ONZE WAARDEN EN NORMEN

ONZE WAARDEN EN NORMEN DE BASIS VAN ONS SUCCES

Gedragscode | Editie III Gedragscode Editie III

1

Beste collega’s, Het is iets langer dan tien jaar geleden dat wij voor het eerst het boekje Onze waarden en normen introduceerden in 1999. Deze twaalf jaar is een tijd geweest van verbazingwekkende verandering in ons bedrijf, onze industrie en zelfs in onze wereld. We werden geconfronteerd, en zullen dat blijven worden, met nieuwe technologie, nieuw leiderschap, nieuwe organisatiestructuren, nieuwe bedrijfsmodellen en nieuwe manieren om zaken te doen op elk niveau van ons bedrijf. En toch, als ik zo door dit boekje blader, sta ik versteld van de onwrikbaarheid van onze fundamentele waarden en normen, die onze operations effectief blijven sturen in deze snel veranderende omgeving. Eerlijkheid, integriteit en hoge gedragsmaatstaven blijven de basis waar we het nieuwe bedrijf op bouwen. De derde editie van Onze waarden en normen herhaalt die blijvende waarden en normen, en vernieuwt deze waar nodig om nieuwe uitdagingen te beslaan. Zo zult u bijvoorbeeld in deze editie normen vinden over het gebruik van sociale media, maar ook versterkte normen over privacy. Ik vraag u de tijd te nemen om deze editie van Onze waarden en normen grondig door te nemen, en te reflecteren hoe ieder van ons deze ethiek en integriteit verder uit kan dragen in de manieren waarop wij patiënten van dienst zijn. Onze missie is om te ontdekken, te ontwikkelen en innovatieve producten en diensten te bieden die levens redden en verbeteren. Hoe we ook veranderen en groeien, de kern van wie we zijn, in de vorm van onze waarden en normen, zal niet veranderen. En die waarden en normen zullen altijd de basis zijn van het succes van ons bedrijf. Met vriendelijke groet,

Kenneth C. Frazier Chairman, President en Chief Executive Officer

Gedragscode Editie III

1

AANVULLENDE ASSISTENTIE

INHOUDSOPGAVE

Bronnen voor onze werknemers Supervisor of manager U dient te starten door de persoon te raadplegen die uw verantwoordelijkheidsgebied het beste begrijpt: uw supervisor. Human Resources (Personeelszaken) Voor werknemers gerelateerde vragen, zoals bezorgdheden betreffende het management en/of andere werknemers, dient u contact op te nemen met de Human Resources vertegenwoordiger van uw locatie. Legal Department (Juridische afdeling) De Legal Department kan richtlijnen bieden over vragen betreffende wetgeving en acceptabele bedrijfspraktijken. Juristen zijn toegewezen aan iedere bedrijfsgroep. Financieel directeur Voor vragen betreffende financiële zaken, kunt u contact opnemen met de Financieel directeur toegewezen aan uw bedrijfsunit.

Ethics is een beschikbare bedrijfsbron om dergelijke vragen te beantwoorden of bezorgdheden te behandelen. Wij moedigen u aan om wanneer dan ook contact op te nemen met de Office of Ethics voor zaken die gerelateerd zijn aan onze waarden en normen, of om bezorgdheden te bespreken over mogelijke overtredingen van onze normen, wetten of voorschriften. Iedere werknemer of derde partij die zaken betreffende het bedrijfspraktijk aan de orde brengt, zal tegen vergeldingsacties worden beschermd. Deze bescherming geldt ook voor iedere persoon die informatie uitgeeft met betrekking tot een onderzoek. OM CONTACT OP TE NEMEN MET DE OFFICE OF ETHICS • Gratis telefoonnummer: 1 (800) 990-1146 Vertrouwelijk faxnummer: 1 (908) 259-3788 • E-mail: [email protected]

Global Compliance Organization (Globale compliantie organisatie) Onze divisie, regionale en landelijke compliance managers kunnen u helpen bij zaken omtrent ons beleid en bedrijfspraktijken. Daarnaast kunnen vertegenwoordigers u assisteren van onze Global Compliance Organization, inclusief de Office of Ethics (Kantoor van ethiek), Privacy Office (Privacykantoor) en Global Safety and the Environment (Globale veiligheid en het milieu). Office of Ethics Er kunnen zich situaties voordoen waarbij u er de voorkeur aan geeft om uw vragen of bezorgdheden over onze waarden en normen te bespreken met iemand van buiten uw divisie/locatie. De Office of

De AdviceLine (Advieslijn) De AdviceLine is onze confidentiële buitenlijn die tot uw beschikking staat om bezorgdheden en mogelijke overtredingen van onze waarden en normen aan te kaarten. Het is 24-uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar. Vertalers zijn beschikbaar om u bij te staan. OM CONTACT OPTE NEMEN MET DE ADVICELINE • Online toegang via http://www.TheAdviceLine.com • Rechtstreeks gratis telefoonnr.: 1 (877) 319-0273 • Bel collect door contact op te nemen met uw lokale telefoniste en vraag doorverbonden te worden met 1 (704) 323-4005

Auditcomité van de Board of Directors Het auditcomité van de Board of Directors heeft een proces gecreëerd waarbij werknemers een klacht aan de orde kunnen stellen over accounting, interne controles of auditing zaken bij het auditcomité, en voor de confidentiële of anonieme inbreng van zaken over verdachte accounting of auditing. Als u vragen of bezorgdheden wilt voorleggen aan het auditcomité, kunt u dat doen door contact op te nemen met de Office of Ethics, of de AdviceLine via de bovenstaande telefoonnummers. Uw zorg zal worden doorgestuurd naar de voorzitter van het auditcomité van de Board.

2


Inleiding ………………………………………………………………………………………………………… Hulpbronnen …………………………………………………………………………………………………… Onze klanten…………………………………………………………………………………………………… Kwaliteit, product en service……………………………………………………………………………… Negatieve ervaringen of klachten over productkwaliteit………………………………………… Eerlijke communicatie……………………………………………………………………………………… Klinisch onderzoek………………………………………………………………………………………… Wetenschappelijke en academische integriteit…………………………………………………… Post-marketing klinisch onderzoek…………………………………………………………………… Giften en gastvrijheid……………………………………………………………………………………… Geven van giften………………………………………………………………………………………… Ontvangen van giften…………………………………………………………………………………… Maaltijden aanbieden en andere vormen van gastvrijheid……………………………………… Uitnodigingen voor conferenties/symposia…………………………………………………………… Eerlijke concurrentie………………………………………………………………………………………… Verzamelen van concurrentiegegevens……………………………………………………………… Databescherming en privacy van patiënt/consument………………………………………………… Onze medewerkers…………………………………………………………………………………………… Onze werkomgeving………………………………………………………………………………………… Privacy van medewerkers……………………………………………………………………………… Eerlijke behandeling………………………………………………………………………………………… Gezondheid en veiligheid………………………………………………………………………………… Drugs- en alcoholmisbruik……………………………………………………………………………… Intimidatie op de werkplek………………………………………………………………………………… Geweld op de werkvloer……………………………………………………………………………… Seksuele intimidatie…………………………………………………………………………………… In dienst nemen van familie en vrienden……………………………………………………………… Onze aandeelhouders………………………………………………………………………………………… Belangenverstrengeling…………………………………………………………………………………… Gebruik van bedrijfseigendommen……………………………………………………………………… Persoonlijk gebruik van communicatiemiddelen……………………………………………………… Gebruik van sociale media………………………………………………………………………………… Bescherming van bedrijfsinformatie…………………………………………………………………… Juistheid van boeken/bestanden………………………………………………………………………… Juistheid van openbaarmakingen…………………………………………………………………… Handel met voorkennis…………………………………………………………………………………… Onze leveranciers……………………………………………………………………………………………… Selectie van leveranciers…………………………………………………………………………………… Behandeling van leveranciers…………………………………………………………………………… Ontvangen van giften……………………………………………………………………………………… Accepteren van maaltijden of andere vormen van gastvrijheid………………………………… Onze gemeenschappen en samenleving…………………………………………………………………… Liefdadigheid en investering in gemeenschap………………………………………………………… Mensenrechten…………………………………………………………………………………………… Openbare communicatie…………………………………………………………………………………… Zorg voor het milieu………………………………………………………………………………………… Operationele praktijken…………………………………………………………………………………… Welzijn van dieren…………………………………………………………………………………………… Ongepaste betalingen……………………………………………………………………………………… Gebruik en selectie van agenten……………………………………………………………………… Naleving van wetgeving, regels en voorschriften…………………………………………………… Amerikaanse gezondheidszorgwetgeving…………………………………………………………… Boycotten………………………………………………………………………………………………… Economische sancties en andere import/export bepalingen…………………………………… Politieke activiteiten……………………………………………………………………………………… Zorgen melden………………………………………………………………………………………………… Onderzoek naar mogelijk wangedrag…………………………………………………………………… Anonimiteit en vertrouwelijkheid………………………………………………………………………… Vergeldingen………………………………………………………………………………………………… Management verantwoordelijkheden voor creatie van cultuur waarin het veilig is om te praten………………………………………………………………………………… Richtlijnen voor het aankaarten van bezorgdheden………………………………………………… Richtlijnen voor het ontvangen van bezorgdheden…………………………………………………… Verklarende woordenlijst…………………………………………………………………………………… Gedragscode Editie III

4 6 7 7 7 7 8 9 9 9 9 10 11 11 12 12 13 15 15 15 16 16 16 17 17 17 18 19 19 20 20 21 22 23 23 24 25 25 25 25 26 27 27 27 28 28 29 29 29 30 30 30 31 31 31 32 33 33 34 34 35 35 37

3

INLEIDING DOEL Onze waarden en normen zijn altijd de basis geweest van ons succes. Deze wekken vertrouwen bij de medische gemeenschap, overheid, autoriteiten, financiële markten, onze klanten, consumenten en patiënten - die allemaal essentieel zijn voor ons succes. Nog belangrijker is dat deze waarden het geloof en vertrouwen inspireren van onze medewerkers - wat in ieder van ons een gevoel van trots wekt en de wil om geweldige dingen te bereiken. Ja, wij geven veel om de behaalde resultaten. Maar wij geven net zo veel om hoe wij deze behalen. De afgelopen jaren hebben grote verandering gebracht in de manier waarop wij onze zaken doen. Maar hoe we ook veranderen en groeien, de kern van wie wij zijn blijft altijd hetzelfde - het bieden van innovatieve, distinctieve producten en diensten die levens redden en verbeteren.

‘Wij proberen nooit te vergeten dat medicatie voor de mensen is. Het is niet voor de winst. De winst volgt, en als we dat hebben onthouden, zal het nooit wegblijven. Hoe kunnen wij de beste medicatie bij ieder mens brengen? Wij kunnen niet stilzitten totdat er met onze hulp een manier is gevonden om onze beste prestaties aan iedereen te bieden.’

Toepasbaarheid Deze gedragscode en al het relevante bedrijfsbeleid zijn op iedereen van toepassing die namens het bedrijf zaken doet - inclusief medewerkers, executive officers (bijv. chief executive officer, chief financial officer, controller, etc.), leden van de Board of Directors, agenten, consultants, ingehuurde krachten of anderen, bij het omgaan met bedrijfszaken. Indien uitzonderlijke medewerkerssituaties een vrijstelling vereisen van de bedrijfsnormen, dient die vrijstelling behandeld te worden door een manager met de juiste autorisatie. Executive officers of leden van de Board of Directors kunnen alleen een vrijstelling krijgen door de Board of Directors of een Boardcomité. Een dergelijke vrijstelling moet legaal zijn en direct bekend worden gemaakt bij de aandeelhouders.

Wij geloven dat al onze stakeholders recht hebben op kennis over onze bedrijfspraktijken. Het boekje Onze waarden en normen is openbaar.

ONZE WAARDEN EN NORMEN

Toerekenbaarheid Ieder van ons is verantwoordelijk voor het toepassen van de in deze code uitgeschreven waarden en normen, voor naleving van relevant bedrijfsbeleid en voor het aankaarten van vragen of bezorgdheden betreffende het al dan niet voldoen aan de normen. Overtreding van de code kan resulteren in een verscheidenheid aan correctieve acties, en kan in sommige gevallen resulteren in disciplinaire actie tot, en inclusief ontslag. Beschikbaarheid Wij geloven dat al onze stakeholders recht hebben op kennis over onze bedrijfspraktijken. Het boekje Onze waarden en normen is openbaar.

– George W. Merck

--

De bovenstaande uitspraak van George W. Merck in 1950, dat ‘medicatie voor de mensen is’, geeft onze waarden en ambities weer. Maar soms is het niet duidelijk wat het betekent in onze dagelijkse activiteiten en beslissingen als leden van onze gemeenschap. Dit boekje illustreert hoe onze waarden worden toegepast in gedragingen bij elk van onze belangrijkste stakeholders: klanten, werknemers, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschappen.

Onze klanten

Onze medewerkers

Onze aandeelhouders

Ons bedrijf draait om het beschermen en verbeteren van menselijk leven en diergezondheid. Al onze acties moeten worden gemeten door ons succes in het behalen van dit doel. Wij waarderen ons vermogen om patiënten en consumenten van dienst te zijn, die profijt kunnen hebben bij het juiste gebruik van onze producten en diensten. We zijn toegewijd aan het bieden van professionele excellentie en gezondheidssystemen van het hoogste niveau. Wij streven er naar om de belangrijkste behoefte van gezondheidszorgprofessionals en consumenten te identificeren, en we wijden onze bronnen aan het tegemoet komen aan deze behoefte.

Ons vermogen om te slagen is afhankelijk van de integriteit, kennis, verbeeldingskracht, vaardigheid, diversiteit, flexibiliteit en teamwork van onze werknemers. Daarom streven we er naar een omgeving te creëren van wederzijds respect, aanmoediging en teamwerk - een werkomgeving die toewijding en prestatie beloont en tracht te voldoen aan de behoeften van medewerkers.

Wij herkennen dat ons vermogen om onze doelen te behalen afhankelijk is van het in stand houden van een financiële prestatie die investering aanmoedigt in marktleidend onderzoek en ontwikkeling. Dit stelt ons in staat om effectieve producten en innovatieve diensten te leveren. We streven er naar om eerlijke, accurate en tijdige informatie te leveren aan onze aandeelhouders over onze prestaties en om heldere bekendmakingen te doen in alle openbare rapporten en communicatie.

Wij proberen een werkplaatsatmosfeer te bieden die hooggetalenteerde mensen aantrekt en hen bijstaat in het ontplooien van hun potentieel. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat van vertrouwen en respect, en het promoten van een productieve werkomgeving. Deze verantwoordelijkheden zijn ingelijfd in onze leiderschapsgedragingen. Zie pagina 40.

Onze leveranciers Wij geloven in het ontwikkelen van wederzijds profijtelijke relaties met onze leveranciers. Wij herkennen dat ze belangrijke partners zijn in ons succes en we behandelen ze eerlijk, rechtvaardig en met respect. Wij verwachten ook dat ze zakelijke activiteiten voor of namens het bedrijf in overeenstemming doen met bedrijfswaarden en -normen die overeenkomen met die van ons.

Onze gemeenschappen en samenleving Een goede ‘Corporate Citizen’ zijn wil zeggen dat we van toepassing zijnde wetten, regels en bepalingen naleven. Daarnaast dienen we onze maatschappij, van de lokale gemeenschappen waar we werken, tot op nationale en internationale niveaus, door programma’s te sponsoren, inclusief programma’s die gezondheid verbeteren en duurzaamheid van het milieu promoten. Al onze activiteiten worden geleid door ons zakelijk verantwoordelijkheidsprincipe: ‘Helping the world be well’ (De wereld helpen gezond te zijn).

Als u vragen of bezorgdheden hebt, ga dan naar de pagina met aanvullende assistentie.

4



5

BRONNEN

ONZE KLANTEN

Geen richtlijn, hoe gedetailleerd dan ook, kan alle uitdagingen beslaan waar wij in ons werk te maken mee kunnen krijgen. Daarom zijn er aanvullende bronnen die we kunnen gebruiken wanneer we vragen hebben over zakelijk gedrag.

PRODUCT- EN SERVICEKWALITEIT Wij zijn toegewijd aan het voldoen aan of overtreffen van de eisen van onze klanten en autoriteiten betreffende onderzoek, ontwikkeling, productie, verpakken, testen, bevoorrading en marketing van onze producten. Kwaliteit betekent constant voldoen aan eisen en verwachtingen door binnen een acceptabel tijdsframe producten en diensten te leveren van de hoogste kwaliteit. Onze klanten omvatten patiënten, consumenten, gezondheidszorg professionals, gezondheidszorgorganisaties, overheid, groothandelaren en distributeurs.

Dit boekje dient als handleiding voor onze normen, inclusief veel gestelde vragen, en is niet bedoeld als allesomvattende beschrijving van ons bedrijfsbeleid en normen. In dit boekje zult u antwoorden vinden op echte vragen van werknemers. Aanvullende informatie op een aantal zaken kan worden gevonden bij het relevante bedrijfsbeleid. Als uw vragen niet volledig in deze bronnen worden beantwoord, is de volgende stap de vraag voor te leggen aan uw manager. Andere bronnen staan u ook ter beschikking - inclusief specialisten in Legal Finance, Corporate Audit, Human Resources, Global Compliance, de Office of Ethics en de AdviceLine. (Voor meer informatie over het contact opnemen met en gebruik maken van deze bronnen, gaat u naar de pagina met aanvullende assistentie.) U kunt al deze bronnen gebruiken wanneer u verduidelijking nodig hebt over beleid, hulp nodig hebt bij omgaan met ‘grijze gebieden’, of wanneer u bezorgd bent over mogelijke overtredingen van onze normen, wetten en bepalingen. BESLUITNAME TEST

Maak bij het zoeken naar antwoorden op vragen over zakelijk gedrag, gebruik van de zakelijke hulpbronnen zoals aangegeven in dit boekje.

V A V A

De besluitname test is een verzameling criteria die u kunt gebruiken bij het bepalen van het juiste actieplan. Stel uzelf gewoon de volgende vraag: • Is de actie legaal? • Voldoet het aan de beschrijving van onze normen en ons beleid? • Voldoet het aan het idee achter onze normen en ons beleid? • H oe zou het in de krant overkomen? Zou het ongepast lijken of u in verlegenheid brengen? Als u er niet zeker van bent wat te doen, neem dan contact op met uw manager en de bronnen beschreven op de pagina met aanvullende assistentie voor richtlijnen.

V A

6


Veel van deze onderwerpen lijken niet op mij van toepassing te zijn. Waarom heeft dit boekje betrekking op mij? Als bedrijfsbreed document zullen sommige secties en onderwerpen relevanter zijn voor bepaalde functies of afdelingen dan andere. Het kan echter handig zijn om er bewust van te zijn hoe zaken gedaan worden in verschillende gebieden van het bedrijf. Waarom hebben we één boekje over normen? Waarom hebben we geen regionale boekjes die zaken behandelen die relevanter zijn voor bepaalde locaties? Onze waarden en normen zijn universeel. We streven er naar om op elke locatie zaken te doen met dezelfde hoge ethische normen. Tegelijk weten we dat de werkelijke toepassing van deze normen, wetten en bepalingen per locatie kan verschillen. Het bedrijf biedt hulpbronnen om de specifieke zaken te behandelen binnen een bepaalde regio. Naast de bedrijfsbrede bronnen zoals Global Compliance Organization, de Office of Ethics en de AdviceLine, kunt u ook uw manager, de vertegenwoordiger van personeelszaken, de divisie jurist, uw regionale financieel directeur en compliance officers van de divisie, regio of land raadplegen. Ik ben een manager en één van mijn medewerkers heeft bij mij een bedrijfsethische zaak aangekaart. Ik weet niet zeker hoe ik met de situatie moet omgaan. Welke bronnen kan ik gebruiken? In de meeste gevallen is de beste eerste stap het benaderen van uw eigen manager. Daarnaast is de Office of Ethics beschikbaar om u bij te staan bij bedrijfsethische zaken, en kan u helpen bij het vinden van een oplossing op uw probleem.

Verbetering van kwaliteit binnen alle gebieden van ons bedrijf, van productonderzoek in onze laboratoria tot patiëntgebruik van onze producten en diensten, is noodzakelijk voor het bieden van innovatieve producten en diensten die de kwaliteit van het leven verbeteren. Het behalen van onze kwaliteitsdoelen is afhankelijk van ons vermogen om te luisteren naar de klanten en de klantbehoefte te respecteren in iedere bedrijfsactiviteit.

V A

We streven er naar producten, diensten en informatie van hoge kwaliteit te leveren.

V A

We lopen achter op schema en staan erg onder druk. Mogen we een paar productiestappen overslaan om de productie te versnellen? Waarschijnlijk niet. Hoewel we er naar streven om productieprocessen zo effectief mogelijk te maken, moeten we altijd de juiste kanalen volgen voor toestemming om bestaande productieprocedures aan te passen. Sommige stappen zijn opgelegd door de overheid. Andere stappen kunnen vereist zijn om te voldoen aan onze kwaliteitsstandaard. Het is mogelijk dat hoewel de stap onnodig lijkt, deze een belangrijke kwaliteitsfunctie is. Indien u meer vragen hebt - of om een suggestie te doen om het proces te verbeteren - overleg dan met uw manager of het hoofd van Quality Operations op uw locatie voordat u actie onderneemt.

Negatieve ervaringen of klachten over productkwaliteit We hebben allemaal een rol te vervullen om het bedrijf te ondersteunen bij het behalen van het doel om de menselijke gezondheid te verbeteren. Eén van onze belangrijkste verantwoordelijkheden is het bedrijf op de hoogte te houden van negatieve ervaringen (in het Engels Adverse Experiences, afgekort AE) en klachten over productkwaliteit (Product Quality Complaints, afgekort PQC). We zijn allemaal verplicht om iedere AE of PQC te rapporteren die geassocieerd is met het gebruik van onze producten, inclusief medicatie op recept, vrij verkrijgbare medicatie (Over-The-Counter, afgekort OTC) en diergezondheidproducten.

Op een feest noemde een van de gasten een bijwerking van een van onze medicatie. Moet dit echt worden gemeld aan het bedrijf? Ja, u dient dit incident direct te melden. Ter bescherming van de patiënt moeten we op de hoogte zijn van alle claims van negatieve ervaringen. Neem binnen 24-uur na het horen over de ervaring contact op met een lid van het team van Designated Points of Contact (DPOC) met de informatie. U kunt ook contact opnemen met uw manager of de Office of Ethics, die u zullen doorverwijzen naar de juiste bronnen.

EERLIJKE COMMUNICATIE Levens hangen niet alleen af van de kwaliteit van onze producten en diensten, maar ook van de kwaliteit van informatie die wij bieden aan de medische gemeenschap en het algemene publiek. Geboden informatie aan onze klanten over onze producten en diensten, inclusief beschikbaarheid en levering, moet bruikbaar en accuraat zijn, ondersteund worden door wetenschappelijk onderzoek waar relevant en op een eerlijke, oprechte manier en via de juiste kanalen worden gepresenteerd. Dat wil zeggen dat promotionele communicatie betreffende medicatie op recept, biologische middelen en vaccins een beschrijving bevatten over het gebruik of de aanbevolen dosis en tevens (behalve wanneer anders vereist door wet- of regelgeving) een opsomming van de bijwerkingen, voorzorgsmaatregelen, waarschuwingen en contraindicaties, naast de effectiviteit voor het beschreven geïndiceerde gebruik. Wij communiceren niet in het openbaar met het doel producten te promoten voor een gebruik die nog niet zijn goedgekeurd voor dat gebruik. Dit beperkt ons echter niet in het uitwisselen van volledige en juiste wetenschappelijke informatie betreffend het product, inclusief verspreiding van onderzoeksuitkomsten in wetenschappelijke en andere communicatiemedia.


7

ONZE KLANTEN

V A

V A

V

8

Ik ben een verkoopvertegenwoordiger voor een van onze farmaceutische producten, en ik weet dat ik het product eigenlijk niet mag aanmoedigen of promoten op een manier die niet consistent is met het label. Maar als een arts mij vragen gaat stellen over het gebruik, mag ik hem dan doorverwijzen naar onderzoeken en naar andere artsen die dergelijk gebruik ook voorschrijven? In het algemeen mogen onze verkoopvertegenwoordigers geen informatie aan artsen bieden die niet consistent is met het bijgeleverde label. U dient de arts te adviseren dat ons bedrijf het gebruik van het product niet aanraadt voor doelen anders dan die op het productlabel staan. Als de arts echter aanvullende informatie wenst over dit onderwerp, kunt u zijn verzoek doorsturen naar onze Medical Services Department. Deze afdeling is geautoriseerd om, onder bepaalde omstandigheden, dergelijke informatie direct aan artsen te geven. Hoe moeten we omgaan met het verzoek om samples die niet gepast lijken, bijvoorbeeld JANUVIA® verzocht door een orthopeed? Als u reden hebt te geloven dat de arts de samples gebruikt op een manier die niet overeenkomt met ons bedrijfsbeleid, moedigen wij u aan om opheldering te vragen voor de reden van het verzoek van de arts. Indien u bepaalt dat het verzoek ongepast is, bijvoorbeeld wanneer de sample niet door de arts zal worden gebruikt voor zijn of haar patiënten om het product in de praktijk te evalueren, mag u de sample niet geven. Ongepast gebruik van farmaceutische samples schenden het bedrijfsbeleid en kan illegaal zijn. U dient het bedrijfsbeleid te verduidelijken naar de arts toe en het verzoek van de arts melden bij uw manager voor verder onderzoek. Ik werk met een organisatie van een klant die een eigen gedragscode heeft. In sommige gevallen vereist hun code dat ik mij, als hun leverancier, houd aan hun normen. Welke code moet ik volgen?

Ons bedrijf doet er alles aan om de gezondheid en veiligheid van deelnemers aan klinisch onderzoek te beschermen. Deze twee meisjes maakten onderdeel uit van het onderzoek SINGULAIR®, de behandeling van het bedrijf voor astma in patiënten vanaf 12 maanden en seizoensgebonden allergische rhinitis in patiënten vanaf 2 jaar.

A

Als medewerker van ons bedrijf moet u onze normen volgen in alle zakelijke situaties. Als farmaceutisch bedrijf hebben wij een zeer uitvoerige code met zeer hoge normen. Soms kunnen zich echter situaties voordoen waar klanteisen strenger zijn, zoals een volledig verbod op geschenken of zelfs bescheiden entertainment. In die gevallen dient u de normen van de klant te volgen in aanvulling op de onze.

KLINISCH ONDERZOEK Klinisch onderzoek bepaalt de veiligheid en effectiviteit van onze producten in vrijwilligers die deelnemen aan ons onderzoek. Het is daarom van cruciaal belang dat we deze onderzoeken uitvoeren met in achtneming van de gezondheid en veiligheid van deelnemers tijdens het vergroten van de interesse van de wetenschap en de maatschappij. Gedetailleerde normen en richtlijnen zijn beschikbaar over klinisch onderzoek en productprotocols.

V A


Ik zit in de verkoop en marketing en een arts heeft mij gevraagd of hij onze samples mag gebruiken om een klein klinisch onderzoek te doen onder een groep patiënten. Is dit acceptabel? Nee. Samples mogen niet worden gebruikt voor klinisch onderzoek. Gedetailleerde normen en richtlijnen zijn beschikbaar over klinisch onderzoek en protocols. Hoewel het bedrijf normaal gesproken het product levert aan studiesites in overeenstemming met het klinisch onderzoeksprotocol in door het bedrijf gesponsorde onderzoeken, wordt dit product geleverd via de bedrijfsgroep die het onderzoek beheert (bijvoorbeeld MRL) en niet via de verkoop- of marketingafdeling. U kunt contact opnemen met de Medical Department of uw regionale of landelijke compliance officer voor meer informatie.

Wetenschappelijke en academische integriteit Wij begrijpen en respecteren de rol van onafhankelijk wetenschappelijk en academisch onderzoek en debat voor medische, wetenschappelijke en menselijke vooruitgang. Daarom zullen we bij alle onderzoeksinspanningen die gesponsord worden door het bedrijf, ons onthouden van ongepaste pogingen om de resultaten en conclusies van dergelijke onderzoeken te beïnvloeden. Klinisch onderzoek zal worden uitgevoerd onder de directie van gekwalificeerd medisch en wetenschappelijk personeel en volgens de hoge normen van medische en klinische ethiek. Nauwe samenwerking en interactie met de medische en wetenschappelijke gemeenschap is essentieel voor onze missie - om de gezondheid van de mens te verbeteren door de maatschappij nieuwe en effectieve medicatie te bieden, inclusief vaccins. Al dergelijke interacties dienen te worden aangestuurd door de volgende principes:

Alle door het bedrijf, inclusief dochterondernemingen, gesponsorde of gesteunde activiteiten met betrekking tot de medische en wetenschappelijke gemeenschap, dienen overeen te komen met de industriële codes, moeten een goed beschreven zakelijk doel hebben, en moeten worden geïmplementeerd volgens de hoogste normen van ethiek en integriteit, met de uiterste zorg voor de gezondheid en veiligheid van de patiënten. Post-marketing klinisch onderzoek Post-marketing klinisch onderzoek helpt ons meer te weten te komen over de veiligheid en effectiviteit van onze producten. Ze bieden belangrijke informatie, zodat praktiserende artsen, derde partij betalers en belangrijke beslissers bekend zijn met het juiste gebruik van onze producten.

V A

Een arts informeerde me over het feit dat een concurrent hem betaalt voor ieder recept dat hij voorschrijft met hun product. Is dit acceptabel om te doen? Nee, dit is geen acceptabel gebruik. Het kan echter voorkomen als de arts deelneemt aan een bonafide post-marketing klinisch onderzoek. In dat geval kan het gepast zijn om de arts te vergoeden voor zijn extra werk voor deelname aan het onderzoek, maar dit is niet gerelateerd aan het voorschrijven van recepten door de arts.

V A

Ik geloof dat ik in staat ben om een belangrijke arts over te halen om over te gaan van een product van de concurrent, naar het voorschrijven van een product van ons, als ik hem aanmoedig om een ‘observatief onderzoek’ te doen om ervaring te krijgen met ons product. Is dit een acceptabel gebruik. Nee. Observatieve programma’s met ons product mogen niet worden gebruikt om een arts over te halen patiëntrecepten voor te (blijven) schrijven voor onze producten. Observatieve programma’s mogen ook niet worden gebruikt als zij deze schijn hebben. Observatieve programma’s mogen alleen worden gebruikt voor het verzamelen van data die het bedrijf en artsen helpen patiëntzorg te verbeteren door directe observatie van de werking van het product in een klinische setting. Er moet een contract met de arts en geschreven protocols bestaan die de behoefte voor de data indentificeren en die beschrijven hoe programmaresultaten zullen worden gebruikt.

GIFTEN EN GASTVRIJHEID Geven van giften Wij geloven in het concurreren via de voortreffelijkheid van onze producten en diensten, en willen iedere schijn van ongepast gedrag met onze klanten voorkomen. Het schenken van giften, of het nu in contante gelden of anders is, inclusief diensten aan klanten, roept serieuze vragen op over belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling. Daarom is het geven van geschenken verboden, behalve wanneer het voldoet aan de hieronder gespecificeerde uitzonderingen: Wij herkennen dat in er sommige culturen aanleidingen zijn waar het geven van geschenken gebruikelijk is en verwacht wordt. Beslissingen over dergelijke situaties moeten grondig overwogen worden, en vooraf moet schriftelijke toestemming worden verkregen van uw manager voordat u verder kunt gaan. Aan klanten die arts zijn: Omdat we het vertrouwen dat het publiek heeft in artsen om beslissingen te nemen die volledig gebaseerd zijn op de gezondheid van de patiënt, schenken wij geen giften of andere stimulansen aan onze klanten die arts zijn. Als onderdeel van het informeren van artsen over onze producten, kunnen we educatie en oefenartikelen aanbieden, zolang deze van nominale waarde en medisch relevant zijn, bijvoorbeeld medische tekstboeken en andere artikelen die een eerlijke educatieve functie hebben, als dit is toegestaan in het land. Daarnaast kunnen


9

ONZE KLANTEN

V A We mogen maaltijden of bescheiden sociale entertainment accepteren, op voorwaarde dat deze voldoen aan de criteria van het bedrijf.

promotionele artikelen van nominale waarde ook toegestaan zijn (bijv. pennen, notitieblokken, agenda’s enz.), op voorwaarde dat ze gerelateerd zijn aan de praktijk van een arts. Onthoud dat sommige locaties strikter beleid hebben gebaseerd op lokale wetgeving of industriële codes betreffende geschenken aan artsen. Overleg alstublieft met uw lokale/regionale jurist voor aanvullende richtlijnen. Aan andere klanten: Naast artsen interacteren we ook met andere belangrijke klanten, inclusief groothandelaren, distributeurs en winkeliers. Met betrekking tot deze klanten zijn alleen zakelijk gerelateerde artikelen van nominale waarde toegestaan. Giften aan deze klanten moeten in overeenstemming zijn met lokale wetten, bedrijfsbeleid en relevante industriële codes. Neem voor aanvullende assistentie en richtlijnen alstublieft contact op met uw lokale juridsche vertegenwoordiger en/of uw lokale compliance officer.

V A V A 10

Ik ben uitgenodigd voor de bruiloft van een belangrijke klant. In mijn cultuur is het de gewoonte dat gasten geld meenemen naar de bruiloft. Wat moet ik doen? Zijn niet-geldelijke geschenken acceptabel? Geldelijke en niet-geldelijke geschenken zijn verboden. U dient contact op te nemen met uw manager als u denkt dat een uitzondering op het bedrijfsbeleid gerechtvaardigd is. De hoofd-cardioloog in een groot ziekenhuis heeft om een donatie of apparatuur gevraagd voor de nieuwe hartbewakingsafdeling van het ziekenhuis. Zou een dergelijke donatie een overtreding zijn van onze zakelijke normen? Het kan gepast en gewenst zijn dat het bedrijf een contributie maakt om de kwaliteit van lokale gezondheidszorgfaciliteiten te verbeteren. U moet er echter zeker van zijn dat de juiste stappen voor uw locatie worden gevolgd. Neem contact op met uw compliance officer voor advies.

Eén van mijn klanten is een goede vriend en we wisselen regelmatig waardevolle geschenken uit gedurende het cadeauseizoen. Kan ik hiermee door blijven gaan? Het bedrijf ontmoedigt geen vriendschappen met zakelijke partners, maar vraagt wel om discretie en goede beoordeling in dergelijke situaties. In sommige situaties kan het geschenk gepast zijn als het een ‘persoonlijk’ geschenk is en er niet voor is betaald door het bedrijf, en de uitwisseling van de geschenken niet kan worden gezien als een belangenverstrengeling. U moet uw relatie melden aan uw manager. Uw manager zal de situatie bekijken en bepalen hoe met mogelijke belangenverstrengelingen moet worden omgesprongen op een manier overeenkomend met ons beleid op belangenverstrengeling. Het kan noodzakelijk zijn om de klant aan een andere bedrijfsmedewerker toe te wijzen.

Overheidsfunctionarissen of medewerkers: Geschenken, maaltijden, gastvrijheid of andere voordelen In de meeste landen is het verboden om betalingen of wat dan ook van waarde te bieden om werk binnen te halen. Wees u er bewust van dat in de meeste gevallen, artsen worden gezien als overheidsfunctionarissen. Om deze reden vereist het schenken van giften, maaltijden, honoraria voor deelname aan congressen of symposia, of gelijke voordelen aan overheidsfunctionarissen aanvullende evaluatie om zeker te stellen dat er geen ongepaste betaling of voordeel wordt geboden. Daarnaast wenst het bedrijf alle schijn van ongepastheid te vermijden. Wetten over gepaste geschenken en gastvrijheid met betrekking tot deze groepen zijn complex en kunnen van land tot land verschillen - en zelfs binnen landen (bijvoorbeeld lokale tegenover nationale wetgeving). Daarom moet u contact opnemen met uw lokale of regionale compliance officer voordat u een geschenk, uitnodiging of ander willekeurig voordeel aanbiedt aan een overheidsmedewerker. Ontvangen van giften Het ontvangen van giften komt vaker voor bij leveranciersrelaties. Daarom kunnen gedetailleerde richtlijnen over het ontvangen van giften worden gevonden in het hoofdstuk ‘Onze leveranciers’ op pagina 25.


Maaltijden bieden en andere vormen van gastvrijheid We mogen zo nu en dan maaltijden of gastvrijheid aanbieden, aangenomen dat het: • Voor een bonafide zakenrelatie is; •S amengaat met een educatief of zakelijk evenement/functie; • Legaal is; • Consistent is met de naleving van industriële codes; • Consistent is met de beleidslijnen en de procedures van het bedrijf; • Niet waarschijnlijk wordt gezien als een poging om een zakelijke beslissing te beïnvloeden; en • Deze niet gênant is voor het bedrijf als deze openbaar bekend zal worden.

V A

ook in overweging nemen of enkele deelnemers overheidsmedewerkers of functionarissen zijn, wat meer advies en begeleiding vereist. Wij betalen nooit reiskosten voor echtgenoten, of metgezellen van deelnemers.

V A

In mijn land is het normaal om een arts mee naar een restaurant te nemen om onze producten te bespreken. Is dit acceptabel volgens ons beleid? De voorkeurslocatie voor het bespreken van producten is het kantoor van de arts of in een ziekenhuis of andere klinische setting. In bepaalde omstandigheden kan het gepast zijn om een discussie over een product te hebben buiten een dergelijke setting. Als u het gevoel hebt dat een dergelijke bespreking gerechtvaardigd is, moet u eerst toestemming krijgen van uw manager, en dergelijke toestemming dient de omstandigheden te specificeren zodat de gepaste controle- en toezichtsprocedures kunnen worden toegepast.

UITNODIGINGEN VOOR CONFERENTIES/SYMPOSIA We zijn toegewijd aan het organiseren van en deelnemen aan educatieve programma’s die medische en wetenschappelijke informatie uitwisselen. Wij herkennen het belang en verzekeren dat deze activiteiten op een gepaste en professionele manier plaatsvinden, met het ultieme doel patiëntenzorg te verbeteren. Echter, onze normen beslaan niet alle lokale wettelijke vereisten. Waar meer beperkende lokale wetten bestaan, hebben die voorrang. Ons doel in het ondersteunen van wetenschappelijke/ educatieve ontmoetingen is het verbeteren van patiëntenzorg. Dienovereenkomstig moet de vergaderagenda van toepassing zijn op de deelnemers en het wetenschapplijke doel van de bijeenkomst ondersteunen. De locatie moet worden gekozen op basis van reisgemak en kosten voor de deelnemers, en gepast zijn voor het soort bijeenkomst en publiek. Sponsorbeslissingen moeten in naleving zijn met lokale wetgeving, lokaal/regionaal bedrijfsbeleid en richtlijndocumenten en industriële codes; we moeten Gedragscode Editie III

Wij betalen de reiskosten van een belangrijke opinieleider die op een door het bedrijf gesponsorde conferentie spreekt. Zij wil graag haar echtgenoot op eigen kosten meenemen. Is dit toegestaan? Een echtgenoot of ander gezelschap mag meereizen naar een conferentie, indien dit niet op de kosten van het bedrijf is. Dit betekent dat reis- en verblijfkosten, maaltijden en andere kosten geassocieerd met de aanwezigheid van de echtgenoot niet door het bedrijf worden gedragen. Het is echter inconsistent met het doel van deze evenementen om de echtgenoot of het gezelschap toe te staan de sessies of bijeenkomsten bij te wonen waar officiële zaken worden besproken. Kunnen wij het verzoek inwilligen van een arts om twee economy-class-tickets te betalen in plaats van één business-classticket voor deelname aan een conferentie? Nee, dat is niet toegestaan. De uitnodiging is voor de arts, en het bedrijf zal alleen kosten betalen die direct geassocieerd zijn met de deelname van de genodigde. Kunnen wij de reiskosten betalen voor het bijwonen van een bijeenkomst voor een arts die betrokken is bij het keuringsproces voor nieuwe medicatie? De wetgeving betreffende dergelijke activiteiten zijn complex en zullen verschillen, afhankelijk van een aantal factoren, zoals: • Is de arts in dienst van de overheid? • Is de arts een beslisser in het regulatorische keuringsproces? • Is een productregistratie van het bedrijf in behandeling of wordt deze verwacht? • Is er een schijn van ongepaste beïnvloeding?

11

ONZE KLANTEN

V A

Van tijd tot tijd komen artsen die wij hebben uitgenodigd voor symposia niet opdagen of nemen zij niet volledig deel aan de evenementen zoals van hen wordt verwacht. Hoe moet ik met deze situaties omgaan? Bij het uitnodigen van een arts voor een symposium, dient u de verwachtingen te bespreken betreffende deelname aan bepaalde evenementen. Indien de aanwezigheid van een arts een probleem wordt, dient u eerst de waarde van een evenement met de arts te bespreken om zeker te stellen dat hij of zij zich realiseert wat hij of zij mist door het evenement niet volledig bij te wonen. Onthoud echter dat we geen controle hebben over de deelnemer of arts bij dergelijke evenementen. Als de aanwezigheid van de arts een probleem blijft, dient u de zaak te bespreken met uw manager om te bepalen of de arts moet worden uitgenodigd voor toekomstige evenementen.

EERLIJKE CONCURRENTIE Wij geloven dat klanten en de samenleving als geheel profiteert van eerlijke, vrije en open markten. Daarom concurreren wij met de voortreffelijkheid van onze producten en diensten, en gaan wij geen overeenkomsten aan met onze concurrenten om prijzen ‘vast te leggen’ of om op een andere wijze handel aan banden te leggen. Onze eerlijk concurrentie principes vereisen dat: • We geen prijs of bodinformatie delen of uitwisselen met onze concurrenten. Dit omvat ook prijsbeleid, kortingen, promoties, royalties, garanties, en algemene verkoopvoorwaarden. Wanneer een concurrent dergelijk informatie aanbiedt, of dat nu in een handelsassociatiebijeenkomst is of in de wachtkamer van een arts, dienen wij het gesprek direct af te breken en de situatie onder de aandacht te brengen van de juridische afdeling. Hoewel de uitwisseling misschien onschuldig bedoeld is, kan het de schijn wekken van prijs-vastlegging of geknoei met bieden. • We concurreren agressief in iedere markt voor iedere klant. Wij gaan geen overeenkomsten aan noch algemene afspraken - met concurrenten over klanten, distributeurs of gebieden. 12

(behalve wanneer zij het verbod hebben gehad om informatie over de concurrent vrij te geven), of (iv) van uitstallingen van de concurrent bij conferenties en tradeshows.

Een evaluatie van de overeenkomst moet gedaan worden overeenkomend met onze procedures, om te bepalen of het bedrijf voor de reiskosten mag betalen. Voor verdere richtlijnen kunt u contact opnemen met uw lokale of regionale compliance officer.

Wij concurreren eerlijk en oprecht, en vertrouwen in de voortreffelijkheid van ons product.

• We zullen de producten of diensten van een concurrent niet foutief weergeven of vertekenen. Onze normen betreffende eerlijke concurrentie zijn tevens wettelijk vastgelegd in bijna ieder land waar wij opereren, en er zijn aanvullende wettelijke vereisten waar we aan moeten voldoen. Iedere manager moet zeker stellen dat werkgevers betrokken bij marketing, sales en inkoop op de hoogte zijn van onze geschreven normen en de intentie er van, en de van toepassing zijnde concurrentiewetten.

V A

Ik ben op een bijeenkomst van een handelsassociatie en verschillende leden bespreken een prijsstellingsstrategie. Wat moet ik doen? Wanneer zaken als prijsstellingstrategieën onder concurrenten worden besproken, is het mogelijk dat prijsafspraken of heimelijke verstandhoudingen plaatsvinden of de schijn daarvan. Veel landen verbieden om deze reden het bespreken van prijsstellingen onder concurrenten. Als u zichzelf in deze positie bevindt, moet u zichzelf direct verontschuldigen van de bijeenkomst. U dient direct contact op te nemen met de juridische afdeling en vertellen wat u hebt waargenomen.

Verzamelen van concurrentiegegevens Wij concurreren eerlijk en oprecht. Wij verzamelen geen marktinformatie door misrepresentatie, diefstal of schending van privacy of dwang. In het algemeen kunt u informatie over concurrenten inwinnen uit acceptabele bronnen zoals klanten, consultants en zelfs concurrenten zelf onder gepast omstandigheden. U kunt bijvoorbeeld informatie verzamelen over concurrenten (i) uit het nieuws en andere openbare bronnen, zoals financiële overzichten ingediend bij de autoriteiten, (ii) door de producten en openbaar verkrijgbare marketingmateriaal van onze concurrenten te onderzoeken, (iii) van de klanten van de concurrent


•U mag geen medewerkers van het bedrijf aanmoedigen, die voorheen voor onze klanten of concurrentie werkten, om een contract of geheimhoudingsverklaring te schenden betreffende niet-openbare informatie van de concurrent. Omdat het moeilijk is precies in te schatten welke geheimhoudingsverplichtingen zijn overeengekomen, raden wij met klem af om de medewerkers van ons bedrijf die voorheen voor een concurrent werkten, te vragen naar informatie over hun voorgaande werkgever. •U mag geen medewerkers van het bedrijf, zoals ondergeschikten of marketingconsultants, toestaan zichzelf of hun werk anders voor te doen bij het verzamelen van concurrentiegegevens. De relatie met het bedrijf dient bekend te worden gemaakt indien het redelijk is aan te nemen dat de bron dergelijke informatie niet zou delen, als hij of zij op de hoogte was geweest van de relatie met het bedrijf. •U mag geen prijzen of andere gevoelige informatie direct van een concurrent ontvangen. Lokale wetgeving kan verschillen in de beschrijving van openbare en confidentiële informatie, dus verzeker u er van dat uw gedrag in naleving is van de lokale vereisten. Daarnaast is de regelgeving omtrent het verzamelen van informatie met betrekking tot biedingen voor de overheid vaak strenger. Neem contact op met uw manager of de juridische afdeling voor meer informatie.

V A

Wij hebben zojuist een werknemer aangenomen va de concurrent. Hoeveel informatie mag hij geven over zijn voormalige werkgever?

V A

Een oude klant, die ook een vriend is, vertelde me recentelijk over de vrijgavedatum van de nieuwste medicatie van de concurrent, wat nog geen openbare informatie is. Kan ik deze informatie delen met anderen in mijn district? Wat als ik wist dat de informatie was verkregen van de arts tijdens een consultants-vergadering? Als u weet, of als de omstandigheden duidelijk maken, dat de informatie in vertrouwen aan de klant is verteld, zoals gedurende een consultants-vergadering, dient u het bespreken van het onderwerp met de klant achterwege te laten. U mag de informatie niet doorgeven aan anderen in uw district, maar dient het gesprek onder de aandacht te brengen van uw manager, die het indien nodig zal bespreken met de juridische afdeling. Indien het om openbare informatie gaat is er geen probleem in het openlijk bespreken, in naleving van het beleid betreffende discussie van een product.

DATABESCHERMING EN PRIVACY VAN PATIENT/ CONSUMENT Wij geloven in het belang van het respecteren van de privacy van iedereen met wie we zaken doen. Dit is in het bijzonder van toepassing voor klanten, patiënten en deelnemers aan klinisch onderzoek. Er bestaan momenten waarop legitiem onderzoek en zakendoen vereist dat het medisch dossier van een patiënt of de verzameling van persoonlijke informatie wordt bekeken. Onze toewijding aan privacy staat in het middelpunt van verscheidene operationele principes, inclusief, maar niet beperkt tot: •N oodzaak – We moeten het zakelijke doel voor het verzamelen of gebruiken van persoonlijke informatie identificeren, en waar mogelijk gebruik maken van niet-identificeerbare informatie.

We mogen de werkgever geen eigendoms- of confidentiële informatie laten geven over zijn voormalige werkgever, noch mogen we hierom vragen. Stel uzelf de vraag hoe comfortabel u zou voelen wanneer een voormalige medewerker van het bedrijf dergelijke informatie zou delen met een concurrent. Daarnaast zijn er juridische verwikkelingen betreffende de bekendmaking van confidentiële informatie van andere bedrijven. Voor meer helderheid kunt u een gesprek aan gaan met uw manager of de juridische afdeling.

•K ennisgeving en keuze – We moeten personen tijdig in kennis stellen voordat persoonlijke informatie over hen wordt verzameld. Daarnaast moeten we in het algemeen personen het recht bieden om bezwaar te maken, of zich terug te trekken van het gebruik van hun persoonlijke informatie. • Data integriteit – Persoonlijke informatie moet accuraat, compleet en actueel gehouden worden zoals beschreven in overeenkomsten en kennisgevingen.


13

ONZE WERKNEMERS

ONZE KLANTEN •B eveiliging en overdracht – We moeten redelijke stappen nemen ter bescherming van persoonsgegevens tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Daarnaast vereist de overdracht van data naar het buitenland aanvullende beveiliging en toezicht. Het beschermen van persoonsgegevens is ook een juridische kwestie in bijna ieder land waar wij opereren. We moeten alle wettelijke vereisten naleven, naast onze eigen bedrijfsnormen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Privacy Office.

V A V A

14

V A

Wat wordt precies verstaan onder persoonlijke informatie? Hoewel de exacte definitie van persoonlijke informatie kan verschillen van land tot land, is het over het algemeen informatie die direct een individu identificeert, of die gebruikt kan worden om een individu te identificeren. Enkele voorbeelden zijn naam en initialen, geboortedatum, foto’s, biometrische informatie, contact informatie, gezondheid gerelateerde informatie en persoonlijke karakteristieken. Dit is echter geen volledige lijst en meer gedetailleerde informatie kunt u vinden in het bedrijfsbeleid. Ik moet de effectiviteit van mijn verkoopinspanningen met betrekking tot het grootste regionale ziekenhuis demonstreren. De apotheker van het ziekenhuis heeft aangeboden om kopieën van voorgeschreven recepten met mij te delen, waarop persoonlijke informatie staat van patiënten. Is het voor mij acceptabel om deze bestanden op te vragen? Hoewel de wetgeving op bescherming van persoonsgegevens door apothekers per land kan verschillen, hebben veel landen wetten die de nadrukkelijke toestemming vereisen van de patiënten voor vrijgave van hun persoonsgegevens door de apotheker. In landen waar geen wet bestaat, zijn onze privacyprincipes van Noodzaak, kennisgeving en keuze van toepassing. Deze principes vereisen dat we alleen de minimale persoonlijke informatie verzamelen en ontvangen die we nodig hebben voor legitieme zakelijke doeleinden, dat de persoon over wie we persoonlijke informatie verzamelen in kennis is gesteld door de apotheker over de bedoelde vrijgave en hoe we deze informatie willen gebruiken, en dat de persoon geen bezwaar heeft gemaakt. Bespreek dit met vertegenwoordigers van de juridische afdeling of de Privacy Office om zeker te stellen dat de databenadering de lokale wetten en ons beleid naleeft. Gedragscode Editie III

Ik plan een symposium en wil graag klanten uit meerdere landen uitnodigen. Ik heb toegang nodig tot informatie over klanten uit verschillende landen om de uitnodigingen te kunnen versturen. Zijn er speciale voorzorgsmaatregelen nodig bij het overdragen van informatie naar andere landen? Veel landen hebben wetten op de bescherming van privacy en data, die van toepassing zijn wanneer u persoonlijke informatie over individuen overdraagt of ziet, of het nu om klanten, consumenten, patiënten, medewerkers of anderen gaat die aangesloten zijn bij het bedrijf. In sommige gevallen kan zelfs de overdracht van namen van personen van land tot land speciale autorisatie of aandacht vereisen. Neem contact op met de vertegenwoordiger van de Privacy Office van het land waar u informatie mee wilt uitwisselen voordat u actie onderneemt.

ONZE WERKOMGEVING Wij proberen een werkomgeving te bieden die hooggetalenteerde mensen aantrekt en behoudt, en hen bijstaat in het ontplooien van hun potentieel. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat van vertrouwen en respect, en het promoten van een productieve werkomgeving. Deze verantwoordelijkheden staan beschreven in onze leiderschapsgedragingen (zie pagina 40), die dienen als fundatie voor ons beleid, onze praktijken en onze processen van personeelszaken. De leiderschapsgedragingen benoemen specifieke gedragingen die van ons worden verwacht. Wij moedigen open communicatie aan door open te staan voor ideeën en zorgen van anderen, en wij bieden en ontvangen opbouwende feedback. Privacy van medewerkers Wij respecteren de privacy en waardigheid van onze collega’s en bewaken de geheimhouding van medewerkersgegevens. Het bedrijf verzamelt en bewaart persoonlijke informatie die nodig is om functies te ondersteunen zoals arbeidsvoorwaarden, compensatie en salaris, en ook voor andere doeleinden zoals wettelijk vereist is en in overeenstemming is met de privacy kennisgevingen die wij bieden aan medewerkers. Wij zullen de private persoonsgegevens beschermen en deze alleen gebruiken voor legitieme doeleinden, in overeenstemming met alle relevante wetten. Deze toewijding om de privacy van onze medewerkers te beschermen gaat verder dan alleen de tijd dat ze bij ons in dienst zijn, en omvat ook informatie over voormalige werknemers.

V A

We streven er naar om een intimidatievrije omgeving te onderhouden, waar alle werknemers worden gerespecteerd.

De privacy van de communicatie van medewerkers, inclusief e-mails en intranet/internet gebruik, is onderhevig aan de gepaste zakelijke en operationele behoefte van het bedrijf, en lokale wetgeving. We hebben de verantwoordelijkheid om technologie in bedrijfseigendom te monitoren op e-mail, internet en andere communicatievormen en ongepast gebruik te onderzoeken in overeenstemming met lokale wetgeving. Wij volgen de privacy principes van ‘noodzaak’ in het uitvoeren van deze verplichtingen.

V A

Mijn broer is financieel adviseur en wil graag financiële diensten aanbieden aan bedrijfsmedewerkers op mijn locatie. Hij heeft me gevraagd om hem namen en contactinformatie te geven van werknemers op mijn locatie. Kan ik hem deze informatie geven? Contactinformatie van werknemers is persoonlijke informatie en wordt beschermd door ons beleid op alle locaties waar werknemers werken en in veel landen door de wetgeving. Het privacybeleid staat niet toe dat persoonsgegevens worden vrijgegeven aan onze familie en vrienden om persoonlijke of professionele redenen. Elke openbaarmaking van persoonsgegevens moet worden gedaan in overeenstemming met ons beleid, de kennisgevingen en van toepassing zijnde wetgeving. Wij volgen de privacy principes van ‘noodzaak’ in het uitvoeren van deze verplichtingen.


Monitort het bedrijf actief internettoegang en e-mails? Indien dat het geval is, onder welke omstandigheden? Het bedrijf heeft toegang tot onze communicatiesystemen om verschillende zakelijke redenen. Zo heeft bijvoorbeeld het personeel van bedrijfsoperaties en netwerken toegang tot e-mails voor normaal systeemonderhoud, netwerkadministratie of probleemoplossing. Daarnaast kan het management het monitoren van e-mailgebruik autoriseren om ongepast gebruik of diefstal te onderzoeken van intellectuele eigendom van het bedrijf of om andere zakelijke doeleinden in overeenstemming met de lokale wetgeving. Afhankelijk van de omstandigheden kan dit het lezen of het openbaar maken van e-mailberichten betreffen. Ook kan, als onderdeel van standaard computersysteemadministratie, waar toegestaan door de wet, het bedrijf logboeken bijhouden over internetgebruik, dat geautoriseerd personeel kan gebruiken voor het onderzoeken van zorgen over prestatie, beveiligingsincidenten (bijv. netwerk-/systeemintrusies, ongepast gebruik of virusaanvallen) of voor andere zakelijke doeleinden.

15

ONZE WERKNEMERS

V A

Wij plaatsen traditioneel de verjaardagen van werknemers op het prikbord van het kantoor. Mag dat? Door de geboortedata op het prikbord te hangen, geeft u personeelsinformatie vrij die sommige medewerkers niet bekend willen maken. Voordat u de persoonlijke informatie van een werknemer aan een lijst toevoegt, moet u eerst toestemming krijgen.

EERLIJKE BEHANDELING Om aan onze lange-termijn groei en efficiëntie eisen te voldoen, moeten we een organisatie opbouwen die snel reageert op veranderingen; één waarin alle medewerkers hun volledige potentieel kunnen ontplooien. Verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en talenten zijn een fundamentele kracht van ons wereldwijde bedrijf. Wij behandelen ieder persoon eerlijk en rekruteren, selecteren, trainen, promoveren en betalen uit gebaseerd op verdienste, ervaring en andere werkgerelateerde criteria. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw vertegenwoordiger van Human Resources of de Corporate Human Resources Diversity Department. Eerlijke behandeling betekent ook dat we de rechten van onze collega’s respecteren om op een opbouwende manier het oneens te zijn. En dat kan ook betekenen dat u soms in staat moet zijn situaties te accepteren waarin een beleidsvormer ons standpunt niet aanneemt. We moeten onthouden dat open communicatie, inclusief de wil om ‘het er over eens te zijn dat u het oneens bent’, vitaal is voor zowel een positieve werkomgeving als ons ultieme zakelijke succes.

V A V A 16

Is het acceptabel om het geslacht en de leeftijd te bepalen voor een vacature?

GEZONDHEID EN VEILIGHEID Wij voeren ons werk uit met de grootste zorg voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers en de bescherming van het algemene publiek. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid de veiligheidsregels en bepalingen na te leven en de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om onze collega’s en onszelf te beschermen. We moeten alle ongevallen en werkgerelateerd letsel melden en actie ondernemen om onveilige handelingen of omstandigheden te corrigeren, met het doel onze prestaties voortdurend te verbeteren. Global Safety and the Environment kan specifieke vragen beantwoorden over onze.

V A V A

Er is geen enkele zakelijke rechtvaardiging voor het publiceren van vacatures gebaseerd op geslacht of leeftijd. Eerlijke behandeling van mensen door alleen mensen aan te nemen op basis van functie-criteria is niet alleen het juiste om te doen, maar ook slim zakendoen. Kan de Office of Ethics advies geven over hoe om te gaan met moeilijke situaties met collega’s? De Office of Ethics kan advies geven in een vertrouwelijke omgeving en kan taalgebruik aanraden in het omgaan met moeilijke situaties met collega’s. Als u zich comfortabel voelt dit te doen, kunt u de situatie ook met uw manager bespreken of met de afdeling Human Resources.

Is het echt nodig om een klein ongeval of kleine verwonding te melden? Ik wil de veiligheidsstatus van onze plant niet in gevaar brengen. Ja. Om een uitmuntende veiligheidsprestatie te behouden en te streven naar een ongevalvrije omgeving, moeten alle ongevallen en werkgerelateerd letsel worden gemeld, hoe klein dan ook, om onveilige praktijken en omstandigheden te elimineren. Melden van klein, werkgerelateerd letsel, kleine ongevallen en ‘bijna ongevallen’ is belangrijk. Het helpt ons gevaarlijke omstandigheden te identificeren en te corrigeren voordat er ernstig letsel optreedt. Onze plant heeft veiligheidsrichtlijnen die vereisen dat alle sieraden worden verwijderd. Hoe zal het bedrijf reageren wanneer een medewerker weigert om een sieraad af te doen om religieuze redenen? Het bedrijf streeft er naar in alle redelijkheid tegemoet te komen aan de religieuze overtuigingen van medewerkers. Het is mogelijk dat er een alternatief wordt gevonden (bijv. als het item kan worden vastgezet, kan dit toegestaan zijn). Maar als er niet naar tevredenheid een oplossing kan worden gevonden, dan gaat veiligheid voor. Als u aanvullende vragen hebt over wat acceptabel is, kunt u contact opnemen met uw manager of de aanvullende bronnen bekijken waar in dit boekje naar wordt verwezen.

Drugs- en alcoholmisbruik Het gebruik van illegale drugs, alcoholmisbruik of legale drugs veroorzaken serieuze gezondheids- en veiligheidsrisico’s op de werkplek. Het bezit, de verkoop of het gebruik van illegale drugs, of het onder invloed zijn van dergelijke drugs in bedrijfstijd of op bedrijfsterrein, of op door het bedrijf gesponsorde


evenementen, is verboden. Ook het onder invloed zijn van alcohol wanneer zakelijke activiteiten uitgevoerd worden of op door het bedrijf gesponsorde evenementen is verboden. Het is belangrijk dat gevallen van drugs- en alcoholmisbruik direct aan het management worden gemeld. Ga voor informatie over bronnen op uw locatie over drugs- en alcoholmisbruik, naar de pagina met aanvullende assistentie. INTIMIDATIE OP DE WERKPLEK We streven er naar om een intimidatievrije omgeving te onderhouden, waar alle werknemers worden gerespecteerd. In veel gevallen is werkplekintimidatie een vorm van discriminatie die over het algemeen wordt omschreven als ieder verbaal of fysiek gedrag dat wordt geuit naar aanleiding van een karakteristiek van een persoon, zoals ras, geslacht, leeftijd of religie. Intimidatie op de werkplek wordt over het algemeen omschreven als iedere actie die ongepast of onredelijk een intimiderende, vijandige of beledigende werkplek creëert.

V A

Is het acceptabel om politieke posters op te hangen in iemands eigen persoonlijke werkgebied? Wat als het religieuze symbolen of afbeeldingen betreft? Werknemers mogen de werkplaats niet gebruiken om hun persoonlijke steun voor politieke kwesties, partijen of kandidaten te tonen. Andere medewerkers kunnen dit soort gedrag ongepast vinden, omdat politiek materiaal vaak geassocieerd wordt met omstreden zaken die door anderen als beledigend of intimiderend kunnen worden opgevat. Wat betreft de uitstalling van religieuze symbolen en afbeeldingen, respecteren wij de wens van de werknemer om zijn of haar religieuze geloof uit te dragen. We moeten echter ook in overweging nemen dat uitvoerige persoonlijke uitstallingen en religieus-georiënteerde uitstallingen bij bedrijfsfuncties of op bedrijfsterrein kan worden opgevat als intimiderend of vijandig door collega’s met andere geloofsovertuigingen.

wie dan ook. In het algemeen omvat onze definitie van geweld op de werkplek intimiderend of treiterend gedrag met het effect de persoon bang te maken en veroorzaakt een onredelijk vijandige of intimiderende werkomgeving voor de persoon. Seksuele intimidatie Seksuele intimidatie is een vorm van werkplek intimidatie die de waardigheid van mannen of vrouwen op het werk beïnvloedt. Seksuele intimidatie omvat, maar is niet beperkt tot het eisen van seksuele handelingen in ruil voor functie voordelen, dreiging of nadelige acties wanneer seksuele handelingen niet worden verricht, of ongewenst fysiek contact. Als u het gevoel hebt geïntimideerd te zijn, informeer de overtreder dat de actie ongewenst is. Als u zich niet comfortabel voelt bij een directe benadering, of als het probleem hiermee niet opgelost is, bespreek de zaak dan met uw supervisor of met human Resources, of ga naar de bronnenlijst op de pagina aanvullende assistentie.

V A

Geweld op de werkplek We streven er naar om een werkomgeving te onderhouden die de waardigheid en veiligheid van alle werknemers respecteert, goede functieuitvoering bevordert en vrij is van alle vormen van geweld op de werkplek. We tolereren geen geweld, bedreigingen, dreigend of pestgedrag, intimidatie of iedere andere vorm van geweld op de werkplek van Gedragscode Editie III

Is het toegestaan om uit te gaan met een ondergeschikte als de relatie van twee kanten komt? Er is een inherente belangenverstrengeling in het managen van iemand met wie u een romantische verhouding hebt. Zelfs als u denkt dat u onpartijdig bent, kan uw objectiviteit gecompromitteerd zijn, hoewel u het zelf niet merkt. Onafhankelijk van uw werkelijke acties, zal uw relatie waarschijnlijk worden opgevat als ongepaste invloed op uw beoordelingsvermogen. Dergelijke relaties kunnen het moraal schaden en de productiviteit op een werkplaats verstoren. Daarom is het onacceptabel om een romantische relatie te beginnen of te hebben met een van uw directe of indirecte ondergeschikten - iemand in uw rapportagelijn van wie u de prestatiebeoordelingen, compensatie en promoties kunt beïnvloeden. U moet direct de relatie melden aan Human Resources. Een relatie beginnen met een collega waar geen directe of indirecte rapportage-relatie is, is acceptabel. Als u zichzelf in een rapportagerelatie bevindt nadat een romantische relatie is gestart of beëindigd, dient u de relatie te melden aan Human Resources.

17

ONZE WERKNEMERS

V A

ONZE AANDEELHOUDERS

Soms gedragen arts-klanten zich op een seksueel uitdagende manier naar mij toe tijdens verkoopbezoeken. Gedrag dat in mijn ogen grenst aan seksuele intimidatie. Mijn werk is afhankelijk van het onderhouden van goede relaties met die artsen, maar ik voel me oncomfortabel bij hun gedrag. Wat moet ik doen? Geen enkele werknemer hoeft seksuele intimidatie of welke vorm van werkplaats intimidatie dan ook te tolereren. Als u zich comfortabel genoeg voelt om met de klant over het gedrag te praten, leg dan kalm uit hoe ongemakkelijk u zich voelt bij hun acties. Als het gedrag blijft aanhouden, of als u zich niet comfortabel voelt om de arts te confronteren, dient u deze zorg te bespreken met uw manager, Human Resources of een andere bron die u kunt vinden op de pagina met aanvullende assistentie.

IN DIENST NEMEN VAN FAMILIE EN VRIENDEN We streven er naar medewerkers in te huren die kunnen bijdragen aan het succes van het bedrijf. We zullen familie en vrienden van huidige werknemers inhuren en we moedigen hun doorverwijzingen aan. We zullen echter de kandidaten die familie of vrienden zijn van onze werknemers niet voortrekken. We zullen iedere kandidaat inhuren gebaseerd op zijn of haar kwalificaties voor de vacature. Senior managers dienen zich vooral bewust te zijn van het feit dat hun doorverwijzing van familieleden of vrienden kan worden gezien als het uitoefenen van hun invloed op het aanname proces. Zij dienen de juiste stappen te nemen om de schijn te vermijden van het ‘sponsoren’ van een vriend of familielid als kandidaat, en om belemmering van het aanname proces te vermijden.

Wij zijn verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen gebaseerd op wat het beste is voor ons bedrijf, zonder onze persoonlijke bezorgdheden mee te laten spelen.

V A

Zal het bedrijf soms een minder aantrekkelijke kandidaat aannemen als onderdeel van een ‘pakketdeal’ om een zeer gewilde kandidaat binnen te halen? Het beleid van het bedrijf is om kandidaten aan te nemen die gekwalificeerd zijn voor de betreffende functie. In uitzonderlijke gevallen, zoals wanneer een echtpaar beiden solliciteren voor een functie bij het bedrijf, hebben we ze beiden gezamenlijk overwogen. Het bedrijf doet dit omdat we inzien dat het aannemen van één partner, zonder de andere aan te nemen, een probleem kan geven, bijvoorbeeld wanneer verhuizen noodzakelijk is. Echter, als één van de twee niet voldoet aan de criteria voor zijn of haar positie, dan bieden we de functie niet aan die persoon aan.

Om objectiviteit te verzekeren en conflicten te vermijden mogen familieleden niet direct of indirect rapporteren aan andere familieleden. In zeldzame gevallen waar unieke omstandigheden een uitzondering rechtvaardigen op dit beleid, moet vooraf toestemming worden verkregen van uw divisie vice-president.

18


BELANGENVERSTRENGELINGEN We hebben een verantwoordelijkheid naar onze aandeelhouders om beslissingen te nemen op basis van wat het best is voor ons bedrijf, zonder te kijken naar persoonlijke zaken. Een potentiële belangenverstrengeling verschijnt wanneer we direct of indirect betrokken zijn bij activiteiten buiten het bedrijf, die ons zakelijk inschattingsvermogen benadeelt of lijkt te benadelen. We moeten situaties vermijden waarin onze loyaliteit verdeeld is of verdeeld lijkt te zijn. Voorbeelden van werkelijke belangenverstrengelingen omvatten: •P ersoonlijke financiële belangen hebben bij een leverancier, klant, concurrent of distributeur; •E en familielid (bijv. echtgenoot, partner, ouder, schoonouder of stiefouder, broer of zus, zwager of schoonzus, of stiefbroer of -zus, kind of stiefkind of de ouder, broer of zus of kind van een partner) hebben, of iemand die u als familie behandelt (bijv. verloofde), die werkt voor een leverancier, klant, concurrent of distributeur;

V A V A

•E nige vorm van compensatie ontvangen van een leverancier, klant, concurrent of distributeur; •E en persoonlijk belang of winstpotentieel hebben bij bedrijfstransacties; • In een adviescommissie en/of raad van bestuur zitten van een associatie of bedrijf dat in dezelfde markt/industrie zit als ons bedrijf; •E en familielid hebben die bij een agentschap werkt dat onze medicatie goedkeurt; •E en werknemer/consultant inhuren voor hun familiebanden met beleidsmakers van de overheid; en • Betaald of onbetaald werk hebben buiten het bedrijf bij een concurrerende organisatie van ons bedrijf. De sleutel tot de aanpak van belangenverstrengelingen is volledige bekendmaking. Vaak is bekendmaking aan het bedrijf van een potentieel conflict de enige vereiste actie. Als u denkt mogelijk een potentiële belangenverstrengeling te hebben, moet u de situatie bespreken met uw manager. Bepaalde medewerkers, inclusief directeuren, officers, executives en andere aangewezen medewerkers moeten jaarlijkse certificaties indienen waarin alle (potentiële) belangenverstrengelingen worden beschreven. Bedrijfsleningen aan medewerkers zijn in het bijzonder gevoelig en zijn onderwerp van nauwkeurig toezicht. Bedrijfsleningen aan executive officers of leden van de Board of Directors zijn verboden, behalve wanneer ze op 30 juli 2002 al bestonden.


Ik heb een paar aandelen in British Telecom. Moet ik dit nu, omdat BT telefoondiensten aanbiedt aan het bedrijf, melden als belangenverstrengeling? Een investering van minder dan 1 procent van openstaande aandelen van een bedrijf in openbare eigendom zoals British Telecom, hoeft u niet te beschouwen als belangenverstrengeling onder ons beleid. Zijn er richtlijnen die ons belangenverstrengelingen helpen voorkomen met arts-klanten die ook persoonlijke vrienden zijn? Omdat hier een potentiële belangenverstrengeling ligt - of de schijn daar van - door de vriendschap met een klant met wie u zaken doet, moet u deze persoonlijke relaties melden aan uw manager. Uw manager zal de situatie bekijken en bepalen welke stappen, indien van toepassing, genomen moeten worden om het potentiële conflict te beheersen. U dient ook de volgende vragen te overwegen om te bepalen of uw relatie met de klant mogelijk een belangenverstrengeling vertegenwoordigt: • Is dit een persoonlijke vriendschap of een vriendschappelijke professionele relatie? • Socialiseert u met de arts-klant? In het weekend? Op feestdagen? • Zou uw persoonlijke loyaliteit het nemen van beslissingen die ten goede komen aan het bedrijf in gevaar brengen, of zou dat zo lijken? • Bespreekt u zaken in een niet-werk omgeving? • Maakt u informatie bekend aan de klant die het bedrijf als confidentieel of als bedrijfseigen zou zien? • Brengt uw relatie de objectiviteit van het nemen van beslissingen door de klant in gevaar, of heeft het de schijn daarvan (in het geval van een arts, het gedrag van recepten voorschrijven van een arts)?

19

ONZE AANDEELHOUDERS Het is belangrijk om een goed beoordelingsvermogen te hebben in uw persoonlijke relaties met klanten. Als u niet zeker weet hoe u hiermee om moet gaan, is het altijd van belang dat u dit met uw manager bespreekt. GEBRUIK VAN BEDRIJFSEIGENDOMMEN Onze aandeelhouders hebben het recht aan te nemen dat bedrijfseigendommen juist onderhouden en gebruikt worden op een economische en efficiënte manier. Een algemene regel is dat we geen bedrijfsapparatuur of hulpbronnen voor persoonlijk gebruik mogen gebruiken (exclusief communicatiemiddelen - zie hieronder). Er kunnen echter momenten zijn dat persoonlijk gebruik van bedrijfsbronnen acceptabel is. Als u vragen hebt over dergelijke situaties, bespreek deze dan met uw manager.

V A

Ik werk met behulp van het bedrijf aan een geavanceerde graad in scheikunde. Mag ik in het weekend laboratoriumapparatuur van het bedrijf gebruiken voor mijn studie? Nee. Vanwege gezondheids-, veiligheids- en andere risico’s, is het persoonlijke gebruik van bedrijfslaboratoriumapparatuur niet toegestaan. Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met uw lokale compliance officer.

PERSOONLIJK GEBRUIK VAN COMMUNICATIEMIDDELEN Het bedrijf moedigt ons aan om op een efficiënte en effectieve manier communicatiemiddelen te gebruiken, zoals e-mail, internet en intranet, voicemail, telefoons en fotokopieer- en faxmachines, om zakelijke doelen te behalen. Deze middelen laten ons ook persoonlijke activiteiten efficiënt uitvoeren, en dergelijk gebruik is in het algemeen toegestaan, aangenomen dat het geen overmatige kosten voor het bedrijf met zich meebrengt of negatieve effecten heeft op productiviteit of de werkomgeving. Gebruik moet tevens in naleving zijn met bestaande normen en beleid betreffende communicatiemiddelen. Algemene richtlijnen voor verschillende communicatiemiddelen zijn: Telefoons: Gebruik gezond verstand en een goed inschattingsvermogen bij gebruik van bedrijfstelefoons voor persoonlijke zaken. Een snel telefoontje naar huis is acceptabel - lange internationale gesprekken zijn niet acceptabel.

V A Wij behandelen onze leveranciers en onderaannemers eerlijk en houden ons aan onze beloften.

Internet en e-mail: Ons persoonlijke gebruik mag onze werkproductiviteit niet in de weg staan en de nominale kosten voor het bedrijf niet overschrijden. Gebruik ook hier uw gezond verstand en inschattingsvermogen. Internetwinkelen in uw lunchpauze is acceptabel - een hele middag zitten ‘surfen op het internet’ is niet acceptabel. Hier volgen enkele voorbeelden van ongepast internet en e-mailgebruik en zijn altijd strikt verboden: •O penbaarmaking van vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie. •D ownloaden of kopiëren van pornografische, seksistische of raciaal- of etnischgevoelig materiaal. •P osten van uw mening betreffende het bedrijf of de zakelijke activiteiten van het bedrijf in internetnieuwsgroepen, chatrooms, blogs etc., behalve wanneer u daar specifieke autorisatie voor hebt gekregen van het bedrijf.

V A

•P rivate commerciële zaken doen op het internet of via het e-mailsysteem. Uw eigen divisie of locatie kan strengere voorschriften hebben op het gebied van het persoonlijke gebruik van communicatiemiddelen. In dergelijke gevallen zijn de strengere regels van toepassing. In alle gevallen is het persoonlijk gebruik van communicatiemiddelen onderhevig aan het oordeel van uw manager. Voor meer informatie kunt u contact openemen met uw lokale Information Systems-professional, de Information Services Help Desk of uw vertegenwoordiger van human resources.

Faxen en kopieermachines: Persoonlijk gebruik is acceptabel, aangenomen dat het niet regelmatig en kleinschalig gebruik betreft. Het kopiëren van uw belastingaangifte is bijvoorbeeld acceptabel - kopiëren van 200 aankondigingen voor uw sportvereniging is niet acceptabel. 20

V A


V A

Mag ik mijn persoonlijke software op mijn bedrijfscomputer of smartphone zetten? In het algemeen is dit niet acceptabel. Om te voorkomen dat er codes worden gedownload die data kunnen vernietigen, mag alleen door het bedrijf geleverde software worden gebruikt op bedrijfscomputers. Uitzonderingen vereisen toestemming vooraf van uw manager en Information Technology; IT kan echter niet worden ingezet om uw persoonlijke software te onderhouden. Soms bezoeken enkele van mijn collega’s op het werk chatrooms op het internet. Is dit gepast? Tenzij specifiek goedgekeurd als onderdeel van uw functieverantwoordelijkheden, is het ongepast om internetchatrooms te bezoeken met behulp van bedrijfscomputers. Als u op internet wilt chatten moet u uw persoonlijke computer gebruiken in uw eigen tijd. Zou het voor mij acceptabel zijn om te internetbankieren op een bedrijfscomputer? Ja. Werknemers kunnen het internet gebruiken voor gepaste persoonlijke taken buiten werktijd, alsook gedurende werktijd, zolang deze activiteiten niet frequent zijn, het bedrijf geen geld kosten en deze niet de prestaties van een medewerker in zijn werk negatief beïnvloeden. Als deze activiteit echter het installeren van software vereist op uw computer, dient u eerst toestemming te krijgen van uw manager en Information Technology voordat u verder gaat. Als het bedrijf een online studie van een medewerker heeft goedgekeurd en/of betaald, welke richtlijnen zijn dan van toepassing op zijn/haar internetgebruik? Het bedrijf erkent dat een grotere vrijheid met betrekking tot internetgebruik onder bepaalde omstandigheden gepast en gerechtvaardigd is. U dient uw specifieke situatie te bespreken met uw manager.

GEBRUIK VAN SOCIALE MEDIA Het belang van het gebruik van sociale media binnen het zaken doen van ons bedrijf groeit gestaag, en we willen de geboden kansen goed benutten in deze nieuwe vorm van communicatie, en tegelijk de risico’s en uitdagingen die ze ook met zich meebrengen beperken. Sociale media omvat blogs, sociale netwerken (bijv. Twitter, Facebook, LinkedIn), wikis en YouTube, om er maar een paar te noemen. Hoewel we het recht van ons personeel respecteren op het onderhouden van persoonlijke online activiteiten, bent u nog steeds verantwoordelijk voor iedere vorm van schade aan, of verlies van ons bedrijf of onze reputatie door uw online activiteiten, of deze nu gedurende of buiten bedrijfstijd plaats vonden. Gebruik descretie en uw gezond verstand en denk na over mogelijke consequenties, en wees u bewust van het volgende: •P atiënten, klanten, consumenten, concurrenten en collega’s kunnen toegang hebben tot wat u als ‘persoonlijke’ postings ziet. Daarnaast kunnen lezers op de hoogte zijn van uw relatie met het bedrijf, zelfs als u deze niet vermeldt. Wees daarom voorzichtig en gebruik uw gezonde verstand, zelfs bij het bespreken van bedrijfszaken op wat u ziet als ‘persoonlijke’ basis. Vergeet ook niet dat u nooit zaken mag bespreken met betrekking tot vertrouwelijke informatie van het bedrijf. • Wees open en eerlijk over uw relatie met ons bedrijf wanneer dit voor de kwestie relevant is. Maak uw medewerkersstatus bij ons bedrijf bekend en maak het duidelijk dat uw ideeën of meningen persoonlijk zijn en niet de positie vertegenwoordigen van ons bedrijf met betrekking tot de kwestie. • Vergeet niet dat onze normen en waarden van toepassing zijn op onze online activiteiten, inclusief onze verantwoordelijkheden, zoals: beschermen van bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie; respecteren van de privacy van medewerkers, patiënten en bedrijfspartners; promoten van een open en positieve werkomgeving; en u onthouden van iedere vorm van intimidatie. Steeds vaker wordt aan ons gevraagd deel te nemen aan online activiteiten namens ons bedrijf. In dergelijke gevallen dient u het volgende in acht te nemen:


21

ONZE AANDEELHOUDERS • Verzeker u er van dat u toestemming hebt van het nadrukkelijke, toepasselijke hoger managementniveau om deel te nemen aan sociale media namens het bedrijf. Volg alle stappen van het voorgeschreven goedkeuringsproces voor vrijgave van informatie. • Wees eerlijk en transparant over wie u bent en over uw rol en verantwoordelijkheden bij het bedrijf.

V A

•L eef alle beleidslijnen en procedures van het bedrijf na, alsook de lokale wetten. Ten slotte hebben wij allemaal de kans om het bedrijf te helpen beschermen bij deelname aan sociale media. Als u opmerkingen over ons bedrijf of onze producten vindt die belangrijk kunnen zijn (positief of negatief), stuur ze dan binnen 24 uur nadat u ze hebt ontdekt door naar het Designated Points of Contact (DPOC) team. Dit is vooral belangrijk bij mogelijke negatieve gevolgen. Alle geloofwaardige berichten over bijwerkingen dienen te worden doorgestuurd naar Global Safety voor beoordeling en mogelijke actie.

V

A

22

We hadden een kandidaat in onze afdeling die werd geïnterviewd voor een open vacature. Ik ben niet betrokken bij het aannameproces, maar omdat die persoon nauw met mij zal samenwerking heb ik online gezocht om meer over haar te weten te komen. Ik ontdekte dat zij lid is van een ongewone religieuze groep. Hoewel ik normaal gesproken geen enkel probeelm heb met verschillende religieuze groepen, leek deze groep enkele rare ideëen er op na te houden. Moet ik dit melden bij mijn manager of HR? Er zijn een paar factoren die niet mee mogen spelen bij onze personele beslissingen, en één van deze factoren is religie. De aanname manager en HR mogen geen van deze factoren laten meespelen bij hun beslissing, en u hoeft niet aan hen door te spelen wat u hebt uitgevonden. Focus in plaats daarvan op de relevante ervaring van de persoon en blijf openstaan voor haar en haar prestatie wanneer ze aangenomen wordt. Mocht u later betrokken raken bij een beslissing met betrekking tot de kandidaat, mag u uw kennis over de religieuze affiniteit van die persoon niet laten meespelen in uw beslissing.

V A

Ik gebruikte mijn thuiscomputer en ontdekte een blog waar gevoelige informatie van het bedrijf op stond. Wat moet ik doen? Dergelijke openbaarmakingen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie is strikt verboden, omdat deze het bedrijf ernstig kunnen schaden bij haar pogingen om de bedrijfsdoelen te behalen. Bespreek uw bevindingen met uw manager. U kunt ook contact opnemen met de AdviceLine of de Office of Ethics en hen informeren over uw bevindingen. Ik onderhoud een persoonlijke blog waarop ik een aantal zaken bespreek - en soms maak ik opmerkingen over gezondheid gerelateerde zaken in mijn land. Maar ik zie deze als persoonlijke meningen en ze zijn niet gerelateerd aan mijn functie bij het bedrijf. Wanneer moet ik mijn relatie met ons bedrijf aangeven? Stel uzelf de volgende vraag: als u uw relatie met het bedrijf niet bekendmaakt en de lezer van uw blog komt er later achter over uw functie bij het bedrijf, zouden zij zich dan kunnen afvragen of uw opmerkingen bevooroordeeld waren? Of zouden zij kunnen denken dat u uw relatie geheim heeft gehouden? In dergelijke situaties dient u te overwegen of u de posting wel moet doen, of dat u uw relatie bekend moet maken. Als u het niet zeker weet, kies dan voor de veiligste weg en maak uw functie bekend.

BESCHERMING VAN BEDRIJFSINFORMATIE Informatie is een belangrijke bedrijfseigendom die beschermd moet worden. Het verlies van confidentiële informatie kan zeer schadelijk zijn voor onze concurrentiepositie. Voorbeelden van confidentiële informatie, maar is niet gelimiteerd tot, zijn prijsstellingen, formuleringen, onderzoeksresultaten, productiemethodes, financiële data en marketing- en verkoopstrategieën en plannen. Wij maken geen enkele vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar zonder een geldig zakelijk doel en de juiste toestemming van het management. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het beschermen van de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie.


Algemene richtlijnen voor het beschermen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie zijn:

een wetenschappelijk resultaat openbaar te maken over werk gedaan bij het bedrijf, eerst goedkeuring te krijgen van onze divisievicepresident, of de informatie voorleggen aan de ‘Office of Scientific and Technical Information Clearance’ (OSTIC) ter goedkeuring.

•B espreek nooit gevoelige bedrijfszaken in het openbaar; •G ebruik wachtwoordbescherming op computerbestanden (en deel uw wachtwoord niet met andere werknemers); •B eveilig gevoelige informatie in afgesloten files en kasten; •B eveilig gevoelige informatie op laptop computers tijdens het reizen; • Wees op uw hoede bij het gebruik van speakerphones en mobiele telefoons; •E n: bij twijfel over de confidentialiteit van bepaalde informatie, behandel het als confidentieel. Zelfs nadat we uit dienst gaan van het bedrijf, hebben we een geheimhoudingsplicht betreffende de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie en moeten we alle documenten en bestanden teruggeven (inclusief elektronisch opgeslagen informatie).

V A V A

Ik hoorde medewerkers van ons bedrijf bedrijfszaken bespreken in een vliegtuig. Wat moet ik doen? Als u denkt dat de besproken informatie gevoelig of confidentieel is, laat dan de partijen weten dat andere mensen hen kunnen horen. Iedere medewerker heeft een verantwoordelijkheid om zeker te stellen dat confidentiële en eigendomsinformatie niet openbaar wordt gemaakt. Als onderzoeker zie ik een conflict tussen de wens van het bedrijf om de vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie te beschermen, en de open uitwisseling van kennis in de wetenschappelijk gemeenschap. Wat zijn mijn verantwoordelijkheden? Het bedrijf respecteert en deelt de wens van onderzoekers om wetenschappelijke kennis te delen. Daarom moedigen wij de publicaties van wetenschappelijke bevindingen aan. Maar omdat financiering voor ons onderzoek afkomstig is uit productverkoop, is het belangrijk dat we de kans hebben om onze ontdekkingen te beschermen middels patentaanvragen voordat ze openbaar worden gemaakt aan het publiek en aan concurrerende farmaceutische bedrijven. Als onderzoeker bent u verplicht om, voordat u overweegt

JUISTHEID VAN BOEKEN/BESTANDEN We nemen beslissingen gebaseerd op informatie opgeslagen op ieder niveau van het bedrijf. Incomplete of inaccurate informatie kan leiden tot slechte beslissingen en negatieve consequenties: bijvoorbeeld: •O njuist vastleggen van inkomsten en uitgaven kan leiden tot foutieve weergave van de financiële positie van het bedrijf, en is illegaal •O nvolledige of inaccurate productiedocumenten kunnen de productie van een product in gevaar brengen en wetgevingen overtreden We moeten alle informatie eerlijk en accuraat vastleggen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, uitgaven, inkomsten, onderzoeksresultaten, productieen kwaliteitdata en andere bedrijfsinformatie. Alle financiële transacties en betalingen moeten geautoriseerd en vastgelegd zijn. Strikte naleving van bedrijfsaccountingmethodes is vereist, net als medewerking aan interne en externe auditors. Neem contact op met uw divisiecontroller of bedrijfsauditgroep client director met vragen over de juiste manier van vastleggen van financiële transacties. Juistheid van openbaarmakingen Wij hebben de verantwoordelijkheid om zeker te stellen dat we het investerende publiek informatie bieden die de werkelijke waarde van onze operations weergeeft. Daarom moeten alle openbare bekendmakingen die vastgelegd zijn bij overheidsinstanties of doorgegeven worden aan het publiek volledig, eerlijk, accuraat, tijdig en begrijpelijk zijn. Deze verplichting geldt voor al het personeel, inclusief financiële executives, met verantwoordelijkheden voor het voorbereiden van dergelijke rapporten, inclusief opstelling, beoordeling en ondertekening of zeker stellen van de juistheid van de informatie die deze bevatten. We moeten openlijk over onze operations praten, zonder bedrijfsbezit of confidentiële informatie vrij te geven.


23

ONZE AANDEELHOUDERS

ONZE LEVERANCIERS

Indien u bezorgdheden hebt over aspecten van onze financiële bekendmakingen, dient u deze te bespreken met uw manager, de financiële organisatie, de juridische afdeling, de Office of Ethics of de AdviceLine. Iedere medewerker die door een andere medewerker wordt benaderd met vragen of bezorgdheden over twijfelachtige accounting- of auditingpraktijken, moet deze zaken direct melden aan de Office of Ethics.

SELECTIE VAN LEVERANCIERS Wij selecteren goederen en diensten die het best bijdragen aan het welzijn van het bedrijf op de lange termijn. Wij kiezen onze leveranciers gebaseerd op prijs, kwaliteit, levering, diensten, diversiteit, reputatie, en milieu- en bedrijfspraktijken. We verwachten ook van onze leveranciers dat zij voldoen aan de basis werkstandaarden van de International Labor Organization, die kinderarbeid en gedwongen arbeid verbieden.

V A V A V A

Het is december en we hebben geld over van ons jaarlijkse budget. Is het acceptabel om vooruit te betalen voor activiteiten van volgend jaar met het budget van dit jaar? Nee. Activiteiten en betalingen moeten in dezelfde periode vallen. Indien een evenement dit jaar plaatsvindt, dient de betaling ook te worden afgeschreven van dit jaar. Indien een activiteit volgend jaar zal geschieden, moet de betaling op het budget en de accounts van volgend jaar komen te staan. Ik maak mij er zorgen over dat bedrijfsmedewerkers geneigd kunnen zijn om alleen studiegegevens vrij te geven die ons onderzoek het best uit laten komen. Wat moet ik doen? Daar moet u zich inderdaad zorgen om maken. Dit kan een serieus geval zijn en dient direct te worden gerapporteerd aan uw manager of de juridische afdeling. Selectieve bekendmaking van data kan negatieve gevolgen hebben voor de reputatie van het bedrijf voor wat betreft kwaliteitsonderzoek, en kan overheidsvoorschriften overtreden. Een verkooporder kwam binnen en zal twee dagen na de sluiting van de boeken worden bevestigd. Is het acceptabel om onbevestigde verkoop op te nemen in een eerdere periode?

V A

Kan ik de verwerking van verkooporders uitstellen tot de volgende periode om onze inkomstendoelen in die periode te behalen? Nee. Verkooporders moeten worden verwerkt in overeenstemming met standaard operationele procedures voor de transactie. Het is ongepast om de verkooporders te manipuleren door deze in de volgende financiële periode te verwerken.

V A V A

HANDEL MET VOORKENNIS Ons bedrijf streeft ernaar om eerlijke en open markten te behouden voor het kopen en verkopen van de bedrijfsaandelen. We mogen geen bedrijfsaandelen kopen of verkopen op basis van niet-openbare, essentiële informatie. Essentiële (‘inside’) informatie is iedere informatie die een redelijke belegger belangrijk zou vinden bij het nemen van investeringsbesluiten. Voorbeelden omvatten kennis over aquisities, afstotingen, nieuwe producten of processen en financiële informatie zoals bedrijfswinsten. Dezelfde beperkingen gelden voor niet-openbare, essentiële informatie over andere bedrijven waarvan we kennisnemen als werknemers. Het is ook verboden om niet-openbare essentiële informatie aan anderen door te geven - zowel binnen als buiten het bedrijf - zonder een legitieme zakelijke reden en de juiste autorisatie van het management. Wanneer we kennis hebben van niet-openbare informatie, mogen we niet handelen in de betreffende aandelen tot het begin van de tweede volledige handelsdag nadat de informatie openbaar is gemaakt. Als u twijfelt of de aankoop of verkoop van aandelen onze normen betreffende handel met voorkennis overtreedt, neem dan alstublieft contact op met de juridische afdeling.

Nee. De verkoop heeft officieel niet plaatsgevonden totdat het is bevestigd en de goederen zijn verscheept. Het is een valse voorstelling van zaken om een onbevestigde verkoop op te nemen in een vroegere periode.

V A

Ik heb het vermoeden dat één van onze leveranciers gebruik maakt van kinderarbeid. Wat moet ik doen? Bespreek uw bevindingen met uw manager. U kunt ook contact opnemen met de AdviceLine of de Office of Ethics en hen informeren over uw bevindingen. Door een recente promotie ben ik nu toegewezen aan de inkoop van kantoorartikelen. Hoe moet ik leveranciers beoordelen? Naast bovengenoemde factoren kan er een globale bevoorradingsovereenkomst bestaan met hierin de ‘voorkeursleveranciers’ uit uw regio. Voor meer informatie kunt u om assistentie vragen van uw lokale inkoopvertegenwoordiger of financieel directeur.

BEHANDELING VAN LEVERANCIERS We behandelen onze leveranciers en onderaannemers eerlijk en met integriteit. Wij respecteren de algemene voorwaarden van overeenkomsten met leveranciers en houden ons aan onze beloften. Wij streven er naar op tijd te betalen en beschermen de confidentiële informatie en informatie inzake eigendomsrechten van onze leveranciers. Om zeker te stellen dat alle leveranciers een kans hebben om mee te dingen naar onze business, nemen we concurrerende biedingen aan waar het mogelijk is dit te doen.

V A

Is het acceptabel om software aangekocht door het bedrijf te kopiëren op mijn thuiscomputer als ik het zou gebruiken voor mijn werk bij het bedrijf? In het algemeen is dit niet acceptabel. We moeten het intellectuele eigendom van anderen (in dit geval onze software leverancier) en de voorwaarden van software licentie-overeenkomsten respecteren, wat het aantal machines kan beperken waarop de software geïnstalleerd mag worden. Om te bepalen of het acceptabel is voor uw software, neemt u contact op met Information Services. Kan ik onze leveranciers en consultants om donaties vragen voor doelen die door het bedrijf worden gesteund? Wat als het gaat om doelen die ik persoonlijk steun? Het kan gepast zijn voor het bedrijf om donaties te vragen van leveranciers en consultants. Maar de beslissing voor dergelijke vragen om donaties moet door het senior management worden genomen. Individuele vragen om donaties van bedrijfsleveranciers kunnen belangenverstrengelingen veroorzaken. Een leverancier kan het gevoel hebben dat een bijdrage is vereist om meer kans te maken op toekomstige projecten met het bedrijf. Het zou niet gepast zijn wanneer u de bedrijfsleveranciers en consultants benadert voor doelen die u, persoonlijk, steunt. Gebruik van de lijst met leveranciers van het bedrijf voor iedere andere reden dan bedrijfsredenen is een overtreding van onze normen en onze beleidslijnen.

ONTVANGEN VAN GIFTEN1 Zoals gebruikelijk in het zakendoen, kunnen we incidenteel giften ontvangen, aangenomen dat: • Het geschenk een geringe waarde heeft (bijv. pennen, notitieblokken, kalenders etc.); • Dit legaal is om te doen; en • Het geschenk niet bedoeld is als, en niet de schijn heeft van, ongepaste invloed op onze zakelijke beslisingen.

Richtlijnen over het geven van geschenken kunt u vinden in de sectie ONZE KLANTEN op pagina 9.

1

24



25

ONZE LEVERANCIERS

ONZE GEMEENSCHAPPEN EN SAMENLEVING

Soms zijn er momenten dat het weigeren van een geschenk niet praktisch of misschien genant is. Neem in die zeldzame gevallen waar geschenken van grote waarde zijn het namens het bedrijf aan, rapporteer het aan je manager en geef het geschenk door aan uw lokale/regionale financieel directeur die het verder zal afhandelen.

LIEFDADIGHEID EN INVESTERING IN GEMEENSCHAP Wij geloven dat een essentieel deel van onze bedrijfsverantwoordelijkheden is het steun bieden aan liefdadigheidsinstellingen die ten goede komen aan de gemeenschap, van lokale bedrijfsgemeenschap tot op internationaal niveau. Het bedrijf doneert geld zowel direct, als middels de Merck Foundation, een Amerikaans, privaat, liefdadigheidsfonds, en doneert producten en andere diensten aan gekwalificeerde organisaties en programma’s die zich inzetten voor de behoefte van de gemeenschap en onze algemene bedrijfsmissie steunen om gezondheid te verbeteren.

V A

V A

In mijn regio wordt het als normaal beschouwd, en wordt van leveranciers verwacht dat ze hun klanten behoorlijk dure geschenken geven. Omdat dit een gewoonte is, is het moeilijk om een leverancier te ontmoedigen ons dergelijke geschenken aan te bieden. Als leveranciers regelmatig dure geschenken aanbieden, dient u de leverancier er vriendelijk op te wijzen dat onze bedrijfsnormen het medewerkers niet toestaan is deze geschenken te accepteren. Afdelingsmanagers moeten ook mogelijkheden zoeken om leveranciers op de hoogte te brengen van deze normen voordat er problemen ontstaan (bijvoorbeeld vóór de feestdagen). U wilt wellicht alle leveranciers benaderen om de bedrijfsnormen uit te leggen en hen een kopie te sturen van het boekje Onze waarden en normen. Als u vragen of bezorgdheden hebt, neemt u dan contact op met uw manager of de Office of Ethics. Ik heb kort geleden een bedrijfsconferentie bijgewoond op kosten van het bedrijf, waar mijn naam automatisch aan een verloting mee deed, samen met de namen van alle andere deelnemers. Ik won een reis naar naar het Caraïbisch gebied. Kan ik deze prijs houden? Werknemers mogen prijzen van loterijen houden, aangenomen dat:

We kiezen onze leveranciers op basis van prijs, kwaliteit, levering, service en reputatie, en nemen hierbij de belangen van het bedrijf in ogenschouw.

Accepteren van maaltijden of andere vormen van gastvrijheid Onze normen voor het accepteren van maaltijden en gastvrijheid zijn dezelfde als die voor het geven daarvan (zie pagina 11): We mogen zo nu en dan maaltijden of gastvrijheid accepteren, aangenomen dat het: • Voor een bonafide zakenrelatie is; • Samengaat met een educatief of zakelijk evenement/functie; • Legaal is; • Consistent is met de naleving van industriële codes; • Consistent is met de beleidslijnen en de procedures van het bedrijf; • Niet waarschijnlijk wordt gezien als een poging om een zakelijke beslissing te beïnvloeden; en • Deze niet gênant is voor het bedrijf als deze openbaar bekend zal worden.

V A

• Een leverancier of klant geen sponsor is van de verloting (d.w.z. wanneer deze gesponsord is door een professionele of handelsorganisatie); en • De medewerker geen enkele verplichting opgelegd krijgt voor deelname aan of het winnen van de verloting (bijv. een verplichting om diensten van een specifiek bedrijf te gebruiken, om het sponsorende bedrijf zakelijke aandacht te geven). U moet met uw manager overleggen, die u zal helpen beslissen wat de beste actie is in dit geval.

26


Een potentiële leverancier heeft mij uitgenodigd voor een professioneel sportevenement. Mag ik dat aannemen? Als het sportevenement gepast is en niet overdadig, en de leverancier gaat er met u naar toe en is dus beschikbaar om zaken te bespreken, kan het acceptabel zijn dat u het aanneemt. Het is echter belangrijk dat het accepteren van de uitndoging niet bedoeld is als, noch de schijn heeft van een poging om ongepaste invloed uit te oefenen op een zakelijke beslissing. Bijvoorbeeld, • Occasionele ongevraagde losse toegangskaarten voor sportevenementen binnen het normale seizoen zijn aanvaardbaar; • Met play-offs, kwartfinales en halve finales dient behoedzamer te worden omgegaan; en • Kaarten voor finales of kampioenschapsevenementen (bijvoorbeeld het WK, Olympische Spelen en Wimbledon) worden als overdadig beschouwd.

De filantropische hulp die ons bedrijf biedt heeft drie strategische prioriteiten: het verbeteren van toegang en gebouwcapaciteit voor gezondheidszorg van kwaliteit; het versterken van wetenschappelijke educatie en educatiemogelijkheden om de prestatiekloof te helpen dichten; en het steunen van belangrijke behoeften van de gemeenschappen van het bedrijf. Waar gepast bieden wij assistentie bij grote rampen en medische noodgevallen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het kantoor van de Corporate Philanthropy in Kenilworth, NJ, VS. Arbeid & mensenrechten Wij geloven in de fundamentele waardigheid van ieder mens en in het respecteren van individuele rechten. Wij zijn toegewijd aan het respecteren van mensenrechten zoals erkend in de grondbeginselen van de United Nations Global Compact en zoals beschreven in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties en de hieruit voortvloeiende wijzigingen, de International Covenant on Civil and Political Rights, de OECD-richtlijnen voor Multinational Enterprises en de basis werknormen beschreven door de International Labor Organization, zowel op onze werkplek als breder binnen onze invloedssfeer. We hebben beleid- en managementsystemen om zeker te stellen dat we dit doen. In al onze operatiën: • Wij keuren het gebruik van dwang-, slaven- of contractarbeid af. • Wij keuren het gebruik van kinderarbeid af. • Wij keuren slavernij en mensenhandel af in alle mogelijke vormen. • Wij staan medewerkers niet toe om deel te nemen aan commerciële seksuele handelingen terwijl zij bedrijfszaken uitvoeren, waaronder bijeenkomsten met collega’s, klanten of zakenpartners of terwijl zij op zakenreis zijn. Hieronder valt ook aanwezigheid

op locaties voor volwassenentertainment en verzoeken voor prostitutie, zelfs als dit legaal is in het desbetreffende land. • Wij zorgen ervoor dat al het werk dat wordt verzet voor het bedrijf vrijwillig is, en dat onze medewerkers hun dienstverband op elk gewenst moment kunnen verlaten of beëindigen. Wij gebruiken enkel vertrouwde wervingsinstanties die voldoen aan lokale arbeidsregels en die geen wervings- of plaatsingskosten rekenen. • Wij weerhouden of beletten een medewerker nooit de toegang tot zijn of haar identiteitsof immigratiedocumenten zoals paspoorten, werkvergunningen of rijbewijzen, en we zorgen ervoor dat er terugkerend vervoer beschikbaar is voor de medewerkers die werkzaamheden voor het bedrijf verrichten buiten hun thuisland. • Wij hanteren geen misleidende of frauduleuze wervingspraktijken en we communiceren alle belangrijke algemene arbeidsvoorwaarden op heldere en volledige wijze. • Wij respecteren wettelijke vrijheid van vereniging. • We compenseren onze medewerkers om zeker te stellen dat aan de basisbehoeften kan worden voldaan en bieden medewerkers de kans om hun vaardigheden en bekwaamheden te verbeteren. • We discrimineren op geen enkel niveau van de organisatie op basis van ras, geslacht, seksuele voorkeur, leeftijd, religieuze overtuigingen of andere wettelijk beschermde karakteristieken. • We bieden een veilige en gezonde werkplek voor onze medewerkers en we zorgen er bovendien voor dat alle door het bedrijf verzorgde huisvesting voldoet aan alle lokale veiligheidsnormen. • We verwachten van onze leveranciers en zakenpartners dat zij ook deze principes respecteren. Deze standaarden eisen respect voor alle individuen en consideratie van de belangen van iedereen die bij ons bedrijf betrokken zijn. Wij creëren tevens werkomgevingen waar vrije discussie plaats kan vinden waarbij de mening van alle werknemers wordt gerespecteerd, en we belonen creativiteit en innovatie. Neem voor meer informatie over het bedrijfsbeleid betreffende mensenrechten contact op met de Office of Ethics.


27

ONZE GEMEENSCHAPPEN EN SAMENLEVING moet zich vrij voelen om alles uit te leggen aan de verslaggever over wat er eerder werd gepresenteerd op de bijeenkomst. Vragen die verder gaan dan wat er formeel werd gepresenteerd moeten worden doorgestuurd naar Global Communications. Kopieën van slides mogen niet worden uitgedeeld zonder de goedkeuring van de Research Laboratories en Global Communications van het bedrijf, omdat dit het wetenschappelijke publicatieproces in de weg kan staan.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen Als wereldwijde leider op het gebied van gezondheidszorg verzekert ons bedrijf zich continu dat onze maatschappelijke verantwoordelijkheid verweven is in de bedrijfsstrategie en zich gepast verder ontwikkelt zoals onze zakelijke activiteiten dat doen. Deze benadering helpt ons doel te behalen om gedeelde waarde te creëren die zowel de behoefte van de gemeenschap als onze bedrijf ondersteunt. Aan de kern van onze strategie staat de waardepropositie van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van het bedrijf: ‘De wereld helpen om gezond te zijn.’ De volgende vier gebieden vormen onze geprioriteerde strategie om wereldwijde gezondheid te verbeteren door: 1) het verbeteren van toegang tot gezondheid, 2) het demonstreren door onze acties en ethische en transparante benadering, 3) het opereren op een milieuvriendelijke manier, en 4) het thuis starten met de gezondheid van onze eigen medewerkers. Ethisch en transparant handelen is van toepassing op alle gebieden binnen ons bedrijf; toegang tot gezondheid verbeteren is onze grootste focus, kijkend naar onze hoofdtaak van het ontdekken en ontwikkelen van medicatie en vaccins. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Office of Corporate Responsibility. OPENBARE COMMUNICATIE Iedere vorm van communicatie met media is potentieel belangrijk en weerspiegelt het imago en de zakelijke activiteiten van het bedrijf. Het is belangrijk dat communicatie vanuit het bedrijf consistent is en dat aan alle regulerende en wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Iedere vorm van communicatie moet accuraat en verantwoordelijk zijn en in naleving van de medische en juridische beleidslijnen van het bedrijf. Media of openbare verzoeken voor informatie dienen te worden doorgestuurd aan en te worden gecoördineerd door Global Communications.

V A 28

Ik zal een presentatie doen op een conferentie waar de media waarschijnlijk aanwezig zal zijn. Hoe moet ik reageren wanneer ik door de media benaderd wordt na mijn presentatie? Journalisten benaderen wetenschappers en executives vaak die presentaties doen op professionele forums. Wanneer mediaaandacht waarschijnlijk is, dient Global Communications vooraf op de hoogte te worden gebracht en dienen vragen en antwoorden te worden voorbereid. Maar u

De Merck Foundation De Merck Foundation is een Amerikaans, privaat, liefdadigheidsfonds. Het fonds werd in 1957 door het bedrijf opgericht en wordt volledig gefinancierd door het bedrijf en is onze belangrijkste bron van steun aan liefdadigheidsorganisaties zonder winstoogmerk. De missie van het fonds is om organisaties en innovatieve programma’s te steunen die: toegang verbeteren en capaciteit opbouwen voor kwalitatieve gezondheidszorg; wetenschappelijke educatie en educatieve mogelijkheden verbeteren om de prestatiekloof te sluiten; en de cruciale behoeften ondersteunen van de gemeenschappen van het bedrijf. De Office of Corporate Philanthropy is verantwoordelijk voor alle subsidies die door ons fonds gefinancierd worden, alsmede andere liefdadigheidsbijdragen van het bedrijf. Het omvat tevens ons Institute for Science Education en ons Childhood Asthma Network. ZORG VOOR HET MILIEU Onze verantwoordelijkheid om het milieu te beschermen is één van onze hoogste prioriteiten. Wij volgen alle milieuwetten en voorschriften nauwlettend op en respecteren het milieu in ieder land waar we opereren. Wij bieden klanten informatie om ze te helpen bij het op een milieuverantwoordelijke manier omgaan met onze producten. Global Safety en Environment kunnen specifieke vragen beantwoorden over onze milieunormen.

V A


De wetgeving in mijn land verbiedt het dumpen van afval op locatie niet. Kan ik bedrijfsafval op die manier lozen? Nee. De methode van afvalverwijdering moet in overeenstemming zijn met onze eigen milieustandaarden, en specifieke praktijken variëren afhankelijk van het soort afval. We hebben ‘best practice’ globale milieu

standaarden ontworpen voor alle locaties. In sommige gevallen vereisen die standaarden acties die verder gaan dan de wetgeving in individuele landen.

V A

Ik ben een locatiemanager en heb verantwoordelijkheden voor het inkopen van vervangingsproducten, van lampen tot apparatuur. Wil ons doel van constante verbetering zeggen dat ik altijd de meest milieuvriendelijk optie moet kiezen? Als de kosten van de meest milieuvriendelijke optie in geen verhouding staat tot het voordeel voor het milieu, is het waarschijnlijk niet gepast dit te doen. In het algemeen dient de meer milieuvriendelijke optie gekozen te worden, wanneer het verschil in prijs niet significant is en er een werkelijk voordeel is voor het milieu. Het is ook belangrijk dat de kosten en voordelen worden geëvalueerd over een levensduur van het item, van productie tot gebruik en uiteindelijk wegwerping, en niet alleen gebaseerd op de initiële aankoop. Overleg met uw inkoopvertegenwoordiger en Global Safety and the Environment om u te helpen bij het bepalen van de meest gepaste aankopen.

Environment, Health and Safety Ons Corporate Environmental, Health en Safety (EHS)-team wordt geleid door één simpel uitgangspunt:

Wij tonen respect en zorg voor de gezondheid en het welzijn van mensen en het milieu in alles wat we doen. Dit principe is verweven in onze drie hoofduitgangspunten:

• Iedereen heeft het recht op een veilige en gezonde werkomgeving;

• Wij verdienen het recht om te opereren door effectieve vertegenwoordigers van het milieu te zijn; en

• Alle EHS-incidenten zijn te voorkomen.

Ieder van ons speelt een belangrijke rol bij het behalen van deze doelen. Door continu te streven naar excellentie, beschermen, verbeteren en creëren wij bedrijfswaarde voor onze organisatie.

OPERATIONELE PRAKTIJKEN Wij werken er hard aan om ‘best practice’-maatstaven in al onze operations te bewerkstelligen. Om dit te behalen zijn we toegewijd aan het behalen of overschrijden van industriële standaarden, zoals Good Clinical Practices, Good Laboratory Practices en Good Manufacturing Practices. WELZIJN VAN DIEREN Wij zijn toegewijd aan het uitvoeren van dieronderzoek op een ethische en verantwoordelijke manier. Onze standaarden op het gebied van het welzijn van dieren zijn de volgende: • We evalueren grondig alle gepande dieronderzoeken om het gebruik van onderzoeksdieren te beperken door alternatieven te zoeken waar mogelijk. • We volgen algemeen geaccepteerde standaarden op het gebied van zorg voor dieren. Dat wil zeggen dat leed vermijden of beperken bij dieren, het aantal dieren dat nodig is om onderzoeksresultaten te valideren te beperken en dieren alleen te gebruiken als dit relevant is voor het onderzoek voor de gezondheid van mens en dier of voor verdieping van wetenschappelijke kennis. •Z olang dieren onder onze zorg vallen, zorgen wij voor hun welzijn en behandelen wij ze humaan. Alle werknemers die betrokken zijn bij het ontwerpen of uitvoeren van onderzoeken waar dieren bij betrokken zijn, moeten de juiste kwalificaties hebben. De medewerkers moeten zich houden aan alle bedrijfsnormen, alsook de van toepassing zijnde wetten en voorschriften. ONGEPASTE BETALINGEN Om te voldoen aan overheidswetgeving op een eerlijke en onpartijdige manier, mogen we nooit geld of iets anders waardevol beloven, aanbieden of schenken aan overheidsfunctionarissen of politieke partijen met het doel zaken te behouden, voor het verkrijgen van een oneerlijke concurrerende voorsprong, of om ongepaste invloed uit te oefenen op een beslissing van de overheid. Onze normen beslaan niet noodzakelijk alle lokale wettelijke vereisten. Waar meer beperkende lokale wetten bestaan, hebben die voorrang. Neem contact op met de juridische afdeling als er onduidelijkheden zijn over gepastheid of legaliteit van een actie. Voor aanvullende informatie kunt u kijken in de sectie Geschenken en Gastvrijheid op pagina 9.


29

ONZE GEMEENSCHAPPEN EN SAMENLEVING

V A

Mij is verteld dat ik een ‘fooi’ moest betalen aan een ambtenaar met lage positie om onze vaccin-producten door de douane te krijgen. Deze vaccins zijn beperkt houdbaar, en zullen bederven als deze niet in de komende dagen worden vrijgegeven door de douane. Wat moet ik doen? Het bedrijf biedt geen ‘fooien’ aan functionarissen voor de uitvoer van hun officiële taken. Zoek advies bij uw manager of de juridische afdeling om te bepalen of er legaal acceptabele alternatieven zijn om de vrijgave van de vaccins te verzekeren.

Gebruik en selectie van agents Wij zullen ons alleen inlaten met fatsoenlijke, gekwalificeerde individuen of firma’s als consultants, agents, vertegenwoordigers of distributeurs met compensatie-afspraken die redelijk zijn in relatie tot de verleende dienst. Integriteit in prestaties is een bedrijfsnorm voor zowel medewerkers als agenten, waar we ook zaken doen, en niet op de hoogte zijn van die norm is nooit een acceptabel excuus voor ongepast gedrag, noch is het acceptabel dat ongepast gedrag wordt goedgepraat door te zeggen dat het het best was voor het bedrijf. Geen enkele ongepastheid komt het bedrijf ten goede.

V A

30

Hoe stelt het bedrijf zeker dat onze agenten onze normen naleven? De werknemer die het gebruik van een agent aanbeveelt, moet voldoende onderzoek doen om zeker te stellen dat de agent aan onze eisen voldoet. Dit moet minimaal het navragen bij andere partijen en multinationale bedrijven omvatten voor wie de agent in het verleden heeft gewerkt. Deze informatie moet worden weergegeven in het goedkeuringsmemorandum, ingediend bij het management. Daarnaast is het belangrijk dat wanneer een externe agent is geselecteerd, de activiteiten en uitgaven van deze agent worden gemonitord, om zeker te stellen dat deze redelijk zijn en in naleving van de beleidslijnen van het bedrijf en lokale en internationale wetgeving.

Het beschermen van het milieu in alle landen waar wij operationeel zijn, is één van onze hoogste prioriteiten.

NALEVING VAN WETGEVING, REGELS EN VOORSCHRIFTEN Een goede ‘Corporate Citizen’ zijn wil zeggen dat we van toepassing zijnde wetten, regels en bepalingen naleven met betrekking tot alle aspecten van zaken doen, inclusief onderzoek, ontwikkeling, productie, marketing, verkoop en distributie van medicatie voor mensen (inclusief medicatie samples), zorg voor dieren en gezondheidszorgproducten voor consumenten. Wij werken samen met alle van toepassing zijnde regelgevende agentschappen en leven alle regulerende vereisten na waar we zaken doen. Het bedrijf neemt regelmatig industriële codes of normen over die betrekking hebben op ons bedrijf. Het is belangrijk dat u bekend bent met dergelijke codes en deze naleeft waar deze van toepassing zijn (zoals de PhRMA Code of de EFPIA Code). Amerikaanse gezondheidszorgwetgeving Zowel de federale overheid als andere overheden per staat in de Verenigde Staten hebben wetten ingevoerd om fraude en misbruik in de gezondheidszorg te voorkomen, te detecteren en te bestraffen. Deze wetten omvatten de Federal Civil False Claims Act, de Federal Program Fraud Civil Remedies Act en gelijksoortige wetten per staat. Onder deze wetten zijn valse of frauduleuze claims ingediend bij de overheid voor betaling of terugbetaling van gezondheidszorgkosten onderhevig aan betaling van opgelopen schade en zijn strafbaar met hoge boetes en straffen. De Federale False Claims Acts en sommige False Claims Acts van staten omvatten tevens provisies waaronder individuele inwoners met bewijs van fraude tegen de overheid ‘klokkenluider’-processen kunnen aanspannen namens de overheid om verloren fondsen terug te krijgen. Indien een klokkenluider-proces succesvol is, zal de persoon die het proces heeft aangespannen een portie van het door de overheid teruggewonnen geld ontvangen. Deze wetten verbieden tevens vergelding tegen personen die de klokkenluidersprocessen aanspannen.


Boycotten Als een in de VS gevestigd bedrijf moeten al onze operations, inclusief buitenlandse takken, in overeenstemming zijn met anti-boycot wetten van de VS, wat in het algemeen inhoud dat het verboden is om te weigeren zaken te doen met een ander land, bedrijf of persoon. Deze wetten refereren primair naar de Arabische boycot van Israël. Van tijd tot tijd kunnen echter ook andere boycotzaken gaan spelen. Een verscheidenheid aan activiteiten is verboden onder de anti-boycot wetten, inclusief: • Verschaffen van informatie over het bedrijf of van iemands vroegere, huidige, toekomstige of mogelijke relatie met geboycotte landen of landen op de zwarte lijst; en • Uitbetalen, eer betuigen aan of het bevestigen van kredietbrieven die boycot provisies bevatten. De wetten vereisen tevens dat bepaalde verzoeken omtrent boycot-informatie moeten worden gerapporteerd aan de Amerikaanse overheid. Omdat de anti-boycot wetgeving zo complex is, dienen al dergelijke verzoeken direct te worden doorgespeeld naar de juridische afdeling. Economische sancties en andere import/export bepalingen We mogen geen medicatie of producten exporteren of verkopen zonder de juiste goedkeuringen van de Research Laboratories en de Clinical en Regulatory Development Review Committee van het bedrijf. Daarnaast moeten de medicatie en producten voldoen aan wettelijke vereisten van het producerende land, en de landen waar de medicatie naar toe verscheept zou worden, alsook Amerikaanse juridische vereisten. Verder mogen we niet importeren uit of exporteren naar landen waar een VS-embargo op ligt (bijv. Sudan of Cuba). We mogen niet importeren van of exporteren naar bepaalde individuen of organisaties met wie contact verboden is door de Amerikaanse overheidsinstellingen.

V A

Hoe kunnen wij rechtvaardigen dat wij geen medicatie sturen naar mensen die het nodig hebben en die op plaatsen wonen die buiten het gewenste politieke klimaat van de Verenigde Staten vallen? Om in de Verenigde Staten te mogen opereren hebben wij de verplichting om alle van toepassing zijnde Amerikaanse wetten in onze operations te implementeren - of we het nu eens zijn met dergelijke wetten of niet.

Wij leven van toepassing zijnde wetten en regelgevingen na die invloed hebben op alle aspecten van ons bedrijf, inclusief productie, marketing en onderzoek.

Weet dat sommige wetten in de Verenigde Staten zoals wetten betreffende exportcontrols, ook van toepassing zijn op onze operations buiten de Verenigde Staten. In sommige situaties kunnen goedkeuringen worden verkregen van de relevante overheden voor het leveren van medicatie aan landen en entiteiten die aan banden zijn gelegd.

V A

In het land waar ik werk is het illegaal om de handelsembargo-regelgeving van de VS tegen bepaalde landen na te leven. Hoe moet ik met deze situatie omgaan? Transnationale naleving van de embargoregelgeving is een complexe zaak dat per land verschilt. Al dergelijke vragen dienen te worden voorgelegd aan de juridische afdeling.

Politieke activiteiten Goede ‘Corporate Citizenship’ vereist dat we het politieke proces niet oneerlijk en illegaal beïnvloeden in de gemeenschappen waarin wij opereren. Door de complexiteit en diversiteit van wetten en regelgevingen omtrent het omgaan met politieke activiteiten van bedrijven, mogen politieke bijdragen en andere gerelateerde activiteiten alleen worden gedaan met de vooraf verkregen toestemming van de General Counsel. Als private burgers mogen we deelnemen aan het politieke proces, inclusief bijdrage leveren aan kandidaten of partijen naar keuze. We mogen echter geen bedrijfstijd, -eigendommen of -hulpbronnen gebruiken voor onze persoonlijke politieke activiteiten.


31

BEZORGDHEDEN AANKAARTEN Wij nemen werknemers aan met een goed karakter en goed inschattingsvermogen, en die wij vertrouwen verantwoord te handelen. Het kan echter voorkomen dat we vraagtekens moeten plaatsen bij gedrag waarvan wij geloven dat dit de waarden en normen van het bedrijf overtreedt. Als u dergelijk gedrag waarneemt, bent u verplicht dit te bespreken met de van toepassing zijnde partijen. Door dit te doen geeft u het bedrijf de kans actie te nemen en het probleem te corrigeren. Het rapportage proces is flexibel, en u kunt zaken melden via verschillende kanalen. In veel gevallen is uw manager uw beste eerste bron. Voor aanvullende bronnen gaat u naar de pagina met aanvullende assistentie.

V A

Wat is het verschil tussen het Ombudsman Programma, de Office of Ethics en de AdviceLine? Hoe weet ik welke bron ik moet gebruiken? Uw primaire bron is uw supervisor of uw manager. In het geval dat u echter met iemand wilt praten buiten uw divisie of locatie, biedt het bedrijf alternatieve bronnen zoals de Office of Ethics, de AdviceLine en het Ombudsman-programma.

•D e Office of Ethics biedt wereldwijd hulp aan onze werknemers met ethische vragen of problemen. De Office of Ethics is verantwoordelijk voor zowel het Ombudsman programma als de AdviceLine. •D e AdviceLine is 24-uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar voor werknemers over de hele wereld en bemand door een externe organisatie. Werknemers kunnen anoniem blijven wanneer ze telefonisch of via het internet contact opnemen met de AdviceLine. Wanneer een medewerker contact opneemt met de AdviceLine via telefoon, zal de telefonist(e) niet direct advies geven, maar zal hij/ zij de informatie doorsturen naar de Office of Ethic, en krijgt de werknemer een casusnummer en een terugbeldatum. Hoewel vragen en bezorgdheden die zijn gemeld aan de AdviceLine ter beoordeling zullen worden doorgezonden aan de Office of Ethics, zal geen indentificerings-informatie worden meegezonden zonder de goedkeuring van de beller.

32

•H et Ombudsman-programma moedigt de positieve en eerlijke behandeling van medewerkers aan door een alternatief kanaal te bieden waar medewerkers werkgerelateerde bezorgdheden kunnen melden, inclusief gedrag dat inconsistent is met de beleidslijnen, praktijken, waarden en normen van het bedrijf. Het programma is ontworpen om een ‘veilige haven’ te bieden waar deze zaken vertrouwelijk en zonder angst op vergelding, kunnen worden besproken.

V A

U kunt contact opnemen met de Office of Ethics of de Ombudsman om zaken in een vertrouwelijke omgeving te bespreken. De AdviceLine biedt volledige anonimiteit, omdat deze wordt bemand door een extern bedrijf.

V A V A

Ik kan geen collect-calls maken naar de Verenigde Staten vanuit mijn land. Wil dit zeggen dat ik geen contact kan opnemen met de AdviceLine? De Office of Ethics heeft verschillende manieren ontwikkeld waarop medewerkers hulp kunnen krijgen. U kunt contact opnemen met de AdviceLine op het internet, via: http://www.TheAdviceLine.com. Hoe werk de AdviceLine? De AdviceLine is bemand door een extern bedrijf en het gesprek zal in eerste instantie in het Engels zijn. U kunt vragen om met een telefonist(e) te spreken die uw eigen taal spreekt, en er zal een tolk beschikbaar komen zolang u aan de lijn bent. Om veiligheidsredenen kan u worden gevraagd om uw bedrijfsnaam te geven. De telefonistes zijn bekend met vele ethische zaken en zullen u follow-up vragen stellen over uw zaak om meer informatie te verzamelen over de situatie en om een rapport voor te bereiden.

Nadat u de informatie hebt doorgegeven over uw probleem, zult u een casusnummer ontvangen. Het casusnummer is uniek voor uw gesprek. Als u uw naam niet geeft, zal dit een anonieme link vormen tussen de beller en het bedrijf. Naast het casusnummer zult u ook een datum te horen krijgen waarop u terug kunt bellen voor een follow-up op uw rapport. Dit valt normaal gesproken binnen de 30 dagen. Bel op of na de gegeven datum opnieuw met de AdviceLine en zeg uw casusnummer. Terugbellen is belangrijk, omdat wanneer er een anonieme melding is gedaan, dit de enige link is naar u en we zouden meer informatie nodig kunnen hebben. Wanneer u terugbelt zal de AdviceLine telefonist(e) u om aanvullende informatie vragen indien nodig, of ze zullen u de stappen uitleggen die zijn genomen aan de hand van uw melding.


Moedigt het bedrijf medewerkers aan om elkaar aan te geven? Ons overkoepelende doel is om een werkplek te creëren en te behouden waar onze waarden en normen worden nageleefd. Wanneer we niet aan dat doel voldoen, moedigt het bedrijf medewerkers aan om werkgerelateerde zorgen te adresseren en op te lossen voordat ze een echt probleem vormen, en zeker voordat ze escaleren naar het overtreden van wetten, of risico’s vormen voor de gezondheid en veiligheid. Soms zal het gepast zijn om de persoon direct te benaderen met uw zorgen. Dat biedt de persoon de kans om hun gedrag uit te leggen. In het geval dat de medewerkers zich niet comfortabel voelen om de situatie zelf aan te pakken, worden ze aangemoedigd om de zaak te bespreken met hun manager of supervisor, of een andere bron die in dit boekje genoemd staat. Het bedrijf biedt tevens de AdviceLine, die volledig anoniem is en 24-uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar is.

ONDERZOEK NAAR MOGELIJK WANGEDRAG Het bedrijf neemt alle aantijgingen van wangedrag serieus. We zullen alle meldingen van vermeend wangedrag vertrouwelijk onderzoeken om te bepalen of er wetten, voorschriften, beleidslijnen of procedures zijn overtreden.

V A

V A

In elk land waar wij operationeel zijn, kunnen vele landspecifieke ethische uitdagingen bestaan. Hoe zal het bedrijf zeker stellen dat het lokale expertise heeft om deze zaken aan te pakken? De Global Compliance Organization heeft regionale, landelijke en divisiebrede compliance officers die de expertise bezitten voor alle regio’s en functionele gebieden waarin zij opereren. Zij zijn in staat om de unieke regionale of lokale afwegingen te doen die op uw situatie van toepassing kunnen zijn. U kunt contact met hen opnemen om vragen te stellen, advies te vragen of zaken te melden. Daarnaast is er een lokale Human Resources-staf in elk land.

ANONIMITEIT EN VERTROUWELIJKHEID Wanneer u contact opneemt met de Office of Ethics om een zaak te melden, kunt u anoniem blijven, hoewel u zult worden aangemoedigd om uzelf te identificeren, omdat dit de communicatie ten goede zal komen. Indien u er voor kiest uzelf te identificeren, zal de Office of Ethics iedere redelijke moeite doen om uw identiteit confidentieel te houden op een manier die consistent is met de uitvoering van een grondig en eerlijk onderzoek, zoals volgens de wet is vereist. Om de Office of Ethics bij te staan de vertrouwelijkheid te beschermen, is het belangrijk dat u discreet bent en uw gesprek met de Office of Ethics niet bespreek met collega’s of medewerkers.

Ik ken niemand die contact heeft opgenomen met de Office of Ethics of de AdviceLine. Hoeveel medewerkers nemen daadwerkelijk contact op met de Office of Ethics? Welk soort zaken worden er gemeld? De Office of Ethics behandelt zo’n 1000 tot 2000 zaken per jaar betreffende ethische vragen, zaken of beschuldigingen van wangedrag. De meeste zaken betreffen interacties tussen medewerkers en hun managers, potentiële belangenverstrengelingen en inconsistente toepassing van het bedrijfsbeleid.

Het feit dat u niet veel hoort over een melding van wangedrag, reflecteert hoe goed de vertrouwelijkheid wordt gehandhaafd gedurende het ethische meldingsen onderzoeksproces.


33

BEZORGDHEDEN AANKAARTEN Medewerkers kunnen zaken anoniem melden door gebruik te maken van de AdviceLine, een lijn die bemand wordt door een externe leverancier. Anonieme bellers krijgen een casusnummer en ontvangen instructies om binnen een bepaalde tijdsperiode terug te bellen om een update te krijgen of om aanvullende informatie te geven die nodig kan zijn om hun zaak grondig te onderzoeken.

V A

Wanneer ik een zaak meld bij de Office of Ethics, of bij de Ombudsman, is het dan automatisch anoniem? Sommige medewerkers verwarren vertrouwelijkheid met anonimiteit. U kunt zorgen melden zonder uzelf te identificeren, en dus anoniem blijven. Als u zichzelf echter bekend maakt, zullen wij er alles aan doen om uw identiteit confidentieel te houden. Zaken gemeld bij de Office of Ethics zullen confidentieel blijven, behalve wanneer het gaat om potentiële schade aan een persoon of het bedrijf, of wanneer bekendmaking noodzakelijk is voor het onderzoek. Onze fax staat op een beveiligde locatie en we hebben procedures om uw informatie vertrouwelijk te houden. In die omstandigheden waar u een zaak hebt gemeld betreffende potentiële schade aan een persoon of het bedrijf, zal de Office of Ethics u informeren dat geheimhouding niet gegarandeerd is. Bekendmaking zal op een ‘need-to-know’ basis zijn en alleen waar absoluut noodzakelijk.

VERGELDINGEN Medewerkers die zaken melden, helpen het bedrijf om problemen te corrigeren voordat ze uit de hand lopen. We zullen geen vergeldingen tolereren tegen medewerkers voor het in goed vertrouwen melden van zaken. Een zorg ‘in goed vertrouwen’ melden wil zeggen dat u een oprechte poging hebt gedaan om eerlijke en accurate informatie te geven, zelfs als later blijkt dat u het mis had. Het feit dat een werknemer een zaak ‘in goed vertrouwen’ heeft gemeld, of informatie heeft gegeven inzake een onderzoek, kan geen basis zijn voor het weigeren van voordelen, ontslag, degradatie, suspensie, dreigingen, intimidatie of discriminatie. Ook zullen werknemers die met de personen die de zaak aan het licht hebben

34

gebracht werken, hen fatsoenlijk en respectvol blijven behandelen en geen gedrag vertonen dat collega’s zal vervreemden of intimideren. Deze bescherming geldt voor iedere persoon die informatie uitgeeft met betrekking tot een onderzoek. Indien er tegen u of anderen een vergeldingsactie is geweest, dient u dit gedrag te melden aan uw supervisor of de Office of Ethics. Het bedrijf neemt beschuldigingen van vergelding serieus, en we zullen alle klachten bekijken van vergelding of dreigingen, zowel pogingen tot als daadwerkelijke vergeldingsacties. Onthoud dat het bedrijf het recht heeft om iedereen te straffen die opzettelijk een valse beschuldiging maakt, het bedrijf van valse informatie voorziet, of zich ongepast heeft gedragen.

V A

Ik heb wangedrag waargenomen, maar ik durf het niet te melden omdat ik bang ben voor vergeldingen. Welke stappen zal het bedrijf nemen om mij te beschermen? Wanneer u uw melding eerlijk en in goed vertrouwen doet, zullen wij actie ondernemen om u tegen vergelding te beschermen. De specifieke stappen kunnen per casus variëren en kunnen straffen inhouden voor personen die deelnemen aan vergeldingsacties, doorlopend monitoren van de situatie, of andere waarborgen. Als u gelooft doelwit te zijn geweest van vergelding, dient u direct contact op te nemen met de Office of Ethics.

MANAGEMENT VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR HET CREËREN VAN EEN CULTUUR WAARIN HET VEILIG IS OM TE PRATEN Angst voor vergeldingen is één van de meest genoemde reden waarom werknemers geen wangedrag melden. We hebben allemaal een verantwoordelijkheid om een atmosfeer te creëren waarin open discussie mogelijk is over zaken die de reputatie van het bedrijf kunnen beïnvloeden en die het mogelijk maakt om zorgen te uiten over mogelijk wangedrag. Managers in het bijzonder moeten vrije discussies en vragen toestaan over situaties waarvan medewerkers het gevoel hebben dat mogelijk de bedrijfsnormen of andere van toepassing zijnde wetten zijn overtreden.


Open communicatie tussen managers en werknemers is essentieel om een ‘veilig-om-te-praten’-cultuur te creëren. Acties die managers kunnen nemen om een omgeving van open communicatie te verzekeren, zijn: •R egelmatig de bedrijfswaarden en normen op teambijeenkomsten bespreken. •B enaderbaar zijn voor werknemers en een ‘open-deur’-beleid er op na houden. •P eriodiek de medewerkers eraan herinneren mogelijke zorgen naar voren te brengen aan u als manager, of middels andere bedrijfsbronnen. •M edewerkers steunen die andere bedrijfsbronnen willen benaderen in plaats van de zaak met u te bespreken. RICHTLIJNEN VOOR HET AANKAARTEN VAN BEZORGDHEDEN Het is nooit makkelijk om zaken over mogelijk wangedrag te melden. Het vraagt om moed en integriteit. Hieronder staan een paar algemene ideëen hoe u uw zorgen met uw management kunt bespreken: 1. Maak een afspraak met uw manager of andere bedrijfsbron om uw zaak te bespreken. 2. Bespreek uw zaak op een kalme, professionele manier. 3. Benoem de risico’s voor het bedrijf en de mogelijke impact van het wangedrag. 4. Geef toe (indien gepast) dat u wellicht niet alle informatie of feiten hebt die relevant zijn voor de zaak. 5. Noem iedere zorg die u hebt over de vertrouwelijkheid van uw melding. (Indien u zich zorgen maakt over de vertrouwelijkheid, wees dan voorzichtig met het delen van informatie met uw collega’s die wellicht onopzettelijk informatie kunnen vrijgeven). 6. Bedank het individu voor hun tijd en hun aandacht voor de zaak. Natuurlijk is het volgen van bovenstaande richtlijnen niet het belangrijkste - het daadwerkelijk naar voren komen met de zorg, op de manier die voor u het meest comfortabel is, is het belangrijkste. Wanneer u een zorg op een eerlijke en oprechte manier naar voren brengt, helpt u het bedrijf, uw werkplek en uiteindelijk uw collega’s en uzelf te beschermen. Door uw mond open te doen, wordt u een partner in het doen van wat juist is.

V A

Ik heb het vermoeden dat er wangedrag heeft plaatsgevonden binnen mijn afdeling, maar ik heb niet alle feiten om het te bewijzen. Moet ik toch naar voren komen of wachten tot ik meer informatie heb? Wij verwachten niet van u dat u alle informatie hebt bij het melden van een zorg. Als u ons zoveel mogelijk informatie kunt geven, zal het bedrijf de zaak verder onderzoeken. Probeer niet zelf een onderzoek te doen, maar meld de zaak tijdig bij de gepaste bronnen.

RICHTLIJNEN VOOR HET ONTVANGEN VAN BEZORGDHEDEN Uw reactie wanneer een werknemer een zorg aan u uit is bijzonder belangrijk. Het zal een sfeer van open communicatie creëren waar de werknemer zich veilig voelt om de zaak te bespreken, of het zal een ontmoedigend effect hebben voor toekomstige communicatie en werkplekmoraal. Hieronder staan enkele algemene ideëen over hoe u kunt reageren wanneer een werknemer een zorg meldt: 1. Verzeker u er van dat u voldoende tijd hebt om de zorg adequaat te bespreken. Indien dit niet het geval is, plan dan een ander tijdstip en zeg tegen de werknemer dat dit is gedaan zodat u hen en hun zaak de volledige aandacht kunt geven. Ontmoet de werknemer op een locatie waar u een privaat en ongestoord gesprek kunt voeren, zoals uw kantoor of een conferentieruimte. 2. Luister zoveel mogelijk. Probeer te vermijden dat u defensief wordt of de discussie af probeert te kappen of het bedrijf of een persoon verdedigt voordat u alle feiten hebt gehoord. 3. Blijf kalm en professioneel. 4. Vraag om opheldering en aanvullende informatie, maar doe dit op een manier waarop de medewerker zich niet geïntimideerd voelt of defensief wordt. Handige aanvullende informatie omvat identificatie van andere personen die de zorg delen of die van de situatie op de hoogte zijn, het aantal keren dat de medewerker het wangedrag heeft gezien, eventuele documenten die de zorg ondersteunen en de namen van andere personen met wie de medewerker zijn zorgen heeft gedeeld. Dit laatste punt is belangrijk bij het helpen beschermen van de vertrouwelijkheid van de medewerker die de zorg naar voren brengt.


35

BEGRIPPENLIJST 5. Heb niet het gevoel dat u direct een antwoord klaar moet hebben. Vaak is het beter om eerst over de melding na te denken en later te reageren. 6. Zeg tegen de medewerker dat het bedrijf meldingen van wangedrag zeer serieus neemt en dat de juiste mensen de zaak zullen onderzoeken. Verzeker de medewerker er van dat u op de zaak terug zult komen, normaal gesproken is 30 dagen een goede tijdsperiode voor een reactie. 7. Bedank de persoon voor het naar voren brengen van de zaak. Net zo belangrijk als uw eerste reactie is hoe u een follow-up doet en hoe u de medewerker daarna behandelt. Afhankelijk van de ernst van de zaak, moet u wellicht aanvullende bedrijfsbronnen inschakelen om de zaak op te lossen of te onderzoeken. U moet wellicht de beleidslijnen van het bedrijf bekijken of het gepaste managementniveau betrekken, of een expert op dat gebied om de situatie op te lossen. Indien de melding gaat over een mogelijke compliance overtreding, dient u contact op te nemen met uw lokale compliance officer om het te bespreken en advies te krijgen over hoe u met de zaak om moet gaan. In sommige gevallen zal het gewenst zijn dat Compliance of Human Resources een onderzoek leidt, in plaats van de manager aan wie de zaak gerapporteerd is. Maar als u besluit dat andere bedrijfsbronnen betrokken moeten worden, zoals Human Resources, de Office of Ethics, de regionale, landelijke of divisie compliance officer, de juridische afdeling of een andere bron, doe dat dan direct. Wanneer u alle informatie hebt om verder met de zaak te gaan, los deze dan tijdig op. Documenteer uw acties en beslissingen, en alle informatie die u hebt ontvangen.

30 dagen contact op te nemen met de werknemer die de zorg heeft aangekaart, zelfs als er geen nieuwe informatie te melden is, en dit iedere 30 dagen te blijven doen. In veel gevallen zult u niet in staat zijn substantiële informatie te geven over de zaak aan de werknemer. Maar het is toch belangrijk om een update over het proces te geven en de werknemer te verzekeren dat de zaak serieus genomen wordt. Dit zal de werknemers aanzetten in de toekomst zaken te melden en bij te dragen aan een ‘veilig-om-tepraten’-cultuur. Wanneer u de werknemer een update geeft, gebruik dan deze kans om na te gaan of de medewerker enige vorm van vergelding heeft ervaren als resultaat van de melding. Besef dat veel werknemers die een melding doen, bijzonder gevoelig zijn voor ontvangen kleineringen of vergeldingen volgend op de melding. Het is belangrijk dat u de medewerkers waardig en respectvol blijft behandelen, inclusief het volgende: • Evalueer op daadwerkelijke prestatie. • Bied zinvolle opdrachten. • Deel informatie die nodig is om het werk te doen. • Betrek bij sociale functies. •G a beleefd met ze om en op dezelfde wijze als daarvoor. •B enadruk de positieve actie van het melden op de volgende prestatie-evaluatie.

De manager die de zorg heeft ontvangen, of de persoon die het onderzoek leidt, dient altijd binnen

Bedrijfsbezit Bedrijfseigendommen zijn artikelen die waardevol zijn voor het bedrijf. Dit omvat fysieke eigendommen -zoals materiaal, voorraad, producten, apparatuur en contanten- immateriële zaken -zoals informatie, merkwaarde en medewerkerstijd- en vertrouwelijke informatie. Belangenverstrengelingen Een belangenverstrengeling is een situatie waarin de persoonlijke belangen van een medewerker in conflict zijn met, of lijken te zijn, met de belangen van het bedrijf. Het resultaat is dat het vermogen van de medewerker om onafhankelijke en objectieve beslissingen te nemen namens het bedrijf gecompromitteerd is of lijkt te zijn. Belangenverstrengelingen betreffen meestal financiële belangen, familie of andere relaties of andere externe activiteiten of belangen. Confidentiële of eigendomsinformatie. Informatie van een technische, wetenschappelijke of commerciële aard, die niet openbaar, noch redelijk eenvoudig te achterhalen is. De volgende zaken zijn voorbeelden van vertrouwelijke informatie: werkelijke en in behandeling zijnde contractuele informatie; goedkeuring en vrijgavedatums; klant-, consument-, patiënt- en leverancierslijsten en informatie; registratiedatums; financiële informatie; uitvindingen; marketingstrategieën en -plannen; prijzen en kosten; regulerende data; onderzoeks- en ontwikkelingsinformatie; handelsgeheimen zoals kennis, formules en processen; en onaangekondigde producten en ontwikkelingen. Ethisch gedrag Gedrag dat niet alleen de van toepassing zijnde wetten naleeft, maar tevens de reputatie van het bedrijf behoudt en versterkt, meestal door het houden aan of overtreffen van verantwoordelijkheden aan de stakeholdersgroepen. Executive comité (EC) Het Executive comité is het senior managementteam van ons bedrijf, normaal gesproken gevormd uit rechtstreekse ondergeschikten van de Chief Executive Officer. Deze leiders vertegenwoordigen diverse gebieden van het bedrijf, komen regelmatig bijeen om vooruitgang te beoordelen afgezet tegen de bedrijfsdoelstellingen. Fraude Fraude is een juridische term met een in ieder land andere definitie. Normaal gesproken betreft het een oneerlijke handeling, bedrog en het behalen van een onverdiende beloning. Goed vertrouwen Een zorg ‘in goed vertrouwen’ melden wil zeggen dat u een oprechte poging hebt gedaan om eerlijke en accurate informatie te geven, zelfs als later blijkt dat u het mis had. Handel met voorkennis Het kopen of verkopen van bedrijfsaandelen of obligaties op basis van informatie die nog niet openbaar is gemaakt. Intimidatie Intimidatie op de werkplek wordt over het algemeen omschreven als iedere actie die ongepast of onredelijk een intimiderende, vijandige of beledigende werkplek creëert. Klacht over kwaliteit van product Een klacht over de kwaliteit van een product is iedere vorm van communicatie die een potentieel defect beschrijft gerelateerd aan de identiteit, sterkte, kwaliteit, of puurheid van een product nadat het voor gebruik is vrijgegeven of verspreid is door een klant. Klachten over de kwaliteit van een product kunnen ook wijzigingen in productuiterlijk omvatten, inclusief verpakking, sterkte, kwaliteit, leveringsmethode, veiligheid, puurheid en effectiviteit. Negatieve ervaring Een negatief en/of onbedoeld symptoom of ziekte ervaren door een specifieke patiënt tijdens het gebruik van een product van het bedrijf, of dit nu gerelateerd is aan het gebruik van het product of niet. Negatieve ervaringen kunnen negatieve bijwerkingen, verslechtering van een bestaande ziekte, giftigheid (start van een nieuwe ziekte), verwonding of overlijden, allergische reactie of helemaal geen effect hebben. Omkoping Iets aanbieden van iets van persoonlijke waarde aan een beleidsmaker in ruil voor gunstige behandeling, meestal om zaken te kunnen blijven doen of om een ongepaste voorkeursbehandeling te krijgen. Omkoping kan voorkomen in monetaire vorm, zoals contanten, of in de vorm van iets waardevols (bijv. reizen, diensten, kortingen, geschenken, etc.). Overheidsfunctionaris Een functionaris, vertegenwoordiger of medewerker van een overheid of een afdeling of agentschap daarvan, of iedere commerciële entiteit waarin een overheid eigendomsaandelen heeft of andere controle hierop uitoefent. Het omvat tevens functionarissen van politieke partijen en kandidaten voor politieke functies. Stakeholders Personen of groepen aan wie het bedrijf verantwoordelijkheid aflegt. In het algemeen worden vijf groepen gezien als stakeholders: klanten inclusief patiënten en consumenten, werknemers, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschap/maatschappijen waar wij opereren.

36



37

INDEX

VERTROUWELIJKHEID

Aandeelhouders, 19, 20

Intimidatie, 17, 18

Aandelen, andere bedrijven, 19

Kantoorartikelen, persoonlijk gebruik van, 20, 21

Academische integriteit, 9

Klacht over productkwaliteit, 7

Agenten, gebruik en selectie, 30

Klinisch onderzoek en protocols, 8

Alcohol, 16, 17

Post-marketing klinisch onderzoek, 9

Bedrijfseigendommen, gebruik van, 20

Kwaliteit, product en service, 7

Belangenverstrengeling, 9, 18, 19, 20

Leiderschapsprincipes, 40

Besluitname test, 6

Leveranciers, zie Relaties met leveranciers

Bezorgdheden

Media, 21, 22, 28

Gerapporteerd wangedrag, 33

Mensenrechten, 27

Melden, 32, 33, 34, 35

Milieu, 28, 29

Ontvangen, 35, 36

Negatieve ervaringen, 7

Vergeldingen, 34

Omkoping, 9, 10

Boeken of bestanden, 23

Ongevallen, zie Veiligheid

Openbaarmakingen, 23, 24

Overheid, 10, 29, 30, 31

Boycotten, 31

Politieke activiteiten, 31

Communicatie, openbaar, 28

Privacy, 13, 14, 15, 16

Computers en software, 20, 21, 25

Regelgeving, import/export, 31

Concurrenten

Relaties

Concurrerende informatie, 12, 13

Relaties met collega’s, 17

Eerlijke concurrentie, 12

Aandeelhouders, 19

Databescherming, 13, 14

Artsen en gezondheidszorgklanten, 9, 10, 14, 18, 19, 20

Discriminatie, zie Eerlijke behandeling

Collega’s, 15, 16, 17

Drugs, illegale, 16, 17

Familie en persoonlijk, 18, 19

Eerlijke behandeling, 16

Gemeenschappen en samenleving, 27, 28, 29

E-mail, zie Internet

Leveranciers, 19, 25, 26

Entertainment, accepteren en aanbieden van, zie Geschenken

Romantische relaties, 17

Gastvrijheid, zie Geschenken

Seksuele intimidatie, 17, 18

Geschenken

Smeergeld, 9, 10, 29, 30

Conferenties/symposia, 11, 12

Socialisering met collega’s, zie Vriendschappelijke omgang

Geven en ontvangen van, 9, 10, 25, 26

Tickets, zie Geschenken

Maaltijden en gastvrijheid, 10, 11, 26

Uitnodigingen, zie Geschenken

Tickets, 26

Veiligheid, 16, 29

Geweld op de werkplek, 17

Vertrouwelijke informatie, 13, 22, 23

Gezondheid, zie EHS

Vertrouwelijkheid naar medewerkers toe, 15, 33, 34

Handel met voorkennis, 24

Vriendschappelijke omgang, 17, 19, 20

In dienst name

Werkomgeving, 15

Familie, 18

Bescherming, 34

Gelijkheid, 16, 18

Privacy van medewerkers, 15, 16

Vrienden, 18

Wetenschappelijke integriteit, 9

Het bedrijf zal geen enkele vergelding toestaan tegen medewerkers die bedrijfspraktijkzaken aan het licht brengen. Iedere werknemer die zaken betreffende het bedrijfspraktijk aan de orde brengt, zal tegen vergeldingsacties worden beschermd. Deze bescherming geldt voor iedere persoon die informatie uitgeeft met betrekking tot een onderzoek. Onthoud echter dat ons bedrijf het recht heeft om iedere persoon te straffen die opzettelijk een valse beschuldiging maakt, het bedrijf van valse informatie voorziet, of zich ongepast heeft gedragen. Wanneer u contact opneemt met de Office of Ethics om een zaak te melden, kunt u anoniem blijven, hoewel u zult worden aangemoedigd om uzelf te identificeren. Indien u er voor kiest uzelf te identificeren, zal de Office of Ethics iedere redelijke moeite doen om uw identiteit confidentieel te houden op een manier die consistent is met de uitvoering van een grondig en eerlijk onderzoek, zoals volgens de wet is vereist. Om de Office of Ethics bij te staan de vertrouwelijkheid te beschermen, is het belangrijk dat u discreet bent en uw gesprek met de Office of Ethics niet bespreek met collega’s of medewerkers.

Sample verzoeken, 8

Kijk voor meer informatie over het melden van bezorgdheden op pagina 32.

Internet, 15, 20, 21

38



39

APPENDIX

LEIDERSCHAPSKWALITEITEN VAN HET BEDRIJF

Focus op klanten,

inclusief patiënten Neem snelle,

gedisciplineerde beslissingen Handel met

openheid en durf

Breng talent tot

ontwikkeling

FOCUS OP KLANTEN, INCLUSIEF PATIËNTEN •F ocus de gehele organisatie op het toevoegen van waarde voor klanten, inclusief patiënten, door het begrijpen van en voldoen aan hun behoeften.

NEEM SNELLE, GEDISCIPLINEERDE BESLISSINGEN •N eem tijdige beslissingen op het juiste niveau met de juiste gegevens, en ondersteun ze zodra ze zijn genomen.

HANDEL MET OPENHEID EN DURF •S preek openlijk, eerlijk en met overtuiging; heb de moed om passende risico’s en moeilijke beslissingen te nemen.

BRENG TALENT TOT ONTWIKKELING •B reng talent tot ontwikkeling met de capaciteiten en diversiteit die nodig zijn om succesvol te zijn op onze markten; inspireer, beloon en ontwikkel om te verzekeren dat medewerkers hun potentieel halen; hak knopen door wanneer dat nodig is. ETHISCH VERANTWOORD EN INTEGER

Ethisch

verantwoord en integer

Stuur op

resultaten aan

Samenwerking

aanmoedigen

40

DANKBETUIGING

•V ertoon gedrag volgens de hoogste normen van betrouwbaarheid en ethiek in alle interacties en houd anderen aan dezelfde normen; handel in overeenstemming met wettelijke regels, bedrijfsbeleid en -richtlijnen; signaleer ethische kwesties en pak ze zonder aarzeling aan. STUUR OP RESULTATEN AAN •S tel duidelijke prestatienormen; neem obstakels uit de weg, houd onszelf en anderen verantwoordelijk voor het behalen van resultaten.

SAMENWERKING AANMOEDIGEN •L uister actief en probeer uiteenlopende visies te begrijpen; werk samen om de gemeenschappelijke doelstellingen van het nieuwe bedrijf te bereiken.


Wij willen de honderden medewerkers van ons bedrijf over de hele wereld bedanken die hun medewerking hebben verleend aan het samenstellen van dit boekje. Uw inzichten waren van onschatbare waarde dat dit wereldwijde document relevant werd voor de behoeften en bezorgdheden van alle medewerkers van ons bedrijf.

ONZE WAARDEN VERBETEREN VAN MENSELIJK LEVEN Ons bedrijf draait om het beschermen en verbeteren van menselijk leven. We streven ook naar het verbeteren van diergezondheid. Al onze acties moeten worden gemeten door ons succes in het behalen van deze doelen. ETHIEK & INTEGRITEIT Wij zijn toegewijd aan de hoogste normen in ethiek en integriteit. Wij dragen verantwoordelijkheid voor onze klanten, medewerkers van het bedrijf, ons leefmilieu en de samenlevingen die wij wereldwijd van dienst zijn. In het uiten van die verantwoordelijkheden snijden wij professioneel of ethisch geen bochten af. Onze interacties met alle onderdelen van de maatschappij moeten transparant zijn en moeten de hoge normen weergeven die wij aanhangen. INNOVATIE Wij zijn toegewijd aan het hoogste niveau van wetenschappelijke excellentie. Ons onderzoek wordt gestuurd door de toewijding aan het beschermen van menselijke en dierlijke gezondheid en de kwaliteit van leven. Wij streven er naar de meest belangrijke behoeften te identificeren van consumenten en klanten, en wij dagen onszelf uit middels continue innovatie om aan die behoeften te kunnen voldoen. TOEGANKELIJK VOOR IEDEREEN Wij streven er naar om de gezondheid en het welzijn van mensen over de hele wereld te verbeteren door onze medicatie en vaccins toegankelijker te maken. Het creëren van nieuwe therapieën is slechts de eerste stap in de strijd tegen ziektes en het verbeteren van het welzijn op wereldwijde schaal. Succes kan alleen behaald worden wanneer iedereen de medicatie en vaccins die ze nodig hebben, ook kunnen krijgen. In de Verenigde Staten en daarbuiten hebben we vele programma’s ontwikkeld om de toegankelijkheid van onze producten te verbeteren, zodat iedereen er van kan profiteren, waar ze ook leven. DIVERSITEIT & TEAMWORK Ons vermogen om te slagen is afhankelijk van de integriteit, kennis, verbeeldingskracht, vaardigheid, diversiteit en teamwork van onze medewerkers. Daarom streven wij er naar om een omgeving te creëren van wederzijds respect, aanmoediging en teamwork. Wij belonen toewijding en prestatie en zijn ontvankelijk voor de behoeften van onze werknemers en hun familie.

Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, VS

42


ONZE WAARDEN EN NORMEN

Recommend Documents