ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENT
Version 1.0
Pendahuluan Begitu pentingnya peran dari Departemen Purchasing dalam suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan kantor dari hal yang sederhana namun penting seperti Alat Tulis Kantor ( Stationeries & Supplies ) hingga alat- alat berat. Hambatan yang sering terjadi bagi seorang purchasing adalah kesulitan dalam monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga membuat waktu menjadi tidak efektif dan efisien. PT Datascrip akan memberikan kemudahan dalam system pembelian atau pemesanan dengan system online order. Yang mana system ini dibuat untuk memberikan kemudahan dalam hal : 1. Proses ordering 2. Monitoring & Reporting 3. Focus pada Core Business 4. Online Ordering system yang dapat disesuaikan dengan organisasi dan prosedur yang ada.
Proses Ordering & Kontrol/Monitoring Secara umum, proses pesanan seperti bagan tersebut di bawah ini :
User / Requestor
Atasan / Dep Head
Purchasing
Rekanan
Receiver
Dapat kita perhatikan dari bagan tersebut diatas bayak proses yang tidak efisien, diantaranya adalah :
Harga barang yang akan di beli oleh user belum sepenuhnya di setujui oleh atasan atau oleh purchasing dept.
Purchasing dept akan banyak membuang waktu dalam hal bernegosiasi dengan pihak rekanan.
Banyaknya vendor yang harus dikumpulkan untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda – beda sehingga waktu dan biaya menjadi tidak efektif dan efisien.
Kemungkinan harga dapat dipermainkan karena tidak adanya transparansi harga
Dan banyak hal lainnya
Dengan hal tersebut diatas maka PT Datascrip memberikan satu solusi dengan cara Online Ordering system, yang mana system ini akan memberikan efisiensi pada Proses ordering : User / Requestor
Atasan / Dep Head
Rekanan
Receiver
Bagan tersebut diatas dapat menjelaskan dalam proses ordering terjadi efisiensi yang banyak, salah satunya adalah efisiensi waktu & SDM.
System online order ini adalah sebuah system yang akan di implementasikan dengan cara b2b, PT Datascrip akan membangun portal khusus untuk PT. Mitsui Export Indonesia tanpa menyentuh system lain yang ada di internal PT. Mitsui Export Indonesia.
Sebagai contoh dalam proposal ini kami tampilkan salah satu bentuk online order yang sudah kami implementasikan di customer kami.
Tampak Muka dari Online system :
Pada halaman utama di sediakan 1 Login Area, untuk user login baik untuk user sebagai Requestor/Approver. Sedangkan bagi mereka yang tidak memiliki akses masuk tapi ingin melihat produk-produk yang ada maka di sediakan halaman 2 Demo Produk. Demo Produk Halaman ini disediakan untuk para user yang tidak memiliki otoritas sebagai requestor tapi ingin melihat atau mencari terlebih dahulu informasi mengenai produk yang diinginkan.
Jika user memiliki akses sebagai Requestor, maka setelah memasukkan username dan password dengan benar akan muncul halaman “Favorite Items”. Di halaman ini bisa di atur produk apa saja yang sekiranya sering di pesan, jadi user tidak perlu repot memilih grup produk dan mencari-cari dahulu.
Jika yakin dengan pilihan anda, dan anda ingin memesan, klik pada tombol Bergambar keranjang bertuliskan Add.
Setelah penekanan tombol, maka anda akan di bawa menuju halaman keranjang belanja anda (Cart).
Dibagian ini anda bisa mengubah jumlah produk yang ingin di pesan. Setelah yakin dengan produk yang di pesan. Tekan tombol Confirm Order.
Maka akan di tampilkan halaman Posting Order. Disini anda harus menentukan Approver yang kita inginkan untuk meng-Approve Request ini, juga Company yang me-request. Juga bisa di tambahkan Special Notes. Jika semua sudah di yakinkan benar adanya. Klik tombol Post to Approver pada bagian bawah.
Setelah di “Post to Approver” maka Approver yang di tentukan akan menerima Email notifikasi untuk segera memeriksa Online Order nya dan meng-Approve request tersebut. Kemudian Approver memilih PO yang ingin di periksa terlebih dahulu.
Setelah pemilihan nomor PO. Maka akan tampil halaman berisi informasi detail tentang PO tersebut.
Bisa di tambahkan catatan (Notes) terlebih dahulu, setelah itu jika ingin mengApprove PO tersebut, cukup menekan tombol Approve
Kemudian PO tersebut akan di terima oleh Datascrip yang kemudian akan di proses. Admin datascrip akan memberikan konfirmasi jadwal pengiriman barang ke
Requester dan receiver dan akan menerima email ketika PO nya sudah di proses oleh Datascrip. Contoh email yang di terima oleh Requestor.
Berikut proses penjadwalan pengiriman dari admin datascrip
Kemudian setelah itu pilihlah nomor PO yang akan di masukkan status Delivery nya. Klik Full Delivery untuk PO yang barangnya diterima sekaligus. Masukkan delivery date dengan meng-klik icon kalender dan pilih tanggal delivery nya. Setelah itu klik Save untuk menyimpan status Delivered.
Sedangkan untuk PO yang barangnya tidak diterima sekaligus, formnya akan tampak seperti dibawah ini. Masukkan tanggal delivery, kemudian jumlah item yang diterima (Delivered) dan Save.
Reporting Dengan system ini kita dapat menarik report – report, report yang dapat ditampilkan antara lain : 1. Analisa pemakaian dalam periode tertentu. 2. Analisa pemakaian dari masing-masing dept
3. Analisa pemakaian barang tertentu dalam periode teertentu atau di dept. Contoh report yang telah di olah:
4 00
6 0 0 ,0 0 0 ,0 0 0
3 50 5 0 0 ,0 0 0 ,0 0 0 3 00 4 0 0 ,0 0 0 ,0 0 0 2 50
2 00
3 0 0 ,0 0 0 ,0 0 0
1 50 2 0 0 ,0 0 0 ,0 0 0 1 00 1 0 0 ,0 0 0 ,0 0 0 50
N o . o f PO
HR Service
Project Services Gr.
Security
Kerisi Project
Belanak LPG-FSO
Pipe Ops
Crisis Mgmt
Support Service Ons
Bukit Tua Project
Ethic
Operation Kerisi-Hiu
Onshore Ops
Well Ops
Major Small Project
IS
EHMR
Ops & Eng Exc.
HSE
T r a n s a c tio n It e m
Log-Matak
Western
Explorations
CSR
Eastern
Gen Serv Onsh-PSC
Procurement
Jak Ser
0 Material Mgmt
0
V a lu e ( R p )
RUANG LINGKUP PEKERJAAN Implementasi teknis yang diusulkan terbagi dalam beberapa tahap, yaitu :
No.
Deskripsi
Waktu (Hari Kerja)
1.
Development modul yang meliputi : a. Koneksi database b. Fungsi-fungsi yang diperlukan c. Struktural Database (standard)
4
2.
Development proses order yang meliputi : a. Order cart b. Perhitungan quantity c. Create order d. Approvement (Approver, Procurement, Datascrip) e. Email layout dan testing email f. Order management Development Content Management System yang meliputi : a. Add, update, delete untuk produk, user b. Approval delegation c. Receiver delegation d. Divert approval e. Cancel order f. Emailing system
5
3.
8
Keterangan Modul yang digunakan adalah standard COOLS, jika diluar daripada itu berimbas kepada timeline pengerjaan. Sampai dengan poin c adalah standard COOLS, selebihnya adalah tergantung kebutuhan user, tingkat kerumitan proses approval berimbas kepada timeline pengerjaan. Ini adalah standard COOLS, jika terjadi perubahan major pada no. 2 poin d s.d e maka otomatis CMS akan mengalami perubahan yang berimbas pada timeline pengerjaan
4.
5. 6.
Layout Development yang meliputi : a. Tampilan awal b. Tampilan CMS c. Tampilan PO Training User Hal yang harus diperhatikan yang dapat menyebabkan perubahan timeline : a. Perubahan yang bersifat major b. Data-data yang diperlukan seperti company detail, users, delegasi approval dan receivement, produk yang akan ditampilkan, measure of unit, group, subgroup, otomatisasi penomoran, delivery charge, dll
2
Tergantung kebutuhan
1
Tergantung kebutuhan Poin b, bisa dikatakan hal kecil namun jika tidak diperhatikan bisa cukup mengganggu jalannya proses, terutama yang berhubungan dengan produk apa saja yang akan kita tawarkan di system.
Mengapa e-Procurement ? e-procurement dengan menggunakan web base aplikasi memberikan beberapa benefit dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja Departemen Purchasing..
Kendala Dibutuhkan banyaknya form permintaan oleh User dari masing – masing departemen yang ada
Benefit User dapat memesan langsung melalui website
Mengumpulkan sebanyak mungkin vendor
Cukup 1 Vendor untuk menyuplai kebutuhan stationary
Meningkatnya biaya telepon untuk mencari harga yang terbaik
Menghilangkan biaya telepon untuk konfirmasi harga karena harga sudah terikat ( kontrak ) Meminimalkan kesalahan barang karena adanya gambar produk
Sering kali terjadi kesalahan pemesanan Harga yang tidak transparan Waktu menjadi terbuang untuk membuat laporan Tidak dapat secara tepat mengajukan anggaran pembelian stationary untuk tahun mendatang
Harga yang terbuka sehingga tidak bisa di mark up Meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu karena laporan pembelian sudah tersedia Transaksi tercatat secara detil dan dapat ditampilkan dalam bentuk statistic sehingga dapat menjadi acuan dalam menentukan budget
Transportasi Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi sudah selayaknya kami mempuyai armada sendiri untuk melayani customer-customer kami.
Organisasi
PT Datascrip memiliki team yang khusus menangani online order yang bertanggung jawab mulai dari menerima pemesanan sampai pengiriman, Untuk memenuhi kebutuhan ATK PT. Mitsui Export Indonesia kami akan memberikan : Sales Account Bertanggung jawab untuk memastikan segalanya berjalan dengan lancar dari mulai pemesanan sampai pengantaran barang, siap dihubungi kapan saja
Administrator Bertanggung jawab untuk memproses PO dari PT. Mitsui Export Indonesia. memonitor pengiriman dan melakukan pekerjaan administrasi seperti input data dan menyiapkan berkas – berkas untuk dilampirkan pada invoice Web Support Bertanggung jawab untuk hal-hal teknis online order dai pembuatan sistem yang disesuaikan dengan prosedur pemesanan menginput serta mengupload barang baru dan menyelesaikan masalah – masalah yang berkaitan dengan online order Petugas Gudang Bertanggung jawab mempersiapkan barang yang dipesan sesuai dengan PO Delivery Bertanggung jawab dalam pengantaran barang yang dipesan dalam waktu yang cepat.
Terms and Conditions Pengiriman dilakukan setiap hari Selasa dan Kamis ( Tuesday & Thursday ). Term pembayaran max 30 hari sejak invoice diterima
Jika barang yang dipesan dalam keadaan kosong, akan diinformasikan 1 hari sebelumnya dan diberikan alternative barang lain. Konfirmasi Pengiriman dalam waktu 1 x 24 jam dalam kondisi ready stock Hal - hal lainnya tertuang dalam nota kesepakatan.
