Zelfregulering: Checklist toernooien binnen BSVV Een checklist voor toernooien helpt leiders/trainers van BSVV om een ieder van jullie je eigen georganiseerde voetbaltoernooi succesvol te plannen, te organiseren en te evalueren. Om jullie te helpen om het eigen toernooi tot een succes te maken, bieden we, als CET (Commisie Evenementen & Toernooien) van BSVV jullie graag deze checklist aan, die jullie naar behoefte kunt inkorten, wijzigen of aanvullen.
Deze checklist bestaat uit de volgende schema’s: 1. 2. 3. 4.
Planning voor het voetbaltoernooi bij BSVV Checklist voordat het voetbaltoernooi bij BSVV plaatsvindt Checklist op de dag van het voetbaltoernooi bij BSVV Checklist na het voetbaltoernooi bij BSVV
Bij elk schema staan de onderdelen Wanneer, Wat, Wie en Status: -
-
Wanneer: hier noteren jullie de datum en eventueel het tijdstip wanneer het voetbaltoernooi moet gaan plaatsvinden of moet zijn volbracht. Zet belangrijke deadlines binnen dit item dikgedrukt of in het rood neer. Wat: geef hier een korte omschrijving van de (neven)activiteiten tijdens het voetbaltoernooi bij BSVV op het sportcomplex te Bovensmilde. Wie: plaats hier de namen van de personen die de taak moeten volbrengen. Status: gebruik hier een klein aantal standaard statussen, zodat het schema overzichtelijk blijft. Voorbeeld van gebruikelijke statussen zijn: Nog te doen, Gestart, Afgerond
Checklist toernooien BSVV
1. Planning voor het voetbaltoernooi bij BSVV Wanneer
Wat
Product dd-mm-jjjj
Doel van het toernooi bepaald en doelstellingen in kaart gebracht? Doelgroep (voetbal teams) bepaald? Soort, inhoud en insteek toernooi bepaald? Houd hierbij rekening met actualiteiten en het seizoen Gasten/sponsoren bepaald? Apart opnemen: agenda Catering ja/nee en inhoud catering bepaald? De belangrijkste deadlines van tevoren vastgesteld? Denk aan de input van gasten/sponsoren, proef druk programma boekje, communicatie e.d.
Plaats Datum bepaald? Houd hierbij rekening met vakanties en eventuele concurrerende toernooien Locatie bepaald? Denk aan grootte locatie, omgeving en voorzieningen van de locatie Het maximale aantal bezoekers bepaald? Bewegwijzering naar toernooi bepaald? Vervoer spullen en vrijwilligers naar toernooi bepaald? Parkeergelegenheid en parkeerkaarten bepaald? Kamer(s) voor voorbereiding sprekers bepaald? Doorloop / dry-run presentaties gepland? Eventuele VIP-ruimtes en gereserveerde plaatsen bepaald?
Budget Budget bepaald per onderdeel van de planning? Debiteurenregeling bepaald via financiële zaken bestuur BSVV? Denk aan betalen op het toernooi zelf en personen/teams die nog niet betaald hebben
Vrijwilligers Rollen vrijwilligers voor het toernooi bepaald? Denk aan: wie schrijft het plan, het draaiboek, briefings aan gasten/sponsoren en vrijwilligers, wie regelt het budget, wie regelt de decoraties en presentjes voor scheidsrechters, EHBO e.d. Rollen vrijwilligers tijdens het toernooi bepaald? Denk aan toernooi leiding, verwelkomen deelnemers, gasten en sponsoren,tickets en registratie deelnemende teams regelen, garderobe, geluidinstallatie, EHBO Hoeveelheid vrijwilligers bepaald? Draaiboek gemaakt? Zie ook het voorbeeld draaiboek van de CET
Promotie Naam toernooi bepaald?
Checklist toernooien BSVV
Wie
Status
Offline promotie vooraf bepaald? Denk aan uitnodigingen, reminders, flyers, brochures, billboards, abri’s, programmaboekje, sponsors, PR, inschrijfmogelijkheden Online promotie vooraf bepaald? Denk aan een uitnodigingen, reminders, website, inschrijfformulier, e-mailmarketing, online programmaboekje, social media Promotie op het toernooi zelf bepaald? Denk aan fotografie, flyers of het weggeven van merchandise zoals bijvoorbeeld pennen, petten o.i.d. en programmaboekjes NAW-gegevens en contactgegevens klanten verzameld? Denk hierbij ook alvast aan de evaluatie: komt er een vragenlijst tijdens het toernooi, of een e-mail achteraf?
Presentatie Huisstijl bepaald? Decoratie en in- en exterieur bepaald? Denk aan bloemen, ballonnen, spandoeken, tafels, stoelen, goodiebag inclusief inhoud, informatieborden, naamkaartjes Apparatuur bepaald? Denk aan een beamer, scherm, microfoons, geluidssysteem Lijst gemaakt van alle benodigdheden presentatie? Bijvoorbeeld internetconnectie, geluidseffecten, cd’s of tapes met muziek
Checklist toernooien BSVV
2. Checklist voordat het voetbaltoernooi bij BSVV plaatsvindt Wanneer
Wat
Product dd-mm-jjjj
Gasten, sponsoren en teams geregeld en gebrieft? Catering geregeld en gebrieft?
Plaats Wedstrijd locatie goedgekeurd en geregeld? Datum geboekt bij locatie? Vergunningen geregeld? Acties calamiteitenplan geregeld? Toernooienverzekering geregeld? Bewegwijzering naar toernooi geregeld? Vervoer spullen en benodigdheden naar toernooi geregeld? Parkeergelegenheid (en parkeerkaarten) geregeld? Kleedkamer(s) voor gastteams geregeld? Programma en aankondiging uitgestuurd naar regionale media? Eventuele gereserveerde plaatsen geregeld (gasten/sponsoren)? Kantine en terras BSVV geregeld?
Budget Budget vastgesteld per onderdeel planning?
Vrijwilligers Vrijwilligers voorafgaand aan het toernooi geregeld? Vrijwilligers tijdens het toernooi geregeld? Hoeveelheid vrijwilligers geregeld inclusief reserves? Draaiboek gemaakt en gecommuniceerd? Vrijwilligers gebrieft voorafgaand het voetbaltoernooi?
Promotie Offertes opgevraagd offline promotie incl. programmaboekje? Keuzes gemaakt offline promotie incl. programmaboekje? Briefings gemaakt offline promotie incl. programmaboekje? Proefdrukken gekregen offline promotie incl. programmaboekje? Eindmateriaal definitief ontvangen offline promotie incl. programmaboekje? Offline promotie gedistribueerd? Offertes opgevraagd online promotie? Keuzes gemaakt online promotie? Briefings gemaakt offline promotie? Eindmateriaal definitief ontvangen offline promotie? Offline promotie gedistribueerd? Offertes opgevraagd promotie op toernooi zelf?
Checklist toernooien BSVV
Wie
Status
Keuzes gemaakt promotie op toernooi zelf? Briefings gemaakt promotie op toernooi zelf? NAW-gegevens en contactgegevens deelnemende teams verzameld? Uitnodigingen naar alle deelnemende teams uitgestuurd? Reminders uitgestuurd?
Presentatie Decoratie (zwart-gele ballonnen, vlaggen e.d.) en bloemen geregeld? Geluidapparatuur geregeld? Lijst afgevinkt van alle benodigdheden voor toernooi?
Checklist toernooien BSVV
3. Checklist op de dag van het voetbaltoernooi bij BSVV Wanneer
Wat
dd-mm-jjjj
Plaats Vervoer spullen/benodigdheden naar toernooi? Parkeergelegenheid gecheckt? Bewegwijzering opgehangen / gecheckt? Kleedkamers voor gast- en BSVV teams gereed? Laatste doorloop calamiteitenplan + EHBO/BHV gedaan? Eventuele gereserveerde plaatsen gereed? Ruimten garderobe en registratie van deelnemers gereed?
Prijs Debiteurenregeling (verkoopprijzen consumpties, versnaperingen en snacks) op locatie klaargezet i.o.m. kantinemedewerkers?
Vrijwilligers Catering binnen en kantine medewerkers gebrieft? Deelnemers registratie binnen en gebrieft? Vrijwilligers garderobe binnen en gebrieft? Scheidsrechters binnen en gebrieft? Geluidsinstallatie binnen en gebrieft? Draaiboek aan iedere vrijwilliger overhandigd? Faciliteiten kort uitgelegd? Denk aan toilet, kleedkamers opruimen en tussentijds schoonmaken
Promotie Programmaboekje op prominente plek geplaatst? Promotiemateriaal voor op het toernooi op de juiste plekken geplaatst (banners, vlaggen e.d. van sponsoren)? Geluid apparatuur klaargezet? Hoeveel deelnemers binnen geregistreerd en nieuwe NAW- en contactgegevens verzameld voor o.a. mailing achteraf? Eventuele vragenlijst neergelegd voor tijdens het toernooi?
Presentatie Decoraties (zwart-gele ballonnen) en interieurbenodigdheden binnen en door de kantine medewerkers geplaatst? Geluidapparatuur binnen en door de vrijwilligers geplaatst? Lijst afgevinkt van alle benodigdheden voor het toernooi? Spullen registratie gereed? Denk aan lijst personen, laptop, badges op volgorde, evt. printer Presentjes voor scheidsrechters en vrijwilligers gereed? Alle belangrijke materialen einde dag verzameld?
Checklist toernooien BSVV
Wie
Status
4.
Checklist na het voetbaltoernooi bij BSVV
Wanneer
Wat
Product dd-mm-jjjj
Doelstellingen van het toernooi geëvalueerd? Doelgroep (deelnemende teams) geëvalueerd? Soort, inhoud en insteek toernooi geëvalueerd? Gasten/sponsoren geëvalueerd? Catering/kantine geëvalueerd? De belangrijkste deadlines geëvalueerd?
Plaats Datum geëvalueerd? Toernooilocatie geëvalueerd? (Maximale) aantal bezoekers geëvalueerd? Seizoensgebonden factoren geëvalueerd? Eventuele vergunningen geëvalueerd? Calamiteitenplan geëvalueerd? Toernooienverzekering geëvalueerd? Bewegwijzering naar toernooi geëvalueerd? Vervoer spullen naar toernooi geëvalueerd? Eventuele gereserveerde plaatsen geëvalueerd?
Prijs Budget geëvalueerd in financieel eindverslag? Alle debiteuren betaald? Alle crediteuren betaald?
Vrijwilligers Rollen vrijwilligers voorafgaand aan het toernooi geëvalueerd? Rollen vrijwilligers tijdens het toernooi geëvalueerd? Hoeveelheid vrijwilligers geëvalueerd? Draaiboek geëvalueerd?
Promotie Naam voetbaltoernooi geëvalueerd? Offline promotie geëvalueerd? Online promotie geëvalueerd? Website bijgewerkt met informatie toernooi en verspreid via social media? Promotie op het toernooi geëvalueerd? Nieuwe NAW-gegevens en contactgegevens deelnemende teams verzameld in een administratief systeem? Evaluatieformulieren uitgestuurd en/of verzameld van deelnemende teams?Denk hierbij aan evaluatieformulieren tijdens het toernooi, maar ook na het toernooi d.m.v. e-mails Bedankbrief gestuurd scheidsrechters, gasten, sponsoren, sprekers, leveranciers, PR en andere stakeholders?
Presentatie Huisstijl geëvalueerd? Decoraties en presentjes (bloemen) geëvalueerd? Geluidapparatuur geëvalueerd?
Checklist toernooien BSVV
Wie
Status
Checklist toernooien BSVV
