ECP verze 1.xx.x
Evidence cestovních příkazů Příručka uživatele Verze příručky 1.01
Copyright © Gordic® spol. s r.o. software srpen 2001
1. Obsah 1. OBSAH ..................................................................................................................................2 2. CHARAKTERISTIKA PROGRAMOVÉHO VYBAVENÍ..........................................................4 3. FILOSOFIE PROGRAMU ......................................................................................................5 3.1
Vazba na moduly mezd a pokladny............................................................................................................................ 5
3.2
Vstup dat do programu ............................................................................................................................................... 5
3.3
Výstup dat z programu................................................................................................................................................ 5
3.4
Uživatelské nastavení programu................................................................................................................................. 5
3.5 Aplikace zákona o cestovních náhradách na software WinECP ............................................................................. 6 3.5.1 ČÁST PRVNÍ - ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ ...................................................................................................... 6 3.5.2 ČÁST DRUHÁ - POSKYTOVÁNÍ NÁHRAD..................................................................................................... 6 3.5.3 ČÁST TŘETÍ NÁHRADY PŘI ZAHRANIČNÍCH PRACOVNÍCH CESTÁCH ................................................ 9
4. ZAČÁTEK PRÁCE S PROGRAMEM...................................................................................11 5. POPIS FUNKCÍ....................................................................................................................12 5.1
Evidence...................................................................................................................................................................... 12
5.2
Nová cesta ................................................................................................................................................................... 12
5.3
Šablony ....................................................................................................................................................................... 13
5.4 Číselníky ..................................................................................................................................................................... 14 5.4.1 Číselník odborů.................................................................................................................................................... 14 5.4.2 Číselník zaměstnanců........................................................................................................................................... 14 Číselník služ. vozidel ............................................................................................................................................................... 14 5.4.4 Číselník náhrad .................................................................................................................................................... 15 5.4.5 Číselník měn ........................................................................................................................................................ 15 5.4.6 Číselník účelů....................................................................................................................................................... 15 5.5 Rozbory....................................................................................................................................................................... 16 5.5.1 Statistika............................................................................................................................................................... 16 5.5.2 Rozpočet .............................................................................................................................................................. 16 5.6
Přetřídění.................................................................................................................................................................... 16
5.7
Rušení.......................................................................................................................................................................... 17
5.8
Párování...................................................................................................................................................................... 17
5.9
Změna uživatele, přihlášení do programu ............................................................................................................... 17
5.10 Záloha dat................................................................................................................................................................... 18 5.10.1 Archivace ............................................................................................................................................................. 18 5.10.2 Obnova................................................................................................................................................................. 18 5.10.3 Seznam datových a indexových souborů používaných programem : ................................................................... 18
2
5.11
Položky menu ............................................................................................................................................................. 19
6. POPIS OKNA CESTOVNÍHO PŘÍKAZU .............................................................................19 6.1.1 6.1.2
Popis tlačítek........................................................................................................................................................ 19 Popis záložek ....................................................................................................................................................... 20
7. PRINCIP PŘEDÁVÁNÍ CESTOVNÍHO PŘÍKAZU ...............................................................21 8. NASTAVENÍ KONFIGURACE PROGRAMU .......................................................................23 8.1
Konfigurační parametry – soubor ECP.CFG.......................................................................................................... 23
9. NASTAVENÍ SÍŤOVÉ VERZE PROGRAMU........................................................................25 9.1
Instalace programu.................................................................................................................................................... 25
9.2
Utilita ECPNETUL.EXE........................................................................................................................................... 25
3
2. Charakteristika programového vybavení Modul umožňuje evidenci a další agendy cestovních příkazů zaměstnanců. Součástí modulu je seznam zaměstnanců a služebních vozidel. Samotná evidence řeší vedení cestovních příkazů od jejich samotného návrhu přes tisk Cestovního příkazu až po jeho konečné vyúčtování s patřičným tiskem dokladu. Koncepce řešení modulu předpokládá spolupráci s dalšími Gordickými moduly – Pokladna, Mzdy, avšak modul je i plně samostatný, tzn. funkční i bez dalšího softwaru a pracuje jako síťová aplikace. Modul umožňuje : - Příprava návrhu služební cesty - Předání návrhu služební cesty ke schválení - Schválení navržených výdajů služební cesty - Schválení použitých vozidel - Celkové schválení cestovního příkazu a jeho vytištění - Výplata navržené a schválené zálohy, tisk předběžného pokladního dokladu - Příprava k vyúčtování uskutečněné služební cesty - Předání vyúčtované služební cesty ke schválení - Schválení způsobu vyúčtování, tisk předběžného pokladního dokladu - Vyúčtování a tisk dokladu - Evidence zaměstnanců, služebních vozidel a výše náhrad v jednotlivých zemích - Archivace a obnova dat - Změna parametrů modulu - Evidenci rozpočtu odborů organizace - Statistické výpočty a výstupy
4
3. Filosofie programu 3.1 VAZBA NA MODULY MEZD A POKLADNY Podání informace o vyúčtování lze provést tiskovou sestavou, nebo automaticky změnovou dávkou do softwaru pro vedení mezd. Provedení výplaty z kteréhokoli napojeného modulu je akceptováno dokladem, nebo opět dávkou, která se automaticky spáruje k danému cestovnímu příkazu.
3.2 VSTUP DAT DO PROGRAMU Modul dokáže pracovat jak v manuálním, tak i poloautomatickém režimu. Vyúčtování jednotlivého cestovního příkazu lze provádět jak ručně přes funkci „Vystavit doklad“, tak i automaticky příjmem dávky z jiného modulu – Pokladna, Mzdy.
3.3 VÝSTUP DAT Z PROGRAMU Stejně jako u vstupu je i výstup řešen poloautomaticky, tudíž je možno komunikovat s jinými moduly pomocí dávek. Taktéž lze program obsluhovat manuálně bez napojení na další moduly. V modulu je implementována základní sada tiskových sestav pro tisky Cestovního příkazu, Předběžného pokladního dokladu a Vyúčtování cestovního příkazu. Také lze provést výtisk evidence zaměstnanců, služebních vozidel, odborů a evidovaných cestovních příkazů vždy dle aktuálně nastavené masky. Pomocí funkce „Export dat“ lze zálohovat evidované cestovní příkazy.
3.4 UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ PROGRAMU Pomocí funkce „Parametry“ lze nastavit činnost programu dle daných požadavků pro používání jak malými subjekty tak i pro velké organizace. Program umožňuje hlídání oprávněnosti přístupu, změn a schvalování u každého daného cestovního příkazu. Dle požadavku lze nastavit parametry automatické tisky dokladu při funkcích jim předcházejících. Také lze nastavit pomocí parametru hlídání překryvu položek vybíraných z číselníku a tím znemožnit jejich duplicitu u dvou časově se překrývajících služebních cest. Program také umožňuje nastavení způsobu vyplacení zálohy a vyúčtování při napojení na další moduly Pokladny či Mezd.
5
3.5 APLIKACE ZÁKONA O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH NA SOFTWARE WINECP 3.5.1 ČÁST PRVNÍ - ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Vymezení pojmů 1. Pracovní cestou se pro účely tohoto zákona rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty. 2. Zahraniční pracovní cestou se pro účely tohoto zákona rozumí doba pracovní cesty (odstavec 1) z České republiky do zahraničí, ze zahraničí do České republiky a doba pracovní cesty v zahraničí.
3.5.2 ČÁST DRUHÁ - POSKYTOVÁNÍ NÁHRAD §3 Zaměstnavatel vysílající zaměstnance na pracovní cestu určí místo jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy a ukončení pracovní cesty; může určit též další podmínky pracovní cesty. Zaměstnavatel je přitom povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Program umožňuje navrhovateli, ať už jím je přímo cestující, nebo jeho vedoucí navrhnout cestovní příkaz, kde je možné přesně specifikovat : - místo nástupu místo výkonu práce - dobu trvání - způsob dopravy - ukončení pracovní cesty. §4 Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší a) náhrada prokázaných jízdních výdajů, b) náhrada prokázaných výdajů za ubytování, c) stravné, za podmínek dále stanovených, d) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů, e) náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého nebo mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem předem dohodnutého pobytu rodiny, trvá-li pracovní cesta více než sedm po sobě následujících kalendářních dnů, a to každý týden, není-li v kolektivní smlouvě, popřípadě v pracovní smlouvě nebo jiné písemné dohodě se zaměstnancem dohodnuta tato náhrada za delší dobu, nejdéle však za jeden měsíc. V detailu cestovního příkazu se evidují : - etapy pracovní cesty - náhrady za cestovné, stravné, kapesné a ostatní výdaje Etapy pracovní cesty jsou základem pro výpočet náhrad jízdních výdajů i stravného. Stravné je pak základem pro výpočet kapesného.
6
§5
1.
Stravné Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné, které činí a) 54 Kč až 66 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 83 Kč až 99 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, c) 130 Kč až 155 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 1.) Číselník sazeb stravného umožňuje nastavení pro různé délky pracovní cesty adekvátní sazby zadávání konstant pro více období. 2.) Při zadávání sazeb do číselníku se kontrolují intervaly dle zákona.
2.
Výši stravného určuje zaměstnavatel zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu v rámci rozpětí stanoveného v odstavci 1. Tuto výši může zaměstnavatel též sjednat v kolektivní smlouvě nebo stanovit ve vnitřním předpisu, případně sjednat v pracovní smlouvě. Zaměstnanci přísluší stravné nejméně ve výši dolní hranice stanovené sazby stravného podle délky trvání pracovní cesty. Při návrhu příkazu se z navržených etap vygeneruje v seznamu pro každého cestujícího adekvátní náhrada stravného.
3.
Znemožní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně než 5 hodin, zaměstnanci stravovat se obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné až do výše 53 Kč. V číselníku stravného je zahrnuta sazba stravného pracovní cesty do 5 hodin.
5.
Zabezpečí-li zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestě plně bezplatné stravování, stravné neposkytuje; zabezpečí-li bezplatné stravování částečně, stravné úměrně krátí, a to nejméně o 20 % a nejvýše o 40 % z určené výše stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Při zadávání stravného do cestovního příkazu je umožněna volba bez částky ( s vhodným textem o plně bezplatném stravování ). V případě částečně bezplatném stravování je umožněno úměrné krácení od 20 do 40 % z výše stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře.
6.
Míru krácení stravného podle odstavce 5 oznámí zaměstnavatel zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu, a pokud tak neučiní, stravné se nekrátí. Míru krácení stravného může zaměstnavatel též sjednat v kolektivní smlouvě nebo stanovit ve vnitřním předpisu, případně sjednat v pracovní smlouvě. V detailu stravného je volba pro procentuální krácení. §6
Náhrady při přeložení a při přijetí 1. Zaměstnavatel může při přijetí zaměstnance do zaměstnání3) a při přeložení na žádost zaměstnance3a) poskytovat zaměstnanci náhrady jako při pracovní cestě nejvýše v rozsahu a do výše stanovené v § 4 a 5, nejdéle však po dobu tří let. Při zadávání pracovní cesty volíme signaturu „přijetí, přeložení“. Od signatury se může odvíjet jiné chování programu, či účtování.
7
§7
1.
Náhrady za používání silničních motorových vozidel při pracovních cestách Dohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem, že při pracovní cestě použije silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Ošetřeno při výběru dopravního prostředku výběrem vlastního dopravního prostředku. K zaměstnanci je možné připojit vozidla, které má k dispozici zaměstnanec a nejsou vlastněná zaměstnavatelem.
2.
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí a) u jednostopých vozidel a tříkolek 0,90 Kč, b) u osobních silničních motorových vozidel 3,30 Kč; při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvýší až o 15 %. Je zakomponován číselník sazeb základních náhrad za použití vozidel s možností různých sazeb na různá období. Evidují se jednostopá vozidla, osobní motorová vozidla, s kombinací sazby za použití přívěsu.
3.
Sazba základní náhrady u nákladních automobilů a autobusů se dohodne mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Do číselníku základních náhrad je vložena i sazbu pro nákladní automobily.
4.
5.
Náhrada za spotřebované pohonné hmoty přísluší zaměstnanci ve výši vypočtené z ceny pohonné hmoty a spotřeby pohonné hmoty vozidla. Vypočtená částka za spotřebované pohonné hmoty se vygeneruje do celkových náhrad. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem. Neprokáže-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty, vypočte se výše náhrady z průměrné ceny pohonné hmoty stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Tato vyhláška stanoví průměrnou cenu pohonné hmoty, která odpovídá údajům Českého statistického úřadu. Pro případ, že zaměstnanec neprokáže výši náhrad za spotřebované pohonné hmoty je možné stanovit částku nezávisle na výpočtu.
6.
Spotřeba pohonné hmoty silničního motorového vozidla se vypočte aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu. Pokud technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. V údajích vlastního motorového vozidla je informace o spotřebě z technického průkazu.
7.
Zaměstnavatel může se zaměstnancem sjednat též poskytování náhrady za použití silničního motorového vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy. V případě, že zaměstnavatel sjednal se zaměstnancem poskytování náhrady ve výši jízdenky hromadného dopravního prostředku, je možno nastavit signaturu a zadání patřičné částky jako výdaje.
§8 Přizpůsobování sazeb náhrad 1. Ministerstvo práce a sociálních věcí stanoví vyhláškou novou výši sazeb stravného, novou výši sazeb základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a novou výši průměrných cen pohonných hmot vždy s účinností od počátku kalendářního roku. V průběhu kalendářního roku tuto výši sazeb a novou výši průměrných cen stanoví, pokud podle údajů 8
Českého statistického úřadu o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování, o cenách vozidel a o průměrných cenách pohonných hmot se tyto ceny od účinnosti zákona, jde-li o sazby stravného a sazby náhrad za používání silničních motorových vozidel, nebo od účinnosti poslední úpravy obsažené ve vyhlášce, zvýší nebo sníží alespoň o 20 %.
2.
Sazby stravného se zaokrouhlují na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. Sazby základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem dolů. 1.) Sazbu stravného je zaokrouhlována na celé koruny do 50 haléřů dolů a od 50 haléřů včetně nahoru. 2.) Sazby základních náhrad a průměrné ceny pohonných hmot je zaokrouhlována na desetihaléře směrem dolů.
§9 Jiné a vyšší náhrady Zaměstnavatel, který není rozpočtovou nebo příspěvkovou organizací,4) orgánem nebo organizací, které jsou financovány jako rozpočtové organizace, okresním úřadem4a) nebo územním samosprávným celkem (dále jen "rozpočtová a příspěvková organizace"), může poskytovat zaměstnancům i jiné náhrady související s pracovní cestou, s jinými změnami místa výkonu práce a s přijetím do zaměstnání nebo vyšší náhrady, než stanoví tento zákon; poskytování těchto náhrad lze sjednat v kolektivní smlouvě nebo stanovit ve vnitřním předpisu, případně sjednat v pracovní smlouvě.
3.5.3 ČÁST TŘETÍ NÁHRADY PŘI ZAHRANIČNÍCH PRACOVNÍCH CESTÁCH § 11 Náhrada za cesty k návštěvě rodiny Při zahraniční pracovní cestě zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem poskytování náhrad za cesty k návštěvě rodiny do místa trvalého pobytu rodiny; ustanovení § 4 písm. e) se nevztahuje na cesty k návštěvě rodiny zaměstnance vyslaného na zahraniční pracovní cestu. § 12 Stravné 1. Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci za podmínek dále stanovených stravné v cizí měně. Výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.
Evidencí etap zahraniční cesty je možno rozpoznat ve které zemi trávil zaměstnanec při pracovní cestě nejvíce času. Dle sazeb stravného dané země se pak počítá náhrada stravného za celý den pracovní cesty.
4.
Stravné v cizí měně ve výši základní sazby stravného v cizí měně přísluší zaměstnanci, pokud doba zahraniční pracovní cesty strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba 12 a méně hodin, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně ve výši, která se určí násobkem dvanáctiny poloviční výše základní sazby stravného v cizí měně a počtu celých hodin zahraniční pracovní cesty strávených mimo území České republiky. Za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky, která trvá méně než 1 hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší. 1.) Je kontrolována doba strávená v zahraniční – pokud je doba víc než 12 hodin, bude náhrada adekvátní sazbě v dané zemi. Je-li doba kratší než 12 hodin, vypočítá se náhrada jako dvanáctina poloviční výše základní sazby stravného v cizí měně krát počet hodin strávených mimo území české republiky. 2.) Za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky, která trvá méně než 1 hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší. 3.) Je možné volit mezi náhradou v cizí měně, nebo v korunách. 9
5.
Zaměstnavatelé, kteří jsou rozpočtovými nebo příspěvkovými organizacemi, mohou vedoucím zaměstnancům, kterými jsou vedoucí organizace a jemu přímo podřízení vedoucí zaměstnanci, určit stravné do výše přesahující stanovenou základní sazbu stravného až o 15 %. Při zadávání stravného je možná stravného až do výše 15 %.
6.
volba signatury vedoucího pracovníka a procentuálního navýšení sazby
Zaměstnavatelé, kteří nejsou rozpočtovými nebo příspěvkovými organizacemi, mohou poskytovat zaměstnancům stravné nižší, než je stanovená základní sazba stravného, nejvýše však o a) 25 %, pokud tuto možnost sjednají v kolektivní smlouvě nebo stanoví ve vnitřním předpisu, případně sjednají v pracovní smlouvě, b) 50 %, pokud se jedná o členy posádek plavidel vnitrozemské plavby5) a tuto možnost sjednají v kolektivní smlouvě nebo v pracovní smlouvě.
§ 13 Kapesné Zaměstnavatel může zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě poskytovat vedle stravného kapesné v cizí měně do výše 40% stravného určeného podle § 12. U zahraniční pracovní cestě je možné zadávání kapesného v cizí měně do výše 40% stravného určeného dle bodů výše. § 14 Náhrada výdajů za pohonné hmoty Při poskytování náhrad za používání silničních motorových vozidel podle § 7 přísluší zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě náhrada za pohonné hmoty v cizí měně za kilometry ujeté v zahraničí nad 350 km. Při splněné podmínce ujetých 350 kilometrů v zahraničí je možnost zadávání náhrad za používání silničních motorových vozidel.
§ 15
1.
2.
Vyloučení souběhu náhrad poskytovaných v české a cizí měně Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci za dobu pracovní cesty na území České republiky stravné v české měně v rozsahu a za podmínek stanovených v § 5 odst. 1. Při zahraniční pracovní cestě je rozhodnou dobou pro vznik nároku na náhrady poskytované v cizí měně přechod české státní hranice a při letecké přepravě odlet a přílet letadla podle letového řádu. Pokud za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky nevznikne zaměstnanci nárok na stravné v cizí měně (§ 12 odst. 4), připočte se tato doba k době trvání pracovní cesty na území České republiky podle odstavce 1. 1.) Pomocí etap je určena rozhodná doba pro vznik nároku na náhrady poskytované v cizí měně. Jde o to, kdy zaměstnanec překročil české státní hranice. 2.) V případě letecké přepravy je rozhodnou dobou odlet a přílet letadla dle letového řádu. V našem případě jde pouze o změnu textů ( odlet, přílet dle letového řádu ). § 16
Zahraniční pracovní cesty konané na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců 4. Zahraničnímu zaměstnanci vyslanému do České republiky se poskytuje stravné až do výše dvojnásobku horní hranice stravného stanoveného při pracovních cestách na území České republiky, nejméně však ve výši horní hranice stanoveného
10
stravného. Zahraničnímu zaměstnanci vyslanému do České republiky lze poskytovat vedle stravného kapesné až do výše 40 % určeného nebo sjednaného stravného. Náhrady při přidělení k výkonu práce v zahraničí Zaměstnanci s pravidelným pracovištěm v zahraničí přísluší za dny cesty z České republiky do místa pravidelného pracoviště a zpět a při pracovních cestách v zahraničí náhrady jako při zahraniční pracovní cestě. Pokud se zaměstnancem cestuje jeho rodinný příslušník (§ 2 odst. 4), lze zaměstnanci poskytnout též náhrady prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů, které vznikly tomuto rodinnému příslušníkovi. Zaměstnanci s pravidelným pracovištěm v zahraničí, jehož zaměstnavatelem je rozpočtová organizace, orgán nebo organizace, které jsou financovány jako rozpočtové organizace, příspěvková organizace, jejíž výdaje na platy a na odměny za pracovní pohotovost jsou zabezpečovány jejím finančním vztahem k rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních zákonů, okresní úřad4a) nebo územní samosprávný celek, nepřísluší stravné za dobu pracovní cesty na území České republiky a v zemi pravidelného pracoviště.
4. Začátek práce s programem Přístup do nově instalovaného programu má jen Supervizor pomocí deafoultního hesla. Další zaměstnanci mají umožněn přístup až po zavedení pracovníka do číselníku, nebo po externím zásahu do souboru hesel. Po spuštění nově nainstalovaného programu je možné si nastavit chování programu pomocí nabídky „Parametry“ v hlavním menu. Poté je potřeba naplnit číselníky. Zde platí pouze jediná zásada, že před plněním číselníku zaměstnanců je potřeba vyplnit řádně číselník odborů. Pokud není řádně vyplněn číselník náhrad, automaticky se při pokusu vytvořit nový cestovní příkaz tento číselník plní informacemi o České republice. Tyto údaje je však třeba zkontrolovat a popř. aktualizovat ve výše uvedeném číselníku. Po těchto úkonech je již možné začít s evidencí cestovních příkazů.
11
5. Popis funkcí 5.1 EVIDENCE Stiskem tohoto tlačítka se zobrazí okno se seznamem evidovaných cestovních příkazů. Pomocí tlačítka „Nastav masku“ a „Vymazat“ lze nastavit kritéria pro zobrazení seznamu. Pomocí editovacího pole „Řadit
dle“ lze nastavit způsob řazení položek v seznamu cest. příkazů, pomocí editovacího pole „Hledej“ lze najít cestovní příkaz dle klíče vloženého do tohoto pole. Dále okno obsahuje tři pole „Vlastní“, „Ke schválení“ a „Odbor“. Zaškrtnutím pole „Vlastní“ se seznam upraví na zobrazení jen vlastních návrhů cest. příkazů, zaškrtnutím pole „Ke schválení“ se v případě, že je přihlášen uživatel s funkcí Vedoucí a vyšší se redukuje seznam příkazů jen na ty, které je zrovna potřeba schválit. Zaškrtnutím pole „Odbor“ se zobrazí příkazy příslušící do stejného odboru jako přihlášený uživatel. Pokud je uživatelem Cestující, je napevno zaškrtnuto pole „Vlastní“, pokud je uživatelem Vedoucí, je napevno zaškrtnuto pole „Odbor“. Ostatní uživatele si mohou redukovat seznam dle vlastních potřeb. Stisknutím tlačítka „Nový příkaz“, resp. „Upravit“ se otevře okno s aktuálním cest. příkazem (viz. bod 4.2). Tlačítkem „Tisk“ lze vytvořit tiskovou sestavu dle aktuálně nastavené masky. Funkce tlačítka „Statistika“, resp. „Rozpočet“ je shodná s bodem „Rozbory“, pouze tisková sestava Statistiky je nyní závislá na aktuálně nastavené masce cestovních příkazů.
5.2 NOVÁ CESTA Stiskem tohoto tlačítka se zobrazí okno s editovacími poli pro zavedení nového cestovního příkazu. Aby bylo možno zadat všechny údaje, je ze všeho nejdříve potřeba vyplnit hlavičku, tzn. údaje v levém horním rohu okna. Pravá strana obsahuje editovací pole, které se nevyplňují a program je vyplňuje automaticky – mj. editovací pole
„Evidenční č.“, což je desetimístné evidenční číslo příkazu, které se generuje při uložení. Editovací pole „Lokalizace“ obsahuje jméno uživatele, který má právo v závislosti na stavu cestovního příkazu v tomto příkazu provádět změny. Po vyplnění hlavičky se na záložce „Cestující“ vyberou pomocí tlačítka „Přidat“ všichni cestující, kteří budou cestu absolvovat. Pomocí tlačítka odebrat lze cestujícího ze seznamu odstranit. Dále se na záložce „Průběh cesty“ mohou zadat předběžně etapy cesty pomocí tlačítka „Přidat“. Zobrazí se okno, kde se vyplní hlavička a na záložce „Cestující“ se vyberou cestující pro danou etapu (vybraní cestující se vypisují červeně) a poté na záložce způsob dopravy se vyplní požadované údaje. Editovací pole „Příloha“ slouží pro uvedení seznamu příloh při provádění vyúčtování cesty. Etapa se uloží tlačítkem „Uložit“. Průběh cesty lze poté odstranit pomocí tlačítka „Odebrat“, tlačítkem „Detail“ se zobrazí náhled. Následně lze na záložce „Zálohy“ uvést 12
požadované finanční zálohy pomocí tlačítka „Přidat“, resp. „Opravit“. V zobrazeném okně se uvede výše zálohy a měna dle seznamu, dále pak jméno cestujícího, kterému záloha přísluší a účel zálohy. Zálohu lze ze seznamu odstranit tlačítkem „Vyjmout“. Takto vytvořený návrh služební cesty lze buď uložit pomocí tlačítka „Evidence“ a dále se k němu později vrátit (cestovní příkaz se nekopíruje pro ostatní cestující), nebo předat pracovníkům konajícím cestu (příkaz se množí podle počtu cestujících uvedených v seznamu na záložce „Cestující“), popř. již předat nadřízenému ke schválení (příkaz se také množí). Po stisku tlačítka „Ke schválení“ se zobrazí okno se seznamem nadřízených, kdy poklikem na jméno lze vybrat jednoho pro schválení cesty. Cesta se automaticky uloží. Pokud došlo k množení příkazu, jejich počet je závislý na počtu cestujících v něm uvedených a nyní již každý tento cestující je vlastníkem jednoho příkazu. Další postup při předávání je vysvětlen v kapitole „Princip předávání cestovního příkazu“. Okno „Nová cesta“ dále obsahuje záložku „Náhrady“, kdy ve stavu cesty 'Příprava k vyúčtování' poklikem na tlačítko „Vypočítat“ se vypočítá a zobrazí seznam náhrad příslušících zaměstnanci v závislosti na uvedených etapách cesty. Na stejné záložce lze tlačítkem „Upravit stravné“ nastavit míru krácení stravného, popř. nastavit výši kapesného u zahraniční cesty. Tlačítkem „Ostatní“ lze přidat náhradu nezávisle na výpočtu a tlačítkem „Vyjmout“ lze kteroukoliv náhradu ze seznamu odstranit. Další záložkou je „Vyúčtování“. Obsahuje seznam toku finančních prostředků. Pomocí tlačítka „Vystavit doklad“ může účetní zavést do programu informaci o pohybu financí v pokladně (manuální obdoba příkazu „Párování“). V případě zahraniční cesty lze pomocí tlačítka „Směnit“ převést danou částku na tuzemskou měnu zadáním aktuálního kurzu. Na záložce „Použitá vozidla“ je zobrazen seznam použitých služebních vozidel pro danou cestu. Záložka obsahuje tlačítko „Schválit“, kterým vedoucí použití těchto vozidel schválí. Poslední záložkou je „Historie“, která obsahuje seznam akcí prováděných s příkazem. Položky v tomto seznamu se generují automaticky, avšak pomocí tlačítka „Přidat pozn.“ lze vložit do seznamu svou poznámku.
5.3 ŠABLONY Evidence šablon cestovních příkazů výrazně zjednodušuje zadávání nového cestovního příkazu. Myšlenkou šablon je evidence části takových příkazů, které se v rámci organizace často využívají. Pak při zadávání nového cestovního příkazu se použije již předepsaná šablona, do které se doplní další informace tak, aby byl vytvořen nový cestovní příkaz. Po stisku tlačítka „Šablony“ se otevře okno evidence šablon a poté stiskem tlačítka „Nová“ můžeme zadat novou šablonu. Jedná se vlastně o zjednodušený cestovní příkaz, kdy je potřeba vyplnit start a cíl cesty, stát a účel. Poté se vyberou cestující pro danou šablonu, a zadají se etapy cesty. Postup je naprosto shodný s vytvářením nového cestovního příkazu. Poté šablonu uložíme stiskem tlačítka „Uložit“. Evidovaní cestující na šabloně nemusí být skutečně cestující konající ve výsledku cestu a také evidované průběhy cesty lze stejně jako cestující v konečném návrhu změnit. Podstatou funkce „Šablony“ je pouze si přednastavit cestovní příkazy, které se často v evidenci opakují. Pokud jsou evidovány šablony, při pokusu o vytvoření nového cestovního příkazu se program dotáže, zda k tomu chceme využít některou z šablon. Pokud zvolíme možnost „Ano“, zobrazí se seznam evidovaných šablon a po výběru konkrétní šablony se otevře okno „Nová cesta“ s předplněnými údaji. V opačném případě je postup shodný s postupem uvedeným v kapitole věnující se zadávání nové cesty.
13
5.4 ČÍSELNÍKY 5.4.1
Číselník odborů
Tlačítkem „Přidat“ se otevře okno pro vyplnění údajů o novém odboru, kdy se vyplní řádně Zkratka, Číslo a Název odboru, dále pak pracovní doba zaměstnanců v daném odboru a informace o rozpočtu. Tlačítkem Uložit“ se nový odbor uloží do číselníku. Tlačítko „Opravit“ lze již v uloženém odboru provést změny, tlačítkem „Detail“ se na vybraný odbor v seznamu otevře náhled. Tlačítko „Smazat“ slouží pro trvalé odstranění odboru z číselníku. Seznam odborů lze vytisknout na tiskárně při použití aktuální masky - viz. níže. Pouhým dvojitým „poklikáním“ na odbor v seznamu se otevře náhled na daný odbor. Tlačítko „Nastav masku“ slouží pro změnu způsobu zobrazení odborů v seznamu dle definovaných kritérií. Poklikem na toto tlačítko se zobrazí okno, ve kterém lze nastavit maska, podle které se budou odbory zobrazovat. Příslušná položka, která se má použít v masce je třeba označit „fajfkou“ a do políčka napsat kritérium. V editovacích polích Zkratka, Název a Číslo lze stiskem „/“ nebo dvojitým klikem myší vyvolat seznam kritérií použitých v číselníku. Tlačítkem nastavit se maska nastaví a okno se uzavře. Pro zrušení použité masky ve výpisu odborů je třeba stisknout tlačítko „Reset“. Pomocí editovacího pole „Řadit dle“ lze docílit různého řazení odborů v seznamu.
5.4.2
Číselník zaměstnanců
Tlačítkem „Přidat“ se objeví okno, ve kterém lze zavést údaje o novém zaměstnanci. Je důležité vybrat odbor, do kterého zaměstnanec spadá dle nabídky v editovacím poli „Odbor“. Poté se uvede číslo zaměstnance, titul a osobní údaje. Titul lze vybrat z nabídky editovacího pole, nebo uvést jiný. Po vyplnění základních údajů o zaměstnanci se dále vyplní informace o tom, zda daný zaměstnanec vlastní řidičský průkaz a na záložce „Vlastní vozidlo“ se uvedou informace o vlastním vozidle zaměstnance použitelným pro služební cesty. Důležité je vyplnění údajů na záložce „Přístup“, kde se uvede funkce pracovníka a heslo pro přístup do systému. Při výběru funkce se automaticky přednastaví tzv. práva zaměstnance pro užívání programu, které lze eventuelně i měnit. Tlačítkem „Uložit“ se zaměstnanec zavede do číselníku a uloží se jeho přístupové informace do systému. Tlačítka „Opravit“, „Detail“, „Smazat“, „Tisk“ a editovací pole „Řadit dle“ fungují stejně jako v číselníku odborů. stejně jako i tlačítka „Nastav masku“ a „Reset“. Poklikem na seznam pracovníků se otevře náhled na daného pracovníka. V okně masky se dá, stejně jako u masky odborů, použít klávesy „/“, nebo dvojitého kliknutí na editovací pole Jméno, Příjmení a Bydliště. Stejnou funkci plní i funkční klávesa F4.
5.4.3 Číselník služ. vozidel Pomocí tlačítka „Přidat“ se do číselníku dá přidat služební vozidlo, kdy se v zobrazeném okně vyplní druh vozidla a jeho spotřeba dle technického průkazu. Tlačítkem „Uložit“ se nové vozidlo zavede do číselníku. Další funkce jsou shodné s předchozím popisem.
14
5.4.4 Číselník náhrad Tento číselník obsahuje dvě záložky: „Česká republika“ a „Zahraničí“. V seznamu jsou vypsána všechna období pro daný stát, ve kterých se liší údaje a jsou časově vymezena. Po kliknutí na tlačítko „Nová“ na záložce „Česká republika“ se otevře okno, ve kterém je nutno zadat informace o časovém období, pro které dané náhrady platí. Program hlídá překryv období a nedovolí zadat dvě různé výše náhrad na stejné období. Dále se v okně vyplňuje výše stravného a ceny pohonných hmot pro dané období a dále výše základních náhrad za použití vlastního vozidla. Tlačítkem „Uložit“ se daná náhrada vloží do číselníku. Na záložce „Zahraničí“ se po stisku tlačítka „Nová“ otevře okno, ve kterém se zadá období platnosti náhrady, z editovacího pole „Stát“ se vybere stát, pro který náhrada patří, popř. se vepíše stát nový. V editovacím poli „Měna“ se vybere měna, ve které se náhrada pro daný stát vyplácí. Nakonec se zadá výše stravného pro daný stát. Tlačítkem „Uložit“ se náhrada uloží do číselníku. Na záložce „Zahraničí“ je editovací pole „Hledej stát“, kdy vyplněním tohoto pole počátečními písmeny popř. celým názvem státu se požadovaný stát zobrazí zhruba uprostřed seznamu. Tlačítko „Detail“ na obou záložkách otevře náhled na vybranou náhradu.
5.4.5 Číselník měn V seznamu jsou vedeny měny, ve kterých se vyplácí náhrady. Tlačítkem „Přidat“ je možné číselník rozšířit o další měnu. V okně, které se zobrazí po stisku tohoto tlačítka se vyplní informace o Zkratce měny, Názvu a minimální směnitelné částce. Menší částku, než je uvedena v editovacím poli „Min. směnitelná mince“ již nelze směnit. Tlačítkem „Uložit“ se nová měna přidá do číselníku. Tlačítka „Opravit“, „Smazat“ a „Tisk“ pracují stejně jako v číselnících Odborů, Zaměstnanců a Vozidel. Jediný rozdíl je však v tom, že měnu „CZK“ - Koruna česká nelze smazat.
5.4.6 Číselník účelů Tento číselník obsahuje účely služební cesty. Je veden jen jako editor, protože při uvedení jiného účelu cesty v Návrhu cesty (viz. Nová cesta), než který obsahuje číselník, se tento účel automaticky uloží. Přidat nový účel lze samozřejmě také přes editor.
15
5.5 ROZBORY 5.5.1
Statistika
Stiskem tlačítka „Rozbory“ a položky „Statistika“ se vytvoří tisková sestava obsahující informace o čerpání finančních prostředků v každé jednotlivé měně rozdělené na měsíce aktuálního roku. Pokud je uživatelem Správce, nebo Účetní, obsahuje sestava informace o všech cestovních příkazech. Pokud je však přihlášen jiný uživatel, obsahuje sestava informace jen o příkazech „patřících“ danému uživateli. Sestava Statistiky lze vytisknout na tiskárně nebo použít jako textový výstup v souboru SESTAVA.TXT.
5.5.2 Rozpočet Přístup k této funkci má pouze pracovník s nastaveným přístupem Rozpočet, kdy se zobrazí okno se seznamem odborů spolu s informacemi o schváleném a upraveném rozpočtu a součtu čerpání a rezervace fin. prostředků. Pomocí editovacích polí „Zobrazit od a do“ lze vytvořit jednoduchou masku odborů, popř. pomocí tlačítka „Tisk“ vytvořit tiskovou sestavu dle aktuálně zvolené masky. Obsah okna lze takto vytisknout na tiskárně nebo použít jako textový výstup v souboru SESTAVA.TXT.
5.6 PŘETŘÍDĚNÍ Tlačítko se použije pro opravu dat nebo pro optimalizaci výkonu programu. Po stisku se objeví okno s indikátorem průběhu a tlačítky. Pomocí tlačítka „Proveď“ se přetřídění spustí. Během třídění dat je databáze pro ostatní uživatele uzamčena. Přetřídění lze provést jen v případě, že data nejsou používány jiným uživatelem.
16
5.7 RUŠENÍ Pomocí této akce lze smazat databázovou základnu programu a to ve dvou krocích: • Cestovní příkazy – mažou se pouze data obsahující informace o vedených cestovních příkazech, zálohách, průbězích cesty, vazební tabulky, doklady a historie. Data číselníků zůstávají beze změn. • Vše - maže se vše z předchozího bodu a také obsah číselníků a tabulka přístupů zaměstnanců. Po této akci má do programu přístup pouze Supervizor.
5.8 PÁROVÁNÍ Pomocí této funkce lze importovat údaje o provedených finančních pohybech souvisejících s evidovanými cestovními příkazy z modulu pokladny do modulu cestovních příkazů. V zobrazeném okně je potřeba zadat název souboru, který dávku obsahuje. Pro vyhledání souboru použijeme kliknutí myší na editovací pole Název souboru. Akce se provede po stisku tlačítka „Spárovat“ a o průběhu a výsledku akce nás informují editovací pole ve spodní části okna. • Načteno – zobrazuje počet načtených informací ze souboru. • Spárováno – zobrazuje počet informací, které se podařilo přiřadit příslušnému cestovnímu příkazu. • Vyhodnoceno – zobrazuje počet cestovních příkazů, u kterých se vlivem načtení dávky změnil stav. • Chybně provedeno – zobrazuje počet informaci z dávky, které se nepodařilo přiřadit žádnému cestovnímu příkazu. Párování může provádět jen zaměstnanec s nastaveným přístupem Tvorba dávek. V době párování se databáze automaticky uzamyká.
5.9 ZMĚNA UŽIVATELE, PŘIHLÁŠENÍ DO PROGRAMU Při startu programu, nebo při akci Změna uživatele se zobrazí přihlašovací okno, kdy je do editovacího pole potřeba vložit přihlašovací heslo. Po stisku tlačítka Ok za předpokladu, že je heslo správné, se v editovacím poli „Jméno uživatele“ automaticky zobrazí jméno uživatele odpovídající zadanému heslu. Přístupová hesla pracovníků se zadávají v Číselníku zaměstnanců. Pokud je zadané heslo chybné (není vedeno v databázi), program vypíše hlášení o neplatném heslu a ukončí se. Nezávisle na zadaných heslech zaměstnanců se lze přihlásit heslem Supervizor, které používá správce programu, nebo heslem Servis. Tyto dva přístupy do programu mají umožněnu speciální nabídku funkcí programu. Pokud databáze hesel obsahuje heslo zaměstnance, který není veden v číselníku zaměstnanců, vypisuje program o tomto stavu hlášení. V tomto případě je třeba provést aktualizaci databáze hesel. Tuto akci však může provádět jen servisní pracovník. Řetězec uvedený pod logem fy Gordic je označení verze programu. Při servisní podpoře je nutno uvést vždy toto označení.
17
5.10 ZÁLOHA DAT 5.10.1 Archivace Pomocí těchto funkcí lze vytvořit záložní kopii používaných dat, nebo tuto kopii opět vložit do programu a s daty pracovat. Po zobrazení okna Archivace je v editovacím poli Maska automaticky přednastavená maska, kterou není potřeba měnit. Pokud je však seznam v levé části okna prázdný, je potřeba v editovacím poli Maska uvést cestu pro přístup k souborům. V editovacím poli Disk se nastaví název jednotky, na kterou chceme archivaci provést. Pokud chceme soubory komprimovat, zaškrtneme příslušné pole. Archivace se spustí tlačítkem OK a lze ji kdykoliv přerušit tlačítkem Přerušit. Průběh archivace lze sledovat na ukazateli průběhu. Archivované soubory se vypisují v seznamu na pravé straně okna. Archivaci může provádět pouze zaměstnanec s přístupem Administrace a během akce je databáze uzamčena. Archivaci nelze provést v případě, kdy u síťové verze programu data používá jiný uživatel.
5.10.2 Obnova Okno Obnovení je shodné s oknem předchozím. V editovacím poli Maska se nastaví cesta pro přístup k archivovaným souborům a v editovacím poli disk se název jednotky ze které chceme obnovu provést. Obnova se spustí tlačítkem Ok a lze ji přerušit kdykoli tlačítkem Přerušit. Obnovené soubory se vypisují v seznamu na pravé straně okna a průběh obnovy lze sledovat na ukazateli průběhu. Při akci obnova se přepíše aktuální databáze obnovovanými daty !
5.10.3 Seznam datových a indexových souborů používaných programem : • • • • • • • • • • • • • • •
Ecpm0000.CEx – soubory cestovních příkazů Ecpm0000.DOx – soubory dokladů Ecpm0000.ETx – soubory průběhů cesty Ecpm0000.HSx – soubory historie cestovních příkazů Ecpm0000.MNx – soubory číselníku měn Ecpm0000.NAx – soubory číselníku náhrad Ecpm0000.NRx – soubory vypočítaných nároků Ecpm0000.ODx – soubory číselníku odborů Ecpm0000.TUx – soubory číselníku zaměstnanců Ecpm0000.VAx – soubory vazební tabulky 1 Ecpm0000.VBx – soubory vazební tabulky 2 Ecpm0000.VOx – soubory číselníku vozidel Ecpm0000.ZAx – soubory záloh Ecptxxxx.CEF – pracovní soubory cestovních příkazů Ecpm0000.CET – pracovní soubor cestovních příkazů u síťové verze programu X = A…Z……Datové soubory X = 1…9……Indexové soubory
18
5.11 POLOŽKY MENU Stiskem klávesy Alt nebo F10 se vyvolá hlavní menu programu. Obsahuje položky : 1. Evidence • Seznam: funkce shodná se stiskem tlačítka „Evidence“. • Nová cesta: funkce shodná se stiskem tlačítka „Nová cesta“. 2. 3.
Číselníky: funkce shodná se stiskem tlačítka „Číselníky“. Souhrn • Změny: Otevře textový soubor s popisem změn programu provedených v jednotlivých verzích programu. • Editor: Otevře k editaci jakýkoliv soubor. • Parametry: Otevře soubor ECP.cfg obsahující nastavení programu. Toto nastavení lze díky této nabídce změnit. Přístup k této nabídce má jen pracovník s povoleným přístupem Administrace. • Přetřídění: funkce shodná se stiskem tlačítka „Přetřídění“. • Záloha dat: funkce shodná se stiskem tlačítka „Archivace“, resp. „Obnova“. • Rušení : • Cest. Příkazy: Smaže evidované cest. příkazy. Číselníky ponechá původní. Přístup má jen pracovník s přístupem Administrace. • Vše: Smaže všechna data. Přístup má jen pracovník s přístupem Administrace. • Změna uživatele: Zobrazí přihlašovací okno a po zadání patřičného hesla dovolí přihlášení uživatele. • Párování: Po zadání této volby se zobrazí okno, ve kterém se zadá dvojitým klikem název souboru obsahující dávku z pokladny a tlačítkem „Spárovat“ se informace vloží k jednotlivým příkazům. O stavu provedení funkce informují editovací pole v části „Stav párování“. Přístup má jen pracovník s přístupem Tvorba dávek.
6. Popis okna cestovního příkazu 6.1.1 Popis tlačítek Evidence – použitím tohoto tlačítka se cestovní příkaz uloží bez změny lokalizace, tzn. že vlastníkem cestovního příkazu zůstává stejná osoba. Tlačítko lze použít v případech, kdy provádíme změny na cestovním příkazu, avšak musíme práci přerušit a hodláme se k provádění změn v budoucnu vrátit. Předat – stiskem tohoto tlačítka se zobrazí seznam pracovníků, kterým je dle stavu cest. příkazu možno cestovní příkaz předat. Tlačítko je povoleno jen v určitých fázích stavu cest. příkazu, pokud je tedy tlačítko povoleno a nechceme použít tlačítka „Evidence“, stiskem na toto tlačítko se cestovní příkaz uloží spolu se změnou lokalizace. Pokud provádí návrh cesty Vedoucí pracovník, tlačítkem „Předat“ předá cestovní příkaz jednotlivým cestujícím. Jestliže je v seznamu na záložce „Cestující“ uvedeno více pracovníků, cestovní příkaz se kopíruje pro každého pracovníka. Ke schválení – toto tlačítko použijeme v případě, že jsme učinili návrh cestovního příkazu v takové míře, kdy se k němu již nehodláme vracet a rovnou chceme tento příkaz předat vedoucímu pracovníkovi ke schválení. V tomto případě se zobrazí seznam vedoucích pracovníků dle aktuálního odboru a po výběru jednoho z nich se příkaz uloží a lokalizace se změní na vybraného vedoucího pracovníka. Stejně jako u tlačítka „Předat“, i zde funguje množení cest. příkazů pro všechny cestující uvedené v seznamu na záložce „Cestující“. Schválit návrh – tlačítko použije nadřízený pracovník pro vyjádření souhlasu se způsobem provedení návrhu cestovního příkazu. Stiskem tohoto tlačítka se cestovní příkaz uloží a lokalizace se změní na účetní vybranou ze zobrazeného seznamu. Vrátit návrh – tlačítko provádí opačnou funkci než předchozí tlačítko. Vedoucí pracovník má takto možnost vyjádřit nesouhlas s provedeným návrhem cestovního příkazu a vrátit příkaz k přepracování pracovníkovi, který příkaz navrhl. Stiskem tohoto tlačítka se program automaticky uloží a změní s lokalizace příkazu na navrhujícího pracovníka. Tisk příkazu – tímto tlačítkem lze zobrazit sestavu Cestovního příkazu a tuto vytisknout na připojené tiskárně. Pokud je program parametrem nastaven tak, aby tiskl sestavu již při schválení, provede se akce již při 19
stisku tlačítka „Schválit návrh“. Dále lze pomocí parametru nastavit, zda lze cestovní příkaz tisknout jen jednou, nebo vícekrát. V prvním případě je tlačítko povoleno jen pro jeden tisk, jinak je tlačítko povoleno stále. Po vytištění příkazu je tento lokalizován na cestujícího nebo účetní a uložen. Schválit cestu – tlačítko určené pro vedoucího pracovníka pro vyjádření souhlasu s provedením služební cesty. Vedoucí pracovník tímto tlačítkem schválí způsob provedení služební cesty – např. použití dopravních prostředků apod. Cestovní příkaz se po stisku tohoto tlačítka uloží a lokalizace příkazu se mění na účetní vybranou ze zobrazeného seznamu. Schválit vyúčt. – pomocí tohoto tlačítka vyjádří účetní souhlas se způsobem vyúčtování služební cesty. Cestovní příkaz se automaticky uloží, lokalizace zůstává na účetní. Vrátit cestu, Vrátit vyúčt. - Tlačítko mění název dle stavu cestovního příkazu a pomocí tohoto tlačítka může vedoucí pracovník nebo účetní vyjádřit nesouhlas se změnami provedenými pracovníkem po vykonání služební cesty a příkaz tomuto pracovníkovi vrátit k přepracování. Lokalizace příkazu se změní na cestujícího a příkaz se uloží. Tlačítko plní opačnou funkci tlačítek „Schválit cestu“ a „Schválit vyúčt.“. Tisk dokladu – pomocí tohoto tlačítka lze vytvořit a následně vytisknout sestavu „Předpokladního dokladu“ informující o pohledávkách, resp. závazcích organizace vůči cestujícímu. Na základě tohoto dokladu je pak pracovníkovi vyplacen pokladnou fin. doplatek, nebo je pracovníkem do pokladny vrácen přeplatek. Tisk vyúčt. – Tímto tlačítkem je vytvořena sestava finančních pohybů na cestovním příkazu. Automaticky se tiskne v případě, že program zjistí vyrovnání financí na cestovním příkazu. V tomto případě se změní stav příkazu na „Vyúčtováno“. Stornovat – pomocí tohoto tlačítka lze cestovní příkaz stornovat. Tato akce je však možná provést jen do momentu, než pracovník cestu uskuteční ( do stavu příkazu „Příprava k vyúčtování“ ). Pokud již byla cestujícímu vyplacena záloha, provede se „Tisk dokladu“ a stav příkazu se mění na „Stornováno – nevyúčtováno“. Na konečný stav „Stornováno – vyúčtováno“ se příkaz změní v případě, kdy cestujícímu záloha vyplacena nebyla, nebo je z pokladny potvrzeno vyrovnání závazků, resp. pohledávek.
6.1.2 Popis záložek
Cestující – záložka obsahuje seznam pracovníků vykonávajících služební cestu. Ve stavu návrhu cestovního příkazu se zde uvedou všichni takovíto pracovníci, v dalších stavech cestovního příkazu je vždy zvýrazněn červenou barvou pracovník, kterému cestovní příkaz náleží. Přidat pracovníka do seznamu lze stiskem tlačítka „Přidat“, kdy se zobrazí Číselník zaměstnanců , ze kterého lze daného pracovníka vybrat. Tlačítko „Odebrat“ složí k odstranění vybraného pracovníka ze seznamu. Průběh cesty – obsahuje seznam průběhů služební cesty s ohledem na výpočet nároků cestujícího. Tzv. etapu cesty lze přidat do seznamu pomocí tlačítka „Přidat“, kdy se zobrazí okno „Průběh cesty“, ve kterém se uvedou potřebné údaje. Náhled na v seznamu uvedený průběh cesty lze otevřít stiskem tlačítka „Detail“, vybraný průběh lze ze seznamu odstranit tlačítkem „Odebrat“. Kliknutím myší na seznam se otevře náhled na vybraný průběh cesty. Zálohy – tato záložka obsahuje seznam požadavků na zálohy cestujících pro potřeby služební cesty. Zálohu lze do seznamu přidat stiskem tlačítka „Přidat“, kdy se zobrazí okno „Záloha“. Opravit evidovanou zálohu lze pomocí tlačítka „Opravit“, smazat zálohu lze tlačítkem „Vyjmout“. Pomocí tlačítka „Schválit“ může vedoucí pracovník po zadání data schválení schválit požadované zálohy. Náhrady – obsahem je seznam nároků cestujícího, který se vytvoří na základě seznamu „Průběhů cesty“ po stisku tlačítka „Vypočítat“. Náhrady stravného lze upravit o míru krácení stravného, resp. poskytnutí kapesného tlačítkem „Upravit stravné“, kdy se zobrazí okno „Náhrada stravného“. Jinou náhradu lze do seznamu přidat tlačítkem „Ostatní“, po jehož stisku se zobrazí okno „Ostatní náhrady“. Kteroukoliv náhradu lze ze seznamu vyjmout tlačítkem „Vyjmout“. Po novém stisku tlačítka „Vypočítat“ se zruší změny provedené pomocí tlačítek „Upravit stravné“ a „Vyjmout“. Klikem myší na seznam náhrad se otevře okno „Náhrada stravného“ v případě, že je v seznamu označena náhrada stravného. Vyúčtování - obsahuje seznam toku finančních prostředků. Pomocí tlačítka „Vystavit doklad“ může účetní zavést do programu informaci o pohybu financí v pokladně (manuální obdoba příkazu „Párování“ ). V případě zahraniční cesty lze pomocí tlačítka „Směnit“ převést danou částku na tuzemskou měnu zadáním aktuálního kurzu. Použitá vozidla - seznam použitých služebních vozidel pro danou cestu. Záložka obsahuje tlačítko „Schválit“, kterým vedoucí použití těchto vozidel po zadání data schválí. Historie - obsahuje seznam akcí prováděných s příkazem. Položky v tomto seznamu se generují automaticky, avšak pomocí tlačítka „Přidat pozn.“ lze v zobrazeném okně „Historie cestovního příkazu“ vložit do seznamu svou poznámku.
20
7. Princip předávání cestovního příkazu Metodiku předávání cestovního příkazu mezi zaměstnanci organizace v plné verzi programu si popíšeme v této kapitole. Vždy k jednotlivému stavu cestovního příkazu jsou uvedeny akce, které je možno provést. Na obrázku lze názorně sledovat předávání cestovního příkazu v jeho různých stavech.
1) Nová cesta : Novou cestu může navrhnout jak sám cestující, tak i jeho nadřízený – tzn. Pracovníkovi jeho vedoucí nebo tajemník a Vedoucímu tajemník. a) Pokud nový návrh provede cestující, může použít tlačítka „Evidence“ v případě, že se k návrhu hodlá ještě vrátit a doplnit. Pokud je se svým návrhem spokojen, použije tlačítka „Ke schválení“, kdy se zobrazí seznam nadřízených dle odboru. Po vybrání nadřízeného se příkaz uloží a lokalizace se nastaví na vybraného nadřízeného. b) Pokud však nový návrh provádí vedoucí či tajemník pro cestujícího (tzv. vyplní hlavičku), použije tento tlačítka „Předat“, kdy se objeví seznam cestujících pro danou cestu určených a vedoucí (či tajemník) předá příkaz vybranému cestujícímu. Mění se lokalizace příkazu. Pokud však ještě není návrh hotov, může vedoucí použít tlačítka „Evidence“ a k příkazu se kdykoliv vrátit. V tomto případě se lokalizace nemění. 2) Příprava návrhu : Tento stav příkazu nastane, pokud cestující nebo nadřízený navrhl cestu dle předchozího bodu a použil tlačítka „Evidence“ s úmyslem příkaz dále upravovat. Postup je dále shodný s bodem 1a) resp. b), kdy cestující použije tlačítka „Ke schválení“ a vedoucí tlačítka „Předat“. Po výběru se upraví lokalizace. Stav cesty se mění pouze po stisku tlačítka „Ke schválení“ na „Navrhnuto“. 3) Navrhnuto : Příkaz je nyní lokalizován na vedoucího či tajemníka. Tento má následující možnosti s příkazem dále nakládat. a) Pomocí tlačítka „Zpět“ náhled na příkaz zavřít a vrátit se k němu později. Lokalizace příkazu se nemění. b) Pomocí tlačítka „Stornovat“ daný cestovní příkaz deaktivovat. Lokalizace se v tomto případě nastaví na přístup všech vedoucích pracovníků daného odboru. c) Tlačítkem „Vrátit návrh“ vyjádřit nesouhlas s předloženým návrhem cestovního příkazu a nastavit lokalizaci příkazu zpět na cestujícího. Stav cestovního příkazu se automaticky mění na „Příprava návrhu“. d) Souhlas s předloženým cestovním příkazem vyjádřit stisknutím tlačítka „Schválit návrh“. Pokud je nastaven parametr NSZ (Nutno Schválit Zálohy) = 1, pak je nutno stisknout nejdříve tlačítko „Schválit“ na stránce „Zálohy“, popř. upravit přednastavený datum schválení. Při nastaveném parametru NSV (Nutno schválit vozidla) = 1 je třeba 21
vyjádřit souhlas s použitím služebních vozidel na stránce „Použitá vozidla“ tlačítkem „Schválit“. V případě, že je parametr NSZ = 1, nebo NSV = 1 a přitom není vyžadovaná záloha, nebo nejsou použita služební vozidla, není třeba tyto schvalovat. § Pokud je nastaven parametr TPS (Tisknout Při Schválení) = 0, potom se cestovní příkaz uloží. Lokalizace se nemění, stav příkazu se mění na „Schválen návrh“. § Při nastaveném parametru TPS = 1 se po stisku tlačítka „Schválit návrh“ automaticky generuje sestava Cestovního příkazu. Po vytištění je nutno změnit lokalizaci příkazu na jednu z účetních dle zobrazeného seznamu. Stav cestovního příkazu se mění na „Schválen návrh – vytištěno“. 4) Schválen návrh : V tomto stavu cestovního příkazu lze provést: a) Storno cestovního příkazu dle bodu 3b). b) Tisk cestovního příkazu pomocí tlačítka „Tisk příkazu“. Po vygenerování sestavy je nutno předat lokalizaci příkazu na účetní k provedení párování vyplacených záloh. Lokalizace se mění na účetní dle zobrazeného seznamu a stav cesty se mění na „Schválen návrh – vytištěno“ . 5) Schválen návrh – vytištěno : V tomto stavu příkazu má přístup do detailu jak účetní, tak cestující. Po stisku tlačítka „Upravit“ ve formu Evidence a přihlášeném uživateli jako cestující se stav příkazu mění automaticky na „Příprava k vyúčtování“ – viz. bod 6). V případě, že je přihlášen Supervizor, je zobrazen dotaz, zda v tomto stavu příkazu imituje funkci Cestujícího. Pokud Supervizor volí „Ne“, imituje funkci účetní. Účetní může provést : § Tlačítkem „Vystavit dokl.“ na stránce „Vyúčtování“ lze ručně vystavit doklad o provedené platbě (vyplacena záloha apod.). § Stiskem tlačítka „Evidence“ nebo „Zpět“ lze zavřít náhled bez změny lokalizace a vrátit se k němu v budoucnu. § Stiskem tlačítka „Předat“ lze změnit lokalizaci na cestujícího a uzavřít náhled. 6) Příprava vyúčtování : Do tohoto stavu se dostane uživatel, který je cestujícím na příkazu stiskem tlačítka „Upravit“ ve formu Evidence. Po doplnění skutečného průběhu sl. cesty a dalších dat lze provést: a) Stiskem tlačítka „Evidence“ uložit provedené změny bez změny lokalizace pro případ dalších prováděných změn v budoucnu cestujícím. b) Tlačítkem „Předat“ změnit lokalizaci příkazu na vedoucího dle zobrazeného seznamu. Lokalizace příkazu se mění na vedoucího a stav cesty na „Ke schválení cesty“. 7) Ke schválení cesty : V tomto stavu může vedoucí provést následující akce : a) Stiskem tlačítka „Zpět“ náhled na příkaz zavřít a vrátit se k němu později. Lokalizace příkazu se nemění. b) Souhlas se způsobem provedení služební cesty vyjádřit stiskem tlačítka „Schválit cestu“. Lokalizace se mění na účetní, stav cesty se mění na „Ke schválení vyúčtování“. c) Nesouhlas s provedením změn cestujícím vyjádřit stiskem tlačítka „Vrátit cestu“ a změnit lokalizaci zpět na cestujícího. Lokalizace se mění, stav cesty je změněn na „Příprava k vyúčtování“. 8) Ke schválení vyúčtování : Přístup do detailu v tomto stavu příkazu má účetní, která provede: a) Tlačítkem „Vrátit vyúčt.“ změnu lokalizace zpět na cestujícího jako nesouhlas s provedením vyúčtování. Stav příkazu se mění na „Příprava k vyúčtování“ a lokalizace se převádí na cestujícího. b) Stiskem tlačítka „Schválit vyúčt.“ souhlas nad způsobem přípravy k vyúčtování. Další postup je závislý na nastavení parametru TPS (Tisknout Při Schválení) : § Pokud je parametr nastaven TPS = 0, pak je nutno předat lokalizaci na cestujícího. Stav příkazu je změněn na „Schváleno vyúčtování“ a lokalizace nastavena na cestujícího. § Při nastaveném parametru TPS = 1 se po stisku tlačítka „Schválit vyúčt.“ automaticky vytiskne předpokladní doklad pro cestujícího o závazku či pohledávce vůči zaměstnavateli. Lokalizace se nemění (účetní) a stav cesty se mění na „Schváleno vyúčt. – vytištěno“. 9) Schváleno vyúčtování : V náhledu na příkaz lze stiskem tlačítka „Tisk dokladu“ vygenerovat sestavu Předpokladního dokladu. Poté je nutno změnit lokalizaci na účetní ze zobrazeného seznamu. Stav příkazu se mění na „Schváleno vyúčt. – vytištěno“ a lokalizace na účetní. 10) Schváleno vyúčt. – vytištěno : V tomto stavu příkazu má účetní možnost provést následující operace: a) Stiskem tlačítka „Tisk dokladu“ při nastaveném parametru TVV = 1 vytisknout sestavu Předpokladního dokladu a závazku či pohledávce vůči cestujícímu. 22
b) Tlačítkem „Tisk vyúčt.“ kdykoliv vytisknout sestavu Vyúčtování cestovního příkazu bez ohledu na vyrovnání financí na příkazu. c) Vystavit ručně doklad o provedené platbě pomocí tlačítka „Vystavit dokl.“ na stránce „Vyúčtování“. Program automaticky hlídá moment vyrovnání financí a v momentě, kdy tento stav nastane, automaticky tiskne sestavu Vyúčtování cestovního příkazu. Stav příkazu se automaticky mění na „Vyúčtováno“ a lokalizace se nastaví na přístup všech vedoucích pracovníků daného odboru. 11) Vyúčtováno : V tomto stavu příkazu lze provést pouze tisk vyúčtování a to jen při nastaveném parametru TVV (Tisknout Vyúčtování Vícekrát) = 1, 2. Cestovní příkaz je uzavřen. 12) Stornováno – nevyúčtováno : V tomto stavu může účetní provést ruční vystavení dokladu o platbě. Stejně jako v bodě 10c) si program hlídá stav vyrovnání financí, poté se mění lokalizace pro přístup všech vedoucích pracovníků a stav cesty se nastaví na „Stornováno – vyúčtováno“.
8. Nastavení konfigurace programu 8.1 KONFIGURAČNÍ PARAMETRY – SOUBOR ECP.CFG Obsahem tohoto souboru je seznam parametrů programu spolu s aktuálním nastavením. Přístup k souboru je umožněn přímo z programu přes nabídku „Parametry“ v menu. OUP= 0
{---Opravdu Ukončit Program } Pokud je tento parametr nastaven OUP = 0, pak po stisku tlačítka „Konec“ se program ukončí ihned. Pokud je nastaveno OUP = 1, pak se před ukončením programu tento dotáže a ukončení je nutno potvrdit.
TPS= 1
{---Tisknout Při Schválení } Pokud je požadavek při plné verzi programu tisknout sestavy hned po akci „Schválení“, je třeba tento parametr nastavit na TPS = 1. Při nastaveném parametru TPS = 0 je vytvoření tisk. sestavy samostatným krokem.
KPP= 0
{---Kontrolovat Překryv Položek } Tento parametr nastavený na KPP = 1 zaručuje, že nelze vybrat cestujícího, nebo služební vozidlo ve více cestovních příkazech, které se datumově překrývají. Pokud kontrolu nepožadujeme, nastavte parametr KPP = 0.
TNV= 1 * * *
{---Tisknout Návrh Vícekrát } 0...Ne 1...Jen vedoucí 2...Ano Parametr nastavený do výše uvedených stavů určuje, zda lze vytisknout sestavu „Cestovní příkaz“ víckrát, nebo pouze jednou.
TVV= 2 * * *
{---Tisknout Vyúčtování Vícekrát } 0...Ne 1...Jen vedoucí 2...Ano Stejná funkce parametru jako TNV, ale víckrát sestavu „Vyúčtování“.
KPZ= 1
zde
se
určuje,
zda
tisknout
{---Kontrolovat Právo Změn } Pokud je nastaven parametr KPZ = 1, potom program kontroluje přístup uživatele k jednotlivým funkcím. Pokud se toto nepožaduje, nastavte KPZ = 0. 23
NSV= 0
{---Nutno Schválit Vozidla } Při nastaveném NSV = 0 lze schválit návrh cestovního příkazu bez schválení použitých sl. vozidel. Pokud je NSV = 1, je třeba stisknout tlačítko „Schválit vozidla“ před samotným schválením návrhu.
NSZ= 0
{---Nutno Schválit Zálohy } Parametr se stejnou funkcí jako NSV, pouze se týká výše požadovaných záloh. Potom je nutno schválit zálohy stiskem tlačítka „Schválit zálohy“.
TLG=GIF
{---Typ loga BMP, GIF } Nastavení typu loga Gordic v přihlašovacím okně. BMP je statické logo, GIF je logo s animací.
VRZ= 0 * *
{---Verze programu } 0...Plna verze 1...Easy verze Plná verze programu se docílí nastavením VRZ = 0. Je vhodná pro organizace s rozvětvenou organizační strukturou (pracovník – vedoucí – tajemník – ředitel). Easy verze programu se docílí nastavením VRZ = 1. Je vhodná v případech, kdy většinu práce s cestovními příkazy koná jeden pracovník (Sekretářka, účetní). Tato verze je vyvinutá pro malé organizace.
NFT= 2
{---Nastaveni formátu tisku---} 0 - vypnuto funkce provede pouze vynulování formátu tisku k zadanému formátu sestavy. 1 - funkce se dotáže na formát tisku, který uloží a při dalším volání se již nezobrazuje výběr, ale používá již jednou zadaný formát (při použití plug-inu do prohlížeče je možno tento formát změnit přímo v prohlížeči. Plug-in je v příloze nebo v distribuci WinUCR nebo WinVYK nebo WinROZ. 2 - funkce se dotazuje na formát tisku pokaždé a pokaždé přepisuje uloženou hodnotu. 11 jako 1, ale formát sestavy je ukládán i s adresářem, takže je možno použít různé formáty pro více instancí téhož programu. 12 jako 2, ale formát sestavy je ukládán i s adresářem, takže je možno použít různé formáty pro více instancí téhož programu.
24
9. Nastavení síťové verze programu 9.1 INSTALACE PROGRAMU Pro zajištění správného fungování programu v síťovém prostředí je třeba provést následující úkony: 1. Na síťový disk nainstalovat verzi programu WinECP. Je důležité, aby byl tento disk serveru mapován na všech klientských počítačích stejně - tzn. stejný název disku. 2. V souboru ECP.PTH vypsat konkrétní cesty pro přístup ke všem souborům. Veškeré soubory používané programem musí být na síťovém disku např. v adresáři Gordic\WECP, pouze cesta k souboru ECPMyyyy.TEM musí být vedena na lokální disk každého klientského počítače (viz. níže). 3. Na lokálním disku každého klientského počítače vytvořit adresář (např. s názvem TEMP) pro umístění tempoready souborů a do souboru ECP.PTH nastavit cestu na tento adresář u názvu souboru ECPMyyyy.TEM. 4. Program se spouští ze všech klientských počítačů přímo na serveru.
9.2 UTILITA ECPNETUL.EXE Pro práci s programem v síťovém prostředí je k programu dodávána utilita s názvem ECPNETUL.EXE. Pokud během používání programu dojde k ukončení programu vlivem vnějšího vlivu (např. výpadek proudu), může se stát, že síťový semafor, ošetřující přístup k datovým souborům, může zůstat uzamčen. Toto se projeví při spuštění programu, pokud se vypíše hlášení o úpravě databáze a akce přitom není prováděna, nebo se ve spodním pravém rohu obrazovky objeví panel síťového semaforu a program nelze spustit. Poté je potřeba spustit utilitu ECPNETUL.exe, která provede aktualizaci síťového semaforu a umožní přístup k programu.
25
