Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem

Untuk Sistem Administrator

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem

Untuk Administrator Sistem

Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

1

DAFTAR ISI Daftar Isi 2 Daftar Gambar 3

1 Pendahuluan 4 1.1 Tujuan Pembuatan Dokumen 4 1.2 Deskripsi Umum Sistem 4 2 Sumber Daya Yang Dibutuhkan

6

2.1 Perangkat Lunak 6 2.2 Perangkat Keras 6 2.3 Sumber Daya Manusia 6 3 Membuat Alur Kerja Baru 6 4 Persetujuan Permintaan Perubahan Waktu Pengerjaan 10 5 Persetujuan Permintaan Perubahan Penanggung Jawab Aksi 11 6 Menghapus Komentar Yang Dilaporkan 12 7 Detil Kebutuhan 13 7.1

Kategori, Sub Kategori & Tipe Kebutuhan

8 Informasi Lokasi

13

14

8.1 Provinsi 14 8.2 Kabupaten/ Kota 15 8.3 Kecamatan 16 8.4 Jenjang Pendidikan 17 8.5 Sekolah / Universitas 17 9 Informasi Pengguna 19 9.1 Pengguna 19 9.1.1 Membuat Pengguna Baru 20 9.1.2 Mengubah Informasi Pengguna 21 9.1.3 Menghapus Pengguna 21

9.1.4 Menambahkan Informasi Peran Pengguna

22

9.2 Jabatan 23 9.2.1 Mengubah Nama Role 24 9.2.2 Menghapus Nama Role 24 9.2.3 Menambah Akses Jenjang Pendidikan 25 9.2.4 Menambah Akses Lokasi 25 9.2.5 Menambah Akses Tipe Kebutuhan 26 9.3 Pekerjaan 26

2


DAFTAR GAMBAR Kode

Nama gambar

1.1

Login sistem administrator

1.2

Halaman utama sistem administrator

1.3

Pemilihan kategori dan sub kategori

1.4

Pemilihan tipe kebutuhan

1.5

Pemilihan jenjang pendidikan

1.6

Menambah aksi

1.7

Pop-up aksi

1.8

Daftar aksi

1.9

Menu perubahan waktu pengerjaan

1.10

Daftar permintaan perubahaan waktu pengerjaan

1.11

Menu permintaan perubahaan penanggung jawab

1.12

Daftar permintaan perubahan penanggung jawab

1.13

Daftar komentar yang dilaporkan

1.14

Daftar kategori

1.15

Form isian Kategori baru

1.16

Daftar nama provinsi

1.17

Form isian provinsi baru

1.18

Daftar nama kabupaten /kota

1.19

Form isian kabupaten/kota baru

1.20

Daftar kecamatan

1.21

Form isian kecamatan baru

1.22

Daftar jenjang pendidikan

1.23

Form isian jenjang pendidikan baru

1.24

Daftar satuan pendidikan

1.25

Form isian satuan pendidikan baru

1.26

Sub menu user

1.27

Daftar pengguna

1.28

Form isian pengguna baru

1.29

Perbaharui informasi pengguna

1.30

Pop-up pemberitahuan penghapusan pengguna

1.31

Form isian peran pengguna

1.32

Pop up pemilihan peran pengguna

1.33

Daftar role

1.34

Daftar isian role baru

1.35

Merubah informasi role

1.36

Pop up pemberitahuan penghapusan role

1.37

Memilih jenjang pendidikan

1.38

Pemilihan lokasi

1.39

Menambah akses kebutuhan

1.40

Daftar pekerjaan

1.41

Form pekerjaan baru


3

1. Pendahuluan 1.1 Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen Pedoman Pengelolaan Aplikasi (Administrator Guide) ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut : 1. Panduan pengelolaan aplikasi Bantu Sekolahku meliputi pengelolaan kebutuhan sampai penyelesaian kebutuhan. Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini adalah : 1. Administrator sistem Bantu Sekolahku di UKMP3 Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan 2. Administrator sistem Bantu Sekolahku di pemerintah daerah dan sekolah

1.2 Deskripsi Umum Sistem Pada tahun 2012, Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) dengan dukungan dari Bank Dunia, Uni Eropa dan Kerajaan Belanda mengembangkan sebuah sistem online yang dinamakan dengan “Bantu Sekolahku”. Tujuan Kami adalah untuk mendorong anggota masyarakat dan komunitas sekolah/universitas termasuk juga pemerintah daerah dan anggota kementrian pendidikan dan kebudayaan untuk melaporkan kebutuhankebutuhan yang penting pada sekolah atau universitas sehingga kebutuhankebutuhan tersebtu dapat dicatat dan di selesaikan secara sistematis oleh sistem Pendidikan (termasuk Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, provinsi, kabupaten/kota dan sekolah/universitas itu sendiri) Pemerintah Indonesia dan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan berkomitmen kuat untuk meningkatkan sistem pendidikan dan sumber daya kependidikanan untuk memastikan lingkungan belajar yang optimal bagi anakanak dan generasi muda. Filosofi dibalik Bantu Sekolahku adalah untuk menarik pengetahuan orang tua dan masyarakat, pengalaman dan keinginan untuk meningkatkan institusi kependidikanan dalam langkah konkrit. Kementrian Pendidikan dan Kebudyaan menyadari dan menghargai fakta bahwa orang tua dan anggota komunitas sering memiliki pengertian yang lebih baik mengenai kebutuhan sekolah dan oleh karena itu bersedia untuk bekerja sama dengan mereka untuk mengatasi kesenjangan dalam kualitas pendidikan pada tingkat sekolah. Bantu Sekolahku adalah inisiatif unik pada bagian Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan untuk mengatasi tantangan pengiriman jasa dan kebutuhan akan transparansi dan akuntabilitas melalui penggunaan yang efektif dari ICT dan jaringan sosial. Sistem Bantu Sekolahku akan diintegrasi secara mendalam pada sistem Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan dan distrik-distrik supaya 4


mengakselerasi waktu penyampaian respon dan mempromosikan akuntabilitas yang lebih besar melalui sistem. Desain sistem ini telah di setujui oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, dibawah kepemimpinan Bpk. Patdono Suwigno, Ketua UKMP3 & Staf Khusus Menteri untuk Pengawasan dan Pengembangan Organisasi. Sistem Bantu Sekolahku akan didukung oleh Peraturan Mentri yang jelas atau setara yang memberi kewenangan tenaga kependidikan di semua tingkatan (pusat, provinsi, kabupaten, dan lain-lain) untuk mendukung dan menggunakannya, baik utnuk mengecek kebutuhan dan untuk memastikan bahwa kebutuhan tersebut terpenuhi. Sistem ini akan disosialisasikan secara luas, di semua tingkat sistem pendidikan (termasuk sekolah dan universitas).


5

2. Sumber Daya Yang Dibutuhkan 2.1 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : •

Browser Internet Explorer minimum versi 9.0, Mozilla Firefox minimum versi 4.0 ataupun Google Chrome minimum versi 10.0 ataupun browser lainnya yang mendukung HTML5.

2.2 Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengakses aplikasi adalah : •

Komputer atau notebook dengan sistem operasi baik Windows, Linux atau MacOS.

2.3 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang dimaksud disini adalah pejabat yang memiliki hak untuk mengakses menu administrator.

3 Membuat Alur Kerja Baru Alur kerja pada sistem Bantu Sekolahku merupakan kombinasi aksi-aksi antara tipe kebutuhan dengan jenjang pendidikan. Alur kerja ini akan secara otomatis tampil pada detil kebutuhan ketika pengguna berhasil melaporkan kebutuhannya. Untuk membuat alur kerja baru pada Bantu Sekolahku, silakan login dengan menggunakan nama pengguna “sba”.

Gambar 1.1: Login sistem administrator 6


Berikut adalah tampilan ketika pengguna berhasil masuk dengan hak akses sebagai Sistem Administrator :

Gambar 1.2 : Halaman utama sistem administrator Pada menu SuMS Super Admin, pilih sub menu Workflow. Akan tampil halaman untuk menyaring nama kategori dan sub kategori yang akan dibuatkan alur kerjanya.

Gambar 1.3: Pemilihan kategori dan sub kategori


7

Pilih salah satu kategori pada dropdown category, kemudian pilih sub kategori pada dropdown option, dan klik tombol Search. Akan tampil tipe-tipe kebutuhan yang berkaitan dengan kategori dan sub kategori yang dipilih.

Gambar 1.4 : Pemilihan tipe kebutuhan Pada kolom Actions, klik ikon berwana biru dan akan muncul tampilan untuk memilih jenjang pendidikan yang akan dibuatkan alur kerjanya.

Gambar 1.5: Pemilihan jenjang pendidikan

Anda dapat memilih jenjang pendidikan pada kolom field dropdown Grade. Setelah menentukan jenjang pendidikan, kemudian klik tombol Next maka akan tampil layar untuk mengisi aksi-aksi yang berkaitan dengan tipe kebutuhan dan jenjang yang dipilih.

8


Gambar 1.6: Menambah aksi Klik tombol Add Action untuk menambahkan aksi. Berikut adalah pop-up yang tampil ketika pengguna menambah aksi :

Gambar 1.7: Pop-up aksi Keterangan pop-up : Nama Field

Keterangan

Person In charge

Diisi dengan pejabat yang terkait aksi

Due date – fixed Diisi jika aksi tersebut dilakukan tepat setiap tanggal yang dipilih Due date – relative

Diisi jika aksi tersebut dilakukan per jangka waktu tertentu (setiap minggu, setiap bulan)

Description

Diisi dengan nama aksi.

Klik tombol Save untuk menyimpan aksi.


9

Gambar 1.8: Daftar aksi Pengguna dapat menambah aksi ataupun mengubah aksi yang sudah disimpan. Untuk merubah aksi yang sudah tersimpan klik ikon atau klik ikon untuk menon-aktifkan aksi tersebut.

4 Persetujuan Permintaan Perubahan Waktu Pengerjaan Setiap permintaan perubahan waktu yang diajukan oleh penanggung jawab aksi, akan tampil pada menu sistem administrator dengan masuk sebagai “sums_admin” dan kata kunci “admin”. Berikut adalah tampilan ketika pengguna berhasil masuk :

Gambar 1.9: Menu perubahan waktu pengerjaan 10


Pada menu Request, pilih sub menu Change Deadline untuk melihat permintaan-permintaan perubahan waktu pengerjaan yang diminta oleh pejabat penanggung jawab dalam menyelesaikan kebutuhan yang diposting. Berikut adalah tampilan daftar setiap permintaan perubahan waktu pengerjaan oleh penanggung jawab aksi :

Gambar 1.10: Daftar permintaan perubahaan waktu pengerjaan Jika permintaan tersebut disetujui, klik pada ikon klik pada ikon .

dan jika tidak disetujui

5 Persetujuan Permintaan Perubahan Penanggung Jawab Aksi Setiap permintaan perubahan penanggung jawab yang diajukan oleh penanggung jawab aksi, akan tampil pada menu Sistem Administrator dengan masuk sebagai “sums_admin” dan kata kunci “admin”. Berikut adalah tampilan ketika pengguna berhasil masuk:

Gambar 1.11: Menu permintaan perubahaan penanggung jawab Pada menu Request, pilih sub menu Change PIC untuk melihat permintaanpermintaan perubahan penanggung jawab yang diminta oleh pejabat yang merasa aksi yang ditugaskan bukan bagian dari tanggung jawab mereka. PiC (Person in Charge) disini adalah penanggung jawab terhadap aksi dari masingmasing alur kerja. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

11

Berikut adalah tampilan daftar setiap permintaan perubahan penanggung jawab oleh penanggung jawab aksi :

Gambar 1.12: Daftar permintaan perubahan penanggung jawab Jika permintaan tersebut disetujui, klik pada ikon klik pada ikon .

dan jika tidak disetujui

6 Menghapus Komentar Yang Dilaporkan Pengguna dapat melaporkan komentar-komentar yang tidak sesuai atau tidak pantas pada aplikasi Bantu Sekolahku. Setiap komentar-komentar yang dilaporkan akan tampil pada menu administrator. Untuk mengakses nya pengguna harus masuk dengan nama pengguna “sums_admin” dan kata sandi “admin”. Berikut adalah tampilan daftar komentar yang dilaporkan beserta alasan pelaporannya :

Gambar 1.13 : Daftar komentar yang dilaporkan Klik pada ikon untuk menghapus komentar tersebut atau klik pada ikon untuk menuju detil komentar.

12


7 Detil Kebutuhan Pada aplikasi Bantu Sekolahku, kebutuhan dikelompokan kedalam beberapa tingkatan yaitu, Kategori, Sub Kategori dan Tipe Kebutuhan.

7.1 Kategori, Sub Kategori & Tipe Kebutuhan Untuk membuat Kategori, Sub Kategori dan Tipe Kebutuhan yang baru, pada Menu SuMS admin pilih Sub-Menu Category maka akan tampil form kategori yang sudah pernah dimasukan.

Gambar 1.14: Daftar kategori Klik tombol New Category maka form untuk membuat kategori baru akan tampil.

Gambar 1.15: Form isian Kategori baru Lengkapi form isian Kategori lain pada field Master jika Anda akan membuat Sub Kategori dan atau pilih Sub Kategori jika Anda akan membuat Tipe Kebutuhan. Klik Tombol Save.


13

8 Informasi Lokasi 8.1 Provinsi Menu Provinsi merupakan menu referensi yang data-datanya digunakan ketika melakukan pencarian satuan pendidikan dan atau pencarian kebutuhan berdasarkan lokasi. Untuk mengakses menu ini pada menu SuMS Admin, pilih sub menu Province maka daftar provinsi yang telah dibuat akan tampil.

Gambar1.16: Daftar nama provinsi Klik pada tombol New Province, maka akan tampil form isian untuk menambah provinsi baru.

Gambar 1.17 : Form isian provinsi baru Isi form tersebut kemudian klik Save untuk menyimpan.

14


8.2 Kabupaten/ Kota Untuk membuat referensi Kabupaten / Kota pada menu SuMS Admin pilih dan klik tombol City/Regency. Akan tampil daftar kabupaten / kota yang pernah dimasukan sebelumnya.

Gambar 1.18: Daftar nama kabupaten /kota Klik tombol New City untuk menambahkan kabupaten baru. Berikut adalah tampilan form isian kabupaten.

Gambar 1.19: Form isian kabupaten/kota baru Lengkapi form isian tersebut kemudian klik tombol Save untuk menyimpan data kabupaten/kota. Pengguna juga dapat mengubah data kabupaten jika terjadi kesalahan ketika menyimpan data tersebut. Untuk mengubah data kabupaten pada daftar kabupaten klik ikon atau klik ikon untuk menghapus data kabupaten/kota.


15

8.3 Kecamatan Menu Kecamatan juga merupakan menu referensi yang digunakan untuk melakukan penyaringan berdasarkan lokasi baik ketika digunakan dalam pencarian satuan pendidikan maupun ketika membuat kebutuhan. Untuk membuat kecamatan baru, pada menu SuMS Admin pilih sub menu Subdistrict. Berikut adalah tampilan ketika pengguna membuka menu Subdistrict.

Gambar 1.20: Daftar kecamatan Klik tombol New Subdistrict untuk membuat kecamatan baru. Berikut adalah form isian kecamatan baru :

Gambar 1.21: Form isian kecamatan baru Lengkapi isian tersebut kemudian klik tombol Save untuk menyimpan.

16


8.4 Jenjang Pendidikan Untuk membuat jenjang pendidikan (sekolah/universitas) baru, pada Menu SuMS Admin pilih sub menu Education Unit Grade. Daftar jenjang pendidikan akan tampil.

Gambar 1.22 : Daftar jenjang pendidikan Klik tombol New School Grade maka akan tampil form isian untuk membuat jenjang satuan pendidikan baru.

Gambar 1.23 : Form isian jenjang pendidikan baru Lengkapi form isian tersebut kemudian klik tombol Save.

8.5 Sekolah / Universitas Pada menu SuMS Admin pilih Education Unit. Daftar satuan pendidikan akan tampil.

Gambar 1.24 : Daftar satuan pendidikan Pilih tombol New Education Unit dan akan tampil form isian untuk membuat satuan pendidikan baru. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

17

Gambar 1.25 : Form isian satuan pendidikan baru Lengkapi form isian tersebut kemudian klik tombol Save.

18


9 Informasi Pengguna 9.1 Pengguna Pengguna adalah setiap individu yang memiliki hak akses kepada aplikasi baik yang berperan sebagai pejabat pemerintah maupun sebagai pengguna umum. Untuk membuat pengguna baru dalam hal ini pengguna yang memiliki peranan dalam penyelesaian kebutuhan yang diposting, dari menu Admin pilih sub menu User.

Gambar 1.26 : Sub menu User Berikut adalah tampilan ketika sub menu User dipilih :

Gambar 1.27 : Daftar pengguna Fitur yang ada pada menu ini adalah sebagai berikut : •

Membuat pengguna baru

•

Mengubah informasi pengguna

•

Menghapus pengguna

•

Menambahkan informasi peran pengguna


19

9.1.1 Membuat Pengguna Baru Untuk membuat pengguna baru pada daftar pengguna klik tombol New User. Tampilan form isian pengguna akan tampil seperti berikut :

Gambar 1.28 : Form isian pengguna baru Lengkapi informasi yang ada terutama yang bertanda bintang kemudian klik tombol Save untuk menyimpan informasi pengguna.

20


9.1.2 Mengubah Informasi Pengguna Setiap pengguna yang terdaptar Administrator dapat melakukan perubahan terkait dengan informasi pengguna tersebut. Untuk merubah informasi pengguna pada daftar pengguna klik ikon maka akan tampil form isian pengguna dengan beberapa informasi yang sudah terisi untuk di perbaharui.

Gambar 1.29 : Perbaharui informasi pengguna Klik tombol Save untuk memperbaharui informasi pengguna.

9.1.3 Menghapus Pengguna Pengguna-pengguna yang sudah tidak aktif atau yang dianggap postingannya mengandung informasi yang tidak sesuai dapat dihapus oleh administrator. Untuk menghapus pengguna tersebut Klik pada ikon . Akan tampil pop-up pemberitahuan bahwa Administrator akan menghapus pengguna yang dipilih.

Gambar 1.30 : Pop-up pemberitahuan penghapusan pengguna Klik OK untuk memproses atau Cancel untuk membatalkan.


21

9.1.4 Menambahkan Informasi Peran Pengguna Pengguna-pengguna yang dibuat sebelumnya belum memiliki hak akses pada aplikasi. Untuk menambahkan hak akses pada aplikasi, klik pada ikon maka akan muncul form berikut :

Gambar 1.31 : Form isian peran pengguna pada field isian Role, klik tombol Choose maka akan tampil pop up untuk memilih peran mana yang akan diberikan kepada pengguna.

Gambar 1.32 : Pop up pemilihan peran pengguna Klik pada Tombol biru untuk memilih kemudian klik Save. Pengguna berhasil memiliki hak akses sesuai peran yang diberikan.

22


9.2 Jabatan Untuk menambah informasi jabatan, pada menu SuMS Super Admin, pilih Role. Daftar role akan tampil.

Gambar 1.33 : Daftar role Klik tombol New Role maka form isian untuk membuat role baru akan tampil.

Gambar 1.34 : Daftar isian role baru Lengkapi form tersebut kemudian setelah selesai klik tombol Save. Pada daftar Role, ketikkan role yang telah dibuat tadi. Akan terdapat beberapa ikon pada sisi kanan role tersebut. Berikut adalah keterangan masing-masing ikon: Ikon Keterangan

Mengubah nama role

Menghapus nama role

Menambah akses jenjang pendidikan

Menambah akses lokasi

Menambah akses tipe kebutuhan


23

9.2.1 Mengubah Nama Role Jika ada kesalahan pada penulisan nama role yang telah dibuat itu dapat diperbaiki dengan memilih ikon ini . Ketika memilih ikon Edit, akan tampil form isian yang telah terisi dengan detil role yang telah dibuat sebelumnya.

Gambar : 1.35 : Merubah informasi role Rubah nama role yang salah kemudian klik tombol Save.

9.2.2 Menghapus Nama Role Untuk menghapus Role yang telah dibuat, klik ikon , maka akan tampil pop up konfirmasi bahwa Administrator akan menghapus role tersebut.

Gambar 1.36: Pop up pemberitahuan penghapusan role Klik OK untuk konfirmasi penghapusan, atau klik Cancel untuk membatalkan.

24


9.2.3 Menambah Akses Jenjang Pendidikan Setiap role dapat memiliki akses jenjang pendidikan yang berbeda. Untuk mengatur jenjang pendidikan yang dapat diakses oleh role yang telah dibuat, klik ikon . Akan tampil form isian dimana Administrator dapat memilih satu atau lebih jenjang pendidikan.

Gambar 1.37: Memilih jenjang pendidikan Klik tombol Save untuk menyimpan atau Next jika ingin menambah Akses Lokasi.

9.2.4 Menambah Akses Lokasi Untuk menambah akses lokasi, klik pada ikon . Akan tampil form dimana Administrator dapat memilih Provinsi yang dapat diakses oleh role yang dibuat.

Gambar 1.38: Pemilihan lokasi Klik tombol Save untuk menyimpan atau Next untuk menambah Akses Tipe Kebutuhan. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

25

9.2.5 Menambah Akses Tipe Kebutuhan Setiap role dapat memiliki lebih dari satu akses terhadap masing-masing tipe kebutuhan. Untuk menambah akses tipe kebutuhan silakan klik ikon . Akan tampil form pilihan tipe kebutuhan.

Gambar 1.39 : Menambah akses kebutuhan Pilih tipe kebutuhan tersebut kemudian klik tombol Save.

9.3 Pekerjaan Menu Pekerjaan disini adalah menu yang digunakan sebagai referensi pengguna yang melakukan pendaftaran akun pada website Bantu Sekolahku. Dengan pengelompokan pekerjaan pengguna dapat menghasilkan laporan kalangan mana saja yang mengakses aplikasi. Untuk menambah referensi pekerjaan pada menu SuMS Admin pilih sub menu Jobs. Akan tampil nama-nama pekerjaan yang pernah dimasukan sebelumnya.

Gambar 1.40: Daftar pekerjaan Klik tombol New Job untuk membuat pekerjaan baru. 26


Berikut adalah form isian pembuatan pekerjaan baru :

Gambar 1.41: Form pekerjaan baru Isi form tersebut kemudian klik tombol Save untuk meyimpan informasi pekerjaan.


27

28


ALAMAT SEKRETARIAT BANTU SEKOLAHKU : Unit Kerja Menteri Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKMPPP) Gedung A, Lantai 2 Kompleks Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jl. Jendral Sudirman, Senayan, Jakarta Tel. 021-5747208 Email: [email protected] [email protected]

Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem

Recommend Documents