Microsoft Outlook 2007 Majalah PC Media, 2009

More Organized with

Kenali kemampuan baru Outlook Lebih dari sekadar e-mail Tips jitu menguasai Outlook

!Cover Outlook 2007.indd 1

Joko Nurjadi

12/24/2008 4:27:00 PM

Cover 2_BelajarOffice.indd 2

12/24/2008 4:29:15 PM

SAVING FILES! «

More Organized with

Microsoft Outlook 2007 © Majalah PC Media, 2009 Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit.

Chief Editor Anton R. Pardede Writer Joko Nurjadi Editor Renny Fitriastuti Graphic Design & Layout Lely Yulaena Mardiana Secretary Evawani Utami Putri

Merk Dagang Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku ini merupakan hak cipta dari pemegang merk dagang masing-masing.

Publishing PT Dian Digital Media, Jakarta Printing PT Dian Rakyat, Jakarta

Peringatan dan Pernyataan Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai kebenaran maupun kecocokannya. Segala informasi di buku ini disediakan berdasarkan apa adanya. Penulis dan penerbit dengan segala hormat tidak bertanggung jawab pun tidak memiliki pertanggungjawaban kepada apapun atau siapapun akibat terjadinya kehilangan atau kerusakan yang mungkin timbul yang berasal dari informasi yang dikandung dalam buku ini.

Editorial Address Gedung Warta Lt.4 Jl. Kramat IV/11 Jakarta Pusat-10430 Telp. (021) 315-3731 Fax. (021) 315-3732 Circulation Address Jl. Rawagirang No. 8 Kawasan Industri Pulogadung Jakarta Timur-13930, Telp. (021) 4682-6816, 7079-6499 Fax. (021) 4682-8919

: More Organized with Microsoft Outlook 2007

Buku Outlook 2007.pdf 1

12/24/2008 2:57:12 PM

3

» SAVING FILES!

Daftar Isi Pendahuluan Outlook 2007: Tidak Sekadar E-mail.................................................................................. 7 Sekilas Microsoft Outlook ................................................. Kuis Buku Outlook 2007..................................................... Dapatkan Nomor Serial Office 2007..................................

7 8 8

Bab 1. Yang Baru pada Outlook 2007..........

9 10 10 11 12 12 13 13 13

Ribbon................................................................................. Quick Access Toolbar.......................................................... Office Button...................................................................... To-Do Bar............................................................................ RSS Subscription................................................................. Instant Search..................................................................... MiniBar................................................................................ Integrasi..............................................................................

Bab 2. Contact Manager........................................ Tab Contact......................................................................... Menambah Kontak............................................................. Menambah Kontak dari E-mail Masuk.............................. Multi View.......................................................................... Distribution List.................................................................. Follow Up Flag.................................................................... Duplikasi Kontak................................................................

Bab 3. Time Manager............................................... Tab Calendar....................................................................... Membuat Jadwal Appointment........................................ Membuat Jadwal Event...................................................... Membuat Jadwal Meeting.................................................

4



12/24/2008 2:57:12 PM

15 16 17 21 21 23 25 28 29 30 30 32 33

SAVING FILES! «

Day View............................................................................. Week View.......................................................................... Month View........................................................................ List View.............................................................................. Konfigurasi Reminder........................................................ Sharing Calendar via E-mail............................................... Jadwal Berulang.................................................................

34 35 36 36 37 39 40

Bab 4. Task Manager................................................

43 44 45 46 47 48

Tab Task.............................................................................. Membuat Task Baru........................................................... View.................................................................................... Memberikan Task pada Rekan Kerja................................. Lebih Jauh dengan To-Do Bar...........................................

Bab 5. Notes Manager.............................................

51 Membuat Note Baru........................................................... 52 Bekerja Cepat dengan Note............................................... 52 Menu pada Note................................................................ 53

Bab 6. Activity Tracker............................................ Mengaktifkan Journal........................................................ Journal View....................................................................... Tab Journal......................................................................... Mengatur Opsi Journal...................................................... Membuat Journal Baru Secara Manual.............................

Bab 7. Tips E-mail Manager................................. E-mail to Task..................................................................... E-mail to Appointment...................................................... Menciptakan E-mail Rules.................................................. Block Sender....................................................................... Junk E-mail Filter................................................................ Trust Center........................................................................ Instant Search..................................................................... Pencarian Sederhana..........................................................



12/24/2008 2:57:12 PM

55 55 57 57 58 60 63 63 64 64 68 69 73 75 76

5

» SAVING FILES!

Pencarian Lebih Lanjut....................................................... Back-up............................................................................... Restore................................................................................ What’s Next?.......................................................................

77 78 81 82

Kuis.......................................................................................

82

6



12/24/2008 2:57:12 PM

OUTLOOK 2007: TIDAK SEKADAR E-MAIL «

Pendahuluan

Outlook 2007: Tidak Sekadar E-mail Outlook 2007 can do more! Tidak perlu diragukan, fungsi Outlook sebagai aplikasi e-mail telah membuat kegiatan korespondensi menjadi sedemikian mudah (bayangkan jika saat ini Anda masih harus mengikat surat di kaki burung merpati pos yang bertugas mengantarnya), tetapi ternyata tidak hanya itu. Kali ini PC Media akan mengajak pembaca berpetualang mengeksplorasi kemampuan Outlook, yang bukan sekadar menekan tombol send/receive e-mail.

Sekilas Microsoft Outlook Sejak kali pertama dirilis hingga saat ini, Outlook telah melewati perjalanan panjang. Pada awalnya, Outlook dibundling bersama Exchange Server 5.5, tetapi sejak Outlook 2000, kita juga mendapatkan Outlook sebagai salah satu bagian dari Office System. Office 2007, menyertakan Outlook 2007 dengan berbagai



12/24/2008 2:57:12 PM

7

» OUTLOOK 2007: TIDAKI SEKADAR E-MAIL

fitur baru yang powerful: Instant Search, To-Do Bar, RSS subscriptions, dan masih banyak lagi. Secara konseptual, Outlook 2007 terus mempertahankan posisinya sebagai aplikasi Personal Information Manager (PIM), artinya bukan sekadar aplikasi e-mail, tetapi juga tertanam kemampuan yang berfungsi sebagai Contact Manager, Time Manager, Task Manager, Notes Manager, dan Activity Tracker. Berbagai hal inilah yang akan kita kupas, yang dapat digunakan oleh siapapun yang ingin me-manage kegiatannya dan menyadari bahwa waktu 24/7 memang tidak bisa ditawar, tetapi sangat mungkin untuk dikelola dengan baik.

Kuis Buku Outlook 2007 Tersedia hadiah menarik untuk pembaca PC Media, berupa Microsoft Office 2007 Ultimate Edition (Not For Resale) senilai Rp75 juta. 10 Paket Office 2007 tersedia untuk Anda. Baca info lebih lanjut di halaman 82 dan kirimkan SMS sebanyakbanyaknya untuk memperbesar peluang Anda untuk memperolehnya.

Dapatkan Nomor Serial Office 2007 Buka alamat http://www.trymicrosoftoffice.com/referrer.aspx?r=fbc99c8a-9c3b-4ea9-9830-592ae9d75d1e, klik pada tombol Download Now, masukkan First Name, Last Name, dan E-mail Address yang valid pada pada form Register dan tekan tombol Continue, Anda akan mendapatkan nomor serial atau Product Key. Gunakan nomor serial tersebut untuk melakukan instalasi Microsoft Office Professional 2007 yang disertakan dalam DVD PC Media.

8



12/24/2008 2:57:12 PM

YANG BARU PADA OUTLOOK 2007 «

Bab 1

Yang Baru pada Outlook 2007 Percaya atau tidak, membahas seluruh fitur baru pada Outlook 2007 dapat menghabiskan seluruh halaman buku ini. Walaupun buku ini lebih menekankan pada penggunaan Outlook secara umum, tetapi terasa ada yang kurang jika tidak menyebut beberapa fitur baru pada Outlook 2007. Juga mengingat versi sebelumnya adalah Outlook 2003, yang berarti sudah sekitar empat tahun, bukan waktu yang singkat dan rasanya tidak ada dari Anda--para pengguna Outlook sebelumnya--yang menginginkan adanya perayaan ulang tahun pernikahan emas bersama Outlook 2003 di masa depan. Bagi pengguna Outlook 2003, sekilas tampak tidak ada perubahan signifikan pada tampilan Outlook 2007, setidaknya masih memberikan ciri khas tampilan default three-pane view, tetapi dengan nuansa yang lebih segar. Cobalah bermain-main sejenak dan membiasakan diri dengan berbagai hal baru pada Outlook 2007 dan lihat apakah Anda telah menemukan beberapa fitur baru sebagai berikut:



12/24/2008 2:57:12 PM

9

» YANG BARU PADA OUTLOOK 2007

Ribbon Istilah popular pada Office 2007, menunjukkan sebuah pane pada bagian atas window, yang memuat berbagai tombol/icon untuk melakukan fungsi-fungsi tertentu. Berbeda dengan beberapa aplikasi Office 2007, Outlook menerapkan konsep Ribbon hanya pada form new / edit, misalnya pada saat membuka jendela New | Mail Message.

Ribbon pada form e-mail message.

Quick Access Toolbar Saat Anda mengagumi Ribbon, jangan lupa untuk memperhatikan bagian kiri atas form (secara default terletak di atas Ribbon), terdapat sebuah toolbar kecil yang disebut Quick Access Toolbar (QAT). Menu pada QAT dapat dicustomize sehingga Anda dapat meletakkan commandcommand yang sering digunakan.

10



12/24/2008 2:57:12 PM


Quick Access Toolbar yang dapat di-customize.

Office Button Masih pada form yang sama, jika Anda kehilangan menu drop-down konvensional seperti File | Save As, jangan khawatir karena menu tersebut digantikan dengan Office Button. Yaitu, sebuah icon eye-catching yang terletak pada pojok kiri atas. Klik button tersebut dan Anda dapat melihat menu drop-down dengan berbagai fungsi.

Office Button menghilangkan kerinduan Anda pada menu drop down.



12/24/2008 2:57:13 PM

11

» YANG BARU PADA OUTLOOK 2007

To-Do Bar Mudah menemukan To-Do Bar. Pada window utama, carilah satu-satunya pane yang berbentuk vertikal. To-Do Bar menampilkan calendar berisi jadwal yang akan datang. Jadi, jangan salahkan Outlook jika Anda melewatkan janji penting.

To-Do Bar, pane berbentuk vertikal.

RSS Subscription Web feed sering disebut sebagai teknologi yang bersaing dengan teknologi e-mail, ternyata jika dua teknologi yang popular itu bertemu, yang terjadi bukanlah perang bintang, tetapi Outlook 2007. Ya, Outlook telah mengintegrasikan fitur RSS (salah satu format web feed yang popular) dan menjadikan Outlook berfungsi juga sebagai RSS aggregator.

12



12/24/2008 2:57:13 PM


Instant Search Pencarian yang cepat dan mudah dapat dilakukan dengan Instant Search, juga disediakan Advanced Search dengan Query Builder untuk pencarian yang melibatkan lebih banyak kriteria. Jika Instant Search belum terinstal pada Outlook, temukan tulisan Click here to enable Instant Search dan ikuti instruksi yang diberikan. Penggunaan Instant Search juga akan dibahas pada Bab 7, "Tips E-mail Manager".

MiniBar Saat Anda sedang berada pada sebuah form (misalnya saat mengetik e-mail) dan menyorot text tertentu, akan tampak sebuah palette yang disebut dengan MiniBar, yang menyediakan menu untuk melakukan format text dengan cepat, seperti Bold, Italic, Font Size, dan seterusnya.

MiniBar muncul saat Anda menyorot text.

Integrasi Outlook menjadi semakin pintar dengan kemampuan integrasi dengan software lain. Antara lain, Outlook 2007 menggunakan engine Word sebagai editor, integrasi dengan Office OneNote 2007, mendukung pengeditan konten yang disimpan pada server SharePoint, dan memiliki add-in Business Contact Manager for Outlook 2007. Kita cukupkan pembahasan fitur baru Outlook sampai halaman ini, selanjutnya kita akan mulai mengenal Outlook yang dapat berfungsi lebih dari sekadar pengantar dan penerima e-mail.



12/24/2008 2:57:13 PM

13


12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

Bab 2

Contact Manager Apakah Contact Manager sama dengan setumpuk kartu nama? Ya, dapat terlihat seperti demikian, tetapi tidak sebaliknya. Perhatikan pada Navigation Pane, yaitu pane yang terletak pada sisi kiri. Untuk mulai mengakses kontak, klik pada Contacts.

Contacts pada Navigation Pane.

Saat Anda telah berada dalam modus Contacts, seluruh tampilan dan menu akan berubah, disesuaikan dengan keperluan kontak.



12/24/2008 2:57:13 PM

15

» CONTACT MANAGER

Contohnya, jika Anda mengakses menu File | New, maka Anda akan mendapatkan submenu Contact terletak pada pilihan teratas. Tetapi, seandainya Anda berada pada modus Mail, maka pililhan submenu teratas adalah Mail Message. Dalam modus Contacts ini, Submenu Mail Message tetap dapat diakses melalui menu File | New, tetapi tidak menempati urutan teratas.

Menu File menampilkan drop down.

Contact manager pada Outlook bukan hanya berfungsi untuk menyimpan daftar contact person. Anda akan mendapatkan banyak fitur yang selain berguna, juga menyenangkan.

Tab Contact Untuk membiasakan diri bekerja dengan Outlook sebagai Contact Manager, alangkah baiknya jika Anda memahami konsep kerja menu-menunya terlebih dahulu. Kita akan membahas kemampuan Ribbon yang tampil saat Anda membuat atau mengedit kontak.

16



12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

Tab Contact.

Terdapat tiga tab, yaitu Contact, Insert, dan Format Text. Tab Contact terbagi atas lima grup sesuai dengan fungsinya masing-masing, yaitu: Actions: Grup ini memberikan pilihan untuk menyimpan, menghapus, atau mengirimkan informasi kontak. Show: grup Show menyediakan field-field informasi kontak. Meliputi General (default), Details, Activities, Certificates, All Fields (pada pilihan All Fields ini Anda bahkan dapat mendefinisikan field sendiri). Communicate: Memuat control, seperti E-mail, Meeting, Call, dan seterusnya. Memudahkan Anda untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan rekan dan kerabat Anda. Options: Berisi opsi-opsi lebih lanjut, seperti Business Card, Picture, Categorize, dan lain-lain. Proofing: Di sini Anda dapat menggunakan tools seperti Spelling & Grammar, Research, Thesaurus, Translate, Word Count, dan seterusnya. Setiap form edit / new (baik Contact, Appointment, Mail Message, Task, atau yang lainnya) memiliki Ribbon berisi grup yang disesuaikan dengan karakteristiknya masing-masing.

Menambah Kontak Contact manager tanpa daftar kontak sama halnya dengan memiliki account Friendster atau Facebook dengan friend list kosong melompong, hal ini tentunya sedikit mencoreng



12/24/2008 2:57:13 PM

17

» CONTACT MANAGER

popularitas Anda. Jangan khawatir, ambil tumpukan kartu nama milik Anda (atau milik siapapun) dan dengan langkahlangkah sederhana, penuhi daftar kontak Anda.

LANGKAH 1 Biasakan dengan tampilan kontak, pada window sebelah kanan tampak ruang kosong yang lebar (asumsinya, Anda belum memiliki satu kontak pun), juga terdapat tombol angka dan alfabet yang berfungsi untuk menampilkan daftar kontak berdasarkan angka/alfabet tertentu.

Tampilan Contact yang masih kosong.

LANGKAH 2 Klik ganda pada area kosong pada window bagian kanan. Cara lainnya adalah dengan memilih menu File | New | Contact, atau menekan shortcut CTRL + N (dan tahukah Anda

18



12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

masih ada sedikitnya dua cara lagi, mungkin untuk meyakinkan agar tidak ada satu pun pengguna Outlook di dunia ini yang menanyakan bagaimana cara menambah kontak).

Mengisikan kontak baru.

LANGKAH 3 Isikan data yang diperlukan. Secara otomatis, akan ditampilkan data Anda dalam bentuk business card pada sudut kanan atas. Field yang memiliki icon tanda panah, seperti pada field E-mail, Business, Home, Mobile dan seterusnya, berarti dapat diisi lebih dari satu. Klik tombol Save & Close jika ingin menyimpan dan kembali pada window utama, atau klik tombol Save & New jika ingin menyimpan lalu mengisikan data baru pada form kontak.



12/24/2008 2:57:13 PM

19

» CONTACT MANAGER

Data kontak yang telah terisi.

PERHATIAN! Virtual Card Format Kontak juga dapat disimpan dalam format VCF (Virtual Card Format atau vCard), yang merupakan standar format untuk e-business card, sehingga didukung oleh berbagai aplikasi contact management. Pada Outlook, Anda dapat mengirimkan daftar kontak dengan format vCard pada e-mail attachment, dengan memilih Send | In Internet Format (vCard).

20



12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

Menambah Kontak dari E-mail Masuk Mungkin dari sekian banyak kontak yang Anda tambahkan ke dalam daftar kontak, tidak semuanya aktif berkomunikasi dengan Anda. Justru sering kali Anda mendapatkan banyak email dari orang yang belum ada di daftar kontak. Jika ini Anda alami, maka klik kanan pada nama/e-mail pengirim dan pilih menu Add to Outlook Contacts.

Menambah kontak dengan klik kanan pada e-mail yang masuk.

Multi View Outlook dapat menampilkan daftar kontak dalam berbagai view, antara lain dengan tampilan Business Cards, Address Cards, Phone List, By Category, By Company, dan seterusnya. Anda dapat menentukan tampilan yang Anda inginkan dengan memilih Current View pada sisi kiri, maka tampilan daftar kontak pada jendela sisi kanan akan berubah. Gambar berikut menunjukkan daftar kontak dengan tampilan menyerupai kumpulan kartu nama/business card:



12/24/2008 2:57:13 PM

21

» CONTACT MANAGER

View daftar kontak dengan view berbentuk business card.

Pilihan view yang disediakan membantu Anda untuk lebih mudah melihat daftar kontak, khususnya jika daftar kontak telah mencapai jumlah yang cukup banyak. Berbagai pilihan view akan merepresentasikan daftar kontak Anda dengan gaya berbeda. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan masing-masing view: Business Cards: Masing-masing kontak ditampilkan seperti kartu nama, lengkap dengan foto (jika ada). Address Cards: Menampilkan alamat surat, telepon, dan e-mail address, dengan tampilan yang ringkas. Detailed Address Cards: Mirip dengan address cards, tetapi dengan informasi yang lebih detail. Phone List: Kontak ditampilkan dengan spreadsheet-style, dan berurutan sesuai abjad. By Category: Sama dengan phone list, tetapi dikelompokkan berdasarkan kategori. By Company: Sama dengan by category, tetapi dikelompokkan berdasarkan perusahaan.

22



12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

By Location: Sama dengan by category, tetapi dikelompokkan berdasarkan informasi lokasi seperti kode pos atau negara.

Distribution List Ada kalanya Anda ingin mengirimkan e-mail atau mengatur janji meeting pada sekelompok kontak tertentu, misalnya kumpulan anggota proyek atau kelompok belajar, maka saat itu Anda membutuhkan distribution list. Berikut langkah-langkah membuat dan menggunakan distribution list.

LANGKAH 1 Pilih File | New | Distribution List atau dengan shortcut Ctrl + Shift + L.

Mengakses Distribution List.

LANGKAH 2 Berikan nama distribution list yang baru, contohnya, Anda ingin membuat daftar rekan-rekan yang doyan makan, maka Anda mengetikkan "Gerombolan Si Berat" pada field Name.



12/24/2008 2:57:13 PM

23

» CONTACT MANAGER

Membuat Distribution List baru.

LANGKAH 3 Klik Select Members untuk menentukan anggota-anggota mana saja yang termasuk dalam Gerombolan Si Berat. Klik OK setelah Anda memilih semua anggota, lalu klik Save & Close untuk kembali ke window utama.

Memilih member Distribution List.

LANGKAH 4 Contoh penggunaannya, pilih File | New | Mail Message untuk membuka window Message, lalu ketik (atau pilih dari daftar

24



12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

e-mail/distribution) "Gerombolan Si Berat", maka e-mail yang Anda kirimkan akan terkirim pada distribution list tersebut.

Mengirim e-mail pada Distribution List.

PERHATIAN! Expand Distribution List Klik tanda "+" untuk expand atau menampilkan kumpulan e-mail yang termasuk di dalam distribution list, hal ini berguna jika Anda ingin menghapus satu atau lebih e-mail yang termasuk dalam list tersebut. Distribution List yang telah terlanjur di-expand tidak dapat disatukan lagi, kecuali jika Anda memilih kembali Distribution List tersebut dari daftar.

Follow Up Flag Salah satu fitur sederhana, tetapi sangat berguna adalah Follow Up Flag. Untuk memperjelas penggunaannya, langkahlangkah berikut akan menuliskan sebuah skenario menggunakan Follow Up Flag pada daftar kontak Anda.



12/24/2008 2:57:13 PM

25

» CONTACT MANAGER

LANGKAH 1 Anda berjanji untuk makan bersama malam ini dengan rekanrekan Anda yang tergabung dalam Distribution List Gerombolan Si Berat. Anda berencana akan melakukan follow-up sekaligus konfirmasi pada sore hari, maka Anda membuka daftar kontak, klik kanan pada Distribution List Gerombolan Si Berat, dan memilih Follow Up | Add Reminder, atau dengan klik icon Follow Up bergambar bendera pada toolbar.

Membuat reminder pada Distribution List.

LANGKAH 2 Sebuah window Custom untuk membuat reminder akan tampil, Anda dapat menentukan tanggal dan jam reminder, Anda juga dapat menentukan sendiri file audio (ekstensi WAV) yang digunakan sebagai bunyi/musik pengingat.

26



12/24/2008 2:57:13 PM

CONTACT MANAGER «

Menentukan Follow Up Flag.

LANGKAH 3 Follow Up Flag tersebut akan diletakkan pada To-Do Bar. Klik pada To-Do Bar untuk expand, akan terlihat daftar lengkap Follow Up.

Follow Up Flag berada pada To-Do Bar.

Fasilitas Follow Up Flag tidak terbatas digunakan pada kontak, tetapi juga dapat digunakan pada e-mail, task, appointment, dan lain-lain. Cara lain untuk mengakses Follow Up Flag adalah dengan memilih menu Action | Follow Up.



12/24/2008 2:57:13 PM

27

» CONTACT MANAGER

Duplikasi Kontak Jika Anda telah memiliki cukup banyak kontak dan terus bertambah, akan mungkin terjadi duplikasi kontak. Tetapi jangan khawatir, Outlook dapat mendeteksi duplikasi dan memberikan pilihan bagi Anda untuk meng-update, menambahkan kontak baru, atau membatalkannya. Tampilan saat Outlook mendapatkan duplikasi kontak adalah seperti pada gambar.

Penanganan duplikasi kontak pada Outlook.

28



12/24/2008 2:57:13 PM

TIME MANAGER «

Bab 3

Time Manager Untuk mengetahui seberapa pentingnya hari dan waktu, silakan tanya Raja Primbon. Outlook sendiri tidak dapat memberikan saran peruntungan atau primbon pada Anda, tetapi Outlook memiliki Time Manager yang dapat membantu mengatur kegiatan Anda. "Masalahnya, saya tidak punya pekerjaan, ngutang dong" Begitu kata Temon. "Mon...mon...kegiatan bisa apa saja, tidak terbatas untuk orang yang sudah bekerja." Mukhlis menasehati sambil memberikan ratusan ribu pada Temon. Kita tinggalkan dulu Temon dan klik Calendar pada Navigation Pane, untuk berkenalan dengan Outlook sebagai Time Manager.

Calendar pada Navigation Page.



12/24/2008 2:57:13 PM

29

» TIME MANAGER

Tab Calendar Kita akan mengenal terlebih dahulu Ribbon yang tampil pada tab Calendar, saat Anda membuat baru atau mengedit calendar.

Tab Calendar.

Terdapat empat grup utama, yaitu: Actions: Grup ini memberikan pilihan untuk menyimpan, menghapus, forward, dan melihat calendar. Show: Terdiri dari Appointment dan Scheduling (meeting). Options: berisi opsi-opsi lebih lanjut seperti Show As, Reminder, Recurrence, Time Zone, dan lain-lain. Proofing: di sini Anda dapat menggunakan tools seperti Spelling & Grammar, Research, Translate, Set Language, dan seterusnya.

Membuat Jadwal Appointment "Hidup saya santai dan tidak pernah punya appointment apaapa, sudah ah, saya mau dugem dengan Temon nanti malam!" Begitu kira-kira kata seorang gadis yang sedang menikmati indahnya masa remaja. Sering kali appointment memang dianggap sebagai kegiatan formal, mengikat, atau lebih jauh lagi, membosankan. Padahal, dugem bersama Temon juga merupakan sebuah appointment! Begitu juga bertemu janji dengan teman lama, dosen, dokter gigi, dan seterusnya, semuanya merupakan contoh appointment umum yang kita alami dalam kehidupan sehari-hari. Untuk membuat appointment baru, pilih File | New |

30



12/24/2008 2:57:13 PM

TIME MANAGER «

Appointment atau dengan menekan shortuct Ctrl + N untuk membuka window appointment baru.

Membuat jadwal apppointment.

Terdapat field-field yang dapat diisi sebagai berikut: Subject: Judul appointment, pilih kata-kata yang mudah dipahami, karena subjek adalah tulisan yang paling terlihat pada tampilan calendar. Location: Lokasi appointment, jika Anda sering memasukkan lokasi yang sama, Outlook akan menyimpannya dalam daftar yang dapat dipilih kembali kemudian. Start time: Tanggal dan jam dimulainya appointment. Dapat dipilih secara drop down, atau dapat diketikkan langsung pada field yang disediakan.



12/24/2008 2:57:13 PM

31

» TIME MANAGER

End time: Tanggal dan jam berakhirnya appointment. Notes: Untuk mengetikkan keterangan lebih lanjut, tidak hanya dalam bentuk tulisan, tetapi juga hyperlink, dokumen, map, gambar, grafik, table, shape, atau objek SmartArt. Klik Save & Close untuk menyimpan appointment.

Membuat Jadwal Event Sekarang kita akan mencoba membuat event. Wah, aktivitas apa lagi ini? Apa bedanya dengan appointment? Jangan bingung, karena event memiliki konsep yang berbeda dengan appointment. Kapan Anda sering mendengar kata event? Bisa jadi Anda membaca sebuah promosi yang berbunyi "Kunjungi Event Akbar" yang merujuk pada sebuah pameran komputer, otomotif, furnitur, atau pameran apa saja. Atau rekan Anda mengatakan "Ini event terpenting dalam sejarah hidup saya" dalam acara sunatan massal (atau acara apa saja). Jadi, event merujuk pada aktivitas yang berlaku sehari penuh atau rentang periode tertentu, tidak spesifik mengacu pada jam. Cara membuat event nyaris tidak berbeda dengan cara membuat appointment, pilih File | New | Appointment atau dengan shortcut Ctrl + N untuk membuka window appointment baru, dan masukkan informasi pada field-field yang disediakan. Perbedaannya, centang () pada opsi All day event. Perhatikan title pada header form akan berubah dari "Appointment" menjadi "Event", dan pilihan ini akan menyebabkan jam pada Start time dan End time menjadi disabled. Contoh tampilannya dapat Anda lihat pada gambar berikut:

32



12/24/2008 2:57:13 PM

TIME MANAGER «

Membuat jadwal event.

Membuat Jadwal Meeting Masih ada jenis jadwal selain appointment dan event, yaitu meeting. Pengertian meeting mirip dengan appointment, hanya saja meeting melibatkan orang lain sebagai peserta. Misalnya meeting bulanan yang melibatkan berbagai divisi/karyawan, meeting pemegang saham yang melibatkan share-holders, dan seterusnya. Untuk membuat jadwal meeting, pilih File | New | Appointment atau dengan shortcut Ctrl + N untuk membuka window appointment baru, dan masukkan informasi pada field-field yang disediakan. Kemudian klik pada Scheduling, perhatikan title header akan berubah dari "Appointment" menjadi "Meeting", tampilan window menjadi berbentuk grid dan Anda dapat menambahkan peserta dengan mengetikkan nama peserta pada daftar All Attendees.



12/24/2008 2:57:13 PM

33

» TIME MANAGER

Membuat jadwal meeting.

Jika nama peserta yang Anda ketikkan terdapat pada daftar kontak, maka Outlook secara otomatis akan menampilkan e-mail, dan bahkan mencari aktivitas appointment atau meeting lain dari peserta yang bersangkutan, yang akan ditampilkan dalam bentuk bar. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah menemukan jika terdapat jadwal meeting yang bertabrakan dengan jadwal lainnya. Peserta yang ditandai dengan garis-garis diagonal berarti tidak memiliki jadwal lain.

Day View Anda dapat melihat calendar dengan berbagai view yang disediakan, salah satu tampilan yang eye-catching pada Outlook dapat Anda nikmati di sini. Appointment, meeting, dan event dapat ditampilkan dalam berbagai variasi pilihan, default-nya ditampilkan dalam bentuk Day View.

34



12/24/2008 2:57:13 PM

TIME MANAGER «

Day View pada Calendar.

Week View Klik Week dan Anda akan mendapatkan tampilan dalam bentuk Week View yang dapat dipilih menampilkan hari kerja senin jumat (work week) atau semua hari dalam satu minggu (full week).

Week View pada Calendar.



12/24/2008 2:57:13 PM

35

» TIME MANAGER

Month View Klik Month dan Anda akan mendapatkan tampilan dalam bentuk Month View.

Month View pada Calendar.

List View Terdapat satu bentuk tampilan lagi, yaitu List View. Tapi kan hanya terdapat pilihan Day, Week, dan Month? Menampilkan List View memang cukup unik, klik kanan pada area Tool Bar dan pilih Advanced.

Memilih Advanced Toolbar.

36



12/24/2008 2:57:13 PM

TIME MANAGER «

Advanced Tool Bar akan tampil, dan Anda dapat memilih kriteria yang dapat Anda tentukan, untuk ditampilkan dalam bentuk List View.

List View pada Calendar.

Konfigurasi Reminder Sebagai Time Manager yang baik, Outlook akan mengingatkan Anda 15 menit sebelumnya, untuk setiap jadwal kegiatan yang telah Anda susun, dengan menampilkan pesan reminder berikut:



12/24/2008 2:57:14 PM

37

» TIME MANAGER

Reminder sebagai pengingat jadwal.

Anda dapat memilih Dismiss jika tidak ingin diingatkan lagi, atau Snooze jika ingin diingatkan lagi kemudian. Untuk mengubah konfigurasi default reminder, pilih menu Tools | Options, pada tab Preferences, pastikan Default Reminder tercentang, dan tentukan waktu yang Anda inginkan (maksimal dua minggu).

Menentukan waktu reminder.

38



12/24/2008 2:57:14 PM

TIME MANAGER «

Sharing Calendar via E-mail Anda dapat berbagi jadwal kegiatan yang telah dibuat dengan rekan, keluarga, atau sahabat dengan cara yang mudah. Salah satunya dengan melalui e-mail. Pada Navigation Pane, pilih Send a Calendar via E-mail..., Anda dapat menentukan periode waktu pada Date Range, dan menentukan detail yang ingin dikirim pada Detail yang memiliki pilihan Availability only, Limited details, dan Full details.

Mengirimkan calendar melalui e-mail.

Contoh e-mail yang dikirimkan adalah sebagai berikut:



12/24/2008 2:57:14 PM

39

» TIME MANAGER

Contoh e-mail berisi calendar.

Jadwal Berulang Bisa jadi Anda mempunyai jadwal kegiatan yang berulang secara teratur, misalnya appointment rutin dengan dokter gigi, meeting bulanan, dan seterusnya. Untuk keperluan ini, Outlook menyediakan fitur pembuatan jadwal berulang atau Recurrence. Untuk membuatnya, ikuti langkah-langkah berikut:

LANGKAH 1 Buat appointment baru seperti biasa, pilih File | New | Appointment atau dengan menekan shortuct Ctrl + N untuk membuka window appointment baru. Klik pada Recurrence yang terletak pada grup Options.

40



12/24/2008 2:57:14 PM

TIME MANAGER «

Contoh membuat appointment berulang.

LANGKAH 2 Terdapat pilihan-pilihan untuk menentukan jadwal berulang, pada bagian Recurrence pattern, Anda dapat menentukan pola atau frekuensi pengulangan sebagai berikut: Daily: Jadwal berulang berdasarkan hari, Anda dapat menentukan pengulangan setiap n hari, di mana nilai n dapat Anda definisikan sendiri, atau bisa juga jadwal dibuat setiap hari (every weekday).

Recurrence pattern: daily.

Weekly: Jadwal berulang berdasarkan minggu, dengan hari-hari yang dapat Anda tentukan sendiri.

Recurrence pattern: weekly.



12/24/2008 2:57:14 PM

41

» TIME MANAGER

Monthly: Jadwal berulang berdasarkan bulan, jadwal dapat ditentukan pada hari ke x setiap y bulan, di mana nilai x dan y dapat Anda tentukan sendiri. Outlook juga mendukung pengulangan yang lebih kompleks, misalnya jadwal terjadi setiap minggu ke sekian. Contoh: setiap senin minggu ketiga setiap bulannya.

Recurrence pattern: monthly.

Yearly: Jadwal berulang berdasarkan tahun. Misalnya, pada tanggal dan bulan tertentu.

Recurrence pattern: yearly.

42



12/24/2008 2:57:14 PM

TASK MANAGER «

Bab 4

Task Manager Salah satu cara untuk tidur nyenyak! Pernahkah di malam hari, Anda tidak dapat tidur karena otak Anda terus bekerja memikirkan sekian banyak pekerjaan yang belum selesai? Jangan anggap remeh, beban pikiran karena pekerjaan yang terlalu berat dapat menyebabkan stres, stres dapat menyebabkan insomnia, dan walaupun Anda berjasa membuat lingkungan rumah Anda aman dari maling, tetapi efeknya tidak baik bagi kesehatan Anda. Mengorganisasi pekerjaan dapat membantu Anda berdamai dengan pikiran. Mengapa? Karena jika Anda menelaah dan menuliskan kembali seluruh pekerjaan dengan baik, pikiran akan mengetahui batasannya secara rasional, dan menerima pekerjaan mana yang memang tidak dapat dikerjakan dalam satu malam. Pikiran yang damai akan memberikan Anda tidur nyenyak tanpa obat tidur. Outlook dapat berfungsi sebagai pengelola pekerjaan atau Task Manager bagi Anda, untuk mulai mengaksesnya, pilih Tasks dari Navigation Pane.



12/24/2008 2:57:14 PM

43

» TASK MANAGER

Task pada Navigation Pane.

Tab Task Ribbon yang tampil pada tab Task saat Anda membuat baru atau mengedit task adalah sebagai berikut:

Tab Task.

Terdapat lima grup utama, yaitu: Actions: Untuk menyimpan dan menghapus task. Show: Terdiri dari Task dan Details.

44



12/24/2008 2:57:14 PM

TASK MANAGER «

Manage Task: Terdiri dari Mark Complete, Forward, dan Reply/Reply to All. Options: Tersedia opsi-opsi seperti Recurrence, Categorize, Follow Up, dan seterusnya. Proofing: Di sini Anda dapat menggunakan tools seperti Spelling & Grammar, Research, Translate, Set Language, dan seterusnya.

Membuat Task Baru Untuk membuat task baru, pilih menu File | New | Task atau dengan menekan shortcut Ctrl + N.

Membuat task baru.

Informasi yang dapat dimasukkan dalam task adalah: Subject: Judul yang akan tertera pada task list. Start date: Tanggal awal pekerjaan.



12/24/2008 2:57:14 PM

45

» TASK MANAGER

End date: Tanggal akhir pekerjaan, default-nya sama dengan start date. Status: Status task, pilihannya adalah Not Started, In Progress, Completed, Waiting on someone else, Deferred. Priority: Pilihan priority sesuai tingkat kepentingan, pilihan yang tersedia adalah Low, Normal, High. % Complete: Menunjukkan persentase progress, pilihannya adalah 0%, 25%, 50%, 75%, dan 100%. Notes: Informasi tambahan, dapat diselipkan dokumen, map, gambar, table, shape, atau objek SmartArt. Reminder: Anda dapat menentukan kapan ingin diingatkan oleh Outlook akan task ini.

View Pada Navigation Pane, tersedia berbagai bentuk view untuk melihat daftar task, coba beberapa view sesuka Anda, dan akan terlihat perubahan tampilan pada window sebelah kanan. Pilihan view yang tersedia adalah: Simple List. Detailed List. Active Tasks. Next Seven Days. Overdue Tasks. By Category. Assignment. By Person Responsible. Completed Tasks. Task Timeline. Server Tasks. Outlook Data Files. To- Do List.

46



12/24/2008 2:57:14 PM

TASK MANAGER «

Melihat task dalam berbagai view.

Memberikan Task pada Rekan Kerja Anda dapat membuat dan memberikan task/pekerjaan pada rekan Anda, sesama pengguna Outlook. Pilih menu File | New | Task atau dengan menekan shortcut Ctrl + N untuk membuka window task, klik Assign Task pada grup Manage Task, tentukan field To kepada rekan Anda, dan lengkapi field-field lainnya.



12/24/2008 2:57:14 PM

47

» TASK MANAGER

Mengirimkan task pada rekan Anda.

Lebih Jauh dengan To-Do Bar Mungkin sudah sedari tadi Anda melihat bar vertikal yang selalu tampil, yaitu To-Do Bar. Sekarang saatnya kita melihat lebih jauh apa saja yang terdapat pada To-Do Bar. Klik pada To-Do Bar untuk meng-expand tampilan bar sehingga tampak seperti gambar berikut:

48



12/24/2008 2:57:14 PM

TASK MANAGER «

Tampilan To-Do Bar yang telah di-expand.

Elemen-elemen yang ada dalam To-Do Bar adalah: Date Navigator: Sebuah kalender bulan, tanggal yang memiliki appointment, event, atau meeting ditandai dengan font tebal/bold. Next Appointments: Terletak di bawah Date Navigator, ditampilkan tiga jadwal yang akan datang. Task List: Task yang telah Anda buat akan tampil pada task list. Anda dapat melakukan konfigurasi lebih jauh pada To-Do Bar, dengan cara mengklik kanan pada To-Do Bar. Anda



12/24/2008 2:57:14 PM

49

» TASK MANAGER

dapat mengatur apa saja yang tampil (Date Navigator, Appointments, dan Task List).

Pengaturan lebi lanjut pada To-Do Bar.

Pilihan Options akan menampilkan window untuk mengatur jumlah item yang tampil pada Date Navigator dan Appointment.

Mengatur jumlah item pada To-Do Bar.

50



12/24/2008 2:57:14 PM

NOTES MANAGER «

Bab 5

Notes Manager Persamaan ide dan cegukan adalah keduanya dapat datang kapan saja. Bagaimana jika sebuah ide brilian muncul tanpa diundang? Sebaiknya catat secepat mungkin sebelum terlupakan. Outlook memanfaatkan fungsi yang sederhana ini menjadi sebuah fitur yang menarik. Untuk menghadirkan Outlook sebagai Notes Manager, pilih Notes pada Navigation Pane, jika Anda tidak menemukan icon Notes, drag bar yang berisi Mail, Calendar, Contacts, dan Tasks ke atas hingga menampilkan Notes.

Notes pada Navigation Pane.



12/24/2008 2:57:14 PM

51

» NOTES MANAGER

Membuat Note Baru Untuk membuat note baru, pilih File | New | Note atau dengan shortcut Ctrl + N. Lalu ketikkan catatan Anda pada tempat yang disediakan, Anda dapat mengatur ukuran note dengan menggeser lebar dan tinggi.

Membuat note baru.

Bekerja Cepat dengan Note Note akan terasa berguna untuk mencatat dengan cepat, misalkan saat Anda melakukan browsing dan ingin mencatat bagian penting. Perhatikan note tetap berada pada desktop bahkan jika Outlook di-minimize, sehingga memudahkan untuk berpindah aplikasi.

52



12/24/2008 2:57:14 PM

NOTES MANAGER «

Anda dapat melakukan copy & paste tulisan dari aplikasi lain ke note, juga bisa menggunakan drag & drop dengan mouse.

Memindahkan isi website ke note dapat dilakukan dengan drag & drop.

Menu pada Note Walaupun memiliki tampilan yang relatif sederhana, tetapi note ternyata memiliki fitur-fitur yang cukup baik. Beberapa hal yang dapat dilakukan selagi Anda bekerja di dalam note dapat dilihat dengan mengaktifkan menu note, dengan klik menu pada sudut kiri atas.

Menampilkan menu pada Note.



12/24/2008 2:57:14 PM

53

» NOTES MANAGER

Beberapa menu yang tersedia antara lain: Forward: Untuk mengirimkan note tersebut melalui email dalam bentuk attachment. Categorize: Menyediakan akses pada Outlook Color Categories, sebuah fitur yang mempermudah Anda untuk memilah kategori berdasarkan warna tertentu. Contacts: Mengasosiasikan note dengan kontak tertentu pada daftar kontak.

54



12/24/2008 2:57:14 PM

ACTIVITY TRACKER «

Bab 6

Activity Tracker Bagaikan seorang sekretaris yang tidak banyak bicara dan banyak bekerja (dalam arti sebenarnya). Journal mungkin merupakan fitur yang paling tersembunyi pada Outlook, berfungsi bagi Anda yang ingin memantau aktivitas pekerjaan, bekerja sebagai sebuah Activity Tracker. Anda dapat membayangkan Journal sebagai sebuah database di mana tersimpan setiap catatan interaksi Anda dengan kontak tertentu, yang Anda pilih untuk dicatat. Journal mengerjakan, antara lain menyimpan e-mail, meeting, atau task yang diberikan pada kontak tertentu. Lalu untuk apa informasi tersebut? Tentu saja, Anda dapat menggunakannya untuk melakukan tracking, monitoring performa, atau sekadar pengingat aktivitas yang telah terjadi.

Mengaktifkan Journal Bisa jadi Anda tidak mendapatkan icon Journal pada Navigation Pane, jika ini yang terjadi, ikuti langkah-langkah mengaktifkan Journal sebagai berikut:

LANGKAH 1 Pada Navigation Pane, klik Configure buttons dan pilih menu Navigation Pane Options...



12/24/2008 2:57:14 PM

55

» ACTIVITY TRACKER

Mengakses menu Navigation Pane Options.

LANGKAH 2 Pada window Navigation Pane Options, centang () pada pilihan Journal, Anda juga dapat mengatur posisi icon dengan memilih Move Up atau Move Down. Klik OK untuk melanjutkan.

Mengatur posisi Journal pada Navigation Pane.

LANGKAH 3 Icon Journal telah tersedia pada Navigation Pane.

Journal pada Navigation Pane.

56



12/24/2008 2:57:14 PM

ACTIVITY TRACKER «

Journal View Journal dapat dilihat dengan berbagai bentuk tampilan view sebagai berikut: By Type. By Contact. By Category. Entry List. Last Seven Days. Phone Calls. Outlook Data Files.

Journal dapat dilihat dengan berbagai bentuk view.

Tab Journal Ribbon yang tampil pada tab Journal saat Anda membuat baru atau mengedit journal adalah sebagai berikut:



12/24/2008 2:57:14 PM

57

» ACTIVITY TRACKER

Tab Journal.

Terdapat lima grup utama, yaitu: Actions: Terdiri dari Save & Close, Forward, dan Delete. Timer: Terdiri dari Start Timer dan Pause Timer. Options: Tersedia opsi Categorize dan Private. Names: Tersedia opsi Address Book dan Check Names. Proofing: Di sini Anda dapat menggunakan tools, seperti Spelling & Grammar, Research, Translate, Set Language, dan seterusnya.

Mengatur Opsi Journal Pengaturan opsi Journal adalah hal yang harus dilakukan untuk menginstruksikan pekerjaan yang harus dilakukan oleh "sekretaris" bernama Activity Tracker ini.

LANGKAH 1 Pilih menu Tools | Options... untuk menampilkan window Options, yang secara default berada pada tab Preferences.

58



12/24/2008 2:57:14 PM

ACTIVITY TRACKER «

Mengakses Journal Options.

LANGKAH 2 Klik pada Journal Options... untuk menampilkan window Journal Options.

Melakukan konfigurasi pada Journal Options.



12/24/2008 2:57:14 PM

59

» ACTIVITY TRACKER

Di sini Anda dapat menentukan untuk merekam kegiatan apa saja (E-mail Message, Meeting Cancellation, MeetingRequest, dan seterusnya), untuk kontak siapa saja yang tertera pada daftar kontak. Semakin banyak pilihan Anda, akan semakin memperbesar ukuran database yang harus disimpan.

Membuat Journal Baru Secara Manual Walaupun pencatatan aktivitas dilakukan secara otomatis, tidak tertutup kemungkinan Anda ingin membuat Journal secara manual. Untuk membuat Journal baru, pilih menu File | New | Journal Entry atau dengan menekan shortcut Ctrl + N.

Pembuatan Journal baru secara manual.

60



12/24/2008 2:57:14 PM

ACTIVITY TRACKER «

Field-field yang dapat diisi adalah: Subject: Berisi judul journal. Entry Type: Merupakan berbagai pilihan seperti Note, Phone Call, Remote Session, dan seterusnya. Company: Berisi nama perusahaan. Start Time: Mulai pencatatan journal. Duration: Menentukan durasi journal, waktu maksimal adalah dua minggu.



12/24/2008 2:57:14 PM

61


12/24/2008 2:57:14 PM

TIPS E-MAIL MANAGER «

Bab 7

Tips E-mail Manager Tips tambahan seputar E-mail Manager. Tidak dapat disangkal, rata-rata orang menggunakan dan mengenal Outlook terutama karena ingin menggunakan fasilitas e-mail. Pada bagian ini, kita akan membahas tips tambahan yang dapat berguna selama Anda menggunakan Outlook sebagai e-mail manager.

E-mail to Task Saat rekan Anda yang membaca buku ini sedang praktik mengirimkan task pada Anda seperti yang telah kita bahas pada Bab 4, buktikan bahwa Anda telah mencapai bab yang lebih jauh dengan mampu mentransformasikan e-mail menjadi task (E-mail to Task). Terdapat tiga cara yang dapat Anda gunakan, yaitu: Anda dapat melakukan drag & drop sebuah pesan e-mail dari Inbox (atau folder lainnya) ke dalam icon Task pada Navigation Pane. Drag & drop pesan e-mail ke dalam Task List yang berada pada To-Do Bar, yang akan menambahkan Follow Up Flag pada pesan tersebut. Buat Follow Up Flag pada pesan e-mail tersebut melalui



12/24/2008 2:57:14 PM

63

» TIPS E-MAIL MANAGER

Ribbon yang secara otomatis akan menciptakan sebuah task yang berhubungan.

E-mail to Appointment Anda dapat melakukan E-mail to Task, tentunya juga harus dapat melakukan E-mail to Appointment. Artinya, mentransformasikan e-mail yang masuk menjadi sebuah appointment. Untuk itu, Anda dapat menggunakan salah satu cara dari dua pilihan sebagai berikut: Lakukan drag & drop sebuah pesan e-mail dari Inbox (atau folder lainnya) ke dalam icon Calendar pada Navigation Pane. Drag & drop pesan e-mail ke dalam Date Navigator yang berada pada To-Do Bar.

Menciptakan E-mail Rules Banyaknya e-mail yang Anda terima setiap hari, akan lebih efisien jika dilakukan filter lebih lanjut. Outlook menawarkan pembuatan rule yang akan mempermudah Anda menyaring e-mail yang masuk. Bagaimana tepatnya E-mail Rules membantu Anda? Salah satu skenarionya adalah sebagai berikut: setiap harinya Anda menerima kurang lebih 200 e-mail, yang datang dari beberapa mailing list, newsletter, rekan-rekan Anda, dan semuanya menempati folder Inbox. Mungkin tidak masalah jika Anda secara rutin sedikit demi sedikit membaca dan menyortir e-mail tersebut, tetapi saat Anda harus meninggalkan Outlook untuk beberapa saat karena menikmati liburan atau sibuk dengan pekerjaan tertentu, bersiaplah menerima limpahan ribuan e-mail saat Anda kembali. Hasilnya, mungkin e-mail akan terus semakin menggunung, atau ada e-mail penting yang terlewat atau terhapus. Sekarang bayangkan solusi berikut: Outlook secara

64



12/24/2008 2:57:14 PM


otomatis meletakkan seluruh e-mail masuk yang berasal dari mailing list ke folder bernama Milis, e-mail newsletter ke folder bernama Newsletter, dan e-mail lainnya tetap berada pada folder Inbox. Tampak jauh lebih teratur, bukan? Yang perlu Anda lakukan hanya membuat E-mail Rules berisi aturan/kriteria yang Anda inginkan, sebuah cara yang sederhana ditunjukkan pada langkah-langkah berikut:

LANGKAH 1 Klik icon Mail pada Navigation Pane, klik kanan Personal Folders, dan pilih New Folder... Langkah ini akan membuat folder baru di bawah Personal Folders, Anda juga dapat membuatnya di bawah folder lain, seperti Archive Folders, atau di bawah folder Inbox, misalnya.

Membuat folder baru pada Mail.

LANGKAH 2 Tentukan nama folder yang ingin Anda buat, misalnya Newsletter, lalu klik OK. Dengan cara yang sama, Anda dapat membuat folder-folder yang lain.



12/24/2008 2:57:15 PM

65


Contoh membuat folder dengan nama Newsletter.

LANGKAH 3 Pilih salah satu e-mail yang ingin Anda atur rule-nya. Contohnya Anda ingin e-mail dari Google Alerts otomatis ditempatkan pada folder Newsletter, caranya klik kanan email dari Google Alerts.

Mengakses menu Create Rule dengan klik kanan pada e-mail.

66



12/24/2008 2:57:15 PM


LANGKAH 4 Pada window Create Rule, Anda dapat menentukan beberapa opsi kondisi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Pada contoh kita akan mencentang () pilihan kondisi From Google Alerts, artinya rule ini berlaku pada setiap e-mail yang berasal dari Google Alerts.

Melakukan konfigurasi rule.

LANGKAH 5 Selanjutnya centang () pada opsi Move the item to folder, yang akan membuka window baru di mana Anda dapat menentukan di folder mana e-mail tersebut akan diletakkan.

Menentukan destination folder.



12/24/2008 2:57:15 PM

67


LANGKAH 6 Klik OK dan akan tampil window konfirmasi bahwa rule telah tercipta dengan sukses. Tersedia opsi Run this rule now on messages already in the current folder, yang jika dipilih akan menjalankan rule tersebut untuk e-mail yang sudah diterima.

Konfirmasi bahwa rule telah tercipta.

CATATAN Anda juga dapat membuat rule dengan memilih menu Tools | Rules and Alerts...

Block Sender Kita akan memulai pembahasan fitur Outlook yang berfungsi untuk melindungi Anda dari apa yang disebut spam/junk email, yang menurut website http://www.spamunit.com/spamstatistics/ yang juga dikutip oleh Wikipedia, telah mencapai mencapai 100 miliar e-mail spam per hari yang tersebar di seluruh dunia pada Juni 2007. Bayangkan, katakanlah jumlah populasi manusia di dunia mencapai 6,7 milyar (sesuai estimasi per November 2008), berarti jika kita asumsikan e-mail spam dibagi rata, masingmasing orang akan kebagian sekitar 14,9 miliar e-mail spam setiap harinya! Block Sender dapat menjadi fitur penyelamat bagi Anda yang ingin menutup pintu Inbox bagi e-mail spam. Kenali sebuah e-mail spam, lalu klik kanan, pilih Junk E-mail | Add Sender to Blocked Senders List.

68



12/24/2008 2:57:15 PM


Mengirimkan e-mail tertentu ke daftar Block Senders.

Junk E-mail Filter Serbuan e-mail spam/junk biasanya memang tidak berbahaya karena rata-rata hanya berisi penawaran-penawaran atau promosi produk, walaupun Anda tetap harus waspada saat email spam ditunggangi virus atau program berbahaya lainnya, atau berkedok penipuan. Tetapi hal yang pasti, e-mail spam membuat beban jaringan menjadi lebih berat, membuang waktu Anda untuk membersihkannya, atau bisa saja membuat Anda menyerah dan mengganti e-mail address. Outlook memiliki fitur untuk melakukan filter otomatis pada e-mail spam yang masuk. Merupakan sebuah kabar baik bahwa berdasarkan statistik, engine-engine filter semakin canggih dalam mengenali dan melakukan karantina terhadap e-mail spam. Berikut langkah-langkah pengaturan e-mail spam pada Outlook:

LANGKAH 1 Pilih menu Tools | Options, pada tab Preferences, klik Junk Email.



12/24/2008 2:57:15 PM

69


Mengakses menu Junk E-mail.

LANGKAH 2 Pada window Junk E-mail Options, tab Options menawarkan beberapa level penanggulangan e-mail spam/junk.

70



12/24/2008 2:57:15 PM


Menentukan tingkatan proteksi dari e-mail spam.

Anda dapat memilih salah satu dari level proteksi berikut: No Automatic Filtering: Tidak terdapat pengamanan, kecuali e-mail dari pengirim yang di-block (pada daftar Block Senders) otomatis akan dipindahkan ke dalam folder Junk E-mail. Low: Akan dilakukan filter secara otomatis, e-mail yang terlihat sebagai spam/junk akan dipindahkan ke folder Junk E-mail. High: Menggunakan filter yang lebih ketat, konsekuensinya memungkinkan e-mail biasa ikut tertangkap masuk ke dalam folder Junk E-mail, karena itu jika Anda memilih proteksi ini, disarankan sering-sering memeriksa folder Junk E-mail. Safe List Only: Proteksi dengan tingkat paling tinggi, karena hanya mengizinkan e-mail yang masuk inbox hanya



12/24/2008 2:57:15 PM

71


berasal dari daftar Safe Senders atau Safe Recipients, yang dapat Anda tentukan pada langkah berikut:

LANGKAH 3 Klik pada tab Safe Senders untuk menampilkan dan menambah daftar Safe Senders, yaitu daftar e-mail pengirim yang Anda percayai.

Daftar Safe Senders, yaitu e-mail/pengirim yang dipastikan aman.

Selain dapat mengetikkan e-mail address yang lengkap, Anda juga dapat mengetikkan domain-nya saja. Lebih jauh, Anda dapat melakukan import/export daftar Safe Senders dari/ke sebuah file text dengan memilih tombol Import from File.

72



12/24/2008 2:57:15 PM


LANGKAH 4 Klik pada tab International. Di sini, Anda dapat melakukan pemblokiran alamat e-mail berdasarkan domain. Misalnya .ca, .mx, .us, dan seterusnya. Disediakan juga pemblokiran berdasarkan bahasa tertentu pada isi e-mail, yang menggunakan character set dan encoding tertentu.

Proteksi e-mail dari top-level domain.

Trust Center Jika Anda belum puas dengan proteksi e-mail spam, Anda perlu menelusuri fitur Trust Center yang dapat diakses melalui menu Tools | Trust Center... Masih berkaitan dengan e-mail, pilih pada E-mail Security.



12/24/2008 2:57:15 PM

73


Trust Center: E-mail Security.

Beberapa hal yang dapat Anda lakukan antara lain melakukan enkripsi setiap isi dan attachment e-mail yang terkirim, menambahkan digital signature, dan seterusnya. Pada bagian Attachment Handling, antara lain memberikan Anda pilihan untuk on/off Attachment Preview.

Trust Center: Attachment Handling.

74



12/24/2008 2:57:15 PM


Pilihan Automatic Download memberikan beberapa opsi pengontrolan untuk e-mail yang memiliki format HTML dan secara otomatis men-download dan menampilkan gambar.

Trust Center: Automatic Download.

Instant Search Salah satu fitur baru pada Outlook 2007 adalah Instant Search. Jika Anda berada pada modus tampilan Mail, Instant Search terletak pada posisi di atas daftar pesan seperti pada gambar berikut:



12/24/2008 2:57:15 PM

75


Instant Search pada Mail.

Pencarian Sederhana Sesuai dengan namanya, Instant Search berfungsi untuk mencari dengan instan dan cepat, Anda dapat mengetikkan keyword yang ingin dicari dalam input text yang disediakan, maka Outlook akan mencari dan menampilkan hasil penelusuran pada folder aktif. Jika tidak ditemukan, Instant Search akan menyarankan untuk mencari ke dalam seluruh item. Berikut contoh keyword yang tidak ditemukan pada folder aktif.

Hasil pencarian tidak ditemukan, disarankan mencari dengan level yang lebih dalam.

76



12/24/2008 2:57:15 PM


Klik pada link Try searching again in All Mail Items untuk melakukan pencarian lagi.

Hasil pencarian pada level yang lebih dalam.

Pencarian Lebih Lanjut Instant Search juga menyediakan pencarian lebih lanjut yang dikenal dengan Query Builder. Untuk mengaktifkannya, klik pada icon panah ganda yang terletak pada bagian kanan input text, sehingga menampilkan beberapa kriteria yang lebih mempersiap pencarian.

Pencarian lebih lanjut dengan Query Builder.



12/24/2008 2:57:15 PM

77


Instant Search juga dapat digunakan pada Contact, Calendar, dan lain-lain. Masing-masing memiliki kriteria Query Builder tersendiri.

Back-up Setiap data memerlukan perlindungan, tetapi khusus untuk file data yang tersimpan dalam komputer, ada-ada saja yang dapat terjadi. Misalnya, data rusak karena terserang virus komputer, harddisk rusak dan melenyapkan data, data terhapus tidak sengaja, dan berbagai kemungkinan lain. Untungnya, melakukan back-up merupakan pekerjaan yang mudah walaupun dilakukan secara manual. Berikut langkahlangkahnya (asumsi Anda menggunakan Outlook sebagai aplikasi stand-alone, tidak terintegrasi dengan Exchange Server).

LANGKAH 1 Outlook menyimpan data pada file dengan ekstensi *.PST. Terbagi atas dua file, untuk menyimpan Archive Folders, dan untuk menyimpan Personal Folders. Untuk melihatnya, pilih File | Data File Management...

78



12/24/2008 2:57:15 PM


Melihat file data yang digunakan Outlook.

LANGKAH 2 Klik ganda salah satu file untuk melihat lokasi folder, yang secara default berada pada folder C:\Documents and Settings\namaAnda\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\, sorot nama folder tersebut (tidak termasuk nama file *.pst) dan copy dengan menekan Ctrl + C.



12/24/2008 2:57:15 PM

79


Mendapatkan folder data.

LANGKAH 3 Tutup Outlook dan buka Windows Explorer dan paste (Ctrl + V) pada address bar sehingga menampilkan isi folder tersebut. Copy seluruh file *.pst pada media backup Anda, misalnya harddisk pada partisi yang lain, CD, DVD, dan lain-lain.

Copy file *.pst dari Windows Explorer.

80



12/24/2008 2:57:15 PM


Langkah-langkah di atas merupakan back-up secara manual, atau Anda dapat menggunakan tools back-up/restore Outlook yang tersedia, salah satunya OutSource-XP 2.

Restore Melakukan restore secara manual merupakan kebalikan dari backup secara manual. Anda cukup meng-copy kembali file *.pst dari media backup ke dalam folder Outlook. Beberapa catatan: Saat meng-copy, Outlook tidak dalam keadaan aktif. Hapus terlebih dahulu file *.pst yang lama, atau overwrite dengan yang baru. Cek apakah file *.pst dari media back-up memiliki atribut Read Only. Jika ya, hilangkan atribut Read Only tersebut. Caranya dengan klik kanan file *.pst, pilih Properties, pastikan opsi Read Only tidak tercentang ().

Pastikan atribut file *.pst tidak Read Only.



12/24/2008 2:57:15 PM

81


What’s Next? Selesainya bab penutup ini, tidak berarti eksplorasi Outlook berakhir. Anda masih dapat terus mencoba dan menemukan fitur-fitur Outlook lain yang belum sempat dituangkan dalam buku ini. Siapa tahu, ternyata Outlook menyimpan fitur yang selama ini Anda butuhkan, dan tidak Anda sadari telah tersedia pada Outlook yang rutin digunakan. Outlook dan Office System 2007 telah melewati masa development yang cukup panjang hingga akhirnya saat ini dapat Anda gunakan sebagai aplikasi sehari-hari yang friendly, semoga buku ini memberikan pemahaman baru untuk Anda menggunakan fitur-fitur yang memang disediakan untuk kemudahan dan kenyamanan Anda beraktivitas. Selamat menggunakan Outlook 2007 dengan elegan!

Raih kesempatan mendapatkan 10 paket

"Microsoft Office 2007 Ultimate Edition" (Not for Resale) senilai total Rp75.000.000,- bagi 10 orang pemenang PERTANYAAN: Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat dalam ekstra buku PC Media berikutnya? A. Programming B. Sekuriti & Virus Komputer C. Database D. Server E. Microsoft PowerPoint Advanced CARA MENJAWAB: Pelanggan Indosat (Ma trix, IM3, Mentari, Starone); Telkomsel (Halo, Simpati, As); XL (Xplor, Bebas, Jempol); Flexi; atau Mobile-8 (Fr en) kirim SMS ke 76 69 : Ketik SMS: PCMEDIA<spasi>02 <spasi>PUBLISHER<spasi>[Jawaban A/B/C/ D/E]<spasi>N AMA Contoh: PC MEDIA 02 PUBLISHER C BUDI SMS diterima selambat-lambatnya 13 Fe bruari 20 09 . Nama pemenang diumumkan pada PC Media 04 /2 00 9 halaman 1 42 yang t erbit 12 Ma ret 2 00 9.

82



12/24/2008 2:57:15 PM

Cover 3_Home&Study.indd 1

12/24/2008 4:29:31 PM

Office SB

Beli

* gratis ! Rp 1 Juta

Gratis Software Akuntansi accurate SMALL BUSINESS senilai

rp 1 juta.

gratis CD Training Office small business senilai Rp 75 ribu.

Untuk setiap pembeli PC atau Laptop yan an g sudah teRinstall Office Small Business 2007 cOE M ASLI dari distribu tor resmi indonesia Mul ai 1 Nov ‘08 - 31 Des ’08.

KM ALA SUKSES U iness mall Bus OFFICE S ANALISA pakai

office 2007

N PEMASARA L NA PROFESIO ai

+

pak

07 Publisher 20

i jAlin relas

+

pakai

Business Cont Manager

act

PROFIT

=

pakai

JANGAN LUPA MINTA PASANG OFFICE Small BusinEss YANG ASLI!

Office smal 7 Business 200 l

* Rp 1 juta berupa bonus dan tidak bisa diuangkan. selama persediaan masih ada.

Cover4_Office Small Business.indd 1

12/24/2008 4:31:45 PM

Microsoft Outlook 2007 Majalah PC Media, 2009

Recommend Documents