KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
Extra Muros Activiteiten in het onderwijs: Risico-inventarisatie en –evaluatie 2° Projectwerk Preventieadviseur Niveau 1 Februari 2006 Liesbeth Reekmans Herman Goderis Werner Vandenbussche Guy Debleeckere Promotor: Jacques Clerinx
rapportfinaal 22_03_06
1 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
INHOUD EXTRA MUROS ACTIVITEITEN IN HET ONDERWIJS: RISICO-INVENTARISATIE EN – EVALUATIE .............................................................................................................. 1 1
PROBLEEMSTELLING EN SCOPE .............................................................. 3
1.1
Probleemstelling.......................................................................................................................... 3
1.2
Scope ........................................................................................................................................... 5
2
METHODE EN DATA VOOR DIT PROJECT ................................................. 6
2.1
Keuze van de RIE techniek, en motivatie van die keuze ............................................................ 6
2.2
Stappenplan ................................................................................................................................ 7
2.3
Procesbeschrijving ...................................................................................................................... 8
3
RIE (RISICO INVENTARISATIE EN EVALUATIE) ...................................... 10
3.1
Introductie................................................................................................................................. 10
3.2
Spreadsheet checklist_compleet................................................................................................ 11
3.3
Afsluitende opmerkingen.......................................................................................................... 13
4
FEEDBACK VAN SCHOLEN OP ONZE AANPAK...................................... 14
5
EVALUATIE VAN HET GROEPSWERK...................................................... 16
5.1
Introductie................................................................................................................................. 16
5.2
Praktische factoren ................................................................................................................... 16
5.3
Groepsdynamiek ....................................................................................................................... 16
6
BIJLAGEN.................................................................................................... 18
7
BRONNEN.................................................................................................... 19
8
AFKORTINGEN EN BEGRIPPEN................................................................ 20
8.1
Afkortingen ............................................................................................................................... 20
8.2
Begrippen.................................................................................................................................. 20
rapportfinaal 22_03_06
2 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
1 Probleemstelling en scope 1.1 Probleemstelling
Veiligheid op scholen is een moeilijk begrip. In principe is een school een bedrijf net zoals een ander, maar dat wordt spijtig genoeg te weinig en te laat ingezien. Hierdoor hebben scholen actueel, ten opzichte van andere bedrijven, nog een ruime achterstand op het vlak van algemene veiligheidsaspecten. In eerste instantie wordt vaak gewezen naar het ‘veilige’ klimaat dat in scholen heerst (vooral ASO, zachte TSO). In nijverheidsscholen gaat aandacht voor veiligheid vooral naar die situaties waarbij leerlingen/leerkrachten aan ‘gevaarlijke’ machines of met ‘gevaarlijke’ producten moeten werken. De gedachte dat een veilige infrastructuur ook een veilige leer- en leefsituatie oplevert, wordt vaak al te snel gemaakt. Natuurlijk is een veilige infrastructuur de basis voor veiligheid, maar veiligheid is meer dan alleen maar een infrastructureel probleem. Scholen worden ook vergeleken met ‘huis-en-tuin-situaties’, maar dan in een grotere groep. Die veronderstelling is maar gedeeltelijk juist. Het is wel zo dat de hoofddoelstelling in scholen het geven van onderwijs is. En dat die opdracht zich grotendeels binnen de klasmuren afspeelt. We willen hierbij toch een reeks extra gevarenzones schetsen. o Heel wat schoolactiviteiten gebeuren niet volgens het klassieke lespatroon, waarbij de leerling zittend aan een tafel de leerstof van de leraar opneemt. Het is net in deze niet klassieke leeropstelling dat de meeste ongevallen gebeuren. Denken we hierbij aan turn- en zwemlessen, sportactiviteiten en speeltijden tussen de lessen, buitenschoolse activiteiten zoals bedrijfsbezoeken, zee- en bosklassen, sportdagen,… o Kinderen gedragen zich als grotere groep steeds anders dan thuis. Dat sociaal gedrag lokt soms gevaarlijke situaties uit. Denken we bijvoorbeeld aan een kind dat gepest wordt, achterna gezeten door ‘sterkere’ kinderen en hierdoor in een panieksituatie kan vallen. o Kleine kinderen ‘zien’ de gevaren dan weer helemaal niet. Zij zullen speelmateriaal niet benaderen zoals wij dat als volwassen geconcipieerd hebben. Je moet de situatie dus altijd vanuit hun standpunt bekijken (hun grootte, ervaring, lenigheid, gebruik,…). o Grotere kinderen ‘zoeken’ gevaren op. Ze denken in hun jeugdige overmoed onsterfelijk te zijn en spelen op de grens van het onveilige. Denk aan jongeren die met hun opgedreven scooters zonder helm verkeersregels aan hun laars lappen. Of het experimenteer gedrag van jongeren met drugs. o De grootte van de groep in verhouding met de begeleiders is vaak scheefgetrokken. In een klas situatie is het voor een leerkracht al moeilijk om een groep van 24 kinderen degelijk en persoonlijk te begeleiden. Op het moment dat je met kinderen de klas verlaat, is het heel moeilijk om de groep in de hand te houden. Heel veel klasuitstappen gebeuren onder leiding van één leerkracht. Als er dan een probleem opduikt, moet je jouw aandacht verdelen en keuzes maken voor de situatie zoals ze zicht voordoet. En ‘kiezen is verliezen’… rapportfinaal 22_03_06
3 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
Reden te meer dus om aan veiligheid te werken binnen én buiten de schoolmuren. Er zijn heel wat verschillende Extra Muros Activiteiten (EMA’s) die georganiseerd worden in de scholen. We geven enkele voorbeelden: • Fietstocht in de bossen • Museumbezoek en stadsbezoeken met het openbaar vervoer • Herfstwandeling in de bossen met eigen vervoer (ouders) • Bezoek aan de chocoladefabriek met de trein • Bedrijfsbezoek met de autocar • Zeeklassen, skiklassen, bosklassen, ponyklassen, boerderijklassen,… • Zwemmen in het subtropisch zwembad • Excursies en studiereizen met het vliegtuig of autocar naar Griekenland, Rome, Frankrijk, Engeland,… • Sportdagen: kajakken, bergbeklimmen, speleo,… • Schoolreizen naar de grotten van Han, Walibi, Efteling, speeltuinen,… • Kerkbezoek met Pasen, Kerstmis, begrafenis,… • Bezoek aan het verkeerspark • Jaarlijkse schaatsactiviteit • Bezoek aan de studieloopbaanbegeleiding • Kermisbezoek • Bezoek aan de kerstmarkt • … Over EMA is erg weinig bekend. In onze scholen wordt of werd tot enkele weken geleden niets rond veiligheid gedaan van EMA. Hoewel de inspectie in de wettelijke bepalingen stelt dat er ‘voorbereidings- en evaluatieverslagen’ moeten opgemaakt worden voor EMA die langer dan één dag duren. Activiteiten buiten de schoolmuren ontsnappen dikwijls aan het toezicht van directies of verantwoordelijken. Gevaren en risico’s worden hierdoor vaak over het hoofd gezien en vergeten. In het lager onderwijs zijn er doorgaans 1,7 activiteiten per lesmaand buiten de schoolmuren. Voor sommige scholen ligt dit (veel) hoger: als je geen eigen sportzaal of zwembad hebt op het terrein, moet je er wekelijks naar toe gaan. Ook dat is een buitenschoolse activiteit met extra gevaren. In het hoger onderwijs variëren het aantal EMA afhankelijk van de gekozen studierichting. Met dit groepswerk willen we verandering brengen in het omgaan met EMA. We hebben getracht om een bruikbaar instrument op te stellen, waarmee leerkrachten en directies de risico’s verbonden aan EMA beter kunnen beheersen.
rapportfinaal 22_03_06
4 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
1.2 Scope Het werd voor ons snel duidelijk dat EMA binnen scholen een heel ruim terrein bestrijken. In bijlage 1 wordt dat geïllustreerd met een relatie tussen aan de ene kant activiteiten, en deelnemers aan de andere kant, waarbij die laatste zijn opgesplitst in deelnemers en begeleiders. Maar hiermee is het verhaal niet af. De soort leerlingen voegt complexiteit toe, het maakt een groot verschil uit op stap te gaan met kleuters of leerlingen uit het buitengewoon onderwijs, versus adolescenten uit het hoger onderwijs. Het wordt er niet makkelijker op, als je in rekening brengt dat begeleiders van in of van buiten de school kunnen komen. Enkele factoren, zonder exhaustief te zijn, die bijdragen tot de complexiteit zijn: § het type activiteit: recreatief, educatief, avontuurlijk, sportief, binnen, buiten, enz § competenties van leerlingen: kennis, ervaring, attitude, fysiek, leeftijd, maturiteit, enz § competenties van begeleiders: fysiek, attitude, ervaring, kennis, enz § locatie: binnen- of buitenland, gesloten of open omgeving, logies, klimaat, enz § gebruikt materiaal: kwaliteit, beschikbaarheid, enz § financiele middelen van school en ouders § transport: georganiseerd (bus, vliegtuig) of eigen middelen (te voet, fiets), enz We hebben ons voor deze opdracht beperkt tot een aantal generieke risico’s, die van toepassing zijn op de meeste EMA. Daarboven op moet je voor elke activiteit een bijkomende risicoanalyse toepassen. Wij hebben ons hier beperkt tot een aantal voorbeelden, uiteraard zijn er te veel mogelijke combinaties om dit binnen de tijdspanne van ons werk af te handelen.
rapportfinaal 22_03_06
5 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
2 Methode en data voor dit project 2.1 Keuze van de RIE techniek, en motivatie van die keuze Doel is een checklist op te stellen die gebruikt kan worden door organisatoren (leerkrachten en / of directies) van EMA, die geen specialist zijn op vlak van preventie. Die checklist moet hen toelaten een antwoord te geven op de voornaamste risico’s. De lijst moet voldoende algemeen zijn om bruikbaar te zijn voor een ruime waaier van activiteiten (duurtijd van enkele uren tot een week, stadsbezoeken, sportactiviteiten, …) en voor een divers doelpubliek (kleuters tot jong volwassenen). Voor we tot een dergelijke lijst komen, identificeerden we de risico’s. Hiertoe deden we een brainstorming, waarbij we poogden om algemene risico’s te identificeren voor een breed gamma van activiteiten. Daarnaast gebruikten we documentatie over dit onderwerp. Het spectrum aan risico’s dat op die manier is ontdekt, gebruiken we dan als basis voor de checklist voor de organisatoren. Qua risico-evaluatie kun je proberen om zowel de kans als de ernst van het risico (zonder en met maatregelen) in te schatten. Dat ligt echter moeilijk: voor een correcte inschatting moet je eigenlijk vertrekken van een reële situatie, terwijl we juist proberen een hypothetische situatie voor te stellen die een breed gamma van doelpubliek en activiteiten dekt. Blootstelling is mogelijk nog minder relevant in te schatten, buitenschoolse activiteiten zijn zeldzaam als je het geheel van een schooljaar bekijkt, maar anderzijds is de blootstelling manifest op het moment dat de EMA doorgaat. De gebruikte techniek voor de identificatie van risico’s is een combinatie van een taakanalyse (we proberen ons in te leven in de diverse activiteiten die deel uit kunnen maken van een EMA) en een werkpostanalyse (hier kijken we naar de plaats waar de activiteit zich afspeelt). Hier opnieuw is door het generische model niet echt sprake van een ‘zuivere’ toepassing van deze methode. Puur technische methodes, zoals HAZOP, FMEA, …vallen uit de boot. Die zijn eerder van toepassing op technische installaties. Wel hebben we frequent gebruik gemaakt van ‘what if’ vragen: je probeert je steeds in te denken wat er kan gebeuren in bepaalde situaties. Gezien we ook mensen uit de praktijk consulteerden, kun je onze methode als participatief bestempelen. We zijn overtuigd dat een risicoanalyse moeilijk door niet getrainde personen is uit te voeren. De kans is groot dat leken hierin verloren lopen en door de bomen het bos niet meer zien. Leerkrachten komen maar enkele keren per jaar in contact met EMA, daarom is er nood aan een eenvoudig hulpmiddel. Dat was onze drijfveer om de risicoanalyse te vertalen naar een checklist, die voldoende open moet zijn om mensen aan het denken te zetten over context en risico’s van hun specifieke situatie. Ons resultaat is vatbaar voor kritiek en verbetering, maar het is beter iets te ontwikkelen dat praktisch bruikbaar is, dan een gesofistikeerd model dat ongebruikt onder het stof belandt.
rapportfinaal 22_03_06
6 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
2.2 Stappenplan
STAP Beschrijving 1
Probleem- en doelstelling definiëren: • Welke typeactiviteiten? • Wie is betrokken?
2
Algemene methodologie bepalen / afspreken: • Keuze en verantwoording van RIE methode
3
Het procesverloop van EMA beschrijven § Generiek (zie “2.3 - Procesbeschrijving”) § voor één of meer typeactiviteiten
4
Gevaren en blootgestelden inventariseren § generiek / per typeactiviteit § per hoofdfase van een activiteit (ervoor, vervoer, tijdens, erna) § groeperen volgens risicofactoren: taken / individu / organisatie / materiaal / omgeving § deze risicofactoren koppelen aan de vereisten van de checklist (zie 5.)
5
§ § •
Algemene RIE (generieke checklist met vereisten) Deze RIE toepassen op een aantal typeactiviteiten à bevindingen en evaluatie à Noodzaak van type EMA RIE en on going RIE (aanpassing aan omstandigheden)
6
•
Plan van aanpak (preventiemaatregelen, met hiërarchie) (p.m.)
7
•
Risico’s communiceren, maatregelen communiceren en implementeren (p.m.)
9
• •
Uitvoering en efficiëntie van maatregelen controleren (p.m.) RIE zo nodig bijsturen (p.m.)
rapportfinaal 22_03_06
7 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
2.3 Procesbeschrijving
Algemene RIE
Beleid - Actieplan - Programma
Rollen & Verantwoordelijkheden
Competenties & Training
Specifieke RIE’s
Planning •Organisatie •Opvolging
Info & Communicatie •Logistiek •Materiaal
Herziening RIE’s & Verbeteracties
•Gezondheid •Hygiëne Verplaatsing heen & terug
Begeleiding & Toezicht
Evaluatie & Feedback
rapportfinaal 22_03_06
•Successen •Incidenten
Noodplan
8 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
Toelichting bij het processchema Om de elementen van de algemene beheersmaatregelen te bepalen, hebben we het EMA proces in een schema voorgesteld. §
We starten met een algemene RIE (Risico Inventarisatie & Evaluatie) – waarvan detail in Excel - met als centrale vraag: “Zijn de EMA aangepast aan de mogelijkheden van de deelnemers?”
§
Die RIE vormt de basis voor een beleid, actieplan en programma; de directie stelt zich hierbij de vraag: “Wat voor activiteiten organiseren we voor welke leerlingen, en hoe?”
§
De specifieke RIE’s (een soort ‘taakrisicoanalyses’, per type EMA) zijn een input voor de algemene RIE (vooral m.b.t. generieke risico’s, die op beleidsmatig vlak kunnen beheerd worden, bvb competentiebeheer); omgekeerd zal de algemene RIE ook op risico’s en preventiemaatregelen wijzen, die in een specifieke, concrete EMA dienen aangepakt (bvb wat doe je als iemand tijdens de activiteit een opdracht niet meer aankan?)
§
De algemene en specifieke RIE’s krijgen input van én geven output aan: o Organisatorische aspecten (planning, coördinatie) o Fysieke en mentale competenties (gebrek eraan induceert risico’s, op basis van die risico’s bepalen we competentievereisten) o Informatie en communicatie van de risico’s en preventiemaatregelen aan de deelnemers o Materiële en omgevingsaspecten (logistiek, kledij, uitrusting, vervoer, klimaat, cultuur) o Gezondheid en hygiëne
§
Tijdens de EMA zelf, zullen begeleiders successen en incidenten (gevaarlijke situaties, ongevallen) tegenkomen. o Daartoe is een noodorganisatie vereist. o Incidenten dienen gerapporteerd, het verloop van een EMA geëvalueerd. o Dergelijke verslagen geven nieuwe input om de RIE’s te herzien en voor verbeteracties, zodat de ‘kwaliteitscirkel’ wordt gesloten.
rapportfinaal 22_03_06
9 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
3 RIE (Risico Inventarisatie en Evaluatie) 3.1 Introductie In dit hoofdstuk beschrijven we kort onze werkwijze en resultaten, de eigenlijke neerslag is terug te vinden in een aparte excel sheets. Deze zijn apart meebezorgd met dit document. Gezien de ontwikkelde spreadsheet volledig gedocumenteerd is qua gebruik, is het niet de bedoeling om hier alles te hernemen. Wel is het zo dat het complete document als doelpubliek ervaren preventiemensen heeft of, zeker de eerste keren, moet gebruikt worden onder begeleiding van deskundigen op vlak van preventie. Apart geven we een vereenvoudigde versie die door directies kan gebruikt worden om algemene preventiemaatregelen te beoordelen. Ook zijn een paar voorbeelden van specifieke lijsten beschikbaar, voor welbepaalde activiteiten. Als doelpubliek mikken we op leerkrachten die als hoofdbegeleider voor een activiteit instaan, uiteraard mogen ze ook met een ruimer publiek van begeleiders besproken worden. Preventieadviseurs van scholen of scholengemeenschappen kunnen dergelijke lijsten zelf ontwikkelen en gaande weg ter beschikking stellen van hun leerkrachten. Uiteraard konden we binnen deze opdracht niet een complete lijst voor alle mogelijke activiteiten opstellen. We hebben ons beperkt tot voorbeelden, dit om de principes weer te geven en als basis voor verdere exploitatie. We willen er voor pleiten om die lijsten, cfr. onze aparte lijst voor de directie, in een vereenvoudigd formaat aan te maken. Onze opdracht resulteerde in een aantal bijkomende tabellen, die bijvoorbeeld aantonen dat de door ons opgestelde checklist weldegelijk de opgespoorde risico’s dekt. Maar dergelijke informatie is overbodig en wellicht verwarrend voor leken. We willen benadrukken dat scholen en zeker hun preventieadviseurs deze lijsten enkel als een basis moeten gebruiken. We raden hen aan om hier en daar vragen bij te voegen (of andere eventueel te schrappen) in functie van hun activiteiten, leerlingen en andere relevante kenmerken. Deze lijsten moeten ‘leven’ en aangepast worden op basis van opgedane ervaringen en bevindingen.
rapportfinaal 22_03_06
10 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
3.2 Spreadsheet checklist_compleet We geven hier kort uitleg bij deze spreadsheet. De eerste tabs zijn puur informatief en behandelen de volgende topics: § Titel: hier is gekozen voor één enkele (Lies, tenzij jij nog zaken kunt bij integreren) activiteit, zijnde avontuurlijke sportactiviteiten. § Afkortingen: lijst met afkortingen die we verderop gebruiken § Inhoud&gebruik: legt uit hoe de spreadsheet gebruikt moet worden § Algemene gegevens over de specifieke activiteit § Scope: laat aan gebruiker toe het toepassingsdomein te bepalen § Stappenplan: ten behoeve van ervaren gebruikers. Nodig/nuttig? § Form Hoofdbegel: formulier waarop de hoofdbegeleider relevante gegevens kwijt kan. De tab ‘Info ris. Eval.’ legt kort uit hoe een school de risico’s kan evalueren (kwantificeren). Nadat risico’s geïnventariseerd zijn worden ze item per item tegen het licht gehouden qua kans en ernst. Voor beide parameters gebruiken we een schaal van 0 tot en met 4. Verder kun je spreken van een intrinsiek risico niveau (IRN), dus het naakte risico zonder maatregelen. Verder is er het rest risico niveau (RRN) – na maatregelen - en het aanvaardbaar risico (ARN). Uiteraard is het de bedoeling om het RRN onder het ARN te krijgen. Voor ons was het in deze oefening heel moeilijk om een precieze risico-evaluatie te doen, dit kan enkel voor een specifieke activiteit, waarbij je effectief rekening houdt met alle aanwezige informatie. Wij hebben dit niet in praktijk kunnen toepassen op een concrete activiteit en groep leerlingen. In een volgend blad ‘Info eval maatr’ wordt uitgelegd welke de scores zijn, die bij de door de ons ontwikkelde checklists met maatregelen, moeten gebruikt worden. Zoals eerder uitgelegd verwachten we van de mensen uit de schoolomgeving niet dat ze een naakte risico identificatie en / of evaluatie doen. Wij hebben op voorhand een checklist gemaakt die de risico’s afdekt en die beter te hanteren valt door mensen uit het onderwijs. Het blad ‘RIE specif’ geeft een voorbeeld van een risico-identificatie en evaluatie voor een specifieke activiteit. Hier is als voorbeeld een avontuurlijke buitensportactiviteit gekozen, bijvoorbeeld kajak, bergwandeling, fietstocht door bos of iets gelijkaardigs. Voor alle duidelijkheid: een begeleider of PA van een school moet dit uiteraard nog van dichterbij bekijken in functie van de werkelijke activiteiten en doelgroepen. In deze sheet onderscheiden we diverse mogelijke groepen blootgestelden. De risico’s kunnen verder voortspruiten uit (meerdere bronnen per risico mogelijk): § de taak of activiteit § het individu § de organisatie § het materiaal § de omgeving Zo worden bij het in- en uitstappen risico’s geïnduceerd vanuit de taak zelf, het individu dat zich ongepast kan gedragen, de organisatie die geen richtlijnen heeft opgesteld voor het kiezen van een veilige manier van uitstappen en tenslotte de omgeving, uitstappen midden een drukke stad is anders dan uitstappen op een afgeschermde speelplaats. Een ander voorbeeld: extreme weersomstandigheden zoals onweer zijn louter gekoppeld aan de omgeving. En bij uitglijden speelt, naast andere factoren ook het materiaal, bijvoorbeeld het schoeisel, een rol. Het zou ons te ver leiden om alle vermelde items hier één voor één te behandelen. Qua evaluatie kan er een naakte inschatting van de risico’s gebeuren, via de eerder vermelde methode met scores van 0 t/m 4 voor kans en
rapportfinaal 22_03_06
11 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
ernst. Daarnaast zijn er maatregelen mogelijk, zowel specifiek als algemeen, die toelaten de risico’s af te dekken. Het is niet de bedoeling dat de organiserende leerkracht dit (zonder begeleiding) gebruikt. We wensen aan te tonen dat de lijsten met mogelijke maatregelen, die door ons zijn opgesteld, wel degelijk impact hebben op risico’s en de kans en/of ernst ervan verminderen. Nadat maatregelen daadwerkelijk genomen zijn kan het rest risico ingeschat worden. De cijfers die wij vermeld hebben zijn louter ter illustratie, je moet de precieze activiteit en doelgroep kennen. Vanuit de risico-evaluatie kan dan weer een specifieke checklist gemaakt worden voor een activiteit. Een dergelijke lijst kan zonder al te veel moeilijkheden door een organiserende leerkracht ingevuld worden. De manier van scoren is simpel: 0 voor helemaal niet in orde, 1 voor partieel OK en 2 voor volledig conform. Er is ruimte om commentaar neer te schrijven, alsook voor het vastleggen van noodzakelijke acties. Ook hier zijn onze quoteringen louter illustratief. Het blad ‘RIE alg’ is de kern van ons werk geweest. Hier hebben we getracht om een aantal generieke risico’s te lijsten, die van toepassing zijn voor een heel brede waaier van EMA. Scholen kunnen dit verder aanvullen. Onze betrachting was om een reeks risico’s te identificeren die in de meerderheid van de gevallen optreden. We hebben de gevaren in vier categorieën ondergebracht: § voor EMA: hoewel de eigenlijke risico’s zich pas manifesteren tijdens de EMA zelf, zijn er heel wat oorzaken terug te brengen naar een manke voorbereiding. Zo zijn er op voorhand duidelijke richtlijnen nodig rond kledij, drank of voeding, wil men vermijden dat er tijdens de activiteit problemen zijn met kou of hitte, honger of dorst. § Verplaatsing: meestal is er voor EMA een verplaatsing nodig, waaraan risico’s zijn gekoppeld. We hebben ons geconcentreerd op risico’s voor verplaatsingen met de bus, te voet of de fiets. § De eigenlijke activiteit (daar waar de activiteit een verplaatsing, bijvoorbeeld een fietstocht, is verwijzen we naar de lijst verplaatsing). Een paar klassiekers uit deze reeks zijn bijvoorbeeld verloren lopen, uiteenvallen van de groep, uitzonderlijke weersomstandigheden, enz. § Na de activiteit: daar is het noodzakelijk om feedback te collecteren. Doet men dat niet, dan leert men nooit bij uit wat minder goed is verlopen. In de tab ‘RIE alg vs maatreg’ gaan we na welke algemene maatregelen welke risico’s afdekken. Om dit te doen werden de riscio’s gelijst in vijf eerder besproken categorieën (taak/activiteit, individu, organisatie, materiaal en omgeving). De algemene maatregelen (een checklist die we straks bespreken) zijn ondergebracht in tien groepen. Kruisjes geven aan of er al dan niet een verband is tussen een risico en een maatregel, zoals opgenomen in de checklist. Ook dit blad is minder relevant voor de leek gebruiker, maar uiteraard moet je er als preventieadviseur over waken dat alle risico’s die geïdentificeerd werden op een of andere manier zijn afgedekt. Omgekeerd kan een maatregel, waar geen risico tegenover staat, een indicatie zijn omtrent ‘vergeten’ risico’s. Het blad ‘alg beheersmaatreg’ is een checklist die op hoger niveau, typisch door de directie van de school, moet behandeld worden om een groot aantal risico’s te beheersen. Het is evident dat de directie een aantal richtlijnen moet uitvaardigen omtrent het veilig laten verlopen van EMA en er ook moet over waken dat deze daadwerkelijk in praktijk worden gebracht. Uiteraard moet dit kunnen gebeuren in overeenstemming met het relatieve aandeel van EMA in het lesprogramma. Het overgrote deel van de lessen gaat nog steeds door op een klassieke, klassikale, manier. Naar onze mening moet deze lijst minstens eens per jaar door de directie worden doorlopen, om te zien waar de school staat op vlak van algemene preventie voor EMA. Ook dit is weer een self assessment waarin de directie aanduidt of ze al dan niet in orde is voor elk van de items. De scores worden per domein
rapportfinaal 22_03_06
12 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
direct naar een gemiddelde vertaald. En zoals steeds is aan te bevelen dat deze lijsten worden aangepast door en aan de school zelf. Binnen deze lijst hebben we de maatregelen ondergebracht in tien groepen, namelijk: § beleid, actieplan en rollen § plannning en opvolging § competenties en training § communicatie en info § begeleiding en toezicht § gezondheid en hygiëne § logistiek en materiaal § vervoer en verplaatsing § noodsituaties § incident analyse en feedback Voor elk item kan de directie zichzelf een score geven, indien er een onvoldoende is, kan in de voorziene ruimte meer commentaar over het probleem worden gegeven, alsook worden aangegeven welke actie er voorzien is (wat zal door wie gebeuren tegen wanneer). Het spinweb diagram in het blad ‘beheerseval-graf’ illustreert op een grafische manier de gemiddelde score in elk van de tien domeinen. De grafiek toont, kort maar krachtig, aan hoe de school zich algemeen situeert en waar de prioriteiten moeten liggen. We sluiten af met een aantal formulieren die nuttig kunnen zijn. Een eerste is een evaluatieformulier dat gebruikt kan worden om feedback over EMA te verzamelen. Het blad ‘eval na EMA’ laat toe om een score toe te kennen aan een reeks punten, die scores worden in het daarop volgende blad ‘eval-graf na EMA’ op een grafische manier weergegeven. Het laatste werkblad geeft een reeks documenten, die een school best zou opstellen Deze lijst kan ook weer aangepast worden.
3.3 Afsluitende opmerkingen Wat hier is gebouwd had voornamelijk tot doel om onze aanpak te illustreren binnen het kader van ons projectwerk. Wij beseffen maar al te goed dat de neerslag hiervan te complex kan lijken voor de doorsnee directie of leerkracht. Vandaar dat er in de praktijk het best wordt gebruik gemaakt van vereenvoudigde versies, die enkel essentiële informatie bevatten. De preventieadviseur van de school kan die taak op zich nemen. De spreadsheet checklist_directies is een dergelijk voorbeeld. Daarin zijn alleen de algemene maatregelen, waarvoor we een evaluatie verwachten door de directie, opgenomen. Op een analoge manier kun je ook lijsten maken ten behoeve van begeleiders voor specifieke activiteiten. De bijkomende inspanning die hiervoor nodig is, is beperkt, maar moet dus wel rekening houden met de eigenheid van de school.
rapportfinaal 22_03_06
13 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
4 Feedback van scholen op onze aanpak In het bestek van dit project hebben we met diverse scholen gepraat, enerzijds om te zien wat de huidige aanpak was en anderzijds om naar hun reacties te peilen op onze werkwijze. Globaal genomen kun je voor alle scholen stellen dat er nog werk aan de winkel is. Voor de scholengemeenschappen is er wel een presentieadviseur, maar die is meestal maar deeltijds beschikbaar voor dit werk. De aandacht gaat daarbij vooral naar de technische afdelingen, waar met gevaarlijke machines of elektriciteit wordt gewerkt. Voor wat betreft de Don Bosco scholen groep in Haacht zijn er ook voor EMA checklists beschikbaar. In praktijk worden die niet systematisch gebruikt, en ze hebben maar betrekking op bepaalde activiteiten. Voor een aantal zaken zijn er geschreven richtlijnen (busvervoer, informatie naar ouders), maar er wordt er vooral gewerkt met mondelinge informatie. Er is geen tijd om uitgebreide draaiboeken aan te maken. Toch kun je zeggen dat veel van de generieke aspecten, die wij hebben opgenomen in onze lijst, in orde zijn, zij het op een informele manier. In elk geval was de preventieadviseur lovend over onze aanpak. Hij vond het een goed idee om de hoofdlijnen qua preventie voor EMA jaarlijks met de directies door te nemen. Verder was ie onder de indruk van de grafische representaties en de volledigheid van de checklists. De hanteerbaarheid is goed, mede door de handleiding die is ingebouwd. Zoals te verwachten was, vraagt het wel serieus tijd om het instrument goed te gebruiken. Eigenlijk zou dat eens aan de betrokkenen moeten worden uitgelegd voor ze er mee aan de slag gaan. In elk geval wordt onze methode uitgetest voor het eerstvolgende bezoek aan Parijs door leerlingen uit de hogere graad TSO. De feedback krijgen we nadat dit project is afgehandeld. Een directielid van de middenschool heeft een assessment gemaakt op basis van onze vereenvoudigde lijst directie. Hij vond het een bruikbaar middel, dat snel inzicht geeft in die punten die belangrijk zijn voor het veilige verloop van EMA. Een ASO directielid had ook onze directielijst gevalideerd. Haar commentaar was dat het een eerder complex instrument is, aan te passen aan de school zelf, maar het legt vrij snel de vinger op de wonden. Nog in de ontwikkelfase van deze oefening interviewden we een leraar sociale vakken van een onderwijsinstelling in Geraardsbergen. In die schoolgemeenschap wordt hij doorgaans belast met de organisatie en hoofdbegeleiding van EMA. We legden hem zowel een specifieke RIE (voor Bedrijfsbezoeken) als de algemene RIE voor; bij die laatste moest hij even de pet van de Directie opzetten, wat uiteraard niet voor de gehele lijst met vereisten mogelijk was. Kenmerkend was dat deze leraar spontaan aan heel wat vereisten beantwoordt, maar dat is louter het gevolg van eigen initiatief en gezond verstand. Op directievlak is heel weinig geregeld. Dat betekent dat veiligheid redelijk is verzekerd, als déze leraar EMA organiseert, maar dat dit niet noodzakelijk zo is wanneer anderen dat zouden doen. Vandaar het belang van een goed beheer van EMA op directievlak. De leraar ontdekte ook een aantal vereisten die hem zinvol leken, maar waar hij of de directie nooit aan dachten. Onder meer de noodorganisatie en ervaringsuitwisseling scoren in deze schoolgemeenschap zwak.
rapportfinaal 22_03_06
14 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
Tot slot geven we nog de bevindingen vanuit de afdeling secundair onderwijs, Heilig Hart Heverlee. Preventie staat er eerder in de kinderschoenen, er is bijvoorbeeld minder uitgewerkt materiaal dan bij Don Bosco. Het integrale document, inclusief de risicoanalyse, komt complex over. Zonder vooropleiding of introductie is het niet hanteerbaar. Een toegankelijker document, dat inzichtelijker en hanteerbaarder is wordt hierbij vooropgesteld. De checklist voor directies geeft een goed beeld over de stand van zaken van de betreffende school betreffende het preventiebeleid. Zo stelde men vast dat er nog veel werk aan de winkel is voor het beleid en de leidinggevenden. Alles onmiddellijk aanpakken ziet men als een te grote opdracht. Jaar na jaar prioriteiten nastreven is de doelstelling. De opdeling tussen verplaatsing en activiteiten lijkt raadzaam te zijn. Op deze manier kan je een aaneenschakeling van documenten (versus verplaatsing of activiteiten) voor een EMA krijgen. Voor de onmiddellijke organisatoren of leidinggevende leerkrachten zou het handig zijn dat zij over een leidraad beschikken bij specifieke verplaatsingen of activiteiten. Een gepersonaliseerde checklist is nog een bijkomende vraag. Voor activiteiten die door externen worden aangeboden, wil men uitkijken naar een document waarbij de school een risicoanalyse bij de externen kan aanvragen.
rapportfinaal 22_03_06
15 of 20
KU Leuven - Lucina
5
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
Evaluatie van het groepswerk
5.1 Introductie Wanneer we het groepswerk in kaart brengen, willen we een onderscheid maken tussen factoren die eerder van praktische aard zijn, zoals het probleem om samen te vergaderen, afspraken te maken, enz. Anderzijds zijn er dan weer factoren die je kunt onderbrengen bij de groepsdynamiek. Elke persoon brengt haar of zijn eigen inzichten, persoonlijkheid, ervaring,... met zich mee en dat heeft zijn impact op de relaties binnen de groep. Beide worden hieronder even verder toegelicht.
5.2 Praktische factoren We werken allemaal op een verschillende plaats, Guy verblijft geregeld in het buitenland. Ook onze gezinssituatie verschilt en elk van ons heeft een aantal bijkomende interessesferen buiten de werksfeer. Door het feit dat we al een dag per week van ons werk weg zijn voor het volgen van de opleiding, is het niet evident om veel tijd vrij te maken voor het werken aan dit project. Bijkomende moeilijkheid is dan nog om deze tijd samen door te brengen voor discussies, statusvergaderingen en het nemen van beslissingen. We hebben optimaal gebruik gemaakt van de donderdagen dat we samen in Pellenberg waren. Onder de middag hielden we gewoonlijk korte besprekingen. Daar werd vooral gekeken naar de grote lijnen, de taakverdeling en de opvolging van waar we stonden. Om het proces verder te stroomlijnen is er ook een voormiddag (spijtig dat niet de initieel geplande volle dag kon gebruikt worden) bijeen gekomen. Daar is heel duidelijk gebleken dat een diepgaande discussie een must is om de violen te stemmen en iedereen op de zelfde golflengte te brengen. Daarnaast is er gelukkig e-mail en telefoon. Geregeld werden er stukken tekst uitgewisseld, afspraken gemaakt en inzichtpunten besproken. Waar nodig werd ook de telefoon gebruikt, zowel tussen twee personen als via conference call faciliteiten waarbij de groep virtueel samen kwam. Al bij al kunnen we concluderen dat we de praktische problemen onder controle hadden.
5.3 Groepsdynamiek Iedereen heeft zijn eigen ‘ego’. Zij of hij brengt een eigen patroon qua opleiding, ervaring in het bedrijfsleven en specifiek in preventie, temperament, cultuur, en dergelijke mee. Die verschillen kunnen leiden tot zaken zoals wrijvingen, conflicten, verschillen qua verwachtingspatroon, divergerende meningen. Perfect normaal, zeker als je weet dat de groepen willekeurig zijn samengesteld. Komt daar nog bij dat door de tijdsdruk op bijeenkomsten eerder wordt gekeken naar inhoudelijke aspecten van het projectwerk dan naar de interrelationele groepsprocessen die het werk laten vooruit gaan of stremmen.
rapportfinaal 22_03_06
16 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
Onderhuids leefde bij ons een spanning tussen enerzijds de doelstellingen om inhoudelijk kwaliteit te leveren en anderzijds het objectief om door het uitvoeren van deze opdracht zoveel mogelijk te leren. Je maakt je nu eenmaal de materie het best meester door ze zelf in praktijk te brengen en eventueel te leren uit je fouten, maar dit wordt moeilijk als de druk om zo snel mogelijk tot een resultaat te komen groot wordt. Door het verschil in voorkennis enerzijds en snelheid anderzijds, punten waarin Guy uitblonk, was de rest vaak op achtervolgen aangewezen. Toch was het de bedoeling dat zijn minst iedereen zou nadenken over de opdracht en proberen voor een eerste vergadering met een aantal voorstellen op tafel te komen. Een korte periode waarin iedereen zelf nadenkt en zaken zelf ontwikkelt is zeker lonend. Veel vroeger bijeenkomen dan we nu gedaan hebben, had wellicht bijgedragen tot een sneller resultaat, eventueel ten koste van het leereffect. Onze eerste vergadering had echter wel langer mogen duren, dat is zeker de mening van Guy en Werner. Een formele projectleider met beslissingsautoriteit hebben we niet aangeduid. In de toekomst lijkt ons dat wel aan te raden. Anderzijds speelde Werner qua taakverdeling en opvolging wel op een informele manier de rol van projectleider. Een echte lacune was er op dat vlak niet. Heel veel materiaal is door Guy aangeleverd, zeker in het begin. Hij had uiteindelijk meer ervaring in het preventiedomein. Na een tragere start is ook veel bijgedragen tot het rapport door Lies en Werner. Herman volgde daar op grotere afstand, maar kwam vooral aan zijn trekken bij de presentatie. Uiteindelijk hebben we veel geleerd uit deze uitdagende opdracht. Zoals in veel domeinen, bestaat er een overvloed aan literatuur, maar er was eigenlijk niks pasklaar voor scholen. We zijn het er allemaal over eens dat we uiteindelijk veel opgestoken hebben op vlak van risicoanalyse en beheersing, opstellen van checklists en het zich inleven in de onderwijswereld. Het was wel koorddansen om een evenwicht te vinden tussen een diepgaande aanpak en het klaarstomen van een eindresultaat dat in de praktijk bruikbaar is. Op vlak van team vorming was de oefening ook nuttig. Iedereen leert van iedereen en uiteindelijk moet je samen werken om te komen tot een goed resultaat. Dit thema, zonder beschikbare methodiek of oplossing, was een ideale uitdaging om een resultaat op te bouwen, samen met mensen die van elkaar verschillen qua voorkennis en aanpak. Je moet als groep zorgen dat iedereen ‘mee’ is. Ook in onze latere praktijk zal dat van pas komen.
rapportfinaal 22_03_06
17 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
6 Bijlagen Bijlage 1: schets complexiteit van de opdracht Bijlage 2: checklist_compleet.xls. Geeft een compleet overzicht van ons werk, startende met inventarisatie van risico’s over evaluatie tot afdekkende spreadsheets voor diverse doelgroepen, inclusief andere tools. Bijlage 3: checklist_directies.xls. Vereenvoudigde spreadsheet, voor het behandelen van algemene maatregelen door directies, opgesteld vertrekkende van bijlage 2. Bijlage 4: een checklist voor mature directies. Deze checklist heeft meer diepgang, maar ze wordt best onder begeleiding van een deskundige ingevuld. Onderstaande bijlagen werden niet besproken in ons rapport, maar zijn bijkomende voorbeelden van specifieke RIEs, met andere woorden voor specifieke activiteiten. Bijlage 5: RIE EMA verplaatsing autocar.xls. Een analyse van risico’s die specifiek verbonden zijn aan verplaatsing met een bus. Bijlage 6: RIE EMA buitensport.xls. Een analyse van risico’s die specifiek verbonden zijn aan buitensport-activiteiten. Bijlage 7: RIE EMA bedrijfsbezoek.xls. Een analyse van risico’s die specifiek verbonden zijn aan bedrijfsbezoeken. Tenslotte hebben we ook nog een reeks veiligheidsboekjes opgesteld, bestemd voor gebruikers. Ook deze zijn in dit rapport niet echt besproken, maar we geven ze graag ter illustratie mee. Bijlage 8: boekje_buitensport.pdf. Bijlage 9: boekje_bedrijfsbezoeken.pdf Bijlage 10: boekje_autocar.pdf Bijlage 11: boekje_algemeen_beheer.pdf
rapportfinaal 22_03_06
18 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
7 Bronnen
1. Adventure Activities Licensing Authority (2001), Self Assessment and Guidance for Providers of Adventure Activities, UK 2. Adventure Activities Licensing Authority (2002), Worked Examples of Risk Assessment Formats, UK 3. Adventure Activities Licensing Authority (2003), Information and Guidance on Technical Advisors, UK 4. Edulex (2001), Omzendbrief Extra Muros Activiteiten in het onderwijs 5. Estyn (2005), The Management of Safety in Physical Education and Outdoor Activities, UK 6. Good Practice in Adventure Activities within the Education Sector - A working document for inspectors of the Adventure Activities Licensing Authority (2002), UK 7. HASPEV (Supplement 1), Standards for LEAs in Overseeing Educational Visits, UK 8. HASPEV (Supplement 2), Standards for Adventure, UK 9. HASPEV (Supplement 3), A Handbook for Group Leaders, UK 10. HASPEV, Health and Safety of Pupils on Educational Visits - A good practice guide (1999), National Assembly for Wales 11. HASPEV, Health and Safety: Responsibilities and Powers, UK 12. KOGEKA (Preventiedienst), Procedure Fietsuitstap 13. Middlesbrough Council, School / Service HASPEV Monitoring Checklist, 14. Preventiedienst Scholengemeenschap Kardinaal Cardijn, Instructies EMA 15. RGS Expedition Handbook, Section 12 – School Visits: The Legal and Practical Issues, UK 16. Scottish Executive (2004), Health & Safety on Educational Excursions, Supplement 1: Standards for Local Authorities in Overseeing Educational Excursions, Edinburgh 17. Stichting Consument en Veiligheid (2005), Veilig Bewegingsonderwijs: van Ongevallen naar Preventie, Amsterdam
rapportfinaal 22_03_06
19 of 20
KU Leuven - Lucina
Preventieadviseur Niveau 1 2005 - 2006
8 Afkortingen en begrippen
8.1 Afkortingen Afkorting ARN EMA IRA IRN OD R&V RIE RRN
Betekenis Aanvaardbaar Risiconiveau Extra Muros Activiteiten Incident Rapportage & Analyse Inherent Risiconiveau Organiserende Directie Rollen & Verantwoordelijkheden Risico Inventarisatie & Evaluatie Rest Risiconiveau
8.2 Begrippen Term Aanvaardbaar Risiconiveau Inherent Risiconiveau Rest Risiconiveau Risico Inventarisatie & Evaluatie
rapportfinaal 22_03_06
Betekenis Het risiconiveau dat een organisatie als maximale limiet stelt Het ‘naakte’ risiconiveau, zonder preventiemaatregelen Het resterende risiconiveau, nadat preventiemaatregelen zijn genomen. Identificeren van gevaren en blootgestelden, en evalueren van de kans dat gevaren tot letsel voor blootgestelden leiden.
20 of 20