PEMANFAATAN E-MAIL DALAM KORESPONDENSI SEBAGAI PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE DI PT TELKOM Stevani Rozalin Kiama Fakultas Ekonomi, Unesa, Kampus Ketintang Surabaya ABSTRACT Utilization of e-mail in correspondence can realize the paperless office. It is known by reducing paper use after utilization of e-mail in the correspondence. This research is a qualitative descriptive study. Informants in this study was the secretary of the Executive General Manager (EGM) and the Executive Deputy General Manager (DEGM) and 14 informants as employees of Divisi Telkom Timur. In this research, collection data techniques are in-depth interviews, observation, documentation and questionnaires. Analyzed using taxonomy and percentage on the questionnaire. The results showed that PT Telkom has implemented the utilization of e-mail in the internal and external correspondence as the embodiment of a paperless office by Nota Dinas Elektronik and Mail which contained in the internal portal PT Telkom. This is supported by the responses of 14 employees who have understand and use e-mail and also contribute to realization of the paperless office. Keywords : utilization of e-mail, correspondence, paperless office
Manusia
pada
dasarnya
lain
dengan
konsumen,
pemasok
merupakan makhluk yang membutuhkan
kebutuhan organisasi, mitra kerjasama dan
makhluk lainnya dalam suatu kehidupan.
sebagainya
Mereka melakukan komunikasi sebagai
Sehingga komunikasi mulai dilakukan
bentuk interaksi
walaupun
antara
satu dengan
lainnya. Seiring berkembangnya jaman,
komunikan
kegiatan berkomunikasi mulai mengalami
berbeda.
perluasan. Tidak hanya antarindividu, komunikasi
juga
diperlukan
dalam
(Suparjati
antara berada
dkk,
2000:1).
komunikator di
tempat
dan yang
Pada era globalisasi ini jarak bukanlah
suatu
hambatan Salah
organisasi dan perkantoran. Komunikasi
berkomunikasi.
dilakukan untuk menyampaikan maksud
komunikasi
di antara orang-orang yang bekerjasama di
korespondensi. Melalui korespondensi,
dalam suatu organisasi, komunikasi juga
komunikator dapat mengirim pesan atau
dilakukan dengan pihak-pihak lain, antara
informasi
jarak
secara
satu
dalam
jauh
tertulis
bentuk adalah
kepada
1
komunikan. Pesan dan informasi tertulis
Salah satu kantor yang telah
itu biasa dikenal dengan sebutan surat.
menerapkan paperless office adalah PT
Namun surat yang biasa dikirim melalui
TELKOM. Perusahaan ini bergerak dalam
pos memiliki beberapa hambatan, salah
menyediakan layanan telekomunikasi dan
satunya adalah lamanya waktu yang
jaringan terbesar di Indonesia. Beberapa
diperlukan dalam pengiriman berdasarkan
layanan
jasa
jarak
diberikan
adalah
yang
ditempuh.
pengiriman surat waktu
yang
membutuhkan
telepon
tidak
layanan
bergerak
yang
InfoComm, kabel
(fixed
mendorong
penggunaan
wireline) dan telepon tidak bergerak
mampu
mempercepat
nirkabel (fixed wireless), layanan telepon
kegiatan berkomunikasi. Seiring dengan
seluler, data dan internet, serta jaringan
perkembangan teknologi informasi dan
dan interkoneksi, baik secara langsung
komunikasi yang begitu pesat, penulisan
maupun
dan penyampaian suatu pesan dari satu
(Laporan
pihak kepada pihak yang lain dapat
Indonesia,
dilakukan melalui surat elektronik/e-mail
merupakan
(Purwanto, 2011:178).
telekomunikasi dan jaringan di Indonesia
sistem
lama
Kelemahan
telekomunikasi
yang
Dalam
pengiriman
dan
melalui
anak
perusahaan
Tahunan
PT
TELKOM
2009:22).
PT
TELKOM
barometer
perusahaan
sebelum adanya telepon selular. Sehingga
penerimaan pesan atau surat dapat dibuat
dalam
dan dibaca melalui alamat e-mail tanpa
memaksimalkan fasilitas LAN (Local
perlu
tidak
Area Network) sebagai jaringan portal
mencetak pesan atau surat yang telah
internal dalam penggunaan desktop dan
dibuat atau dibaca maka hal tersebut akan
pemakaian
mewujudkan kegiatan paperless office.
Speedy untuk laptop. Penggunaan jaringan
Paperless office atau kantor tanpa kertas
internet
dikenal sebagai lingkungan kerja dimana
komunikasi dapat memudahkan karyawan
penggunaan kertas dibatasi atau dikurangi.
dalam mengakses informasi yang terkait
Artinya paperless office bukan tidak
dengan
menggunakan
sekali
memaksimalkan penggunaan e-mail dalam
penggunaan
korespondensi internal dan eksternalnya
mencetaknya.
melainkan
Dengan
kertas pengurangan
sama
kertas yang ada di kantor setiap harinya.
kegiatannya
PT
wireless
tersebut
TELKOM
dengan
dalam
perusahaan
serta
produk
kegiatan
dapat
karyawan PT TELKOM.
2
Berdasarkan studi pendahuluan
mewujudkan paperless office dan bentuk
yang dilakukan di sekretariat Divisi
e-mail
Consumer Service II Timur, PT TELKOM
perwujudan
memiliki
TELKOM.
diakses
portal oleh
internal
seluruh
yang dapat
karyawan
PT
yang
digunakan
paperless
Berdasarkan
sebagai
office
fokus
di
PT
penelitian
TELKOM. Dengan user id dan password
diatas, maka tujuan yang ingin dicapai
yang dimiliki oleh tiap karyawan, maka
dalam
setiap karyawan dapat mengakses portal
mengetahui pemanfaatan e-mail dalam
internal PT TELKOM. Portal Internal
korespondensi
tersebut memiliki beberapa program yang
TELKOM dalam mewujudkan paperless
mendukung penyebaran informasi dalam
office serta untuk mengetahui bentuk e-
lingkungan PT TELKOM, salah satunya
mail yang digunakan sebagai perwujudan
adalah Nota Dinas Elektronik dan Mail
paperless office di PT TELKOM.
penelitian
ini
yang
adalah
untuk
dilakukan
PT
yang memiliki bentuk yang berbeda dengan e-mail pada umumnya seperti Yahoo Mail dan G-mail digunakan internal
untuk maupun
menjelaskan
serta dapat
mengirimkan eksternal.
bahwa
E-mail
PT
Hal
Penggunaan e-mail telah dianggap
surat
sebagai media komunikasi dalam bidang
ini
bisnis, pendidikan, dan lainnya. Sehingga
TELKOM
e-mail
dikategorikan
dalam
bentuk
formal-eksternal,
formal-
memaksimalkan layanan internet dan e-
komunikasi
mail sebagai salah satu media dalam
internal, dan informal-internal (Dewi,
melakukan korespondensi baik internal
2011:35). Selain itu, e-mail dikategorikan
maupun eksternal. Dari bahasan di atas
juga sebagai komunikasi tertulis (Guffey
penulis
dkk, 2006:24).
ingin
meneliti
bagaimanakah
pemanfaatan e-mail dalam korespondensi
E-mail adalah fasilitas di internet
sebagai perwujudan paperless office di PT
untuk keperluan surat-menyurat (Jasmadi,
TELKOM.
2004:85). Melalui e-mail, para pengguna
Berdasarkan latar belakang diatas,
dapat mengirim berita, gambar atau data
fokus
adalah
kepada rekanannya atau menjawab surat-
pemanfaatan e-mail dalam korespondensi
surat yang ditujukan kepadanya (Oetomo,
yang dilakukan PT TELKOM dalam
2001:113).
maka
penelitian
ini
Sehingga
e-mail
dapat
3
disimpulkan sebagai fasilitas di internet
Bahasa Indonesia (1989:462) dinyatakan
maupun jaringan komputer di kantor,
bahwa korespondensi berarti hal surat-
universitas dan lain-lain yang dapat
menyurat. Kegiatan saling berkirim surat
mengirim dan menerima surat secara
oleh perseorangan atau oleh organisasi
elektronis berupa berita, gambar atau data
disebut
yang
sinkron
korespondensi, dan pihak-pihak yang
(Asynchoronous Communication Mode)
terlibat atau para pelakunya dinamakan
atau tidak bersifat real time.
koresponden
bersifat
tidak
Beberapa manfaat e-mail yaitu: (1)
efektif
untuk
keperluan
surat
surat
menyurat
(Sugiarto,
atau
2005:2).
Komunikasi dalam kontek surat menyurat dapat
diartikan
sebagai
proses
informasi
dari
menyurat, (2) efisien untuk mengirim
penyampaian
lembar dokumen dalam jumlah yang
pengirim/komunikator
banyak, (3) dapat dijadikan sebagai ajang
penerima/komunikan (Revan, 2004:10).
diskusi, (4) untuk berlangganan informasi tertentu
secara
periodik,
(5)
untuk
kepada
Sehingga dari beberapa definisi diatas
dapat
disimpulkan
mengirim lamaran kerja beserta lampiran
korespondensi
dokumen pendukungnya, termasuk foto
menyurat dalam menyampaikan suatu
atau gambar, (6) sebagai tanda identitas di
informasi secara tertulis yang dilakukan
internet yang dapat digunakan untuk
oleh para koresponden baik di dalam
menggunakan
instansi, antar instansi, individu-instansi
fasilitas
tertentu
atau
mengakses informasi tertentu di internet,
adalah
kegiatan
bahwa surat
atau instansi-pemerintah.
(7) Sebagai penampung surat dan pesan dalam jumlah banyak (Jasmadi, 2004:8687).
Paperless office Perkantoran yang berbasis digital masih membuat dokumen asli dengan Personal
Korespondensi Korespondensi komunikasi apabila
tertulis
antara
yang
Computer
(PC),
namun
merupakan
dokumen tersebut tidak dicetak dan
dilakukan
didistribusikan, karena saat ini dokumen
dan
didistribusikan secara elektronik melalui
komunikan berada pada waktu dan tempat
jaringan internal atau internet kepada
yang berbeda.
komunikator
Dalam Kamus Besar
4
penerima di wilayah kantor atau di
mewujudkan paperless office. Hal ini
penjuru dunia (Whitehead, 2001:242).
didukung oleh pendapat bahwa formulir-
Istilah paperless office digunakan
formulir kertas internal dapat dikurangi
untuk kantor yang seksekutifnya bekerja
selama ada jaringan yang baik dan sistem
tanpa
(Dewi,
surat elektronik sehingga setiap bagian
Reuters
dan setiap individu dalam perusahaan
setumpukan
kertas
2011:266). (http://cs.thomsonreuters.com)
harus
mengatakan “The paperless office can be
paperless
defined
2005:289).
as
an
electronic
document
bekerjasama
untuk
menjadi
membuat
kenyataan
(Carr,
management environment that provides an alternative to the workflow and storage issues
associated with paper
Penelitian terdahulu
files”.
Windiasari & Pangaribuan (2012)
Mengurangi penggunaan kertas adalah
dalam jurnalnya yang berjudul “Pengaruh
bagian penting dalam menuju paperless,
Pemanfaatan Email dan E-Sms Billing
tapi aspek ini tidak akan membuat sebuah
Terhadap Kepuasan Pelanggan pada PT.
perusahaan bekerja tanpa kertas sama
PLN
sekali (Walker, 2009:4).
pemanfaatan Email dan E-SMS Billing
Dari beberapa pengertian di atas,
Batam”
berpengaruh
adalah lingkungan kerja yang memiliki
terhadap
manajemen dokumen yang menyediakan
Pelanggan.
alur kerja dan penyimpanan file secara yang
bertujuan
untuk
positif
dan
peningkatan
signifikan Kepuasan
Carr (2005) dalam jurnalnya yang berjudul “An Analysis of the Feasibility of a Paperless Environment – The Case of
mengurangi penggunaan kertas.
the Paperless office dapat diwujudkan dengan bantuan teknologi yang dilengkapi beberapa sistem penunjang seperti e-filing, e-mail dan lain sebagainya. Selain itu karyawan yang ada di dalam
bahwa
secara parsial maupun secara simultan
dapat disimpulkan bahwa paperless office
elektronik
menjelaskan
kantor
berbasis paperless hendaknya memiliki
Mona
School
of
Business”
menganalisis kemungkinan lingkungan paperless Universitas Jamaika.
di
Sekolah West
Hasil
Bisnis
Indies,
Mona,
Kingston,
penelitiannya
adalah
mayoritas staf karyawan di sekolah bisnis Mona tertarik untuk melakukan perubahan
kesadaran dan dapat bekerjasama dalam 5
kedalam lingkungan paperless. Formulir
menggunakan desain penelitian deskriptif
kertas internal dapat dieliminasi atau
kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif
ditiadakan selama terdapat jaringan yang
bertujuan
baik dan sistem electronic mail (e-mail).
meringkaskan berbagai kondisi, berbagai
Setiap departemen dan setiap individual
situasi, atau berbagai fenomena realitas
dalam perusahaan harus bekerja sama
sosial yang ada di masyarakat (Bungin,
untuk membuat paperless menjadi nyata.
2007:68). Alur rancangan penelitian ini
Jacobson (2005) dalam jurnalnya
untuk
menggambarkan,
akan dijelaskan pada gambar 1.
yang berjudul “Increasing Attendance using Email: Effect on Developmental Math Performance” menjelaskan tentang penggunaan e-mail yang berfungsi sebagai pengingat siswa yang tidak hadir dalam kelas pengembangan matematika. Hasil dari penelitian ini adalah antara e-mail pengingat harian dan mingguan memiliki efek
positif
terhadap
kehadiran.
Ini
menunjukkan bahwa efek pendorong dari e-mail pengingat tidak tergantung dari frekuensi pengiriman. Namun peningkatan kehadiran kelas tidak mempengaruhi nilai tes. Sehingga para pelajar perlu untuk hadir dan mengasimilasi materi yang disajikan
di
perkuliahan
untuk
mendapatkan nilai tes yang baik.
METODE PENELITIAN Rancangan Penelitian. Penelitian “Pemanfaatan e-mail
Gambar 1. Alur Rancangan Penelitian Sumber : Diolah oleh peneliti
dalam korespondensi sebagai perwujudan paperless
office
di
PT
TELKOM”
6
observasi,
Subjek dan Objek Penelitian Dalam penelitian kualitatif ini
dokumentasi yang diambil
berupa profil perusahaan PT TELKOM,
terdapat subjek dan objek yang akan
struktur
diteliti, yaitu subjek atau informan dalam
internal PT TELKOM serta tampilan
penelitian ini adalah ibu Yuni bagian
dalam portal, tampilan form nota dinas
sekretariat Divisi Consumer Service II
dan surat keluar, tampilan contoh nota
Timur serta 14 karyawan yang ada pada
dinas dan surat keluar, serta data online
Divisi Consumer Service II Timur dan
mengenai pelaksanaan papeless di PT
objek
TELKOM.
penelitian
berlokasi
di
PT
organisasi,
TELKOM Jl Ketintang no 156 Surabaya
dilakukan
Teknik Pengumpulan Data
portal
Pengumpulan
data
dilakukan
tampilan
Sedangkan
portal
observasi
untuk mengamati tampilan
yang
dimiliki
PT
TELKOM,
dengan
bagaimana
cara
mengaksesnya
serta
beberapa cara yaitu: (1) Wawancara
bagaimana
cara
penggunaan
portal
mendalam
internal dan e-mail oleh para karyawan
(in-depth
interview),
Wawancara disampaikan kepada ibu Yuni
Divisi Consumer Service II Timur.
bagian
sekretariat
Divisi
Teknik Analisis Data
Service
II
Wawancara
Timur
Consumer yang
Teknik analisis data penelitian ini
dilakukan bertujuan untuk mengetahui
adalah teknik analisis taksonomi. Setelah
bagaimana
dalam
mendapat hasil data dari wawancara
mula
mendalam, dokumentasi dan observasi
di
maka akan dideskripsikan melalui analisis
perusahaan, serta dampak yang terjadi
taksonomi sehingga hasil penelitian ini
sebelum dan setelah penggunaan e-mail
dapat menjelaskan mengenai pemanfaatan
dan peran e-mail dalam mewujudkan
e-mail
paperless office. (2) Penyebaran angket,
perwujudan
dilakukan terhadap 14 karyawan Divisi
TELKOM.
penggunaan e-mail
perusahaan,
bagaimana
pelaksanaan
penggunaan
Consumer
Service
II
awal e-mail
Timur
yang
dalam
korespondensi
paperless
office
sebagai di
PT
Untuk menganalisis angket yang
bertujuan untuk mengetahui respon para
disebarkan
karyawan terhadap penggunaan e-mail
dijadikan
untuk mewujudkan paperless office di PT
prosentase untuk mengukur hasil angket.
TELKOM.
Melalui prosentase yang telah dihitung
(3)
Dokumentasi
dan
kepada sampel,
karyawan maka
yang
digunakan
7
dari data angket, maka peneliti dapat
Area Network (WAN). Penginstalan oleh
menjelaskan bagaimana respon karyawan
divisi ISC bertujuan untuk menjaga
Divisi
Consumer
terhadap
Service
pemanfaatan
korespondensi
II
Timur
keamanan
portal
e-mail
dalam
karyawan
menemui
sebagai
perwujudan
paperless office di PT TELKOM.
internal.
Apabila
kesulitan
atau
gangguan pada server, LAN, atau program portal, maka karyawan dapat meminta bantuan pada ISC dengan menghubungi
HASIL PENELITIAN
nomor telepon atau mengirim pada alamat
Portal Internal Telkom
e-mail
PT Telkom memiliki dua portal yaitu portal eksternal yang dapat diakses dengan
www.telkom.co.id
internal
yang
dapat
dan
portal
diakses
dengan
www.portal.telkom.co.id.
Namun
penelitian difokuskan pada Portal Internal Telkom.
Portal
Internal
Telkom
merupakan intranet yang dimiliki PT Telkom yang mengintegrasikan antara sistem informasi dan sistem komunikasi untuk
memudahkan
karyawan
dalam
melaksanakan pekerjaannya. Portal
internal
Network (LAN) untuk mengakses di komputer atau desktop dan Speedy untuk mengakses di laptop di dalam kawasan kantor. Selain itu, portal internal dapat diakses diluar kantor apabila laptop maupun komputer di rumah telah diinstal program portal internal oleh divisi ISC System
Center)
tertera
pada
program
Helpdesk. ISC menyediakan admin dan operator
yang
melayani
pengaduan
gangguan teknis yang dialami karyawan. Kondisi
Sebelum
Adanya
Portal
Internal. Sebelum adanya program portal internal
Telkom
(2002),
penyebaran
informasi dilakukan melalui pengumuman (mading, faximile, dan disiarkan melalui announcement),
serta
surat
sehingga
pemakaian kertas di bagian sekretariat masih sangat banyak yaitu sekitar puluhan
memanfaatkan
jaringan area lokal atau Local Area
(Information
yang
dan
rim dalam sebulan. Bentuk efisiensi yang dilakukan sekretariat dalam penggunaan kertas pada saat itu yaitu dengan cara menggunakan kertas bolak balik. Kondisi Setelah Adanya Portal Internal Sebagai Perwujudan Paperless Office PT menggunakan
Telkom
saat
Nota
Dinas
ini
telah
Elektronik
(NDE) dan Mail sebagai korespondensi internal dan eksternal yang ada di dalam
tersambung dengan internet atau Wide 8
portal internal. Penggunaan fax saat ini
serta
hanya digunakan untuk mengirimkan surat
elektronik NDE dan Mail memudahkan
eksternal
kepada
karyawan dalam membuat surat. E-mail
corporate/konsumen bisnis, UKM dan
dalam portal internal terbagi menjadi dua
pelanggan
sedangkan
yaitu Nota Dinas Elektronik (NDE) dan
announcement masih digunakan sesekali
Mail yang berada di dalam program
di dalam kantor. Kini pemakaian kertas di
Collaboration Center. Adapun penjelasan
bagian sekretariat sebanyak 5 rim untuk 1
Nota Dinas Elektronik (NDE) dan Mail
- 2,5 bulan. Ini dikarenakan penyebaran
adalah sebagai berikut:
informasi rutin seperti slip gaji, pengajuan
Nota Dinas Elektronik (NDE)
seperti
individu,
kolom-kolom
pada
formulir
SPPD, SPPD Training, Cuti dan informasi
NDE (Nota Dinas Elektronik)
lainnya telah beralih ke dalam portal
merupakan nota dinas yang digunakan
internal Telkom sehingga karyawan tidak
untuk
perlu mencetaknya.
komunikasi antar bagian Divisi Telkom
komunikasi
internal
seperti
Pengurangan penggunaan kertas
Timur serta antar divisi-divisi Telkom
berdampak pula terhadap pengadaan alat
yang tersebar di seluruh Indonesia dengan
mengarsip. Di bagian sekretariat EGM
memanfaatkan
tidak ditemukan lagi adanya lemari arsip.
(LAN). Pengonsepan NDE dilakukan oleh
Dokumen-dokumen
bagian yang terkait, bila konsep sudah
berbentuk
kertas
Local
Area
Network
disimpan di beberapa brief ordner saja.
selesai maka akan dikirim ke GM terlebih
E-mail dalam Korespondensi.
dahulu begitu seterusnya berdasarkan
Dalam kegiatan korespondensi,
struktur lini hingga sampai pada pimpinan
PT Telkom memanfaatkan e-mail yang
tertinggi yaitu EGM. Hal ini dimaksudkan
terdapat di dalam portal internal. Adapun
agar setiap atasan mengetahui konsep
tujuan penggunaan e-mail di PT Telkom
yang dibuat. Setelah konsep disetujui
adalah karena dengan menggunakan e-
maka Nota Dinas otomatis mendapatkan
mail maka karyawan mampu berpikir
nomor surat dengan C.Tel sebagai awal
cepat, bertindak cepat, dan mengetahui
nomor surat. Selanjutnya Nota Dinas akan
apa yang tidak diketahui. Adanya e-mail
diteruskan kepada alamat/jabatan yang
memudahkan proses korespondensi dan
dituju.
karyawan dapat lebih cepat dalam bekerja,
9
Secara sistem, nota dinas yang
Kapasitas NDE dalam menyimpan data di
telah disetujui oleh EGM akan otomatis
sekretariat pada tanggal 20 Mei 2013
mendapat nomor surat dan disebarkan
pukul 14.00 adalah 20 lebih NDE dan
sesuai alamat/jabatan yang dituju.
masih bisa bertambah lagi hingga malam
Penggunaannya NDE disesuaikan
hari.
kebutuhan bagian tersebut, sehingga setiap
Mail
bagian memiliki tingkat penggunaan NDE yang
berbeda-beda.
dengan
NDE,
Mail
karena
digunakan untuk komunikasi eksternal
struktur organisasi PT Telkom merupakan
yaitu kepada anak perusahaan seperti
struktur organisasi lini maka setiap divisi
Telkomsel, serta untuk umum seperti
pasti menggunakan NDE karena setiap
konsumen
bagian memiliki hirarki, yaitu atasan-
memanfaatkan internet dan Wide Area
atasan hingga bermuara ke EGM yang
Network (WAN). Mail terbagi menjadi
harus mengetahui kegiatan yang akan
Surat Masuk dan Surat Keluar. Mail yang
dilakukan bawahannya. NDE mendukung
beridentitas telkom.co.id memiliki fungsi
penyebaran
struktur
yang sama dengan Yahoo, Gmail, dan id
organisasi lini dimana karyawan memiliki
e-mail lainnya, sehingga penggunaan Mail
garis dengan atasannya sehingga NDE
juga dapat digunakan sebagai alamat e-
berfungsi untuk menyampaikan informasi,
mail umum dengan user id yang sudah
peraturan dan perintah sesuai dengan
dimiliki oleh setiap karyawan Telkom.
struktur organisasi lini.
Setiap karyawan di PT Telkom memiliki
informasi
Namun
Berbeda
dalam
Pada dasarnya NDE tidak perlu
bisnis/corporate
dengan
user name dan password sehingga dapat
dicetak, namun terkadang NDE perlu
membuat
dicetak bila diperlukan misalnya untuk
membutuhkannya.
dasar kontrak yang menunjuk pada NDE,
memiliki kelebihan lainnya yaitu terdapat
maka NDE tersebut dicetak sebagai
reminder bila ada NDE yang masuk. Ini
lampiran
dikarenakan Mail dan NDE memiliki
untuk
keabsahan
kontrak
tersebut. Pada
suratnya
sendiri
Selain
itu
bila Mail
koneksi. Tidak hanya melalui portal, Mail sekretariat
EGM
dan
juga bisa dibuka melalui outlook.
DEGM, NDE yang dicetak disimpan di
Dalam pembuatan surat untuk
ordner dengan jangka waktu 1 tahun.
eksternal, biasanya karyawan membuat
10
draf pada form Surat Keluar terlebih
atau discan kedalam bentuk pdf untuk
dahulu
dikirim kembali melalui e-mail.
untuk
mendapat
persetujuan
pimpinan secara lini. Setelah disetujui
Pada penyimpanan surat masuk
oleh EGM secara otomatis nomor surat
dan keluar, program Mail menyimpan
tercantum pada surat tersebut. Kemudian
dalam jangka waktu 3 bulan, lebih dari 3
hasil
dan
bulan surat masuk dan keluar akan
ditandatangani. Selanjutnya surat dapat
disimpan di program arsip dalam portal.
dikirim melalui pos atau faksimile. Atau
Penyimpanan
diubah ke dalam bentuk pdf dan di
berjangka waktu 4 tahun. Kapasitas Mail
lampirkan pada e-mail.
dalam menyimpan data di sekretariat pada
surat
tersebut
Contoh
dicetak
program
arsip
pembuatan
tanggal 20 Mei 2013 pukul 14.00 adalah
Surat Keluar pada Sekretariat adalah
40 lebih Mail termasuk laporan NDE yang
ketika
masuk dan masih bisa bertambah lagi
undangan
mengenai
dalam
Sekretariat untuk
membuat
surat
corporate/konsumen
hingga malam hari.
bisnis terkait Hari Konsumen Nasional. Surat tersebut dikonsep oleh sekretariat
ANALISIS DATA
yang kemudian diperiksa oleh Manajer
Analisis Taksonomi dan
Sekretariat, SM General Affair dan EGM.
Pendeskripsiannya
Apabila EGM telah mengapprove maka
Hasil wawancara, observasi dan
secara otomatis surat tersebut mendapat
dokumentasi yang telah dilakukan di
nomor surat dengan Tel sebagai awal
bagian sekretariat Divisi Telkom Timur
nomor surat. Karena surat undangan
dianalisis
tersebut
dikirimkan
tujuan
taksonomi.
eksternal
maka
untuk
pemanfaatan e-mail dalam korespondensi
perlu
kepada dicetak
ditandatangani oleh EGM dan di stempel.
menggunakan Adapun
tabel
analisis taksonomi
di PT Telkom adalah sebagai berikut :
Setelah itu dapat di kirim melalui fax, pos
11
Tabel 1. Penelitian tentang pemanfaatan e-mail dalam korespondensi di PT Telkom Surabaya ANALISIS
ANALISIS TAKSONOMI
DOMAIN
Klasifikasi e-mail
E-mail Internal
Nota Dinas Elektronik (NDE)
E-mail Eksternal
Mail
Surat Masuk Surat Keluar
Tujuan e-mail
NDE - Internal
Antar divisi Telkom seluruh Indonesia Seluruh karyawan PT Telkom seluruh Indonesia
Mail - Eksternal
Anak Perusahaan/Telkom Grup Corporate/Perusahaan/konsumen bisnis Usaha Kecil Menengah (UKM) Pelanggan individu Masyarakat umum
Fungsi e-mail
NDE
Mail
membuat surat atau nota dinas internal.
Surat Keluar
membuat surat eksternal.
Surat Masuk
Menerima e-mail
e-mail berkaitan pekerjaan e-mail pribadi karyawan
Reminder NDE yang masuk.
12
Lanjutan Tabel 1. Penelitian tentang pemanfaatan e-mail dalam korespondensi di PT Telkom Surabaya ANALISIS
ANALISIS TAKSONOMI
DOMAIN
Pemanfaatan e-mail
Pembuatan Konsep
NDE – dikonsep di form NDE oleh karyawan yang sesuai dengan bidangnya. NDE yang telah dikonsep akan diperiksa kepada pimpinan diatasnya secara hirarki lini hingga disetujui oleh EGM yang secara otomatis akan tercantum nomor surat NDE. Mail – dikonsep di form Mail Surat Keluar yang akan diperiksa kepada pimpinan diatasnya secara hirarki lini hingga disetujui oleh EGM yang secara otomatis akan tercantum nomor surat NDE kemudian dicetak untuk ditandatangani dan distempel oleh EGM.
Pengiriman
NDE - secara otomatis akan dikirimkan pada jabatan yang dituju setelah disetujui EGM. Mail – setelah dicetak dan ditandatangani dan distempel maka surat di scan dan dijadikan pdf yang akan dilampirkan pada Mail Surat Keluar untuk pengiriman secara online. Bagi pengiriman surat non online, surat yang telah ditandatangani dan distempel dapat dikirim melalui pos atau faksimile.
13
Lanjutan Tabel 1. Penelitian tentang pemanfaatan e-mail dalam korespondensi di PT Telkom Surabaya ANALISIS
ANALISIS TAKSONOMI
DOMAIN
Pemanfaatan e-mail
Penyimpanan
(lanjutan)
NDE – tersimpan tergantung kapasitas server yaitu sekitar 2-3 tahun namun bagian ISC (Information Service Center) menyimpan NDE dalam jangka waktu panjang yaitu dokumen Keuangan selama 10 tahun, dokumen biasa selama 5 tahun, dan surat pasif seperti undangan hanya 2 hari setelah kegiatan dan langsung dimusnahkan secara sistem. Mail – surat tersimpan di Surat Masuk atau Surat Keluar selama 3 bulan dan di arsip selama 4 tahun.
Sumber : diolah oleh peneliti kantor maka timbul paperless office yaitu
PEMBAHASAN Seiring kompleksitas
perkembangan kegiatan
jaman,
perkantoran
lingkungan
kerja
yang
penggunaan
kertas.
mengurangi
Perusahaan
paperless
yang
semakin meningkat. Dalam administrasi,
melaksanakan
office
kegiatan pengelolaan dokumen meningkat
memanfaatkan teknologi untuk menunjang
setiap
hari
sehingga
manusia
kegiatan kerjanya sekaligus menciptakan
membutuhkan
kertas
dalam
paperless office di perusahaannya. Salah
kesehariannya. Namun kertas yang terbuat
satunya
dari kayu mendatangkan masalah yaitu
dengan menggunakan e-mail. Tidak hanya
penebangan pohon secara besar-besaran
perusahaan, e-mail juga digunakan oleh
yang
organisasi,
dilakukan
untuk
memenuhi
pemanfaatan
instansi
teknologi
maupun
yaitu
individu
kebutuhan kertas untuk manusia. Untuk
sebagai media komunikasi tertulis dalam
menekan tingkat penggunaan kertas pada
berkorespondensi.
Selain
menciptakan
14
paperless office, e-mail diminati karena
Center (ISC) merupakan bagian di PT
proses pengirimannya yang cepat.
Telkom yang salah satu kegiatannya
Salah
satu
memanfaatkan komunikasi adalah
perusahaan
e-mail dalam
PT
yang
sebagai
media
mengelola
PT
Telkom
internal
sehingga
keamanan data dikelola oleh ISC.
berkorespondensi
Telkom.
portal
Dalam
pelaksanaan
pengonsepan
hingga
NDE, pengiriman
memanfaatkan Nota Dinas Elektronik
dilakukan dalam sistem portal internal
(NDE)
dalam
tanpa mencetaknya pada kertas sehingga
korespondensi internal dan Mail sebagai
penerima NDE dapat melihat pesannya di
e-mail dalam korespondensi eksternal.
layar
NDE
formulir
memberi kontribusi yang besar pada
elektronik yang memiliki kolom-kolom
paperless office yang dilaksanakan oleh
sebagai
informasi.
PT Telkom karena dengan adanya NDE
Walau NDE dan Mail serupa dengan e-
kegiatan pengonsepan, pengoreksian draf
mail dari akun umum seperti Yahoo,
surat hingga pengiriman surat dilakukan
Gmail dan lainnya, namun NDE dan Mail
tanpa mencetak surat tersebut. Hal ini
memiliki perbedaan dengan e-mail dari
dikarenakan banyaknya karyawan PT
akun umum yang terletak pada cara
Telkom baik pusat maupun cabang-
mengakses e-mail tersebut. Nota Dinas
cabang yang tersebar di seluruh Indonesia,
Elektronik dan Mail dapat diakses melalui
sehingga komunikasi antara satu dengan
portal internal PT Telkom. Portal internal
lainnya
penggunaannya terbatas untuk karyawan
Komunikasi jarak jauh menggunakan pos
PT Telkom saja. Seluruh karyawan PT
membutuhkan waktu yang lama dalam
Telkom dapat mengakses portal internal
pengirimannya
tersebut dengan Nomor Induk Karyawan
membutuhkan kertas dalam mencetak
(NIK) dan password. Selain itu portal
informasi.
internal
telah
komunikasi dan penyebaran informasi
diinstal pada komputer atau laptop oleh
antara karyawan di seluruh Indonesia
Information System Center (ISC) serta
menjadi lebih cepat serta menghemat
tersedia Local Area Network (LAN) atau
anggaran untuk kertas dan peralatan untuk
jaringan
mengelola dokumen yang banyak. Adanya
sebagai
dan
Mail
tempat
dapat
e-mail
berbentuk
pengisian
diakses
internet.
apabila
Information System
desktop
atau
menjadi
laptopnya.
tuntutan
sedangkan
Dengan
adanya
NDE
kerja.
faksimile
NDE,
15
NDE
dapat
mengurangi
penggunaan
memudahkan kegiatan kerja karyawan.
kertas dalam kegiatan berkomunikasi dan
Selain
sangat mendukung lingkungan paperless
menyimpan
di PT Telkom.
elektronik dibandingkan dalam bentuk file
Berbeda dengan NDE, Mail kurang
itu
karyawan data
dalam
cenderung bentuk
file
kertas. Sebagian besar karyawan setuju
mendukung program paperless. walau alur
menyimpan
pengonsepan hingga penomoran Mail
elektronik diatas 50% dan data dalam
hampir
namun
bentuk file kertas dibawah 50%. Formulir
penandatanganan dan pemberian stempel
elektronik dengan alur yang sistematis dan
pada surat masih perlu untuk dicetak.
penyimpanan
Selain itu beberapa pengirimannya masih
menjadikan karyawan PT Telkom lebih
melalui
banyak
sama
pos
dengan
atau
NDE
faksimile,
ini
data
dalam
dalam
bekerja
bentuk
file
file
elektronik
dengan
komputer
dikarenakan pihak luar belum tentu
dibandingkan dokumen kertas. Hal ini
memiliki alamat e-mail sehingga surat
berdampak pada peningkatan kecepatan
yang telah ditandatangani dapat dikirim
dalam menyelesaikan pekerjaan karyawan
melalui pos atau faksimile. Sehingga
sehingga karyawan semakin produktif
kegiatan mencetak kertas masih terjadi
dalam bekerja.
pada surat keluar eksternal.
Selain
meningkatkan
kinerja
Penggunaan e-mail dalam portal
karyawan, adanya e-mail dan paperless
internal sebagai korespondensi sesuai
office memberi keuntungan bagi PT
dengan pernyataan karyawan PT Telkom
Telkom antara lain: (1) Pengurangan
yang menjelaskan bahwa dalam kegiatan
penggunaan kertas pada tiap bagian. (2)
kerjanya
Dapat
telah
memanfaatkan
e-mail
melampirkan
dokumen
yang
dalam korespondensi diatas 50% dan
banyak melalui attachment tanpa perlu
seluruh karyawan setuju menggunakan e-
mencetaknya.
mail sebagai korespondensi internal dan
dalam jumlah yang banyak di dalam NDE
eksternal. Disamping korespondensi, NDE
dan
dan Mail digunakan dalam diskusi internal
peralatan pengelola dokumen seperti filing
dan eksternal oleh beberapa karyawan.
cabinet atau rak arsip. (4) Menciptakan
Hal ini menimbulkan penciptaan formulir
lingkungan kerja yang Go Green sebagai
elektronik
yang
sistematis
Mail
(3)
tanpa
Menampung
perlu
pesan
menyediakan
agar
16
wujud
Company Social Responsibility
(CSR).
Dinas Elektronik dan Mail yang terdapat di dalam Portal Internal Telkom yang
Selain adanya sistem yang portal
menggunakan Local Area Network (LAN)
internal yang memudahkan karyawan dan
dan Wide Area Network (WAN). Nota
tersedianya
Dinas
jaringan
internet,
Elektronik
digunakan
untuk
terlaksananya paperless office tidak akan
membuat dan mengirimkan surat internal
tercapai tanpa kontribusi dari karyawan.
yang ditujukan antar karyawan PT Telkom
Seluruh karyawan PT Telkom menyatakan
di seluruh Indonesia, sedangkan Mail
telah memahami paperless office yang
digunakan
dicanangkan oleh PT Telkom. Sehingga
mengirimkan
sebagian
Telkom Grup, corporate/konsumen bisnis,
besar
karyawan
berupaya
untuk
membuat
surat
Kecil
eksternal
menghemat penggunaan kertas dengan
Usaha
Menengah,
meminimalisir mencetak kertas dan data
individu dan masyarakat umum.
dan seperti
pelanggan
elektronik lainnya. Dukungan karyawan
Dengan adanya portal internal dan
yang dilakukan oleh karyawan PT Telkom
pemanfaatan Nota Dinas Elektronik dan
sangat
Mail
mempengaruhi
terciptanya
dalam
korespondensi
dapat
paperless office karena dengan adanya
mewujudkan
kesadaran
untuk
Telkom karena surat yang sedang dalam
mempelajari dan melaksanakan kegiatan
proses draf tidak dicetak berulang-ulang
penghematan penggunaan kertas maka
walau mendapat perbaikan dari pimpinan.
paperless office dapat terwujud.
Sehingga
para
karyawan
paperless office di
tujuan
PT
Telkom
PT
untuk
mewujudkan paperless office dan go green dapat tercapai.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah tentang
dilakukan
pemanfaatan
penelitian dalam
Berdasarkan kesimpulan di atas maka
korespondensi sebagai bentuk paperless
peneliti mengajukan saran yakni : (1)
office
dapat
pemanfaatan e-mail dalam korespondensi
disimpulkan PT Telkom dan seluruh
hendaknya dilakukan oleh perkantoran
karyawan telah memanfaatkan e-mail
dan instansi saat ini. Dukungan teknologi
dalam korespondensi yang bernama Nota
dan
di
PT
Telkom
e-mail
Saran
maka
internet
dapat
memudahkan
17
perusahaan untuk menerapkan paperless office
dimulai
dari
kegiatan
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011a. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
korespondensi, (2) dalam meningkatkan paperless office di PT Telkom, PT Telkom dapat
menambahkan
teknologi
tanda
tangan elektronik. Sehingga pimpinan dalam menandatangani surat eksternal tidak perlu mencetak surat pada kertas. (3) Bagi civitas akademika dan masyarakat dapat
membiasakan
memanfaatkan korespondensi
diri
e-mail agar
paperless
dalam dalam dapat
terlaksana. Hal ini dapat mengurangi penebangan kayu yang akan diproduksi
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011b. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Prestasi Pustaka. Guffey, Mary Ellen dkk. 2005. Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Buku 1 Edisi 4. Terjemahan oleh Ichsan Setyo Budi. 2006. Salemba Empat. Jacobson, Eric. 2005. Increasing Attendance Using Email: Effect on Developmental Math Performance. Journal of Developmental Education , (Online), 29. 1 (www.search.proquest.com diakses 8 Maret 2013).
menjadi kertas dan berperan serta dalam melestarikan lingkungan. DAFTAR RUJUKAN Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Carr,
Mardene Rosalee. 2005. An Analysis of the Feasibility of a Paperless Environment – the Case of the Mona School of Business. Management of Enviromental Quality : An International Journal, (Online), Vol. 16, Iss: 4, (www.emeraldinsight.com diakses 25 Januari 2013).
Depdikbud. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
Jasmadi. 2004. Panduan Praktis Menggunakan Fasilitas Internet : Surfing, Email, SMS, Chatting, ECard, dan Download. Yogyakarta: ANDI. Laporan Tahunan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. 2009. (Online). (www.telkom.co.id. Diakses 6 Februari 2013). Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2001. Perspektif e-Business. Yogyakarta: ANDI. Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga. Revan . 2004. Surat Menyurat untuk Sekretaris. Jakarta : Batavia Press.
18
Sugiarto, Agus. 2005. Korespondensi Bisnis. Yogyakarta : Gava Media. Suparjati dkk. 2000. Surat Menyurat dalam Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius. Walker, Richard. 2009. White Paper: Achieving The Paperless Office (Online) (http://www.quikforms.com/WHIT EPAPERAchievingThePaperlessOf fice.pdf diakses 28 Februari 2013). Whitehead, Emma. 2001. Paper Chase. Work Study, (Online), Vol. 50 Iss:6, (http//www.emeraldinsight.com, diakses 25 Januari 2013). Windiasari dan Pangaribuan, Hotma. 2012. Pengaruh Pemanfaatan Email dan E-sms Billing Terhadap Kepuasan Pelanggan pada PT PLN Batam. (Online) (http://share.pdfonline.com diakses 4 Maret 2013).
19
