MVO-
Zorgsysteem
MVO-communicatieplan internet 2015 Versie: nov. 2014 Pagina 1 van 6
MVO COMMUNICATIEPLAN
MVO-
Zorgsysteem
MVO-communicatieplan internet 2015 Versie: nov. 2014 Pagina 2 van 6
Inhoudsopgave
1. INLEIDING ........................................................................................................................................... 3 2. INTERNE COMMUNICATIE ............................................................................................................... 3 2.1. Doelstellingen en doelgroepen .................................................................................................... 3 Doel: ................................................................................................................................................ 3 Doelstelling: .................................................................................................................................... 3 Interne doelgroepen: ....................................................................................................................... 3 2.2. Plan van Aanpak .......................................................................................................................... 3 Middelen: ........................................................................................................................................ 3 2.3 Planning ........................................................................................................................................ 4 3. EXTERNE COMMUNICATIE .............................................................................................................. 4 3.1 Doelstellingen en doelgroepen ..................................................................................................... 4 Doel: ................................................................................................................................................ 4 Doelstelling: .................................................................................................................................... 5 Externe doelgroepen: ..................................................................................................................... 5 3.2 Plan van Aanpak ........................................................................................................................... 5 Middelen: ........................................................................................................................................ 5 3.3 Planning ........................................................................................................................................ 5 4. EVALUATIE ......................................................................................................................................... 5 Bijlage 1: Eisen m.b.t. eigen website en website SKAO. ........................................................................ 6
MVO-
Zorgsysteem
MVO-communicatieplan internet 2015 Versie: nov. 2014 Pagina 3 van 6
1. INLEIDING Dixi Sanitary Services B.V. onderschrijft het belang van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en heeft daarom een MVO- en CO2-beleid geformuleerd. Een onderdeel van een goed werkend MVO-beleid is het continue informeren van de interne en externe doelgroepen over de voortgang en hun bijdrage hierin. Dit communicatieplan omschrijft de doelgroepen, middelen en plan van aanpak gesplitst naar interne- en externe communicatie.
2. INTERNE COMMUNICATIE 2.1. Doelstellingen en doelgroepen Doel: Zonder de medewerking van alle medewerkers kunnen beleid en doelstellingen zoals verwoord in het MVO- en CO2 beleidsplan niet gerealiseerd worden. Er dient bij alle medewerkers transparant en open gecommuniceerd te worden en duidelijk gemaakt te worden waarom MVO- en CO2 beleid nodig is en hoe zij kunnen bijdragen.
Doelstelling: Structureel alle interne doelgroepen informeren over de ontwikkelingen op het gebied van het MVOen CO2-beleid en hoe men zelf hierin kan bijdragen. Tevens een bewustwording creëren in alle lagen van de organisatie.
Interne doelgroepen: 1. Directie; 2. Medewerkers in vaste dienst (zowel part-time als full-time); 3. Uitzend- en inleenkrachten.
2.2. Plan van Aanpak Om bij alle lagen van de organisatie het belang duidelijk te maken, wordt er gekozen voor een laagdrempelige manier van communicatie. Daarnaast proberen we onze medewerkers te stimuleren zelf een bijdrage te leveren.
Middelen: De interne doelgroepen worden via diverse middelen bereikt: 1. VGM-overleg 2. Toolboxmeetings; 3. Nieuwsbrief; 4. Middels mogelijkheid tot indienen (en beantwoorden) van verbetervoorstellen; 5. Website.
MVO-
Zorgsysteem
MVO-communicatieplan internet 2015 Versie: nov. 2014 Pagina 4 van 6
2.3 Planning Middel (naam)
Omschrijving
Onderwerp
Richting
Planning
Verantwoordelijke Directeur
VGM-overleg:
Tijdens vergaderingen wordt de huidige stand van zaken behandeld. Van alle vergaderingen wordt een schriftelijke verslaglegging gedaan welke centraal wordt gearchiveerd.
Top-down en bottom-up
Minimaal 4 keer per jaar
Toolboxmeetings
Er wordt hierin met de chauffeurs een specifiek onderwerp besproken op gebied van VGM. Het onderwerp wordt voorbereid door de KAM-coördinator
Interne regelgeving over MVO- en CO2 doelstellingen en beleid Maatregelen en hoe doorvoeren. besparingsmoge lijkheden. Voor chauffeurs relevante tips, regels en doelstellingen m.b.t. MVO en CO2.en de footprint
Top-down
Minimaal 1 keer per jaar CO2. Minimaal 1 keer per jaar MVO.
Regiomanager / KAM-coördinator
Functioneringsgesprekken
In functioneringsgesprekken wordt onder al het personeel nagegaan welke verbeterpunten zij hebben m.b.t. MVO- en CO2 beleid.
Top-down en bottom-up.
Minimaal 1 keer per jaar.
Directeur
Verbetervoorstellen
Wordt uitgevoerd volgens de ISO9001 procedure.
Bottom-up
Ad-hoc
KAM-coordinator
Nieuwsbrief
Informeren over actuele stand van zaken op gebied van MVO en CO2.
Top-down
Maandelijks
KAM-coordinator
Website
Documentatie die in relatie staat tot de CO2 prestatieladder is in een apart deel van de website terug te vinden.
Door medewerkers gesignaleerde (mogelijke) verbeteringen m.b.t. MVO en CO2 beleid. Door medewerkers gesignaleerde (mogelijke) verbeteringen m.b.t. MVO en CO2 beleid Actuele informatie zoals het behalen van doelstelling en tips en voorschriften m.b.t. MVO en CO2. Beleidsplannen, CO2 footprint, certificaten, en keten- dan wel branche initiatief.
Top-down
Minimaal elk jaar update
Directie
Voor alle communicatiemiddelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Een deel van middelen wordt ingezet na de periodieke evaluatie van het beleid zodat de meest actuele gegevens worden behandeld.
3. EXTERNE COMMUNICATIE 3.1 Doelstellingen en doelgroepen Doel: Communicatie met onze opdrachtgevers, leveranciers en overige belanghebbenden is nodig om beleid te maken (en uit te dragen) m.b.t. MVO en CO2.
MVO-
Zorgsysteem
MVO-communicatieplan internet 2015 Versie: nov. 2014 Pagina 5 van 6
Doelstelling:
Structureel de externe doelgroepen informeren over de ontwikkelingen binnen Dixi Sanitary Services B.V. op het gebied van MVO- en CO2. Eisen en wensen inventariseren m.b.t. MVO- en CO2. Het promoten van zuinig omgaan met energie en grondstoffen.
Externe doelgroepen: Hieronder vallen de belanghebbenden welke geselecteerd / geïnventariseerd zijn volgens de interne procedure D6.04 Inventarisatie en evaluatie belanghebbenden. Te denken valt aan; 1. Opdrachtgevers; 2. Leveranciers; 3. Omgeving (buurbedrijven en omwonenden) en bevoegd gezag; Van alle doelgroepen bestaan mailinglijsten. Deze worden beheerd door de directeur.
3.2 Plan van Aanpak Middelen: Externe communicatie gebeurt op formele wijze. 1. Website; 2. Persberichten; 3. Enquêtes / interviews middels vragenlijsten.
3.3 Planning Middel
Omschrijving
Onderwerp
Richting
Planning
Website Dixi
Zie bijlage
Zie bijlage
Top-down
Website SKAO
Zie bijlage
Zie bijlage
Persberichten / mails
Indien er actueel nieuws is over het MVO/CO2 beleid, wordt hier een persbericht voor verzonden.
Top-down
Enquêtes
Middels schriftelijke enquêtes zal worden nagegaan welke de eisen / wensen zijn van belanghebbenden m.b.t. MVO. Methode volgens D6.04 Inventarisatie en evaluatie belanghebbenden. Tijdens werkbezoeken zal worden nagegaan welke de eisen / wensen zijn van klanten m.b.t. MVO. Methode volgens D6.04 Inventarisatie en evaluatie belanghebbenden. Kritische leveranciers worden beoordeeld op hun MVO / CO2 prestaties.
Bv nieuw keteninitiatief, het behalen van de doelstellingen, certificeringsnieuws etc. MVO-Prestatieindicatoren
Elk half jaar update Elk half jaar update Ad hoc
Bottom-up
Minimaal 1 keer per jaar
Directie / KAMcoördinator
MVO-Prestatieindicatoren
Bottom-up
Elk klantbezoek
Directie / Regiomanager / Verkoop
MVO-Prestatieindicatoren
Top-down
Minimaal 1 keer per jaar.
Directie / Regiomanager
Interviews
Leveranciersbeoo rdeling
Voor alle communicatiemiddelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie.
4. EVALUATIE In interne audits zal worden nagegaan in hoeverre dit communicatieplan wordt opgevolgd.
Verantwoordelijke Directie Directie / KAMcoördinator Directie
MVO-
Zorgsysteem
MVO-communicatieplan internet 2015 Versie: nov. 2014 Pagina 6 van 6
Bijlage 1: Eisen m.b.t. eigen website en website SKAO. Op de eigen website en website SKAO is de volgende informatie opgenomen. Informatie Opnemen op eigen website 4.A.1: Minimaal 2 ketenanalyse scope 3 emissies Nvt 3.B.1: kwantitatieve reductiedoelstelling voor scope 1 & 2 emissie van ja het bedrijf 4.B.2: halfjaarlijkse voortgangsrapportage doelstellingen nvt 5.B.1: halfjaarlijkse voortgangsrapportage doelstellingen en nvt halfjaarlijkse herziening CO2 footprint (scope 1 t/m 3) 3.C.1: CO2 footprint (scope 1 & 2) ja nvt 5.C.1: publiekelijke commitment aan een CO₂-emissie reductieprogramma van overheid en of NGO 3.D.1: Actieve deelname aan minimaal één (sector of keten) initiatief ja op het gebied van CO₂-reductie nvt 4.D.1: eigen initiatief voor ontwikkelingsproject op gebied van CO₂reductie binnen de sector 5.D.3: eigen initiatief voor 2 ontwikkelingsprojecten op gebied van nvt CO₂-reductie binnen de sector, waarbij minimaal 1 overheidsorgaan en 1 NGO zijn betrokken. Certificaat CO2-Prestatieladder ja
Opnemen op website SKAO nvt nvt nvt nvt nvt nvt ja nvt nvt
ja