Multimedia Management
“Een productpromotiefilm voor TechApp ”
Elisa Ostet Studentnr.: 72331 Email:
[email protected]
Telefoon: 06‐148 111 22 Academie van de Toegepaste Kunst en Techniek Multimedia Management
Inhoudsopgave Introductie
3
Doelstellingen
4
Projectdefinities
5
Projectrisico’s
6
Projectaanpak
7
Coördinatie
10
Evaluatie
12
Bijlage 1: Offerte Bijlage 2: Plan van Aanpak
2
Introductie Begin april kreeg ik via een kennis de vraag of ik een productinformatiefilmpje wilde maken voor The Software Company* uit Woerden. Het ging om het product TechApp , dat nog in ontwikkeling was. TechApp is een oplossing om het Field Service Proces te versnellen en verbeteren in de technische buitendienst branche. De opnames konden worden gedaan bij de eerste klant die het product ging gebruiken. Na een gesprek met meneer Jansen* en meneer Pietersen* van The Software Company heb ik een offerte opgesteld voor het maken van een productpromotiefilmpje dat in een flashapplicatie werd gepresenteerd. Pas na akkoord van deze offerte heb ik een plan van aanpak geschreven om de inhoud van de filmpjes te bepalen en een planning op te stellen. Dit promotiefilmpje van TechApp was het eerste project van grote omvang voor mijn bedrijf. Het betekende dat ik niet alles alleen kon doen en mensen van buitenaf moest inhuren. Daarnaast kreeg ik te maken met een designbureau dat al door The Software Company was ingeschakeld. Een goede communicatie met de klant, projectmedewerkers en externe partijen was daarom erg belangrijk. Van het eerste gesprek tot de opleverdatum zaten ongeveer 8 weken. Tijdens het proces kwam ik echter voor enkele dilemma’s te staan en liep ik vertraging op. Uiteindelijk heb ik het promotiefilmpje toch op tijd voor de beurs op kunnen leveren. In dit verslag beschrijf ik hoe ik het project heb aangepakt en wat voor problemen ik daarbij tegen ben gekomen. Op het eind evalueer ik het hele proces en trek mijn conclusies voor het volgende project dat ik mag oppakken. *Om privacy redenen zijn de namen van de betrokken personen, bedrijven en programma’s gefingeerd.
3
Doelstellingen 1. Er moet een filmpje komen die in het kort laat zien welke voordelen TechApp voor het Field Service Proces biedt. 2. Het filmpje moet geschikt zijn voor presentatie op het internet en op beurzen. 3. Het moet duidelijk zijn dat de TechApp werkwijze sneller, beter en efficienter is dan de oude werkwijze. 4. Doelgroep zijn de directie, service managers en beslissers in de branche van de technische buitendienst. 5. The Software Company moet worden gepresenteerd als een bedrijf dat veel ervaring heeft met het bouwen van applicaties voor mobile devices. 6. Het geheel moet in de huisstijl van TechApp komen zoals die door ontwerpbureau AllDesign wordt aangeleverd. 7. Het geheel moet eind mei online staan, zodat in de telemarketingactie kan worden verwezen naar het filmpje op internet. 8. Daarnaast moet de promotiefilm op een dvd komen dat op een beurs kan worden gebruikt.
4
Projectdefinities •
•
•
•
•
•
•
•
Elisa Media draagt zorg voor de opnames tot de levering van de filmpjes in de flashapplicatie. De opnames worden gemaakt met een JVC GY‐DV500 camera in het formaat 4:3. De filmpjes worden door Elisa Media in flashvideo aangeleverd. De flash‐applicatie wordt gebouwd op een resolutie van 1280 x 1024 pixels. Het design en de onderdelen voor de flashapplicaties alsmede grafisch werk voor in de filmpjes dienen tijdig te worden aangeleverd door AllDesign. The Software Company zorgt dat er een bedrijf beschikbaar is waar de opnames voor TechApp kunnen worden gedaan. Dit bedrijf moet bereid zijn minimaal 1,5 dag beschikbaar te zijn voor opnames. The Software Company zorgt voor de informatie over TechApp en stelt een mobiele device met TechApp beschikbaar voor de opnames. Elisa Media stelt een plan van aanpak op. In dit plan van aanpak wordt de inhoud van de filmpjes beschreven en een planning opgesteld. Wanneer The Software Company of AllDesign zich niet aan deze planning houdt, kan dit gevolgen hebben voor de haalbaarheid van de deadline.
5
Projectrisico’s Vooraf bij het aangaan van de opdracht en tijdens het projectproces waren er een aantal risico’s waarmee ik rekening moest houden. •
Beschikbaarheid van mensen. Mensen zijn wellicht niet altijd beschikbaar op de dagen dat het mij of de geluidstechnicus uit komt om te filmen. Het weer is niet altijd geschikt om buitenopnames te maken. Vooral omdat het de technische buitendienst is, moesten met de monteur enkele shots buiten worden gemaakt.
•
•
De kennis met betrekking tot het maken van een flashapplicatie was bij Elisa Media erg gering. Het was nog niet duidelijk of er een externe partij geregeld kon worden die binnen het budget aan de flashapplicatie wilde werken. Daarnaast was het niet altijd even duidelijk of de externe partij wel bekwaam genoeg was om de opdracht uit te voeren.
•
Ik werk met technische apparatuur, het is altijd mogelijk dat dingen niet meer functioneren of stuk gaan.
•
Hoewel het script was geschreven, was er altijd een mogelijkheid om het script op een persoonlijke wijze door de acteur verder te laten invullen. Hierdoor kon teveel worden uitgeweken of ter plekke dingen worden bedacht. Dit kon tijd gaan kosten tijdens de opnames.
•
De beschikbare mensen voor de opnames zijn geen echte acteurs. Daardoor moest ik rekening houden met de onervarenheid van mensen en eventueel de spanningen die een camera met zich mee brengt.
•
Ik werk zelfstandig en ben de enige binnen Elisa Media die op de hoogte was van wat er moest gebeuren. Als ik ziek zou worden, zou dat betekenen dat het hele proces stil zou komen te liggen.
6
Projectaanpak Op 4 april werd ik uitgenodigd voor een gesprek bij The Software Company in Woerden. Daar kreeg ik een presentatie over wat TechApp inhoud en wat de bedoeling is achter de marketingcampagne. meneer Jansen is directeur bij The Software Company. Hij begeleidt de productie en ontwikkeling van TechApp . meneer Pietersen is verantwoordelijk voor de marketing om TechApp heen. Aan de hand van het eerste gesprek met meneer Jansen en meneer Pietersen van The Software Company heb ik een offerte geschreven met een korte beschrijving van wat ik ging doen en wat TechApp inhoudt. Dat laatste was vooral om onduidelijkheden te vermijden en een verkeerde indruk of veronderstelling van TechApp uit te sluiten. Ik wilde voorkomen dat ik al een heel script klaar had voordat The Software Company met de offerte akkoord was gegaan. In bijlage 1 zie je de korte omschrijving die bij de offerte die 8 april is meegestuurd. Aangezien er nog veel regeld en gedaan moest worden, heb ik een deadline gesteld voor wanneer de offerte akkoord moest zijn. Anders kon ik niet garanderen dat ik de gestelde opleverdatum kon halen. Ik kreeg al gauw een telefoontje van meneer Pietersen dat de offerte akkoord was en dat ze benieuwd waren naar het script. Ik heb vervolgens het script geschreven waarin de exacte inhoud van de filmpjes werd beschreven. Aan de hand van dit script kon ik ook laten controleren of ik het goed begrepen had wat de bedoeling was van de klant. Ik heb een planning opgesteld en afspraken gemaakt met de flash‐ontwikkelaar en de audiotechnicus. Alles is in een Plan van Aanpak naar meneer Pietersen gestuurd. In bijlage 2 is dit plan van aanpak opgenomen. Ik kreeg de leuke reactie terug dat ik mijn huiswerk goed had gemaakt. Er waren slechts enkele kleine aanpassingen nodig in het script. Aangezien het een groot project was, heb ik enkele mensen gevraagd mij te helpen. Zelf stelde ik mij verantwoordelijk voor de opname en montage van het beeldmateriaal en het aansturen van het project. Daarnaast heb ik een audiotechnicus ingeschakeld en een flashprogrammeur. AllDesign werd als grafisch ontwerpbureau door The Software Company aangewezen. Ik heb vervolgens met FieldService uit Hengelo een afspraak gemaakt om de eerste opnames te plannen. Daarbij kwam ik echter al het eerste probleem tegen. Ik had geen rekening gehouden met de meivakantie. Veel werknemers van FieldService waren op vakantie in de weken dat ik de opnames had gepland. Door de vakantie zijn sommige opnames pas half mei van start gegaan. Daardoor liep ik weer vertraging voor de montage op en kwam de deadline snel dichterbij. Tijdens de opnames werd er goed volgens script gewertk. Alleen bij het management ontstond er problemen. De 7
directeur van The Software Company vond dat het niet zijn taak was om, zoals in het script stond, het pakket aan het bedrijf te overhandigen als verkoper. Ik vond dat wel erg vervelend dat hij er pas tijdens de opnames mee kwam, omdat het script al enkele weken bekend was. Uiteindelijk zijn we er toch uitgekomen. Tussen de opnames door ben ik bezig geweest met het aansturen van de audiotechnicus en de flashprogrammeur. Er moest namelijk nog een tune komen voor onder de beelden en de flashapplicatie moest in elkaar worden gezet. De audiotechnicus heb ik zelfstandig kunnen laten werken. Hij wist precies wat de bedoeling was en wat voor type sound ik nodig had. Tevens is hij meegeweest naar de opnames om het geluid te verzorgen. Voor de flashprogrammeur heb ik eerst een deel van het plan van aanpak uitgeschreven. Dit werd een functionele beschrijving van de flash‐applicatie. Zo kon dit gedeelte al geprogrammeerd worden. Daarnaast heb ik dit functioneel ontwerp ook aan de designer van AllDesign doorgestuurd. Hij heeft het grafisch ontwerp gemaakt. Dit proces liep goed op schema. Na de opnames heb ik eerst al het beeldmateriaal ingelezen. Zelf heb ik vervolgens een ruwe selectie en montage gemaakt. Met meneer Pietersen en meneer Jansen heb ik vervolgens deze ruwe montages doorgelopen. Tevens heb ik ze de eerste versie van de flashapplicatie laten zien. Deze werkte nog niet helemaal goed, maar het idee was duidelijk. Aan de hand van de feedback die ik kreeg, ben ik vervolgens de montages af gaan maken. Toen alles klaar was, is de audio weer gecontroleerd door de audiotechnicus. Deze heeft de tune onder alle filmpjes gezet en het geluid van de stemmen verbeterd. Er werd uiteindelijk besloten dat er toch een voiceover onder de introductie moest komen. Deze tekst werd door meneer Pietersen geschreven, maar werd pas laat aangeleverd. In overleg met de audiotechnicus is er een stem uitgekozen. Binnen een paar dagen was de voice‐over klaar en kon deze in de montage verwerkt worden. Tegelijker tijd moest de flashapplicatie afgebouwd worden. Ook hier moesten filmpjes en tekst worden omgedraaid. Er moest bepaald worden welke teksten er in moesten komen. Dat was wel lastig, want daar was nog niet over nagedacht. Tevens was de programmeur niet fulltime inzetbaar en hield hij zich wel keurig aan het weekend. Dat heeft mij wel eens voor lastige situaties gezet, omdat ik de klant wat had beloofd en dat kon ik vervolgens niet binnen de door mij gestelde termijn waarmaken. De deadline van 23 mei heb ik dus net niet gehaald, maar dat was geen groot probleem. Het was voornamelijk nog de puntjes op de i zetten. Wel moest het voor de beurs in juni klaar zijn. Nadat de montages klaar waren, heb ik deze omgezet in flashvideo. Zelf heb ik ook nog een en ander aan de flashapplicatie geprogrammeerd omdat ik niet te lang op de programmeur wilde wachten.
8
Daarna is met behulp van de systeembeheerder van The Software Company de gehele flashapplicatie online gezet. Dit ging goed. Vervolgens is de flashapplicatie eerst intern binnen The Software Company getest. Door de feedback die we terugkregen hebben we nog enkele dingen aangepast. Vervolgens zijn de telemarketeers er mee aan de slag gegaan. Wel moest ik nadat alles klaar was, vlak voor de beurs nog naar Baarn rijden met een laptop om de applicatie te testen op een groot LCD‐scherm. The Software Company had echter geen rekening gehouden met het feit dat de applicatie een andere resolutie kon hebben dan het scherm. Gelukkig had dit niet al te grote gevolgen voor de kwaliteit van de filmpjes. Er is door de flash‐programmeur nog een tijdlimiet ingebouwd. Wanneer er binnen dat limiet geen handelingen werden verricht met de applicatie (muiskliks etc), ging de film zich automatisch afspelen. Tevens zijn de buttons die voor de website bedoeld waren, weggehaald. Uiteindelijk was The Software Company erg tevreden over het eindresultaat en heb ik het project goed kunnen afsluiten.
9
Coördinatie De coördinatie van het project verliep voornamelijk via telefonisch contact en de mail. In het begin van het project zijn er gesprekken geweest met meneer Pietersen en meneer Jansen. Na het akkoord van de offerte, heb ik vrijwel alleen nog met meneer Pietersen alles besproken. Via de email hield ik hem op de hoogte van de voortgang van de opnames en de bouw van de flashapplicatie. Ook voor vragen kon ik bij hem terecht. Tevens was hij bij de eerste opnamedag bij FieldService aanwezig om uitleg te geven waar nodig en eventueel bij te sturen. Dit was echter nauwelijks nodig. Wel heb ik hem met de directeur van The Software Company, meneer Jansen, naar de eerste ruwe montages laten kijken bij mij op kantoor. Zo kon ik direct die feedback verwerken. In het project had ik te maken met de audiotechnicus, de graphic designer van AllDesign en de flashprogrammeur. Daarnaast was ik zelf verantwoordelijk voor de planning van de opnames bij FieldService in Hengelo. Voorafgaand aan de werkzaamheden heb ik iedereen het plan van aanpak gestuurd en om feedback gevraagd. Vooral van AllDesign heb ik veel nuttige input gekregen. Met iedereen heb ik voornamelijk via telefonisch contact en de email alles doorgesproken. Met de audiotechnicus heb ik vooraf een overleg ingepland om alle aspecten van de opnames en montage door te nemen. We hebben bepaald welke microfoons we moesten gebruiken en de agenda’s erbij gepakt om mogelijke opnamedagen in te plannen. Tevens heb ik opdracht gegeven tot het maken van een paar voorbeeld sounds voor de tune. Ik ben tijdens en na de opnames regelmatig in de geluidsstudio geweest. Daar werd het geluid ter plekke bewerkt na de montage. De samenwerking verliep daardoor erg soepel. Ook toen er op het laatst nog een voice‐over moest worden ingesproken, is dit goed gecoördineerd en opgepakt. Ik heb meneer Pietersen de opdracht gegeven om voor een bepaalde datum de tekst voor de voice‐over te schrijven. Deze heb ik vervolgens aangepast om het nog iets beter over te laten komen. Daarnaast heb ik de geluidstechnicus gevraagd om een goede stem voor de voice‐over te regelen. Door de telefoon heb ik The Software Company de stem laten horen en deze werd goedgekeurd. Vervolgens werd het opgenomen en kon ik het in de montage opnemen. Ook de flashprogrammeur die de flashapplicatie ging bouwen, heb ik eerst het plan van aanpak gemaild, zodat zij ook precies wisten wat de bedoeling was. Tevens heb ik voor hen een functioneel ontwerp geschreven, zodat zij direct konden beginnen met bouwen en niet eerst op de grafisch ontwerper van AllDesign hoefde te wachten. Via de telefoon en per email is de voortgang in de gaten gehouden. Helaas waren ze soms niet goed bereikbaar of hadden zij wel behoefte aan weekend, zodat ik soms zelf dingen in de flashapplicatie heb moeten aanpassen en programmeren. Dit heb ik ook naar de programmeur gecommuniceerd en dat werd gelukkig wel goed opgepakt. Toch 10
was het niet altijd mogelijk om direct aanpassingen door te voeren en dat vond ik wel een belemmering. Tevens had ik de indruk dat het van mijn kant soms niet duidelijk genoeg was dat er er haast bij sommige klussen was. Met AllDesign heb ik voornamelijk telefonisch contact gehad om dingen door te geven en feedback te geven op de geleverde content. Ook AllDesign was erg druk met andere werkzaamheden waardoor zij soms niet tijdig content konden aanleveren. Dit zorgde weer voor vertraging bij het bouwen van de flashapplicatie. Wel is alles op een goede manier aangeleverd en konden de ontwerpen snel geïmplementeerd worden. Ook het contact met FieldService verliep soepel. Er was een vast contactpersoon. Hij regelde de afspraken met de monteur, receptioniste, boekhouder, magazijnmedewerker en de directeur. De eerste opnamedag kon snel ingepland worden. De tweede was iets moeilijker vanwege de meivakantie en de feestdagen. Tijdens de opnames deed ik de coördinatie en aansturing van de ‘acteurs’ en de audiotechnicus. Tevens deed ik het camerawerk. Aan de hand van het script vertelde ik de acteurs eerst wat de bedoeling was van de opnames. Hoewel zij het script hadden gekregen vooraf, vond ik het voor hun gemoedsrust handiger om het kort voor de opnames nog even door te spreken. Daarbij hebben zij tijd om vragen te stellen en aan de camera te wennen. Over het algemeen ging dit erg goed. Achteraf was zelfs het compliment dat de acteurs erg overtuigend waren en dat hun tekst goed was. Erg leuk aangezien de acteurs echt de werknemers waren van FieldService die de bepaalde rollen vervulden. Daarnaast was het niet letter voor letter opgeschreven wat ze moesten zeggen, maar werd verteld wat voor hun de voordelen van TechApp zouden zijn. Aan de hand van die uitleg konden de meeste mensen zich een goede voorstelling maken van de voordelen ten opzichte van de oude werkwijze en daar levendig over vertellen alsof ze al lang met het pakket werkten. Toen alles uiteindelijk klaar was, moest ik met de systeembeheerder van The Software Company de flashapplicatie online zetten. Dit was nog wel een probleem omdat ze geen rekening hadden gehouden met het feit dat de filmpjes en de applicatie in zijn geheel bijna 50 MB groot waren. Wel had ik dit enkele malen van te voren duidelijk aangegeven. Het uploaden nam veel tijd in beslag, maar gelukkig is het uiteindelijk goed op de webserver terecht gekomen en was de snelheid voor de weergave ook hoog genoeg. Voor de presentatie op de schermen tijdens de beurs zou er een LCD‐scherm naar mijn kantoor worden gebracht voor de testfase. Helaas was dit met de leverancier niet goed afgesproken waardoor ik eerst nog naar Baarn moest om het te testen. Hierbij was niemand van The Software Company aanwezig en moest ik zelf de kwaliteit van het scherm beoordelen. Dat vond ik erg lastig. In een telefonisch overleg heb ik besloten om de kwaliteit van bepaalde onderdelen van de flashapplicatie omhoog te schroeven en enkele buttons helaas wat minder scherp moeten laten. Er was gewoonweg geen tijd meer om alles nog aan te passen. 11
Evaluatie TechApp was voor mij het eerste project dat ik zo grootschalig heb aangepakt. Er is een speciaal plan van aanpak voor geschreven met script, omdat ik bang was dat ik anders het overzicht zou kwijtraken in het project. Er zijn veel mensen betrokken geweest bij de opnames, montage en bouw van de flashapplicatie. Ik het erg leuk om mensen vooraf doormiddel van een plan van aanpak goed op de hoogte te brengen van de bedoeling van het project. Met vrijwel iedereen verliep de communicatie goed, waardoor er weinig misverstanden waren. Alleen in de communicatie met de flashprogrammeur was er zo nu en dan vertraging of onduidelijkheid. Hierdoor waren de door mij beloofde wijzigingen in de applicatie niet op tijd klaar. Toch vormde dit niet een al te groot probleem omdat ik de wijzigingen zelf kon doorvoeren. Ik heb ervan geleerd om daarom duidelijk te zijn naar mensen toe. Bij The Software Company moest ik een enkele keer erg duidelijk stellen dat hun input voor een bepaalde datum gewenst was, omdat ik anders met de planning van de geluidstechnicus in de knoei kwam. Tevens was het soms lastig om de feedback van de flashprogrammeur direct te vertalen naar het grafisch ontwerp van AllDesign, aangezien er een bepaalde responsetijd tussen zit. Hierdoor koste het soms tijd en zaten partijen op elkaar te wachten. Uiteindelijk is het resultaat erg goed geworden. The Software Company was zeer tevreden en heeft al resultaat geboekt bij het binnenhalen van enkele nieuwe gebruikers van TechApp . Voor mij als Elisa Media was dit een zeer innovatief project. Nog niet eerder heb ik met flashvideo gewerkt en met zelfgemaakte tunes onder de video. Door de specialistische kennis van de mensen die ik heb ingeschakeld kon ik echter toch de juiste keuzes maken wat betreft de uitvoering en planning. Het projectmatig aanpakken van TechApp heeft mij veel structuur gebracht en duidelijkheid over de projectgrenzen en inhoud. Daardoor ben ik geneigd om dit vaker bij middelgrote projecten toe te passen waarbij meerdere mensen en partijen betrokken zijn. Het heeft zeker de kwaliteit van het project naar boven gehaald.
12
