LAYANAN BIDANG MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL Kode. Dok Revisi Tgl Terbit Halaman LPM- POS-MNV Maret dari 6

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM) PROSEDUR MUTU

LAYANAN BIDANG MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL Kode. Dok LPM- POS-MNV-01

Revisi 01

Tgl Terbit 1 Maret 2016

Halaman 1 dari 6

PENGESAHAN

Nama

Jabatan

Dibuat Oleh

Dr. H. Abdi Fithria, S.Hut., M.P

Kabid Monevin

Disahkan Oleh

Dr. Ir. M. Ahsin Rifa’i, M.Si

Ketua LPM

Tanda Tangan

PERINGATAN ! Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Lambung Mangkurat Rektorat Unlam Lt.III Jl. Brigjen H. Hasan Basry Banjarmasin Telp. (0511) 3306694 , Fax. (0511) 3306694 Email: [email protected] Status Distribusi *)

:

 DIKENDALIKAN  TIDAK DIKENDALIKAN Penerima Distribusi

: .....................................................

Tanggal Distribusi

: ......................................................





Revisi 01


Halaman 2 dari 6

*) Beri tanda  untuk yang sesuai SEJARAH REVISI

Revisi

Tanggal

Deskripsi Perubahan

0

Juli 2012

Penerbitan perdana

1

Maret 2016

Revisi Versi ISO 9001:2015

Keterangan

- Perubahan Format Dokument terkait Kode Penomoran - Perubahan Format Header - Penyesuaian Kode Klausul yang dirujuk berdasarkan versi ISO 9001:2008 menjadi versi ISO 9001:2015





Revisi 01


Halaman 3 dari 6

1. Tujuan 1.1 Mengatur mekanisme pelayanan pada bidang monitoring dan evaluasi internal di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Lambung Mangkurat (Unlam) 1.2 Menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001:2015. 2. Lingkup 2.1 Penyusunan jadwal, pelaksanaan, pelaporan hasil Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) serta penentuan auditor untuk kegiatan yang mencakup seluruh proses Sistem Manajemen Mutu dilingkungan Universitas Lambung Mangkurat (Unlam). 2.2 Bagian yang terlibat dalam lingkup ini adalah Kesekretariatan, Bidang Sistem Mutu dan Bidang Akreditasi, dan auditor internal . 3. Acuan 3.1 Standar ISO 9001:2015 klausul 8 dan Klausul 9 3.2 Pedoman Sistem Mutu Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Lambung Mangkurat (Unlam) subbab 8, dan 9, serta peraturan terkait. 4. Definisi 4.1 Bidang monitoring dan evaluasi internal adalah unit di dalam Lembaga Penjaminan Mutu Unlam yang merencanakan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan komitmen yang tertuang di dalam dokumen mutu di masingmasing unit di lingkungan Unlam. 4.2 Monitoring adalah pemantauan yang dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukkan pergerakan ke arah tujuan. Monitoring akan membrikan informasi tentang status dan kecendrungan bahwa pengukuran dan evaluasi yang dilakukan untuk tujuan tertentu atau untuk mengevaluasi kondisi untuk mempertahankan manajemen yang sedang berjalan. Monitoring adalah kegiatan yang berkesinambungan 4.3 Evaluasi adalah proses penilaian terhadap efektifitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan. 4.4 Auditor internal adalah personil yang melakukan audit dalam kegiatan monitoring dan evaluasi internal. 4.5 Supervisor adalah personil yang melakukan pengawasan terhadap proses pelaksanaan monevin yang dilakukan oleh auditor pada suatu program studi atau institusi.





Revisi 01


Halaman 4 dari 6

5. Tanggung Jawab dan wewenang 5.1 Ketua LPM bertanggung jawab atas kegiatan monitoring dan evaluasi internal di di lingkungan UNLAM 5.2 Kepala Bidang Monevin bertanggung jawab membuat prosedur operasional standar dan melaksanakan monitoring dan evaluasi internal 5.3 Sekretaris bertanggung jawab terhadap kegiatan pengendalian dokumen monitoring dan evaluasi internal. 5.4 Tim bidang Monevin bertanggung jawab untuk berperan aktif dalam kegiatan monitoring dan evaluasi internal 6. Prosedur 6.1 Bagan Alir Mekanisme Layanan Bidang Monitoring dan Evaluasi Internal seperti berikut ini:





Revisi 01


Halaman 5 dari 6

Proses Layanan Bidang Monevin 6.2.1 Masukan dari Bidang Akreditasi Penyusunan Pedoman dan Instrumen Monevin (6.2.3) Masukan dari Bidang Sistem Mutu Rekruitment Auditor (6.2.4)

Penyegaran dan Pelatihan Auditor

Pelaksanaan Monevin 6.2.5

Evaluasi Hasil Pelaksanaan Monevin

Penyusunan Laporan Hasil Monevin di lingkungan UNLAM

Penyampaian Hasil Monevin

Pengarsipan Rekaman Kegiatan

6.2 Deskripsi mekanisme layanan bidang monitoring dan evaluasi 6.2.1 Bidang Monevin melakukan persiapan monitoring dan evaluasi internal di Lingkungan UNLAM. 6.2.2 Sekretaris dan tim kesekretariatan LPM menerima permintaan layanan monitoring dan evaluasi Fakultas dan Prodi di lingkungan Unlam dengan menggunakan Kartu Layanan Pelanggan (LPM-FRM-SEK-10), meneruskannya ke kepala bidang Akreditasi, untuk mendapatkan persetujuan (Formulir Persetujuan Layanan, LPM-FRM-SEK-19).





Revisi 01


Halaman 6 dari 6

6.2.3 Kepala bidang monevin dan anggotanya bersama-sama bidang sistem mutu dan bidang akreditasi menyusun instrumen yang digunakan dalam melakukan monevin. 6.2.4 Bidang monevin mempersiapkan auditor melalui rekruitmen auditor baru atau melaksanakan pelatihan penyegaran kepada auditor yang lama. 6.2.5 Implementasi atau realisasi kegiatan Monevin dengan menggunakan formulir Penilaian Instrumen Monevin, LPM-FRM-MNV-07. Supervisor membuat laporan hasil supervisi mengunakan Formulir Laporan Supervisi Monevin (LPM-FRM-MNV-11). 6.2.6 Laporan hasil Monevin ke kepala bidang monevin menggunakan Formulir Resume Hasil Monevin, LPM-FRM-MNV-10. untuk kemudian kepala bidang monevin melakukan evaluasi terhadap hasil yang diperoleh dari kegiatan monevin dengan menggunakan Formulir Evaluasi Status Akreditasi Program Studi Unlam, LPM-FRM-MNV-01. 6.2.7 Sosialisasi hasil kegiatan Monevin dengan menggunakan Formulir Resume Hasil Monevin, LPM-FRM-MNV-10. 6.2.8 Hasil kegiatan Monevin didokumentasikan dan direkam di bidang Monevin dan sekretariat LPM. 6.2.9 Produk layanan bidang monitoring dan evaluasi (Monevin) yang tidak sesuai akan dilakukan tindakan koreksi sesuai dengan prosedur yang tertuang dalam prosedur tindakan koreksi dan pencegahan (LPM-POS-WMM-04).

7. Lampiran 7.1 LPM-FRM-MNV-01 Evaluasi Status Akreditasi Program Studi Unlam 7.2 LPM-FRM-MNV-02 Daftar Tim Monevin . 7.3 LPM-FRM-MNV-04 Jadwal Pelaksanaan Monevin. 7.4 LPM-FRM-MNV-05 Identitas Program Studi. 7.5 LPM-FRM-MNV-06 Hasil Perhitungan Sendiri Nilai Baseline dan Rencana. 7.6 LPM-FRM-MNV-07 Penilaian Instrumen Monevin. 7.7 LPM-FRM-MNV-09 Berita Acara Monevin. 7.8 LPM-FRM-MNV-10 Resume Hasil Monevin. 7.9 LPM-FRM-MNV-11 Laporan Supervisi Monevin. 7.10 LPM-FRM-SEK-10 Kartu Layanan Pelanggan. 7.11 LPM-FRM-SEK-19 Persetujuan Layanan. 7.12 LPM-FRM-SEK-22 Daftar Hadir Kegiatan.

LAYANAN BIDANG MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL Kode. Dok Revisi Tgl Terbit Halaman LPM- POS-MNV Maret dari 6

Recommend Documents