RANCANG BANGUN SISTEM PENGADAAN MATERIAL MENGGUNAKAN MATERIAL REQUIREMENT PLANNING ( STUDI KASUS : PT. APRILIAN DWIPA INTERNUSA SURABAYA) Otto Mayrad Susanto1) S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, e-mail:
[email protected]
Abstract: Procurement of material for construction companies is essential in the implementation of development projects, so that the necessary calculations required amount of material procurement and scheduling of material appropriate to the needs of the project. Effect on the cost of supplies. Procurement of material performed by the PT. Aprilian Dwipa Internusa for this project based instiusi chief executive and material needs are not calculated in accordance with the value of the project but only see a minimal amount of material remaining inventory at the project site, so the material procurement costs and schedules are often irregular, in which it has an impact on the decline limits of the contract project. The solution to overcome the above problems is to set-up material procurement system using the Material Requirement Planning for the company is able to process in a timely procurement of materials according to the needs. Based on the test results to the administration, it was found that the system was capable enough to do the material procurement process in accordance with the procurement request development services.
Keywords: Systems, Materials, Materials Requirement Planning Pengadaan
material
perusahaan
Pengadaan material yang dilakukan oleh
konstruksi bangunan merupakan hal penting dalam
pihak PT. Aprilian Dwipa Internusa selama ini tidak
pelaksanaan
teratur dikarenakan pemesanan tersebut berdasarkan
proyek
bagi
pembangunan,
diperlukan penghitungan
jumlah
sehingga
material
yang
instiusi kepala pelaksana proyek dan kebutuhan
diperlukan dan penjadwalan pengadaan material yang
material tidak dihitung sesuai dengan nilai proyek
tepat sesuai dengan kebutuhan proyek.
tetapi hanya melihat dari jumlah minimal persediaan
PT. Aprilian Dwipa Internusa Surabaya,
material yang tersisa di lokasi proyek, sehingga biaya
adalah salah satu perusahaan konstruksi yang
dan jadwal pengadaan material sering kali tidak
bergerak
teratur,
dalam
bidang
pembangunan
proyek
pemerintahan. Selama ini proses yang berjalan dalam
dimana
hal
tersebut
berdampak
pada
mundurnya batas masa kontrak proyek.
pengadaan material di PT. Aprilian Dwipa Internusa
Disisi lain, selain pengadaan material dapat
Surabaya sama sekali tidak teratur. Hal ini terlihat
berpengaruh pada keuntungan yang akan didapatkan
dari laporan keuangan pada akhir proyek, pada
oleh PT. Aprilian Dwipa Internusa, persediaan juga
laporan akhir ini baru diketahui bahwa jumlah
berpengaruh terhadap besarnya
pemesanan material proyek selalu tidak sesuai dengan
sehingga
jumlah material yang diusulkan oleh pemerintah kota
akan mengurangi keuntungan. Perusahaan sering kali
Surabaya dalam pelaksanaan proyek.
mengalami
biaya
kesalahan dalam mengelola
masalah
persediaan,
persediaan terlalu banyak
operasi, persediaan
diantaranya
atau bahkan terjadi
1
kekurangan. Kedua kondisi tersebut mengakibatkan
tersebut tidak teratur dengan baik, hal tersebut juga
timbulnya
berdampak pada pekerjaan selanjutnya pada proyek
biaya
yang besar. Oleh karena
itu
diperlukan manajemen persediaan untuk menganalisa tingkat persediaan yang optimum.
yang sama. Sehingga
perlu
dibuatkan
sistem
yang
Solusi untuk mengatasi permasalahan di atas
mengatur penjadwalan pengadaan material setiap
adalah dengan merancang bangun sistem pengadaan
perkejaan. Dengan aplikasi yang menggunakan teknik
material
Lot for lot ini, maka diharapkan PT. Aprilian Dwipa
menggunakan
Material
Requirement
Planning yang menunjang kemajuan perusahaan,
Internusa
Surabaya
mampu
melakukan
proses
utamanya dalam hal yang berhubungan dengan
pengadaan material secara tepat sesuai dengan
pengadaan material. Dengan adanya sistem ini, pihak
kebutuhan.
manajemen PT. Aprilian Dwipa Internusa diharapkan mampu melakukan pengadaan material sesuai dengan
Landasan Teori
kebutuhan proyek. Sehingga data-data yang berkaitan
Pengadaan
dengan manajemen material ini dapat terkelola dengan baik serta memenuhi
persyaratan dan
tenggang waktu pelaksanaan proyek yang telah ditentukan.
Definisi menurut Bastian, I. (2010:1263) dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Sektor Publik suatu pengantar, menjelaskan bahwa: “pengadaan barang dan jasa pemerintah,
Dari identifikasi masalah tersebut diatas, maka
yaitu perolehan barang, jasa, dan pekerjaan publik
dapat dianalisa penyebab terjadinya keterlambatan
dalam cara dan waktu tertentu yang menghasilkan
pelaksanaan pekerjaan, yaitu pengadaan material
nilai terbaik bagi pemerintah serta masyarakat”.
untuk masing-masing pekerjaan yang tidak terkontrol,
Berdasarkan definisi Keputusan Direksi PT
hal ini tidak lain disebabkan karena pemesanan
PLN (Persero) Nomor: 305.K/DIR/2010 (2010:3)
material-material tersebut berdasarkan instiusi kepala
dalam bukunya yang berjudul Pedoman Pengadaan
pelaksana proyek dan kebutuhan material tidak
Barang/Jasa PT PLN (Persero), menjelaskan bahwa:
dihitung sesuai dengan nilai proyek tetapi hanya
“Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan
melihat dari jumlah minimal persediaan material yang
pengadaan
tersisa di lokasi proyek, sehingga biaya dan jadwal
termasuk pengadaan barang dan pemasangan (supply
pengadaan material sering kali tidak teratur, dimana
& erect),pengadaan jasa konsultasi,
hal tersebut berdampak pada mundurnya batas masa
khusus dan pengadaan jasa lainnya yang dibiayai
kontrak proyek.
dengan APLN atau yang dibiayai dengan sumber
barang,
pengadaan
jasa
kontruksi
pengadaan
Berdasarkan data dari salah satu proyek yang
dana dari pinjaman/hibah laur negeri dan/atau
dikerjakan PT. Aprilian Dwipa Internusa Surabaya,
pinjaman dalam negeri (Non APLN),sepanjang tidak
jadwal
pelaksanaan pekerjaan yang diajukan oleh
diatur dalam naskah pemberi pinjaman (guide lines).”
pemerintah kota Surabaya untuk proyek tersebut tidak
Berdasarkan Peraturan Presiden Republik
sama
dengan
realisasi
di
lapangan,
hal
ini
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 (2010:2) dalam
dikarenakan pengadaan material untuk pekerjaan
bukunya yang berjudul Pengadaan Barang/Jasa
2
Pemerintah Bagian Pertama Pasal 1 menyatakan
2.
bahwa:
Mengurangi resiko karena keterlambatan produksi atau pengiriman.
“Pengadaan barang/jasa pemerintah yang
MRP mengindentifikasikan banyaknya bahan dan
selanjutnya disebut pengadaan barang/jasa adalah
komponen yang diperlukan baik dari segi jumlah dan
kegiatan
waktunya dengan memperhatikan waktu tenggang
untuk
memperoleh
kementerian/lembaga/satuan
barang/jasa kerja
oleh
perangkat
daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan
kebutuhan
sampai
produksi maupun pengadaan komponen. 3.
Dengan MRP, jadwal produksi diharapkan dapat
diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.”
terpenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dilakukan secara lebih
Berdasarkan ketiga definisi di atas maka penulis menyimpulkan bahwa pengadaan barang/jasa merupakan kegiatan memperoleh barang/jasa dengan
Komitmen yang realistis
realistis. 4.
Meningkatkan efesiensi.
cara dan waktu tertentu yang sudah ada aturan
MRP juga mendorong peningkatan efisiensi karena
sehinnga bisa menghasilkan barang/jasa dengan baik
jumlah persediaan, waktu produksi, dan waktu
bagi pemerintah maupun masyarakat.
pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik.
Material Requirement Planning
Lot for Lot Planning
Teknik Lot for lot ini cukup baik dipakai jika
(MRP) merupakan penjabaran dari jadwal setiap
order cost (setup cost) produk tersebut sangat kecil
material yang menyusunnya. Dengan demikian MRP
dibandingkan dengan biaya holding yang besar.
selain
pengendalian
Teknik ini cukup baik digunakan untuk produksi yang
persediaan material juga berfungsi sebagai sistem
kontinyu dengan volume yang besar atau untuk
perencanaan dan pengendalian produksi.
komponen-komponen yang mahal dengan frekuensi
Material
berfungsi
MRP
Requirement
sebagai
adalah
sistem
prosedur
logis,
aturan
kebutuhan yang jarang.
keputusan dan teknik pencatatan terkomputerisasi
Contoh
penghitungan
persediaan
yang dirancang untuk menjabarkan jadwal induk
menggunakan metode Lot for Lot, sebagai berikut :
produksi menjadi kebutuhan bersih untuk semua item
Diketahui :
atau
Lead Time = 1minggu
produk.
Sistem
MRP
dirancang
untuk
melepaskan pesanan-pesanan dalam produksi dan
Holding Cost = $2/unit/minggu
pembelian untuk mengatur aliran bahan baku dan
Setup Cost = $200
persediaan dalam proses sehingga sesuai dengan
Tabel 1. Lot for Lot
jadwal produksi. Tujuan dari MRP (Herjanto,1999) : 1.
Meminimalkan persediaan. MRP menentukan seberapa banyak dan kapan
suatu komponen diperlukan.
0
GR OHI NR POR PORel
1 2 3 4 5 6 7 8 35 30 40 0 10 40 30 0 35 0 0 0 0 0 0 0 0 30 40 10 40 30 30 40 10 40 30 30 40 10 40 30 30
9 30 0 30 30 55
3
10 55 0 55 55
Dengan teknik lot for lot total biaya yang didapat
Data Flow Diagram (DFD)
adalah :
DFD merupakan representasi grafik dalam
Biaya setup : 7 * $200 = 1400
menggambarkan arus data sistem secara terstruktur
Biaya hold : 0 (tidak ada inventori)
dan jelas sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi
Total biaya = $1400
yang baik.
GR
= Permintaan Konsumen
OHI
= Stok awal gudang.
NR
= Kebutuhan gudang.
global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD.
POR
= Rencana penerimaan.
Gambar 3.1 berikut ini merupakan tampilan dari
A.
Context Diagram Diagram ini menggambarkan rancangan
PORel = Rencana pemesanan
context diagram sistem yang dirancang datastrukturpekerjaan
System Flow
datastok datapekerjaan datamaterial
Tim Pengawas
Penggambaran
arus
informasi
datalantai
akan
databahan data_proyek
dijabarkan
pada
diimplementasikan
alur dengan
sistem
yang
komputer
akan
0
berupa
penjaluran antara data, proses dan laporan.
SI Material
datalot4lot
laporankebutuhanmaterial laporanlot4lot
laporanlot4lot
+
Bentuk desain umum aplikasi sistem informasi pengadaan material dan pemilihan supplier ini adalah
datapermintaanlaporan Pelaksana Proyek
sebagai berikut :
Tabel 2. System Flow Sistem Pengadaan Material
Manajer Proyek
laporankebutuhanmaterial
Gambar 1 Context Diagram dari DFD Sistem Pengadaan Material DFD Level 0 Dari context diagram yang ada, sistem yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses, yaitu proses Mengelola Data Master, dan Perhitungan Jadwal
4
Entity Relationship Diagram (ERD)
datastok
1
datastrukturpekerjaan 7
datastok datastrukturpekerjaan datalantai Tim Pengawas
datastok
datalantai 3
datapekerjaan
mengelola data master
ERD Merupakan suatu desain sistem yang digunakan
datastrukturpekerjaanp embangunan
databahan
datapekerjaan
6
databahan
datalantai
untuk
+
datamaterial
5
data_proyek data material data proyek
1
2
mendokumentasikan
datastrukturpekerjaan 4
merepresentasikan,
menentukan
dan
kebutuhan-kebutuhan
untuk
datapekerjaan
databahan
datalantai
sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan
datamaterial
dataproyek datastok
2
datapekerjaan
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan data
databahan
dari pemakai. Dalam perancangan sistem ini telah
data material data proyek datalot4lot
Perhitungan Penjadwalan
laporankebutuhanmaterial
dibuat ERD yang merupakan lanjutan dari pembuatan
laporanlot4lot datapermintaanlaporan
desain dengan menggunakan DFD Pelaksana Proyek
laporanlot4lot laporankebutuhanmaterial
Manajer Proyek
dataproyek Kode_Kegiatan Nama_Kegiatan Paket_Kegiatan Lokasi No_Kontrak Tanggal_Kontrak Nomor_Addendum Tanggal_Addendum Penyedia_Barang Biaya_Pelaks anaan Biaya_Addendum Kons ultan_Supervis i
Gambar 2 Level 0 dari Data Flow Diagram (DFD)
datastrukturpekerjaanpembangunan Kode_Pekerjaan nama_pekerjaan bobot_pekerjaan bulan_ke minggu_ke jenis_pekerjaan
Relation_75
datalantai kodelantai namalantai
Relation_77 Relation_78
DFD Level 1 Mengolah Data Master
datastok gros s onhand net orderrec eipt orderrelease
Dari DFD Level 1 Mengolah Data Master,
databahan Relation_76
proses yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses Input Data Material, Input Data Proyek, Input Data Lantai, Input
Kode_bahan nama_bahan harga_s atuan keterangan
datapekerjaan kodejenispekerjaan1 namapekerjaan
Relation_79
datamaterial kodejenismaterial namajenismaterial
Relation_80
Gambar 4 Conceptual Data Model (CDM) dari ERD
Data Stock, Input Data Bahan, Input Data Pekerjaan, dan Input Data Struktur Pekerjaan. 1
datamaterial
input data material
1
data material
datamaterial
2 data_proyek
input data proyek
data proyek
2
dataproyek
3 Tim Pengawas
datalantai
input data lantai
6
input data bahan
datapekerjaan
input data pekerjaan
datastrukturpekerjaan
input data struktur pekerjaan
DATASTRUKTURPEKERJAANPEMBANGUN KODE_PEKERJAAN varchar(4) KODE_KEGIATAN varchar(4) KODE_BAHAN varchar(4) KODEJENISPEKERJAAN1 varchar(4) NAMA_PEKERJAAN varchar(30) BOBOT_PEKERJAAN decimal(4) BULAN_KE int MINGGU_KE int JENIS_PEKERJAAN varchar(30)
KO DE _BAHAN = KO DE _BAHAN
DATALANTAI KODELANTAI NAMALANTAI
datastok
datastok
5
databahan
KO DE _KEG IATA N = KO DE_K EG IATAN
datalantai
7 input data stok
varchar(4) varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(20) dateti me varchar(10) dateti me varchar(30) money money varchar(30)
datalantai
4
datastok
DATAPROYEK KODE_KEGIATAN NAMA_KEGIATAN PAKET_KEGIATAN LOKASI NO_KONTRAK TANGGAL_KONTRAK NOMOR_ADDENDUM TANGGAL_ADDENDUM PENYEDIA_BARANG BIAYA_PELAKSANAAN BIAYA_ADDENDUM KONSULTAN_SUPERVISI
4
databahan
5
datapekerjaan
DATASTOK KODE_BAHAN varchar(4) GROSS i nt ONHAND i nt NET i nt ORDERRECEIPT i nt ORDERRELEASE i nt
varchar(4) varchar(50)
KO DE JENISP EKERJAA N1 = KO DEJENISP EKE RJAAN1
DATABAHAN
KO DE_BAHAN = KO DE_BAHAN
KODE_BAHAN KODEJENISMATERIAL NAMA_BAHAN HARGA_SATUAN KETERANGAN
varchar(4) varchar(50) varchar(20) int varchar(500)
KO DE LANT AI = KODELANTAI
databahan DATAPEKERJAAN
6 DATAMATERIAL
datapekerjaan
KODEJENISMATERIAL NAMAJENISMATERIAL
varchar(50) varchar(50)
KO DEJENI SMAT ERIAL = KO DEJENIS MA TERIA L
KODEJENISPEKERJAAN1 KODELANTAI NAMAPEKERJAAN
7
datastrukturpekerjaan
3
Gambar 3 DFD Level 1 Mengolah Data Master
datastrukturpekerjaanp embangunan
Gambar 5 Physical Data Model (PDM) dari ERD
5
varchar(4) varchar(4) varchar(50)
Tabel 3 Tabel Pelaksanaan Proyek Untuk Pekerjaan Beton
Ini adalah tampilan menu awal saat pengguna masuk kedalam aplikasi
\
Dari tabel diatas dapat dijelaskan bahwa pelaksanaan pekerjaan beton dijadwalkan pada minggu ke-3,
Gambar 6 Form Menu Utama
sedangkan pada proses dilapangan tidak terealisai pada minggu ke-3, seperti tampak pada tabel berikut
pilih data material yang telah ada dengan klik button pada nama material. pilihan material yang akan
Tabel 4 Kemajuan Proyek Untuk Pekerjaan Beton
dipilih tampak pada gambar 7
Gambar 7 Submenu Data Material Pilih Nama Material Setelah data master (data pada menu maintenance)
Hasil dan Pembahasan Setelah tahap analisis dan desain selesai, tahap selanjutnya adalah uji coba sistem. Pada tahap
terinput,maka
langkah
selanjutnya
petugas
administrasi menginput data proyek kedalam aplikasi. Data proyek tampak pada gambar 8
ini dibuat aplikasi yang sesuai dengan spesifikasi rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Selanjutnya akan dilakukan ujicoba untuk menguji keberhasilan sistem.
6
Menu Analisis & Pelaporan Penjadwalan Material Pada
menu
ini,
hasil
penghitungan
menggunakan metode lot for lot, menghasilkan penjadwalan pengadaan material. Untuk masingmasing data material pada proyek tersebut. Seperti tampak pada gambar 10
Gambar 8 Submenu Data Proyek Langkah terakhir sebelum melakukan perhitungan data pengadaan jadwal material adalah mengisi data
Gambar 10 Form Submenu Analisis & Pelaporan
struktur pekerjaan, data struktur ini menjelaskan masing-masing pekerjaan memiliki sub pekerjaan. Seperti tampak pada gambar 9
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem pengadaan material menggunakan metode material requirement planning (studi Kasus PT. Aprilian Dwipa Internusa) adalah sebagai berikut: 1.
Berdasarkan hasil uji coba, sistem pengadaan material
menggunakan
metode
material
requirement planning telah mampu dibuat dan berjalan dengan baik dan sudah cukup baik dalam memenuhi kebutuhan informasi dari pihak-pihak
yang
berkepentingan
terhadap
kebutuhan material proyek. 2.
Sistem yang dibangun telah mampu mengontrol kebutuhan material di lapangan. Detil dari model yang ditemukan adalah sebagai berikut :
Gambar 9 Submenu Data Struktur Pekerjaan
7
a.
Setiap proyek yang akan dikerjakan oleh PT. Aprilian Dwipa Internusa tersusun dengan
rapi
untuk
masing-masing
pekerjaan. b.
digunakan. Jadwal
Hakim
Nasution,
Perencanaan
&
ITS, Surabaya Husnan, Suad & Suwarno. 1994. Studi Kelayakan Proyek. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.
pengadaan
untuk
kebutuhan
masing-masing bahan terjadwal dengan baik d.
Arman
Pengendalian Persediaan, Teknik Industri-
Masing-masing pekerjaan tersusun dengan rapi untuk masing-masing bahan yang akan
c.
Daftar Pustaka
Kendall & Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta : PT. Prenhallindo Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2006. Analisis dan
Laporan kepada manager proyek dapat dipertanggungjawabkan.
Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Indeks Sutabri,
T.
2003.
Analisa
Sistem
Informasi.
Yogyakarta: Andi Saran
Soeharto, Iman. 1997. Manajemen Proyek dari Adapun saran yang bisa diberikan untuk
tugas akhir ini : 1.
Konseptual sampai Operasional, Jakarta : ERLANGGA
Sistem yang sudah dibuat perlu diintegrasikan secara penuh dengan program bagian teknik yaitu menggabungkan AutoCAD ke dalam sistem pengadaan material agar dapat bekerja lebih maksimal.
2.
Perlu ada telaah lebih mendalam tentang hasil keluaran aplikasi karena data untuk analisis ini berasal
dari
data
riil.
Pihak-pihak
yang
berkepentingan kiranya dapat meninjau sejauh mana model regresi yang ditemukan dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. 3.
Perlu
ada
analisis
lanjutan
mengenai
penyempurnaan data laporan pengadaan untuk meminimalkan kecurangan yang terjadi di lapangan.
8
