KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PENGAMBILAN CONTOH MAKANAN
NO KELUARAN
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 NO PINDAAN TARIKH KUATKUASA :
: 06 : 01
14 OGOS 2014
PROSEDUR PENGAMBILAN CONTOH MAKANAN
NAMA
TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH
Mohd Syafik Bin Mahati Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Cetakkan Komputer U29
DISEMAK OLEH
Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakkan Komputer
DILULUSKAN OLEH
Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan
Cetakkan Komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 1.0
OBJEKTIF
2.0
Prosedur ini menggariskan tatacara pengambilan sampel makanan secara formal untuk analisa kimia, fizikal dan mikrobiologi supaya mematuhi keperluan yang ditetapkan dalam Akta Makanan 1983 dan Peraturan-Peraturan Makanan 1985. a) Untuk menyeragamkan segala proses kerja aktiviti pensampelan makanan b) Mematuhi kehendak-kehendak dalam Akta Makanan 1983 dan Peraturanperaturan Makanan 1985. . SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pegawai Berkuasa yang dilantik dibawah peruntukan Akta Makanan 1983 di Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi dalam melaksanakan aktiviti pensampelan makanan.
3.0
RUJUKAN 3.1 3.2 3.3
4.0
Akta Makanan 1983 dan Peraturan-peraturan Makanan 1985 (Akta 281) Prosedur Operasi Piawai – Penguatkuasaan dan Perundangan Kesihatan Awam Manual Prosedur Kerja - BKKM.
TERMINOLOGI 4.1
PDK ( Pegawai Diberi Kuasa)
: Mana-mana pegawai yang dilantik di bawah peruntukan undang-undang kesihatan awam
4.2
PB ( Pegawai Berkuasa)
: Pegawai-pegawai yang dilantik di bawah seksyen 3 Akta Makanan 1983 / Seksyen 3 Akta Pencegahan & Pengawalan Penyakit Berjangkit 1988 / Seksyen 3 Akta Pemusnahan Serangga Pembawa Penyakit
4.3
UKKM
: Unit Keselamatan Dan Kualiti Makanan
4.4
PPKP
: Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran
4.5
PKA
: Pembantu Kesihatan Awam
4.6
BKKM
: Bahagian Keselamatan Dan Kualiti Makanan
4.7
PKD
: Pegawai Kesihatan Daerah
4.8
UPP
: Unit Penyiasatan & Pendakwaan
4.9
ID
: Diari Siasatan
4.10
Sampel Formal
: Sampel makanan yang diambil untuk tujuan penguatkuasaan undang-undang
Page | 2 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02
5.0
TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB PENSAMPELAN KIMIA & FIZIKAL 5.1 ( Di pejabat – sebelum pensampelan ) 5.1.1 Mengenalpasti bilangan dan jenis sampel yang hendak PPKP diambil, jenis makanan yang akan disampel dan tentukan jenis parameter analisis Pilihan makanan, bilangan dan jenis; (a) Pelan Tindakan Kebangsaan (b) Arahan Kementerian / JKNJ (c) Isu Semasa / ‘Food Alert’ 5.1.2 Periksa senarai semak penghantaran sampel.
kit
pensampelan
dan PPKP
5.1.3 Kenalpasti Pegawai Diberi Kuasa lain yang akan terlibat PPKP dalam aktiviti ini. 5.1.4 Pastikan Kad Perakuan Kuasa ada dibawa bersama.
PPKP
5.1.5 Pastikan wang tunai yang mencukupi untuk tujuan PPKP pembelian sampel makanan 5.2
PENSAMPELAN KIMIA & FIZIKAL ( Di lapangan – sebelum pensampelan )
5.2.1 Pegawai Diberi Kuasa memperkenalkan diri kepada orang
PPKP
yang bertanggungjawab dalam premis berkenaan. a) Tunjukkan Kad Perakuan Kuasa b) Nyatakan tujuan kedatangan [Rujukan : Seksyen 4 Akta Makanan 1983-pindaan 2010]
5.2.2 Kemudian, dengan disaksikan atau ditemani oleh orang yang bertanggungjawab dalam premis berkenaan, Pegawai Diberi Kuasa memilih makanan yang akan disampel. 5.2.3 Setelah makanan dipilih, dapatkan resit belian untuk makanan tersebut. Seboleh-bolehnya dapatkan satu resit untuk satu jenis barang yang diambil dan pastikan resit ditandatangani serta dapatkan juga cop premis tersebut. Jika sampel makanan diambil dari pengilang atau agen pengimport, pembungkus, tiada bayaran dikenakan tetapi dapatkan akuan pengambilan sampel makanan daripada pengilang, agen pengimport atau pembungkus. [Rujukan : Seksyen 5(2) Akta makanan 1983-pindaan 2010]
Page | 3 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
PPKP
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 5.2.4 Laksanakan prosedur pensampelan mengikut Peraturan-
PPKP
peraturan Makanan 1985. [Rujukan : Peraturan 4 Peraturan-Peraturan Makanan 1985pindaan 2010]
5.2.5 Label dan tandakan bahagian sampel makanan tersebut serta lakkan dengan lak rasmi. 5.2.6 Tawarkan salah satu daripada tiga bahagian sampel makanan berkenaan (jika diambil tiga bahagian) kepada orang yang bertanggungjawab dalam premis berkenaan. Tawaran tidak perlu dibuat jika sampel diambil satu bahagian sahaja (termasuk sampel untuk analisa fizikal).
PPKP PPKP
[Rujukan : Peraturan 4(b) Peraturan-Peraturan Makanan 1985pindaan 2010]
5.2.7 Keluarkan notis pensampelan makanan kepada orang yang
PPKP
bertanggungjawab.
5.3
PENSAMPELAN KIMIA & FIZIKAL ( Di Pejabat – Selepas Pensampelan )
5.3.1 Rekod sampel dalam buku daftar sampel. 5.3.2 Isi borang permintaan analisis dan nyatakan jenis analisa
PPKP PPKP
secara spesifik. 5.3.3 Simpan satu bahagian sampel makanan (jika diambil tiga bahagian) di tempat yang berkunci dan selamat di pejabat.
PPKP
[Rujukan : Peraturan 4(1)(d) Peraturan-Peraturan Makanan 1985pindaan 2010]
5.3.4 Hantar satu bahagian sampel makanan kepada juruanalisis.
PPKP
Penghantaran sampel untuk analisis boleh dilakukan sendiri oleh Pegawai Diberikuasa atau melalui Pegawai Diberi Kuasa yang lain atau melalui mel berdaftar A.T. (Akuan Terima). [Rujukan : Peraturan 4(1)(c) Peraturan-Peraturan Makanan 1985pindaan 2010]
5.3.5 Dapatkan surat akuan penerimaan sampel daripada
PPKP
juruanalisis.
5.3.6 Mambuat laporan Polis sekiranya berlaku apa-apa kecacatan/kerosakan/kehilangan sampel makanan yang disimpan di pejabat. 5.3.7 Terima laporan keputusan sampel makanan daripada juruanalisis.
5.3.8 Rekod keputusan sampel makanan tersebut dalam buku
PPKP PPKP PPKP
daftar sampel.
5.3.9 Semak keputusan analisa tersebut. Buka ID dan serahkan kepada Unit Penyiasatan & Pendakwaan sekiranya terdapat pelanggaran terhadap Akta Makanan 1983 & Peraturanperaturan makanan 1985.
Page | 4 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
PPKP / PPKPK / PKD
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 5.4
PENSAMPELAN MIKROBIOLOGI ( Di Pejabat – Sebelum Pensampelan )
5.4.1 Mengenalpasti bilangan dan jenis sampel yang hendak
PPKP
diambil, jenis makanan yang akan disampel dan tentukan jenis parameter analisis Pilihan makanan, bilangan dan jenis; (a) Pelan Tindakan Kebangsaan (b) Arahan Kementerian / JKNJ (c) Isu Semasa / ‘Food Alert’
5.4.2 Periksa senarai semak kit pensampelan dan penghantaran
PPKP
sampel.
5.4.3 Kenalpasti Pegawai Diberi Kuasa lain yang akan terlibat
PPKP
dalam aktiviti ini.
5.4.4 Pastikan Kad Perakuan Kuasa ada dibawa bersama. 5.4.5 Pastikan wang tunai yang mencukupi untuk tujuan pembelian
PPKP PPKP
sampel makanan
5.5
PENSAMPELAN MIKROBIOLOGI ( Di Lapangan – Sebelum Pensampelan )
5.5.1 Pegawai Diberi Kuasa memperkenalkan diri kepada orang
PPKP
yang bertanggungjawab dalam premis berkenaan. a) Tunjukkan Kad Perakuan Kuasa b) Nyatakan tujuan kedatangan [Rujukan : Seksyen 4 Akta Makanan 1983-pindaan 2010]
5.5.2 Kemudian, dengan disaksikan atau ditemani oleh orang yang
PPKP
bertanggungjawab dalam premis berkenaan, Pegawai Diberi Kuasa memilih makanan yang akan disampel.
5.5.3 Setelah makanan dipilih, dapatkan resit belian untuk makanan
PPKP
tersebut. Seboleh-bolehnya dapatkan satu resit untuk satu jenis barang yang diambil dan pastikan resit ditandatangani serta dapatkan juga cop premis tersebut. Jika sampel makanan diambil dari pengilang atau agen pengimport, pembungkus, tiada bayaran dikenakan tetapi dapatkan akuan pengambilan sampel makanan daripada pengilang, agen pengimport atau pembungkus. [Rujukan : Seksyen 5(2) Akta makanan 1983-pindaan 2010]
5.5.4 (Semasa menjalankan aktiviti pemilihan sampel dan pembungkusan sampel, Pegawai Diberi Kuasa hendaklah memastikan aktiviti pensampelan dijalankan mengikut prosedur piawaian untuk pengambilan sampel mikrobiologi yang ditetapkan). Page | 5 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
PPKP
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 Laksanakan prosedur pensampelan mengikut Peraturanperaturan Makanan 1985. [Rujukan : Peraturan 5 Peraturan-Peraturan Makanan 1985pindaan 2010]
5.5.5 Label dan tandakan bahagian sampel makanan tersebut serta
PPKP
lakkan dengan lak rasmi.
5.5.6 Masukkan sampel makanan dalam bekas yang dibawa. Jenis bekas yang digunakan bergantung kepada jenis makanan yang diambil. Pastikan rantaian sejuk diamalkan. Rekod suhu/tarikh/masa. 5.5.7 Keluarkan notis pensampelan makanan kepada orang yang bertanggungjawab.
5.6
PPKP
PPKP
PENSAMPELAN MIKROBIOLOGI ( Di Pejabat – Selepas Pensampelan )
5.6.1 Rekod sampel dalam buku daftar sampel. 5.6.2 Isi borang permintaan analisis dan nyatakan jenis analisa secara spesifik. 5.6.3 Hantar sampel makanan ke makmal secepat mungkin (dalam tempoh 24 jam) kepada juruanalisis 5.6.4 Penghantaran sampel untuk analisis boleh dilakukan sendiri oleh Pegawai Diberikuasa atau melalui Pegawai Diberi Kuasa yang lain.
PPKP PPKP PPKP PPKP
[Rujukan : Peraturan 5(c) Peraturan-Peraturan Makanan 1985pindaan 2010]
5.6.5 Dapatkan surat akuan penerimaan sampel daripada
PPKP
juruanalisis.
5.6.6 Terima laporan keputusan sampel makanan daripada juruanalisis. 5.6.7 Rekod keputusan sampel makanan tersebut dalam buku daftar sampel. 5.6.8 Semak keputusan analisa tersebut. Buka ID dan serahkan kepada Unit Penyiasatan & Pendakwaan sekiranya terdapat pelanggaran terhadap Akta Makanan 1983 & Peraturanperaturan makanan 1985.
Page | 6 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
PPKP PPKP PPKP / PPKPK / PKD
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 6.0. CARTA ALIRAN Terima arahan daripada JKNJ / berdasarkan Pelan Spesifikasi Output / berdasarkan Pelan Tindakan
PPKP/PPKPK.
Perancangan Pensampelan Tahunan Daerah
PPKP / PPKPK Ke premis yang dikenalpasti bersama PPKP/PKA (saksi) Perkenalkan diri kepada orang bertanggungjawab dalam premis dengan menunjukkan kad kuasa dan nyatakan tujuan Periksa dan pilih sampel makanan yang perlu diambil
PPKP / PKA
PPKP
PPKP
Beli atau dapatkan akuan pengambilan sampel
PPKP Jalankan pensampelan Parameter kimia Ambil 3 bahagian (jika Praktikal) Label & lak Tawar satu bahagian Keluarkan notis pengambilan sampel seksyen 6(1) Rekod dalam buku daftar sampel
B
Parameter fizikal
Parameter Mikrobiologi
PPKP
Ambil satu bahagian
Label & lak Simpan dalam bekas & catat suhu/tarikh/masa (amal rantai sejuk)-untuk parameter mikrobiologi
PPKP
Keluarkan notis pengambilan sampel seksyen 6(1)
PPKP
Rekod dalam buku daftar sampel
PPKP
B Page | 7 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02
B
B
SImpan satu bahagian sampel dalam peti berkunci
PPKP
PPKP / PPKPK PPKP / PKA
Lapor Polis sekiranya sampel hilang/cacat/rosak
PPKP
Isi borang analisa sampel
Isi borang analisa sampel
PPKP Hantar sampel ke makmal dalam masa 48 jam
Hantar sampel ke makmal dalam masa 24 jam
Terima laporan keputusan analisis sampel
PPKP
PPKP
Rekod dalam buku daftar sampel
PPKP / PKA
Semak sekiranya sampel melanggar Akta / Peraturan
PPKP
Buka ID dan serah UPP sekiranya terdapat pelanggaran
TAMAT
Page | 8 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
PPKP / PPKPK
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 7.0. REKOD KUALITI
BIL
JENIS REKOD
TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1
Senarai peralatan pengambilan sampel
5 tahun
UKKM
2
Akuan pengambilan sampel
5 tahun
UKKM
3
Label bagi sampel makanan
5 tahun
UKKM
4
Borang notis pengambilan sampel makanan
5 tahun
UKKM
5
Borang permintaan analisis sampel makanan
5 tahun
UKKM
6
Resit penerimaan sampel makanan
5 tahun
UKKM
7
Laporan keputusan analisa sampel makanan
5 tahun
UKKM
8.0 INPUT 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5
SUMBER MANUSIA Pegawai Kesihatan Daerah Pegawai Kesihatan Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Pembantu Kesihatan Awam Pekerja Awam
8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3
DATA / MAKLUMAT Jadual Aktiviti / Takwim Surat Arahan Dari JKNJ / BKKM Aduan
8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4
PERALATAN Peralatan pensampelan makanan Kad kuasa Kenderaan Almari berkunci Page | 9 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1
OBJEKTIF KESELURUHAN Menjalankan aktiviti pensampelan makanan mengikut sasaran tahunan dengan berpandukan Akta Makanan 1983 dan Peraturanperaturan Makanan 1985.
9.2
OBJEKTIF SUB PROSES 9.2.1. Sekurang-kurangnya sepuluh pelanggaran daripada pengambilan sampel dikesan dan diambil tindakan dalam tempoh setahun 9.2.2. Setiap pelanggaran sample perlu dibuka sampul kecil dalam masa 5 hari bekerja selepas keputusan makmal diterima
10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 5.5.1
Tanggungjawab dan kuasa
Page | 10 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-AKE02 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH
NO KELUARAN
NO PINDAAN
01.03.2012
Keluaran 05
Pindaan 00 Keseluruhan
M/S
Mukasurat
01.03.2014
04
00
Keseluruhan
BUTIR-BUTIR PINDAAN
Perubahan keseluruhan mukasurat berdasarkan keperluan pengawal dokumen.
DILULUSKAN
Cetakkan Komputer
Perubahan / Cetakkan Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan Komputer yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.
14.08.2014
06
01
10
9.2.1 Sekurang-kurangnya sepuluh pelanggaran daripada pengambilan sampel dikesan dan diambil tindakan dalam tempoh setahun 9.2.2 Setiap pelanggaran sample perlu dibuka sampul kecil dalam masa 5 hari bekerja selepas keputusan makmal diterima
Page | 11 MS ISO 9001:2008 Prosedur Pengambilan Contoh Makanan
Cetakkan Komputer