MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER PK.UniMAP.(O).25

Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016

No. Keluaran No. Pindaan

01 00

Muka Surat

1 daripada 18

PROSEDUR

MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER PK.UniMAP.(O).25 Disediakan oleh :

Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR UNIT PEPERIKSAAN

KETUA PENOLONG PENDAFTAR

Diluluskan oleh :

___________________________________________________ (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan



1.0


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

2 daripada 18

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menggariskan panduan bagi menjalankan serta melaksanakan proses memasukkan markah dan pengumuman keputusan peperiksaan semester.

2.0

SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik semasa proses memasukkan markah dan pengumuman keputusan peperiksaan semester.



MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER


3.0

No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

3 daripada 18

SINGKATAN NC

:

Naib Canselor

TNC

:

Timbalan Naib Canselor

Dk

:

Dekan

KK

:

Ketua Kursus

PP

:

Penolong Pendaftar

PTO

:

Pembantu Tadbir (Pengkeranian/Operasi)

MPU

:

Majlis Peperiksaan Universiti

MPPP

:

Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian

PPgn

:

Pusat Pengajian/ Pusat/ Institut

BPA

:

Bahagian Pengurusan Akademik

UPP

:

Unit Peperiksaan & Pengijazahan

AMIS

:

Academic Management Information System

PNG

:

Purata Nilai Gred

PNGK

:

Purata Nilai Gred Kumulatif




4.0


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

4 daripada 18

DEFINISI Penilaian Keputusan Peperiksaan Semester

:

Merujuk kepada aktiviti yang berkaitan dengan penilaian peperiksaan akhir yang dinilai berdasarkan kerja kursus, latihan industri, projek tahun akhir dan peperiksaan akhir semester. Penilaian dilakukan secara berkala tetapi berterusan menurut kaedah yang ditentukan oleh Universiti.

Ketua Kursus

:

Pensyarah yang dipertanggungjawabkan untuk menjadi Penyelaras Kursus.

Majlis Peperiksaan Universiti

:

Majlis Peperiksaan Universiti adalah suatu Pihak Berkuasa Universiti untuk menimbang dan mengesahkan perkara-perkara berkaitan peperiksaan UniMAP

Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian

:

Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian ialah majlis yang ditubuhkan oleh pusat pengajian bagi semua urusan berkaitan dengan peperiksaan




5.0


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

5 daripada 18

DOKUMEN RUJUKAN Bil.

Nama Dokumen

Lokasi

No. Rujukan

5.1

ISO 9001:2015

eqdoc.unimap.edu.my

5.2

ISO 9000:2015

eqdoc.unimap.edu.my

5.3

Manual Pengurusan

Bilik Dokumen PUSPEK

MK-UniMAP-01

5.4

Buku Peraturan Akademik (Program Ijazah Sarjana Muda)

Pejabat Pengurusan Akademik

DS.PK.UniMAP.(O).2701




6.0


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

6 daripada 18

INPUT PROSES 6.1

Pekeliling Peperiksaan (UNIMAP/PEND/ 108/1/1) – Kalendar Aktiviti Peperiksaan

6.2

Senarai nama Ketua Kursus bagi setiap kursus yang ditawarkan

6.3

Buku skrip jawapan pelajar

6.4

Ketua kursus yang memasukkan markah ke dalam sistem AMIS

6.5

Borang HEA-02B - Borang Analisis Keputusan Kursus

6.6

Markah peperiksaan yang telah diluluskan di peringkat Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian (MPPP)

6.7

Minit mesyuarat Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian (MPPP)

6.8

Fail mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 1

6.9

Markah peperiksaan pelajar yang telah diluluskan di peringkat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 2

6.10 Minit Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)




7.0


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

7 daripada 18

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab PP UPP BPA

Tindakan 1. Keluarkan Pekeliling Peperiksaan pada minggu ke-15 (UniMAP/PEND/108/1/1) kepada Pusat Pengajian berkenaan Kalendar Aktiviti Peperiksaan yang menyenaraikan tarikh-tarikh ajal perjalanan proses aktiviti peperiksaan. 2. Kenalpasti Ketua Kursus berdasarkan Minit Mesyuarat Senat untuk setiap kursus yang ditawarkan pada semester berkenaan. 3. Buka akses AMIS (modul peperiksaan) kepada Ketua Kursus untuk proses memasukkan markah kerja kursus.

KK

4. Masukkan markah kerja kursus kedalam AMIS mengikut tarikh ajal yang telah ditetapkan. 5. Periksa buku skrip jawapan setelah selesai peperiksaan akhir kursus yang terlibat dan kemaskini markah peperiksaan akhir sebelum dimasukkan ke dalam AMIS (modul peperiksaan).

PP UPP BPA

6. Mengingatkan pihak Pusat Pengajian mengenai tarikh mula dan tarikh tutup untuk proses memasukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS. 7. Mengeluarkan notis mesyuarat MPU

PTO UPP BPA

8. Membuat tempahan bilik mesyuarat




Tanggungjawab KK


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

8 daripada 18

Tindakan 9. Masukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS mengikut tarikh ajal yang telah ditetapkan. 10. Memastikan markah keseluruhan pelajar untuk kedua-dua komponen (kerja kursus dan peperiksaan akhir) telah dimasukkan ke dalam AMIS

PP PPgn

11. Cetak laporan Analisis Keputusan Kursus (Mesyuarat MPU Bah. 1) dan Borang HEA-02(B) (Mesyuarat MPU Bahagian 1) bagi setiap kursus yang ditawarkan untuk persediaan Mesyuarat MPPP serta salinan kepada Ketua Kursus.

KK

12. Memberi komen mengenai analisis keputusan kursus kepada PP PPgn untuk dimasukkan ke dalam borang Analisis Keputusan Peperiksaan ( HEA-02(B) )

PP PPgn

13. Mengaturkan mesyuarat MPPP untuk membincangkan keputusan kursuskursus yang ditawarkan.

Dk PPgn

14. Mempengerusikan mesyuarat MPPP.

PP PPgn

15. Menghantar minit mesyuarat MPPP dan minit mesyuarat khas beserta laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kepada PP UPP BPA dalam bentuk soft copy dan hard copy.

PP BPA UPP

16. Terima hardcopy minit mesyuarat MPPP daripada PP PPgn

PTO UPP BPA

17. Sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 1 yang merangkumi minit mesyuarat MPPP, minit mesyuarat khas MPPP, laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kesemua kursus yang ditawarkan.




Tanggungjawab


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

9 daripada 18

Tindakan

PP UPP BPA

18. Memproses keputusan keseluruhan pelajar dalam AMIS (Generate CGPA) dan seterusnya memastikan laporan-laporan untuk mesyuarat MPU Bahagian 2 telah sedia untuk dicetak.

NC

19. Mempengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 1 yang mana ahli-ahlinya adalah ; TNC, Dk PPgn/Institut/Fakulti dan Pengarah Pusat untuk menimbang minit mesyuarat MPPP dan mengesahkan keputusan kursuskursus yang ditawarkan.

PP /PTO UPP BPA

20. Membuat perubahan markah/gred sekiranya ada untuk kes-kes semakan markah pada mesyuarat MPU Bahagian 1 dan menyediakan bahan untuk mesyurat MPU Bahagian 2.

PTO UPP BPA

21. Mencetak laporan keputusan keseluruhan pelajar dan menyediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 2.

PP UPP BPA

22. Menyediakan minit mesyuarat MPU 1 dan laporan statistik keputusan keseluruhan pelajar untuk pengesahan semasa mesyuarat MPU 2.

NC

23. Mempengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 2 untuk mengesahkan keputusan keseluruhan pelajar iaitu meliputi laporan Taburan Pengkelasan PNG & PNGK , Analisa Status Akademik Pelajar dan Keputusan Peperiksaan Keseluruhan Pelajar.

PTO UPP BPA

24. Kemaskini perubahan keputusan PNG / PNGK sekiranya ada (untuk keskes semakan markah pada mesyuarat MPU Bahagian 2).




Tanggungjawab PP UPP BPA


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

10 daripada 18

Tindakan 25. Mengemukakan Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti Bahagian 2 kepada Dekan-Dekan Pusat Pengajian untuk tujuan pengesahan perubahan keputusan pelajar seperti yang telah dicadangkan semasa mesyuarat (MPU 2). 26. Mengumumkan keputusan peperiksaan semester secara ‘online’ kepada pelajar.

PTO UPP BPA

27. Merekod dokumen mesyuarat MPU 1 dan 2 dalam fail.





8.0

No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

11 daripada 18

OUTPUT PROSES 8.1

Keputusan peperiksaan

8.2

Slip peperiksaan keputusan semester

8.3

Fail keputusan peperiksaan keseluruhan pelajar mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)

8.4

9.0

Sistem ‘Online Student Information’ (OSI) – Keputusan Online

PENUNJUK PRESTASI

Bil.

9.1

Perkara

Tempoh jangkamasa proses menghasilkan keputusan keseluruhan pelajar

Penunjuk Prestasi (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos)

3 minggu selepas tarikh akhir minggu peperiksaan





No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

12 daripada 18

10.0 RISIKO BERKAITAN 10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini : Risiko (Risk) Kesilapan memasukkan markah semasa proses memasukkan markah ke dalam sistem

Kemungkinan (Likelihood) a

3

Keterukan (Severity) b

4

Penilaian Risiko axb

12

Aras Risiko

Sederhana

Kegagalan sistem AMIS beroperasi dengan lancar

3

4

12

Sederhana

Keberadaan ketua kursus untuk memasukkan markah dalam tempoh yang ditetapkan

2

2

4

Sederhana

Kegagalan ketua kursus memasukkan markah mengikut masa yang ditetapkan

2

4

8

Sederhana

Mitigasi (Mitigation)

Ketua kursus perlu memaklumkan kepada Dekan untuk membuat pembetulan markah. PP UPP BPA akan memberikan Kalendar Aktiviti Peperiksaan kepada pihak ICT untuk memastikan tarikh-tarikh utama yang melibatkan penggunaan sistem AMIS tidak terganggu. PP PPgn perlu menghebahkan Kalendar Aktiviti Peperiksaan kepada staf akademik masingmasing agar mematuhi tarikh-tarikh yang telah ditetapkan. KK perlu memohon untuk mendapatkan pembantu pemeriksa bagi tujuan membantu menanda buku skrip jawapan dan seterusnya memasukkan markah ke dalam sistem AMSI.





No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

13 daripada 18

11.0 REKOD

No. Rujukan

Lokasi

Tempoh Simpanan

Bil.

Nama Rekod

11.1

Buku Jawapan Peperiksaan Akhir

RK.UniMAP.(O).26-01

Pusat Pengajian

2 tahun

11.2

Pekeliling Peperiksaan

UNIMAP/PEND/108/1/1

Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan

5 tahun

11.3

Minit Mesyuarat Senat

RK.UniMAP.(O).26-03

Pejabat Am Unit Senat

5 tahun

11.4

Analisa keputusan Kursus

RK.UniMAP.(O).26-04


5 tahun

11.5

Borang HEA-02(B)

RK.UniMAP.(O).26-05


5 tahun

11.6

Fail Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 1

FRK.UniMAP.(0).26-06


5 tahun

11.7

Fail Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)Bahagian 2

FRK.UniMAP.(0).26-07


5 Tahun





PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

14 daripada 18

12.0 LAMPIRAN No. Lampiran

Tajuk

Lampiran 1 -

Carta Alir Prosedur Markah Dan Pengumuman Keputusan Peperiksaan Semester

Lampiran 2 -

Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (Bahagian Kedua)





No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

15 daripada 18

LAMPIRAN 1 CARTA ALIRAN PROSEDUR MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mula

PP BPA UPP

1.

Keluarkan Pekeliling Peperiksaan Kalendar Aktiviti Peperiksaan

UNIMAP/PEND/ 108/1/1

2.

Kenalpasti Ketua Kursus

Minit Mesyuarat Senat

3.

Buka akses AMIS kepada Ketua Kursus

Sistem AMIS

4.

Masukkan markah kerja kursus kedalam AMIS

Sistem AMIS

5.

Periksa buku skrip jawapan dan kemaskini markah peperiksaan akhir dan masukkan ke dalam AMIS

Buku skrip jawapan dan Sistem AMIS

6.

Mengingatkan pihak Pusat Pengajian untuk memasukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS

Email

7.

Keluarkan notis mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)

UNIMAP/PEND/ 108/2/8

8.

Buat tempahan bilik mesyuarat

KK

PP BPA UPP

PTO UPP BPA




Tanggungjawab

Aliran Kerja


PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

16 daripada 18

Proses Kerja 9.

Rekod Kualiti

Masukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS

Sistem AMIS

10. Pastikan markah keseluruhan pelajar dimasukkan ke dalam AMIS

Sistem AMIS

PP PPgn

11. Cetak laporan Analisis Keputusan Kursus dan Borang HEA-02(B) untuk persediaan Mesyuarat MPPP

 Analisa Keputusan Kursus  Borang HEA02(B)

KK

12. Beri komen mengenai analisis keputusan kursus kepada PP PPgn untuk dimasukkan ke dalam borang Analisis Keputusan Peperiksaan dan HEA-02(B)

Sistem AMIS

PP PPgn

13. Aturkan mesyuarat MPPP

Email

Dk PPgn

14. Pengerusikan mesyuarat MPPP

Minit mesyuarat MPPP

PP PPgn

15. Hantar minit mesyuarat MPPP dan minit mesyuarat khas beserta laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kepada PP BPA UPP dalam bentuk soft copy dan hard copy

Fail MPU & email

KK

PP UPP BPA

16. Terima fail pelaporan keputusan kursus yang ditawarkan oleh Pusat Pengajian

PTO BPA UPP

17. Sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 1

Fail MPU





Tanggungjawab PP BPA UPP

NC

Aliran Kerja

No. Rujukan

PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

17 daripada 18

Proses Kerja

Rekod Kualiti

18. Proses keputusan keseluruhan pelajar dalam AMIS (Generate CGPA)

Sistem AMIS

19. Pengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 1 .

Mesyuarat MPU Bahagian 1

PP/ PTO UPP BPA

20. Kemaskini perubahan markah/gred bagi kes-kes khas seperti yang dibincangkan semasa mesyuarat MPU Bahagian 1 dan menyediakan bahan untuk mesyurat MPU Bahagian 2

PTO UPP BPA

21. Cetak laporan keputusan keseluruhan pelajar dan sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 2.

PP BPA UPP

22. Sediakan minit mesyuarat MPU 1 dan laporan statistik keputusan keseluruhan pelajar untuk pengesahan semasa mesyuarat MPU 2.

Fail MPU

23. Pengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 2.

Mesyuarat MPU Bahagian 2

NC

PTO UPP BPA

PP BPA UPP

24. Kemaskini perubahan keputusan PNG / PNGK seperti yang dibincangkan semasa mesyuarat MPU Bahagian 2. 25. Kemukakan Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti Bahagian 2 kepada Dekan-Dekan Pusat Pengajian. 26. Mengumumkan keputusan peperiksaan semester secara ‘online’ kepada pelajar

Sistem OSI

Tamat Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan




PK.UniMAP.(0).25

Tarikh Kuatkuasa

17 Februari 2016


01 00

Muka Surat

18 daripada 18

LAMPIRAN 2


MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER PK.UniMAP.(O).25

Recommend Documents