Raadsnummer 2014-432
Nieuwegein
Auditcom missie
Vergaderdatum
Maandag 27 oktober 2 0 1 4
Begin- en eindtijd
1 8 . 3 0 - 2 0 . 0 0 uur
Aantal bijlagen
verslag
Voorzitter Notulist
G. Bamberg Y. Mes
Aanwezi
Voorzitter Secretaris Lid Lid Lid Lid Wethouder Accountant Financiën Hoofd Financiën Rekenkamercommissie
de heer G Bamberg mevrouw M. Rölkens mevrouw I. de Vries de heer H . van Wiggen de heer H de Jong de heer M Diekstra de heer J. A.N. Gadella de heer H . Wallet mevrouw M. Bakker de heer R,. Hunting de heer M Hoogwout
Afwezig (m.k.)
Accountant:
de heer J. Drost
1. Opening en vaststelling agenda De heer Bamberg opent de vergadering om 18.30 uur en heet iedereen welkom bij deze eerste vergadering in vernieuwde samenstelling. Er is bericht van verhindering van de heer Drost. Ten aanzien van de agenda wordt opgemerkt dat punt 4, verlenging contract accountant, als laatste agendapunt zal worden behandeld en niet in aanwezigheid van de accountant zal worden besproken. De agenda wordt overeenkomstig het voorstel vastgesteld. 2. Vaststelling verslag d.d. 2-09-2014 Naar aanleiding van het verslag onder agendapunt 8 merkt de heer van Wiggen op dat de notitie met betrekking tot de ontwikkelingen van het gemeentefonds richting de najaarsnota en begroting 2015 tijdig zijn aangeleverd, dank hiervoor. De heer Hunting stelt voor om het gemeentefonds als een apart thema voor te bereiden voor het eerstvolgende overleg van de auditcommissie. Hij zal hiervoor de aanzet doen. De leden van de auditcommissie gaan hiermee akkoord. Het verslag wordt hiermee vastgesteld.
3.
Benoeming voorzitterschap auditcommissie
Ten aanzien van de benoeming van een voorzitter voor de auditcommissie, zijn er twee gegadigden. De heer Bamberg en de heer De Jong stellen zich verki sbaar.
De heer Bamberg stelt voor om middels schriftelijke stemming onder de 5 leden een voorzitter te kiezen. De uitslag is bepalend. Met één stem meer wordt de heer Bamberg benoemd tot voorzitter van de auditcommissie. De heer de Jong wordt vice voorzitter. 4. Verlenging contract accountant Tijdens de vergadering is het proces om te komen tot aanbesteding van het contract met de accountant na 2015, besproken. Mevrouw Bakker licht de onderliggende stukken toe en geeft aan dat de samenstelling van de selectiecommissie conform de vorige keer is. Aantal zaken kunnen aangepast worden, waaronder het wegingsproces en het eisenpakket. De heer de Jong adviseert om minder nadruk op de prijs te leggen bij de wegingsfactoren, De heer Diekstra vraagt of er een geschiktheidsverklaring kan worden opgenomen. De heer de Jong geeft hierop aan dat de accountant moet kunnen worden aangesproken op eventuele fouten. De BADO bevoegdheid (besluit accountantscontrole decentrale overheden) is opgenomen in het contract en betreft aanscherping van de accountant. De procedure ontbinding contract accountant wordt uitgezocht door juridische zaken. Mevrouw Bakker meldt dat haar ervaring met het huidige bureau positief is, zoals betrokkenheid en snelheid van handelen. De heer Diekstra vraagt om een toelichting op de signaleringsfunctie van de contracten; mede omdat er nog niet eerder is gesproken over de contracten. De heer de Jong geeft aan dat dit in verband stond met de verkiezingen. Er is voor een traject gekozen om de benoeming van een nieuwe accountant na de verkiezingen te laten plaatsvinden omdat er dan een nieuwe auditcommissie wordt opgericht. De commissie adviseert derhalve om bij het traject een aantal punten mee te nemen en waar nodig aan te scherpen, te weten de wegingsfactoren van de scores op diverse criteria (minder nadruk op prijs alleen), het eisenpakket, kwaliteitseisen, de mate van controle en de BADO bevoegdheid. Verdere uitwerking van dit traject zal binnenkort plaatsvinden.
5. Speerpunten interim controle De heer Wallet geeft een mondelinge toelichting op het onderwerp speerpunten. Vorig jaar waren de speerpunten verbonden partijen en grondbeleid De voorzitter stelt voor om een rondje te maken zodat iedereen de mogelijkheid krijgt om input te geven. De heer van Wiggen geeft in het kader van de interim controle een aantal mogelijke speerpunten mee, te weten de informatieplicht naar de raad (over budgetafwijkingen, saldo jaarrekening etc), aandacht voor de paragraaf bedrijfsvoering (mede in relatie tot de aanbevelingen rkcrapport overhead) en de controle op de grondexploitatie (mede in relatie tot de afwijking tussen het aantal begrote uren ingenieursbureau en het aantal uren gerapporteerd in najaarsnota). De heer de Jong geeft een tweetal suggesties mee. De eerste betreft de verscherping van de samenwerking tussen accountant en rekenkamercie. Het tweede aandachtspunt betreft de sturende mogelijkheden bij verbonden partijen; op dit moment wordt het controlerende mechanisme van de raad in toenemende mate uit handen gegeven. Hoe kan hier goed invulling aan worden gegeven ook mede het gegeven dat er steeds meer regelingen komen. De heer Diekstra stelt voor om het financiële weerstandsvermogen van de raad in kaart te laten brengen,
i>y
met inbegrip van de grondexploitatie. Mevrouw de Vries sluit zich aan bij de suggestie inzake de samenwerking accountant en rekenkamercie. De heer Bamberg geeft zijn suggesties mee. Deze betreffen het financiële weerstandsvermogen en het eventuele uitvoeren van een gemeentelijke stresstest (naar voorbeeld van de banken). De heer Hooqwout geeft een korte toelichting over het lopende regionale rkcie onderzoek naar de samenwerkingsverbanden. Hier komt o.a. aan de orde hoe deze worden aangestuurd en hoe het door partijen wordt ervaren. Ten behoeve van de suggestie samenwerking accountant, geeft de heer Hoogwout aan dat afstemming plaatsvindt binnen de auditcommissie. Hij stelt voor om het gesprek met de accountant te verbreden ten behoeve van een prominentere rol. In het verlengde van voorgaande, licht de heer Gadella kort de stand van zaken toe kijkende naar de verordeningen die onder de gemeenschappelijke regelingen hangen. Hierbij speelt de tijdsplanning van voorbereiding en besluitvorming en het kunnen geven van een zienswijze op financiële stukken. Het begrip timemanagement wordt hierbij aangehaald. De heer van Wiggen heeft een vraag over het interne controleplan. De heer Wallet geeft een korte toelichting hierop. Het interne controleplan wordt door de gemeente zelf opgesteld in het voorjaar. De accountant controleert vervolgens de processen op basis van een toetsing en waarneming. Er zit verder een balansdossier bij ten behoeve van een goed evenwicht. De heer Wallet adviseert aan de commissie om maximaal twee speerpunten te kiezen, te weten de gemeentelijke stresstest en de financiële positie en het weerstandsvermogen. Hiervoor zal de begroting 2015 worden gebruikt. De commissie neemt dat advies over. 6. Wat verder ter tafel komt Mevrouw Rölkens zal een voorstel voor de vergaderplanning voor de komende periode maken. De heer Hooqwout meldt dat op 19 januari as een korte bijeenkomst zal komen voor alle raads- en commissieleden, belangstellenden, inwoners, om de ingediende onderwerpen te bespreken en nader te bepalen ter voorbereiding van het onderzoeksplan 2015-2016. Verder zal op 26 november 2 14 een korte werkbijeenkomst voor alle raadsleden, commissieleden, griffiers plaatsvinden. Hierbij zal een eerste reflexie van bevindingen plaatsvinden inzake het regionale rkcie onderzoek naar aansturing gemeenschappelijke regeling wil. De heer van Wiggen stelt voor om middels een schriftelijk advies met de besproken agendapunten de raad te informeren. De commissie gaat hiermee akkoord. 7. Sluiting De heer Bamberg dankt de aanwezigen en sluit om 20.00 uur de vergadering.
Vastgesteld op, De secretaris,
de voorzitter,
M. Rölkens
G. Bamberg
i>Y
Postbus 1 3430 AA
Bezoekadres Stadsplein 1 www.nieuwegein.nl
Bank Nederlandse Gemeenten 28 50 04 387
m
Raadsnummer 2014-432
Nieuwegein
Aan De gemeenteraad van Nieuwegein
Auditcommissie Contactpersoon M. Rolkens Telefoon 14 030 Fax (030) 604 50 16 E-mail
Datum 27 oktober 2014 Kenmerk Onderwerp Advies van de auditcommissie m.b.t. speerpunter Interim controle, contract accountant
Bijlage: —
Geachte leden, In de vergadering van 27 oktober j l . heeft de auditcommissie in vernieuwde samenstelling onder meer gesproken over de speerpunten interimcontrole en verlenging contract accountant. Het resultaat van deze bespreking hebben wij voor u alvast vervat in deze brief, die onder voorbehoud van vaststelling in onze volgende vergadering wordt verspreid. Speerpunten
interimcontrole
De accountant geeft een mondelinge toelichting op het onderwerp speerpunten. Vorig jaar waren de speerpunten verbonden partijen en grondbeleid. Voor dit jaar doen de leden van de auditcommissie een aantal nieuwe suggesties. Deze betreffen onder meer de informatieplicht naar de raad, de paragraaf bedrijfsvoering, de controle op de grondexploitatie. Een ander punt is de samenwerking tussen accountant en rekenkamercommissie. De sturende mogelijkheden bij verbonden partijen; op dit moment wordt het controlerende mechanisme van de raad in toenemende mate uit handen gegeven. Andere punten zijn het financiële weerstandsvermogen van de raad met inbegrip van de grondexploitatie en het eventuele uitvoeren van een gemeentelijke stresstest (naar voorbeeld van de banken). De accountant adviseert aan de commissie om maximaal twee speerpunten te kiezen, te weten de gemeentelijke stresstest en de financiële positie en het weerstandsvermogen. Hiervoor zal de begroting 2015 worden gebruikt. De commissie neemt dat advies over.
Bladnummer
2/2
Kenmerk Onderwerp
A d v i e s v a n de a u d l t c o m m i s s i e m . b . t . de jaarstukken 2013
Contract van de accountant Tijdens de vergadering is het proces om te komen tot aanbesteding van het contract met de accountant na 2015 besproken. De commissie adviseert om bij het traject een aantal punten mee te nemen en waar nodig aan te scherpen, te weten de wegingsfactoren van de scores op diverse criteria (minder nadruk op prijs alleen), het eisenpakket, kwaliteitseisen, de mate van controle en de BADO bevoegdheid. Verdere uitwerking van dit traject zal binnenkort plaatsvinden. Wij verzoeken u om het bovenstaande bij uw behandeling van de betreffende stukken te betrekken. Met vriendelijke groet,
G. Bamberg, Voorzitter
