MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN KERTAS KARYA
Dikerjakan Oleh:
JULIANA HASIBUAN 062201006
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN 2009
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan.
Oleh
: Juliana Hasibuan
Nim
: 062201006
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN Ketua Jurusan
: Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si.
NIP
: 130802473
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan.
Dosen Pembimbing
: Ishak S.S.M.Hum
NIP
: 132298069
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Dosen Pembaca
: Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si.
NIP
: 130802473
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT, atas berkat dan rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Kertas karya ini berjudul “MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN” yang merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Ilmu Perpustakaan DIII Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua. Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan rasa hormat setinggi-tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan do’a restu kedua orang tua yang Penulis sayangi, Ayahanda Nazaruddin dan Ibunda Seni Wati A.Ma. Dalam
menyelesaikan
kertas
karya
ini,
penulis
mendapat
bantuan,bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Jurusan D-III Program Studi Ilmu Perpustakaan dan selaku team pembaca kertas karya ini serta dosen wali yang telah memberikan arahan kepada Penulis. 3. Bapak Ishak S.S.M.Hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan bimbingan kepada Penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.
Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Eva Rabita selaku dosen wali Penulis selama menyelesaikan pendidikan di DSPI ini, yang telah banyak memberikan arahan kepada Penulis. 5. Bapak Drs. Irwan Syafi’i selaku Kasubbag BPPNFI Regional 1 Medan, dan seluruh pegawai yang telah membantu Penulis dalam observasi di BPPNFI Regional 1 Medan. 6. Kakak-kakakku “ Mina, Mida dan adikku Madon “ yang selama ini telah memberikan support kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. 7. Kepada sahabat-sahabatku “husna, ulphe, niswa, dhini dan buat my best kaq heny n armiy” thank you for all dan rekan-rekan stambuk 2006, yang telah memberi motivasi dan dukungan dalam menyelesaikan kertas karya ini. 8. Spesial buat “ Kurniawan “ yang selama ini banyak membantu dan memberi spirit kepada Penulis. Demikian pengantar yang Penulis sampaikan. Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin. Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih atas segala bantuan.
Medan,
Juni 2009
Penulis
( Juliana Hasibuan ) Nim : 062201006
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................. i DAFTAR ISI ............................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR................................................................................... v DAFTAR BAGAN ...................................................................................... vi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penulisan ....................................................................... 1 1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................... 3 1.3 Ruang Lingkup ...................................................................................... 3 1.4 Metode Pengumpulan Data .................................................................... 4 BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip .................................................................................... 2.1.1 Fungsi Arsip...................................................................................... 2.1.2 Peranan Arsip .................................................................................... 2.1.3 Tujuan Arsip ..................................................................................... 2.2 Sistem Penataan Arsip ........................................................................... 2.2.1 Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip .............................................. 2.2.2 Sistem Penataan Arsip ....................................................................... 2.3 Temu Kembali Arsip .............................................................................. 2.4 Pemeliharaan Arsip ................................................................................ 2.4.1 Pemeliharaan .................................................................................... 2.4.2 Tujuan Pemeliharaan ......................................................................... 2.4.3 Pencegahan Kerusakan ...................................................................... 2.5 Penyusutan Arsip ................................................................................... 2.5.1 Pengertian dan Tujuan ....................................................................... 2.5.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA) .............................................................. 2.5.3 Pelaksanaan Penyusutan .................................................................... MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN 3.1 Gambaran Umum BPPNFI Regional 1 Medan ....................................... 3.1.1 Sejarah BPPNFI Regional 1 Medan................................................... 3.1.2 Struktur Organisasi............................................................................ 3.2 Proses Pengurusan Arsip ........................................................................ 3.2.1 Proses Surat Masuk ........................................................................... 3.2.2 Proses Surat Keluar ........................................................................... 3.2.3 Penyimpanan dan Penjajaran Arsip ................................................... 3.3 Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan ............................... 3.4 Pemeliharaan Arsip ................................................................................ 3.5 Temu Kembali Arsip ..............................................................................
5 6 6 7 7 7 7 13 13 14 14 14 15 15 15 16
BAB III
17 17 19 19 19 20 20 21 23 24
Universitas Sumatera Utara
3.6 Penyusutan Arsip ................................................................................... 24 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ............................................................................................ 30 4.2 Saran...................................................................................................... 31 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 32 LAMPIRAN
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Sistem Abjad ............................................................................... 8 Gambar 2. Sistem Masalah/ Perihal............................................................... 9 Gambar 3. Sistem Nomor.............................................................................. 10 Gambar 4. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu .................................................... 11 Gambar 5. Sistem Wilayah/ Daerah .............................................................. 12
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR BAGAN Bagan 1. Struktur Organisasi BPPNFI Regional 1 Medan ............................. 19
Universitas Sumatera Utara
