Mengapa tim menjadi begitu penting ?
Beberapa decade lalu, ketika perusahaan-perusahaan seperti WL gore, Volvo dan general goods memperkenalkan tim ke dalam proses produksi mereka, hal ini menjadi berita ketika tidak seorangpun melakukannya. Yang terjadi saat ini adalah sebaliknya. Organisasi yang tidak menggunakan tim adalah organisasi yang patut dijadikan berita. Kira-kira 80% dari perusahaan Fortune 500 saat ini menempatkan separuh atau lebih karyawan mereka dalam tim, 68% dari manufaktur kecil di AS juga menggunakan tim diberbagai area produksi mereka. Bagaimana kita menjelaskan popularitas tim pada saat ini ? bukti menunjukkan bahwa tim biasanya bekerja lebih baik dari pada individu ketika tugastugas yang dilakukan membutuhkan banyak ketrampilan, pendapat dan pengalaman. Ketika menyusun ulang dirinya sendiri untuk bersaing secara leih efektif dan efisien, organisasi berubah menjadi beberapa tim sebagai cara yang lebih baik untuk menggunakan bakat-bakat karyawan. Manajemen lebih menebukan bahwa tim lebih fleksibel dan responsive terhadap berbagai peristiwa yang selalu berubah daripada departemen-departemen tradisional atau bentuk-bentuk pengelompokan permanent lainnya. Tim memiliki kecakapan untuk berkumpul, menyebarkan, berkumpul kembali dan membubarkann diri secara cepat.
Perbedaan Antara Kelompok dan Tim Kelompok merupakan dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling bergantung yang berkumpul untuk mencapai berbagai tujuan. Kelompok kerja (work group) adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan membuat berbagai keputusan untuk membantu setiap anggota bekerja di dalam era tanggungjawabnya. Kelompok kerja tidak mempunyai kebutuhan atau kesempatan untuk terlibat dalam kerja kolektif yang membutuhkan usaha bersama. Jadi kinerja mereka hanya merupakan gabungan akhir dari kontribusi individu anggota kelompok. Tidak ada sinergi positif yang menciptakan seluruh tingkat kinerja yang lebih tinggi dari pada jumlah masukan. Tim kerja (work team) menghasilkan sinergi positif melalui usaha yang terkoordinasi. Usaha-usaha individual mereka menghasilkan satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan individual.
Definisi-definisi ini membantu menjelaskan mengapa ada begitu banyak organisasi yang akhir-akhir ini menyusun ulang proses kerja seputar tim. Manajemen mencarai sinergi positif yang memungkinkan organisasi mereka untuk meningkatkan kinerja. Penggunaan tim secara ekstensif menghasilkan potensi bagi sebuah organisasi untuk membuahkan banyak hasil yang lebih besar tanpa peningkatan masukan. Tidak ada yang dengan sendirinya membuat berbagai tim yang memastikan pencapaian sinergi positif. Hanya semata-mata menyebut sebuah kelompok sebagai tim tidak otomatis meningkakan kinerjanya.
Jenis-Jenis Tim Tim bisa melakukan berbagai hal. Mereka bisa membuat produk, membeirkan jasa, menegosiasikan berbagai perjanjian, mengkoordinasikan proyek-proyek, memberikan nasehat-nasehat dan membuat berbagai keputusan. Ada berbagai jenis tim dalam sebuah organisasi antara lain : 1. Tim penyelesai masalah Dalam tim penyelesai masalah, para anggota berbagi ide atau memberikan saran mengenai bagaimana proses dan metode kerja bisa ditingkatkan; meskipun mereka jarang sekali memiliki wewenang untuk mengimplementasikan berbagai tindakan yang mereka usulkan secara unilateral. Sebagai contoh, Merril Lynch menciptakan sebuah tim penyelesai masalah untuk memikirkan cara-cara mengurangi jumlah hari yang dibutuhkan untuk membuka rekening tunai manajemen yang baru. Dengan mengajukan pemotngan jumlah langkah dalam proses tersebut dari 46 langkah menjadi 36 langkah, tim tersebut mampu mengurangi jumlah hari ratarata dari 15 menjadi 8 hari.
2. Tim kerja yang mengelola diri sendiri. Banyak tim penyelesai masalah sudh berada di jalur yang benar, tetapi mereka tidak berbuat jauh dalam melibatkan para karyawan dalamm berbagai keputusan dan proses-proses yang berkaitan dengan pekerjaan. Hal ini membawa kita pada percobaan dengan berbagai tim yang benar-benar otonom yang tidak hanya bisa menyelesaikan berbagai masalah, tetapi juga mengimplementasikan solusi-solusi dan bertanggungjawab penuh atas hasil-hasilnya. Tim kerja yang mengelola diri sendiri adalah kelompok karayawan (biasanya 10 – 15 anggota) yang melakukan pekerjaan yang sangat berhubungan atau saling
bergantung dan memikul tanggungjawab yang banyak dari para pengawas mereka sebelumnya. Biasanya tanggungjawab mencakup perencanaan dan pengaturan pekerjaan, pemberian tugas kepada para anggota, pengendalian kolektif atas langkah kerja, pembuatan keputusan pengoperasian, pengambilan tindakan untuk berbagai masalah serta kerjasama dengan pemasok dan pelanggan. Tim kerja yang benar-benar mengelola diri sendiri bahkan memilih para anggota mereka sendiri. Akibatnya posisi pengawasan menjadi tidak begitu penting dan bahkan mungkin akan dihilangkan.
3. Tim lintas fungsional Boeing company menciptakan sebuah tim yang terdiri atas karyawa-karyawan dari bagian produksi, perencanaan, kualitas, peralatan, perencanaan desai dan sistem informasi untuk mengotomatisasi pelat-pelat dalam program C-17 perusahaan tersebut. Contoh Boeing ini mengilustrasikan penggunaan tim lintas fungsional. Tim ini adalah tim yang terdiri atas karyawan-karyawan yang berasal dari tingkat hierarki yang kurang lebih sama, tetapi dari berbagai bidang pekerjaan berbeda yang berkumpul untuk menyelesaikan sebuah tugas. Tim lintas fungsioanl merupakan cara efektif yang memungkinkan orang-orang dari berbagai area yang berbeda di dalam sebuah organisasi (atau bahkan diantara organisasi-organisasi) untuk bertuka informasi, mengembangkan ide-ide baru dan menyelesaikan banyak masalah dan mengordinasi berbagai proyek yang rumit. Tentu saja tim lintas fungsional sulit untuk diatur. Pada saat perkembangan awal sering kali tim ini sngat menghabiskan waktu karena para anggota belajar untuk bekerja dengan perbedaan dan kerumitan. Dibutuhhkan waktu untuk membangun kepercayaan dan kerjasa tim, terutama diantara orang-orang yang berasal dari latar belakang berbeda dengan pengalaman dan perspektif yang juga berbeda.
4. Tim virtual Tim virtual menggunakan teknologi komputer untuk menyatukan anggota-anggota yang terpisah secara fisik untuk mencapai tujuan bersama. Sejumlah orang dimungkinkan untuk berkolaborasi secara online-menggunakan hubunganhubungan komunikasi seperti jaringan wide area, konferensi video, atau e-mailbaik ketika mereka hanya terpisah dengan satu ruangan maupun dengan benua.
Tiga faktor utama yang membedakan tim virtual dari tim yang bertemu muka secara langsung adalah : (1) ketiadaan isyarat-isyarat paraverbal dan nonverbal; (2) konteks sosial yang terbatas; dan (3) kemampuan untuk mengatasi keterbatasan waktu dan ruang. Tim virtual sering mengalami hubungan sosial yang kurang baik dlam berinteraksi langsung antar anggota. Mereka tidak bisa meniru tindakan memberi dan menerima yang umum terjadi dari diskusi secara berhadap-hadapan. Terutama ketika para anggota belum bertemu secara pribadi, tim virtual cenderung lebih berorientasi pada tugas dan lebih sedikit bertukar informasi sosio-emosional. Tidak mengejutkan, para anggota tim virtual melaporkan kepuasan yang lebih sedikit dengan proses interaksi kelompok daripada bila dibandingkan dengan anggota tim yang bertemu secara berhadap-hadapan.
Menciptakan tim yang kreatif. Berbagai upaya telah dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor terkait efektifitas tim. Namun berbagai penelitian terbaru mengamati apa yang sebelumnya merupakan sebuah daftar lengkap berbagai karakteristik yang sesuai dan menyusunnya menjadi sebuah model yang relatif terfokus. Ada dua asumsi yang perlu dipertimbangkan dalam menciptakan tim melalui model tersebut yaitu : (1) setiap tim memiliki bentuk dan struktur yang berbeda. Model tersebut harus digunakan sebagai sebuah panduan, bukan sebagai peraturan yang tidak fleksibel; (2) Model tersebut berasumsi bahwa sudah ditentukan bahwa kerja sama tim lebih disukai daripada kerja individual. Berbagai macam komponen utama yang membentuk tim yang efektif dapat digolongkan menjadi empat kategori umum yaitu : 1. Konteks a. Sumber yang memadai Kekurangan sumber daya secara langsung akan mengurangi kemampuan tim untuk menyelesaikan pekerjaanya dengan efektif. Barangkali salah satu karakteristik yang paling penting dari sebuah kelompok kerja yang efektif adalah dukungan yang diterima kelompok tersebut dari organisasi. Dukungan ini mencakup informasi yang tepat waktu, peralatan yang tepat, kepegawaian yang memadai, dorongan dan bantuan administratif. Tim harus menerima
dukungan yang diperlukan dari manajemen dn organisasi yang lebih besar bila ingin berhasil dalam mencapai tujuan. b. Kepemimpinan dan struktur Para anggota tim harus setuju siapa yang harus melakukan apa dan memastikan bahwa semua anggota memberikan kontribusi yang sama dalam berbagai beban kerja. Selain itu tim tersebut harus menentukan jaewal, ketrampilan yang perlu dikembangkan, cara kelompok tersebut akan menyelesaikan konflik serta cara kelompok tersebut akan membuat dan mengubah bebagai keputusan. Menyetujui pokok-pokok pekerjaan dan cara mereka
mengintegrasikan
ketrampilan
individual
membutuhkan
kepemimpinan dan struktur tim. Hal ini bisa diberikan langsung oleh manajemen atau para anggota tim itu sendiri. Tentu saja kepemimpinan tidak selalu dibutuhkan. Bukti menunjukkan tim kerja yang mengelola diri sendiri seringkali bekerja dengan lebih baik daripada tim kerja yang mempunyai pemimpin yang ditunjuk secara formal. c. Suasana kepercayaan Kepercayaan antarpersonal di antara para anggota tim memudahkan kerjasama, mengurangi kebutuhan untuk mengawasi perilaku satu sama lain dan membatasi anggota-anggota di sekeliling kepercayaan bahwa orang lain dalam tim tidak akan memanfaatkan mereja. Anggota tim cenderung mengambil resiko dan membuka diri terhadap ancaman ketika mereka yakin bisa mempercayai orang lain dalam tim mereka. d. Evaluasi kinerja dan sistem penghargaan Evaluasi dan sistem penghargaan yang tradisional dan berorientasi secara individual harus diubah untuk mencerminkan kinerja tim. Evaluasi kinerja individual, upah kerja per jam yang tetap, insentif individual dan lain sebagainya tidak konsisten dengan perkembangan tim yang berkinerja tinggi. Manajemen
harus
mempertimbangkan
penilaian
berbasis
kelompok,
pembagian laba, pembagian pendapatan, insentif kelompok kecil dan modifikasi sistem lain yang akan menguatkan usaha dan komitmen tim.
2. Komposisi a. Kemampuan para anggota.
Kinerja sebuah tim tidak hanya merupakan gabungan dari berbagai kemampuan
para
anggota
individualnya.
Namun
demikian
berbagai
kemampuan ini menentukan parameter yang dapat dilakukan oleh para anggota dan sberapa efekti mereka bekerja dalam sebuah tim. Untuk bekerja secara efektif, sebuah tim membutuhkan tiga jenis ketrampilan yang berbeda yaitu : (1) tim membutuhkan orang-orang yang memiliki ketrampilan teknis; (2) tim membutuhkanorang-orang yang mempunyai ketrampilan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan dan (3) tim membutuhkan orang-orang yang memiliki ketrampilan antarpersonal. b. Kepribadian Komposisi kepribadian adalah penting untuk keberhasilan tim. Komposisi kepribadian sangat baik untuk menyusun tim dengan orang-orang yang ekstraversi, patuh, berhati-hati, stabil secara emosional dan terbuka. Manajemen juga harus meminimalkan ketidaktepatan di dalam tim mengenai berbagai sifat ini.
