PERANAN KOMUNIKASI ORGANISASI DALAM MENCIPTAKAN KERJASAMA YANG SINERGIS DI PT. MULTIPESONA GRAFIKA Josephine Agnelia Marketing Communication, School of Economic and Communication, Binus University. Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480. Telp. (62-21) 534 5830,
[email protected] Josephine Agnelia, Yuanita Safitri, S.Sos.,M.I.Kom
Abstract This research studied problems related to the role of organizational communication that exist in the company. The purpose of this research is to know the function of organizational communication and to know the role of organizational communication in creating a synergic teamwork while also knowing the problems and findings solutions on how to work it out. The research method used are case study, in which data are collected,analyzed and then compared to each other. The method used are observation, where the observer observe directly. Analysing method used by collectiong the research data, and then reducted by summarizing primary points that will be higlihted. The result in this research will explain the function of organizational communication in the company, which is still not effective because there are a few problems that is still happening in the company. The conclusion, a few division on the company still cannot work as a team while there's also lack of communication between them, caused by unscheduled and irregular meetings. (JA)
Keywords : Organizational Communication, Teamwork, Synergic, Effective
Abstrak Permasalahan penelitian yang diteliti ini berhubungan dengan peranan komunikasi organisasi yang ada pada perusahaan. Tujuan penelitian, ialah untuk mengetahui komunikasi organisasi yang dilakukan serta peran komunikasi organisasi tersebut dalam menciptakan kerjasama yang sinergis dan mengetahui permasalahan penelitian yang terjadi dan solusi dalam mengatasi permasalahan dalam komunikasi organisasi. Metode Penelitian yang digunakan ialah studi kasus dengan mengumpulkan dan menganalisis data-data serta di bandingkan. Metode ini menggunakan observasi, dimana peneliti langsung terjun ke lapangan bertindak sebagai pengamat langsung. Analisis yang dipakai dengan mengumpulkan data penelitian, lalu di reduksi data dengan dirangkum serta dipilih beberapa hal pokok yang akan disusun dan
ditonjolkan pokok penting dari pengumpulan data. Hasil yang dicapai dalam penelitian ini menjelaskan peranan komunikasi organisasi yang ada pada perusahaan belum berjalan secara efektif dikarenakan adanya beberapa permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. Simpulan dalam penelitian ini, beberapa divisi masih belum bekerja sama dengan sinergis dan kurangnya komunikasi antar divisi, hal ini dikarenakan pengadaan rapat yang tidak dijadwalkan secara rutin. (JA)
Kata Kunci: Komunikasi Organisasi, Kerjasama, Sinergis, Efektif
PENDAHULUAN Organisasi ada sejak adanya interaksi seperti komunikasi tertentu yang dilakukan antara orang-orang yang bersangkutan di dalam organisasi. Menurut Morissan (2009), komunikasi yang akan membentuk organisasi di dalamnya. Hal inilah yang menjadi latar belakang penelitian ini, karena komunikasi memiliki peran yang penting di dalam organisasi. Di dalam perusahaan pasti memiliki komunikasi organisasi serta adanya permasalahan yang muncul di dalam organisasi tersebut, serta masalahnya dapat dibagi dalam eksternal dan internal, seperti di dalam PT. Multipesona Grafika yang lebih dikenal dengan Maya-Ad yang masuk dalam kategori perusahaan kecil yang terdiri dari 25 karyawan tetap. Perusahaan ini akan diteliti lebih dalam lagi untuk mengetahui komunikasi yang terjalin di dalamnya, serta permasalahan internal yang terjadi di dalam perusahaan ini. Perusahaan ini memiliki lima departemen yang berbeda dan mempunyai tugas masing-masing dalam memajukan perusahaan. Kurangnya komunikasi di antara divisi dapat membuat suasana kerja yang dirasakan tidak kondusif dikarenakan adanya hambatan kelancaran komunikasi di dalam organisasi. Komunikasi organisasi sangat penting dilakukan agar di dalam suatu perusahaan dapat menjalankan hubungan yang baik antar karyawan yang berada di dalam departemen yang sama maupun antar departemen yang berbeda, sehingga mereka dapat saling berinteraksi dan menjalin hubungan yang baik. Komunikasi organisasi merupakan salah satu kunci keberhasilan untuk mencapai kerjasama yang sinergis di dalam perusahaan. Menurut Ruliana (2014), peran pimpinan perusahaan sangat berpengaruh di dalam melancarkan komunikasi organisasi. Maka dari itu pimpinan perusahaan harus mengerti dan memahami bagaimana menciptakan komunikasi yang baik di dalam antar organisasi departemen tersebut. Menurut Romli (2014), komunikasi internal organisasi merupakan proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesame bawahan, dan sebagainya. Dalam hal ini, komunikasi organisasi sangatlah penting dalam menyampaikan pesan pada para karyawan antar departemen sehingga mereka akan lebih bekerja dengan sinergis selain itu di dalam komunikasi internal di bagi dalam dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Di dalam komunikasi vertikal membahas komunikasi dari atas kebawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari atas ke bawah seperti pada saat pimpinan memberikan intruksi atau arahan maupun perintah kepada para karyawannya sedangkan komunikasi dari bawah ke atas merupakan komunikasi yang disampaikan oleh karyawan mengenai laporan, saran serta pendapat mengenai hal yang akan disampaikan kepada pimpinan. Dalam suatu perusahaan pasti memiliki strategi komunikasi dan struktur organisasi yang sinergis untuk mencapai tujuan visi dan misi perusahaan. Namun tidak semua strategi komunikasi yang dilakukan berhasil, maka dari itu perlu adanya komunikasi yang efektif di dalam organisasi serta membangun strategi komunikasi yang baik dalam menyampaikan pesan atau informasi. Seperti yang diungkapkan Katz dan Kahn dalam Romli (2014), komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Jika di dalam suatu organisasi ditemukan pesan atau informasi yang disampaikan tidak tepat pada sasaran dapat disimpulkan komunikasi organisasi yang berjalan tidak sesuai dengan harapan.
PT. Multipesona Grafika adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa advertising dengan nama Maya-Ad yang berdiri sejak tahun 1994. Perusahaan ini memulai usahanya melalui transit advertising, jenis iklan ini ditempatkan pada badan bus kota. Di tahun 2011 perusahaan ini mulai menambah jenis produk iklan mereka di outdoor advertising yang biasa disebut dengan billboard. PT. Multipesona Grafika yang juga berdiri sebagai kelanjutan usaha Mayasari Grup dari PT Mayasari Bakti yang merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dibidang jasa transportasi yang didirikan tahun 1969. Kepemilikan dari perusahaan ini pun masih mempunyai hubungan keluarga dengan PT Mayasari Bakti. Peneliti memilih perusahaan ini karena perusahaan advertising ini merupakan salah satu anak perusahaan PT Mayasari Bakti, dimana perusahaan ini sudah cukup terkenal dikalangan masyarakat umum sebagai perusahaan yang bergerak di bidang transportasi umum dan merupakan salah satu perusahaan bus yang memiliki trayek terbanyak, hal ini diketahui langsung dari pemilik perusahaan PT. Multipesona Grafika pada saat sebelum memulai penelitian, sehingga hal ini membuat PT. Multipesona Grafika dipilih sebagai objek penelitian untuk mengetahui peranan komunikasi organisasi yang ada di dalamnya. Dari beberapa penjelasan yang telah disampaikan, akan diteliti lebih dalam masalah komunikasi organisasi yang terjadi di PT. Multipesona Grafika dan bagaimana peran komunikasi organisasi dalam menciptakan kerjasama yang sinergis antar karyawan departemen yang berbeda-beda sehingga dapat terciptanya komunikasi organisasi yang tepat dalam perusahaan ini. Dilihat dari latar belakang yang telah dijelaskan, maka dilakukan penelitian dengan topik Professional Image and Acting dengan judul “Peranan Komunikasi Organisasi dalam Menciptakan Kerjasama yang Sinergis di PT. Multipesona Grafika”. Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat mengetahui peranan komunikasi organisasi serta permasalahan dan solusi yang dilakukan dalam perusahaan. Fokus penelitian dalam penelitian ini adalah peranan komunikasi organisasi dalam menciptakan kerjasama yang sinergis di PT. Multipesona Grafika. Pertanyaan penelitian dalam penelitian ini adalah bagaimana peranan komunikasi organisasi yang dilakukan di PT. Multipesona Grafika, serta permasalahan yang terjadi di dalam komunikasi organisasi pada PT. Multipesona Grafika dan solusi yang dilakukan oleh perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang terjadi. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui komunikasi organisasi yang dilakukan di PT. Multipesona Grafika, untuk mengetahui permasalahan yang terjadi di dalam komunikasi organisasi pada PT. Multipesona Grafika dan untuk mengetahui solusi yang dilakukan oleh perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang terjadi. Untuk mendukung penelitian yang dilakukan, maka akan digunakan beberapa kajian pustaka dan teori yaitu: komunikasi, komunikasi organisasi, peranan komunikasi organisasi, jaringan komunikasi organisasi, strategi komunikasi, teori integrasi informasi, arah komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal, iklim komunikasi organisasi, hambatan komunikasi organisasi, kerjasama sinergis.
METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini akan menggunakan pendekatan kualitatif. Dengan menggunakan pendekatan ini diharapkan mampu menghasilkan suatu uraian mendalam mengenai ucapan, tulisan, dan perilaku yang dapat diamati dari individu, kelompok, masyarakat maupun organisasi tertentu, Bogdan dan Taylor dalam Basrowi dan Suwandi (2008). Pendekatan kualitatif bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang bersifat umum terhadap kenyataan sosial yang ada. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif karena ingin memberikan penjelasan serta pemahaman yang lebih mendalam mengenai fenomena serta objek ilmiah yang terjadi di lapangan. Pendekatan kualitatif menghasilkan data-data yang berupa kata-kata lisan mengenai objek penelitian, serta perilaku objek penelitian dapat diamati secara langsung sehingga dapat ditemukan jawaban kebenaran langsung saat ada di lapangan. Pendekatan penelitian ini membantu penelitian dalam mendapatkan data dan fakta yang berhubungan dengan objek penelitian saat berlangsung di lapangan, serta di dalam data yang diperoleh adanya penjelasan mengenai data objek penelitian yang diteliti. Di dalam penelitian ini jenis penelitian yang akan digunakan adalah deskriptif. Dalam jenis ini, data akan dikumpulkan berupa kata-kata, gambar bukan angka-angka dikarenakan adanya penerapan
penelitian kualitatif. Jenis penelitian ini dibuat secara akurat dengan fakta-fakta dari objek tertentu. Data dapat berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan, foto, dokumen pribadi, memo dan dokumen resmi lainnya Basrowi & Suwandi (2008). Wawancara merupakan salah satu data yang sangat penting dan berpengaruh pada penelitian yang akan diteliti. Peneliti akan menganalisis lebih banyak informasi dengan menggunakan jenis penelitian ini dikarenakan sumber informasi akan di dapat dari banyak sumber yang dapat diperoleh. Penelitian ini menggunakan jenis dekriptif dikarenakan dalam penelitian ini akan mendeskripsikan atau menjelaskan kejadian-kejadian yang berhubungan dengan permasalahan yang terjadi pada saat penelitian berlangsung. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Menurut pengertian dari Patton dalam Pawito (2008), studi kasus ialah upaya mengumpulkan dan mengorganisasikan serta menganalisis data dengan kasus-kasus tertentu yang berkenaan dengan permasalahan yang menjadi perhatian penelitian serta data-data tersebut dibandingkan dan dihubungkan satu dengan yang lainnya. Metode studi kasus ini bertujuan untuk mengembangkan penyelidikan dalam penelitian terhadap objek penelitian. Metode studi kasus ini menempatkan objek penelitian sebagai kasus, dimana peneliti harus memahami bagaimana menempatkan objek penelitiannya sebagai kasus dalam penelitiannya. Kasus yang akan diteliti merupakan suatu masalah yang harus dipelajari. Dalam metode studi kasus, menggunakan berbagai sumber data seperti, wawancara, observasi secara langsung di lapangan, dokumen dan lainnya. Metode ini dipilih karena pada penelitian ini akan mendalami suatu kasus tertentu secara lebih dalam dengan melibatkan beberapa informasi yang dikumpulkan, serta dalam memahami individu yang dilakukan dengan menyelidiki dan mempelajari kejadian individu tersebut, metode ini diperlukan banyak informasi yang bertujuan untuk mendapatkan bahan-bahan yang luas. Maka metode penelitian studi kasus ini dapat membantu dalam menjelaskan masalah dalam penelitian ini lebih mendalam mengenai peranan komunikasi organisasi yang terjadi dalam PT. Multipesona Grafika. Pengumpulan data merupakan kegiatan yang sangat penting dalam melakukan riset penelitian. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data, teknik pengumpulan data yang dipilih dibagi menjadi dua yaitu data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama atau pihak pertama di dalam lapangan. Sumber data ini dapat berupa responden dari hasil wawancara dan observasi. Data primer ini merupakan data mentah yang akan diproses kembali sehingga menjadi informasi yang berguna. Dalam mendapatkan data primer, penelitian ini akan menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi partisipan dan wawancara semi terstruktur, observasi partisipan dimana kegiatan yang dilakukan setiap saat untuk mengamati peristiwa yang terjadi di lapangan, dimana peneliti terlibat secara langsung ikut terjun pada kegiatan sehari-hari yang terjadi di lapangan agar mendapatkan sumber data penelitian. Kegiatan ini dilakukan untuk lebih memahami lingkungan penelitian. Wawancara semi terstruktur menurut Daymon dan Holloway (2008) ialah wawancara yang mengumpulkan data dengan pertanyaan –pertanyaan yang berfokus pada permasalahan atau topik yang dibahas, serta alur-alur penelitian yang harus diikuti. Wawancara semi terstruktur merupakan teknik pengumpulan data yang lebih terbuka, setelah mengetahui informasi apa saja yang ingin ditanyakan atau diperoleh dari narasumber, maka akan dibuat rancangan pertanyaan untuk narasumber dalam melakukan wawancara ini dapat dibantu menggunakan alat seperti, gambar, alat rekam suara dan sebagainya. Dapat diketahui wawancara semi terstruktur ialah wawancara yang dilakukan dengan berpedoman pada daftar pertanyaan yang sebelumnya telah disiapkan dan telah mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui dari narasumber sehingga daftar pertanyaan telah dibuat secara sistematis sebelumnya dan pada saat melakukan wawancara jawaban dari hasil wawancara dapat berkembang luas, namun tetap dibatasi oleh tema dan alur pembicaraan. Jenis wawancara ini dipilih dalam membantu penelitian ini karena memungkinkan dalam penelitian dapat bertanya kepada responden dengan harapan untuk memperoleh informasi mengenai fenomena yang ingin diteliti serta berlangsung selama kurang lebih satu jam bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang mendalam serta dapat berkembang dari jawaban narasumber. Teknik pengumpulan data dalam wawancara semi terstruktur dilakukan dengan cara beratatap muka langsung dengan informan agar mendapatkan data yang selengkap mungkin dan mendalam. Hal inilah yang menjadi alasan memilih wawancara terstruktur dalam membantu pengumpulan data penelitian karena
dengan melalui wawancara semi terstuktur diharapkan mendapatkan jawaban yang lebih jelas, berkembang dan terarah dikarenakan wawancara semi terstruktur ini telah disusun sehingga memudahkan dalam pengumpulan data serta dapat mengetahui informasi yang lebih banyak dan mendalam mengenai objek penelitian. Di dalam penelitian ini peneliti akan mewawancarai beberapa orang informan dari PT. Multipesona Grafika, yaitu Bapak Farizan Firdaus selaku Managing Director PT. Multipesona Grafika, peneliti memilih informan ini karena Bapak Farizan mempunyai peran penting di dalam perusahaan, dimana beliau merupakan pimpinan dari PT. Multipesona Grafika sehingga peneliti memilih informan ini diharapkan dapat memberikan informasi yang tepat dan terpercaya. Bapak Anri Damali selaku Marketing Support PT. Multipesona Grafika, peneliti memilih informan kedua ini sebagai informan pendukung untuk memperbanyak informasi yang tidak didapat dari informan pertama serta menjadi penambah informasi untuk dipadukan pada hasil penelitian. Bapak Agus selaku HRD Manger PT. Multipesona Grafika, peneliti memilih informan ini dikarenakan jabatan beliau dan pengalaman beliau yang pernah bekerja di perusahaan induk yaitu PT Mayasari Bhakti. Beliau diharapkan dapat memberikan informasi untuk memperlengkap informasi yang kurang. Bapak Sujarwo selaku Design Creative Manager, peneliti memilih informan ini karena beliau sudah bekerja lebih dari sepuluh tahun, tepatnya lima belas tahun beliau sudah bekerja di perusahaan ini, sehingga beliau cukup banyak mengetahui apa saja yang ada pada perusahaan ini sehingga diharapkan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan nantinya. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber kedua yang sangat membantu bila data primer terbatas atau sulit diperoleh. Di dalam penelitian ini data sekunder dapat diambil dari teori dari buku, jurnal, serta data perusahaan dapat berupa dokumen seperti data-data perusahaan, sejarah perusahaan, logo perusahaan, struktur perusahaan serta kegiatan yang ada dalam perusahaan. Data sekunder ini meliputi dokumentasi yang merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti dalam menelusuri data penelitian yang dicari. Studi pustaka, data yang digunakan didapat dari buku-buku, serta penambahan dari jurnal komunikasi yang berhubungan dengan pembahasan penelitian. Dalam buku Basrowi & Suwandi (2008) analisis data menurut Patton adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikan ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Dapat disimpulkan bahwa analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan mengurutkkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan. Miles & Huberman menyimpulkan empat tahap yang harus dilakukan dalam menganalisis data, Haris (2010), yaitu pengumpulan data dapat diperoleh dari sejak awal penelitian hingga pada saat observasi dan wawancara. Proses pengumpulan data dapat dilakukan pada saat selama penelitian berlangsung. Pada saat peneliti merasa data yang diperoleh sudah cukup untuk di analisis dan di proses, maka akan dilanjutkan pada tahap kedua yaitu reduksi data. Reduksi data, data yang diperoleh dari lapangan ditulis dalam bentuk uraian dan terperinci. Laporan ini perlu direduksi, dirangkum serta dipilih beberapa hal pokok yang difokuskan pada hal yang penting . Jadi laporan lapangan penelitian berupa data mentah yang akan disingkatkan, direduksi, serta akan disusun secara sistematis dan akan ditonjolkan pokok-pokok penting dan adanya penyusunan yang sistematis untuk lebih mudah dikendalikan. Men-display data untuk melihat keseluruhan bagian tertentu dari penelitian, dapat dibuat seperti grafik, matriks dan charts, sehingga peneliti dapat lebih menguasai data. Penarikan kesimpulan merupakan tahap akhir dari analisis data ini yaitu penarikan kesimpulan dari hasil analisis data yang telah diperoleh sebelumnya yang mengarah kepada pembuktian hipotesis serta menjelaskan temuan dari penelitian tersebut. Teknik analisis data ini dipilih untuk membantu dalam menganalisis data yang dilakukan pada PT. Multipesona Grafika sehingga dapat menemukan kesimpulan dari hasil data yang diperoleh dan disusun dalam tahap ini. Pertama akan dikumpulkan data-data yang diambil pada saat di lapangan serta dari hasil wawancara yang telah dilakukan oleh beberapa informan, setelah itu akan direduksi yang akan disusun secara sistematis dan akan ditonjolkan beberapa pokok penting dari hasil data yang telah diperoleh, setelah itu disusun dan dibagi berdasarkan bagiannya sehingga data dapat lebih mudah dipahami dan terakhir akan ditarik kesimpulan dari data yang diperoleh.
Dalam memperoleh hasil data yang benar serta dipercaya, diperlukan pengujian terhadap keabsahan data yang diperoleh pada proses penelitian. Untuk menguji keabsahan data maka digunakan teknik triangulasi. Triangulasi merupakan pengecekan data dari berbagai sumber, serta dengan cara yang berbeda dan waktu yang berbeda, Menurut Ruslan (2010) triangulasi sumber dilakukan untuk menguji data yang telah diperoleh dari beberapa sumber yang berbeda. Di deskripsikan serta dikategorikan pandangan yang sama dan yang berbeda serta data yang spesifik. Data yang telah dianalisis akan menghasilkan suatu kesimpulan. Triangulasi sumber yang akan digunakan dalam penelitian ini untuk mengecek serta menguji data yang diperoleh melalui beberapa sumber serta akan dideskripsikan dan di kategorikan secara spesifik. Triangulasi sumber dipilih karena tipe triangulasi ini lebih tepat dalam penelitian ini, dimana adanya narasumber ahli yang dipilih berdasarkan keahlian dan pengalamanya untuk meyakinkan hasil yang telah diperoleh dari informan kunci dan pendukung. Data yang dianalisis akan menghasilkan suatu kesimpulan data yang didapat saat wawancara lalu digabungkan dengan kebenaran yang di dapat pada PT. Multipesona Grafika.
HASIL DAN BAHASAN Peranan Komunikasi Organisasi Dari hasil wawancara yang telah dilakukan dengan informan kunci yaitu Bapak Farizan Firdaus selaku Managing Director dan para informan pendukung yaitu Bapak Anri, Bapak Agus dan Bapak Sujarwo, diperoleh hasil mengenai komunikasi organisasi yang dilakukan dalam PT. Multipesona Grafika, diketahui bahwa komunikasi yang berjalan di dalam organisasi perusahaan saat ini berjalan dengan arah komunikasi vertikal dua arah antara atasan dengan bawahan, maupun bawahan dengan atasan serta dalam komunikasi ini tidak adanya penghubung antara manager ke staff, dapat diketahui adanya kekurangan komunikasi horisontal dalam perusahaan ini karena semua hasil laporan dari setiap divisi langsung melapor kepada atasannya langsung tanpa disaring. Di dapat dari hasil wawancara mengenai komunikasi organisasi yang berperan di dalam PT. Multipesona Grafika ini berjalan antara atasan dengan bawahan dan bawahan dengan atasan yang biasa disebut vertikal ke atas dan vertikal ke bawah, serta tidak adanya filter atau penghubung antara semua manajer sampai staff kepada atasannya. Hal ini secara tidak langsung membuat kurangnya arah komunikasi horisontal antar divisi dikarenakan semua hasil report dari setiap divisi langsung diserahkan kepada atasannya. Strategi komunikasi yang dilakukan oleh atasan perusahaan ini dengan komunikasi terbuka namun hal tersebut disalah artikan sehingga hasil semua reporting, semua masalah langsung di ambil alih oleh pimpinan. Komunikasi yang dilakukan oleh bawahan dilakukan dengan secara langsung dan lisan, serta menggunakan media komunikasi lainnya seperti email dalam hal mengirim hasil laporan yang bersifat resmi. Dari keseluruhan strategi komunikasi yang mereka gunakan dengan komunikasi dua arah dimana adanya keperluan antara atasan dan bawahan yang saling melakukan komunikasi dimana komunikasi tersebut dipertanggung jawabkan. Komunikasi Internal Di dapat dari hasil wawancara mengenai komunikasi internal yang baik menurut informan tersebut, komunikasi yang terbuka dengan dua arah komunikasi vertikal ke bawah dan vertikal ke atas serta adanya rapat yang terkoordinasi secara baik dan rutin sehingga komunikasi antar divisi dapat berjalan dengan lebih baik lagi dipimpin oleh setiap manajer antar divisi, sehingga para manajer akan melakukan rapat lalu hasil dari rapat tersebut dilaporkan pada pihak atasan, serta adanya penetapan jadwal rapat dan ditunjuk koordinator rapat, sehingga isi materi rapat dan penjelasannya dapat diketahui oleh semua staf peserta rapat.
Proses Komunikasi Antar Divisi
Dari hasil wawancara yang membahas mengenai proses komunikasi antar divisi di dalam perusahaan ini dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi belum berjalan dengan baik antar divisi, hal ini menjadi tanggung jawab para manajer antar divisi yang harus menciptakan hubungan komunikasi yang baik dengan divisi lain untuk mencegah adanya kesalahpahaman komunikasi. Namun ada alasan lainnya mengapa hal ini masih belum terjalin dengan baik, alasan lain mengapa proses komunikasi dalam perusahaan ini masih belum berjalan dengan baik dikarenakan masih dalam tahap penyamaan persepsi dimana perusahaan saat ini dalam masa pengembangan terhadap divisi outdoor advertising sehingga adanya perbedaan dalam bidang transit dengan outdoor advertising. Hubungan Kerja Horizontal dan Vertikal Hubungan kerja yang terjalin antar karyawan di perusahaan ini secara keseluruhan sudah berjalan cukup baik namun beberapa hal lain yang perlu ditingkatkan seperti melakukan rapat rutin antar divisi agar mereka dapat lebih mengetahui keadaaan perusahaan secara baik serta lebih mengenal sesama divisi lainnya, untuk menghindari sikap kecemburuan dalam pengerjaan tugas yang diperintahkan. Dapat disimpulkan bahwa komunikasi vertikal ke atas maupun ke bawah sudah cukup baik namun komunikasi horizontal belum berjalan semestinya dikarenakan pimpinan yang membuka pintu untuk siapa saja yang ingin berkomunikasi dengan beliau, namun hal tersebut menjadi salah paham kepada karyawan sehingga hasil laporan diserahkan langsung kepada pimpinan tanpa adanya penyaringan dari manajer divisi sehingga menjadi kebiasaan bagi para karyawan tersebut. Kerjasama yang terjalin dalam perusahaan Di dapat dari hasil wawancara mengenai kerjasama yang dilakukan dalam perusahaan, di dapatkan hasil dimana kerjasama dalam perusahaan ini sudah baik diantara pimpinan hingga jabatan manajer namun pada tahap di bawah manajer seperti staff, supervisor, dan yang lainnya masih kurang berjalan dengan baik dapat dikarenakan para karyawan lebih fokus pada masing-masing divisi, sehingga kurang adanya solidaritas antar divisi lain, seperti halnya dalam beberapa kerjasama diantara divisi masih belum dimaksimalkan, terutama pada bagian transit dan outdoor advertising yang perlu ditingkatkan kerjasamanya agar keduanya dapat mencapai target yang seimbang. Hambatan dan solusi komunikasi dalam perusahaan Dapat diketahui para informan pernah mengalami hambatan komunikasi. Hambatan yang dialami rata-rata dikarenakan kurangnya komunikasi antar divisi maupun sesama divisi dan miss komunikasi yang menyebabkan munculnya masalah kompromi mengenai penjualan kepada klien, rapat yang dibatalkan tiba-tiba dan sebagainya. Solusi yang tepat dalam mengatasi hambatan komunikasi pada perusahaan ini dengan membuat internal meeting yang diungkapkan oleh Bapak Farizan, dimana beliau meminta pada karyawan yang sedang dalam permasalahan untuk berbicara serta menyelesaikan langsung sehingga tidak adaya miss komunikasi yang terjadi. Kegiatan bersama yang dilakukan perusahaan Dalam menciptakan suatu organisasi yang baik akan dimulai dengan berkomunikasi yang baik dengan para anggotanya, bisa dengan membuat acara atau kegiatan khusus agar mempererat hubungan diantara mereka. Di dalam perusahaan ini kegiatan bersama yang pernah dilakukan ialah buka puasa bersama, halal bilhalal dan outing ( family gathering). Dari beberapa kegiatan bersama ini dapat meningkatkan kebersamaan antar staf, bila hal ini masih kurang mungkin dapat dilakukan dengan melakukan outing kembali serta adanya rapat mingguan yang benar-benar rutin dilaksanakan serta kehadiran para peserta rapat yang sangat penting, jika ada yang tidak hadir mungkin bisa dikenakan punishment untuk melatih para staf di perusahaan ini menjadi lebih komitmen dan teratur. Bahasan Berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa peranan komunikasi organisasi dalam PT. Multipesona Grafika tidak berjalan dengan lancar dan seimbang, di dalamnya muncul beberapa masalah yang berhubungan dengan cara berkomunikasi dan kesalahan dalam berkomunikasi dengan efektif sehingga membuat suatu pola informasi dalam penyampaian yang kurang
efektif kepada pimpinan. Hal ini menimbulkan hambatan dalam berkomunikasi antar karyawan karena masing-masing departemen jarang sekali melakukan rapat, walaupun telah ditetapkan rapat mingguan, namun tetap saja ada beberapa yang tidak menghadiri bahkan membatalkan rapat yang sudah dijadwalkan tersebut sehingga hal ini dapat menghambat dan menciptakan adanya permasalahan komunikasi. Kurangnya komunikasi dalam perusahaan ini akan menjadi hambatan serta kerugian pada perusahaan seperti dari divisi design creative yang menjual produk perusahaan kepada klien tanpa sepengetahuan divisi marketing manager. Hal ini membuktikan kurangnya komunikasi antara divisi di perusahaan ini karena proses penjualan produk tidak semudah itu, harus melalui proses dimana adanya persetujuan dari divisi produksi mengenai tempat pemasangan dan lainnya. Maka komunikasi sangatlah penting digunakan agar tidak terjadi kesalahan melakukan pekerjaan dan kerjasama tim yang akan membuat perusahaan menjadi berkembang dan meningkat. Dari beberapa macam hambatan yang didapat dari Wursanto (2005), hambatan teknis yang telah dijelaskan, ada beberapa hambatan teknis yang terjadi dalam perusahaan ini seperti dalam penguasaan teknik dan metode berkomunikasi, dimana dalam berkomunikasi yang baik harus adanya kepercayaan antar komunikator dan komunikan, di PT. Multipesona Grafika kepercayaan yang terjalin di antara karyawan dan pimpinan sudah cukup baik, namun beberapa hal pimpinan masih kurang percaya terhadap karyawannya, seperti dalam pengambilan keputusan dipegang sepenuhnya oleh pimpinnan.Beberapa masalah lain yang terjadi dalam perusahaan seperti rapat yang tidak rutin, adanya penjualan produk oleh divisi lain tanpa sepengetahuan divisi marketing, rapat yang dibatalkan sepihak, kurangnya rasa loyalitas antar divisi, kurangnya kerjasama tim dalam divisi, hal ini terjadi dikarenakan kurangnya kejelasan dalam penyampaian informasi serta kurangnya kesinambungan dan konsisten dalam berkomunikasi sehingga menyebabkan masalah komunikasi di dalam perusahaan. Dalam berkomunikasi, informasi yang disampaikan pun harus mempunyai hubungan pada si penerima informasi, adanya timbul rasa kepuasaan saat melakukan komunikasi. Isi dari informasi yang disampaikan pun harus jelas. Dalam suatu hubungan, akan lebih baik jika adanya komunikasi yang berkesinambungan dan konsisten, hal ini bertujuan untuk menjalin komunikasi yang terus menerus dilakukan para karyawan agar mendapat informasi atau saling bertukar informasi dan menumbuhkan kerjasama di dalam komunikasi. Dalam berkomunikasi juga harus menyesuaikan keadaan si penerima pesan, bila keadaan tidak memungkinkan untuk melakukan komunikasi lebih baik tidak dilakukan sehingga tidak mendapat feedback yang buruk dari si penerima pesan. Saluran komunikasi pun harus diperhatikan agar komunikasi yang dilakukan tepat pada sasaran Hambatan selanjutnya dalam berkomunikasi yaitu hambatan semantik, hambatan ini disebabkan adanya kesalahan pada bahasa yang digunakan dalam penyampaian komunikasi serta kesalahandalam menafsirkan seperti penggunaan kata-kata, kode-kode sehingga hal ini dapat memacu timbulnya kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Dapat berupa pemakaian bahasa yang berbeda, penggunaan struktur bahasa yang tidak semestinya. Kesalahan dalam menangkap pengertian bahasa karena adanya perbedaan latar belakang pendidikan dan latar belakang sosial. Dalam mengatasi hambatan ini dengan menggunakan istilah dan kalimat yang mudah dipahami dan disesuaikan dengan latar belakang dari pihak komunikan. Hubungan hambatan semantik dengan perusahaan ini dapat dilihat dari komunikasi pimpinan perusahaan yang melakukan open communication yang disalahartikan oleh beberapa karyawannya. Kesalahan dalam menafsirkan pemaknaan kata yang dikatakan oleh pimpinan bahwa siapa saja dapat berkomunikasi langsung dengan beliau disalahpahami oleh beberapa karyawan sehingga beberapa karyawan ada yang langsung memberikan hasil kerja atau laporan mereka kepada pimpinan perusahaan tanpa melalui penyaringan atau persetujuan pimpinan divisi mereka. Setelah diteliti lebih lanjut, strategi komunikasi organisasi dalam perusahaan ini tidak berjalan dengan teratur seperti, dimana strategi komunikasi menurut Effendy (2007) dimulai dengan: a. Mengenali Sasaran Komunikasi Dalam berkomunikasi, kita harus mengetahui siapa yang menjadi sasaran komunikasi kita, siapa yang akan menerima isi dan informasi dari komunikasi tersebut. b. Pemilihan Media Komunikasi Media atau saluran apa yang digunakan dalam penyampaian komunikasi tersebut apa melalui tatap muka, email atau hal lainnya. c. Pengkajian Tujuan Pesan Komunikasi
d.
Kita harus mengetahui teknik apa yang ingin kita ambil dalam penyampaian komunikasi tersebut, seperti teknik informasi yang hanya ingin menginformasikan pesan tersebut atau teknik persuasi yang mengajak si penerima pesan untuk mengikuti apa yang didalam pesan tersebut dan sebagainya. Peranan Komunikator dalam Komunikasi Pada hal ini, peran komunikator atau si pengirim pesan merupakan faktor penting, dimana komunikator dilihat dari daya tarik sumber, dimana si penerima pesan merasa tertarik atau mempunyai kesamaan dengan komunikator dan dilihat dari kredibilitas sumber, dimana si penerima pesan percaya dengan apa yang dikatakan sumber tersebut.
Dalam perusahaan ini jika hal ini dilakukan dengan baik, sangat memungkinkan komunikasi organisasi akan berjalan dengan efektif. Dimana ketika ingin menyampaikan informasi seperti ada klien yang sedang menanyakan mengenai jasa perusahaan namun melalui divisi desain, akan lebih baik dikompromikan dengan divisi marketing dan produksi, dengan mengetahui sasaran komunikasinya siapa, lalu penyampaiannya melalui apa, secara langsung atau melalui email serta tujuannya untuk apa hanya menginformasikan saja, mengajak atau lainnya, lalu peran si divisi ini apa dipercayai atau adanya ketertarikan sehingga si penerima pesan ini akan tertarik dan pada saat itu komunikasi berhasil dilakukan dengan baik. Penelitian ini akan menggunakan teori integrasi informasi yang dikemukakan oleh Martin Fishbein dalam Littlejohn (2009), teori ini melihat bagaimana organisasi mengakumulasikan dan mengorganisasikan informasi yang diperolehnya tentang sekelompok orang, objek, situasi atau ide-ide dalam membentuk sikap yang sesuai dengan konsep yang terbentuk dari hasil penerimaan informasi tersebut. Dapat disimpulkan dengan suatu sikap dibentuk maupun diubah melalui pengintegrasian informasi baru dengan pemikiran atau pengamatan yang ada. Dengan adanya gagasan atau pemikiran baru terhadap informasi yang didapat, maka pembentukan maupun perubahan sikap terhadap suatu objek dapat terjadi. Menurut teori integrasi informasi dalam Littlejohn (2009) , adanya akumulasi informasi yang diserap seseorang dapat menimbulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Informasi dapat merubah derajat kepercayaan seseorang terhadap suatu objek 2. Informasi dapat merubah kredibilitas kepercayaan seseorang yang sudah dimiliki seseorang 3. Informasi dapat menambah kepercayaan baru yang telah ada dalam struktur sikap. Hal inilah yang menjadi alasan teori integrasi informasi berkaitan dengan penelitian. Dalam menyampaikan informasi kepada para anggota organisasi didalam perusahaan, dimana isi informasi tersebut dapat berubah dengan melihat siapa yang menyampaikan informasi tersebut, lalu apakah informasi tersebut dapat dipercaya dengan melihat cara penyampaian pesan informasi tersebut. Teori ini berhubungan dengan penelitian di perusahaan ini, dimana dalam divisi perusahaan akan dilihat informasi yang disampaikan sudah diterima secara baik atau tidak. Setelah melihat secara langsung di PT. Multipesona Grafika ini informasi yang berjalan pada perusahaan ini sudah cukup baik, namun beberapa hal dapat merubah isi informasi seperti, bila sudah dijadwalkan rapat namun pimpinan tidak dapat menghadiri rapat tersebut membuat rapat tersebut dibatalkan sepihak karena pimpinan tidak dapat hadir, namun seharusnya tanpa adanya pimpinan rapat harus tetap berjalan sehingga hasil rapat dapat di laporkan kepada pimpinan, sehingga kerjasama dapat berjalan secara sinergis dan efisien. Arah komunikasi dalam perusahaan ini dilihat dari vertikal ke atas dan ke bawah serta horizontal, dapat disimpulkan bahwa komunikasi antar karyawan berjalan cukup baik, namun masih ada miss komunikasi serta kurangnya komunikasi dan kerjasama yang tidak sinergis didalamnya. Mungkin karena perusahaan ini masih dalam tahap pengembangan sehingga antara karyawan pihak transit advertising dengan outdorr advertising masih kurang stabil dalam bekerja sama. Akan lebih baik bila adanya rapat mingguan yang dilakukan secara teratur dan rutin sehingga mereka dapat menjalin hubungan kerjasama yang lebih baik serta saling membantu dan saling mengetahui apa yang terjadi pada divisi mereka masingmasing dan mengetahui perkembangan pekerjaan mereka. Dari sisi vertikal ke atas maupun ke bawah, pihak pimpinan menjalin hubungan kerjasama yang baik kepada bawahan dan sebaliknya, namun yang kurang pada hal ini dikarenakan pimpinan yang membuka peluang kepada siapa saja yang ingin berkomunikasi langsung kepada beliau, hal ini yang menjadi salah pengertian bagi beberapa staf sehingga terkadang beberapa laporan langsung diserahkan kepada beliau tanpa adanya penyaringan dari atasan divisi mereka masing-masing. Mungkin hal ini dapat
diatasi dengan melalui rapat koordinasi dimana para kepala divisi menginformasikan kepada bawahannya untuk melaporkan setiap pekerjaan tidak langsung kepada managing director akan lebih baik di saring terlebih dahulu melalui kepala divisi, seperti yang diungkapkan Pak Marta sebagai informan ahli bahwa miss komunikasi terjadi dikarenakan kurangnya komunikasi serta pesan yang telah melalui banyak saluran sehingga pesan yang disampaikan terkadang inti penting dari pesan tersebut terbuang. Dalam menanggulani masalah komunikasi terbuka yang dilakukan oleh Bapak Farizan, menurut pandangan Pak Marta dapat dimulai dengan membuat konsep baru atau cara penyampaian pesan agar para staf menyampaikan laporan atau hasil report tidak langsung kepada pimpinan tapi dapat melalui kepala divisi mereka masing-masing.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan melalui wawancara serta observasi terhadap PT. Multipesona Grafika, dalam penelitian mengenai Peran Komunikasi Organisasi dalam Menciptakan Kerjasama yang Sinergis di PT. Multipesona Grafika, hasil penelitian yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut: 1.
2.
3.
Peranan komunikasi organisasi di dalam PT. Multipesona Grafika yang berjalan sudah cukup baik, namun beberapa divisi masih mengalami miss komunikasi karena kurangnya proses komunikasi yang terjadi di antara divisi tersebut yaitu divisi marketing, produksi dan desain kreatif dan pada divisi tersebut penyampaian komunikasi masih belum terjalin secara efektif. Komunikasi dalam perusahaan ini mengarah ke vertikal atas maupun bawah, dimana vertikal atas antara karyawan ke pimpinan dan vertikal ke bawah antara pimpinan ke karyawan serta horisontal sesama jabatan, namun dalam komunikasi horisontal dalam perusahaan ini, masih berjalan kurang efektif, dikarenakan perusahaan ini pun masih dalam tahap pengembangan. Komunikasi antara bawahan dengan pimpinan memiliki sedikit permasalahan komunikasi, dimana komunikasi yang biasa dilakukan oleh pimpinan yaitu komunikasi terbuka dimana pimpinan memperbolehkan siapa saja berkomunikasi langsung dengan beliau, disalah artikan sehingga hampir seluruh report diserahkan langsung pada pimpinan tanpa adanya penyaringan, sehingga hal-hal kecil yang bisa di handle oleh manager divisi langsung di handle ke pimpinan. Kerjasama dalam perusahaan ini, belum bisa dikatakan sudah bersinergi, dikarenakan hubungan kerja yang belum cukup produktif serta komunikasi organisasi yang belum efektif dan penyampaian informasi yang disampaikan belum tepat pada sasaran, sehingga hal itu yang menyebabkan kerjasama ini belum terjalin secara sinergi. Dalam menciptakan kerjasama sinergi, dimulai dengan hubungan komunikasi yang terjalin secara baik, dan hubungan antara para anggota tim bekerja terjalin secara harmonis dan adanya sikap toleransi dan tanggung jawab pada pekerjaan. Dalam mengatasi hal tersebut dengan dijadwalkannya rapat rutin yang harus dihadiri para anggota divisi sehingga dapat menjalin hubungan komunikasi yang lebih baik lagi.
Saran Saran Praktis Setelah melakukan penelitian di PT. Multipesona Grafika, maka diharapkan agar penelitian ini dapat berguna bagi perusahaan, yaitu: 1. 2.
Peran komunikasi organisasi dalam PT. Multipesona Grafika ini lebih ditingkatkan sehingga akan meningkatkan kerjasama yang terjalin di dalam perusahaan ini. Diharapkan antar divisi marketing, production dan design creative bisa menyatukan pemikiran dan menjadwalkan rapat rutin mingguan agar dapat terjalinnya komunikasi diantara divisi tersebut.
Saran Akademis 1. 2.
Diharapkan pada topik peran komunikasi organisasi ini dan pembahasan yang telah dipaparkan akan menumbuhkan rasa keingintahuan untuk mengadakan penelitian lanjutan. Dalam penelitian lanjutan, diharapkan adanya pembahasan yang menguhubungkan komunikasi internal dan eksternal dalam perusahaan.
Saran Umum 1. 2.
Bagi masyarakat umum, agar lebih memahami arti penting komunikasi karena dalam bermasyarakat harus menjaga hubungan secara baik sehingga hidup menjadi lebih harmonis. Bagi masyarakat umum, agar lebih menjaga hubungan keorganisasian dalam kehidupan seharihari, sehingga memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.
REFERENSI Buku : Ardianto, Elvinaro. (2011). Metodologi Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Basrowi & Suwandi. (2008). Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta : PT. Rineka Cipta. Daymon, Christine dan Immy Holloway. (2008). Metode-Metode Riset Kualitatif dalam Public Relations dan Marketing Communications. Yogyakarta: PT Bentang Pustaka Effendy, U.O. (2007). Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Faules, Don. F dan R. Wayne Pace. (2013). Komunikasi Organisasi Startegi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Herdiansyah, Haris. (2010). Metodologi Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-ilmu Sosial. Jakarta : Penerbit Salemba Humanika. Littlejohn, Stephen.W dan Karen A.Foss. (2009). Teori Komunikasi ( Theories Of Human Communication). Jakarta : Salemba Humanika. Machfoedz, Mahmud. (2010). Komunikasi Pemasaran Modern Acuan Wajib Mahasiswa & Profesional.Yogyakarta : Cakar Ilmu. Morissan, M.A. (2009). Teori Komunikasi Organisasi. Ghalia Indonesia. Mulyana, Deddy. (2010). Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya. Pawito, Ph.D. (2008). Penelitian Komunikasi Kualitatif. Yogyakarta : LKis Yogyakarta. Romli, Khomsahrial. (2014). Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: PT Grasindo. Ruliana, Poppy. (2014). Komunikasi Organisasi: Teori dan Studi Kasus. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Ruslan, Rosady. (2010). Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. Jakarta : Rajagrafindo Persada. Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sutrisna, Dewi. (2007). Komunikasi Bisnis. Yogyakarta :CV Andy West, Richard dan Lynn H. Turner.(2008). Pengantar Teori Komunikasi Analisis dan Aplikasi. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika. Wursanto. (2005). Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Jurnal : Fitriyani, Eni. (2013). ”Analisis Kegiatan Komunikasi Organisasi Pada PT.Kresna Duta Agroindo Perkebunan Sinar Mas Group Kecamatan Kombeng Kabupaten Kutai Timur”, Jurnal Komunikasi, Vol. 1 No. 2 : 518-531. Diakses 6 Maret 2015 dari: http://ejournal.ilkom.fisip-unmul.ac.id/site/wpcontent/uploads/2013/06/Jurnal%20Eni2%20%2806-19-13-09-58-29%29.pdf Juan Meng, Bruce K. Berger, (2012) : “Measuring Return on Investment (ROI) of Organizations’ Internal Communication Efforts”, Journal of Communication Management, Vol. 16 No. 4 : 332-354. Diakses 6 Maret 2015 dari : http://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/13632541211278987 Susanto, D. S. (2013) Downward Communication di PT.Commonwealth Life Cabang Surabaya. JURNAL E-KOMUNIKASI, Program Studi Ilmu Komunikasi, Vol.1 No.2 :201-209. Diakses 24 Mei 2015 dari: http://studentjournal.petra.ac.id/index.php/ilmu-komunikasi/article/view/905/805 Tariszka, Semegine, E. (2012). “Organizational Internal Communication as a Means Of Improving Efficiency”, European Scientific Journal, Vol.8 No.15 :86-96. Diakses 24 Mei 2015 dari: http://eujournal.org/index.php/esj/article/view/232/257 Widhiastuti, Hardani. (2012). “The Effectiveness of Communications in Hierarchical Organizational Structure”, International Journal of Social Science and Humanity, Vol. 2, No. 3:185-190. Diakses 6 Maret 2015 dari : http://search.proquest.com/docview/1441397086/1B2E33DAA27A48FFPQ/1?accountid=61315 Website : www.maya-ad.co.id ( diakses pada 7 Juni 2015)
RIWAYAT PENULIS Josephine Agnelia lahir di kota Jakarta pada 1 September 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komunikasi Pemasaran dengan peminatan Public Relations pada tahun 2015. Saat ini sedang bekerja part time, di salah satu mall di Jakarta.
