Rujukan kami Tarikh Bersamaan
: : :
UMT/BEND/ 100 – 4/ 5 (29) 3 Oktober 2013 27 Zulkaedah 1434H
Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Terengganu Y. Bhg. Dato’ / Prof. / Tuan / Puan, PEKELILING BENDAHARI BIL. 7 TAHUN 2013 PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU TUJUAN 1.0
Pekeliling
ini
bertujuan
untuk
menerangkan
peraturan
mengenai
pengurusan panjar wang runcit di Universiti Malaysia Terengganu. LATAR BELAKANG 2.0
Pekeliling ini adalah merupakan penambahbaikan dan menggantikan Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2006 - Peraturan Panjar Wang Runcit
PELAKSANAAN 3.0
Kandungan penuh pelaksanaan pengurusan panjar wang runcit adalah seperti mana LAMPIRAN A.
TARIKH BERKUATKUASA 4.0
Pekeliling ini berkuatkuasa serta-merta mulai tarikh ianya dikeluarkan.
TARIKH BERKUATKUASA 5.0
Dengan ini, Pekeliling Bendahari Bil 1. Tahun 2006 – Peraturan Panjar Wang Runcit adalah dibatalkan.
Saya yang menjalankan tugas,
(ZAHARA KEDRI) Timbalan Bendahari b/p Bendahari Universiti Malaysia Terengganu s.k: 1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
4.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
SENARAI EDARAN 1. Pendaftar 2. Pengarah Pusat Pembangunan dan Harta 3. Dekan, Fakulti Pembangunan Sosial 4. Dekan, Fakulti Agroteknologi dan Sains Makanan 5. Dekan, Fakulti Sains dan Teknologi 6. Dekan, Fakulti Pengurusan dan Ekonomi 7. Dekan, Fakulti Pengajian Maritim dan Sains Marin 8. Dekan, Fakulti Perikanan dan Akua-Industri 9. Pengarah, Institut Akuakultur Tropika 10. Pengarah, Institut Oseanografi dan Sekitaran 11. Pengarah, Institut Bioteknologi Marin 12. Pengarah,Pusat Pembangunan Sosioekonomi 13. Pengarah, Pusat Pembelajaran Digital Sultanah Nur Zahirah 14. Pengetua Kolej Siswa Sheikh Abdul Malek 15. Pengetua Kolej Siswa Abdul Rahman Limbong 16. Pengarah, Pusat Pengurusan Bakat Akademik 17. Pengarah, Pusat Pembangunan Holistik Pelajar 18. Pengarah, Pusat Pengurusan Teknologi Maklumat 19. Pengarah, Pusat Pengurusan Penyelidikan 20. Pengarah, Pusat Perancangan dan Pembangunan Akademik 21. Pengarah, Makmal Berpusat 22. Pengarah, Pusat Inovasi dan Pemindahan Ilmu 23. Pengarah, Pusat Jaringan dan Penyelidikan ECER 24. Pengarah, Pusat Kesihatan Pelajar 25. Pengarah, Pusat Pembangunan Alumni & Keusahawanan (CADE)
LAMPIRAN A
PEKELILING BENDAHARI BIL. 6 TAHUN 2013 PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT Tujuan 1.
Pekeliling
ini
bertujuan
untuk
memaklumkan
peraturan
mengenai
pengurusan panjar wang runcit di Universiti Malaysia Terengganu. Tafsiran 2.
Melainkan sesuatu itu terjelas maksudnya di dalam Garis Panduan ini, tafsiran di bawah hendaklah dipakai:a. ‘’Bendahari’
bermaksud Bendahari Universiti Malaysia Terengganu
(UMT). b. ‘‘Pegawai’ bermaksud seseorang pegawai UMT yang dilantik secara tetap dan kontrak. c. ‘’Panjar Wang Runcit’
bermaksud sejumlah wang yang diberi
kepada pegawai untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggung terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. Ia boleh juga diguna bagi memberi pendahuluan tunai segera kepada pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan. d. ‘Had Nilai Pembelian’ bermaksud pembayaran bil yang tidak melebihi RM200.00 sahaja bagi setiap satu jenis transaksi.
Walau
bagaimanapun, ia tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya dibayar jika praktik dan berfaedah. e. ‘Rekupan’ bermaksud sejumlah wang imbuhan yang dibayar balik berdasarkan perbelanjaan yang telah dibuat. f. ‘Pemegang Panjar’ bermaksud pegawai di PTJ yang dilantik untuk menguruskan panjar wang runcit g. ‘Pusat
Tanggungjawab
(PTJ)’
bermaksud
Fakulti,
Institut,
Bahagian, Pusat atau mana-mana Jabatan utama dalam susunan pentadbiran. Kuasa meluluskan Panjar Wang Runcit 3.
Kuasa untuk meluluskan permohonan mewujudkan Panjar Wang Runcit dan had nilai adalah di bawah kuasa Bendahari UMT.
Had Nilai Permohonan Panjar Wang Runcit 4.
Had nilai adalah tertakluk kepada had maksimum yang ditentukan oleh Naib Canselor atau mana-mana jawatankuasa yang berkaitan.
Pengurusan Panjar Wang Runcit 5.
Pengurusan Panjar Wang Runcit merangkumi : a. Proses Pengwujudan Panjar Wang Runcit b. Proses Pengendalian Panjar Wang Runcit c. Kehilangan Panjar Wang Runcit
5.1
Proses Pengwujudan Panjar Wang Runcit
Bil
Proses
Tindakan
Mengenalpasti keperluan serta amaun yang 1
diperlukan dalam tempoh satu(1) bulan perbelanjaan dan mengemukakan
Ketua PTJ
permohonan kepada Bendahari. 2
Kelulusan permohonan
Bendahari
3
Menyediakan buku Panjar Wang Runcit
Ketua PTJ
4
Melantik secara rasmi pemegang panjar
Ketua PTJ
5 6
Memaklumkan nama dan no. kad pengenalan pemegang panjar kepada pihak bank. Penyediaan baucer dan cek
Bendahari Bendahari
Tunaikan cek yang diterima dan merekodkan 7
amaun berkenaan ke dalam buku Panjar
Ketua PTJ
Wang Runcit. 8
5.2
Wang yang ditunaikan hendaklah disimpan dalam peti tunai dengan selamat
Pemegang Panjar
Proses Pengendalian Panjar Wang Runcit Proses bayaran panjar wang runcit bermula sebaik sahaja resit
pembelian diterima atau mendahulukan wang tunai.
5.2.1 Bayaran Panjar Wang Runcit a) Bayaran Melalui Resit Pembelian Bil 1
2 3 4 5 6
Proses Pegawai yang menuntut bayaran perlu mengemukakan resit pembelian kepada pemegang panjar dalam tempoh seminggu dari tarikh pembelian dibuat. Semak resit pembelian resit tunai tidak meragukan amaun yang betul Sediakan baucer kecil (Kew. 50) Kelulusan baucer dan rekod dalam buku Panjar Wang Runcit (Kew. 249A) Bayaran tunai kepada pegawai yang menuntut Perakuan penerimaan wang tunai (tandatangan)
Tindakan Pegawai yang membuat tuntutan
Pemegang panjar Pemegang panjar Pegawai yang diberi kuasa Pemegang panjar Pegawai yang membuat tuntutan
b) Pendahuluan Panjar Wang Runcit Bil 1
Proses Kemukakan borang pendahuluan Panjar Wang Runcit (Bend 21)
2
Kelulusan
3
Serah wang tunai Pelarasan Pendahuluan perbelanjaan melebihi pendahuluan – bayar perbezaan tuntutan perbelanjaan kurang dari pendahuluan serah lebihan wang tunai Proses seterusnya (rujuk proses bayaran melalui resit pembelian, bil. 2-6)
4
5
Tindakan Pegawai Pegawai yang diberi kuasa Pemegang Panjar
Pemegang Panjar Pegawai -
5.2.2 Rekupan Panjar Wang Runcit Rekupan
Panjar
Wang
Runcit
hendaklah
dibuat
apabila
perbelanjaan telah mencapai 50% daripada jumlah panjar wang runcit atau sekurang-kurangnya sebulan sekali; mana yang terdahulu. Bil
Proses
Tindakan
1
Susun semua baucer kecil (Kew.50) mengikut tarikh bayaran panjar dan menjumlahkan amaunnya yang selaras dengan rekod dalam buku Panjar Wang Runcit
Pemegang Panjar
2
Penjenisan perbelanjaan mengikut kod belanja
Pemegang Panjar
3
Penutupan akaun pada buku Panjar Wang Runcit dan sediakan surat arahan imbuhan Tandatangan surat arahan dan salinan asal lembaran transaksi
Pemegang Panjar
4 5
Penyediaan baucer dan cek
6
Tunaikan cek dan rekod dalam buku Panjar Wang Runcit
Ketua PTJ Bendahari Pemegang Panjar
5.2.3 Proses Penutupan Panjar Wang Runcit (Akhir Tahun Kewangan) Pada penghujung tahun, semua pemegang panjar hendaklah mengemukakan satu Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit bersamasama rekupan terakhir bagi tahun tersebut pada tarikh yang telah ditetapkan.
5.2.4 Semakan Berkala Oleh Ketua PTJ Ketua PTJ bertanggungjawab untuk melakukan penyemakan secara berkala untuk memastikan: i)
kelulusan diberi untuk semua pembelian wang runcit
ii)
baki wang tunai sama dengan buku wang runcit
iii)
pendahuluan
yang
dibuat
daripada
panjar
diselaraskan dengan segera 5.3
Pertukaran Pegawai Pemegang Panjar Wang Runcit
Sekiranya berlaku pertukaran, pegawai yang bertukar dan mengambil alih perlu membuat penyemakan bersama dan setelah berpuas hati, keduadua pegawai terlibat dikehendaki menandatangani Penyata Penyerahan Wang Runcit (Pertukaran). 5.4
Penutupan Penuh/Sebahagian Panjar Wang Runcit
PTJ boleh membuat penutupan penuh atau sebahagian Panjar Wang Runcit dengan mengemukakan dokumen-dokumen berikut: i)
surat pemohonan penutupan
ii)
wang tunai dan penyata berkaitan
Bendahari hendaklah mengeluarkan resit bagi terimaan wang tunai dimana ia perlu di ‘kontra’ dengan akaun Panjar Wang Runcit.
5.5
Kehilangan Panjar Wang Runcit
Sekiranya berlaku kehilangan Panjar Wang Runcit, tindakan-tindakan yang perlu diambil berdasarkan kepada Arahan Perbendaharaan Bab C (II)– Kehilangan dan Hapus kira. Pemakaian dan Tarikh Berkuatkuasa 6.
Pekeliling ini berkuatkuasa serta-merta mulai tarikh ianya dikeluarkan. Dengan ini, Pekeliling Bendahari Bil 1. Tahun 2006 – Peraturan Panjar Wang Runcit adalah dibatalkan.
Rujukan Kelulusan : Mesyuarat JPKA Minit 6/17/2006 dan Minit 3/18/2006
