STICHTING PODIA HEEMSTEDE
JAARVERSLAG Periode 1 januari – 31 december 2014
Deel 1 Activiteitenverslag 2014
Deel 2 * Financieel verslag 2014
* Begroting 2016
Secretariaat: Havenstraat 40, 2101 LC Heemstede
Inhoudsopgave Titel Deel 1 Activiteitenverslag 2014 1. Bestuur 2. Doelstelling 3. Stichting 4 Prestaties 5. Locaties 6. Relatie Casca 7. Subsidies a. Gemeente Heemstede b. Fonds Podiumkunsten 8. Public Relations 9. Bestuurlijke zaken 10. Vriendengroeperingen 11. Samenwerking 12. Vrijwilligers Programmeurs 13. Financiën Deel 2 Financieel verslag 2014 1. Balans per 31dec14 2. Toelichting op de Balans 3. Verlies- en winst rekening 2014 en begroting 2016 4. Toelichting op verlies- en winst rekening 2014 5. Toelichting Begroting 2016
Pagina 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6
Deel 1 Activiteitenverslag Gebruikte afkortingen: SPH TdL OS OK STOK PVG
= = = = = =
Stichting Podia Heemstede Theater de Luifel Oude Slot Oude Kerk Stichting Oude Kerk Post Verkadegroep
1. Bestuur Bestuurssamenstelling Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Algemeen lid:
Erik Groot Joane Hasken André Mettes Karin van der Pas
vanaf: 26-02-2010 lid, sinds januari 2014 vanaf: 01-02-2013 vanaf: 01-08-2011 vanaf: 01-11-2013
Aantal vergaderingen Gedurende het jaar 2014 heeft het bestuur 13 keer vergaderd. 2. Doelstelling De stichting heeft als doel: het zorgen voor cultureel aanbod in Heemstede op de thans bestaande podia: de Oude Kerk, Theater de Luifel, en het Oude Slot te Heemstede of op eventuele nieuwe podia, ten einde een zo groot mogelijk deel van de bevolking van Heemstede en omgeving te bereiken. 3. SPH - De statuten zijn laatstelijk gewijzigd bij akte van 10 juni 2013. – Ingeschreven bij KvK, nummer 34222630. – De ANBI status is in 2012 bij beschikking van 19 december 2012 door de Belastingdienst toegekend onder nummer 84729. – Fiscaal: BTW nummer 81431844. 4. Prestaties Podium (stoelen) Theater de Luifel (185) Podium Oude Slot (90) Oude Kerk (300) Totaal
Voorstellingen Bezoekers 40 9 19
6.168 506 2.045
Bezettingspercentage 83% 62% 36%
8.719 In de begroting zijn de volgende streefpercentages opgenomen: TdL 80 % POS 90 % OK 50 % Bij de opendag 2014 waren 200 personen aanwezig.
Jaarverslag Podia Heemstede
3
5. Locaties SPH heeft geen accommodaties in bezit. Voor het geven van voorstellingen wordt er ruimte gehuurd in het OS, de OK en in Casca (TdL). Hieronder volgt een overzicht van de activiteiten per podium. Theater de Luifel SPH huurt theater de Luifel van Casca voor gemiddeld 43 voorstellingen per kalenderjaar. In 2014 hebben 40 voorstellingen plaatsgevonden, omdat het culturele seizoen (september tot en met mei) niet gelijk loopt met het kalenderjaar. De zaal biedt plaats aan 200 bezoekers. Rekening houdend met plaatsen voor techniek, impresariaat, gastvrouwen en genodigden, betekent dit een netto beschikbaarheid voor bezoekers van 185 plaatsen. Het Oude Slot De huurder van het OS, PVG is verplicht SPH voor 30 voorstellingen ruimte ter beschikking te stellen. Dit is een verplichting die in de huurovereenkomst tussen de gemeente Heemstede en de PVG is vastgelegd. De zaal biedt ruimte aan 90 bezoekers. Het beleid om de voorstellingen in het OS over te hevelen naar de OK zal vanaf het seizoen 2015-2016 worden gerealiseerd. De Oude Kerk In de OK is plaats voor 300 bezoekers. De STOK heeft plannen om de Kerk beter geschikt te maken voor concerten. Hierbij wordt gedacht aan een stoelenplan, in plaats van banken, het verhogen van het podium en het maken van een corridor tussen de Kerk en Pauwehof. Naar verwachting zullen deze plannen in 2015 tot uitvoering komen. 6. Relatie Casca Met Casca zijn vier overeenkomsten gesloten voor het verrichten van diensten op: het gebied van voorstellingen in TdL het gebied van de financiële administratie het gebied van de kaartverkoop het gebied van public relations
7. Subsidies a. Gemeente Heemstede Door de opgelegde bezuinigingen van de rijksoverheid heeft de gemeente Heemstede de subsidie voor 2014 verlaagd met € 25.000. Naast de eerdere korting van € 25.000 in 2013 is de subsidie van gedaald van € 150.000 in 2012 naar € 100.000 in 2014. Zoals in 2013 is aangekondigd heeft het bestuur van SPH maatregelen genomen om toch tot een acceptabel aanbod te komen. Enerzijds door onze uitgaven te beperken en anderzijds door het aantal voorstellingen te verlagen tot ca.70 voorstellingen. De uitgaven (met uitzondering van de voorstellingen) zijn ten opzichte van 2013 ca. € 15.000 verlaagd. De verwachte verhoging van de inkomsten is helaas niet gelukt. Ten opzichte van 2013 zijn 1.300 bezoekers minder geteld. Het lagere aantal bezoekers heeft zich voorgedaan in de podia OS en OK.
b. Fonds Podiumkunsten Door het fonds Podiumkunsten worden subsidies verstrekt voor concerten (kamermuziek), waarbij een tekort is opgetreden. Het gaat hierbij om professionele podiumkunsten, die openbaar toegankelijk zijn en waarvoor betaalde entree geldt. De subsidie bedraagt 50% van het tekort.
Jaarverslag Podia Heemstede
4
8. Public relations De PR commissie verricht veel inspanningen om de naamsbekendheid van SPH nog te verder omhoog te brengen. Zij doet onder meer door gebruik te maken van social media. Voorafgaand aan iedere voorstelling wordt door middel van facebook, twitter en uiteraard de plaatselijke weekbladen de potentiële bezoekers op de hoogte gesteld van de optredende artiesten. Voorts is een website gerealiseerd onder de naam www.podiaheemstede.nl waarop alle voorstellingen zijn vermeld en waar de bezoekers op eenvoudige wijze kaarten kunnen bestellen. Tot slot is de verkoop van de kaarten gecentraliseerd bij Casca. Op 21 september 2014 was voor het eerst de Open Dag van Podia Heemstede. In de ochtend een programma voor bezoekers in de Oude Kerk en in de middag in Theater de Luifel. Voorgaande jaren waren de Open dagen op andere dagen. Van oudsher was er een Open Dag in het Oude Slot in mei en Theater de Luifel organiseerde de dag in september. De leden van de Heemsteedse Kunstkring zijn jaarlijks goede afnemers van een aantal voorstellingen. Op de jaarlijkse bijeenkomst van de HKK wordt door de programmeurs van diverse theaters uit de omgeving reclame gemaakt voor de te houden voorstellingen Wij zijn er ook dit jaar weer in geslaagd om adverteerders te werven. Helaas zijn er geen bedrijven bereid gevonden om SPH te sponsoren. 9. Bestuurlijke zaken Het jaar 2014 is voor SPH wederom een intensief jaar geweest. Het bestuur heeft zich ingespannen om de bezuiniging op de subsidie door te voeren. Het bestuur heeft mooie toekomstverwachtingen en richt zich bij de programmering op een breed publiek, maar ook heel specifiek op het voortgezet onderwijs. Het SPH bestuur werkt nauw samen met vele vrijwilligers en doet er alles aan om de aanwezige deskundigheid zo goed mogelijk te gebruiken. Samenwerking binnen SPH heeft de aandacht, maar samenwerken ook met anderen in de omgeving is een speerpunt. 10. Vriendengroeperingen SPH kent van oudsher twee vriendengroeperingen: vrienden van TdeL en vrienden van het OS. Met beide groeperingen heeft het bestuur een aantal keren overleg gevoerd. Het ultieme streven van het bestuur was om te komen tot één vriendengroepering voor SPH, waardoor het culturele leven in Heemstede breed wordt gedragen.
11. Samenwerking Wij hebben regelmatig overleg met andere aanbieders van cultuur zoals Casca, Blokker en de bibliotheek, maar ook breder zoals koorbiënnale. Met de Heemsteedse Kunstkring wordt overleg gevoerd om te zien of intensieve samenwerking mogelijk is. Met Casca zal het overleg over programmering en afstemming van voorstellingen, verder worden verdiept. Het bereiken van de jeugd heeft onze bijzondere aandacht. Gedacht kan worden aan het idee om een “Young Podia Heemstede” te starten. Een commissie kan gevormd worden van 5 jonge mensen uit Heemstede die op de middelbare scholen in de regio zitten. Vervolgens kan de commissie in overleg met de programmeurs verantwoordelijk worden voor het bepalen van een vastgesteld aantal voorstellingen op de podia in Heemstede. De commissieleden zijn ambassadeur van de podia en mogen maximaal 2 jaar meedraaien
Jaarverslag Podia Heemstede
5
12. Vrijwilligers Binnen SPH zijn zo'n 30 vrijwilligers zeer actief aan de slag. Zonder deze groep zou SPH niet kunnen bestaan. Zij zijn onder meer belast met begeleiding van het publiek en artiesten op theateravonden. Tevens worden er nog kaartjes bij de ingang van het podium verkocht aan spontaan komende bezoekers. De vrijwilligers krijgen een instructie en jaarlijks zetten we de vrijwilligers “in het zonnetje”. 13. Programmeurs Voor SPH werken twee programmeurs, te weten 1 voor TdL (voornamelijk cabaret) en 1 voor het OS en de OK (voornamelijk kamermuziek). Beide programmeurs slagen er ieder jaar weer in om een breed en kwalitatief hoog aanbod te presenteren. Inmiddels heeft het bestuur besloten om vanaf het seizoen 2015-2016 een andere programmeur aan te trekken voor de voorstellingen in de OK. 14. Financiën Het (kalender)jaar 2014 hebben wij helaas moeten afsluiten met een negatief saldo van € 18.600,--. De structurele bezuiniging van de gemeente van € 50.000 enerzijds en het tegenvallende aantal bezoekers anderzijds zijn hier debet aan. Het negatieve saldo hebben wij dit jaar nog kunnen opvangen ten laste van de algemene reserve. Hierna is deze reserve gedaald tot ruim € 10.000. Een deficit zoals in 2014 kunnen wij dan niet meer opvangen. Ons streven is erop gericht om in het seizoen 2015-2016 tot een sluitende exploitatie te komen door het concentreren van de voorstellingen in de OK en TdL. Daarnaast zal de programmering in de OK worden gericht op een nog bredere doelgroep.
Vastgesteld in het bestuur van Stichting Podia Heemstede van 13 maart 2015
Voorzitter
w.g. E.J. Groot
Secretaris
w.g. B.J. Hasken
Penningmeester : w.g.A. Mettes
Algemeen lid:
w.g. K.A. van der Pas
Jaarverslag Podia Heemstede
6
Deel 2 Financieel verslag 2014
Jaarverslag Podia Heemstede
7
Toelichting Balans per 31 december 13 Eigen vermogen Algemene reserve Saldo 1 januari 2014 Toevoeging winst 2013 Toevoeving bestemmingsreserve nieuwe ontwikkelingen Af: verlies 2014 Saldo per 31 december 2014
26.362 9 2.482 -18.605 10.248
Bestemmingsreserve nieuwe ontwikkelingen: Saldo 1 januari 2014 Onttrekking: * integratie website met nieuw kaartverkoopsysteem * aanpassingen nieuwe website * overheveling naar algemene reserve Saldo 31 december 2014
Jaarverslag Podia Heemstede
5.272
-2.300 -490 2.482 -2.482 0
8
Verlies-en winstrekening 2014 en begroting 2016
Stichting Begroting 2014
Rekening 2014
Podia Begroting 2015
Heemstede Begroting 2016
1
Lasten Voorstellingen
122.500
112.130
122.500
105.000
2
Programmeur
30.000
30.000
26.000
22.500
3
Huur locaties
37.875
35.539
38.705
37.300
4
Techniek
21.525
20.598
21.940
23.700
5
Pauzedrankjes
19.460
17.235
19.675
18.025
6
Publiciteit
25.000
28.828
25.000
24.000
7
Kaartverkoop
17.860
18.490
19.866
17.680
8
Administratie
8.100
8.037
8.300
8.120
9
Bestuur/commissies e.d.
5.000
5.150
5.000
6.000
8.000
7.347
8.000
10.000
295.320
283.354
294.986
272.325
182.034
148.275
181.700
166.039
12 Sponsoring/ advertenties, rente e.d.
10.000
11.842
10.000
8.000
13 Fonds Podiumkunsten
5.000
6.346
5.000
0
98.286
98.286
98.286
98.286
294.986
272.325
10 Algemene kosten Batig saldo Totale lasten
Baten 11 Recette
14 Subsidie gemeente Nadelig saldo Totale baten
Jaarverslag Podia Heemstede
18.605 295.320
283.354
9
Toelichting verlies-en winstrekening 2014 S P H 1
Voorstellingen Aantal voorstellingen kalenderjaar 2014: * de Luifel * De Oude Kerk/Pinksterkerk * Het Oude Slot * Vervallen voorstellingen Totaal Begroot volgens het culturele seizoen 2013-2014 Verschil
Aantal
40 19 9 2 70 -73 -3
Het culturele seizoen loopt van september tot en met mei. Hierdoor kan het aantal voorstellingen in het kalenderjaar afwijken van de prognose in het culturele seizoen. De kosten van de artiesten waren als volgt: * Het Oude Slot * De Oude Kerk * Pinksterkerk * de Luifel Begroot Verschil
€ 6.505 32.730 4.035 68.860 -112.130 122.500 10.370
De lagere kosten zijn toe te schrijven aan 2 vervallen voorstellingen en 3 voorstellingen minder.
6
Publiciteit * Programmaboekje (incl. bezorging) * Open dag * Casca PR werkzaamheden * Advertenties * Opmaken maandladders en advertenties * diverse kosten (o.a. drukwerk, posters, verspreiden boekjes e.d.) Begroot Verschil
Jaarverslag Podia Heemstede
11.600 4.500 7.000 3.000 1.350 1.378 -28.828 25.000 -3.828
10
10 Algemene kosten * Representatie * Bankkosten * Vrijwilligersvergoeding * Onderhoud website * Bumarechten * Kaartverkoopsysteem * diverse kleine kosten
1.600 310 1.500 900 685 1.915 437 -7.347 8.000 653
Begroot Verschil 11 Recette * Opbrengst * Begroot Lagere opbrengst Door een lager aantal voorstellingen en een tegenvallend aantal bezoekers is de opbrengst fiks lager uitgevallen
148.275 -182.034 -33.759
bezoekers * de Luifel voorstellingen * Het Oude Slot voorstellingen * De Oude Kerk/Pinksterkerk Totaal
dekking
40 6.168
83%
506 2.045 8.719
62% 36%
9 19 voorstellingen
12 Sponsoring e.d. * Opbrengst * Begroot Hogere opbrengst
11.842 -10.000 1.842
Specificatie opbrengst: * Vrienden van de Luifel * Vrienden van Het Oude Slot * Advertenties * Rente * Correctie vorig jaar * Diversen
€ 2.700 2.770 4.350 485 1.730 -193
Jaarverslag Podia Heemstede
€ 11.842
11
Begroting 2015-2016 1
Programma's aantal: * Oude Slot * Oude Kerk * de Luifel Voorstellingen: * Oude Kerk: * de Luifel Bumarechten (begroot onder algemene kosten) Totaal
2
Programmeurs * cf. overeenkomsten Open Dagen
2.015
2.016
7 22 43 72
0 20 49 69
44.500 75.500 120.000 2.500 122.500
40.000 65.000 105.000
26.000
22.500
5.000
* Opgenomen onder “Publiciteit”
3
Huur locaties * de Luifel * 49 x € 500
21.715
* Oude Kerk * 20 x € 640
14.190
* Oude Slot
2.800
0
38.705
37.300
Totaal huur locaties
Jaarverslag Podia Heemstede
24.500
12.800
12
Begroting Begroting 2.015 2.016 4
Techniek * de Luifel * 43 x € 275 * 49 x € 275 * extra personeel/stemmen vleugel * Oude Kerk * 22 x € 307 * 12 x € 415 (vleugel) * technici 20 x € 200 Oude Slot * 7 x € 300 * 7 x € 307 Totaal kosten techniek
5
1.000
13.475 1.250
6.750 4.980 4.000
2.150 21.940
0 23.705
Pauzedrankjes * de Luifel * 49 x € 225
9.675
* Oude Kerk
6.500
7.000
3.500 19.675
0 18.025
7.000 7.000 6.000
* Oude Slot Totaal pauzedrankjes 6
12.040
11.025
Publiciteit * Programmaboekje * Casca * budget PR commissie * Open dag Totaal publiciteit
20.000
7.000 5.000 7.000 5.000 24.000
7
Kaartverkoop * stelpost
18.300 1.566
17.680 0
8
Administratie (Casca)
8.300
8.120
Jaarverslag Podia Heemstede
13
9
Bestuur/commissies/vrijwilligers * vrijwilligersvergoeding * onkostenvergoeding PR cie * representatie * onvoorzien
10 Algemene kosten * onderhoud website * kaartverkoopsysteem * toegangskaarten * vrijwilligersvergoeding * kantoorbenodigdheden * Porti/bank/telefoon * Bumarechten * annulering voorstellingen
Begroting Begroting 2.015 2.016 5.000 € 4.000 € 500 € 1.000 € 500
6.000 8.000
€ 1.000 € 2.000 € 500 € 1.500 € 500 € 500 € 2.000 € 2.000
10.000
12 Recette Gemiddeld tarief voor de Luifel € 17,40 exclusief BTW € 16,40 * gemiddeld 145 bezoekers x 49 = 7.000 (afgerond) * 7.000 x € 16,40 Gemiddeld tarief voor Oude Kerk € 19,25 exclusief BTW € 18,15 * gemiddeld 150 bezoekers x 20 = 3.000 * 3.000 x € 18,15 Gemiddeld tarief voor Het Oude Slot € 17,-exclusief BTW € 16,-* gemiddeld 80 bezoekers x 7 = 560 * 560 x € 16,--
110.500
115.000 62.200
55.000
9.000
stelpost kortingen voorstellingen Totale recette
Jaarverslag Podia Heemstede
0 -3.961
181.700
166.039
14
13 Sponsoring/advertenties, rente e.d. * vrienden van theater de Luifel * advertenties * rente 250 14 Fonds Podiumkunsten
Begroting Begroting 2.015 2.016 10.000 €
2.500 5.250 8.000 5.000
0
98.286
98.286
Opbrengst is afhankelijk van voorstellingen die met verlies worden afgesloten 15 Subsidie gemeente Heemstede De gemeente Heemstede heeft een korting aangekondigd van € 25.000 in 2013 en nogmaals € 25.000 in 2014; derhalve vanaf vanaf 2015 cumulatief € 50.000. Heemstede, 23mrt15 AM
Jaarverslag Podia Heemstede
15
