perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERANCANGAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BIDANG KEUANGAN, KEPEGAWAIAN, DAN PERLENGKAPAN DI UNIVERSITAS SEBELAS MARET MENGGUNAKAN WETHERBE’S APPROACH
Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
SAMUEL AGUNG SURETNO I 0307065
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK commit to user UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ...................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN .....................................................................
ii
HALAMAN VALIDASI .............................................................................
iii
SURAT PERYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH .................
iv
SURAT PERYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH .......................
v
KATA PENGANTAR .................................................................................
vi
ABSTRAK ................................................................................................... viii ABSTRACT .................................................................................................
ix
DAFTAR ISI ................................................................................................
x
DAFTAR TABEL .......................................................................................
xiv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................
xvii
DAFTAR LAMPIRAN ...............................................................................
xviii
BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ................................................................ I- 1 1.2. Perumusan Masalah ........................................................ I- 4 1.3. Tujuan Penelitian ............................................................ I- 4 1.4. Manfaat Penelitian .......................................................... I- 4 1.5. Batasan Masalah ............................................................. I- 5 1.6. Asumsi ............................................................................ I- 5 1.7. Sistematika Penulisan ..................................................... I- 5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) .........................................................
II- 1
2.1.1 Sejarah Singkat UNS ............................................ II- 1 2.1.2 Struktur Organisasi UNS ..................................... II- 3 2.1.3 Tupoksi Organisasi .............................................. II- 4 2.1.4 Visi, Misi dan Tujuan UNS ................................. II- 4 commit toUNS user....................................... II- 8 2.1.5 Bidang Keuangan
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2.1.6 Bidang Kepegawaian UNS .................................. II- 8 2.1.7 Bidang Perlengkapan UNS .................................. II- 8 2.2
Landasan Teori .............................................................. II- 9 2.2.1 Sistem Informasi Eksekutif (SIE) ....................... II- 9 2.2.2 Peran Eksekutif dan Kebutuhan Informasi .......... II-14 2.2.3 Wheterbe’s Approach .......................................... II-20 2.2.4 Metode Wawancara Terstruktur.......................... II-25 2.2.5 Data Warehouse .................................................. II-27 2.2.6 Desain Antarmuka............................................... II-28
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN 3.1
Studi Literatur dan Observasi Lapangan ....................... III- 2
3.2
Perumusan Masalah, Asumsi dan Tujuan Penelitian..... III- 2
3.3
Identifikasi
Kelompok
Pengguna
dan
Identifikasi Sistem Informasi yang Sudah Ada................................................................................. III- 3 3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan
Internal
bagi
Eksekutif
dan
Management Report....................................................... III- 4 3.5
Identifikasi Matrik Akses Informasi untuk Setiap Kelompok Pengguna........................................... III- 6
BAB IV
3.6
Menyusun Kerangka Konseptual SIE ............................ III- 7
3.7
Desain Antarmuka SIE .................................................. III- 7
3.8
Analisis .......................................................................... III- 7
3.9
Kesimpulan dan Saran ................................................... III- 9
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN WARALABA 4.1. Identifikasi Kelompok Pengguna .................................. IV- 1 4.1.1 Identifikasi
Kelompok
Pengguna
Level Universitas.................................................. IV- 1 4.1.2 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Fakultas . IV- 4 commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4.1.3
Identifikasi
Kelompok
Pengguna
Level Program Pascasarjana................................. IV- 5 4.1.4 Identifikasi
Kelompok
Pengguna
Level Lembaga ..................................................... IV- 6 4.1.5
Identifikasi
Kelompok
Pengguna
Level Biro ............................................................. IV- 7 4.1.6 Identifikasi
Kelompok
Pengguna
Level Unit Pelaksana Teknis (UPT)..................... IV- 7 4.1.7
Identifikasi
Kelompok
Pengguna
Level Jurusan atau Prodi ...................................... IV- 8 4.2. Identifikasi Sistem Informasi yang Sudah Ada ............. IV-10 4.2.1. Bidang Keuangan ................................................ IV-10 4.2.2. Bidang Kepegawaian............................................ IV-12 4.2.3. Bidang Perlengkapan............................................ IV-13 4.3. Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan
Internal
bagi
Eksekutif
dan
Management Report....................................................... IV-15 4.3.1. Identifikasi
Kebutuhan
Informasi
dengan Wawancara .............................................. IV-15 4.3.2. Management Report ............................................. IV-21 4.3.3. Hasil Informasi
Konseptual Eksekutif
Kebutuhan dari
Hasil
Wawancara, Laporan Rektor dan LAKIP .................................................................. IV-25 4.4. Identifikasi Matrik Kelompok Pengguna....................... IV-31 4.5. Menyusun Kerangka Konseptual SIE ............................ IV-32 4.6. Desain Antarmuka SIE .................................................. IV-35
BAB V
ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL 5.1
Analisis Identifikasi Sistem Informasi yang Sudah Ada ............................................................. V- 1
5.2
to user Analisis Metodecommit Wetherbe’s Approach ........................ V- 1
xii
perpustakaan.uns.ac.id
5.3
digilib.uns.ac.id
Proporsi Kebutuhan Informasi Eksternal bagi Eksekutif ................................................................ V- 3
5.4
Proporsi Kebutuhan Informasi Internal bagi Eksekutif ........................................................................ V- 4
5.5
Proporsi Kebutuhan Informasi Eksekutif Berdasarkan Kebutuhan Pengguna ................................ V- 5
BAB VI
5.6
Analisis Kerangka Konseptual EIS ............................... V- 6
5.7
Analisis Desain Antarmuka SIE ...................................
V- 9
KESIMPULAN DAN SARAN 6.1
Kesimpulan ..................................................................... VI- 1
6.2
Saran................................................................................ VI- 2
DAFTAR PUSTAKA 4.7. Normalisasi Ukuran dengan Objective Matrix ................. IV4.7.1. Perhitungan Titik Penilaian Utama ......................... IV4.7.2. Penentuan N ntang
........................................................................... IV-
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1
Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015 .............................................................. II- 7
Tabel 2.2
Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015 (lanjutan) .......................................................... II- 8
Tabel 2.3
Kesulitan pengembangan dan implementasi SIE ............... II- 11
Tabel 2.4
Kunci sukses SIE ................................................................ II- 11
Tabel 3.1
Rincian tahap studi literatur dan observasi lapangan ......... III- 2
Tabel 3.2
Rincian tahap identifikasi eksekutif ................................... III- 4
Tabel 3.3
Rincian tahap identifikasi informasi yang sudah atau belum tersedia pada sistem informasi sekarang ................. III- 4
Tabel 3.4
Rincian tahap identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report .......... III- 6
Tabel 3.5
Rincian tahap identifikasi matrik akses informasi untuk setiap kelompok pengguna ................................................. III- 6
Tabel 3.6
Rincian tahap menyusun konseptual SIE ........................... III- 7
Tabel 3.7
Rincian tahap membangun desain antarmuka .................... III- 7
Tabel 4.1
Unsur organisasi universitas ............................................... IV- 3
Tabel 4.2
Unsur organisasi fakultas ................................................... IV- 4
Tabel 4.3
Unsur organisasi program pascasarjana ............................. IV- 5
Tabel 4.4
Program studi di lingkungan UNS tahun 2010 .................. IV- 8
Tabel 4.5
Unsur organisasi jurusan .................................................... IV- 8
Tabel 4.6
Kelompok pengguna........................................................... IV- 10
Tabel 4.7
Input dan output WasDipa BLU ......................................... IV- 11
Tabel 4.8
Input dan output SIMPEG PLUS ....................................... IV- 12
Tabel 4.9
Input dan output SIMPEG PLUS (lanjutan)....................... IV- 13
Tabel 4.10
Input dan output SIMAK BMN.......................................... IV- 14
Tabel 4.11
Pertanyaan wawancara ....................................................... IV- 16
Tabel 4.12
Rekapitulasi hasil wawancara ............................................ IV- 16
Tabel 4.13
Rekapitulasi hasil wawancara (lanjutan) ............................ IV- 17 commit to user Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan .............. IV- 18
Tabel 4.14
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
Tabel 4.15
Kebutuhan
digilib.uns.ac.id
informasi
eksekutif
bidang
keuangan
(lanjutan) ............................................................................ IV- 19 Tabel 4.16
Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian ......... IV- 19
Tabel 4.17
Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian (lanjutan) ............................................................................ IV- 20
Tabel 4.18
Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan ........ IV- 20
Tabel 4.19
Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan .............. IV- 21
Tabel 4.20
Kebutuhan
informasi
eksekutif
bidang
keuangan
(lanjutan) ............................................................................ IV- 22 Tabel 4.21
Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian ......... IV- 23
Tabel 4.22
Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan ........ IV- 23
Tabel 4.23
Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan (lanjutan) ............................................................................ IV- 24
Tabel 4.24
Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan .............. IV- 24
Tabel 4.25
Kebutuhan
informasi
eksekutif
bidang
keuangan
(lanjutan) ............................................................................ IV- 25 Tabel 4.26
Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian ......... IV- 25
Tabel 4.27
Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan ........ IV- 25
Tabel 4.28
Kebutuhan informasi internal bidang keuangan ................. IV- 26
Tabel 4.29
Kebutuhan
informasi
internal
bidang
keuangan
(lanjutan) ............................................................................ IV- 27 Tabel 4.30
Kebutuhan
informasi
internal
bidang
keuangan
(lanjutan) ............................................................................ IV- 28 Tabel 4.31
Kebutuhan informasi eksternal bidang keuangan .............. IV- 28
Tabel 4.32
Kebutuhan informasi internal bidang kepegawaian ........... IV- 28
Tabel 4.33
Kebutuhan informasi internal bidang kepegawaian (lanjutan) ............................................................................ IV- 29
Tabel 4.34
Kebutuhan informasi eksternal bidang kepegawaian ......... IV- 30
Tabel 4.35
Kebutuhan informasi internal bidang perlengkapan .......... IV- 30
Tabel 4.36
Kebutuhan informasi internal bidang perlengkapan (lanjutan) ............................................................................ IV- 31
Tabel 4.37
Kebutuhan informasi eksternal bidang perlengkapan ........ IV- 31 commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
Tabel 4.38
digilib.uns.ac.id
Matrik kelompok penguna.................................................. IV- 32
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1
Struktur organisasi UNS ...................................................... II-
Gambar 2.2
Tingkatan keorganisasian..................................................... II- 16
Gambar 2.3
Proses
pengambilan
keputusan
eksekutif
3
(peran
decisional) ............................................................................ II- 17 Gambar 2.4
Proses menemukan kebutuhan informasi Wheterbe’s Approach .............................................................................. II- 20
Gambar 2.5
Perjalanan dari visi misi menuju pengukuran kinerja .......... II- 24
Gambar 2.6
Kerangka dan view data warehouse..................................... II- 27
Gambar 3.1
Diagram alir metodologi penelitian ..................................... III- 1
Gambar 4.1
Struktur organisai UNS ........................................................ IV- 2
Gambar 4.2
Struktur organisasi Fakultas Teknik .................................... IV- 5
Gambar 4.3
Struktur organisasi program pascasarjana............................ IV- 6
Gambar 4.4
Struktur organisasi LPP ....................................................... IV- 6
Gambar 4.5
Struktur organisasi LPPM .................................................... IV- 7
Gambar 4.6
Struktur organisasi Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNS ......................................................................... IV- 9
Gambar 4.7
Kerangka konseptual informasi SIE .................................... IV- 33
Gambar 4.8
Kerangka konseptual SIE ..................................................... IV- 35
Gambar 4.9
Antarmuka login pengguna .................................................. IV- 36
Gambar 4.10 Antarmuka informasi bidang keuangan ............................... IV- 36 Gambar 4.11 Antarmuna analisis tren ....................................................... IV- 37 Gambar 5.1
Proporsi kebutuhan informasi eksternal bagi eksekutif ....... V- 4
Gambar 5.2
Proporsi kebutuhan informasi internal bagi eksekutif ......... V- 5
Gambar 5.3
Proporsi kebutuhan informasi eksekutif berdasarkan kebutuhan pengguna ............................................................ V- 6
Gambar 5.4
Prosentase kebutuhan informasi yang telah tersedia dalam existing information system ...................................... V- 7
Gambar 5.5
Prosentase kebutuhan informasi yang telah tersedia dalam existing information system ...................................... V- 8 commit to user
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Matrik Keterkaitan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Strategis ................................................................................. L- 1 Lampiran 2 Pertanyaan Wawancara ......................................................... L- 3 Lampiran 3 Rekapitulasi Hasil Wawancara .............................................. L-10 Lampiran 4 Reduksi I Kebutuhan Informasi Eksekutif ........................... L-18 Lampiran 5 Proses Klasifikasi Kebutuhan Informasi Eksekutif ............... L-19 Lampiran 6 Reduksi II Kebutuhan Informasi Eksekutif ........................... L-22 Lampiran 7 Proses
Klasifikasi
Kebutuhan
Informasi
Eksekutif
Berdasarkan Laporan Rektor ................................................. L-25 Lampiran 8 Proses
Klasifikasi
Kebutuhan
Informasi
Eksekutif
Berdasarkan LAKIP .............................................................. L-28 Lampiran 9 Proses Penyusunan Konseptual Kebutuhan Informasi Eksekutif Akhir .................................................................... L-29 Lampiran 10 Klasifikasi Kebutuhan Informasi Eksekutif Internal dan Eksternal ................................................................................ L-33 Lampiran 11 Proses Pengelompokan Kebutuhan Informasi Eksekutif Akhir ...................................................................................... L-36 Lampiran 12 Matrik Kelompok Pengguna ................................................. L-39piran 4-1 Lampiran 4-2 Bentuk Kuesioner Persepsi ................................................ L4-an 4-3
commit to user
xviii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan beberapa hal pokok mengenai penelitian ini, yaitu latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi penelitian dan sistematika penulisan. 1.1 Latar Belakang Manajer puncak atau eksekutif adalah orang yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan seluruh organisasi dan menetapkan kebijakan strategi yang mencakup seluruh organisasi tersebut (Robbins & Coulter, 1999). Menurut Kimble (1994), karakteristik yang paling utama dari peran eksekutif adalah pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil oleh eksekutif adalah keputusan yang bersifat strategis atau taktis. Keputusan strategis adalah keputusan yang penting, tidak mudah diganti, dan melibatkan komitmen atas sumber daya dalam waktu tertentu, sedangkan keputusan taktis merupakan tindakan yang melibatkan definisi dan implementasi strategis (Sawitri, 2005). Eksekutif membutuhkan informasi yang akurat dan dapat diakses dengan cepat untuk melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu, eksekutif memerlukan sarana informasi yang tepat. Menurut Subakti (2002), Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif puncak karena SIE menyediakan akses informasi secara cepat, setiap saat dan akses langsung ke laporan manajemen. Meskipun sebagian besar perusahaan dan organisasi telah menerapkan sistem informasi, namun tidak banyak organisasi yang memiliki SIE. Sistem informasi yang ada lebih menunjang kegiatan yang bersifat operasional. Padahal, idealnya sistem informasi sebuah perusahaan seharusnya dapat menunjang bukan hanya kegiatan operasional, namun juga pada kegiatan perencanaan, kepemimpinan, dan pengendalian oleh eksekutif puncak untuk mencapai fungsi manajemen yang optimal. Bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan di UNS merupakan bidang kerja dari pembantu rektor II di UNS, sehingga bidang-bidang tersebut memiliki peran yang penting dalam pengambilan commitkeputusan to user di UNS. Eksekutif UNS dalam
I-1
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembiayaan memerlukan informasi tentang kondisi keuangan di UNS. Demikian juga pada bidang kepegawaian dan perlengkapan, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bidang tersebut memerlukan informasi yang sesuai dengan masing-masing bidang. Bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan di UNS telah memiliki sistem informasi untuk menunjang perannya tersebut. Sistem informasi yang sudah diterapkan dalam bidang keuangan Universitas Sebelas Maret (UNS) adalah Pengawasan DIPA BLU (WasDipa BLU). Tujuan dari sistem informasi ini adalah mampu memberikan akurasi perhitungan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Sistem informasi yang diterapkan di bidang kepegawaian UNS adalah Sistem Informasi Kepegawaian Plus (SIMPEG PLUS). SIMPEG PLUS mengelola data kepegawaian secara terintegrasi dengan harapan dapat meningkatkan validitas data dan selalu terbaharui untuk memenuhi kebutuhan permintaan data baik internal maupun eksternal, sedangkan sistem informasi yang sudah diterapkan dalam bidang perlengkapan UNS adalah Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN). SIMAK BMN bertujuan untuk mempermudah administrasi pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan serta melaksanakan inventarisasi dan mempersiapkan usul penghapusan barang perlengkapan. Semua sistem tersebut juga menyediakan sistem pelaporan berbasis komputerisasi yang dapat dilakukan setiap saat, namun pihak eksekitif tidak memiliki hak akses secara langsung untuk mendapatkan laporan tersebut. Semua sistem informasi yang diterapkan UNS tersebut belum sepenuhnya mendukung kebutuhan informasi bagi eksekutif dalam memantau dan menunjang keputusan strategis bidang keuangan, kepegawaian, dan perlengkapan. Hal ini dikarena pihak eksekutif harus melalui pihak yang bersangkutan pada bidang tertentu untuk mengakses informasi tersebut. Semua sistem informasi tersebut juga bukan merupakan sistem informasi yang terintegrasi sehingga pihak eksekutif tidak bisa mengakses informasi-informasi tersebut dalam satu tampilan. Melihat masalah tersebut idealnya, harus dibangun SIE yang terintegrasi dari sistem informasi yang sudah ada sehingga dapat memberikan informasi secara cepat dan langsung kepada eksekutif dalam commit to user menunjang keputusan strategis
I-2
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
khususnya bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan. SIE harus mampu memenuhi informasi jajaran eksekutif, mengolah dan merangkum data serta memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data dan informasi tersebut (Dawan, 2005). Penelitian sebelumnya mengenai SIE telah dilakukan oleh Oktarina (2010) untuk merancang SIE di lingkungan organisasi SMA Negeri 1 Cilegon. Penelitian lain dilakukan oleh Dawan (2005) yang membangun SIE berbasis web pada Fakultas Teknik Universitas Diponegoro dimana mempergunakan parameterparameter dalam sistem informasi akademik dan sistem informasi kepegawaian sebagai variabel utama SIE. Salmeron (2003) mengatakan bahwa kunci sukses sebuah SIE adalah faktor kepentingan pengguna dan faktor ketepatan kebutuhan informasi. Berdasarkan hal tersebut, identifikasi kepentingan pengguna dan ketepatan kebutuhan informasi pengguna dapat menjadi langkah pertama dalam pembangunan SIE. Menurut Turban (2005), terdapat empat pendekatan untuk menemukan kebutuhan informasi bagi eksekutif yaitu Wetherbe’s Approach, Watson and Frolick Approach, Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach dan Other Approach. Watson and Frolick Approach membangun kebutuhan informasi berdasarkan dua dimensi yaitu sumber informasi (langsung dan tidak langsung kepada eksekutif) dan media (komputerisasi dan nonkomputerisasi). Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach membangun kebutuhan informasi yang memiliki fokus pada tujuan strategis bisnis perusahaan saja. Wetherbe’s Approach menentukan kebutuhan informasi menggunakan wawancara terstruktur kepada eksekutif sesuai Business System Planning, Critical Success Factors, dan analisis End/Means dan dilanjutkan pada pembangunan prototipe. Hasil dari studi lapangan menunjukkan bahwa UNS telah menerjemahkan visi UNS ke dalam misi UNS yang kemudian diterjemahkan kembali dalam tujuan strategis UNS dan dibangun menjadi dua puluh sasaran strategis UNS. Sasaran strategis UNS ini terdapat dalam rencana strategis (renstra) UNS. Berdasarkan hal tersebut, renstra UNS dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi menggunakan wawancara kepada eksekutif, sehingga committerstruktur to user
I-3
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Wetherbe’s Approach lebih cocok digunakan dalam menentukan kebutuhan informasi eksekutif di UNS. Berdasarkan uraian diatas penelitian ini bertujuan untuk merancang konseptual SIE dengan mengidentifikasi kebutuhan informasi eksekutif dan kerangka konseptual untuk mendukung keputusan strategis khususnya dalam bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan UNS. Kebutuhan informasi dibangun berdasarkan studi literatur, wawancara serta konfirmasi kepada pihak eksekutif. Hasil dari identifikasi kebutuhan informasi eksekutif dan kerangka konseptual diwujudkan dalam bentuk desain antarmuka. 1.2 PERUMUSAN MASALAH Perumusan masalah yang dapat ditarik dari latar belakang diatas adalah bagaimana merancang konseptual SIE yang memenuhi kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan di UNS? 1.3 TUJUAN PENELITIAN Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah 1.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan pihak eksekutif dalam menyusun kerangka konseptual SIE bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan UNS.
2.
Menyusun kerangka konseptual SIE bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan UNS.
3.
Merancang desain antarmuka SIE UNS.
1.4 MANFAAT PENELITIAN Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu: 1. Membantu Biro Administrasi Perancangan dan Sistem Informasi UNS dalam mengembangkan SIE di UNS. 2. Mengetahui kebutuhan informasi eksekutif yang belum tersedia dalam laporan manajemen dan sistem informasi yang tersedia. 3. Menjadi dasar untuk membangun sebuah SIE yang terintegrasi untuk mendukung keputusan eksekutif. commit to user
I-4
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1.5 BATASAN MASALAH Batasan masalah yang digunakan adalah 1.
Pihak eksekutif yang menjadi responden adalah eksekutif yang sedang atau telah menjabat. Penelitian dilakukan pada bulan Mei-Juni 2011 dimana terjadi pergantian masa jabatan. Dalam hal ini responden dibatasi pada pejabat periode lama.
2.
Identifikasi responden wawancara dibatasi satu responden pada setiap kelompok pengguna pada level organisasi yang dikaji.
3.
Level organisasi yang digunakan adalah level universitas, fakultas, program pascasarjana, lembaga, biro, UPT, dan jurusan atau prodi.
1.6 ASUMSI Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah 1.
Responden wawancara yaitu eksekutif yang benar-benar memahami kebutuhan informasi yang digunakan untuk menunjang dalam mengambil keputusan.
2.
Setiap eksekutif dalam sebuah level kelompok pengguna memiliki kebutuhan informasi yang tidak berbeda.
1.7 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika
penulisan
dibuat
agar
dapat
memudahkan
pembahasan
penyelesaian masalah dalam penelitian ini. Penjelasan mengenai sistematika penulisan, sebagai berikut : BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini menguraikan berbagai hal mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi-asumsi dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan teori-teori yang akan dipakai untuk mendukung penelitian antara lain definisi SIE, langkah-langkah wetherbe’s approach. Tinjauan pustaka diambil dari berbagai sumber yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang dibahas dalam penelitian.
commit to user
I-5
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tahapan yang dilalui dalam penyelesaian masalah secara umum yang berupa gambaran terstruktur dalam bentuk flowchart sesuai dengan permasalahan yang ada mulai dari studi pendahuluan, pengumpulan data sampai dengan pengolahan data dan analisis. BAB IV : PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini berisi data-data yang diperlukan dan dikumpulkan dan diolah untuk menyelesaikan masalah identifikasi kebutuhan informasi eksekutif untuk membangun SIE. BAB V : ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Bab ini memuat uraian analisis dan intepretasi dari hasil penelitian. BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan target pencapaian dari tujuan penelitian dan kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan masalah. Bab ini juga menguraikan saran dan masukan bagi kelanjutan penelitian.
commit to user
I-6
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan tinjauan umum instansi tempat pelaksanaan penelitian serta landasan teori yang digunakan dalam penyusunan laporan. 2.1 Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) 2.1.1 Sejarah Singkat UNS Sekitar tahun 1946, para pengelola pendidikan tinggi di kota Surakarta sudah berkeinginan mendirikan sebuah universitas negeri. Keinginan tersebut baru memiliki titik terang setelah pada 11 Januari 1968, Pemda Kodya Surakarta membentuk Tim Pengumpul dan Pengolah Data (TIM P2D) Persiapan Universitas Negeri di Surakarta melalui Surat Keputusan (SK) Walikota No.22/Kep/VII1/1972 tertanggal 1 Maret 1972. Melalui surat No.7/pend.1/K-Dept/1972, tanggal 9 September 1972, Walikota Surakarta mengirimkan pra-usulan pendirian Universitas Negeri di Kota Surakarta kepada pemerintah pusat melalui Menteri P dan K. Pada tanggal 30 Juli 1973, gagasan mendirikan Universitas Negeri di Kota Surakarta juga diajukan ke lembaga legislatif (DPRD) Kotamadya Surakarta dan disetujui, melalui surat Keputusan DPRD Kotamadya Surakarta No.5/DPRD VIII/1973, tertanggal 22 Agustus 1973. Sejalan dengan itu, tanggal 14 Juni 1974, rapat koordinasi PTS juga menghasilkan rekomendasi bahwa 12 PTS yang ada di kota Surakarta bersedia menggabungkan diri untuk mendirikan sebuah Universitas Negeri. Rapat tim tanggal 5 Juli 1974 berhasil membentuk Presidium Pimpinan Perguruan Tinggi Gabungan Surakarta. Melalui SK. Walikota Surakarta No.55/Kep/C-6/1975 tanggal 9 April 1975, dibentuk Presidium Universitas Negeri Persiapan Surakarta dan setelah bekerja, maka pada tanggal 1 Juni 1975, bertempat di Pagelaran Kraton Kasunanan Surakarta disepakati lahirnya Universitas Gabungan Surakarta (UGS), yang merupakan hasil dari fusi beberapa Perguruan Tinggi Kedinasan dan PTS di Kota Surakarta. Pada saat diresmikan, UGS memiliki delapan fakultas dengan jumlah mahasiswa 1.842. commit to user
II-1
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tahun 1975, IKIP Negeri Surakarta juga bersedia meleburkan diri dan bergabung dengan UGS. Penggabungan UGS dengan PTPN Veteran Cabang Surakarta, AAN Negeri Surakarta, STO Negeri Surakarta, dan IKIP Negeri Surakarta akhirnya menjadi cikal bakal berdirinya Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret. Universitas Negeri Surakarta (UNS) Sebelas Maret diresmikan pada tanggal 11 Maret 1976 oleh Presiden Soeharto. Melalui Keppres tersebut, untuk kali pertama UNS diijinkan berjalan dengan membuka 17 jurusan yang bergabung dalam 9 fakultas, yaitu Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP), Fakultas Keguruan (FKg), Fakultas Sastra Budaya (F.Sasdaya), Fakultas Sosial Politik (Fisipol), Fakultas Hukum (FH), Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas Kedokteran (FK), Fakultas Pertanian (Faperta), dan Fakultas Teknik (FT). Antara tahun 1977 s.d. 1986, UNS berhasil memiliki kampus terpadu di Kentingan Jebres melalui pembangunan berbagai sarana dan prasarana pendidikan secara bertahap. Kampus Kentingan tersebut luasnya 60 ha, diperoleh dari Walikota Surakarta melalui Surat Keputusan Walikota Surakarta tanggal 18 Oktober
1976
nomor
238/Kep/T3/1976.
Landasan
program
percepatan
peningkatan kualitas pendidikan diletakkan pada kurun waktu tersebut, termasuk berdirinya Fakultas Matematika dan Ilmu Alam (MIPA) melalui surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No.0297/0/1996 tanggal 1 Oktober 1996. Seiring dengan berjalannya waktu UNS hingga saat ini telah memiliki 9 fakultas dan 1 program pascasarjana. Total program studi berjumlah 128, terdiri dari 22 program studi D3, 2 program studi D4, 57 program studi S1 reguler (16 program studi di antaranya membuka program transfer), 28 program studi S2, 12 Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I (PPDS-I), 7 program studi S3, 1 program profesi. 2.1.2 Struktur Organisasi UNS Struktur organisasi UNS ditunjukkan pada Gambar 2.1. Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 33 ayat 6, disebutkan bahwa rektor dapat mengangkat pembantu rektor bidang lainnya dengan persetujuan senat, apabila dipandang perlu dan sesuai dengan kebutuhan. commit to user
II-2
Gambar 2.1Struktur organisasi UNS Sumber : Sub bagian tata usaha UNS, 1998
II-3
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2.1.3 Tupoksi Organisasi Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.0201/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sebelas Maret, Bab 1 Pasal 2 merumuskan bahwa tugas pokok UNS adalah menyelenggarakan program pendidikan akademik dan atau profesional dalam sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian tertentu. Fungsi UNS dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut adalah: 1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi. 2. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian. 3. Melaksanakan pengabdian pada masayarakat. 4. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan hubungannya dengan lingkungan. 5. Melaksanakan kegiatan layanan administratif. 2.1.4 Visi, Misi dan Tujuan UNS Berdasarkan Surat Keputusan Senat UNS No. 417/J27/HK.PP/2006, tanggal 16 Agustus 2006, visi UNS adalah: ”Menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi, dan seni yang unggul di tingkat internasional dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya nasional.” Sedangkan Misi Universitas Sebelas Maret dirumuskan sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan
pendidikan
dan
pengajaran
yang
menuntut
pengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap. 2. Menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni. 3. Menyelenggarakan
kegiatan
pengabdian
pada
masyarakat
yang
berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat. Sementara itu tujuan strategis Universitas Sebelas Maret dinyatakan sebagai berikut: 1. Menciptakan lingkungan yang mendorong setiap warga kampus mau belajar guna mengembangkan kemampuan diri secara optimal. commit to user
II-4
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2. Menghasilkan lulusan yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur, cerdas, terampil, dan mandiri, serta sehat jasmani, rohani, dan sosial. 3. Melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam masyarakat dan untuk membangun kehidupan yang lebih baik. 4. Mendesiminasikan hasil pendidikan dan pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi transformasi secara terus menerus menuju kehidupan yang lebih modern. 5. Menggali dan mengembangkan nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan berperilaku dalam kehidupan, baik di dalam maupun di luar kampus. 6. Mengembangkan
pranata kehidupan yang lebih
beradab menuju
terciptanya masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri, demokratis, damai, dan religious. 7. Mendukung terciptanya kehidupan berbangsa dan bernegara yang berdaulat, bersatu, adil dan makmur. 8. Menjadikan Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015. Kedelapan tujuan diatas kemudian diterjemahkan ke dalam 20 sasaransasaran strategis (S). Beberapa kelompok sasaran dalam kategori bidang yang sama kemudian diperkuat dengan program strategis inti UNS. Sasaran-sasaran strategis ini dapat digolongkan dalam beberapa kategori yakni: 1. Aspek layanan, terdiri dari: ·
Sasaran bidang pendidikan
·
Sasaran bidang penelitian
· Sasaran bidang pengabdian pada masayarakat 2. Aspek sumberdaya manusia, terdiri dari: · Sasaran bidang sumberdaya manusia 3. Aspek tatakelola, organisasi dan manajemen, terdiri dari: · Sasaran bidang tata kelola, organisasi, dan manajemen 4. Aspek sarana prasarana, terdiri dari: ·
Sasaran bidang sarana commit dan prasarana to user
II-5
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
5. Aspek keuangan, terdiri dari: ·
Sasaran bidang sumber dana
Dalam rencana strategis ini digambarkan visi UNS 2015 adalah ”Menuju Universitas Riset” dengan sasaran–sasaran yang telah ditetapkan. Kaitan antara program strategis inti dengan pencapaian sasaran yang diharapkan sampai tahun 2015, disajikan pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2. Tabel 2.1 Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015 Program Strategis Inti 2015 a. Keunggulan dalam pendidikan
Sasaran Bidang 1.1.
Menghasilkan lulusan dengan kompetensi yang relevan dengan kebutuhan masyarakat masa depan. 1.2. Memperluas kesempatan Sasaran mendapatkan pendidikan vokasi, b. Keunggulan Bidang sarjana dan pascasarjana bagi yang mempunyai potensi. internasionalisasi Pendidikan dan pencitraan 1.3. Menyelenggarakan program publik pendidikan yang bermutu untuk pencapaian akreditasi dan reputasi setinggi-tingginya. 2.1. Menyelenggarakan program penelitian yang bermutu dan produktif. c. Keunggulan 2.2. Menghasilkan penelitian yang dalam riset Sasaran berdampak pada penyelesaian Bidang masalah nyata dan peningkatan Penelitian kesejahteraan masyarakat. d. Keunggulan 2.3. Mendorong diseminasi dan transfer internasionalisasi ilmu pengetahuan, teknologi, dan dan pencitraan seni dengan advokasi keunggulan publik lokal ke tingkat dunia. 3.1. Mengembangkan ilmu, teknologi, dan seni yang dapat diaplikasikan e. Keunggulan dalam transfer & guna membangun kekuatan pengembangan perekonomian bangsa. Sasaran ilmu Bidang 3.2. Memberdayakan potensi lokal dan pengetahuan Pengabdian ikut berkontribusi memecahkan pada permasalahan masyarakat. Masyarakat f. Keunggulan 3.3. Mengembangkan pendidikan dalam berkelanjutan (continuing manajemen education) yang unggul di tingkat pengetahuan nasional. Sumber: Rencana Strategis UNS, (2008)commit to user
II-6
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 2.2 Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015 (lanjutan) Program Strategis Inti Sasaran Bidang 2015 4.1. Tersedianya sumber daya manusia (SDM) yang berkompetensi menjalankan program tridarma g. Keunggulan Sasaran perguruan tinggi dan pendukungnya. dalam Bidang Tersedianya sistem manajemen sumberdaya Sumber Daya 4.2. SDM berbasis kompetensi dan manusia Manusia meritokrasi yang mendukung iklim penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 5.1. Terwujudnya good university governance dalam bidang program tridarma perguruan tinggi dan pendukungnya. 5.2. Tersedianya sistem perencanaan berbasis kinerja dan pengalokasian Sasaran dana yang efektif. Bidang Tata 5.3. Terwujudnya sistem manajemen h. Keunggulan kelola, mutu yang komprehensif mulai dalam tata kelola Organisasi, penetapan standar yang tepat, dan layanan yang bermutu, dan proses Manajemen monitoring, asesmen dan evaluasi (MAE) yang akurat. 5.4. Terwujudnya sistem informasi manajemen yang mendukung operasi dan pengambilan keputusan manajemen puncak. Sasaran 6.1. Tersedianya sarana dan prasarana Bidang untuk mendukung program tridarma Sarana dan perguruan tinggi dan pendukungnya. Prasarana i. Keunggulan dalam 7.1. Tersedianya sumber pendanaan manajemen yang berkelanjutan untuk ber mutu dan kembang Sasaran layanan Bidang 7.2. Memperbesar kemampuan Sumber Dana pendanaan dengan penganekaragaman sumber pendanaan Sumber: Rencana Strategis UNS, (2008)
commit to user
II-7
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2.1.5 Bidang Keuangan UNS Bidang keuangan UNS merupakan salah satu unit kerja bagian di bawah Biro Administrasi Umum dan Keuangan yang mempunyai tugas melaksanakan administrasi keuangan. Dalam menjalankan tugas tersebut bagian keuangan mempunyai fungsi melaksanakan administrasi keuangan baik yang bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara ( APBN ) maupun dari dana masyarakat yang berupa SPP, BPI, biaya lain-lain mahasiswa dan kerja sama dan lain-lain. 2.1.6 Bidang Kepegawaian UNS Bagian Kepegawaian merupakan salah satu unit kerja bagian di bawah Biro Administrasi Umum dan Keuangan, mempunyai tugas melaksanakan administrasi
kepegawaian.
Dalam
menyelenggarakan
tugas
pelayanan
administrasi kepegawaian tersebut, bagian kepegawaian UNS mempunyai fungsi pelayanan urusan administrasi kepegawaian tenaga administrasi berdasarkan ketentuan yang berlaku dan pelayanan urusan administrasi kepegawaian tenaga akademik berdasarkan ketentuan yang berlaku. Fungsi bagian kepegawaian UNS meliputi segenap pelayanan di bidang administrasi kepegawaian di lingkungan UNS, bidang layanan tersebut sangat penting sekali dalam pencapaian tujuan organisasi. Bagian kepegawaian akan selalu berusaha meningkatkan pelayanan kepegawaian yang profesional, cepat, tepat dan akurat agar unit kerja/ pelanggan/ masyarakat merasa puas dan akan selalu menjalin kerjasama yang baik dengan Unit kerja terkait. Kedudukan bagian kepegawaian UNS adalah untuk membantu pimpinan di bidang administrasi Kepegawaian di bawah dan tanggung jawab langsung kepada PR II yang dalam pelaksanaan tugas sehari – hari di bawah pembinaan Kepala biro Administrasi Umum dan Keuangan UNS. Bagian kepegawaian UNS dipimpin oleh seorang Kepala Bagian. 2.1.7 Bidang Perlengkapan UNS Bagian perlengkapan merupakan salah satu unit kerja bagian di bawah Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Bagian perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan administrasi perlengkapan. Dalam menjalankan tugas tersebut bagian perlengkapan mempunyai fungsi melaksanakan administrasi pengadaan commit to user
II-8
perpustakaan.uns.ac.id
dan
pemeliharaan
digilib.uns.ac.id
perlengkapan
serta
melaksanakan
Inventarisasi
dan
mempersiapkan usul penghapusan barang perlengkapan. Bagian perlengkapan terdiri dari sub bagian pengadaan dan pemeliharaan serta sub bagian inventarisasi dan penghapusan. Untuk mendukung layanan administrasi perlengkapan, Bagian Perlengkapan mempunyai unit gudang yang berfungsi untuk menyimpan barang-barang persediaan berupa ATK / BHP dan lain-lain . Untuk melayani kebutuhan ATK / BHP unit-unit kerja di lingkungan Universitas. 2.2 Landasan Teori Merupakan landasan teori yang terkait dengan perancangan kebutuhan informasi bagi sistem informasi eksekutif Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2.2.1 Sistem Informasi Eksekutif (SIE) A.
Definisi SIE Sistem Informasi Eksekutif (SIE) memiliki beberapa definisi. Menurut de
Long, SIE adalah sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi dari para eksekutif puncak. SIE menyediakan akses cepat ke informasi tepat waktu dan akses langsung kepada laporan-laporan manajemen. SIE sangat ramah pengguna, didukung grafis, dan memberikan pelaporan eksepsi dan kapabilitas drill-down (Turban et al., 2005) Definisi lain tentang SIE diungkapkan oleh Bajwa dan Leidner dalam Salmeron (2003) yang menyatakan bahwa SIE, atau terkadang disebut Executive Support System (ESS), adalah sistem informasi berbasis komputer yang mendukung fungsi komunikasi, koordinasi, perencanaan, dan pemantauan dari manajer dan eksekutif dalam organisasi. Menurut Papageorgiou & Bruyn (2010) SIE merupakan sistem terkomputerisasi yang menyediakan akses informasi internal dan eksternal bagi eksekutif, manajemen puncak, dan manajer senior lainnya. Informasi tersebut relevan, akurat, tepat waktu dan up-to-date dalam pembuatan keputusan, memecahkan masalah, penentuan critical success factors dan kepuasan kebutuhan informasi. Kelompok kepentingan tersebut merupakan kepentingan utama dalam merangkum data yang ditransformasi menjadi informasi berguna, menggunakan commit to user grafik, laporan, dan on-line screens. II-9
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Definisi lain tentang SIE menurut Watson adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang tersedia bagi eksekutif untuk mengakses informasi eksternal dan internal dengan mudah, dan relevan dengan critical success factors (Averweg & Roldan, 2004). Nord dan Nord menyatakan bahwa penggunaan paling populer dari SIE adalah untuk medukung keputusan dengan menyediakan informasi dan data (50%), untuk penjadwalan (43,8%), untuk pengarahan singkat elektronik (31,5%), dan untuk browsing data dan situasi monitoring (31,3%) (Turban et al., 2005). Penelitian oleh Salmeron (2003), mengemukakan faktor kunci kesulitan dalam pengembangan dan implementasi sebuah SIE disajikan pada Tabel 2.3 Tabel 2.3 Kesulitan pengembangan dan implementasi SIE No.
Faktor Kesulitan
Tingkat Keseriusan
1
Pengabaian Kepentingan Pengguna
85,71%
2 3 4
Definisi Kebutuhan Informasi Sebab Politik Kesalahan Penggunaan
65,52% 62,07% 6,90%
Sumber : Salmeron, (2003)
Dalam penelitiannya juga Salmeron (2003) mengemukakan bahwa faktor kunci keberhasilan sebuah SIE ditunjukkan pada Tabel 2.4. Tabel 2.4 Kunci sukses SIE Kategori
Sumber Daya Manusia
Technical and Information Resources System Operation
Kunci Sukses Kepentingan pengguna Staf IS yang kompeten dan seimbang Dukungan sponsor eksekutif Lain-lain Ketepatan kebutuhan informasi Kesesuaian soft/hardware Lain-lain Sistem yang fleksibel dan sensitif Kecepatan pengembangan prototipe Lain-lain
Sumber : Salmeron, (2003)
commit to user
II-10
Tingkat keseriusan 96,55% 65,52% 62,07% 6,90% 79,31% 68,96% 10,34% 79,31% 48,28% 16,00%
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Szajna & Scamell dalam Salmeron (2003), menyatakan bahwa salah satu penyebab kegagalan sebuah SIE adalah tidak terpenuhinya harapan pengguna. Menurut Gibson, keterlibatan pengguna dalam perancangan sebuah SIE akan mempengaruhi kemampuan sistem sesuai harapan nyata dari pengguna dan menurunkan resiko kegagalan. Jika sebuah SIE bertujuan memberikan kepuasan kebutuhan informasi manajer, ketepatan penentuan merupakan unsur utama kesuksesan (Salmeron, 2003). Kunci utama kesuksesan adalah hubungan dengan pengguna dan kebutuhan pengguna. Oleh karena hal itu, komunikasi dan motivasi merupakan inti dari kesulitan yang biasanya terjadi pada implementasi SIE. Hal ini menunjukkan pentingnya faktor manusia di dalam SIE (Salmeron, 2003). B.
Karakteristik dan Kemampuan Sistem Informasi Eksekutif Identifikasi yang dilakukan Sprague & Watson dalam Averweg & Roldan
(2004) mengenai kemampuan (capabilities) atau karakteristik sebuah SIE mendapatkan hasil bahwa: 1. SIE dibangun untuk eksekutif secara individual. 2. SIE mampu menggali, menyaring, meringkas dan menelusuri data penting. 3. SIE enyediakan status akses on-line, analisis trend, laporan pengecualian dan drill down. 4. SIE mampu melakukan akses dan penggabungan jarak lebar antara data internal dan eksternal. 5. SIE memiliki karakteristik user-friendly dan sedikit pelatihan penggunaan. 6. SIE dipergunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara. 7. SIE mampu menyajikan grafik, tabel, dan atau informasi tersusun. Beberapa karakteristik dijelaskan lebih detail yaitu drill-down, critical success factors (CSF), akses status, analisis, pelaporan eksepsi, penggunaan warna dan audio, navigasi informasi, dan komunikasi. a.
Drill-down Drill-down dimaksudkan agar eksekutif dapat memecah data untuk
menemukan apa hal yang memiliki andil dalam konsep tingkat atas (Arnott et al., commit tomungkin user 2007). Sebagai contoh, seorang eksekutif memperhatikan menurunnya
II-11
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
penjualan perusahaan dari laporan harian atau mingguan. Untuk menemukan penyebabnya, ia mungkin ingin melihat penjualan masing-masing area. Jika ditemukan adanya area yang mengalami masalah, maka eksekutif perlu melihat detail lebih lanjut. Detail penelusuran ini misalnya berdasarkan produk atau tenaga penjual disertai deviasi yang tercantum. Informasi yang disajikan proses drill down (menggali lebih dalam) pada beberapa kasus tertentu dapat berlanjut ke dalam beberapa tingkatan detail (Turban et al., 2005). Berdasarkan penjelasan tersebut, drill-down adalah salah satu fasilitas yang sangat berguna dalam SIE. Dengan fasilitas ini, eksekutif dapat mengakses informasi secara hierarkis, mulai dari yang bersifat umum atau global kemudian dipecah hingga ke level yang lebih detail dan sebaliknya (roll-up). Informasi yang diberikan berupa grafik maupun tabel. Dengan memperoleh detail dari suatu informasi, eksekutif dapat melakukan analisis secara lebih akurat dan tepat sasaran. b.
Critical Success Factors (CSF) Tiap eksekutif memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Oleh karena
itu, SIE harus dibangun secara spesifik agar dapat memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Begitu pula dengan suatu organisasi. Tiap organisasi mempunyai tujuan atau program yang juga berbeda-beda. Untuk mencapai tujuan tersebut terdapat faktor-faktor yang harus dipertimbangkan yang disebut dengan Critical Success Factors (CSF). Faktor-faktor penentu tersebut dapat bersifat strategis maupun operasional dan berasal dari tiga sumber (Turban et al., 2005), yaitu: 1. Faktor-faktor organisasional 2. Faktor-faktor industri 3. Faktor-faktor lingkungan Dari CSF lalu ditentukan nilai Key Performance Indikator (KPI), yaitu nilai/angka sebagai indikator keberhasilan CSF. Menurut Kogan dalam Turban et al., (2005) setelah diidentifikasi, faktor sukses kritis dapat dimonitor menurut lima jenis informasi yaitu naratif masalah kunci, bagan-bagan penting, keuangan tingkat commit to user tinggi, faktor-faktor kunci, dan
II-12
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
laporan tanggung jawab KPI yang terperinci. Penjelasan lima jenis informasi faktor sukses kritis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Naratif masalah kunci Laporan ini menyoroti performa keseluruhan, masalah kunci, dan alasanalasan yang mungkin atas adanya masalah pada sebuah organisasi. Penjelasan sering dikombinasikan dengan Tabel, grafik, atau informasi bentuk tabel. 2. Bagan-bagan penting Ringkasan ini mendisplay informasi tingkat-tinggi berdasarkan pilihan atau pertimbangan pengguna. Karena mereka didesain dari perspektif pengguna, maka display ini dengan cepat menyoroti area yang perlu diperhatikan, yang secara visual memberi isyarat tentang status performa organisasional versus CSF. 3. Keuangan tingkat-tinggi Display ini menyediakan informasi mengenai kesehatan keuangan perusahaan dalam bentuk angka absolut dan rasio performa komparatif. 4. Faktor-faktor kunci Faktor ini menyediakan ukuran spesifik CSF, disebut indikator performa kunci (KPI), pada tingkat perusahaan. Display sering digunakan pada basis eksepsi untuk menguji ukuran-ukuran spesifik CSF yang ditandai sebagai masalah pada bagan-bagan penting. 5. Laporan tanggung jawab KPI yang terperinci Laporan ini menandai adanya performa unit bisnis atau individu yang terperinci di area-area yang kritis bagi sukses perusahaan. c.
Akses Status EIS menyediakan akses cepat terhadap timely information. Setiap data atau
laporan terbaru dapat diakses secara langsung melalui jaringan. Dengan begitu eksekutif dapat mengetahui status atau kedudukan organisasinya. Proses pengaksesan status ini mungkin terjadi setiap hari maupun setiap jam, bahkan memungkinkan pelaporan secara real-time (Turban et al., 2005). commit to user
II-13
perpustakaan.uns.ac.id
d.
digilib.uns.ac.id
Analisis Sistem informasi eksekutif menyediakan kemampuan analitik, dimana
para eksekutif dapat menggunakan SIE untuk melakukan sendiri analisis mereka. Analisis oleh sistem perangkat lunak yang dilekatkan pada SIE, dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi built-in, integrasi dengan produk DSS, dan analisis oleh agen cerdas (Turban et al., 2005). e.
Pelaporan Eksepsi Pelaporan eksepsi didasarkan pada manajemen berdasarkan eksepsi.
Pelaporan eksepsi menyedot perhatian eksekutif hanya untuk kasus-kasus dengan performa sangat jelek atau sangat baik (Turban, 2005). f.
Penggunaan Warna dan Audio Item-item kritis dilaporkan tidak hanya secara numerik, tetapi juga dalam
warna lampu lalu lintas: hijau untuk OK, kuning untuk peringatan, dan merah untuk performa di luar batasan yang telah ditetapkan sebelumnya (bahaya) (Turban et al., 2005). g.
Navigasi Informasi Navigasi informasi adalah suatu kemampuan yang mengijinkan sejumlah
besar data diselidiki dengan mudah dan cepat. Kapabilitas SIE untuk drill-down dan roll-up memungkinkan navigasi informasi. Kubus data multidimensional juga dapat dinavigasi dengan mudah via berbagai piranti visual, termasuk piranti yang berdasarkan realita virtual (Turban et al., 2005). h.
Komunikasi Para eksekutif harus berkomunikasi satu sama lain. Komunikasi dapat
lisan, dengan email, transfer sebuah laporan yang ditujukan untuk mendapat perhatian seseorang, undangan rapat, komentar yang dibuat untuk news group di internet, atau antarmuka dari voice mail sebuah Personal Digital Assistence (PDA) (Turban et al., 2005). 2.2.2 Peran Eksekutif dan Kebutuhan Informasi A.
Peran Eksekutif Manajemen merupakan proses dimana tujuan organisasi tercapai melalui
penggunaan sumber daya (manusia, uang, energi, material, jarak, waktu). Proses commit melalui to user keputusan manajemen. Muchtar penggunaan sumber daya ini dilakukan
II-14
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
(2009) menyebutkan bahwa untuk mengetahui tingkat kepentingan suatu keputusan manajemen adalah dengan menghitung berapa waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk keputusan tersebut. Keputusan manajemen berdasarkan tingkat kepentingan dibedakan menjadi tiga yaitu: 1.
Keputusan strategis Keputusan strategis mewakili keputusan tertinggi dalam sebuah organisasi.
Keputusan ini menyangkut arah kebijakan dan tujuan jangka panjang. Menurut Sawitri (2005) keputusan strategis bersifat penting, tidak mudah diganti, dan melibatkan komitmen atas sumberdaya dalam waktu tertentu. Keputusan ini bersifat penting karena berkaitan dengan sumber daya perusahaan, yang pada akhirnya merupakan penuntun penyebaran sumber daya. Contoh keputusan strategis adalah keputusan dalam pengembangan garis besar sasaran organisasi, kebijakan, dan strategi organisasi. 2.
Keputusan taktis Keputusan taktis adalah keputusan untuk mendukung keputusan strategis.
Keputusan taktis merupakan tindakan atau prosedur yang melibatkan definisi dan implementasi strategi. Keputusan taktis berhubungan dengan seluruh kisaran keputusan operasional dari hari ke hari yang dibuat oleh para manajer di seluruh organisasi. Cakupan tingkat kepentingan keputusan taktis adalah sedang dengan konsekuensi yang sedang (Sawitri, 2005). Contoh keputusan ini adalah keputusan jangka menengah seperti jadwal dan anggaran, serta penentuan kebijakan, prosedur, dan tujuan bisnis masing-masing sub unit organisasi. 3.
Keputusan operasional Keputusan operasional dilakukan untuk mendukung keputusan taktis dan
dilakukan pada kegiatan sehari-hari. Keputusan ini memiliki dampak jangka pendek dan bersifat rutin. Contoh keputusan ini adalah penetapan jadwal produksi mingguan, mengatur penggunaan sumber daya sesuai prosedur, biaya dan jadwal yang telah ditetapkan. Penggolongan para manajer dalam organisasi dapat dilakukan terutama dalam organisasi
yang berstruktur tradisional atau
berbentuk piramida, yang
mencerminkan kenyataan bahwa jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah commit to user
II-15
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
daripada di puncak. Sebagaimana dalam Gambar 2.2, manajer dibedakan sebagai lini pertama, menengah, atau puncak dalam organisasi.
Gambar 2.2 Tingkatan keorganisasian Sumber :Robbins, (1999)
Manajer lini pertama adalah manajemen tingkat paling rendah dan seringkali disebut dengan penyelia. Manajer lini pertama dalam sebuah pabrik dapat disebut mandor. Manajer menengah mencakup semua tingkat manajemen antara tingkat penyelia dan tingkat puncak pada organisasi tersebut, seperti kepala bagian atau kepala biro, pemimpin proyek, manajer pabrik, kepala unit, dekan, uskup, atau manajer divisi. Di puncak atau dekat puncak organisasi tersebut terdapat manajer puncak, yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan seluruh organisasi dan menetapkan kebijakan dan strategi yang mencakup seluruh organisasi itu seperti wakil presiden pelaksana, presiden, direktur pelaksana, kepala operasi, CEO (Chief Executive Officer) atau presiden komisaris (Robbins & Coulter, 1999). Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah
ini digunakan untuk
mengidentifikasi manajer dari tingkat atas dari hirarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis menetapkan kebijakan perusahaan (Robbins & Coulter, 1999). Peran eksekutif yang paling utama adalah dalam pengambilan keputusan. commit to user Peran pengambilan keputusan dibedakan dalam dua tahap, tahap I melibatkan II-16
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
identifikasi masalah dan peluang. Tahap II melibatkan keputusan tentang apa yang akan dilakukan untuk masalah tersebut (Turban et al., 2005). B.
Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik Gambar 2.3 menyajikan flowchart dari proses pengambilan keputusan dan
digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi seorang eksekutif. Aliran informasi kepada eksekutif berasal dari lingkungan internal dan eksternal. Informasi internal dibangkitkan dari unit fungsional (keuangan, pemasaran, produksi, akuntansi, personalia, dll). Informasi eksternal berasal dari internet dan database online lainnya, surat kabar, layanan berita internet, publikasi industri, laporan pemerintah, dan kontak pribadi.
Gambar 2.3 Proses pengambilan keputusan eksekutif (peran decisional) Sumber : Turban et al., (2005)
commit to user
II-17
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Dikarenakan besarnya jumlah informasi yang tersedia, maka diperlukan environmental scanning untuk menemukan hal-hal apa yang relevan. Scanning dapat dilakukan oleh eksekutif itu sendiri, oleh staff, atau oleh mesin. Informasi yang dikumpulkan dievaluasi dan disalurkan untuk analisis kualitatif dan analisis kuantitatif. Eksekutif atau sebuah tim kemudian memutuskan apakah ada masalah atau peluang. Jika diputuskan ada masalah, maka interpretasi itu menjadi input untuk tahap berikutnya yaitu mengambil sebuah keputusan tentang apa yang dilakukan untuk masalah itu. Gambar tersebut tidak menunjukkan komunikasi yang esktensif yang berlangsung antara para eksekutif, manajer, dan staf. Tujuan dasar SIE adalah mendukung tahap I yaitu identifikasi masalah dan peluang, sedangkan tahap II atau pengambilan keputusan dapat didukung oleh aplikasi DSS/BI/BA yang spesifik (Turban et al., 2005). Data eksternal merupakan hal penting bagi eksekutif dan bagian penting dari SIE dan akses pada informasi eksternal disebut juga “environmental scanning”. Seperti data internal, data eksternal dapat berupa hard atau soft dan mungkin memerlukan perjuangan lebih untuk mendapatkannya (Palvia et al., 1996). Watson dalam Turban et al., (2005) menyatakan bahwa pengambilan keputusan memerlukan soft information, yang sering disediakan secara informal, untuk pembuatan keputusan. Soft information adalah “tidak jelas, tidak resmi, intuitif, subjektif, samar-samar, tersirat, dan kabur”. Soft information digunakan dalam sebagian besar SIE, dan dipecahkan menjadi kategori berikut: 1. Prediksi, spekulasi, perkiraan, dan estimasi (78,1%) 2. Penjelasan, pertimbangan, penilaian dan interpretasi (65,6%) 3. Laporan berita, tren industri, dan data survei eksternal (62,5%) 4. Jadwal dan rencana resmi (50,0%) 5. Opini, perasaan, dan gagasan (5,6%) 6. Rumor, gossip, dan desas-desus (9,4%) Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif. McLeod (1995) membahas dua penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi keseluruhan milik eksekutif. Penelitian pertama dilakukan oleh commit to user
II-18
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Mintzberg dan penelitian kedua dilakukan oleh Jones dan McLeod. Hasil penemuan penelitian yang paling menonjol adalah: 1. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi. 2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. 3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari computer C.
Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksekutif Menurut Turban (2005), terdapat empat pendekatan untuk menemukan
kebutuhan informasi bagi eksekutif yaitu Wetherbe’s Approach, Watson and Frolick Approach, Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach dan Other Approach. 1.
Watson and Frolick Approach membangun kebutuhan informasi
berdasarkan dua dimensi yaitu sumber informasi (langsung dan tidak langsung kepada eksekutif) dan media (komputerisasi dan non-komputerisasi). Pendekatan ini berdasar kepada strategi utama untuk menentukan kebutuhan informasi, yaitu: a. Asking: menanyakan melalui wawancara baik secara langsung kepada eksekutif maupun melalui staf dan bawahannya b. Deriving: mengambil informasi dari sistem informasi yang telah ada c. Synthesis: sintesis dari karakteristik sistem d. Discovering: membuat prototipe dari informasi yang didapat. 2.
Volonino and Watson’s
Strategic Business
Objectives Approach
membangun kebutuhan informasi yang memiliki fokus pada tujuan strategis bisnis perusahaan saja. 3.
Wetherbe’s Approach menentukan kebutuhan informasi menggunakan
wawancara terstruktur kepada eksekutif sesuai Business System Planning, Critical Success Factors, dan analisis End/Means dan dilanjutkan pada pembangunan prototipe. commit to user
II-19
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2.2.3 Wheterbe’s Approach Terdapat empat pendekatan untuk menemukan kebutuhan informasi bagi eksekutif (Turban et al., 2005) yaitu Wetherbe’s Approach, Watson and Frolick Approach, Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach dan Other Approach. Watson and Frolick Approach membangun kebutuhan informasi berdasarkan dua dimensi yaitu sumber informasi (langsung dan tidak langsung kepada eksekutif) dan media (komputerisasi dan non-komputerisasi). Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach membangun kebutuhan informasi yang memiliki fokus pada tujuan strategis bisnis perusahaan saja. Wetherbe’s Approach lebih umum dipergunakan karena dalam penentuan kebutuhan informasi mempergunakan wawancara terstruktur kepada eksekutif sesuai Business System Planning, Critical Success Factors, dan analisis End/Means
dan
dilanjutkan
pada
pembangunan
dan
dilanjutkan
pada
pembangunan prototipe. Gambar 2.4 menunjukkan proses untuk menemukan kebutuhan informasi berdasarkan Wetherbe’s Approach.
Gambar 2.4 Proses menemukan kebutuhan commit to userinformasi Wheterbe’s Approach Sumber: Turban, (2005)
II-20
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Pendekatan Wetherbe’s dibedakan menjadi dua phase proses. Dalam phase yang pertama, digunakan wawancara terstruktur untuk menentukan informasi yang dirasa diperlukan oleh eksekutif. Wheterbe’s menyarankan tiga metode untuk melakukan wawancara terstruktur. Antara lain : Business System Planning (BSP), Critical Success Factors (CSF), dan analisis Ends/Means (E/M). Dalam phase kedua, mempergunakan prototiping. Berdasarkan kebutuhan informasi yang berhubungan dalam phase pertama, sebuah prototipe SIE secara cepat dibangun (dalam hari atau minggu). Sistem prototipe tersebut ditunjukkan kepada eksekutif, dan kemudian memberikan saran untuk perbaikan prototipe. Sistem akan dimodifikasi ulang dan kembali ditunjukkan kepada eksekutif. Pengujian dan modifikasi akan berlangsung beberapa waktu dengan konsep trial and error hingga kebutuhan secara rinci dapat terbangun (Turban et al., 2005). A.
Business System Planning (BSP) Business System Planning (BSP) adalah sebuah pendekatan terstruktur
untuk membantu organisasi membuat perencanaan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang. BSP diperkenalkan oleh IBM (International Business Machine) pada awal tahun 1970 secara internal dan kemudian dapat tersedia untuk publik. BSP adalah sebuah metodologi yang digunakan untuk melakukan identifikasi kebutuhan terkait informasi. BSP melibatkan manajemen puncak dalam organisasi untuk memperoleh pandangan mengenai arah bisnis yang diharapkan oleh manajemen (Shalahuddin, 2005). BSP dapat membantu dalam membuat sebuah perencanaan sistem informasi melalui hal-hal sebagai berikut: 1. Sebuah pendekatan dari atas ke bawah untuk membuat komitmen dari para karyawan (dimulai dari pimpinan perusahaan kemudian turun ke seluruh bagian perusahaan) dan dari mempelajari bisnis seara umum yang kemudian didetailkan. 2. Sebuah pendekatan dari bawah ke atas untuk implementasi 3. Menggunakan suatu metodologi yang telah terstruktur 4. Menterjemahkan dari tujuan bisnis menjadi sebuah requirement informasi BSP fokus pada data dan khususnya pada proses yang secara keseluruhan merupakan cara pandang baru dalam melihat sebuah perusahaan dan commit to user
II-21
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
pembangunan sistem. BSP mendefinisikan sebuah arsitektur informasi sebuah perusahaan. Komponen penting dalam pembangunan ini antara lain: 1. Kelas Data
: Kategori dari data yang terhubung secara logis yang
mendukung bisnis 2. Proses Bisnis : Kelompok dari keputusan logis yang berhubungan dan aktivitas yang diperlukan untuk mengatur sumber daya. Langkah dalam BSP antara lain sebagai berikut: 1. Menentukan tujuan dari penelitian 2. Membentuk tim peneliti 3. Mendefinisikan strategi bisnis 4. Mendefinisikan proses bisnis 5. Mendefinisikan kelas data 6. Menganalisis sistem yang telah ada dan mengidentifikasi kekurangan dan atau kebutuhan sistem 7. Mewawancara manajemen senior untuk mengidentifikasi permasalahan 8. Menggunakan kelas data dan proses bisnis untuk mendefinisikan arsitektur informasi 9. Membangun prioritas untuk setiap sistem utama yang tersedia dalam arsitektur 10. Mempersiapkan laporan penelitian final dan meberikannya kepada manajemen puncak 11. Jika diterima maka memulai konstruksi arsitektur Implementasi pertanyaan dengan metode Business System Planning (BSP) dalam Turban (2005) antara lain: 1. Apakah masalah utama yang dihadapi dalam menyelesaikan suatu tujuan? 2. Bagaimana solusi yang tepat bagi masalah tersebut? 3. Informasi apa saja yang dapat berperan dalam solusi tersebut? B. Critical Success Factors (CSF) Parmenter (2007) dalam
bukunya “Key Performance Indicator”
mengemukakan mengenai pengembangan, implementasi serta penggunaan KPI. Ukuran kinerja merupakan indikator yang dipergunakan oleh pihak manajemen commit to user
II-22
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
untuk mengukur, melaporkan, dan meningkatkan kinerja. Terdapat tiga tipe ukuran kinerja yaitu: 1. KRI (Key Result Indicators) – Indikator Hasil Utama, menggambarkan bagaimana keberhasilan secara perspektif. Ciri umum adalah pengukuranpengukuran ini merupakan hasil dari berbagai aktivitas. Ukuran ini memberikan gambaran yang jelas apakah anda berjalan ke arah yang benar. Namun ukuran ini tidak menjelaskan apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan hasil. 2. PI (Performance Indicator) – Indikator Kinerja, menjelaskan apa yang harus dilakukan. 3. KPI (Key Performance Indicator) – Indikator Kinerja Utama, menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja secara dramatis.KPI menyajikan serangkaian ukuran yang fokus pada aspek-aspek kinerja organisasi yang paling penting untuk keberhasilan organisasi pada saat ini dan waktu yang akan datang. Ukuran kinerja tidak ada artinya kecuali jika dikaitkan dengan CSF organisasi yang ada, perspektif Balanced Scorecard, dan sasaran strategi organisasi.
Gambar
dibawah
menunjukkan
hubungan
tersebut.
CSF
menggambarkan sehat dan kuatnya sebuah organisasi dan dimana sebuah organisasi harus berprestasi baik. KRI, KI, KPI adalah ukuran kinerja yang aktual dimana secara alami merupakan turunan dari CSF. Penentuan faktor kunci keberhasilan (CSF) sebuah organisasi atau perusahaan merupakan pekerjaan besar. CSF mengidentifikasi hal-hal yang menentukan sehat atau mampunya sebuah perusahaan. Perusahaan berkinerja bagus menyarankan CSF sebuah organisasi berkisar antara lima hingga delapan apapun ukuran organisasi tersebut. Pemilihan CSF adalah kegiatan yang subyektif dan keefektifan serta kegunaan CSF tersebut sangat tergantung pada tingkat keahlian menganalisis hal-hal yang terkait (Parmenter, 2007).
commit to user
II-23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 2.5 Perjalanan dari visi misi menuju pengukuran kinerja Sumber: Parmenter, (2007)
Implementasi pertanyaan dengan metode Critical Success Factors (CSF) dalam Turban (2005) antara lain: 1. Apa sajakah Critical Success Factors (CSF) di unit organisasi anda? 2. Informasi apa saja yang dapat berperan untuk menjamin Critical Success Factors (CSF) tersebut dalam batas penerimaan? 3. Bagaimanakah pengukuran yang sebaiknya dilakukan untuk setiap Critical Success Factors (CSF) tersebut? C. Analisis Ends/Means (E/M) Analisis Ends/Means (E/M) adalah teknik yang digunakan dalam Artificial Intelligence untuk mengontrol pencarian dalam memecahkan masalah program komputer. Analisis Ends/Means (E/M) merupakan teknik yang digunakan sejak 1950-an sebagai alat kreativitas, yang paling sering disebutkan dalam buku teknik pada metode desain. Analisis Ends/Means menentukan kriteria keefektifan atau output, dan kriteria efisiensi atau proses yang digunakan untuk menghasilkan ouput. Metode commit to user
II-24
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ini dipergunakan untuk membangun tujuan dan atau sasaran output suatu organisasi. Adapun langkah-langkah dalam Analisis Ends/Means adalah 1. Menjelaskan kondisi saat ini, kondisi tujuan, dan perbedaan antara keduanya 2. Menggunakan perbedaan antara kondisi saat ini dan kondisi tujuan untuk memilih prosedur yang lebih baik 3. Menggunakan prosedur yang lebih baik dan memperbarui kondisi saat ini 4. Jika tujuan tercapai maka mengumumkan keberhasilan, jika tidak maka mengumumkan kegagalan Ketiga metode yang disarankan Wheterbe tersebut tidak semuanya harus digunakan dalam melakukan wawancara terstruktur. Dalam Turban (2005) dikatakan bahwa salah satu metode dapat digunakan dalam melakukan wawancara terstruktur untuk memperoleh kebutuhan informasi eksekutif. Implementasi pertanyaan dengan metode analisis Ends/Means dalam Turban (2005) antara lain: 1. Apakah hasil akhir yang disediakan oleh proses akademik dan kemahasiswaan UNS? 2. Bagaimanakah hasil akhir tersebut dapat dikatakan sebagai output yang efektif? 3. Informasi apa saja yang dapat berperan untuk mengevaluasi keefektifan tersebut? 4. Apa saja faktor kunci atau proses kunci yang dipergunakan dalam menghasilkan output proses akademik dan kemahasiswaan UNS? 5. Apa saja faktor kunci yang dapat menunjang efisiensi dalam proses akademik dan kemahasiswaan UNS? 6. Informasi apa saja yang dapat berperan untuk mengevaluasi efisiensi tersebut? 2.2.4 Metode Wawancara Terstruktur Wawancara merupakan bentuk pengumpulan data yang paling sering digunakan dalam penelitian kualitatif. Banyak peneliti mengalami kesulitan commit to usermenjawab dengan singkat. Apalagi mewawancarai orang, karena orang cenderung
II-25
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
budaya pada masyarakat Indonesia yang cenderung tidak terbiasa mengungkapkan perasaan mereka. Beberapa keterbatasan pada wawancara jenis ini membuat data yang diperoleh tidak kaya. Jadwal wawancara berisi sejumlah pertanyaan yang telah direncanakan sebelumnya. Tiap partisipan ditanyakan pertanyaan yang sama dengan urutan yang sama pula. Jenis wawancara ini menyerupai kuesioner survei yang tertulis. Wawancara ini menghemat waktu dan membatasi efek pewawancara bila sejumlah pewawancara yang berbeda terlibat dalam penelitian. Analisis data tampak lebih mudah sebagaimana jawaban yang dapat ditemukan dengan cepat. Umumnya, pengetahuan statistik penting dan berguna untuk menganalisis jenis wawancara ini. Wawancara berstruktur bisa berisi pertanyaan terbuka, namun peneliti harus diingatkan terhadap hal ini sebagai isyu metodologis yang akan mengacaukan dan akan jadi menyulitkan analisisnya. (Rachmawati, 2007) Metode penelitian tentunya memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dari metode wawancara adalah 1. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan. 2.
Memungkinkan
pewawancara
untuk
mengembangkan
pertanyaan
pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang. 3.
Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak- gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
4.
Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
Sedangkan kekurangan dari metode wawancara adalah 1.
Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.
2. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia. 3.
Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan rmai.
4.
Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas. commit to user
II-26
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
2.2.5 Data Warehouse Seorang pengambil keputusan membutuhkan data informasi dan pengetahuan untuk memahami sebuah situasi. Data merupakan item-item mengenai sesuatu, kejadian, aktiitas, dan transaksi yang direkam, dan disimpan namun tidak diorganisasi untuk menyampaikan makna spesifik. Informasi merupakan data yang telah diolah dan bermakna bagi penerima. Pengetahuan terdiri dari item atau data dan atau informasi yang diorganisasi dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman, pembelajaran akumulatif, dan keahlian yang dapat diaplikasikan pada sebuah masalah atau aktivitas saat ini. Sistem informasi perusahaan termasuk SIE, menggunakan manajemen database, data warehouse, OLAP, dan data mining sebagai pondasi. Pengambil keputusan menerapkan piranti analisis (OLAP, data mining, dsb) sehingga data, informasi, dan pengetahuan dapat digunakan untuk mendapatkan manfaat. Sistem manajemen database (DBMS) adalah suatu program perangkat lunak untuk menambahkan informasi kepada sebuah database dan memperbarui, menghapus, memanipulasi, menyimpan, dan mandapatkan kembali informasi. Data warehouse perusahaan adalah sebuah database komprehensif yang mendukung semua analisis keputusan yang diperlukan oleh suatu organisasi dengan menyediakan ringkasan dan rincian informasi. Data warehouse memiliki akses ke semua informasi yang relevan bagi organisasi, yang dapat berasal dari banyak sumber berbeda, internal maupun eksternal. Gambar 4.11 dibawah menunjukkan kerangka dan view data warehouse.
Gambar 2.6 Kerangka view data warehouse commitdan to user Sumber: Turban et al., (2005)
II-27
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Sebuah data warehouse memulai dengan pemisahan fisik terhadap operasional dan lingkungan pendukung perusahaan. Data online transaction process (OLTP) pada umumnya data detail yang mengendalikan suatu peristiwa spesifik seperti perekaman sebuah transaksi penjualan, dan biasanya tidak diringkas. Metadata mengacu kepada data tentang data. Metadata menguraikan struktur dan arti tentang data, dengan demikian mendukung penggunaan efektif dan tidak efektif dari data. Tujuan utama metadata adalah untuk menyediakan konteks kepada data, yakni memperkaya informasi yang mendorong kepada pengetahuan. Data mart adalah suatu subkumpulan (subset) data warehouse, umumnya terdiri dari sebuah subyek tunggal (misal pemasaran, operasi). Dalam hal ini, data mart merupakan suatu tambahan pada data warehouse. Metode pemrosesan analitik online (OLAP) membuat seorang analis atau manajer untuk dapat memotong data sekaligus mengamati tabel dan grafik yang mencerminkan dimensi yang sedang diamati. Model dapat diaplikasikan pada data untuk memperkirakan atau mengidentifikasi peluang. Peranti OLAP mempunyai karakteristik berbeda dari peranti pelaporan yang didesain untuk aplikasi OLTP. Aplikasi OLAP menggunakan sebuah kelas piranti khusus, dikenal sebagai pendukung keputusan/BI/BA front end, database front end, dan sistem akses informasi visual. Data mining (DM) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menguraikan penemuan pengetahuan di dalam database. Data mining adalah suatu proses yang menggunakan teknik statistik, matematika, kecerdasan, untuk mengidentifikasi informasi. 2.2.6 Desain Antarmuka Tujuan dari desain antarmuka adalah merancang interface yang efektif untuk sistem perangkat lunak. Efektif memiliki arti siap digunakan, dan hasilnya sesuai dengan kebutuhan. Kebutuhan disini adalah kebutuhan penggunanya. Pengguna sering menilai sistem bukan dari fungsinya melainkan dari user interface-nya. Jika desain user interface-nya yang buruk, maka itu sering jadi commit to user
II-28
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
alasan untuk tidak menggunakan software. Selain itu interface yang buruk menyebabkan pengguna membuat kesalahan fatal. Proboyekti dalam artikelnya menyebutkan bahwa prinsip –prinsip dalam merancang user interface adalah sebagai berikut 1. User familiarity / mudah dikenali : gunakan istilah, konsep dan kebiasaan user bukan komputer 2. Consistency / “selalu begitu” : konsisten dalam operasi dan istilah di seluruh sistem sehingga tidak membingungkan. 3. Minimal surprise / tidak membuat user kaget : operasi bisa diduga prosesnya berdasarkan perintah yang disediakan. 4. Recoverability / pemulihan : recoverability memiliki dua macam yaitu confirmation of destructive action (konfirmasi terhadap aksi yang merusak) dan ketersediaan fasilitas pembatalan (undo) 5. User guidance / bantuan : Sistem manual online, menu help 6. User diversity / keberagaman : fasilitas interaksi untuk tipe user yang berbeda disediakan.
commit to user
II-29
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini diuraikan secara sistematis mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan atribut sistem informasi eksekutif untuk bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan UNS. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Diagram alir metodologi penelitian commit to user
III-1
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Masing-masing tahap dalam diagram alir metodologi penelitian dapat diuraikan sebagai berikut. 3.1
Studi Literatur dan Observasi Lapangan Studi literatur mencakup pencarian materi penunjang dalam pengumpulan
informasi bagi kepentingan eksekutif. Materi lain yang diperlukan sebagai referensi antara lain buku penunjang, jurnal nasional dan internasional, website, skripsi dan tesis. Observasi lapangan adalah pengamatan global lingkungan yang dapat dilihat secara fisik. Pengamatan dilakukan guna memperoleh informasi tentang ada tidaknya SIE dan sejauh apakah telah dikembangkan, khususnya di bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan UNS. Selain itu pengamatan dilakukan juga untuk melihat siapa saja yang termasuk eksekutif di UNS beserta dengan tugas pokok dari masing-masing eksekutif tersebut. Hasil dari observasi lapangan ini diketahui bahwa yang termasuk eksekutif di UNS adalah rektor, pembantu rektor, dekan, pembantu dekan, dan ketua jurusan/prodi. Rincian tahap studi literatur dan observasi lapangan dapat dilihat pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 Rincian tahap studi literatur dan observasi lapangan Masukan
:
Proses
: Pencarian literatur, jurnal, skripsi, tesis, dan informasi penerapan SIE di UNS
Keluaran
: Permasalahan tentang informasi eksekutif di UNS
Pihak yang Terlibat
: Staff pengembangan sistem informasi di UNS
Perlengkapan
: Dokumen perkembangan sistem informasi UNS khususnya bagi eksekutif bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan
3.2
-
Perumusan Masalah, Asumsi dan Tujuan Penelitian Tahap ini merupakan tahap penentuan masalah-masalah yang akan
menjadi fokus penelitian. Masalah yang menjadi fokus penelitian ini adalah: commit to user
III-2
perpustakaan.uns.ac.id
1.
Identifikasi
digilib.uns.ac.id
kebutuhan
informasi
keuangan,
kepegawaian
dan
perlengkapan bagi eksekutif yang menunjang keputusan strategis baik dari eksternal dan internal 2.
Identifikasi
kebutuhan
informasi
keuangan,
kepegawaian
dan
perlengkapan bagi eksekutif, yang sudah ada atau belum ada pada existing information system 3.
Prototipe SIE di UNS Permasalahan di atas menjadi dasar ditentukannya tujuan penelitian yang
diharapkan mampu memberikan masukan bagi instansi dalam membangun SIE secara menyeluruh. Asumsi yang dipergunakan adalah responden wawancara yaitu eksekutif, benar-benar memahami pertanyaan tentang kebutuhan informasi yang diajukan oleh peneliti. 3.3
Identifikasi Kelompok Pengguna dan Identifikasi Existing Information System Tahap identifikasi kelompok pengguna dilakukan untuk mengetahui pihak
yang akan menggunakan SIE. Identifikasi ini juga bertujuan untuk mengetahui siapa saja responden yang akan diwawancarai dalam proses identifikasi kebutuhan eksekutif. Dalam hal ini, setelah eksekutif berhasil diidentifikasi maka wawancara dilakukan kepada pejabat lama. Hal tersebut dikarenakan pada saat penelitian berlangsung UNS sedang dalam masa pergantian pejabat dan struktur organisasi baru belum di sahkan. Tahap identifikasi existing information system diperlukan untuk mengetahui informasi apa yang telah tersedia pada sistem informasi yang sudah ada di UNS khususnya untuk keputusan strategis dan taktis bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. Dengan mengetahui informasi yang telah tersedia diharapkan menjadi suatu masukan bagi tahap identifikasi selanjutnya. Selain itu tahap ini diharapkan dapat memberikan analisa kelebihan dan kekurangan data/informasi pada existing information system di UNS. Rincian tahap identifikasi eksekutif dapat dilihat pada Tabel 3.2, sedangkan rincian tahap identifikasi existing information system dapat dilihat pada Tabel 3.3.
commit to user
III-3
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 3.2 Rincian tahap identifikasi eksekutif Masukan
: -
Proses Keluaran
: - Review dokumen struktur organisasi - Review dokumen tugas pokok organisasi : - Dokumen daftar eksekutif
Pihak yang terkait
: -
Perlengkapan
: - Dokumen struktur organisasi - Dokumen struktur pelaporan dan pertanggung jawaban
Tabel 3.3 Rincian tahap identifikasi informasi yang sudah atau belum tersedia pada sistem informasi sekarang Masukan
:
-
Proses
:
Identifikasi breakdown informasi pada existing information system di UNS
Keluaran
:
Pihak yang terkait
:
Dokumen breakdown informasi yang tersedia pada existing information system di UNS -
Perlengkapan
:
3.4
Sistem informasi bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan
Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan Internal bagi Eksekutif dan Management Report Pengumpulan data berupa informasi laporan operasional hingga laporan
eksekutif dilakukan sebagai langkah awal pengumpulan data. Document examination atau laporan yang telah ada akan dikaji sebagai bahan informasi yang membantu penyusunan kebutuhan informasi SIE. Identifikasi kebutuhan informasi dilakukan pada setiap eksekutif. Berdasarkan Wetherbe’s Approach, terdapat tiga metode wawancara terstruktur untuk menemukan kebutuhan informasi eksekutif yaitu Critical Success Factors (CSF), analisis Ends/Means, dan Business System Planning (BSP). Metode wawancara Critical Success Factors (CSF) menentukan faktor kunci kritis dalam bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan UNS, dan menentukan kebutuhan informasi yang berpengaruh pada CSF tersebut. Metode ini tidak dapat diterapkan dalam penelitian ini karena UNS tidak memiliki dokumen CSF meskipun UNS telah memiliki dokumen Key commit to user Performance Indikator (KPI) secara jelas dan terperinci dalam renstra UNS. III-4
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Metode wawancara analisis Ends/Means menentukan kriteria keefektifan atau output, dan kriteria efisiensi atau proses yang digunakan untuk menghasilkan ouput. Metode ini digunakan untuk membangun tujuan dan atau sasaran output suatu organisasi. UNS telah memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dalam Renstra UNS sehingga penggunaan metode Analisis Ends/Means untuk membangun pertanyaan terstruktur tidak cocok dilakukan dalam penelitian ini. Metode wawancara Business System Planning (BSP) menentukan permasalahan yang dihadapi oleh pengguna dan keputusan atas masalah tersebut. Wawancara dengan menggunakan metode BSP dapat dilakukan berdasarkan tujuan atau sasaran strategis organisasi. Metode ini dapat digunakan dalam penelitian ini karena UNS memiliki dokumen Rencana Strategis UNS yang dibuat oleh tim renstra UNS. Implementasi pertanyaan dengan metode Business System Planning (BSP) dalam bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan antara lain: 1. Apakah masalah utama yang dihadapi dalam menyelesaikan tujuan-tujuan bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan? 2. Bagaimana solusi yang tepat bagi masalah tersebut? 3. Informasi apa saja yang dapat berperan dalam solusi tersebut? Rincian tahap identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report dapat dilihat pada Tabel 3.4. Pertanyaan wawancara diajukan kepada eksekutif yang telah diidentifikasi sebelumnya. Persiapan wawancara dilakukan dengan membuat janji pelaksanaan wawancara terlebih dahulu dan menjelaskan kepada responden tentang tujuan dari wawancara, sekaligus menyerahkan berkas pertanyaan wawancara. Hal ini dilakukan agar responden siap dengan jawaban atas pertanyaan wawancara.
commit to user
III-5
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 3.4 Rincian tahap identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report Masukan
:
-
Dokumen daftar eksekutif
Proses
:
-
Keluaran
:
Pihak yang terkait
:
-
Identifikasi Business System Planning (BSP Penyusunan pertanyaan wawancara Wawancara dengan tiap eksekutif pengguna SIE Identifikasi kebutuhan internal dan eksternal berdasarkan wawancara dan pelaporan Dokumen breakdown kebutuhan informasi berdasarkan kategori Eksekutif
Perlengkapan
:
-
3.5
Laporan manajemen bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan Dokumen breakdown informasi yang tersedia pada existing information system di UNS Dokumen Business System Planning (BSP) UNS
Identifikasi Matrik Akses
Informasi untuk Setiap Kelompok
Pengguna Hak akses data dan informasi tentunya berbeda antar kelompok pengguna sehingga kebutuhan informasi perlu didasarkan dengan tingkat kepentingan, dan tugas pokok organisasi masing-masing pengguna. Checklist dipergunakan sebagai metode pemilahan jenis informasi berdasarkan kelompok pengguna. Matrik kebutuhan informasi yang disusun berdasarkan tupoksi kemudian diverifikasi oleh bidang sistem informasi UNS. Rincian tahap identifikasi jenis informasi berdasarkan kelompok pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.5. Tabel 3.5
Rincian tahap identifikasi matrik akses informasi untuk setiap kelompok pengguna
Masukan
:
Dokumen breakdown kebutuhan informasi sesuai keputusan strategis dan taktis berdasarkan kategori
Proses
:
Cheklist kebutuhan informasi keputusan strategis
Keluaran
:
Pihak yang terkait
:
Dokumen breakdown kebutuhan informasi sesuai keputusan strategis dan taktis berdasarkan kategori dan kelompok pengguna Bagian Sistem Informasi UNS
Perlengkapan
:
-
Struktur Organisasi dan Kewenangan
commit to user
III-6
perpustakaan.uns.ac.id
3.6
digilib.uns.ac.id
Menyusun Kerangka Konseptual SIE Penyusunan kerangka konseptual SIE adalah dengan membangun
kerangka konseptual hasil akhir dari identifikasi kebutuhan informasi dengan hasil identifikasi existing information system. Tabel 3.6 Rincian tahap menyusun konseptual SIE Masukan
:
-
Dokumen breakdown kebutuhan informasi sesuai keputusan strategis berdasarkan kategori dan kelompok pengguna
-
Dokumen breakdown informasi yang tersedia pada existing information system di UNS
Proses
:
Menyusun kerangka konseptual
Keluaran
:
Kerangka konseptual SIE
Pihak yang terkait Perlengkapan
: :
Eksekutif -
3.7
Desain Antarmuka SIE Desain antarmuka dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0.
Rincian tahap membangun desain antarmuka dapat dilihat pada Tabel 3.7. Tabel 3.7 Rincian tahap membangun desain antarmuka Masukan
:
Dokumen breakdown kebutuhan informasi sesuai keputusan strategis berdasarkan kategori dan kelompok pengguna
Proses
:
Pembangunan prototipe dan cheklist kekurangan/ kelebihan prototipe oleh eksekutif
Keluaran
:
Prototipe SIE UNS
Pihak yang terkait Perlengkapan
: :
Eksekutif Visual Basic 6.0 dan design interface
3.8
Analisis Analisis yang dilakukan adalah analisis identifikasi kebutuhan informasi,
analisis perancangan, dan analisis existing information system. Analisis identifikasi kebutuhan informasi dilakukan untuk mengkaji pengumpulan data, dan pengolahan data. Analisis existing information system bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan dilakukan untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi eksekutif yang belum dapat disajikan pada sistem tersebut. commit to user
III-7
perpustakaan.uns.ac.id
3.9
digilib.uns.ac.id
Kesimpulan dan Saran Tahap ini merupakan tahap pemaparan kembali hasil penelitian yang
mampu menjawab tujuan. Hasil akhir dari proses pengolahan data kemudian menjadi rekomendasi atau saran bagi UNS dalam membangun SIE secara menyeluruh.
commit to user
III-8
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini berisi tentang tahapan perancangan sistem informasi eksekutif bidang kepegawaian, keuangan dan perlengkapan UNS. Perancangan tahapan ini didasarkan pada metodologi yang telah dibuat sebelumnya. 4.1
Identifikasi Kelompok Pengguna Identifikasi kelompok pengguna pada bab ini merupakan kelanjutan dari
proses yang telah dilakukan pada saat observasi lapangan. Identifikasi kelompok pengguna pada saat obervasi lapangan hanya dilakukan secara global. Hal ini bertujuan untuk mengetahui pihak eksekutif yang akan menggunakan SIE dan untuk mengetahui siapa saja responden yang akan diwawancarai dalam proses identifikasi kebutuhan eksekutif. Salmeron (2003) mengatakan bahwa faktor kepentingan pengguna dan faktor ketepatan kebutuhan informasi menjadi kunci sukses dalam SIE. Berdasarkan hal ini maka perlu dilakukan identifikasi kelompok pengguna lebih lanjut yang akan dibahas pada bab ini. Sistem informasi eksekutif merupakan sistem informasi yang dibangun untuk menyediakan informasi internal dan eksternal bagi eksekutif dalam sebuah organisasi. Eksekutif dalam sebuah organisasi adalah manajer puncak. Tahap identifikasi kelompok pengguna dilakukan dengan menentukan eksekutif dalam tiap level instansi penelitian yaitu pada level universitas, level fakultas, level pascasarjana, level lembaga, level biro, level UPT dan level jurusan atau prodi. 4.1.1 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Universitas Struktur organisasi UNS Surakarta berdasarkan keputusan Mendikbud RI No. 0210/O/1995, tanggal 18 Juli 1995 disajikan pada Gambar 4.1. Statuta UNS yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Agustus 2004 oleh Menteri Pendidikan Nasional pada Bab IX pasal 31 ayat 1 menyebutkan organisasi universitas terdiri dari enam unsur yang di tampilkan pada Table 4.1.
commit to user
IV-1
Gambar 4.1 Struktur organisai UNS Sumber: Subbagian tata usaha UNS, 2011
IV-2
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.1 Unsur organisasi universitas a.
Unsur pimpinan
b.
Senat universitas
c.
Dewan penyantun
d.
: Rektor dan Pembantu Rektor
Unsur pelaksana akademik
: Fakultas, Lembaga, dan
Program
Pascasarjana
e.
Unsur pelaksana administratif
: Biro
f.
Unsur penunjang
: Unit Pelaksanaan Teknis (UPT)
Sumber: Statuta UNS, 2004
Dalam Statuta UNS tahun2004 pasal 32 dan 33 menyebutkan tugas rektor sebagai pemimpin universitas, menentukan kebijakan, melaksanakan arahan serta kebijakan umum, serta membina dan melaksanakan kerjasama. Rektor dibantu oleh 3 orang pembantu rektor yang bertanggung jawab langsung kepada rektor. Pada periode masa jabatan 2007-2011, Prof. Dr. dr. H. Much. Syamsulhadi, Sp.KJ (K) sebagai Rektor UNS di bantu oleh Prof. Dr. Ravik Karsidi, M.S sebagai pembantu rektor I, Prof. Dr. Ir. Sholahuddin, M.S sebagi pembantu rektor II, Drs. Dwi Tiyanto, S.U sebagai pembantu rektor III. Dalam Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 33 ayat 6 juga disebutkan bahwa rektor dapat mengangkat pembantu rektor bidang lainnya dengan persetujuan senat apabila dipandang perlu dan sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pasal tersebut rektor UNS pada periode masa jabatan 2007-2011 mengangkat Prof. Dr. Adi Sulistyono, S.H, M.H sebagai pembantu rektor IV. Penggolongan manajer menurut Robbins (1999) menyebutkan bahwa manajemen puncak bertanggung jawab atas pengambilan keputusan seluruh organisasi dan menetapkan kebijakan dan strategi yang mencakup seluruh organisasi. Oleh karena itu, manajemen puncak atau eksekutif pada level universitas adalah pemimpin pelaksanaan tertinggi universitas yaitu rektor, pembantu rektor I, pembantu rektor II, pembantu rektor III, dan pembantu rektor IV.
commit to user
IV-3
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4.1.2 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Fakultas UNS memiliki sembilan falkutas diantaranya yaitu Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik, Fakultas Pertanian, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Politik dan Ilmu Sosial, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, dan Fakultas Sastra dan Seni Rupa. Berdasarkan Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 46 ayat 1 menyebutkan organisasi fakultas di UNS terdiri dari empat unsur yang ditampilkan pada Table 4.2. Tabel 4.2 Unsur organisasi fakultas a.
Unsur pimpinan
b.
Senat fakultas
c. d.
: Dekan dan Pembantu Dekan
Unsur pelaksana akademik
: Jurusan, Bagian, Laboratorium dan Kelompok dosen
Unsur pelaksana administratif
: Bagian tata usaha
Sumber: Statuta UNS, 2004
Setiap fakultas di UNS memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Akan tetapi perbedaan tersebut hanya terdapat pada unsur pelaksana akademik dan unsur administratif . Struktur organisasi untuk setiap fakultas dapat diwakili oleh struktur organisasi Fakultas Teknik yang di gambarkan pada Gambar 4.2. Setiap fakultas di UNS mempunyai badan normatif tertinggi yang disebut sebagai senat fakultas yang berwenang memilih dekan beserta pembantu dekan, dan memberikan pertimbangan terhadap kebijakan tertentu yang dilakukan dekan. Dekan dibantu oleh tiga pembantu dekan, yakni pembantu dekan I bidang akademik, pembantu dekan II bidang administrasi umum dan keuangan, dan pembantu dekan III bidang kemahasiswaan. Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 4.2 diketahui bahwa manajemen puncak (eksekutif ) pada level fakultas adalah unsur pimpinan yang memimpin pelaksanaan tertinggi fakultas yaitu dekan, pembantu dekan I, pembantu dekan II, dan pembantu dekan III.
commit to user
IV-4
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.2 Struktur organisasi Fakultas Teknik Sumber: Buku panduan akademik Fakultas Teknik
4.1.3 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Program Pascasarjana Pascasarjana merupakan salah satu unsur pelaksana akademik pada jenjang pendidikan setelah sarjana. Dalam struktur organisasi UNS, program pascasarjana tidak memiliki kedudukan struktur organisasi yang jelas. Akan tetapi berdasarkan SK Dirjen Dikti Depdikbud RI No. 161/DIKTI.Kep/1998 memiliki kedudukan yang jelas dalam struktur organisasi UNS. Program pascasarjana memiliki kedudukan yang selevel dengan fakultas. Pimpinan program pascasarjana memiliki tanggung jawab langsung kepada rektor. Berdasarkan Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 57 ayat 1 menyebutkan organisasi program pascasarjana di UNS terdiri dari empat unsur yang ditampilkan pada Table 4.3. Tabel 4.3 Unsur organisasi program pascasarjana a.
Unsur pimpinan
: Direktur dan Asisten Direktur
b.
Unsur pelaksana akademik
: Prodi Magister dan Prodi Doktor
c.
Unsur pelaksana
: Bagian tata usaha
d
Unsur penunjang
Sumber: Statuta UNS, 2004
: Unit Perpustakaan, Unit Komputer, Unit commit Laboratorium to user
IV-5
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Berdasarkan SK Rektor nomor 231a/J27/KP/2004 tentang susunan organisasi dan tata kerja program pascasarjana UNS diketahui bahwa struktur organisasi untuk program pascasarjana digambarkan pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Struktur organisasi program pascasarjana Sumber: www.pasca.uns.ac.id
Berdasarkan struktrur organisasi tersebut diketahui bahwa manajemen puncak (eksekutif) pada level Program Pascasarjan adalah direktur, asisten direktur I dan asisten direktur II. 4.1.4 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Lembaga Terdapat dua lembaga di UNS yang merupakan unsur pelaksana di organisasi universitas. Lembaga-lembaga tersebut diantaranya adalah Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM). Lembaga di universitas dipimpin oleh seorang kepala lembaga yang dibantu sekretaris. Struktur organisasi lembaga-lembaga tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4 Berdasarkan struktrur organisasi pada Gambar 4.4 dan Gambar 4.5 diketahui bahwa manajemen puncak (eksekutif) pada level lembaga adalah kepala lembaga. Dalam hal ini adalah Kepala LPP dan Kepala LPPM.
commit to user Gambar 4.4 Struktur organisasi LPP Sumber: www.lpp.uns.ac.id
IV-6
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.5 Struktur organisasi LPPM Sumber: www.lppm.uns.ac.id
4.1.5 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Biro UNS memiliki empat biro yang masing-masing terdiri dari beberapa bagian dan subbagian. Biro-biro tersebut diantaranya adalah Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, Biro Administrasi Umum dan Keuangan, Biro Administrasi Akademik, dan Biro Administrasi Kemahasiswaan. Biro di universitas dipimpin oleh seorang kepala biro. Berdasarkan Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 31 ayat 1 disebutkan bahwa biro merupakan unsur pelaksana dalam organisasi UNS. Oleh karena itu, meskipun kepala biro merupakan pimpinan tertinggi di dalam struktur organisasi biro namun bukan merupakan manajemen puncak (eksekutif). 4.1.6 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Unit Pelaksana Teknis (UPT) Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unsur penunjang pada universitas yang merupakan perangkat kelengkapan di bidang pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat yang berada di luar fakultas. UNS memiliki enam UPT diantanya adalah UPT Pusat Komputer, UPT Perpustakaan, UPT Labiratorium Pusat MIPA, UPT Pelayanan dan Pengembangan Bahasa, UPT Mata Kuliah Umum dan UPT UNS Press. Dalam Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 45 ayat 2 disebutkan to userkepala dan di bantu oleh seorang bahwa UPT universitas dipimpin commit oleh seorang
IV-7
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
sekretaris yang diangkat oleh unsur dan bertanggung jawab kepada unsur. Setiap UPT di UNS memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Akan tetapi berdasarkan uraian dalam pasal tersebut dapat diidentifikasi bahwa manajemen puncak (eksekutif ) pada level UPT adalah unsur pimpinan yang memimpin pelaksanaan tertinggi UPT universitas yaitu Kepala UPT. 4.1.7 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Jurusan atau Prodi Berdasarkan laporan unsur tahun 2010, UNS memiliki 115 program studi dari jenjang S-0, S-1, S-2, dan S-3. Rincian jumlah program studi untuk masingmasing jenjang tersebut ditampilkan dalam Table 4.4. Tabel 4.4 Program studi di lingkungan UNS tahun 2010 No. 1 2 3 4
Jenjang S-0 S-1 S-2 S-3
Jumlah Prodi 24 56 28 7
Sumber: Laporan Rektor UNS, 2010
Dalam Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 53 ayat 1 menyebutkan organisasi jurusan di UNS terdiri dari empat unsur yang di tampilkan pada Tabel 4.5. Tabel 4.5 Unsur organisasi jurusan a.
Unsur pimpinan
b.
Kelompok dosen
c.
Program Studi
d.
Laboratorium
: Ketua dan Sekretaris
Sumber: Statuta UNS, 2004
Setiap jurusan atau prodi di UNS memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Akan tetapi perbedaan tersebut hanya terdapat pada unsur kelompok dosen, unsur program studi dan unsur laboratorium . Struktur organisasi untuk setiap jurusan atau prodi dapat diwakili oleh struktur organisasi Jurusan Teknik Industri yang di gambarkan pada Gambar 4.6. commit to user
IV-8
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.6 Struktur organisasi Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNS Sumber: Bagian tata usaha jurusan teknik industri fakultas teknik UNS, 2010
Berdasarkan struktur organisasi tersebut diketahui bahwa manajemen puncak (eksekutif) pada level jurusan atau prodi adalah unsur pimpinan yang memimpin pelaksanaan tertinggi urusan yaitu Ketua Jurusan. Berdasarkan uraian identifikasi masing-masing level di atas maka hasil identifikasi kelompok pengguna untuk level universitas, fakultas, Program pascasarjana, lembaga, biro dan jurusan atau prodi digambarkan pada Table 4.6.
commit to user
IV-9
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.6 Kelompok pengguna Level
Kelompok Pengguna (Eksekutif) Rektor Pembantu Rektor I Universitas Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Dekan Pembantu Dekan I Fakultas Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Direktur Program Asisten Direktur I Pascasarjana Asisten Direktur II Kepala Lembaga Ketua LPPM Lembaga Kepala Lembaga Ketua LPP Kepala UPT Laboratorium Pusat MIPA Kepala UPT Mata Kuliah Umum Kepala UPT Pelayanan dan Pengembangan Bahasa UPT Kepala UPT UNS Press Kepala UPT Pusat Komputer Kepala UPT Perpustakaan Jurusan atau Prodi Ketua Jurusan
4.2
Identifikasi Existing Information System Universitas Sebelas Maret merupakan universitas yang sudah menggunakan
sistem informasi di bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. 4.2.1 Bidang Keuangan Bidang keuangan merupakan salah satu bidang kerja di UNS yang mengelola keuangan. Pengelolaan keuangan tersebut mencakup pengelolaan dana BLU di lingkungan UNS. Banyaknya data keuangan yang harus diolah dan semuanya menuntut ketelitian, kecepatan dan ketepatan yang tinggi. Oleh karena itu, UNS membangun suatu alat bantu untuk mengelola keuangan di lingkungan UNS yang disebut WasDipa BLU. commit to user
IV-10
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Dalam proses menghasilkan output tertentu WasDipa BLU memerlukan input data. Adapun input dan output dari WasDipa BLU dapat digambarkan pada Tabel 4.7. Tabel 4.7 Input dan output WasDipa BLU Existing Information System Pengawasan DIPA
Identitas agenda
BLU (WasDipa BLU)
pengjuan
Input
Identitas surat pantaun Identitas berkas pengajuan Nominal pengajuan
Output Data pengajuan SPP
Data SPP aktif
Data SPP Return Data SPP yang disetujui Data penganggaran masing-
Uraian
masing unit
Akun pengeluaran
Laporan realisasi anggaran
Potongan pajak
Laporan sisa pagu
Cara pembayaran
Laporan prosentase daya serap Data UP/TUP yang belum di-SPJ-kan Laporan realisasi anggaran berdasarkan kegiatan Laporan realisasi anggaran untuk masing-masing mata anggaran Data pengajuan GU Laporan buku kas umum per bulan Laporan buku kas harian Grafik data realisasi
commit to user
IV-11
anggaran
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4.2.2 Bidang Kepegawaian Bidang kepegawaian merupakan salah satu bidang kerja di UNS yang mengelola sumber daya manusia (SDM) baik staf pengajar maupun staf administrasi. Bidang kepegawaian memerlukan pengelolaan data kepegawaian secara terintegrasi dengan harapan dapat meningkatkan validitas data dan selalu ter upgrade untuk memenuhi kebutuhan permintaan data baik internal maupun eksternal. Oleh karena itu, UNS membangun suatu alat bantu untuk mengelola kepegawaian di lingkungan UNS yang disebut SIMPEG PLUS. Dalam proses menghasilkan output tertentu SIMPEG PLUS memerlukan input data. Adapun input dan output dari SIMPEG PLUS dapat digambarkan pada Tabel 4.8 dan Tabel 4.9. Tabel 4.8 Input dan output SIMPEG PLUS Existing Information System Sistem Informasi Manajemen
Input Data utama pegawai
Output Statistik berdasarkan golongan ruang
Kepegawaian Plus
Riwayat golongan
Statistik berdasarkan jabatan
(SIMPEG PLUS)
ruang
fungsional
Riwayat jabatan
Statistik berdasarkan tingkat
fungsional
pendidikan
Riwayat jabatan
Statistik berdasarkan golongan ruang dan jenis kelamin Statistik berdasarkan jabatan
Struktural Riwayat kenaikan gaji berkala (KGB)
Riwayat pendidikan tinggi/pendidikan dasar Data anggota keluarga Riwayat status pegawai commit to user
IV-12
fungsional dan jenis kelamin Statistik berdasarkan tingkat pendidikan dan jenis kelamin Monitoring Pensiun Monitoring keterlambatan kenaikan jabatan fungsional
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.9 Input dan output SIMPEG PLUS (lanjutan)
Existing Information System (lanjutan)
Input (lanjutan)
Output (lanjutan)
Riwayat daftar penilaian
Monitoring keterlambatan
pekerja (DP3)
kenaikan golongan ruang
Riwayat satya lancana
Monitoring kepangkatan
Riwayat studi lanjut
Monitoring penerima KGB
Riwayat penerimaan sertifikat pendidik Riwayat surat tugas
Monitoring studi lanjut Monitoring bersertifikasi Monitoring usulan satya lancana
Monitoring penerima satya lancana Monitoring golongan darah Monitoring sumpah sebagai PNS Daftar penilaian pekerjaan (DP3) Laporan data pegawai bergelar doktor Laporan data pegawai bergelar profesor Laporan data pegawai berdasarkan nama pejabat
4.2.3 Bidang Perlengkapan Bidang kepegawaian merupakan salah satu bidang kerja di UNS yang mempunyai tugas melaksanakan administrasi perlengkapan. Untuk menjalankan commit to userfungsi melaksanakan administrasi tugas tersebut bagian perlengkapan mempunyai
IV-13
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan serta melaksanakan inventarisasi dan mempersiapkan usul penghapusan barang perlengkapan. Untuk mepermudah dalam melakukan administrasi tersebut bidang perlengkapan menggunakan aplikasi yang disebut SIMAK BMN. Dalam proses menghasilkan output tertentu SIMAK BMN memerlukan input data. Adapun input dan output dari SIMAK BMN dapat digambarkan pada Tabel 4.10. Tabel 4.10 Input dan output SIMAK BMN Existing Information System Sistem Informasi Manajemen dan
Input Daftar BMN tahun lalu
Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
Saldo awal BMN
Output Laporan inventaris intra komtabel Laporan inventaris ekstra komtabel
Perolehan BMN
Buku barang bersejarah
Isian rincian aset
Kartu identitas barang
Isian rincian perolehan Isian kondisi aset Isian rincian lain aset
Laporan inventaris aset tak berwujud Data barang pihak ketiga Laporan barang kuasa pengguna
Isian rincian
Laporan barang kuasa
kapitalisasi
pengguna - persediaan
Isian rincian SP2D
Laporan kondisi barang
Isian tercatat dalam Isian rincian perubahan Isian rincian keputusan Isian asset KDP Isian rincian nilai KDP Isian kondisi aset KDP commitkontrak to user Isian rincian
IV-14
Laporan posisi Bmn di neraca Catatan ringkas BMN
perpustakaan.uns.ac.id
4.3
digilib.uns.ac.id
Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan Internal bagi Eksekutif dan Management Report
4.3.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi dengan Wawancara A. Penyusunan Pertanyaan Wawancara Wetherbe’s
Approach
menggunakan
wawancara
terstruktur
dalam
mengumpulkan kebutuhan informasi bagi eksekutif. Wetherbe menyarankan tiga metode wawancara terstruktur yaitu dengan Business System Planning (BSP), Critical Success Factors (CSF), dan analisis Ends/Means. UNS tidak mecantumkan secara tertulis Critical Success Factors organisasi meskipun telah mencantumkan Key Performance Indikator (KPI) dalam Rencana Strategis UNS. Hal ini membuat penyusunan pertanyaan terstruktur berdasarkan Critical Success Factors tidak dapat dilakukan.
Analisis Ends/Means menentukan kriteria
keefektifan atau output, dan kriteria efisiensi atau proses yang digunakan untuk menghasilkan ouput. Metode ini dipergunakan untuk membangun tujuan dan atau sasaran output suatu organisasi. UNS telah memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dalam Renstra UNS sehingga penggunaan metode Analisis Ends/Means untuk membangun pertanyaan terstruktur tidak cocok dilakukan. Pertanyaan wawancara terstruktur disusun berdasarkan Business System Planning (BSP) UNS yang tertera pada Rencana Strategis UNS. Dalam Rencana Strategis UNS, visi UNS diterjemahkan ke dalam tiga misi UNS. Tiga misi ini kemudian diterjemahkan kembali dalam delapan tujuan strategis UNS dan dibangun menjadi dua puluh sasaran strategis UNS. Visi, misi, tujuan dan sasaran strategis UNS disajikan dalam Lampiran 1. Pertanyaan wawancara disusun dari kedua puluh sasaran strategis UNS. Pokok pertanyaan dari masing-masing sasaran adalah mengenai kendala yang dihadapi dalam mencapai sasaran tersebut, apa solusi yang tepat untuk mengatasi kendala tersebut dan informasi apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan solusi tersebut. Contoh pertanyaan wawancara dapat dilihat pada Tabel 4.11. Pertanyaan dari semua sasaran disajikan dalam Lampiran 2.
commit to user
IV-15
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.11 Pertanyaan wawancara
M1.T1.S1
Program Keunggulan P1 Keunggulan dalam Pendidikan Pendidikan yang bermutu untuk pencapaian akreditasi dan reputasi setinggi-tingginya. · Apakah kendala yang dihadapi untuk mencapai pendidikan yang bermutu guna pencapaian akreditasi dan reputasi setinggitingginya? ·
Bagaimanakah solusi yang tepat bagi masalah tersebut?
·
Informasi apa sajakah yang dapat berperan dalam solusi tersebut?
B. Proses dan Hasil Wawancara Wawancara dilakukan pada bulan Juni 2011 kepada masing-masing eksekutif yang telah diidentifikasi terlebih dahulu sesuai Tabel 4.6. Pada proses ini tidak semua responden dapat melakukan wawancara. Hal tersebut dikarenakan keterbatasan waktu responden. Informasi yang diperoleh dari semua responden kemudian di lakukan rekapitulasi. Hasil rekapilasi dari responden Prof. Dr.Sunardi M. Sc sebagai ketua LPPM dapat dilihat pada Tabel 4.12 dan Tabel 4.13. Tabel 4.12 Rekapitulasi hasil wawancara Sasaran 5
6
Masalah Solusi Belum terbentuknya Mengadakan pelatihan link and match penelitian dan kebutuhan pengguna Kemampuan penelitian para dosen tidak merata Belum terbentuknya link and match penelitian dan kebutuhan pengguna
Informasi Pemetaan dosen dalam bidang pendidikan
Pemetaan kompetensi dosen dalam bidang pendidikan Mengundang kalangan Data kebutuhan masalah pihak Industri yang perlu diteliti (masyarakat, industri, dll) Mengundang kalangan pihak pemerintah daerah
commit to user
IV-16
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.13 Rekapitulasi hasil wawancara (lanjutan) Sasaran
7
Masalah Jaringan dengan luar negeri lemah (penelitian) Kemampuan Inggris dosen rendah
Solusi Adanya pelatihan
Informasi Jaringan kesempatan untuk kerjasama
Peningkatan kualitas bahasa Inggris
Sumber dana terbatas
Membangun jaringan sumber dana lain
Pelatihan kemampuan bahasa Inggris (TOEFL) Jurnal internasional yang bisa diakses Informasi sumber dana
9
Kurangnya dosen UNS Peningkatan kualitas yang terlibat bahasa Inggris Internasional 20
Tidak ada informasi dan jaringan Kemampuan bahasa inggris rendah
Membangun jaringan di luar negeri
Informasi perusahaan penyedia sumber dana Contact person pada penyedia sumber dana Data tentang kesempatan berpartisipasi secara internasional bagi para Dosen Jaringan kesempatan untuk kerjasama Pelatihan kemampuan bahasa Inggris
Dari hasil rekapitulasi tersebut dapat dilihat bahwa tidak semua pertanyaan dijawab oleh responden. Responden menjawab pertanyaan yang sesuai dengan ruang lingkup kerjanya saja. Rekapitulasi hasil wawancara dari semua responden disajikan dalam Lampiran 3. Tidak semua responden berhasil untuk diwawancara. Sebelas responden berhasil diwawancara sedangkan sebanyak sepuluh responden tidak dapat diwawancara dikarenakan keterbatasan waktu dari responden. Oleh karena hal itu, pengajuan pertanyaan dilakukan dengan metode kuesioner isian kepada sepuluh responden tersebut. Pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner sama dengan pertanyaan pada wawancara. Dari sepuluh kuesioner yang disebar tidak semua kuesioner dikembalikan. Tiga buah kuesioner telah dikembalikan oleh responden. Hal ini menyebabkan adanya penambahan data berdasarkan metode kuesioner. commit to user
IV-17
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
C. Penyusunan Konseptual Kebutuhan Informasi Eksekutif Hasil rekapitulasi wawancara dari tiap responden diidentifikasi
untuk
menyusun konseptual kebutuhan informasi eksekutif. Hasil identifikasi tiap responden tersebut dikelompokkan berdasarkan sasaran. Identifikasi awal diperoleh total kebutuhan informasi eksekutif sebanyak 225 item informasi dari semua sasaran. Dari hasil identifikasi awal, diketahui bahwa adanya duplikasi kebutuhan informasi eksekutif
untuk tiap sasaran, sehingga dilakukan reduksi I untuk
kebutuhan informasi yang sama. Tahap reduksi I dapat dilihat pada Lampiran 4. Tahap reduksi I menghasilkan 193 kebutuhan informasi eksekutif. Kebutuhan informasi eksekutif ini kemudian di klasifikasikan berdasarkan bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. Proses klasifikasi dapat dilihat pada Lampiran 5. Dari hasil klasifikasi, diketahui bahwa adanya duplikasi kebutuhan informasi eksekutif untuk tiap bidang, sehingga dilakukan reduksi II untuk kebutuhan informasi yang sama. Tahap reduksi II dapat dilihat pada Lampiran 6. Hasil penyusunan konseptual kebutuhan informasi eksekutif untuk bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan dapat dilihat pada Tabel 4.14, Tabel 4.15, Tabel 4.16, Tabel 4.17 dan Tabel 4.18. Tabel 4.14 Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah anggaran dana
2
Data sponsor
3
Sumbangan dari DIKTI
4
Informasi penyerapan beasiswa
5
Prosentase pelaksanaan anggaran
6
Jumlah program yang direncanakan
7
Jumlah program yang terlaksana
8
Jumlah anggaran yang disediakan pemerintah
9
Jumlah dana hibah
10
commit to user Penawaran beasiswa
IV-18
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.15 Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan (lanjutan) No.
Kebutuhan Informasi
11
Jumlah perusahaan yang berpotensi kerjasama ikatan dinas
12
Peraihan sumber dana penelitian
13
Trend serapan dana penelitian
14
Jumlah kerjasama dengan pihak luar
15
Jumlah anggaran dana DIPA
16
Jumlah kerjasama dengan pemerintah daerah
17
Informasi sumber dana
18
Hasil CSA tiap prodi
19
Informasi kerjasama
Tabel 4.16 Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah tenaga pengajar
2
Jumlah tenaga administrasi
3
Jumlah staff yang mampu IT
4
Jumlah dosen yang melakukan penelitian
5
Jumlah dosen derdasarkan jabatan fungsional
6
Informasi studi lanjut dari DIKTI
7
Jumlah Dosen berdasar jenjang pendidikan
8
Kebutuhan ideal SDM
9
Rasio dosen dengan mahasiswa
10
Tingkat kemampuan bahasa Inggris dosen (TOEFL)
11
Jumlah dosen sesuai bidang keahlian
12
Jumlah pegawai/staff administrasi BLU
13
Jumlah tenaga administrasi commit to user
IV-19
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.17 Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian (lanjutan) No.
Kebutuhan Informasi
14
Jumlah dosen PNS
15
Jumlah dosen BLU
16
Jumlah dosen pengampu
17
Jumlah dosen tersertifikasi dosen
18
Laporan kinerja dosen
19
Jumlah kesempatan berpartisipasi secara internasional bagi para dosen
Tabel 4.18 Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah buku berdasarkan mata kuliah
2
Jumlah modul praktikum
3
Jumlah sarana dan prasarana
4
Tingkat kelayakan sarana dan prasarana laboratorium pusat
5
Jumlah fasilitas perpustakaan
6
Jumlah jurnal
7
Jumlah ruang
8
Jumlah labolatorium yang tersedia
9
Informasi ketersediaan sarana/prasarana dari perguruan tinggi lain
10
Jumlah jurnal internasional yang bisa diakses secara online
11
Jumlah sarana dan prasarana laboratorium
12
Laporan hard disk yang terpakai
13
Informasi kerjasama dengan laboratorium lain
14
Kapasitas ruang kuliah
15
Jumlah fasilitas yang tersedia
16
Jumlah fasilitas yang termanfaatkan commit to user
IV-20
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4.3.2 Management Report Management report merupakan bagian dari pelaksanaan akuntabilitas dan evaluasi kinerja penyelenggaraan pendidikan tinggi di UNS. Terdapat dua jenis pelaporan yang dipakai di UNS yaitu Laporan Rektor di tingkat universitas dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) di tingkat fakultas. Konten informasi bidang keuangan, kepegawaingan dan perlengkapan yang disajikan dari kedua pelaporan tersebut dibahas pada subbab berikut. A.
Laporan Rektor Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem
Informasi UNS menyusun laporan rektor setiap tahun sebagai suatu bagian dari pelaksanaan akuntabilitas dan evaluasi kinerja penyelenggaraan pendidikan tinggi di UNS. Konten atau isi dari laporan ini dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Identifikasi dari laporan rektor ini diperoleh 115 kebutuhan informasi eksekutif. Kebutuhan informasi eksekutif tersebut dikelompokkan berdasarkan bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. Tahap pengelompokan dapat dilihat pada Lampiran 7. Hasil pengelompokan untuk bidang keuangan, bidang kepegawaian, dan bidang perlengkapan ditampilkan pada Tabel 4.19, Tabel 4.20, Tabel 4.21, Tabel 4.22, dan Tabel 4.23. Tabel 4.19 Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan No.
Kebutuhan Informasi
1
Tingkat perkembangan jumlah mahasiswa UNS penerima beasiswa dari berbagai yayasan/instansi
2
Tingkat peraihan dana penelitian penelitian dan pengabdian
3
Jumlah kerjasama yang telah dilakukan UNS dengan instansi lain
4
Jumlah biaya pendidikan domestik
5
Jumlah biaya pendidikan internasional
6
Jumlah perusahaan yang memiliki kerjasama proyek penelitian dengan UNS
7
Jumlah beasiswa (sumber dana UNS) commit to user
IV-21
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.20 Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan (lanjutan) No.
Kebutuhan Informasi
8
Jumlah mahasiwa dan jumlah nominal beasiswa
9
Jumlah dana pengabdian dan pagelaran kebudayaan yang diadakan dengan area +/- 200 km dari universitas
10
Jumlah dana alumni
11
Jumlah dana penelitian dari industri
12
Jumlah dana penelitian dari pemerintah
13
Jumlah dana infrastruktur dan investasi
14
Jumlah total dana penelitian
15
Jumlah dana perpustakaan
16
Penyerapan anggaran sebesar dari asal sumber (PNBP, dana kegiatan softskill, DIPA )
17
Jumlah kerjasama internasional UNS
18
Rekapitulasi penerimaan beasiswa UNS
19
Rekap dana kasih dan asuransi kesehatan
20
Jumlah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang berhasil didanai dari berbagai sumber
21
Informasi sumber dana dipa PNBP UNS
22
Informasi sumber dana APBN UNS
23
Informasi umber dana DP2M DIKTI
24
Informasi sumber dana KNRT (Kementerian Negara Riset dan Teknologi)
25
Informasi sumber dana lain-lain (kerjasama)
26
Prosentase daya serap anggaran pelaksanaan DIPA UNS
27
Prosentase daya serap anggaran DIPA
28 29
Pelaksanaan anggaran DIPA (PNBP, BLU) berdasarkan penggunaan dana Jumlah peraihan dana program hibah kompetisi berbasis institusi commit to user (PHK-I) IV-22
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.21 Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah dosen UNS yang bersertifikasi pendidik
2
Informasi peningkatan kompetensi tenaga kependidikan
3
Jumlah pembimbing karir full time
4
Jumlah pembimbing karir
5
Jumlah dosen yang mendapat penghargaan internasional
6
Jumlah staff pengajar yang bergelar doktor
7
Jumlah dosen UNS yang menjadi dosen tamu/peneliti di luar negeri
8
Jumlah dosen tamu dari luar negeri
9
Jumlah dosen asing yang mengajar di UNS
10
Jumlah dosen UNS dan dosen luar biasa
11
Ratio dosen dengan mahasiswa UNS
12
Jumlah tenaga pendidik UNS berdasarkan kualifikasi pendidikan
13
Jumlah tenaga pendidik UNS berdasarkan jabatan fungsional
14
Jumlah tenaga pendidik UNS yang sedang studi lanjut Tabel 4.22 Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan
No.
Kebutuhan Informasi
1
Tingkat penambahan dan peningkatan kualitas laboratorium untuk kebutuhan praktikum dan riset
2
Informasi perolehan standarisasi (ISO)
3
Prosentase pengembangan fasilitas perpustakaan
4
Prosentase pengembangan e-journal
5
Jumlah penerbitan buku teks sejak tahun 2006 sampai sekarang
6
Prosentase penambahan fasilitas hotspot di seluruh lingkungan kampus
7
Prosentase jangkauan wireless commit to user
IV-23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.23 Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan (lanjutan) No.
Kebutuhan Informasi
8
Jumlah fasiltas olahraga
9
Jumlah katalog buku di perpustakaan
10 11
Jumlah kamar yang disediakan di asrama mahasiswa yang difasilitasi akses internet Jumlah komputer yang disediakan universitas untuk mahasiswa dalam mendukung kegiatan kuliah
12
Jumlah medical center di universitas
13
Jumlah sarana ibadah
14
Nilai aset barang milik negara di UNS
B. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) LAKIP disusun setiap tahun sebagai suatu bagian dari pelaksanaan akuntabilitas dan evaluasi kinerja penyelenggaraan pendidikan tinggi di UNS. Konten atau isi dari laporan ini dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Identifikasi dari laporan rektor ini diperoleh 29 kebutuhan informasi eksekutif. Kebutuhan informasi eksekutif tersebut dikelompokkan berdasarkan bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. Tahap pengelompokan dapat dilihat pada Lampiran 8. Hasil pengelompokan untuk bidang keuangan, bidang kepegawaian, dan bidang perlengkapan ditampilkan pada Tabel 4.24, Tabel 4.25, Tabel 4.26 dan Tabel4.27. Tabel 4.24 Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah nominal pendapatan dari penggalangan dana
2
Jumlah unit usaha yang memberikan pendapatan pada UNS
3
Anggaran rupiah murni
4
Prosentase penggunaan dana DIPA BLU
5
commit to user(BPI) Dana Bantuan Pengembangan Institusi
IV-24
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.25 Kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan (lanjutan) No.
Kebutuhan Informasi
6
Distribusi alokasi dana kegiatan kemahasiswaan
7
Prosentase realisasi beasiswa PPA dan BBM
8
Jumlah penerima beasiswa
9
Prosentase realisasi dana penelitian dan pengabdian dosen Tabel 4.26 Kebutuhan informasi eksekutif bidang kepegawaian
No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah dosen tetap sesuai bidang keahlian masing-masing prodi
2
Jumlah dosen bergelar S-2
3
Jumlah dosen bergelar S-3 Tabel 4.27 Kebutuhan informasi eksekutif bidang perlengkapan
No.
Kebutuhan Informasi
1
Jumlah gedung dan bangunan
2
Tingkat kondisi gedung dan bangunan
3
Jumlah fasilitas pendidikan yang terawat
4
Jumlah fasilitas pendidikan (laboratorium) yang bersertifikat
5
Rasio buku dengan mahasiswa
4.3.3 Hasil Konseptual Kebutuhan Informasi Eksekutif dari
Hasil
Wawancara, Laporan Rektor dan LAKIP Hasil kebutuhan informasi eksekutif dari hasil wawancara, laporan rektor dan LAKIP digabungkan untuk memperoleh konseptual kebutuhan informasi eksekutif akhir. Proses penyusunan konseptual kebutuhan informasi eksekutif akhir dapat dilihat pada Lampiran 9. Kebutuhan
informasi
eksekutif
akhir
untuk
bidang
keuangan,
kepegawaian, dan perlengkapan dilakukan klasifikasi berdasarkan jenis informasi commit to user
IV-25
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
internal dan informasi eksternal.
Proses klasifikasi ini dapat dilihat pada
Lampiran 10. Kebutuhan informasi eksekutif yang sudah diklasifikasikan kemudian di kelompokkan berdasarkan kelompok informasi. Proses pengelompokan ini dapat dilihat pada Lampiran 11. Hasil kebutuhan informasi yang sudah dikelompokkan, dilakukan penomoran dengan tujuan mempermudah dalam penyusunan kerangka konseptual SIE. Penomoran kebutuhan informasi dilakukan sebagai berikut: 1. Informasi internal pada setiap bidang diberi huruf awal “I” sedangkan informasi eksternal diberi huruf “E”. 2. Nomor bidang diberikan setelah huruf, yaitu nomor “01” yang menunjukkan bidang keuangan, nomor “02” yang menunjukkan bidang kepegawaian dan nomor “03” yang menunjukkan bidang perlengkapan. 3. Nomor kebutuhan informasi diberikan setelah nomor bidang untuk menunjukkan nomor identitas informasi yang terdapat pada setiap bidang. Tabel 4.28 sampai dengan Tabel 4.37 memperlihatkan hasil akhir kebutuhan informasi eksekutif untuk bidang keuangan, kepegawaian, dan perlengkapan berdasarkan jenis informasi. Tabel 4.28 Kebutuhan informasi internal bidang keuangan No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
I.01.001
Jumlah anggaran dana
I.01.002
Prosentase pelaksanaan anggaran
I.01.003
Prosentase penyerapan anggaran
I.01.004
Realisasi anggaran
I.01.005
Jumlah program yang direncanakan
I.01.006
Jumlah program yang terlaksana
I.01.007
Hasil CSA tiap prodi
I.01.008
Jumlah biaya pendidikan domestik
I.01.009
Jumlah biaya pendidikan internasional
I.01.010
Distribusi alokasi dana kegiatan kemahasiswaan
I.01.011
Jumlah dana infrastruktur investasi commitdan to user
IV-26
Kelompok
Anggaran Dana
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.29 Kebutuhan informasi internal bidang keuangan (lanjutan) No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
I.01.012
Jumlah dana perpustakaan
I.01.013
Rekap dana kasih dan asuransi kesehatan
I.01.014
Informasi sumber beasiswa
I.01.015
Jumlah mahasiswa penerima beasiswa
I.01.016
Prosentase penyerapan beasiswa
I.01.017
Jumlah perusahaan yang berpotensi kerjasama ikatan dinas
I.01.018
Jumlah kerjasama yang telah dilakukan UNS
I.01.019
Jumlah kerjasama dengan pemerintah daerah
I.01.020
Jumlah kerjasama proyek penelitian dengan UNS
I.01.021
Jumlah kerjasama internasional
I.01.022
Tren serapan dana penelitian
I.01.023
Jumlah peraihan dana penelitian
I.01.024
Jumlah dana penelitian dari industri
I.01.025
Jumlah dana penelitian dari pemerintah
I.01.026
Jumlah total dana penelitian
I.01.027
Jumlah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang berhasil didanai dari berbagai sumber
I.01.028
Jumlah dana pengabdian dan pagelaran kebudayaan yang diadakan dengan area +/- 200 km dari universitas
I.01.029
Realisasi dana penelitian dan pengabdian dosen
I.01.030
Informasi sumber dana Dipa PNBP UNS
I.01.031
Informasi sumber dana APBN UNS
I.01.032
Informasi sumber dana DP2M DIKTI commit to user
IV-27
Kelompok Anggaran Dana
Beasiswa
Kerjasama
Dana Penelitian
Sumber Dana
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.30 Kebutuhan informasi internal bidang keuangan (lanjutan) No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
I.01.033
Informasi sumber dana KNRT (Kementerian Negara Riset dan Teknologi)
I.01.034
Informasi sumber dana lain-lain (kerjasama)
I.01.035
Jumlah peraihan dana hibah
I.01.036
Jumlah peraihan dana progran hibah kompetisi berbasis institusi (PHK-I)
I.01.037
Jumlah dana alumni
I.01.038
Jumlah nominal pendapatan dari penggalangan dana
I.01.039
Jumlah unit usaha yang memberikan pendapatan pada UNS
I.01.040
Dana Bantuan Pengembangan Institusi (BPI)
Kelompok
Sumber Dana
Tabel 4.31 Kebutuhan informasi eksternal bidang keuangan No.Atribut
Konseptual Informasi eksternal
Kelompok
E.01.001
Anggaran yang disediakan pemerintah
Anggaran Dana
E.01.002
Penawaran beasiswa
Beasiswa
E.01.003
Informasi kerjasama
Kerjasama
E.01.004
Data sponsor
Informasi bidang keuangan lain-lain
Tabel 4.32 Kebutuhan informasi internal bidang kepegawaian No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
I.02.001
Jumlah tenaga pengajar/dosen
I.02.002
Jumlah dosen yang melakukan penelitian
I.02.003
Jumlah dosen berdasarkan jabatan fungsional
I.02.004
Jumlah dosen berdasarkan jenjang pendidikan
I.02.005
Rasio dosen dengan mahasiswa
I.02.006
Tingkat kemampuan commit bahasa Inggris to user dosen (TOEFL)
IV-28
Kelompok
Tenaga Pengajar
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.33 Kebutuhan informasi internal bidang kepegawaian (lanjutan) No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
I.02.007
Jumlah dosen PNS
I.02.008
Jumlah dosen BLU
I.02.009
Jumlah dosen pengampu
I.02.010
Laporan kinerja dosen
I.02.011
Jumlah dosen UNS yang bersertifikasi pendidik
I.02.012 I.02.013
Kelompok
Jumlah dosen yang mendapat penghargaan internasional Jumlah dosen UNS yang menjadi dosen tamu/peneliti di luar negeri
I.02.014
Jumlah dosen tamu dari luar negeri
I.02.015
Jumlah dosen asing yang mengajar di UNS
I.02.016
Jumlah dosen UNS dan dosen luar biasa
I.02.017
Jumlah tenaga pendidik UNS berdasarkan kualifikasi pendidikan
I.02.018
Jumlah tenaga pendidik UNS yang sedang studi lanjut
I.02.019
Jumlah tenaga administrasi
I.02.020
Jumlah staff yang mampu IT
I.02.021
Jumlah pegawai/staff administrasi BLU
I.02.022
Tingkat kualifikasi tenaga administrasi
I.02.023
Informasi kebutuhan ideal SDM
I.02.024
Peningkatan kompetensi tenaga kependidikan
I.02.025
Jumlah pembimbing karir full time
I.02.026
Jumlah pembimbing karir
commit to user
IV-29
Tenaga Pengajar
Informasi bidang kepegawaian lain-lain
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.34 Kebutuhan informasi eksternal bidang kepegawaian No.Atribut
Konseptual Informasi Eksternal
E.02.001
Informasi kesempatan berpartisipasi secara internasional bagi para dosen
E.02.002
Informasi studi lanjut dari DIKTI
Kelompok Informasi bidang kepegawaian lain-lain
Tabel 4.35 Kebutuhan informasi internal bidang perlengkapan No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
I.03.001
Jumlah katalog buku di perpustakaan
I.03.002
Jumlah penerbitan buku teks
I.03.003
Rasio buku dengan mahasiswa
I.03.004
Jumlah fasilitas perpustakaan
I.03.005
Informasi pengembangan fasilitas perpustakaan
I.03.006
Jumlah jurnal
I.03.007
Jurnal internasional yang bisa diakses secara online
I.03.008
Informasi pengembangan e-journal
I.03.009
Jumlah modul praktikum
I.03.010
Jumlah sarana dan prasarana yang tersedia
I.03.011
Jumlah sarana ibadah
I.03.012
Jumlah fasilitas yang tersedia
I.03.013
Jumlah fasilitas yang termanfaatkan
I.03.014
Tingkat penambahan fasilitas hotspot di seluruh lingkungan kampus
I.03.015
Jumlah fasilitas olahraga
I.03.016
Jumlah kamar yang disediakan di asrama mahasiswa yang difasilitasi akses internet
I.03.017
Prosentase jangkauan wireless
I.03.018
Jumlah komputer yang disediakan universitas untuk mahasiswa dalam mendukung kegiatan kuliah
I.03.019
Jumlah layanan medical center di universitas commit to user
IV-30
Kelompok
Perpustakaan
Sarana dan Prasarana
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.36 Kebutuhan informasi internal bidang perlengkapan (lanjutan) No.Atribut
Konseptual Informasi Internal
Kelompok
I.03.020
Jumlah nilai aset barang milik negara di UNS
I.03.021
Laporan hard disk yang terpakai
I.03.022
Jumlah fasilitas pendidikan yang terawat
I.03.023
Tingkat kelayakan sarana dan prasarana laboratorium pusat
I.03.024
Jumlah sarana dan prasarana laboratorium
Sarana dan Prasarana
Jumlah fasilitas pendidikan (laboratorium) yang bersertifikat Tingkat penambahan dan peningkatan kualitas laboratorium untuk kebutuhan praktikum dan riset
I.03.025 I.03.026 I.03.027
Jumlah labolatorium yang tersedia
I.03.028
Jumlah ruang
I.03.029
Kapasitas ruang kuliah
I.03.030
Jumlah gedung dan bangunan
I.03.031
Informasi kondisi gedung dan bangunan
I.03.032
Laboratorium
Bangunan Gedung
Informasi perolehan standarisasi (ISO)
Informasi bidang perlengkapan lain-lain
Tabel 4.37 Kebutuhan informasi eksternal bidang perlengkapan No.Atribut
Konseptual Informasi Eksternal
E.03.001
Informasi ketersediaan sarana/prasarana dari Perguruan tinggi lain
E.03.002
Kerjasama dengan laboratorium lain
4.4
Kelompok Sarana dan Prasarana Laboratorium
Identifikasi Matrik Kelompok Pengguna Tahap
identifikasi
matrik
kelompok
pengguna
dilakukan
dengan
mempertimbangkan segala kemungkinan pihak eksekutif untuk mengakses kebutuhan informasi baik internal maupun eksternal yang telah didapatkan pada tahap sebelumnya. Tahap ini bertujuan untuk memudahkan dalam upaya commit to user pengembangan SIE lebih lanjut. Tabel 4.38 memperlihatkan contoh matrik
IV-31
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
kelompok penggunam untuk kebutuhan informasi bidang keuangan. Matrik kelompok pengguna secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 12. Tabel 4.38 Matrik kelompok penguna
Rektor
PR I
PR II
PR III
PR IV
Dekan
PD I
PD II
PD III
Direktur
Asisten Direktur I
Asisten Direktur II
Ketua Jurusan
Ka. LPPM
Ka. LPP
Ka.UPT P2B
Ka. UPT Lab Pusat
Ka. UPT Puskom Ka. UPT Perpustakaan Ka. UPT UNS Press
Ka. UPT MKU
Kelompok Pengguna ( Eksekutif)
1
I.01.001
Jumlah anggaran dana
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
2
I.01.002
Pelaksanaan anggaran
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
3
I.01.003
Penyerapan anggaran
√
√
√
√
√
√
4
I.01.004
Realisasi anggaran
√
√
√
√
√
√
5
I.01.005
Program yang direncanakan
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
6
I.01.006
Program yang terlaksana
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
I.01.007
Hasil CSA tiap prodi
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
8
I.01.008
Jumlah biaya pendidikan domestik
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
9
I.01.009
Jumlah biaya pendidikan internasional
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
10
I.01.010
Distribusi alokasi dana kegiatan kemahasiswaan
√
√
11
I.01.011
Jumlah dana infrastruktur dan investasi
√
12
I.01.012
Jumlah dana perpustakaan
√
13
I.01.013
Rekap dana kasih dan asuransi kesehatan
√
No.
7
4.5
Kelompok
Anggaran Dana
No. Atribut
Konseptual Informasi Internal
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Menyusun Kerangka Konseptual SIE Kerangka konseptual SIE disusun dengan menyusun kerangka konseptual
informasi SIE terlebih dahulu. Kerangka konseptual informasi SIE disusun dengan menghubungkan hasil identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan maganement report dengan hasil identifikasi existing information system. Kerangka konseptual SIE disusun dari penggabungan hasil identifikasi yang dilakukan pada penelitian ini dan identifikasi yang dilakukan oleh Sundari (2011) dengan judul Perancangan Konseptual Sistem Informasi Eksekutif Bidang Akademik dan Kemahasiswaan di Universitas Sebelas Maret dengan Menggunakan Wetherbe’s Approach. Gambar 4.7 memperlihatkan kerangka konseptual informasi SIE yang dapat digunakan untuk menyusun kerangka konseptual SIE.
commit to user
IV-32
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.7 Kerangka konseptual informasi SIE commit to user
IV-33
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Hasil dari kedua identifikasi tersebut diketahui bahwa tidak semua kebutuhan informasi eksekutif sudah tersedia di dalam existing information system pada masing-masing bidang di UNS. Kebutuhan informasi yang sudah tersedia dalam existing information system pada masing-masing bidang di UNS digambarkan dengan anak panah yang mengarah ke existing information system, sedangkan kebutuhan informasi yang belum tersedia dalam existing information system digambarkan tanpa diberi anak panah. Kebutuhan informasi eksternal digambarkan dengan memberikan anak panah yang menuju ke eksternal system. Hasil kerangka konseptual informasi SIE bagi eksekutif menunjukkan bahwa beberapa kebutuhan informasi eksekutif internal telah didukung oleh existing information system seperti, Siakad, SPPKM, Wasdipa BLU, SIMPEG PLUS, SIMAK BMN. Selain hal tersebut, terdapat pula informasi eksternal yang dapat diperoleh dari external system. Setiap sistem di atas memiliki database yang tidak terintegrasi antara satu dengan yang lain. Maksud dari tidak terintegrasi dalam hal ini adalah data pada sistem yang berbeda memiliki enkode yang tidak sama satu dengan yang lain. Data warehouse diperlukan untuk menyaring data dan menyamakan enkode dengan satu format sehingga menjadi terstandar dan konsisten. SIE membutuhkan aplikasi tertentu untuk mengolah data dalam data warehouse sehingga dapat memberikan output yang diinginkan. Piranti OLAP dapat dipergunakan sebagai pilihan piranti dalam proses pembangkitan query, permintaan laporan khusus dan grafik, dan melakukan analisis statistik. OLAP mengacu pada aktivitas yang umumnya mengacu kepada pengguna akhir, dan dalam pembahasan ini adalah eksekutif. Kebutuhan informasi yang diperlukan oleh eksekutif menjadi penting agar aplikasi OLAP dapat diimplementasikan dengan maksimal. Identifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh eksekutif menjadi penting agar aplikasi OLAP dapat didimplementasikan dengan maksimal dengan data warehouse yang efektif. Dengan mengetahui kebutuhan informasi eksekutif, maka data warehouse dapat melakukan kegiatan penyarinyan data atau informasi dan mengintegrasikan data/informasi yang dibutuhkan oleh aplikasi. Gambar 4.8 menunjukkan kerangka konseptualcommit EIS. to user
IV-34
perpustakaan.uns.ac.id
SI AK AD
digilib.uns.ac.id
SP
W PK M
AS D BL I P A U
SI
MP E
G
SIM KE
U
Informasi Eksternal Data Warehouse
Aplikasi
OLAP
E IS
Gambar 4.8 Kerangka konseptual SIE 4.6
Desain Antarmuka SIE Tahap ini merupakan tahap memvisualkan hasil pada tahap sebelumnya.
Visualisasi hanya berupa desain antarmuka yang dikakukan dengan menggunakan Visual Basic 6.0. Desain antarmuka dibuat sebagai contoh SIE yang bisa dikembangkan lebih lanjut, sehingga dalam hal ini tidak semua kebutuhan informasi dibuat dalam bentuk desain antarmuka. Desain antarmuka dibuat berdasarkan kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan yang diperoleh dari penelitian ini. Selain itu, desain antarmuka dibuat berdasarkan kebutuhan informasi eksekutif bidang akademik dan kemahasiswaan yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan oleh Sundari (2011) dengan judul Perancangan Konseptual Sistem Informasi Eksekutif Bidang Akademik dan Kemahasiswaan di Universitas Sebelas Maret Menggunakan Wetherbe’s Approach. commit to user
IV-35
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Kunci utama kesuksesan SIE adalah hubungan dengan pengguna dan kebutuhan pengguna. Gambar 4.9 merupakan gambar desain antarmuka untuk implementasi hubungan dengan pengguna dan kebutuhan pengguna. Hak akses data dan informasi tentunya berbeda antar kelompok pengguna sehingga kebutuhan informasi perlu didasarkan dengan tingkat kepentingan, dan tugas pokok organisasi masing-masing pengguna Perancangan desain antarmuka ini diperoleh dari hasil identifikasi matrik akses informasi untuk setiap kelompok pengguna.
Setiap pengguna dalam
rancangan ini memiliki password yang berbeda.
Gambar 4.9 Antarmuka login pengguna Kunci kesuksesan SIE yang lain adalah ketepatan kebutuhan informasi oleh pengguna. Gambar 4.10 merupakan contoh tampilan kebutuhan informasi bidang keuangan untuk akses login sebagai rektor.
commit to user Gambar 4.10 Antarmuka informasi bidang keuangan
IV-36
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.11 merupakan contoh tampilan desain antarmuka analisis tren dari salah satu kebutuhan informasi.
Gambar 4.11 Antarmuka analisis tren SIE yang baik harus memiliki kemampuan drill down yang baik sehingga eksekutif bisa menggali lebih dalam tentang informasi tertentu. Desain antarmuka dibuat dengan kemampuan drill down yang baik pula supaya pihak eksekutif UNS dapat melakukan penggalian yang lebih dalam tentang informasi tertentu untuk memutuskan suatu keputusan strategis di UNS. Pada Gambar 4.11 tampak bahwa kemampuan drill down pada tampilan desain antarmuka analisis tren dari salah satu kebutuhan informasi dapat dilakukan berdasarkan tahun, bulan dan unit kerja penyarapan anggaran.
commit to user
IV-37
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Pada bab ini akan dilakukan analisis terhadap hasil perancangan konseptual sistem SIE di UNS. 5.1
Analisis Identifikasi Existing Information System Identifikasi existing information system dilakukan dengan mengamati
sistem informasi yang dipergunakan oleh UNS baik dalam bidang keuangan, bidang kepegawaian
maupun
dalam
bidang perlengkapan.
Berdasarkan
identifikasi awal, di hampir semua bidang baik di universitas, fakultas atau jurusan memiliki sistem informasi tersendiri dan dikelola secara parsial sehingga tidak terintegrasi. Bidang kepegawaian saja yang sudah memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan semua fakultas. Existing information system saat ini di masing-masing bidang memiliki kegunaan yang lebih banyak menunjang kegiatan yang bersifat operasional, meskipun ada beberapa yag sudah bersifat manajerial.
SIMPEG PLUS
merupakan sistem informasi yang sudah mendukung kegiatan manajerial. Keterbatasan peneliti dalam memperoleh ijin mengakses existing information system mengakibatkan identifikasi hanya dapat dilakukan pada beberapa sistem informasi yang ada yaitu Wasdipa BLU, SIMPEG PLUS dan SIMAK BMN. Akibat dari keterbatasan ini mengakibatkan penelitian ini memiliki kelemahan. Kelemahan dari identifikasi ini adalah kurangnya output yang tergali dari sistem yang berupa informasi sehingga informasi yang didapatkan kurang dapat digunakan sebagai suatu masukan bagi tahap identifikasi selanjutnya. Selain itu akan mengakibatkan penyusunan konseptual SIE hanya terbatas pada sistem informasi tersebut. 5.2
Analisis Metode Wetherbe’s Approach Proses identifikasi berikutnya adalah identifikasi kebutuhan informasi bagi
eksekutif.. Pada tahap ini kebutuhan informasi diperoleh dari proses wawancara menggunakan metode Wetherbe’s Approach. Metode Wetherbe’s Approach, menyarankan tiga metode wawancara terstruktur untuk menemukan kebutuhan informasi eksekutif yaitu Criticalcommit Success Factors (CSF), analisis Ends/Means, to user
V-1
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dan Business System Planning (BSP). Akan tetapi berdasarkan studi lapangan pendahuluan, pengumpulan kebutuhan informasi eksekutif di UNS menggunakan metode Wetherbe’s Approach hanya dapat dilakukan dengan satu metode wawancara terstruktur yaitu Business System Planning (BSP). Hal ini dikarenakan UNS telah memiliki dokumen Rencana Strategis UNS yang dibuat oleh tim renstra UNS. Sedangkan metode wawancara terstruktur dengan Critical Success Factors (CSF) tidak dapat dilakukan karena belum adanya dokumen CSF secara jelas dan terperinci dalam renstra UNS. Begitu juga metode wawancara terstruktur dengan analisis Ends/Means tidak dapat dilakukan karena sudah adanya tujuan dan sasaran yang jelas dalam Renstra UNS. Telah dijelaskan pada tahap identifikasi kelompok pengguna bahwa responden dari wawancara ini adalah pihak eksekutif yang telah diidentifikasi pada tahap identifikasi kelompok pengguna. Dalam penentuan responden ini peneliti membatasi bahwa responden wawancara dibatasi satu responden pada setiap kelompok pengguna pada level organisasi yang dikaji. Pembatasan ini dilakukan karena pada saat studi lapangan diketahui bahwa dalam satu level kelompok pengguna memiliki kebutuhan informasi yang tidak berbeda. Hal tersebut dapat ditunjukan dari hasil kebutuhan informasi eksekutif PD I Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan dengan kebutuhan informasi eksekutif PD I Fakultas Teknik. Pembatasan responden ini sebenarnya dapat mengurangi tingkat kekayaan informasi yang dapat diperoleh dari pihak eksekutif. Penelitian akan menjadi lebih baik apabila wawancara dilakukan kepada semua pihak eksekutif. Menurut Said (2010) bahwa teknik wawancara membutuhkan waktu yang menyita waktu sehingga hal ini menjadi kelemahan teknik ini. Tidak semua responden berhasil untuk diwawancara karena eksekutif tidak memiliki banyak waktu untuk diwawancara. Oleh karena hal itu, pengajuan pertanyaan dilakukan dengan metode kuesioner isian kepada responden yang tidak dapat diwawancara. Pertanyaan yang diajukan da (Said, 2010)lam kuesioner sama dengan pertanyaan pada wawancara. Metode kuesioner ini memiliki kelebihan antara lain lebih hemat waktu dan dapat dijawab responden kapan saja. Akan tetapi metode kuesioner tidak dapat memberikan kesempatan kepada peneliti untuk mengajukan pertanyaan yang lebih mendetail. commit to user
V-2
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Pembangunan pertanyaan dalam wawancara terstruktur dengan BSP dilakukan berdasarkan 20 sasaran strategis UNS dalam dokumen Rencana Strategis UNS. Dalam penelitian ini semua sasaran tersebut menjadi dasar penyusunan
pertanyaan
yang
diajukan
kepada
semua
eksekutif
yang
diwawancara. Alasan penggunaan kedua puluh sasaran starategis UNS dalam wawancara kepada semua eksekutif adalah adanya kemungkinan bahwa eksekutif bidang tertentu membutuhkan informasi dalam sasaran bidang yang lainnya. Hal ini dibuktikan dalam sasaran strategis UNS yang pertama tentang pendidikan yang bermutu untuk pencapaian akreditasi dan reputasi setinggi-tingginya. Seorong eksekutif dalam mengambil keputusan untuk mencapai sasaran tersebut tentunya juga perlu mengetahui informasi pada sasaran yang lain, sebagai contoh adalah pada sasaran kesebelas tentang ketersediaan sumber daya manusia yang berkompetensi. Metode Wetherbe’s Approach yang dipergunakan menunjukkan bahwa masih terdapat hasil kebutuhan eksekutif yang bukan merupakan executive summary namun merupakan data operasional. Idealnya, Wetherbe’s Approach membutuhkan perangkat pembantu (tools) agar hasil wawancara yang diperoleh tepat sasaran dalam membangun kebutuhan eksekutif khususnya executive summary. 5.3
Proporsi Kebutuhan Informasi Eksternal bagi Eksekutif Proporsi kebutuhan informasi eksternal bagi eksekutif diperoleh dari tahap
identifikasi kebutuhan informasi eksternal bagi eksekutif. Identifikasi kebutuhan informasi
eksternal
bagi
eksekutif
dilakukan
melalui
wawancara
dan
penggabungan hasil identifikasi management report. Hasil dari jawaban semua responden kemudian dilakukan eleminasi untuk setiap jawaban yang sama. Hasil dari tahap ini menunjukkan adanya 8 kebutuhan informasi eksternal yang tersebar dalam 4 kebutuhan informasi bidang keuangan, 2 kebutuhan informasi bidang kepegawaian, 2 kebutuhan informasi bidang perlengkapan. Hasil tersebut menunjukkan bahwa kebutuhan informasi eksternal bagi eksekutif hanya 8% dari total kebutuhan informasi yang dibutuhkan eksekutif. commit to user
V-3
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
25%
Bidang Keuangan
50%
Bidang Kepegawaian
Bidang Perlengkapan
25%
Gambar 5.1 Proporsi kebutuhan informasi eksternal bagi eksekutif Hasil identifikasi kebutuhan eksternal pada Gambar 5.1 menunjukkan bahwa 50% kebutuhan informasi ada di bidang keuangan, 25% kebutuhan informasi ada di bidang kepegawaian, dan 25% kebutuhan informasi ada di bidang perlengkapan. Hal ini menunjukkan bahwa informasi eksternal bidang keuangan di UNS merupakan informasi yang paling dibutuhkan oleh eksekutif sehingga dalam perancangan SIE bidang tersebut perlu diperhatikan. Contoh informasi eksternal sebagaimana digambarkan dalam Tabel 4.31, Tabel 4.34 dan Tabel 4.37. 5.4
Proporsi Kebutuhan Informasi Internal bagi Eksekutif Proporsi kebutuhan informasi internal bagi eksekutif diperoleh dari tahap
identifikasi kebutuhan informasi internal bagi eksekutif.. Identifikasi kebutuhan informasi internal bagi eksekutif dilakukan melalui waancara dan penggabungan hasil identifikasi management report. Hasil dari jawaban semua responden kemudian dilakukan eleminasi untuk setiap jawaban yang sama. Hasil dari tahap ini menunjukkan adanya 98 kebutuhan informasi internal yang tersebar dalam 40 kebutuhan informasi bidang keuangan, 26 kebutuhan informasi bidang kepegawaian, 32 kebutuhan informasi bidang perlengkapan. Hasil tersebut menunjukkan bahwa kebutuhan informasi internal bagi eksekutif mencapai 92% dari total kebutuhan informasi yang dibutuhkan eksekutif. commit to user
V-4
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
30%
35% Bidang Keuangan Bidang Kepegawaian Bidang Perlengkapan
35%
Gambar 5.2 Proporsi kebutuhan informasi internal bagi eksekutif Hasil identifikasi kebutuhan internal pada Gambar 5.2
menunjukkan
bahwa 35% kebutuhan informasi ada di bidang keuangan, 35% kebutuhan informasi ada di bidang kepegawaian, dan 30% kebutuhan informasi ada di bidang perlengkapan. Hal ini menunjukkan bahwa informasi eksternal bidang keuangan dan kepegawaian di UNS merupakan informasi yang paling dibutuhkan oleh eksekutif, sehingga dalam perancangan sebuah SIE kedua bidang tersebut perlu diperhatikan. Contoh informasi eksternal sebagaimana digambarkan dalam Tabel 4.28, Tabel 4.29, Tabel 4.30, Tabel 4.32, Tabel 4.33, Tabel 4.35, dan Tabel 4.37. 5.5
Proporsi Kebutuhan Informasi Eksekutif Berdasarkan Kebutuhan Pengguna Proporsi kebutuhan informasi eksekutif berbeda-beda untuk masing-
masing pengguna baik kebutuhan informasi internal maupu eksternal. Proporsi kebutuhan informasi eksekutif berdasarkan kebutuhan pengguna ini dapat diketahui dari tahap identifikasi matrik kelompok pengguna.
commit to user
V-5
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 5.3 Proporsi kebutuhan informasi eksekutif berdasarkan kebutuhan pengguna. (a). Proporsi kebutuhan informasi internal. (b). Proporsi kebutuhan informasi eksternal. Gambar 5.3a dan Gambar 5.3b memperlihatkan perbedaan kebutuhan informasi untuk tiap-tiap pengguna. Pada Gambar 5.3a terlihat bahwa rektor, dekan, dan direktur program pascasarjana memiliki kebutuhan informasi internal yang sama. Semua kebutuhan informasi internal menjadi kebutuhan rektor, dekan, dan direktur program pascasarjana dalam mengambil keputusan. Lain halnya dengan kepala UPT P2B, pada Gambar 5.3a terlihat bahwa kepala UPT P2B membutuhkan informasi eksekutif yang piling sedikit. Berdeda halnya dengan kebutuhan informasi eksternal. Gambar 5.3b terlihat bahwa rektor, PR II, PR IV, dekan, PD II, direktur program pascasarjana, dan asisten direktur II memiliki kebutuhan informasi internal yang sama. Semua kebutuhan informasi eksternal menjadi kebutuhan eksekutif tersebut. 5.6
Analisis Kerangka Konseptual EIS Kerangka konseptual informasi SIE disusun dengan menghubungkan hasil
identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan maganement report dengan hasil identifikasi existing information system.
to user penyusunan yang menggunakan Penyusunan kerangka konseptualcommit ini merupakan
V-6
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
atribut kebutuhan informasi dalam penelitian yang telah dilakukan oleh Sundari (2011) di bidang akademik dan kemahasiswaan. Pada tahap ini terlihat bahwa masih terdapat kebutuhan informasi eksekutif yang belum tersedia pada existing information system. Gambar 5.4 menunjukkan prosentase kebutuhan informasi bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan yang sudah tersedia pada existing information system.
Gambar 5.4 Prosentase kebutuhan informasi yang telah tersedia dalam existing information system. (a). Prosentase kebutuhan informasi internal bidang keuangan. (b). Prosentase kebutuhan informasi internal bidang kepegawaian. (c). Prosentase kebutuhan informasi internal bidang perlengkapan. (d). Prosentase kebutuhan informasi eksternal bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan Terlihat pada Gambar 5.4d bahwa pada tahap ini semua kebutuhan informasi eksternal di bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan belum tersedia dalam existing information system. Sehingga dalam hal ini perlu adanya kerjasama dengan pihak luar yang menyediakan informasi bagi eksekutif guna pembangunan SIE di UNS. Gambar 5.4a, Gambar 5.4b, dan Gambar 5.4c juga menunjukkan bahwa prosentase kebutuhan informasi internal commitdi tobidang user keuangan, bidang kepegawaian
V-7
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dan bidang perlengkapan yang belum tersedia pada existing information system masih cukup banyak. Prosentase ketersediaan kebutuhan informasi internal pada existing information system di bidang keuangan mencapai 70%, di bidang kepegawaian mencapai 54%, di bidang perlengkapan mencapai 53%. Hal ini menunjukkan bahwa lebih dari 50% kebutuhan informasi internal dari masingmasing sudah terdapat pada sistem informasi yang sudah di UNS.
Gambar 5.5 Prosentase kebutuhan informasi yang telah tersedia dalam existing information system. (a). Prosentase kebutuhan informasi internal bidang kemahasiswaan. (b). Prosentase kebutuhan informasi internal bidang akademik. (c). Prosentase kebutuhan informasi eksternal bidang kemahasiswaan commit to userdan akademik
V-8
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Berbeda halnya dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Sundari (2011) di bidang kemahasiswaan dan bidang akademik. Dari Gambar 5.5a dan Gambar 5.5b terlihat bahwa prosentase kebutuhan informasi internal di bidang kemahasiswaan dan bidang akademik yang belum tersedia pada existing information system lebih banyak dibandingkan kebutuhan informasi internal di bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. Prosentase ketersediaan kebutuhan informasi internal pada existing information system di bidang kemahasiswaan mencapai 15%, di bidang kepegawaian mencapai 54%, di bidang perlengkapan mencapai 23%. Namun demikian, kebutuhan informasi eksternal di bidang kemahasiswaan dan bidang akademik tidak berbeda dengan kebutuhan informasi eksternal di bidang keuangan, bidang kepegawaian dan bidang perlengkapan. Terlihat pada Gambar 5.5c bahwa semua kebutuhan informasi eksternal bidang kemahasiswaan dan bidang akademik belum tersedia dalam existing information system, sehingga dalam hal ini perlu adanya kerjasama dengan pihak luar yang menyediakan informasi bagi eksekutif guna pembangunan SIE di UNS. Hal ini menunjukkan bahwa masih banyak kebutuhan informasi eksekutif bidang keuangan, kepegawaian,
perlengkapan, kemahasiswaan dan akademik
yang belum terdapat pada sistem informasi yang sudah di UNS. Berdasarkan hal tersebut maka di UNS perlu dibangun terlebih dahulu sistem informasi yang menyediakan informasi yang belum tersedia pada existing information system. 5.7
Analisis Desain Antarmuka SIE Matrik kebutuhan informasi yang dipergunakan dalam desain antarmuka
tidak hanya mempergunakan matrik kebutuhan dalam bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan saja, melainkan juga mempergunakan matrik kebutuhan informasi bidang akademik dan kemahasiswaan. Matrik kebutuhan informasi bidang bidang akademik dan kemahasiswaan ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh Sundari (2011) dengan judul penelitian Perancangan Konseptual Sistem Informasi Eksekutif Bidang Akademik dan Kemahasiswaan di Universitas Sebelas Maret Menggunakan Wetherbe’s Approach. Desain antarmuka seharusnya mempertimbangkan kapabilitas penting commit to user dari sebuah SIE antara lain drill down, serta menyajikan pelaporan atau informasi
V-9
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
tersusun dalam grafik atau tabel, akan tetapi dalam penelitian ini belum dilakukan karena penelitian hanya menekankan pada pemetaan dan identifikasi kebutuhan informasi. Selain itu seharusnya desain antarmuka juga tidak dibangun untuk satu level eksekutif melainkan pada semua eksekutif. Desain
antarmuka
yang
dibangun
belum
menggunakan
teknik
perancangan desain antarmuka sehingga memiliki kemungkinan adanya ketidaksesuaian antarmuka pengguna. Idealnya dilakukan pengembangan desain secara trial-error yang dikonfirmasikan kepada eksekutif.
commit to user
V-10
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai kesimpulan dan saran dari penelitian mengenai perancangan konseptual SIE di UNS. 6.1 KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari laporan penelitian Tugas Akhir, sebagai berikut: 1. Hasil identifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan eksekutif bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan di UNS dengan menggunakan metode Wetherbe’s Approach menghasilkan 98 kebutuhan informasi internal yang tersebar dalam 40 kebutuhan informasi bidang keuangan, 26 kebutuhan informasi bidang kepegawaian, 32 kebutuhan informasi bidang perlengkapan dan 8 kebutuhan informasi eksternal yang tersebar dalam 4 kebutuhan informasi bidang keuangan, 2 kebutuhan informasi bidang kepegawaian, 2 kebutuhan informasi bidang perlengkapan. 2. Hasil penyusunan kerangka konseptual SIE bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan UNS menunjukkan bahwa semua kebutuhan informasi eksternal belum terdapat dalam existing information system. Penyusunan kerangka konseptual SIE bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan UNS menunjukkan bahwa hanya 70% kebutuhan informasi internal eksekutif bidang keuangan yang terdapat pada existing information system, 54% kebutuhan informasi internal eksekutif bidang kepegawaian yang terdapat pada existing information system dan 53% kebutuhan informasi internal eksekutif bidang perlengkapan yang terdapat pada existing information system. 3. Perancangan desain antarmuka dilakukan dengan Visual Basic 6.0 menggunakan atribut kebutuhan informasi yang telah diperoleh dari identifikasi kebutuhan informasi dengan memperhatikan karakteristik SIE yang memiliki kapabilitas drill down, serta menyajikan pelaporan atau informasi tersusun dalam grafik atau tabel. commit to user
VI-1
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
6.2 SARAN Berdasarkan hasil penelitian ini, adapun saran-saran yang dapat diberikan yaitu sebagai berikut : 1. Sebaiknya dalam melakukan identifikasi kebutuhan informasi eksekutif dengan wawancara terstruktur dilakukan kepada semua kelompok pengguna dalam satu level. 2. Sebaiknya dilakukan perbaikan atau penambahan terlebih dahulu ketersediaan informasi eksekutif pada existing information system lalu dapat dilakukan langkah integrasi sistem informasi. 3. Belum terdapat pembobotan dalam informasi yang paling penting dan kurang penting bagi eksekutif dalam penelitian ini sehingga informasi yang terdapat pada desain antarmuka disesuaikan dengan matrik informasi. Sebaiknya dilakukan penelitian lebih lanjut mengeni bobot informasi bagi eksekutif. 4. Perlunya desain detail interface SIE pada setiap level eksekutif yang mampu menampilkan drill-down dari informasi yang dibutuhkan.
commit to user
VI-2