Effectief opslaan en terugvinden van informatie
OFFICE FILING
‘Snelle toegang tot uw dossiers
optimaliseert uw productiviteit Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming – de basis van effectieve besluitvormingsprocessen. Het is dan ook frustrerend dat uw mensen gemiddeld vier uur per week op zoek zijn naar informatie*. Office Filing maakt snel een einde aan deze verspilling van tijd en energie – met een gemakkelijk te implementeren systeem voor het opslaan en terugvinden van documenten en informatie zodat iedereen rechtstreeks toegang heeft tot alle gegevens die op dat moment nodig zijn. Efficiënt,economisch en absoluut veilig.
scannen – opslaan – zoeken – terugvinden delen – beheren – verdelen
Gemakkelijk archiveren met Office Filing
Elektronisch archiveren van alle typen informatie
Office Filing stelt u in staat een elektronische archiefkast samen te stellen voor al uw zakelijke informatie. U kan tekst,beeldmateriaal, documenten,rapporten,facturen en andere bedrijfskritische gegevens vastleggen,ordenen en weer oproepen. Het opvragen van uw documenten of dossiers gaat eenvoudig via een universele interface en kan zelfs via het web, zodat u en uw medewerkers zich met een minimale opleiding snel een veel effectievere manier van werken eigen maken
Informatie komt vandaag de dag in allerlei vormen en is afkomstig van een groot aantal verschillende bronnen. Met Office Filing vormt dat geen enkel probleem. Papieren documenten, elektronische bestanden, barcodes en e-mails – u kan ze allemaal moeiteloos beheren in Office Filing.
Office Filing Het opbouwen van één centraal archief en het vormen van een globaal dossier
Office Filing stelt u in staat tekst,beeldmateriaal,documenten, rapporten,facturen en andere bedrijfskritische gegevens vast te leggen, te ordenen en weer op te roepen.
HET SCANPROCES Intelligent scannen
DOSSIEROPBOUW Verrijken van de zoekvelden
DOSSIERVORMING Toevoegen van elektronische documenten
Uw medewerkers kunnen tijdens het scanproces reeds zoeksleutels via een barcode meegeven. Deze trefwoorden maken het mogelijk om uw papieren documenten automatisch met aangepaste scanprofielen te digitaliseren en weg te schrijven.
Door gebruik te maken van selectielijsten en een verbinding met uw bestaande adressenbestanden kunnen zoekvelden met additionele data verrijkt worden. Deze metadata geven de individuele documenten hun plaats in het dossier.
Alle digitale documenten kunnen via een eenvoudig invulscherm voorzien worden van de nodige trefwoorden en zoeksleutels. De documenten worden in hun origineel bestandsformaat weggeschreven zodat ze na het oproepen kunnen gewijzigd en aangevuld worden. Deze werkwijze laat u toe om zowel papieren als elektronische documenten in één centraal digitaal archief te plaatsen en een globaal dossier te vormen.
Gebruiksvriendelijkheid Uw medewerkers hoeven geen ervaring te hebben met documentbeheer om bij te dragen aan het verbeteren van het beheren en delen van bedrijfskritische informatie. Het vastleggen, opslaan, en terugvinden van de informatie en de dossiervorming gaat volledig intuïtief, zodat elke PC-gebruiker deze veel productievere manier van werking zich snel eigen zal maken.
‘ Het is nu gemakkelijk om dossiers en informatie snel te vinden
Zoeken,sorteren en groeperen De Filing Navigator* stelt u in staat zoekopdrachten real-time en te verfijnen en de resultaten tegelijk te bekijken. Zoekopdrachten kunnen ook worden opgeslagen als algemene of lokale template, die u vervolgens kunt aanpassen aan uw specifieke eisen.
OCR ondersteuning De toonaangevende OCR engine gebruikt in Office Filing maakt het mogelijk vastgelegde documenten op te slaan als doorzoekbaar PDF of PDF/A. U kunt snel en eenvoudig laten zoeken naar tekstdelen. Documenten worden geïndexeerd met behulp van de Microsoft Indexing Services zodat de volledige tekst doorzoekbaar wordt.
Bekijken, verzenden, wijzigen en afdrukken Met de File Viewer *kan u documenten bekijken binnen Office Filing, zodat ze kunnen worden bewerkt, gedistribueerd en afgedrukt. De originele applicatie waarmee het document is gemaakt,wordt gestart zodat u gebruik kunt maken van alle functies binnen de toepassing, inclusief alle bewerkingsfuncties.
Vastleggen, indexeren en archiveren Documenten zijn eenvoudig te digitaliseren met een Canon MFP of scanner. De Capture Client * maakt automatisch indexeren mogelijk zodat u tijd bespaart. Beeldverbeteringsfuncties stellen u in staat de kwaliteit van het gescande bestand te verbeteren. Webtoegang Een web client zorgt voor veilige toegang tot uw informatie. Op elk moment en vanaf elke locatie – met dezelfde functionaliteit als de Filing Navigator *en de Viewer*.
* De Captor Client,Navigator en de Viewer zijn producten van Therefore TM
De Filing Navigator* stelt u in staat zoekopdrachten real-time te verfijnen en meerdere zoekresultaten tegelijk te bekijken
De File Viewer* stelt u in staat binnen Office Filing opgeslagen documenten weer te geven, te roteren, te voorzien van aantekeningen en af te drukken. De Viewer ondersteunt meer dan 250 verschillende bestandsformaten.
‘Verhoog uw productiviteit door Office Filing met 10 % De productiviteit van uw medewerkers wordt bepaald door de zaken waarmee ze bezig zijn ,hun effectiviteit - de administratieve taken die ze uitvoeren, en de wijze waarop ze dat doen, hun efficïentie – de manier van werken. Beide samen vormen en bepalen de productiviteit van uw medewerker(s). Ervaring leert ons dat op dit vlak aanzienlijke verbeteringen te realiseren zijn. Een toepassing als Office Filing laat u toe productiviteitsstijgingen van 10 % moeiteloos te realiseren. E F F E C T I V I T E I T
Office Filing Archief op File Server Manueel klassement EFFICIENTIE
Productiviteit = Effectiviteit x Efficïentie
Effectiviteit
Efficïentie
Met wat zijn uw medewerkers bezig? Of concreter gesteld: met welke administratieve taken zijn zij bezig en zijn ze wel nodig en nuttig? De productiviteit van uw medewerkers worden sterk beïnvloed door het antwoord op deze vraag. Zinloze of dubbele taken die zij uitvoeren leiden tot een toegevoegde waarde nul,een remmende factor op uw productiviteit . Ervaring leert ons dat tijdens de dagtaken er steeds terugkerende taken zijn die men misschien wel goed uitvoert en waarin men bedreven is maar eigenlijk vermeden kunnen worden en overbodig zijn. Het papieren klassement en de opslag op de server zijn twee tijdconsumerende activiteiten voor alle medewerkers: Meervoudige opslag, verkeerde benamingen,meervoudige copies,hopeloze opzoekingen,dubbele opzoekingen, enz…
Op welke manier voeren uw administratieve medewerkers hun nuttige taken uit? Een antwoord hierop geeft u een inzicht naar hun manier van werken en geeft meteen ook hun efficïentie weer. Ervaring leert ons dat ‘best practice’ een accelerende factor betekent op de productiviteit. Administratieve taken en processen automatiseren vallen onder deze categorie. Laat software en softwaretoepassingen de administratieve taken vlotter en sneller uitvoeren en beperkt de rol van uw medewerkers tot een controlerende functie
‘ Verhoog uw productiviteit en bespaar Return On Investment* Productiviteitsstijging/ aantal werknemers
op 60 maand
5%
10 %
15 %
20 %
2
6. 720 €
25. 720 €
44.720 €
63.720 €
5
35.220 €
82.220 €
130.220 €
177.220 €
7
54.220 €
120.720 €
187.220 €
253.720 €
10
77.020 €
172.020 €
267.020 €
362.020 €
15
124.520 €
267.020 €
409.520 €
552.020 €
20
172.020 €
362.020 €
552.020 €
742.020 €
25
219.520 €
457.020 €
694.520 €
932.020 €
* R.O.I. op 60 maand na aftrek van de basisinvestering .
Office Filing functionaliteiten CAPTURE CLIENT Intelligent scannen
NAVIGATOR Verrijken van de zoekvelden
VIEWER Toevoegen van elektronische documenten
Registratiescherm voor het invoeren van metadata in de voorziene indexvelden met :
Door gebruik te maken van selectielijsten en een verbinding met uw bestaande adressenbestanden kunnen zoekvelden met additionele data verrijkt worden. Deze metadata geven de individuele documenten hun plaats in het dossier.
Alle digitale documenten kunnen via een eenvoudig invulscherm voorzien worden van de nodige trefwoorden en zoeksleutels. De documenten worden in hun origineel bestandsformaat weggeschreven zodat ze na het oproepen kunnen gewijzigd en aangevuld worden. Deze werkwijze laat u toe om zowel papieren als elektronische documenten in één centraal digitaal archief te plaatsen en een globaal dossier te vormen.
• voorgedefinïeerde scanprofielen voor het gebruik van barcode. •pop-up keuzelijsten •Koppeling naar database met gegevens.
‘ Integratie met uw huidige werkprocessen, betekent snelle resultaten Uitbreidingsmogelijkheden U kan op elk moment de module Office Filing uitbreiden met additionele toepassingen en nieuwe opslag- en zoekschermen. Tevens kan u werkprocessen inrichten en activeren. Het hart van het systeem is de DMS technologie van Therefore TM. Dit laat u toe om de Office Filing module uit te bouwen tot een echt Documentenbeheerssysteem en Workflowmanagement platform waardoor u volledige controle over uw documenten en administratieve werkprocessen verkrijgt en in staat bent om de gewenste besparingen sneller te realiseren.
Optimaliseer uw productiviteit met workflowprocessen Deze krachtige functie stelt u in staat meerdere werkprocessen in te richten en zo de informatiestroom binnen uw onderneming te automatiseren. Aangezien de administratieve taken zijn weergegeven in dagen,uren of minuten, is het gemakkelijk om te controleren wie wat en waar doet zodat de bottlenecks in processen snel inzichtelijk en gecorrigeerd kunnen worden.
Bewaren van een e-mail Om te voldoen aan de geldende wet-en regelgeving, is het vaak van belang om emails te kunnen auditten. Office Filing stelt u in staat uw e-mails gemakkelijk,veilig en beveiligd op te slaan. Microsoft Exchange-Therefore TM kan emails en de bijlagen automatisch opslaan in het documentarchief zonder aanpassing aan de Microsoft Outlook interface. IBM Lotus Notes-Therefore TM geeft gebruikers toestemming e-mails en bijlagen op te slaan in het documentarchief.
Integratie met Windows applicaties Therefore TM integreert met vele Wondows applicaties, waaronder PowerPoint,Word en Excel. Het systeem slaat document en bijhorende index-data op met behulp van de standaard menu’s in de Windows applicaties. Therefore TM verzorgt de volledige revisiecontrole en een complete audit historie.
jáÅÜáÉäë=åîI=pí~íáçåëëíê~~í=NQPI=OOPR=tÉëíãÉÉêÄÉÉâ qÉä=MNSLSU=VV=QM==Ñ~ñ=MNSLSV=TR=VO==áåÑç]ãáÅÜáÉäëJçÑÑáÅÉKÄÉ==ïïïKãáÅÜáÉäëJçÑÑáÅÉKÄÉ j~ÅÜáJ`ÉåíÉê=_s_^I=eççÖâ~ãÉêëíê~~í=PMTI=VNQM=qÉãëÉ qÉä=MPLTNN=MO=MR==Ñ~ñMPLTNN=NR=NN===áåÑç]ã~ÅÜáÅÉåíÉêKÄÉ======ïïïKã~ÅÜáÅÉåíÉêKÄÉ