Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Maandag 30 November 2015, 19.30 uur AGENDA 1. Opening door de waarnemend voorzitter
2. Mededelingen en ingekomen post
3. Notulen voorjaarsvergadering 30 maart 2015 en extra ALV 14 september 2015
4. Voortgang beleidsplan 2015-2020
5. Financiën • Begroting 20161 6. Huldigingen 7. Aftreden en verkiezingen Verkiezing leden hoofdbestuur. Het statutaire aftreedrooster ziet er als volgt uit: 2015 Martin Blok, secretaris en PR 2016 Peter Bos, penningmeester 2016 Heico Kerkmeester, vertegenwoordiger sectie Wegatletiek 2017 Robert Richter 2017 Ron de Kruijff Aftreden: Martin Blok secretaris, Robert Richter algemeen lid Vacatures: Voorzitter, Martin Blok stelt zich verkiesbaar Secretaris, Patricia de Jong stelt zich verkiesbaar Algemeen lid: Sander Duymaer van Twist stelt zich verkiesbaar U kunt zich nog voor openstaande vacatures verkiesbaar stellen. Financiële Commissie Aftreden: Marc Arends verkiesbaar: Jos Ruigrok 8. Rondvraag en sluiting 1 Vragen
over de begroting 2015 kunt u schriftelijk uiterlijk op vrijdag 20 november 2014 indienen bij de penningmeester
Notulen Algemene ledenvergadering 30 maart 2015
1.
Opening De voorzitter opent om 19.30 uur de vergadering
2.
Ingekomen stukken. Mail van Han Ruigrok. De bewaking moet niet gedaan worden door barpersoneel, maar gekeken zal worden of er een groep kan worden samengesteld (bijvoorbeeld ouders) die rondlopen. Inmiddels zijn er ook camera’s geplaatst. Over het sinterklaasfeest wordt nog nagedacht.
3.
Afmeldingen Henk Oele, Heico Kerkmeester en Han Ruigrok hebben zich afgemeld.
4.
Notulen vergadering 24 november 2014 De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd.
5.
Jaarverslagen Hoofdbestuur. Het afgelopen jaar is zeer positief geweest voor PAC. Sectie weg. Er is behoefte aan een opslagcontainer. Gewacht zal worden tot het contract getekend is met de gemeente. Financieel is het geen probleem. sectie baan en jeugdatletiek. Mooie resultaten behaald bij de jeugd. Voor het eerst in tien jaar staat PAC op de eerste plaats. Er is nu een betere doorstroom van junioren naar senioren. Meer leden vanuit verschillende verenigingen komen naar PAC. Medische Commissie. De Reanimatiecursussen zijn zeer populair en 41 mensen hebben hun certificaat gehaald. Dit jaar is voor het eerst met 2 trainers gewerkt.
6.
Voortgang beleidsplan Naar aanleiding van de najaarsvergadering is begonnen met het maken van een beleidsplan. Het hoofdbestuur heeft onder leiding van Steef van den Boom van Brug8 een raamwerk gemaakt. Het beleid heeft als hoofdlijn ledengroei en ledenbehoud. Nieuwe activiteiten, vooral op de dag, worden ontwikkeld zodra het beheer is overgedragen van de gemeente. Hierdoor zouden jeugdtrainingen vroeger kunnen beginnen, nieuwe groepen kunnen worden gestart zoals bijv. een wandelgroep. De vereniging zal in de komende jaren commerciëler moeten gaan denken en meer moeten inzetten op sponsoring en crowdfunding. De bouw van een indoorhal zal zeker nog 5 jaar duren, een werkgroep zal zich buigen over de plannen en de financiële haalbaarheid. Het komende jaar zal de overdracht van de gebouwen (excl. De kleedkamers) en het terrein aan de vereniging plaatsvinden. De gemeente zal wel verantwoordelijk blijven voor het groot onderhoud en tot oktober ook het kleine onderhoud. Het afgelopen jaar zijn veel investeringen gedaan om het complex zoveel mogelijk op te knappen. De ingestelde beheerscommissie zal ook kijken naar de verlaging van de energiekosten. Met een aantal organisaties (zoals schoolsport) moeten nieuwe gebruiksovereenkomsten worden afgesloten. De ondertekening van de overdracht is gepland op 1 juli a.s., voor deze datum zal er nog een extra ledenvergadering plaatsvinden ter instemming. Het beheer en onderhoud zou bijvoorbeeld onder de stichting clubhuis kunnen worden ondergebracht. Het bestuur zal bij verschillende clubs gaan kijken, om ideeën op te doen voor PAC. De belastingdienst moet hierop hun akkoord geven. Gekeken zal worden of er een coördinator beheerder kan worden aangesteld.
7. Financiën De kascommissie is vorige week bij elkaar geweest en er werden geen problemen geconstateerd. Het verslag van de kascommissie zal als bijlage bij het verslag worden gevoegd. Dick de Wee treedt af als commissielid, belangstellende voor de functie kunnen zich melden bij de penningmeester. 8. Huldiging De Jacqueline Goormachtigh trofee voor beste C junior ging naar Rafael Raap De Stans Brehm aanmoedigingsbokaal voor AB junioren ging naar Sevilha van der Tak. Verder werden nog andere atleten in het zonnetje gezet vanwege hun goede prestaties in het afgelopen winterseizoen. Dadinha Evora Almeida, Linda de Vos, Valerie Klostermann, Dolf van de Voort, Christan Huisman. Fenna Klapwijk, Killiana Heijmans, Diane van Es, Shaquille Emanuelson, Nicole Etman en Sybren Blok. 9. Verkiezing leden hoofdbestuur. Martin Blok wordt door de vergadering herkozen als secretaris 10.Rondvraag en sluiting De certificaten voor de geslaagden van de AED-cursus liggen vanaf volgende week bij de bar. Gekeken zal worden naar een kluisjessysteem. De vrijwilligerscommissie zal binnenkort bij elkaar komen. Met het in eigen beheer hebben van het complex zullen meer vrijwilligers nodig zijn. Gekeken zal ook worden of stagiaires van ROC kunnen worden ingezet. Voor de woensdagavond zijn er vrijwilligers nodig voor de bar, anders moet deze gesloten worden. De nieuw op te zetten wandelgroep op vrijdag zal door Pia de Vries worden begeleid. Tussentijds bedanken als lid is niet mogelijk, maar er wordt wel gewerkt aan een andere manier van lidmaatschap bijvoorbeeld alleen voor de marathontraining. Het hoofdbestuur heeft Wing voorgedragen als clubheld van het jaar, een actie van het AD. De leden worden opgeroepen om op hem te stemmen. De voorzitter sluit om 22.15 de vergadering.
Notulen Extra Algemene Ledenvergadering 14 september 2015 Bestuur: Martin Blok (wnd voorzitter), Peter Bos (penningmeester), Heico Kerkmeester (lid), Robert Richter (lid), Ron de Kruijf (lid). Verslag: Patricia de Jong. Aanwezig: Peter Veldhorst, Pia de Vries, Aad Timmers, Nelleke van Meuro-Kramer, Ronald van Ouwenhand, Annemiek ter Houten, Attie Nunnink, Karin Boogert, Joep van Schaverbeue, Bastiaan Punt, Jacques Juwels, Henk Oele, Harry Heeke, Piet van der Velden, Han Ruijgrok, Ben Ellebroer, Jos Ruigrok, Jan de Vos, Jeroen Schreuder, Carola Diederik, Marjolein Kuijk, Rob van Kempen, Karel Moltzer, Ger Bosman, Marc Arends, Wim Beindorff, Marien Muller, Dick de Wee, Marjan Bovill, Jeroen Vis. Gre Lagendijki, Jan van der Keur, Frans Welleman, Anja Ruijter, Riny Hagenaars, Leo Jansen, Alex Werff, Mark Prein, Rob Kooter, Annemiek Dekker, Hans Slager, Paula Houtzager, Ron v.d. Steenhoven, Hans Rodermond. 1. Opening De voorzitter opent om 19.40 uur de vergadering 2. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld 3. Mededelingen Het mannenteam is gepromoveerd naar de eredivisie. Het vrouwenteam is gepromoveerd naar de eerste divisie De CD Jongens en meisjes zijn Nederlands Kampioen geworden. 4. Gebruikersovereenkomst Lange Pad Deze extra ledenvergadering is belegd vanwege het ondertekenen van de gebruikersovereenkomst Lange pad met de gemeente. In 2012 heeft de gemeente besloten om alle sportterreinen over te dragen aan de verenigingen. Vanwege de complexiteit van de sportbeoefening, meer onderhoud en hogere kosten, in de atletiek zijn RA en PAC de laatste verenigingen die de overeenkomst gaan ondertekenen. Uit de klankbordgroep is een beheersgroep georganiseerd, die de plannen verder in detail zullen uitwerken. Het groot onderhoud zal bij de gemeente blijven (dit moet nog wel schriftelijk worden bevestigd). Alle andere beheerstaken, zoals schoonmaakkosten, water, energie en terrein onderhoud, moeten zelf worden uitgevoerd. Voor de vereniging kan dit ongeveer 40.000 euro per jaar meer gaan kosten. Hiervoor zouden meer inkomsten gegenereerd moeten worden. Dit zou mogelijk zijn om meer leden aan te trekken, een kleine contributieverhoging, het commercieel verhuren van het complex en terrein en het opzetten van nieuwe loopgroepen. Voor het klein onderhoud zal een klusploeg worden samengesteld. De administratie zal worden gevestigd in de beheerdersruimte evenals de boekhouding. Hierdoor kan ook meer toezicht op het terrein worden gehouden. Het contract zal voor vijf jaar worden afgesloten De leden stemmen in met het ondertekenen van het contract. 6.
Rondvraag en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt en de voorzitter sluit de vergadering om 20.45 uur.
Begroting 2016 80 -
Totaal
Opbrengsten 800 - Contributies (excl afdracht AU)
€ 230.000
Contributies Atletiekunie
€ 45.000
Rotterdampas korting
€ -2.500
Gezinskorting
€ -5.000
820 - Bijdragen derden Jeugdsubsidie
€ 5.000
Sponsoring algemeen
€ 6.000
Donaties algemeen Activiteiten sectie baan
€ 200 € 3.000
Activiteiten sectie weg Sponsoring weg
750 € 4.000
840 - Inschrijfgeld nieuwe leden (excl afdracht AU)
€ 3.500
890 - Renteopbrengsten
€ 1.000
891 - Overige opbrengsten €0
9201 - Stichting Klubhuis € 290.950
40 -
Totaal
Kosten 410 - Personeelskosten 14102 - Salarissen algemeen
€
19.800
24102 - Salarissen weg
€
3.000
34102 - Salarissen baan
€
22.200
24102 - Trainersvergoedingen weg
€
22.000
34100 - Trainersvergoedingen baan
€
65.000
Totaal personeelskosten
€
132.000
420 - Accommodatie € 8.500
4200 - Accommodatie
€ 150
4201 - Verzekeringen
€ 8.650
Totaal Accommodatie 430 - Communicatie
€ 13.200
4300 - Clubblad 4302 - PR en communicatie
€ 2.000
Totaal communicatie
€ 15.200
440 - Technische zaken 4400 - Organisatie wedstrijden algemeen
€ 7.000
4401 - Medische Commissie
€ 2.500
4402 - Opleidingen algemeen
€ 4.000
4402 - Opleidingen baan
€ 3.000
4402 - Opleidingen weg
€ 3.000
4403 - Topsport
€ 7.500
4404 - Inschrijfgeld wedstrijden
€ 4.000 € 6.000
4405 - Reiskosten competitie ploeg
€ 37.000
Totaal Technische zaken 450 - Afschrijvingskosten
€ 1.000
4500 - Afschrijvingskosten oninbare contributie
€ 3.900
4501 - Afschrijvingskosten PAC-O-Droom 4502 - Afschrijvingskosten materialen
€ 13.425
4503 - Afschrijvingskosten inventaris
€ 3.275
Totaal Afschrijvingskosten
€ 21.600
460 - Overige kosten 4600 - Atletiekunie 4601 - Administratiekosten
€ 6.000
4602 - Vergaderkosten
€ 1.000
4603 - Representatiekosten
€ 2.500
4604 - Sociale activiteiten
€ 16.000
4605 - Diverse kosten Totaal Overige kosten Totaal
45000
€ 6.000 € 76.500 € 290.950
