Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Versie ZM

BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Versie 2014-06 ZM

Tab Start

Vragen of opmerkingen ? (ideeën of aanpassingen ?)

Neem eens een kijkje op de website : www.boekinex.nl De kreet boek met in en ex, en tevens een verbastering van boek in ex(cel)

Of stuur gewoon een mailtje via de site of direct naar [email protected] of [email protected]

Sinds augustus 2014 is de versie (verder) vernieuwd en aangepast. Geen macro en VBA gestuurde versies meer, maar zoveel mogelijk zonder enige vorm van code op de achtergrond. Het is dan ook lichter, basaler en ook toegankelijk voor mac en de “cloud”. De versie met de macro’s en VBA zowel als oudere versies bestaan nog steeds. Deze staat nog op de pagina download extra.

1

Start Ga eerst naar tabblad Start. Het spreekt voor zich. Vul een naam in en klik een x voor een boekjaar. Let op : in de lite versie werkt alleen het huidige boekjaar (=2014) Deze lite versie is gratis. In de complete versie zijn de eerste 200 regels vrij. Daarna is een code nodig waarmee je verder kunt boeken en alle boekjaren kunt aanklikken.

2

BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel.

Tabblad Invoer Op dit blad gebeurt het werk. Hier leg je al je financiële feiten vast waardoor direct de saldibalans, het overzicht en meer gerealiseerd worden. Hieronder een uitgebreide uitleg van de knoppen en opties, daarna uitleg van de “hoe boekingen te maken” We lopen alle onderdelen door

Opties links : Snel zoeken

Een snelzoeken optie. Vul iets in en onder de kolom match toont een oranje wieber. Vul bijvoorbeeld achter datum 4/1/14 in en het wordt getoond. U kunt daar dan ook op filteren. Hoe meer je invult en matcht, hoe meer oranje tekens je ziet.

Legenda

Spreekt voor zich. Zie de kolommen

3

Sysnr en Opties

Klik de nummers aan om snel naar een nummer te gaan. Klik de onderlijnde benamingen aan om snel naar een beschrijving te gaan. En klik de uit aan optie om iets wel of niet te tonen en ermee te werken Zoekfunctie Bij aan toont deze bovenaan, bij uit staat er niets over de zoekopdracht

Naam tonen Bij aan wordt de bedrijfsnaam van tab start ook getoond op het invoerblad

Saldocheck Maak een keuze in een bank(dagboek) en je ziet het geboekte saldo t/m je laatste regel. e Klik naast de knop saldocheck op en je kunt je beoogde eindsaldo op de 2 regel die verschijnt invullen. Zodat je ziet wat er nog geboekt moet worden. Dit is een snelle zichtbare controle of je afschriftsaldo aansluit bij je bankboekingen. Of wat er nog voor verschil inzit.

Smiley Bij wordt dit getoond boven het resultaat (blij bij winst of droevig bij verlies). Bij is de smiley niet zichtbaar.

In ex btw hulp Als je deze op aan zet, verschijnt onderstaande boven de extra opties. Hiermee snel bijvoorbeeld een verkoop van 140,- allinn terug te rekenen naar ex btw of andersom. Op grijze vlakken kun je een bedrag invullen of in ex kiezen of een % kiezen. Handig bij invoer en maken van een factuur.

Btw saldo Bij wordt het totaal aan btw bovenin getoond, bij niet. Dan zie je alleen het winst(of verlies) kader

Melding tonen Bij aan wordt er bovenin de zwarte lijn getoond dat het nog ergens niet goed zit. Wilt u de melding niet, of is de melding niet van belang, dan zet u het op uit. Op iedere regel kan een melding staan (bijvoorbeeld memo sluit niet, of een kolom vergeten in te vullen) maar bovenaan wordt u daar extra attent op gemaakt.

4

Melding verklaring Dan gaat u naar een korte uitleg over mogelijke fouten en niet ingevulde onderdelen. Slechts een paar punten. Niet ingewikkeld, maar lees het even. Dit voorkomt dat er zaken mis kunnen gaan. Hoe printen of kopie (soft copy) In deze versie worden geen macro’s en VBA gebruikt. Dus bij een softcopy (kopieer info hard op een ander sheet) of een print moet u zelf enkele eenvoudige handelingen doen. Hier wordt aangegeven hoe u dit met een eenvoudige excel stap zo kunt doen. Melding waar u bent

Lees de beschrijving over de “x” Zodra er een onderdeel niet wordt ingevoerd wordt er geen boeking (meer) gemaakt

Beschrijving kort per kolom kop Totalen

Helemaal bovenaan zie je totalen. Het complete totaal en daaronder het steeds zich aanpassende totaal als je filtert.

Kolommen

Zie hieronder korte uitleg per kolom Uitroep

Hier wordt de oranje zoekmatch getoond. Zie hierboven beschreven Melding

5

Hier wordt een melding getoond mocht er met de regel of boeking iets aan de hand zijn. Zie boven de optie meldingen, en je ziet deze oplossingen.

Sys

Hier wordt het unieke sysnr getoond. Let op : bij het niet afmaken van een boeking komt er een “x” te staan. Dan wordt er niets geboekt. Niet afmaken wil zeggen : geen dagboek ingevuld, geen datum ingevuld of geen rekeningnummer ingevuld. Zie ook de legenda.

Datum (verplicht veld, vandaar bom)

Spreekt voor zich, vul de datum van boeken, de factuur of een afschrift in. Maand

Hier zie je maand van de boeking. Na ingeven van een datum. Dit geeft de optie om snel op een maand te kunnen filteren DB Dagboek (verplicht veld, vandaar bom)

6

Hier vul je voor het boeken van de regel (=boeking) het dagboek in. De bron waaruit je werkt dus. Klik 1 optie aan uit keuze lijstje of tik in. • Boek je een verkoopfactuur (dan kies je dagboek “Ver”) • Boek je een inkomende factuur (“Ink”) • Boek je een Rabo afschrift mutatie of een andere bank of kas (“Ban”). • Boek je de beginbalans (“Oba”) • Boek je een memo (”Mem”) DB Ban

Er is een optie waar gewoon meer keuzes zijn. Boek je een bank afschrift, dan kan dat van de Rabo zijn, van de ING, van DSB etc etc. Die namen kun je zelf ingeven in de staminfo (zie staminfo) maar als je alleen Ban ingeeft weet je nog net niet welke bank je nu boekt. Dus bij ingeven “Ban” hiervoor, zie je gelijk een > in het grijze vlak ten teken dat je nog een bank moet kiezen. Kies die dan ook (klik aan uit het lijstje). Spreekt eigenlijk voor zich. Stuknr

Vul het nummer van een afschrift, of een kasblad. Of het memo nummer. Ook van belang omdat het in de overzichten terugkomt. En omdat je bij bijvoorbeeld debiteuren kunt zien in het overzicht op welk afschrift die betaling is gedaan. Omschrijving

Geef altijd een omschrijving : die je ook in andere overzichten nog iets vertelt. Dus niet de omschrijving verkopen, want dat is al de naam van de gekozen rekening. Iets wat je ook terug wilt zien in je grootboekoverzichten Relatie en factuur (hangen samen)

Dit is van belang voor debiteuren en crediteuren. Bij een inkoopnota van Staples vult je staples in met het nummer (zeg 56004). Dan wordt met dagboek Inkoop de crediteur geboekt. Later bij de betaling op de bank gebruik je uiteraard de naam staples en het zelfde nummer. Dan kun je perfect je openstaande posten volgen en up to date houden. Geldt idem voor debiteuren. Uiteraard : kun dit je NATUURLIJK ook gebruiken bij boekingen direct van de bank af (bij geen debiteuren en crediteuren). Dat is beduidend meer helder dan alles in de omschrijving te zetten. En het komt terug in de overzichten. Grootboekrekening (verplicht veld, vandaar bom)

Een rekeningnummer is nu eenmaal noodzaak. Hoe je je boekhouding ook bijhoudt. Al is het de achterkant van een sigarendoos. Je moet het ergens op coderen. Klik op de cel en gebruik het uitklaplijstje. Bij inkopen kan het de 4 rubriek zijn (indirecte kosten) of de 0xx serie (activa) of 300 (voorraad) of 700 serie (kostprijs). Bij verkopen veelal 800 serie. Dit is bij later en ander inzicht ook weer zo te wijzigen. Aanklikken en klaar.

7

Het mooie is dat als je Dagboek OBA aanklikt je alleen balansrekeningen in het lijstje krijgt, als je dagboek VER aanklikt alleen omzetrekeningen en zo voorts. Let op : bij 1x aangeklikt 700 kostprijs kun je een volgende keer ook intikken “700 k” (zonder aanhalingstekens). Dan pakt het systeem het ook. Of kopieer een regel 700 kostprijs, en plak het 10 x onder elkaar als je snel 10 inkoopboekingen moet doen. Bedragen

Vul hier het bedrag van de boeking in. Het spreekt voor zich. Het saldo wordt vanzelf berekend. Er staat al vermeld waar je wat neer moet zetten. Dus bank af 10,- in de eerste kolom 10. En een verkoop van 175 allinn in e de 2 kolom 175,Saldo

Hier komt het geboekte bedrag in de boekhouding. Voor de btw berekeningen. Btw

Kies indien van toepassing het btw %. Dit zijn de % zoals ze staan en wijzigbaar zijn in de staminfo. Dus bij een inkoop waar hoog btw op zit vul je het bedrag van bijvoorbeeld 121,- allinn in d eerste kolom onder bedrag. Hier klik je 0,21 aan uit het lijstje, In de kolom te vorderen btw ernaast verschijnt dan gelijk het bedrag van die 21% op die 121,- (dus 21,-) Te vord btw

Hier wordt de te vorderen btw berekend en getoond bij invullen van een btw% op inkopen of bank boekingen Bet

Aparte optie. Alle btw die je aanklikt op bijvoorbeeld bankmutaties komen in de kolom te vorderen btw terecht. Maar als je direct (ook in lite versie) iets omzet op de bank, wil je dit niet als minpost op te vorderen btw hebben staan,. Dit bedrag wil je zien in de kolom te betalen btw. Hoe ? Vul in deze kolom dan de tekst “bet” in en het bedrag verschuift naar de te betalen kolom. Dus op eigen inzicht zo aan te passen. Voorbeeld : Omzet op rabo en deze 10,29 btw is aan te geven en niet min op te vorderen.

Tik nu bet in op kolom “Bet K10”, en klaar.

8

Te betalen btw en Saldo ex

Worden vanzelf berekend. Te betalen btw na gebruik “bet” of dagboek Ver. En het bedrag ex is het totaalbedrag minus de btw berekeningen

Diverse extra

Afletter, kantlijn

Lijkt op kostenplaats. Een extra optie, om je eigen afletter-systeem te gebruiken. Of iets in te tikken als je later nog e.e.a. moet nakijken. Vrij veld. Btw overrulen

Dit kan alleen bij te vorderen btw. Dus bij boeking van de inkoopfacturen en btw bij bank en kasboekingen. Als je btw berekening bij boeken iets afwijkt van de factuur moet je toch de factuur aanhouden. Tik het dan hier in, dan komt het goed te staan in de te vorderen btw. Hieronder tik je 63,20 in plaats van de precieze 63,35. Dan wordt de boeking deze 63,20 als te vorderen btw. Haal het bedrag daar weg en de oorspronkelijke berekening staat er weer.

Kostenplaats

Dit geeft een kolom waar je een kostenplaats nummer kunt invullen m.b.t. je boekingsregel. Keuze in nummers, letters of alfanumeriek. Naar eigen inzicht . Dit is zeer praktisch voor meer diepgang van je specificaties. Je kunt en wilt geen 1000 grootboekrekeningen hanteren, dus als je meer verdieping wilt op 1 rekening gebruik dan de kostenplaats. Filter dan zo nodig op de code die je ingaf, dan krijg je allen bij elkaar behorende.

9

Je kunt hier zien dat op kolom Kpl op a is gefilterd

Kredietbeperking

Alleen bij dagboek inkoop (INK) kun je dit invullen. Althans dan gebeurt er iets mee. Links wordt het pijltje > getoond. Dit geeft aan waar je kredietbeperking kan en mag invullen. Als je op een factuur bij snel betalen bijvoorbeeld 6 euro korting krijgt en je gaat daar ook gebruik van maken boek je de normale factuur en in deze kolom noteer je in het veld met het pijltje deze 6 euro. Alle berekeningen (o.a. btw) blijven juist maar de schuld aan de crediteur wordt 6 euro lager. Bij betaling per bank wordt dit keurig afgewikkeld. Het kan ook gerust achteraf. Als je de factuur geboekt hebt en achteraf bij betaling heb je één euro korting gepakt, zie je op je crediteurenoverzicht deze ene euro openstaan. Die moet naar nul. Ga naar je invoer, zoek de factuur op (gebruik eventueel filter op factuur of op relatie of…) en vul die ene euro nog in op deze kredietbeperking plek. Bovenaan zie je de telling van hoeveel Kbp je gebruikt gedurende het jaar.

Kolom check fact.nrs

Het kan zomaar zijn dat je een factuurnummer abusievelijk meerdere malen invoert. Dus iets dubbel of het verkeerde nummer. In deze kolom wordt het aantal malen gebruik getoond. 1 x is logisch, dit is gewoon een geboekte inkoop of verkoop of een nummer vermeld bij een rechtstreekse mutatie. 2 x is ook logisch, dan is het geboekt en later betaald. Dus helemaal goed. 3 x kan als er bijvoorbeeld een correctie op geboekt is, en het nummer dus nog een keer is gebruikt, maar check het wel even. 4 x en meer wordt twijfelachtig. Filter dan gewoon even op het aantal of op de factuur. Kijk het na, denk na....., en corrigeer zo nodig. In onderstaande print screen lijkt het een keer teveel ingevuld op factuur 2014022

DC

Dit wordt een D als de regel een debiteur in zich heeft of een C bij crediteur. Een debiteur (D) is als je of gebruikt maakt van dagboek verkoop (VER), en/of bij gebruik van rekening 120 debiteuren (bij bankboeking) Een crediteur (C) is als je gebruikt maakt van dagboek inkoop (INK), en/of bij gebruik van rekening 130 crediteuren (bij bankboeking) Dit vergemakkelijkt het kijken naar de boekingen, filter op een D of C. En tevens zitten alleen D en C in de Debiteuren en Crediteureninfo bovenaan of in de overzichten.

10

Per DC openstaand na laatste boeking

Zodra je een naam in de relatie ingeeft (die een debiteur of crediteur is) (zie hierboven DC) geeft hij gelijk op deze regel de laatste stand van je openstaande post. Ter informatie en ter check voor jezelf. Heb je op deze regel iets geboekt op de D of C ….dan is het gelijk bijgewerkt.

Voorstel boeking

Geregeld vergeet je als je begint met een boeking weleens waar je ook al weer en op welke rekening je de vorige keer deze post had geboekt. 9 van de 10 keer is dat op dezelfde rekening. Natuurlijk kun je naar boven scrollen of het filter gebruiken, maar zodra je hier de naam intikt (en als die erboven al een keer is geboekt) wordt hier direct verkort de rekening weergegeven waar voorheen op is geboekt. Dan weet je zo weer. Dus ter indicatie en voor het gemak.

Het boeken van stukken, dat is waar het om draait. Hoe werkt dat en hoe doe je dat ? Bepaal altijd eerst vanuit welk dagboek je een regel vult. : • VER = Verkoop (werken vanaf jouw verkoopfacturen) • INK = Inkoop (werken vanaf de facturen van je leveranciers) • OBA = Beginbalans (boek daarmee de eindbalans van voorgaand jaar) • Mem = Memo (indien je correcties wilt boeken, of posten die niet via de andere dagboeken lopen) • BAN = Bank of Kas (werken vanaf je dagafschrift en/of van je kasstukken). Meestal boek je een aantal stukken achter elkaar, maar volgorde is niet echt van belang. Want in de output kun je alles gewenste info verkrijgen en op verschillende volgordes. Op sysnr, op datum of op rekening. Ook in de invoer middels filteren heb je zo je informatie te pakken.

Werk de regel af. Iedere regel is een boeking. • VER = Verkoop heeft automatisch rekening 120 Debiteuren als tegenboeking Dus bijvoorbeeld een verkoop van 1210,- met 210,- btw. Wordt gelijk als boekibg : Debiteuren voor 1210,- Btw te betalen voor 210,- en een Verkoop voor 1000,• INK = Inkoop > rek 130 crediteuren als tegenboeking • BAN = Bank 180 t/m bank 189 > rek 180 t/m 189 als tegenboeking • MEM en OBA = Memo en Beginbalans hebben geen automatische tegenrekening. Dat is ook logisch want daar hoeft geen vast patroon in te zitten. Werk deze altijd met 2 of meer regels af tot de boeking op nul staat. Anders zie je bovenaan de rode melding en weet je dat je nog niet klaar bent

•

Alleen iets invullen in de witte velden. Grijs is geblokkeerd, daar komt vanzelf de benodigde info.

11

•

Dus : Alleen datum, rekeningnummer en dagboek zijn verplicht ! Zie de legenda.

Voorbeelden van het vullen van enkele regels. Bijvoorbeeld verkoop, bank en inkoop…. Zie het sheet met diverse voorbeelden op de site Het zijn in feit, en als je de slag te pakken hebt, maar een paar voor de hand liggende invuloefeningen. Let op : je kunt de boekingen ten alle tijde corrigeren of aanpassen of verder bewerken op de regel zelf. Bijvoorbeeld de omschrijving moet net anders, of op een andere rekening, kostenplaats toevoegen, btw overrulen en zo meer. Dus niet bang zijn om fouten te maken. 1 mogelijke truc met het aanpassen van boekingen. Wat je moet weten Hierboven is al eens aangegeven dat aan de hand van de keuze van het dagboek de rekeningkeuze een beetje gestuurd wordt. Als je bijvoorbeeld klikt op dagboek VER krijg je in de kolom grootboekrekening de boekingen als

keuze : vanaf rek 800 . Logisch en handig. Zo ook bij boeken van dagboek BAN. Het ziet dan niet in de keuzes om gelijk op een rekening als 180 of 181 te boeken. Want bank en bank hoort niet. Dat moet via rekening 190. Zo ook dagboek INK, waar je bij inkoop voornamelijk 4 en 7 rubriekposten ziet. Wat nu : als je bij dagboek VER een verkoop wilt boeken op de rekening 040 Inventaris. Dat kan en dat mag, of op rekening 438 kleine verkopen (als je de naam hebt aangepast). Dat moet ook kunnen. Maar bij dagboek VER zie je deze rekeningen niet. Oplossing : Vul eerst dagboek MEM in, (die heeft alle rekeningen), kies dan de gewenste rekening, en pas daarna het dagboek aan. Een workaround zo af en toe. Speel ermee.

Algemeen • Je kunt dus invoeren op regelniveau. Naar je eigen gevoel. • Bij invoer per regel werkt de systematiek zeer snel, kopieer als je bijvoorbeeld 10 inkopen moet doen, even 10 x inkoop naar beneden. • Pak het logisch en praktisch aan. Durven doen. • Maak je een fout of vul je iets verkeerds in ? Boek de regel opnieuw of loop er weer overheen, en pas aan. • Moet de regel helemaal liever weg….....dat kan niet....…je kunt niet alles verwijderen of knippen. (dat kan overigens ook niet in een duur pakket) Wat dan te doen ? Gewoon alles laten staan, Zet iets over die fout in de omschrijving, zet het bedrag allinn op nul, geen btw % en er gebeurt niets. • Sla geen regels over, dan krijg je een “x” als systeemnr, en wordt daarna niets meer geboekt. Boek dus desnoods een regel met bedrag nul. • Ervaring leert dat de meeste gebruikers het zo onder de knie hebben en er makkelijk mee overweg kunnen • Gebruik het filter eens in de invoer. Filter op maand (alle mutaties in een maand), filter op relatie, op omschrijving en je kunt ook doorfilteren. Zie hiervoor ook de aparte beschrijving op de site over slim filteren. • Je moet alleen NOOIT knippen. Niet doen !!!!!! Dat is in ieder excel sheet funest, zo ook hier ! • Als je de regels geboekt hebt zijn de overzichten in alle andere tabs gelijk klaar tot en met de geboekte regel. • Maak regelmatig een back up want een back up is nooit weg !

12


Tab Saldibalans -

De saldibalans is eigenlijk de meest essentiële output. Zit in ieder pakket en is waar minstens 95% van accountants, administrateurs, boekhouders en belanghebbenden hun uitgaande informatiestroom op baseert. De saldibalans dient vaak als voor verdere bewerkingen. Kijk hier dus geregeld naar, dan heeft u de status van uw cijfers goed in beeld

Saldibalans (Balans) De balans toont de standen van alles wat geboekt is t/m de laatste boekingsregel. Deze saldi zijn de totaal geboekte saldi op deze zogenaamde rekeningen van bezittingen en schulden.

Bij het gebruiken van dagboek beginbalans (dus boekingen met dagboek beginbal) in de invoer wordt ook de dan geboekte beginbalans getoond

Saldibalans (winst en verlies) Deze saldibalans resultaten geeft weer wat je verlies of winst is t/m de laatste boekingsregel. Dus in één oogopslag je resultaat, wat je opbrengsten zijn, of wat je besteedt aan bepaalde posten.

13

Zie ernaast de vergelijkende cijfers. Omdat een winst en verlies nooit de cijfers van het jaar ervoor meeneemt komen deze niet uit de invoer. Deze kunt u zelf eenmalig invullen in het overzicht zoals hieronder getoond. In de grijze velden vult u uw cijfers vorig jaar in (of andere als u andere cijfers wilt zien) en daarmee worden deze automatisch getoond in de W&V saldibalans Als u bijvoorbeeld op de rekening 435 Telefonie 76,78 invult voor vorig jaar maar er dit jaar nog niets op is geboekt, dan ziet u in de saldibalans de rekening 435 verschijnen in de juiste volgorde met het getal van dit jaar (0) en vorig jaar ernaast 76,78. (Weer weghalen ?, gewoon weer het cijfer in het grijze vlak deleten)

Tevens een overzicht van de saldibalans naar dagboek boeking Meer van belang dan je denkt. Het is heel praktisch om te kijken of de opbouw van een omzet rekening komt uit dagboek VER en wellicht BAN, maar meestal niet van MEM en INK. Zo loop je ook snel door kostenrekening heen.

14


Tab Btw Btw of omzetbelasting Vanuit de invoer wordt de tab btw gevuld. Hierin worden overzichten met betrekking tot de omzetbelasting weergegeven. Aangifte. Zowel aangifte per maand als per kwartaal worden getoond. Alles met betrekking tot de reguliere boekingen uit de invoer komt hier terecht. Alleen specifieke eigen boekingen als privé btw, btw KOR regeling, marge btw moet je in de aangifte apart meenemen. Dus zelf boeken en hier dan invullen. Zie hiervoor ook de iets andere oranje kleurzetting bij 1b, 1d, 5b en 5d. e

In dit voorbeeld, worden de maanden van het 1 halfjaar getoond.

En per kwartaal

15

Naar gelang je per maand of per kwartaal aangifte doet kijk je naar 1 van beide overzichten. De informatie in het kwartaal overzicht komt uit het maandoverzicht, dus cijfers zijn identiek. Correcties of aanpassingen die handmatig gedaan moeten worden, zoals KOR, privé btw moet je aanpassen in het maandoverzicht. In de oranje velden. Dan komt het ook in het kwartaal overzicht. Let nog op de opmerking zoals vermeld bij cel V2

Onderaan staat ook de check met de saldibalans; zorg dat dit overzicht hierop aansluit.

Het is eigenlijk niet meer dan vergelijken van de boekingen die je doet (zie de standen van de saldibalans) met het btw overzicht. Posten die je nog wilt toevoegen aan je aangifte moet ook in de boekhouding verwerkt zijn, en andersom. Een nuttig stuk zelfcontrole. Wil je specifiek de opbouw zien van de bedragen op te vorderen btw, of te betalen btw. Ga dan naar het overzicht

output en filter daar op de koppen

. Dan heb je snel de info in beeld. Zie ook uitleg over tab Output

16


Tab Output Output Dit is een multifunctioneel overzicht, in één overzicht is alle info te genereren. Vanuit de invoer wordt deze tab gevuld. Kenmerk van een goede administratie is dat je van alle rekeningen en dagboeken en boekingen de opbouw en meer kunt volgen. Dus bijvoorbeeld moet het mogelijk zijn om te zien… • De opbouw van rekening 430 kantoorbenodigdheden te zien (grootboekkaart) • alle verkopen op volgorde. • de beginbalans boeking • de resultaat opbouw op rekening nivo, of op datum volgorde • alle posten uit te vorderen btw • alle Rabo of ING boekingen op volgorde op datum • de openstaande debiteurenlijst • één specifieke debiteur • de crediteurenkaart op systeemnr • alle boekingen, maar dan gegroepeerd op rekening nummer • alleen boekingen van periode 5. • En zo meer. • Eigenlijk moet je alles wat je wilt kunnen tonen. Dus ook de omzet van klant Pieterse op rekening 800 in kwartaal 3 alleen geboekt met dagboek VER, en een btw % van 21% en met bedragen < 150,-. Bij wijze van spreken. En dan ook zien wat daarvan nog openstaat. Klinkt mooi, maar dat zit hier allemaal in. Dit overzicht maakt gebruik van het filter, (een prachtig instrument die ook op de invoer beschikbaar is, en die je uiteraard kunt gebruiken als je hier een softcopy van maakt) Dat maakt het zuiver, en vrijwel onmogelijk om “foute of onjuiste overzichten te tonen” .

De layout heeft een aantal zelfde koppen als de invoer, plus wat extra info (Bankmutaties, en deb en cred openstaand) en met de volgorde optie en het filter is alles te vinden.

17

Allereerst : Kies een hoofdvolgorde

Kies Sys voor systeemnummer, Kies datum voor op datum. Kies rekening voor volgorde op grootboekrekening en DC voor de debiteuren en/of crediteurenmutaties

Hierna kun je doorfilteren op de knoppen onder de koppen in de output.

Bijvoorbeeld op Maand (M) of kwartaal (Q) Klik je op het knopje bij de Q, dan krijg je :

Klik dan eerst het vinkje bij alles selecteren weg. Dan is alles even leeg, maar je moet dan van excel een keuze maken

Klik bijv op Q2, dan heb je alle mutaties van Q2 op volgorde van systnr, klik OK

Van hieruit kun je verdergaan. Bijvoorbeeld alle bankboekingen in Q2, filter dan op de kop DB bron, en klik Ban. Of Ver als je de verkopen wilt zien. Of ban en ver samen. Alles is mogelijk

18

Stel dat je de posten wilt zien die in Q2 tot een resultaat hebben geleid, dan was je al bij sys.nr en Q2, en dan ga je nu naar kop Res-Bal. Daar kun je kiezen Balans of Winst&Verlies posten. Klik hier alles selecteren uit, en klik dan W (W=resultaat en B=balans) aan.

Klik hier alles selecteren uit, en dan W aan. Dan heb je op volgorde sysnr, in Q2 de W&V mutaties, en zie je de opbouw van het resultaat van 2376,40

Zo kun je alles analyseren. (Even voor het beeld dit stukje eruit gelicht) Enige om rekening mee te houden is dat als je terug wilt naar een andere hoofdvolgorde (bijv datum of rekening) je eerst alle filters even uit klikt. En dan weer opnieuw filtert. Anders is de uitkomst niet betrouwbaar. Ga bijvoorbeeld nu eens naar de totale omzet op rekening 810 verkopen 10, op datum volgorde. Zie dat er in de kop staat : Filter=AAN dus zet eerst alles uit als je van hoofdvolgorde switcht.

19

Klik bij alles waar het filter staat zie het trechtertje, eerst alles selecteren aan. Dus klik op de 2 vinkjes bij alles selecteren aan, en dan wordt alles weer één vinkje en dan is het filter uit.

Doe dat bij alles tot de filters uit zijn en de tekst FILTER=UIT bovenin zichtbaar is. Om te komen tot Hoofdvolgorde : datum, en rek 820 verkopen 10, klik dan eerst Datum aan, en daarna filteren op steeds diezelfde wijze

(Even voor het beeld dit stukje eruit gelicht)

Bijvoorbeeld filter nu op : volgorde Rekeningnummer, Winst en verlies en rubriek 4 en 7. Dan heb je de kostenkant van je bedrijf gelijk in beeld. Dat kan je ook doorfilteren per kwartaal of maand, per dagboek, of per leverancier etc etc. (Even voor het beeld dit stukje eruit gelicht)

20

Kies nu eens : Datum, en dan 180 rabobank op de kop Bank

Dan heb je op datum alle Rabomutaties, want de kop toont het inkomende en uitgaande geld. Niet de boeking op de rekening maar echt de Bij of Af post. Filter eens door op maand : Kies maand 2, dan zie je een Rabomutatie van 235,74 plus. (Even voor het beeld dit stukje eruit gelicht)

Kies hoofdvolgorde DC voor beeld van debiteuren en crediteurenmutaties.

De koppen vorderingen en schulden en openstaand geven het echte saldo weer richting je D of C

21

Klik eerst eens door op D of C om 1 van beide opties te krijgen. Nu debiteuren, dus kies D

Let op de DC volgorde toont altijd een volgorde op D en C qua naam, en dan pas sysnr. Dus begint bij A en eindigt bij Z gemakkelijk gezegd. Hiermee heb je ook direct je openstaande posten in beeld.

Uiteraard sluit dit totaal bij het totaal van je saldilijst (alle D en C met hun openstaande saldi) op tabblad “Extra” Wil je hier nu alleen Strap : filter dan simpelweg door op Strap (nu ook de rest aan info getoond waarop geboekt, btw% en meer)

22

Conclusie : alles is met eenvoudig filter zo te zien, te printen en te analyseren. Opmerkingen : • • •

•

Als je in dezelfde lijn wilt zoeken als je boekingen, dan gebruik je Sysnr. Dus op volgorde boekingen Wil je bankmutaties snel volgen of chronologisch iets zien, neem je Datum Wil je opbouw van boekingen zien (bijv opbouw van het resultaat tot in detail) dan kies je voor rekening. Stel je kiest voor rekeningvolgorde en daarna filter je door op 1 rekening, dat is dan dubbelop. Kies dan voor sysnr en dan die rekening. Dus speel ermee. Filters zet je zo aan en zo weer uit. DC gebruik je alleen voor deb en cred, wil je iets qua dagboeken (bank, verkoop) of grootboeken of wat dan ook analyseren, kies dan 1 van de 3 andere hoofvolgorden !

Het advies is : proberen. Het is erg gemakkelijk en inzichtelijk. Nog 1 voorbeeld dan : maak een overzicht van alle betalingen per Rabobank, die direct op de kosten zijn geboekt, en niet betaald aan crediteuren of geboekt op een balanspost.

Kies

en klik rabobank aan :

Kies en kies voor 4 in dit geval, want 0,1 en 2 is balans en 8 is omzet, 9 kan misschien kosten zijn, dus pak die ook gewoon mee. (anders klik je het later weer uit) Nu hebben we al dit :

Maar we wilden boekingen direct op kosten en niet via crediteuren. Dus de C moet eruit en ook die D (was een 9 rubriek rekening dus dat kan er ook uit, kan beiden)

23

Ga dan even naar kop DC

en klik daar alles selecteren uit, en klik hier lege cellen aan, want je wil geen D en

geen C Dan krijg je onderstaand overzicht. Met je keuze. Een resultaatpost van 307,98 verlies. En geen btw mutaties in dit filter.

Tot in details kun je informatie vinden : Ook op bijvoorbeeld omvang van bedragen.

Ga staan op de filterknop bij 300,- dan ga je :

Als je daar nu alle boekingen wilt die groter dan 50,- zijn en kleiner dan

Ga naar tekstfilter en kies :

is gelijk aan.

Als je daar dan bent, klik dan bij is gelijk aan, nu direct op : is groter dan

24

En eronder op kleiner dan en vul je bedragen in en klik OK

Dan krijg je wat je wilt aan output :

Het advies is : proberen. Het is erg gemakkelijk en inzichtelijk. Tevens zie je linksboven net als in de invoer de snel-zoeken optie. Zie de beschrijving bij de invoer. e Vul hier iets in en je ziet gelijk in de 1 kolom een match.

Rechtsboven zie je het liquiditeitsoverzicht.

25

Dit is ten eerste natuurlijk een geweldig overzicht om te zien wat je begin en eindstanden qua cash zijn. En de bankmutatie (de eerste cashflow stroom = met een positieve cashflow ga je nooit failliet= ) Zie dat het saldo van de bankmutatie van 1235,88 sluit met de kop bankmutatie

26


Tab Rapportage Vanuit de invoer en de saldibalans wordt de tab Rapportage gevuld. Gemaakt is een basis jaarrekening als rapport die je qua namen en getallen zelf snel kunt aanpassen. Snel, apart, op 1 a4tje en .... uitermate flexibel Wat is het doel van een rapportage of jaarrekening ? Deze geeft inzicht in hoe goed uw bedrijf het afgelopen jaar heeft gedraaid. De balans geeft de omvang weer van de bezittingen en schulden van het bedrijf. De winst- en verliesrekening laat zien wat uw inspanningen het afgelopen jaar hebben opgeleverd.

Een balans met de beginbalans ernaast.. Als eerste onder cel E3 zie je de saldi zoals ze komen uit de saldibalans, met de beginbalans ernaast.

(als het dagboek beginbalans is gebruikt) Kijk dan naar de balans onder cel P3 en merk op dat er bij iedere balanspost vaste nummers staan van 1 tot en met 35

27

Iedere nummer correspondeert met een balanspost Als er dus geboekt is op de rekening 120 debiteuren zie je op die rekening onder cel E3 een saldo staan.

Als er een saldo staat zie je achter die regel een pijltje een grijs valk en de rode tekst met Vul in. Bedoeld wordt om dan te kijken waar (naar jouw idee dit onder valt of waar jij ze wil presenteren) en vul dan op het grijze valk dit nummer in. Dus bij debiteuren nummer 11

In de rapportage wordt dat gelijk aangepast. Zie in de print screen bij nr 11

Zodra alle rode teksten “vul in” weg zijn heb je een sluitende balans naar eigen inzicht.

Dat gaat echt heel snel. Stel bijvoorbeeld je btw schuld toch opnemen onder de vorderingen om wat voor reden dan ook, vervang dan de nummers 32 door 13 voor rekeningen 150,155 en wat daar meer behoort. Speel ermee Deze kun je dus maken voor je bank, voor je leverancier, naar de precies wensen van een bijlage voor de belastingdienst en meer. Onder deze balans staat de verkorte versie (voor snelle totaal info, voor deponeren en meer)

28

De resultatenrekening Dit is in feite identiek aan de methode van de balans. Op cel AJ3 staat wat er in de saldibalans reeds staat. Dat wordt hier nog eens getoond. Vul dan achter de saldi waar vul in staat het nummer in wat correspondeert met waar je het in de winst en verlies rekening wilt hebben. Van nr 50 t/m nr 76

Nummers aanpassen naar gewenste posten gaat razendsnel, probeer eens uit.

Probeer dit eens uit. Nb : overal waar

staat kun je de tekst ook aanpassen, met enkele voorgekookte benamingen.

29


Tab Staminfo In de staminfo staan de diverse vaste gegevens van de administratie. Dit zijn voornamelijk de grootboekrekeningen, de dagboeken, en de btw percentages. Deze gegevens staan grotendeels vast omdat daar de werking van de administratie mede op gebaseerd wordt. De vaste btw% en wat ruimte voor meer % zijn aan te passen, en tevens zijn er 231 grootboekrekeningnummers ingepast voor een goede werking en genoeg keuze. Het zijn voor een gemiddeld klein bedrijf, eenmanszaak, bv, cv of welke dan ook genoeg rekeningen en zo nodig kun je altijd de optie kostenplaats gebruiken Hiervan is de overgrote meerderheid qua benaming aan te passen. Grootboekrekeningen De rekeningnummers staan voor een aantal belangrijke posten vast, Deze kun je niet wijzigen in verband met goede werking van alles. Bijvoorbeeld de : • dagboekrekeningen (als 120 debiteuren en 130 crediteuren in relatie dagboeken verkoop en inkoop) • rekeningen in serie 150 en 155 (btw) • de activa rekeningen (010 t/m 066) • de 49x serie afschrijvingslasten (hangt samen met activa rekeningen) • rekening 800 verkopen hoog. Bij grijs gearceerd kun je niet aanpassen. De omschrijving van heel veel rekeningen zijn ook te wijzigen. Dan zijn ze wit gearceerd. Dus bijvoorbeeld 430 kantoorbenodigdheden kan ook 430 schrijfgerei heten of 430 extra kosten kantoor.

Dus de omschrijving van immateriele vaste activa is aan te passen, en van 070 is ook het nummer aan te passen. (uiteraard alleen in de passende serie) Het merendeel kun je dus naar eigen inzicht aanpassen. Dus zorg er logischerwijze voor dat benamingen goed passen bij je eigen bedrijf. Hoe duidelijker hoe beter. In de invoer is al beschreven dat je de benaming van banken en kas kan wijzigen middels het veld ernaast naar de benaming van je eigen bankrekening. Dus 180 Rabobank kun je aanpassen naar 180 Rabo Hoofddorp Zet in het roze vlak ernaast op cel eerst de naam Rabo hoofddorp erin.. Ga dan in de omschrijving achter rekening 180 staan,en klik dan 180 rabo hoofddorp aan.

30

Let op : logischerwijze worden alle overzichten (bijv de saldibalans) gevuld met de rekening uit de staminfo, daarna worden de bedragen van de boekingen opgehaald. Stel nou dat je al eerder iets boekte op rek 431 vakliteratuur ad 25,En je wijzigt daarna de omschrijving van 431 naar almanak.

Dan moet je ook even in de invoer kijken of je op 431 al iets geboekt had want anders moet ook daar even de hernieuwde rekening worden aangeklikt. Als je dat niet hebt gedaan, wordt in de saldibalans de rek 431 almanak opgehaald, maar daar staat niets op want de 25 staat nog op 431 vakliteratuur. Dat loopt dan niet goed. Zie ook de meldingen vooraan bij de invoer. Daar wordt aangegeven waar je moet herstellen.

Btw Wijzig de % alleen bij wettelijke aanpassingen.

Je kunt hier binnen een range in een wit veld een ander % intikken Dan komt dit naar voren bij de invoer.

31


Tab Extra Hier zijn een paar extra opties te vinden die in het gebruik nuttig kunnen zijn en waar vraag naar was.

Beginbalans generator Bij het openen van een nieuw jaar moet je de eindbalans voorgaand jaar inboeken als nieuwe beginbalans. In theorie is dat niet meer dan overnemen van die oude standen en klaar. Uiteraard zijn er wel wat punten om te overwegen. Boekingen op privérekeningen (080 serie) moeten in het eigen vermogen, en wil je openen onder die noemer. Het resultaat van vorig jaar moet ook onder die noemer. Als je meer btw rekeningen (15x serie) hebt gebruikt wil je die in één keer onder de rekening btw voorgaande jaren stallen. Niet moeilijk maar wel doen. Hiervoor is deze generator. In het eerste deel staat de boeking die je kunt inkopieren (hard) in het nieuwe jaar.

Dit komt voort uit het deel ernaast. Daar worden de laatste saldi gelijk getoond uit de saldibalans. Zet erachter waar je het onder wilt laten vallen Lees dus de koptekst even, en klik dan zo nodig aan (in de groene vakken). En de boeking wordt klaargezet.

32

Saldilijst Een uiterst belangrijk totaal overzicht indien je te maken hebt met debiteuren en/of crediteuren. Dus als je verkoopt op basis van facturen en later je geld ontvangt, en als je inkoop op basis van facturen en later betaald. Deze past niet echt in de output gezien de filter opzet. Maar sluit wel aan op de D en C keuzes in die output. Dit is het overzicht met openstaande debiteuren en crediteuren. En tevens wat je met hen “doet”

33

Afschrijvingshulp, calculator Afschrijven op activa kan een lastig onderwerp zijn. Het berekenen en het boeken ervan. Vul dan op basis van uw gegevens het in op deze hulp, en de bedragen en boekingsvoorstellen worden getoond. Kopieer ze dan hard in in de invoer met dagboek “MEM” In dit geval een activapost van 1200 aanschaf, met zeg een restwaarde van 100, dus maar af te schrijven over 1100. Daarna vul je verwachte levensduur in (dus zeg 10 jaar), en voor het eerste jaar is van belang wanneer gekocht of in gebruik genomen (zeg augustus=8) Dan worden de bedragen berekend voor dit jaar en een heel jaar Vul dan ook nog in het groene vlak in om welke activa het gaat. Inventaris, Software, auto etc en de boeking daaronder wordt voorgesteld. Dit is een jaarvoorstel. Wil je per kwartaal boeken, deel dan door 4 etc

34

Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Versie ZM

Recommend Documents