gemeente Eindhoven
Raadsnummer Io. Rgoo8. ooz Inboeknummer Dossie>nummer opg.6oS a8 september 2OIO
Raads informatiebrief
Betreft formatieonderzoek EZA (zxSa GW)
Inleiding In de periode medio januari ÃćâĆňâĂİ maart 2010 heeft in opdracht van ons college een
213a-onderzoek plaatsgevonden naar de formatie van de afdeling Economische Zaken en Arbeidsmarkt. Aanleiding hiervoor vormde een raadsmotie M13A, waarin getwijfeld werd aan de toereikendheid van de formatie binnen EZA om alle noodzakelijk inspanningen te kunnen leveren. De belangrijkste bevindingen uit het onderzoek zijn: 1. sinds 2005 is de afdeling gegroeid, vooral qua bezetting en niet zozeer qua vaste formatie; 2. door de aard van de werkzaamheden en de omgevingsinvloeden is er geen ’harde’ normstelling voor formatieberekening beschikbaar; 3. door een betere afstemming en verdeling van de taken met de verschillende interne partners, maar vooral ook extern met Brainport Development N.V., is doelmatigheidswinst te behalen; wat tevens een doorwerking heeft op de formatiebehoefte en de werkdruk; 4. er bestaat een aanzienlijk ÃćâĆňâĂİ vanuit het verleden ontstaan - structureel dekkings-
tekort; 5. er is sprake van een te hoge werkdruk bij een breed aantal functies in combinatie met onvoldoende taakrealisatie. Een en ander vraagt om maatregelen op de korte termijn in de zin van openstelling bestaande vacatures en enige formatieuitbreiding. Het onderzoek is gebaseerd op het begrotingsjaar 2010 voor wat betreft formatie, bezetting en dekking. Om de totstandkoming te begrijpen heeft een terugblik plaatsgevonden op de ontwikkelgeschiedenis van EZA. De formatiegroei van EZA wordt vooral bepaald door politiek-bestuurlijke ambities en ontwikkelingen in de klantvraag, al dan niet als gevolg van conjuncturele invloeden, en door de wijze waarop taakrelaties ingevuld worden. Voor EZA geldt dat er sprake is van een groot aantal taakrelaties, zowel intern binnen de gemeentelijke organisatie, alsook extern, waaronder o.a. met Brainport Development NV.
Raadsnummer ZO.Rq.oo8.OOX
Intern zijn verschillende taakrelaties ÃćâĆňâĂİ globaal - onderzocht op mogelijkheden van
doelmatigheidsverbetering, alsmede op mogelijkheden voor kostendekking van EZA.
Voor enkele onderdelen is dit gebleken in de zin van verbetering taakafstemming en ÃćâĆňâĂİ verdeling (wie doet wat), met daarbij een eventuele herpositionering van ta-
ken. Als externe samenwerkingsrelatie is Brainport Development N.V. zeer belangrijk. De medefinanciering vanuit de gemeente van het uitvoeringsprogramma Brainport berust op dezelfde doelstellingen in de Programmabegroting en Productenraming als die van EZA. Hoewel vanuit het college gevraagd was om vanuit EZA een "doorkijk te maken naar Brainport Development N.V." is besloten deze taakrelatie in dit onderzoek globaal te bekijken. De reden hiervoor is een hieraan parallel gestart evaluatieonderzoek met betrekking tot het Brainportuitvoeringsprogramma (door BMC). (Zie raadsinformatiebrief Evaluatie bestuurlijk programma Brainport).
Naast bovengenoemde ontwikkelpunten voor de lange termijn is voor het vaststellen van de formatiebehoefte op de korte termijn vooral gekeken naar de aanwezige werkdruk en mogelijkheden van taakrealisatie (het niet of onvoldoende goed kunnen uitvoeren). Dat er acute knelpunten zijn in de zin van te hoge werkdruk en ook dat taken niet of onvoldoende goed gerealiseerd kunnen worden is zondermeer vastgesteld. Zelfs voor een vrij breed aantal functies, waarbij we vooral ook zien dat de beleidsontwikkeling achterblijft (dit wringt met het gekozen profiel van de afdeling). Verder bestaat er ook een omvangrijk structureel dekkingsprobleem. Voor beide situaties is een oplossing gevraagd. Voor wat betreft de dekkingsmiddelen zullen die aanvullend gezocht moeten worden. Daar bovenop geldt dat niet ontkomen kan worden aan enige formatie-uitbreiding. Om hier een uitspraak over te kunnen doen is mede gezocht naar referentiemateriaal (wetende dat hiermee uiterst voorzichtig omgegaan moet worden). De gemeente Helmond, als vrij grote regiogemeente met eveneens een taakrelatie met Brainport Development N.V., bleek hiervoor bruikbaar (meer gemeenten benaderen bleek niet haalbaar binnen de gegeven onderzoekstermijn).
Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1. kennis te nemen van het rapport "Formatieonderzoek EZA; Onderzoek in het kader van artikel 213.a van de Gemeentewet" en daarbij: 1.1. de bevindingen uit het rapport te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen; 1.2. de directieraad op te dragen de aanbevelingen (Bijlage 1) uit te voeren, dat wil zeggen: 1.2.1. voor de "korte termijn" (dekkings)voorstellen ter zake te doen. Zie onderstaand "voorstel" punt 2; 1.2.2. voor de "lange(re) termijn" zorg te dragen voor een nadere uitwerking van de gedane aanbevelingen, of te wel ontwikkelpunten, en hiervoor te zijner tijd met passende voorstellen te komen. 2. In te stemmen met het DR-voorstel: 2.1. tijdelijke uitbreiding met 2 functies van assistent-accountmanager: 2.1.1. in te stellen voor de duur twee jaar;
Raadsnummer ZO.Rq.OO8.OOX
2.1.2. beide functies te dekken binnen de begroting EZ en wel uit de eindafrekening 2008 en 2009 HRM-services; n.a.v. de eindafrekening vindt een nabetaling van 6 268.000,ÃćâĆňâĂİ plaats;
2.1.3. de aanvraag voor dekking bij de raad te verwerken via het reserveringsdossier bij de jaarrekening 2010 en de raad hierover middels deze raadsinformatiebrief te informeren; 2.2. de functie van financieel economisch ondersteuner, alsmede de functies AM Vrijetijdseconomie en toerisme en AM creatieve industrie: 2.2.1. structureel maken (toe te voegen aan vaste formatie); 2.2.2. te dekken vanuit een ophoging van de "stelpost bezuinigingen gemeentebreed" met E 250.000,ÃćâĆňâĂİ (van 6 1.350.000,ÃćâĆňâĂİ naar E 1.600.000,ÃćâĆňâĂİ
);
2.2.3. de hiervoor benodigde begrotingswijziging voor de afdeling EZA sec mee te nemen bij het aanbieden van het separate dossier "Invulling stelpost taakstellende bezuiniging formatie 2010 ÃćâĆňâĂİ 2013".
2.3. De ingestelde vacaturestop van toepassing te verklaren op de functie van beleidsadviseur/procesmanager. De betreffende vacature derhalve momenteel niet in te vullen. 2.4. De vacature Sr. Beleidsmedewerker WZI, alsmede de recent ontstane vacature voor Programma-medewerker Arbeidsmarktbeleid, vooralsnog niet open te stellen. Kennisnemen van de oplossingsrichting waarbij intersectoraal tussen de sectoren Werk, OSP en E&C capaciteit binnen de bestaande formatie wordt vrijgemaakt om de inhoudelijke taken van arbeidsmarktbeleid uit te kunnen voeren. 2.5. Verbetering taakrelatie (-sturing/-verdeling/-afstemming) tussen EZA en Brainport Development N.V. te verbinden aan uitkomsten BMC-onderzoek Evaluatie Programma Brainport (oplevering najaar 2010). 2.6. De functie van Programmamanager Brainport (Strategie) met ingang van 1 januari 2011 te beeindigen.
Argumenten Formatie-uitbreiding is wenselijk op grond van: ondanks toename ambities/taakuitbreiding (en aanwezige taaklegitimatie) is de omvang van de afdeling sinds 2005 wel toegenomen, maar vooral qua bezetting en niet zozeer qua vaste formatie; sterke aanwijzingen voor te hoge werkdruk bij een breed aantal functies in
combinatie met onvoldoende taakrealisatie; benchmarkgegevens bieden voldoende legitimatie voor formatiegroei; (tijdelijke) uitbreiding assistentschap accountmanagement (2 formatieplaatsen) omwille van: a. een ’brede’ ondersteuning kunnen organiseren; b. een betere balans kunnen aanbrengen tussen functieniveaus; c. is in balans met overige bevindingen onderzoek.
Ter inzage gelegde stukken Formatieonderzoek EZA; Onderzoek in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet; April 2010.
Raadsnummer ZO.Rq.OO8.OOX
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
E. van Merrienboer, secretaris a.i. AA10037544
gemeente Eindhoven
Formatieonderzoek EZA Onderzoek in het kader van artikel zxg.a van de Gemeentewet.
Control, lnternal Control /Stadspieinen Auteurs: Nico Otter (IC) en Eric Schmidt (Yacht)
April 2010
April 2010 Formatieonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 213 van de Gemeentewet, Control, Internal Control / Stadspleinen
Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Control, Intern@l Control / Stadsplelnen
Datum April 201 0
April 2010
Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Gemeentewet. Control, lnterna I Control / Stads pleinen
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 Samenvatting 5
Inleiding 8 2.1
2.2 2.3 3 3,1
3.’I. I
312 3.1.3
4 4.1
4.2 4,3
4.4 5 5,1
5.2
Aanleiding onderzoek 8 Onderzoeksopdracht (probleem/vraagstelling) 8 Leeswijzer 9
Onderzoek 10 Aanpak 10 Afbakening (domein, periode en objecten) 10 Methode 10 Onderzoeksmodel 10 Uitgangssituatie 12 Positionering 12 Historie 13 Stichting Brainport/Brainport Development NV 14 Formatie 16
Taakstelling 19 Sturing en beheersing 19 Sub-conclusies 22
6
Taakverdeling 23
6.1
Taakrelaties intern 23
6.1.1
Grondbedrijf en Vastgoed (GBV) 23 Openbare Ruimte Verkeer en Milieu (ORVM) 24 Gebiedsontwikkeling (GBO) 24 Project Management Bureau (PMB) 25 Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH) 25 OSP/Werk 26
6.1.2
6.19 6.1.4
6.].5 6.1.6 6.1.7 6.2 6.2.1
Strategie 27 Taakreiaties extern 27 Brainport Development NV 28
6.3
Sub-conclusies 28
7
Taakorganisatie 30 Functievorming 30 Sub-conclusies 32
7.1
7,2
April 20IO Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 21 sa van de Gemeentewet Control, interval Control /Stadspleinen
8 Taakrealisatie en werkdruk 33 8.’! Sub-conclusies 35
9 Referenties 31 9.1 Gemeente Helmond 37 10 Conclusies en aanbevelingen 40 10.1 Conclusies 40 10.2 Aanbevelingen 42 Bijlage I. Raadsrnotie M13A 44 Bijlage II. 88>W-besluit 213a onderzoek 45
Bijlage III. Interviewlijst 46 Bijlage IV. 5amenvatting besluit Oirectieraad 47 Bijlage V. Formatie, bezetting en dekking 2010 49
Bijlage Vl. Reactie sectorhoofd formatieoverzicht 50 Bijlage Vil. Overzicht actualiteit beleid EZA 52
Bijlage Vill. Documentenoverzicht 54 Bijlage IX Wederhoor (reactie EZA) 55
April 201 0 Formatieonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 213’ van de Gemeentewet. Control, internal Control /Stadspleinen
z Samenvatting ln de periode medio januari - maart 2010 heeft in opdracht van het college een 21 Sa onderzoek
plaatsgevonden naar deformatie van de afdeling Economische Zaken en Arbeidsmarkt (zie Bijlage L), Aanleiding hiervoor vormde een raadsmotie, waarin getwijfeld werd aan de toereikendheid van deformatie binnen EZA om, in de huidige tijd van recessie, alle noodzakelijk inspanningen te kunnen leveren (zie Bijlage ll.). De kernissues uit het onderzoek zijn:
l. Omvang afdeling sinds 200S toegenomen, vooral qua bezetting en niet zozeer qua vaste formatie.
2. ’Harde’ norrnstelling voor forrnatieberekening ontbreekt als gevolg van aard werkzaamheden en omgevingslnvloeden. 3. Doehnatigheidswinst, met doorwerking op de formatiebehoefte/werkdruk, is denkbaar door betere taakafstemming/-verdeling met verschillende interne partners, maar vooral ook extern met Brainport Development NV. Het gaat hierbij om ontwlkkelpunten die om
een nadere verdieping vragen. De mogelijke betekenis hiervan blijkt pas op de langere
termijn. 4. Er bestaat een aanzienlijk- vanuit het verleden ontstaan- structureel dekkingstekort van E 27S.000; ÃćâĆňâĂİ.
5. Te hoge werkdruk bij een breed aantal functies ln combinatie met onvoldoende taakrealisatle. Een en ander vraagt om maatregelen op de korte termijn. Geadviseerd wordt de bestaande vacatures voor de functies van beleidsadviseur/procesmanager en beleidsmedewerker strategie WZI open te stellen, Tevens wordt geadviseerd de formatie uit te breiden met 2 fte s voor de functie van assistent-accountma neger. (Hiervan is afdeling ’breed’ voordeel te verwachten en is tevens in balans met de overige
bevindingen voor wat betreft dekkingsprobleem, ontbreken ’harde’ normerIng, onderzoek ontwikkelpunten taakafstemrnlng/-verdeling in- en externe partners en referentiekader.) (Voornoemd formatieadvies is afgegeven vanuit een bedrljfsvoeringoptiek en niet op basis van beleidsinhoudelijke afweglngen. Dit laatste wordt overigens bemoeilijkt door hetfeit dat de inhoudelijke kaderstelling (Bralnport Navigator, Stadsvisie en Sociaal economische visie) momenteel geactualiseerd wordt dan wel moet worden.) Korte toelichting op de kemissues: Het onderzoek is gebaseerd op het begrotingsjaar 2010 voor wat betreft formatie, bezetting en
dekking. Om de totstandkoming hiervan te begrijpen heeft een terugblik plaatsgevonden op de ontwikkeigeschiedenis van EZA. Hieruit blijkt een toenemende behoefte aan een meer
herkenbare positionering voor de ’bultenwacht’, een betere dienstverlening naar klanten toe en een verdere versterking van het sociaal economisch perspectief binnen het gemeentelijk beleid
(mede door bundeling van taakdorneinen, waaronder een uitbreiding met arbeidsmarktbeleid. in samenhang met de wijzigingen op de positionering en de taakstelling ln de afgelopen periode van EZA (vanaf 2005) zien we ook de omvang van de afdeling toenemen. Dit vooral qua
April 2010 Formatiaonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 21 3 a van de Gemeentewet, Control, Internal Control /5tadspleinen
bezetting (formatie: 2006 = 7 fte’s ; formatie 2010 = 9,3 fte’s’, excl. DR besluit 5+3 fte’s
(vast/tijdelijk) / bezetting 2010: 16,09 fte’s, excl. 1,6 vac) Tegelijkertijd moeten we daarbij ook vaststellen dat een ’harde’ normstelllng voor formatiegroei ontbreekt en vooralsnog ÃćâĆňâĂİ omwille
van onderstaande context"- moeilijk blijft. De formatiegroei van EZA wordt vooral bepaald door politiek-bestuurlijke ambities en
ontwikkelingen in de klantvraag, ai dan niet als gevolg van conjuncturele invloeden, en door de wijze waarop taakrelaties ingevuld worden Voor EZA geldt dat er sprake is van een groot aantal
taakrelaties, zowel intern binnen de gemeentelijke organisatie, alsook extern, waaronder e.a. met Brainport Development HV. intern zijn verschillende taakrelaties- globaal ÃćâĆňâĂİ onderzocht op mogelijkheden van
doelmatigheid sverbetering, alsmede op mogelijkheden voor kostendekking van EZA. Voor enkele onderdelen is dit gebleken in de zin van verbetering tea kafsternrning en -verdeling (wie doet wat), met daarbij een eventuele herpositionering van taken. Dit heeft men name
betrekking op het Ondememersplein, Gebiedsontwikkeling, Project Nlanagement Bureau, OSP/Werk en Strategie/programma-management Brainport. filet betrekking tot het Project
Management Bureau zijn ook beperkte mogelijkhedenvankostentoerekening vastgesteld (op projecten * 1 fte).
Als externe samenwerkingsrelatie is Brainport Development NV zeer belangrijk, Zowel EZA
alsook Brainport Development NV ontplooien activiteiten op basis van eenzelfde sociaalecenornische visie, de Brainport Navigator 2013 (momenteel geactualiseerd naar 2020).
De mede-flnandering vanuit de gemeente van het uitvoeringsprogramma Brainport berust op dezelfde doelstellingen in de Prograrnmabegroting en Productenraming als die van EZA, Het P&C-instrumentarium voorziet daarbij niet in onderling discriminerende criteria. De mogelijke aanwezigheid van taakoverlap tussen beide organisaties bestaat hiermee. Dit wordt door
verschillende partijen oek bevestigd, Hier zou doelmatigheidswinst bereikt kunnen worden,
alsmede inhoudelijk gezien meer synergie. Hoewel vanuit het college gevraagd was om vanuit EZA een ’doorkijk te maken naar Brainport Development Nv’ is besloten deze taakrelatie in dit onderzoek globaal te bekijken. De reden hiervoor is een hieraan parallel gestart evaluatleonderzoek met betrekking tot het Brainpertuizvoerlngsprogramma (door B)AC), Afgesproken ls dat in dat Biv(C-onderzoek deze onderlinge
taakrelatie uitgebreider aandacht krijgt Naast bovengenoemde context-elementen die de behoefte aan formatie binnen EZA mede bepalen, in dit onderzoek uitgewerkt in respectievelijk de hoofdstukken "taakstelling en ’taakverdeling, speelt tevens ook de wijze waarop de interne organisatie van EZA is ingericht
middels functlevorming. Hiervoor is gekeken naar welke ordeningsprincipes toegepast zijn bij de functievorrning (’taakorganisatie ). Daarbij is een vrij hoge mate van specialisatie gebleken,
niet in de laatste plaats door functies op basis van doelgroepen en thema’ s" te ordenen, Een en ander is van invloed op het flexibel kunnen inzetten van capaciteit. Van alle bovengenoemde context-elementen geldt dat hiervoor aandacht is gevraagd in termen van ontwikkelpunten. In de advisering omtrent de formatieknelpunten worden de uitkomsten hiervan gezien als zijnde van cruciaal belang om naar de verdere toekomst toe de
April 2010 Forrnatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213,a van de Gemeentewet Control, Interne I Control / Stadspieinen
formatiebehoefte goed te kunnen bepalen, Binnen dit onderzoek, waarbij de focus sec op het
formatievraagstuk lag, ontbrak de mogelijkheid een en ander, dat wil zeggen het ’brede’ vraagstuk van effectiviteit en doelmatigheid, verder uit te diepen. Daarom wordt ook bij de
aanbevelingen onderscheid gemaakt tussen maatregelen voor de korte termijn en rnaatregeien voor de langere termijn. Voor de korte termijn is gesteld dat voor het vaststellen van de formatiebehoefte vooral
gekeken moet worden naar de aanwezige werkdruk en mogegjkheden van taakrealisatie (het niet of onvoldoende goed kunnen uitvoeren). Dat er acute knelpunten zijn in de zin van te hoge werkdruk en ook dat taken niet of onvoldoende goed gerealiseerd kunnen worden is zondermeer vastgesteld. Zelfs voor een vrij breect aantal functies, waarbij we vooral ook zien dat
de beleidsontwikkeling achterblijft (dit wringt met het gekozen profiel van de afdeling), Verder bestaat er ook een omvangrijk structureel dekkingsprobleem (ter hoogte van f 276.000). Een specificatie hiervan is opgenomen in de tabel op pagina 17. Voor beide situaties is een oplossing gevraagd. Voor wat betreft de dekkingsrniddelen zullen die aanvullend gezocht
moeten worden. Daar bovenop geldt dat nietontkornen kan worden aan enige formatleuitbrelding. Om hier een uitspraak over te kunnen doen is mede gezocht naar
referentiemateriaal (wetende dat hiermee uiterst voorzichtig omgegaan moet worden). De
gemeente Helmond, als vrij grote regio-gemeente met eveneens een taakreiatie met Brainport Development hiV, bleek hiervoor bruikbaar (meer gemeenten benaderen bleek niet haalbaar binnen de gegeven onderzoekstermijn). Islede aan de hand hiervan is vacatureopenstelling en
enige formatiegroei goed verdedigbaar.Gesteld is dat een uitbreiding van 2 ftes zondermeer nodig is. Om hier als afdeling breed - met name richting accountmanagement - voordeel van te kunnen hebben is het advies om deze uitbreiding te laten plaatsvinden op de functie van assistent-accountmana gem ent.
April 201 0 Format(eonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet. control, interna(control/Stadspleinen
Inleiding 2.x Aanleiding onderzoek Bij de behandeling van de programmabegroting 2010-2013 is in de raad aandacht gevraagd voor de bedrijfsvoeringsltuatie binnen de sector Economie en Cultuur (E&C). Specifiek gaat het hierbij om de benodigde en beschikbare formatie in relatie tot de aanwezige bezetting en de opgedragen taken/werkzaamheden (ambities). Binnen de raad is twijfel gerezen of de sector E&C capacitair voldoende geEquipeerd is om haar taken naar behoren te verrichten, Het inzetten van incidentele middelen recentelijk door het college naar aanleidmg van de motie Ondersteuning EZ in relatie tot kredietcrisls" acht zij ontoereikend gegeven de huidige economische situatie, waarin een sterk EZA is gevraagd. Een meer structurele oplossing zou nodig zijn. Dit vooral ook on1 te voorkoinen dat de regie op de uitvoering van het gemeentelijk economisch beleid noodgedwongen ondergebracht moet worden bij externe partijen.
2.2 OnderzOekSOpdracht (probleem/vraagste]ling) Voornoemde heeft geleid tot vaststeliing door de raad van motie M13A (zie Bijlage 1: Raadsmotie M13a). Hierin heeft de raad besloten het college opdracht te geven om inzichtelijk te maken wat de afgelopen jaren de structurele en incidente!e behoeften zijn geweest van de sector economische zaken en arbeidsmarkt’, welke middelen hier de afgelopen Jaren zijn Ingezet’en waar de knelpunten zitten en hebben gezeten, en dit aan de raad voor te leggen en toe te lichten’. Bij de vaststelling van de onderzoeksopdracht (zie Bijlage Il: B&W-besluit 213a onderzoek) heeft het college gevraagd om hierbij tevens een doorkljkte maken naar de Stichting Brainport (Brainport Development NV). Dat wil zeggen na te gaan hoe hierbij de onderlinge taakverdeling ligt en hoe de taakrelatie wordt ervaren Een en ander gegeven de impact hiervan op de taakuitvoering van EZA’.
’ De benaming sector Economische Zaken betreft de benaming v66r de reorgan(satie andhoven Edn (01Os@9). Dit zaakve ld maakt nu onderdeel uir van de sector E&C { Economie en Cultuur) en bestaat uit
de onderdelen; Economische zaken en Arbeidsmarktbeleid, Kunst en Cultuur en Evenementen. ’ De vraag naar de inzet van middelen is hier gernterpreteerd als le moeien kijken naar de aanweiige dekkingsmiddelen voor formatie, ’ Tegelijkertijd met dit onderzoek is ook een evaluatie naar de u(tvoer(ng van het Brein port Uitvoeringsprogramma gestart. Daarbij is gevraagd evenzo te kijken naar hes functioneren van EZA. Dir onderzoek is uitgevoerd door het onderzoeksbureau BfAC Ondanks de verschlgende onderzOekSperSpeoaeyen iS Sprake van een duidelijke Overlap tuSSen beide Onderanehen, htet het betreffende onderzoeksbureau zijn derhalve werkaffpraken gemaakt. Deze impliceren dat In het 21 sa onderzoek her accent ligt op de forrnatieperikelen rondom de bestaande uitvoerlngsraakstelling en in het B(V(C-onderzoek hel accent ligt op, naast de effect(v(te(t van de Bralnport’-projecten, de doelmatigheid van het gekozen samenwerk(ngsscenar(o {govemance-model).
Apra 2OlO Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213’ van de Gemeentevret. Control, Internal Control /Stadapleinen
l.eeswij @er In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op de onderzoeksaanpak, waarna in hoofdstuk 4 de uitgangssituatie beschreven wordt. Aansluitend wordt in de daaropvolgende hoofdstukken de bevindingen uit het onderzoek beschreven. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naar bevindingen ten aanzien van de taaksteliing (hoofdstuk 5), de taakverdeling (hoofdstuk 6), de taakorganisatie (hoofdstuk 7) en de taakrealisatie en werkdruk (hoofdstuk 8). Gebruikte referentiegegevens worden nader toegelicht in hoofdstuk 9, waarna in hoofdstuk 10 besloten wordt met conclusies en aanbevelingen,
April 2010 Formatieonderzoek EzA- onderzoek in het kader van artikel 21 sa van de Gemeentewet. Control, interne I Control / Stadapleinen
Onderzoek
p.z Aanpak 3,1.z Afbakening (domein, periode en objecten) Het onderzoek heeft als focus enkel de afdeling EZA (Economische Zaken en Arbeidsmarktbeleid) binnen de sector E&C (Economie en Cultuur). Hierbij Is daarnaast ook gekeken is naar verschillende taakrelaties, waaronder specifiek met Brainport Development NV (zie voetnoot 3, pag. 8).
Het onderzoek heeft betrekking op de huidige situatie, dat wil zeggen het begrotingsjaar 201 0. Dit neemt niet weg dat voor het begrijpen van de huidige taakstelling en capaciteitsperikelen van EZA gekeken is naar ontwikkelingen en besluitvorming in het verleden, ln het onderzoek staat het formatievraagstuk centraal. Hiervoor was vereist niet alleen te kijken naar de het werkvolume, maar ook naar de context waarin het werk heeft te gebeuren: zie 3.1.3. Onderzoeksmodel.
8.r.z Methode Het onderzoek is uitgevoerd door middel van deskresearch en het afnemen van interviews. Het deskresearch heeft plaatsgevonden aan de hand van beslisdocumenten, P&C-instrumenten en administraties (personeel, projecten en financieel). Op basis hiervan is feitenmateriaal verzameld. De interviews zijn gehouden met betrokken ambtenaren en samenwerkingspartners (zie Bijlage lil: Interviewlijst). Hiermee zijn vooral meningen verzameld. Opgemerkt moet worden dat gedane uitspraken vaak moeilijk aan de hand van feitenmateriaal bleek te staven. Zij bieden deels dan ook voornamelijk aanwijzingen voor nadere verdieping.
3.r.3 Onderzoekstnodel Gesteld is dat de benodigde formatie wordt bepaald door verschillende factoren: I, Taakstelling: opdrachtforrnulering vanuit strategie en beleid; II. Taakverdeling: de wijze van samenwerking met partners (in de keten); lil. Taakorganisatie: de wijze waarop het werk intern is georganiseerd; IV. Taakrealisatie en werkdruk: de haalbaarheid van de uitvoering van het werk Gesteld kan worde dat de invloed van de variabe! en I, I. en III op de benodigde formatie meer stabiel van aard zijn. Zij vormen feite! ijk de context waarbinnen het werk heeft plaats te vinden (strategisch- tactisch niveati). Het gaat hierbij om de
April 2010 Formatieonderzoek EZA - Onderzoek in het kader van artikel Z t >a van de Gemeentewet. Control. InternalControl/Sladspleinen
vragen: doen we de Juiste dingen" (of te wel zetten we de capaciteit juist jn>) en "doen we de dingen goed" (of te wel zetten we de capaciteit optimaal in?). De invloed van variabele IV is daarentegen meer situationeel bepaald (operationeel niveau). Hierbij gaat het feitelijk om de vraag. wat kan waarmee ÃćâĆňâĂİ binnen de gegeven
context -op grond van de gestelde uitvoeringseisen {kwalitatief/kwantitatief)" Criteria (maatstaven) die in het onderzoek bij voornoemde variabeien zijn gehanteerd zijn: Taakstelling: legitimatie en duidelijkheid van doelen en taken; Taakverdeling organisatie: taakoveriap, taakafstemming, taakoverdracht en taaksamenwerking; Taakorganisatie: doelmatigheid functievorming; Taakrealisatie en werkdruk: mate hiervan in relatie tot uitvoeringseisen.
De gemeente Helmond is hierbij als referentie gebruikt.
April 2010 Formatieonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Gemeentewet. Control. Internel Control /stadspleinen
Uitgangs situatie
y.x Positionering Met de invoering van Eindhoven E&n is de afdeling EZA gevormd, als onderdeel van de sector Economie en Cultuur,
De missie van EZA is een afgeleide van de centrale opgave van de Brainport Regio met Eindhoven als centrumstad. Deze missie luidt Als economische exponent van de Triple Helix overheidspartner ervoor zorgen dat Eindhoven verder ontwikkelt als economisch kloppend hart van de Brainport regio richting een toptechnologie- en designregio in Europa . Dit wordt gedaan door: Versterking van het vestigings- en ondernernersklimaat (incl. leefbaarheld) Versterking van de kennisinfrastructuur Ontwikkelen en maximale inzet van arbeidspotentieel Bij de vorming van EZA per 1 januari 2009 waren de navolgende functies ÃćâĆňâĂİ op basis
van vaste formatie- binnen de afdeling te onderkennen: Programma manager Europa Beleidsontwikkelaar/Accountmanager kantoren
Beleidsontwikkelaar/Accountmanagerbedrijven enbedrijventerreinen Beleidsontwikkeiaar /Accountmanager detailhandel, horeca en leisure Beleidsadviseur / Accountmanager promotie en acquisitie Beleidsontwikkeiaar / Accountmanager strategische allianties Programrnaleider Beleidsadviseur / Procesmanager Senior Beleidsmedewerker strategie Senior Beleidsmedewerker WZI
Deze functies vertegenwoordigden op dat moment een formatiegrootte van 9,3 fte. Verder kon EZA op dat moment beschikken over 1 fte tijdelijke formatieplaats voor cie functie prog rammamanager breedband / lCT. De activiteiten van de afdeling EZA zijn direct gekoppeld aan raadsprograrnma 9,1t Economische ontwikkeling.
April 2010
Formatleonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213’ van de Gerneentevret. COntrOI, Interne I COntrOI / Stadspletnen
Historie Voor wat betreft de in het verleden gemaakte keuzes omtrent de inrichting van EZA zijn enkele belangrijke momenten te onderscheiden. Deze zijn gerelateerd aan uitgevoerde reorganisaties,
De ri de tot 2005 De uitgangspunten van de 6060 reorganisatie golden tot eind 2005. Bfj deze reorganisatie is ervoor gekozen om geen afzonderlijke sector Economische Zaken te vormen. De voor het economisch aspect verantwoordelijke dienst DSOB (Stadsontwikke!ing en Openbaar Beheer) was procesmatig georganiseerd ("estafettemodel"), Het motief hierbij was dat de beleldsvorming integraal moest plaatsvinden. Dit gaf geen ruimte voor een afzonderlijke sector Economische Zaken. De voor de beleidsvorming relevante aspecten, waaronder het economisch aspect, waren daarvoor ondergebracht binnen de sector Strategie. Daarnaast werd het econotnisch aspect ook ingebracht bij de fase van planontwikkeling (sector P la nontwikkel ing).
Afdein Economisch Z k ni.o,binn nDSOB 17 c mber2004-1a ril2006 De toenemende betekenis van de regio Eindhoven werd onderkend door het ministerie van Economische Zaken met de aanwijzing van de regio Eindhoven als derde economisch kerngebied van ons land en de typering "Brain port Eindhoven / Zuid Oost Brabant. Deze rol bracht een zware verantwoordelijkheid met zich mee. Dit leidde tot een besluit van de gemeenteraad op 17 december 2004 om accoord te gaan met "de vorming van een afdei! ng Economische Zaken in oprichting binnen DSOB en deze direct te plaatsen onder de directeur en accoord te gaan met de werving van een afdelingshoofd". In de begroting 2006 was sprake van een formatie van 7fte’s, excl. afdelingshoofd, Ais primaire functie van de afdeling werd gezien "het aanjagen van de economische ontwikkeling door het initiiiren, stimuleren en faciliteren van economische creativiteit in de stad in haar regionale context. Zij gaat actief op zoek naar kansen c.q. zij volgt intensief de vraag, Omdat dit, per definitie, zal moeten gebeuren in samenwerking met relevante partners op regionaal, provinciaal, nationaal en internationaal niveau, zijn netwerkvorming en het smeden van strategische allianties de kerntaken van de afdeling. De bezetting zal derhalve ook vooral moeten bestaan uit accountmanagers." Sector Economische Zaken binnen DSOB 1 a ril 2006-31 december 20 Op 1 april 2006 heeft de gemeenteraad ingestemd met de definitieve oprichting van de sector economische zaken binnen de dienst DSOB. Op 1 maart 2006 is de heer A. Kivits benoemd tot sectorhoofd Economische zaken. Met de definitieve oprichting van de sector Economische Zaken werd voldaan aan de bij het coliege en gemeenteraad sterk gevoelde behoefte om de economische functie in de gemeentelijke organisatie sterk en duidelijkzichtbaar neer te zetten. Dit was van groot belang geiet op de ambitie zoals die in de Brainport Navigator 201 3 (zie 4.3j voor Eindhoven en de regio Zuid Oost Brabant was verwoord, en waarbinnen de
April 2010 Formatieonderzoek EzA- onderzoek in het kader van artikel 213 van de Gemeentevvet. Control, Internal Control / Stadspleinen
gemeente Eindhoven een vooraanstaande en inspirerende trekkersrol wilde vervullen. Om deze trekkersrol goed te kunnen vervuilen was het van essentieel belang dat de herkenbaarheid en toegankelijkheid van Economische Zaken voor de ’buitenwacht’ weer transparant en zichtbaar werd en waarbij de overheid in staat was om op een goede wijze de behoeften van de verschillende actoren op het economisch terrein te faciliteren (dienstverlening).
Reor anisatie Eindhoven E&n o ri h in EZ 1 ari ri 200 Wet belang van het economisch perspectief versterkte zich verder, Belangrijke uitgangspunten bij deze reorganisatie (gemeente brede doorontwikkeling) waren indertijd Versterking van de externe gerichtheid naar doelgroepen en klanten Versterking van de herkenbaarheid naar (sarnenwerkings)partners Versterking door middel van taakuitbreiding (meer aandachtsvelden, waaronder o.a. zondagopenstelling, marktstandplaatsen, hotels, maar ook door middel van een bundeling met arbeidsmarktbeleid) Verbreding van samenwerldng en integraliteit op beleidsgebied Vergroting van de flexibiliteit van medewerkers en organisatie. CZ werd EZA. Naast de taakuitbreiding op het terrein van arbeidsmarktbeleid en participatie was er ook sprake van enige taakvermindering, namelijk het programmamanagement Brainport (zie 4.3) werd overgedragen aan de sector Strategie,
In het invoeringspian ten behoeve van Eindhoven Ekn voor het kwartier Economie, Inkomen en Participatie zijn ook de per 1 januari 2009 aanwezige knelpunten in de Formatie opgenomen: de bezetting van de functies accountmanagers functies starters/etnische ondernemers, creatieve economie en wijkeconomie waren per i januari 2009 bovenformatloneel; de prograrnmarnanager glasvezel en de medewerker communicatie waren intern gedetacheerd op tijdelijke basis; de werkdruk bij de beleidsadviseurs / accountrnanagers bedrijven & bedrijventerreinen en detailhandel, horeca & leisure was onacceptabel hoog; de bezetting van de functie van programma manager arbeidsmarkt werd gefinancierd met tijdelijke middelen.
Ondanks het melden van deze knel punten, zoals opgenomen in het Invoeringsplan Eindhoven Ehn, heeft dit niet geleid tot een daadwerkelijke oplossing hiervan.
Stichting Brainport / Brainport Development NV Met de aanwijzing van de regio Eindhoven als derde economisch kerngebied van ons land en de typering ’Brainport Eindhoven/ Zuid Post Brabant" is de kiem gelegd voor de oprichting van de Stichting Brainpoit op 8 december 2005, voortkomend uit het
April 2010
Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 21 3a van de Gemeentewet Control, Internal Control / stadspleinen
programma Horizon. Dit programma kwam wederom voort uit isbn van de taaksteliingen van de NV Rede, te weten economische structuurversterkende projecten. In de Stichting Brainport participeren de partners uit de Triple Helix (overheid, bedrijfsleven en onderwijs). Basis voor de taakstelling van de Stichting Brain port ls de door de commissie Sistermans opgestelde visie-nota Brainport Navigator 2013. De Stichting heeft volgens haar statuten ten doek "Het in hechte samenwerking met het bedrijfsleven, kennis- en oriderwijsinsteliingen en overheld cre((ren van een continuGm voor economische en maatschappelijke ontwikkeling, het ere%ren van evenwicht op de arbeidsmarkt, het stimuleren van innovatie door het vermarkten van de toegepaste kennis, de vermindering van de conjunctuurgevoeligheid door diversificatie, het versterken van de internationale zichtbaarheid en reputatie en het credren van een stimulerend vestigingsklimaat teneinde duurzaam succesvol te concurreren op mondiaal niveau, dankzij een innoverende kennisindustrie te excelleren als Europees toptechnologie (kennis-) regio, waarin innovatie de motor is voor duurzame economische en maatschappelijke ontwikkelingen". Als voorzitter van de Stichting Brainport werd de burgemeester van Eindhoven aangesteld.
Binnen de gemeente Eindhoven zijn bevindingen van de commissie Slstermans vertaald naar een gemeente! ijk Uitvoeringsprograrnma Brainport. Dit programma is door de gemeenteraad goedgekeurd op 18 december 2006. In dit programma wordt onderscheid gemaakt tussen de activiteiten van de Stichting Brainport (met haar dochteronderneming Brainport Operations BV) en de activiteiten binnen de gemeente Eindhoven. De samenwerking met de Stichting Brainport werd vastgelegd In de Ultvoerlngsovereenkomst Brainport, gedateerd 20 december 2006). Voor de activiteiten van de Stichting Brainport stelde de gemeente vanaf 2007 voor 4jaar een bedrag van jaarlijks ca 1,9 mio Euro ter beschikking, voor het gemeentelijke programma jaarlijks ca 2.1 mio Euro,
Als programma manager voor het gemeentelijke uitvoeringsprogramrna Brainport werd het sectorhoofd EZ aangesteld. Deze taak is per I Januari 2009 overgegaan naar de sector Strategie. Per 1 januari 2010 is Brainport Operations BV gefuseerd met NV Rede en is Brainport
Development NV ontstaan, een publiek/private organisatie, uitgaande van een triple-helix aansturing (overheid-bedrijfsleven-onderwijs). Met het ontstaan en de doorontwikkeling van de Stichting Brainport is er naast EZA een organisatie gegroeid die zich bezig houdt met het vraagstuk van sociaaleconomische ontwikkeling. Het werkveld van de Stichting Brainport lag aanvankelijk primair op de regio Zuid Oost Brabant, terwijl het werkgebled van EZA primair de gemeente Eindhoven betrof. Momenteel loopt de discussie, bij het actualiseren van de visie in het kader van Brainport 2020, dat vanuit Brainport Development veel meer een boven regionaal werkgebied (vanuit een landelijke belang) aangevlogen zou moeten worden. In het
April 20EO Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in heikader van ahikel 213.0 van de Gemeentewet. Control, Iniernal Control 1 Sjadsplelnen
kader van Brain port 2020 is sprake van het gebied Zuid Oost Nederland. Voor de
gemeente Eindhoven wordt inmiddels ook gesproken van een noodzakelijke schaalsprong naar een nog meer regionale rol gezien de toegenomen behoefte van verdergaande regionalisering, In de komende periode zal deze ontwikkeling nog de nodige bestuurlijke aandacht vragen. ln de verdere hoofdstukken zal (beperkt) worden ingegaan op eventuele onduidelijkheden of doublures ten aanzien van de taakstelllng en de taakverdelilng tussen Brainport Development NV als EZA en de eventuele consequenties hiervan voor de formatie van de afdeling EZA.
4.y Porxnatie Bij de vorming van EZA op 1 januari 2009 zijn de aanwezige knelpunten in de formatie benoemd. Deze knelpunten zijn beschreven in hoofdstuk 4.2. Deze knelpunten zijn in 2009 onderwerp van gesprek geweest bij overleg tussen Directieraad (DR) en EZA en hebben uiteindelijk geleid tot een verzoek van EZA aan de DR voor uitbreiding van het aantal formatleplaatsen. Een uitgebreide samenvatting van het DR besluit is opgenomen in Bijlage lV: Olamenvatting besluit Directieraad,
ln onderstaande tabel is een overzicht van de formatie opgenomen met de begroting 2010, de gevolgen van het DR besluit en de aanwezige bezetting ln 20’1 0. Dit geeft een beeld waar de aanwezige knelpunten in de formatie versus bezetting bestaana. vamua
0 2010 Ovedmvean Oetruhee Subtaaaal ztna fanaat’ Programmamanager ropa suateglsche alianties Meedrijven /badrij ven terrein en
Mkantaren M detagha ndek ba rees ea lelsure
Mpromceio en acquisitie pmgrammalaldar
struaur aal
I PD
IPO IPO
5tr un ut aal
I AIO
IAIO
51 r u a Oraal
I Alo
1,00 1,00 1,40
DP9 IAIO
st focus r ntl
lpo
si r unurcel
1,00 1,00 1,00 1,00
5truaureel
struaured
sslstant accaunlmenager Prog ramrnmaedewarkar arbaithmarktbalald elingshoord aconornhcha zaken en arbeidsmarkt
suunur aal
rwnmmnan ar Arbeldnaarkrbelehl
ramrnamanaper plasverel iil wljkeccnomle Idstartaia! etnische ondernemsm
I PO
structureel
r. geladen ede werker stmtagile Oeleklsadvhe ur 7 procesmanager r. Oeleidsm edewerker WZI Oulkwggging
5trunureel
itruaureel 5trunur cel
0,6D 41,3D
IAIO I PO I PO
I PO
4,DD
4.11
4,22
I PD OPD
OPO
OAiD
OAID
0,6D
4180 IPD
OPD
Orn
0,72
0,72
nructureel
I PD I PD
I AID
I PD
I AID
I AID
I PO
I AIO
51 frr alr mel
O,DD
0,70
5tructureel
I PD
4,00
OPO
I PO
IPD IPD
I AI D
1,00
4,00 4,00 Opa
9.30 I PO 2.72 15P2 I IP9 I PO
rljdelljk
0,01 1,00
Tijdelijk
ni’dsli k OP D
M vrljeil35secoaom tt 7 te s n cm a
ill csmurnm indaalde Financieel economische ondersteuner
otaal
OAII
1,00 DPO 0 61 OPO DPO 1.00
Ip0 2pt I pl 1,00 OP O
0,00
000
1,00 1.00
089 uk 00
I OO I DO
Opg 2,09 .?,09 I pO 5,62 1 O ps 1 upir -Ops
Er bestaat momenteel dus nog ten aanzien van een drietal functies een knelpunt, Voor de functies beleidsmedewerker /AM vrijetijdseconomie en toerisme, Het vaststellen van de officiale uitga llgssjtuatje 2010 voor wat betreft formatie, bezetting en dekking
heer? veel inspanning gekost als gevolg van bronvervtliljng.
Aprii ZOte Formatieonderzoek EZA-Ondetzoek in het kader van attikel 2 is> van de Gemeentewet. Controi, internai Connal r Stadspleinen
beleidsmedewerker / AM creatieve industrie is geen formatie geregeld. De functie van financieei economisch ondersteuner is gedurende de onderzoeksperiode overgeheveld vanuit de stafafdeling binnen E8 C naar de afdeling EZA. Voor deze functie is echter geen formatie toegekend, zowel niet binnen de stafafdeling, als binnen EZA. Ten aanzien van de functie senior beleidsontwikkelaar sport kan aanvullend gemeld worden dat deze functie (incl. formatie) overgeheveld zal worden naar de sector 5port en Bewegen. Een en ander Is gedurende het lopende onderzoek besloten. Derhalve is deze functie niet meer meegenomen in de diverse overzichten en analyses in dit onderzoek. Daarnaast zijn een aantai formatieplaatsen niet ingevuld en zijn er derhalve vacatures. De DR oordeelt echter dat er geen vacatures ingevuld mogen worden op het moment dat er nog sprake is van boven formationele bezetting.
In het onderzoek naar deformatie en bezetting van EZA is tevens betrokken hoe de dekking van de formatie! bezetting geregeld is Hierbij komen we tot de conclusie dat er op de bezetting van ’l6,09 FTE sprake is van een dekkingstekort van 4 278.000. Oe specificatie van dit dekkingstekort is opgenomen in Bijlage V: Formatie, bezetting en dekking 20’I 0, Hierin is ook een uitgebreid overzicht van de formatie en de bezetting 2010 opgenomen. De oorzaak van dit dekklngstekort kan gesplitst worden in een aantal categorie%n:
Oorzaak Boven ormationele bezetting creatieve industrie: Bovenformationele bezetting vrijetijds-economie en toerisme: Bovenformationele bezetting financieel ondersteuner Rekeneenheid in het kader van de bezuinigingen: Nog niet doorgevoerde bezuiniging: De kkingsoverschot a.g.v, parttime werken: ekort aan dekking vanuit programma glasvezel: Overi e: otaai:
eedragert e C 1.0 7 7 7 1 1
-/- 2
2 19
27
Ten aanzien van het dekkingstekort op het programma glasvezel kan gemeld worden dat dit enkel nog geformaliseerd dient te worden vla het dossier ’Living labs’.
April 201 0 Formatieonderzoek EZA ÃćâĆňâĂİ Onderzoek in het kader van artikel 21’ van de Gemeentevrek Control, Internal Control /Stedhpleinen
Het overzicht van de formatie en het dekkingstekort is met het sectorhoofd Economie en Cultuur bespraken. De reactie is opgenomen in Bijlage Vh Reactie sectorhaofd forrnatleoverZiCh,
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213 a van de Gemeentewet. Control, internal Control / Stadspleinen
Taaksteiling zs.r Sturing en beheersing Met betrekking tot het sturingsvraagstuk draait het om de vraag op basis waarvan de capaciteit van de afdeling EZA wordt ingezet en of dit gericht gebeurt. Hierbij hebben we te maken met het gemeentelijk besturingsmodei en de daarbij gehanteerde sturingsprincipes, Onderstaand modei maakt een en ander inzichtelijk Kadersteiling
Brainport Navigator
Visie, doelen en
middellange
actualisatie
inhoudelijk
2013 (mondiaal)
strategie regioeconomie
termijn
loopt (2020)
Stadsvisie
Visie,doelen en
lange termijn
actua lisarle
(lokaal)
strategie o.a.
gestart
stadseconomie Sociaal economische
Visie. doelen en
middellange
actua lisetie
visie
strategie stadsecon-
termijn
loopt
(lokaal)
om(e afgeleid van Brainporr Navigator /Stadvtsie
Planningen Coliegeprogramma
Voornemens
control
/speerpunten college
nieuw te
verwachten
Programma begroting
Wat, waarom, hoe en
Jaarlijks + meer- actueel
Economische
waarmee (doelen/
jarenraming
ontwikkeling 9.1 en
middelen/prestaties)
Brein port 9.2+
bestuurlijk programma Bra lnport (thema)
idem, d,w,z,
Jaarlijks+ meer-
9.’1.01 Onderneme rs-
)tedere detailierlng
jarenra ming
klimaat, 9,1,02
t.o.v. Programma-
Productenra ming .
actueel
Strategische a Bianties, begroting 9.1.03 Economische structuurverste rldng,
9,hoswijkconornie l4lanagementcontract
Doelen, prestaties en
(DR)
ontwikkeling
Jaarlijks
actueel
Jaarlijks
actueel
Jaarlijks
actueel
Jaarlijks
actueel
organisatie/bedrijfsvoering en persoonlijk Sectorpla n
Idem MC (excl. pem.) op
sectorniveau Afdelingsplan
Idem IIIC (exck pers,) op
Werkplannen
idem hlc (exc( pers.) op
afdelingsniveau
April 20i0 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Gemeentevret. Control, lnternal Control / Stadspleinen
individueel niveau
Organisatie Zie hoofdstuk 6
ktissle- taken -functies
Bij het plannen van activiteiten wordt in z’n algemeenheid de lijn (besturingsprinci pe) gevolgd vara visies - programma’s - projecten. Een en ander zien we terug in bovenstaand overzicht. in z’n algemeenheid geldt dan de vraag hoe dit sturlngsproces verloopt, dat wil zeggen zijn de daarin gehanteerde documenten en instrumenten goed op elkaar afgestemd en leidt dit uiteindelijk tot concrete werkopdrachten die (aantoonbaar) voldoende bijdragen aan de gestelde doelen, ambities en effecten. Gebleken is dat in dit proces van totstandkoming en afstemming twee bewegingen gelden, te weten top-down en bottom-up (zie pijlen in bovenstaand overzicht). Het manageinentcontract dat het sectorhoofd met de DR afsluit moet vervolgens In principe voldoende waarborgen geven dat ambtelijk gerealiseerd wordt wat bestuurlijk gevraagd wordt. Het voert hier te ver om alles wat dat betreft te analyseren, waarbij een en ander gaat van globaal naar gedetailleerd en inhoud gekoppeld wordt aan bedrijfsvoering. Toch zijn een aantal punten in dit verband van belang om te vermelden, om daarmee de context te duiden waarin de werkzaamheden van EZA worden bepaald en uitgevoerd, De taakstelling van EZA is niet verplicht vanuit de Gemeentewet. Echter in het proces van ontwikkeling en inrichting van het ruimtelijk gebied wordt de thematische inbreng vanuit EZA, en daarmee het belang van het sociaaleconomisch perspectief (economische structuur, investerings- en vestiglngsk!imaat, ondernemerschap en arbeidsmarkt), alom als belangrijk onderkend (zie 4.2 Historie). Er is dus sprake van een duidelijke taakbehoefte. Kortom er is voldoende taaklegitirnatle aanwezig. Waar soms wel meer behoefte aan blijkt te bestaan is de onderlinge afstemming met ketenpartners (zie hoofdstuk 6 Taakverdeling). 2, Verschillende visienota’s vragen om actualisatie. zie bijlage Vil: Overzicht actualiteit beleid EZA. Dit zal betekenen dat doelen en ambities opnieuw worden bepaald, zo niet hoger en breder dan voorheen, dan wel anders omwille van de economische situatie waarin (de regio) Eindhoven is geraakt als gevolg van de kredietcrisis. Ook kan daarbij gepleit worden voor nieuwe vormen van samenwerking ("schaaisprong"). Het is evident dat dit doorwerkt op de activiteiten (wat en hoe) van EZA,
3. De Programmabegroting/ProductenrarnIng geven wel richting aan de werkzaamheden van EZA, maar bieden beperkt houvast als het gaat om de specificatie, laat staan de prioritering, van de te leveren producten. Daarmee is het primair geschikt als kader voor taaklegitimatie. Dit betekent dat vanuit het brede scala van zaken die genoemd worden onder het item wat gaan we daarvoor doen" de discussie gevoerd moet worden (op basis van actualiteit en mogelijkheden) over de feitelijke werkzaamheden, de prioritering en de inzet van capaciteit. Deze discussie vindt o.a. plaats in het wethoudersoverleg en krijgt ÃćâĆňâĂİ als het goed is - zijn deffnitieve beslag in het Managementcontract.
April 2010 Formatieonderaoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel213ai van de Gemeentewet. Control, Inte ma l Control / Stadspleinen
ln de Programmabegroting zijn de doelstellingen van programmaonderdeel 9.1. Economisch ontwikkeling en 9.2 Brainport identiek Dit maakt het als basis voor taakverbijzondering ongeschikt. Via het ultvoeringsprogramma Brainport moet deze verbijzondering vervolgens aangebracht worden. Daarbij kennen we vervolgens een gemeentelijk uitvoeringsprogramma en een uitvoeringsprogramma van Brainport Development NV. De uitgangspunten die hierbij voor de onderlinge taakverdeling meegegeven worden in de Productenraming maakt een en ander er niet duidelijker op. Voor beide uitvoeringsprogramrna’s gelden immers dezelfde sleutelfactoren (People, Technology, Business en Basics). Verder wordt in deze Productenrarnlng ook gesteld dat Brainport Development NV zich meer moet richten op de bovenkant van de samenleving, de toptechnoiogie qua bedrijfsleven en de daarbij horende arbeidsmarkt en quality of live. De focus van de gemeente daarentegen is dat niet uitgegaan moet worden van een ’smal’ programma voor uitsluitend technologie en kennisindustrie, maar Juist een ’brede’ kwaliteitsstrategie, welke moet bijdragen aan de onderwijskansen van Jongeren, reduct!e (jeugd)werkeloosheid en aan de kwaliteit van de zorg en de openbare ruimte. Met de brede focus van de gemeente, zoals die hier wordt gesteid, is overlap in de activiteiten tussen de gemeente (waaronder met name EZA) en Bralnport Development NV per definitie aanwezig Het beeld van taakoverlap tussen EZA en Brainport Developmertt NV wordt door verschillende partijen bevestigd. Er bestaat wel een in de praktijk gegroeide verdeling, uitgaande van accentverschillen qua thema’s en rollen en verschillen in geografisch aandachtgebied: zie onderstaande indeling. Hoe groot de taakoverlapfeitelljkaan deorde is vraagt nader onderzoek.
kapitaal = meer dominant/klein = meer ondergeschikt; I l = verdere versterking o b v. Brainport lea vigator 2020
Als antwoord op de veronderstelde taakoverlap stellen sommigen dat de gemeente meer focus moet aanbrengen. Ons is duidelijk geworden dat het niet zo eenvoudig is hiervoor eenduidige uitgangspunten aan te reiken. Dit niet in de laatste plaats ook omdat de gemeente zelf integraal verantwoordelijk blijft voor haar grondgebied. Met de gestelde noodzakelijke ambitie om als gemeente een zogenaamde schaalsprong te maken, in de zin van meer regionaal te gaan opereren, wordt dit wellicht nog een graad moeilijker. zie verder hoofdstuk 6.2. Taakrelaties extern. Hoewel zondermeer aangenomen mag worden dat er een (bepaald) verband is tussen de te leveren prestaties van EZA en de realisatie van de (sub)doelen volgens Brainport Navigator is volgens velen dit verband moeilijk te kwantificeren. Dit maakt dat een pieidooi voor extra inzet gedurende de kredietcrisis (het zogenaamde hefboomeffect) moeilijk is te onderbouwen.
April zglo Formatieonderzoek EZA-Onderzoek ln het kader van artikel 213> van de Gerneentevret. Control, interne l Cnntrni / stadspleinen
6. Het werkveld van EZA is politiek-bestuurlijk sensitief en trendgevoelig, wat zich vertaalt in o.a. veel interactie en samenspel met de omgeving (actoren) en themasturing. Deze dynamiek vormt een complicerende factor ln het (vooraf) bepalen en toewijzen van capaciteit (zie hoofdstuk 7 Taakorganisatie). 7. Het verbinden van arbeidsmarktbeleid aan het ’traditionele’ takenpakket van EZA wordt door partijen gezien als een waardevolle combinatie, Oden die vruchten kan afwerpen, Hierbij wordt echter door partijen wel opgemerkt dat hierbij een andere invulling is gevraagd dan nu binnen EZA (in combinatie met OSP/Werk) plaatsvindt (zie hoofdstuk 6 Taakverdeling).
Sub-cone1usies Bovengenoemde bevindingen, hoewel ze veelal gebaseerd zijn op uitspraken (meningen), geven voldoende argumenten om te mogen stellen dat: l. De uitgangspunten voor de taakstelllng van EZA niet bepaald’hard’zijn. Wel is duidelijk geworden dat het belang en de betekenis van de taakstelling van EZA onbetwist is (voldoende taaklegitimatie). Alleen het app&l dat op EZA wordt gedaan wordt bepaald door een veelvoud van soms sterk wisselende factoren, waaronder de sociaal-economische ontwikkelingen zelf en de vraag en ambities van actoren. Wier tegenover grenzen stellen is moeilijk. Het werkterrein van EZA zal daardoor op een bepaald niveau blijven berusten op input-sturing. 2. Daar waar het gaat om het toekennen van taken aan onderdelen van de gemeente, die deel uitmaken van het samenwerkingspalet van EZA, alsmede ten aanzien van de taakverdeling met Brainport Development NV, gelden in principe meer mogelijkheden een en ander beter uit te lijnen. Wier speelt vooral het doelmatigheidsvraagstuk. zie hoofdstuk6 Taakverdeling).
April 2010 Formatieonderzoek EZA- Onderzoek in het kader van artikel 2is.a van de Cwmeentewet. Control, in terne l Control f Stadspleinen
6 Taakverdeling De afdeling EZA werkt samen met een veelheid van partners, zowei intern als extern. Met een aantal hiervan zijn interviews gehouden tenemde te onderzoeken of er mogelijkheden zijn de taakrelaties verder te optimaliseren en hiermee eventueel ook doelmatig heidsvoordee! te realiseren. De bevindingen met betrekking tot de interne taakrelaties zijn in hoofdstuk 6. I beschreven. Daarbij is tevens onderzocht of er mogelijkheden zijn tot (incidentele of structurele) dekking van de kosten van de formatie. De bevindingen met betrekking tot de externe taakrelatie met Brainport Development NV, staan in hoofdstuk 6.2. Deze taakreiatie is overigens niet diepgaand onderzocht: zie voetnoot 3 pagina 8. Wenselijk is bij het lezen van dit hoofdstuk expliciet kennis te nemen van de reacties van het EZA. Daar waar dit voor ons aanleiding gaf zijn deze reacties meegenomen bij het opstellen van de conclusies en aanvevelingen,
6.r Taakrelaties intern 6.z.r Grondbedrijf en Vastgoed (GBV) De samenwerking tussen EZA en GBV is met name aan de orde bij de ontwikkeling van bedrijventerreinen, kantooriocaties, winkelstrips en het centrumgebied. De samenwerking is in het algemeen goed te noemen. GBV maakt bijvoorbeeld gebruik van het geformuleerde beleid van EZA. Denk hierbij o.a. aan de kantoren nota, de bedrijven nota en de detailhandels nota. GBV ervaart geen directe problemen met betrekking tot onvoldoende actualiteit van het beieid op onderdelen van EZA, Wel komt het voor dat men verschillende inzichten heeft bij de vestiging van ondernemers. Een mogelijke bron van tegenstelling betreft de nota omtrent opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. EZA ziet bij projecten met een grote economische component voor zichzelf een belangrijke rol als opdrachtgever, terwijl de onderhanden nota hierin niet voorziet. Deze nota gaat uit het van het beleggen van de opdrachtgeverrol bij GBV en Gebiedsontwikkellng, Als het gaat om de mogelijke toerekening vart kosten van EZA aan GBV ziet het
sectorhoofd daartoe geen mogelijkheden. De grondprijs wordt periodiek door de raad vastgesteld op basis van vooraf gedefinieerde criteria. Deze bieden daartoe geen enkele ruimte. De taakreiatie tussen EZA en GBV is over het algemeen goed te noemen. Mogelijkheden voor doelmatigheidsverbetering in de taakverdeling tussen beide partijen zijn op basis van bovenstaande bevindingen niet gesignaleerd. Aan de hand van de reactie van EZA (zie Bijlage IX: Wederhoor) biijken er duidelijke verschillen van inzichten te bestaan, niet alleen wat betreft taakverdeling, maar ook wat betreft kostentoerekening (hier ligt ook een relatie met het Projectmanagementbureau), Hieruit blijkt dat onderling nader overleg wenselijk is.
April 2010 Formatieonderzoek EZA - Ondertaek in het kader van artikel 21Sa Van de rserneentevret, Control, Internal Control / Stadspleinen
6.r.a Openbare Ruimte Verkeer en MiTieu (ORVM)
De ontwikkelingen op het terrein van ORVM zijn cruciaal voor de onderliggende infrastructuur van de stad en dus voor hetvestigings- en ondernernersklirnaat, Jezou op basis hiervan intensieve contacten verwachten, bijvoorbeeld bij de ontwikkeHng van EZA-beleid. Toch blijkt dit In de praktijk vrij beperkt te zijn. Beide partijen
ontmoeten elkaar wel bij het aanleveren van bouwstenen voor de structuurvlsle bij Gebiedsontwikkeling. Daarnaast treft men elkaar bij bedlijfsvestigingbedrijfsverplaatsing in het kader van de toetsing aan/aanpassing van bestaande bestemmingsplannen, De samenwerking is over het algemeen als goed te noemen. Doelmatigheidsverbetering is niet aan de orde.
6.z.B Gebiedsontwikkebng (GBO) GBO houdt zich o.a. bezig met het opstellen van de structuurvlsle, de gebiedsprogramma’s, de gebiedsvisles en de uiteindelijke gemeentelijke werkplannen (buurtcontracten). Kort gesteld houdt GBO zich bezig met de ruimtelijke strategie en planontwikkeling. Tussen EZA en GBO bestaat een sterke taakrelatfe, Met name waarbij het gaat om de totstandkoming van gebiedsvlsies en de ruimtelijk fysieke vertaiing van gebiedsvisies naar o.a. de realisatie van bedrijventerreinen en kantoren. GBO is daarbij verantwoordelijk voor de ruimtelijke insteek en EZA voor de thematische insteek. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van industrieterrein Esp of de Brainport innovatiecampus. De samenwerking tussen GBO en EZA ls op zich goed te noemen. Wel geeft GBO aan dat EZA zich meermaals ten onrechte begeeft op het terrein van de uitwerklng van gebiedsvisies. Volgens GBO zou EZA capaciteit kunnen vrljspelen wanneer ze het werken aan gebiedsvisles zou overdragen en overlaten aan GBO en zich zou beperken tot hun inhoudelijke expertise. Hiermee blijft tevens de integraliteit van de probleemstelling binnen GBQ gewaarborgd, Net als bij GBV geldt voor GBO dat de nota omtrent opdrachtgeverschap en
opdrachtnemerschap een mogelijke bron van tegenstelling kan vormen, althans wanneer het gaat om het opdrachtgeverschap van projecten met een belangrijke economische impact. De samenwerking is over het algemeen als goed te noemen. Wel lijkt hierbij enige doelmatigheidsverbetering aan de orde. Uit de reactie van EZA hierop (zie Bijlage IX:
Wederhoor) gelden hierbij verschillen van inzichten. Nader onderling overleg blijkt wenselijk,
April 2010 FOrmatleonderzoett EZA -Onderzoek in het kader Van artikel 21’ van de GemeenteVvet. Control, Internal Control /Stadzpieinen
6.r.+ Project hdanagetnent Bureau (PfufB} EZA wordt momenteel door het PAhB beschouwd als opdrachtgever van projecten op het terrein van de ontwikkeling van bedrijventerreinen, kantoorlocaties, winkeistrips ed. Deze rol zal, zoals het zich nu laat zien, niet geformaliseerd worden in de aankomende nota omtrent opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. Daarnaast levert EZA ook zelf capaciteit voor de deelname aan dergelijke projecten. Hierbij wordt geconstateerd dat de deelname in deze projecten door EZA steeds verder onder druk komt te staan als gevolg van te weinig capaciteit binnen EZA
Daarnaast wordt geconstateerd dat vanuit EZA te weinig gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om (personeels-) kosten toe te rekenen aan projecten, Verondersteld wordt dat EZA op de hoogte is van deze mogeiijkhefd, Een voorzfchtfge schatting van het sectorhoofd geeft aan dat ongeveer ’l fte op deze wijze gefinancierd zou kunnen worden. Van deze (wefiswaar niet structurele) financieringsmogelijkheid wordt onvoldoende gebruik gemaakt. Vanuit PMB wordt tevens gesteld dat de functie van programma manager Breedband beter gepositioneerd kan worden binnen het PMB, zeker nu de fase van uitrol loopt.
Geconcludeerd kan worden dat de samenwerldng met PMS goed verloopt, maar echter in het gedrang komt door de tijdsdruk binnen EZA. Financieringsmogelijkheden vanuit projecten worden onvoldoende benut. Uit de reactie van EZA hierop (zie Bijlage IX: Wederhoor) dat men dit standpunt deelt, maar dat hiervoor tot nu toe onvoldoende medewerking van betrokken partijen in de organisatie is geweest. ftfader onderling overleg blijkt wenselijk. Onderling overleg is ook nodig met betrekkfng tot de positionering van de functfe van programmamanager glasvezel, EZA heeft hierover een ander standpunt.
6.x,g Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH}
Er ligt een zeer duidelijke taakrelatle met VTH bij de inrichting en de aansturfng van het Ondernernerspleln, Het Ondernemersplein, de balie voor ondernemers, is momenteel onderdeel van VTH. Hier worden ook alle vergunning gerelateerde zaken behandeld. Gesteld is dat momenteel ca, 909b van de vragen aan en activiteiten bij het Ondernemersplein VTH gerelateerd zijn en slechts ca. 10% EZA gerelateerd. Deze 10% betreffen daarbij ook nog vooral het mede organiseren van bijeenkomsten. In de huidige opzet is de betekenis van het Ondernemersplein voor EZA beperkt. In plaats van een balie waar ondernemers werkelijk geholpen worden met hun vragen is het Ondernemersplein nu vooral een beperkte frontoffice (voor de bewuste 10r% EZA gerichte activiteiten). De ondernemers worden hiermee zo gezien weinig geholpen, alsmede worden er binnen het Ondernemersplein ook te weinig accountmanagernent gerelateerde activiteiten afgevangen. Dit geeft niet het verwachte positieve effect op de werkdruk bij EZA. EZA, maar ook andere betrokken
April 2010
Formatieonderzoek ZZA -Onderaoek Io het kader van artikel 213> van de Gemeentewet, Control, fnternai COntrOI / Stadspleinen
disciplines, willen meer betekenis toekennen aan het Ondernemersplein en heeft daartoe een adviesnota geschreven. In deze adviesnota is als doelsteiling opgenomen het "Ontwikkelen van een lokaal toegespitste dlenstverlenlngsstrategle Inclusief uitergjke verschijningsvormen, uitgewerkt in de vier normenkader-thema’ s ’termijnen’, ’professionaliteit’, ’ondernemersgerichtheid’ en ’betrouwbaarheid’ en geprioriteerd aan hand van een drijfverenonderzoek, Voor het realiseren van deze doelstellingen zullen een aantal activiteiten uitgevoerd dienen te worden, waaronder een nu(meting, een drijfveren onderzoek en het opstellen van een plan van aanpak voor de implernentatie. Belangrijk hierbij is dat de ondernemers het Ondememersplein weten te vinden, Voor EZA is het van groot belang dat de EZA gerelateerde vragen een groter aandeel van het totaal gaan uitmaken. Daarnaast zal in het plan van aanpak duidetijk naar voren moeten komen hoe de inrichting van het Ondernemersplein gaat b!jdragen aan de verlichting van de werkzaamheden op de afdeling EZA. Onder deze uitgangspunten is naar verwachting enige doelmatigheidswinst te realiseren bij de doorontwikkeling van het Ondernemersplein(er ligt reeds een uitgewerkt voorstel hiertoe). Hierbij zullen dan de consequenties voor de activiteiten van VTH duidelijk in beschouwing genomen moeten worden.
6a.6 OSP / Werk De taakrelatie naar OSP / Werk richt zich sec op het arbeidsmarktbeleid. EZA zou zich
daarbij moeten richten op de collectieve arbeidsmarktbeleid, terw fjl OSP / Werk zich zou moeten rfchten op het (Individueel) voorzieningen beleid. Op deze manier zouden beiden complementair aan elkaar kunnen zijn, omdat daarmee het werkgelegenheidsvraagstuk vanuit twee fnvalshoeken wordt bekeken. De praktijk is echter anders, dat wil zeggen clat de beschikbare formatie binnen EZA momenteel onvoldoende voor de ontwikkeling van collectief arbeidsmarktbeleid ingezet kan worden. Zo zou de programmamanager arbeidsmarktbeleid (vaste formatie, tijdelfjk extern ingevuld), zich te veel bezighouden in de voorzienlngensfeer, waarbij tevens ook te weinig aansluiting bij QSP / Werk zou bestaan. Ook de beleidsrnedewerker strategie WZI (vaste formatie binnen EZA) houdt zich onvoldoende bezig met collectief arbeidsmarktbeleid. Dit omdat er anders binnen OSP /Werk een gat zou vallen op het voorzfeningenbeleid. Het lijkt alsof de reorganisatie Eindhoven Ehn onvoldoende heeft voorzien ln formatie voor strategisch uitvoeringsbeleid binnen OSP / Werk. Deze functie wordt nu ingevuld door formatie van EZA, waardoor de EZA-
taak collectief arbeidsmarktbeleid onvoldoende uit de verf komt, In de aanpassing van de taakverdeling tussen EZA en 05P /Werk is een duidelijke doelmatigheidswinst, maar zelfs ook een doeltreffendheidswinst, realiseerbaar. De effectiviteit van de hiervoor gereserveerde formatie binnen EZA staat nu zwaar onder druk. Met een andere invulling hiervan zou de huidige beschikbare formatie binnen EZA toereikend kunnen zijn. Het bestaan van afstemmingsperikelen blfjkt evenzo uit de reactie van EZA. zfe Bfjlage IX: Wederhoor.
Apdi 2010
Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet. Control, Internal control/Stadspieinen
6wp Strategie Vanaf 1 januari 2009 is het programmamanagernent Brainport belegd bij de sector Strategie, Ten aanzien van deze rol ligt een belangrijke taakrelatie naar de afdeling EZA. Ten eerste lag de rol van programmamanager Brainport tot ’i januari 2009 bij het sectorhoofd EZ. Belangrijker nog is echter het feit dat een groot deel van de projecten binnen het gemeentelijk Uitvoeringsprogramma Brainport een duidelijke link met EZA heeft. Veel activiteiten binnen EZA worden gefinancierd met
Brainportmiddelen, De doelstellingen in de hoofdstukken 9.1 (Economische ontwikkeling - EZA) en 9.2 (Brainport -Strategie) zoals geformuleerd in de programmabegroting 2010 zijn exact gelijk. Dit impliceert dat voor de effectiviteit en efficiency van de maatregelen om deze doelstellingen te bereiken een zeer nauwe sainenwerking noodzakelijk is. Door de overheveling van het programma management naar Strategie is deze samenwerking niet direct vanzelfsprekend. Alom wordt getwijfeld aan de positionering van het programmarnanagement Brainport binnen de afdeling Strategie, Daarbij wordt aangegeven dat het uitvoerende deel van deze functie (budgetbeschikkfng en houderschap) prima binnen EZA belegd zou kunnen worden. Hier is naar verwachting een synergetisch voordeel te behalen, Voor de strategiebepaiing met betrekking tot Brain port ligt het anders. Dit raakt namelijk de kerntaak van de sector Strategie. Dit zou derhalve sowieso belegd moeten blijven binnen de sector Strategie. Het lijkt dat in de taakrelatie met tussen EZA en Strategie enige doeirnatigheidsverbetering mogelijk is, Dit blijkt ook uit de reactie van EZA, (Zie Bijlage lX: Wederhoor). Deze reactie doet vermoeden dat er ten aanzien van meer taken afstemmings- c,q taakverdeiingsissues aan de orde zijn. Nader onderling overleg blijkt wenselijk
6.z Taakrelaties extern EZA onderhoudt met verschillende verbonden partijen van de gemeente een bepaalde samenwerkingsrelatie. Wanneer het om het formatievraagstuk gaat is Brainport Development NV hiervan de meest belangrijke. Vandaar dat het college bij de besluitvorming van dit onderzoek specifiek gevraagd heeft om een doorkijk naar Brainport Development NV te maken. Gegeven de strakke planning van het onderzoek is besloten dan ook alleen de relatie met Brainport Development NV nader te beschouwen, Vanwege het besluit om parallel aan dit onderzoek het uitvoeringsprogramma Brainport te evalueren, is in overleg met de concerncontroller en met het betreffende onderzoeksbureau BMC afgesproken dat BMC het uitdiepen van de taakrelatie tussen beide partijen voor rekening neemt (zie voetnoot 3, pag. 8). Dit neemt niet weg dat de bevindingen in dit onderzoek van aan ui(ende betekenis kunnen zijn voor het BMC onderzoek.
Apdl 2010 Fonnatleonderzoek KZA-Onderzoek in het kader van artikel 2t3 a van de Gemeentewet. COntrol, Inte ma l Control j Stadapleinen
6,a.x Brainport Development NV Het ontstaan en de doelstelling van Brainport Development NV staat beschreven in hoofdstuk 4.3. In hoofdstuk 5 is met betrekking tot de taakstelling vooral de diffuse aansturingssituatie beschreven, Brainport Development en EZA houden zich beiden, vanuit dezelfde doelstellingen, bezig met het vraagstuk van sociaal-economische ontwikkeling. In hoofdstuk 5 is gesproken over de complexiteit omtrent het aanbrengen van focus, als mogelijk middel hiertegen. En daarmee ook tegen de gevolgen hiervan, namelijk het ontstaan van overlap van activiteiten. Geconstateerd is namelijk dat bekle partijen activiteiten ontplooien op het gebied van promotie en acquisitie (deelname aan beurzen), bedrijvenvestiging en advisering (beleidsontwikkeling), die het geografisch gebied van Eindhoven en de regio raken. Verder valt op dat een groot deel van de projecten van Brainport Development NV landen bInnen de stadsgrenzen van de gemeente Eindhoven.
Ondanks het signaleren van overlap in activiteiten wordt door verschillende partijen echter ook beaamd dat het naast elkaar bestaan van beide onderdelen van groot belang is voor de sociaal-economische ontwikkeling van de regio in het algemeen en van de stad Eindhoven in het bijzonder. Brain port Development NV wordt hierbij als een soort van ’buitenboordmotor’ gekwalificeerd. Vast staat wel dat in de taakverdeling tussen Brainport Development NV en EZA met zekerheid doelmatigheidswinst valt te behalen. Dit blijkt ook uitde reactie van EZA:zie Bijlage IX: Wederhoor. Dit vergt echter een uitgebreide analyse met betrekking tot ieders taakgebieden, Daartoe zullen beide partijen voldoende bereid moeten zijn. Duidelijk is namelijk ook geworden dat er sprake is van opvallende cultuurverschillen, zo niet sprake van striJdige ambities. Deze zouden een dergelijk ontwikkelproces in de weg kunnen staan. Aangegeven is ook dat bij het eventueel treffen van doelrnatigheidsmaatregelen dit niet ten koste mag gaan van het uitdragen van de Brainport identiteit van de regio, Daarvan zouden grote schadelijke effecten kunnen
optreden voor de regi conomle.
6.g Sub-conc1usies Voor wat betreft doelrnatigheidsverbetering inzake in- en externe sarnenwerkingsrelaties, respectieveliJk kostentoerekening, zijn de volgende conclusies te trekken:
In z’n algemeenheid zijn de samenwerkingsrelaties met interne partners goed te noemen.
2. De taakverdeling tussen EZA en Gebiedsontwikkeiing vraag om betere afstemming. 3. De uitkomsten van de aankomende nota omtrent opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap zullen impact hebben op de aard van betrokkenheid van EZA bij projecten op sociaal-economisch gebied, Deze impact is in dit stadium niet vast te stellen.
April 20’IO Formatieonderzoek EZA-Onderzoek ln het kader van artikel 2>3,a van de Gemeentewet. COntrOl, Internal contrOI / Stadrpleinen
EZA kan onvoldoende participeren in projecten die vallen onder de verantwoordelijkheid van PMB. Een kwantitatieve schatting bleek moeilijkte maken. 5.
EZA zou voor zo’n 1 fte dekking kunnen realiseren door middel van kostentoerekening aan projecten PMB. Dit raakt ook e)e relatie met het (iBV. Verder is daarbij afstemming met en ondersteuning van Control vereist. Afstemming is gevraagd met PMB inzake de positionering van de functie van Programmamanager glasvezel, De samenwerkingsrelatie met VTH-Ondernemersplein biedt EZA momenteel onvoldoende voordeeL Een andere inrichting moet niet alleen de dienstverlening naar ondernemers toe verbeteren maar zou daarnaast enige taakverlichting moeten opleveren richting accountmanagers. Voor een kwantitatieve schatting hiervan is het nog te vroeg. De taakverdeling/-samenwerking tussen EZA en OSP/Werk vraagt om herziening. De capaciteit binnen EZA voor arbeidsmarktbeleid moet, anders dan nu het geval is, primair ingezet gaan worden voor het coliectieve arbeidsma rktvraagstuk. in dat geval kan de beschikbare formatie hiervoor toereikend zijn. Realisatie hiervan vraagt tegelijkertijd ook om een opiossing van de problemen op dit terrein binnen OSP/Werk voor wat betreft taaksteliing en bezetting. De huidige positionering van programmamanagement Brainport binnen de sector Strategie, met name het uitvoerende deel hiervan (budgetbeschikking en houderschap), vraagt om een heroverweging. Bij voortzetting hiervan wordt EZA als beste alternatief genoemd, met oog te verwachten synergetisch voordeel op grond van de reguliere taken van EZA en de samenwerkingsrelatie met Brainport Development NV. 10 Nadere afstemming met Strategie is verlangd op grond van het feit dat aldaar (blijkens het "wederhoor" ) meerdere economiegereiateerde activiteiten plaatsvinden, De taakrelatie/-samenwerking tussen EZA en Brainport Development NV vereist onderling ’nieuwe’ afstemming en een ander elan. De activiteiten van beide organisaties zijn met elkaar verweven. Men is daarmee, in zeker opzicht, op elkaar aangewezen, Ook is daarmee aantoonbaar sprake van taakoveriap, dan wel dat men meer cornplernentair aan elkaar geopereerd kan worden. Hoe een ieder zijn rol daarin vervult vraagt een nadere verdieping. Dit zal in onderling overleg moeten gebeuren. Denkbaar is meer samenwerking op het gebied van o.a, promotie en acquisitie (deelname aan beurzen), bedrijvenvestiging en advisering (beleidsontwikkeling). Hiermee kan eventueel enige doe)mat)gheids- en doeltreffendheidwinst gerealiseerd worden. De omvang hiervan vraagt nader onderzoek (zie pag. 8, voetnoot 3: BMC-onderzoek.)
6.
April 2010 Formatieondeizoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Geineentewet, COntrel, Internal Control/Stadzpleinen
Taakorga nis atie 7.X PunCtitBVOrming Teneinde de taken binnen EZAop een zo efficiÃńnte en/of effectieve wijze uit te kunnen voeren zijn taken gegroepeerd naar functies: De navolgende functies, met daaraan gerelateerde taken zijn te onderkennen:
Seleidsadviseur/AM Beieidsvorming, Promotie en acquisitie, pro’ectdeelname Programma manager / Strategie- en beleidsvorrning, projectdeelname programma leider Assistent AM
Diverse ondersteuning
Financi8e ondersteunin FinanciÃńn ln onderstaande tabel zijn de functies afgezet tegen de binnen EZA gehanteerde ordeningsprincipes voor het ciusteren van taken. HIermee is inzichtelijk gemaakt waar sprake ls van een meer generalistische functie en waar sprake is van meer specialistische functies’.
Programma
rnanagernent
’ in de tabel zijn omwiae van herkenbaarheid de initialen gebruikt:zie Bijlage V,
April 2010 Formatieondetaoek EZA-Ondetzoek in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet, Control, internal Control/Stadspieinen
Binnen de afdeling EZA zie we verschillende ordeningsprlncipes toegepast worden, al dan niet in combinatie met elkaar, te weten op basis van: doeigroepen (kantoren, bedrijven, detailhandel,enz.); thema’s (creatieve economie, etnische ondernemers, wljkeconomie, enz); taaktypen (strategie en beleid, promotie en acquisitie, projectmedewerking, programmamanagernent, assistentschap en ondersteuning) .
Uit bovenstaand schema blijkt een grote mate van specialisatie naar doelgroepen en "thema’ s", met daarbij een combinatie met meerdere taaktypen". Naar dit laatste toe zien we relatief weInig specialisatie optreden. Voor de aanwezigheid van specialisatie gelden verschillende verklaringen: het taken pakket van de betreffende functies zodanig ’vol’ is dat men zich moet toeleggen op een specifieke doeigroep of thema; de politiek-bestuurlijke aandacht die geldt en die gevraagd wordt volop uit te di’ageft;
de aanwezigheid van een bepaalde complexiteit c.q. vraag in de markt naar een bepaald kennisrtiveau; de ’ketensarnenhang’ tussen taken .
In z’n algemeenheid geldt als keerzijde van specialisatie een vermindering van flexibiliteit, inzetbaarheid en vervangbaarheid. Dit wordt versterkt als het gaat om specialisatie met een relatief tijdelijk karakter. In geval van een ordening op basis van thema’s is dit aan de orde. Dergelijke thema’s zijn veelal politiek-bestuurlijk getriggerd c q. berusten op trends. Wanneer op basis hiervan toch ’vaste’ functies worden gecreÃńerd ontstaat er een zeker bedrijfsvoeringsrisico. Tijdens het onderzoek is gebleken (zie hoofdstuk 9 Referenties) dat er ook alternatieven bestaan voor functievorming binnen EZA die mogelijkerwijze meer flexibiliteit en derhalve doelmatigheidsvoordeel kunnen opleveren, te weten. doelgroep-ordening in combinatie met thema-ordening. De doelgroep-ordening is dominant en de thema-ordening geldt hierbij ais aanvullend. (De gemeente Helmond heeft bijvoorbeeld voor dit model gekozen: zie hoofdstuk 9 Referenties). geografische ordening in combinatie met doelgroep en/of thema-orden! ng. Binnen verschillende geografische gebieden zien we vaak een opvallende aanwezigheid van bepaalde doelgroepen of thema’s (bijvoorbeeld detailhandel binnen het centrumgebied). (De gemeente Tilburg heeft bijvoorbeeld voor dit model gekozen. Dit betekent dat functionarissen ’gekoppeld’ worden aan een bepaald gebied in de stad, naast dat men ook de verantwoordelijkheid heeft over een binnen dat gebied dominant aanwezige ’doelgroep" of "thema". Bijvoorbeeld"t centrumgebied+ detailhandel,.
Met betrekking tot voornoemde thema-ordening heeft de gemeente Helmond als beleid gekozen om In eerste instantie aitijd uit te gaan van een koppeling met een doelgroep-ordening. B! ijkt een thema zodanig structureel dat geen sprake meer is van een tijdelijke aard, pas dan wordt deze taak ondergebracht in een nieuw te
April 20lg Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213 van de Gemeentewet. Control, lntemal Control/Stadspleinen
vormen functie. Hierdoor blijft een gezonde dosis flexibiliteit behouden en kan overwogen worden om functies uit de dominante ordening met meerdere personen te bemensen. Uitbesteden kan hierbij ook een alternatief zijn, eventueel tot het moment dat het structurele karakter hiervan is gebleken. Op dit punt is het ook nuttig gebleken om de samenwerkingsrelatie met Brairiport Oevelopment te bezien. Een ander opvallend punt uit voornoemd overzicht is de relatief beperkte aanwezigheid van assistentschap op het gebied van accountmanagement. Hierin zou meer balans’aangebracht kunnen worden. Op dit punt is er ook een relatie met de sarnenwerklng met het Ondememerspleln (zie hoofdstuk 6 Taakverdeling).
Sub-conclusies Op dit onderdeel kan geconcludeerd worden dat. Doelmatigheidswinst haalbaar is bij meer terughoudendheid in het crekren van vaste functies op basis van thema-ordening". Oaarbij is het wenselijk de alternatieven voor functievorming, zoals is gebeurd door de hiervoor genoemde referentiegemeenten, nader te verkennen. 2. Er is sprake van onbalans met betrekking tot de aanwezigheid van de functie van assistentschap binnen accountmanagement (heen assistent op negen beleidsadviseurs / accountmanagers). Het ls derhalve wenselijk op deze functie versterking te organiseren, hetzij binnen EZA, hetzij binnen het Ondernemersplein (zie sub-conclusies 6.3). Hiervan is voordeel te verwachten richting accountmanagement.
’ Onbaians’gegeven het feit dat binnen elke functie sprake is van taken van ’lager’ niveau csi. ondersteunend karakter. Bii het voorkomen van een groot aantal hiervan is het efficiÃńnt om apart ondersteuning te organiseren.
April 201 0 Forrnatleonderzoek KZA-Onderzoek in het kader van artikel 21 3a van de Gemeentewet. Control, lateraal Control /Stadspleinen
8 Taakrealisatie en werkdruk Wet taakvolume en de werkdruk van de afdeling EZA wordt ln sterke mate bepaald door hetgeen beschreven staat in de hoofdstukken taakstelling", taakrelaties en taakorganisatie", De knel- en verbeterpunten die daar genoemd worden werken uiteindelijk door ln het taakvolume en de werkdruk. Ten aanzien van het fenomeen werkdruk moet een onderscheid gemaakt worden tussen de geregistreerde werkdruk op basis van gemaakte uren en een persoonlijk ervaren werkdruk. Het@&n betekent niet automatisch het andere. Door verschillende
EZA-medewerkers is aangegeven dat vlshl uren maken enigszins hoort bij het type werk, waarbij ook gevraagd kan worden naast de ’reguliere’ werktijden actief te zijn. Dit heeft te maken met het feit dat men opereert op het snijvlak van overheid en bedrijfsleven, Dit zou ooktot uiting komen in de aanwezige werkcultuur. Als kenmerk hiervan wordt bijvoorbeeld ook aangegeven dat de drempel voor ziekmelden hoog ligt (niet te lezen als het feit dat men zich niet ziek durft te melden). Dit betekent dan ook dat met de normering voor ziekteverzuim binnen de gemeente voorzichtig omgegaan moet worden. Volgens deze normering is een situatie van > 5% alarmerend, Bij EZA zou dit percentage lager kunnen liggen, EZA heeft een gemiddeld ziekteverzuim van rond de 3% in 2009. Als staitpunt voor de analyse van het taakvoiume en de werkdruk zijn de werkplannen voor 2010 en de urenreglstratie van 2009 als uitgangspunt genomen. De werkplannen voor 2010 geven per persoon aan welke activiteiten in 2010 ontplooid worden en hoeveel tijd deze naar verwachting zullen gaan kosten, De urenregistratie voor 2009 geeft aan hoe de werkelijke uren over het jaar 2009 naar projecten en activiteiten gescj1reven zijn’. Een overzicht per functie van de plannen 2010 en de uren 2009 is opgenomen in onderstaande tabel,
’ Over de betrouwbaarheid van de tijdreglstratle Is door de toenmalige va kdienstrontrol ier opgemerkt dat deze In het verleden, in de tijd dat ZZ nog onderdeel was van p508, onvoldoende was, bit doordat de urenverantwoording vaak achteraf werd opgemaakt, Voor de huidige situatie hebben wli dit niet kunnen bevestigen. wij hebben derhalve vooralsnog geen reden om aan te nemen dat de betreffende gegevens niet bruikbaar zijn als indicator voor de aanwezige werkdruk. Duklehjk is wel dat bij de interpretatie hiervan voorzichtigheid geboden is.
April 201(j Formatieoode(zoek EzA -ondetzoek in het kader ven artikel 2130 vhn de Gemeentewet. Control, Internal Control /Stadsplejnen
. :rudtt
Y>VPZ 20egH((4i%-’-’-’:=-’:.=-’:-’;=.-
121 ’5
Betsjdmdvtmur /Aks Kanuuen
1476
Behddsadvkmu /AMI Demilhandel, Hoseca en te(zure
1350
2707
Bdeidsadviseur / Ahl Vrije tjdmconom(a
1350
1620
1387
970
1056
toerisme Bel cjdmd visew /Akll Bedrijven /
bedravenmrmlnen
2129a
201 91
zo
1350
5 Be(eidtadvlseur /AM Wijheconomie
1093
6 Belehbadviseur/AM Crea5mmindustria
1200
1390
116’li
1456
9511
7 geleidsadviseur /AM startarz en gtnlrcho
ondernemws
Beieicbadviseur / AM P racnotle en cclursdrs
1402
1439
2575
9 Behddsa du(zeur / AM stmmg br he a 15anties
10 Proyrammaleider
1350
11 5r. Be(e(dsmedewerkecsuntegie
1350
’1070
9tth
13 sr.BeleidsmedewerhszWZI
zl
14 Pmyramma managar Arbddsmarm beleid
1350
15 Proyrammamanagsvolasvem(
1350
1725
14 Programma teenager Europa
1350
1353
I 421
’l7 Amissentaccountmeneger
1350
1944
1253
12611
1740
Itzrm vow pruducdvksjt Is 1350 uren. Als uitgang punt voor h er vs rluijye n van een Indkatk vs n de hoeveelheid we rkdruk h de vulysnde
zorrnerlnygelwssesnk1350-1400uur normskwsrkdruk(ul;)1400tiur hogewerkdruk(H)>1500uuruzeerhogevnrkdtuk(ZIO }term saai ra s kraai(satie Is de vu hou diny amende benodigde wen(n 201 0 en de raag satie In 2009 Als uitgang punt voor het vwkrljysn vsn en indkatle vzn de mate van tsakresllsaue is de volgende normw1ng gehanteerd: tot Icolri = normaal (H);tussen 100taen 1 30% = hoog (Hk> 13011 w mei haay (Zuj.
De Inde tavenaasnde gsbrvkaegegeem zijn aangereikt dooi EZL Ten aanzien van de bloten regels In da tabel (regel 7, 10, 13 e n 14( ls geen gewenste beeld nror ras t la aanystrogea. Er zijn aak geen aanwljzk gen g ehkksn om es nvugsrd ondsuosk te daan.
indien werkdr(jk en taakreallsatie met elkaar geconfronteerd worden ontstaat het navolgende beeld:
I - Beleidsadviseur/AM Kantoren 5-Beleldsadvheur /AMW(jkeconamie 6- Bekirbadviseur/AM Creatieve industde 14- Prag ramtna Inanager Europa
3-Beleidsadviseur/Ablvrgedidsecanocnleen toerbrne
2 Beleidsadvlsewf Ald Detaiihendet horeca 9-Beladsadvisaurf AMstmmgischemlisnties en lehure 4-Bsteldmdviseur /AM Bedr(jven en beddjventerreinen 15 - pragramma manager GlasVeeel
0 - Beieichadvbeur f Alg pmmotte en {\}1-Sr. Bekldsmedewerhsrstrategie
17.Asdstentaccountmsnager
Aprii zolO Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213.a van de Gemeentewet. Control, lnternal Control / Stadspleinen
Toelichting: VN = taken worden allemaal uitgevoerd zonder overuren te maken ; VM = taken worden allemaal
uitgevoerd, maar door middel van overuren; VZH = taken worden allemaal uitgevoerd, maar door vsdl overuren te maken ; ON = taken worden niet aHemaal of niet optimaal uitgevoerd, maar er worden ook
geen overuren gemaakt;OH = taken worden niet allemaal of niet optimaal uitgevoerd, ondanks dat overuren worden gemaakt; OZH = meerdere taken worden niet of niet op optimaal uitgevoerd, ondanks dat OVeruren WOrden gemaakt; ZON = veel taken werden niet Of niet Optimaal uitgeVOerd, maar er WOrden
ook geen overuren gemaakt; ZON veel taken worden niet of niet optimaal uitgevoerd, ondanks dat overuren worden gemaakt; ZOZH = veel taken worden niet of niet optimaal uitgevoerd, ondanks dat vaal
overuren vrorden gemaakt,
Bovenstaand overzicht toont welke knelpunten, in welke gradaties, aanwezig zijn met betrekking tot (geregistreerde) wer kdruk enerzijds (meer tiren maken dan beschikbaar) en taakrealisatie (meer uren benodigd dan beschikbaar) anderzijds
Aanvullend op deze registratie-analyse zijn verschillende medewerkers van EZA geÃŕnterviewd, IVlen heeft relatief vaak aangegeven dat men hoge werkdruk ervaart. Zo Is ook In een incidenteel geval bleek zelfs sprake van een hoge negatieve werkdruk, in de zin van nadelige persoonlijke/prlvrt-gevolgen. Hierbij werd aangegeven dat niet altijd iedereen zijn ’over-uren’ goed registreert. Ook is in deze interviews bevestigd dat EZA verschillende activiteiten niet of onvoldoende (goed) kan oppakken. Gebleken is dat binnen bepaalde functies men met name te weinig tijd heeft voor: Het maken en actualiseren van beleid (zie Bijlage VII: Overzicht actualiteit beleid EZA). Hierdoor moet vaak bij dringe nde vragen van klanten, interne ÃćâĆňâĂİ of externe
partners op ad-hoc basis activiteiten ontplooid worden, die weliswaar op dat moment noodzakelijk zijn, echter wederom een inbreuk vormen op het ritme van de betreffende medewerker (Overigens is opvallend dat de percentages die genoemd zijn qua tijdsbesteding Inzake beleid varitiren van 15 tot maximaal 30gk. Voor een beieidsafdeling is dit betrekkelijk laag.); Het voldoende benaderen van doelgroepen vanuit de accountrol; De deelname aan projecten, terwijl hieraan groot belang wordt toegekend. Ten aarizien van de taken van EZA in het algemeen en ten aanzien van
bovengenoemde bevindingen in het bijzonder kan de vraag gesteld worden welke prestatie-eisen (kwantitatief/kwalitatief) voor de verschillende taken gelden. Ons is gebieken dat gezien de aard van de werkzaamheden het min of meer onmogelijk is hiervoor standaardnormen vast te stellen. Derhalve mag redelijkerwijs aangenomen worden dat een en ander op professioneel correcte wijze piaatsvindt, Dit niet in de laatste plaats gezien de aanwezige tijdsdruk
April 201O Formatieonderzoek KZA-Onderzoek in het kader van artikel213a van de Gemeentearet, Control, lnterna I Control / stadspleinen
S.x Sub-c.anelusies Op dit onderdeel van de confrontatietabel werkdruk-taakrealisatie treffen we een gradatie van knelpunten aan. Hierin zijn een viertal niveaus te onderkennen: I. Groen = geen actie vereist Ii. Geel = aandacht gevraagd, met lage prioriteit III. Oranje = aandacht gevraagd, met verhoogde prioriteit IV. (Donker) Rood = aandacht gevraagd, met hoge prioriteit
Deze prioriteringstabel mag mede als basis dienen voor het oplossen van de formatieperikelen binnen EZA. Definitieve conclusies en oplossingen zullen echter in samenhang met de sub-conclusies binnen de andere hoofdstukken en in relatie tot het referentiekader bepaald moeten worden: zie hoofdstuk 10.
April 2010 Formatieonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Gemeentewet. Control, Internal Control/Stadspjeinen
cj Referenties Vooraf moet opgemerkt worden dat benchmarks enkel indicaties opleveren, zodat hiermee per definitie voorzichtig omgegaan moet worden’. Voor de gemeente Helmond is gekozen vanwege het feit dat het hierbij gaat om een grote regio-gemeente met, net zoals bfj Eindhoven, een samenwerkingsrelatie met Brainport Development NV.
cj.X Gemeente HelrnOnd Het hoofd Economie en Arbeidsmarkt’ van de gemeente Helmond heeft voor zijn afdeling de volgens referentiegegevens aangereikt: Formatie: Staf
Afdelingshoofd Secretaresse Projectmedewe rker
1,00 1,00 ’1,00
3,00 Arbeidsmarkt
5r Beleidsadviseur
1,00
Beleidsmedewerker
0,75
Vacature
’1,00
WSW beleid regionaal
1,00
Onderwijs
1,00
4,75
Economie
Beleidscoardinato r / adj. Afdeg ngs hoofd
1,00
Beleidsmedewerker/AHI bestaand bedrijfsleven
1,00
Beleidsadviseur / Ahll Automotive
1,00
Beleidsadviseur / AM Detailhandel /centrum Belejdsadviseur / AM Leisure
Beleids medewerker/AIVI Bedrijventerreinen
1,00
0/0 0,90 5,50
Totaal EBA
13,25
Om de vergelijking met EZA te kunnen maken met betrekking tot Arbeidsmarkt en "Economie" moet voor Arbeidsmarkt" de functie van Onderwijs buiten beschouwing gelaten worden. Deze komt in Eindhoven bij EZA niet voor, Ook de Staf nemen we in deze vergelijking niet mee.
’ Het management van EZA heeft gevraagd gebruik te maken van een door Berenschot uitgevoerde benchmark in 2007. Besloten is dit Met te doen. Oe vergeiijkbasis bleek orwoldoende, vooral omwille van de vergelijking met de G4, uitspraken in het rapport z@f bevestigen dit oa, met te stegen dat: "de wijze van organiseren tussen de verschillende gemeenten enorm verschillen" en "De G4 kennen hun eigen dynamiek, aanpak en focusten aanzien van het invullen van de economische functie . ’op het moment van interviewen van de heer Mario Jacobs was hij nog formeel waarnemend hoofd E&A, Zijn benoeming als hoofd EaA geldt vanaf 0’l-03-10,
Apdl 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213’ van de Gemeentewet. Control, internal Control / Stadspleinen
De totale vergelijkformatie komt dan uit op 3,75 fte voor Arbeidsmarkt’ en 5,5 fte voor Economie". Helmond heeft zo’n 90.000 inwoners. Dit betekent
omgerekend 0,042 per 1000 inwoners voor "Arbeidsmarkt" en 0,051 per 1000 inwoners voor ’Economie’, Voor Eindhoven is uitgegaan van 217.000 inwoners. Voor Eindhoven betekent dit een vergelijkbare formatie van 9.0 fte voor "Arbeidsmarkt" en 13,3 fte voor ’Economie . Bij deze omrekening is uitgegaan van een lineair verband, terwijl dit niet zondermeer mag, gegeven het feit dat elke gemeente bepaalde kerntaken heeft, min of meer ongeacht de omvang. Grote gemeenten hebben in dit opzicht meer eAiciency-voordeel (Daar staat tegenover dat grote gemeenten, zoals Eindhoven, vaak weer meer regiotaken hebben te vervulien.)
Taakstelling: Binnen de afdeling E&A Helmond houdt men zich bezig met het maken (en uitdragen) van strategisch beleid, Uitvoerende taken worden zo veel als inogelijk elders binnen de gemeentelijke organisatie belegd. De keuze om het arbeidsmarktbeleid bij economie te laten aansluiten wordt als een zeer goede keuze ervaren, aangezien de combinatie een meerwaarde voor alle parlljen oplevert, Organisatie-inrichting (functievorming) : EikA Helmond heeft gekozen voor een matrix in de taak/rol verdeling. Deze matrix is op de horizontale as gevormd langs het ordeningsprincipe van de ’doelgroepen" (automotive, food, bestaand bedrijfsleven, detailhandel, leisure en zorg. Langs de verticale as zijn processen" en "thema’ s" als leidend ordenlngsprincipe gebruikt (promotie/ acquisitie, huisvesting, arbeidsmarkt, onderwijs, ondernemerschap, innovatie en duurzaamheid). Speerpunten liggen momenteel op de vlakken automotive en food. Beleidsadviseurs / AM (geordend langs de doelgroepen" ), houden zich daarbinnen bezig met de onderliggende processen (promotie, huisvesting, enz.), en /of met bepaalde thema’ s. Samenwerking op de kruispunten in de matrix is hierbij van zeer groot belang. Nieuwe speerpunten / processen /thema’s worden opgepakt langs een soort van fade -in / fade out principe. Een nieuvr aandachtsgebied wordt dan eerst opgepakt door een van de bestaande medewerkers, totdat het een zodanige vorm krijgt dat hiervoor specifieke formatie ingeruimd dient te worden, of dat het thema /speerpunt aan actualiteit verliest. Voor bepaalde functies is apart formatie geregeld, zoals voor arbeidsmarktbeleid, Relatie Brainport Development NV (BPD):
Onderstaand wordt, aan hand van een aantal aspecten, de relatie tussen ECA Helmond en Brainport Development toegelicht. Hier komen ook o.a. de verschillen met Eindhoven aan de orde, zoals deze door de ’bril’ van Helmond gezien en ervaren worden: o De problemen in de taakafbakening en -afstemming tussen EZA van de gemeente Eindhoven met BPD kent Helmond niet (men ervaart in Helmond juist weinig taakrelaties met BPD). Het probleem van de
April 20i0 Formatieonderzoek EZA ÃćâĆňâĂİ onderzoek in het kader van artikel 213,a van de Gemeentewet.
Control, Intemai Control /5tadspleinen
taakafbakening tussen Eindhoven en BPD kon ontstaan op het moment dat er geen afdeling EZ actief was binnen de gemeente Eindhoven. In deze tijd kon de Stichting Brain port j NV Rede zijn positie innemen. Hierdoor zijn taakafstemmingsl-verdeiingsproblemen ontstaan, aldus het hoofd ERA Helmond. Als de gemeente Eindhoven, i.c. EZA, samen met BPD de strategie op het
gebied van het sociaal-economisch vraagstuk zou bepalen zou, aldus Helmond, vanzelf een duidelijke taakverdeling ontstaan. o Helmond stelt dat zij veel meer inspanningen moeten plegen voor het behaien van voordeien uit BPD voor de stad dan dat dit het geval is voor
Eindhoven.Ditjsmedeeenvandefa or ndiedebezettin v n e fdelin E binnen Helmond be aald, Nagenoeg alle Brainport projecten vallen immers fn Eindhoven (het hoofd ESA geeft aan: Eindhoven zo’n 70, de regio zo’n 2 en Helmond 3). Ondernemers in de gemeente Helmond schakelen navenant meer met de gemeente dan met BPD,
o Helmond ervaart het als vreemd dat het programma management Brainport niet binnen EZA ligt. Op die manier zou, aldus Helmond, meer synergie te behalen zijn uit de samenwerking tussen BPD, EZA en het
gemeentelijke uitvoeringsprogramma Brainport.
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek inhet kader van artikel 213 a van de Gemeentewet. Control, Internal Control / Stadspleinen
xo Conclusies en aanbevelingen ro.r Conclusies ln 2’n algemeenheid geldt dat het formatlevraagstuk van EZA niet eenvoudig ls op te lossen. Het open en dynamische karakter, alsmede de relatie en verwevenheid met werkzaamheden die elders gepositioneerd zijn zorgen er voor dat normstelling niet eenduidig valt te bepalen. De grote verschIllen in formatieomvang bij referentiegemeenten bevestigen deze constatering. Waakzaamheid bij het toerekenen van formatie aan het werkgebied van EZA is dan ook op z’n plaats. Zeker als je ziet dat er sinds 2005 sprake is van een gestage groei van de bezetting (en zeer beperkt ook van deformatie). Dit pleit er voor om de doelmatigheid en doeltreffendheid van EZA periodiek te bekijken, door vragen te steilen ais: moeten we alle activiteiten doen die we nu ontplooien? moeten we alles wat we nu doen zelf doen?
kunnen we of moeten we op een andere manier samenwerken met onze samenwerking spa rtners? hoe kunnen we onze eigen taken en werkzaamheden het beste organiseren? Deze ’context’-vragen zijn derhalve dan ook in dit onderzoek gesteld in relatie tot de onderzoekvraag of EZA capacitair voldoende geÃńquipeerd is om haar taken naar behoren te verrichten. Hoewel de beschikbare onderzoekstermijn niet toeliet deze ’context’ ("taakstell! ng", taakverdeling" en "taakorganisatie ) diepgaand te analyseren heeft dit toch verschillende aanwijzingen opgeleverd - meer of minder concreet - die het verdienen om nader te bekijken (ontwikkelactiviteit), dan wel zo mogelijk al direct te betrekken bij oplossingen voor de gesignaleerde acute prOblemen: zie verderop "SUB-CONCLUSIES TAAKVOLURIBWERKDRUIQ. FACTOREN
AIAATREGELEN O.B.V. SUB-CONCLUSIES HOOFDSTUKKEN 4, 7 EN a.
ID)irect betrekken bij
huidige formatie-
/dekkingprobieem of (O)ntwikkelectiviteit UITGANGS-
1. oplossendekkingstekorteninzakaregulierefonnatie
siTUATIE TAAK-
STELUNG
2. uitgangspunten taakstelling EZA concreter maken binnen Pa C-instrumentarium Lr t actua lisatie visies en doelen
3. uitgangspunten taakverdeling EZAen Brainport D, aanscherpen binnen PBC-instrumentarium i.r.t. actualisatie visies en doelen TAAK-
1. taakrelatie EZA en GBO uitlijnen.
vERDELING
2. verSterking deelname Pirla-projecten vanuit EZA
3. impact irnplementatie nota "opdrachtgeverschapondernemerschap’ bezien,
0
April 2010 FOrmatieanderZOek EjA-Onderzoek in het kader van artikel 213a van de GemeenteWet. Control, intemal Control/Stadspleinen
4. afspraken kostentoerekening projecten P MB en GBV
S. herorlentatie ondersteuning accountmanagernent-EZA middels versterking frontoiece Ondernemersplein
G. hendening taakinvulling arbeidsmarktbeleid in samenhang met 05P/Werk
7. herorientatie involg ng/posluonerlng Progarnmarnanagement BP
8. afatemming ecenOmie gerelateerde taken Strategie
g. herorientatie taakverdeling/ samenwerkingsopzet met
0
BPD
TAAKORGA- 1, verkenning toepassing ordeningsprinclpes functievorming
0
NISATIE
Tegenover bovengenoemde ’context’ bestaat ook een concrete werksituatie waarin taken uitgevoerd moeten worden onder soms hoge werkdruk of dat bepaalde taken niet of onvoldoende goed uitgevoerd kunnen worden. Ook dit ls een realiteit waaraan niet voorbij gegaan kan worden, Op dit punt zijn een aantal duidelijke en acute formatie-knelpunten ten aanzien van verschillende functies gesignaleerd die met prioriteit om maatregelen vragen, Deze staan hieronder genoemd, KNELPUNTFUNCTIES O.B,V. SUB-CONCLU5IES TAAKVOLUME/WERKDRUK (categorie ’rood’ en oranje" )
I, Beleldsadviseur/accountmanager promotie en acquisitie
2. Sr, Beleidsmedewerkerstrategle 3. Assistent accountmanagement 4, Beleidsontwikkelaar /Accountmanager bedrijven en bedrijventerreinen 5, BeleidSOntwikkelaar/ACCOuntmanager detailhandel, hereca en leiSure
6. Beleldsontwikkelaar/Accountmanager strategische allianties
7. Programmamanager Glasvezel
Wet gaat hier om een vrij brede groep van functies, Afzonderlijk hiervan de formatie uitbreiden is op voorhand moeilijk te realiseren; zie onderstaande randvoorwaarden. Het vinden van een oplossing hiervoor kan daarom het beste gezocht worden in eerste instantie binnen het uitbreiden van de functie van assistent
accountmanagement, met zo’n 2 fte. Deze ondersteuning is dan in te zetten aldaar waar de hoogste druk/noodzaak ervaren wordt. Dit is ook met lijn met de uitkomsten van de analyse op het aspect Taakorganisatie (hoofdstuk 7). Verder wordt geadviseerd om op korte termijn de vacatures voor de functies van beleidsadviseur/procesmanager en beleidsrnedewerkers strategie WZI open te stellen,
jtandvoorwaarden: Te nemen maatregelen moeteri bezien worden in relatie tot c q. tegen de achtergrond van: Uitgangssituatie (begrotingsjaar 2010) inzake formatie, bezetting en dekking (zie hoofdstuk 4 pagina ] 6.);
Apra 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderxoek in het kader van artikel 213 van de Gemeentewet, CentrOl, interne i COntrql j Stadspleinen
DR-besluit ten aanzien van het verzoek om formatie-uitbreiding sectorhoofd (zie bijlage IV: Samenvatting besluit directieraad); Referenties (zie hoofdstuk 9 Referenties),
zo,z Aanbevelingen Geadviseerd wordt om:
I. Voor de korte termijn: a, Het oplossen van knelpunten van werkdruk en taakrealisatie met betrekking tot accountmanagement generiek door middel van een uitbreiding van de bezetting met 2 assistent-accountmanagers, (benodigde dekking. 2 x 6 51,826)",
b. Het organiseren van dekking ten behoeve van de reguliere formatie voor een bedrag van C 25.000 structureel, (Naast ook nog een bedrag van f 29.000 te formaliseren via het dossier ’Living Labs te behoeve van het programma glasvezel)";
c. Het maken van afspraken over kostentoerekening bij deelname vanuit EZA aan projecten van het Project Management Bureau in afstemming met Grondbedrljf en Vastgoed en met Control; d. Openstelling vacature Sr, Beleidsmedewerker WZI ten behoeve van de uitvoering van arbeidsmarktbeleid. Dit in overleg en afstemming met OSP, gezien de formatie- en bezettingsperikeien aldaar (zie onderstaand punt Ii.b.iv); e Openstelling vacature beleidsadviseur/ procesmanager . II. Voor de langere termijn een nadere analyse uitvoeren, respectievelijk voorstellen opmaken ten behoeve van doorontwikkeling, op de volgende ontwikkelpunten: a. Taakstelling: aanscherping sturing Inzake taakstelling, waaronder betere domeinpositionering t.o.v. Brainport Development NV.
b. Taakverdeling: I Al dan niet herpositionering functie programmamanagement Brainport en overige economie gerelateerde taken Strategie ii.’ AI dan niet herpositlonerfng van de functie van programrnamanager glasvezel binnen PIUIB op grond
uitvoeringsfase; iii. Uitlijnen samenwerking Gebiedsontwikkeling; iv, Herziening taakinvulling arbeidsmarktbeleid in samenhang met OS P/Werk ;
v. Herziening taakinvulling ÃćâĆňâĂİ samenwerking met het
Ondernernersplein;
" De hoogte van het gereserveerde bedrag is, conform beleid, gerelateerd aan het maximum van de aanloopschaal, Dit impliceert overigens niet dat ook de aanstelling binnen de aanfoopschaal moet plaatsvrnden. " aij bet bepalen van het dekkingstekort bleek de dekking via het dossier Uving Labs" nog niet geformaliseerd,
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikei 2> 3a van de Gerneentevret, Control, Internal Control / Stadspieinen
vi. Mogelijkheden voor versterking deelname lzMB-projecten vanuit EZA in relatie tot onderstaand punt d. Taakrealisatie en
werkdruk; vii. Verbetering taakverdeling ÃćâĆňâĂİ samenwerking met Brainport
Development NV.
c. Taakorganisatie: Met oog op verbetering flexibiliteit heroriÃńnteren op
wenselijkheid toepassing andere ordeningsprlncipes bij functievorrning. d. Taakreallsatie en werkdruic Eventuele formatie uitbreiding functie AM strategische allianties relateren aan ontwikkeling op het terrein van Taakstelling en Taakverdeling. III, Formatie uitbreiding nieuw beleid: a, Voor de honorering van het verzoek om formatie uitbreiding van de functies van AM Vrijetijdseconomie en toerisme (1 fte) en AM creatieve industrie (0,89 fte) ge! dt dat dit onderzoek hiervoor, waarbij capaciteit gevraagd is om inhoudelijk gezien nieuwe activiteiten te kunnen ontplooien, onvoldoende basis vormt. Dit vereist een meer beleidsinhoudelijke afweging (zie hoofdstuk 5 Taakstelling). Hierbij zou het DR advies gevolgd moeten worden, waarin gesteld wordt dat goedkeuring hiervoor aan het bestuur gevraagd moet worden. Wel ligt hierbij een relatie met bovengenoemd advies ILC.I." De eventueei hiervoor benodigde dekking bedraagt ca. 6 I SO.GOO;
b. Voor de honorering van het verzoek om formatie uitbreiding voor de functie van financieel economisch ondersteuner (momenteei I fte bovenformatief) geldt dat vanuit Control gemeentebreed onderzoek loopt naar de behoefte aan interne bedrijfsondersteuning. De uitkomsten hiervan worden nog in de eerste helft van 2010 verwacht De evt hiervoor benodigde dekking bedraagt ca. 6 74.000.
"Tijdens dit onderzoek is ook gevraagd te kijken naar rnogeiijke formatie uitbreiding met 1 fte voor de functie van co5rdinator Duurzaam Ondernemen. Hiervoor geldt hetzelfde advies onder lila.
April 2010 Rrrnatieonderzoek KZA- Qnderaoek in het kader van artikel 21 3a van de6emeentevret. Control, Internal Control /Stadapleinen
Bijlage I. Raadsmotie Mx
Motie lacht structute/e en incidentele middelen EZ De ondergetekende heeft de eer de vaigende motie aan te bieden. ’ee
De ondergetekende, lid van de raad van de gemeente Eindhoven; gezilen het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 september 2009, raadsnumrner 09R3295D01, over de programmabegrating 2010 -2013..
<;2 ’r
gehoord de terzake gevoerde discussies in de vergadering van 3 november 2009; overwegende dat : de VVD al jaren aandacht vraagt vaar de beperkte farmatie en beperkte structurele middelen van de afdeffng economisrhe zaken van de gemeente; het college zich ook bij de uitvoering van de motie ’Ondersteuning EZ in relatie tat kredietcrisfs’ beperkt tot de inzet van incidentele middelen om projecten door te kunnen laten gaan; van mening zijnde dat : het zeker in de huidige economische tijden belangrijk is om een sterke gemeentelijke afdeling economische zaken en arbeidsmarkt te hebben; het noodzakelijk is om de regie van het gemeente! ijk economfsch beleid bij binnen de gerneentefijke organisatie te houden en niet bij externe partijen onder te brengen; een duidelijk inzicht nodig is in de structurele prablernen, formatie en eventuele onderbezetting van de afdeling eCanamische Zaken en arbeldsrnrrk; een nieuwe coalitie, na de komende gemeenteraadsverk! ezingen van 3 maart 2Oi D, op basis van dit inzicht tot structurele oplossingen voor de afdeling economische zaken en arbeidsmarkt kan bes! uiten; stelt de raad voor te besluiten om:
..2 0
het college opdracht te geven omvaar de gemeenteraadsverkiezingen van 3 maart 20)D inzichtelijk te maken vrat de afgeiopen jaren de structurele en incidentefe behoeften zijn geweest van de afdeling economische zaken en arbeidsmarkt, welke middelen hier de afgefa pen jaren vaar zijn ingezet, waar de knelpunten hebben gezeten, hae de huidige situatie is en dit aan de raad vaar te leggen en toe te gchten,
I-let lid van de raad, M. List fVVG)
eva morie ia aan eno n indeveraaderinbvananovember2009. verworpen
Toelichting Al jaren lang stelt de }}i}}IO vraagtekens bij de beperkte formatie van de afdeling economische zaken Zeker in tijden van economische crisis is het noor!za kefijk dat gemeente Eindhoven als aanjager en trekker van projecten kan optreden. De afgelopen maanden bereikten ons veel geluiden dat de personele bezetting en de budgetten dermate laag zijn dat het vrfjwel onmogelijk is om nog slagvaardig op te treden en Initiatieven vanuit de stad te ondersteunen.
Een mode van de WD die voor de zomervakantie is aangenomen is vorlga week uitgevoerd door de inzet van een aantal incidentele middelen om zodoende een aantal projecten vlot te trekken. Dit is een goede zaak, maar biedt geen structurele oplossing.
iNaar de volgende begroting en een volgende collegeperiode toe za! er ongetwijfeld een discussie ontstaan over de financiering e formatie van de afdegng EZ ln relatie met de inzet van de stichting Brainport. Het is da n zaak de gemeentelijke taak op het gebied van economische str uctuurversterking goed te veranke ren, Het zou goed zijn als het voor de raad inzichtelijk is welke taken de afdeling economische zaken en arbeidsmarkt de afgelopen jaren heeft uitgevoerd, welke taken niet uitgevoerd konden worden, hoeveel structurele en incidentele formatie hiervoor beschikbaar was, uit welke potjes diverse projecten betaald werden, etcetera. Hierdoor ontstaat er een duidelijk beeld van de scheefgroei tussen het gewenste (structurelef takenpakket en het tekort aan structurele formatie en middelen. Gp basis van deze informatie kan een nfeuwe coalitfe keuzes maken om deze situatie structureel op te gaan lossen. M, List [VVD)
Versfe 03-11 13:04 Voo esteid bÂńsiÂńit fVfoa s%
OAE, LE, D5E, Ebl
J moe
Port.h. Opmerkin
Gnderzoek omtrent functioneren en aantal noodzakÂńf fjk EH>0-posten en avondposten stelt de raad voor;
OAE, LE,
het college te verzoeken om te onderzoeken of in ’ genoemde situatie een positieve wfjiing kan wor den Âńan ebracht,om zodoende de oude situatie te herstellen. 5ubsidie aan sportverenigingen naar rato aan tal
DSE, Ebl
jeugddeelnemers stelt de raad voor te besluiten.
het college op te dragen oin te onderzoeken of de problemen bij de diverse sportvereniglngen kunnen worden
o elostdoorherlevin vande oude subsidiere elin . iteheerbudget5tedenbanden
Gijzel
stelt de raad voor te besluiten: de post reis- en verblijfkosten van de rÂńadsambassadeurs naar de betrokken zustersteden onder beheer te brengen
vande rifffemetin n vandevol enderaads eriode.
ee
d ngen e vn 30% Woningbouw stelt de raad voor te besluiten
>ÂńV
Fiers
Nieuw Zie reactieformulier
dat het niet nodig is dat het college ln elk nleuwbouwplan 3G95 sociale wonin bouw realiseert.
Econo Zaken n e uni
ht13A le Mt
vvD, cDA
Nieuw Zie reactieformuiier
Economische Zaken ÃćâĆňâĂİ ondersteuning
stelt de raad voor te besluiten om
het college opdracht te geven om vobr da gemeenteraadsverkiezirigen van 3 maart 201 G inzichtÂńl!jk te maken wat de afgelopen jaren de structurefe en incidentele behoeften zijn geweest van de sector economische zaken en arbeidsmarkt, welke middelen hier de afgelopen jaren voor zfjn ingezet en waar de knelpunten zitten en hebben ezeten, en dit aan de raad voor te le en en toe te lichten.
4
OAE, LE,
Aae
DSE, EN
stelt de raad voor
het college van de gemeente Eindhoven op te dragen de strekldng van deze motie over te brengen aan Kabinet, Staten Generaal en Sociale Partners.
Paal en perk inhuur derden DSE,
stelt aad voor te besluiten:
etcolleg gendatv rhetin ur nvanderde niet meer mag worden besteed dan ten hoogste 10% van de
loonsomvanhetef en ersoneel.
Don
Motie ingetrokken n door
amen A1 j.
Aprd 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213,a van de Gemeentewet. Contro I, lnte ma l Control ( Stadspleinen
Bijlage II. BBA-besluit zxZa onderzoek
gemeente Eindhoven
wYw ++
Controh lnternel Control / Stodspleioen Behandeld door tt. Otter ’relofoon (oeo) eaa oS er
poootornornmer- gP], t/ jQ
lnboehnomrner-ggts,& n%56 f t december eoos
BMV-dossier Beslissingsblad Jngggende documenten openbaar Bes/nir openbaar
Betreft Plan van aanpak co((egeonderzoek (art. 213a G%t) naar de formatie van E&C-E2A.
Voorste( in te stemmen met b(jgaanr( plan van aanpak voor de uitvoering van een callegeonderzoek(att.213a GW) naar deformatie van E&C-EZA.
Beslissing van het college van burgemeester en tuethouders
(+4 M do5r i’cr
Kpgy’$ j (-2, . Ondertekening secretaris datum
not/CE09G5451 8
gemeente Kindhoven
Control, tnterns1 Control I Stadspleinen Behandeld door N. Otrer Teleloon (oqo) sg8 se sy
Dossiernummer -g gj, Q j
":;3
BMV-dossier Routingb ja d
gemeente Eindhoven
Plan van aanpak Formatieonderzoek E%C/Economische zaken en
Arbeidsmarkt Themaonderzoek art. 213a GW
Control, Internal Control /Stadspleinen
December 2009
December 2009 P!an van aanpak E&C/EZA: taken en formatie- Themaonderzoek art. 213a QW Control, lnternal Control /5tadspleinen
Colofon
Uitgave Gemeente Eindhoven Control, Intemal Control / Stadspleinen Datum December 2009
December 2009 Plan van aanpak ElhCfCZAr taken en formatie-Themaonderzoek art. 2t3a GW Control, lnternal Control /Stadspleinen
Inhoudsopgave
inhoudsopgave 3
Inleiding 4 Doel-/vraagstelling 4 Aanpak en afbakening 6
Planning 6 ReFerentiekader 6
December 2009 Plan van aanpak E&C/EZA. taken en formatie - Themaonderzoek art. 213a GW Control, Interna(Control/ Stadspleinen
inleiding
Bij de behandeling van de programrnabegroting 2010-2013 is in de raad vanuit de WD-fractie aandacht gevraagd voor de bedrijfsvoeringsituatie binnen de sector Economie en Cultuur (E&C). SpeciAek gaat het hierbij om de benodigde en beschikbare formatie in relatie tot de aanwezige bezetting en de opgedragen taken/werkzaamheden (ambities). Bij de WD-fractie is na het bereiken van signalen twijfel gerezen of de sector E&C capacitair voldoende geequipeerd is om haar taken naar behoren te verrichten, Het inzetten van incidentele middelen recentelijk door het college naar aanleiding van de motie ’Ondersteuning EZ in relatie tot kredietcrises’ acht rij ontoereikend gegeven de huidige economische situatie, waarin een sterk EZA is gevraagd, Een meer structurele oplossing zou nodig zijn. Dit vooral ook om te voorkomen dat de regie op de uitvoering vanhet gemeentelijk economisch beleid noodgedwongen ondergebracht moet worden bij externe partijen, Voornoemde heeft geleid tot vaststelling door de raad van motie M13A. Hierin heeft de raad besloten het college opdracht te geven om voor de raadsverkiezingen van 3 maart 2010 inzichtelijk te maken "wat de afgelopenj aren de structurele en incidentele behoeften zijn geweest van de sector economische zaken en arbeidsmarkt’, welke mi ddelen hier de afgelopen jaren zijn ingezet en waar de knel punten zitten en hebben gezeten, en dit aan de raad voor te leggen en toe te lichten".
2 Doel-/vraagstelling Het onderzoek heeft de volgende doelstelling: Uitvoeren van motie M(3A, dar wil zeggen met betrekking tot de sector E&C, voor het onder deel Economische zaken en Arbeid dsrnark (EZA), zorgen voor het c/ei’.ren
van:
A. lnzichti n: de ontwikkeling en vastste)li ngin de afgelopen periode (v.a. maart 2006’) van de formatieomvang en de bezetting en de daarbij opgedragen
takenlwerkzaomheden (positionering en ambities);
’ De benaming sector Economische Zaken betreft de benaming vobr de reorganisatie Eindhoven E(En (Ol01-09). Dit taakveld maakt nu onderdeel uitven de sector E&C (Economie en Cultuur) en bestaat uit de onderdelen Economische zaken en 4rbeidsrnarkt, Kunst en Cultuur en Evenementen. ’ De sector Economische Zaken bestaat sinds maart ZO06.
December 2009 plan van aanpak E&CIEZA taken en formatie - Yhemaondereoek art. 213a GW Control, Internet Control/Stadspleinen
de aanwezige fricties tussen beschikbaar en benodigd c.q. gewenst personeel sinds de invoering van Eindhoven kdn (0 1-0 1-09)i
de maatregeien tot nu toe met betrekking tot deze fricties en de effecten hiervan,
B. Het aanreiken van gewogen oplossingsrichtingen met betrekking tot de genoemde fricties onder A, als basis voor besiuitvorming,
Op basis van voornoemde doelstelling gelden de volgende onderzoeksvragen: Wat is de taakstelling van E&C/EZA:
o op het moment van inrichten, maart 2006?
o sinds de reorganisatie van Eindhoven ken, januari 2009? o is sprake van een taakverandering c.q, veranderde taakopvatting m,b.t. de periode vbhr en nk de invoering van Eindhoven 54n?
o welk type taaksteiling geldt: vast vs. tijdelijk/projectmatig?
2. Hoe is de in- en externe samenwerking sinds Eindhoven den geregeld: o met wie bestaan taakrelaties?
o hoe ligt en verloopt de rolverdeling? o is het opdrachtgever-/nernerschap goed geregeld (a mbtelijk/bestuurlijk)? Wat is de formatie/bezetting van E&C/EZA:
o hoe groot is de formatie en hoe heeft zich deze ontwikkeld vbor en nh de invoering van Eindhoven Qn (v.a. maart 2006)?
o welke formatie- en bezettingoverheveling heeft vanuit de ’oude’ diensten/sectoren plaatsgevonden? Hoe is dit verlopen?
o Bestaat er een verschil tussen de aanwezige bezetting en beschikbare formatie/dekking, zo ja:
hoe groot? tijdelijk vs structureel? hoe te verklaren? welke maatregelen zijn reeds genomen? in geval van een dekklngstekort: hoe is deze ontstaan en hoe wordt hiermee omgegaan/welke afspraken zijn gemaakt?
4. Hoe heeft het taakvolume c,q de programma-/projectenportefeuille zich ontwikkeld (voor en na de reorganisatie van Eindhoven hen):
o wat is de omvang werkorders/programma- en projectenportefeuille? o wie initieert, prioriteert en stelt opdrachten vast? o hoe is de orderportefeuille verwerkt in het sectorplan (tijd, geld en capaciteit) en hoe is deze gekoppeld aan de programma-
/productbegroting (zijn alle projecten in begroting geraamd)?
December 2009 plan van aanpak E&C/EZA: taken en fermatie- Themaondetaeek art. 213a GW Cent rOI, tnternal COntrel / Stadspleinen
o wordt de formatie/bezetting (mede) gefinancierd vanuit projectgelden, en zo ja, wat en hoeveel?
o hoe wordt gerapporteerd over de uitvoering ln de turap/jaarrekening?
o wordt met tussentijdse opdrachten/projecten rekening gehouden in de begroting? Zo nee, wordt voor aanvullende dekking gezorgd, vinden
begrotingswijzigingen plaats dan wel wordt een en ander meegenomen in de verantwoording?
Aanpak en afbakening
Het onderzoek wordt uitgevoerd door middel van deskresearch en interviews. Het deskresearch geschiedt m.n. aan de hand van beschikbare P&C-instrumenten en administraties (personeel, projecten en financieet). De interviews vinden piaats met betrokken ambtenaren, bestuurders en samenwerkingspartijen, De interviewlijst wordt opgesteld in overleg met het sectorhoofd, de concerncontrof ier en de inhoudelijk betrokken portefeuillehouder (E. )vlerrienboer). Het onderzoek heeft betrekking op de situatie vo6r en nk de reorganisatie Eindhoven 4n (vanaf maart 2006).
Planning
Het onderzoek vindt plaats in de periode december tot en met februari 2010. Opdrachtgever van het onderzoek is het College van B&W. Aanspreekpunt voor het onderzoeksteam is wethouder H-M Don,
Het onderzoek wordt, onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller, de heer A. Verbakel, uitgevoerd door: N. Otter (Control/IC), A. Hurkmans (Control/iC) en Eric Schmidt (business unit manager).
Referentiekader
Het referentie-/normatief kader voor dit onderzoek wordt gevormd door: Org anisatier eg lement 2009;
P&C-instrumenten (2005 -2010); Beslisdocumenten m,b,t. postionering/taakstelling, formatie en bezetting (reorganisaties, begrotingswijzigingen ed,); Richtlijnen programma- en projectmanagement/-beheer (indien beschikbaar);
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek ln het kader van artikel 213ka van de Gemeentewet. Control, interne) Control/ Stadspleinen
Bijlage III. Interviewlijst
Dhr A Ki vita
Economie en Cultuur (EBC)
Dhr, K, de Prins
Econombche Zaken en Arbeidsmarkt (EZA)
Afdelhyrheefd
Dhr. P,Vloet
EconemfscheZahen oa Arbeidsmarkt (EZA)
Be4(dsadv)zeur/acceuntmanager Bedrijven an Badrgvanteueinen
Dhr. F. Gaars
Bconomischezaken en Arbeidsmarkt fFZA)
Balaidsad viseer /aocountmanager Kantoren
Dhr, fvL Karsmnraakers Ecenombche zaken en Arbefdsmarfa (EZA)
aefeidsad viseer /aecountmanager Oetafgrandef, ftoreca en Leisure
Dhr. A Ketefaass
Economische zaken en Arbeidsmarkt (EZA)
Programma manager Glasvezel
Dhr. R, Timmen
EeonombcheZaken en Arbeirhmarkt (EZA)
Senior befddsontwikkafaarsport
Dhr. MvanEngelen EcenemirehezakenenArbeidunarkr(EZA)
shedewerker finandeel economische ondersteuning
Dhr. E. Lubbers
Beleidsadviseur /accountmanager Strategiscbe agiantfas
Economische Zaken en Arbeicbmarkt (EZA}
Mw. F. van de Vorst Economische Zaken en Arbmrbmarkt (EZA)
Ba(e(daad viseerffl /account manager Creatieve economie
w. M. Verstraaten Econornische Zaken en Arbeidsmarkt (EZA)
Beleidsadviseur/accountmanoger Promotie en Acquhftfe
w. L van Ointeren
Sr. Relaidsrnedewerkar Strarenie
Economuche Zaken en Arbefdsmarfe (EZA)
Dhr. A Verbakef
Dfrect4raad (OR)
Dhr. E.vbsers
Vergunning, Toezicht en Handhaving (Vtfg
Dhr. R. Rijnen
Openbare ruimte, verkeer en M(14u (ORVM}
Mw, S, Koster
Gebicdsontwikkallng (GBO)
Lid, tevens h oofd control
Sacterh oord
Dhr. R. Beijnsberger Grond en Vastgoed (Ghv)
S act erhoofd
Dhr.J. Roijmanr
S act orhoofcl
Pmjectmanagement Bureau (PMB)
w. L ara bars hr. (k Elbrink
programma manager ara(apert StratÂżgie
Programma manager / Be4icisadviseur
Dhr.T.van Rans
Ondersteuning Stacbpleinen Be4kl (OSP Beleid) Afdefingsheefd
Ohr. W van Zon
Control Kadarstef lieg en Toetsing (Control/KT)
Ohr. F. Budo
Control Sta dsbedrijven
Afdelingshoofd en vml controger DSOB
Mw.S. Beiers
Personeel en Organisatie (PRO)
Pmdviseurveer EZA
Ohf. I Brouwers
ara(apert Development NV
Programma dfrecteur
Dhr, 1VL jacobs
GemeemnHefmend
ftoofd Economie en Arbeidonsrle
l programma contm(4r Brafnport
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213.a van de Gemeentevrec Control, Internal Control /Stadspleinen
Bijlage IV. Samenvatting besluit Directieraad In 2009 heeft de afdeling EZA aan de Directieraad (DR) een verzoek tot uitbreiding van de formatie voorgelegd. Dft betroffen op dat moment boven formationele posities, waarvoor structurele uitbreiding van de formatie gevraagd werd. De DR heeft per individuele formatieplaats gemotiveerd aangegeven hoe zij hierin oordeelde. Onderstaand is een korte samenvatting opgenomen:
Ac untmana er Creatieve Industrie bezettin
FTE o basis van e n v
De DR geeft aan dat dit een nieuwe taak is binnen de afdeling EZA en besluit dat een verzoek tot uitbreicling van de formatie op deze functie aan het college moet worden voorgelegd. Dit impliceert dat de huidige medewerker tot die tijd bovenformatloneel is en dat de dekking nog niet geregeld is.
Pro rarnmamana erGlasv z I ezettin 10FT 0 a I v nv tcontr vl emeente interne detacher’n De DR geeft aan dat dit een tijdelijke taak is en er derhalve geen structurele formatie toegekendhoeft te worden. Dekking geschiedt vanuit het progratnma, echter is nog niet volledig geforntaliseerd. Dit impliceert dat de tijdelijke formatie tijdens de detacheringsperiode binnen EZA blijft).
Accountman rVri e Ti’d Toeri m zetti 10FTEo ba isvane n vast De DR geeft aan nietaccoord te zijn met de structurele uitbreiding van de formatie (motivatie ontbreekt). Djt impliceert dat de huidige medewerker bovenformationeel blijft en er een issue ten aanzien van de dekking blijft,
Pro rammamedewerkerArbeidsmarkt beze in 072FTEo b isvaneenv st De DR besluit tot structurele toevoeging aan de formatie binnen EZA. Dekking dient gerealiseerd te worden uit de organisatiebrede bezuinigingen. Voor deze functie werd gerekend met een rekeneenheid van 6 46,665 (voor 0,72 fte), Als gevolg hiervan resteert geen dekkingstekort.
Afdelin hoofdEZA bezettin 10FTEo b sisvaneenv stcontract De DR besluit tot structurele toevoeging aan de formatie binnen EZA, Dekking dient gerealiseerd te worden uit de organisatiebrede bezuinigingen. Bij deze organisatiebrede bezuinigingen werd voor deze functie gerekend met een rekeneenheid van E 74,052 (voor 1 fte). Als gevolg hiervan resteert een dekkingstekort, welke nog opgelost dient te worden,
April 2010 Forrnatieonderzoek EZA ÃćâĆňâĂİ Onderzoek in het kader van artikel 2 13a van de Gemeentewet. Control, interne l Control I Stadtpfefnen
Accountmana erWf’keconomie bezettin 0.81FTEo basisvaneenti’delf’k coneract De DR besluit tot tijdelijke toevoegfng aan de formatie voor de duur van het contract, De dekking is gerealiseerd via een project constructie (is gerealiseerd),
Accountmana erStarters/etnis on er rn rs ze in 10FTE
fv en
De DR besluit tot tijdelijke toevoeging aan de formatie voor de duur van het contract. De dekking is gerealiseerd via een project constructie (is gerealiseerd).
Pr ramrna mana erArbeidsmarkt bezettin 1 OFTE o basis van externe inhuur DE DR besfuit tot structurele toevoeging aan de formatie binnen EZA. Dekking dient gerealiseerd te worden via een projectconstructie (is gerealiseerd). Dit impliceert dat externe inhuur op een structurele formatieplaats is ingezet.
April 20 10
Forrnatieonderxoek EZA-Ondertoekinhet kader van artikel 213’ van de Gemeentewet. COntrOI, Intemal Contrni f5tad5pleirfen
Bijlage V. Formatie, bezetting en dekking zoxo
5 C 107 $5
0006%
C 05645
5 4 7&555
70555
6 7207
12& 600 O,ll 02IO 12iO
160
12IO 650
IP
12IO 12&
66Cl&a
5 C 76552 C 46$0!I 4 17’ 5 C 0520& 05250
54
12IO 560 0211
601 OOI
4 02641 01260 4
41200
CW.
6 50652 C 5&206
128
5 4 616&{\} 4 75647
yraacA aa a cDf6660
5 C 7&$07 C 15547
Daahtcl&2 0445111 cccahcla
AM Daclaa/ch&cha
12ID I&00
066&a&6caw 7
12ID IM&
IAO
060 0,00
21600 C
21 504
caoaa 7 ach 1al&a &4 C
5 4 02675
I6616
C 45157
12& 1,00 50 MAI&0000cca&f6 16$
17
6 7&$00 4 20620
160 5IID
5 4 25650 4 25266
15& I f&0
4 24%M
02IO 126
C 70&n 6
Ik00
5 4 16017
205600 6 205IIDO C
C 16017 6 1657600
C - C 74052 C 16557 6 $75.467 C 276250
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213avan de Gemeentewet Control, lnternal Control / stadspleinen
Bijlage Vl. Reactie sectorhoofd
formatieoverzicht
lk kan instemmen met het formatie-overzicht dat je me stuurde met de volgende
aanvullingen: Formatie is gerelateerd aan taken en kan niet alleen worden gezien ais een dekkingsvraagstuk. Per functie zijn er taken en als een medewerker minder uren werkt of gaat werken betekent het dat de resterende formatie op een andere wijze zal worden aangewend om de taken uit te voeren. Afs de middelen die verbonden zijn aan de formatie die in mindering wordt gebracht, wordt gebruikt ter dekking van een tekort elders is het financiiile probleem opgelost maar staan de taken die verbonden zijn met de vaste forrnatieplaats nog steeds overeind. Hier zal dus minder worden gepresteerd. Bijvoorbeeld bij de functie programma leider zal Esp noord niet tot ontwikkeling komen, het uitvoeringsprogramma bedrijventerreinen niet worden verankerd in de organisatie en worden gerealiseerd, In het geval van de accountmanager kantoren betekent dat Landforum langzamer tot ontwikkeling komt en dat het herstructureringsplan voor incourante kantoren en bedrijfsgebouwen (i.v.rn, zuinig rulmtegebruik) ook niet van de grond komt". Glasvezel. Ik wil erop wijzen dat de dekking van de kosten van de programmamanager voor 2009, 2010 en 201 1 vta B&W dossiers die zijn vastgesteld is geregeld’4. Wijkeconomie en starters. In de B&W dossiers die hierover zijn vastgesteld is zijn zowel de personeelslasten als de werkbudgetten geregeld. Het DR besluit geeft aan dat de functies structureel in de formatie moeten komen en gedekt moeten worden uit projecten. Hier staan de functies incidenteel. De dekking is incidenteel en de formatie is structureel. Volgens de directleraad". Promotie en acquisitie. Deze functie zat van het begin af aan 1,0 fte in de begrotjng. IK heb hiervoor diverse stukken aangeleverd. Ik vind het ongelooflijk en onbegrijpelijk dat de 1,0 formatie nu niet geheel is gedekt!"
" Reactie onderzoekers: genoemde voorbeelden bevestigen het belang van goede afspraken. Hierbij zal gelet moeten worden op de relatie tussen formatie en taakuitvoering enerzijds en op de relatie tussen formatie en dekking anderzijds. Taakopdrachten geven zonder formatie leidt tot ontevredenheid. Formatie toekennen zonder dekkingsrandvoorwaarden leidt tot onduidelijkheid en Rnanciele risico’s. "Reactie onderzoekers tijdens het onderzoek had nog geen besluitvorming plaatsgevonden op het dossier ’Living Labs’. ’ Reactie onderzoekers het DR-besluit spreekt van ’tijdelijke toevoeging aan de formatie, "Reactie onderzoekers: formatie zit wel in de begroting, maar hiervan b nog E14.000 ongedekt.
April 2010 Forrnatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 2t3a van de Gemeentewet. Control. Internal Control /Stadspleinen
De bulkwijzlng van 0,3 fte is voor mij nog steeds onduidelijk, Mij is nergens duidelijk geworden wat de reden hiervan is",
Financieel economisch ondersteuner. ten tijde van de dienst stedelijke ontwikkeling en beheer is de afdeling Bedrljfsondersteuning (bos) ontmanteld en ls toen besloten dat er 1 fte naar EZ zou gaan".
" Reactie onderzoe kent zie begroting. "Reactie onderzoekers: formalisatie dekking hiervan ontbreekt.
April 2010 Sormatieonderzoek EZA- Onderzoek ia het kader van artikel 21 3 van de Gemeentewet. Control, interne l Control / Stadspieineo
Bijlage Vkk. Overzicht actualiteit beleid EZA oort / naam
r ramma con omische ntwikkelin
aam Visie / Beleid
rekker
oreca / Detailhandel
arco Karssemakers &C
oreca nota isie op hoofdlijnen voor het
tand van zaken
astgesteld door raad, 2004 astgesteld door raad, 2009
ieuwe horecabeleid
Oetailhandefsvfsfe Dossfer Iffiarktadvies-commissie
astgesteld door raad, dec. 000
u, 2009 Economische
conomische viste
Erik Lubbers
ntwikke fin
conomische visie Eindhoven 2004- Erik Lubbers 008 Economische
ntoren
astgesteld door raad,2004.
red Gaars
ntwikkeg n
Economische ntwikkelin
ntorennota edrljven (terreinen) Nota bedrf venterrefnen
con ombche
lasvezel
rud vanGur
ast esteld door raad, 2005
eter Vloet
eter Vloet d Ketelaars
a esteld door raad, 2009
ntwikke fin
lasrijk Eindhoven Breedband/glasvezel) lasvezel Van realisatie naar benutting
d Ketelaars
d Ketelaars
astgesteld door raad in 003, herbevestigd 007/2008. B&W besluit omtrent verder ocus om de benutting (en
nnovatie)van reedbandige ICT op diver aatschappelijke vlakken
ormte even Externe I CT (dsob) (niet belegd over d Ketefaars
oor 2005 was externe ICT
orm gegeven vanuit rategie voor de gehele rganisatie, Later (overgang
ehele organisatie)
aar EZ) is besloten om de xterne ICT vorm te geven er vakdienst. Na recente pheflfng van vakdiensten estaat hierover geen ufdelijkheid meer en wordt anuit EZA zoveel mogelijk
-visie
erken nkomen
nduidelijk waar elegd
ndersteund. -visie is gedefinieerd met Is doel een duidelijk kader e geven omtrent de enuttlng van iCT (intern en xtern) en de architecturele itgangspunten in deze, entering van deze visie eschtedt niet integraal
innen de emeente.
rbeidsmarktbeleld
Rob Kooien / ing rid
an Dinteren
April 201G Fornratieonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Gemeentewet. Control. Internal Control /Stadspleinen
ctleplan Arbeidsmobiliteit Eindhoven 1 in werk Basisnotltie Eindhoven Een in Werk Actieplan MobIliteit op de Arbeidsmarkt erziening Een in Werk Regionaal strategische plan eugdwerkloosheid ZOB egionaal actieplan eugdwerkloosheid ZOB 2010 concept) ongaren aan Z : aanpak
ob Kooien
astgesteld feb, 2009 astgesteld Juni 2007 Zl
astgesteld juni 2007
ob Kooien
ast esteld uni 2009
ob Kooien / Ing rid
astgesteld juni 2009
an Dinteren astgesteld feb. 20’IO
astgesteld Juni 2009
eu d-werkloosheid
sic en kader Participatiebudget Uitvoeringsprogramma artl-cipatiebudget 2009-2010-
Ingrid van Dinteren
e E&C/0 astgeste d maart 2009 P/M&M
astgesteld mei 2009
011
oetsingskader Participatie-budget indadvies Partiapatieladder egioplan Belei snota WIJ (Wet Investeren
astgesteld mei 2009
ast estelda ril2009 astgeste sept 2009
Ingrid van Dlnteren
ongeren)
etaanbodaan’ n eren erk (mede
etenpian Werkplein Mercado 2010
ast esteld nov 2009 astgesteld jan 2010
pgesteld oor Ingdd
an
interen )
nde i lin con omische H otelnota
Marco Karssemakers
&C
ntwikkeling
con ornische B eleid op Creatieve Industrie F ancy van der Vorst
E&C
con omische B eleid internationale Promotie & N aomie Verstraeten ntwikkegn con omische ntwikkelln
c uisitie erijking Kantorenbeleid
red Geers
conornisc e
eleid Starters
geeninvu ingopdit
E&C
ordt opgesteld (Q2 2010 in
olie e, Q4in raad)
oment)
ntwikkeling
ereed, moet nog worden astgesteld door college. voorzien Q2 2010) ordt opgesteld (Q2 2010 in
olie e,Q4lnraad)
ntwikke lin
&C
n Q4 in college 2010, Ql 011 in raad
nventarlserende notitie eind 2009) opgesteld als oorloper op beleid. Ligt nu
ljdelijkstil door gebrekaan ud et/formatie Economische ntwikkeling
ociaal-Economische Visie 2010- E rik Lubbers 014
nmi els wor t gewerkt an actualisering van de conomische visie 2010014. De startnotitie is astgesteid In B&W d d. 7
pril 2009. In- en externe onsultatie heeft inmiddels laatsgevon den, afgesloten
p)9januarijL meteen
tadsdebat economie. Eind 01 0 is vaststelling door de Raad voorzien van de
eactualiseerde conomische visie,
April 2010 Format)eonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 2 i 3a van de Csemeentewet, Control, internai Control/Stadspleinen
Bijlage VIII. Docurnentenaverzicht
8 .’w+Ypq 9 ’Psp/rjle ;-: yjsd g iy l/gp iz,’
fil i4Yr3$ 4 j
s
ouwstenen ri aan Future Comu
rte artners voorsta e r e aan -Partners i,a,o, te
Ere
0 11-2003
Memo oss r ostlaner ecanorn c e un es
Memo
BRW. eruit ersler ecanamisc e ncte n eyemeent ij e
BEW8es uit
02-02-2004 04 09-03-2004
oven es Inginfe no g)r
stoers
200 ot e erster ecnnom
nctiein e emeente cor snisatie o e
a nlsatie
Raadsinformaneb rt
aadsinforrnatiebrlef Versier ny ecanamische funmiein de e meenteyjke organisatie
oss er s isnn
124284/
DSOB
15-10-2004
oer tlng ijmo e verst inyecanamisc e ossier
actie
aa sin rmati
aa sl ormaue r ste Ingeconarnuc e nctlein e
D3-12-2004
DSOB
meenteg ke o anisstie A viesnata
vesnaca erster Ingeconomis e u em egemeenteijke organisatie Raadsinfarmatle br)ef Verstar)dag economische functie in e gemeenteyjke organisatie
03-12-2004
DSOB
Raa in armar)e re
17-12-2004
DSOB
BEW-Bes uit
’1 4-1 2-20D4
DSOB
2005 W it erster ngecanaml e nct n egemeentelij e
2’1-12-20D4
rga nisstie
e ronn gn
Begfcnlnyswlizlg n
0 r aan wartlerma r 01 3%5 v esnota ver e ng twee rmatiep aatsen oncernst naar afdaling Economische laken l o.dienst DSOB Memo Overhevelln 8,4fte {CS/DSOB)
iesnata Memo
erna ve eve ing 08 (CS/DSOB)
2005
DSO
25%8-2005 1 5%8-2005 1 7-88-2005
DSOB DSOB
2006 OR-advies m e, ro eÂńma an EZ+ reecye
-2006
v es
A viesnota
v ernotam ie.ral en rnwtiep an EE
R er Bes l n issle.rol en orrna eptan Ecanomtsc e
D 1-04-2006 {FP 1382-06)
DSOB
Baw8es ua
1 884-2006
DSOB
A vlesnota
D5-10-2
ken
2007 vesnotaove av inyta enen u gettenvansectorstrateyi e b eleldscoardlnatie CS naar sector economische zaken DSOB {05- lo-07)
2008 o e D)r en mate
ote
1 1 07-200
O’098
rte PW voor ontwerp eninr ng artier Economie. ln omen en Part)cl atie
nvoe nysplan conom{a- ar er om e, n men en
e s nota
9-11-2008
E)n oven Een
Parslci uge - binnenbet act Eindhoven Ean or n{satie
ontract
1.A Stdijp
16.12-200
veter
2009 an voorwaarden voor et acteren, e unst van e za e e{4
Nota
ana ementcontract
.2009
wartierma er., Klvib
-09
Sector EZ
154)6
arno rmatle eastting opyeste oar e ns . 8 u{2009
erna
deell en2}
2010 varz{cht begrotiny 2009/2010, input van Hen Kerssema ers
P ramms en radeer rotin 2010 f uctenralrung
2009 2010 2010
Contra Control ontra
April 20IO Forrnatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 21Sa van de Gemeentewet. Control, lnternal Control / Stadspleinen
Bijlage IX Wederhoor (reactie EZA) Hoofdstuk 5 Taakstelling: Pagina 20 Er wordt aangegeven dat Brainport Development zich moet richten op de bovenkant van de samenleving eÂń." Reacrfe: EZA heeft hierop een andere kijk. De strategische visie, de Brainport Navigator, is tot stand gekomen door onder andere de inbreng van de economische visie van gemeente Eindhoven. De Brainport Navigator is de koers voor de overheid, het bedrijfsleven en het onderwijs. De Stichting Brainport ondersteunt het bestuur en voert een deel van de programma’s en projecten uit. Maar ook gemeente Eindhoven levert een wezenlijke en belangrijke bijdrage aan de reaiisering van de Brainport Navigator. Zie de rnidterm review waar de inspanningen van alle betrokkenen bij de Brainport Navigator worden betrokken Brainport is een merken moet niet worden verward met de Stichting. De Brainport Navigator ls geen exclusief domein van de Stichting. Gemeente Eindhoven en gemeente Helmond maken ook deel uit van Braln port (het merk). Als gemeente dienen we voor ons totale grondgebied de toekomst en het beleid te formuleren.
Pagina 20 "Als antwoord op de veronderstelde taakoverlap (tussen Brainport en gemeente) stellen sommigen dat de gemeente meer focus moet aanbrengen.’ Reactie: dat is de omgekeerde wereld. De gemeente is integraal verantwoordelijk voor haar grondgebied. Nv Rede (35 fte), programma Horizon is uiteindelijk geculmineerd in een fusie-organisatie van 80 fte’s. De groei van Brainport is de afgelopen jaren stormachtig geweest, zonder een scherpe discussie over de (groei van) taken. Binnen Brainport spreekt het bestuur op hoofdlijnen en ls de directie gemandateerd voor de realisatie/uitvoering. Met de vorming van de fusie organisatie is er een visle/missie geformuleerd voor Brainport Development die erg breed is: strategische, tactisch en operationeel, Basics, people, business en technology, Brainport Development heeft daarmee het gehele speelveld van de Brainport Navigator als het ware voor zichzelf geclaimd.
April 2010 formatieonderzoek EZA - Onderzoek in het kader van artikel 213.a van de Gemeentewet. Control. Intemal Control/Stadapleinen
Hoofdstuk 6 Taakrelaties: Grondbedrijf en Vastgoed Pagina 22 "Wel komt het voor dat men verschillende inzichten heeft bij de vestiging van ondernemers." Red ctfe: lk ben getnteresseerti naar de casus of cases, EZA verzorgt via de
accountmanager bedrijven/bedrijventerreinen de uitgifte van terreinen, Het is vreemd dat de accountmanager bedrijven/bedrijventerreinen die de uitgifte van de kavels verzorgt niet kan worden betaald uit een deel van de grondopbrengsten. De grondprijs is niet opgebouwd uit herkenbare componenten. De prijs is historisch gegroeid. Ik ben benieuwd naar de relatie tussen de vooraf gedefinieerde criteria en de opbouw van de grondprijs,
Gebiedsontw ikke ling Pagina 23 GBO geeft aan dat EZA zich meermaals ten onrechte begeeft op het terrein van de uitwerking van gebiedsvisies. Volgens GBO zou EZA als dat werk zou worden overgedragen, formatie vrij kunnen spelen.
Redcrfe: graag verneem ik de concrete voorbeelden. Op verzoek van de wethouder EZ zijn we aan de slag gegaan met het vormgeven van gebiedsgericht werken voor ondernemers. Vanzelfsprekend zijn we in gesprek gegaan met GBO. Na 5 maanden in gesprek te zijn geweest met GBO hebben we een collegedossier moeten opgesteld voor een pilotperiode van 2 jaren onder beheer van EZA, GBO was vooralsnog niet bereid om de gebiedscontracten vari de bedrijventerreinen "mee te nemen" in hun gebiedscontracten. Hier is dus nog een efficiencyslag te maken.
Projectmanagement Bureau Pagina 24 Het sectorhoofd projectmanagement geeft aan dat er zeker I fte kan worden "weggeschreven". En verder staat er geconstateerd Is dat er te weinig vanuit EZA gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om personeeislasten toe te rekenen aan projecten, Reactie: Het punt is dat ais Vastgoed/Grondbedrijf opdrachtgever is voor economische projecten, noch EZA noch PMB (projectrnanagemeritbureau) bepalen wie er op projecten mogen schrijven Oit punt is door het sectorhoofd EC aan de orde gesteld bij Control, BEA en GV/GB. Zoals al eerder in de tekst stond, het sectorhoofd VG/GB zag geen mogelijkheden, Ik ben erg benieuwd naar de mogelijkheden
Pagina 24-vervolg Er wordt gesteld dat de functie van programmamanager glasvezel beter gepositioneerd kan worden bij projectmanagement, zeker nu de fase van de uitrol loopt.
April 2010 Formatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213.a van de Gemeentewet. Contra I, lnternal Control / Stadspleinen
Reactie: de uitrol van glasvezel is geen uitvoeringskwestie of project. De gemeentegjke rol is comp! ex en de diverse programmalijnen vergen een sterke politieke benadering in een complex veld van belangen, Daarnaast betreft het de ontwikkeling van diensten over glasvezel. Ook dat doen we als gemeente niet zelf We verleiden partijen om dat te doen, De belanghebbenden t.a.v. glasvezel en de dienstenontwikkeling zitten in het netwerk van EZA (bijv. bedrijventerreinen etc.). Glasvezel en de dienstenontwikkeling is integraal onderdeei van de economische structuurversterking van de stad.
OSO/Werk
Pagina 25: De oude functie van Theo Rens (en zijn werkzaamheden) zIjn overgegaan naar EZA.
Reactie: in de praktijk mocht de vacature bij EZA niet worden ingevuld: vanwege bovenforrnationelen binnen afdeling EZA omdat anders iemand van OSP/beleid op die functie zou solliciteren en dit een aderlating zou zijn voor OSP/beleid Tegelijkertijd vervult diegene die interesse had in de functie bij EZA bij OSP/beleid de oude taken van Theo Rens (WSW). Feitelijk blijken de taken van Theo Rens niet de gehele 0,57 fte te beslaan en is er blijkbaar bij OSP/beleid nog formatie-ruimte om de oude taken van Theo Rens uit te voeren. Hier is inderdaad een effici@ntieslag mogelijk,
Strategie Pagina 26 Algemeen Reactie Het programrnama nagement inclusief de financiÃńn zaten aanvankelijk bij EZ, Besloten!s dat per 1/i/2009 over te hevelen naar Strategie. Feiteiijk gebeurde dit pas per 1 juni 2009. Hiermee werd de formatie tijdelijk uitgebreid met 1 fte programmama nager en 0,5 fte financiitle ondersteuning. Naast het programmamanagement zijn er nog meer EZ taken ondergebracht bij Strategie.
Brainport Development Pagina 27 Algemeen met betrekking tot overlap in activiteiten Reactie Ais het gaat om overlap tussen gemeente en Brainport wijs ik op: cityrnarketing/regio marketing: speciaal medewerker aangesteld MKB desks: Bedrijvencentra worden omgetoverd tot bedrijvenloketten voor het MKB. (Dit gebeurt zonder overleg en inhoudelijke afstemming met gemeente en KvK.)
de overfap met promotie en acquisitie is er niet. Er is een acquisitie-overleg waarin een werkverdeling en afspraken gemaakt worden.
April zola Formatieonderzoek EZA -Onderzoek in het kader van artikel 2t3a van de Gemeentewet, Control, inte mal Control /Stadsplelnen
Deelname aan beurzen. De gemeente neemt deel aan Regio Businessdagen, Provada en Evenementenbeurs, De enige beurs waar gemeente en Brainport samen aan deelnemen is de Regio Buslnessdagen; Bralnport heeft er zelf voor gekozen met een aparte stand te staan. daarnaast is het interessant om eens goed door te lopen welke programma’s en projecten gewenst zijn als aanvulling op het gemeentegjke takenpakket en/of dat overlappen of juist in de wieten rijden. De zware structuur binnen Brainport Development (directie van 3 leden, sectormanagers etc.) is het ook waard eens te onderzoeken en af te zetten tegen de "oude" NV Rede-organisatie.
Hoofdstuk 7 Taakorganisatie: Pagina 29/30 Er staat "Tijdens het onderzoek is gebleken (hoofdstuk 9 referenties) dat er ook alternatieven bestaan voor functievorming binnen EZA die In principe meer
doelmatigheidsvoordeel kunnen opleveren, te weten ... Als referentie worden Helmond en Tilburg genoemd. Reactie: Ik ben benieuwd hoe die doelmatig heidsvoordelen kunnen worden behaald,
Hoofdstuk 8 Taakrealisatie en werkdruk: Pagina 3zk Er is weinig tijd voor het maken en actualiseren van beleid.
Reactie: het percentage kan laag zijn, omdat er wellicht efficient gewerkt wordt. Daarnaast worden er door EZA heet veel B&W dossiers etc. geproduceerd.
Hoofdstuk 9 Referenties: Pagina 36/37: Grotere gemeenten hebben efficiency voordeel hebben Reactie: Dit is te algemeen. Het moet worden gerelateerd aan de opgaven en ambities van een stad. In die zin zijn Eindhoven en Helmond moeilljkte vergelijken.
Pagirra 38: Helmond stelt dat zij meer inspanningen moet plegen voor het behalen van voordelen uit Brain port Development voor de stad dan dat dit het geval is voor Eindhoven. Dit Is een van de factoren die de bezetting van de afdeling ERA binnen Helmond heeFt bepaald. Reacrier Helmond ’betaalt" E500.000 en Eindhoven E 2mio per jaar, De<500k is specifiek gerelateerd aan autornotive en food. Eindhoven betaalt dus voor het brede
pallet en de organisatie. Daarnaast zitten er veile partners in bet bestuur van de Stichting Brainport (Fontys, ROC, TU/e) die hun zwaartepunt ln Eindhoven hebben.
Logischerwijs ’landen’ dan projecten binnen het grondgebied van Eindhoven. Daarnaast moet je goed in ogenschouw nemen wat die projecten dan inhouden. Dat
April 2010 Forrnatieonderzoek EZA-Onderzoek in het kader van artikel 213> van de Gemeentewet. Control, Internai Control /Stadapleinen
betreft geen reguliere dienstverlening aan ondernemers, maar lobby beinvloeding etc. Dat ondernemers in Helmond liever met de gemeente schakelen i.p.v. 8rainport, impliceert dat Eindhovense ondernemers dat wel met Brainport doen i.p.v. met gemeente Eindhoven, Brain port Development heeft dezelfde dienstverleningstaken voor ondernemers als NV Rede had.
Hoofdstuk 9 Conclusie en aanbevelingem Pagina 39: Er staat dat de doelmatigheid en doeltreffendheid van EZA periodiek moet
worden bekeken, Reactie: De formatie is de afgelopen jaren nauwelijks uitgebreid. Het takenpakket wel. De uitbreiding is veelal geschied door tijdelijke inhuur (arbeidsintensiefs en door tijdelijke contracten. Haar mijn mening een prima oplossing voor het flexibel oppakken van vraagstukken: bijv. starters, glasvezel, wijkeconomle, ondememersplein, gebledsgerl ebt werken, markten, gebiedsgericht werken voor onderrremers, programmamanagement bralnport.
