Sistem Komputerisasi Administrasi Keuangan SMP Joannes Bosco Dengan Aplikasi Visual Basic
Naskah Publikasi
diajukan oleh Dewi Septiani
08.02.7075
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
COMPUTERIZED SYSTEM FINANCIAL ADMINISTRATION SMP JOANNES BOSCO APPLICATIONS WITH VISUAL BASIC SISTEM KOMPUTERISASI ADMINISTRASI KEUANGAN SMP JOANNES BOSCO DENGAN APLIKASI VISUAL BASIC Dewi Septiani Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In a school has such data is to have student data, teacher data, employee data and administrative data. But the processing still manual and takes a very long time in the process of their administration. It is therefore necessary to find an alternative in the handling of such data. Computers capable of memecahakan problem, not only in the calculation but also the ability to store and deliver information. However in modern society are used as the central computer (database) than any other use. Because the database is a very prominent role. Processing the data base into the mainstay of its presence is necessary, and not only speed up the acquisition of information, but can also improve service to students who will pay. Not just information to students who would pay but can be directly monitored by the owner of the school without having to wait for monthly statements of payments officer. Based on this background, the problem is taken is how to manufacture a centralized database system using the billing system so that data entered on the computer pengentrian no data, but the server can be monitored directly by the owners, and management using Microsoft Visual Basic. How does the program work so that it can be accessed in a variety of computer services available, but remain on the information (server) Making this school management system to implement a programming language developed by programmers who are reliable and experienced about the Microsoft Visual Basic, database system design is also of a Database Management System (DBMS). The results of the activities to be implemented is a database management program school Keywords : Data collection information system, Visual Basic, Microsoft SQL Server, Crystal Report 8.5
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer yang semakin maju pada era globalisasi saat ini mengharuskan setiap lapisan masyarakat menguasai paling tidak mengenal dan mengetahui keberadaan komputer. Hal ini dimaksudkan agar masyarakat tidak ketinggalan zaman. Karena teknologi komputer memang sangat berpengaruh dalam kemajuan suatu daerah atau Negara. Dan selain itu perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi juga memicu banyak kalangan untuk mencari solusi atau alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi sistem informasinya dan penggunaan komputer disini sebagai alat bantu untuk menyelesaikan permasalahan dibidang teknologi sistem informasinya, dan disini juga komputer dirasa banyak memiliki keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya untuk memecahkan masalah tersebut agar mendapatkan hasil yang optimal. Kemudahan pemrograman komputer yang harus dikembangkan sehingga lebih mendekati dengan bahasa manusia telah turut serta mempengaruhi penggunaan komputer sebagai alat bantu pekerjaan manusia. Bahasa pemrograman yang semakin banyak dan berkembang saat ini memberikan pilihan bagi programmer untuk memilih bahasa pemrograman mana yang tepat untuk membangun sebuah aplikasi. SMP Joannes Bosco merupakan sekolah swasta yang cukup tua berdiri sejak tahun 1963 di jenjang satuan Pendidikan Dasar. Sebagai SMP yang sudah berumur sudah barang tentu mengalami perkembangan pasang surut baik prestasi, jumlah siswa, sarana prasarana maupun tenaga pendidikan (SDM) nya. SMP Joannes Bosco adalah intuisi pendidikan yang selalu ingin mengikuti perkembangan teknologi informasi yang sedang berkembang. Dan salah satu fungsi administrasi sekolah adalah pengelolaan data siswa, guru, dan karyawan. Dalam pengelolannya SMP Joannes Bosco ini masih menggunakan sistem pemprosesan manual yang masih memiliki banyak kekurangan. Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang masih mengalami kekeliruan dan keterlambatan pembuatan laporannya. Hal ini disebabkan terbatasnya sumber daya manusia dan banyaknya data yang dikelola. Dalam hal ini tentunya proses pengolahan harus diolah secara efektif dan efisien dan proses pengolahan data yang dijalankan harus mudah dalam pengisian data, pemprosesan data, dan pelaporannya.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar permasalahan diatas maka akan diuraikan rumusan permasalahan dalam tugas akhir ini adalah : 1. Bagaimana menganalisis dan merancang sistem informasi pembayaran sehingga diperoleh informasi yang berkualitas dengan penyajian yang baik sehingga dapat meningkatkan kinerja guru ? 2. Bagaimana menerapkan kemajuan teknologi yang sifatnya membangun dapat dimanfaatkan untuk kemajuan SMP Joannes Bosco ? 3. Bagaimana guru dapat menyajikan informasi dalam bentuk laporan secara akurat, tepat waktu, dan relevan ?
1.3 Batasan Masalah Batasan masalah perlu dilakukan untuk memusatkan penelitian pada pokok permasalahan yang akan ditelti guna mencegah meluasnya pembahasan dan mencegah terjadinya kesalahan interprestasi pada kesimpulan yang dihasilkan sehubung dengan keterbatasan penulis baik waktu, data yang relevan, maupun biaya maka penulis membatasi masalah yang akan dianalisis adalah sebagai berikut : 1.
Dalam pembuatan aplikasi ini, menggunakkan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0
2.
Dan pembuatan databasenya menggunkkan SQL Server 2000 dan aplikasi ini menggunakkan sistem operasi windows xp.
3.
Laporan data siswa : berisi laporan data siswa
4.
Laporan data kelas : berisi laporan data kelas setiap siswa
5.
Laporan data pembayaran : berisi laporan data pembayaran Komite, SPP, dan Herregistrasi
6.
Laporan-laporan yang bertujuan untuk mempermudah proses pemasukan dan pencarian data dengan cepat dan tepat
1.4 Maksud dan Tujuan Berdasarkan uraian rumusan permasalahan diatas, maksud dari penelitian ini adalah membuat sistem komputerisasi administrasi keuangan SMP Joannes Bosco dengan aplikasi visual basic yang baik untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
1.5 Metode Penelitian Dalam
pencapaian tujuan, diperlukan data-data pelengkap untuk mendukung
keakuratan informasi yang dihasilkan. Untuk itu, dalam pencarian dan pengumpulan data dilakukan dengan beberapa metode, antar lain : 1.
Metode Interview Metode ini merupakan cara yang sangat baik karena kita akan mendapatkan banyak informasi, misalnya saja aturan apa saja yang berlaku pada sekolah tersebut dan mengetahui jenis-jenis laporan yang dibutuhkan oleh pihak sekolah.
2.
Metode Observasi Mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dengan cara melakukan penelitian atau tinjauan langsung terhadap tempat yang dijadikan objek penelitian.
3.
Metode Pustaka Melakukan pengambilan data dari buku-buku yang dibutuhkan untuk mendapatkan konsep dan dasar teori dari program yang akan dibangun.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1
Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu. 2.1.2
Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : 2.1.2.1 Komponen Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi, komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 2.1.2.2 Batas sistem Penggambaran dari suatu elemen atau unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2.1.2.3 Lingkungan luar sistem Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 2.1.2.4 Penghubung sistem T
empat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
2.1.2.5 Masukan sistem Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan di manipulasi oleh suatu sistem. 2.1.2.6 Keluaran sistem Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang di sediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 2.1.2.7 Penyimpanan Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.1.3
Konsep Dasar Informasi
2.1.4
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya. 2.1.5
Kualitas Informasi Kualitas informasi tergantung pada beberapa hal yaitu : • Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Informasi tersebut harus jelas mencerminkan maksudnya
karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. • Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal. • Relevan, berarti informasi tersebut mempunuai manfaat untuk pemakainya. • Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak
dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. 2.1.6 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.6.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.1.6.2 Pengertian Administrasi Pembayaran Siswa Administrasi pembayaran siswa adalah suatu kegiatan administrasi yang melayani semua pembayaran siswa baik di lembaga pendidikan formal maupun tidak formal agar berlangsung secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya. 2.1.6.3 Database Management System (DBMS) DBMS adalah software yang menangani semua akses ke basis data. Secara konsep apa yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. User melakukan pengaksesan basis data untuk informasi yang diperlukannya menggunakkan suatu bahasa manipulasi data, biasanya disebut SQL. 2. DBMS menerima request dari user dan menganalisa request tersebut. 3. DBMS memeriksa skema eksternal user, pemetaan eksternal/konseptual, skema konseptual, pemetaan konseptual/internal, dan struktur penyimpanan. 4. DBMS mengeksekusi operasi-operasi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan user, dan contoh dari DBMS ini adalah Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Acces dan lainlain. 2.1.7
Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.1.7.1 Microsoft Visual Basic 2.1.7.1.1 Pengenalan Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. “Visual” dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User interface). Hanya dengan mengetikkan sedikit kode program, pengguna sudah dapat menikmati program dengan tampilan yang menarik.
“Basic” menunujukkan bahasa pemrograman BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Instruction Code). Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan,
function,
keyword dan banyak berhubungan langsung dengan GUI
Windows. Visual Basic berorientasi pada objek (Object Oriented Programming/OOP) yang sangat mudah untuk digunakan dan dipelajari. 2.1.7.2 Microsoft SQL Server 2000 2.1.7.2.1 Pengenalan SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah Microsoft Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi dari DBMS Ms. Access menyesuaikan versi Ms. Office yang ada. Saat ini Ms. Access terbaru adalah versi Ms. Access 2003 yang di-include-kan dalam paket produk Ms. Office 2003 Microsoft Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan pengoperasian membuat DBMS menjadi pilihan para database administrator. . 3. Tinjauan Umum 3.1 Gambaran Umum SMP Joannes Bosco, Yogyakarta. 3.1.1 Sejarah atau berdirinya sekolah SMP Joannes Bosco, Yogyakarta SMP Joannes Bosco berdiri tahun 1963, tepatnya pada tanggal 1 Agustus 1963 dengan status kelas
jauh (Filial) dari SMP Pangudi Luhur pusat Yogyakarta di jalan Senopati
Yogyakarta. Status kelas jauh ini bertujuan untuk melayani anak-anak disebelah Timur sungai Code. Pada awalnya SMP kelas jauh Pangudi Luhur ini belum mempunyai gedung sendiri dan berencana untuk menggunakan gedung gereja Baciro. Akan tetapi karena gedung Gereja belum memadahi untuk kegiatan belajar mengajar maka atas seijin dari Bapak Dwijo Susanto, yang kala itu menjabat sebagai ketua Dewan Paroki, rumah beliau dipakai sebagian ruang kelas untuk kegiatan belajar mengajar. Pada awal berdirinya sekolah ini guru-guru yang mengajar ada empat orang, mereka adalah : Bapak Sihono, Bapak Yanuri, Baoak Subarjo dan Bapak Tukiran. Kesemua guru tersebut merupakan guru-guru dari SMP Pangudi Luhur pusat. Murid-murid pertama yang belajar dikelas jauh ini berjumlah 29 siswa, digabung dalam satu kelas yakni kelas 1E,
kelanjutan dari kelas di SMP Pangudi Luhur pusat. Dalam perkembangan tahun berikutnya, murid-murid yang belajar dikelas jauh ini semakin bertambah. Karena daya tampung rumah Bapak Djiwo Susanto sudah tidak mencukupi lagi bagi para siswa maka pada tahun 1966 SMP Pangudi Luhur kelas jauh ini berpindah kegedung Gereja SMP Pangudi Luhur kelas jauh ini kemudian menempati gedung sekolah dijalan Melati Wetan No 14A Yogyakarta, pada tahun 1968. Pada awal mulanya gedung sekolah yang dipakai menjadi satu dengan gedung sekolah SD Kanisius Baciro. Pada tahun 1978, setelah gedung susteran yang baru selesai dibangun, SMP Pangudi Luhur kelas jauh ini kemudian berpindah kelokasi bekas susteran sampai sekarang ini. SMP ini dikelola oleh para Bruder FIC dan para Suster OP. Pada tahun 1983 SMP ini kemudian lepas dari status filial atau kelas jauh dengan nama SMP Pangudi Luhur II Yogyakarta. Sebenarnya ada beberapa nama yang diusulkan salah satunya adalah SMP Katamso yang telah berjasa membantu menjaga susteran OP dari rampasan PKI, namun dengan beberapa pertimbangan maka sekolah diberi nama SMP Pangudi Luhur II Yogyakarta. Pada tahun 1984 SMP Pangudi Luhur II berganti nama menjadi SMP Joannes Bosco Yogyakarta dan diresmikan secara hukum dengan SK D13/84 dengan status disamakan. Maka semenjak tahun itu pengelolaan interen SMP Pangudi Luhur II sudah secara penuh dipegang oleh para Suster OP tetapi SMP Pangudi Luhur II masih tetap dibawah Yayasan Pangudi Luhur. Pada tahun itu pula mulai menggunakkan lambang sekolah SMP Pangudi Luhur II sendiri, didesain oleh Bapak Ign Mulyadi, yang berbeda dengan logo SMP Pangudi Luhur. 3.1.2
Tinjauan Sekolah
1. Program keahlian Program keahlian yang dikembangkan sekolah SMP Joannes Bosco, Yogyakarta mengembangkan program keahlian membatik. 2. Kegiatan belajar mengajar Sekolah SMP Joannes Bosco Yogyakarta dalam melaksanakan kegiatan belajar mengajarnya dengan panduan kurikulum pendidikan nasional. 3.1.3
Visi Dan Misi Sekolah
3.1.3.1 Visi Sekolah •
Terpecaya dalam proses pembentukan siswa yang beriman, cerdas, berprestasi, berkepribadian berdasarkan nilai-nilai kehidupan universal.
•
Pendidikan yang mencerdaskan bagi generasi muda agar menjadi pribadi yang utuh dan secara khusus berdasarkan nilai-nilai spiritual Dominikan.
3.1.3.2 Misi Sekolah •
Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan yang efektif, inovatif, reflektif sehingga setiap siswa berkembang secara optimal sesuai dengan kecerdasan yang dimiliki.
•
Mewujudkan sekolah memberi layanan pembelajaran yang menyenangkan untuk mencapai sikap dan perilaku baik.
•
Membantu dan memotivasi siswa dalam menelusuri bakat dan minat baik dalam bidang akademik maupun non akademik.
•
Membekali siswa dengan ketrampilan dan ilmu pengetahuan, teknologi, seni budaya, dan olahraga.
•
Membekali siswa dengan pengetahuan dan pengamalan ajaran agama sehingga menjadi siswa yang beriman, dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
•
Mengembangkan pembelajaran bilingual untuk mata pelajaran MIPA.
•
Mengembangkan dan menerapkan nilai-nilai kehidupan universal spiritualitas bagi peserta didik.
•
Mengoptimalkan budaya hidup bersih, disiplin, sehat, serta kondusif untuk belajar tercermin dalam sekolah sehat.
4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Desain sistem secara umum disini digambarkan dalam bentuk flowchart. Sistem dan diagram arus data (DAD) yang lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsifungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja dan bagan alir sistem atau flowchart yang merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urutanurutan kegiatan dari segi sistem informasi berbasis komputer.
Untuk lebih jelasnya mengenai proses sistem informasi pembayaran yang diusulkan, berikut ini dijelaskan cara menggunakkan bagan alir sistem (Sistem Flowchart) dan juga cara menggunakkan diagram alir data flow diagram (DFD).
4.2
Implementasi Database
4.2.1
Membuat Database Untuk membuat Database dari Visual Basic digunakan Microsoft SQL Server 2000
langkah- langkahnya sebagai berikut : a.)
Masuk ke Query Analyzer dari Start Menu, Program, Microsoft SQL Server, Query Analizer.
b.)
Silahkan pilih metode autentikasi yang digunakan, Windows Authentication, selanjutnya klik OK.
c.)
Ketikan perintah membuat Database pada lembaran query analyzer
d.)
Simpanlah perintah SQL yang sudah diketikkan dengan nama untitled dengan tipe file penyimpanannya .sql. Selanjutnya klik SAVE sehingga perintah-perintah SQL yang sebelumnya diketikkan sudah tersimpan dengan nama file untitled .sql di direktori.
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem informasi komputerisasi administrasi
keuangan SMP JOANNES BOSCO, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada program setup siswa terdapat list view kelas, jika kita ingin mengisikan data pada list view kelas tersebut maka terlebih dahulu harus mengisikan setup tahun ajaran. 2. Pada program setup kelas terdapat list view tahun ajaran, jika kita ingin mengisikan data pada list view tahun ajaran tersebut maka terlebih dahulu harus mengisikan setup tahun ajaran. 3. Pada program setup tahun ajaran harus mengisikan beberapa data siswa yang yang lulus, siswa yang naik atau tinggal kelas, dan siswa baru dan setelah itu langsung secara otomatis masuk ke list pembayaran dan output dari pembayaran tersebut. 4. Pada program laporan berisikan form total pembayaran bulanan dan tahunan dan didalamnya terdapat list cek penunggakan pembayaran untuk mengetahui siapa saja yang menunggak untuk pembayaran komite tersebut.
5.2
Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi SMP JOANNES
BOSCO Yogyakarta, dalam usaha meningkatkan pelayanan dalam proses pembayaran siswa, penulis mempunyai beberapa saran-saran yang dapat dipertimbangkan. : 1. Diharapkan program Pembayaran ini dapat dimanfaatkan secara optimal dan diharapkan pihak SMP JOANNES BOSCO Yogyakarta, dapat memanfaatkan fasilitas yang ada seperti komputer yang telah tersedia 2. Sistem komputerisasi yang penulis usulkan untuk pembayaran SPP, komite, herregistrasi akan lebih memperlancar proses pengolahan data secara cepat dan efisien. 3. Dengan program pengolahan pembayaran SPP, komite dan herregistrasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dalam pembuatan laporan sehingga dapat melengkapi sistem pengolahan data pembayaran yang sedang berjalan.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pembayaran siswa, dan pengolahan data serta pembuatan laporan pembayaran siswa sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan.
DAFTAR PUSTAKA Sunyoto, Andi.2001. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI Jogiyanto, H.M. 1997. Analisis dan Desain Sistem Informasi, pendekatan terstruktur, Yogyakarta: CV. Andi Offisite (Penerbit Andi) Janner Simarmata & Iman Paryudi, Basisdata, Andi Yogyakarta, 2005 Kusrini, 2007. Strategi Perancanagan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit ANDI Arief Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data menggunakkan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI
