Visitaties Bodembeheer

Visitaties Bodembeheer Evaluatie onderlinge visitaties bij provincies, gemeenten en milieudiensten voor bodemtaken in 2007

Colofon

Deze rapportage is opgesteld door Thom Maas (Bodem+) Frank Hopstaken (SIKB) Walter de Koning (SIKB)

Datum

15-05-2008

Kenmerk

PRJ 22

Status

Definitief

Deze rapportage is vastgesteld door het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer op 16 april 2008 en door het managementteam van SenterNovem/Bodem+ op 13 mei 2008.

Inhoudsopgave 1

2

3

4

Inleiding ..................................................................................................................................................... 3 1.1

Doel rapportage................................................................................................................................. 3

1.2

Achtergronden.................................................................................................................................... 3

Voorbereiding en uitvoering visitaties .................................................................................................... 6 2.1

Methode van uitvoering...................................................................................................................... 6

2.2

Opgave voor deelname aan de visitatie-regeling ............................................................................... 6

2.3

Uitvoering visitaties ........................................................................................................................... 6

2.4

Begeleiding en coördinatie................................................................................................................. 7

2.5

Beoordeling visitatiemethode door de deelnemers............................................................................. 8

Resultaten ................................................................................................................................................ 10 3.1

Kwaliteitsaspecten............................................................................................................................ 10

3.2

Eisen van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls .............................................................................. 13

Conclusies 2007 en vooruitblik 2008 ..................................................................................................... 15 4.1

Conclusies 2007 ............................................................................................................................... 15

4.2

Vooruitblik voor 2008 ...................................................................................................................... 15

Bijlage 1: Subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Wbb....................................................................................... 17 Bijlage 2: Methode van uitvoering visitaties ................................................................................................. 20 Bijlage 3: Onderwerpen visitaties 2007.......................................................................................................... 22 Bijlage 4: Realisatie visitaties 2007................................................................................................................. 23 Bijlage 4: Realisatie visitaties 2007................................................................................................................. 23 Bijlage 5: Goede voorbeelden visitaties 2007................................................................................................. 25 Bijlage 6: INK-model....................................................................................................................................... 26

Visitaties Bodembeheer, evaluatie 2007

2

1

Inleiding

1.1 Doel rapportage Deze rapportage richt zich op de evaluatie van de visitaties die in 2007 zijn uitgevoerd in het kader van kwaliteitsmanagement door overheden met een bodemtaak. De deelnemers zijn provincies en gemeenten (of namens hen: milieudiensten) die onder andere de bevoegd gezag taken ingevolge de Wet bodembescherming uitvoeren. Deze rapportage omvat de opzet en evaluatie van het visitatiesysteem (hoofdstuk 2), de resultaten van de visitaties over 2007 (hoofdstuk 3) en de conclusies over 2007 met vooruitblik voor 2008 (hoofdstuk 4). Het doel van de rapportage is tweeledig: -

het bieden van een overzicht aan de deelnemers en aan het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer over het kwaliteitsmanagement in 2007. Op basis van deze rapportage, c.q. de ontwikkeling die zichtbaar wordt na een reeks van rapportages, kunnen conclusies worden getrokken over de juistheid en actualiteit van de Normbladen, de toepassing van de Normbladen in praktijk, de stand van implementatie van kwaliteitsborging bij de deelnemende organisaties en de ontwikkelde goede voorbeelden (best practices) die ook bij andere organisaties toepasbaar zijn.

-

het bieden van een overzicht aan VROM over het voldoen aan de eisen van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls in 2007. Een belangrijk onderdeel in 2007 is tevens de evaluatie van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls. Voor de organisaties die een aanvullende apparaatskostenvergoeding Wbb op basis van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls ontvangen is een uitspraak te doen over de vraag of zij in de verslagperiode voldoen aan de voorwaarden van deze regeling.

Het eerste onderdeel valt primair onder de verantwoordelijkheid van het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer. Het tweede onderdeel valt primair onder de verantwoordelijkheid van SenterNovem. Omdat deze onderwerpen in de praktijk sterk samenhangen is gekozen voor een geïntegreerde rapportage. Daarnaast is de rapportage bruikbaar voor de monitoring in het kader van het Besluit Bodemkwaliteit. Deze monitoring vindt voor het eerst plaats onder leiding van een evaluatiecommissie. Er is geen afstemming geweest over de invulling van de monitoring. De rapportage is op 20 maart 2008 besproken in het Platform Overheid en Kwaliteit Bodem (POKB). Het voornemen is in volgende jaren een vergelijkbare rapportage uit te brengen.

1.2

Achtergronden

Normbladen en uitwerkingen De SIKB is in 2000 gestart met het project Overheid en Kwaliteit. Dit project heeft onder meer geleid tot de Normbladen bodembeheer, welke worden beheerd door het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer van de SIKB. De normbladen behelzen de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de organisaties die (bevoegd gezag) taken op het gebied van bodembeheer uitvoeren, o.a. ingevolge de Wet bodembescherming (Wbb) voor landbodems. In eerste instantie is het Normblad 8001 voor provincies opgesteld. Vervolgens is een separaat Normblad 8002 voor gemeentelijke organisaties ontwikkeld met specificatie naar de bevoegdheden van de gemeente. Normblad 8002 is


3

derhalve breder dan de taken ingevolge waterkwaliteitsbeheerders is er geen Normblad.

de

Wbb.

Voor

de

bodemtaken

van

de

De Normbladen worden verder uitgewerkt voor toezicht en handhaving en voor competenties. Voor toezicht en handhaving is dit inmiddels voor een belangrijk deel afgerond (Handreiking Adequate Bestuurlijke Handhaving Wbb en de HUM Wbb, in 2008 aan te vullen met de HUM Bodemkwaliteit). Voor competenties dient deze uitwerking nog plaats te vinden. Het Platform Overheid en Kwaliteit Bodembeheer (POKB) Voor de implementatie van de Normbladen 8001 en 8002 zijn twee platformgroepen gevormd. De 8001-groep bestaat uit de provincies. De 8002-groep bestaat uit gemeenten en milieudiensten. In 2005 zijn de groepen uitgegroeid tot één Platform Overheid en Kwaliteit Bodembeheer (POKB) om de activiteiten van overheden op het gebied van kwaliteitsmanagement en bodembeheer te begeleiden. Deelname staat open voor alle overheden met bodemtaken. In praktijk betreft dit grotendeels provincies en gemeenten met bevoegd gezag taken. Milieudiensten nemen deel wanneer zij een bevoegd gezag gemeenten vertegenwoordigen. Aan het POKB nemen bovendien twee milieudiensten deel zonder dat ze een Wbb bevoegd gezag gemeente vertegenwoordigen. Voor meer informatie over activiteiten van en deelname aan het POKB wordt verwezen naar het dossier POKB op www.SIKB.nl. Het project Kwaliteitsimpuls Daarop aansluitend is vanuit het POKB een idee voor een stimuleringsregeling gelanceerd. Dit initiatief heeft in 2006 verder uitwerking gekregen in de vorm van een VROM-subsidieregeling voor apparaatskosten Wbb met betrekking tot kwaliteitsborging. Dit wordt het project Kwaliteitsimpuls Wbb genoemd. De subsidieregeling flankeert het kwaliteitsinitiatief voor het bevoegd gezag bodembeheer (provincies en gemeenten) en stelt een vergoeding beschikbaar voor de deelnemers, mits zij: • een kwaliteitssysteem implementeren gebaseerd op Normblad 8001 of 8002 (inclusief de aanvullingen voor toezicht en handhaving, alsmede competenties (nog niet afgerond)); • deelnemen aan de onderlinge visitaties; • deelnemen aan het landelijk overleg in de vorm van het POKB. De subsidieregeling staat alleen open voor provincies en gemeenten met bevoegd gezag taken. De regeling wordt namens VROM uitgevoerd door Bodem+. Bijlage 1 geeft meer achtergronden over dit project, de gelijknamige regeling de deelnemers en de contactpersonen per deelnemer. Onderlinge visitaties De POKB-deelnemers leggen zich toe op het verbeteren van hun kwaliteitsmanagement. Zij zorgen daarom voor de opzet van een kwaliteitssysteem en voor de implementatie van de Normbladen. Vanuit dit perspectief is het idee van onderlinge visitaties ontstaan. Bij een onderlinge visitatie wordt een provincie, gemeente of milieudienst met bodemtaken bezocht door collega's van een andere provincie, gemeente of milieudienst. In 2007 stonden de visitaties onder leiding van een medewerker van SIKB of B+. De visitatie wordt uitgevoerd op basis van het Normblad 8001 of 8002 met (toekomstige) aanvullingen (toezicht en competenties). Het is geen audit. De onderlinge visitaties hebben een dubbel doel: 1. waarborgen dat implementatie van kwaliteitsmanagement op basis van het Normblad daadwerkelijk plaatsvindt en dat de ontwikkeling van kwaliteitsmanagement bij de deelnemers continueert


4

2. stimuleren van de deelnemers door kennisuitwisseling (‘wat gebeurt er bij andere, vergelijkbare organisaties’) en het opdoen van ervaring met kwaliteitsmanagement. Naast het evalueren van de implementatie van het kwaliteitssysteem was er dan ook steeds veel aandacht voor goede voorbeelden voor de uitvoering van taken met de vraag: ‘zijn die ook geschikt voor andere organisaties?‘


5

2

Voorbereiding en uitvoering visitaties

2.1

Methode van uitvoering

Ontwikkelen methode van uitvoering Om de visitaties vanaf januari 2007 te kunnen starten is in 2006 een Plan van Aanpak (PvA) opgesteld. Dit PvA is akkoord bevonden door het POKB op 21 september 2006. De methode van uitvoering is op basis hiervan verder ontwikkeld. Het in 2007 gehanteerd systeem is beschreven in bijlage 2. Hulpmiddelen Om de visitaties uit te kunnen voeren zijn in samenwerking met de deelnemers (met name de werkgroep Impuls) hulpmiddelen opgesteld en uitgewerkt. Deze zijn beschikbaar op www.sikb.nl (zie dossier POKB). De hulpmiddelen zijn getest tijdens de visitaties en zo nodig verbeterd tijdens de POKBbijeenkomsten. De hulpmiddelen hebben goed gefunctioneerd en vooral het model voor de vragen en het verslag is bij alle visitaties gebruikt. Werkgroep Impuls Deze werkgroep van zes deelnemers heeft actief bijgedragen aan het samenstellen van de te gebruiken hulpmiddelen, het opstellen van het visitatieschema en de algehele voorbereiding. De werkgroep is ter voorbereiding twee keer bijeen geweest. De werkgroep heeft tevens bijgedragen aan het opstellen van deze rapportage. 2.2 Opgave voor deelname aan de visitatie-regeling De deelnemers aan de onderlinge visitaties zijn tot op heden alleen bevoegd gezag Wbb organisaties, hoewel deelname open staat voor alle overheden bodembeheer. In het POKB participeren naast bevoegd gezag Wbb organisaties twee milieudiensten die niet deelnemen aan de onderlinge visitaties. Een overzicht van de ontwikkeling van de opgave voor deelname aan de visitaties is weergegeven in tabel 1. Tabel 1: Opgave voor deelname aan de onderlinge visitaties per genoemde datum (zie ook bijlage 1).

Provincie Gemeente/Milieudienst Totaal

1-7-2006 Visitaties 2007 10 21 31

1-1-2007 1-7-2007 Visitaties 2008 10 11 26 26 36 37

1-1-2008 Visitaties 2009 12 26 38

Toelichting: De datum refereert aan de startdatum voor het project Kwaliteitsimpuls. Dit bepaalt tevens het moment waarop de eerste visitatie plaatsvindt.

2.3

Uitvoering visitaties

Planning De planning van de visitaties is inzichtelijk gemaakt met behulp van een planningschema. De realisatie van de planning bleek niet eenvoudig. Doordat veel organisaties recent met de opzet van een kwaliteitsysteem zijn gestart, lag de voorkeur van de deelnemers vaak bij een visitatie in het najaar. Dit leidde tot een druk op de uitvoering in de laatste maanden van 2007; enkele visitaties hebben daarom plaatsgevonden in de eerste maanden van 2008. Een terugblik op de uitvoering inclusief het gerealiseerde planningschema is opgenomen in bijlage 4.


6

28 visitaties uitgevoerd Er zijn in de visitatieronde 2007 uiteindelijk 28 visitaties uitgevoerd (31 gepland). Bij drie deelnemers bleek het door omstandigheden niet mogelijk om een visitatie uit te voeren. Deze organisaties zijn niet beoordeeld in 2007 en ingepland voor deelname aan de visitaties in 2008. Samenstelling visitatieteams De visitatieteams bestonden in het algemeen uit drie personen: • twee medewerkers van de verschillende participerende organisaties • één medewerker van SIKB of van Bodem+. Bij het indelen van de teams is gebruik gemaakt van een zelf opgegeven profiel van elke deelnemer. Hierdoor was het mogelijk om rekening te houden met de kennis en ervaring bij de samenstelling van de teams. Drie medewerkers van SIKB of Bodem+ hebben de rol van teamleider vervuld. Het POKB heeft aangegeven bij een eerste visitatie belang te hechten aan een ervaren teamleider die de beoordeling van de stand van implementatie uitvoert en daarnaast door meerdere visitaties uit te voeren een vergelijkend beeld kan opbouwen. Deze uitvoeringsvorm is als passend ervaren. Onderwerpen Bij deze eerste visitatieronde is het onderwerp ‘het kwaliteitsysteem’ meegenomen als ‘vast’ onderwerp. Dit geeft de mogelijkheid om te verkennen hoe ver de visitee (bezochte deelnemer) is met het opzetten en implementeren van het kwaliteitsysteem en voor welke systematiek is gekozen. Naast het kwaliteitsysteem kiezen alle betrokkenen (de twee bezoekers en de gastorganisatie) een onderwerp. Meestal kwamen alle onderwerpen aan de orde. In een enkel geval viel er een onderwerp af. Een overzicht van de 30 onderwerpen die naast het vaste onderwerp aan bod zijn geweest is gegeven in bijlage 3. Afronding Van iedere visitatie zijn per onderwerp verslagen gemaakt en is een afsluitende brief opgesteld. De afronding had vaak een langere (dan wenselijke) doorlooptijd. Nu de methode is uitgekristalliseerd, kan de doorlooptijd in 2008 korter worden dan in 2007.

2.4

Begeleiding en coördinatie

Begeleiding en opleiding deelnemers De visitatieronde 2007 is de eerste van een reeks. Voor de provincies was een visitatie geen echt nieuw fenomeen, omdat meerdere provincies ISO 9000 gecertificeerd zijn en daardoor bekend zijn met audits. Voor de meeste gemeenten was het echter wel nieuw. Daarom is veel aandacht besteed aan begeleiding en opleiding van die deelnemers. SIKB heeft trainingen voor de deelnemers georganiseerd. Twee trainingen zijn samen met een deelnemende organisatie opgezet in 2006. In september/oktober 2007 zijn twee trainingen uitgevoerd voor deelnemers aan de visitaties. Deze trainingen zijn bijzonder goed beoordeeld door de 22 deelnemers. Door de collectieve opzet zijn de kosten beperkt. In 2008 zal wederom een training plaatsvinden.


7

POKB-bijeenkomsten De ontwikkeling van de visitatiemethode, het maken van generieke afspraken en de uitwisseling van kennis en ervaringen verloopt via de POKB-bijeenkomsten. Ook is tijdens de POKB-bijeenkomsten vaak stilgestaan bij het proces, de voortgang en de eerste bevindingen over de visitaties. In 2007 zijn de volgende POKB-bijeenkomsten gehouden: • twee gezamenlijke bijeenkomsten POKB op 22 maart en 27 september (27 en 29 deelnemers) • twee bijeenkomsten van platformgroep 8001 op 14 juni en 15 november (7 en 8 deelnemers) • twee bijeenkomsten van platformgroep 8002 op 7 juni en 8 november (26 en 20 deelnemers). De bijeenkomsten zijn goed bezocht, meestal door 80-90% van de deelnemers. De onderwerpen zijn afgestemd op de omvang van de groep. De gesplitste bijeenkomsten (voor 8001-deelnemers respectievelijk 8002-deelnemers) zijn kleiner van omvang. In de loop van deze verslagperiode is de 8002-groep echter duidelijk groter geworden, doordat meer gemeenten zich hebben aangesloten. Hierdoor is het interactieve karakter onder druk komen te staan. Voor 2008 wordt voorgesteld om te splitsen en met twee 8002-groepen te gaan werken, zodat er in de kleinere groep meer gelegenheid is voor actieve discussie en kennisuitwisseling.

2.5

Beoordeling visitatiemethode door de deelnemers

Om een indruk te krijgen van de reacties van de deelnemers is een korte enquête uitgevoerd in maart 2008 gericht op de visitatieronde 2007. De bevindingen van 21 deelnemers zijn navolgend weergegeven. Naast de scores zijn er ook diverse toelichtende reacties binnen gekomen. 1. Zijn de visitaties behulpzaam bij de implementatie van het kwaliteitsysteem? Ja 62% Enigszins 33% Nee 5% 2. Bevorderen de visitaties de kwaliteit van dienstverlening? Ja 33% Enigszins 57% Nee 10% 3. Leeft het verbeteren van kwaliteit met behulp van een kwaliteitsysteem en visitaties op de werkvloer? Ja 43% Enigszins 47% Nee 10% 4. Is er steun vanuit het management voor het werken aan kwaliteit met behulp van een kwaliteitsysteem? Ja 76% Enigszins 24% Nee 0% 5. Is het voor u geldende Normblad een goede richtlijn voor een kwaliteitsysteem Bodembeheer? Ja 57% Enigszins 38% Nee 5% 6. Zijn de beschikbare hulpmiddelen voor de visitaties behulpzaam en bruikbaar? Ja 86% Enigszins 14% Nee 0% 7. Wat vindt u van uw tijdbesteding aan de visitaties? Hoog 14% Redelijk 86% Laag 0% 8. Werkt POKB voldoende aan training, kennisuitwisseling en opleiding? Ja 78% Mag meer 22% Nee 0% 9. Voldeed de training in september/oktober 2007 (als u heeft meegedaan) aan uw verwachtingen? Ja 100% Enigszins 0% Nee 0% (7 reacties) De resultaten zijn besproken in de POKB-bijeenkomst van 20 maart 2008 en daarbij zijn nog enkele toelichtingen gegeven. Zo blijkt dat de visitaties in het bijzonder behulpzaam zijn voor de organisaties die met kwaliteitsmanagement starten. Zij geven aan dat het voor hen een prikkel biedt om door te gaan en ook anderen erbij te betrekken (vraag 1, 3, 4). De organisaties die al een


8

functionerend kwaliteitssysteem hebben zijn gematigder positief. Zij zijn gewoon met in- en externe audits te werken en constateren dat er sprake kan zijn van ‘auditmoeheid’ in de organisatie. Dit is een aandachtspunt voor deze organisaties in 2008 om de visitaties hier nog meer op maat in te richten. De reacties bij vraag 2 geven aan dat de visitaties wel een bijdrage leveren aan het opzetten van het systeem en daarmee indirect aan de kwaliteit van de dienstverlening. Er is nog geen sprake van benchmarking gericht op dienstverlening. In 2008 zal daar in POKB-kader meer aandacht voor komen om mogelijk in 2009 met dit aspect te starten. Het management ondersteunt in het algemeen het werken aan kwaliteit. Het werken volgens vastgestelde regels wordt niet altijd even uitbundig omarmd. Het Normblad biedt voldoende mogelijkheden om een eigen systeem in te voeren en op maat te maken, soms in afstemming met ISO 9001, ISO 14001 of een INK-benadering. Wat betreft de operationele opzet (vragen 5-9) zijn de deelnemers gemiddeld positief. Het Normblad kent een sectorale invalshoek. Dat is prima om de functie bodembeheer te waarborgen. Wel zijn verschillende organisaties inmiddels niet meer sectoraal ingericht. Het Normblad is dan een van de hulpmiddelen maar vaak niet het uitgangspunt voor de opzet van een systeem (vraag 5). Wat betreft de hulpmiddelen is er een waarschuwing te horen dat ze zijn afgeleid van audithulpmiddelen. De bedoeling van de visitaties is om een wisselwerking (tweerichtingen verkeer) te laten ontstaan. Het afwerken van een vragenlijst kan in dat geval belemmerend werken (vraag 6). Ook signaleren enkele deelnemers dat de POKB-bijeenkomsten voor een (te) grote groep zijn. Dit wordt in 2008 opgepakt door de gemeentelijke groep te splitsen en slechts één centraal overleg met alle deelnemers te laten plaatsvinden. De tijdsbesteding blijkt goed te zijn ingeschat en wordt door de deelnemers overwegend als redelijk ervaren (vraag 7). De ondersteuning bij het werken met kwaliteitszorg door visitaties, hulpmiddelen en training wordt goed beoordeeld (vraag 8 en 9). Trainingen worden zeer op prijs gesteld. Ook in 2008 zijn er weer trainingen gepland. SIKB en Bodem+ selecteren de trainer en stellen ruimte ter beschikking. De overige kosten worden verdeeld over de deelnemers. Tot slot nog enkele reacties: ‘Als medewerker zonder enige kwaliteitservaring heeft het tijd gekost om inzichtelijk te hebben wat er verwacht wordt in het kader van het Normblad. Er is veel aandacht voor de uitgevoerde visitaties, maar een goed besef van nut en noodzaak van het kwaliteitsdenken is ook erg van belang. Vooral ook voor het overbrengen van zaken naar collega’s.’ ‘Je merkt goed dat personen die aan de visitatie hebben deelgenomen meer kritisch naar het eigen werk en de eigen procedures gaan kijken. Het is dus duidelijk een stimulans. Ook het wisselen van ervaringen en werkwijzen is als heel nuttig en zinvol ervaren.’ ‘Het uitvoeren van visitaties is heel stimulerend en motiverend. Je kijkt hoe een ander alles georganiseerd heeft en hoe dat werkt. Je vertelt hoe het bij je eigen organisatie gaat. Je haalt en brengt dus goede ideeën.’


9

3

Resultaten

3.1 Kwaliteitsaspecten De visitaties zijn gericht op het uitwisselen van ervaring tussen organisaties die werken aan de implementatie van een kwaliteitssysteem. Daarnaast kunnen de deelnemers een subsidie ontvangen als ze aan de eisen voldoen (bijlage 1). Vanuit deze invalshoeken is tijdens de visitatie beoordeeld hoe ver organisaties zijn met de implementatie van hun kwaliteitssysteem. De beoordeling is uitgedrukt in een score. Dit geeft een beeld van de stand van zaken wat betreft de implementaties. Het is geen beoordeling van de opbrengst van de visitaties. 3.1.1. Vast onderwerp: implementatie kwaliteitssysteem op basis van het Normblad

Historisch perspectief De implementatie van een kwaliteitssysteem is vaak een geleidelijk proces. Diverse organisaties zijn al rond 2000 - parallel met de ontwikkeling van de Normbladen - gestart met werkprocesbeschrijvingen. Na het gereed komen van de Normbladen hebben in de loop der jaren zich steeds meer overheidorganisaties bij het SIKB platform POKB aangesloten. Tot 2006 hanteerde SIKB een monitor die enkele objectieve criteria (o.a. ISO 9001-gecertificeerd) bevatte en een zelfevaluatiedeel (o.a. een toetsmatrix aan de eisen van het Normblad). Figuur 1 geeft een overzicht van de stand van de implementaties van het Normblad in een kwaliteitssysteem vanaf 2003. 25

20

15 gemeente provincie 10

5

0 2003

2005

2007

Figuur 1: Organisaties met een geïmplementeerd kwaliteitsysteem op basis van het Normblad

Resultaten 2007 In 2007 is tijdens de visitaties beoordeeld of sprake is van: • een beschreven kwaliteitsmanagementsysteem. Bevat het kwaliteitssysteem alle relevante taken en voldoet de opzet aan het betreffende Normblad? Wordt het systeem beheerd en actueel gehouden? • een volledig geïmplementeerd en geauditeerd kwaliteitssysteem. Kennen management en medewerkers de afspraken en werken zij volgens de afspraken? Vinden er periodieke audits plaats en wordt opvolging gegeven aan verbetermaatregelen? Door de uitvoering van de visitaties onder leiding van een teamleider (drie in totaal) is een actueel en onderling vergelijkbaar beeld van de mate van documentatie en implementatie ontstaan. Voor het beoordelen van de stand van zaken is de volgende indeling (tabel 2) gebruikt.


10

Tabel2: gebruikte classificatie in de beoordeling bij de visitatieronde 2007, onderwerp kwaliteitsysteem

Oordeel

Toelichting

Goed Voldoende Onvoldoende Niet beoordeeld

Documentatie en implementatie volledig, systeem in beheer Documentatie volledig, implementatie in ontwikkeling, systeem in beheer Documentatie en / of implementatie onvoldoende gevorderd; systeem niet in beheer door omstandigheden niet opgenomen in visitatieronde 2007

De resultaten over de beoordeelde kwaliteitssystemen zijn weergegeven in Figuur 2. 18 16 14 12 10

gemeente provincie

8 6 4 2 0 goed

voldoende

onvoldoende

niet beoordeeld

Figuur 2: Resultaten van de beoordeling van het kwaliteitssystemen van de 31 visitaties van de visitatieronde 2007.

Goed De resultaten laten zien dat 16 deelnemende organisaties een kwaliteitsysteem in beheer hebben en de implementatie hebben afgerond. Deze organisaties richten zich voor 2008 op de verdere optimalisatie, de implementatie van de eerste aanvulling van het Normblad (Toezicht en handhaving) en voor sommigen betekent dit het eerste jaar van het doorlopen van Plan-Do-CheckAct cyclus. De kwalitatieve bewoordingen (criteria) die karakteristiek zijn voor een beoordeling goed zijn: • Kwaliteitsysteem is goed uitgewerkt, veelal met gebruik maken van ISO-9001 certificering, verbetercyclus is waarneembaar, duidelijke prestatiemonitoring aanwezig • (Nagenoeg) alle elementen van Normblad 8001/8002 zijn opgenomen in het systeem • Bekendheid met en draagvlak voor het systeem bij management en medewerkers • Adequate inzet van een kwaliteitscoördinator voor het beheer van het systeem. Voldoende De 8 organisaties met een beoordeling ‘voldoende’ zijn vaak nog aan de slag met de opzet van het systeem en hebben nog niet alle werkprocessen beschreven. Er is wel voldoende basis voor een werkend systeem en er is zicht op het in 2008 completeren van de beschrijvingen en volledig in beheer nemen van het systeem. De organisaties is aangeraden een concreet plan voor 2008 op te stellen om aan deze eisen te gaan voldoen. Tijdens de visitatieronde van 2008 zullen de resultaten worden bezien. Onvoldoende Er zijn 4 deelnemers die onvoldoende voortgang hebben geboekt in 2007. Dit betekent dat ze het kwaliteitssysteem niet volledig hebben dan wel onvoldoende hebben geïmplementeerd, echter wel aantoonbaar inspanningen hebben verricht om zo snel mogelijk in 2008 het gewenste niveau te


11

hebben bereikt. Overigens zegt de score niets over de kwaliteit van werken of van de geleverde producten. Het zegt wel iets over de kwetsbaarheid van de organisatie, bijvoorbeeld bij personeelsverloop of reorganisaties. Niet beoordeelde implementatie Bij drie deelnemers heeft geen visitatie en daarom geen beoordeling van de implementatie van het kwaliteitssysteem plaatsgevonden. Startende organisaties Voor 12 gemeenten betekende de deelname aan Kwaliteitsimpuls dat ze op dat moment (juli 2006) starten met de opzet van een kwaliteitssysteem. Figuur 1 laat zien dat twee gemeenten in 2005 al een volledig geïmplementeerd systeem (vergelijkbaar met score goed) hadden. Daarnaast waren vijf gemeenten in 2005 gestart met implementeren. In figuur 3 zijn de resultaten weergegeven voor de nieuw gestarte gemeenten. Dit geeft aan dat het met een goede planning en personele bezetting zeker mogelijk is om in een jaar tijd te implementeren. 5

4

3

2

1

0 goed

voldoende

onvoldoende

Figuur 3: Resultaten van de beoordeling van het kwaliteitssysteem van 12 gemeenten die in 2006 zijn gestart met het opzetten van hun kwaliteitssysteem.

3.1.2 Keuze-onderwerpen

De keuze-onderwerpen (bijlage 3) sluiten aan bij wat het best bij de visitor of visitee past. De keus was soms beperkt in het geval dat nog niet alle werkprocessen waren beschreven. Vaak was het onderwerp beschikken (incl. BUS) aan de orde. Dit is een primair proces dat een belangrijk product voortbrengt en meestal als eerste is beschreven en waarmee medewerkers ervaring hebben. Daarnaast is de keuze ook vooral bepaald op grond van de interesse om iets te leren van een organisatie die je bezoekt (hoe hebben ze dat aangepakt) of omdat je graag een oordeel wilt van een collega (hoe doen ze dat nu bij andere organisaties). De wisselwerking door de keuze van onderwerpen is goed verlopen. Wel dient gezegd dat er vanuit twee invalshoeken medewerkers participeren in de visitaties, namelijk vanuit een kwaliteitsachtergrond en vanuit een bodem(milieu)inhoudelijke achtergrond. Hieraan is bij de planning aandacht besteed door zoveel mogelijk rekening te houden met het profiel van de deelnemers. Toch is dit een aspect dat kan leiden tot andere verwachtingen over de kennisuitwisseling tijdens de visitaties en blijft een aandachtspunt voor het komende jaar.


12

3.1.3 Uitwisseling ervaringen en goede voorbeelden

Tijdens de visitaties zijn uiteindelijk wel 30 verschillende onderwerpen aan bod gekomen (bijlage 3). Een visitatie heeft dan ook een bredere doelstelling dan auditting. Het bij elkaar in de keuken kijken is voor veel organisaties zinvol gebleken. Vooral voor de organisaties die in de opbouwfase van een kwaliteitssysteem zijn bleek het zeer nuttig om eens bij een ander op bezoek te gaan. Zo is er een netwerk van deelnemers ontstaan die elkaar ook buiten de visitaties raadplegen.

Figuur 3: Visiteren vraagt veel van de deelnemers om tot succes te komen.

In de startfase van de visitaties is er regelmatig in POKB bijeenkomsten besproken wat het karakter van een visitatie zou moeten zijn. Figuur 3 geeft de illustraties die Sietske Tjepkema in maart 2007 gebruikte voor de terugkoppeling van de ‘eerste’ visitatie. Het blijkt nodig om de verwachtingen van alle betrokkenen op een juiste manier te managen. Soms lag het verwachtingspatroon te hoog en verwachte de visitee dat een expert op bezoek zou komen met betrekking tot het onderwerp. Dat is niet mogelijk. De visitor leeft zich zo goed mogelijk in en bereidt zich terdege voor. In de meeste visitaties ontstond tijdens het bezoek een zinvolle uitwisseling van kennis en aanpak. Een vast onderdeel van iedere visitatie is het onderzoek naar ‘goede voorbeelden’ (mogelijk op termijn best practices). Als de visitor een aanpak, instrument of hulpmiddel tegenkomt dat meerwaarde kan opleveren voor andere deelnemers is dit gesignaleerd. Op deze manier zijn inmiddels bijna 50 goede voorbeelden verzameld (bijlage 5). Het gaat om zaken als: • Integratie met INK-model • Bijhouden van de Top 5 wijzigingen in de procedurebeschrijving • E-dossier opzet • Digitale registratie van de collegiale toets • Gecombineerde audits voor ‘Investors in People (een norm voor personeelsmanagement)’ met audits ‘ISO’ en ‘Normblad’. De goede voorbeelden worden in de loop van 2008 verder uitgewerkt, zodat ze voor iedereen toegankelijk en inzichtelijk zijn.

3.2 Eisen van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Eisen In paragraaf 3.1 is bezien of de deelnemer voldoet aan de kwaliteitseisen. In deze paragraaf is aan de orde of de deelnemer voldoet aan de eisen van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls. De subsidieregeling Kwaliteitsimpuls stelt aan provincies en gemeenten die bevoegd gezag zijn een aanvullende apparaatskostenvergoeding Wbb beschikbaar voor de deelnemers, mits zij: • een kwaliteitssysteem implementeren gebaseerd op Normblad 8001 of 8002 (inclusief de aanvullingen voor toezicht en handhaving, evenals competenties); • deelnemen aan de onderlinge visitaties; • deelnemen aan het landelijk overleg in de vorm van het POKB.


13

Het implementeren van het kwaliteitssysteem is bovendien gebonden aan een realisatiedatum. Tabel 3: tijdsaspecten van de prestatie-eis Implementeren kwaliteitssysteem

Onderwerp

Realisatiedatum

Beschreven kwaliteitsmanagementsysteem Volledig geïmplementeerde en intern geauditeerd systeem

binnen 0,5 jaar na deelname binnen 1,5 jaar na deelname

Resultaten Voldoen aan de eisen Voor de organisaties die volgens paragraaf 3.1 de score ‘goed’ of ‘voldoende’ hebben, een kwaliteitscoördinator hebben aangesteld en in voldoende mate deelnemen in het landelijke overleg (POKB) geldt dat zij voor de periode 1 juli 2006 tot en met 31 december 2007 voldoen aan de eisen van de subsidieregeling. Dat is bij 24 organisaties het geval. Waarschuwing De organisaties die volgens paragraaf 3.1 de score ‘onvoldoende’ hebben, hebben onvoldoende voortgang geboekt. Het betekent tevens dat niet volledig aan de afspraken (prestatie-eisen) van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls is voldaan. In het kader van de regeling Kwaliteitsimpuls zijn zij daarom gewaarschuwd dat, indien ze in 2008 opnieuw niet aan de eisen voldoen, zij in beginsel hun apparaatskostenvergoeding verliezen. Dat is bij vier organisaties het geval. Verlaagde vergoeding Er zijn twee deelnemers die wel een aanvullende apparaatskostenvergoeding hebben aangevraagd, maar niet hebben deelgenomen aan de onderlinge visitaties en het POKB-overleg en bovendien geen kwaliteitscoördinator hebben aangesteld. Omdat deze organisaties niet voldoen aan de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls zal over de periode 1 juli 2006 – 31 december 2007 (een deel van) de aanvullende apparaatskostenvergoeding niet worden uitgekeerd.


14

4 Conclusies 2007 en vooruitblik 2008 4.1

Conclusies 2007

Voortvarende start in 2007 Het eerste visitatiejaar is qua deelname en inzet boven verwachting verlopen. Dat heeft een grote inspanning gevraagd van alle betrokkenen. Het was vaak ‘best spannend’ om een visitatieteam op bezoek te krijgen. Je laat anderen toch in de keuken kijken en betrekt als kwaliteitscoördinator / visiteeleider daar vaak het merendeel van je collega’s bij. Het eind-van-de-dag-gevoel bij de visitaties was uitstekend, zelfs als het kwam tot de conclusie dat er in 2008 nog heel wat zou moeten gebeuren om aan de afspraken te kunnen voldoen. Organisaties die met de hakken over de sloot gingen kregen een duidelijke terugkoppeling. Daarbij staan ze er niet alleen voor en kunnen gebruik maken van de ervaringen van de andere deelnemers. Resultaten kwaliteitsaspecten Uiteindelijk zijn 90% van de geplande visitaties uitgevoerd en is daarbij in 90% van de gevallen een ‘voldoende’ of ‘goed’ score behaald ten opzichte van de afspraken. Er is duidelijk voortgang geboekt ten opzichte van eerdere jaren (figuur 1). De Normbladen zijn in 2002/2003 vastgesteld na een ontwikkelperiode van circa twee jaar met als doel de kwaliteit van de uitvoering van taken door de overheid op het gebied van bodembeheer te waarborgen. Op dat moment waren al vijf organisaties actief en gecertificeerd (ISO). De provincies hebben in 2003 het Normblad als uitgangspunt genomen en in 2005 waren de meeste provincies klaar met de implementatie. De kwaliteitsimpuls heeft bij de resterende organisaties en bij 12 ‘nieuwe’ gemeenten een duidelijke versnelling teweeg gebracht, zodat nu 24 van de 41 (60%) bevoegd gezag organisaties beschikken over een functionerend kwaliteitsysteem. Daarmee worden de in het Normblad beschreven taken geborgd en is de basis gelegd voor verdere kwaliteitsverbetering. De deelnemers die al meerdere jaren actief zijn met de ontwikkeling van hun kwaliteitsysteem kunnen vaak aantonen dat ze hun prestaties geborgd en soms significant verbeterd hebben. Zij leveren in het kader van de visitaties een belangrijke bijdrage aan het meenemen van de overige deelnemers en het aanleveren van goede voorbeelden. Een belangrijke observatie is dat de startende organisaties die zelf hebben geïnvesteerd in het opzetten van systeem daar inmiddels de vruchten van plukken. Twee derde (figuur 3) is in staat geweest in circa een jaar, soms met enige externe begeleiding, de implementatie af te ronden. Organisaties die veel capaciteit hebben ingehuurd zijn vaak minder goed in staat geweest de vereiste voortgang te boeken. Een strakke planning en het kunnen inzetten en verder opleiden van vakkundig personeel is van groot belang. De visitaties en ook de trainingen hebben daarbij zeker geholpen. Resultaten subsidieregeling Van de deelnemende organisaties voldoen in 2007 29 organisaties aan de voorwaarden voor de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls, zij het vier met een waarschuwing. Voor twee organisaties die per 1 juli 2006 zijn gestart geldt dat zij in de periode 1 juli 2006 – 31 december 2007 niet voldoen aan de voorwaarden van de subsidieregeling.

4.2 Vooruitblik voor 2008 Voorbereiding en deelname De planning voor de visitaties van 2008 is gereed. Er zijn 37 organisaties ingepland voor de visitatieronde. Hierbij zijn de drie visitaties die in 2007 niet zijn uitgevoerd én zes nieuwe


15

deelnemers. Dat betekent dat 90% van de bevoegd gezag organisaties deelneemt. Van de resterende bevoegd gezag organisaties is een organisatie per 1-1-2008 gestart en zal naar verwachting nog een in de loop van 2008 starten. Dat betekent deelname van 39 organisaties aan de visitatieronde 2009. Meer zelfwerkzaamheid Een belangrijke wijziging in 2008 is dat meer zelfwerkzaamheid van de deelnemers wordt gevraagd. Inmiddels hebben 12 van de meest ervaren deelnemers zich aangemeld als teamleider. Waar mogelijk zijn zij ingepland voor een visitatie bij een deelnemer waar bij voorkeur geen discussie meer bestaat over de implementatie. Zo kunnen circa 18-20 visitaties uitgevoerd worden met alleen een indirecte begeleiding door SIKB/Bodem+. Op deze wijze kan verdere kennis en taakoverdracht plaatsvinden. In het geval van een eerste visitaties of bij bijzondere omstandigheden zullen medewerkers van SIKB/Bodem+ ook in 2008 als teamleider bij een visitatie optreden. Vast onderwerp 2008: Toezicht en handhaving Het vaste onderwerp voor 2008 is Toezicht en handhaving. Door dit thema te kiezen ontstaat een breder beeld van de implementatie. Leidraad is de inmiddels gereedgekomen ‘Handreiking Adequate Bestuurlijke Handhaving Wbb’. Het onderwerp is voorbereid tijdens de POKB-bijeenkomsten van november 2007. Een aspect van aandacht tijdens de visitaties is, dat door de eisen aan functiescheiding de onderwerpen ‘vergunningverlening’ en ‘toezicht / handhaving’ vaak in verschillende units van de organisatie zijn ondergebracht. Dit laat onverlet dat de organisatie een totaalbeeld moet kunnen bieden, want het Normblad bevat eisen aan het gehele taakgebied. Vraagpunt is dan onder meer op welke wijze de communicatie tussen beide units is geregeld. Kwaliteitsontwikkeling De performance van de deelnemers aan de Kwaliteitsimpuls is in het eerste visitatiejaar 2007 vooral getoetst aan de items: • Beschreven kwaliteitmanagementsysteem • Volledig geïmplementeerd en intern geauditeerd systeem. De performance zal de komende jaren tevens worden afgemeten aan de lange termijn doelstelling: • Verbetering niveau van kwaliteitsmanagement en -borging. De prestatiemonitoring hiervoor is nog niet SMART uitgewerkt. De intentie is om gebruik te maken van de elementen van het INK-model (zie Bijlage 4). Het INK-model is tevens een hulpmiddel om de volwassenheid van een organisatie te bepalen en verbeterpunten te identificeren. Met enige voorzichtigheid kun je stellen dat bij een beoordeling goed voor 2007 de organisaties het (aandachtsgebied) procesmanagement op orde heeft. De ontwikkeling in INK-termen bevindt zich dan waarschijnlijk in ontwikkelingsfase 1 tot 2, activiteit tot proces georiënteerd. Er kan ook sprake zijn van een verdere ontwikkeling afhankelijk van de voortgang op de overige aandachtsgebieden van INK. Enkele deelnemers hebben al een INK-plan om de verdere ontwikkeling te sturen. Het is de bedoeling dat de visitaties stimuleren dat steeds meer geïntegreerd kwaliteitsmanagement plaatsvindt. Dat hoeft niet te betekenen dat alles sneller en beter gaat. Als de gestelde norm vanuit de wet en de klant gezien gehaald wordt dan kan de aandacht zich richten op andere aspecten. In POKB-verband zullen vanaf 2008 de te hanteren prestatie-indicatoren worden ontwikkeld zodat in 2009 toepassing kan plaatsvinden. Competenties De aanvulling van het Normblad met betrekking tot competenties is nog niet gereed en zal dus in 2008 nog niet in de visitaties kunnen worden meegenomen.


16

Bijlage 1: Subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Wbb VROM heeft voor de periode 1 juli 2006 – 31 december 2013 een aanvullende apparaatskostenvergoeding beschikbaar gesteld voor het bevoegd gezag Wbb (provincies en gemeenten). De aanvulling is op aanvraag beschikbaar. De regeling wordt namens VROM uitgevoerd door Bodem+. In deze bijlage de kernpunten, het doel en de eisen van de regeling. Kernpunten project en daaruit voortvloeiende subsidieregeling a. Onderzoek en sanering van bodemverontreiniging vergen grote investeringen van de overheid en van het bedrijfsleven en het is belangrijk dat de financiële middelen op effectieve en efficiënte wijze worden ingezet. Ten aanzien van de effectiviteit en efficiency van die inzet zijn door de VROM Inspectie en de Algemene Rekenkamer echter kritische kanttekeningen geplaatst, omdat gebleken is dat de uitvoering van onderzoek en sanering alsmede het overheidstoezicht daarop kwalitatief verbetering behoeft. b. De staatssecretaris heeft meermalen aangegeven te streven naar verbetering van de taakuitvoering in het bodembeheer. In dat kader zijn of worden met diverse publieke en private partijen al maatregelen genomen (zie o.a. Kwalibo, oprichting Bodem+, etc). c. Ook bij de overheid zijn verbeteringen nodig. Zie bijvoorbeeld de resultaten van het onderzoek van de VROM-Inspectie ‘Bodem in Zicht II’. Dat onderstreept nogmaals de noodzaak om structureel en systematisch aandacht te besteden aan de kwaliteit van beschikkingen en toezicht. Daarnaast kan ook verwezen worden naar de cruciale rol van de overheid als opdrachtgever van bodemsaneringen en als regisseur van ruimtelijke ontwikkelingen. In dat kader is bijvoorbeeld te denken aan opzet en uitvoering van gebiedsgericht beleid al dan niet in het kader van uitvoering van de nota Ruimte. d. Een structurele en systematische benadering van de (verbetering van de) kwaliteit van werkzaamheden (inclusief een meer efficiënte wijze van werken) vergt tijd en inspanningen. Een aanvullende apparaatskostenvergoeding voor het invoeren en onderhouden van een kwaliteitssysteem voor de uitvoering van bodemtaken is daarom noodzakelijk. e. Voor het hele project is een extra inzet van 20 fte op jaarbasis voor de komende 3,5 jaar nodig. Daarvan gaan er volgens de voorgestelde verdeelsleutel 18 naar provincies en gemeenten. Twee zijn nodig op landelijk niveau voor ondersteuning en evaluatie van de kwaliteitsimpuls. f. Provincies en gemeenten kunnen kiezen of ze wel of niet meedoen aan de regeling. Doel van de susidieregeling Het doel is het bevoegd gezag bodembeheer (provincies en gemeenten) op een hoger niveau van kwaliteitsmanagement en -borging brengen en houden, door een actieve samenwerking op het gebied van kwaliteitsverbetering. Door mee te doen kan een provincie of gemeente die bevoegd gezag Wbb is gedurende een langere periode (pilotfase tot en met 2009, tweede fase tot en met 2014) in aanmerking komen voor een vergoeding ter hoogte van 0,4 of 0,6 fte. De aanvullende apparaatskostenvergoeding voor de deelnemende provincies en gemeenten is inmiddels via beschikkingen toegekend. Eisen van de subsidieregeling De provincie of gemeente dient dan wel aan de eisen van de regeling voldoen, namelijk: 1. een kwaliteitssysteem implementeren; 2. deelnemen aan visitaties; 3. deelnemen in het Platform Overheid en Kwaliteit Bodembeheer (POKB). 1. Kwaliteitssysteem implementeren: • Gedurende het project is bij het bevoegd gezag Wbb een kwaliteitsmedewerker werkzaam, die de inbedding en professionaliteit van de kwaliteitszorg bij de uitvoering van het bodembeleid bevordert.


17

•

Een kwaliteitsmanagementsysteem is beschreven en de organisatie is daarop ingericht. Het kwaliteitsmanagementsysteem, gebaseerd op Normblad 8001 of 8002, is uiterlijk eind 2007 (één jaar na deelname) volledig geïmplementeerd en geauditeerd. Het kwaliteitssysteem wordt onderhouden.

2. Deelnemen aan visitaties: • Kwaliteitsmedewerkers van de betreffende organisatie nemen deel aan onderlinge visitaties en aan het platform Overheid en Kwaliteit Bodembeheer. Stimulerend visiteren ondersteunt de effectieve uitwisseling van kennis en ervaring op het gebied van organisatie van de dienstverlening. Het meten van de mate van klantgerichtheid en klanttevredenheid maakt hiervan onderdeel uit. Dit betekent dat de kwaliteitsmedewerkers jaarlijkse visitaties voorbereiden, participeren in visitaties voor de eigen organisatie en jaarlijks tenminste twee visitaties verrichten bij andere bevoegde overheden Wbb. Nadrukkelijk is het de bedoeling om te beoordelen op de dienstverlening naar andere beleidsvelden. Belangrijke vragen hierbij zijn: hoe heeft de organisatie dat geregeld, wat vinden de (interne) klanten daarvan en levert dit resultaat op? De klant/product-relaties in beeld brengen en het ontwikkelen van nieuwe instrumenten behoren bij het project en bij de scope van de visitaties. • Het visitatieteam bestaat in afwisselende samenstelling uit medewerkers van participerende gemeenten en provincies. De betrokkenheid van SIKB en Bodem+ waarborgt de uniformiteit. De evaluatie van de pilotfase van het project Kwaliteitsimpuls vindt plaats uiterlijk 2008 en wordt meegenomen bij de opzet en verdeling van bodemsaneringsmiddelen voor de volgende programmaperiode. 3. Deelnemen in POKB: • De organisaties nemen deel aan het POKB, bereiden thema’s voor en werken gezamenlijk bruikbare instrumenten uit. Deze activiteiten kunnen bijvoorbeeld in aparte werkgroepen plaatsvinden. Door het actief uitwisselen van ervaringen tijdens bijeenkomsten van het platform en het ter beschikking stellen van goede voorbeelden aan anderen ontstaat kennisuitwisseling die de kwaliteit van het werk bevordert. Hetzelfde geldt voor het periodiek terugkoppelen in het platform van de voortgang en de resultaten van visitaties.

Lijst van deelnemers per maart 2008 met hun contactpersoon en startdatum Kwaliteitsimpuls Organisatie

Naam

Gemeente Alkmaar

Mosch, Dhr. B. (Ben)

Gemeente Alkmaar

Nijs, Dhr. S. de (Stan)

Gemeente Almelo

Klutman, Dhr. M. (Mark)

jul-06

Gemeente Amersfoort

Jacobs, Mevr. S. (Suzan)

jan-07

Gemeente Amsterdam

Nobel, Mevr. K (Karin)

jul-06

Gemeente Amsterdam

Weber, Dhr. J. (Jur)

jul-06

Gemeente Arnhem

Burght, Dhr. M. van der (Marc)

jul-06

Gemeente Breda

Smolders, Dhr. R. (René)

Gemeente Den Bosch

Bekers, Mevr. J. (Jacky)

jul-06

Gemeente Den Haag

Schreur, Mevr. A.S. (Alisas)

jul-06

Gemeente Den Haag

Hopman, Dhr. L. (Leo)

Agendalid

Gemeente Deventer

Meekes, Mevr. J. (Judith)

Agendalid

Gemeente Eindhoven/SRE

Koopmans, Dhr. M. (Marcel)


Status

Start jul-06

Agendalid

jul-06

Agendalid

jul-06 jul-06

18

Gemeente Eindhoven Gemeente Emmen Gemeente Emmen Gemeente Enschede Gemeente Enschede

Verboom, Dhr. A. (Alfredo) Verdam, Mevr. S. (Stella) Bijsterbosch, Dhr. W (Wim) Deurwaarder, Dhr. F. (Freddy) Mol, Dhr. J. (Jos)

Agendalid

Gemeente Groningen

Wolde, Dhr. G. de. (Gerd)

Gemeente Haarlem

Andela, Dhr. S. (Sjoerd)

Gemeente Heerlen

Lennaerts, Mevr. T. ( Twink)

jul-06

Gemeente Hengelo

Hassing, Mevr. M (Mirjam)

jul-06

Gemeente Leeuwarden

Bert, Dhr. R. de (Rudo)

jul-06

Gemeente Maastricht

Lamers, Dhr. R. (Rob)

Gemeente Nijmegen

Ploumen, Mevr. S. (Simone)

jul-06

Gemeente Tilburg

Jansen, Dhr. P. (Pieter)

jul-06

Gemeente Schiedam

Korving, Dhr. E. (Edwin)

jul-06

Gemeente Schiedam

Vliet, Dhr. A.G. van (Arjen)

jul-06

Gemeente Utrecht

Klok, Mevr. H. (Hinka)

jul-06

Gemeente Utrecht Gemeente Venlo Gemeente Venlo Gemeente Zaanstad Gemeente Zwolle DCMR Md Rijnmond/Rotterdam DCMR Md Rijnmond/Rotterdam Md West-Holland/Leiden Md Zuid-Holland Zuid/Dordrecht Md Zuid-Holland Zuid/Dordrecht Md West-Brabant-RMD Provincie Drenthe Provincie Drenthe Provincie Flevoland Provincie Fryslân Provincie Gelderland Provincie Groningen Provincie Limburg Provincie Noord-Brabant Provincie Noord-Holland Provincie Noord-Holland Provincie Overijssel Provincie Overijssel Provincie Utrecht Provincie Zeeland Provincie Zeeland Provincie Zuid-Holland

Langenhoff, Mevr. M. (Marianne) Faessen, Dhr, E. (Eric) Heijstee, Dhr. R. (Rick) Straatemans, Mevr. A. (Annemiek) Wiegman, Mevr. A. (Annemiek) Wichers, Dhr. R. (Ric) Muilwijk, Dhr. C.J. (Kees) Münninghoff, Mevr. M.B.L. (Miep) Snijders, Mevr. P. (Patricia) Hakkeling, Dhr. R. (Ruud) Beets, Dhr. A. (Alex) Bakker, Dhr. J. (Jan) Klein, Mevr. N. de (Nora) Pol, Mevr. M. van der (Marie-José) Tjepkema, Mevr. S. (Sietske) Alink, Mevr. H. (Henny) Mark, Dhr H. van der (Hans) Cremers, Mevr. K. (Karin) Kleef, Dhr. J. van (Janl) Gorkom, Dhr. R. van (Ruud) Dekker, Dhr. J. (Jon) Rozenberg, Mevr. M. vd (Marianne) Dommershuijzen, Dhr. F.I. (Freerk) Klein, Mevr. R. (Renske) Wilting, Mevr. J.C. (Janneke) Janse, Dhr. E.M. (Eugene) Baank, Dhr. H. (Henk)

jul-06 jan-07 jan-07 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06 jan-07 jan-07

Agendalid Agendalid

jul-06 jul-06 jul-06 jan-07 jan-07 jul-06

Agendalid

Agendalid

Agendalid

Vz-gem

Agendalid

Agendalid

Agendalid Agendalid

Agendalid

jul-06

jan-07

jul-06 jul-06 jul-07 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06 jan-08 jan-08 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06 jul-06

Agendaleden zijn apart vermeld, overige zijn vast POKB-lid en/of contactpersoon.


19

Bijlage 2: Methode van uitvoering visitaties Uitgangspunten 1. visitatiefrequentie 2. samenstelling visitatieteams 3. 4. 5. 6. 7.

scope van de visitatie tijdsbesteding visitator profiel visitator hulpmiddelen afronding

8. coördinatie visitaties

één keer per jaar twee visitoren per team en 1 teamleider van SIKB of Bodem+ één vast onderwerp, minimaal twee keuze onderwerpen analyse tijdsbesteding; kosten subsidiabel competenties vastgelegd; cursus aangeboden voor alle onderdelen visitatieproces beschikbaar voor alle visitaties een concluderende brief met gespreksverslagen POKB-overleg; uitvoering door SIKB en Bodem+; voorbereiding tevens door werkgroep van deelnemers, de werkgroep Impuls

De uitgangspunten voor de visitaties zijn meer uitgebreid beschreven in het Plan van Aanpak dd 21 september 2006. Samenstelling visitatieteam De visitatieteams bestaan in beginsel uit drie personen: • twee medewerkers van de verschillende participerende organisaties • één medewerker van SIKB of van Bodem+. De medewerker van SIKB/Bodem+ treedt tevens op als teamleider en zorgt voor de uiteindelijke afspraak met de visitee, voor het programma, voor de terugkoppeling mondeling en schriftelijk. De bezoekers zorgen voor de voorbereiding van hun onderwerp en voor de verslaglegging hiervan. Bij enkele visitaties is een extra (tweede) medewerker van een participerende organisatie op bezoek gegaan. Dit altijd in overleg met de visitee. Scope van de visitatie Bij een visitatieronde is er altijd één vast onderwerp en zijn er diverse keuze-onderwerpen. In 2007 is het vaste onderwerp ‘het kwaliteitsysteem’. Naast het kwaliteitsysteem kiezen alle betrokkenen (twee bezoekers en de gastorganisatie) een extra onderwerp. Hierdoor komen zowel de wensen van de bezochte organisatie als de bezoekers aan bod. Tijdbesteding visitator Het deelnemen aan een visitatie kost inclusief voorbereiding en uitwerking ongeveer 3,5 dag, geheel overeenkomstig de planning (tabel 3). Daarnaast zijn circa drie dagen benodigd voor het participeren in het POKB, ofwel circa 10 dagen per jaar totaal. De overige werkzaamheden (o.a. ontvangen visitors bij visitatie) behoren tot de reguliere taken van een kwaliteitsmedewerker. Deze werkzaamheden zijn subsidiabel in het kader van het project Kwaliteitsimpuls (zie bijlage 1).


20

Tabel B2: subsidiabele tijdbesteding visitor (teamleider) bij visitatie

Stap Onderdeel visitatie 1 Voorbereiden - samenstellen team - documentonderzoek - onderwerpen selecteren - checklist maken - afspraken 2 Voorbespreking visitatieteam 3 Uitvoering, noteren bevindingen (verslag) 4 Samenvatting bevindingen, nabespreken team 5 Terugkoppeling hoofdlijnen bevindingen

Benodigde tijd in dagen 1

0,5 1 0,5 0,5

Hulpmiddelen Om de visitaties uit te kunnen voeren zijn in samenwerking met deelnemers (POKB, voorbereid in de werkgroep Impuls) hulpmiddelen opgesteld en uitgewerkt. Deze zijn beschikbaar op www.sikb.nl (dossier POKB). De belangrijkste hulpmiddelen zijn: • Draaiboek visitatie • Model visitatieaanpak (vragen) en verslag • Model dagindeling (visitatieagenda) • Infoblad visitee en visitor. Het draaiboek geeft alle processtappen van een visitatie, de taken per betrokkene en de hulpmiddelen. Afronding Alle visitaties zijn afgesloten met een concluderende brief vanuit SIKB aan het management van de bezochte organisatie. In de bijlagen bij de brief de verslagen van de gevoerde gesprekken. Coördinatie De coördinatie van de uitvoering geschiedt door: • het landelijke overleg, het POKB. Het overleg vindt deels gezamenlijk en deels met alleen gemeenten respectievelijk alleen provincies plaats. Dit in verband met de groepsgrootte en met het verschil in de mate van implementatie. • SIKB: secretariaat en voorzitterschap POKB (bij de gemeentelijke groep vanaf 2e helft 2007 is de DCMR voorzitter); bekend stellen hulpmiddelen en goede voorbeelden (website); planning, uitvoering en rapportage van een deel van de visitaties; onderhoud Normbladen en andere documenten; organisatie cursussen deelnemers • Bodem+: uitvoering van de regeling Kwaliteitsimpuls; planning, uitvoering en rapportage van een deel van de visitaties. De coördinatie behelst tevens: • beperkte vraagbaakfunctie voor deelnemers; • leiding geven aan het team van visitoren tijdens de eerste visitaties.


21

Bijlage 3: Onderwerpen visitaties 2007 In de onderstaande tabel zijn de onderwerpen weergegeven die tijdens de visitatieronde 2007 aan de orde zijn geweest. Het kwaliteitsysteem is in 2007 vast onderwerp en is bij iedere visitatie aan de orde geweest. Nr.

Categorie Normblad

Vast onderwerp 2007 Thema 2007 Keuze-onderwerpen 2007 1 Beleid 2 Programma 3 4 5 Uitvoering 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Systeem

Onderwerp

Aantal keren gekozen

Kwaliteitsysteem Bodembeleid Regierol Werkvoorraad LDB Prioritering meerjarenprogramma Beschikken/Beoordelen NO-SP BUS-meldingen Beoordeling bouw- of sloopvergunningaanvraag (bodemtoets)/ toetsingsCommissie Melding Nieuw geval Toepassen bevelsinstrumentarium Wbb Stuiting en juridische toets Toezicht&handhaving Besluit verbond (BSB) Functiescheiding Calamiteiten/ongewoon voorval Initiëren bodemonderzoek en sanering/ historisch onderzoek Sanering bedrijfsterreinen Monitoring nazorg Bedrijvenregeling Informatieverstrekking/makelaarsvragen Inkoopbeleid Service Level Agreements Financieel beheer en rapportage Subsidieverzoek Bodemkwaliteit en archeologie Audits Interne controle Klanten en externe contacten Documentbeheer Planning en Control


4 3 1 1 13 5 5 2 1 1 1 4 2 1 1 5 1 1 2 3 6 2 1 1 1 2 1 1 1 1

22

Bijlage 4: Realisatie visitaties 2007 Week: Datum: Visitee: Visitoren: SIKB/Bodem+:

periode (weeknummers) van originele planning door SIKB datum van uitvoering te bezoeken organisatie en contactpersoon bezoekende organisaties en aangemelde persoon (één per organisatie vermeld) begeleidende organisatie en teamleider visitoren SIKB: Frank Hopstaken, B+/T:Thom Maas B+/M: Maureen van den Wijngaart

Nr

Week

Datum

Visitee/contact

Visitoren

SIKB/B+

1

2-8

6.02.2007

2-8

26.04.2007

3

2-8

5.03.2007

4

9-17

28.03.2007

5

9-17

12.04.2007

6

9-17

19.04.2007

7

18-34

28.06.2007

8

18-34

15.06.2007

9

18-34

22.08.2007

10

18-34

18.10.2007

11

34-42

1.10.2007

Prov. Utrecht: Renske Klein Gm. Gron.: Gerd de Wolde Gelderland: Henny Alink Leeuwarden: Rudo de Bert Limburg: Karin Cremers Gm. Utrecht: Hinka Klok Arnhem: Marc vd Burght Fryslan: Sietske Tjepkema N-Brabant: Marcel de Grijs Heerlen: Twink Lennaerts Zuid-Holland: Henk Baank Gm. Utrecht: Hinka Klok DCMR: Kees Muilwijk Den Haag: Alisas Schreur Zeeland: Walter Jonkers Gelderland: Henny Alink Leeuwarden: Rudo de Bert Prov. Gron: Rob Lamers Eindh/SRE: Marcel Koopmans Schiedam: Arjen van Vliet Arnhem: Marc vd Burght Prov. Utrecht: Renske Klein

SIKB

2

12

34-42

13

34-42

Niet uitgevoerd 9.10.2007

14

34-42

21.11.2007

15

34-42

1.11.2007

16

34-42

18.10.2007

17

34-42

13.12.2007

18

34-42

19

43-52

Niet uitgevoerd 17-01-2008

20

43-52

13.11.2007

21

43-52

29.11.2007

22

43-52

26.11.2007

23

43-52

19.11.2007

24

43-52

10.12.2007

25

43-52

5.02.2008

Fryslan: Sietske Tjepkema Drenthe: Nora de Klein Heerlen: Twink Lennaerts Gelderland: Henny Alink Limburg: Karin Cremers Den Haag: Alisas Schreur Alkmaar: Ben Mosch Zuid-Holland: Henk Baank Gm. Groningen: Gerd de Wolde DCMR: Kees Muilwijk Gm.Utrecht: Hinka Klok Overijssel: Freerk Dommershuijzen Arnhem: Marc vd Burght Prov. Utrecht: Renske Klein Den Bosch: Jacky Bekers Zeeland: Walter Jonkers Noord-Brabant: Jan van Kleef Leeuwarden: Rudo de Bert Tilburg: Pieter Jansen Schiedam: Arjen van Vliet Amsterdam: Jur Weber Emmen: Stella Verdam MdWH/Leiden: Miep Münninghoff Prov. Groningen: Hans vd Mark Almelo: Mark Klutman


Nijmegen: Simone Ploumen Almelo: Herman Wever Limburg: Karin Cremers (ziek) Zuid-Holland: Henk Baank Nijmegen: Simone Ploumen Amsterdam: Jur Weber DCMR: Kees Muilwijk Tilburg: Pieter Jansen Zeeland: Walter Jonkers Eindh/SRE: Marcel Koopmans Fryslan: Sietske Tjepkema Gm.Gron: Gerd de Wolde Schiedam: Arjen van Vliet Zaanstad: Arjan de Laet MDWH: Miep Münninghoff Den Bosch: Jacky Bekers Den Haag: Alisas Schreur Haarlem: Jasper Tijkotte Drenthe: Nora de Klein Almelo: Mark Klutman Alkmaar: Ben Mosch Zstad: Annemiek Straatemans Drenthe: Nora de Klein N-Holland: Ruud van Gorkom Hengelo: Mirjam Hassing Emmen: Stella Verdam

Bodem+/T Bodem+/T SIKB Bodem+/T SIKB SIKB SIKB Bodem+/T Bodem+/ M Bodem+/M

SIKB Bodem+/T SIKB Bodem+/ M SIKB Bodem+/T Bodem+/T Bodem+/M SIKB Bodem+/T SIKB Bodem+/M Bodem+/T

23

26

43-52

10.12.2007

27

43-52

3.03.2008

28

43-52

29

43-52

Niet uitgevoerd 24.01.2008

30

43-52

4.12.2007

31

43-52

17.12.2007

Eindhoven/SRE: Marcel Koopmans Hengelo: Mirjam Hassing Zwolle: Annemiek Wiegman Nijmegen: Simone Ploumen Haarlem: Jasper Tijkotte Zaanstad: Annemiek Straatemans


Heerlen: Twink Lennaerts Den Bosch: Jacky Bekers Emmen: Stella Verdam Overijs.: Marianne vd Rozenberg

SIKB

Tilburg: Pieter Jansen Hengelo: Mirjam Hassing MDWH: Miep Münninghoff Alkmaar: Ben Mosch Amsterdam: Karin Nobel Haarlem: Jasper Tijkotte

Bodem+/T

SIKB

SIKB Bodem+/T

24

Bijlage 5: Goede voorbeelden visitaties 2007 In de onderstaande tabel zijn de goede voorbeelden getypeerd die tijdens de visitatieronde 2007 aan de orde zijn geweest. De organisatie is een keer genoemd voor het eerste onderwerp. De onderwerpen zullen gedurende 2008 verder gedocumenteerd en uitgewerkt worden. Onderwerp

Organisatie

MARAP-systematiek passend bij kwaliteitsysteem Top 5 wijzigingen Inhoudelijke toets in vorm protocol Sjabloon handhaafbaarheidstoets Eisen aan vooroverleg Beschikken in 4 weken E-dossier Monitoringkalender Prestatiemonitoring Ontvankelijkheidstoets (snelheid) Digitale registratie collegiale toets digitaal Audits voor Investors in People met ISO Systematiek stuiting Uitvraag historische gegevens Digitaal werken - gouden regels Bodemwijzer Checklist volledigheidstoets Klantenonderzoek (opzet) Smartdocs Dubbele controle Raamcontract Termijnbewaking Globis Standaardindeling dossier Procesbeheerder is ook auditor ISV/ILG als vehikel regierol Commentaarronde bij beleidsontwikkeling Commissie van 3 Persoonlijk parafen halen Formulier op site Globis signaleert Whiteboard Antwoordkaart bij brief BSB DiMo-overleg Digitaal aanleveren intermediairs MD vroeg in bouwproces betrokken Kennis-matrix Subsidieregeling voor eigenaren en erfpachtbewoners Service Level Agreement Makelaarsfunctie (elektronisch) Gezamenlijke draagvlakdag systeem Calamiteitprocedure Handboek op internet raadplegen Intelligente standaardbrieven / Globis Koppeling Globis met standaardbrieven Procedures op Bureaublad afdeling bodem Checklist voortoets Wizard leveranciersbeoordeling Informatieblad bedrijvenregeling Procedure bevelsinstrumentarium


Fryslan Gelderland

Zuid Holland Alkmaar Den Haag

Arnhem Den Bosch Noord-Brabant Haarlem Amsterdam Heerlen

Limburg Drenthe

Groningen (gem) Utrecht (prov) Utrecht (gem) Emmen Tilburg Nijmegen Zaanstad Schiedam Zeeland Almelo

25

Bijlage 6: INK-model (http://nl.wikipedia.org/wiki/INK-model) Het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) is de Nederlandse partnerorganisatie van het EFQM Representative Office te Brussel. Het INK is voornamelijk bekend door hun managementmodel, het INK-model. Het INK-model is een breed gebruikt managementmodel en is bedoeld voor organisaties om een zelfevaluatie uit te voeren. Vaak worden deze zelfevaluaties uitgevoerd door auditors om zo een onafhankelijk mogelijk beeld van de organisatie te krijgen. Door middel van het INK-model wordt de volwassenheid van de organisatie bepaald en worden verbeterpunten geïdentificeerd. Het model helpt organisaties te focussen op de gebieden waar verbeteringen mogelijk zijn. In 2003 heeft het INK een aantal elementen in het model aangepast om beter aan te sluiten bij de praktijk. Het model wordt schematisch als volgt weergegeven:

De aandachtsgebieden Het model maakt gebruik van tien aandachtsgebieden die bepalend zijn voor het succes van een organisatie. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de onderdelen organisatie en resultaten. Het INK-model bestaat uit de aandachtsgebieden zoals weergegeven in het schema.


26

Aandachtsgebieden

Toelichting

Organisatie Leiderschap

Beleid en strategie Personeelsmanagement Middelenmanagement Procesmanagement

De houding en het gedrag van alle mensen binnen de organisatie die een richtinggevende verantwoordelijkheid hebben, dus alle directeuren, managers, teamleiders, etc. Zij moeten een inspirerende en drijvende kracht zijn achter het continu verbeteren van een organisatie. Waar is de missie van de organisatie voor, wat zijn haar doelen en hoe denkt de organisatie te gaan bereiken? In dit gebied staat centraal hoe een organisatie door continu te verbeteren een excellente organisatie kan worden. Het volledig benutten van het potentieel aan kennis en kunde binnen de organisatie zodat op optimale wijze kan worden gewerkt aan continue verbetering. De wijze waarop met de middelen (financiën, materialen, informatie, gebouwen, etc) van de organisatie wordt omgegaan. Er moet getracht worden de ter beschikking staande middelen zo goed mogelijk te benutten. De manier waarop geprobeerd wordt zowel de interne als externe processen continu te verbeteren .

Resultaten Is de klant tevreden over het door ons geleverde eindresultaat en is de klant tevens tevreden met de manier waarop het eindresultaat tot stand komt? Dit geldt overigens Klanten voor de ene organisatie sterker dan voor de andere. Wat wordt er gedaan om de klant tevreden te krijgen/houden? In hoeverre zijn de medewerkers van de organisatie tevreden? Een belangrijk punt want Personeel ontevreden medewerkers maken ontevreden klanten. Wat wordt er gedaan om het personeel tevreden te krijgen/houden? Wat doet de organisatie terug voor de maatschappij en hoe wordt dat ervaren door de Maatschappij maatschappij? (recyclen, kinderopvang zijn hier voorbeelden van). De actieve betrokkenheid bij de maatschappij is in dit gebied dus van belang. Het gaat hier om zowel financiële als operationele resultaten. De organisatie moet zich Ondernemingsresultaten (ook afvragen in hoeverre zij haar doelstellingen (financieel en operationeel) weet te wel Bestuur en Financiers realiseren. In hoeverre voldaan aan de verwachtingen van financieel belanghebbenden? Benchmarking, het vergelijken van resultaten met andere ondernemingen, is hier bij een genoemd) geliefd instrument. Overig Verbeteren en vernieuwen

Dit is de feedback-loop in het model.

Ontwikkelingsfasen van een organisatie De uitkomsten van de zelfevaluatie op basis van de aandachtsgebieden wordt vervolgens uitgezet tegen de door het model onderscheiden ontwikkelingsfasen van een organisatie. Deze ontwikkelingsfasen zijn een Nederlandse toevoeging aan het model en geven grofweg de fasen die een organisatie zal doorlopen om tot volwassenheid te komen, waarbij alles optimaal geregeld is en werkt. Het model hanteert daarvoor de volgende vijf ontwikkelingsfasen: Ontwikkelingsfase 1 Activiteit georiënteerd 2 Proces georiënteerd 3 Systeem georiënteerd 4 Keten georiënteerd 5 Excellentie en transformatie

Toelichting Het gaat hierbij om de kwaliteit in de eigen werksituatie, waarbij iedereen streeft het werk zo goed mogelijk te doen. Men beheerst de afzonderlijke stappen in het werkproces. De bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen vast. Op alle niveaus wordt gewerkt aan een continue verbeterslag. Men is erop gericht om problemen te voorkomen in plaats van te verhelpen. Samen met partners wordt gestreefd naar een maximale toegevoegde waarde. De strategie is erop gericht om als bedrijf bij de top te horen.


27

Visitaties Bodembeheer

Recommend Documents