PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASSET

D-4-1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASSET Fitri Widiyaningsih, Aries Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi - ITS Jl. Cokroaminoto No. 12 A Surabaya ABSTRAK Perusahaan menggunakan assetnya sebagai sarana yang vital untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan. Asset yang menjadi sarana dalam industri gas antara lain adalah Asset Botol, Kendaraan, serta Tangki dan Pompa. Asset yang ada saat ini belum dikelola secara optimal sehingga menyebabkan pihak manajemen tidak dapat mengambil keputusan dengan tepat sehingga dapat menghambat pelayanan kepada customer. Penelitian dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung di lapangan serta wawancara dan diskusi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem yang ada. Untuk mendapatkan gambaran proses dari sistem yang berjalan saat ini. Adapun tahapan penelitian ini adalah menentukan user requirement, analisis sistem, dan perancangan. Hasil dari penelitian ini berupa sebuah rancangan Sistem Informasi Manajemen Asset yang mampu melakukan pengelolaan terhadap asset yang dimiliki perusahaan industri gas. Rancangan yang berupa rancangan Proses dalam bentuk Data Flow Diagram dan rancangan database yang berupa Entity Relationship Diagram. Adapun menu dalam sistem ini dibagi menjadi 3 asset yang berperan dalam operasional perusahaan yaitu Asset Botol, Kendaraan serta Tangki dan Pompa Kata kunci : Asset, Manajemen Asset, Data flow diagram, entity relationship diagram.

PENDAHULUAN PT. X merupakan perusahaan PMDN yang bergerak dalam bidang industri gas, yaitu industri yang memproduksi gas murni yang dihasilkan dari udara yang diproses sesuai dengan suhu hingga dapat dipisahkan menjadi gas murni yang diinginkan kemudian dimasukkan dalam tabung-tabung gas yang selanjutnya disebut Botol. Perusahaan mempunyai visi yaitu menyajikan produk yang terjamin dan terpenuhi yang dilakukan dengan memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan dan mitra usaha berupa peningkatan kualitas. Pada industri gas kualitas tinggi dinyatakan dengan persentase kemurnian (percentage of high grade purity). Terjamin berarti terjamin dari segi kualitas dan keselamatan, sedangkan untuk terpenuhi berarti dapat memenuhi senua permintaan customer. Asset atau aktiva tetap yang dimiliki saat ini antara lain Tangki & Pompa, kendaraan, dan botol atau tabung baja. Asset tersebut tersebar di berbagai tempat baik di pabrik, di supplier maupun pada customer. Saat ini asset tersebut yang dipinjamkan ke customer (tabung baja atau botol) pencatatannya masih dilakukan secara manual, padahal asset berupa tabung yang berjumlah ribuan tersebar baik berada di customer dan di supplier. Sistem pencatatan asset yang masih manual menimbulkan banyak terjadinya kesalahan pencatatan yang menyebabkan banyak asset yang hilang. Keterlambatan laporan yang menyebabkan pihak manajemen tidak dapat melakukan analisa data dengan tepat sehingga pengambilan keputusan yang tidak didasarkan pada data yang Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ISBN : 979-99302-0-0

D-4-2

tepat waktu dapat menghambat pelayanan kepada customer. Dalam tulisan ini akan dijelaskan tentang suatu rancangan sistem informasi yang dapat mengelola asset untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Sistem Informasi Manajemen Setiap hari dalam proses bisnis, informasi digunakan sebagai sumber daya bisnis untuk mendukung pembuatan keputusan dari pihak manajemen. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan internal. Arus informasi mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal dan eksternal, seperti pelanggan, pemasok, dan para stakeholders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan. Informasi yang berguna memiliki karakteristik berikut ini yaitu relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman.  Relevan. Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan, sehingga laporan ini dapat mendukung keputusan manajemen. Oleh karena itu sistem informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporannya.  Tepat waktu. Umur informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.  Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.  Lengkap. Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambil keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.  Rangkuman. Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Asset atau Aktiva Standar Akuntansi Keuangan tahun 2002 menyatakan bahwa Asset atau aktiva adalah sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi di masa depan diharapkan akan diperoleh perusahaan. Dalam penelitian ini yang dimaksudkan dalam asset adalah aktiva tetap yaitu aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasional perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Suatu benda berwujud diakui sebagai suatu aktiva/asset dan dikelompokkan sebagai aktiva tetap bila : a. besar kemungkinan (probable) bahwa manfaat keekonomian di masa yang akan datang yang berkaitan dengan aktiva/asset tersebut akan mengalir ke dalam perusahaan; dan b. biaya perolehan aktiva/asset dapat diukur secara andal. Semua aktiva tetap kecuali tanah, seiring dengan berjalannya waktu akan kehilangan kemampuannya untuk menyediakan jasa bagi perusahaan, maka cost dari aktiva tetap tersebut seharusnya dirubah menjadi biaya secara sistimatik sesuai dengan umur manfaatnya atau disebut dengan penyusutan. Penyusutan adalah alokasi sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat. Sedangkan masa manfaat sendiri berarti periode suatu aktiva/asset diharapkan digunakan oleh perusahaan. Adapun asset yang digunakan dalam operasional perusahaan dalam industri gas ini terdiri dari 3 macam asset utama yaitu tangki dan pompa, botol dan kendaraaan, Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ISBN : 979-99302-0-0

D-4-3

dimana untuk memasukkan gas ke dalam tabung gas (botol) dibutuhkan tangki dan pompa (filling station unit). Gas yang telah masukk ke dalam botol tersebut kemudian didistribusikan kepada customer dengan dikirimkan menggunakan kendaraan distribusi yaitu berupa truk. Asset Botol adalah tabung gas atau wadah yang digunakan untuk menyimpan gas bertekanan, yang akan dikirimkan ke customer dapat berupa bentuk botol untuk ukuran 7m3 dan 6 m3 atau tabung PGS untuk ukuran 140 m3. Pada setiap tabung gas selalu mempunyai no identitas tertentu untuk tiap unitnya, no ini ada yang berasal dari pabrik pembuatnya, kemudian juga ada no identitas yang dibuat oleh pemiliknya ( di drip pada tabung tersebut). Pada botol gas juga menunjukkan nama gas yang diisikan ke dalamnya yang dapat dibedakan pula dari warna botol (sesuai peraturan Menaker RI no SE. 06/MEN/1990, tanggal 21 April 1990) serta nama pemilik botol tersebut. Asset tangki dan pompa, adalah untuk menjadikan gas yang berbentuk liquid diubah menjadi gas dengan dimasukkan ke dalam tabung gas. Filling Station unit termasuk dalam jenis asset ini. Adapun bagian dari Filling Station ini adalah Storage Tank, High Pressure Pump (HP Pump), Vaporizer dan Filling rack. Storage Tank adalah berupa tangki besar yang berupa tempat untuk menampung gas dalam wujud liquid, berupa tangki yang bertekanan. HP pump merupakan alat yang digunakan untuk memompa liquid gas tersebut masuk kedalam Vaporizer. Vaporiser adalah alat untuk mengubah gas dalam wujud liquid menjadi dalam wujud gas. Sedangkan Filling Rack adalah tempat untuk memasukkan gas tersebut ke dalam botol-botol yang telah disediakan sebelumnya. Asset kendaraan yang digunakan dalam mengangkut botol baik yang telah diproduksi maupun yang telah dikembalikan dari customer berupa truk distribusi yang dipergunakan untuk mengangkut gas yang berada dalam wadah botol / PGS/ Ranger. Truk ini juga mempunyai beberapa kelengkapan khusus antara lain crane, untuk mengangkat PGS dan ranger. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian dilaksanakan untuk dapat mengetahui permasalahan yang terjadi dan keinginan user terhadap proyek yang akan dikembangkan tersebut, maka pada bab ini akan dijelaskan tentang metodologi penelitian yang menggambarkan bagaimana tahapan-tahapan yang terjadi dalam proses penelitian. Metodologi yang dipergunakan adalah meliputi menentukan user requirement, analisis sistem, dan perancangan. Pada pengumpulan data dilakukan survey awal pada lingkungan proyek yang akan dilaksanakan. Survey dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung di lapangan serta wawancara dan diskusi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem yang ada. Untuk mendapatkan gambaran proses dari sistem yang berjalan saat ini. Dokumen, formulir dan laporan yang dipergunakan juga dikumpulkan dan dikaji untuk melihat hubungannya dengan sistem tersebut. Tahap berikutnya adalah menentukan user requirement bertujuan untuk dapat memahami sistem yang telah ada dan mencari kebutuhan seluruh pengguna sistem informasi manajemen asset yang terlibat. Pada tahapan ini yang dilakukan antara lain mengidentifikasikan masalah yang ada sehubungan dengan asset, kemudian mengidentifikasikan kebutuhan pengguna. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara dan diskusi untuk mengetahui secara terperinci keinginan pengguna berkaitan dengan sistem informasi yang akan dirancang, dalam hal ini yang dibahas antara lain proses apa saja yang harus disempurnakan dan yang harus ada, data apa saja yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Manajemen Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ISBN : 979-99302-0-0

D-4-4

Asset, dan jenis laporan apa saja yang dibutuhkan untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan. Tujuannya adalah untuk memperoleh gambaran yang terperinci mengenai Sistem Informasi Manajemen Asset yang akan dibuat. User requirement yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya, kemudian dianalisis. Analisis sistem bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan dikembangkan. Pada tahap ini dilakukan analisis kondisi eksisting pada perusahaan, asset yang dimiliki perusahaan, analisis proses-proses yang berhubungan dengan pengelolaan dan pelaporan asset pada perusahaan tersebut, serta analisis kondisi eksisting sistem informasi yang digunakan pada perusahaan saat ini. Tahap berikutnya adalah tahap perancangan yang merupakan lanjutan dari analisis sistem. Langkah-langkahnya meliputi antara lain :  Perancangan Proses dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan aliran data dari dan kedalam proses-proses yang ada pada suatu sistem. DFD yang dirancangan sampai dengan level 2 dan 3 untuk lebih memudahkam programmer.  Perancangan Database yang menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), yang dirancang berdasarkan data apa saja yang dibutuhkan dalam proses-proses manajemen asset, dimana ERD tersebut akan menggambarkan data dengan mengidentifikasikan tipe dan hubungan data-data tersebut.  Perancangan antar muka diantara sistem yang sudah ada saat ini dengan sistem yang akan dirancang, serta dengan penggunanya. Perancangan antar muka ini berupa input dan output yang diinginkan  Perancangan arsitektur aplikasi dan topologi jaringan yang menggambarkan bagaimana konfigurasi jaringan dan sistem mendukung Sistem Infromasi Manajemen Asset yang akan dibuat. Perancangan Proses Dalam Sistem yang akan dibangun ini yaitu Sistem Informasi Manajemen Asset, mengutamakan pada proses pengelolaan asset yang tepat, sesuai dengan kebutuhan perusahaan asset utamanya terdiri dari Botol, Kendaraan serta Tangki dan Pompa, maka proses yang dibangun juga dibagi pada tiga proses utama yaitu Proses Asset Botol, Asset kendaraan, Asset Tangki & Pompa serta Proses pelaporannnya. Berikut ini adalah aliran data pada Sistem Informasi Manajemen Asset dapat dilihat pada diagram konteks, seperti dibawah ini :

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ISBN : 979-99302-0-0

D-4-5

Data Beli Botol Data Beli Kendaraan PEMBELIAN

Data Beli Tangki & Pompa

Data Surat Jalan Data Surat Jalan Pengganti Claim

BA Perubahan Asset Botol

ADMINISTRASI BOTOL

Hidrosatik Test

Data SJNP Botol Isi Data SJNP Botol Kosong ADMINISTRASI PANGGUNG SISTEM PENJUALAN

DAta SJNP Pengisian

Data Tanda Terima Botol Kosong

0 Data SJNP Claim Pembelian Data TTBC

Data TTBC Claim Pembelian

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASSET

Perijinan Maintenance Report Kendaraan

+

Data Retur Surat Jalan Data Retur Penjualan

Data Laporan Penerimaan Barang SISTEM PEMBELIAN

Laporan Asset Botol Laporan Asset Tangki & Pompa

DISTRIBUSI

Data Retur LPB Data Retur Pembelian MANAJEMEN Laporan Asset Kendaraan Laporan Asset

PRODUKSI PANGGUNG

Laporan Produksi Maintenance Report Botol Maintenance Report Tangki & Pompa

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Asset Pada diagram konteks di atas, tampak ada 8 (delapan) entitas yang berhubungan dengan SIMA (Sistem Informasi Manajemen Asset), yang terdiri dari dua buah sistem informasi lainnya yang berhubungan dengan sistem yang akan dibangun, yaitu Sistem Pembelian dan Sistem Penjualan, dan enam buah entitas yang berupa orang atau bagian yang berhubungan dengan sistem yang akan dibuat ini, yaitu Bagian Pembelian, Bagian Administrasi Botol, Bagian Administrasi Panggung, Bagian Distribusi, Bagian Produksi-Panggung, dan pihak Manajemen.


ISBN : 979-99302-0-0

D-4-6

Diagram Aliran Data level 1 dapat terlihat sebagai berikut : Data Beli Botol Data Tanda Terima Botol Kosong

PEMBELIAN

ADMINISTRASI PANGGUNG

Data Beli Kendaraan

PEMBELIAN

2 Asset Kendaraan BA Perubahan Asset Botol Data TTBC Claim Pembelian

ADMINIST ADMINISTRASI RASI BOTOL BOTOL

Data TTBC Hidrosatik Test Data Surat Jalan Data Surat Jalan Pengganti Claim

SISTEM SISTEM SISTEM SISTEM SISTEM SISTEM SISTEM PENJUALA PENJUALA PENJUALA PENJUALA PENJUALA PENJUALA PENJUALAN PENJUALAN N N NN N

+

Perijinan Maintenance Report Kendaraan Laporan Harian Kegiatan Kendaraan Distribusi

Kode SC Kendaraan DISTRIBUS DISTRIBUSI DISTRIBUSI I 1

Master Barang

Data Penyusutan Kendaraan 2

Data Penyusutan Botol

Penyusutan

1

Data SJNP Botol Isi Data SJNP Claim Pembelian Data SJNP Botol Kosong Data Retur Penjualan DAta SJNP Pengisian Data Retur Surat Jalan

Asset Botol

+

Kode SC Botol Data Leasing Tangki & Pompa

Data Leasing Kendaraan Laporan Asset Kendaraan

3

Leasing

Data Leasing Botol Data Laporan Penerimaan Barang

SISTEM SISTEM SISTEM PEMBELIA PEMBELIAN N N

Data Retur LPB Data Asuransi Botol Data Retur Pembelian

Data Asuransi Kendaraan 4

Asuransi

Data Leasing Maintenance Report Botol PRODUKSI PRODUKSI PANGGUN PANGGUNG G G

Data Asuransi

Laporan Produksi

3

Kode SC Tangki & Pompa

Asset Tangki & Pompa

Data Asuransi Tangki & Pompa Laporan Asset Tangki & Pompa Data Penyusutan Tangki & pompa

+

Maintenance Report Tangki & Pompa Data Beli Tangki & Pompa

PEMBELIAN

Laporan Asset Botol

4 MANAJEM MANAJEM MANAJEM MANAJEMEN EN EN EN

Pelaporan Asset Laporan Asset

Data Penyusutan

Gambar 2. DFD SIMA level 1 Pada DFD level 1 tampak bahwa proses dibagi kedalam masing-masing jenis asset yaitu Asset Botol, Asset Kendaraan dan Asset Tangki dan pompa hal ini karena tiap jenis asset mempunyai sifat dan perlakuan yang berbeda, sedangkan proses Pelaporan Asset merupakan jenis pelaporan yang mempunyai sifat yang sama diantara ketiga jenis asset tersebut, yakni memproses penyusutan, leasing dan asuransi. Pada level berikutnya, DFD level 2, untuk mendekompose proses Asset Botol, tampak pada gambar 5.3, akan ada empat proses utama yaitu Proses Pendataan Asset Botol, Proses Traking Botol dan Proses Entry Maintenance Botol, serta pelaporan Asset Botol yang pada prosedur manual dinamakan Laporan Administrasi Botol akan diproses pada Pelaporan Asset Botol.


ISBN : 979-99302-0-0

D-4-7

Maintenance Report Botol Data Penyusutan Botol 2

Penyusutan

3

Leasing

4

Asuransi

PRODUKSI PANGGUNG

PEMBELIAN Data Leasing Botol

1

Data Beli Botol

Pendataan Asset Botol

BA Perubahan Asset Botol Hidrosatik Test

Data Asuransi Botol

3

+ 5

Data Maintenance Botol

Proses Entry Maintenance Botol

Botol No Botol yg dimaintenance

ADMINIST ADMINIST ADMINISTRASI RASI RASI BOTOL BOTOL BOTOL

Data Botol Baru

data btl yg dialihkan

6

Kode SC Botol Asset Botol yg Dialihkan

Data Asset Botol

7

Master Barang

data Pinj Btl Customer

Pinjaman Botol Customer

data Pinj Btl Supplier

data btl MG retur beli data btl ksg MG data CP btl MG data beli btl MG data terima CP btl MG

Pinjaman Botol Supplier

8

data btl MP MR retur beli data TTBK retur SJNP

Data Surat Jalan Data Surat Jalan Pengganti Claim Data SJNP Botol Isi Data SJNP Botol Kosong DAta SJNP Pengisian Data SJNP Claim Pembelian

SISTEM SISTEM SISTEM SISTEM PENJUALA PENJUALA PENJUALA PENJUALAN N N N

4

data beli btl MP MR data TTBK PC data terima CP btl MP MR 2 data Isi btl data CP btl MP MR Traking Botol

+

9

Pengisian Botol data Pengisian Botol

Pelaporan Asset Botol

Data Tanda Terima Botol Kosong

Data Retur LPB Data Retur Pembelian

Laporan Asset Botol

Data Laporan Penerimaan Barang

Data Retur Surat Jalan Data Retur Penjualan Data TTBC Claim Pembelian Data TTBC

MANAJEMEN SISTEM SISTEM PEMBELIA PEMBELIAN N N

ADMINISTRASI PANGGUNG

Gambar 3. DFD SIMA level 2 Proses 1 (Asset Botol) Pada proses Asset Kendaraan tampak pada gambar 4, akan ada empat proses utama yaitu Proses Pendataan Asset Kendaraan, Proses Entry Distribusi dan Proses Entry Maintenance Kendaraan, serta Pelaporan Asset Kendaraan. Proses Pendataan asset kendaraan akan didekomposisi lagi, sedangkan untuk proses entry Distribusi adalah proses untuk mengentry Laporan Harian Kegiatan Kendaraan Distribusi (LHKKD) yang dibuat oleh sopir dan diinput oleh bagian distribusi. Sedangkan Proses entry maintenance kendaraan adalah proses mengentry Maintenance Report Kendaraan yang dibuat oleh bagian distribusi.


Maintenance Botol

Data botol yg dialihkan

data btl jual data btl ksg MR data btl sample data botol Claim data btl PC data TTBK btl MP MR data retur btl

SISTEM SISTEM PENJUALA PENJUALAN N

1

10

ISBN : 979-99302-0-0

Maint Botol

D-4-8

2

Penyusutan

3

Leasing

4

Asuransi

12

Perijinan

PEMBELIAN Data Beli Kendaraan

Data Penyusutan Kendaraan 1

Perijinan

Pendataan Asset kendaraan

DISTRIBUSI DISTRIBUSI DISTRIBUSI

Data Leasing Kendaraan

+

Data Asuransi Kendaraan Perijinan

STNK & KIR 14 data Kend yg dialihkan

Asset Kendaraan Yg Dialihkan

Asset yg dialihkan

data Kendaraan Baru Laporan Harian Kegiatan Kendaraan Distribusi 13

DIstribusi

Data Distribusi

2 Proses Entry Distribusi

4 Pelaporan Asset Kendaraan

Distribusi

No Kendaraan 11

Kendaraan Data Kendaraan

3 Maintenance Report Kendaraan

Maintenance Kendaraan

15 data Maintenance kendaraan

1

Kode SC Kendaraan

Maintenance Kendaraan

Maint Kend

Master Barang

MANAJEMEN

Laporan Asset Kendaraan

Gambar 4 DFD SIMA Level 2 Proses 2(Asset Kendaraan) 1 Data Beli Tangki & Pompa PEMBELIAN

2

Penyusutan

3

Leasing

4

Asuransi

Pendataan Asset Data Penyusutan Tangki & pompa Tangki & Pompa Data Tangki & Pompa Baru

+

Data Leasing Tangki & Pompa

Data Asuransi Tangki & Pompa

17

data Tangki & Pompa yg dialihkan 16

Asset Tangki & Pompa yang dialihkan Data Tangki & Pompa

Tangki & Pompa Data Maintenance Tangki & Pompa 18

PRODUKSI PANGGUNG

3

Kode Tangki & Pompa

Maintenance Tangki & Pompa

Maintenance Report Tangki & Pompa

1

Master Barang

Laporan Produksi

4

Maint Tangki & Pompa

Pelaporan Asset Tangki & Pompa

Produksi

Kode SC Tangki & Pompa

2

PRODUKSI PANGGUNG

Maintenance Tangki & Pompa

Proses Entry Produksi

19

Produksi

Data Produksi

MANAJEMEN

Laporan Asset Tangki & Pompa

Gambar 5. DFD SIMA Level 2 Proses 3 (Asset Tangki dan Pompa) Pada proses Asset Tangki dan Pompa tampak pada gambar 5, akan ada empat proses utama yaitu Proses Pendataan Asset Tangki dan Pompa, Proses Entry Produksi dan Proses Entry Maintenance Tangki dan Pompa, serta Pelaporan Asset Tangki dan Pompa. Proses Pendataan asset Tangki dan Pompa akan didekomposisi lagi, sedangkan untuk proses entry Produksi adalah proses untuk mengentry Laporan Produksi Harian Gas Tekan (LPHGT) yang dibuat oleh bagian produksi di Panggung. Sedangkan Proses Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ISBN : 979-99302-0-0

D-4-9

entry maintenance Tangki dan Pompa adalah proses mengentry Maintenance Report Tangki dan Pompa yang dibuat oleh bagian Produksi Panggung.. Pada proses Entry Produksi, adalah memasukkan data ke dalam database Produksi, untuk membuat laporan Produksi. Laporan Produksi untuk mengetahui berapa banyak yang telah diproduksi oleh tangki dan pompa tersebut, serta mengetahui seberapa banyak losses yang terjadi pada setiap produksi.. Data yang diinput antara lain No dan tgl LPHGT, Jenis Gas yg diproduksi, Jam kerja Jumlah botol dan kapasitasnya, baik botol MP maupun MR, level awal tangki, level akhir tangki, pengisian tangki. Pada proses Entry Maintenance Tangki dan Pompa adalah proses untuk menginput Maintenance Report Tangki dan Pompa, dalam hal ini yang dimasukkan adalah setiap pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan setiap bagian Tangki dan Pompa. Dalam hal ini dibutuhkan pula suku cadang apa saja yang dibutuhkan pada kegiatan maintenance tersebut. Data diinput termasuk juga biaya yang timbul dari kegiatan maintenance kendaraan tersebut. Perancangan Database Perancangan Database dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) akan menggambarkan hubungan antar data dari proses-proses yang ada pada suatu sistem. Dari desain proses telah diketahui bahwa ada dua buah sistem informasi lainnya yang berhubungan dengan sistem yang akan dibangun, yaitu Sistem Pembelian dan Sistem Penjualan, maka ada database yang berasal dari sistem diluar Sistem Informasi Manajemen Asset ini, tetapi karena berhubungan maka masuk dalam hubungan antar entitas yang ada. Database yang berada pada Sistem Penjualan adalah database Surat Jalan, Retur Surat Jalan, Surat Jalan Non Penjualan, Retur Jual, dan TTBC. Sedangkan yang berada pada Sistem Pembelian adalah Laporan Penerimaan Barang, Retur LPB, dan Retur Beli. Dalam gambar 6 dibawah ini entitas yang berasal dari luar SIMA akan menunjukkan warna yang lebih gelap.


ISBN : 979-99302-0-0

D-4-10

ditanggung Asset Kode_asset

disusutkan Penyusutan No_Peny

dibiayai

Menyusutkan

Tangki & Pompa Kode FS Nama FS

Leasing

Menyusutkan Membiayai

Membiayai

No_Leasing

Produksi

Menyusutkan

dipakai

No_prod Kendaraan No Kend

Distribusi No_LHKKD

dialihkan Maintenance Tangki No_Maint_TP

Menggunakan

Maintenance Kend

dialihkan dimaintenance

Perijinan No_Ijin

memakai

Master Barang Kode Barang

Menggunakan berada

Maintenance Botol No_Maint_Btl

Customer Kode_Cust Nama_Supp

Menanggung

Membiayai

Asset Kend yg dialihkan No_Alih_Kend

dipakai

No_Maint_Kend

Menggunakan

Asuransi Menanggung No Asuransi2

Botol dimaintenance

Asset Botol yg dialihkan No_Alih_Botol

Asset T&P yg dialihkan NO_Alih_TP

dialihkan

No Botol

berada

dimaintenance

Menanggung

dipakai untuk Gas memiliki

Pinjaman Customer

Pinjaman Supplier

Kode_Gas Nama_Gas

untuk

untuk berisi

memiliki

TTBK

Supplier Kode_Supp Nama_Supp

berisi untuk

No_TTBK berisi

berisi

Pengisian Botol

diisikan

Retur Beli

berisi

No_RBL

Surat Jalan

berisi

No_SJ Berisi

berisi

berisi

berisi LPB NO_LPB

Retur LPB Retur Surat Jalan No_RSJ

berisi berisi

TTBC No_TTBC

berisi Retur Jual

SJNP NO_SJNP

NO_RJL berisi

No_RLPB

berisi

berisi

berisi

Gambar 6. ERD Sistem Informasi Manajemen Asset Perancangan Antar Muka Setelah adanya rancangan proses dan rancangan database yang telah diterangkan pada sub bab sebelumnya, maka untuk mempermudah pemahaman dan mengkodekan rancangan sistem yang telah dibuat, maka dilakukan perancangan antar muka dan laporan untuk Sistem Informasi Manajemen Asset ini. Pada sistem yang dibuat ini struktur menu utama akan terbagi menjadi 3 bagian utama yaitu sesuai dengan macam assetnya yaitu : Asset Botol, Asset Kendaraan, serta Asset Tangki dan Pompa seperti pada gambar dibawah.


ISBN : 979-99302-0-0

D-4-11

Gambar 7. Struktur Menu SIMA Penutup Hasil dari penelitian ini berupa sebuah rancangan Sistem Informasi Manajemen Asset yang mampu melakukan pengelolaan terhadap asset yang dimiliki perusahaan. Rancangan yang berupa rancangan proses dalam bentuk Data Flow Diagram, rancangan database yang berupa Entity Relationship Diagram, dan rancangan antarmuka yang berupa input dan output. Adapun menu dalam sistem ini dibagi menjadi 3 asset yang berperan dalam operasional perusahaan yaitu Asset Botol, Kendaraan serta Tangki dan Pompa. Sedangkan untuk rancangan jaringan dapat menggunakan jaringan yang telah ada sebelumnya, dapat dikembangkan karena yang dibutuhkan lebih pada sistem yang dibuat diharapkan dapat terintegrasi dengna sistem yang telah ada sebelumnya.Rancangan Sistem Informasi Manajemen Asset ini dapat mempercepat proses pengelolaan asset yang ada di perusahaan.


ISBN : 979-99302-0-0

D-4-12

Daftar Pustaka Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, 2002 James A. Hall, 2001, Sistem Infomasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat James A. O’Brien, 1999, Management Information Systems : Managing Information Technology in The Internetworked Enterprise, Fourth Edition, Irwin/McGraw-Hill. Jeffrey A. Hoffer, Joey F. George and Joseph S. Valacich, Modern Systems Analysis and Design, Second Edition, Addison – Wesley Jogiyanto, HM. Analisis dan Disain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1999. Jogiyanto, HM. Sistem Teknologi Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2003. Kendall & Kendall, System Analysis and Design. Fifth Edition, Prentice Hall, 2002 Philip E. Fess & Carl S. Warren, Accounting Principles, South Western,1998 Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, 1995


ISBN : 979-99302-0-0

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASSET

Recommend Documents