Organisatie advies ‘Een goede coach is gericht op het versterken van het zelflerend en zelfverbeterend karakter van de organisatie’ Een succesvolle organisatie is heel alert op veranderingen in de maatschappij en in de markt. Het is niet alleen de kunst om oog te hebben voor die veranderingen, maar het is vooral van belang om hier direct op in te spelen met aanpassingen in de strategie, de organisatie en/of de bedrijfsprocessen. Door de specifieke kennis en ervaringen op dit gebied, kunnen Connectorconsultants u begeleiden om dergelijke aanpassingen effectief te realiseren. Uw organisatie voert de daadwerkelijke veranderingen zoveel mogelijk zelf uit. Wij ondersteunen u als vraagbaak en als sparringpartner en geven u de benodigde hulpmiddelen. Op deze manier verbetert u zelf de kwaliteit van uw onderneming. Connector vervult hierin met name de rol van coach. Minder zichtbaar in het werkveld, maar meer aan de zijlijn. Afhankelijk van de bedrijfsvraag kunnen wij u diverse ‘producten’ en leermethoden (of –trajecten) aanbieden. Hierbij kunt u denken aan: • Complete doorlichting van uw organisatie Het inventariseren van de knelpunten binnen uw organisatie (‘Quick scan’) en het inzetten van verbeterprogramma’s; • Strategische heroriëntatie Begeleiding bij het vaststellen van nieuwe (strategische) uitgangspunten in een veranderende omgeving; • Structuurverbetering Het zodanig inrichten van de organisatie dat de medewerkers maximaal kunnen presteren, de processen optimaal verlopen en de klant tevreden is; • Verbetering van de managementinformatie Het transformeren van ‘gegevens naar informatie’, zodat actueel inzicht wordt verkregen in de prestaties van de organisatie. Drie belangrijke speerpunten welke in de dienstverlening steeds weer terugkomen zijn: 1. Het bepalen van het optimale rendement van een organisatie en vaststellen op welke wijze dit optimale rendement kan worden gerealiseerd (de mix van rendement en risico komt tot uiting in het waarderingsmodel); 2. Het creëren van duidelijkheid tussen management en medewerkers, zodat men weet wat van elkaar wordt verwacht; 3. Dat het management weet wat zich binnen en buiten de organisatie afspeelt en hierop adequaat kan anticiperen op momenten dat dit noodzakelijk is (ook wel aangeduid met het ‘in control’ zijn van de organisatie); Om invulling te geven aan deze speerpunten, zijn een aantal concrete ‘producten’ ontwikkeld. Connector Consultancy Group B.V., kan u o.a. van dienst zijn met het vaststellen van uw bedrijfswaardering, het beheersen van uw risico’s door middel van het toepassen van het risicobeheersingsmodel en het beheersen van uw bouwprojecten met behulp van het projectbeheersingsmodel.
Waarderingsmodel Connector Consultancy Group B.V. beschikt over een aantal modellen die gericht zijn op het verbeteren van het rendement van de onderneming. Het startpunt is: wat is uw onderneming waard? (waarderingsmodel) en hoe kunt u de waarde van uw onderneming verbeteren? Connector beschikt over gespecialiseerde adviseurs voor het laten uitvoeren van een bedrijfswaardering. In figuur 1.1 zijn de diverse stappen bij het waarderen van een onderneming schematisch weergegeven. Waarde wordt verder opgebouwd door het toepassen van het risicobeheersingsmodel waarbij risico’s binnen de onderneming in kaart worden gebracht en beheersingsmaatregelen worden toegepast. Daarnaast beschikt Connector Consultancy Group B.V. over het beheermodel (projectbeheersing) waarbij alle lopende opdrachten van een onderneming in beeld worden gebracht. Figuur 1.1. Hoe de waardering van uw onderneming berekenen?
Stap 1
Analyseren van verleden: Bedrijfsresultaat na belasting Investeringen materiële vaste activa Afschrijvingen Mutatie werkkapitaal Netto geldstromen in het verleden
Stap 2
Prognosticeren toekomst: Bedrijfsresultaat na belasting Investeringen materiële vaste activa Afschrijvingen Mutatie werkkapitaal Toekomstige netto geldstromen
Vaststellen disconteringsvoet en verdisconteren geldstromen
Stap 3
Waarde van de onderneming
Waarde van de aandelen
Stap 4 Aftrekken van rentedragende schuld Beïnvloeden: het risicoprofiel van uw bedrijf De hoofdcategorieën van het ondernemingsspecifieke risicoprofiel van een onderneming, afgezet tegen de beïnvloedbaarheid, zijn in figuur 1.2 “Ondernemingsspecifieke risicoprofiel van een onderneming” weergegeven: Figuur 1.2 Ondernemingsspecifieke risicoprofiel van een onderneming
Ondernemingsrisico • • • • • •
Beïnvloedbaar
Kwaliteit interne organisatie Afhankelijkheid DGA Risicospreiding activiteiten Marktpositie Financiële prestaties in verleden en toekomst Omvang van de onderneming (small firm premie)
Marktrisico • • •
Toetredingsbarrières Marktvooruitzichten Concentratietendens in de markt
Minder beïnvloedbaar
Met het verlagen van ondernemingsrisico’s wordt waarde gecreëerd. Bij de aankoop van een onderneming neemt een koper namelijk dezelfde risicofactoren in overweging om zichzelf een oordeel te kunnen vormen over de wenselijkheid en de prijs van de aankoop.
Strategie Voor het vaststellen van de strategische uitgangspunten wordt door Connector gebruik gemaakt van Bizzdefiner. Bizzdefiner is een instrument voor visuele, interactieve en snelle definiëring van prestatiemanagement. Vanuit de missie worden grafisch en inzichtelijk relaties gelegd tussen doelstellingen, processen en afdelingen. Welke stappen worden doorlopen: 1. Het definiëren van de missie; 2. Het uitvoeren van een SWOT-analyse (sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen); 3. Het vaststellen van de strategische doelstellingen; 4. Het vaststellen van de kritieke succesfactoren per doelstelling; 5. Het opstellen van een oorzaak-gevolg-diagram; 6. Het bepalen van de kritieke prestatie-indicatoren; 7. Het vaststellen van de gewenste organisatie-inrichting; 8. Het vaststellen van de prestatie-indicatoren per verantwoordelijke afdeling c.q. functionaris. Bizzdefiner komt het beste tot haar recht in groepssessies met het managementteam. Daarbij bestaat de mogelijkheid de definitiefase in meerdere sessies op te delen, waarbij men tussentijds aanpassingen en aanvullingen maakt.
Risicomanagement In ons dagelijks handelen zit van nature het inperken van risico’s. U hoeft maar te denken aan uw privé situatie, waarbij uw kinderen naar school moeten en die gevaarlijke drukke weg over moeten. Voor u is het vanzelfsprekend dat uw kinderen veilig voor de schooldeur afgezet worden, zodat de mogelijke risico’s ingeperkt worden. Zo gewend als u bent rekening te houden met de risico’s in uw privésituatie, zo minimaal is dit vaak verweven binnen organisaties. Het in kaart brengen van de risico’s stelt u in staat om maatregelen te nemen ten aanzien van deze risico’s. Met een gunstigere risicorendementverhouding tot gevolg. Verbetering van deze verhouding (hoger rendement of lager risico) leidt tot een hogere waarde van uw onderneming. Daarnaast zal een lager risicoprofiel leiden tot lagere kapitaalkosten, waardoor lenen bij de bank goedkoper wordt. Toch wordt u min of meer hiertoe gedwongen door enerzijds uw collega’s, door klanten, leveranciers, maar ook door uw bank of accountant. De klant verlangt van u kwaliteit, zo verlangt u op uw beurt kwaliteit van uw leverancier. Uw handelen is erop gericht om de factoren die deze kwaliteit in de weg zouden kunnen staan, te beïnvloeden. Zo archiveert u uw offerte in uw eigen dossier, zodat u weet welke prijs en voorwaarden u aan uw klant heeft voorgelegd. Gelukkig zien steeds meer bedrijven de noodzaak in om op een juiste wijze risicomanagement vorm te geven. Bij risicomanagement draait het om het identificeren en reduceren van de belangrijkste risico’s die van toepassing zijn op uw organisatie. Binnen dit proces is een goede risico-inventarisatie essentieel. Wanneer u de risico-inventarisatie heeft, kunt u de door u gesignaleerde risico’s analyseren en beoordelen. Aan de hand hiervan kunt u uw beheersstrategieën per risico gaan bepalen. U kunt kiezen uit de volgende vier mogelijkheden: • Risico ontwijken; • Risico overdragen; • Risico vermijden; • Risico accepteren. Figuur 1.3 Risicomanagementproces
Stap 6 Rapporteren en evalueren _______________ Effecten
Stap 1: Risico’s identificeren _____________ Vaststellen risicoprofiel
Stap 5 Implementeren maatregelen _______________ Taken en verantwoordelijkheden
Stap 4: Ontwikkelen beheersmaatregelen ________ Organisatorisch, technisch, financieel
Stap 2: Risico’s analyseren _______________ Kans en gevolg
Stap 3: Risico’s beoordelen _______________ Kans en gevolg
Geheel volgens het risicomanagementproces gaat u vervolgens beheersmaatregelen ontwikkelen en vaststellen (zie figuur 1.3 ‘Risicomanagementproces’). Met beheersmaatregelen worden activiteiten bedoeld waarmee de kans van optreden of de gevolgen van risico's worden beïnvloed. In figuur 1.4 ‘Beheersingsdiagram’ wordt snel inzicht verkregen in alle risico’s binnen de onderneming en kan een indruk worden verkregen of uw organisatie ‘in control’ is. Wordt het risico beheerst of niet? Beheerst; Niet beheerst; Teveel beheerst. Bij Connector beschikken we over de juiste tools om u bij dit proces te kunnen ondersteunen. Ons risicoregister en beheersingsdiagram maken de risico’s van uw organisatie inzichtelijk, waardoor u aan de hand hiervan de juiste prioriteit kunt toekennen aan het betreffende risico en gerichte acties kunt inplannen en uitvoeren. Figuur 1.4 Beheersingsdiagram
C o n t r o l s
Laag
Overcontrolled In control 7 4 2
Midden
1
6 5
3 8
Hoog
Laag
Midden
Hoog
Risico Legenda Rood = Groen = Blauw = Geel =
Commercieel/klant risico Financieel risico Organisatorisch/intern risico Lerend/innovatief risico
Undercontrolled
Procesbeschrijvingen Processen zorgen ervoor dat een product of dienst tot stand komt; ze vormen daarmee het hart van de organisatie. De omgeving van een organisatie is echter constant in beweging. Snel veranderende behoeften van klanten, veranderende wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de ICT maken het voor organisaties noodzakelijk om continue veranderingen door te voeren. Deze veranderingen zijn van invloed op de werking van de processen. Derhalve dienen deze steeds te worden gewijzigd. Voor het verbeteren van (nieuwe) bedrijfsprocessen zijn goede procesbeschrijvingen onontbeerlijk. Een procesbeschrijving is een vastlegging van het proces en is bedoeld om inzicht te geven in de wijze waarop een proces wordt uitgevoerd. Het proces wordt beschreven en vervolgens grafisch weergegeven binnen een zogenaamd stroomschema. Hieraan kunnen werkinstructies en formulieren worden gekoppeld die binnen het desbetreffende proces van belang zijn. Een goede procesbeschrijving bestaat namelijk uit een visualisatie van de opeenvolgende activiteiten met daaraan gekoppeld de benodigde procesinformatie, benodigd voor (het uitvoeren van) de desbetreffende activiteiten. Op deze manier wordt het mogelijk om snel en efficiënt in te spelen op de veranderingen die op de organisatie afkomen en deze ook concreet te vertalen naar de processen van de organisatie. De procedures die tot stand komen bevorderen een eenduidige werkwijze binnen de organisatie en zorgen voor helderheid aan de personen die binnen de verschillende processen betrokken zijn. Bovendien kunnen nieuwe medewerkers aan de hand van de opgestelde procedures snel inzichtelijk krijgen op welke wijze er binnen de organisatie wordt gewerkt. De procesbeschrijvingen zijn dusdanig opgesteld dat dit de kwaliteit van de producten of diensten zoals die door de organisatie worden geleverd aan de klanten, positief beïnvloedt. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid. Daarnaast wordt via procesbeschrijvingen inzichtelijk gemaakt op welke wijze en in welke mate de van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt nageleefd. De procesbeschrijvingen maken onderdeel uit van een kwaliteitssysteem van een organisatie. In veel gevallen wordt het kwaliteitssysteem door een externe partij beoordeeld met het oog op de certificering ervan. Vanuit de certificerende instanties worden eisen gesteld aan het kwaliteitssysteem van de organisatie en de manier waarop de organisatie met het kwaliteitsbeleid omgaat. Belangrijk is dat het kwaliteitsbeleid in een schriftelijke vorm beschikbaar is en naar alle medewerkers toe wordt gecommuniceerd. Vaak is het kwaliteitsbeleid samengebracht in een kwaliteitshandboek en worden (interne) controles opgezet om te controleren of daadwerkelijk wordt gewerkt zoals in de procedures in het kwaliteitshandboek staat beschreven. Het opstellen van een goede procesbeschrijving vereist enerzijds kennis van en vaardigheid van het verzamelen van de benodigde informatie en anderzijds kennis en vaardigheid van het beschrijven en modelleren van processen. Connector Consultancy Group B.V. kan u de gewenste ondersteuning bieden bij het opzetten, beheersen, actualiseren en beoordelen van uw kwaliteitssysteem.
Projectbeheer (voor organisaties die projectmatig werken) Binnen iedere organisatie geldt, dat het geld verdiend wordt door het goed managen van het zo geheten ‘primaire proces’. Van de offerte tot de facturatie. Voor organisaties die projectmatig werken, betekent dit dat het projectbeheer goed georganiseerd dient te zijn. Immers, de wijze waarop een project door een organisatie wordt aangepakt en gevolgd, bepaalt de effectiviteit van de diverse deelprocessen binnen de organisatie. Hóe effectief dit werkelijk is, komt tot uiting in de definitieve projectresultaten. Wat houdt projectbeheer in?: Wekelijks inzicht hebben in de voorcalculatorische resultaten van alle afgesloten projectorders; Wekelijks inzicht hebben in de gerealiseerde resultaten van afgeronde projecten; Continue zicht op ‘de nog te realiseren dekkingsbijdrage’ (= de projectmarge waarmee de dekking van alle bedrijfskosten en de normatieve winst wordt gerealiseerd) voor het lopende jaar. Deze nog te realiseren dekkingsbijdrage wordt uitgedrukt in zowel het aantal directe uren als in Euro’s; Voortgangscontrole op bestede uren en materialen; Voor het vaststellen van de tussentijdse cijfers worden projectresultaten aan de juiste periode toegekend; Periodiek inzicht in de dekkings- en budgetresultaten; Periodieke aansluiting tussen project- en financiële administratie. Bovenstaande betekent dat u los moet komen van het traditionele resultaat denken en meer gericht moet zijn op de primaire processen. Figuur 1.5 Periodiek inzicht in het resultaat
PERIODIEK INZICHT IN HET RESULTAAT Omzet
€
Resultaat afgeronde projecten
€
Mutatie OHW
€
Resultaatneming OHW-projecten
€
Inkoopwaarde
€
Resultaat service- en handelsactiviteiten
€
Brutomarge
€ Garantiekosten afgeronde projecten
€
Loonkosten
€
Dekkings- en budgetresultaat
€
Sociale lasten
€
Voorraad- en prijsverschillen
€
Afschrijvingskosten
€
Huisvestingskosten
€
Buitengewone baten en lasten
€
……..
€
RESULTAAT
€
RESULTAAT
€
Gestructureerd projectbeheer biedt tevens de mogelijkheid tot: Het maken van (strategische) keuzes in de offertefase bij het aannemen van projecten; Inzicht in de resultaten per soort activiteit; Inzicht in de prestaties van de verschillende projectleiders; Inzicht in de doorlooptijd van projecten; Het opstellen van verbeteracties welke voortvloeien uit de analyse van de projectresultaten. Projectbeheer is altijd maatwerk en dient aan te sluiten op de uitgangspunten van het beleid en de strategie binnen een organisatie. Het ‘Connector projectenmodel’ geeft u een zeer praktisch hulpmiddel waar u aan moet denken bij projectbeheer en waar u zelf mee aan de slag kunt!
Corporate Recovery-activiteiten Een onderneming in zwaar weer (lees: een onderneming met een structureel of acuut liquiditeitsprobleem) vraagt speciale aandacht en vaak extra werk. Snelheid van handelen is geboden om het tij te keren, maar de snelheid mag zeker niet ten koste gaan van de kwaliteit van de genomen beslissingen, aangezien in problematische situaties vaak geen herziening van een gekozen koers mogelijk is. Onze recovery-adviseurs staan de onderneming en ondernemer bij in deze moeilijke tijden. Onze advisering bestaat uit meerdere parallelle trajecten, maar start altijd met de financiële statusbepaling. Hoe staat de onderneming er werkelijk voor en hoe ontwikkelt dit zich op korte termijn bij het huidige beleid. Het moge duidelijk zijn dat de primaire aandacht uitgaat naar de liquiditeit. De financiële statusbepaling wordt gevolgd door de probleemanalyse, waarin aandacht wordt besteed aan de oorzaken van de financiële problemen en de eerste oplossingsrichtingen. Bij het ombuigen van deze negatieve trend is tijd een essentiële factor. Bij voldoende tijd kan via een strategisch traject een plan worden samengesteld dat als handleiding dient bij de implementatie van de gewenste veranderingen. Vaak ontbreekt deze tijd echter en is het vanwege liquiditeitsproblemen belangrijk om snel maatregelen te treffen. Die maatregelen hebben als doel het tot stand brengen van een adempauze door bijvoorbeeld het arrangeren van een tijdelijke of overbruggingsfinanciering. Onze uitstekende contacten met de afdelingen Bijzonder Beheer van diverse grote banken draagt bij aan een snelle oplossing. Van doorslaggevend belang is een adviseur met technische en analytische kracht om te helpen met het identificeren van de acute problematiek. Deze adviseur dient goed ingevoerd te zijn in de specifieke bedrijfstak en op het niveau van de operationele bedrijfsvoering om effectieve oplossingen te kunnen aandragen die door het management kunnen worden geïmplementeerd. Niet op de laatste plaats is het belangrijk goed ingevoerd te zijn op het gebied van insolventierecht. Vanuit de analysefase kunnen, afhankelijk van de uitkomsten, meerdere trajecten starten. Wij onderkennen de volgende trajecten: 1. Overbrugging korte termijn liquiditeitsproblemen 2. Nadere uitwerking structurele oplossing vanuit een ‘going concern’-gedachte: • nadere vaststelling van de feiten; • sterkte- zwakte analyse; • maken ondernemingsplan, eventueel met meerdere scenario’s; • overleg met bankier en grote crediteuren. Mogelijke oplossingen die hieruit naar voren kunnen komen zijn: • herfinanciering; • gedeeltelijke verkoop van activa; • gedeeltelijke verkoop van de onderneming; • aanpassing van de activiteiten; • participatie door derden; • verkoop van de gehele onderneming. Het oordeel kan echter ook luiden dat voortzetting een onhaalbare zaak is en dat een faillissement onafwendbaar is. 3. Uitwerking noodscenario in geval van een faillissement (vaak betreft het een doorstart): • ondernemingsplan na doorstart: levensvatbaarheid; • taxaties onroerende- en roerende zaken; • financiering regelen voor de doorstart. 4. Beperking schade ondernemer in geval van faillissement door voorkoming bestuurdersaansprakelijkheid en zekerstelling van vermogensbestanddelen van de ondernemer (voor zover hier juridische mogelijkheden voor zijn).
5. Beperking schade onderneming door voorkoming naheffingen belastingdienst (Insolve-team wordt ingeschakeld). U mag korte communicatielijnen, een snelle dienstverlening en een proactieve houding verwachten. Onze benaderingswijze vatten we samen in wat we onze drie p’s noemen. Persoonlijk, professioneel, prestatiegericht. Connector heeft ruime ervaring in dit soort situaties waarin snel en doordacht handelen vereist is. Geen dikke adviesrapporten of lange termijn bespiegelingen. Connector biedt ‘hands on’ ondersteuning op managementniveau. Crises op het niveau van aandeelhouders, directie, financiers of andere stakeholders worden bezworen. Verlieslijdende activiteiten worden versneld afgebouwd of afgestoten, bestaande activiteiten worden gesaneerd en veiliggesteld.
