TUGAS AKHIR Identifikasi dan Penerapan Biaya Mutu (Cost of Quality) sebagai Dasar Perbaikan Mutu pada proses produksi Wall Thickness Bearing Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat Dalam Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu (S1)
Disusun Oleh : Nama NIM Program Studi
: Wahyono : 0160311-079 : Teknik Industri
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2007
LEMBAR PENGESAHAN Identifikasi dan Penerapan Biaya Mutu (Cost of Quality) sebagai Dasar Perbaikan Mutu pada proses produksi Wall Thickness Bearing
Disusun Oleh : Nama NIM Program Studi
: Wahyono : 0160311-079 : Teknik Industri
Mengetahui Koordinator TA / KaProdi
Pembimbing
( Ir. Herry Agung P, M.Sc )
( Ir. Muhammad Kholil, MT )
iii
ABSTRAKS Identifikasi dan Penerapan Biaya Mutu (Cost of Quality) sebagai dasar Perbaikan Mutu pada Proses Produksi Wall Thickness Bearing
Mutu adalah kehidupan. Sebuah kata sederhana namun memiliki arti penting dalam menjaga keberlangsungan suatu organisasi. Beberapa perusahaan berusaha untuk melakukannya dengan mengembangkan dan menerapkan perencanaan mutu, kontrol dan rekayasa. Mereka yakin bahwa dengan melakukan aktivitas mutu yang intensif akan mendapatkan keuntungan internal dan eksternal. Persaingan di era global juga berdampak pada strategi perusahaan bahkan pelanggan juga minta persyaratan khusus. Sehingga perusahaan membutuhkan alat untuk mencerminkan posisi kinerjanya termasuk dalam hal mutu. Penelitian ini memfokuskan pada identifikasi biaya mutu (cost of quality) dan bagaimana menerapkan hasilnya untuk mendukung dan membantu mengembangkan kelangsungan perbaikan mutu. Penelitian dilakukan pada sebuah perusahaan komponen otomotif bernama DMIC yang memproduksi Wall Thickness Bearing. Dengan penerapan biaya mutu perusahaan akan dapat memposisikan kinerjanya sehingga dapat membuat kebijakan dan strategi mutu di masa mendatang. Hasil menunjukkan biaya mutu (COQ) mencapai 1,09% ~ 1,51% dibandingkan dengan nilai penjualan. Berdasara kategorinya (model P-A-F), Biaya pencegahan mencapai hasil terendah antara 0.17% ~ 0.21%, sementara biaya Kegagalan mencapai hasil tertinggi antara 0,50% ~0,94%. Ini berarti bahwa perusahaan harus langsung mengfokuskan pada bagaimana melakukan perbaikan pencegahan internal maupun eksternal. Hasil juga menunjukkan bahwa alokasi waktu untuk biaya Penilaian sangat tinggi (2 kali lipat dari biaya pencegahan dan kegagalan) karena pemeriksaan visual memerlukan waktu banyak dan semua produk harus dilakukan pemeriksaan, tidak sekedar sampling. Ini berarti tidak ada jaminan mutu internal proses yang dikembangkan di jalur produksi sehingga di akhir pemeriksaan akhir perusahaan harus menempatkan petugas untuk melakukan pekerjaan pemeriksaan. Beberapa rencana perbaikan penting yang segera dilakukan adalah menurunkan reject dan pengerjaan ulang yang merupakan cerminan buruknya kinerja mutu melalui program Gugus Kendali Mutu dan perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh karyawan. Penelitian ini dialkukan dengan pendekatan praktis sehingga pola kuantitatif tidak ditemukan. Dengan penelitian langsung di lapangan didukung data langsung, penulis yakin bahwa alat ini cukup dapat digunakan untuk kemanfaatan perusahaan. Kata kunci : Biaya Mutu
v
DAFTAR ISI Hal. Halaman Judul
i
Halaman Pernyataan
ii
Halaman Pengesahan
iii
Abstract
iv
Abstraksi
v
Kata Pengantar
vi
Daftar Isi
vii
Daftar Tabel
ix
Daftar Gambar
xi
BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Perumusan Permasalahan
2
1.3 Tujuan Penelitian
3
1.4 Pembatasan Permasalahan
3
1.5 Metode Penelitian
3
1.6 Sistematika Penulisan
4
LANDASAN TEORI
6
2.1 Pengertian TQM/Manajemen Mutu Terpadu
6
2.2 Definisi Mutu
9
2.3 Tantangan Terhadap Mutu
9
2.4 Interpretasi CoQ
11
2.5 Teknik Manajemen yang dipakai dalam Analisa CoQ
13
2.6 Dokumentasi, Pelatihan, Komunikasi, dan Penerapan
14
IDENTIFIKASI COST OF QUALITY (CoQ)
16
3.1 Proses Produksi “Wall Thickness Bearing”
16
3.2 Identifikasi Cost of Quality (CoQ)
24
vii
BAB IV
BAB V
PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA
41
4.1 Pengolahan Cost of Quality (CoQ)
41
4.2 Analisa Data CoQ
44
4.3 Upaya Perbaikan terkait Hasil Analisa Biaya Mutu
48
KESIMPULAN DAN SARAN
51
5.1 Kesimpulan
51
5.2 Saran
54
Daftar Pustaka
55
Lampiran I
56
Lampiran II
59
viii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1.
Biaya Produk vs. Biaya Mutu
10
Tabel 3.1.
Tahapan QA
18
Tabel 3.2.
Rencana Mutu (tipe sederhana)
20
Tabel 3.3.
Data Kuantitas Item Inspeksi
24
Tabel 3.4.
Data Waktu Pengendalian Tools
26
Tabel 3.5.
Data Pemeriksaan Roundness & Roughness Jig/Tools
27
Tabel 3.6.
Data Pelaksanaan TPM (dalam jam)
27
Tabel 3.7.
Data Pelaksanaan Pelatihan
28
Tabel 3.8.
Data Audit Mutu
29
Tabel 3.9.
Data Cek Menyeluruh
31
Tabel 3.10.
Jumlah Produk gagal/NG/reject (dalam pcs)
32
Tabel 3.11.
Jumlah Produk rework/pengerjaan ulang (dalam pcs)
32
Tabel 3.12.
Biaya Pengerjaan Ulang ( dalam Rupiah )
32
Tabel 3.13.
Waktu Pengerjaan Ulang ( 1 Operator – dalam jam )
33
Tabel 3.14.
Tabel Penghitungan tingkat kegagalan
33
Tabel 3.15.
Tabel Hasil Tingkat Kegagalan
36
Tabel 3.16.
Ranking Klaim berdasarkan informasi pelanggan
38
Tabel 3.17.
Rangking Tingkat Kepentingan
39
Tabel 3.18.
Rangking Tingkat Keseringan/Occurence
39
Tabel 3.19.
Rangking Tingkat Deteksi
39
ix
Tabel 3.20.
Eksternal Claim
40
Tabel 4.1.
Data Biaya Mutu ( CoQ )
42
Tabel 4.2.
Rangkuman Pengambilan Data Biaya Mutu
42
Tabel 4.3.
Data Dasar pengukuran Kinerja CoQ
44
Tabel 4.4.
CoQ / Biaya Mutu vs Sales
45
Tabel 4.5.
Waktu yang diperlukan untuk Pengendalian Mutu dan
47
CoQ Tabel 4.6.
Program Penurunan Biaya Kegagalan Internal
49
Tabel 5.1.
Persentase Biaya Mutu
51
Tabel 5.2.
Persentase masing-masing komponen Biaya Mutu
52
Tabel 5.3.
Persentase komponen Biaya kegagalan
52
Tabel 5.4.
Waktu pemenuhan Biaya Mutu
52
Tabel 5.5.
Program Perbaikan Mutu
53
x
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1.
Struktur bangunan TQM
8
Gambar 3.1.
Bagan proses produksi “Wall Thickness Bearing”
16
Gambar 3.2.
Proses Pressing, Machining, dan Plating
17
Gambar 4.1.
Grafik kecenderungan COQ terhadap Sales
45
Gambar 4.2.
Grafik kecenderungan COQ terhadap Cost of Sales
46
Gambar 4.3.
Grafik persentase alokasi waktu dalam COQ
47
Gambar 4.4.
Diagram tulang ikan Biaya penilaian dan kegagalan internal tinggi
48
xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG Perkembangan industri otomotif yang semakin meningkat, mendorong para pelaku industri untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan melakukan berbagai strategi dalam pemenuhan permintaan pasar. Selain dipicu oleh tingginya tingkat persaingan, harus dilakukan pula upaya peningkatan dan perbaikan mutu dalam pencapaian sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dalam visi perusahaan. Perkembangan tersebut juga merupakan suatu peluang untuk memperkuat posisi pasar dan mendongkrak penjualan, tentu dengan menerapkan kebijakan yang strategis dalam peningkatan perbaikan mutu, meredam cost of poor quality/biaya mutu rendah [CoQ], sistem jaminan mutu [QA] dalam operasional perusahaan, dan alat-alat analisa lainnya, sehingga tercapai hasil yang mampu memenuhi suara pelanggan termasuk di dalamnya mutu, biaya yang kompetitif, dan tepat waktu penyerahan serta keluwesan dalam operasional. Maka dalam menentukan kebijakan dan strategi tersebut diperlukan berbagai pertimbangan dan ketelitian yang rinci agar menjadi dasar penentuan kebijakan yang hendak dicapai perusahaan. Penelitian ini difokuskan pada identifikasi, dan penerapan biaya mutu [cost of quality] dalam proses TQM/Manajemen Mutu Terpadu di perusahaan. Hasil identifikasi tersebut akan dapat dijadikan dasar pertimbangan untuk mendukung usaha perbaikan mutu yang mengarah kepada peningkatan efisiensi biaya perusahaan.
1
2
DMIC adalah salah satu perusahaan yang memproduksi salah satu komponen otomotif yaitu Wall Thickness Bearing. Tingkat kinerja perusahaan dapat diukur secara kasar dari 3 hal yaitu QCD [Quality, Cost, Delivery]. Dengan memperkuat pondasi operasional yaitu mutu yang baik, maka keberlangsungan perusahaan akan terjaga. Mutu dalam hal ini merupakan keseluruhan mutu dalam perusahaan, artinya tidak hanya meningkatkan mutu produk melainkan pula keseluruhan mutu pekerja, perlengkapan proses, informasi, sistem dan manajemen. Untuk mempertahankan, dan meningkatkan mutu secara terus menerus, ada beberapa hal yang sangat penting diantaranya; mengoptimalkan tingkat kepuasan pelanggan dan karyawan, efektif dalam penggunaan sumber daya, keluwesan peraturan perusahaan, dan menciptkan profit dengan mengeliminasi pemborosan. Adapun salah satu alat untuk mencapai usaha tersebut adalah konsep CoQ yang secara umum akan dapat menggambarkan kinerja mutu dalam suatu operasional perusahaan.
1.2. PERUMUSAN PERMASALAHAN Dengan menentukan dan merumuskan biaya mutu dengan baik, akan suatu parameter dan dasar perbaikan mutu yang tepat sasaran. Identifikasi CoQ yang benar akan memperoleh nilai yang tepat dalam menetapkan kebijakan dan aktivitas mutu.
3
1.3. TUJUAN PENELITIAN Penelitian ini berguna untuk mendukung usaha perbaikan mutu yang mengarah kepada peningkatan efisiensi biaya perusahaan, dengan tujuan utama: 1. Identifikasi CoQ dalam aktivitas operasional perusahaan 2. Implementasi hasil identifikasi CoQ untuk menentukan kebijakan mutu beserta upaya-upaya peningkatan perbaikan mutu
1.4. PEMBATASAN PERMASALAHAN Cukup kompleksnya alat-alat analisa perbaikan mutu, maka dilakukan pembatasan, yaitu: 1. Sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, perumusan “account no” pada laporan keuangan dari CoQ tidak dibahas. 2. Penelitian dilakukan hanya pada proses produksi (tidak termasuk item trading), jenis produk Aluminium dan Kelmet. 3. Data-data terkait berdasarkan data produksi tahun 2006 dan 2007.
1.5. METODE PENELITIAN Pada penelitian ini metodologi yang digunakan adalah : 1. Studi
lapangan
(field
research).
Data-data
yang
diperoleh
dengan
mengumpulkan data identifikasi CoQ di perusahaan dan menanyakan permasalahan yang berhubungan dengan persoalan yang dibahas.
4
2. Studi kepustakaan (library research) mempelajari referensi, buku-buku, tulisan ilmiah dan browsing di internet yang membahas permasalahan yang akan diteliti.
1.6. SISTEMATIKA PENULISAN Untuk memudahkan dalam penulisan tugas akhir ini serta memperoleh gambaran yang jelas mengenai apa yang akan dibahas maka sistematikanya adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam Bab ini diuraikan latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, pembatasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI Dalam Bab ini dikemukakan teori-teori dan penjelasan-penjelasan yang digunakan
untuk pengolahan data serta untuk proses penganalisaan terhadap
permasalahan yang dihadapi : sekilas TQM, konsep mutu, CoQ dan penerapannya, serta aktivitas pengendalian mutu.
BAB III : IDENTIFIKASI COST OF QUALITY Menjelaskan cara identifikasi biaya mutu pada proses manufaktur di DMIC sehingga didapat data-data yang relevan. Data yang diambil terdiri atas biaya pencegahan, penilaian dan biaya kegagalan proses.
5
BAB IV : PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA Membahas tentang keterkaitan antar faktor-faktor dari data yang diperoleh dari masalah yang diajukan kemudian menyelesaikan masalah tersebut dengan metode yang diajukan dan menganalisa proses dan hasil penyelesaian masalah.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Pada Bab ini dikemukakan kesimpulan yang didapat dari penelitian serta saran-saran yang diusulkan untuk penerapan hasil penelitian ini.
BAB II LANDASAN TEORI Dalam Bab ini dikemukakan teori-teori dan penjelasan-penjelasan yang digunakan untuk pengolahan data dan proses analisa terhadap permasalahan yang dihadapi. 2.1. PENGERTIAN TQM/ MANAJEMEN MUTU TERPADU Konsep TQM (Total Quality Management) dikembangkan pertama kali pada tahun 1950-an (setelah Perang Dunia II) oleh ilmuwan Amerika bernama Dr. Edward Deming, dalam rangka memperbaiki mutu dari produk dan pelayanan yang dihasilkan oleh industri-industri di Amerika. Namun tidak begitu diperhatikan oleh industri saat itu, sampai akhirnya ia ditugaskan ke Jepang dalam rangka membawa pengaruh barat ke Jepang. Di Jepang ia mengadakan seminar tentang konsepnya dan diikuti 45 CEO dari perusahaan Jepang. Dalam seminar tersebut Dr. Deming mengemukakan 4 hal penting: 1. Sebuah organisasi bisinis harus mengetahui dan tanggap terhadap kebutuhan pelanggannya. Tanpa pelanggan, berarti tidak ada pesanan, dan tanpa pesanan berarti tidak akan ada pekerjaan. 2. Pentingnya melakukan survey terhadap kebutuhan-kebutuhan dan harapan pelanggan. 3. Pengelolaan Sumber daya manusia. 4. Menciptakan keinginan unruk melakukan perbaikan secara terus menerus.
6
7
Ke-4 hal tersebut berpengaruh besar terhadap Jepang yang kemudian mengadopsi untuk menghidupkan kembali bisnis dan industri mereka yang hancur setelah perang. Jepang mengadopsi konsep Dr. Deming dengan menerapkan fungsi-fungsi mutu seperti bagan control, kehandalan proses, dan lain-lain. Mereka menerapkan silkus PDCA (Plan-Do-Check-Action) yang merupakan suatu metode yang dipakai dalam TQM untuk menghasilkan perbaikan/peningkatan mutu secara berkesinambungan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan. Secara spesifik TQM dapat didefinisikan sebagai suatu system manajemen yang dinamis yang mengikutsertakan seluruh anggota organisasi dengan penerapan konsep dan teknik pengendalian mutu untuk mencapai kepuasan pelanggan dan kepuasan yang mengerjakannya. 2.1.1. 8 ELEMEN TQM Mutu terpadu (Total Quality) merupakan sebuah deskripsi dari budaya, sikap, dan organisasi, dari sebuah perusahaan yang berusaha untuk menyediakan produk dan pelayanan yang bisa memuaskan memenuhi kebutuhan pelanggannya. Budaya tersebut meletakkan mutu dalam semua aspek operasional perusahaan, dengan proses-proses yang dilakukan secara benar pertama kali, dan cacat (defct) atau pemborosan dihilangkan dari operasi. Agar
sukses
dalam
menerapkan
TQM,
suatu
organisasi
harus
berkonsentrasi pada 8 elemen kunci yaitu: etika, integritas (kejujuran), kepercayaan, pelatihan, kerja tim, kepemimpinan, penghargaan, dan komunikasi.
8
TQM telah diciptakan untuk menggambarkan sebuah filsafat yang menjadikan mutu sebagai tenaga penggerak di belakang kepemimpinan, desain, dan inisiatif perbaikan. Untuk hal itu, TQM membutuhkan bantuan dari ke-8 elemen kunci di atas. Elemen-elemen ini selnjutnya dapat dikelompokkan lagi ke dalam 4 bagian berdasarkan fungsinya dalam membentuk struktur bangunan TQM, yaitu: 1. Pondasi, mencakup etika, integritas, dan kepercayaan 2. Batu bata, mencakup pelatihan, kerja tim, dan kepemimpinan 3. Campuran semen pengikat, mencakup komunikasi 4. Atap, mencakup pengahargaan
Recognition
Teamwork Leadership Integrity, Ethics, Trust
Communication
Communication
Training
Communication
Gambar 2.1. Struktur bangunan TQM Sumber: Manual Internal Training ISO 9001 PTDM
9
2.2. DEFINISI MUTU Mutu dapat diartikan dalam beberapa variasi sebagai: a. Mutu merupakan kesesuaian penggunaan ( Juran ) b. Mutu adalah kesesuaian terhadap persyarataan yang ditetapkan ( Crosby ) c. Mutu adalah koreksi dan pencegahan kerugian, tidak ada hidup berdampingan dengan kerugian ( hoshin) d. Mutu adalah tingkat keseragaman dan ketergantungan, pada biaya yang rendah dan sesuai dengan pasar ( Deming ) e. Mutu adalah pemenuhan persyaratan pelanggan sebagaimana persyaratan dari pihak laim yang terkait. ( ISO 9000:2000 ) Pengertian terakhir Mutu mengimplikasikan bahwa berujung pada produktifitas dan profitabilitas. Tiap organisasi/industri harus memelihara biaya persaingan dan menjaminkan bahwa mutu produk dan jasanya adalah memenuhi permintaan dan persyaratan pelanggan.
2.3. TANTANGAN TERHADAP MUTU Tantangan terhadap teknologi mutu dan manajemen terus berkembang. Pada tahun 1990-an seluruh organisasi menghadapi isu pengembangan mutu produk dan jasa, serta peningkatan inovasi. Konsekuensinya adalah disiplin ilmu Mutu telah mengalami evolusi dan berkembang begitu cepat dari sekedar pengujian/inspeksi
menjadi
manajemen
mutu
keseluruhan
organisasi.
10
Globalisasi merupakan salah satu factor kunci dalam dunia bisnis sekarang. Bisnis akan terus diupayakan untuk meningkatkan dan menumbuhkan persaingan internasional secara intens, sehingga seluruh organisasi akan bersaing dalam hal mutu dan harga. Biaya Mutu ( CoQ ) dapat diartikan sebagai alat pengembalian mutu dalam suatu organisasi dan bagaimana berdampak pada lini bawah. CoQ dapat juga dijadikan platform yang berguna untuk menurunkan biaya bisnis dan menumbuhkan semangat kompetisi. Biaya Mutu ( CoQ ) sekarang ini dikenal sebagai alat utama untuk mengukur perkembangan dan perbaikan kuantitas dari sebuah organisasi selama proses penerapan TQM/Total Quality Management, dan CoQ membentuk sebagai bagian integral dari model TQM yang efektif. Banyak orang termasuk para akuntan professional tidak peduli perbedaan antara Biaya Produk dengan Biaya Mutu. Tabel dibawah menggambarkan perbedaan kedua hal tersebut. Tabel 2.1. Biaya Produk vs. Biaya Mutu No
Deskripsi
Biaya Produk
Biaya Mutu
1
Biaya Material
Biaya bahan baku material Biaya material yang terbuang yang dipakai [waste]
2
Labor Cost
Biaya operator produksi, Biaya inspector QC dan inspector QC
3
Biaya Mesin
Biaya mesin yang dipakai
4
Lainnya
Overhead cost [mis: Termasuk overhead cost, bila bangunan & fasilitas, staff, diaplikasikan dll]
Biaya Down Time mesin
11
Adalah sangat penting untuk mengidentifikasi dan mengukur komponen Biaya Mutu dalam suatu organisasi untuk menurunkan Biaya Produk. Kita sadar bahwa Biaya Produk benar-benar dipengaruhi oleh Biaya Mutu, dengan kata lain adalah sangat perlu untuk meminimalkan Biaya Mutu untuk menurunkan Biaya Produk. Penurunan Biaya Mutu memerlukan pemahaman mendalam tentang operasi bisnis dan aplikasi dari beberapa teknik manajemen untuk menerapkan program penurunan biaya. Untuk mengetahui konsep CoQ perlu terlebih dahulu pengertian tentang Mutu.
2.4. INTERPRETASI CoQ CoQ adalah ukuran yang tepat untuk menilai usaha-usaha perbaikan mutu. Produk maupun jasa yang kompetitif berdasarkan pada keseimbangan antara factor mutu dan biaya adalah sasaran utama dari tanggung jawab manajemen. Analisa tentang mutu yang berhubungan dengan biaya merupakan alat manajemen yang signifikan yang menyediakan sebuah metode pengujian efektifitas dari manjemen mutu, dan merupakan pengertian dari penentuan area masalah, peluanag, penghematan, dan prioritas tindakan. Aktivitas utama yang berhubungan dengan CoQ dapat secara ringkas dikategorikan pada 3 komponen biaya yaitu: Preventive Cost (Biaya Pencegahan), Appraisal Cost (Biaya Penilaian), Failure Cost (Biaya Kegagalan). Ketiga hal tersebut dikenal sebagai P-A-F Model.
12
1. Prevention Cost Biaya-biaya Pencegahan ini timbul dari beberapa tindakan yang diambil untuk penyidikan, pencegahan, atau pengurangan resiko ketidaksesuiaan atau kerusakan. Biaya Pencegahan direncanakan dan terjadi sebelum operasional proses dilakukan. Biaya Pencegahan meliputi keperluan produksi atau jasa, rencana mutu, rekayasa dan pemeliharaan system QA, dan pelatihan. 2. Appraisal Cost Merupakan biaya evaluasi dari keperluan/persyaratan mutu termasuk di dalamnya biaya verifikasi dan control yang dibentuk pada tiap tingkatan aliran mutu (quality loop). Biaya-biaya ini meliputi verifikasi/pengujian, peralatan inspeksi, dan performa pemasok. 3. Failure Cost Biaya-biaya Kegagalan dapat dibagi pada kegagalan internal maupun eksternal. a. biaya Kegagalan internal, terjadi apabila hasil dari suatu pekerjaan gagal untuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan dan dideteksi sebelum diserahkan ke pelanggan. Biaya kegagalan internal meliputi limbah, skrap, rework (pekerjaan-ulang), reinspeksi, turun grade, dimana kesemuanya tersebut tidak memenuhi spesifikasi, dan analisa kegagalan dari produk atau jasa.
13
b. Biaya kegagalan eksternal, terjadi ketika produk atau jasa gagal mencapai standar mutu yang telah ditetapkan tetapi tidak terdeteksi hingga akhirnya sampai ke konsumen/pelanggan. Biaya kegagalan eksternal ini meliputi perbaikan dan pelayanan produk, klaim garansi,
hal-hal
yang
berhubungan
dengan
penolakan/pengembalian (seperti cacat atau produk yang ditarik kembali), kewajiban, serta kehilangan pemilikan goodwill.
2.5. TEKNIK MANAJEMEN YANG DIPAKAI DALAM ANALISA CoQ Terdapat teknik manajemen yang digunakan dalam analisa CoQ, diantaranya sebagai berikut: 1. Analisa kecenderungan ( trend analysis ) Analisa kecenderungan sangat tepat dipakai dalam analisa CoQ bila data lampau dan sekarang tersedia, sebagaimana keterlibatan perbandingan antara data Nonconformance Cost/Biaya ketidaksesuaian lampau dan sekarang. Trends analysis dapat dipakai untuk menyoroti kecenderungan yang signifikan dalam kinerja item CoQ diman perlu untuk dituju, kemungkinan
peningkatan
atau
penurunan
pada
data
Biaya
Ketidaksesuaian sehubungan dengan fluktuasi musiman, on-off CoQ seperti downtime yang diakibatkan oleh mesin baru. Data dari trens analysis dapat diplot di sebuah grafik untuk mendemonstrasikan gerak perubahan.
14
2. Analisa varian ( variance analysis ) Metode ini berguna bila ada sasaran atau target untuk menunjukkan suatu kinerja. Analisa varian melibatkan tabulasi dari CoQ dengan target yang ditetapkan. Perbedaan antara dua hal ini disebut sebagai “varian”. 3. Analisa pareto ( pareto analysis ) Analisa ini melibatkan urutan CoQ berdasarkan besar kontribusi CoQ. Porsi CoQ yang besar diidentifikasikan untuk penyidikan dan tindakan perbaikan, juga untuk melakukan perbaikan.
2.6. DOKUMENTASI, PELATIHAN, KOMUNIKASI, DAN PENERAPAN Dalam rangkaian identifikasi dan penerapan CoQ, sangat penting untuk selalu melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Dokumentasi Digunakan
untuk
mendokumentasikan
perubahan-perubahan
yang
diperlukan dari aktivitas mutu pada model jaminan kualitas (QA) atau Quality System ISO 9000 maupun manual TQM. 2. Pelatihan Identifikasi kebutuhan pelatihan dan menyediakan in-house atau eksternal pelatihan kepada orang yang relevan yang terlibat dalam pengaturan CoQ. Berikut beberapa pelatihan umum yang diperlukan: -
Teknik pengumpulan data
15
-
Analisa dan diagram Sebab akibat
-
Teknik Pemecahan Masalah
-
Model Proses untuk Biaya Mutu
-
Analisa Grafik Pareto
-
Statistik Quality Control
-
Teknik Manajemen yang relevan
3. Komunikasi dan Penerapan Manajemen organisasi harus mendefinisikan dan menerapkan proses yang efektif dan efisien untuk mengkomunikasikan dari semua orang di semua tingkatan dalam organisasi untuk menerapkan perubahan secara aktif. Semua data CoQ yang relevan harus dibangun, ditinjau dan dipublikasikan seperlunya.
BAB III IDENTIFIKASI COST OF QUALITY (CoQ) Proses identifiksi Cost of Quality (COQ) dilakukan pada salah satu perusahaan komponen otomotif DMIC yang memproduksi Wall Thickness Bearing. Adalah penting untuk mengetahui proses produksinya sebagai gambaran awal dalam penyidikan data yang menunjang identifikasi Cost of Quality (CoQ).
3.1 PROSES PRODUKSI “WALL THICKNESS BEARING” Wall Thickness Bearing adalah salah satu komponen otomotif yang dipasang di bagian Crankshaft dan Connecting Rod pada Engine Mobil maupun mesin industri yang memakai bahan bakar gasoline maupun solar. Secara umum, proses Produksi “Wall Thickness Bearing” dapat dilihat dalam bagan seperti di bawah ini:
Material
Pressing
Aluminium Machining Kelmet Plating
Inspection
Packing/Delivery
Gambar 3.1. : Bagan proses produksi “Wall Thickness Bearing” 16
17 Uncoiler Leveler Blanking Splitting Bending Forming Face Chamfer Lug relief Lug Nicking Oil Hole Oil Grooving Oil Hole chamfer Joint face Bore Broaching Plating
Gambar 3.2. : Proses Pressing, Machining dan Plating Setelah mengetahui alur proses produksi, perlu dilengkapi dengan sistem jaminan mutu (Quality Assurance-QA) yang diterapkan, sebagai berikut:
18
Tahapan Jaminan Mutu ( Quality Assurance-QA) Tabel 3.1. : Tahapan QA Tahapan
Aktivitas
Inquiry
Inquiry Tinjauan dan Pengujian Syarat dan Ketentuan
Tinjauan dan Pengujian Kelayakan Fasilitas Produksi Tinjauan Desain
Quotation dan Jadwal
PreProduksi
Negosiasi Order Persiapan Produksi Agreement dan Administrasi lainnya QC Plan, Standar Inspeksi, gauge, dan Check sheet Gambar, Rencana Produksi, Material, Pengadaan part, Spesifikasi kemasan, Palet dan Delivery Fasilitas dan Lay-out Manpower, Jig/Tool, Instruksi Kerja, Jadwal Produksi, dan Perawatan Approval persiapan produksi Audit Vendor
Penanggung Standar Formulir Keterangan Jawab Customer Marketing Riset pasar, Laporan pengembangan teknologi, dan Kebijakan Perusahaan Marketing, Quality, Teknik, Produksi Quality, Gambar, Teknik, Spesifikasi, dan Produksi ECR, Jadwal Marketing Quotation dan Jadwal Customer Customer P.O. / LOI
Marketing
Agreement
Quality
QC Plan, PIS, Inspection
Production Planning
Spesifikasi Packing, Material
Teknik Produksi
Gambar
Customer Customer
Pelatihan dilakukan kepada seluruh operator terkait
19
Tahapan Aktivitas
Penanggung Standar Formulir Keterangan Jawab
Tes Sample dan Pengananan Klaim
Tes Sample Inspeksi tes sample Approval Customer Claim (jika ada) Corrective Action
Tes kelayakan Mass pro dan penanganan Klaim
Mass Produksi Inspeksi Delivery Claim/Fatal Error Corrective Action
Service Pelanggan
Evaluasi Quality Meeting
Produksi Quality Customer Customer Quality, Teknik, Produksi Customer
Laporan Inspeksi, Lembar Tindakan Perbaikan
Bench Test Report
Produksi Quality PP Jika ada Quality, Teknik, Produksi Marketing Marketing, Quality, Teknik, Produksi
Lembar Tindakan Perbaikan Laporan Klaim, Harga, Agreement, Laporan Meeting Quality, Riset Pasar, dan Pengembangan Teknologi
Dari tabel di atas, seluruh proses mulai dari inquiry, persiapan produksi, tes sample, mass produksi, hingga pelayanan purna jual terdapat aktivitas jaminan mutu guna meyakinkan kepada pelanggan bahwa produk yang diproduksi memang diproses secara baik. Secara lebih khusus lagi, sesuai persyaratan ISO/TS 16949:2004 di industri otomotif untuk mempersiapkan Rencana Mutu (Quality Planning), untuk memastikan jaminan mutu di proses internal dilakukan dengan sempurna.
20
Tabel 3.2. : Rencana Mutu (tipe sederhana) Proses Inspeksi Material
Item Kontrol -
Blanking Cutter Clearance
Splitting
Bending Forming
Face Chamfer
-Cutter Clearance -Cutter
-Press Die -Marking
Penyayatan
Faktor Mutu
Kontrol Inspeksi Frekuensi Catatan
-No. Material -Tipe Alloy -Dimensi Bimetal
-Bimetal Tag -Spherical Micro -Point Micro -Caliper Caliper Caliper Caliper -Square -Thickness gauge Caliper Visual Caliper Caliper Square, Thickness gauge Visual Caliper Visual Visual Spherical Micro Point Micro Mesin Crush Height Twisting Device Comparator Caliper Caliper Caliper Caliper Visual Visual Comparator, caliper, gauge block Caliper Protractor Twisting device, dial Visual
-Panjang -Lebar -Lebar Sisa -Kesikuan
-Kesejajaran Visualisasi -Panjang Lebar Kesikuan Jumlah Potongan Kesejajaran Visualisasi Marking Tebal Tengah Tebal Backsteel Permukaan kontak Puntiran Taper Rentang Bebas Torishiro Lebar Kesejajaran Alloy Visualisasi Lebar
Chamfer dalam/luar Sudut Chamfer Puntiran Visualisasi
Tiap Koil Formulir (A,B,E) dan dokumentasi terkait di sesuaikan A,C,E dengan A,B,E persyaratA,B,E an ISO A,C,E TS 16949 ver.2004 A,C,E A,C,E A,B,E A,C,E A,C,E A,B,E A,C,E A,C,E A,D,E A,D,E A,B,E A,D,E A,D,E A,D,E A,D,E A,B,E A,B,E A,D,E A A,D,E A,C,E
A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E
21
Proses Oil Hole
Drill
Lug Relief
Nicking
Item Kontrol Punch, Die
Punch, Die
Cutter
Jig
Oil Cutter Grooving
Hole Chamfer
Drill, Cutter
Joint Face
Cutter
Faktor Mutu
Kontrol Inspeksi Frekuensi Catatan
Dimensi Hole/window Posisi Lingkar Posisi Lintang Permukaan Kontak
Caliper
A,C,E
Caliper Caliper Mesin Crush Height Visual Caliper
A,C,E A,C,E A,C,E
Caliper Caliper Mesin Crush Height Visual Caliper Caliper Point Micro Caliper, Point micro Visual Visual Caliper Disc Micro Point Micro Depth device Visual Visual Depth device Visual Caliper Caliper Point micro Groove micro Tool indicator Visual Caliper Drill indicator Visual Mesin Crush Height Comparator Caliper
A,C,E A,C,E A,C,E
Visualisasi Dimensi Hole/window Posisi Lingkar Posisi Lintang Permukaan Kontak Visualisasi Lebar Posisi Kedalaman Panjang Kelonggaran Relief Visualisasi Panjang Lebar Posisi Kedalaman Notch Clearance Slope Visualisasi Lebar Posisi Lintang Posisi Lingkar Kedalaman Sudut Visualisasi Chamfer Sudut Chamfer Visualisasi Crush Height Taper Chamfer
A,C,E A,C,E
A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,B,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,B,E A,B,E A,B,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,B,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E
Formulir dan dokumentasi terkait di sesuaikan dengan persyaratan ISO TS 16949 ver.2004
22
Proses Joint face
Item Kontrol Cutter
Broaching Cutter, tekanan clamp, Jig
Final Inspeksi
Face Chamfer
Faktor Mutu Permukaan kontak Rentang bebas Sisa Nicking Permukaan penyayatan Visualisasi Tebal tengah Tebal tepi Panjang relief Kedalaman relief Kekasaran Permukaan kontak dalam Visualisasi Puntiran Lebar
Oil Hole
Relief Nicking
Oil Groov
Oil hole
Chamfer dalam/luar Sudut Chamfer Posisi Lingkar Posisi Lintang Diameter Chamfer dalam Chamfer Luar Panjang Panjang Lebar Posisi Kedalaman Lebar Posisi Lintang Posisi Lingkar Kedalaman Sudut Panjang/lebar Posisi Lingkar Posisi Lintang
Kontrol Inspeksi Mesin crush height Caliper Visual Surface tester, roughness test Visual Thickness test Thickness test Caliper Relief micro Roughness test Roughness test, visual Visual Twisting device, dial Comparator, caliper, gauge block Caliper Protractor Caliper Caliper Caliper Caliper Caliper Caliper, Point micro Caliper Disc Micro Point Micro Depth device Caliper Caliper Point micro Groove micro Tool indicator Caliper Caliper Caliper
Frekuensi Catatan A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,C,E A,B,E A,B,E A,B,E A,C,E A,B,E A,C,E 5pcs/lot 20pcs/lot
5pcs/lot 5pcs/lot 5pcs/lot
5pcs/lot 5pcs/lot
5pcs/lot
5pcs/lot
Formulir dan dokumentasi terkait di sesuaikan dengan persyaratan ISO TS 16949 ver.2004
23
Proses Final Inspeksi
Item Kontrol Joint Face
Faktor Mutu
Kontrol Inspeksi Frekuensi Catatan
Crush Height
Mesin Crush Height Comparator Caliper Mesin crush height Caliper Thickness test Thickness test Alloy tester Caliper Relief micro Gauss meter Roughness test, visual Visual
32pcs/lot
visual
Semua
Warna Kebersihan
Visual Visual
Semua Semua
Kuantitas Label Penempatan Visualisasi Item Kuantitas Tanggal kirim
Crosscheck Visual Qty / box Visual Visual Qty / box Visual
Semua Semua Semua Semua Semua Semua Semua
Taper Chamfer Permukaan kontak
Broaching
Visual Check Stamping Tinta Cleaning Kandungan dan oli smearing Packing
Delivery
Rentang bebas Tebal tengah Tebal tepi Tebal Alloy Panjang relief Kedalaman relief Magnet Permukaan kontak dalam Kekasaran permukaan back steel Visualisasi
5pcs/lot 5pcs/lot 5pcs/lot 20pcs/lot 32pcs/lot 20pcs/lot 5pcs/lot 5pcs/lot 5pcs/lot 5pcs/lot 5pcs/lot
Formulir dan dokumentasi terkait di sesuaikan dengan persyaratan ISO TS 16949 ver.2004
1pc/lot
Remarks: A: Awal B: 1 x/ shift C: 1 x/ 200 pcs D: 1 x/ 500 pcs E: selesai produksi
Dari rencana mutu tersebut diatas akan diuraikan proses yang terkait dengan identifikasi Biaya Mutu mulai dari incoming material hingga umpan balik pelanggan.
24
3.2. IDENTIFIKASI COST OF QUALITY (CoQ)
Seperti dipaparkan pada Bab II, bahwa terdapat 3 item utama yang akan menjadi fokus pengambilan data CoQ, yaitu: Biaya Pencegahan, Biaya Penilaian, dan Biaya Kegagalan ( internal / eksternal ). Dalam proses identifikasi ke-3 item biaya mutu tersebut, diperlukan data awal berapa kuantitas yang perlu dilakukan inspeksi/pemeriksaaan di jalur produksi hingga siap penyerahan/delivery. Dalam bab ini akan dilakukan pengambilan data-data yang relevan terhadap CoQ pada proses produksi Wall Thickness Baring di DMIC.
3.2.1. KUANTITAS ITEM INSPEKSI Kuantitas item yang akan diinpeksi merupakan salah satu parameter yang digunakan untuk mengurai lebih detail lagi faktor-faktor yang mendukung dan berpengaruh terhadap komponen CoQ lainnya.
Tabel 3.3. : Data Kuantitas Item Inspeksi No
Item
1
Inspection
Des ‘06
Jan ‘07
Feb ‘07
pcs
1.080.840
1.036.397
1.016.535
Quantity 2
Lot Quantity
item
292
363
467
3
Sales
x Rp
4.061.850
4.069.881
3.897.203
Amount
1.000,-
25
3.2.2. BIAYA PENCEGAHAN Biaya ini diadakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian di masa depan. Identifikasi biaya pencegahan dimulai dengan melakukan pengamatan terhadap proses produksi hingga siap penyerahan. Komponen-komponen yang berpengaruh terhadap Biaya Pencegahan ini meliputi: 1. Investigasi Kapasitas Produksi Penghitungan Kapasitas produksi dipakai untuk melakukan rencana tindakan dan upaya pencegahan kegagalan selama proses produksi berlangsung. Proses penyidikan kapasitas ini diukur dalam waktu kerja penghitungan. Item investigasinya adalah sebagai berikut: -
mesin produksi
-
cycle time tiap mesin
-
operator yang dibutuhkan
-
waktu setting dan persiapan
-
efisiensi (target vs. aktual)
-
jam operasional produksi (dalam shift kerja)
2. Kontrol Jig / tool / part terkait Dari proses produksi Wall Thickness Bearing, diperlukan kepastian dan pengendalian jig/alat-alat/part terkait. Tercatat ada 12 proses di jalur produksi yang memerlukan pengendalian terhadap jig yang dipakai, yaitu:
26
-
Blanking, mencakup cutter, pad urethan, dan spacer.
-
Splitting, mencakup cutter, pad atas dn bawah, dan spacer.
-
Bending dan forming, mencakup jig, die set atas dan bawah.
-
Face chamfer, mencakup cup, cutter, dan toe-piece.
-
Lug relief, mencakup cup, cutter, dan toe-piece.
-
Nicking, mencakup cup, punch, spacer, dan cushion plate.
-
Oil hole, mencakup die, punch, base plate, dan stopper.
-
Oil groove, mencakup cutter, cup, dan toe-piece.
-
Oil hole chamfer, mencakup mata drill.
-
Oil window chamfer, mencakup mata drill.
-
Joint face, mencakup jig, mandrell, kawat, cutter, dan leveler.
-
Bore broaching, mencakup jig, cutter, dan transfer. Terdapat lebih dari 150 Part no yang diproduksi di DMIC, sementara
tiap proses memerlukan tool yang siap pakai tanpa kerusakan, sehingga untuk mempermudah biaya pengendalian tool tersebut, secara konsep CoQ hanya diambil waktu pengendalian yang terpakai selama proses produksi berlangsung. Tabel 3.4. : Data Waktu Pengendalian Tools (dalam jam) No
Nama
Des ‘06
Jan ‘07
Feb ‘07
1
Ito
jam
145
154
153
2
Irman
jam
152
140
160
3
Ibot
jam
160
148
146
457
440
459
Total
27
Tabel 3.5. : Data Pemeriksaan Roundness & Roughness Jig/Tools (dalam jam) No
Nama
Des ‘06
Jan ‘07
Feb ‘07
1
Bending
pcs
10
56
34
Broaching
pcs
33
163
210
Total
Pcs
43
219
244
jam
10.75
47,75
51
jam
467.75
487,75
510
(press) 2
Grand Total
3. Kontrol Preventive maintenance Salah satu faktor yang menjamin mutu dan kehandalan proses adalah terlaksananya Total Productive maintenance/TPM. Sehingga waktu yang dipakai untuk melaksanakan program tersebut menjadi faktor untuk proses identifikasi CoQ. Waktu pelaksanaan TPM ini akan dihitung sebagai komponen biaya pencegahan CoQ.
Tabel 3.6. : Data Pelaksanaan TPM (dalam jam)
TPM
Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 55,12 50,98 66,79 187,74
4. Pendidikan dan Pelatihan Waktu pendidikan atau pelatihan yang berhubungan dengan TQM diperhitungkan dalam komponen CoQ, karena begitu pentingnya pengetahuan dan pemahaman pekerja terhadap mutu produk atau jasa, pekerjaan, sistem dan manajemennya.
28
Pendidikan/pelatihan ini mencakup pendidikan QC, on the job training, metode statistik, pendidikan standar mutu internasional ( ISO, QS, VDA6.1 dan lain-lain ).
Tabel 3.7. : Data Pelaksanaan Pelatihan (dalam jam) Des'06
Jan '07
8
6
JAM PELATIHAN
ALOKASI JAM PELATIHAN Feb '07 Mar '07 16
8
Aktivitas QC Aktivitas QC meliputi pertemuan-pertemuan membahas masalah mutu sewaktu terjadi ketidaksesuaian terhadap standar mutu. Aktivitas ini bersifat menyeluruh dan tidak hanya dilakukan oleh pihak QC saja, melainkan semua elemen yang terkait dengan topik mutu. Komponen
ini
lebih
memfokuskan
pada
proses
pembelajaran
pemeliharaan sistem jaminan mutu, karena waktu untuk menghitung, menganalisa, menciptakan sistem di proses dibutuhkan sumber daya manusia yang handal.
5. Audit Mutu Komponen ini meliputi waktu yang digunakan untuk melakukan audit mutu International Quality Standar, Audit klien (misalnya: audit sistem, audit proses, inspeksi kehadiran, dan lain-lain), audit mutu internal (misalnya: audit mutu headquarter, pemenuhan persyaratan QS, audit
29
proses, produk, dan lain-lain), dan audit perusahaan outsourcing (misalnya: audit sistem, audit proses, inspeksi kehadiran, dan lain-lain).
Tabel 3.8. : Data Audit Mutu (dalam jam) Audit Mutu Internal Audit Headquarter Audit Customer ISIX MKMX ISO /TS 16949:2002 Total
Des '06 Jan '07 Feb '07 16 1 8 0 1 1 24
3
Mar '07
0
0
3.2.3. BIAYA PENILAIAN Biaya Penilaian merupakan biaya yang berhubungan dengan mengukur, mengevaluasi, atau memeriksa produk atau jasa untuk memastikan kesesuaian terhadap standar kualitas dan persyaratan kinerja. Komponen-komponen biaya penilaian yang teridentifikasi pada proses manufaktur Wall Thickness Bearing adalah sebagai berikut:
1. Inspeksi keberterimaan produk Biaya ini mencakup waktu yang diperlukan untuk pemeriksaan incoming bahan baku utama dan penunjang lainnya, inspeksi keberterimaan part beli/outsource, inspeksi penyerahan produk jadi siap kirim. Pemeriksaan bahan baku utama/penunjang mencakup inspeksi terhadap: -
inspeksi visual terhadap bimetal, material penunjang yang datang
30
-
dokumen CoA/certificate of analysis; sebatas pada dokumen karena DMIC tidak mempunyai fasilitas pemeriksaan komposisi kimia/fisika maupun kandungan lainnya dalam suatu material. Sehingga kalau akan mengetahuinya harus mendatangkan Surveyor/lembaga penelitian lainnya untuk memastikan kesesuaian yang dipersyaratkan.
Inspeksi keberterimaan part beli/ousource meliputi: -
pengujian Roundness dan Roughness terhadap Jig
Sementara inspeksi penyerahan produk jadi siap kirim meliputi: -
kesesuaian dokumen terhadap produk
-
inspeksi visual kemasan
-
pengendalian instruksi kemasan tiap produk sesuai persyaratan pelanggan
Ketiga hal tersebut dilakukan oleh petugas/inspektor QC yang secara periodik juga akan melakukan patrol pelaksanaan prosedur mutu di jalur produksi, untuk membantu proses produksi dalam hal menentukan judgement terhadap produk yang tidak memenuhi standar.
2. Inspeksi Menyeluruh, Packing, dan Pengiriman Pada gambar 3.1. dijelaskan secara umum bahwa setelah proses Machining dan Plating, dilakukan Inspeksi menyeluruh produk yang dihasilkan. Standar Mutu terhadap produk dari proses sebelumnya dicek visual oleh petugas inspektor sebagai pemastian produk bebas cacat.
31
Tabel 3.9. : Data Cek Menyeluruh (dalam jam) ( dalam jam ) Inspektor Des '06 Anah Umi Yeyen Ijah Rohman Agus Nike Grand Total
Jan '07
Feb '07
Mar '07
Grand Total
202 181 187 163 75 161 86
196 176 187 161 141 183 151
159 190 153 161 119 149 153
168 160 187 173 59 188 188
725 707 714 658 394 681 578
1055
1195
1084
1123
4457
Pada proses Packing, dilakukan pula inspeksi akhir terhadap kemungkinan tercampurnya set suatu produk.
3. Kontrol alat Ukur Kontrol ini meliputi seluruh alat ukur yang dipakai dalam proses produksi, kalibrasi terhadap alat ukur tersebut, kontrol riwayat alat ukur, dan penyediaan life time/ spare part alat ukur. Untuk memastikan kontrol alat ukur, metode pengukuran, serta kesepahaman penilai terhadap produk/alat ukur/metode pengukuran ada suatu metode yang populer yaitu Measuring System Analysis (MSA).
3.2.4. BIAYA KEGAGALAN INTERNAL Merupakan biaya dihasilkan sebelum produk dikirim sebagai hasil ketidaksesuaian persyaratan. Komponen biaya kegagalan internal meliputi:
32
1. Jumlah produk gagal/NG Produk NG yang dihasilkan selama proses produksi, produk NG yang lolos inspeksi selama di jalur produksi, dihitung sebagai komponen biaya CoQ. Tabel 3.10. : Jumlah Produk gagal/NG/reject (dalam pcs) PRODUKSI Reject %
1.680.840 15.327 0,90%
1.036.397 13.539 1,29%
1.016.535 6.757 0,66%
1.060.289 8.422 0,79%
2. Pengerjaan Ulang/rework Adakalanya produk yang dihasilkan memerlukan pengerjaan ulang, dikarenakan tidak memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Dalam hal ini lebih banyak terjadi pada appearance/visual-nya, misalnya terdapat gores/scratch, kotor adanya gram/bintik yang menempel pada produk, burr/sisi tajam akibat pemotongan/penyayatan pada proses tertentu, dan lain sebagainya. Berikut tabel jumlah rework yang muncul selama beberapa periode.
Tabel 3.11. : Jumlah Produk rework/pengerjaan ulang (dalam pcs) PRODUKSI REWORK %
Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 1.680.840 1.036.397 1.016.535 1.060.289 182.625 247.700 171.075 181.128 9,80% 19,29% 14,40% 14,59%
Tabel 3.12. : Biaya Pengerjaan Ulang (dalam Rupiah) BIAYA TOTAL
Des '06 1.319.545
Jan '07 1.789.740
Feb '07 1.236.091
Mar '07 1.308.728
33
Tabel 3.13. : Waktu Pengerjaan Ulang (1 Operator – dalam jam) Des '06 240
WAKTU REWORK
Jan '07 200
Feb '07 263
Mar '07 221
3. Internal Claim measures meeting Biaya ini dimasukkan dalam identifikasi CoQ didasarkan oleh pertimbangan waktu yang tersedot oleh faktor kegagalan internal, yang mengakibatkan tertundanya/hilangnya waktu kerja normal. Waktu tersebut dipakai untuk mengadakan meeting pengambilan disposisi pengerjaan ulang maupun produk reject/NG. Total waktu = Standar waktu x kasus
Dalam melakukan penghitungan faktor kegagalan, dipakai cara yang tepat sehingga
dapat
menginformasikan
kondisi
kegagalan
secara
sistematik.
Penghitungan tingkat kegagalan dapat dilakukan sebagai berikut: Tabel 3.14. : Tabel Penghitungan tingkat kegagalan Loading (T) Pass (a)
Failure ®
Primary Pass
Secondary Pass
Primary Fault
Secondary Fault
Third Fault
Fourth Fault
(a1)
(a2)
(r1)
(r2)
(r3)
(r4)
[Pass]
[Pass with Correcction]
[Failure]
[Correction Failure] [Control Use] [Unknown]
- Loading (T) : kuantitas dan nilai produk yang masuk/dibebankan pada proses awal proses produksi - Primary Pass (a1) : kuantitas dan nilai produk yang melalui inspeksi akhir dengan proses normal
34
- Secondary Pass (a2) : kuantitas dan nilai produk yang melalui inspeksi akhir dengan penambahan proses permesinan/produksi lainnya - Primary Fault (r1) : kuantitas dan nilai dari produk gagal yang keluar dari standar mutu yang ditetapkan, tidak ada penambahan proses/mesin - Secondary Fault (r2) : kuantitas dan nilai dari produk gagal yang dinyatakan NG setelah ada penambahan proses/mesin - Third Fault (r3) : indikasi kuantitas dan nilai produk yang dilakukan proses pengrusakan item - Fourth fault (r4) : kuantitas dan nilai yang tidak diketahui. Kondisi ini akan muncul bilamana penjumlahan item-item diatas menghasilkan suatu yang tidak balans/imbang.
Metode Penghitungan Index Variasi ( value rate ) 1. Direct forwarding rate a1 Rm % =
∑ (a1xm) ∑ (Txm)
atau x 100
2. Lot Pass rate ARm % =
∑ (Axm) ∑ (Txm)
x 100
3. Lot Failure rate RRm % =
∑ (Rxm) ∑ (Txm)
x 100
∑ [(A-a2)xm] ∑ (Txm)
x 100
35
4. Correction Pass Rate a2Rm % =
∑ (a2xm) x 100
∑ (Txm) 5. Correction Failure Rate r2Rm % =
∑ (r2xm) ∑ (Txm)
x 100
6. Correction Rate % = a2Rm + r2Rm
Metode Penghitungan Index Variasi ( kuantitas rate ) 1. Direct first run rate a1 R % =
∑ a1
atau
∑ (A-a2)
x 100 ∑T
∑T
2. Lot Pass rate AR % =
∑A ∑T
x 100
3. Lot failure rate RR % =
∑R ∑T
x 100
4. Correction Pass rate a2R % =
∑ a2 ∑T
x 100
x 100
36
5. Correction Failure rate ∑ r2
r2R % =
x 100
∑T 6. Correction rate %=
a2R + r2R
Data Failure/kegagalan dapat dilihat sebagai berikut: Tabel 3.15. : Tabel Hasil Tingkat Kegagalan
MonthZone
T DEC JAN FEB MAR
H/B H/B H/B H/B H/B H/B H/B H/B
Pass
Loading
4.061.850.000 1.080.840 4.069.881.536 1.036.397 3.897.203.776 1.016.535 4.111.110.592 1.060.289
a1 3.626.306.624 898.215 3.135.815.360 788.697 3.262.327.552 845.460 3.465.360.576 879.161
Lot Failure Rate
Failure
a2
r1
1.319.545 182.625 1.789.740 247.700 1.236.091 171.075 1.308.728 181.128
35.252.100 15.327 35.152.900 13.539 17.140.700 6.757 21.118.600 8.422
r2 r3 r4
R 35.252.100 15.327 35.152.900 13.539 17.140.700 6.757 21.118.600 8.422
R/T (PPM) 8.679 14.181 8.637 13.064 4.398 6.647 5.137 7.943
Correc Unkn Direct own tion Flow Rate Rate Rate (%) (%) (%) (a2 r2)/T
r4/T
0,03 16,90 0,04 23,90 0,03 16,83 0,03 17,08
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
3.2.5. BIAYA KEGAGALAN EKSTERNAL Merupakan biaya dihasilkan setelah produk dikirim sebagai hasil ketidaksesuaian persyaratan. Komponen biaya kegagalan ekternal meliputi: 1. Claim Response Expenses Biaya mutu/CoQ ini meliputi : biaya perjalanan yang ditempuh untuk melakukan investigasi lapangan di tempat klien/pelanggan, waktu yang dipakai selama melakukan meeting.
a1/T 89,28 83,10 77,05 76,10 83,71 83,17 84,29 82,92
37
2. External returned Product Merupakan kuantitas dan nilai yang diklaim oleh klien. Nilai kompensasi/pengganti
dari
produk
yang
dikembalikan
menjadi
pertimbangan untuk dimasukkan sebagai komponen biaya mutu/CoQ. Komponen ini juga memuat jumlah produk yang hilang, biaya perbaikan/investigasi lapangan yang dilakukan oleh petugas yang ditunjuk untuk melakukan pengujian/penyidikan/pengerjaan ulang/sortir produk dan lain sebagainya. Selain itu bila ada penarikan produk yang diakibatkan produk yang dikirim ke pelanggan, juga dimasukkan ke dalam komponen ini.
Standar Disposisi Klaim Eksternal Klaim eksternal merupakan tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan
oleh
pelanggan,
sehingga
mereka
mengeluarkan
lembar
ketidaksesuaian yang ditujukan kepada pemasok. Klaim tersebut dapat mencakup kegagalan selama penyimpanan dan transportasi ( misalnya: salah produk, karat, salah kuantitas yang terjadi selama penyimpanan dan transportasi ), ataupun kegagalan selama proses produksi dan inspeksi ( misalnya: salah desain, material, permesinan, inspeksi, pengepakan dan lain sebagainya )
Kadang pula, pelanggan tidak mengeluarkan lembar ketidaksesuaian hanya komplain melalui lisan, ini dilakukan bilamana produk yang dikirim tidak mempengaruhi fungsi produk itu sendiri.
38
Metode urutan/rangking klaim Rangking
klaim
didasarkan
atas
informasi
pelanggan,
dapat
dikelompokkan dalam tabel di bawah ini: Tabel 3.16. : Ranking Klaim berdasarkan informasi pelanggan Kls Tingkat Kepentingan Rank
Derajat Emergensi
Acuan
Acuan
Pelanggan
Internal
Ditemukan oleh
Muncul disebab-
K
pelanggan dan
kan cacat saat
L
mengalir hingga
produksi
A
ke market
A
Tindakan Utama
Rank
DiperlakuI
A
Diselesaikan secara
kan secepatnya
total dengan pe-
sesuai sistem
nekanan perusahaan
Emergensi
I M
Ditemukan oleh
Kesalahan
pelanggan dan
material
menyebabkan line stop di jalur produksi
B
Ditemukan di
Masalah fungsi
Diperlakukan
tempat pelanggan
produk, tidak ter
normal sesuai
terjadi biaya
proses, penyim-
penyeleksian dan
pangan dimensi
retur, disebabkan
utama misalnya
karena masalah
ketinggian atau
pengiriman
ketebalan
II
Diselesaikan oleh B
departemen
sistem kerja
operasional
K
Ditemukan oleh
Tidak mempe-
Diperlakukan
Diselesaikan oleh
O
pelanggan se-
ngaruhi fungsi
normal sesuai
departemen
belum dipakai,
produk, tapi
dikembalikan, ke-
sesuai spek
pada waktu yang tersedia
M P
C
L
mudian dikirim
gambar, dan
A
ulang sesuai
memerlukan
I
due-date
modifikasi
Tidak dikeluarkan
Biasanya cacat
surat komplain
visual
N
III
sistem kerja
C
Sales/Marketing
39
Secara internal, dilakukan proses evaluasi terhadap klaim/komplain yang diterima dari pelanggan. Evaluasi dikelompokkan pada 3 hal sesuai tabel berikut: Tabel 3.17. : Rangking Tingkat Kepentingan Rank 5
Tingkat Kepentingan Extremely High
4
High
3
Medium
2 1
Low Light
Kriteria Kesalahan mengakibatkan kegagalan fungsi, membahayakan atau menyebabkan kerusakan kepada operator, mesin atau parts lainnya Ketidakmampuan operasi, (mesin tidak bisa di-start); memerlukan perbaikan atau re-permesinan Menyebabkan penurunan fungsi operasi. Modifikasi atau perbaikan diperlukan pada proses hilir Mengakibatkan sedikit penurunan fungsi operasi. Tidak menyebabkan turunnya fungsi operasi
Tabel 3.18. : Rangking Tingkat Keseringan/Occurence Rank 5 4 3 2 1
Tingkat Occurence Extremely High High Medium Low Extremely Low
Kriteria
Frekuensi
Klaim selalu terjadi
Lebih dari sekali per minggu Sekali sebulan Sekali per 6 bulan Sekali per tahun Sekali dalam 3 tahun
Sering terjadi Kadang-kadang terjadi Tidak sering terjadi Jarang sekali terjadi
Tabel 3.19. : Rangking Tingkat Deteksi Rank 5
Tingkat Deteksi Extremely Low
4
Low
3
Medium
2 1
High Extremely High
Kriteria Kontrol sangat rendah terhadap deteksi kegagalan sejak dari awal Kontrol rendah terhadap kontrol deteksi kegagalan sejak dari awal Ada kemungkinan kontrol dapat mendeteksi kegagalan Kegagalan dapat dideteksi selama proses berlangsung Jaminan kegagalan dapat dideteksi dengan otomatis sejak dari awal
40
3. Client Repair Cost Merupakan biaya penggantian dari aktivitas perbaikan yang dilakukan oleh pelanggan.
Tabel 3.20. : Eksternal Claim (dalam kasus) OEM Customer MKMX ADMX ISIX MIIX KIX KTBX YADINX TMMINX HPMX Total
Des '06
Jan '07
Feb '07
1
1
1 1
1
1
1
2
3
1
1
Mar '07
Total 0 3 1 0 0 0 0 3 0
BAB IV PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA Data data yang ditampilkan dalam Bab sebelumnya akan dijadikan bahan analisa dalam mendukung dan mendukung usaha perbaikan mutu yang mengarah kepada peningkatan efisiensi biaya perusahaan. Dalam Bab ini, ada 2 hal utama yang akan dibahas yaitu: 1. Pengolahan dan analisa data terhadap daftar identifikasi Cost of Quality (CoQ) yang telah dipaparkan pada Bab sebelumnya. 2. Usaha-usaha perbaikan mutu yang diselaraskan pada hasil analisa biaya mutu Cost of Quality (CoQ).
4.1. PENGOLAHAN DATA COST OF QUALITY (COQ). Banyak data tentang mutu yang diperlukan untuk membuat laporan tentang biaya mutu CoQ yang terlibat tersedia melalui sistem akunting perusahaan dan pabrik ( namun pada TA ini tidak dibahas ). Sehingga pelaporan lebih bersifat “aplikatif” terhadap usaha perbaikan mutu, yaitu bagaimana memformulasikan hasil data identifikasi CoQ dari faktor pencegahan, penilaian, dan kegagalan proses ke dalam suatu tindakan logis-praktis agar efisiensi biaya perusahaan dapat tercapai. Ke depannya, diharapkan data identifikasi biaya mutu tersebut dapat ditetapkan sebagai bagian dari program informasi manajemen, sehingga update dan penyempurnaan CoQ terus menerus dilakukan dan terpadu.
41
42
Dari daftar identifikasi CoQ yang telah dipaparkan pada bab III, dapat dirangkum hasilnya sebagai berikut: Laporan CoQ Tabel 4.1. : Data Biaya Mutu (dalam Rupiah) Des '06
Quantity
Inspection
(H) a. Quantity b. Lot Quantity c. Production Amount d. Capacity Inv estigatio Prevention
f. Maintenance g. Education h. FS Study
(H)
Cost(Rp)
1.036.397
1.016.535
292
363
467
4.061.850.000
4.069.881.000
3.897.203.000
13
144.300
13
144.300
12
138.528
468
5.760.456
488
5.630.586
510
5.887.440
55
640.692
51
588.510
67
771.030
8
219.336
6
69.264
16
184.704
6.981.702
24
277.056
3
34.632
567
7.041.840
560
6.467.292
605
50
577.200
50
577.200
48
554.112
k. Appearance Inspectio 1.055
15.070.692
1.195
16.676.322
1.084
15.312.726
Subtotal j. Product Acceptance I l. Measuring Control Subtotal
38
432.900
39
450.216
36
415.584
1.143
16.080.792
1.284
17.703.738
1.168
16.282.422
m. Reject Internal
Feb '07 Cost(Rp)
0
i. Quality Audit
35.252.100
n. Rework
240
1.319.545
35.152.900 200
1.789.740
o. Internal Claim Subtotal p. Claim Response
External
(H)
1.080.840
e. Jig control
Appraisal
Jan '07 Cost(Rp)
17.140.700 263
1.236.091
56
646.464
240
36.571.645
200
36.942.640
319
19.023.255
6
1.450.800
9
103.896
28
323.232
q. Ext. returned product r. Client repair cost Subtotal
6
1.450.800
9
103.896
28
323.232
Subtotal
246
38.022.445
209
37.046.536
347
19.346.487
1.956
61.145.077
2.053
61.217.566
2.120
42.610.611
Total CoQ
Catatan rangkuman pengambilan data Biaya Mutu di atas djelaskan sebagai berikut: Tabel 4.2. : Rangkuman Pengambilan Data Biaya Mutu Jenis Biaya Mutu
Data terkait
Keterangan
(d) Investigasi Kapasitas
Slip lembur petugas yang
Jumlah jam lembur yang terkait dikonversikan dalam nilai
ditunjuk untuk melakukan
rupiah sebagai komponen Biaya Mutu
penghitungan (e) Pemeriksaan Jig dan alat
Slip upah petugas yang
Termasuk bilamana petugas yang bersangkutan melakukan
43
yang dipakai dalam
bertanggungjawab terhadap
produksi
pemeriksaan jig
(f) Aktivitas maintenance
Slip lembur petugas yang
lembur
Konversi jam lembur dihitung sebagai biaya mutu
ditunjuk untuk melakukan aktivitas perawatan (g) Education
Jam kerja Trainer yang memberikan pelatihan kepada karyawan terkait dengan mutu, sistem manajemen atau yang terkait
(i) Quality Audit
Status log hasil Audit, jam
Konversi jam Audit terhadap honor petugas terkait
kerja yang terpakai selama Audit berlangsung (j) Inspeksi keberterimaan
Laporan kerja petugas QC
Konversi jam kerja dihitung sebagai biaya mutu
produk
(selama overtime)
(k) Inspeksi Visual
Jam kerja petugas Inspeksi
Jam kerja petugas dikonversikan sebagai biaya mutu
(l) Kontrol Alat ukur
Laporan kerja petugas QC
Jam kerja petugas dikonvrsikan sebagai biaya mutu
(selama overtime) (m) Produk NG
Laporan data reject (NG)
Harga per 1 pc dikalikan jumlah rejectnya
(n) Pengerjaan ulang
Laporan Kerja petugas,
Harga per 1 pc yang reject setelah dilakukan pengerjaan
jumlah produk NG setelah
ulang. Jam kerja petugas yang dikonversikan sebagai biaya
rework
mutu.
Laporan kerja petugas yang
Jam kerja dikonversikan ke dalam biaya mutu
(o) Klaim internal
membahas klaim (misalnya meeting disposisi, pembuatan tindakan perbaikan, dan lain-lain) (p) Biaya respon klaim
Kwitansi untuk keperluan tanggapan klaim pelanggan
Nilai yang tertera dalam kwitansi
44
4.2. ANALISA DATA COQ Setelah biaya mutu diidentifikasi dan disusun, adalah penting untuk menganalisis biaya tersebut dan menjadikannya sebagai dasar untuk pengambilan tindakan yang sesuai. Proses analisis terdiri atas pemeriksaan setiap unsur biaya dalam hubungannya dengan unsur-unsur biaya lain dan totalnya. Proses itu juga menyertakan pembandingan waktu ke waktu, yaitu membandingkan operasi satu bulan dengan operasi beberapa bulan sebelumnya, atau satu kuartal dengan beberapa kuartal sebelumnya. Disarankan agar biaya mutu yang terlibat dikaitkan dengan sedikitnya tiga dasar volume yang berbeda. Contoh-contoh dasar volume yang harus dipertimbangkan adalah: -
tenaga kerja langsung
-
tenaga kerja langsung yang produktif
-
biaya bengkel masukan
-
biaya bengkel keluaran
-
biaya pembuatan keluaran
-
nilai yang dikontribusikan
-
unit-unit keluaran produktif yang ekivalen
-
hasil penjualan bersih Tabel 4.3. : Data Dasar pengukuran Kinerja CoQ (dalam Rupiah) Sales Labor Cost Cost of Sales
Des '06 4.061.850.000 299.973.000 3.372.717.000
Jan '07 4.069.881.000 354.058.000 3.232.380.000
Feb '07 3.897.203.000 338.169.000 3.156.342.000
Mar '07 4.111.110.000 332.043.000 3.376.673.000
45
Tabel 4.4. : CoQ / Biaya Mutu vs Sales (dalam rupiah) Cost of Quality [a] -Prevention [b] -Appraisal [c] -Internal Failure [d] -External Failure [e] Sales [f] % [ g=a/f ] -Prevention [b/f] -Appraisal [c/f] -Internal Failure [d/f] -External Failure [e/f]
Des '06 61.145.077 7.041.840 16.080.792 36.571.645 1.450.800 4.061.850.000 1,51 0,17 0,40 0,90 0,04
Jan '07 61.217.566 8.467.292 17.703.738 36.942.640 103.896 4.069.881.000 1,50 0,21 0,43 0,91 0,00
Feb '07 42.610.611 6.981.702 16.282.422 19.023.255 323.232 3.897.203.000 1,09 0,18 0,42 0,49 0,01
% CoQ terhadap Sales 1,80
TOTAL: 1,51 %
1,60 1,40
Ext. Failure; 0,04
TOTAL: 1,50 %
Ext. Failure; 0,00 TOTAL: 1,09 %
1,20 Int. Failure; 0,91 Ext. Failure; 0,01
TOTAL: 1,17 %
Ext. Failure; 0,01
%
1,00 Int. Failure; 0,90 Int. Failure; 0,49
0,80
Int. Failure; 0,55
0,60 0,40 Appraisal; 0,40 Appraisal; 0,43 Appraisal; 0,42 Appraisal; 0,41 0,20 0,00
Prevention; 0,17 Prevention; 0,21 Prevention; 0,18 Prevention; 0,20
Des '06
Jan '07
Feb '07
Mar '07
Gambar 4.1. : Grafik Kecenderungan COQ terhadap Sales
Mar '07 48.144.268 8.383.752 16.860.012 22.634.992 265.512 4.111.110.000 1,17 0,20 0,41 0,55 0,01
46
Dari grafik diatas terlihat bahwa: 1. Baik biaya pencegahan, penilaian, dan kegagalan cenderung identik dan sebanding. Dimana Biaya kegagalan internal menjadi komponen terbesar terhadap total CoQ, disusul biaya penilaian dan pencegahan, kemudian biaya kegagalan eksternal.. 2. Biaya penilaian masih lebih rendah daripada biaya kegagalan internal, sehingga perlu dilakukan breakdown terhadap aktivitas jaminan mutu di jalur produksi maupun di pemeriksaan akhir. 3. Sedangkan biaya pencegahan hanya 42%~48% dari biaya penilaian yang dilakukan. Sehingga dipastikan waktu untuk melakukan penilaian,
% CoQ terhadap Cost of sales
pengujian, pemeriksaan terhadap produk yang dihasilkan menjadi besar.
2,00
Grafik CoQ vs Cost of sales 1,89 1,81
1,50
1,35
%
1,43
1,00 0,50 0,00 %
Des '06
Jan '07
Feb '07
Mar '07
1,81
1,89
1,35
1,43
Periode "N"
Gambar 4.2. : Grafik Kecenderungan CoQ terhadap Cost of Sales Dari grafik diatas terlihat bahwa : 1. Bila dicermati, Cost of Sales mencapai kisaran 80%. Sehingga fluktuasi CoQ juga bergerak sesuai kinerjanya.
47
Tabel 4.5. : Waktu yang diperlukan untuk Pengendalian Mutu (dalam jam) Total Waktu Prevention Appraisal Failure-internal Failure-eksternal
Des '06 2.196 567 1.143 240 246
Jan '07 2.253 560 1.284 200 209
Feb '07 2.440 605 1.169 319 347
Mar '07 2.438 726 1.211 239 262
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa kekuatan jaminan mutu (QA) saat ini masih bertumpu pada upaya-upaya penilaian, pemeriksaan, ataupun pengujian. Hal ini masih mencerminkan bahwa kontrol mutu dan jaminan mutu di PTDM masih mengikuti gaya tradisional dimana tiap 1 unit produk yang dihasilkan memerlukan tenaga inspektor untuk melakukannya. Upaya pencegahan tidak dominan dilakukan di jalur produksi maupun di inspeksi akhir. Grafik % Alokasi Waktu Pengerjaan CoQ
% 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Des '06 Prev ention
Jan '07 Appraisal
Feb '07 Failure
Gambar 4.3. : Grafik persentase Alokasi Waktu dalam CoQ Setelah mengetahui beberapa data dan analisa di atas masih perlu dilakukan pengamatan lebih detail mengenai hal-hal penting yang merupakan penyumbang biaya mutu tertinggi yaitu biaya kegagalan internal ( reject dan pengerjaan ulang ), dimana dari data penyebab tertinggi adalah proses face
48
Chamfer, Lug Relief dan Lug Nicking, dengan membuat Diagram Fishbone seperti dibawah ini:
Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram)
penyok
gores luar bintik gram
tidak terproses
gores chamfer
lebar chamfer +/-
skill kurang
lebar chamfer
sistem informasi produksi tidak dilakukan
kegagalan internal tinggi (reject &rework)
mesin
motivasi rendah terhadap mutu manusia
Gambar 4.4. : Diagram Tulang Ikan Biaya Kegagalan Internal Tinggi
4.3. UPAYA PERBAIKAN TERKAIT HASIL ANALISA BIAYA MUTU Dari beberapa angka parameter kinerja biaya mutu/CoQ seperti perbandingan terhadap sales, labour cost, maupun cost of sales, harus dilakukan upaya perbaikan kinerja mutu, sehingga proses identifikasi diteruskan dengan adanya usaha-usaha nyata yang relevan dan terkait dengan hasil analisa biaya mutu CoQ. Dari paparan identifikasi dan analisa biaya mutu CoQ, diusulkan suatu program perbaikan kinerja mutu sebagai berikut:
49
Tabel 4.6. : Program Penurunan Biaya Kegagalan Internal No
Aktivitas Kinerja Mutu
Dasar
PIC
Sasaran
Pengukuran 1
Penurunan produk reject
Ppm
Prod.
Biaya kegagalan
2
Penurunan kuantitas rework melalui
Pcs atau ppm
Pro-
Biaya kegagalan
gugus kendali mutu QCC, sumbang
duksi
saran, QC project, dll
Detail dari program dan perbaikan-perbaikan dapat dilihat pada lampiran II. Beberapa program lainnya terkait hasil CoQ perlu dibreakdown lebih tajam lagi sesuai dengan kondisi dan tingkat kepentingan terhadap penurunan biaya CoQ. Idealnya, Biaya CoQ dari yang paling tinggi ke paling rendah adalah Prevention, Appraisal, dan Failure. Ini disebabkan karena hal-hal sebagai berikut: Tingkat biaya Kesalahan sesuai fase penemuannya akan menjadi lebih rendah dimulai dari: -
pencegahan
-
komponen
-
subsistem
-
inspeksi akhir
-
pengiriman
-
perbaikan di lapangan
-
kerusakan di pelanggan
-
tuntutan hukum.
Bilamana sampai terjadi tuntutan hukum terkait dengan kualitas produk yang mengakibatkan kerugian bagi pemakai ataupun lingkungan, maka dengan
50
sendirinya akan berpengaruh pada pangsa pasar terhadap produk tersebut atau bahkan akan bangkrut/collapse. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan tersebut perlu dilakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala dan reguler yang berguna untuk memberikan input kepada perusahaan mengenai kekurangan ataupun kelebihan dari mutu produk maupun sistem mutu secara keseluruhan. Dalam TA ini tidak dibahas hal tersebut secara detail. Adapun strategi sistem CoQ Biaya mutu secara general adalah: -
menangani Failure cost yang paling dominan
-
menetapkan Prevention Cost yang menghasilkan perbaikan
-
mengendalikan Appraisal Cost sesuai hasilnya
-
melakukan perbaikan secara terus menerus dengan mengutamakan pencegahan.
--oOo--
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Pengumpulan, pengolahan, dan analisa data-data terkait Biaya Mutu telah dibahas pada Bab sebelumnya. Dalam Bab ini akan disimpulkan secara keseluruhan hasil analisanya, sehingga dapat digunakan untuk mendukung usaha perbaikan mutu yang mengarah kepada peningkatan efisiensi biaya perusahaan.
5.1. KESIMPULAN Sebagaimana tersebut dalam tujuan dari penelitian ini yaitu proses identifikasi dan penerapan Biaya Mutu (Cost of Quality/CoQ) dalam menentukan kebijakan mutu perusahaan maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Hasil Identifikasi Cost of quality (CoQ) sebagai berikut a. Statistik biaya Mutu (CoQ) pada periode Desember 2006 hingga periode Maret 2007 adalah -
% Total Biaya Mutu terhadap Sales periode Desember 2006 hingga Maret 2007 Tabel 5.1. Persentase Biaya Mutu % total Mutu
-
Biaya
Des ‘06 1,51
Jan ‘07 1,50
Feb ‘07 1,09
% Rincian Biaya Mutu terhadap Sales periode Desember 2006 hingga Maret 2007
Tabel 5.2. Persentase masing-masing komponen Biaya Mutu 51
52
% Preventive % Appraisal % Failure
-
Des ‘06 0,17 0,40 0,94
Jan ‘07 0,21 0,43 0,91
Feb ‘07 0,18 0,42 0,50
% Rincian Biaya Kegagalan Internal terhadap Sales periode Desember 2006 hingga Maret 2007
Tabel 5.3. Persentase komponen Biaya kegagalan % Internal % Eksternal
-
Des ‘06 0,90 0,04
Jan ‘07 0,91 0,00
Feb ‘07 0,49 0,01
Waktu yang dilakukan dalam pemenuhan Biaya Mutu periode Desember 2006 hingga Maret 2007 (dalam jam)
Tabel 5.4. Waktu pemenuhan Biaya Mutu Prevention Appraisal Internal Failure External Failure Total Waktu
Des ‘06 567 1.143 240 246 2.196
Jan ‘07 560 1.284 200 209 2.253
Feb ‘07 605 1.169 319 347 2.440
b. Hal-hal terpenting dari data-data Biaya Mutu tersebut adalah sebagai berikut: -
Biaya Mutu tertinggi terdapat pada Biaya Kegagalan Internal, disusul Biaya Penilaian, Biaya Pencegahan, dan Biaya Kegagalan Eksternal.
-
Secara kebijakan, Upaya pencegahan terjadinya klaim, komplain dari pelanggan sudah dilakukan karena statistik menunjukkan tingkat kegagalan eksternal merupakan yang terkecil.
53
-
Namun ada kesalahan dan kurang baiknya sistem yang dibangun,
karena
Biaya
yang
dikeluarkan
untuk
penilaian, pengujian, dan pemeriksaan merupakan yang tertinggi. Padahal optimalnya adalah biaya pencegahan harus yang paling dominan disusul biaya penilaian dan biaya kegagalan. Sehingga terbangun suatu jaminan mutu Mandiri yang dikembangkan di Jalur (Built in QualityBIQ). 2. Penerapan Identifikasi Biaya Mutu (CoQ) dalam upaya perbaikan mutu dan kebijakan mutu perusahaan. a.
Program perbaikan kinerja mutu mengacu pada hasil statistik biaya Mutu (CoQ) pada periode Desember 2006 hingga periode Februari 2007 dan analisanya adalah sebagai berikut: Tabel 5.5. Program Perbaikan Mutu
(detail dari program perbaikan dapat dilihat pada lampiran) Sasaran
Program Perbaikan Mutu
Biaya
1. Penurunan reject melalui QCC/GKM
Kegagalan
2. Penurunan QCC/GKM
pengerjaan
ulang
melalui
54
b. Strategi diatas diambil karena mengingat tingkat biaya kesalahan sesuai fase penemuannya akan menjadi tinggi bilamana produk cacat sampai ke tangan pelanggan. Sehingga upaya pencegahan berlapis yang dilakukan di jalur produksi akan jauh efektif hasilnya.
5.2. SARAN Program-program dalam peningkatan mutu telah diajukan, ada beberapa saran perbaikan agar hal tersebut dapat berjalan efektif, diantaranya: 1. Kepemimpinan Mutu, harus ditunjuk penanggung jawab yang fokus pada tujuan akhir dari hasil data Cost of Quality tersebut, tentunya dengan melakukan pelatihan intensif kepada seluruh personil di perusahaan di semua tingkatan. 2. Kebijakan mutu yang memfokuskan pada perbaikan kinerja mutu, sehingga seluruh sumber daya yang diperlukan wajib disediakan oleh Manajemen. 3. Upaya berkesinambungan terhadap perbaikan harus dilakukan melalui pendekatan proses.
--oOo--
DAFTAR PUSTAKA 1. Feigenbaum, A.V. Kendali Mutu Terpadu Jilid I. Penerbit Erlangga Edisi ke-3 2. Juran, J.M. 1979. Quality Control Handbook. McGraw Hill 3rd edition. 3. Prawirosentono, Suyadi. 2004. Filosofi Baru tentang Manajemen Mutu Terpadu TQM Abad 21. Penerbit Bumi Aksara. 4. Quality Cost Analysis: Benefit and Risks. 1996. Cem Kaner. 5. Tan Swan San,Johnson. 2003. Applying the Cost of Quality to TQM Processes. SNP security Printing Pte. Ltd : Kenshu Magazine. Spring, 2003 edition. 6. Thomas Pyzdek. The Six Sigma Handbook. Penerbit Salemba Empat.
--ooOoo—
55
