PERANAN SISTEM APLIKASI SAKPA PADA SATUAN KERJA PENGEMBANGAN KINERJA PENGELOLAAN AIR MINUM SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh ANSARUM NIM 1005091007
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-Nyalah penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini dengan tepat
judul “Peranan Sistem Aplikasi SAKPA pada
Satuan Kerja Pengembangan Kinerja Pengelolaan Air Minum Sumatera Utara”. Laporan tugas akhir ini, disusun sebagai salah satu syarat Akademis untuk menyelesaikan Diploma 3, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Medan. Penulisan tugas akhir ini disusun berdasarkan data yang penulis dapatkan dari Kantor Cabang Pekerjaan Umum (PU) Satuan Kerja (SATKER) Pengembangan Kinerja Pengelolaan Air Minum (PKPAM) Sumatera Utara (SUMUT) yang beralamat di Jalan Gaperta No. 289 Medan. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, ST., MT, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Edy Sahputra Sitepu, S.E., M.Si, Sekretaris Administrasi Niaga. 4. Safaruddin, S.E., M.Si, Kepala Program Studi Administrasi Niaga. 5. Jamardua Haro, S.E.,M.Si, sebagai pembimbing pertama tugas akhir yang telah memberikan arahan dan bimbingannya kepada penulis.
6. Irwan Musriza Harahap, S.E., sebagai pembimbing kedua juga telah memberikan bimbingan dan arahannya. 7. Bapak/Ibu seluruh staf pengajar Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan yang telah memberikan pengetahuannya. 8. Ir. Sahta Bangun Kepala Satuan Kerja Pengembangan Kinerja Pengelolaan Air Minum Sumatera Utara. 9. Mulia Hardi, S.E, Kepala Bagian Administrasi Umum PKPAM SUMUT. 10. Kepada
seluruh
teman-teman
AB-6A
yang
telah
memberikan
dukungan dan bantuan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Teristimewa
kedua
Orang
Tua
penulis
yang
telah
banyak
memberikan motivasi dan semangat, baik secara moril maupun materil. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan tugas akhir ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan penulisan tugas akhir ini. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juli 2013 Penulis,
Ansarum NIM 1005091007
ABSTRAK
Penggunaan program komputer sudah semakin meluas, terutama penggunaan program aplikasi SAKPA, dimana aplikasi tersebut adalah sebagai alat pengolahan data akuntansi keuangan di instansi pemerintah untuk menghasilkan sejumlah laporan keuangan yang terdiri dari Neraca, Realisasi Anggaran Belanja, dan Realisasi Pendapatan Negara yang wajib diterapkan oleh Satuan Kerja (SATKER) PKPAM SUMUT khususnya di unit akuntansi yang bertugas mengelola Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) di instansi pemerintahan. Dengan adanya program aplikasi SAKPA, para SATKER dapat menyelesaikan tugas secara maksimal dengan cara yang lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan mengerjakan tugas secara manual. Pada tugas akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan metode penelitian lapangan yang meliputi observasi dan melakukan wawancara terhadap pegawai di kantor SATKER PKPAM SUMUT Medan. Penulis juga menggunakan metode penelitian ke perpustakaan untuk mengutip dan mencatat pembahasan yang berhubungan dengan tugas akhir ini adalah data primer dan sekunder. Penulis menggunakan teknik analisis deskriptif yaitu, mengumpulkan, mengolah, dan mengelompokkan data. Kantor Cabang Pekerjaan Umum (PU) SATKER PKPAM SUMUT merupakan instansi pemerintah yang memiliki visi melakukan tugasnya dalam melayani Negara dan masyarakat. SATKER PKPAM SUMUT dalam pelaksanaan tugasnya hampir keseluruhannya menggunakan komputer, dari mengetik surat, membuat laporan dan mengirim dokumen lewat e-mail serta memasukkan data dan presentasi. Program Komputer memiliki peranan sangat penting dalam meningkatkan hasil kerja para SATKER, karena dengan menggunakan komputer hasil kerja menjadi lebih maksimal serta dapat bekerja dengan efektif dan efisien. Salah satunya program komputer yang wajib diterapkan di SATKER PKPAM SUMUT khususnya pada unit-unit akuntansi adalah program aplikasi SAKPA. Kata Kunci: Sistem, Komputer, dan SAKPA
ABSTRACT
Use of computer programs has been increasingly widespread, especially the use SAKPA application program, wherein the application is as a tool of financial accounting data processing in a number of government agencies to produce financial statements consist of the Balance Sheet, Actual Expenditure and Revenue Realization that must be applied by the Task Force (SATKER) PKPAM SUMUT particularly in the accounting unit in charge of managing the state budget (Budget) in government agencies. With the application program SAKPA, the SATKER can complete most tasks in a more effective and efficient than doing the task manually. In this thesis, the authors collected data using a method that includes observation field research and conduct interviews with employees at Medan North Sumatra PKPAM SATKER office. The authors also use the library to research methods to cite and record discussions related to this thesis is the primary and secondary data. The author uses descriptive analysis techniques, collecting, processing, and classifying the data. Branch Office of Public Works (PW) SATKER PKPAM SUMUT a government agency that has a vision of doing his duty in serving the State and society. SATKER PKPAM SUMUT in the execution of their duties almost entirely using computer, from typing a letter, make a report and send documents via e-mail as well as data entry and presentation. Computer programs have a very important role in improving the work of the SATKER, due to the use of computers became more leverage to work and can work effectively and efficiently. One is a computer program that must be applied in SATKER PKPAM SUMUT especially on units of accounting is SAKPA application program. Keywords: Systems, Computer, and SAKPA
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ............................................................................
i
ABSTRAK ............................................................................................
iii
ABSTRACT ..........................................................................................
iv
DAFTAR ISI ..........................................................................................
v
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................... iix BAB 1 PENDAHULUAN......................................................................
1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ......................................
1
1.2 Batasan Masalah .............................................................
3
1.3 Rumusan Masalah .........................................................
3
1.4 Tujuan Penulisan ...........................................................
4
1.5 Manfaat Penulisan .........................................................
4
1.6 Sistematika Penulisan ....................................................
5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................
7
2.1 Pengertian Sistem ...........................................................
7
2.1.1 Klasifikasi Sistem ..................................................
8
2.1.2 Ciri-Ciri Sistem ......................................................
10
2.1.3 Unsur-Unsur Sistem..............................................
13
2.2 Pengertian Akuntansi ......................................................
15
2.2.1 Sistem Akuntansi Instansi .....................................
15
2.2.2 Ciri-Ciri Akuntansi Pemerintah ..............................
18
2.2.3 Tujuan Akuntansi Pemerintah ...............................
19
2.3 Pengertian Aplikasi ..........................................................
20
2.4 Pengertian Komputer .......................................................
22
2.4.1 Cara Kerja Komputer ............................................
23
2.4.2 Elemen-elemen Komputer ....................................
23
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN .................................................
25
3.1 Teknik Pengumpulan Data ............................................
25
3.1.1 Metode Penelitian Lapangan ................................
25
3.1.2 Metode Kepustakaan .........................................
26
Jenis Sumber Data..........................................................
27
3.3.1 Data Primer ..........................................................
27
3.3.2 Data Sekunder......................................................
27
3.4 Teknik Analisis Data ........................................................
27
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................
29
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ........................................
29
4.1.1 Sejarah Singkat SATKER PKPAM SUMUT ..........
29
4.1.2 Visi dan Misi SATKER PKPAM SUMUT ...............
30
4.1.3 Makna Logo SATKER PKPAM SUMUT ...............
32
4.1.5 Struktur Organisasi SATKER PKPAM SUMUT ....
33
4.1.6 Ruang Lingkup SATKER PKAM SUMUT .............
35
3.3
4.2 Tinjauan Penerapan Aplikasi SAKPA Pada SATKER PKPAM SUMUT .............................................................
40
4.2.1 Metode Penyusunan Laporan Keuangan SATKER PKPAM SUMUT .....................................
51
4.2.2 Tinjauan Peranan Aplikasi SAKPA Pada SATKER PKPAM SUMUT ....................................................
55
4.2.3 Pembahasan .........................................................
57
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................
60
5.1 Simpulan ........................................................................
60
5.2 Saran ...............................................................................
61
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................
62
LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
1. Struktur Organisasi Satuan Kerja Pengembangan Kinerja Pengelolaan Air Minum Sumatera Utara. 2. Kartu Bimbingan 1 (Satu) Tugas Akhir. 3. Kartu Bimbingan 2 (Dua) Tugas Akhir. 4. Pertanyaan Seputar Wawancara di Kantor Cabang Pekerjaan Umum di Bagian Administrasi Umum
Satuan Kerja Pengembangan Kinerja
Pengelolaan Air Minum Sumatera Utara.
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Pada instansi pemerintah, pengguna aplikasi Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (SAKPA) pada saat ini semakin bertambah, hal ini terjadi karena semakin banyak program-program pemerintah pusat yang pelaksanaannya harus dilakukan oleh instansi yang dalam interaksinya langsung berhadapan dengan masyarakat. Hal ini tentu saja akan mengakibatkan juga bertambahnya jumlah Satuan Kerja yang harus mempertanggungjawabkan pengelolaan keuangannya, dan pastinya semakin banyak yang menggunakan aplikasi SAKPA. Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) adalah sebuah
sistem
yang
dirancang
dengan
mengintegrasikan
proses
penganggaran, pelaksanaan dan pelaporan Keuangan Negara sehingga diperoleh laporan keuangan yang akurat melalui proses akuntabel dan transparan. SPAN direncanakan akan menggantikan seluruh sistem yang digunakan untuk mendukung pengelolaan Keuangan Negara dalam lingkup Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran.
Oleh karena itu,
untuk mendukung keberhasilan SPAN, penyederhanaan proses dan pengembangan sistem aplikasi SATKER menjadi begitu penting. Untuk mendukung
aktifitas
pengelolaan
keuangan
di
SATKER,
Ditjen
Perbendaharaan mengeluarkan 7 sistem aplikasi yaitu: Aplikasi SAKPA, aplikasi DIPA, aplikasi SPM, aplikasi Gaji, aplikasi Peran, aplikasi SIMAK BMN, dan aplikasi Persediaan.
Aplikasi tersebut dibangun dengan
arsitektur terpisah (independent) tetapi saling terkait (dependent) antara satu aplikasi dengan lainnya, seperti output dari
sebuah sistem aplikasi
menjadi inputan dari sistem aplikasi lainnya. SATKER PKPAM SUMUT adalah salah satu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pengelolaan air minum yang memperoleh anggaran dari APBN dimana setiap SATKER yang mendapatkan anggaran dari dana APBN wajib menerapkan program aplikasi SAKPA
dalam mengolah data – data keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan kedalam sistem aplikasi SAKPA . Setelah penulis melaksanakan praktek kerja lapangan, penulis dapat mengetahui apa kegunaan yang ada pada program aplikasi SAKPA di instansi SATKER PKPAM SUMUT. Oleh karena itu, program komputer khususnya aplikasi SAKPA sangat diperlukan untuk mengatasi masalah dalam hal pengolahan data untuk menghasilkan laporan keuangan kedalam sistem aplikasi SAKPA, aplikasi tersebut dari tahun ke tahun selalu dilakukan pembaharuan setiap perubahan tahun anggaran. Pembaharuan pada aplikasi ini berkaitan dengan perbaikan-perbaikan maupun penambahan-penambahan yang dirasa masih kurang pada aplikasi sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengangkat topik ini pada Tugas Akhir dengan judul ”Peranan Sistem Aplikasi SAKPA pada Satuan Kerja Pengembangan Kinerja Pengelolaan Air Minum Sumatera Utara”. 1.2 Batasan Masalah Setiap dinas SATKER PKPAM SUMUT khususnya di unit-unit akuntansi
harus
mempunyai
kemampuan
didalam
pengoperasian
komputer terutama program aplikasi SAKPA, karena itu merupakan bagian
dari
disamping
kegiatan
sehari-hari
untuk
keterampilan-keterampilan
lain
menyelesaikan yang
dapat
pekerjaan, mendukung
tercapainya keberhasilan suatu instansi pemerintah. Dalam hal ini, dinas SATKER terutama pada unit-unit akuntansi diharapkan dapat mengoperasikan program aplikasi SAKPA secara mahir dan dengan sebaik-baiknya karena penggunaan program aplikasi SAKPA sangat diperlukan untuk mengolah data kedalam aplikasi Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (SAKPA) untuk menghasilkan laporan keuangan yang terdiri dari Neraca, Realisasi Anggaran Belanja dan Realisasi Pendapatan Negara. Laporan tersebut diperlukan sebagai bahan pertanggungjawaban atas pengelolaan keuangan di Satuan Kerja masing-masing.
Berdasarkan hal tersebut penulis membatasi masalah
yaitu ”Bagaimana prosedur penerapan aplikasi SAKPA pada SATKER PKPAM Sumatera Utara”.
1.3 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam penulisan tugas akhir ini adalah Bagaimana prosedur dan peranan aplikasi SAKPA pada Satuan Kerja Pengembangan Kinerja Pengelolaan Air Minum Sumatera Utara.
1.4 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan dan prosedur penggunaan aplikasi SAKPA pada SATKER PKPAM Sumatera Utara.
1.5 Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: a. Bagi Mahasiswa: 1. Dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan penulis dalam mengidentifikasi masalah sehingga diharapkan nantinya dapat mengembangkan hasil temuan penelitian sebagai bahan tugas akhir. 2. Sebagai cara memotivasi dan meningkatkan ilmu pengetahuan dibidang tekhnologi informasi khususnya program aplikasi SAKPA. b. Bagi Perusahaan: 1. Sebagai
masukan
bagi
perusahaan
bagaimana
prosedur
penggunaan aplikasi SAKPA pada bagian unit-unit akuntansi dinas SATKER PKPAM SUMUT 2. Sebagai suatu cara untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dibidang tekhnologi bagi perusahaan dan mahasiswa agar dapat mengikuti perkembangan komputer dalam praktik perkantoran. 3. Menambah informasi yang terbaru baik dalam ilmu sekretaris maupun ilmu komputer
4. Dapat meningkatkan kualitas dari para mahasisiwa agar benarbenar siap pakai didunia kerja.
1.6
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini penulis menguraikan latar belakang pemilihan judul, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan tugas akhir BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada
bagian
ini
penulis
menguraikan
tentang
teori
yang
berhubungan dengan judul tugas akhir yang dikutip dalam referensi lainnya. pembahasan ini terdiri dari pengertian sistem, klasifikasi sistem, ciri-ciri sistem, unsur-unsur sistem, pengertian akuntansi, Sistem Akuntansi Instansi (SAI), ciri-ciri akuntansi pemerintah, tujuan akuntansi pemerintah,
pengertian aplikasi, pengertian
komputer, cara kerja komputer, dan elemen-elemen komputer. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bagian ini menerangkan dan menguraikan tentang metode yang digunakan dalam mengumpulkan data tentang peranan aplikasi SAKPA. Metode yang digunakan yaitu metode penelitian lapangan yang melitputi obsevasi dan wawancara serta penelitian dari perpustakaan untuk mengambil kutipan dan catatan yang berhubungan dengan judul tugas akhir. pembahasan ini terdiri atas teknik pengumpuan data, sumber data, dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan seperti sejarah singkat SATKER PKPAM SUMUT, visi dan misi perusahaan, makna logo SATKER PKPAM SUMUT, struktur organisasi perusahaan, ruang lingkup SATKER PKPAM SUMUT, tinjauan prosedur penerapan aplikasi SAKPA pada SATKER PKPAM SUMUT, metode penyusunan laporan keuangan pada
SATKER PKPAM SUMUT, dan tinjauan peranan aplikasi SAKPA pada
dinas
SATKER
PKPAM
SUMUT
yang
terdiri
dari
pembahasan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini berisikan simpulan dan saran yang merupakan rangkuman dari hasil dan pembahasan yang diajukan penulis.
