Toezichtkamer
15 september 2011
Eindrapportage themaonderzoek ‘Doelmatigheid financieel beheer bedrijfslichamen’ 1.
Inleiding
Eén van de thema’s in het kader van het risicogeoriënteerd toezicht van de Toezichtkamer op de bedrijfslichamen is ‘Financieel beheer’; bedrijfslichamen zijn verplicht de financiële huishouding op orde te hebben. Hieraan is door de Toezichtkamer eerder invulling gegeven met onderzoeken naar het vermogensbeleid en financiële relaties/subsidieverlening.1 Het derde onderzoek in het kader van het thema ‘Financieel beheer’ is ‘Doelmatigheid van het financieel beheer bedrijfslichamen’. De resultaten van dit onderzoek zijn vervat in deze eindrapportage. In 2010 financierden ondernemers, door middel van heffingen, de bedrijfslichamen voor een bedrag van bijna 180 miljoen euro, wat neerkomt op ongeveer 75 procent van de totale baten van de bedrijfslichamen in 2010. De totale uitgaven van de bedroegen in 2010 ruim 250 miljoen euro. Ondernemers hebben er baat bij dat de bedrijfslichamen met de tot hun beschikking staande middelen zoveel mogelijk resultaat boeken. Efficiency en effectiviteit dienen dan ook kernbegrippen te zijn voor de bedrijfslichamen. Dit is vastgelegd in principe XX van de principes van goed schapbestuur: het bestuur van een bedrijfslichaam draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie. Een efficiënt beheer van de financiële middelen is daarvan onderdeel. Sinds de bedrijfslichamen ter discussie staan en de voor de bedrijfslichamen verantwoordelijke ministers van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Economie, Landbouw en Innovatie (EL&I) nadenken over de taken van bedrijfslichamen en bijbehorende organisatie is dit relevanter dan ooit. Daarnaast is de doelmatigheid van het financieel beheer mede van belang in het licht van het door tien productschappen in gang gezette traject tot vorming van één backoffice en het bundelen van medebewindstaken.2 Gezien het belang van doelmatig financieel beheer door bedrijfslichamen en gelet op principe XX van de principes van goed schapbestuur acht de Toezichtkamer verder inzicht in de aandacht van bedrijfslichamen voor efficiënt financieel beheer zeker op dit moment van groot belang. 1.1
Onderzoeksdoel en centrale vraagstelling
Conform principe XX van de principes van goed schapbestuur dienen de besturen van bedrijfslichamen zorg te dragen voor een efficiënte en effectieve organisatie. Met dit principe als kader is het doel van dit onderzoek het verschaffen van inzicht in de wijze waarop de bedrijfslichamen zorg dragen voor efficiënt financieel beheer. Die aandacht kan bestaan uit specifieke activiteiten ten behoeve van doelmatig financieel beheer en/of aandacht voor samenwerking tussen bedrijfslichamen op het terrein van financieel beheer. Wat dit laatste betreft is in principe XX opgenomen dat bedrijfslichamen de eigen prestaties en financiële kengetallen geheel of gedeeltelijk vergelijken met die van de andere bedrijfslichamen (benchmarking), tenzij dit geen bruikbare informatie oplevert of anderszins niet mogelijk is. Daarnaast wordt in dit onderzoek als exponent van het financieel beheer nader ingegaan op de aandacht van bedrijfslichamen voor de doelmatigheid van het heffingsproces. Aan de hand van het doel van dit onderzoek is de volgende centrale vraagstelling gehanteerd: Welke aandacht besteden de bedrijfslichamen aan principe XX van de principes van goed schapbestuur voor wat betreft hun zorg voor doelmatig financieel beheer?
1
2
De rapportage ‘Reserve- en beleggingsbeleid bedrijfslichamen’ is door de Toezichtkamer in haar vergadering van 24 juni 2010 vastgesteld. De Rapportage ‘Financiële relaties en subsidieverlening bedrijfslichamen’ is door de Toezichtkamer in haar vergadering van 8 maart 2011 vastgesteld. PZ, PT, HPA, PA, PDV, WIJN, MVO, PVV, PPE en VIS.
2
Hiervan afgeleide deelvragen betreffen: - Op welke wijze vergelijken de bedrijfslichamen zich op het terrein van financieel beheer? - Welke invulling geven de bedrijfslichamen aan de doelmatigheid van het heffingsproces als onderdeel van het financieel beheer? 1.2
Normenkader
Voor de uitvoering van het onderzoek is aan de hand van de centrale vraagstelling op basis van geldende wet- en regelgeving het normenkader bepaald. Dit is van belang voor het wegen van de bevindingen uit het onderzoek. Hierna worden deze elementen toegelicht. In de wettelijk verankerde principes van goed schapbestuur zijn in principe XX voorwaarden gesteld aan de efficiency en effectiviteit van het bedrijfslichaam: - Het bestuur draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie. Daartoe worden de geëigende instrumenten ingezet. In elk geval worden de eigen prestaties en financiële kengetallen geheel of gedeeltelijk vergeleken met die van andere bedrijfslichamen (benchmarking), tenzij dit geen bruikbare informatie oplevert of anderszins niet mogelijk is. Ook de uitwerking van principe XX, hoewel niet wettelijk verankerd, geeft verdere richting aan het normenkader voor dit onderzoek: - Benchmarking is geen doel op zich maar een instrument om tot een hogere efficiency en effectiviteit te komen. De doelstelling is niet om tot een rangschikking te komen van goed en slecht presterende bedrijfslichamen, maar om van elkaar op onderdelen van de bedrijfsvoering te leren. Tegen die achtergrond streven de bedrijfslichamen naar een vergelijking van hun prestaties, voor zover mogelijk en nuttig. Hiertoe wordt een financiële werkgroep in het leven geroepen waarbij de werkzaamheden in het teken staan van het faciliteren van de bedrijfslichamen bij hun bedrijfsvoering en niet van het voldoen aan een administratieve verplichting. Hoewel geen onderdeel van het normenkader is de definiëring van de begrippen ‘financieel beheer’ en ‘doelmatigheid’ van belang voor de afbakening van het onderzoek: - Financieel beheer is op basis van de Comptabiliteitswet 2001 (artikelgewijze toelichting op artikel 22, eerste lid) gedefinieerd als het geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële transacties en de saldi waarvoor het bestuur van een bedrijfslichaam verantwoordelijkheid draagt. - In de Handleiding Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid (2005)van de Algemene Rekenkamer is opgenomen dat het bij doelmatigheid om de vraag gaat of de prestaties niet met de inzet van minder middelen gerealiseerd hadden kunnen worden, dan wel of niet meer prestaties verwezenlijkt hadden kunnen worden met dezelfde inzet van middelen. 1.3
Onderzoeksmethode
Het onderzoek ‘Doelmatigheid financieel beheer’ is in twee fases uitgevoerd. Eerste onderzoeksfase Na het bepalen van het onderzoeksdoel, het normenkader en de centrale vraagstelling is in de eerste onderzoeksfase een vragenlijst opgesteld. Deze is ter beantwoording aan de bedrijfslichamen voorgelegd. Gezien de samenloop met de meivakantie en andere activiteiten van de bedrijfslichamen, zoals de vorming van de backoffice productschappen, de taakanalyse van de bedrijfslichamen (onderzoek EIM/IOO) en de ondernemingspeilingen, was de reactietermijn op voorhand verruimd van de gebruikelijke twee weken naar drie weken (21 april 2011 – 11 mei 2011). Gezien signalen van een aantal bedrijfslichamen waarin naar voren kwam dat ook deze reactietermijn niet strookte met hun beschikbare capaciteit is besloten om de reactietermijn te verlengen naar 13 juni 2011. Twaalf van de zeventien bedrijfslichamen hebben binnen deze termijn gereageerd. De overige vijf bedrijfslichamen hebben kort daarna de door hen ingevulde vragenlijst geretourneerd.
3
Tweede onderzoeksfase In de tweede onderzoeksfase is op basis interviews met een selectie van vijf bedrijfslichamen verdere verdieping aan het onderzoek gegeven. Naast verdieping hadden de interviews ook tot doel om schriftelijk gegeven antwoorden te valideren. Interviews zijn gehouden met het Hoofdbedrijfschap Detailhandel, het productschap Margarine, Vetten en Oliën, het Bedrijfschap Afbouw, het Productschap Zuivel en het Productschap Vee en Vlees. Gesprekspartners hierbij waren de secretarissen van de betreffende bedrijfslichamen en medewerkers die nauw betrokken zijn bij het financieel beheer van het bedrijfslichaam. De selectie van de bedrijfslichamen is uitgevoerd op basis van de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde en een verdeling naar grootte en type bedrijfslichaam.3 Tevens zijn voor het spreiden van onderzoekslast, bedrijfslichamen die bij andere onderzoeken van de Toezichtkamer zijn geselecteerd voor gesprekken of interviews, bij de selectie zoveel mogelijk buiten beschouwing gelaten. Aangezien het een selectie van bedrijfslichamen betreft, worden geen algemeen geldende uitspraken gedaan ten aanzien van het financieel beheer van de bedrijfslichamen als geheel. Bevindingen uit de verdieping van het onderzoek worden dan ook geanonimiseerd weergegeven. Wel worden de bevindingen zo nodig gebruikt om bevindingen uit de schriftelijke vragenronde in perspectief te plaatsen. Op basis van de onderzoeksresultaten uit de eerste en tweede onderzoeksfase is een conceptrapportage opgesteld. Deze is ter verificatie voorgelegd aan de bedrijfslichamen. Feitelijke onjuistheden zijn in de definitieve rapportage gecorrigeerd. 2.
Bevindingen
In deze paragraaf zijn de bevindingen uit het onderzoek weergegeven. In de eerste subparagraaf wordt daarbij ingegaan op de bevindingen ten aanzien van de aandacht die bedrijfslichamen geven aan de doelmatigheid van het financieel beheer. Hierna komen de leerervaringen van de bedrijfslichamen aan bod. In subparagraaf 2.3 wordt ingegaan op het heffingsproces bij de bedrijfslichamen. Bij de eerste drie subparagrafen wordt ook kort ingegaan op de verificatie van de schriftelijke antwoorden in de verdiepingsgesprekken. De verdere resultaten uit de verdiepingsgesprekken, waaronder toelichtingen op ontwikkelingen ten aanzien van de doelmatigheid van het financieel beheer, komen in de laatste subparagraaf aan bod. 2.1
Aandacht doelmatigheid financieel beheer
Alle bedrijfslichamen melden dat zij aandacht hebben voor de doelmatigheid van het financieel beheer. Zo vermelden PT en PZ dat zij bij het verrichten van (nieuwe) activiteiten een doelmatige (financiële) uitvoering daarvan onderzoeken. De akkerbouwschappen, HPA, PA, PDV en WIJN, geven aan dat hun aandacht voor de doelmatigheid van het financieel beheer tot uitdrukking komt in hun onderlinge samenwerking. Volgens eigen zeggen komt de doelmatigheid van het financieel beheer bij HBD, HBAG, HOR, PVV en PPE onder meer aan bod in hun financieel beleid, planning- en control-cyclus, de daarop geënte werkprocessen en administraties. BA en MVO melden dat hun aandacht voor het financieel beheer zich vertaalt in het uitbesteden van delen van hun bedrijfsvoering. MVO vermeldt daarbij dat de focus van de dragende organisaties op de doelmatigheid van het financieel beheer het bedrijfslichaam scherp houdt. PD noemt in dit verband de aandacht van private organisaties voor financieel beheer. VIS en HBA vermelden in dit kader de structurele aandacht van het dagelijks bestuur voor financiën. BOS noemt onder meer de bredere inzet van de accountant als onderdeel van de aandacht voor de doelmatigheid van het financieel beheer. Alle bedrijfslichamen zijn van mening dat hun financieel beheer sinds 2008 is verbeterd.4 Tien daarvan, PZ, PT, VIS, HBD, HBAG, BOS, BA, HBA, PVV en PPE, geven aan dat dit tot uitdrukking komt in de verbetering van de planning- en control-cyclus, bijbehorende financiële rapportages en (de inrichting van) het financieel beleid zelf. De vier akkerbouwschappen, HPA, PA, PDV en WIJN vermelden dat de verbetering van het financieel beheer tot uitdrukking komt in de verbetering van 3
4
Bij de weging van de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde voor de selectie van bedrijfslichamen is onder meer rekening gehouden met de door bedrijfslichamen aangedragen, specifieke voorbeelden van doelmatig van het financieel beheer. Uitgezonderd HOR; dit bedrijfslichaam heeft de vraag in de schriftelijke vragenlijst met betrekking tot het verbeteren van het doelmatigheid van het financieel beheer niet beantwoord.
4
de gezamenlijke (project)administratie. MVO en PD melden dat het verbeteren van het financieel beheer tot uitdrukking is gekomen in lagere kosten voor huisvesting en een lager aantal fte’s bij een gelijkblijvend of toenemend takenpakket. HBAG, BOS en BA benoemen expliciet de rol van hun accountant bij het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer (in de vorm van het uitvoeren van audits en beoordeling van het financieel beheer). Vijf bedrijfslichamen, PZ, MVO, PD, VIS en HOR, zien weinig tot geen onderdelen in het financieel beheer waarvan de doelmatigheid nog verder kan worden verbeterd. Zes bedrijfslichamen, PT, HBD, HBAG, BA, HBA en BOS, benoemen expliciet een aantal onderdelen in het financieel beheer waarvan de doelmatigheid verder kan worden verbeterd. Genoemd zijn het heffingen- en incassobeleid en het meer gebruik maken van (externe) beoordelingen van het financieel beheer. Van de tien productschappen die betrokken zijn bij de vorming van één backoffice en de bundeling van medebewindstaken, zijn er zes (HPA, PA, PDV, WIJN, PPE en PVV) die dit traject in algemene zin zien als een ontwikkeling waarmee de doelmatigheid van het financieel beheer verder kan worden verbeterd.5 Op de vraag of principe XX van de principes voor goed schapbestuur invloed heeft gehad op het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer, melden acht bedrijfslichamen (PZ, PT, HBAG, PD, HPA, PA, PDV en WIJN) dat dit niet of nauwelijks het geval is geweest. Volgens eigen zeggen hebben zij los van de principes continue aandacht voor de (verbetering van de) doelmatigheid van het financieel beheer. De overige bedrijfslichamen zijn van mening dat er weldegelijk invloed uitgaat van principe XX op de (verbetering van de) doelmatigheid van het financieel beheer. Dit blijkt bijvoorbeeld uit samenwerking met een ander bedrijfslichaam en uit verhoging van het bewustzijn voor het financieel beheer. Conform principe XX van de principes van goed schapbestuur dienen de bedrijfslichamen de eigen prestaties en financiële kengetallen geheel of gedeeltelijk te vergelijken met die van de andere bedrijfslichamen (benchmarking), tenzij dit geen bruikbare informatie oplevert of anderszins niet mogelijk is. In de afgelopen drie jaar zijn de bedrijfslichamen, in het begin met ondersteuning van de SER, nagegaan of onderdelen van de bedrijfsvoering zich lenen voor benchmarking. In de praktijk bleek dit lastig zo niet onmogelijk te zijn. Het resultaat is een vergelijking van de arbeidsvoorwaarden bij de bedrijfslichamen met de arbeidsvoorwaarden bij vergelijkbare organisaties buiten de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie (PBO), zoals de rijksoverheid. Drie bedrijfslichamen, PZ, PT en HBAG, melden dat benchmarking conform principe XX in de praktijk niet tot bruikbare resultaten heeft geleid. Als reden hiervoor wijzen zij op de onvergelijkbaarheid van bedrijfslichamen voor het toepassen van benchmarking. In de verdiepingsgesprekken met de selectie van vijf bedrijfslichamen zijn de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde over het onderwerp ‘aandacht doelmatigheid financieel beheer’ geverifieerd. De nader gegeven toelichtingen door de bedrijfslichamen zijn in lijn met de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde. Uit de gesprekken blijken dan ook geen afwijkingen. 2.2
Leerervaringen doelmatigheid financieel beheer
Bij (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer zien alle bedrijfslichamen specifieke aspecten, randvoorwaarden die hiervoor van belang zijn. Zo achten HPA, PA, PDV en WIJN het wettelijk kader, zoals de Verordening financiën bedrijfslichamen (1999 en 2011) randvoorwaardelijk voor (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer. PZ, PD, HBD, HBAG en HOR noemen randvoorwaarden die gelegen zijn op het vlak van sturing, beheersing, monitoring van het financieel beheer en bijbehorende rapportages. PPE, PVV, HBA, PT en PD noemen draagvlak van het bestuur en/of de wens tot investeren in het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer als belangrijke randvoorwaarde. BOS acht ondersteuning door anderen (de externe accountant en andere bedrijfslichamen) randvoorwaardelijk voor het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer. MVO geeft aan dat aansluiting van hun automatisering op bestaande automatiseringssystemen randvoorwaardelijk is. 5
De productschappen PZ, PT, HPA, PA, PDV, WIJN, MVO, PVV, PPE en VIS hebben besloten om te participeren in het traject om te komen tot één backoffice en de bundeling van medebewindstaken. Samenvoeging van de uitvoering van taken dient hierbij te leiden tot efficiencywinst (met als inschatting 30 tot 40 procent lagere kosten).
5
Drie bedrijfslichamen, PZ, BA en BOS vermelden geen bijzondere aanleidingen te zien om hun leerervaringen ten aanzien van het onderwerp ‘doelmatigheid financieel beheer’ te delen met andere bedrijfslichamen. VIS heeft nog geen zicht op de resultaten van in gang gezette verbeteringen van het financieel beheer om al leerervaringen te delen. De overige dertien bedrijfslichamen geven voorbeelden van leerervaringen die zij zouden willen delen met andere bedrijfslichamen. Deels liggen deze op het terrein van outsourcing en insourcing en het opstellen van financiële meerjarenramingen en liquiditeitsprognoses. PPE en PVV benoemen in dit verband het traject tot vorming van één backoffice en de bundeling van medebewindstaken als gelegenheid om hun leerervaringen met andere bedrijfslichamen te delen. Zes bedrijfslichamen, PZ, BA, HOR, PT, MVO en HBD zien geen voorbeelden van leervervaringen op het terrein van doelmatigheid financieel beheer bij andere bedrijfslichamen. Van de tien productschappen die participeren in het traject om te komen tot één backoffice en bundeling van medebewindstaken zien HPA, PA, PDV, WIJN, VIS, PPE en PVV dit traject als gelegenheid om van andere bedrijfslichamen te leren. Drie andere bedrijfslichamen, HBA, BOS en PD, zien samenwerking als middel om van andere bedrijfslichamen te leren. Naast het overnemen van leerervaringen van andere bedrijfslichamen kunnen bedrijfslichamen onderwerpen op het terrein van de doelmatigheid van het financieel beheer ook gezamenlijk oppakken. PT uitgezonderd noemen de tien productschappen die participeren in het traject om te komen tot één backoffice en bundeling van medebewindstaken noemen deze ontwikkeling als middel om verbeteringen in de doelmatigheid van het financieel beheer gezamenlijk op te pakken. PT geeft aan dat zij hiervoor het secretarissenoverleg als middel zien. HBA en BA noemen samenwerking op het terrein van heffingen als middel om verbeteringen in de doelmatigheid van het financieel beheer te bewerkstelligen. De overige vier bedrijfslichamen, BOS, HOR, HBD en PD zien verschillende onderwerpen, zoals aanbestedingsbeleid en ICT, als onderwerpen die zij eventueel met andere bedrijfslichamen willen oppakken. In de verdiepingsgesprekken met de selectie van vijf bedrijfslichamen zijn de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde over het onderwerp ‘leerervaringen’ besproken. De nader gegeven toelichtingen door de bedrijfslichamen zijn in lijn met de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde. Uit de gesprekken blijken dan ook geen afwijkingen van de eerder gegeven schriftelijke antwoorden. 2.3
Heffingsproces
Behoudens HPA leggen de bedrijfslichamen heffingen op. Ten behoeve van het bepalen van de kring van bedrijfsgenoten en/of de heffingsgrondslag maken elf bedrijfslichamen gebruik van de gegevens van derden, zoals de Kamers van Koophandel en de Dienst Regelingen van het ministerie van EL&I. Vijf bedrijfslichamen, te weten PD, WIJN, PDV, BOS en BA, merken op dat zij niet over een dergelijke mogelijkheid beschikken. Hierbij vermelden zij dat efficiency en effectiviteit in dit kader van belang is voor de registratie van bedrijfsgenoten. Van de zestien bedrijfslichamen die heffingen opleggen vermelden vijf bedrijfslichamen, PZ, PT, WIJN, PA en PDV dat zij (incidenteel) afzien van het heffen van geringe bedragen indien deze in een ongunstige verhouding tot de inningskosten staan. VIS meldt dat een dergelijke overweging bij hen niet aan de orde is;het productschap acht het (psychologisch) van belang dat iedere geleding en onderneming bijdraagt. Ook dit is van belang voor het gehele draagvlak. VIS geeft daarbij aan dat de doelmatigheid en kosten van het heffingsproces na periodieke evaluatie kunnen leiden tot wijziging in de systematiek van de heffingsgrondslagen. De overige tien bedrijfslichamen merken op dat de inningskosten van heffingen dermate gering zijn dat deze kosten niet in een ongunstige verhouding tot de opbrengsten staan. De zestien bedrijfslichamen die heffingen opleggen vermelden dat doelmatigheid van belang is bij het maken en versturen van heffingsaanslagen. De meest genoemde voorbeelden betreffen (het ontwikkelen van) de mogelijkheid tot elektronische aangifte (PT, WIJN, PDV en HBAG), het aanpassen van de frequentie van de opgaven (WIJN en PDV) en door bij een geringe maandelijkse heffing niet maandelijks, maar jaarlijks een aanslag te versturen. HBD en HBA noemen het gezamenlijk versturen van jaarlijkse aanslagen. PPE en PVV geven heffingsplichtige ondernemers de mogelijkheid tot het betalen door middel van automatische incasso.
6
In de verdiepingsgesprekken met de selectie van vijf bedrijfslichamen zijn de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde over het onderwerp ‘heffingsproces’ aan de orde gesteld. De nader gegeven toelichtingen door de bedrijfslichamen zijn in lijn met de antwoorden uit de schriftelijke vragenronde. Uit de gesprekken blijken dan ook geen afwijkingen. 2.4
Verdiepingsgesprekken
Aan de hand van de antwoorden op de schriftelijke vragenlijst zijn met vijf bedrijfslichamen verdiepingsgesprekken gevoerd. Aangezien het een selectie van bedrijfslichamen betreft, hebben de in deze subparagraaf beschreven bevindingen geen betrekking op de doelmatigheid van het financieel beheer van de bedrijfslichamen als geheel. Algemeen geldende uitspraken zijn dan ook niet aan de orde. Hetzelfde geldt voor het toeschrijven van specifieke bevindingen aan de geselecteerde bedrijfslichamen. De resultaten van de verdiepingsgesprekken worden dan ook geanonimiseerd weergegeven. In zijn algemeenheid hebben de verdiepingsgesprekken met de vijf betrokken bedrijfslichamen nadere informatie en onderbouwing van de gegeven antwoorden op de schriftelijke vragenlijst opgeleverd. Hun toelichting op de door hen geschetste ontwikkelingen op het terrein van de doelmatigheid van het financieel beheer worden hieronder op hoofdlijnen weergegeven. Aandacht doelmatigheid financieel beheer Uit de gesprekken komt naar voren dat de vijf geselecteerde bedrijfslichamen zelf geen overkoepelende visie en/of beleid hebben ten aanzien van de doelmatigheid van het financieel beheer. Wel melden zij dat er voortdurende aandacht is vanuit het bestuur voor het financieel beheer. Daarnaast vermelden zij dat er sinds 2008 meer aandacht is voor het monitoren van financiële ontwikkelingen en het opstellen van bijbehorende managementrapportages. Volgens de vijf geselecteerde bedrijfslichamen is hiermee de doelmatigheid van het financieel beheer verbeterd. Het merendeel van hen acht de invloed van principe XX op (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer nihil. De hiervoor gemelde reden is dat doelmatigheid van het financieel beheer sowieso regulier onderdeel is van de bedrijfsvoering. Verder merken de bedrijfslichamen op dat de benchmark conform principe XX , behoudens de benchmark arbeidsvoorwaarden, nauwelijks tot bruikbare resultaten heeft geleid. De voornaamste oorzaak hiervan is volgens de vijf geselecteerde bedrijfslichamen gelegen in de verschillen tussen de bedrijfslichamen. Leerervaringen doelmatigheid financieel beheer Een belangrijke randvoorwaarde voor het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer die uit de gesprekken naar voren komt, is volgens de vijf geselecteerde bedrijfslichamen de aandacht van het bestuur voor dit onderwerp. De huidige discussie over de PBO is voor hen aanleiding om (meer) leerervaringen uit te wisselen, de mogelijkheden tot samenwerking te verkennen en deels ook om (meer) samen te werken. Heffingsproces Een doelmatige inrichting van het heffingsproces is voor de vijf geselecteerde bedrijfslichamen van wezenlijk belang. Van de vijf bedrijfslichamen die niet rechtstreeks heffen bij bedrijfsgenoten ofwel indirect heffen, kan de zichtbaarheid van het bedrijfslichaam bij deze ondernemers mogelijk onder druk komen te staan. Door middel van de website en elektronische nieuwsbrieven proberen deze bedrijfslichamen een dergelijke situatie te ondervangen. 3.
Conclusies, oordeel en aanbevelingen
3.1
Conclusies
Aandacht doelmatigheid financieel beheer. Alle bedrijfslichamen vermelden dat zij aandacht hebben voor de doelmatigheid van het financieel beheer. Ook melden alle bedrijfslichamen dat de doelmatigheid van het financieel beheer sinds 2008 is verbeterd. Tien van de zeventien bedrijfslichamen merken hierbij op dat de aandacht voor (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer tot uidrukking komt in (het versterken van) de planning en control cyclus en bijbehorende managementrapportages. Twaalf bedrijfslichamen zien nog verdere mogelijkheden tot het verbeteren van (onderdelen van) het
7
financieel beheer. Volgens zes productschappen biedt het traject tot vorming van één backoffice en bundeling van medebewindstaken hiervoor gelegenheid. De Toezichtkamer concludeert op basis van de informatie van de bedrijfslichamen en de door hen aangedragen voorbeelden dat zij oog hebben voor de doelmatigheid van het financieel beheer. Acht bedrijfslichamen melden dat principe XX van de principes van goed schapbestuur geen wezenlijke invloed heeft gehad op (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer. Deze bedrijfslichamen merken op dat (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer een regulier onderdeel van de bedrijfsvoering is en dat zij in die zin continue aandacht voor dit onderwerp hebben. De overige negen bedrijfslichamen vermelden dat principe XX van invloed is geweest op (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer, bijvoorbeeld in de vorm van een hoger bewustzijn voor de efficiency van de organisatie. Drie bedrijfslichamen vermelden expliciet dat de in principe XX genoemde benchmark niet tot bruikbare resultaten heeft geleid. De Toezichtkamer concludeert aan de hand van de informatie van de bedrijfslichamen dat de zorg van bedrijfslichamen voor een effectieve en efficiënte organisatie door alle bedrijfslichamen wordt gedeeld, daar waar toepassing van principe XX heeft bijgedragen aan het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer en daar waar principe XX overeenkomt met de zorg van bedrijfslichamen voor de doelmatigheid van het financieel beheer in de praktijk. Ook concludeert de Toezichtkamer dat het in principe XX genoemde en gehanteerde type benchmark volgens drie bedrijfslichamen, wegens de hoge mate van diversiteit tussen de bedrijfslichamen, in de praktijk nauwelijks bruikbare resultaten heeft opgeleverd. Leerervaringen Bij (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer zien alle bedrijfslichamen specifieke randvoorwaarden. Vijf bedrijfslichamen noemen randvoorwaarden gelegen op het vlak van sturing en beheersing, Vijf bedrijfslichamen maken melding van randvoorwaarden op het terrein van samenwerking en vier bedrijfslichamen noemen randvoorwaarden wat betreft de aandacht van het bestuur. Veertien bedrijfslichamen hebben leerervaringen op het terrein van het financieel beheer die zij zouden willen delen dan wel reeds delen met andere bedrijfslichamen. Elf bedrijfslichamen zien bij andere bedrijfslichamen ervaringen op het terrein van het financieel beheer waarvan zij zouden willen leren. De productschappen die participeren in het traject tot vorming van één backoffice en het bundelen van medebewindstaken noemen deze ontwikkeling als gelegenheid om ook in de toekomst van andere productschappen te blijven leren. De Toezichtkamer concludeert op basis van de informatie van de bedrijfslichamen dat zij bij (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer specifieke randvoorwaarden onderkennen en in die zin ook leerervaringen opdoen. In die zin acht de Toezichtkamer het dan ook van belang dat een meerderheid van de bedrijfslichamen dergelijke leerervaringen ook met andere bedrijfslichamen wil delen en wil leren van de ervaringen van andere bedrijfslichamen. Volgens de Toezichtkamer behoort dit zich uit te strekken tot alle bedrijfslichamen. Heffingsproces Alle bedrijfslichamen vermelden dat zij aandacht hebben voor de doelmatigheid van het heffingsproces, door daar waar mogelijk ten behoeve van de registratie van ondernemers en het bepalen van de heffingsgrondslag gebruik te maken van de gegevens van andere partijen. 6 Aandacht van de bedrijfslichamen voor de doelmatigheid van het heffingsproces komt volgens hen ook tot uitdrukking in het opleggen en innen van heffingen bij ondernemers. Zes bedrijfslichamen noemen in dit verband de mogelijkheid tot elektronische aangifte dan wel automatische incasso. De Toezichtkamer concludeert op basis van de door de bedrijfslichamen gegeven antwoorden en aangedragen voorbeelden dat voor alle bedrijfslichamen doelmatigheid in het heffingsproces een belangrijke factor is. 3.2
Oordeel en aanbevelingen
De Toezichtkamer constateert op basis van de informatie van de bedrijfslichamen en de door hen aangedragen voorbeelden dat de aandacht van de bedrijfslichamen voor (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer op verschillende manieren tot uitdrukking komt: in de vorm van het versterken van de planning- en controlfunctie binnen bedrijfslichamen, (het zoeken 6
Hierin is HPA niet meegerekend, dit bedrijfslichaam legt geen heffingen op aan ondernemers.
8
van) samenwerking, de bereidheid tot delen van eigen leerervaringen en het leren van de ervaringen van andere bedrijfslichamen. Het heffingsproces is volgens de Toezichtkamer een goed voorbeeld van de aandacht van bedrijfslichamen voor de doelmatigheid van het financieel beheer. De besturen van de bedrijfslichamen dienen op grond van principe XX van de principes van goed schapbestuur zorg te dragen voor een effectieve en efficiënte organisatie. De Toezichtkamer is van oordeel dat de aandacht die bedrijfslichamen geven aan (het verbeteren van) de doelmatigheid van het financieel beheer volwaardig past in hun naleving van principe XX van de principes van goed schapbestuur. De aandacht van de bedrijfslichamen voor doelmatig financieel beheer behoort volgens de Toezichtkamer dynamisch te zijn. Het delen van leerervaringen op dit terrein, samenwerking en gezamenlijke aanpakken horen bij het naar een hoger plan brengen van de doelmatigheid van het financieel beheer. Hierin hebben bedrijfslichamen al veel stappen gezet, onder meer in de vorm van het ontwikkelen van één backoffice en het bundelen van medebewindstaken door de productschappen. Verdere verbetering valt in de ogen van de Toezichtkamer echter nog te realiseren, daar niet alle bedrijfslichamen aanleiding zien om leerervaringen op het terrein van de doelmatigheid van het financieel beheer te delen. Hetzelfde geldt voor (het ontwikkelen van) samenwerking en gezamenlijk aanpakken van onderwerpen op het gebied van doelmatig financieel beheer. Het vergelijken van de efficiency en effectiviteit van de eigen organisatie met die van andere bedrijfslichamen en/of vergelijkbare organisaties buiten de PBO kan volgens de Toezichtkamer een bijdrage leveren aan het verbeteren van de doelmatigheid van het financieel beheer. Uit signalen van bedrijfslichamen blijkt dat dit niet valt te realiseren met de vorm van benchmarking die principe XX van de principes van goed schapbestuur voorschrijft, gezien de grote verschillen tussen bedrijfslichamen. Dit is voor de Toezichtkamer aanleiding geweest om de Commissie Monitoring Code Goed Bestuur product- en bedrijfschappen het voorstel te doen om principe XX wat betreft benchmarking en de uitwerking daarvan anders in te richten, zodat voor de bedrijfslichamen meer ruimte ontstaat om geschikte instrumenten voor vergelijking in te zetten.
9
Bijlage 1: naamafkortingenlijst product- en bedrijfschappen (Hoofd)productschappen HPA PA PDV PD MVO PT PVV PPE VIS PW PZ
Hoofdproductschap Akkerbouw Productschap Akkerbouw Productschap Diervoeder Productschap Dranken Productschap Margarine, Vetten en Oliën Productschap Tuinbouw Productschap Vee en Vlees Productschap Pluimvee en Eieren Productschap Vis Productschap Wijn Productschap Zuivel
(Hoofd)bedrijfschappen BA HBAG HBA BOS HBD HOR
Bedrijfschap Afbouw Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel Hoofdbedrijfschap Ambachten Bosschap (Bedrijfschap voor bos en natuur) Hoofdbedrijfschap Detailhandel Bedrijfschap Horeca en Catering
