Příručka pro zadavatele E-ZAK krok za krokem Vyrobeno pro příspěvkové organizace Jihomoravského kraje pro administrace zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 500 tis. Kč bez DPH
Tento dokument slouží pouze jako rychlý průvodce zveřejněním zakázky a povinných informací k zakázce dle § 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb.
ver. 2.0
Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj email:
[email protected] prosinec 2015
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Obsah 1.
ÚVOD ............................................................................................................................................... 3
2.
Přihlášení do systému...................................................................................................................... 3
3.
Založení nové veřejné zakázky ........................................................................................................ 4
4.
Editace, oprava údajů zakázky v průběhu příjmu nabídek .............................................................. 9
5.
Vyhodnocení zakázky .................................................................................................................... 11
6.
Ukončení = zadání zakázky ............................................................................................................ 14
7.
Doplnění povinných informací dle § 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. ........................... 15
8.
Které dokumenty mají být elektronicky podepsané ..................................................................... 16
2
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) 1. ÚVOD Tato příručka slouží pouze jako rychlý návod pro kompletní vyvěšení veřejné zakázky a také jako jakási metodická příručka pro Jihomoravský kraj a jím zřízené příspěvkové organizace (dále pouze PO). Pokud nenaleznete informace, které hledáte, kompletní návod naleznete v Uživatelské příručce pro zadavatele od firmy QCM.
2. Přihlášení do systému Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen certifikovaný profil zadavatele, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se veřejné zakázky zveřejňují pomocí internetové aplikace E-ZAK od firmy QCM. -
-
přihlaste se do systému v na stránkách https://zakazky.krajbezkorupce.cz/ přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče:
[email protected] tel. 541 65 8879 po přihlášení zkontrolujte Vaše globální práva v E-ZAKu – kliknutím na položku Detail uživatele – poté vpravo nahoře Upravit. Je nutno mít zatrženou možnost Smí zakládat veřejné zakázky
3
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) 3. Založení nové veřejné zakázky Po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení
Poté vypisujeme všechny potřebné údaje! Pozor si dávejte u kolonky cena – nepoužívejte mezery ani tečky v ceně!! Pokud je cena zakázky do 2 mil. Kč bez DPH u dodávek a služeb a do 6 mil. Kč bez DPH u stavebních prací – jedná se o VZ malého rozsahu – VZMR s uveřejněném. Dále je potřeba nechat zatrženou možnost Zadávací dokumentaci - neomezený a přímý dálkový přístup
4
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) POZN.: Pokud vyvěšujete nadlimitní zakázku, je nutno vyplnit Evidenční číslo zakázky ve Věstníku veřejných zakázek – tj. nejprve ji vyvěsíte na www.vestnikverejnychzakazek.cz a až znáte číslo zakázky, můžete ji zveřejnit na profilu zadavatele !!!
Vložte výzvu, zadávací dokumentaci (případě návrh smlouvy, výkazy výměr, plány atd.) – do sekce Zadávací dokumentace VZ – pomocí tlačítka Přidat zadávací dokumentaci.
-
je možno vkládat libovolný počet souborů, max. velikost jednoho souboru je 50 MB dále vyplníme pole Název dokumentu + necháme zatržené možnosti Aktuální a Předchozí verze klikneme na Uložit POZORNĚ prostudujte kapitolu 8 – které dokumenty se musí vyvěsit včetně případného elektronického podpisu -
5
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Dále přidáme uchazeče, kterým budeme posílat poštou (datovou schránkou) výzvu s – v sekci Oprávněné osoby – přiřadit organizaci
-
-
pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele – VYHLEDÁVAJETE NEJLÉPE POUZE POMOCÍ IČ, nepoužívejte další pole (např. email nebo Druh aktivit dodavatele) – protože vyhledávací algoritmus poté vyhledává pomocí průniku parametrů a nic nenajde vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace – pak možnost Přiřadit organizaci
-
organizaci.
-
pokud nenaleznete dodavatele, musíte ho vytvořit (založit) – klikněte v levém menu na Katalog organizací
6
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) -
musíme dodavatele založit do katalogu – funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň IČ a kontaktní email vyplníme IČ, klikneme na načíst z ARES a potom doplníme kontaktní email organizace (pokud nelze zjistit dodavatelův email, vyplňte buď svůj nebo nějaký smyšlený – např.
[email protected] – bohužel bez vyplněného emailu Vás to nepustí)
Doporučuji si všechny vypsané údaje a vložené soubory znovu zkontrolovat, pokud jste si jisti, že máte vše správně, můžeme zakázku spustit. Na to je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele – pomocí tlačítka Nastavit oprávnění.
7
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) POZN.: Pokud si myslíte, že systém neumí něco, co by měl umět – je to pouze tím, že na to nemáte oprávnění – DOPORUČUJI VŽDY PROVĚŘIT VAŠE OPRÁVĚNÍ K ZAKÁZCE: - můžete tak např. mazat špatně vložené soubory - přidávat další osoby z vaší organizace, které můžou zakázku upravovat – např. pokud nejste v práci - smazat připravovanou zakázku nebo zrušit již probíhající zakázku atd. Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit
U zakázky nám přibyde možnost zahájit zakázku bez výzvy/ oznámení – můžeme tedy kliknout a spustit zakázku. Nastavíte počátek běhu lhůt = datum, kdy posíláte poštou písemnou výzvu
8
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Nyní je zakázka ve fázi Zahájena, což znamená, že ještě NENÍ ZVEŘEJNĚNA PRO VEŘEJNOST, protože zakázka musí být ve fázi Příjem nabídek. V případě, že nabídky posíláte z 99 % poštou papírově, musíte fázi opět posunout manuálně. Sečteno, podtrženo = opakování je matka naděje (že zmoudříme) – musíme předchozí krok zopakovat, protože kvůli bezpečnostním pravidlům nám systém oprávnění odebral. Je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele – pomocí tlačítka Nastavit oprávnění - Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit. Nyní už přibyl možnost Zahájit příjem nabídek – tu potvrdíme a zakázka se spustí a je viditelná pro všechny nepřihlášené.
4. Editace, oprava údajů zakázky v průběhu příjmu nabídek Někdy je nutné provést opravu údajů zakázky v průběhu příjmu nabídek – nejčastěji to bývá prodloužení lhůty pro podání nabídek, změna předpokládané hodnoty atd. – v tomto případě použijeme tzv. Opravné formuláře A) pokud potřebujete smazat omylem zveřejněný dokument (např. špatná faktura atd.) – musíte si u příslušné zakázky nastavit právo k mazání – Oprávněné osoby za zadavatele – nastavit oprávnění
9
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) -
vyberete si pak možnost mazat veřejný dokument atp., poté dáte dole možnost Uložit
-
poté Vám přibyde možnost mazat veřejný dokument – např. objednávku
-
B) pokud potřebujete u již zveřejněné smlouvy opravit např. předpokládanou hodnotu nebo datum nákupu – musíte vytvořit Interní opravný formulář v sekci Formuláře
10
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) -
ve formuláři opravíte potřebný údaj, uložíte, poté se musíte vrátit zpět k zakázce vytvoří se opravný formulář, který musíte zveřejnit pomocí ikony oka
-
abyste zveřejnili formulář, použijte tlačítko Obejít elektronický podpis – tím se ihned přepíší požadované údaje pokud budete odpovídat na dodatečné informace – vložte tuto odpověď také mezi veřejné dokumenty k dané zakázce
-
5. Vyhodnocení zakázky Po uplynutí běhu lhůt systém automaticky překlopí fázi zakázky do stavu Hodnocení a čeká až do té doby, než zakázku vyhodnotíte. Nyní je potřeba počkat na otevření nabídek a jejich vyhodnocení. Dost často se stává, že vyzvaní uchazeči nepodají nabídku a do výběrového řízení se přihlásí dodavatelé, které jste neoslovili. Proto je potřeba dát ve fázi Hodnocení do pořádku konečný seznam uchazečů, kteří nakonec vstupují do samotného hodnocení – tj. některé vyloučit a jiné zase přidat. -
A) přidejte uchazeče, kteří si přihlásili a nemáte je v EZAKu u zakázky přiřazené – postupujte podle kapitoly 3 (str. 6) B) vyřaďte z hodnocení uchazeče, kteří nemohou vstoupit do hodnocení (nepodali nabídku, podali neúplnou atd.) – k tomuto úkonu si musíme přidat právo – Oprávněné osoby za zadavatele – nastavit oprávnění
11
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) -
v dlouhém seznamu najeďte do předposlední sekce – Oprávněné osoby a tam si přidejte právo „vyloučit přiřazenou organizaci ze zadávacího řízení“ – poté Uložit
-
poté Vám přibyde v sekci Oprávněné osoby za dodavatele možnost vyloučit uchazeče, kteří nevstupují do hodnocení – vyřaďte tedy požadované uchazeče a vyberte důvod vyřazení
12
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Když máme přiřazeny VŠECHNY uchazeče k zakázce, kteří vstupují do hodnocení a máme hotovo i vyhodnocení zakázky, případně již podepsanou smlouvu s vítězem zakázky, můžeme pokračovat a Nastavit pořadí uchazečů.
K jednotlivým uchazečům přiřadíme číslo tak, jak se umístili v hodnocení – NEPOUŽÍVEJTE TEČKY! a dáme uložit pořadí.
Ukončíme vyhodnocování a potvrdíme bezpečnostní hlášku.
13
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) 6. Ukončení = zadání zakázky Pokud již máte podepsanou smlouvu s dodavatelem, můžete zakázku ukončit a zadat (smlouvu totiž nemusíte podepsat s vítězem soutěže, pokud nakonec odstoupí). Klikneme na Zadat veřejnou zakázku.
Vyberte dodavatele, s kterým byla podepsána smlouva, a vyplňte všechna pole. Do polí s cenou pište POUZE PROSTÁ ČÍSLA BEZ MEZER! Pokud byste potřebovali použít desetinná místa, použijte jako oddělovač TEČKU a ne čárku. A pak možnost Zadat veřejnou zakázku.
14
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Abychom naplnili povinnosti zveřejňování, musíme ještě k zakázce vložit smlouvu a fakturu (případně faktury, které budou k zakázce vedeny) – v elektronické podobě. To uděláme v sekce Veřejné dokumenty – přidat veřejný dokument (postup je stejný jako u vkládání zadávací dokumentace).
7. Doplnění povinných informací dle § 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. Jedná se o povinnost zadavatele uveřejnit výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů u smluv uzavřených na základě zadávacího řízení, jejichž plnění přesahuje 1 rok. Výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů pak veřejný zadavatel uveřejní na profilu zadavatele nejpozději do 90 dnů od splnění smlouvy. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní veřejný zadavatel tyto informace za předchozí kalendářní rok nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku. V případě, že potřebujte zveřejnit subdodavatele nebo skutečně uhrazenou cenu, přejděte do sekce Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky.
15
Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) -
doplňte i skutečně uhrazenou cenu (plnění smlouvy může probíhat i ve více letech a celkově uhrazená cena se tak může skládat z více let, doplňte tedy pro dané roky patřičné částky) až bude smluvní vztah plně ukončen (tj. zaplaceno a dodáno a předáno dílo/zboží) – ukončete plnění smlouvy pomocí textu - změnit
8. Které dokumenty mají být elektronicky podepsané Které dokumenty zakázky mají být podepsané elektronickým certifikátem (podpisem) určuje vyhláška č. 133/2012Sb. Záleží na typu (velikosti) veřejné zakázky.
Informace uveřejňované na profilu zadavatele (podlimitní a nadlimitní VZ; v případě VZMR pouze smlouvu nad 500 tis. Kč bez DPH) Písemná výzva v ZPŘ dle §38 ZVZ Odůvodnění veřejné zakázky podle § 156 odst. 1 ZVZ Zadávací a kvalifikační dokumentace nebo její textová část dle §48 ZVZ Dodatečné informace dle §49 ZVZ Informace o prohlídce místa plnění dle §49 odst.5 ZVZ v ZPŘ Rozhodnutí o vyloučení uchazeče dle §60 a §76 ZVZ v ZPŘ Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky dle §81 ZVZ v ZPŘ Písemná zpráva dle §85 ZVZ Smlouva uzavřená na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků dle § 147a Výše skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky dle § 147a Seznam subdodavatelů dodavatele veřejné zakázky dle § 147a
16
Povinnost el. podepsání ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE NE NE