Tujuan Pembelajaran. Uraian Materi PROSEDUR DATA BARU. PDF created with pdffactory Pro trial version KEGIATAN BELAJAR 2

PROSEDUR DATA BARU

Hal.

1

KEGIATAN BELAJAR 2

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari kegiatan belajar 2, siswa diharapkan : §

Dapat menjelaskan cara membuat data baru perusahaan jasa dengan menggunakan MYOB accounting versi 15.0

§

Dapat menjelaskan tahap-tahap kerja program komputer akuntansi sebelum digunakan dalam menyelesaikan kasus transaksi perusahaan jasa.

§

Dapat menjelaskan cara membuat daftar akun dan linked account.

§

Dapat menjelaskan cara membuat nama barang atau jasa, pelanggan dan pemasok.

§

Dapat menjelaskan cara memasukkan saldo piutang, hutang dan persediaan.

§

Dapat menjelaskan cara melakukan rekonsilasi piutang, hutang dan persediaan

§

Dapat membuat atau merubah nama akun.

Uraian Materi Ketika pertama kali perusahaan menggunakan MYOB sebagai alat bantu dalam kegiatan administrasi perusahaan (perpindahan dari cara manual ke komputer), Prosedur pertama yang harus dilakukan adalah: 1. MEMBUAT DATA BARU. 2. PERSIAPAN BULAN TRANSAKSI. Dibawah ini dijelaskan prosedur data baru tahap demi tahap dengan mengambil contoh kasus perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, yaitu Lembaga Kursus LPK GRIYA ILMI.

KOMPUTER AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Hal.

2

KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK

DATA PERUSAHAAN Nama Perusahaan : LPK GRIYA ILMI Alamat : Jl. Danau Mahalona No 25 Bintaro Tangerang Nomor Telepon : 021 569 63 765 Nomor Fax : 021 569 63 766 Pemilik & Manager : Drs. MF Yusuf, Ak. MM. Bidang Usaha : Lembaga Kursus NPWP : 01.456.769.0.321.452.9 LPK GRIYA ILMI terdaftar di Kantor Pelayanan Pajak Tangerang. Dibawah ini adalah Bagan Akun ( Charts Of Account) yang digunakan perusahaan. Nomor Akun 1.0000 11000 11100 11101 11102 11200 11300 11400 11500 12000 12100 12101 12200 12201 20000 21000 21100 21200 21300 22000 22100 30000 30100 30200 30300 34000 40000 40100 40200 50000 50100 50200 50300 61000 61100 61200 61300 62000 62100 62200 62300 80000 80100 90000 90100 90200

Nama Akun Aktiva Aktiva Lancar Kas dan Bank Kas ditangan Bank Mandiri Piutang Usaha Pajak Dibayar Dimuka Biaya Dibayar Dimuka Persediaan Modul Aktiva Tetap Komputer Akum Penyusutan Komputer Peralatan Pendidikan Akum Penyusutan Peralatan Pendidikan Kewajiban Kewajiban Lancar Hutang Usaha Hutang Pajak Hutang Biaya Hutang Jangka Panjang Hutang Bank Mandiri Ekuitas Modal MF Yusuf Saldo Laba Periode Lalu Saldo Laba Periode Ini Saldo Penyeimbang Pendapatan Usaha Pendapatan Kursus Penjualan Modul Beban Usaha Beban Honor Instruktur Beban Penggandaan Modul Beban Sertifikat & Piagam Beban Pemasaran Beban Brosur & Spanduk Beban Iklan Media Masa Beban Sewa Ruangan Beban Administrasi & Umum Beban Gaji Karyawan Beban Telepon, Listrik & Air Beban Perlengkapan Pendidikan Pendapatan Lain-Lain Pendapatan Jasa Giro Beban Lain-Lain Beban Depresiasi Beban Bunga

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.

PROSEDUR DATA BARU

3

LPK GRIYA ILMI NERACA SALDO Per tanggal 1 Januari 2006 Nama Akun

Debit

Kas Ditangan Bank Mandiri Piutang Usaha Pajak Dibayar Dimuka Persediaan Modul Komputer Akum Penyusutan Komputer Peralatan Pendidikan Akum Penyusutan Peralatan Pendidikan Hutang Usaha Hutang Pajak Hutang Bank Mandiri Modal MF Yusuf Saldo Laba Periode Lalu JUMLAH

6.000.000 24.000.000 11.700.000 1.200.000 7.500.000 60.000.000 --24.000.000 -----------

------------16.400.000 --12.000.000 14.700.000 1.220.000 30.000.000 50.000.000 10.080.000

134.400.000 134.400.000

PROGRAM KURSUS YANG DISELENGGARAKAN: Kode Kursus Nama Kursus J01 Komputer Akuntansi J02 Pajak Terapan J03 Ekspor Impor J04 M.Y.O.B versi 15.0 PERSEDIAAN Kode Modul P01 P02 P03 P04

Kredit

Rp. Rp. Rp. Rp.

MODUL & SALDO AWAL PERSEDIAAN Nama Modul Harga Jual Kuantitas Komp. Akuntansi Rp.25.000 150 buah Pajak Terapan Rp.50.000 100 buah Ekspor Impor Rp.40.000 100 buah M.Y.O.B Rp.25.000 100 buah

DATA PELANGGAN & SALDO AWAL PIUTANG USAHA Kode Pelanggan Nama Pelanggan C01 Peserta Umum Kelas Pagi C02 Peserta Umum Kelas Malam C03 SMK Negeri 6 C04 PT Liga Utama Jumlah DATA PEMASOK & SALDO AWAL HUTANG USAHA Kode Pemasok Nama Pemasok S01 Taufik Offset S02 Central Komputer Jumlah

Biaya Kursus 650.000 1.400.000 800.000 400.000

Harga Beli Rp.10.000 Rp.30.000 Rp.20.000 Rp.10.000

Nilai Stock Rp.1.500.000 Rp.3.000.000 Rp.2.000.000 Rp.1.000.000

Saldo Piutang per 1 Jan Rp. 200.000 Rp. 1.500.000 Rp. 6.000.000 Rp. 4.000.000 Rp. 11.700.000 Saldo Hutang per 1 Jan Rp. 3.500.000 Rp. 11.200.000 Rp. 14.700.000



Hal.

4


TAHAP 1 : MEMBUAT DATA BARU Didalam perusahaan, prosedur ini biasanya dilakukan oleh Bagian Accounting atau EDP, dengan menggunakan SEMUA MODUL

dalam MYOB

Accounting Versi 15.0.

1. BUKA PROGRAM M.Y.O.B ACCOUNTING VERSI 15.0 •

PROSES – INTRODUCTION.

•

KLIK CREATE NEW COMPANY FILE

2. ENTRI NAMA & IDENTITAS PERUSAHAAN •

COMPANY INFORMATION: Nama Perusahaan, NPWP, NPPKP, alamat, telp, dsb

Diketik seperti ini. Tekan tombol TAB untuk PINDAH baris

3. MENENTUKAN PERIODE AKUNTANSI. •

ACCOUNTING INFORMATION: Tahun Pembukuan, Awal bulan buku, Bulan tutup buku, Jumlah bulan dalam setahun.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.

PROSEDUR DATA BARU

5

Tekan tombol TAB untuk PINDAH baris Tahun buku Bulan tutup buku Awal bulan buku Jumlah bulan dlm setahun

4. PILIH CARA BUAT DAFTAR AKUN (CHART OF ACCOUNT / ACCOUNT LIST )



Hal.

6


5. SET NAMA FILE DATA •

FILE NAME: Klik CHANGE – Ketik C:\”Nama File”.

6. KLIK COMMAND CENTRE. 7. MEMBUAT DAFTAR AKUN (CHART OF ACCOUNT/ACCOUNT LIST) Ketik Daftar Akun ini menggunakan Program Excel dengan format seperti berikut.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

7

Setelah pengetikan selesai,, simpan daftar tersebut dalam “Program Excel” seperti yang biasa anda lakukan. Selanjutnya simpan kedua kali dalam bentuk “Text (Tab Delimated)” dengan cara sebagai berikut:

8. KEGIATAN IMPOR AKUN Pastikan program Excel sudah ditutup dan buka program MYOB. . ∞

Klik

MENU FILE -

IMPORT DATA – ACCOUNT



Hal.

8


Pilih file “akun.text”

Halaman berikut.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

9

Keterangan: Proses impor harus menunjukan angka ‘0’ pada baris record skipped. Jika ada angka lain, berarti ada Akun impor yang gagal dan harus diperbaiki terlebih dahulu, kemudian dilakukan coba impor kembali.



Hal.

10


9. MEMBUAT LINKS ACCOUNT, MEMBUAT KODE PAJAK, DAN DATA PRODUK Tujuan Linked Account adalah mengatur sistem kerja MYOB sehubungan dengan bagan Akun (Account List) perusahaan yang baru saja diimpor. 9.1.Linked Account: Accounts & Banking Accounts.

Tampilan Accounts & Banking Linked Accounts (Setelah Dirubah)

Klik tanda panah hitam untuk merubah.

9.2. Linked Account: Sales Accounts.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.

PROSEDUR DATA BARU

11

Tampilan Sales Linked Accounts (Setelah Dirubah)

9.3. Linked Account: Purchase Accounts

Tampilan Purchase Linked Accounts (Setelah Dirubah)

10. MEMBUAT KODE PAJAK “PPN” KLIK MENU LIST - TAX CODE – KLIK VAT / GST - UBAH KODE VAT MENJADI

PPN

&

ISI

LINKED

ACCOUNT

UNTUK

PPN

MASUKAN

&

KELUARAN.



Hal.

12


Pilih & panggil VAT dengan cara klik tanda panah putih dikirinya.

Bila VAT tidak ada, pilih “GST” atau “T”.

Tampilan Tax Code PPN (Setelah Dirubah) Ganti Tax Code= PPN, Description= Pajak Pertambahan Nilai & Rate=10%. Isi Linked Account For Tax Collected = PPN Keluaran; Tax Paid = PPN Masukan.

Untuk Tax Type, Pilih “Value Added Tax” atau “Good & Service Tax”. Hutang Pajak Pajak Dibayar Dimuka

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

13

11. MENGHAPUS AKUN YANG TIDAK DIPERLUKAN ( SETELAH LINKED ACCOUNT ) Karena bagan Akun menggunakan istilah Bahasa Indonesia (sesuai dengan hasil impor), maka anda harus membersihkan daftar Account List dari akun-akun default MYOB yang masih menggunakan Istilah Inggris. Cara menghapus Akun-Akun tersebut adalah: a. ACCOUNTS : KLIK ACCOUNT LIST – KLIK TANDA PANAH PUTIH SEBELAH KIRI AKUN YG MAU DIHAPUS – KLIK MENU EDIT – KLIK DELETE – SELESAI.

Cara menghapus akun : § Panggil Akun yg mau dihapus (klik panah putih disebelah akun) § Klik menu Edit & Delete Account.



Hal.

14


Lakukan penghapusan dengan cara yang

CATATAN:

sama. Periksa setiap kelompok ASSET,

Menghapus apapun dalam MYOB,

LIABILITY,

caranya panggil dulu yg akan dihapus,

EQUITY, INCOME,

COST

OF

SALES, EXPENSE, OTHER INCOME & OTHER

kemudian Klik menu Edit & Delete.

EXPENSE. Akun Retained Earning dan Current Year Earnings Khusus kelompok EQUITY, ada 2 (dua) Akun yang tidak bisa dihapus, yaitu RETAINED EARNING & CURRENT YEAR EARNINGS.

Cara untuk menghilangkan RETAINED EARNING & CURRENT YEAR EARNINGS yaitu dengan MERUBAH NOMOR & NAMA AKUN tersebut. menjadi nomor & Akun baru. 1. Panggil akun Retained Earning dan ubah nama menjadi Saldo Laba Periode Lalu.

30800. Retained Earnings diganti Saldo Laba Periode Lalu

2. Panggil akun Current Year Earning dan ubah nama menjadi Saldo Laba Periode Berjalan.

Current Year Earnings diganti Saldo Laba Periode Berjalan

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

15

Hasil perubahan nampak seperti dibawah ini.

Selanjutnya …………. Panggil dan Hapus akun nomor 30200 & 30300.



Hal.

16


Selanjutnya panggil akun 30800 ubah nomor akun menjadi 30200 & akun 30900 menjadi nomor 30300.

Semula no. 3-0800 diganti 3-0200

Semula no. 3-0900 diganti 3-0300

Hasil akhir kelompok Equity nampak seperti dibawah ini.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

17

12. MEMBUAT NAMA PRODUK DAN LINKED ACCOUNTS ( ITEM LIST ) MENU LIST – ITEM - KLIK NEW -

ISI NOMOR & NAMA PRODUK - CHECK

LIST ”I Sell..”, (KHUSUS JASA) Membuat Nama Jasa 1 : Kursus Komputer Akuntansi

a

Membuat item khusus untuk JASA, cukup memberi check list pada baris “ I Sell This Item”. Sedangkan “I Buy This Item” & “I Inventory This Item” checklist-nya kosong. Karena Jasa tidak mengenal transaksi Beli atau Persediaan.



Hal.

18


b

Gunakan klik mouse atau tekan tombol tab untuk pindah baris

Nama Jasa 2 : Kursus Pajak Terapan a

b

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

19

Nama Jasa 3 : Kursus Ekspor Impor a

b

Nama Jasa 4 : Kursus MYOB a



Hal.

20


b

Membuat Nama Barang 1: MODUL KOMPUTER AKUNTANSI a

b

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

21

c

Nama Barang 2: MODUL PAJAK TERAPAN a

b



Hal.

22


Nama Barang 3: MODUL EKSPOR IMPOR a

b

Nama Barang 4: MODUL MYOB a

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

23

b

Berikut ini adalah hasil keseluruhan Daftar kode & Nama produk ( Item List) yang telah anda kerjakan.



Hal.

24


13. MEMBUAT NAMA PELANGGAN (CUSTOMER) Nama Pelanggan harus diinput satu persatu secara lengkap dengan cara: KLIK MODUL CARD FILE – CARD LIST - KLIK CUSTOMER - KLIK NEW & ISI PROFILE (identitas)

Klik Customer & Klik New untuk membuat Nama & Kode Customer baru.

Pada Kolom Profile, diisi Name = Nama Customer, Card ID = Kode Customer, Alamat, Nomor telepon, dan sebagainya. 1.

Tekan tombol tab untuk pindah

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

25

Lakukan cara yang sama untuk membuat nama customer 2, 3, dan 4. 2.

3.

4.

Hasil akhir daftar customer.



Hal.

26


14. MEMBUAT NAMA PEMASOK (SUPPLIER) Nama Pemasok harus diinput satu persatu secara lengkap dengan cara: MODUL CARD FILE – CARD LIST - KLIK SUPPLIER - KLIK NEW & ISI PROFILE (identitas pemasok).

Pada Kolom Profile, diisi Name = Nama Supplier, Card ID = Kode Supplier, Alamat, Nomor telepon, dan sebagainya. Lakukan cara yang sama untuk setiap supplier. 1.

Tekan tombol tab untuk pindah

2.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


Hal.

PROSEDUR DATA BARU

27

Nama Pemasok (Supplier)

TAHAP 2 : PERSIAPAN BULAN TRANSAKSI 15. ENTRI SALDO AKUN NERACA AWAL PERIODE. Apabila Bulan Transaksi Sama Seperti Bulan Pertama Periode Akuntansi. Fasilitas yang digunakan adalah: §

Menu SETUP – Balances – Account Opening Balances - Isi kolom Opening Balance dengan Saldo awal Neraca periode transaksi (Gunakan tombol panah ke bawah keyboard untuk pindah nama akun).

Dalam kasus LPK Griya Ilmi, Periode Akuntansi adalah Januari s.d. Desember 2006, sedangkan bulan transaksi adalah

Januari 2006, yang

berarti sama seperti Bulan Pertama Periode Akuntansi, yaitu Januari 2006. Neraca Saldo Awal Bulan yang akan dientri dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Penyelesaian MYOB nampak seperti tampilan dibawah ini. Klik Setup – Balances – Account Opening Balance – Isi kolom Opening Balance.



Hal.

28


Gambar Opening Balance sebelum dientri.

§

Klik baris akun kas ditangan pada kolom opening balance. Gunakan tombol panah ke bawah untuk pindah ke baris berikutnya.

Catatan: § Dalam entri angka tidak menggunakan tanda titik. Contoh: saldo Rp.6.000.000 cukup dientri 6000000 § Khusus untuk akun aktiva tetap yang bersaldo kredit, seperti akumulasi penyusutan, dientri secara negative, artinya ketik tanda minus sebelum nilai penyusutan, contoh: 16400000 § Baris Amount left to be allocated harus menunjukkan angka Rp.0,00

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

29

16. ENTRI SALDO AWAL PIUTANG DAGANG Daftar saldo piutang dagang dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Fasilitas yang digunakan adalah:

§

Klik Menu Setup – Balance - Customer Balance – Pilih Nama Pelanggan – Klik Add Sale – Entri faktur satu per satu.

1. Membuat Piutang Peserta Umum Kelas Pagi.



Hal.

30


Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. Invoice# = Nomor Faktur Penjualan Date = Tanggal awal bulan transaksi Memo = Saldo Awal Piutang Tax Code = N-T ,karena saldo piutang bukan objek PPN.

Pilih nama customer dan klik ADD SALE untuk entri piutang selanjutnya.

2 Membuat Piutang Peserta Umum Kelas Malam.

Tekan Tombol TAB untuk PINDAH.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

31


3. Membuat Piutang SMK Negeri 6 Jakarta.



4. Membuat Piutang PT Liga Utama.



Hal.

32



Apabila anda selesai memasukkan semua saldo piutang, maka anda akan mendapatkan ucapan selamat dari MYOB seperti contoh dibawah ini.

17. ENTRI SALDO AWAL HUTANG DAGANG Daftar saldo hutang dagang dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Fasilitas yang digunakan adalah:

§

Klik Menu Setup – Balance - Supplier Balance – Pilih Nama Pemasok – Klik Add Purchase – Masukkan Faktur satu persatu.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

33

1. Membuat Hutang Taufik Offset.

Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. PO# = nomor faktur pembelian Date = Tanggal awal bulan transaksi Memo = Saldo Awal Hutang Tax Code = N-T , karena saldo hutang bukan objek PPN.

Selanjutnya pilih nama supplier dan klik Add Purchase untuk entri hutang berikutnya.



Hal.

34


2. Membuat Hutang Central Computer


18. ENTRI SALDO AWAL PERSEDIAAN MODUL ( QUANTITY ) Daftar Unit Modul & Harga Pokok dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Cara memasukkan saldo unit persediaan modul: • Klik Menu Command Centre - Inventory – Count Inventory – Isi kolom Counted dengan

jumlah barang (tekan tombol tanda panah ke bawah untuk pindah baris).

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

35

Entri saldo persediaan satu per satu dikolom COUNTED. Caranya klik & isi baris pertama. Kemudian tekan tombol panah kebawah keyboard untuk pindah baris.

Pengisian nomor akun persediaan.



Hal.

36


Entri Saldo Awal Harga Pokok Persediaan Modul (Cost) Isi Inventory Journal Number = nomor jurnal umum (JU604 02); Date = tanggal awal bulan transaksi; Memo = Saldo awal persediaan.

Isi harga pokok produk per satuan pada kolom UNIT COST. Tekan tombol panah kebawah untuk pindah ke bawah.

Keterangan: Inventory Journal Number = nomor bukti memorial untuk pencatatan persediaan awal. Date = tanggal bukti memorial. Memo = keterangan jurnal memorial. 19. MEMERIKSA HASIL KERJA PEMBUATAN DATA BARU. Pemeriksaan ini bertujuan untuk: a. Memastikan bahwa NILAI HUTANG, PIUTANG DAN PERSEDIAAN BARANG MENURUT NERACA

sudah sama besarnya dengan KARTU HUTANG PER

SUPPLIER, KARTU PIUTANG PER CUSTOMER, dan KARTU PERSEDIAAN. b. Memeriksa apakah ada kesalahan Kode Pajak, Tanggal Entri atau lainnya pada tahap pembuatan data baru dan persiapan bulan transaksi. Cara melakukan pemeriksaan: §

KLIK MODUL ACCOUNT - KLIK COMPANY DATA AUDITOR – IKUTI PROSES - Periksa apakah masih ada tanda tanya atau sudah check list semua.

IRSAN LUBIS, SE.AK.


PROSEDUR DATA BARU

Hal.

37

Apabila hasil menunjukkan seperti di atas, berarti tidak ada kesalahan dalam melakukan pembuatan data baru dan persiapan bulan transaksi. Tetapi apabila masih ada tanda tanya ( ? ) pada baris tertentu, berarti ada kesalahan dan harus diperbaiki terlebih dahulu. 20. PROSEDUR DATA BARU & PERSIAPAN BULAN TRANSAKSI SELESAI.



Tujuan Pembelajaran. Uraian Materi PROSEDUR DATA BARU. PDF created with pdffactory Pro trial version KEGIATAN BELAJAR 2

Recommend Documents