Microsoft Office: Word

Informatieblad

Microsoft Office: Word Tips en trucs bij het schrijven van documenten

Erwin H.J. Giezen

COLOFON Titel

Microsoft Office: Word

Ondertitel

Tips en trucs bij het schrijven van documenten

Bijlagen

Geen

Auteurs

Giezen, Erwin Henk Johan

Versie

1.2

Status

Definitief

Uitgavedatum

28-12-2014

Plaats van uitgave

Buitenpost

© Alle rechten voorbehouden / All rights reserved

Versiebeheer Algemeen Beheerder

E.H.J. Giezen

Opstel datum

07-12-2014

Laatste versie opgeslagen door

E.H.J. Giezen

Datum wijziging

Versie

07-01-2015

1.1

Tekstuele en grammaticale aanpassingen

10-03-2015

1.2

Uitbereiding bronnen en toevoeging kopnummering

Publicatie Weblog E.H.J. Giezen

Wijziging

Vindplaats http://ehjgiezen.wordpress.com

Reden

Voorwoord Eigenlijk iedereen heeft in zijn loopbaan wel eens teksten uitgewerkt in de vorm van verslagen, rapporten of scripties. Meestal wordt dit gedaan als onderdeel van werk of studie. Het is vaak een tijdrovende bezigheid die niet altijd als plezierig wordt ervaren. Dit terwijl een gestructureerd en volledig document een eindresultaat op kan leveren waar men trots op kan zijn. Sterker nog, de auteur kan door een professioneel document op waardering rekenen in de vorm van onder andere hoge studieresultaten. Het is alleen de vraag hoe een geschreven lap tekst een professioneel document kan worden. Als op het internet wordt gezocht met zoektermen zoals ‘professioneel rapporteren’ of ‘verslagen schrijven’ worden tienduizenden resultaten gevonden. Wordt de literatuur erop nageslagen, dan wordt het een nog grotere chaos. Er zijn gewoonweg teveel tegenstrijdigheden te vinden. Zelfs scholen zijn het niet met elkaar eens waardoor deze vervolgens gaan verwijzen naar literatuur. Voor diegenen die wel ‘weten’ hoe een verslag in elkaar moet worden gezet blijft het soms knutselen. Zoekwoorden die deze groep mensen op het internet gebruiken liggen wellicht in het verlengde van de term ‘timemanagement’. Het kost gewoonweg veel tijd om een verslag te maken op de manier zoals de schrijver dat heeft bedacht. Daarbij komt dat de tekstverwerker niet altijd doet wat de gebruiker wil doordat er te weinig vaardigheid is. Om tot een professioneel verslag te komen moet er worden voldaan aan een verscheidenheid aan factoren. Voorbeelden hiervan zijn lay-out, inhoud, taalgebruik, zinsopbouw, spelling et cetera. Mede door die verscheidenheid aan informatie is het niet mogelijk een document op te stellen waarin de enige juiste manier wordt beschreven. Echter er bestaan handigheidjes die er (soms) voor zorgen dat tijdens het schrijven automatisch een bepaalde denkwijze wordt aangehouden. Daarnaast kunnen bepaalde trucjes voor tijdbesparing zorgen. Er is gekozen om deze uitleg te geven aan de hand van Microsoft Office Word omdat dit programma met regelmaat in een studie of tijdens het werk wordt gebruikt. De informatie die aan bod komt in dit document is opgesteld aan de hand van eigen ervaringen tijdens de studie. Hieronder vallen mijn eigen zoektochten in het programma als ook vragen en opmerkingen van medestudenten. Mochten er onduidelijkheden zijn over de uitgewerkte onderdelen, dan zal dit in een verbeterde versie verduidelijkt worden. Ook andere onderwerpen of antwoorden kunnen eventueel worden toegevoegd. Met vriendelijke groet,

Erwin H.J. Giezen

Inhoudsopgave 1. Tekststijlen .......................................................................................................................................................... 7 1.1 Het belang van tekststijlen ................................................................................................................................ 7 1.2 Toepassen van tekststijlen ................................................................................................................................ 8 1.2.1 Toewijzen ...................................................................................................................................... 8 1.2.2 Controle ......................................................................................................................................... 8 1.3 Vrijgekomen mogelijkheden ............................................................................................................................. 9 1.3.1 Automatisch maken van een inhoudsopgave ............................................................................... 9 1.3.2 Opmaak teksten selectief wijzigen ................................................................................................ 9 1.3.3 Navigatievenster openen .............................................................................................................. 9 1.3.4 Koppen automatisch nummeren ................................................................................................ 10

2. Documentindelingen .................................................................................................................................. 11 2.1 Het belang van documentindelingen .............................................................................................................. 11 2.2 Toepassen van documentindelingen .............................................................................................................. 11 2.2.1 Pagina-einden toevoegen ........................................................................................................... 11 2.2.2 Sectie-einden toevoegen ............................................................................................................ 11 2.3 Vrijgekomen mogelijkheden ........................................................................................................................... 12 2.3.1 Paginanummering wijzigen ......................................................................................................... 12 2.3.2 Afdrukstand wijzigen ................................................................................................................... 12

3. Bronnen ..................................................................................................................................................... 13 3.1 Het belang van de bronnenfunctie ................................................................................................................. 13 3.2 Achtergrondinformatie ................................................................................................................................... 13 3.2.1 Benamingen voor een bronnenlijst en de betekenis .................................................................. 13 3.2.2 Rangschikking van de bronnenlijst .............................................................................................. 13 3.3 Toepassen van de functie bronnen ................................................................................................................. 13 3.3.1 Bronnen toevoegen ..................................................................................................................... 13 3.3.2 Bronnen controleren en beheren ............................................................................................... 15 3.4 Vrijgekomen mogelijkheden ........................................................................................................................... 16 3.4.1 Bronnenlijst invoegen ................................................................................................................. 16 3.4.2 Bronnen gebruiken in verschillende documenten ...................................................................... 16

4. Redigeren ................................................................................................................................................... 17 4.1 Belang van controlemogelijkheden ................................................................................................................. 17 4.2 Toepassen van redigeerfuncties ..................................................................................................................... 17 4.2.1 Wijzigingen bijhouden ................................................................................................................. 17 4.2.2 Opmerkingen toevoegen............................................................................................................. 17 4.2.3 Vergelijken van documenten ...................................................................................................... 18 4.3 Teksten aanpassen naar aanbevelingen ......................................................................................................... 18

5. Bijschriften ................................................................................................................................................. 19 5.1 Het belang van de functie bijschriften ............................................................................................................ 19 5.2 Toepassen van bijschriften .............................................................................................................................. 19 5.3 Vrijgekomen mogelijkheden ........................................................................................................................... 20 5.3.1 Kruisverwijzingen ........................................................................................................................ 20 5.3.2 Lijst van bijschriften .................................................................................................................... 20 5.4 Bijeenhouden van het object en het bijschrift ................................................................................................ 21

6. Diversen ..................................................................................................................................................... 22 6.1 Woordafbreking .............................................................................................................................................. 22 6.2 Vergelijkingen.................................................................................................................................................. 22 6.3 Zoeken en vervangen ...................................................................................................................................... 22 6.4 Index ................................................................................................................................................................ 23 6.5 Links ................................................................................................................................................................ 23


1. Tekststijlen Dit hoofdstuk gaat over het gebruik van tekststijlen in Word. Hierbij wordt eerst ingegaan op het belang van het gebruik van de tekststijlen in een document. Daarna wordt uitgelegd hoe tekststijlen worden toegewezen. Daarbij worden ook de controlemogelijkheden uitgelegd. Als laatste worden een paar vrijgekomen mogelijkheden van Word uitgelegd als de stijlen goed zijn toegepast.

1.1 HET BELANG VAN TEKSTSTIJLEN Het eerste onderwerp dat behandeld wordt zijn de tekststijlen. Deze zijn belangrijk in een tekst omdat deze zorgen voor een eerste indeling van de tekst. Word is een handig programma, maar het moet weten wat er is geschreven. Het gemakkelijkste is gewoonweg te denken dat Word een tekst ziet als een opsomming van willekeurig getypte tekens zonder ordening. Om Word te laten weten wat een stuk tekst betekend in het geheel worden de tekststijlen toegepast. De te selecteren tekststijlen zijn te vinden in het eerste tabblad van Word genaamd ‘Start’. In figuur 1 is een deel van de werkbalk te zien waarin de tekststijlen kunnen worden geselecteerd.

Figuur 1: De selectiebalk voor de verschillende tekststijlen.

Zoals in figuur 1 te zien is, komen verschillende tekststijlen overeen met onderdelen van een verslag. Voorbeelden hiervan zijn de titel en ondertitel. De verschillende ‘koppen’ zijn te vergelijken met een boomstructuur waarin kop 1 te vergelijken is met bijvoorbeeld de hoofdstuktitel en de onderliggende koppen (kop 2, kop 3) met de paragraaf- en sub-paragraaftitels. Hierbij is: ‘Kop 2’ onderdeel van ‘Kop 1’ en ‘Kop 3’ onderdeel is van ‘Kop 2’. In Schema 1 is een weergave van het gebruik van koppen gemaakt. Schema 1: Gebruik van de 'koppen' in het stijlenmenu

Kop 1

Kop 2

Kop 3

Aanleiding en relevantie Hoofdvraag Inleiding

Onderzoeksvragen Deelvragen Plan van aanpak

De koppen kunnen dus gebruikt worden om een indeling te geven in het verslag. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de termen die gebruikt worden in het schema zo te gebruiken zijn in een inhoudsopgave. Het automatisch maken van een inhoudsopgave door Word is dan ook een van de mogelijke acties na het toepassen van de tekststijlen.

7 van 23

1. Tekststijlen


1.2 TOEPASSEN VAN TEKSTSTIJLEN In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe teksten verschillende tekststijlen krijgen toegewezen en worden gecontroleerd. Daarna zullen enkele toepassingen van de tekststijlen worden beschreven.

1.2.1 Toewijzen Het toepassen en het gebruiken van tekststijlen is relatief simpel. Vooral als de auteurs direct bij het schrijven de tekststijlen toepassen scheelt het veel werk. Een ander voordeel is dat de auteur bij het schrijven per hoofdstuk en paragraaf duidelijke doelen en indelingen ‘moet’ volgen. Dit kan het schrijven van een verslag vergemakkelijken. Een stelregel is dat de boomstructuur gevolgd moet worden. Dit houdt in dat het niet voor mag komen dat er een ‘kop 3’ wordt gebruikt terwijl ‘kop 2’ nog niet is gebruikt. Als dit wel is gedaan, is het zeer waarschijnlijk dat de indeling van het verslag niet klopt of logisch is. Word maakt automatisch een extra kop aan als de laagste wordt toegepast. De laagste kop is bij een nieuw document doorgaans ‘Kop 3’. Het toewijzen van stijlen kan gedaan worden door de cursor1 in een alinea of zin te plaatsen en de gewenste stijl te selecteren. Let erop dat de stijl altijd wordt toegepast op de gehele tekenreeks tot aan waar de entertoets is ingedrukt. Een gebruikte ‘Shift + Enter’ is geen slotmarkering voor de stijl. Hierdoor zal de tekst die na deze toetscombinatie is gezet ook de geselecteerde stijl krijgen. De toegepaste stijl zal omlijnd worden weergegeven in het menu. Let erop dat Word vaak veel meer mogelijkheden heeft dan in eerste instantie zichtbaar is. Voor meer mogelijkheden kan op het kleine pijltje rechts onderin de sectie worden geklikt ( ). Als het uitgebreide menu wordt geopend voor de tekststijlen, dan blijkt dat Word automatisch bepaalde onderdelen al een tekststijl toewijst. Voorbeelden hiervan zijn bijschriften en voetnoten. Het kan de moeite waard zijn om te kijken wat voor mogelijkheden er nog meer zijn met betrekking tot de tekststijlen. Als een set stijlen ook in andere documenten moet kunnen worden gebruikt, dan kan de stijl worden opgeslagen. Zie hiervoor het tabblad ‘Ontwerpen’ de optie ‘opslaan als reeks met snelle stijlen…’.

1.2.2 Controle Om te controleren of de boomstructuur en eventuele nummering klopt, dan kan natuurlijk het hele verslag worden doorgescrold. Echter aangezien elk object een stijl mee kan krijgen, kan het voorkomen dat bijvoorbeeld ook afbeeldingen per ongeluk worden opgenomen als kop. Ga voor een duidelijk overzicht van de structuur naar ‘overzicht’ op tabblad ‘Beeld’ en selecteer bij ‘Niveau weergeven’ het gewenste niveau. Het resultaat is zoiets als in figuur 2.

Figuur 2: Screenshot van een overzichtsweergave

1

Het knipperende verticale streepje dat aangeeft waar de auteur gebleven is met typen.

1. Tekststijlen

8 van 23


In het menu van de overzichtsweergave zijn er een paar extra opties opgenomen. Hierin kan bijvoorbeeld gemakkelijk een bepaalde kop een niveau hoger of lager worden gezet. Hierdoor wordt bijvoorbeeld een tekst met de stijl ‘Kop 2’ veranderd in ‘Kop 3’.

1.3 VRIJGEKOMEN MOGELIJKHEDEN Als de tekststijlen goed zijn toegepast in een document, dan kunnen er bepaalde acties worden verricht die eerder niet konden. Zo kan de opmaak van alle tekst in de alinea’s of koppen in een keer worden aangepast of kan er automatisch een inhoudsopgave worden gemaakt. Deze mogelijkheden zullen in de volgende paragrafen worden besproken.

1.3.1 Automatisch maken van een inhoudsopgave In plaats van het zelf maken van een inhoudsopgave, kan dit ook gedaan worden door Word. Hierdoor zullen de paginanummering en teksten altijd hetzelfde zijn. Ga hiervoor als volgt te werk: -

Actie: Tabblad: Sectie: Optie:

Plaats de cursor daar waar de inhoudsopgave moet beginnen. ‘Verwijzingen’ ‘Inhoudsopgave’ ‘Aangepaste inhoudsopgave’

Natuurlijk kan ook een van de standaard opties worden gebruikt. Echter via de aangepaste inhoudsopgave kan gebruik worden gemaakt van een andere indeling of opmaak. Dit is nodig als niet gewerkt is met de eerste drie koppen, maar met andere stijlen. Ook kan ervoor worden gekozen om met meer of minder niveaus te werken in de inhoudsopgave. Als er naderhand nog wijzingen zijn in het document dat invloed heeft in de paginanummering of koppen, dan moet de inhoudsopgave worden bijgewerkt. Gebruik hiervoor de functie ‘Veld bijwerken’ in het menu dat verschijnt bij het indrukken van de rechtermuisknop op de inhoudsopgave.

1.3.2 Opmaak teksten selectief wijzigen Een andere optie die vrijkomt bij het werken met stijlen is het selectief wijzigen van alle tekstopmaak. Hierdoor wordt alle tekst met een bepaalde tekststijl in een keer aangepast. Dit kan handig zijn als er over wordt gestapt naar een andere huisstijl waarbij de koppen bijvoorbeeld in plaats van zwart, rood worden gemaakt. Een ander voorbeeld is het vergroten van alle geschreven teksten naar een andere puntgrootte of het wijzigen van de tekst naar een ander lettertype. Volg de volgende stappen om het menu te krijgen om de stijl te wijzigen: -

Tabblad: Sectie: Actie:

‘Start’ ‘Stijlen’ Klik met de rechtermuisknop op de te wijzigen stijl.

Het menu wat naar voren komt heeft meerdere opties waaruit gekozen kan worden. Het is de moeite waard om ook de opties onder de knop linksonder met het opschrift ‘Opmaak’ te bekijken om te zien wat nog meer mogelijk is.

1.3.3 Navigatievenster openen In grote documenten kan het handig zijn om snel te kunnen navigeren door het document. Deze functie kan worden ingeschakeld via de volgende stappen: -

9 van 23

Tabblad: Sectie: Knop:

‘Beeld’ ‘Weergeven’ ‘Navigatievenster’

1. Tekststijlen


1.3.4 Koppen automatisch nummeren De meeste documenten hebben een nummering van de hoofdstukken en paragrafen. Nu kan dit handmatig worden gedaan, maar dit kan ook automatisch. Hoewel het uitgebreid kan worden uitgelegd met gebruik van nieuwe lijststijlen en het herstarten of weglaten van de nummering, zal het eerst kort worden uitgelegd. De nummering zoals in dit rapport kan automatisch worden toegevoegd. Het menu wat daarvoor wordt gebruikt is als volgt te vinden: -

Tabblad: Sectie: Knop: Optie:

‘Start’ ‘Alinea’ ‘Lijst met meerdere niveaus’ ‘Nieuwe lijst met meerdere niveaus definiëren’

Aangezien er meer mogelijkheden moeten worden gebruikt kan direct op ‘Meer’ worden gedrukt. Het menu wat dan te zien is, ziet er uit zoals in figuur 3.

Figuur 3: Nieuwe lijst met meerdere niveaus definiëren

Ieder niveau (de opsomming linksboven in het menu) kan vervolgens worden gekoppeld met de overeenkomstige kop. Niveau 1 wordt dus in de keuzelijst ‘Niveau koppelen aan stijl’ gekoppeld met ‘Kop 1’, ‘Niveau 2’ met ‘Kop 2’ et cetera. Voor de opmaak wordt vervolgens steeds de numerieke nummering gekozen gevolgd door bijvoorbeeld een punt. Omdat paragrafen meestal ook de nummers laten zien van de voorgaande kop (dus niet in geval van de 2 e paragraaf in hoofdstuk 3: ‘2’ maar ‘3.2’) moet ervoor worden gekozen dat deze ook worden getoond. Klik daarvoor in de opties van de tweede niveau in het keuzemenu ‘Niveaunummer weergeven vanaf ‘Niveau 1’. Voor het derde niveau wordt eerst ‘niveau 1’ en vervolgens ‘niveau 2’ gekozen. Zie ook de verandering in opmaak in het venster ‘Voer opmaak in voor het nummer:’ Deze optie komt trouwens pas vrij als ook ‘Stijl voor dit niveau is ingevuld’.

1. Tekststijlen

10 van 23


2. Documentindelingen 2.1 HET BELANG VAN DOCUMENTINDELINGEN Naast een indeling op tekstniveau zoals weergegeven in hoofdstuk 1, zijn er ook nog andere indelingen die erg gemakkelijk zijn tijdens het typen van een document. Een voorbeeld hiervan is het indelen van een document in secties waardoor bijvoorbeeld de paginanummering of afdrukstand voor die sectie kan worden aangepast.

2.2 TOEPASSEN VAN DOCUMENTINDELINGEN Om een document in te delen moet het document ‘onzichtbaar’ worden gesplitst. Het splitsen kan op verschillende manieren. Het menu, zie figuur 4, is als volgt op te roepen: -


‘Pagina-indeling’ ‘Pagina-instelling’ ‘Eindemarkeringen’

De opties die in de volgende paragrafen worden uitgelegd is de basis voor de sectie- en pagina-einden. Kolommen, doorlopende, even- en oneven sectie-einden worden niet uitgelegd. Omdat de eindemarkeringen normaliter niet worden getoond in het document, is het lastig de eindes te bewerken. De (einde)markeringen en symbolen kunnen worden weergegeven door in tabblad ‘start’, het symbool ‘¶’ in te drukken.

2.2.1 Pagina-einden toevoegen Een pagina-einde wordt gebruikt om een volgende tekst standaard op een volgende pagina te laten beginnen. Een goed voorbeeld hiervan is als een hoofdstuk halverwege een pagina ophoud en het volgende hoofdstuk op een nieuwe pagina moet beginnen. Als vele malen op ‘Enter’ wordt gedrukt wordt het eindresultaat ook behaald, echter als een zin verspringt op een vorige bladzijde zal een later hoofdstuk ook verspringen. Deze eindemarkering kan ook worden toegevoegd met de sneltoets ‘Ctrl’ + ‘Enter’.

2.2.2 Sectie-einden toevoegen

Figuur 4: Menu voor de eindemarkeringen

Secties worden gebruikt om bijvoorbeeld een deel van een document een andere opmaak te geven. Dit kan zijn een andere kop- of voettekst, een liggende of staande afdrukstand of een andere paginanummering. De wijze van invoegen is hetzelfde als dat van pagina-einden. Een sectie-einde zal er ook voor zorgen dat er begonnen wordt op een nieuwe pagina. Zie voor een screenshot met een weergegeven sectie-einde figuur 5.

Figuur 5: Screenshot waarbij de sectie-einde is weergegeven2

2

De voorbeeldtekst is automatisch gemaakt met de lorem ipsum functie: =lorem(x,y). Waarbij de x staat voor het aantal alinea’s en de y voor het aantal zinnen per alinea. Een andere tekst is te verkrijgen met =Rand(x,y).

11 van 23

2. Documentindelingen


Als sectie-eindes worden gebruikt voor verschillen in de kop- en voettekst, dan zal er nog een wijziging moeten worden gemaakt in de kop- en voettekst van de volgende sectie. Dubbelklik hiervoor in de kop- of voettekst en zet in beiden (dus zowel de kop- als voettekst) de instelling bij ‘aan vorige koppelen’ uit. Anders blijft de sectie altijd hetzelfde als de voorgaande. Zie figuur 6 voor een screenshot van deze knop.

2.3 VRIJGEKOMEN MOGELIJKHEDEN 2.3.1 Paginanummering wijzigen Figuur 6: Screenshot van de knop in de werkbalk voor De paginanummers kunnen na het instellen van de secties kop- en voetteksten op de gebruikelijke wijze worden ingevoegd. Echter door het instellen van de secties kan de nummering nu ook op een andere bladzijde beginnen. Let hierbij op dat in de instellingen de nummering niet bij nul begint.

Ook de nummering en plaatsing van de paginanummers wordt verschillend gedaan. Vaak wordt er geteld vanaf de tweede pagina (het titelblad) en wordt de nummering geplaatst na de inhoudsopgave. Daarnaast houdt de paginanummering vaak op bij de bronvermelding. Hierdoor worden de bijlagen dus niet meegenomen in de paginanummering. Voor dubbelzijdig afdrukken is de optie ‘even en oneven pagina’s verschillend’ opgenomen in de tabbladen. Hierdoor kan bijvoorbeeld de paginanummering afwisselend links en rechts geplaatst worden op de pagina. Je kan de paginanummering ook zelf invoegen doormiddel van ‘Ctrl’ + ‘F9’ en toevoegen van {Page \* Mergeformat}. Deze en andere getypte waarden worden zichtbaar doormiddel van de sneltoets ‘Shift’ + ‘F9’ als hetgeen geselecteerd staat, of doormiddel van ‘Alt’ + ‘F9’ om alles zichtbaar te maken. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld ook berekeningen worden gemaakt van bijvoorbeeld het aantal pagina’s min het aantal pagina’s van de bijlagen: {={NUMPAGES}-3}.

2.3.2 Afdrukstand wijzigen Het komt eens in de zoveel tijd voor, een tabel die net te breed is voor een ‘normaal’ (portrait) afgedrukte pagina. Een liggende (landscape) pagina kan tussen de staande pagina’s worden ingevoegd doormiddel van secties en doormiddel van de opties van de pagina-instelling. Zie voor beide opties de optieknop ( ) in het tabblad ‘Pagina-indeling’ onder de sectie ‘Pagina-instelling'.

Figuur 7: Sectie: 'Pagina-instelling'

2. Documentindelingen

12 van 23


3. Bronnen 3.1 HET BELANG VAN DE BRONNENFUNCTIE Als bronnen worden getoond in een document, dan dient dit te gebeuren volgens bepaalde richtlijnen zoals de APA. Het handmatig toepassen van deze richtlijnen kan veel tijd kosten. Daarnaast is de kans groot dat er inconsequentie van de schrijfwijze optreed als een bron meerdere malen wordt gebruikt in een document. Om dit probleem op te lossen bevat Word een module waarin de bronnen worden opgeslagen. Het invoeren van een bronnenlijst kan daardoor ook automatisch worden ingevoegd.

3.2 ACHTERGRONDINFORMATIE 3.2.1 Benamingen voor een bronnenlijst en de betekenis Aangezien de verschillenden benamingen van een bronnenlijst soms doorelkaar worden gebruikt is het wellicht handig te weten wat het verschil is hiertussen. Zie hiervoor tabel 1. Tabel 1: Definiëring van de benamingen

Benaming Literatuuropgave Literatuur Literatuurlijst Bronnen Bronnenlijst Bibliografie Aanbevolen literatuur Geraadpleegde literatuur Aangehaalde literatuur

Definitie Algemene benaming.

Lijst van publicaties die bij het onderwerp aansluiten. Lijst van publicaties die zijn gebruikt voor het document. De publicaties in deze lijst hoeven niet allemaal in de tekst te zijn vermeld. Lijst van alle publicaties die in de tekst zijn genoemd.

3.2.2 Rangschikking van de bronnenlijst De automatische indeling van Word is alfabetisch gerangschikt, echter er zijn ook andere manieren waarop de bronnenlijst kan worden getoond. Dit moet, afhankelijk van de notering, na het automatisch maken van de inhoudsopgave met de hand worden gedaan. Zie tabel 2 voor verschillende indelingen. Tabel 2: Indelingen van de bronnenlijst

Indeling Alfabetisch Chronologisch Genummerd Gestructureerd Op medium Systematisch

Wijze Alfabetische rangschikking op naam of titel. Op tijdstip van verschijning van de bron. Op volgorde van verschijning in de tekst. Indeling op basis van de hoofdstukken. Indeling op basis van het type bron, zoals websites en interviews. Sortering op basis van het onderwerp.

3.3 TOEPASSEN VAN DE FUNCTIE BRONNEN 3.3.1 Bronnen toevoegen Iedere bron moet eenmalig aan het document worden toegevoegd. Deze bron wordt daarna voor ieder herhaaldelijk gebruik in dat document weer opgeroepen via het menu. Wordt een bron vaker toegevoegd in de database, dan zal deze onterecht ook vaker in de bronnenlijst voorkomen.

13 van 23

3. Bronnen


De optie om een bron toe te voegen aan de database kan als volgt gevonden worden: -


‘Verwijzingen’ ‘Citaten en bibliografie’ ‘Citaat invoegen’ ‘Nieuwe bron toevoegen’

Het menu zoals afgebeeld in Figuur 8 komt vervolgens in beeld. In het figuur is alvast een fictief voorbeeld gebruikt. In het menu kunnen alle gegevens over de bron worden ingevoegd. Mocht de weergegeven selectie aan gegevens niet toereikend zijn, dan kan er gekozen worden om ‘Alle bibliografievelden weergeven’ aan te vinken. Naast het medium of de datum van raadplegen komen daarlangs nog meer velden. Het is aan te raden deze opties ook eens te bekijken. Daarnaast is de optie ‘Alle bibliografievelden weergeven’ handig om zo volledig mogelijk te zijn. Ieder brontype heeft namelijk andere velden om in te vullen waardoor velden kunnen worden gemist. Een voorbeeld is het toevoegen van het veld ‘url’ voor een illustratie of het toevoegen van de editie of totaal aantal pagina’s van een boek.

Figuur 8: Het menu om een bron in te voegen met een fictief voorbeeld.

In het voorbeeld in figuur 8 is een fictieve website ingevoerd. De datum die in het menu wordt ingevoerd is de datum van de bron zelf. De datum van raadplegen kan zoals gezegd dus eventueel via het uitgebreide menu worden ingevoerd. Mocht er geen datum beschikbaar zijn, dan worden deze velden leeg gelaten. In de bronvermelding komt dan een afkorting s.d. (sine dato) te staan. Dit betekend ‘zonder datum’. De verschillende auteurs kunnen worden toegevoegd via de knop ‘Bewerken’ achter het veld ‘Auteurs’. Mochten er geen auteurs bekend zijn, dan wordt de verantwoordelijke organisatie ingevoerd. Hierbij wordt het vinkje bij ‘Auteur van organisatie’ aangevinkt en het veld ingevuld. Dit is ook gebeurd in het voorbeeld. De naam van de webpagina is de titel van het onderdeel op de website. Dit is dus een subonderdeel van de website. De naam van de website is de titel van de gehele website. Dus bijvoorbeeld de naam van het bedrijf. Als een bron voor een tweede maal in een tekst voorkomt kan de bron worden uitgekozen in het drop-down-menu van de knop ‘Citaat invoegen’. In dit menu is na het invoeren van de bron namelijk een optie toegevoegd. Mochten er twee verschillende bronnen direct na elkaar worden ingevoegd in de tekst, dan wordt de tweede bron ingevoerd na het verplaatsen van de cursor in de tekst van de eerste bron. Hierdoor wordt de opmaak van de bronnen in de tekst netter. Zie voor het verschil figuur 9.

3. Bronnen

14 van 23


Figuur 9: Verschil in opmaak bij twee ingevoegde bronnen.

Omdat steeds dezelfde bron wordt gebruikt in het rapport zal de bron netjes overal hetzelfde zijn. Het kan echter zo zijn dat iemand hier vanaf wil wijken. Dit is het geval als bijvoorbeeld specifiek bepaalde bladzijden in een bron worden bedoeld. Ook kan ervoor worden gekozen om bijvoorbeeld de titel of het jaar weg te laten in specifiek die eenmalige weergave van de bron die vaker in het verslag wordt gebruikt. Nu kan dit worden gedaan door een nieuwe bron aan te maken, maar dan zal deze ook vaker in de bronnenlijst worden weergegeven. Om een specifieke weergave van de bronvermelding in de tekst aan te passen moet eerst de gebruikte bron worden ingevoegd. Dit wordt gedaan op dezelfde wijze als eerder beschreven. Hierna moet het keuzemenu van de bron worden geopend. Dit wordt gedaan door de bron te selecteren en op het pijltje rechts van de bron te klikken. In het menu wordt vervolgens gekozen voor ‘Bronvermelding bewerken’. Zie figuur 10 en figuur 11.

Figuur 10: Keuzemenu van de bron

Figuur 11: Menu 'Bronvermelding bewerken'

In het menu waarin de bronvermelding kan worden bewerkt kan vervolgens de pagina worden ingevuld waar de informatie zich precies bevind in de bron. Deze gegevens worden niet getoond in de bronnenlijst en gelden alleen voor deze ene specifieke weergave van de bron. Het resultaat is te zien in figuur 12.

Figuur 12: Opmaak na het toevoegen van een paginanummer

3.3.2 Bronnen controleren en beheren Het is handig om voor het invoeren van de bronnenlijst te controleren of alle bronnen kloppen. Hiertoe dient de knop ‘Bronnen beheren’ in hetzelfde tabblad te worden aangeklikt. In het menu wat dan naar voren komt kunnen de bronnen ook beschikbaar worden gemaakt voor meerdere documenten. Er kan op deze manier worden bekeken of er bronnen per ongeluk tweemaal zijn ingevoerd. Ook kan de weergave in de tekst en de bronnenlijst worden bekeken. Verder kan op deze manier snel worden bekeken of alle bronnen zijn vermeld in te tekst. Dit is namelijk soms een vereiste van bepaalde opleidingen. Als een bron wordt vermeld dan staat er een vinkje voor de bron in het rechter venster. Mocht de algehele stijl van de bronnen anders moeten, dan kan dit ingesteld worden onder hetzelfde tabblad. Dit kan te alle tijden worden aangepast. Het kan handig zijn de verschillende stijlen eens uit te proberen.

15 van 23

3. Bronnen


3.4 VRIJGEKOMEN MOGELIJKHEDEN 3.4.1 Bronnenlijst invoegen Nadat alle bronnen zijn ingevoerd kan er door Word automatisch een lijst worden opgesteld met alle bronnen. Deze optie kan als volgt worden gevonden: -


‘Verwijzingen’ ‘Citaten en bibliografie’ ‘Bibliografie’

De uitkomst zal een alfabetisch gerangschikte lijst zijn van de gebruikte bronnen in het document. De tekst in deze lijst maakt gebruik van een aparte tekststijl die soms niet overeenkomt met hoe het uiteindelijk moet worden. Deze tekststijl staat echter meestal niet weergegeven in de stijlen in het tabblad. Ga voor het aanpassen van deze stijl naar het uitgebreide menu van de stijlen.

3.4.2 Bronnen gebruiken in verschillende documenten In het overzichtsmenu van alle bronnen zijn twee lijsten zichtbaar. Hierbij is de rechter lijst een opsomming van de bronnen die in het huidige document worden gebruikt. De linker lijst geeft alle eerder gebruikte bronnen weer. Iedere bron die zelf zijn toegevoegd aan een document komen veelal automatisch ook in de linker lijst te staan. Als een eerder gebruikte bron ook in het huidige document moet worden gebruikt, dan kan dit doormiddel van de knoppen in het midden worden ingesteld. Dezelfde knoppen kunnen voor bronnen worden gebruikt die wel in het huidige document zijn verwerkt, maar nog niet openbaar zijn voor andere documenten.

3. Bronnen

16 van 23


4. Redigeren 4.1 BELANG VAN CONTROLEMOGELIJKHEDEN Het werken in een groep aan een document is niet altijd het gemakkelijkste. Het controleren en redigeren van documenten is onderdeel van dit groepswerk maar brengt soms onduidelijkheden met zich mee. Om het redigeren gemakkelijk te maken heeft Word een paar functies toegevoegd. Deze zullen in dit hoofdstuk worden besproken.

4.2 TOEPASSEN VAN REDIGEERFUNCTIES 4.2.1 Wijzigingen bijhouden Soms is het gemakkelijk en sneller om zelf in een bestaande tekst iets aan te passen naar een andere of juiste vorm. Aangezien echter de tekst door iemand anders geschreven is en deze waarschijnlijk graag wil weten wat er moet worden veranderd, kan ‘Wijzigingen bijhouden’ worden aangezet. Hierdoor worden alle bewerkingen in de tekst opgeslagen. Deze functie is met sneltoets ‘Ctrl’ + ‘Shift’ + ‘E’ of via de volgende stappen aan te zetten: -


‘Controleren’ ‘Bijhouden’ ‘Wijzigingen bijhouden’

De tekst zal bij het aanpassen veranderen van kleur. Zie voor een voorbeeld figuur 13. Hierin is de laatste zin van de alinea verwijderd en is de tekst ‘Zie voor meer info’ toegevoegd. Daarnaast is de eerste regel veranderd in een andere tekststijl.

Figuur 13: Aangepaste tekst met 'Wijzigingen bijhouden' aan.

Naast de verkleuring van de tekst en een nieuwe kantlijn naast het document met de opmaak is er ook een lijntje verschenen in de linker kantlijn. Deze lijn geeft aan in welke regel iets is aangepast. Vooral bij kleine aanpassingen zoals een punt of komma kan de aanpassing over het hoofd worden gezien. Dit lijntje geeft daarom een extra indicatie. In hetzelfde tabblad en sectie is een drop-down-menu te zien met de opties: ‘Alle markeringen’, ‘Eenvoudige markering’, ‘Origineel’ en ‘Geen markeringen’. Deze opties zijn handig om bijvoorbeeld te tonen hoe het document wordt of was. Het kan namelijk zo zijn dat door het verschijnen van de kantlijn de inhoud van het document verspringt. Dit is tijdelijk en zal dus ook bij het uitzetten van de markeringen weer goed zijn.

4.2.2 Opmerkingen toevoegen Naast het letterlijk aanpassen van de tekst kan er ook een opmerking worden gegeven. Deze opmerking is te zien in de vorm van ‘ballonnetjes’ naast de tekst (Zie figuur 14). Deze opmerkingen kunnen worden toegevoegd voor een bepaald woord of voor een geselecteerd stuk tekst. De tekst wordt daarop rood omlijnd.

17 van 23

4. Redigeren


Figuur 14: Een opmerking naast een tekst

4.2.3 Vergelijken van documenten Het kan zijn dat er per ongeluk in verschillende versies van een bepaald document is gewerkt. Om na te gaan wat er allemaal is gewijzigd kan Word de versies vergelijken. Deze functie is te vinden in het tabblad ‘Controleren’ onder de sectie ‘Vergelijken’.

4.3 TEKSTEN AANPASSEN NAAR AANBEVELINGEN Nadat de teksten door andere in de groep zijn gecontroleerd moeten de aanbevelingen en wijzigingen worden toegepast. De opmerkingen zullen uiteraard per stuk worden nagelopen. De wijzigingen kunnen stapsgewijs worden doorlopen. In de sectie ‘Wijzigingen’ kan via de knoppen ‘Vorige’ en ‘Volgende’ de verschillende wijzigingen worden bekeken. Via ‘Accepteren’ en ‘Negeren’ worden de wijzigingen definitief toegepast of gewist. Dit kan eventueel ook via het menu dat verschijnt als met de rechter muisknop op de wijziging wordt gedrukt. De opmerkingen kunnen via de opties in de sectie ‘Opmerkingen’ worden doorlopen. Het wissen kan in dezelfde sectie of via het menu met de rechter muisklik.

4. Redigeren

18 van 23


5. Bijschriften 5.1 HET BELANG VAN DE FUNCTIE BIJSCHRIFTEN Naast tekst bevat een document ook vaak andere onderdelen zoals afbeeldingen, grafieken, tabellen. Al deze onderdelen hebben meestal een bijschrift met daarin het onder andere een nummer en de titel. Het toevoegen van deze bijschriften en het automatisch laten oplopen van de nummers kan automatisch gebeuren. Hierdoor worden fouten voorkomen.

5.2 TOEPASSEN VAN BIJSCHRIFTEN Een bijschrift kan op verschillende manieren worden toegevoegd. Dit kan onder andere gebeuren via het menu dat verschijnt na een rechtermuisklik op het bewuste object of via de volgende stappen. Het menu dat dan verschijnt is te zien in figuur 15. -


‘Verwijzingen’ ‘Bijschriften’ ‘Bijschrift toevoegen’

Figuur 15: Optiemenu voor het invoegen van een bijschrift.

In het verschenen menu kunnen nieuwe namen worden ingevoerd. Dit kan handig zijn als bevoordeeld alleen de Engelstalige benaming voor ‘Figuur’ erin staat. Ook andere namen kunnen op deze manier worden toegevoegd. De plaats van het bijschrift wordt eveneens in dit menu uitgekozen. Zo wordt bijvoorbeeld over het algemeen het bijschrift van een tabel erboven geplaatst. De andere bijschriften komen er meestal onder. Het kan zijn dat er op een later tijdstip nog bijvoorbeeld een foto tussen andere foto’s wordt geplaatst. De nummering wordt dan soms niet automatisch aangepast. Om de nummering netjes door te laten lopen moet dan het document ververst worden. Dit kan door eerst alles te selecteren (‘Ctrl’ + ‘A’) en daarna te verversen (‘F9’). Sla voor de zekerheid het document voor deze handeling op.

19 van 23

5. Bijschriften


5.3 VRIJGEKOMEN MOGELIJKHEDEN 5.3.1 Kruisverwijzingen Nadat er bijvoorbeeld een foto in het document is ingevoegd, moet er in de tekst nog naar het plaatje worden verwezen. Dit kan worden gedaan doormidden van kruisverwijzingen. Deze functie is als volgt te vinden: -


‘Verwijzingen’ ‘Bijschriften’ ‘Kruisverwijzing’

Het menu dat dan verschijnt zijn wederom verschillende opties te vinden (zie figuur 16). Allereerst zal het gewenste type moeten worden opgezocht. Daarna wordt het object en de manier van verwijzen uitgekozen.

Figuur 16: Menu 'Kruisverwijzingen'

De verwijzing, die nu is toegevoegd aan de tekst, kan naderhand nog bewerkt worden. Zo kan bijvoorbeeld de tekst zonder of geheel in hoofdletters worden weergegeven. Kies hiervoor in het menu van de rechtermuisknop ‘Veld bewerken’.

5.3.2 Lijst van bijschriften In een document wordt soms een lijst met alle afbeeldingen of grafieken opgenomen. Deze lijst kan via ‘Lijst met afbeeldingen invoegen’ in de sectie ‘Bijschriften’ worden gemaakt nadat er bijschriften zijn ingevoegd. Het menu dat dan verschijnt is te zien in figuur 17. Deze methode kan ook gebruikt worden voor alle andere bijschriften. Een lijst die bijvoorbeeld ook wel eens wordt gebruikt is die van de bijlagen. Deze wordt ingevoegd al zijnde een index voorafgaand van alle bijlagen. De koppen van de bijlagen zijn dan gemaakt via ‘Bijschrift invoegen’.

5. Bijschriften

20 van 23


Figuur 17: Menu voor het invoegen van een lijst van bijschriften

5.4 BIJEENHOUDEN VAN HET OBJECT EN HET BIJSCHRIFT Hoewel tekstvakken verder niet besproken zijn in dit document, kan het gebruik hiervan voor verschillende dingen erg gemakkelijk zijn. Het gebruik van tekstvakken bij het plaatsen van bijschriften kan gemakkelijk zijn om te voorkomen dat het object met het bijschrift door de overige tekst in het document verplaatst. Door bijvoorbeeld de foto en het bijschrift in een tekstvak of tabel te plaatsen zal er geen andere tekst tussen kunnen springen. Ook kan het dan als een geheel worden verplaatst. Een andere manier waarop dit kan gebeuren is het groeperen van objecten. Dit kan gedaan worden als het bijschrift al in een verplaatsbaar venster is geplaatst. Dit venster wordt automatisch door Word aangemaakt als het figuur bijvoorbeeld de instelling van de tekstterugloop heeft ingesteld op ‘Om kader’. Dit venster kan vervolgens samen met het object worden geselecteerd en worden gegroepeerd via de volgende stappen: -

Selecteren van de te groeperen objecten Tabblad: ‘Opmaak’ Sectie: ‘Schikken’ Knop: ‘Objecten groeperen’

21 van 23

5. Bijschriften


6. Diversen 6.1 WOORDAFBREKING Woordafbreking is een functie in Word waarbij de woorden in een alinea worden afgebroken aan het einde van de regel met een streepje. Vooral bij het uitvullen van de tekst valt het soms op dat er anders grotere witte ‘spaties’ tussen de woorden zijn. Met het gebruik van woordafbreking wordt de bladspiegel soms gelijkmatiger, echter de functie is standaard uitgeschakeld. Om deze functie in te schakelen moeten de volgende stappen worden doorlopen: -


‘Pagina-indeling’ ‘Pagina-instelling’ ‘Afbreken’ ‘Automatisch’

Het kan echter zo zijn dat een alinea woorden bevat met een streepje of een spatie die niet afgebroken dienen te worden. Dit omdat bijvoorbeeld de tekst dan niet meer prettig leest. Een voorbeeld hiervan zijn samenstellingen als tv-programma of pre-klinisch. Word zal deze woorden automatisch afbreken bij het zelf getypte streepje. Om dit te omzeilen wordt gebruik gemaakt van een harde spatie/streepje. Dit wordt gedaan door de volgende toetscombinatie: -

Spatie: Streepje:

‘Ctrl’ + ‘Shift’ + ‘Spatie’ ‘Ctrl’+ ‘Shift’ + ‘-‘

6.2 VERGELIJKINGEN Voor het invoegen van wiskundige vergelijkingen kan gebruik worden gemaakt van een speciale functie. Deze functie is als volgt te vinden: -


‘Invoegen’ ‘Symbolen’ ‘Vergelijking’ ‘Nieuwe vergelijking invoegen’

Het resultaat is iets zoals het volgende: 𝑥 =

−𝑏±√𝑏 2 −4𝑎𝑐 2𝑎

6.3 ZOEKEN EN VERVANGEN In een document kunnen bepaalde woorden automatisch worden opgezocht en worden vervangen. Dit is handig als bijvoorbeeld verschillende auteurs verschillende benamingen gebruiken voor een woord. Deze functie is te vinden via de volgende stappen: -


‘Start’ ‘Bewerken’ ‘Vervangen’

Het is raadzaam de extra opties in het verkregen menu te gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld de opties ‘Heel woord’ en ‘Identieke hoofdletters/kleine letters’. Als bijvoorbeeld het woord ‘reep’ automatisch door ‘stuk’ wordt vervangen zonder het gebruik van de optie ‘Heel woord‘, dan worden woorden als ‘streep’ veranderd in ‘ststuk’.

6. Diversen

22 van 23


6.4 INDEX Een index is een woordenlijst zoals die vaak achterin studieboeken staan. Hierin staat dan op welke pagina bijvoorbeeld uitleg over het bepaalde woord te vinden is. Aangezien deze optie niet snel wordt gebruikt zal dit niet verder besproken worden. Het invoegen gebeurd via de opties te vinden in: -

Tabblad: Sectie:

‘Verwijzingen’ ‘Index’

6.5 LINKS Er is in dit document een kleine greep gedaan in de verschillende mogelijkheden die Word bied. Echter naast Word zijn er ook programma’s en websites die het maken van een document gemakkelijker kunnen maken. Enkele hiervan worden in deze laatste paragraaf genoemd. Tabel 3: Programma’s te gebruiken bij het schrijven van documenten

Programma Scissors

Beschrijving Selectief delen van het scherm omzetten tot een plaatje. Vaak standaard meegeleverd met Windows.

Tabel 4: Websites te gebruiken bij het schrijven van documenten

Website http://synoniemen.net/ http://taaladvies.net/ https://onzetaal.nl/ http://www.encyclo.nl/

23 van 23

Beschrijving Synoniemenzoekmachine Advies over taal en spelling Advies over taal en spelling Tegelijkertijd definities zoeken op verschillende websites

6. Diversen

Microsoft Office: Word

Recommend Documents