EXECUTIVE SUMMARIES MTSO-INFO 51 DORIEN VAN LOOY 2010

EXECUTIVE SUMMARIES

MTSO-INFO 51

DORIEN VAN LOOY 2010

Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen Contact: Prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) http://www.ua.ac.be/mtso

MTSO-INFO

Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

EXECUTIVE SUMMARIES Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................... 2 2 EXECUTIVE SUMMARIES SCHRIJVEN ........................................................................... 5 2.1 DE PUBLIEKSANALYSE........................................................................................................... 5 2.2 DE SCHRIJFFASE ................................................................................................................. 6

2.2.1 2.2.2

Opbouw van een executive summary ..................................................................... 6 Inhoudelijke en vormelijke tips voor het schrijven van een executive summary .......13

3 GERAADPLEEGDE LITERATUUR .................................................................................. 16

© MTSO–INFO / UA - FPSW

2

Het uitvoeren van een succesvol onderzoek vergt veel tijd, inspanning en geduld van de onderzoekers. Dit doe je natuurlijk niet allemaal voor niets. Je wilt dat de resultaten van je onderzoek gevolg krijgen. Hoewel onderzoekers vaak overvallen worden door een vlaag van opluchting bij het schrijven van de laatste regel van het onderzoeksrapport, breekt in principe dan nog een belangrijke fase aan. Wat betekenen de onderzoeksresultaten nu precies? En wat moet er nu concreet mee gebeuren? Tal van beleidsinstellingen die werken in jouw onderzoeksveld zullen jou deze vraag stellen. In deze MTSO-info staan we stil bij hoe je de onderzoeksresultaten het beste rapporteert naar belangrijke beleidsuitvoerende instellingen of – personen. Aan de hand van het geven van een aantal inhoudelijke en vormelijke tips willen we je op deze manier helpen om een succesvolle ‘executive summary’ op te stellen. Executive summaries vind je doorgaans vooraan in onderzoeksrapporten. 1 Inleiding Een ‘executive summary’ is een samenvatting van een oorspronkelijk omvangrijk rapport. ‘Executive’ betekent ‘uitvoerend’. Enerzijds slaat ‘executive’ op het feit dat een dergelijk soort samenvatting vooral als doel heeft een gevolg te geven aan je onderzoeksresultaten. Je wilt dat iets uitgevoerd wordt. Anderzijds slaat het woord ‘executive’ ook op de persoon of instantie voor wie je executive summary bestemd is. Hij/zij is de ‘executive’ omdat de beslissing om jouw aanbevelingen, die jij in je onderzoeksrapport doet, al dan niet uit te voeren in zijn/haar handen ligt. Een ‘executive summary’ heeft tot doel om hem/haar op de hoogte te stellen van de belangrijkste bevindingen uit het oorspronkelijke rapport zonder dat hij/zij het volledige rapport gelezen moet hebben. Op basis van de ‘executive summary’ moet de lezer voldoende informatie hebben om ‘ja’ of ‘nee’ te zeggen tegen de naar voor geschoven beleidsaanbevelingen. Een executive summary is daarom een belangrijk onderdeel, omdat dit vaak het enige deel van het rapport is dat gelezen wordt. Een ‘executive summary’ is één voorbeeld van een samenvatting. Binnen de familie van de samenvattingen bestaan er nog tal van andere soorten samenvattingen. Om het doel en opzet van een ‘executive’ summary ten volle te begrijpen is het belangrijk deze specifieke variant van een samenvatting binnen de verschillende soorten te kaderen.

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3 Tabel 1 Verschillende types van samenvattingen Standaard samenvatting

Doel

Abstract Informeren

Informeren

Informeren

Integreren

Overtuigen

Aanbevelen

Reclame maken

Geïnteresseerden

Beleidsuitvoerende instellingen/ personen

Pers

-Onderwerp en

-Wat? -Wie? -Waar? -Wanneer? -Waarom? -Hoe?

Jezelf Gevarieerd

Overzicht belangrijkste onderdelen van een rapport

onderzoeksvraag -Analysemethoden -Conclusies -Aanbevelingen

Invalshoek Neutraal Stijl

Persbericht

Informeren

Voor wie? Geïnteresseerden

Inhoud

Executive summary

Zakelijk en neutraal geschreven

Vakjargon Vaak vakjargon

Doelpubliek

Neutraal

Expertise Interesses doelpubliek/-persoon doelpubliek



Aantrekkelijk en vlot geschreven

Vaak vakjargon

Eventueel vakjargon

Geen vakjargon

Bron: Eigen samenstelling op basis van LeCourt, 1993 en Anderson, 1991.

Een eerste soort van samenvatting is de ‘standaard samenvatting’. Het is eigenlijk het soort samenvatting zoals we die allemaal het beste kennen: puur gericht op het integreren en verstrekken van informatie. Deze standaardvariant kan in tal van vormen voorkomen: vb. studenten die een samenvatting schrijven van een cursus, onderzoekers die een samenvatting maken van de belangrijkste literatuur in een onderzoeksdomein, enz. . Aan dergelijk soort van samenvattingen kan daarom ook geen vast doelpubliek toegeschreven worden. Standaard samenvattingen kun je schrijven voor jezelf, als intern onderzoeksrapport of voor een extern publiek. Wat je in een standaard samenvatting schrijft is tevens afhankelijk van de behoeften van je doelpubliek. Indien je voor je eindverhandeling bijvoorbeeld de belangrijkste onderzoeksresultaten van gelijkaardige onderzoeken samenvat, kun je zelf beslissen wat je wel en niet weergeeft en hoe ver je gaat in het vermelden van details. Als je een literatuurstudie maakt daarentegen is het belangrijk die inhoudsgebieden aan te halen die belangrijk zijn gegeven de onderzoeksvragen. Kortom, als auteur van een standaard samenvatting kun je de inhoud laten variëren naar keuze. De inhoud zelf wordt wel beschreven vanuit een neutrale invalshoek. Je geeft de informatie weer zoals ze is, zonder vanuit een specifiek oogpunt van een lezerspubliek te vertrekken. Omdat een standaard samenvatting informatief is, wordt ze in de meeste gevallen geschreven in een zakelijke, neutrale taal. Gebruik van vakjargon is hier niet uit den boze. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

4 Een tweede soort van samenvatting is het ‘abstract’. Het abstract is het korte tekstje dat je vaak vindt bij aanvang van een artikel. Een abstract beschrijft de belangrijkste elementen die aangehaald worden in een artikel zonder er extra informatie over te geven of er dieper op in te gaan. Het moet de lezer een overzicht geven van wat er in het artikel of rapport besproken wordt. De belangrijkste functie van een abstract is dan ook de lezer aan te zetten tot het lezen van het hele artikel of rapport. Een abstract is bedoeld om alle mogelijke geïnteresseerden in het onderwerp van het artikel in te leiden. Net zoals bij een standaard samenvatting geeft het de inhoud weer zoals het is en wordt het in een zakelijke en neutrale taal geschreven, met veel gebruik van vakjargon. De ‘executive summary’ vormt een derde soort van samenvatting. Naast het informeren heeft de executive summary de belangrijke functies om aanbevelingen te maken. Je wilt je onderzoeksresultaten niet enkel beschrijven. Je wilt vooral aangeven wàt er volgens de resultaten die je bekomen bent op beleidsmatig vlak moet gebeuren. De hoofdfunctie is dus om gevolg te geven aan je onderzoeksresultaten. Executive summaries zijn gericht aan zij die de belangrijkste beslissingen nemen. Dergelijke samenvattingen komen het vaakst voor in bedrijfssferen. Bedrijven maken dan bijvoorbeeld een ‘kosten en baten’-analyse van de lancering van een nieuw product, schrijven een executive summary van het rapport en sturen de samenvatting op naar de investeerders. Zij zullen dan beslissen over de uiteindelijke uitvoering van het plan of niet. Ook in onderzoeksrapporten wordt er vaak gebruikt gemaakt van de executive summary. Na het uitvoeren van doorgedreven statistische analyses en het formuleren van conclusies, zetten onderzoekers dan op papier wat ze beleidsmatig concreet aanbevelen op basis van hun onderzoeksresultaten. Omdat onderzoeken vaak gevoerd worden in opdracht van beleidsvoerende instellingen, zal het schrijven van een executive summary een essentieel onderdeel zijn. Belangrijk is het om executive summaries te schrijven in termen van de persoon of instelling voor wie je de samenvatting schrijft. Als je voor een financieel directeur schrijft moet je terminologie voldoende financieel zijn, als je voor een industrieel ingenieur schrijft dan moet je terminologie voldoende technisch zijn. In het geval van een onderzoeksrapport in het kader van Leeronderzoek, zullen de aanbevelingen voornamelijk bezorgd worden aan de beleidsinstellingen (ministeries etc.). Het is dan ook belangrijk dat je je executive summary schrijft met in je achterhoofd het profiel of de persoon van de instantie voor wie je de samenvatting opstelt. Een executive summary wordt geschreven op een zakelijke en neutrale toon (geen beeldtaal). Eventueel kunnen er wel een aantal vaktermen zoals vb. ‘sociale stratificatie’ enz. gebruikt worden. Je moet er dan wel zeker van zijn dat de ‘executive’ ook van dergelijk termen op de hoogte is. Informeer dus zeker naar de expertise en opleiding van je doelpersoon/-instelling. Begin echter niet met het gebruiken van statistische termen zoals ‘regressiecoëfficiënten, significantieniveaus, chi²-verschiltesten, enz’. Hoewel jij in deze domeinen thuis bent, is het best dat je dergelijke thema’s naar buitenstaanders toe in ‘mensentaal’ formuleert. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

5

Hoewel het officieel niet binnen de familie van de samenvattingen wordt gerekend, is ook het ‘persbericht’ 1 een soort van een samenvatting. Het vertrekt in principe vanuit hetzelfde motto als executive summaries: ‘werkelijk iets doen met de resultaten van je onderzoek’. Een persbericht verschilt van een executive summary in dat opzicht dat het opgesteld is voor een gewoon publiek en niet voor belangrijke beleidsuitvoerende instellingen of personen. Het gebruik van vakjargon is in het geval van een persbericht daarom totaal uit den boze. Bovendien wordt een persbericht opgesteld vanuit het oogpunt om de journalist én de lezer vanaf het begin van het artikel te verleiden om door te gaan met lezen. Daarom worden persberichten geschreven in een aantrekkelijke, prikkelende, vlotte taal. Persberichten zijn de enige in de rij van de samenvattingen die een beetje ‘teasing’ mogen zijn. De auteur van een persbericht moet als het ware alles in de strijd gooien om zijn persbericht aan de media verkocht te krijgen en zo in de kijker te komen staan van een breed doelpubliek. Opdat je doelpubliek het nieuwsfeit dat je als auteur van een persbericht als nieuwswaardig claimt is het belangrijk om vanuit de invalshoek van je lezer te schrijven. Waarom is de informatie voor hem/haar belangrijk? Dit is sterk gelijkaardig met wat je in een executive summary doet. Je tracht hierin te herformuleren wat de onderzoeksresultaten nu concreet betekenen voor de beleidsuitvoerende instelling. 2 Executive summaries schrijven Het opstellen van executive summaries gebeurt in twee fasen: een publieksanalyse en een schrijffase. In de volgende paragrafen wordt op beide fasen dieper ingegaan. 2.1 De publieksanalyse Bij regel wordt er een executive summary geschreven van een rapport vanaf het moment dat het report meer dan 4 pagina’s telt. De lengte van de executive summary is bij regel 1/10 van de lengte van het algemene rapport, al bestaat over de lengte veel discussie. De meeste executive summaries zijn 1 à 2 pagina’s lang. Veel executive summaries zijn zelfs korter dan één A4-pagina. Indien je in opdracht werkt van een beleidsuitvoerende instelling dat op basis van je rapport een belangrijke besluit wil nemen, moet er altijd een executive summary bij je rapport bijgevoegd worden. Om zoveel mogelijk gevolg te geven aan je onderzoeksresultaten is het belangrijk op voorhand uit te maken voor wie de executive summary bedoeld is. Je kunt de inhoudelijke – en stijlaspecten dan aanpassen aan je doelpubliek. Executive summaries zijn vaak een samenvatting van rapporten die algemeen verspreid worden. Je kunt de executive summaries dan vinden in bibliotheken, op het web, in tijdschriften enz. . Elk type van lezer kan dus in principe de executive summary in handen krijgen. De vraag die zich dan stelt is: hoe stel ik een executive 1

Raadpleeg de MTSO-info ‘Persmappen en Persberichten’ voor meer informatie betreffende het schrijven, verzenden en gepubliceerd krijgen van een succesvol persbericht.


6 summary op om toch een zo groot mogelijk lezerspubliek ten dienste te staan? Indien je met een gevarieerd doelpubliek zit, zijn er doorgaans drie groepen te onderscheiden: • Experten die alles lezen (executive summary, oorspronkelijke rapport, berekeningen in de bijlage, enz.) • Beleidsuitvoerende instellingen / - personen: Kennen het vakjargon en mogelijke technische details, maar willen een zo beknopt mogelijk overzicht van de belangrijkste bevindingen. • Geïnteresseerden (journalisten, burgers,…): Willen een volledig overzicht, maar liefst zonder al te veel details of gebruik van vakjargon. Het is dan aan de auteur van een executive summary om een zo goed mogelijk evenwicht te vinden in het vermelden van details en het gebruiken van vakjargon, met als doel élk type lezer ten dienste te staan. Door dit gevarieerde doelpubliek is het opstellen van een executive summary vaak een bijzonder moeilijke taak. Je moet immers niet enkel de essentie vatten, maar tevens ook je doelpubliek onder ogen houden. Tevens moet de executive summary in principe verstaanbaar zijn voor iemand die er helemaal niets van afweet. Een andere mogelijke oplossing kan er in bestaan twee verschillende executive summaries te schrijven: één voor de beginners (beperkte hoeveelheid details en geen vaktaal) en één voor de gevorderden (iets meer details en gebruik van vaktaal). Omwille van een efficiënt tijdsgebruik, is deze laatste oplossing vaak echter niet aan de orde. Omdat het onderzoek meestal opgelegd is door een beleidsuitvoerende instantie en het rapport in de meeste gevallen enkel daar naartoe gaat, is het doelpubliek in de meest gevallen strakker gedefinieerd. De afstemming op het doelpubliek is in dit geval heel wat gemakkelijker. Je kunt de gebruikte taal en de aangehaalde details dan gewoonweg afstemmen op deze doelgroep. 2.2 De schrijffase 2.2.1 Opbouw van een executive summary Afhankelijk van het soort rapport waarvan je een executive summary schrijft, zal de opbouw van een executive summary enigszins verschillen. Een executive summary kent de meeste toepassingen in de bedrijfswereld (om leningen aan te vragen, investeerders aan te trekken). Het bevat dan onderdelen waarin het bedrijf beschreven wordt, de missie duidelijk wordt, de financiële situatie van het bedrijf van naderbij besproken wordt, enz. . Het is voornamelijk bedoeld om te verkopen. Dit is bijvoorbeeld ook het geval bij het uitschrijven van nieuwe onderzoeksprojecten, waarbij het de bedoeling is overheidsfondsen binnen te halen ter financiering van het project. De toepassing waarin we hier een ‘executive summary’ bespreken vertrekt vanuit een ander soort van rapport, namelijk het eindrapport van een onderzoek. Het hoofddoel van een dergelijke executive summary is niet om bepaalde producten of diensten verkocht te krijgen, maar gevolg te geven aan de onderzoeksresultaten die bekomen werden. Onthoud echter goed dat dit slechts één van de vele toepassingen is waarin een executive summary gebruikt wordt. © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

7

Een executive summary bestaat uit drie grote delen: 1) Samenvatting 2) Conclusies 3) Aanbevelingen Aan de hand van het onderstaande voorbeeld worden de onderdelen van een executive summary verder besproken.


8

Executive summary: Van zorginstelling naar zorgonderneming voor personen met een handicap Samenvatting De zorgsector voor Personen met een Handicap (PmH) is er één die veel veranderingen heeft gekend doorheen de tijd. Vanaf de jaren ’70 werd er gestart met de uitbouw, professionalisering en differentiëring van de zorg wat resulteerde in een enorme diversiteit aan zorgvormen – de zorgsector telt er nu vijftien, waarbij oude en nieuwe naast elkaar bestaan. Wat de impact is van deze verandering op het niveau van organisaties is nog niet onderzocht. Het onderzoeken van diffusiepatronen leidt tot een grondiger inzicht in deze materie. De centrale onderzoeksvraag is tweeledig: Ten eerste gaan we op zoek naar mogelijke verklaringen voor de diversiteit in zorgvormen die overheen de tijd ontstaan is. Ten tweede wordt onderzocht in welke mate het ontstaan en verspreiden van (nieuwe) zorgvormen gepaard gaat met veranderingen op het niveau van de organisatie en / of de sector. Om dit te onderzoeken wordt er zowel gebruik gemaakt van kwantitatieve als kwalitatieve data. Door een geïntegreerde benadering worden de voordelen van beide strategieën behouden. In het kwantitatieve deel wordt een secundaire analyse gedaan van individuele dossiers over organisaties in het archief van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Deze gegevens worden met SPSS verwerkt in een beschrijvende analyse. Met behulp van het uitvoeren van een kwalitatieve inhoudsanalyse van relevante teksten trachten we verklaringen voor de resultaten te vinden. Ter illustratie worden er ook casestudies van individuele organisaties uitgevoerd. De theoretische onderbouwing gebeurt aan de hand van de populatie-ecologie, die nauw aansluit bij het kwantitatieve luik, en de neo-institutionele benadering, die in verband staat met het kwalitatieve luik. In een geïntegreerde benadering worden begrippen als diversiteit, diffusie, legitimiteit en verandering verklaard. Deze theoretische onderbouwing moet helpen bij een interpretatie van de onderzoeksresultaten. Conclusies In grote lijnen zijn er twee conclusies te trekken uit het onderzoek. Ten eerste blijkt dat nieuwe zorgvormen niet noodzakelijk leiden tot nieuwe organisaties: er is zowel sprake van verandering door selectie (ecologische verandering) als door aanpassing (adaptieve verandering). Het is echter niet mogelijk om van absolute vernieuwing te spreken omdat verschillende zorgvormen binnen dezelfde subpopulatie ((semi-)residentiële en ambulante zorgvormen) op dezelfde institutionele logica zijn gebaseerd. Ten tweede blijkt dat de verspreiding van elke zorgvorm een positieve groei kent, zowel qua organisaties als qua erkenningsplaatsen. Er is een tendens waar te van © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

9 residentiële naar ambulante diensten, dewelke verklaard kan worden door enerzijds de economische crisis van de jaren ’80 en anderzijds door een veranderde visie. Er zijn typische patronen waar te nemen die beschreven worden in de populatie-ecologie: deze studie leert ons dat er veel nieuwe oprichtingen zijn waardoor de densiteit in de sector (populatie) toeneemt. Opvallend is dat deze diversiteit niet alleen een kwestie is van institutionele sturing, want zowel endogene (ecologische) als institutionele factoren spelen een rol. Daar waar de endogene factoren een grote invloed uitoefenen zien we tevens dat de diversiteit toeneemt. Aanbevelingen Bovenstaande conclusies gebaseerd op beschrijvend onderzoek impliceren de nood aan verder verklarend onderzoek. De databestanden zijn rijk aan gegevens en daarom geschikt om na te gaan wat de rol is van institutionele factoren, organisationele kenmerken, etc. . Wat het kwalitatieve luik betreft kan meer aandacht besteed worden aan het uitdiepen van de relatie tussen diversiteit en verandering. Indien deze twee luiken beter uitgediept kunnen worden, zouden conclusies uit deze sector ook veralgemeend kunnen worden naar aanverwante sectoren uit de non-profit. Tot slot zijn er ook aanbevelingen naar de overheid toe, die door verder onderzoek geconcretiseerd moeten worden. Ten eerste stellen we vast dat indien de overheid wil vernieuwen, zij oude zorgvormen moet loslaten. Ten tweede stelt de vraag zich of de sector klaar is voor meer marktwerking, dan wel voor nieuwe sturingmechanismen. Zou het VAPH gezien het toenemende belang van ‘overlevingsstrategieën’ niet eerder moeten aansturen op basis van output in plaats van input om een sterke vernieuwing te verkrijgen? Bron: XXX – 3e bachelorstudent PSW 2008-2009 – Doelgroep: experten (academici, specialisten, etc.)

2.2.1.1 De samenvatting Het eerste deel van een ‘executive summary’ bestaat uit een samenvatting. Dit onderdeel van de executive summary is in principe een samenvatting van de inleiding, de doelstellingen en de beschrijving van de methodologie van het oorspronkelijke uitgebreide rapport. De samenvatting kan op zijn beurt opgesplitst worden in verschillende onderdelen: • Beschrijving onderwerp, context en onderzoeksvraag • Beschrijving analysemethoden In principe kun je in de samenvatting schrijven wat je wilt. Belangrijk is dat je hierin alles vermeld wat jij vindt dat de lezer van de executive summary zeker moet weten. Als auteur van het oorspronkelijke rapport weet jij als geen ander wat er precies in een executive summary moet vermeld worden. De essentie van een onderzoeksrapport vatten in slechts enkele regels is echter bijzonder moeilijk. Denk daarom goed na wat je allemaal in die executive summary wilt vermelden.


10 Om je toch enigszins wat op weg te helpen worden er aan de hand van het bovenstaande voorbeeld, betreffende de efficiënte meting van de uitstoot van nieuwe automodellen, een aantal richtvragen meegegeven. Gebruik ze om een eerste draft van je executive summary te schrijven. Onthoud dat deze richtvragen niet bindend zijn en dat je waar nodig je eigen kennis van zaken en creativiteit mag laten spelen.

Suggesties voor richtvragen: Deel 1: Beschrijving onderw erp, context en onderzoek svraag −

Waarom werd het onderzoek uitgevoerd? Wat was de uitgangssituatie voor het opstarten van het onderzoek?: Vaak wordt er in de eerste regels van een executive summary aangegeven waarom het onderzoek uitgevoerd werd. De auteur krijgt hier de kans om de relevantie van de onderzoeksvraag te schetsen binnen de maatschappelijke context. Welke maatschappelijke tendens of voorschriften zijn er die maken dat een dergelijk onderzoek nodig wordt?

Toepassing voorbeeld: ‘De zorgsector voor Personen met een Handicap (PmH) is er één die veel veranderingen heeft gekend doorheen de tijd. Vanaf de jaren ’70 werd er gestart met de uitbouw, professionalisering en differentiëring van de zorg wat resulteerde in een enorme diversiteit aan zorgvormen – de zorgsector telt er nu vijftien, waarbij oude en nieuwe naast elkaar bestaan.’ −

Onderzoeksvraag: Geef een beknopte, maar vlotte beschrijving van wat jij wilt/gaat onderzoeken. Geef indien nodig ook de afbakening van je onderwerp aan.

Toepassing voorbeeld: ‘‘De centrale onderzoeksvraag is tweeledig: Ten eerste gaan we op zoek naar mogelijke verklaringen voor de diversiteit in zorgvormen die overheen de tijd ontstaan is. Ten tweede wordt onderzocht in welke mate het ontstaan en verspreiden van (nieuwe) zorgvormen gepaard gaat met veranderingen op het niveau van de organisatie en / of de sector.” −

Duidt aan wat de meerwaarde van je onderzoeksproject is: Waarom voldoen vroegere onderzoeksresultaten niet meer? Waarom is het onderzoeksproject zo belangrijk voor de samenleving? Op welk gebied zou het een meerwaarde kunnen bieden.

Toepassing voorbeeld: ‘Wat de impact is van deze verandering op het niveau van organisaties is nog niet onderzocht. Het onderzoeken van diffusiepatronen leidt tot een grondiger inzicht in deze materie.’


11

Deel 2: Beschrijving analysem ethoden o Gebruikte data: Beschrijf de data die je gebruikt hebt? Heb je die zelf verzameld? Zijn er problemen met of beperkingen aan de data? o Gebruikte analysemethoden: Heb je een kwalitatieve of kwantitatieve studie gedaan? Heb je gebruik gemaakt van een gewone regressie, structurele vergelijkingsmodellen, multilevelanalyse of andere technieken? Heb je gebruik gemaakt van een specifiek softwareprogramma? Zo ja, welk programma? 2.2.1.2 Conclusies In dit deel wordt een samenvatting gegeven van de belangrijkste conclusies van je onderzoek. Wat heb je opgemerkt? Tot welke resultaten ben je gekomen? Wat is het antwoord op je onderzoeksvraag? De conclusie is belangrijk omdat het bepaalt wat de lezer precies van je onderzoek onthoudt. Met een frisse geest aan je conclusie beginnen schrijven is dus de boodschap! De bedoeling is dat je beknopt de conclusies samenvat, maar dat je de lezer toch voorziet van voldoende informatie. Beleidsuitvoerende instanties en/ of personen zullen immers bijzonder geïnteresseerd zijn in je uiteindelijke conclusies. Het is dan aan jou om op een beknopte manier toch zoveel mogelijk nuttige informatie weer te geven. Dat maakt het schrijven van een executive summary een kunst op zich. TIPS voor een schrijven van een goede conclusie in een executive summary: −

Duidt aan waarom het onderzoeksopzet belangrijk is: Aan de hand van de conclusies moet je als auteur van een executive summary duidelijk maken wat je onderzoek nu aan meerwaarde brengt.

−

Synthetiseer, vat niet samen: Herhaal in je conclusie niet opnieuw wat je eerder al vertelde, maar breng alle informatie samen en leg uit wat dit concreet betekent. De verschillende onderzoeksaspecten moeten geïntegreerd worden in de conclusie. Zo kom je tot een geheel dat meer is dan de som der delen.

−

Maak (eventueel) een verwijzing naar de toekomst indien relevant: Door aan te duiden wat je onderzoeksresultaten precies betekenen naar de toekomst toe, geef je de lezer de kans om een betere voeling te krijgen met het belang van je project. Vb.1: Als de betere studenten de hogere betaalde jobs blijven innemen, dan riskeren we in de toekomst een tekort aan gekwalificeerde leerkrachten. De afnemende kwaliteit van het onderwijs zal drastische gevolgen hebben voor onze jeugd. En het zijn net zij die onze toekomst bepalen!

Vb.2: Daar in de provincie de groepen van allochtonen en armen nog © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

12

steeds groeien, kan het belang van een studie naar bekendheid van palliatieve zorg bij deze groepen niet onderschat worden. −

Vermijd statistische terminologie: Niet alle lezers zijn hier vertrouwd mee.

2.2.1.3 Aanbevelingen Een executive summary eindigt met een lijst(je) van aanbevelingen. Een aanbeveling ‘adviseert’ tot welke actie er moet worden overgegaan om een bepaalde problematiek op te lossen. Omdat onderzoeksprojecten in het leven geroepen worden met het voornaamste doel om oplossingen te vinden voor bepaalde problemen, is het advies dat je formuleert op het einde van je onderzoek zeer essentieel. Deze aanbevelingen moeten gericht zijn naar en afgestemd zijn op de noden van de beleidsinstelling / - persoon in opdracht van wie je het onderzoek uitgevoerd hebt. In de scope van het sociaal-wetenschappelijk onderzoek zullen aanbevelingen vooral bestaan uit voorstellen van beleidsmaatregelen. Welke initiatieven moet/kan het beleid gegeven de conclusies van je onderzoek nemen?Dit is ook wat de auteur in de voorbeeld executive summary doet. Op basis van het onderzoek worden de belangrijkste conclusies en vragen voor het beleid opgesomd.

Toepassing voorbeeld: “Tot slot zijn er ook aanbevelingen naar de overheid toe, die door verder onderzoek verder geconcretiseerd moeten worden. Ten eerste stellen we vast dat indien de overheid wil vernieuwen, zij oude zorgvormen moet loslaten. Ten tweede stelt de vraag zich of de sector klaar is voor meer marktwerking, dan wel voor nieuwe sturingmechanismen. Zou het VAPH gezien het toenemende belang van ‘overlevingsstrategieën’ niet eerder moeten aansturen op basis van output in plaats van input om een sterke vernieuwing te verkrijgen?” Aanbevelingen manifesteren zich niet altijd in de vorm van beleidsaanbevelingen. Vaak wordt er aanvullend op de beleidsaanbevelingen nog een ‘research agenda’ opgesteld. Een ‘research agenda’ geeft weer welke hiaten er in het onderzoeksveld betreffende een bepaald thema nog zijn en/of op welke vlakken gebruikte methodologieën nog verder verfijnd kunnen worden. Zo hebben toekomstige onderzoekers die willen in pikken op dit thema meteen al een idee wat er precies nog onderzocht moet worden.

Toepassing voorbeeld: “‘Bovenstaande conclusies gebaseerd op beschrijvend onderzoek impliceren de nood aan verder verklarend onderzoek. De databestanden zijn rijk aan gegevens en daarom geschikt om na te gaan wat de rol is van institutionele factoren, organisationele kenmerken, etc. . Wat het kwalitatieve luik betreft kan meer aandacht besteed worden aan het uitdiepen van de relatie tussen diversiteit en verandering. Indien deze twee luiken beter uitgediept kunnen worden, zouden conclusies uit deze sector ook veralgemeend kunnen worden naar aanverwante sectoren uit de non-profit.”


13 Extra voorbeeld: In een onderzoek naar de aanwezigheid van geneesmiddelen voor zeldzame ziekten in België kwam men tot de conclusie dat slechts 30 zeldzame ziekten erkend werden en dat slechts bij 11 van 30 zeldzame ziekten de geneesmiddelen terugbetaald werden. Vergeleken met het buitenland werden er in België nog maar weinig stappen gezet om dit te verbeteren. Volgend lijstje met aanbevelingen werd gegeven: − −

− − −

Een formele erkenning van de stuurgroep en de betoelaging van zijn werking. Het opstellen van een beleidsactieplan, naar het voorbeeld van Frankrijk, om zorgverstrekkers en het grote publiek beter te informeren over zeldzame aandoeningen, de ontwikkeling van geneesmiddelen voor zeldzame ziekten aan te moedigen en de toegang tot diagnose en behandeling te verbeteren. Het opstellen van een prioriteitenlijst van zeldzame ziekten waarvoor nieuwe behandelingen met hoogdringendheid moeten worden ontwikkeld. Patiënten en hun verenigingen betrekken bij het opbouwende denkproces en de besluitvorming omtrent zeldzame ziekten en geneesmiddelen. Het instellen en ondersteunen van mechanismen op nationaal en Europees niveau om de informatie-uitwisseling inzake zeldzame ziekten te verbeteren en te stroomlijnen.

TIPS voor het opstellen van een goede aanbeveling in een executive summary: −

−

Maak je aanbeveling zo concreet mogelijk: hoe concreter het advies, hoe meer gevolg je onderzoek zal hebben in de realiteit. Zorg er wel voor dat je beknopt blijft. De redenering achter het advies of mogelijk alternatieven voor de aanbevelingen kunnen uitgebreider in het oorspronkelijke rapport uitgewerkt worden. Indien op basis van het huidige onderzoek wel al adviezen, hetzij nog niet in concrete vorm, uitgewerkt kunnen worden, duidt dan aan hoe toekomstig onderzoek de beleidsaanbevelingen verder kan concretiseren (‘research agenda’). In het geval de logica van je aanbeveling niet blijkt uit de context kun je kort argumenteren waarom het advies steekt houdt.

2.2.2 Inhoudelijke en vormelijke tips voor het schrijven van een executive summary De belangrijkste kenmerken van een ‘executive summary’ zijn: −

Beknoptheid: Een executive summary vat kort en bondig de essentie (samenvatting, conclusies, aanbevelingen) van het rapport samen.


14 −

−

Verstaanbaarheid: Een executive summary moet in principe voor de gewone lezer verstaanbaar zijn in die zin dat statistische taal vertaald is in ‘mensentaal’. Het gebruik van vakjargon wordt zoveel mogelijk vermeden, maar is geoorloofd indien je voor een specifiek publiek schrijft. Accuraatheid: Een executive summary moet gebaseerd zijn op de meest recente, accurate en complete gegevens die beschikbaar zijn.

Hoewel deze drie termen al een duidelijke beschrijving geven van de inhoud en de stijl die van een executive summary verwacht wordt, geven we nog een aantal inhoudelijke tips en stijltips mee om je executive summary te optimaliseren. Inhoudelijke tips voor het schrijven van een goede executive summary: − − − − −

−

Schrijf in een executive summary zeker wat je wilt dat iedereen gelezen heeft. Verander de volgorde van de besproken onderwerpen niet: De onderwerpen/punten die in een executive summary aan bod komen moeten in dezelfde volgorde behandeld worden als in het hoofdrapport. Elk onderwerp dat behandeld wordt in het hoofdrapport, moet ook in de executive summary behandeld worden. Vermeld geen informatie in de executive summary die niet in het oorspronkelijke rapport vermeld werd. Formuleer een aantal kernzinnen met de belangrijkste vaststellingen uit je rapport en bouw de executive summary hier rond op. Breid het waar nodig uit met extra informatie. Om tot een goed skelet van kernzinnen te komen overlopen je best alle eerste en laatste zinnen van de paragrafen in je oorspronkelijke rapport. Daar vind je vaak de kernwoorden terug waarrond je de samenvatting kunt opbouwen. Vermijd details, zorg voor een beknopte synthese: De lezers van je executive summary willen geen tijd verliezen met het lezen van details. Dus ‘come to the point’!

Stijltips voor het schrijven van een goede executive summary: − − − − −

Check je tekst op stijlfouten, spelling- en grammaticafouten. Gebruik zakelijke en neutrale taal, geen beeldtaal: Vermijd uitdrukkingen zoals ‘nooit eerder zette onderzoekers de bril op van’, ‘aan het begin van het Obama-tijdperk’ etc. . Vermijd passief, gebruik actief taalgebruik: vb. ‘De onderzoeksmethoden die gebruikt worden’ Zorg voor vlotte overgangen tussen zinnen en alinea’s: Dit doe je door juiste voegwoorden te gebruiken. Vb. ten eerste, ten slotte, daarvoor, bijgevolg, hoewel, tegelijkertijd, daarentegen, meer dan, enz. . Pas het jargon aan aan het doelpubliek: In de voorbeeld executive summary wordt geschreven voor een publiek van experten. Dat blijkt duidelijk uit de inhoud en stijl van de executive summary: vb. gebruik van vakjargon zoals ‘semi-residentieel’, ‘ambulant’, ‘adaptieve © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

15

− − − −

− −

verandering’, ‘populatie-ecologie’. Iemand dat niet vertrouwd is met die terminologieën en theorieën heeft het moeilijker te volgen wat precies de resultaten van het onderzoek zijn. Vermijd het gebruik van afkortingen, indien je toch afkortingen gebruikt schrijft ze dan minstens één keer voluit. Verspil geen woorden in een samenvatting, houd het kort. Schrijf korte, logische zinnen. Beperk daarenboven ook het gebruik van bijzinnen (tussen komma’s). Gebruik geen tabellen en grafieken: Bespreek de belangrijkste cijfers en resultaten in je tekst. Eventueel kun je een verwijzing maken naar een tabel of een grafiek in je rapport, al moet dit zéér beperkt gehouden worden. Laat het document door iemand nalezen. Iemand anders merkt sneller fouten op. Als de executive summary hem/ haar verveelt, weet je dat het ook niet bij anderen zal inslaan. Lees het document luidop na: Is het vlot geschreven? Of klinkt het eerder saai en eentonig? Wat kun je aan formuleringen nog wijzigen?

Alvorens je executive summary toe te voegen aan het oorspronkelijke rapport en beschikbaar te stellen voor het grote publiek, overloop je best ook nog de volgende checklist: − − − − −

Is de executive summary het oorspronkelijke rapport in miniatuur? Haalt de executive summary de kerngedachten aan? Heeft iemand voldoende aan de executive summary om het hele rapport na te vertellen? Is de executive summary goed opgebouwd? Voldoet het aan alle stappen? Is het niet te lang in verhouding tot het rapport? Kan de executive summary de lezer overtuigen om het ganse rapport te lezen? Is het overtuigend geschreven? Of zijn er hier en daar wat hiaten in de argumentatie, methodologie, enz. ?


16

3 Geraadpleegde literatuur Anderson, P. V. (1991). "Technical Writing: A reader-centered Approach " Second. from http://oregonstate.edu/dept/eli/buswrite/Executive_Summary.html. Berry, T. (2009). "Writing an executive summary http://articles.bplans.com/index.php/business-articles/writing-a-businessplan/writing-an-executive-summary

",

Center, U. W. (2009). "Argument." Centre for English Language Communication. (2009). "Report Writing: Writing the Executive Summary ", http://courses.nus.edu.sg/course/elcttr/ES2002/TupasJan2009/Wk6_RW_writing_t he_executive_summary_notes.doc Communicatieplein (2009). "Een aanbeveling doen." eHow Business Editor. (2009). "How to write an executive summary ", http://www.ehow.com/how_16566_write-executive-summary.html LeCourt, D. (1993). "Writing Guides: Writing executive summaries: Overview ", http://writing.colostate.edu/guides/documents/execsum/ Literacy Education Online. (2009). "Strategies for writing a conclusion ", http://leo.stcloudstate.edu/acadwrite/conclude.html. muohio. (2002). "Guidelines for Writing an Executive Summary ", http://www.sjsu.edu/depts/it/edit226/resource/execsumm.pdf Federaal Parlement (2006). "Symposium Weesgeneesmiddelen ". Schilder, B., Ed. (2003). Persberichten schrijven in 20 stappen, Kluwer. Sorby, S. A. and W. M. Bulleit (2006). Communicatieve vaardigheden voor technici Amsterdam Pearson Prentice Hall Ward, S. (2009). "Writing the executive summary of the business plan ", http://sbinfocanada.about.com/od/businessplans/a/execsummary.htm.


EXECUTIVE SUMMARIES MTSO-INFO 51 DORIEN VAN LOOY 2010

Recommend Documents