MODUL SPESIFIK 6. MANAJEMEN PUSKESMAS

Modul Spesifik 6. Manajemen Puskesmas

MODUL SPESIFIK 6. MANAJEMEN PUSKESMAS A. Deskripsi Singkat Mengelola puskesmas sebagai satu unit organisasi yang didalamnya terdapat sumber daya manusia, peralatan, anggaran dan program program kegiatan dan lingkungan internal dan eksternal memerlukan ilmu manajemen. Manajemen diterjemahkan dalam tiga rangkaian utama yaitu P1 Perencanaan, P2 Penggerakan dan pelaksanaan serta P3 Pengawasan, pengendalian dan Penilaian. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas adalah menyusun RUK yang meliputi usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembanga. RUK yang telah tersusun dibahas di dinas kesehatan kab/kota diajukan ke pemda melalui dinkes. Selanjutnya RUK yang sudah terangkum dalam usulan dinkes akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh dukugan pembiayaan dan dukungan politis Dalam penyelenggaraan program/upaya kesehatan pokok di puskesmas berdasarkan rencana yang ada dilakukan pengorganisasian. Dalam pelaksanaan program kegiatan harus jelas siapa yang menjadi unsur pimpinan dan siapa yang menjadi unsur supervisor, dan siapa yang menjadi unsur pelaksana. dan perlu dibangun komitmen serta koordinasi perlu dikembangkan di puskesmas melalui lokakarya mini bulanan dan lokakarya mini tribulanan. Untuk mengukur kinerja program atau pencapaian program maka harus dituangkan dalam dokumen penilaian kinerja puskesmas dengan menghitung hasil capaian dari standart pelayanan minimal dari enam upaya kesehatan wajib.dan upaya pengembangan yang diprioritaskan sesuai kebutuhan di wilayah kerjanya. Agar dicapai pelayanan yang bermutu dan berkinerja tinggi, untuk itu prinsip dasar mutu dan peningkatan kinerja perlu dipahami oleh manajer puskesmas dan staff, salah satu diantaranya juga penyusunan standar prosedur operasional untuk tiap unit pelayanan Modul 1 akan membahas empat pokok bahasan utama, yaitu: 1. 2. 3. 4.

Pokok Bahasan 1:Perencanaan tingkat puskesmas Pokok Bahasan 2: Lokakarya mini Puskesmas Pokok Bahasan 3: Penilaian kinerja Puskesmas Pokok bahasan 4: Pelayanan bermutu berdasarkan Standar Operasional Prosedur

Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

1


B. Tujuan Pembelajaran: a. Tujuan pembelajaran umum: Peserta latih memahami manajemen pengelolaan di puskesmas dengan melakukan penyusunan perencanaan, melaksanakan penggerakan pelaksanaan berdasarkan rencana kerja, melaksanakan penilaian kinerja puskesmas berdasarkan SPM yang ada, serta melaksanakan pelayanan kesehatan yang bermutu dengan berlandaskan pada dokumen SOP yang ditetapkan. b. Tujuan pembelajaran khusus: 1. Peserta memahami tahapan dalam penyusunan perencanaan puskesmas 2. Peserta mampu menyelenggarakan lokakarya mini bulanan dan tribulanan puskesmas untuk menggalang komitmen dan koordinasi. 3. Peserta mampu memahami tehnik penilaian kinerja berdasarkan SPM ( standar pelayanan minimal ) 4. Peserta mampu meberikan pelayanan bermutu berdasarkan SOP yang telah ditetapkan C. Alokasi Waktu: Alokasi waktu yang dibutuhkan untuk pembelajaran dan memahami modul ini adalah pada minggu pertama e-‐learning. D. Pelatih/Narasumber: Mentor lokal, dan fasilitator/narasumber dari lembaga konsultan.


2


POKOK BAHASAN I PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS I. Pengantar Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas adalah menyusun RUK yang meliputi usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembanga. RUK yang telah tersusun dibahas di dinas kesehatan kab/kota diajukan ke pemda melalui dinkes. Selanjutnya RUK yang sudah terangkum dalam usulan dinkes akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh dukugan pembiayaan dan dukungan politis II. Tujuan Pembelajaran 1. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah selesainya pembahasan modul perencanaan tingkat puskesmas peserta mempunyai ketrampilan dalam menyusun perencanaan kegiatan tahunan berdasarkan fungsi dan asas penyelenggara Tujuan Khusus: setelah selesainya pembahasan modul Perencanaan Tingkat Puskesmas, perserta latih mempunyai kompetensi: ehnik pengorganisasian ini peserta latih mampu menerapkan pengorganisasian dengan benar dilingkungan organisasinya sesuai tunturan dan perubahan lingkungan 2. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesainya pembahasan modul Perencanaan Puskesmas, perserta latih diharapkan mempunyai kompetensi: 1. Mampu menjelaskan tahapan perencanaan puskesmas 2. Mampu menganalisis data sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan program puskesmas. 3. Mampu memanfaatkan data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas. 4. Mampu menyusun RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya 5. Mampu menyusun RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

3


III. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan 1. Pentahapan penyusunan rencana puskesmas 2. Analisis data sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan program puskesmas. 3. Pemanfaatan data data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas. 4. Penyusunan RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya 5. Penyusunan RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber IV. Alokasi Waktu: Selama minggu ke tiga dan keempat pembelajaran berbasis web. V. Pelatih: Tutor lokal, fasilitator lembaga konsultan dan NS sesuai materi. VI. Bahan Ajar: A. Pendahuluan. 1. Manfaat Perencanaan Tingkat Puskesmas a. Memberikan petunjuk untuk menyeleng-‐garakan upaya kesehatan secara efektif & efisien b. Memudahkan pengawasan & pertanggung-‐jawaban c. Dapat mempertimbangkan hambatan, dukungan dan potensi yang ada 2. Fungsi Puskesmas Pusat penggerak pembanguan berwawasan kesehatan, Pusat pemberdayaan masyarakat dibidang kesehatan, Pusat pelayanan kesehatan strata pertama (perorangan dan masyarakat) 3. Ruang Lingkup PTP ( Perencanaan Tingkat Puskesmas) mencakup : a. Upaya kesehatan wajib b. Upaya kesehatan pengembangan Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

4


c. Upaya kesehatan penunjang Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) pelaksanaan program kesehatan diwujudkan dalam bentuk upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya kesehatan perorangan (UKP) yang ditata sedemikian rupa agar saling mendukung untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Kep.Menkes No. 128/Menkes/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Puskesmas, pada hakekatnya reformasi puskesmas mengarah pada pemantapan fungsi puskesmas dalam UKP dan UKM essensial, termasuk pengembanga programnya sesuai dengan kemampuan dan kompetensi petugas puskesmas. 6 upaya wajib yang dilakukan puskesmas adalah promosi kesehatan, kesehatan lingkunga, KIA dan KB, perbaikan gizi masyarakat, pencegahan dan pemberantasan penyakit menular, dan pengobatan. Selain itu puskesmas juga dapat melakukan upaya kesehatan pengembangan antara lain kesehatan sekolah, kesehatan olahraga, kesehatan kerja, kesehatan gizi dan mulut, dan kesehatan jiwa.

4. Manajemen Perencanaan Puskesmas Perencanaan adalah suatu proses sistematik untuk menentukan masalah, memperhitungkan sampai berapa jauh masalah dianggap sebagai kebutuhan yang harus dipecahkan, memformulasikan tujuan (goals) dan sasaran (objektives) yang realistik untuk mengurangi masalah tersebut, memilih alternative, menetapkan strategi intervensi program, merinci program dalam kegiatan, dan menilai hasil-‐ hasil program yang dilaksanakan. Perencanaan adalah proses penyusunan rencana tahunan Puskesmas untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja puskesmas. Rencana tahunan puskesmas dibedakan atas dua macam. a. Pertama, rencana tahunan upaya kesehatan wajib. b. Kedua, rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan. Perencanaan tingkat puskesmas adalah Suatu proses penyusunan rencana kegiatan puskesmas pada tahun yang akan datang yang dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya


5


B. Tahapan Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Apabila akan menyusun perencanaan di puskesmas kepala puskesmas beserta staf harus memperhatikan dan melalui empat tahapan , supaya hasil perencanaan berkualitas dan mendapatkan masukan dari semua komponen organisasi. Perencanaan yang adekuat serta disusun dengan mengikutsertakan peran anggota organisasi maka dapat dipastikan sebagai modal keberhasilan pencapaian tujuan pengelolaan kegiatan sebesar 50 %. 1. Tahap persiapan a. Mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam proses Penyusunan PTP agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap-‐tahap perencanaan. b. Ka pukesmas membentuk tim penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas c. menjelaskan pedoman PTP kepada tim agar dapat memahami pedoman, demi keberhasilan penyusunan PTP. d. bersama-‐sama tim mempelajari kebijakan dan pengarahan yang telah diterapkan oleh Dinkes Kabupaten Kota, Dinkes Prov, dan Kementerian Kesehatan Catatan Pelatih : Apakah sdr dalam menyusun perencanaan puskesmas sudah melibatkan staf? dan apa dasar pertimbangan pemilihan staf yang terpilih menjadi anggota tim ? 2. Tahap Analisis Situasi Untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang di hadapi puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan. Ada dua kelompok yang perlu di kumpulkan data umum dan data khusus : a. Data umum terdiri atas 1) peta wilayah kerja dan fasilitas pelayanan (format -‐1) 2) data sumber daya terdiri atas Ketenagaan ( format 2a), Obat dan bahan habis pakai (format -‐2b), peralatan (format 2c), sumber pembiayaan (format-‐2d),sarana dan prasarana (format 2e) 3) data peran serta masyarakat (format-‐3) 4) data penduduk dan sasaran program (format -‐4) 5) data sekolah(format-‐5) 6) data kesling wilayah kerja puskesmas (format-‐6) Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

6


b. data khusus ( hasil penilaiaian kinerja puskesmas) 1. data kematian (format -‐7) 2. kunjungan kesakitan (format-‐8) 3. 10 besar Pola penyakit (format-‐9) 4. status kesehatan 5. kejadian luar biasa /KLB (format-‐10) 6. cakupan program Yankes 1 tahun terakhir per desa (format-‐11) 7. hasil survey (bila ada) (format-‐12) Catatan Pelatih: Dari sekumpulan data di puskesmas data apa saja yang belum sdr miliki ? dan bagaimana cara mengupayakan agar data sdr menjadi lengkap?, setelah data lengkap bagaimana sdr memaknai data tersebut dan bagaimana sdr menganalisis terhadap data dimaksud ? 3. Tahap penyusunan rencana usulan kegiatan (RUK) Berdasarkan hasil analisa situsai data data diatas kemudian disusun rencana usulan kegiatan Penyusunan RUK dilaksanakan dengan memperhatikan : 1) Menyusun RUK kegiatan bertujuan untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah 2) Menyusun Rencana kegiatan baru yang disesuakan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan kemampuan puskesmas. Penyusunan RUK terdiri atas dua langkah 1) Analisa masalah dapat dilakukaan melalui kesepakatan kelompok tim penyusun perencanaan dan Konsil Kesehatan Kecamatan atau BMKM( badan musyawarah Kesehatan Masyarakat) atau LSM yang peduli bidang kesehatan di kecamatan a) Identifikasi masalah ( masalah adalah kesenjangan antara harapan dan kenyataan yang menimbulkan rasa tidak puas dan ada upaya untuk menanggulanginya b) Menetapkan urutan prioritas masalah ( mengingat adanya keterbatasan kemampuan mengatasi masalah bersamaan dan sekaligus juga dlam teknologi, maka dipilih dengan kesepakatan Tim, jika tidak tercapai kesepakatan maka


7


dilakukan mengunakan tools manajemen prioritas masalah seperti CARL c) Merumuskan masalah ( mencakup apa masalahnya, siapa yang terkena masalahnya, berapa besar masalahnya, dimana masalahnya dan bilaman masalah itu terjadi) d) Mencari akar penyebab masalah ( dapat digunakan diagram sebab akibat dari ishikawa/diagram tulang ikan, ataupun dari pendekatan sistem kemungkinan penyebab dari Input man , money, material, metode, machine, Proses pelaksanaan ( perencanaan, penggerakan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian dan penilaian) serta serta lingkungan. Berdasarkan kemampuan staf pilihlah metode yang paling dipahami dan mudah dilaksanakan 2). Penyusunan rencana usulan kegiatan : meliputi upaya kesehatan wajib, pengembangan dan penunjang. Yang meliputi : a) Kegiatan tahun yang akan datang ( meliputi kegiatan rutin, sarana/prasarana,operasional, dan program hasil analisis masalah) b) Kebutuhan sumber daya berdasar sumber daya yang ada sekarang c) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan


8


RUK disusun dalam bentuk matrik No

Upaya kesehatan

Kegiatan tujuan sasaran

target

Indikator Keberhasilan

Sbr biaya

dana

alat

tenaga

1

Kia/KB

2

Pengobatan

3

Gizi

4

Kesling

5

P2M

6

Promkes

Catatan Pelatih : lakukan identifikasi masalah yang ada di puskesmas sdr ?, kemudian buatlah cara memprioritaskan daftar masalah tersebut menggunakan metode yang sdr pahami ? Bilamana sudah memperoleh urutan prioritas masalah lakukan analisa penyebab terjadinya masalah gunakan diagram tulang ikan untuk setiap masalah, Akhirnya buatlah akternatif kegiatan yang paling mungkin dapat dilakukan di puskesmas sdr untuk setiap program. 4. Tahap /langkah penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan Bahan pertimbangan utama dalam menyusun rencana pelaksanaan adalah pertimbangan kemampuan sumber daya yang dimiliki puskesmas seperti tenaga , peralatan dan dana serta metode. a. mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang disetujui b. membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK c. menyusun rancangan awal, rincian dan volum kegiatan serta sumber daya pendukung menurut bulan lokasi dan pelaksanaan d. mengadakan lokakarya mini tahunan e. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

9


no

Upaya kesehatan

kegiatan

Tujuan

target

Vol Rincian kegiatan pelaks

Lokasi Tenaga pelaks plksana

jadwal biaya

1

Kia /KB

2

Pengobatan

3

Gizi

4

P2M

5

Kesling

6

Promles

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam pentahapan PTP meliputi. 4 langkah, yaitu : 1. Tahap persiapan 2. Tahap Analisis Masalah 3. Tahap Penyusunan Rencana Usulan kegiatan (RUK) 4. Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Sebagai gambaran utuh maka pemahaman siklus pemecahan masalah dan pngambilan keputusan dapt diuraikan sebagai berikut ini, yang merupakan prasyarat bagi peningkatan kemampuan pimpinan dan staf di puskesmas :


10


Di dalam pemecahan masalah terkandung suatu proses Sistematika yang mempunyai urutan logis. Langkah-‐langkah dalam pemecahan masalah selengkapnya dapat dilihat pada diagram berikut :

Penetapan Masalah

Prioritas Masalah

Kesenjangan

Penilaian

Analisa Penyebab

Pemecahan Masalah Tujuan / Sasaran

Pelaksanaan

Alternatif Pemecahan Rencana Pelaksanaan

Pengambilan Keputusan

Untuk lebih jelasnya tahapan dan langkah-‐langkah pemecahan masalah dapat diuraikan sebagai berikut : I.

PENGERTIAN MASALAH Untuk mengetahui apakah itu masalah maka perlu diketahui mengenai pengertian masalah yaitu adnya kesenjangan antara harapan / tujuan yang ingin dicapai dengan kenyataan yang sesungguhnya sehingga menimbulkan rasa tidak puas dan merasa bertanggung jawab untuk menanggulanginya. Dengan demikian untuk memutuskan adanya masalah ada 3 syarat yang harus dipenuhi, yaitu : 1. Adanya kesenjangan 2. Adanya rasa tidak puas 3. Adanya rasa tanggung jawab untuk menanggulangi masalah Didalam penetapan masalah harus diketahui keadaan yang diinginkan berupa sesuatu yang ideal baik berupa Konsep, target, standar dan keadaan sebenarnya, dari hasil pengumpulan data berupa wawancara , observasi, pengukuran maupun angket. Hasil


11


dari dua keadaan tersebut selanjutnya dibandingkan sehingga diketahui kesenjangannya. Contoh : Keadaan yang diinginkan (target Imunisasi)

= 80 %

Keadaan yang sebenarnya (cakupan Imunisasi)

= 60 %

Kesenjangan = 80 % -‐ 60 % = 20 % (Besarnya Masalah) Selanjutnya untuk mengetahui rumusan masalahnya diperlukan konfirmasi dengan menjawab pertanyaan 4w + 1 H 1. Apa masalahnya (What) → Imunisasi 2. Siapa yang bermasalah (Who) → Petugas imunisasi 3. Dimana terjadinya masalah (Where) → Puskesmas X 4. Kapan terjadinya (When) → Januari 2003 5. Berapa besar masalahnya → 20 % Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin seluruhnya dapat ditanggulangi, untuk itu perlu adanya prioritas masalah. Metode yang digunakan untuk penentuan prioritas masalah dapat menggunakan : CARL C : Capability /Ketersediaan Sumber Daya (dana dan sarana/ peralatan) A : Accesibility/Kemudahan, dapat didasarkan pada ketersediaan metode / cara/teknologi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak. R : Readness /Kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan sasaran seperti keahlian / kemampuan dan motivasi L : Leverage/ Seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan yang dibahas.


12


Nilai total merupakan hasil perkalian C x A x R x L, urutan ranking atau prioritas adalah nilai tertinggi sampai nilai terendah. NO

II.

MASALAH

C

A

R

L

NILAI

RANK

1

Cakupan kunjungan bumil K4

3

2

1

2

12

5

2

Balita BGM

2

3

2

3

36

2

3

Pembinaan dokter kecil

3

1

3

1

9

7

4

Jumlah bayi yg mendapat ASI eksklusif

1

3

4

1

12

6

5

Jumlah bayi yg mendapat imunisasi campak

1

2

3

4

24

3

6

Cakupan suspek TB paru

4

2

2

1

16

4

7

Jumlah bumil yg mendapat TT1

5

3

1

3

45

1

ANALISA FAKTOR PENYEBAB MASALAH Dalam penentuan prioritas masalah kita telah menemukan 5 masalah yang akan ditanggulangi, untuk itu dalam Analisa Penyebab Masalah dilakukan diskusi yang masing-‐masing kelompok beranggotakan antara 3 orang sampai 7 orang. Untuk analisadapat dilakukan dengan memilih metode yang dipahamai antara lain diagram tulang ikan atau dengan pendekatan sistem analisa masalah dan penyebabnya. Masalah selalu dimunculkan pada output (prestasi kerja) hal ini dapat dilihat pada hasil penghitungan cakupan dari standar pelayanan minimal yaituhasil kegiatan selama bulan berjalan dibagi sasaran dikalikan 100 prosen pada variabel dan sub-‐sub variabel. Penyebabnya terdapat pada proses manajemen (PI, P2 dan P3), sedangkan lingkungan dan sumber daya merupakan faktor yang berpengaruh dan perlu dipertimbangkan dalam pemecahan masalah.


13


Contoh matrik Analisa Penyebab Masalah Masalah ( out put ) Stratifikasi

Penyebab Masalah Proses

Sumber daya

Lingkungan

Cakupan Imunisasi POA imunisasi Tenaga kurang Adanya kepercayaan Campak 75% tidak ada yang keliru thd imunisasi III. PEMECAHAN MASALAH Setelah kita mengetahui Penyebab Masalah, langkah selanjutnya berupa Pemecahan Masalah. Tujuan Pemecahan Masalah ini adalah menghilangkan / mengurangi faktor-‐ faktor penyebab. Kegiatan yang dilakukan berupa : 1. Pencapaian tujuan dan sasaran. 2. Mencari alernatif Pemecahan Masalah. Langkah pertama Penetapan tujuan dan sasaran. Untuk penetapan tujuan ini hendaknya melihat masalah apa yang akan ditanggulangi, dalam contoh masalah yang akan ditanggulangi adalah masalah cakupan imunisasi yang masih rendah. Tujuan : Meningkatkan cakupan imunisasi dari 60 % menjadi 80 % dalam waktu satu tahun di Puskesmas Bara api. Langkah kedua : Penetapan sasaran Seperti diketahui untuk mencapai tujuan dapat dilakukan dengan menanggulangi faktor Penyebab timbulnya masalah, untuk itu faktor penyebab tersebut merupakan sasaran yang akan ditanggulangi Dari contoh di atas faktor penyebab masalah dilihat dari 3 faktor yaitu : 1. Manajemenberupa Proses PI, P2 dan P3 2. Sumber daya yang meliputi sarana, tenaga dan dana. 3. Lingkungan yang meliputi Fisik, Biologi, Sosek, Sosbud. Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

14


Untuk menanggulangi masalah ini kita dapat melakukan dengan pendekatan sistim yaitu dengan menggunakan sudut pandang upaya upaya aktif untuk menyelesaikan masalah yang terdapat pada faktor penyebab. Dari faktor-‐faktor tersebut maka sasaran yang akan diperbaiki adalah : A. Sasaran terdapat faktor manajemen (proses) : Menyusun POA B. Sasaran terhadap faktor Sumber Daya : Mengusahakan tenaga C. Sasaran terhadap faktor Lingkungan : meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang imunisasi. Langkah ketiga Pengembangan altematif cara/ langkah tindakan yang digunakan untuk mengatasi sasaran. Sasaran

Alternatif Kegiatan

1. Menyusun POA imunisasi

-‐ Konsultasi dengan Dinkes Tk. II -‐ Mempelajari cara menyusun POA -‐ Penyusunan POA

2. Mengusahakan tenaga

-‐ Mengusulkan tenaga ke Dinkes Tk. II -‐ Mengangkat Tenaga Honorer -‐ Efesiensi tenaga yang ada

3. Peningklatan pengetahuan

-‐ Kerjasama dengan tokoh masyarakat -‐ Kerjasama dengan lintas sektoral -‐Meningkatkan penyuluhan terhadap masyarakat

IV.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN Setelah kita mengembangkan berbagai altematif untuk pemecahan, maka kegiatan selanjutnya berupa penyaringan kegiatan dengan menggunakan pertimbangan ( Syarat mutlak ). Persyaratan mutlak yang harus dipenuhi oleh keputusan yang akan k ita h asilkan b iasanya m enyangkut d ua h al yaitu : output ( hasil ) input ( Sumber daya ) Langkah pertama 1. 2.

Penyaringan kegiatan dengan kritera mutlak. Masukkan kegiatan ke dalam kolom kegiatan kemudian disaring dengan kriteria Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

15


mutlak berikan nilai I apabila dapat dilaksanakan dan nilai 0 apabila tidak dapat dilaksanakan . Penyaringan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka Peningkatan cakupan imunisasi. Kriteria No

Alternatif Kegiatan

Hasil dpt Di dlm wkt 4 bln

Biaya dpt Ditanggung Puskesmas

Teknologi yang dikuasai

Hasil

1

Konsultasi Penyusunan POA dengan Dinkes kab

1

1

1

1

2

Penyusunan POA bersama

1

1

1

1

3

Usulan tenaga ke pemda

1

1

1

1

4

Mengangkat Tenaga Honor

0

1

1

0

5

Efisiensi tenaga yang ada

1

1

1

1

6

Kerjasama dengan tokoh Masyarakat

2

1

1

1

7

Kerjasama denga Lintas Sektoral

0

1

1

0

8

Meningkatkan Penyuluhan di masyarakat

1

1

1

1

Jika salah satu dari kegiatan tersebut tidak memenuhi persyaratan kriteria mutlak ( nilainya = 0) Maka kegiatan tersebut langsung disingkirkan, sehingga untuk pengambilan keputusan di atas maka kegiatan yang memenuhi kriteria mutlak adalah : Konsultasi Penyusunan POA dengan Dinkes kab Penyusunan POA bersama di Puskesmas Mengusulkan tenaga jurim tambahan ke pemda Efisiensi tenaga yang ada Kerja sama dengan tokoh Masyarakat Meningkatkan penyuluhan di Masyarakat . Kriteria keinginan: Kriteria Yang dipergunakan untuk memilih keputusan yang paling tepat, terhadap, altmatif yang telah lolos dari kriteria mutlak yang biasanya memuat persyaratan tehnis pelaksanaan. 1. 2. 3. 4. 5. 6.


16


Contoh : Biayanya murah. Mudah dilaksanakan oleh staf Puskesmas Bersifat mendidik. Langkah kedua: 1. 2. 3.

Memberikan bobot pada kriteria keinginan 1. Biayanya murah 2. Mudah dilaksanakan oleh Staf Puskesmas 3. Bersifat mendidik Langkah ketiga :

bobot 10 bobot 8 bobot 6

Penilaian Kegiatan dengan menggunakan kriteria keinginan Alternatif

Kriteria keinginan

Kegiatan

Biaya

Mudah

murah

dilaksanakan mendidik

( 10 )

( 8 )

( 6 )

Konsultasi POA

5 x 10

6 x 8

7 x 6

140

Penyusunan POA

7 x 10

6 x 6

6 x 6

146

Mengusulkan tenaga

Efisiensi tenaga

7 x 10

6 x 8

6 x 8

136

Kerjasama dengan

6 x 10

4 x 8

5 x 6

122

Tokoh Masyarakat

5 x 10

5 x 8

6 x 6

126

Kerjasama LS

5 x 10

6 x 8

6 x 6

134

Bersifat

Jumlah

Dari hasil diatas maka Keputusan yang diambil untuk kegiatan meningkatkan cakupan imunisasi adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Penyusunan POA di Puskesmas Konsultasi Penyusunan POA ke dinkes kab Mengusulkan Tenaga Kerjasama dengan Lintas Sektoral Kerjasama dengan tokoh masyarakat Efisiensi tenaga


17


V.

RENCANA PELAKSANAAN ( PENYUSUNAN POA ) Rencana pelaksanaan disusun oleh masing-‐masing penanggung jawab dibantu oleh anggota lainnya, rencana kegiatan dibuat dalam bentuk matrik yang isinya meliputi : kegiatan, tujuan, waktu, tempat, pelaksana dan biaya.

VI.

PENILAIAN Matrik Penilaian Kriteria

Indikator

Standar

Pengukuran

Data

Hasil

Kriteria : Adalah ciri dari subyek yang akan dinilai, bisa kriteria input, proses, output, dampak. Indikator : Variabel/subvariabel yang memberi petunjuk adanya perubahan dari kriteria. Standart : Tingkat / level yang dipakai untuk membanding dari variabel / sub variabel pada Indikator. Pengukuran : Perhitungan yang digunakan dapat berupa rate-‐ ratio proporsi / presentasi atau rumus lain. Data : Data yang diperoleh pada saat pelaksanaan evaluasi berupa keadaan yang sebenarnya. Hasil : Merupakan interprestasi dari data sesudah dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan berupa efektifitas atau efisiensi.


18


Contoh : Kriteria

Indikator

Standar

Output cakupan Imunisasi

Jml bayi Jml bayi yang yang direncanakan diimunisasi mendapat imunisasi

Pengukuran

Data

Hasil

Jml bayi diimunisasi dibanding jml bayi yang ada

300

x 100

130 % efektif

230

Input Transformasi input-‐output dana yang tersedia dibanding bayi yang di imunisasi

Dana yang ada tahun ini Rp. 24.000,-‐ Output : Jumlah bayi yang diimunisasi th ini : 300

Dana yang tersedia tahun lalu Rp. 23.000,-‐ Output : Jumlah bayi yang diimunisasi th lalu : 230

Jumlah dana yang dibagi jumlah bayi yang diimunisasi tahun ini

24000/300

80 %

X 100 %

23000/300

Jml dana dibagi jml bayi yang diimunisasi tahun lalu

Rencana Pelaksanaan dan Pengendalian Langkah-‐langkah pelaksanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut : 1). Pengorganisasian Menetapkan para penanggung jawab dan para pelaksana untuk setiapkegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. 2). Penyelenggaraan Pelaksana yang telah ditetapkan pada pengorganisasian, ditugaskan menyelenggarakan kegiatan Puskesmas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. a). Mengkaji ulang rencana pelaksanaan yang telah disusun terutama yang menyangkut jadwal pelaksanaan, target pencapaian, lokasi wilayah kerja dan rincian tugas penanggung jawab dan pelaksana. b). Menyusun jadwal kegiatan bulanan untuk tiap petugas sesuai dengan rencana pelaksanaan yang telah disusun. Beban kegiatan Puskesmas harus terbagi habis dan merata kepada seluruh petugas. c). Menyelenggarakan dan melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

19


3). Kendali Mutu Prinsip program kendali mutu adalah kepatutan terhadap berbagai standart dan pedoman pelayanan serta etika profesi, yang memuaskan pemakai jasa pelayanan yang telah dilaksanakan setiap 6 bulan sekali. 4). Kendali Biaya Penyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan program kendali biaya. Prinsip program kendali biaya adalah kepatuhan terhadap rencana biaya yang telah ditetapkan sesuai penetapan anggaran dan dapat dipertanggungjawabkan akuntabilitas penggunaan anggaran dimaksud, Langkah -‐ Langkah a. Secara singkat langkah-‐langkah dalam menyusun rencana pelaksanaan program program di Puskesmas adalah sebagai berikut : b. Mengidentifikasi indikator tiap-‐tiap kegiatan. Setiap kegiatan dalam program di Puskesmas mempunyai indikator masing-‐masing agar petugas dapat dengan mudah melaksanakan program/kegiatan tersebut maka perlu lebih dahulu diidentifikasi indikator dari program atau kegiatan itu. Indikator ini distetapkan sesuai standar pelayanan minimal di masing masing puskesmas, Contohnya Pelayanan kesehatan ibu dan anak : a) Cakupan kunjungan ibu hamil K4 (95 %) b) Cakupan pertolongan persalinan oleh Bidan atau tenaga kesehatan yang memiliki kompetisi kebidanan (90 % ) c) Ibu hamil resiko tinggi yang dirujuk ( 100 % ) d) Cakupan kunjungan neonatus ( 90 % ) e) Cakupan kunjungan bayi ( 90 % ) f) Cakupan bayi berat lahir rendah / BBLR yang ditangani ( 100 % ) g) Menyusun target dari setiap indikator kegiatan c. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Puskesmas.


20


Identifikasi Intervensi Yang Cost Effective Analysis Pengertian Cost Effective Analysis ( CEA ) Cost artinya biaya; effective artinya tujuan tercapai. Untuk dapat melihat apakah suatu biaya yang digunakan mencapai tujuan (efektif) Cost effective analysis, maka salah satu cara yaitu membandingkan dengan analysis yang lain yang disebut Cost Beneft Analysis ( CBA ). Secara singkat CBA berarti biaya dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh. Jadi dalam praktek analisis manfaat biaya (CBA) biasanya digunakan untuk pilihan proyek. Misalnyan ada 3 proyek; Proyek A, B, dan C. Pilihan proyek jatuh kepada proyek yang nilai CBA nya paling baik. CEA diarahkan untuk memilih alternatif penggunaan biaya. Contoh : Ada dana di Puskesmas sebesar Rp.100.000,-‐/bulan yang diperuntukkan kegiatan perbaikan gizi. Dalam hal ini ada 2 alternatif kegiatan, yaitu PMT Pemulihan dan PMT Penyuluhan. Kegiatan mana yang kita pilih ? a. Dengan dana Rp.100.000,-‐ / bulan, maka jika kita memilih kegiatan PMT Pemulihan yang utama, hanya mencakup ± 5 pasien atau kasus. b. Tetapi jika pilihan yang kedua diambil, yaitu PMT Penyuluhan, mungkin akan menyelamatkan lebih dari 100 pasien atau kasus. Artinya jika kita harus memilih satu jenis kegiatan diantara dua kegiatan, maka terpilih alternatif kegiatan PMT Penyuluhan. Penugasan Peserta terbagi atas 5 kelompok , @ kelompok berjumlah 6 orang Berdasarkan data yang ada dalam kasus dibawah ini lakukan analisa data sebagai bahan penyusunan rencana usulan kegiatan program puskesmas. STUDI KASUS Sebuah puskesmas di daerah pedalaman kab A, kec X selama tahun 2012 kondisinya sebagai berikut : 1. Visi Puskesmas “Menjadi puskesmas pilihan utama dalam pelayanan kesehatan untuk mewujudkan masyarakat sehat”. 2. Misi Puskesmas 1. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna yang bermutu 2. Mengolah sumber daya yang ada secara optimal 3. Memberdayakan masyarakat dibidang kesehatan diwilayah kerja dan sekitarnya Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

21


Karyawan sebanyak sebanyak 17 orang , terdiri atas 5 paramedis perawatan , 3 bidan, 1 kesehatan lingkungan, 1 gizi dan 7 pekarya, Anggaran puskesmas berasal dari APBD kab serta Jamkesmas, ASKES serta BOK ( Bantuan Operasional Kegiatan) a. Luas Wilayah Kerja Puskesmas X adalah 29,98 km2 b. PembagianWilayah Wilayah kerja Puskesmas X terdiri dari 5 desa dengan 27 dusun. Dengan Kondisi Geografis Daerah lereng 80% Daerah lembah 20% c. Transportasi dengan mobil dan perahu tradisional bermesin , Tidak semua desa atau balai desa dapat terjangkau dengan kendaraan bermotor roda empat. Angkutan umum yang tersedia diantaranya: ojek, perahu tradisional. d. Komunikasi Sarana komunikasi dari puskesmas ke luar melalui HP dengan sinyal yang kurang bagus. Sarana kesehatan lingkungan berupa sumur gali , dan sebagian besar dari perlindungan mata air terbuka (PMA ), Posyandu di dusun dusun berstrata pratama dan madya , sedangkan yang purnama atau mandiri belum Situasi Puskesmas -‐ Luas tanah : 897 m2 -‐ Luas gedung : 350 m2 Terdapat ruang Apotek, laboratorium sederhana, Bp Gigi, RuangKIA dan KB, BP Umum serta ruang pendaftaran dan ruang tunggu. Gudang farmasi -‐ ada Polindes 2 buah buka setiap senin, selasa dan kamis -‐Sarana Penunjang - Medis meliputi (Imunisasi Kit , Poliklinik set , General equipment , Minor set, Alat laboratorium ,Dental set ,Partus set b. Non Medis - Mobil ambulan ada 1 buah bisa dipakai , Motor dinas ada 5 buah, 1 tidak rusak berat. Jumlah penduduk 4025 jiwa, sex rasio 1 : 8 , Angka ketergantungan 39,36%, Kepercayaan penduduk sebagian besar beragama kristiani, dan 5 % muslim, dan Tingkat pendidikan penduduk di wilayah kerja didominasi lulusan SD dan SMP hanya sebagian kecil tamat SMA, Sarana pendidikan TK 2 buah, SD 6 buah, SMP 1 b Perilaku positif (mendorong pembangunan kesehatan) adalah Gotong royong dalam tenaga. Kebiasaan warga mengadakan olah raga, dan berburu , memancing mengkonsumsi vegetarian Sedangkan Perilaku masyarakat yang negatif (menghambat pembangunan kesehatan) antara lain Kebiasaan BAB di sungai, kolam, kebun, selokan, dll , Letak kandang di dalam rumah , Kepercayaan bahwa penyakit diakibatkan mahluq halus, Kebiasaan berobat ke dukun, Bayi umur satu bulan diberi makanan pengganti selain ASI Sosial ekonomi, sebagian besar di biladang/ kebun sebagian yang lain penggalian, Pola penyakit terbesar adalah Ispa, diare, Typus perut, PMS.GO Konjungtivitis dan hipertensi , tahun 2012 masih dijumpai Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

22


Status gizi kurang ada 12 balita serta 5 balita menderita gizi buruk, ada 5 kematian bayi karena TN, serta MMR 2, sedangkan kematian umum 12 orang Dari data Standar Pelayanan Minimal Puskesmas dari bulan Januari s/d desember 2012 cakupannya adalah : 1. KIA : a. Cakupan kunjungan K 1 (97,66% ) b. Cakupan kunjungan K 4 (96,09%) c. Cakupan pertolongan persalinan oleh nakes ( 98,91 %) d. Cakupan pemeriksaan kesehatan siswa TK, kelas 1 SMP, SMA dan setingkat ( 105 % ) e. Cakupan pelayanan usila dan prausila (24,49 %) 2. GIZI a. Pemantauan balita yang datang dan ditimbang (D/S) (88,93%) b. Balita gizi buruk yang mendapat perawatan ( 100 % ) c. Cakupan bufas yang mendapat kapsul vitamin A ( 99,18 % ) 3. KESEHATAN LINGKUNGAN : a. Rumah sehat (45,34%) b. Penduduk yang memanfaatkan jamban ( 18,66 %) 4. P2M : a. Penderita malaria diobati ( 100 % ) b. Penemuan kasus TB BTA (+) ( Case Detection Rate ) ( 83,33 % ) c. Cakupan Balita dengan pneumonia yang ditemukan/ditangani ( 13,46 %) d. Balita dengan diare yang ditangani sesuai standar ( 387,10 % ) e. Jumlah bumil yang mendapat TT1 ( 23,70 %) f. Jumlah bumil yang mendapat TT 2 ( 27,08 %) 5. PROMOSI KESEHATAN : a. Bayi yang mendapat ASI eksklusif (22,07%) b. Jumlah kunjungan ke posyandu (100%) c. Frekuensi pembinaan (100%) d. Jumlah kader terlatih (100%) e. Penyuluhan HIV/ AIDS di sekolah (85,71%) f. Penyuluhan NAPZA dan HIV/ AIDS oleh petugas kesehatan (6,94%) Catatan pelatih peserta sesuai kelompok puskesmas masing masing membaca kasus, kemudian mengidentifikasi masalah, dilanjutkan menetapkan prioritas masalah Dengan metode CARL, dilanjutkan mengkaji penyebab tiapmasalah dengan alat manajemen Diagram tulang ikan atau pendekatan sistem, kemudian menyusun alternatif sehingga tersusun Rencana Usulan kegiatan.


23


VII.

Penugasan ( harus sudah dikirim via email pada akhir minggu ke tiga ) 1. Lakukan analisa data diatas, kemudian buatlah prioritas masalahnya, serta lakukan kajian analisa penyebab masalah 2. Gunakan data yang sudah dianalisis sebagai sumber informasi dan manfaatkan data kesehatan dan hasil evaluasi kinerja untuk menyusun rencana kegiatan puskesmas 3. Diskusikan dalam kelompok , kemudian Buatlah RUK Puskesmas untuk tahun berikutnya 4. Diskusikan upaya dalam menyusun RPK setelah diterimanya alokasi sumber daya untuk kegiatan tahun berjalan dari berbagai sumber

VIII.

Penutup Perencanaan puskesmas wajib dibuat oleh setiap puskesmas sebagai bahan kajian yang akan dicapai selama kurun waktu satutahun kedepan. Perencanaan ini berisi identifikasi potensi kekuatan sumber daya puskesmas dan peluang peluang yang ada di lingkungan kecamatan. Diasmping masalah masalah cakupan hasil kerja yang ada, kemudian diprioritaskan. Setiap masalah berdasarkan urutan prioritas dilakukan analisa penyebab masalahdengan diagram tuulang ikan, kemudian disusun alternatif pemecahannya. Dengan mempertimbangkan alokasi sumber daya dan tenaga serta dana

IX. Evaluasi: 1. Ketepatan waktu penyerahan tugas Kualitas tugas yang menunjukkan bahwa linatih dapat memahami secara runtut Kepustakaan Depkes RI, Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, 2006 Fakultas Kesehatan Masyarakat UI dan Depkes RI, Modul Perencanaan Kesehatan Dati II, Jakarta, 1988. Trihono, Manajemen Puskesmas berbasis Paradigma Sehat,2005 Kepmenkes nomor 128/Menkes/SK/II/2004 Kebijakan dasar Pusat Kesehatan Masyarakat. Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

24


POKOK BAHASAN II LOKAKARYA MINI PUSKESMAS I.

Pengantar Peningkatan kinerja organisasi sebagaimana telah dikemukakan adalah perbaikan proses kerja, upaya yang dapat ditempuh antara lain dengan Reformasi dipemerintahan termasuk reformasi sektor kesehatan yang pada dasarnya adalah melakukan sesuatu perubahan secara mendasar dan komprehensif, membutuhkan perubahan cara berfikir dari berbagai pihak yang berkaitan dengan sektor kesehatan, mulai dari para birokrat, pembuat keputusan sampai denga pelaksana di lapangan. Optimalisasi hubungan kerja antar unit di puskesmas dilakukan dengan wadah kegiatan lokakarya mini , didalammnya termuat penggalangan komitmen untuk mencapai visi dan misi organisasi dan penggalangan kerjasama lintas program dan lintas sektor di wilayah kecamatan. Sehingga kegiatan pembangunan kesehatan yang multi dimensi problem mampu diatasi secara komprehensif dengan melibatkan sektor sektor lain di luar kesehatan. Melalui pembelajaran ini puskesmas diharapkan mampu meningkatkan kemampuan petugas dalam mengelola kerja sama tim internal puskesmas dan lintas sektor.

II.

Tujuan Pembelajaran a. Tujuan Umum Umum Setelah selesainya pembahasan modulLokakarya Mini Puskesamas, peserta latih mampu melaksanakan kegiatan Lokarya Mini Puskesmas b. Tujuan Pembelajaran Khusus setelah selesainya pembahasan modul Lokakarya mini puskesmas peserta latih mampu: 1. Peserta mampu menggalang komitmen dalam tim kerja 2. Peserta mampu melaksanakan pertemuan bulanan puskesmas 3. Peserta mampu melaksanakan pertemuan tribulanan dengan lintas sektor kecamatan 4. Peserta mampu melaksanakan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor. 5. Peserta mampu memantau hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.


25


6.

Peserta mampu mengidentifikasi masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas. Peserta mampu mengidentifikasi penyebab masalah serta mengupayakan pemecahan masalah. Peserta mampu menyusun perbaikan rencana kerja untuk periode selanjutnya.

7. 8.

III. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan a. Penggalangan komitmen dalam tim kerja b. Pertemuan bulanan pertama dan Rutin Puskesmas c. Pertemuan tribulanan dengan lintas sektor kecamatan d. Kerjasama tim lintas program dan lintas sektor e. Pemantauan kegiatan f. Identifikasi Masalah pelaksanaan kegiatan g. Identifikasi penyebab masalah h. Penyususnan rencana perbaikan POA IV.

Alokasi Waktu( selama minggu ke tiga dan ke empat pembelajaran berbasis web).

V.

Pelatih: Tutor lokal fasilitator lembaga konsultan dan NS sesuai materi konsorsium.

VI.

Bahan Ajar: A. Pendahuluan Mengapa perlu penggalangan tim dan lokakarya mini di instansi dalam menjalankan manajemen. Tim kerja dalam alam organisasi moderen perlu ditumbuh kembangkan, hal ini sejalan dengan teori manajemen bahwa sinergi kelompok yang kuat akan menciptakan hasil prestasi kerja yang jauh lebih bermakna daripada kerja perbagian / sektor.


26


Puskesmas sebagai unit organisasi yang terdiri atas 7 unit fungsional yang memiliki karakteristik kerja berbeda , perbedaan karakteristik ini untuk menuju atu visi yang sama sehinga perlu membangun komitmen untuk menjadi tim kerja puskesmas. Upaya ini salah satunya dengan mengoptimalkan fungsi manajemen Penggerakan pelaksanaan di tingkat puskesmas disepakati dengan istilah Lokakrya mini. B. Hakikat Lokarya mini Penerapan manajemen penggerakan pelaksanaan dalam bentuk lokakarya mini bulanan rutin dengan forum pertemuan semua staf dan pimpinan di puskesmas dilaksanakan untuk saling menyampaikan hasil kinerja antar unit, sehingga persoalan yang dihadapi tiap unit dapat dipecahkan bersama dengan memberikan saran serta masukan untuk mengatasi masalah. Lokakarya mini bulanan pertama pada dasarnya penumbuhkembangkan komitmen antar staf puskesmas. Berprinsip pembagian tugas pokok dan fungsi sehingga tercipta beban kerja yang merata. Sedangkan lokakarya mini tribulanan pertama untuk membangun komitmen denganlintas sektor, agar memperoleh dukungan dalam pelaksanaan kegiatandi desa wilayah kerja, untuk lokakarya tribulanan rutin adalah upaya mengkomunikasikan kinerja antar UPTD ( Unit Pelaksana Teknis Daerah ) di wilayah kecamatan C. Ruang Lingkup Pada dasarnya ruang lingkup Lokakarya Mini meliputi dua hal pokok yaitu : 1. Lintas Program Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru. Pertemuan bertujuan untuk : a. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa. b. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) c. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan (RPK) d. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah yang terjadi dan menyusun upaya pemecahan dalam abentuk rencana kerja yang baru. Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

27


2. Lintas Sektor Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan sektor-‐ sektor yang bersangkutan dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan. Pertemuan dilkasanakan untuk : a. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan mengembangakan peran serta masyarakat dalam bidab-‐ng kesehatan. b. Mengkaji hasilkegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta menyusun upaya pemevcahan dalam bentuk rencana kerja sama. Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas Pengorganisasian dan keterpaduan lintas program, artinya keterpaduan internal Puskesmas, bertujuan agar seluruh petugas mempunyai rasa memiliki dan meningkatkan motivasi dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas. Tindak lanjut dari perencanaan adalah mengadakan pengorganisasian intern Puskesmas dan pemantauan dilaksanakan melalui Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas. 1. Tujuan Lokakrya Mini Bulanan Puskesmas a. Tujuan Umun Terselenggaranya lokakarya bulanan intern Puskesmas dalam rangka pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya. b. Tujuan Khusus 1) Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu. 2) Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai kebijakan serta program. 3) Diketahuinya hambatan.masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu. 4) Dirumuskannya cara pemecahan masalah. 5) Disusunnya rencana kerja bulan baru. 2. Tahapan Kegiatan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 tahap yaitu :


28


a. Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama merupaka Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksanyanya rencana kegiatan Puskesmas (RPK) Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan ynag Pertama adalah sebagai berikut : 1) Masukan I.

Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggungjawab staff dan kewenangan puskesmas.

II.

Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas.

III.

Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas.

2) Proses i. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan lapangan/ daerah binaan. ii. Analisis beban kerja tiap petugas. iii. Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawab daerah binaan. iv. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK) 3) Keluaran I. Rencana kegiatan (Plan Of Action-‐ POA) Puskesmas tahunan. II. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA. III. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan. b. Lokakarya Mini Bulanan Rutin Lokakarya Bulanan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama.Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan POA Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara teratur. Penanggung jawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala Puskesmas, yang dalam pelaksananaanyya dibantu staff Puskesmas Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

29


dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-‐hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-‐kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasilguna dan berdayaguna. Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah sebagai berikut 1) Masukan I. II.

Laporan hasil kegiatan bulan lalu Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/ Kota

III.

Informasi tentang hasil rapat di kecamatan

IV.

Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

2) Proses I.

Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan menggunakan PWS

II.

Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap dtandar pelayanan.

III.

Merumuskan alternatif pemecahan masalah

3) Keluaran I. II.

Kesepakatan untuk melaksanakann kegiatan Rencana kerja bulan yang baru

3. Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan Setelah dipahami dari tujuan Lokakarya dan dari tahapan kegiatan tersebut diatas, dapat diketahui materi yang akan diberikan/ dibahas, maka selanjutnya untuk dapat menyelenggarakannya perlu diperhatkan hal-‐hal sebagai berikut : a. Pengarah : Kepala Puskesmas b. Peserta Seluruh petugas Puskesmas, termasuk petugas Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa c. Waktu Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulnan disesuaiakan dengan kondisi dan situasi Puskesmas serta kesepakatan dengan Dinas Kesehatan Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

30


Kabupaten/Kota. Misalnya pada awal bulan atau hari Sabtu minggu pertama atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas, misalnya penyelenggaraan pada jam 10.00 – 15.00 Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas Puskesmas,tanpa mengganggu aktifitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan. d. Acara Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat. Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini adalah sebagai berikut: 1) Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya Penggalangan Tim •

Pembukaan

•

Dinamika kelompok

•

Pengenalan program baru

•

POA puskesmas

•

Analisa beban kerja petugas

•

Pembagian tugas dan desa binaan

•

Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

2) Lokakarya Mini Bulanan Rutin •

Pembukaan

•

Dinamika kelompok : menumbuhkan motivasi

•

Pengenalan program baru

•

Inventarisasi kegiatan bulan lalu

•

Analisa pemecahan masalah dan pemecahan

•

Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang

•

Pembagian tugas bulan yang akan datang

•

Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

e. Tempat : Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

31


Diupayakan agar lokakarya mini dapat diselemggarakan di Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta. f. Persiapan Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan meliputi : 1) Pemberitahuan hari, tanggal dan jam 2) Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf U 3) Papan tulis, spidol, dan kertas lembar baik 4) Rencana Kerja Harian bulan lalu 5) Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan target bulanan per Desa, antara lain menggunakan PWS 6) Buku catatan/ notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas Sektor/Kecamatan 7) Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan 8) Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya 4. Lokakarya Mini Tribulananlintas Sektor Setelah melaksanakan penggalangan/peningkatan kerjasama lintas sektoral, sebagai tindak lanjut semangat kerjasama dalam Tim yang telah ditimbulkan dalam lingkungan sektor sektor yang bersangkutanperlu dipelihara dengan baik.Keberhasilan pembangunan kesehatan memerlukan dukungan lintas sektor sehinga perlu adanya koordinasi ditataran pelaksanaan lapangan yang prima. a. Tujuan Lokarya Mini Tribulanan Lintas Sektor 1) Tujuan umum Terselenggaranya lokakrya tribulanan lintas sektor dalam rangka hasilkegiatan kerjasama lintas sektoral dan tersusunnya rencana kerja tribulanan berikunya. 2) Tujuan khusus I.

Membahas dan memecahkan secara bersama lintas sektor masalah dan hambatan yang dihadapi


32


II.

Merumuskan mekanisme / rencana kerja lintas sektoral yang baru tribulan yang akan datang

b. Tahapan Kegiatan Lokakrya Mini Tribulanan Lintas Sektoral 1) Lokakarya Mini Tri Bulan yang pertama Lokakarya mini tribulan yang pertama merupakan lokakarya penggalangan tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian. Pengorganisasian dilakukan untuk dapat terlaksananya rencana kegiaan sektoral yang terkait dengan kesehatan. Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penanggung jawab dan pelaksana setiap kegiatan untuk satuan wilayah kerja. Pembagian habis program kerja dan wilayah kerja kecamatan dilakukan seluruh sektor tekait dengan mempertimbangkan kewenangan dan bidang yang dimilikinya. Pelaksanaan lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut: a) Masukan I. Penggalangan tim yang dilakukan melalui dinamika kelompok II. Informasi tentang program lintas sektor III. Informas i tentang progra kesehatan IV. Informasi tentang kebijakan program dan konsep baru b) Proses I. Inventarisasi peran bantu masing masing sektor II. Analisa masalah peran bantu masing masing sektor III. Pembagian peran dan tugas masing masing sektor pelayanan. c) Keluaran I. II.

Kesepakatan tertulis lintas sektor terkait dalam mendukung program kesehatan Rencana kegiatan masing masing sektor

2) Lokakarya mini Tribulanan rutin Merupakan tindak lanjut dari lokakarya penggalangan kerja sama lintas sektoral yang telah dilakukan dan selanjutnya dilakukan tiap tribulan secara tetap. Penyelenggara dilakukan oleh camat dan puskesmas


33


dibantu oleh lintas sektor terkait di kecamatan. Cara pelaksanaan sebagai berikut : a) Masukan I. Laporan kegiatan pelaksanaan program kesehatan dan dukungan sektorterkait II. Inventarisasi masalah hambatan dari masig masing sektor dalam pelaksanaan program kesehatan III. Pemberian Informasi baru b) Proses I. Analisis hambatan dan masalah pelaksanaan program kesehatan II. Analisa hambatan dan masalah dukungan dari masing masing sektor III. Merumuskan cara penyelesaian masalah IV. Menyusun rencana kerja dan menyepakati kegiatan untuk tribulan baru. c) Keluaran I. Rencana kerja tribulan yang baru II. Kesepakatan bersama c. Penyelenggaraan Lokakarya Tribulanan Lintas Sektoral 1) Persiapan Sebelum pelaksanaan perlu dilakukan persiapan yang meliputi : a) Pendekatan kepada camat I. Memimpin lokakarya dengan menjelaskan acaranya II. Mengkoordinasikan sektor sektor agar menyajikan laporan kegiatan dan pembinaan III. Mempersiapkan tempat penyelenggaraan b) Puskesmas melaksanaka I. Penyajian hasi kegiatan dengan visualisasi yang mudah dipahami( grafik PWS) II. Persiapan ATK dan formulir kerja tribulan


34


III. Persiapan catatan hasil kesepakatan bulan lalu, dan instruksi dengan PSM yang berkait sektor kesehatan IV. Pembuatan surat undangan yang ditandatangani camat. 2) Peserta Yang memimpin kegiatan camat dan dihadiri oleh kepala UPT SKPD di tingkat kecamatan a) Dinkes Kab/Kota b) Tim penggerak PKK Kecamatan Puskesmas di wilayah kecamatan c) Unsur pembantu pimpinan kecamatan ( Sekcam/Kasi Kesra ) d) Linsek Kecamatan ( Pertanian, Agama, Pendidikan,Disdukcapil,BKKBN) e) Lembaga organisasi kemasyarakat ( Badan musyawarah kesehatan masyarakat /TP PKK Kec) 3) Waktu Lokmin Tribulanan pertama diselenggarakan pada bulan pertama tiap tahun anggaran berjalan, sedangkan berikutnya tiap tribulan. Waktu pelaksanaan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat. Acara Lokmin tribulanan pertama : a) Pembukaan b) Dinamika kelompok c) Kegiatan sektor d) Inventarisasi peran bantu sektor e) Analisa hambatan dan masalah f) Pembagian peran dan tanggung jawab sektor g) Perumusan rencana kerja h) Kesepakatanuntuk melaksanakan kegiatan Acara Lokmin tribulanan rutin : a) Pembukaan b) Dinamika kelompok menumbuhkan motivasi c) Kegiatan sektor terkait d) Masalah dan hambatan masing masing sektor e) Analisis masalah dan hambatan Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

35


f) Rencana kerja tribulan mendatang g) Kesepakatan pembinaan h) Kesepakatan bersama i) Penutupan 4) Tempat Dikecamatan atau tempat lain yang dianggap sesuai sikon VII.

Penugasan: Catatan Pelatih menugaskan peserta untuk mendislusikan dan menyelesaikan tugasdibawah ini sesuai dengan kondisi nyata yang pernah dilakukan di puskesmas a. Apakah yang harus disiapkan bilamana puskesmas sdr akan melaksanakan lokakarya mini bulanan pertama dan lokakarya mini tribulanan pertama b. Jelaskan perbedaan dari lokakrya mini bulanan dan tribulanan dalam pelaksanaan di lapangan ? c. Mengapa penggalangan komitemen pada setiap lokakarya mini diperlukan ? d. Bagaimana langkah langkah dalam melaksanakan penggalangan komitmen ? e. Lakukan simulasi lokarya mini bulanan dan tribulanan dan gunakan Skype untuk berkomunikasi.

VIII.

Penutup Proses Lokakaryamini bulanan dan lokakrya mini tribulanan diharapkan dapat dilakukan pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan ( RPK ) Puskesmas. Identifikasi permasalahan yang dihadapi selanjutnya dilakukan rumusan pemecahannya, sehingga akan dapat dikadil\kan dasr perbaikan rencana kegiatan periode berikutnya dengan berkelanjutan..

IX.

Kepustakaan Ditjen Binkesmas, Pedoman Lokarya Mini, 2006 Pusdiklat Depkes RI, Modul Manajemen Puskesmas, 1997 Kepmenkes RI nomor 128/Menkes/SK/II/2004 Kebijakan dasr Puskesmas


36


POKOK BAHASAN III PRINSIP DASAR MUTU DAN PENIILAIAN KINERJA A.

Pengantar Suksesnya manajemen akan selalu tergantung kepada kinerja pelaksananya. Pada beberapa instansi penilaian kinerja dilakukan dengan menggunaka alat ukur yang belum difahamai oleh manajer maupun supervisor. Salah satu unsur yang dinilaiadalah cakupan hasil yang sesuai dalam Standar Pelayanan Minimal ( SPM ), penilaian meliputi cakupan program dan mutu pelayanan Modul ini merupakan modul dasar pelatihan peniIaian kinerja yang dapat dikembangkan dan dapat dipergunakan dalam berbagai pelatihan peningkatan kinerja kepegawaian di berbagai tingkat.

B.

Tujuan Pembelajaran Umum a. Tujuan pembelajaran Umum Setelah selesainya pembahasan modul prinsip dasar mutu dan penilaian kinerja puskesmas, peserta latih mempunyai pemahaman tentang mutu pelayanan di puskesmas dan cara penerapannya melaksanakan pengelolaan mutu pelayanan puskesmas.serta cara penilaian kinerja program di puskesmas. b. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesainya pembahasan modul prinsip dasar mutu dan peningkatan kinerja, perserta latih mampu 1. Menilai Kinerja Puskesmas 2. Mendefinisikan mutu dan dimensi mutu 3. Menetapkan kriteria kinerja yang terukur. 4. Menghitung hasilkerja cakupan dengan SPM. 5. Melakukan pengukuran standart kepatuhan petugas

C.

Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan Pokok Bahasan 1. Kinerja Penilaian puskesmas


37


2. Definisi mutu dan dimensi mutu pelayanan kesehatan. 3. Kriteria / indikator kinerja yang terukur. 4. Menghitung hasil kerja dengan SPM 5. Pengukuran standart kepatuhan petugas D.

Alokasi Waktu: 3 jam : selama minggu minggu ke tiga dan ke empat pembelajaran berbasis web

E.

Pelatih: Tutor local, fasilitataor lembaga konsultan dan NS sesuai materi

F.

Bahan Ajar: Materi yang terkandung pada judul di atas berkaitan dengan tiga masalah utama yang harus DIpecahkan: a. Apakah mutu PELAYANAN b. Bagaimana meningkatkannya? c. Bagaimana institusi melakukan perbaikan mutu? Mutu adalah derajat kebaikan, kehandalan, keunggulan, kepuasan yang tercapai melalui usaha peningkatan.Mutu itu relatif, namun pada mutu memiliki kriteria yang terukur sehingga dalam sistem peningkatan mutu terkandung dua kata kunci yaitu kriteria dan pengukuran. Peningkatan mutu merupakan serangkaian usaha meningkatkan derajat kebaikan, kehandalan, kecepatan sehingga derajatnya meningkat. Dalam usaha peningkatan terkandung tahap-‐tahap kegiatan yang meliputi : a. b. c. d. e. f. g.

Mendefinisikan mutu. Menetapkan kriteria yang terukur. Menerapkan kriteria atau melaksanakan kegiatan Menyusun instrumen pengukuran. Melakukan pengukuran Mengolah data hasil pengukuran. Menggunakan hasil pengukuran sebagai dasar perbaikan mutu.


38


Pelayanan yang bermutu memiliki tujuan yang jelas.Kejelasan ditandai dengan adanya indikator mutu dan kriteria kinerja yang ditetapkan. Contoh indikator kinerja Puskesmas, menghasilkan mutu kujungan pasien meningkat karena meningktanya kesadaran berobat dan memeriksakan kesehatannya, sehingga dapat menekan angka kesakitan dengan case fatality Rate yg tinggi, kemudian meningkatnya cakupan2 dari indikator pelayanan kesehatan dasar. Apakah mutu Pelayanan Kesehatan ? Mutu pelayanan kesehatan berkaitan dengan derajat kebaikan, kehadalan, keunggulan sehingga menjadi kepuasan seluruh pemangku kepentingan akibat dari meningkatnya kualitas hidup masyarakat.Oleh karena itu seluruh usaha institusi pada prinsipnya diarahkan untuk mewujudkan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas, Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit sesuai dengan criteria yg sudah ditegakkan. Mutu yang baik jika memiliki keunggulan pada indikator tertentu dibandingkan dengan produk lain yang sejenis. Poros mutu Pelayanan Kesehatan ada pada kualitas hidup masyarakat dengan menurunnya angka kesakitan dan angka kematian . Karena itu, Pelayanan Kesehatan yang bermutu berarti yang dapat menghasilkan mutu pelayanan yang lebih unggul daripada Pelayanan Kesehatan lain yang sejenis. Mutu pelayanan yang bermutu datang dari proses yang bermutu pula yang didukung dengan sumber daya input yang terjaga mutunya. Mengukur dan Memetakan Mutu Ukuran mutu itu relatif. Mutu dapat dipetakan secara komparatif dengan menggunakan pembanding atau benchmarking. Pelayanan Kesehatan dapat membandingkan mutu secara internal dan eksternal. Benchmarking internal berarti membandingkan mutu lulusan antar tahun pada satu Pelayanan Kesehatan.

Sembilan dimensi mutu pelayanan kesehatan: a. Kompetensi teknis, b. Hubungan inter personal, c. Efektifitas, d.Efisiensi, e. Kesinambungan, f. Keterjangkauan, g. Keamanan, h. Kenyamanan, i. Informasi Bencmarking eksternal adalah membandingkan mutu yang dihasilkan dengan yang dihasilkan lembaga lain yang sejenis. Dalam menerapkan model ini Pelayanan Kesehatan harus menetapkan indikator yang spesifik pada komponen input, proses, dan output. Di samping pemetaan mutu secara komparatif atau kompetitif Pelayanan Kesehatan menentukan mutu dengan menggunakan patokan atau standar. Dengan adanya


39


standar Pelayanan Kesehatan lebih mudah menentukan derajat mutunya sehingga bisa memetakan mutu pada posisi kurang, memenuhi kecukupan minimal atau melebihi standar. Keterkaitan antara komponen sistem dalam penerapan standar dapat dilihat pada gambar pengelompokan komponen standar manajemen yang meliputi input, proses, dan output. a. Komponen input terdiri atas (1) Sumer daya manusia, (2) sarana dan prasarana, dan (3) biaya. b. Konponen proses meliput (4)Standard Operating Prosedure (5) Kinerja, (6) penilaian c. Komponen output yaitu (8) kepuasan pelanggan. d. Strategi Peningkatan Mutu Pada pelatihan ini para peserta akan mencoba mendalami lima strategi utama yang menjadi bahan pelatihan. Ada pun kelima strategi itu meliputi (1) Visi dan Misi sebagai Poros Pembaharuan (2) Meningkatkan Pengetahuan dan Keterampilan Terbaik (3) Meningkatkan Mutu Berbasis Pengalaman (4) Meningkatkan Penjaminan Mutu Proses (5) Peningkatan Mutu Berbasis Data Pertama, Visi dan Misi sebagai Poros Pembaharuan 1. Menggunakan visi dan misi sebagai poros pembaharuan. Peningkatan mutu dijabarkan dari visi dan misi ke dalam aksi sehari-‐hari.Dalam penerapan strategi ini Pelayanan Kesehatan perlu menjabarkan visi dan misi ke dalam berbagai indikator keberhasilan. 2. Keberhasilannya sangat ditentukan oleh keterampilan tiap individu dan kelompok untuk menjabarkan dan merealisasikan dalam opersional pelaksanaan pada tanggung jawab masing-‐masing. 3. Untuk memastikan bahwa seluruh pergerakan mengarah pada peingkatan mutu yang diharapkan diperlukan penguasaan seluruh warga untuk menjadikan visi dan misi sebagai kompas. Meningkatkan apresiasi warga terhadap visi sebagai kompas internal, meningkatkan keterampilan terbaik untuk mengubah visi menjadi aksi.


40


Catatan Pelatih Apakah puskesmas sdr mempunyai visi dan misi ? apakah manfaat dari visi dan misi yang telah disusun dalam pelaksanaan kerja organisasi sdr ? Latihan Satu : 1. Apakah visi Pelayanan Kesehatan sudah mengandung nilai-‐nilai keunggulan sebagai pelayan kesehatan dasar dan pelayanan kesehatan spesifik.? 2. Apakah visi itu sudah Saudara jabarkan dalam indikator keberhasilan? 3. Taget kinerja seperti apa yang sebaiknya Saudara tetapkan dalam kegiatan bekerja anda 4. Apakah kinerja Saudara sudah sesuai dengan target visi misi? Kedua, Peningkatan pengetahuan dan Keterampilan Terbaik Keberhasilan Pelayanan Kesehatan dalam meningkatkan kapasitas pembaharuannya bergantung pada daya adaptasi Pelayanan Kesehatan mengembangkan kompetensi tenaga kesehatan yang menguasai ilmu pengetahuan dan keterampilan terbaiknya. Pengetahuan dan keterampilan yang adaptif terhadap tiap perubahan jaman serta adaptif terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengetahuan dan keterampilan yang adaptif untuk selalu melakukan pembaharuan mutu pembelajaran. Menghasilkan produk pelayanan tidak hanya dalam bentuk kesehatan fisik namun dapat menghasilkan produk-‐produk yang kreatif dan selalu terbarukan sebagai peningkatan kesehaan non fisik.. Strategi pembelajaran pun berkembang sangat cepat sejalan dengan perkembangan dalam bidang teknologi informasi yang sangat cepat pula.Teknologi yang membuat masyarakat dunia yang terintegrasi tanpa batas telah mempercepat interaksi dunia yang makin masif dan dinamis. Oleh karena itu kemajuan dan peningkatan mutu Pelayanan Kesehatan ke depan akan sangat bergantung pada kemajuan Pelayanan Kesehatan menguasi teknologi informasi. Itulah sebabnya Pelayanan Kesehatan perlu menetapkan standar kompetensi dan juga standard kinerja dari petugas dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan yg dapat berupa pasien dan masyarakat lainnya.penguasaan ilmu pengetahuan, menerapkan pengetahuan, serta mendayagunakan teknologi dapat membantu dalam meningkatkan kinerja. Siklus peningkatan mutu memerlukan indikator yang ditetapkan bersama sebagai kebijakan untuk menentukan sasaran, sistem evaluasi diri, sistem data, Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

41


meningkatkan kapasitas pembaharuan melalui pembelajaran pendidik dan tenaga kependidikan, dan pelaksanaan peningkatan mutu dapat dilakukan melalui berbagai aktivitas pengembangan. Yang perlu diperhatikan lebih lanjut adalah pentingnya meningkatkan pemahaman bahwa dalam sistem manajemen moderen selalu memiliki dua sisi kegiatan yang terintegrasi yaitu mengembangkan fungsi fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang dibuktikan dengan administratif di satu sisi dan kegiatan substantif di sisi lain. Pada gambar terlihat kegiatan berproses pada sisi manjemen.Siklus itu meliputi terwujudnya dokumen perencanaan sebagai kegiatan tindak lanjut.Pelaksanaan program.Monitoring dan evaluasi kegiatan.Dan, tindaklanjut perbaikan mutu. Jika yang berproses adalah dalam kegiatan pembelajaran maka aspek substantif itu berkaitan dengan kompetensi pedagogis pendidik. Di antaranya menyangkut peningkatan pemahaman mengenai bagaimana siswa belajar, bakat dan minat, keyakinan siswa, serta teknik pembelajaran yang disesuaikan dengan tipe belajar siswa. Catatan pelatih : apakah organisasi anda meberikan peningkatan kemampuan bagi staf ? bentuknya apa, Siapa yang menjadi fasilitator, bagaimana mekanismenya peningkatan kompetensi tersebut Latihan dua; 1. Apakah Pelayanan Kesehatan melakukan kegaitan-‐kegiatan seperti di bawah ini? Jelaskan dan berikan contohnya di puskesmas sdr ? 2. Pendidikan 3. Pelatihan 4. Workshop 5. Pengorganisasian 6. Penilaian Kinerja 7. Penelitian 8. On the job training 9. Observasi Best Practice 10. Pemberdayaan TIK 11. Apakah kegiatan itu telah memenuhi harapan? 12. Adakah hal mendesak yang diperlukan untuk mengembangankan keterampilan terbaik? Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

42


13. Apa yang sebaiknya petugas lakukan? Ketiga; Pengembangan Mutu Berbasis Kinerja. 1. Peningkatan mutu dapat menggunakan indikator kinerja sebagai poros pembaharuan. Seluruh komponen standar dikembangkan untuk menunjang terwujudnya kinerja yang baik. 2. Pelayanan Kesehatan yang berhasil wajib memenuhi standar performance seperti yang telah disepakati bersama oleh para petugas. 3. Untuk mengetahui sejauh mana Pelayanan Kesehatan memenuhi kriteria yang digariskan, instrumen di bawah ini dapat memandu Pelayanan Kesehatan merumuskan profil kinerjanya dalam memenuhi kebutuhan peningkatan mutu lulusan. Catatan pelatih : galilah informasi tentang uraian tugas masing masing staf ? bagaimana mendeskripsikannya, melalui media apa pembagian tupoksi tersebut dilakukan ? , apakah ada dampak dalam perbaikan mutu pembagian tugas tsb ? Latihan tiga 1. Apakah sudah dirumuskan dan dideskripsikan uraian kerjanya masing2 petugas. Sesuai dengan tupoksi masing2 petugas dan sesuai pula dengan harapan Pelayanan Kesehatan? 2. Apa kelemahan dan kekuatannya? Bagaimana Pelayanan Kesehatan melakukan perbaikan mutu? 3. Pelayanan Kesehatan yang efektif, menetapkan target mutu mengembangkan pengetahuan dan keterampilannya untuk dapat bekerja dengan lebih terukur keberhasilannya.dalam hal ini adalah memenuh kaidah SMART ( spesific, measurable, attainable, realistic, and timely) Catatan pelatih : berdasrkan latihan perencanaan dalam menetapkan tujuan , apakah sudah sesuai kaidah kriteria smart, lakukan cek kembali thd dokumen perencanaan yang tahun lalu ? Latihan empat; 1. Apakah kegiatan penetapan target perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kinerja telah memenuhi kriteria SMART? Indikator apa yang Saudara gunakan?


43


Latihan lima 1. Berdasarkan data hasil evaluasi, adakah ide-‐ide baru yang perlu Saudara kembangkan terutama dalam meningkatkan mutu pelayanan seperti dalam penguasaan standard kinerja sesuai dengan tupoksinya dan termasuk juga pengelolaan sistem dokumen? Kempat, Meningkatkan Penjaminan Mutu Proses 1.

Baik sedari input dan proses akan menghasilkan output yang baik. Namun demikian dalam teori manajemen sebagaimana diyakini pengelola ISO bahwa proses yang baik lebih besar pengaruhnya pada output daripada input. Oleh karena itu ISO memberi penekanan pada sistem penjaminan mutu itu dalam proses.

2.

Karena mutu sangat bergantung pada proses yang baik maka lembaga perlu menjamin bahwa seluruh rencana yang dikembangkannya dan target yang ditetapkannya dapat dilaksanakan dengan baik. Indikator proses yang baik adalah proses yang dapat dipastikan mengarah pada pencapaian tujuan. Oleh karena itu dalam penjaminan mutu tiap lembaga perlu menetapkan indikator operasional sebagai kriteria pencapaian proses.

3.

Dengan menggunakan indikator operasional itulah pada akhirnya Pelayanan Kesehatan menilai dan memastikan bahwa seluruh proses berjalan sesuai dengan target dan mengarah pada tujuan.

Latihan enam: Coba buatlah contoh indikator operasional yang memenuhi kriteria keberhasilan pada 1. Perencanaan kegiatan 2. Pelaksanaan kegiatan 3. Penilaian 4. Pengembangan daya konpetisi petugas Kelima, Peningkatan Mutu Berbasis Data Program Pelayanan Kesehatan yang ideal yang dikembangkan dari hasil evaluasi sehingga dikembangkan dari kondisi nyata yang diketahui untuk mencapai kondisi yang diharapkan.


44


Pelayanan Kesehatan perlu memantau dan meperhatikan data kinerja pada tiap unit kegiatan .Sehubungan dengan kepentingan itu, maka sistem informasi atau sistem pengelolaan menjadi bagian yang sangat kritis dalam pengelolaan mutu.Tanpa dukungan data yang akurat pengambilan keputusan menjadi tidak efektif. Gambaran itu menyiratkan bahwa Pelayanan Kesehatan yang tidak melakukan supervisi, evaluasi serta tidak mengelola data hasil evaluasi secara efektif menunjukkan bahwa ketertinggalannya. Latihan Ketujuh: Identifikasi kelemahan apa saja yang ada pada Pelayanan dimana sdr bekerja ? Solusi apa yang sebaiknya sdr usulkan untuk mengatasinya? Keunggulan dan potensi apa yang sudah sdr manfaatkan untuk meningkatkan Pelayanan ditempat sdr bekerja ? Evaluasi; Sebagai penutup pelatih meminta peserta menjawab pertanyaan berikut secara lisan dengan ringkas dan jelas untuk mengetahui kinerja belajar peserta. 1. Jelaskan yang dimaksud dengan pelayanan kesehatan bermutu, berikan contoh? 2. Jelaskan kode kode dalam menggambarkan bagan alur? 3. Jelaskan bagaimana sdr menghitung cakupan hasil kerja setiap bulanya pada masing masing program ? Materi disampaikan dalam pelatihan petugas kesehatan . Catatan pelatih : Apakah puskesmas sdr dalam melayani pasien di tiap tiap unitnya sudah menerapkan pelayanan bermutu, jelaskan dan berikan contohnya ?, bagimana cara melakukan pengukuran terhadap mutu selama ini ?, dan bagaimana upaya yang dilakukan untuk meningkatkan mutu, bilamana diumpai kasus pelayanan yang tidak memenuhi standart ? VII. PENUGASAN ( Harus sudah dikirim via email pada akhir minggu ke tiga ) 1. Jelaskan definisi mutu pelayanan 2. Uraikan dengan contoh penerapan dimensi dimensi mutu pelayanan puskesmas 3. Uraikan pemahaman indikator/ kriteria kinerja yang terukur. Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

45


4. Susunlah instrumen untuk mengukur kepuasan pelanggan. 5. Lakukan pengukuran hasil cakupan kerja masong masing program ? 6. Lakukan cara mengukur standart kepatuhan petugas dan tampilkan dalam grafik hasil pengukuran tsb 7. Apa yang dimaksud penerapan hasil pengukuran sebagai dasar perbaikan mutu. ? VIII. EVALUASI PEMBELAJARAN 1. Ketepatan waktu pengiriman tugas 2. Kualitas tugas yang menunjukkan bahwa linatih dapat menjelaskan dengan runtut


46

Pokok Bahasan V: Sistem Rujukan Kesehatan Di Puskesmas

POKOK BAHASAN IV STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL I.

II.

Pengantar Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Sebagai suatu aturan, regulasi, dan kebijakan yang secara terus menerus menjamin perilaku yang benar bagi seluruh pegawai instansi pemerintah maka SOP sangat tepat diterapkan pada aktivitas administrasi perkantoran yang relatif bersifat rutin, berulang serta menghendaki adanya keputusan yang terprogram guna melayani pelanggannya. Dengan penerapan SOP secara konsisten maka administrasi perkantoran memiliki pedoman dalam menyelenggarakan Kebijakan Reformasi Birokrasi yang merupakan suatu kebijakan yang komprehensif dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi instansi pemerintah di Indonesia saat ini karena SOP selalu dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas bagi pegawai sesuai dengan peraturan yang berlaku dan target kinerja yang telah ditentukan yang selalu dimonitor dan ditinjau ulang setiap periode tertentu untuk mengakomodasi dan mengantisipasi dinamika tugas. Di sisi lain SOP juga sekaligus menjadi feedback guna penyesuaian antara kondisi yang dipersyaratkan dalam SOP dengan kondisi riil yang ada guna mencapai kinerja individu dan kinerja organisasi yang optimal. Bahkan dalam jangka panjang ,SOP dapat dijadikan sebagai langkah perbaikan kinerja pelayanan dan kinerja organisasi berdasarkan konsep manajemen kinerja. Tujuan Pembelajaran a. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah pembelajaran Penyusunan Standar Operasional Prosedur peserta latih mampu mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor dan mengevalusi SOP sesuai dengan tugas dan fungsi masing-‐masing. b. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesainya pembelajaran penyusunan standar operasional prosedur, perserta latih mampu : 1. Menjelaskan Pengertian Standar Operasional Prosedur


47


2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Menjelaskan Manfaat Standar Operasional Prosedur Menjelaskan Prinsip-‐prinsip Standar Operasional Prosedur Menjelaskan ruang lingkup Standar Operasional Prosedur Menjelaskan jenis-‐jenis Standar Operasional Prosedur Menjelaskan format Standar Operasional Prosedur Menjelaskan anatomi Standar Operasional Prosedur Melakukan langkah-‐langkah penyusunan Standar Operasional Prosedur Melakukan Penyusunan Daftar Tilik

III. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan Pokok bahasan Sistem Rujukan Kesehatan di Puiskesmas dalam modul ini berisi 8 (delapan) pokok bahasan sebagai berikut : 1. Pengertian Standar Operasional Prosedur 2. Manfaat Standar Operasional Prosedur 3. Prinsip Standar Operasional Prosedur 4. Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur 5. Jenis-‐jenis Standar Operasional Prosedur 6. Format Standar Operasional Prosedur 7. Anatomi Standar Operasional Prosedur 8. Langkah-‐langkah Penyusunan Standar Operasional Prosedur 9. Daftar Tilik IV. Alokasi Waktu: Minggu kedua (ke-‐5) E-‐Learning V. Pelatih: Lembaga Konsultan VI. Uraian Materi : A. Pendahuluan Salah satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyusunan Standar Operasional Prosedur ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri Penertiban Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Pedoman ini di tetapkan sebagai acuan bagi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

48


Daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah masing-‐ masing Bila dirunut dari asal katanya, istilah SOP berasal dari bahasa Inggris yaitu SOPs yang merupakan kepanjangan dari Standard Operating Procedures atau Standing Operating Procedures tetapi umumnya di Indonesia istilah SOP merujuk pada istilah SOPs sebagai Standard Operating Procedures. Istilah SOP merujuk pada pengertian mengenai sebuah prosedur operasi standar yang merupakan serangkaian instruksi yang bersifat membatasi prosedur operasi tanpa kehilangan keefektivitasannya. Di sisi lain SOP juga berfungsi sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi5 atau dengan kata lain SOP merupakan suatu sistem prosedur operasi yang bertitik tolak pada kualitas (operating procedures based on quality). Sebagai sistem yang bertitik tolak pada kualitas maka SOP berlaku pada seluruh aspek kehidupan manusia yang salah satunya adalah administrasi perkantoran (office administration/office management).Administrasi perkantoran merupakan urusan yang tidak dapat dilepaskan dari penyelenggaraan urusan publik maupun privat baik yang diselenggarakan oleh pemerintah, swasta maupun perseorangan. B. Batasan Dan Pengertian Konsep standar operasional prosedur merupakan istilah organisasi dan manajemen yang merujuk pada sistem pengawasan manajemen (management control system).Dalam pengertian ini maka SOPs diartikan sebagai peraturan dan regulasi yang merupakan kebijakan untuk menjaminkebenaran (validitas) perilaku anggota organisasi secara terus menerus. Menurut Jones (2001:49) dalam bukunya ―Organizational Theory dinyatakan bahwa istilah SOPs muncul dalam pembahasan mengenai ―Balancing Standardization and Mutual Adjustment, yaitu: ―Written rules and standard operating procedures (SOPs) and unwritten values and norms help to control behavior in organization. The specify how an employee is to perform his or her organization role, and they set forth the tasks and responsibilities associated with that role”. Berdasarkan pendapat ini maka SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi. Sedangkan menurut pengertian umum, SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

49


tugas/pekerjaan pada suatu organisasi. Hal ini dapat dimungkinkan karena SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan. Tidak hanya itu, SOP juga berisi mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja (langkah, tata urutan kerja) yang harus dilakukan, yang dapat dipakai sebagai pegangan bila terjadi perubahan staf dan dapat dipergunakan untuk menilai efektifitas suatu system. Melalui penerapan prosedur secara konsisten dan dilakukan penilaian secara berkesinambungan akan dapat dideteksi kelemahan system apakah karena faktor manusiaatau perubahan dalam system pelayanan. Istilah SOP merupakan istilah yang tidak asing lagi bagi sebagian kalangan masyarakat kita saat ini. Istilah SOP sangat sering digunakan di kalangan birokrasi pemerintahan, kalangan profesional, maupun kalangan industriawan dan pengusaha meskipun dengan penyebutan yang berbeda-‐beda, seperti: Protap (prosedur tetap) biasa dipakai di kalangan kemiliteran, kepolisian dan birokrasi, SPO (standar prosedur operasi) biasa dipakai di kalangan perkebunan, SBO (standar operasional baku) biasa dipakai di kalangan industri, SOP (standar operasional prosedur) biasa dipakai di kalangan pendidikan. Dan masih banyak istilah lain seperti : prosedur kerja, prosedur tindakan, prosedur penatalaksanaan, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, prosedur mutu, protocol klinik (standar tehnis pelayanan). C. Manfaat Standar Operasional Prosedur 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan. 4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-‐hari 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.


50


6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi. 8. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya 9. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai 10. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. D. Prinsip Standar Operasional Prosedur a. Prinsip Penyusunan SOP a. Kemudahan dan kejelasan. b. Efisiensi dan efektivitas. c. Keselarasan. d. Keterukuran. e. Dinamis. f. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). g. Kepatuhan hukum. h. Kepastian hukum. b. Prinsip Pelaksanaan SOP a. Konsisten. b. Komitmen. c. Perbaikan berkelanjutan. d. Mengikat. e. Seluruh unsur memiliki peran penting. f. Terdokumentasi dengan balk. E. Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-‐unit organisasi pemerintahan F. Jenis-‐jenis Standar Operasional Prosedur Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

51


1. SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-‐kemungkinan variasi lain. 2. SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-‐ jenis pekerjaan yang bersifat administratif 3. SOP aspek manajerial adalahproses kerja menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh : prosedur konsul) 4. SOP aspek keilmuan adalah proses kerja untukdiagnosis dan terapi (contoh : biopsi dan sebagainya) 5. SOP pelayanan profesi adalah mengatur tata cara penanganan terhadap pasien G. Format Standar Operasional Prosedur 1. Langkah sederhana (Simple Steps) Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan 2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkah-‐langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-‐sub langkah secara terperinci. 3. Grafik (Graphic): Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-‐subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. 4. Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-‐langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Diagram alir makro/macroflow chart, menunjukkan kegiatan-‐kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol. Bentuk balok : Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

52


Diagram alir mikro/micro flow chart, menunjukkan rincian kegiatan-‐ kegiatandari tiap tahapandiagram makro, bentuk simbol sebagai berikut : -‐ Awal kegiatan : -‐ Akhir kegiatan : -‐ Keputusan “ -‐ Penghubung : -‐ Dokumen : -‐ Arsip : H. Anatomi Standar Operasional Prosedur 1. Identitas Standar Operasional Prosedur a. Halaman Judul/Cover : 1) Judul


53


2) Instansi/Satuan Kerja 3) Tahun pembuatan 4) Informasi lain yang diperlukan/alamat instansi b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP c. Daftar isi. d. Penjelasan singkat penggunaan 2. Uraian Standar Operasional Prosedur a. Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-‐kan b. Satuan kerja/unit kerja c. Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-‐kan d. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat e. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang h. Dasar hokum i. Tujuan j. Ruang Lingkup k. Definisi l. Prosedur m. Diagram Alir n. Referensi o. Dokumen Terkait p. Distribusi q. Rekaman Historis Perubahan 3. Flowchart a. Nomor; b. Aktivitas; c. Pelaksana/aktor; d. Mutu baku berupa: 1) Kelengkapan; 2) Waktu 3) Output; e. Keterangan Contoh Sampul SOP Nomor : Revisi Ke : Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

54


Berlaku Tgl :

Logo

Puskesmas …………………..

Prosedur ...........................................

Disiapkan

Penanggung Jawab Diperiksa Disyahkan Kepala Puskesmas

DINAS KESEHATAN KABUPATEN/ KOTA........... Alamat........................ Contoh SOP Contoh SOP Kajian mutu dan Kepuasan Pelanggan Program Promkes No. Kode : PROSEDUR Terbitan :

Puskesmas ...............................................


55


Nama Organisasi

No. Revisi : Tgl. Mulai : berlaku Halaman :

1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi mutu dan kepuasan pelanggan Program Promkes,

2. Ruang lingkup

Puskesmas, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling masyarakat (Posyandu),

3. Definisi

v Pengumpulan informasi mutu dan kepuasan pelanggan Program Promkes adalah: pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui tanggapan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan kepuasan pelayanan program promkes, v Pengumpulan informasi mutu dan kepuasan pelanggan Program Promkes melalui kotak saran, survey pelanggan dengan menggunakan kuesioner sebagai panduan wawancara, informasi langsung dari pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS). v Pelaksana pengumpulan informasi mutu dan kepuasan pelanggan Program Promkes adalah koordinator dan pelaksana program promkes, v Pengumpulan informasi mutu dan kepuasan pelanggan Program Promkes melalui kotak saran, informasi langsung dari pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS), dilaksanakan setiap hari baik didalam gedung maupun diluar gedung setiap hari, baik hari kerja maupun diluar hari kerja, sedangkan survey pelanggan dengan menggunakan kuesioner sebagai panduan wawancara dilaksanakan di dalam gedung Puskesmas dan kegiatan diluar gedung Puskesmas, misalnya pada kegiatan Posyandu balita, Posyandu Lansia, setiap hari pelaksanaan kegiatan sebanyak 2 responden,

4. Prosedur

A. Penumpulan informasi melalui kotak saran, 1. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen (admin) Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap bulan,


56


2. Koordinator admen merekap isi kotak saran dengan memisahkan yang ada kaitannya mutu dan kepuasan pelanggan program promkes,, 3. Koordinator admen memisahkan/ memilah-‐ milah sesuai dengan kelompok kerja program, 4. Koordinator admen memberikan rekapan kotak saran sesuai dengan kelompok kerja, 5. Koordinator program promkes menerima rekapan kotak saran, dan dimasukan kedalam rekapan kelompok program promkes., 6. Koordinator program promkes menandatangani tanda terima penyerahan dari koordinator admen, B. Informasi langsung dari pelanggan. 7. Koordinator promkes menerima informasi mutu dan kepuasan pelanggan program promkes dari karyawan Puskesmas, 8. Koordinator promkes memasukan informasi mutu dan kepuasan pelayanan program promkes dari karyawan Puskesmas kedalam rekapan koordinator, 9. Koordinator program promkes menandatangai informasi dari karyawan Puskesmas didalam rekapan mutu dan kepuasan pelanggan program promkes, 10. Kordinator dan pelaksana program promkes menerima informasi langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telpon maupun SMS, 11. Koordinator dan pelaksana program promkes merekap kedalam rekapan harapan pelanggan setiap individu, 12. Koordinator dan pelaksana program promkes menyerahkan informasi mutu dan kepuasan pelanggan kepada koordinator program promkes, 13. Koordinator dan pelaksana program promkes dari masing-‐ masing individu direkap kedalam rekapan koordinator program promkes, 14. Koordinator program promkes menandatangani serah terima harapan pelanggan individu kedalam rekapan individu masing-‐ masing individu, 15. Koordinator setiap akhir bulan mengundang pelaksana promkes, dan lintas program promkes,


57


16. Koordinator, pelaksana dan lintas program membahas hasil rekapan koordinator program promkes, 17. Koordinator, pelaksana dan lintas program membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan mutu dan kepuasan pelanggan program promkes, 18. Koordinator program promkes membagi tugas kepada pelaksana promkes dan lintas program terkait didalam menyelesaikan permasalahan mutu dan kepuasan pelnggan program promkes, 19. Koordintaor, pelaksana dan lintas progam melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu, 20. Koordinator melapor kepada kepala Puskesmas tentang hasil bahasan mutu dan kepuasan pelanggan program promkes, 21. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas laporan koordinator program promkes. 5. Diagram Alir

6. Referensi

Survey harapan

7. Dokumen Terkait

• Rekapan mutu dan kepuasan individu program promkes, • Rekapan mutu dan kepuasan koordinator program promkes, • Rekapan mutu dan kepuasan Puskesmas,

8. Distribusi

Ø Koordinator program promkes,, Ø Pelaksana program promkes, Ø Lintas program yang terkait dengan program promkes. Ø Koordinator admen.

9. Rekaman historis perubahan No

Yang dirubah

Isi Perubahan


Tgl.mulai diberlakukan 58


I. Langkah Teknis Penyusunan Sop Administrasi Pemerintahan 1. Persiapan Penyusunan Standar Operasional Prosedur a. Membentuk Tim Dan Kelengkapan Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan evaluasi, melakukan penyempurnaan-‐penyempurnaan, menyajikan hasil-‐hasil pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-‐tugas lainnya b. Memberikan Pelatihan Bagi Anggota Tim Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun SOP. Petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP ini menjadi panduan bagi anggota tim dalam melaksanakan tugasnya c. Sosialisasi SOP ke seluruh unit Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan, maka pimpinan-‐pimpinan unit mengetahui hal ini. Peran pimpinan puncak akan sangat menentukan dalam hal ini 2. Penilaian Kebutuhan Standar Operasional Prosedur Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-‐perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini murni merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan SOP 3. Pengembangan Standar Operasional Prosedur Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut : a. Pengumpulan Informasi Dan Indentifikasi Alternatif Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

59


Tim dalam mengembangkan SOP setelah melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. Identifikasi informasi dapat dilakukan dengan teknik pengumpulan data seperti brainstorming, focus group discussion, wawancara, survey, benchmark, dan telaahan dokumen b. Analisis dan Pemilihan Alternatif Setelah berbagai informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-‐alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. Prinsip-‐prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain, yaitu : 1) Kemudahan dan kejelasan. 2) Efisiensi dan efektivitas. 3) Keselarasan. 4) Keterukuran. 5) Dinamis. 6) Berorientasi pada pengguna/mereka yang dilayani. 7) Kepatuhan hukum. 8) Kepastian hukum 1111111 c. Penulisan Standar Operasional Prosedur Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP, antara lain : 1. Tipe Standar Operasional prosedur Sebagaimana dibahas pada bab sebelumnya, terdapat beberapa tipe SOP yang dapat digunakan, yaitu technical SOP (Teknis) atau administrative SOP (Administratif) dan lain-‐lain 2. Format Standar Operasional Prosedur Mengenai format SOP juga telah dibahas pada bab sebelumnya, yaitu: Simple steps, Hierarchical steps, Graphic, dan Flowcharts 3. Tingkatan kerincian Standar Operasional Prosedur Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada tingkatan kerincian SOP yang akan dibuat 4. Prinsip-‐prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip-‐prinsip sebagaimana diuraikan pada bab sebelumnya, yaitu :Kemudahan dan kejelasan; Efisiensi dan efektivitas.; Keselarasan; Keterukuran; Dinamis; Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayanl); Kepatuhan hukum; dan Kepastian hukum Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

60


5. Anatomi dan Pendokumentasian Standar Operasional Prosedur d. Pengujian dan Review Standar Operasional Prosedur Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspek-‐aspek sebagaimana telah diuraikan di atas, SOP yang dirumuskan oleh tim SOP harus melalui tahapan pengujian dan review Proses pengujian dan review kemungkinan akan memaksa tim untuk kembali pada proses-‐proses pengumpulan data dan analisis, karena masih memerlukan informasi-‐informasi terbaru/tambahan yang sebelumnya tidak terpikirkan sebelumnya e. Pengesahan Standar Operasional Prosedur

Proses pengesahan dokumen SOP, merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan K/L/Pemda. Efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan. Keterlibatan pimpinan dalam membenkan arahan kepada tim sejak permulaan tim dibentuk, akan sangat memudahkan proses pengesahan. Jika keterlibatan pimpinan sangat terbatas, maka tim harus secara aktif membenkan informasi kemajuan sampai akhirnya informasi mengenai hasil final yang telah diperoleh tim 4. Penerapan Standar Operasional Prosedur Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan organisasi. Penerapan SOP meliputi tahapan-‐tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedur-‐prosedur keseharian oleh organisasi 5. Monitoring dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur a. Monitoring Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor sampai sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

61


ditetapkan.Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku. b. Evaluasi SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif.Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada.Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-‐prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya. b. Daftar Tilik i. Pengertian Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-‐mark). Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri. ii. Langkah-‐langkah Penyusunan Daftar Tilik a. Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya b. Gambarkan flow-‐chart dari prosedur tersebut c. Buat daftar kerja yang harus dilakukan d. Susun urutan kerja yang harus dilakukan Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

62


e. f. g. i.

Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu Lakukan uji-‐coba Lakukan perbaikan daftar tilik Standarisasi daftar tilik.

Contoh Sampul Daftar Tilik

Logo

Nomor : Revisi Ke : Berlaku Tgl:

Puskesmas …………………. .

Daftar Tilik ........................................... DINAS KESEHATAN KABUPATEN/ KOTA...........

Puskesmas ............................................... Alamat........................ Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

63


Contoh Daftar Tilik Logo Nama Institusi

Datfar Tilik

INJEKSI INTRA MUSKULAR No. Kode : Terbitan : No. Revisi : Tanggal Mulai : Berlaku Halaman : 64

Nama Petugas :………………………………………………………………….. Tanggal Pelaksanaan : …………………………………………………………………. No Kegiatan Ya 1. Apakah Petugas mencuci tangan, 2. Apakah Petugas menyiapkan alat – alat dan bahan dalam bengkok 3. Apakah Petugas Memberi tahu maksud tindakan kepada pasien 4. ApakahPetugas melakukan aspirasi obat sesuai dosis dengan spuit injeksi 5. Apakah Petugas Mengatur posisi pasien 6. Apakah Petugas memilih area penusukan yang bebas dari lesi dan peradangan Program Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery

Tidak

TB.

64


7.

8. 9.

10. 11. 12. 13.

14. 15.

16. 17.

18.

19. 20. 21. 22.

2 ApakahPetugas membersihkan area penusukan menggunakan kapas alkohol Apakah Petugas membuka tutup jarum ApakahPetugas menusukkan jarum ke daerah penusukan dengan sudut 90 derajat, kira – kira sampai jaringan otot ApakahPetugas meLakukan aspirasi spuit, ApakahPetugas mengobservasi ada tidak darah dalam spuit ApakahJika ada darah tarik kembali jarum dari kulit, Apakah Petugas menekan tempat penusukan dengan kapas alkohol Apakah Petugas mengganti penusukan ke tempat lain Apakah Jika tidak ada darah, masukkan obat perlahan – lahan hingga habis Apakah Petugas mencabut jarum Apakah Petugas menekan tempat penusukan dengan kapas alkohol Apakah Petugas memberitahu kepada pasien bahwa tindakan sudah selesai Apakah Petugas membuang sampah medis pada tempatnya Apakah Petugas mencatat tindakan dalam rekam medis, Apakah Petugas merapikan alat dan bahan, Apakah Petugas mencuci tangan.


65


Jumlah

CR: …………………………………………%. ……………………………… Pelaksana/ Ouditor

VII.

VIII.

(………………………………)

c. Penutup. Standar Operasional Prosedur merupakan pedoman dalam pelaksanaan administrasi perkantoran dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi karena SOP merupakan 30 prasarat dan syarat dalam mendukung Kebijakan Reformasi Birokrasi yang merupakan suatu kebijakan yang komprehensif dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi instansi pemerintah di Indonesia saat ini; Standar Operasional Prosedur sebagai sebuah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan (administrasi perkantoran), bagaimana (cara) dan kapan (waktu) harus dilakukan, dimana (institusi) dan oleh siapa dilakukan (aktor) dapat memberikan arah guna perbaikan (peningkatan) pelayanan yang dilakukan oleh instansi pemerintah dan kinerja instansi pemerintah. Hal ini mengingat bahwa dokumen SOP yang merupakan pedoman baku bagi petugas/pekerja selalu dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas/pekerjaanya sesuai dengan peraturan yang berlaku dan target kinerja yang telah ditentukan. Disamping itu Dokumen SOP selalu dimonitor dan ditinjau ulang setiap periode tertentu untuk mengakomodasi dan mengantisipasi dinamika tugas/pekerjaan. Catatan pelatih Tugaskan kepada peserta latih apakah pernah menyusun SOP ? dan membuat daftar tilik ? Apabila pernah diambil salah satu sampel untuk dicermati bersama oleh peserta, apabila belum maka ditugaskan dan diajarkan cara cara menyusun SOP . .EVALUASI PEMBELAJARAN Linatih dapat menjelaskan Konsep dasar penyusunan Standar Operasional Prosedur dan melakukan penyusunan standar operasional prosedur serta menyusun daftar tilik untuk mengetahui tingkat kepatuhannya Kepustakaan


66


1. FEMA, 1999, Developing Effective Standard Operating Procedures For Fire and EMS Departments FA-‐197/December 1999; 2. Hodge, George, 1993, Minding Everybody Business Performance Management in Public Agencies, Ch 1-‐2. 3. Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory. Text and Cases. Third Edition. New Jerse,. America: Prentice Hall International, Inc. 4. Insani, Istyadi, 2009, Konsep SOP—Pengantar Memahami Standar Operasional Prosedur, hand-‐out, Bimbingan Teknis Penyusunan SOP, Lembaga Administrasi Negara; 5. Lembaga Administrasi Negara, 2005, Penyusunan Standard Operating Procedures (Prosedur Tetap), Jakarta: LAN RI; 6. PermenPAN No. PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi; 7. PermenPAN No. PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 32 8. Stup, Richard, 2001, Standard Operating Procedures: Writing Guide, Pennsylvania: PenState College of Agricultural Sciences Agricultural Research And Cooperative Extension; 10. United States Environmental Protection Agency, 2007, Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs)-‐-‐EPA QA/G-‐6, Office of Environmental Information-‐-‐ EPA/600/B-‐07/001, Washington, DC 20460 April 2007; 11. http://en.wikipedia.org/wiki/Standard_operating_procedure


67

MODUL SPESIFIK 6. MANAJEMEN PUSKESMAS

Recommend Documents