se kladl velký důraz v antice. Prezentování v moderním pojetí již ale není jen uměním dobře přednést stanovisko, myšlenku či referát, ale stává se uměním, v němž jde o poučení, zaujetí posluchačů, o umění „prodat sdělení“. V prezentování se vyskytují dovednosti z oblasti sdělování a komunikace, ale i dovednosti reklamy či dovednost obchodování. Příprava prezentace Ujasněte si účel, smysl, záměr vystoupení. Promyslete, kdo budou vaši posluchači, co potřebují a chtějí slyšet a vidět. Zvažte čas a prostor, který máte k dispozici na vystoupení. Vymezte téma, opatřete si potřebné informace, vyberte nejdůležitější poznatky.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 22 –
F4 | Marketing a publicita projektu Informace roztřiďte do kapitol, opatřete další nutné materiály. Promyslete způsob prezentace včetně audiovizuální podpory. Vytvořte 1. verzi vystoupení, tu pak dále upřesněte. Vytvořte 2. verzi, v ní dbejte také na stavbu a vnitřní provázanost projevu. Připravte si písemný podklad - kartičku, ale jen s hlavními body vystoupení – úvod, hlavní část, závěr. Stavba prezentace Úvod – zaujmout pozornost, získat důvěru posluchačů (představení, vtipná příhoda či žert, cíle projevu a jeho obsah, vymezení času, jak bude organizováno kladení otázek, jaký by měl být výsledek vystoupení). Hlavní část – nutná je přehledná struktura. Doporučení: nezahlcovat informacemi, zdůraznit hlavní body, důraz na rozlišení podstatných a doplňkových sdělení, logická posloupnost, shrnovat jednotlivé body, Podstatné by se mělo zopakovat nejlépe 2x. Nebát se uvést i různé pohledy na danou věc – působí to důvěryhodně. Závěr – stručné shrnutí, závěrečná výzva, požádat o dotazy. Nástroje dobrého zvládání prezentace Nebát se trémy, učit se ji ovládat Učit se využívat svůj hlas (hlavní nedostatky: spěch, špatná artikulace, monotónnost, slovní vata, slabý hlas) Ovládat a využívat řeč těla: pohyby a držení těla, mimika, gesta, oči, zevnějšek. Rozvíjet techniku řeči: jazyk, pestrost vyjadřování, vhodná stavba vět – ne složitá souvětí, užívat řečnické otázky, přerušit tok řeči příhodou, vtipem, aby se obnovila pozornost. Volit vhodný styl: formální, neformální, nadšený… Využívat techniky prezentace: pohyb, oslovení účastníků, gesta, laserová ukazovátka apod. Pracovat s prostorem: okna, sestavení židlí a stolů, rozestavení techniky. Audiovizuální prostředky - nejsou samoúčelné, neměly by posluchače rušit a rozptylovat. Je to nástroj k efektivnějšímu prezentování. Využití speciálního počítačového programu Nejrozšířenější nástrojem je v současnosti PowerPoint. Je zvláště vhodný, když se prezentuje většímu počtu posluchačů a když je potřebná vysoká míra názornosti – tabulky, grafy, obrázky. V menších skupinkách, kde je vhodná neformální atmosféra, se osvědčuje spíše flip-chart. Využívat barvy k odlišení sdělení.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 23 –
F4 | Marketing a publicita projektu Typy prezentací o
Tváří v tvář
o
Neformální prezentace
o
Formální prezentace – v malé skupině
o
Prezentace před početnějším publikem
o
Mediální prezentace (krátké vystoupení v TV, televizní interview, televizní diskuse)
Řízení diskuse V průběhu - je bezprostřední kontakt, možnost vyjasnit nedorozumění, ale také nebezpečí neplodných dohadů, narušení celé stavby prezentace. Na závěr – nelze už zpětně upravit průběh prezentace, řečník ale není rušen stálými dotazy. Rady pro řečníka • • • •
Oponent není nepřítel – není třeba s ním bojovat Snažte se naslouchat a porozumět názorům druhého Neútočit na osobnost oponenta, i když nemá pravdu Není vhodné skákat oponentovi do řeči
Zvládání nepříjemných dotazů • • • • • •
Odpověď musí být přátelská Čím nepříjemnější je otázka, tím kratší musí být odpověď Dojděte k pozitivnímu sdělení Nenechte sebou manipulovat Žádejte bližší vysvětlení Buďte zdvořilí, ale rozhodní
K zamyšlení • Co je obsahem komunikační strategie? • Jaké nástroje se využívají v komunikačních strategiích? • Jakou stavbu má obvykle prezentace?
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 24 –
