KUMPULAN MAKALAH PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
,
DENGAN PERANCANGAN BASIS DATA METODA DDA
Oleh : Ignatius A. Sandy dan kawan-kawan
JURUSAN TER'NfK.rfNDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS KATOLIK P ARAHY ANGAN BANDUNG
2009
SURAT REKOMENDASI Dengan ini saya mengajukan rekomendasi bahwa laporan penelitian dengan judul : Perancangan Sistem Informasi Di Toko Sepatu Dengan Menggqnakan Metode IdefO Dan DIlII ( Studi Kasus Di Toko Sepatu XYZ) 2
6
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Penjualan, Keuangan, Dan Personalia (Studi Kasus Garmen XYZ) Pcrancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Pembelian Dan Produksi (Studi Kasus Garmen XYZ) Perancangan Sis tern Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Penjualan, Keuangan, Dan Gudang Produk Jadi Perancangan Sis tern Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Gudang, Pembelian, dan Produksi Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pad a Unit Bisnis Dyeilll{ PT KFM
7
Perancangan Sistem Informasi Penjual Motor X X
8
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Unit Bisnis POIlilillg Perusahaan X
3 4 5
,,-
Penulis : Ignatius A. Sandy
Dinyatakan layak sebagai karya peneiitian bidang Teknik Industri.
Bandung, 17 luli 2009
Prof. Dr. Ign. Suharto. 1r.,APlJ Guru Besar Fakultas Tcknologi Industri Universitas Katolik Parahyangan
DAFTARISI
Perancangan Sistem Infarmasi Di Toko Sepatu Dengan Menggunakan Metode IdejD Dan Dda ( Studi Kasus Di Toka Sepatu XYZ )
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Penjualan, Keuangan, Dan Personalia
1-6 7-12
(Studi Kasus Gannen XYZ) Perancangan Sistem Informasi Manajemen Untuk Bagian Pembelian Dan Produksi (Studi Kasus Garmen XYZ)
13-18
Perancangan Sistem Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Penjualan, Keuangan, Dan Gudang Produk Jadi
19-24
Perancangan Sistem Informasi Pabrik Spare Part X Bagian Gudang, PembeIian, dan Produksi
25-30
Perancangan $istem Informasi Manajemen Pada Unit Bisnis Dyeing PT KFM <
31-38
Perancangan Sistem Informasi Penjual Motor X X
39-46
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Unit Bisnis Panding Perusahaan X
47-S?
Kllrnpll!an Makalah Perancangan Sistem Informasi dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORM AS I DI TOKO SEPATU DENGAN MENGGUNAKAN METODE IDEFO DAN DDA ( Studi Kasus di Toko Sepatu XYZ ) . Ignatius A. Sandy _ Jurusan Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangar), Bandung 40141 +62-22-2032700, Email:
[email protected] Handy Wijaya Alumni JUlUsan Teknik Industri Universitas Katofik Parahyangan JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 4014.1 Abstrak. Toko Sepahr XYZ merupakan perusahaan retail yang bergerak di bidang penjualan produk alas kaki. Toko Sepatu XYZ memiliki beberapa kelemahan yang mengakibatkan masalah dalam menjalankan aktivitasnya. Masalal} yang muncul yaitu informasi yang dibutuhkan tidak mudah diperoleh saat dibutuhkan, data yang dibutuhkan tidak lengkap, tidak tepat waktu dan tidak mudah diakses, tidak ada mekanisme pengendali dalam aktivitas yang krusial, terjadi pengulangan proses (redundancy) dan stmktur informasi yang belum jelas. Infonnasi yang baik adalah informasi yang relevan pada waktu yang tepat secara akurat dan Iengkap.Perancangan sistem infonnasi yang baik dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah - masalah terse but. Pada penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan metode SDLC (.'iystem Development Life Cycle) yang memiliki beberapa tahapan. Tahapan - tahapan dalam SDLC yaitu Planning (Pereneanaan ), Analysis (analisis), Design (desain), Implementation (Penerapan) dan Use (penggllnaan). Penelitian ini dilakukan sampai tahap Design (desain). Metode lain yang digunakan adaJah metode Integrated Computer-Aided Manujilcturing Definition 0 (IDEFO), Matriks BSP dan metode DDA (Database Design Base on Activi(v). Pemetaan sistem awal dan perancangan sistcill llsulan menggunakan metode IDEFO. Perancangan basis data menggunakan metodc DDA. HasiI dari peneiitian ini adalah usulan rancangan sistem informasi yang disertai perbaikan aktivitas di dalam perusahaan. Sistem informasi usulan dapat mcngatasi masalah - masalah yang tedadi Toko Sepatu XYZ yaitu dalam membuat, menyimpan, mengolah, mengambil, mcndistribusikan dan menampilkan data menjadi Icbih baik.
I. Latar Belakang Masalalr Toko Sepatu XYZ adalah salah satu perna in usaha retail sepatu di Purwakarta. Toko Sepatu XYZ berdiri sejak tahun 1995. Toko Sepatu XYZ menjual sepatu dan sandal. Sejak berdiri Toko Sepatu XYZ dan sampai saat ini selalu berusaha meningkatkan kualitas dan meningkatkan kemampuan daya saing sehingga Toko Sepatll XYZ mampu bertahan dan mcmiliki citra yang baik dimata masyarakat. Toko Sepatu XYZ memiliki suatn visi dan misi yang lI1tmya adalah ingin menjadi penguasa retail scpatu di Jawa BaraL Toko Sepatu XYZ memiliki moto pelayanan," For The Whole Family" Bisnis utama Toko Sepatu XYZ yaitll l11enjuaJ sepatu dan sandal. Kegiatan penjualan yang terjadi di Toko Sepatu XYZ terjadi setiap hari dengan jllmlah penjualan yang tidak tentu. Pelanggan utama Toko Sepatu XYZ adalah masyarakat Purwakarta. Salah satu cara
.,,)
mempertahankan pelanggan yang ada, Toko Sepatu XYZ membuat suatu program diskon dan peningkatan pelayanan untuk mencapai kepnasan bagi pelanggan yang berbelanja. Dalam memenuhi kebutuhan barang, Toko Sepatu XYZ melakukan pemesanan barang ke banyak supplier dari luar kota Purwakarta. Kegiatan pemesaflan barang bertujuan UI1tuk memenuhi kebutuhan barang persediaan dan penjualan. Toko Sepatu XYZ melakukan pemcsanan dalam jumlah yang tidak selalu sam a dan frckuensi pemesanan tirl(}k selalu sama. Pemcsanan barang hanya dilakukan pad a saat persediaan barang sudah menipis atau habis. Kcgiatan pemesanan barang dilakukan dcngan bcbcrapa cara, yaitu dengan cara menelepon, melalui email, fax, pada saat launching produk atau langsung pada saat ada kunjungan salesmain ke Toko Sepatu XYZ. Beberapa supplier melakukan test market untuk produk barn, j ika produk baru tersebut
KumpuJan Makalah Perancangan Sistem Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
sehingga akan peningkatan daya saing Toko Sepatu XYZ sebagai organisasi bisnis. Dengan adanya sistcm infonnasi sebagai alat pcndukung aktivitas bisnis, maka infonnasi yang diperlukan akan lebih mudah, lebih cepat diakses dan· dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan, untuk memproses data yang dibutuhkan oleh Toko Sepatu XYZ.
tidak lakll, maka pihak Toko Sepatll XYZ diperbolehkan melakukan return barang. 8eberapa supplier memperbolehkan return
barang sesuai dengan kesepakatan dengan pihak Sepatu XYZ. Pihak Toko Sepatu XYZ dapat melakukan return jika barang tersebut cacat Setiap pengembalian barang dieatat dalam berupa faktllr pengembalian barang sebagai bukti bahwa barang telah .diretul'l1 oleh pihak Toko Sepatu XYZ. Faktur pengembalian barang tersebut akan diperhitungkan dalam pembayaran
2. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Untuk meningkatkan pcrfonnansi perusahaan dalam menghadapi kendala-kendala yang ada, maka diperlukan sualu sistcm yang baik dan mampu mendukung jalannya kegiatan penjualan. Dengan demikian, perumusan masalah yang tepat adalah sebagai berikut: a. Apakah pros..es bisnis saat ini yang ada, di dalam pcrusahaan sudah baik? b. Bagaimana usulan perbaikan proses bisnis untuk mengurangi kelemahan yang ada? c. Bagaimana perancangan sistem informasi yang tepat untuk mcngatasi masalah -: . infonnasi yang terjadi di Toko Sepatu XYZ agar kegiatan- kegiatan dapat lebih efisien?
hutang - piutang.
Barang yang dipesan akan dikirim melalui kurir atau bersamaan pada saat salesman melakukan kunjungan ke Toko Sepatu XYZ.
Kegiatan penerimaan barang dan penanganan persediaap. yaitll barang yang tiba di Toko Sepalu XYZ akan dieatat dan ditambahkan ke dalam buku catatan persediaan dengan cara tulis tangan. Pad a saat penerimaan barang dilakukan pemeriksaan kualitas dan jumlah. Jika ada
barang yang eaent, maka barang tersebut akan dikembalikan ke supplier. Pada saat ini Toko Sepatu XYZ masih menggunakan pencatatan secara manual dalam penerapan sistem informasi. Pencatatan informasi secara manual dilakukan pada kcrtas, binder dan buku, Informasi sering kurang akurat at au tidak tcrsedia pada saat yang dibutuhkan. Contohnya yang terjadi yailu Toko Sepatu XYZ baru mengetahui perscdiaan yang dimilikinya telah habi5 ketika ada permintaan. Ketcrlambatan mengetahui p05isi persediaan yang berlanjut terus menerus akan mengakibatkan lost sales. Konsumen akan membcli barang di toko pesaing. Informasi posisi persediaan diketahui pada saat yang tidak tepat atau informasi datang terlamba!. Ada beberapa kelemahan lain yaitu inforrnasi mengenai keberadaan data history penjualan, data utang yang tidak dapat diolah dengan cepat karena pencatatan pada kertas. Selain itu, data yang berkaitan dengan karyawan seperti identitas karyawan dan gaj i bulanan masih rnenggunakan daya ingat dan catatan pribadi pemilik perusahaan. Infonnasi yang akurat, Jengkap dan tepat waktu dapat meningkatkan kualitas pcJayanan Toko Istana dalum menyediakan barang yang diminati konsumen dengan baik dan dapat memberikan informasi dcngan cepat. Dengan penerapan sistem informasi yang berbasis komputer (basis data) dapat membantu T oko Sepatu XYZ dalam menyediakan informasi yang sesuai dcngan kebutuhan. Dengan demikian pengelola atau pemilik dapat menjalankan kegiatan bisnis dengan Jancar
3. !'engolahan Data dan AnaHsis Mctodc yang digunakan pad a perancangan sistem informasi di Toko Sepatu XYZ adalah Siklus Hidup Sistem (System Life C)'CIe- SL(.). SLC ini merupakan pencrapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan sistcm berbasis komputcr. Tahapan yang ada pad a SLC adalah perencanaan, analisis, rancangan, pcnerapan dan penggunaan. Dalam penclitian ini, tahapan yang akan dilakukan adalah tahap pcrcncanaan, analisis dan rancangan. 3.1. Tahap Pereneanaan Terdapal 8 langkah dalam tahap percncanaan pada 'l11etoiogi SLC, akan tetapi ada beberapa langkah yang tidak dilakukan pada pcnelitian ini, yaitu membuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan peneJitian sistem, menyetujui atau mcnolak penelitian proyek dan menetapkan mckanisrne pengendajian. Adapun alasan tidak dilakukannya kccmpat Iangkah terse but karena langkah-Iangkah tersebut merupakan Iangkah yang bcrinteraksi langsung dengan pemilik perusahaan maupun karyawankaryawannya. Misalkan pada langkah menyetujui atau menolak penelitian proyek, langkah ini merupakan pertimbangan pro dan kontra dari rancangan sistem dan penentuan apakah proyek akan diteruskan atau dihentikan. Sedangkan pada pcnelitian ini, perancangan sistem informasi dibatasi sampai dcngan pembuatanJorm dan reports saja
2
KUl1lpulan Makalah Pcrancangan Sistem Infcrmasi dengan Peraneangan Basis Data Metoda DDA
I3crikut adalah langkah-Jangkah dilakukan dalam tahap pcrencanaan:
yang
menginginkan proses bisnis pada perusahaan dapat berjalan seeara efektif dan efisien. . 4. Mengidentifikasikan Kendala-kendala Slstem Penelitian ini bcrtujuan mengembangkan raneangan sistcm infor~asi yang tepat untuk mendukung aktivitas dari subsistem penjuaJan, subsistem persediaan, subsistem keuangan dan subsistem pembelian took Sepatl! XYZ. Untuk mercalisasikan sistem informasi tersebut, akan dibllat desain form dan reports. Dengan adanya pergantian dari sistem berbasis kertas menjadi sistem berbasis komputer, tentunya diperlukan adaptasi dari para karyawan. Karyawan khusllsnya. pada bagian penjualan perlu mempelajan bagallnana menggunakan program yang telah dirancang. Kesalahan karena karyawan belum benar-benar, memahami bagaimana sistem beljalan dan bagaimana sistem tersebut sebenamya dapat memberikan keefisienan dalam pekerjaan. Dengan adanya kendala tersebut, dal~llJ rnembuat rancangan sistem inform as i) penel{ti hams dapat membuat rancangan sistem informasi yang sesllai dcngan proses bisnis yang telah berjalan. Dengan demikian, karyawan yang akan menjalankannya dapat lebih memahami sistcm berbasis komputer dengan Icbih 1TI1idah karena dasar proses yang digunakan sebenamya sam a dengan sistem scbelumnya yang berbasis kerias.
I. Menyadari Masalah Sa at ini disadari bahwa terdapat kelemahan-kelemahan yang mengakibatkan ketidakefisienan dalam aktivitas perusahaan. Kegiatan pembaharuan data persediaan baran~ pada TK.Sepatu XYZ teljadi dengan rrekuenSl yang cukup tinggi tiap harinya sehingga dibutuhkan kinelja yang baik dari perusahaan. Pencatatan dengan sistem informasi berbasis kertas mengakibatkan kurangnya kecepatan dan ketepatan dalam hal memperoleh informasi untuk setiap bagian yang terkmt dl dalam perusahaan) misalnya saat mencari data mengenai persediaan, data mengcnai jumlah penjualan p').da suatu peri ode tertentu .. Dengan tidak adanya sistem informasi yang balk) maka aliran informasi dapat terhambat sehingga berpengaruh terhadap aktivitas perusahaan.
2. Mendefinisikan Masalah Mendefinisikan masalah dilakukan dengan di mana letak mengidentifikasikan permasalahannya dan apa yang menjadi penyebabnya. Berikut adalah masalah yang van . o teridentifikasi di dalam pcrusahaan : 1. Informasi mengcnai data perscdiaan aktual banmg tidak memadai ( uncreated iJ?fOrmafion ) dan Informasi tempat barang tidak terscdia. 2. Perusahaan tidak mengetahui kehilangan barang karcna PcnjllaJan. 3. Pelayan salah mcmbllngkus barang atall memberikan barang 4. Terjadi pengulangan proses (Redundansi Proses) menghitung total penjualan dan rnembllat rckapitulasi penjuaJan. 5. Kesalahan pemesanan akibat data persediaan dan data penjuaJan tidak memadai 6. Buku yang berisi data persediaan tidak pernah sesuai dcngan kondisi aktual (unused in/ormation) 7. Perusahaan tidak mcncrapkan FIFO (First In First Out),belum adanya Infbrmasi urutan prioritas keluar barang 8. Terjadi pengulangan proses dan kesulitan pembuatan laporan laba rugi. ~
3.2. Tahap Analisis Terdapat 6 langkah dalam tahap pereneanaan, yaitu mcngumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem) menyiapkan usulan rancangan, menyetujlli atau menolak rancangan proyek. Dalam penelitian ini, langkah yang akan dilakukan dalam tahap anal isis ini adalali mehdefinisikan kebutuhan infonnasi dan mendefinisikan kriteria kinerja sistem. Sama halnya dengan alasan pada tahap perencanaan, terdapat langkah-Iangkah yang tidak dilakukan OOlam penelitian ini karena langkah-Iangkah terse but merupakan langkah yang berinteraksi Iangsung dengan pernilik perusahaan maupllfl karyawan-karyawmlliya. Penjabaran dari langkah mendefinisikan mendefinisikan kebutuhan inionnasi dan kriteria kinerja sistem:
3. Mcnentukan Tujuan Sistcm Tujuan pcnclitian yang iHgill uicapai dibuat berdasarkan tujuan sistem perusahaan. Tujuan sistem sendiri adalah untuk memenuhi kebl!tuhan dalam aktivitas - aktivitas yang ada di dalam perusahaan dengan sebaik-baiknya sehingga diharapkan dapat menjadi lebih efisien. Dalam memenuhi kcbutuhan tersebut, tentunya harus ada koordinasi yang baik di antara subsistem - subsistem perusahaan. Sistem
I. Mendefinisikan Kebutllhan lnformasi Berdasarkan pendefinisian masalah pada tahap perencanaan, maka dapat diambil kesimpulan mengenai kebutuhan informasi pada Perusahaan. Kebutl!han informasi berdasarkan pendefinisian masalah yang telah dijabarkan :
3
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Infonnasi dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
1. Sistem
informasi yang mudah· llntuk digunakan dan dapat memberikan informasi
1. 2.
dengan baik. 2. Sistem informasi yang Ollidah untuk diperbahami. 3. Sistem infonnasi dengan format yang terstmktur dan baku. 4. Sistem informasi yang memiliki sistem peng-input-an dan penyimpanan yang tidak berulang. 5. Sistem informasi yang dapat mencegah kurangnya input data. 6. Sistcm informasi yang saling terintegrasi di antara kegiatan-kegiatan pemrosesan order. 7. Sistem informasi yang dapat mengolah data
3.
basis data.
Proses·:
kcbutuhan
informasi
Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer, maka karyawan dan pengelola dapat·
ini berbasis kertas, maka harapannya sistem informasi bam dapat membantu aktivitas dalam
dengan mudah- mendapatkan informasi yang. sedang dibutuhkan melalui form darh.feporf·
pencapaian kincrja yang lebih baik.
yang ada pada sistem informasi basis data. Pencarian informasi tersebut tentunya akan
3.3. Tallap Rancangan Sebagai tahap raneangan awal, maka digambarkan penggambaran model Perusahaan melalui struktur organisasi, uraian jabatan, peta proses bisnis. Digambarkan juga matriks Business System Planning (BSP) yang menggambarkan hubungan antara fungsi/proses seJuruh bagian di perusahaan dengan data-data subjek yang terkait daJam melakukan fungsi Tujuan
pembuatan
BSP
agar
proses normalisasi akan digunakan sebagai
tersebut dan juga kelemahan pada sistcm saat
terscbut.
dilakukan
dasar dalam pembuatan basis data. Pencatatan informas pad a kertas yang selama ini digunakan oleh TK. Sepatu XYZ terdapat kelemahan-kelemahan seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Perancangan perangkat lunak dibuat untuk memberikan kemudahan bagi karyawan serta menghinaari pennasalahan yang ada.
2. Mcmfefinisikan Kritcria Kinerja Sistem
adanya
normalisasi
penyimpanan data yang terjadi tidak berulang. Susunan atribut-atribut yang terjadi setelah
seeara tepat dan akurat. Dcngan
Identifikasi Aktivitas perusahaan. Identifikasi Informasi berdasarkan aktivitas. Pengelompokkail Informasi Perusahaan. Hasil dari metode DDA berupa tabel-tabel
lebih cepat dibandingkan dengan kebiasaan sebelumnya yaitu mencari data pada kertas.
SeJain itu karyawan juga dapat dengan mudah memperbaharui data yang scdang diperlukan dibandingkan jika mereka meneari data melalui kertas atau buku, kemudian membuat salinan pembaharuan data-data tcrsebut dari awal. Sistem informasi berbasis komputer yang dirancang juga dapat mclakukan pengolahan data yang selama ini dilakukan seeara manuaLSeiama ini ban yak waktu yang terbuang karena adanya aktivitas yang beruJang. Dengan
adalah
menyediakan sistem infonnasi yang terintegrasi dengan melihat keseluruhan bisnis perusahaan melalui fungsi-fungsi setiap bagian perusahaan untuk mendukung kebutuhan informasi bisnis. Functional areas pada matriks BSP
adanya alat pengolahan data terscbut, maka pengolahan data pun lebih cepat dan akura!.
menggambarkan keseluruhan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh masing-masing bagian di perusahaan. Functional ares yang digambarkan
Tabel I. Identifikasi Informasi berdasarkan Ak·· tIvltas A rea PenJua Ian Aktivitas
terdiri dari 6 area: 1. Area Pembelian : mengatur kegiatan untllk pcmenuhan perscdiaan. 2. Area Pcnjuaian : mengatur kegiatan untuk meJayani pcrmintaan peianggan. 3. Area Persediaan : mengatur kegiatan untuk menyimpan dan mengatur lalulintas barang dalam pemenuhan kebutuhan aktivita3
Mencrima Permintaan Customer
Informasi Barang (merk, artikcl, warn a, ukuran, harga ), Retur Penjualan barang (barang kembali, barang pengganti, penambahan bayar.tanggal) ~~---.--.-"-~--""
Mengambi!kan Barang Membcrikan Barang
penjualan.
Area Keuangan mengatur kegiatan kcuangan untuk seJuruh bagian perusahaan. Seluruh aktivitas di perusahaan dipetakan dengan IDEFO. suatu metode untuk menggambarkan fungsi atau aktivitas sistern. 4.
Mclakukan transaksi di ka~sa
Melakukan pengecekan
Pembuatan basis data pada penelitian ini menggunakan metode DDA ( Database Design based on Activity). Langkah -langkahnya :
"",~njualan
4
PerseJiaan( merk .. jum!ah,kode simpan,tangga! mnsuk ), pclayan/SPG (nama ), tangga!, jumlah bar:mg kcluar, barang kcmbali, barang terjlla! Barang ( merk, artikcl, warna, ukuran, harga, jumlah j,
barang (crk, artikcl, warna ukuran, harga jual, harga beli ), pclayan/SPG ( nama), Nota Penjualan ( no, nota, ie! penjualan), tanggal
.... _-----
Nota Pcnjuahm ( id penjualan,total pcnjuaJan, total barang ), barang
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
L Menambahkan mckanisme lernbar kendali keluar barang. 2. Menjadikan Nota penjualan sebagai control dalam kegiatan mernbungkus barang. 3. Penambahan informasi tanggal barang datang dan tag berwarna untuk penerapan FIFO. 4. Perancangan Sistcm Informasi Basis Data. 3. Usulan yang diberikan tidk lepas dari keunggulan dan konsekuensi yang harus diterima. Keunggulan sistem usulan : I. Lebih efisien 2. Informasi diharapkan menjadi mudah diakses 3. Infonnasi diharapkan menjadi lengkap, tepat waktu, akurat 4. Konsekuensi sistem usulan : 5. Perlu Investasi 6. Perlu pelatihan untuk melatih karyawap agar lerbiasa dengan sistem baru. -,./
Identifikasi lnformasi berdasarkan Tabel 2 Aktivitas Area Pembelian Mclakukan aJlalisis kebutuhan barang Memilih supplier Melakukan Pcmcsanan barang Mclakukan Pcncrimaan
barang Melakukan relur Pembelian
Nota Pcnjualan(id penjualan,total
pClljualan, total barang), Pcrsediaan Supplier (llama supplicr, merk, alama!, tclp, rekcning )
Supplicr, nO,pesan3n, tanggal, barangf daftar barang no, pesanan,supplicr, pembelian ( nO.faktur beli, tagihan,NIK pcncrima) barang ( merk, 3rtikel, warn a ukuran, harga beli, harga jual ) Id rclur beli, barang,nofaktur bdi,supplier (nama,tclcpon), nominal rctuf,ketcranglUl
Tabel 3 . Identifikasi Infonnasi berdasarkan Aktivitas Are,(Persediaan
--
Mencrima Barang Mengeluarkan Barang Memperbaharui data pcrsediaan Melakukan Pengecekan Persediaan
Tanggal, Pcncrimaan Gudang ( Jel penerimaan,NIK gudang, NIK pcmbcri,No.fakwr beli) NIK penerima Tanggal, Pengcluaran Gudang ( INo penerimaan,N1K gudang, NIK penerima,No.faktur beli) NIK penerima Pembelian , Pengeluaran Gudang,P~niualaJ1
DAFTAR PUSTAKA I. Fathansyah,lr. 2002. Basis Data, Informatika, Bandung. 2. Born, Gary.1994. Process Management to Quality Improvement. ,John-Wiley, England. 3. Indrajit, Richardus Eko. 2002. Konsep dan
--
Persediaan Barang
Tabel 4 . Identifikasi Infonnasi bcrdasarkan Aktivitas Area Persediaan < .. _----_.. Mcngclola hasil Penjualan dan biaya Mcngelola Pembayaran _._ hutang Mcmbuat Japoran kcuangan
Aplikasi Business Process Reenginecl'ing., PT.Gramcdia Indonesia. Jakarta . 4. Jouma!. 1993. INTEGRATION
supplier, id hUlangj,nuh tempo, slallls hutang, pcnjualan( tanggal, total jual,lOtaJ modal ), bukti pembayaran ( tanggaJ, jumlah dibayarkan, supplicr, no faktur beli ), tlmggal, biaya,retur pClllbcJian ( id.rctur beli,flominal ). keterangan
FOR DEFINITION MODELING (IDEFO).,
S.
6. Tabel yang dihasilkan dari pengelompokkan informasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian akbir makalah.
7.
4. Kcsimpulan Berdasarkan penelitian yang tclah dilakukan, maka dapat diambil kcsimpulan yang menjawab perumusan masalah sebagai berikul: L Proses bisnis pada Toko Sepatu XYZ mas ill memiliki bebcrapa kelemahan, kelemahan {crsebut antara lain: L Informasi yang tidak memadai yaitu informasi sulit diakses, tidak lengkap dan tidak tersedia. 2. Redundansi proses 3. Penlsahaan tidak mcmiliki mekanisme pengeodaJi pada aktivitas tertentu. 2. Usulan proses bisnis bagi Toko Sepatu XYZ adalah sebagai berikut :
8.
FUNCTION Draft
Federal Information. MaItin, James. 1990. Information Engineering., Prentice Hall Inc.New Jersey. McLeod, Raymond. 1999. Management Information System, Prentice Hall Inc. New Jersey. O'Brien, James. 1999. Management in/ormation System. McGraw-Hill Inc.New York. Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI: Metoda Perancangan Basis Data DDA., Unpar,Bandung. 9. Stoner, James. 1995. Manajemen., Prentice Hal!. NewJersey.
5
,-,
'.
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Tabel6. Supplier
Tabe15 Barang
Atribut
Atribut
Atribut
Tanggal
Atribut Tanggal
ma~uk
Merk
Nama Supplier
Tag
Id.Penerirnaan
ArtikcJ
Merk
Merk
No.Faktur Beli
Warna
Alamat
Artikel
Daftar Barang
Ukuran
Te\eoon
warna
NIK Gudang
Harga Jual
No.Rek
ukuran
NIK Pemberi
J-Iarga Bell
~mJah
Tabel 8 Pemesanan
Tabel 7. Karyawan
Tabel 15.Pengeluaran Gudang
-~
NIK
NO.J)esanan
Nama
id.pesanan
Alamat
kode simpan --~
Atribut
Atribut
,-
~!na
~~ jumJah
Telepon Gaji
-.-...-..
~
Atribut Tan,a,aal
Tanggal
No.Faktur Beli
Id.retur beli
Jd.Pernbclian
Merk Artikc!
~~ ...Artike1
warn a
Warna
ukuran
~~~n
iumlah
No.Pengambiian mcrk
~~eI
artikei
jumiah
jumlah keluar
NIK Gudan o
jumlah kembali
NIK Pencrilll
selisih
_._-
__..
-..
nama karvawan
~
T aI)e 117 B·ray~._
_._--- -...
-.~-
..1:.':!nggaJ ID Biaya Nama
Nama Supplier
~~~eelier
NIK Pcncrima
Keterangan
Atribut Tan~gal
~.turjual
merk
merk
artike! wanla ..
~ .. warna
ukuran
ukuran
~
~---
j~.JE..I.~!.~~.~. __ .~_
Totaljual Tolal BaTang
~'!lina\
Tabe\ 12.Retur Penjualan B arang
Atribut
NO.Nota Jua\
' -..
Bja~a
Keterangan
Tangga\
-._--.~~
--.~
~~~!~~"'. Nominal retuf
...
_.._-
T abc118 H utang "'---~
Atribllt
....
Keterangan
Total Modal
6
.... -
ukuran warna
Nominal retur
--
.-:31 ,
ukunm
Tagihan
......
<
ketcranoan .
-.
,
Tanggal
No.Pengeluaran
NO.faktur beli
Pe~alan --
Atribut
merk
Jurnlah
Tabe! II.Nota
<
~~na
Nama Supplier fabel 1O.RetUT I,embelldll B arang -Atribut
, 9 Pembelian Tabel
Tabel16.1embar Kendali Keluar barang
Tangga!
artikel
Posisi
Atribut
f--_.-
merk e-==-.-----.
Jellis Kelamin
-
Tabel14.Penerimaan Gudang
Tabel 13. Pcrscdiaan
Atribut ID Hutang Tanggai faktur nama supplier No.faktur beli Tagihan
--
Kumpulan Maka!ah Pcrnncnngan Sistcm Informasi dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK BAGIAN PENJUALAN, KEUANGAN, DAN PERSONALIA (STUDI KASUS GARMEN XYZ) Ignatius A. Sandy Jumsan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan'; Bandung 40141 +62-22-2032700, Email:
[email protected] Joana Amdanni Alumni Jurusan Teknik lndustri Universitas Katolik Parahyangan JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141
Abstrak. Garment XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang garmen yang secant khuslIs memproduksi baju (lflHk, Garment XYZ memiliki konsumen yang berada di daera.k Bandung maupun di luar kota Bandung. Dalam menjalafikan aktivitas bisnis perusahaan, informasi sangat penting. lnformasi dibutuhkan untuk mendukung aktivitas bsinis dalam perusahaan. Saat ini, sistem informasi dalam Garment XYZ masih berbasis kertas. Selain itu, infonnasi yang dibutuhkan dikirimkan dengan cara manual antar bagian, Seiring dengan semakin berkembangnya pemsahaan, jumlah data yang harus dioJah pun semakin banyak, Tanpa adanya pengoraganisasian data yang baik, banyak informasi yang mCllumpuk, sulit ditemukan, dan sulit diolah sehingga menghambat aliran informasi dalam pemsahaan. Terhambatnya aliran informasi ini dapat mengganggu aktivitas bisnis perusahaan. Untuk mengurangi masalah yang terjadi dalam Garment XYZ, dilakukan perancangan sistem informasi usulan dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle). Metode ini mcmiliki lima tahapan, yaitu perencanaan. perancangan, anal isis, penerapan, dan penggunaan. Rancangan sistem infonnasi dimulai dengan perbaikan proses bisnis, membuat maktriks BSP (Business System Planning), dan membuat DDA (Desain Database berdasarkan Aktivitas). Untuk mendukung sistem informasi usulan, dibuat pula perancanganform dan report. Rancangan sistem informasi yang lebih terstruktur dan terkomputerisasi ini akan memperbaiki aliran infTomasi daIam perusahaan. Diharapkan agar sistem informasi yang dirancang dapat mcmpermudah perusahaan dalam mclakukan penginputan, penyimpanan, pengolahan, dan pencarian data yang dibutuhkan.
1. Latar Belakang Mas.lah Garment XYZ perusahaan yang bergerak Pakaian dalam bidang industri garment. diproduksi sesuai dengan pesanan customer (make-to-order). Garment XYZ terdiri dad bagian penjualan, keuangan, personalia, pembeiian, dan produksi. Aktivitas-aktivitas yang terjadi pada Garment XYZ adalah pembuatan desain prod uk, penawaran sampel, pencrimaan order, pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, penjadwaJan produksi, proses prodllksi, penagihan piutang, pembayaran hutang dagang, dan peneatatan data kary.wan serta penentllan gajL Permasalahan yang sedang terjadi dalam perusahaan adalah mengenai aliran informasi dalam perusahaan yang belum Ian ear. Selain itl!, hampir seillmh peneatatan masih belum dilakukan seeara terkomputerisasi. Penyimpanan arsip-arsip seeara manual menycbabkan data tercecer, sulit
ditemukan dan sulit diolah. Hal ini menimbulkan berbagai permasalahan seperti hilangnya data yang dibutuhkan, lambaulya pel1ukaran informasi antar bagian dalam pcrusahaan, terjadi penginputan data yang sarna secara berulang, data kurang lengkap, dan kesuJitan dalam rncmperoleh informasi. Perrnasalahan-permasalahan tcrsebut tentunya akan sangat rnerugikan perusahaan. Olch karena itu, dibutuhkan pembenahan sistem informasi dalam perusahaan yang dapat mengurangi permasaiahan yang tirnbul daIam perusahaan tersebut. Dengan dilakukannya pembenahan sistem informasi, maka proses pengolahan data dalam perusahaan dapat dipercepat sehingga informasi dapat diterima secara cepat dan akurat. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Untuk menghadapi permasalahan yang ada, diperlukan suatu proses bisnis dan sistem
7
" '.
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Infon11asi dengan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
informasi yang baik daJam perusahaan. Dcngan demikian, diperoJeh perumusan masalah scbagai berikut : a. Bagaimana dan apa kelemahan proses bisnis pada sistem bagian penjualan, keuangan dan personalia pada Gannent XYZ saat ini? b. Bagaimana usulan proses bisnis pada sistem yang sesuai untuk diterapkan pada bagian penjualan, keuangan, dan person alia Garment XYZ? e. Bagaimana peraneangan sistem informasi yang sesuai untuk diterapkan pada bagian penjualan, keuangan, dan personalia Garment XYZ?
Pada saat piutang harus ditagih, atau hutang harus dibayar, bagian keuangan akan meneari faktur penjualan atau pembelian dan maklun dari map-map yang ada. Kemudian, bagian keuangan ham smemberi tanda bahwa pembayaran atas piutang telah lunas, atau hutang telah dibayar. Bagian keuangan juga bertugas untuk membuat iaporan keuangan perusahaan. Laporan ini berisi seluruh transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan, tennasuk penjualan, pembelian, maklun, pembayaran gaji karyawan, maintenance, dan lain-lain; 3. Bagian Personalia Bagian personalia melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan dalam perusahaan. Pencatatan data diri karyawan disimpan dalam bagian personalia. Bagian personalia menerima permintaan tenaga kerja Iambur dari bagian peroduksi. Bagial1' personalia akan menearikan karyawan yang bisa. '. melakukan Iembur, kemudian meneatat dara diri'" karyawan yang bersedia. Bagian personalia juga bertugas unnlk membuat rekapitulasi presensi karyawan dan menghitung gaji karyawan berdasarkan rekapitulasi presesni tersebut. Perhitungan aj i karyawan menghasilkan slip gaji karyawan yang akan diserahkan kc bagian keuangan.
3. Pengolahan Data dan Analisis
Untuk merancancang sistem informasi di Garment XYZ, metode yang digunakan adalah metode -System development life cycle (SDLC). Metode ini terdiri dari lima tahap yaitu tahap
pereneanaaIl, analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. 3.1. Tahap Perencanaan Dalam tahap ini dilakukan peninjauan
perusahaan seeara umum, melalui struktur organisasi, deskripsi pekcljaan dan proses bisnis perusahaan. I. Bagian Penjualan Bagian penjualan bertugas untuk menawarkan desain produk dan harga jual pada konsumen. Konsumcn yang tcrtarik biasanya akan memesan sampel produk. Bagian penjuaJan menyiapkan sampel yang diterima dari bagian produksi untuk ditunjukkan pad a konsulllen. Konsumen yang menyukai sampel, akan memesan. Bagian penjualan meneatat pesanan dan data diri konsumen dalam slip order (untuk konsumen dalam kota) atau dalam buku penjualan (untuk konsumen dalam kota). Slip order atau informasi order diberikan ke bagian produksi. Bagian penjualan juga menerima retur produk dari konsumen. Bagian penjualan mencatat jenis dan jumlah retur, dan membcrikan informasi ini pada bag ian produksi. Kemudian, produk yang diretur dikembalikan ke bagian produksi. 2. Bagian Keuangan Bagian kellangan mcnerima slip order atau infonnasi order dari bagian pcnjualan. Data dalam slip order dieatat dalam buku statns piutang kUliSUllItll JalalI! kola, sedallgkan informasi order daeatat dalam buku status piutang konsumen Iuar kota. Dari data terse but, bagian keuangan membuat dua rangkap faktur penjualan. Bagian keuangan bertngas untuk membayar piutang dagang perusahaan. Bagian keuangan menerima faktur pembelian dan faktur maklun, dan meneatat data pcmbelian dan maklun dalalll buku status hutang. Faktur pembelian dan maklun ini disimpan dalam map tcrtcntu.
3.2. Tahap Analisis
Analisis terhadap proses bisnis Garment XYZ dilakukan berdasarkan dua kriteria, yaitll kriteria logical analysis selia kriteria perubahan bentuk proses. 1. Berdasarkan Logical Analysis Pada bagian penjualan ditemukan masalah adanya zmcreated information. Masalah ini terjadi ketika bagian penjualan mcmbutuhkan informasi mengenai kapasitas produksi, selia status pengerjaan order dan bagian produksi, infonnasi ini tidak tersedia. Setiap informasi ini dibutuhkan, bagian penjualan tidak dapat memperoleh informasi tersebut seeara langsung. Bagian penjualan harus .bertanya berkali-kali pada bagian produksi. Pada bagian keuangan ditemukan adanya incornpatible in/ormation. Hal ini terjadi karena ada satu informasi yang diproses di dua tempat berlainan. Dalam hal ini, informasi nilai total pelllbelian. Bagian pembelian membuat Iaporan pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo yang terdapat dalam faklur pembelian. Bagian keuangan juga membuat Iaporan pcmbelian, tetapi dasar yang digunakan bcrbeda. Da,ar yang digunakan adalah tanggal pembayaran hutang dilakukan. Oleh karena itu, seringkali ditemukan
8
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Infol"lnasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Perbaikan proses bisnis untuk bagian pcnjuaJan, keuangan, dan personalia adalah : 1. Bagian penjuaJan menerima informasi kapasitas produksi dankartu proses dari bagian produksi. 2. Aktivitas meny.iapkan sampel dihilangkan. 3. Bagian penjualan melakukanft!llow up sampe!. 4. Bagian keuangan membuat laporan pembelian yang mencantumkan harga barang yang dibelL 5. Aktivitas memeriksa kecocokan laporan pembelian dihilangkan. 6. Bagian personalia menenma informasi mengenai karyawan yang hadir pada jam lembur. 7. Bagian Personalia mencatat data penempatan karyawan pada data diri karyawan. Langkah selanjutnya adalah penggambaran, matriks Business System Planning (SSP) yang menggambarkan hubungan fungsilproses tiap bagian pcrusahaan dengan entitas yang terkait. Kemudian dilakukan perancangan basis data. Peraneangan basis data dilakukan denglln met ode Desain Database Berdasarkan Aktivitas (DDA) yang terdiri dari tiga Jangkah, yaitu identifikasi aktivitas, identifikasi informasi untuk sctiap aktivitas, dan pengelompokan. Tabel 1. Identifikasi Informasi Berdasarkan Aktjvi~~.~agian Peniualan Desain (kode desain, produk), nama Spesjjjkasi (range Mcnawarkan Desain umur, ukuran), Karyawan (NIK, Produk dan Harga lual nama), Konsumen (nama alamat, no, tip), Harga, Kaliu Proses Sampel (kode sam pel, nama produk), Menunjukkan Sampel Karyawall (NIK, (Kons. Dalam Kota) nama), Kosumen (nama alamat, no, tip) Sampel (kode sampel, nama produk), Mengirimkan Sampel Karyawan (NIK, (Kons. Luar Kota) nama), Kosumen (nama alan.'at, no, tiD) Sampel (kode sam pel, nama produk), Karyawan (NIK, Follow Up Sam pel nama), Kosumen (nama alamal, no, tip) _.. Order (no.order, tanggal pemesanan). Menerima Order Karyawan (NIK, nama), Kosumen (nama alamat,no,J~ Order (no.order, Membuat Slip Order tanggal pemesanan), Kosumen - ... ..-...(nama - ...
kctidaksesuaian nilai total dari kcdua laporan terscbut.
Pada bagian personalia, terdapat uncreated iliformation,yaitu pada saat bagian produksi melakukan lembur. Bagian personalia tidak menerima informasi dari kepaJa bagian produksi mengenai siapa saja yang hadir atau tidak hadir dalam lembur tersebut, sehingga bisa teljadi kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Selain itu, dalam bagian personalia juga terdapat unused information, dalam hal ini laporan penempatan karyawan. Bagian personalia membuat laporan ini hanya untuk peneatatan. Informasi ini tidak pernah diolah lebih lanjut, atau digunakan pada bagian lain dalam perusahaan. 2. Berdasarkan Perubahan Bentuk Proses Dalam. bagian penjualan, terdapat satu proses yang perlu dihilangkan, yaitu proses menyiapkan sampe!. Masalah dalam proses ini yaitu, bagian penjualan harus meneoeokan sampel dcngan catatan mengenai desain yang yang sampelnya diinginkan oleh konsumen, Proses ini memakan waktu yang eukup lama terutama ketika banyak konsumen yang meminta sampe!. Apalagi jika setiap konsumen memesan sam pel untuk beberapa jenis produk. Dalam bag ian keuangan terdapat satu proses yang perlu dihilangkan, yaitu yaitu proses mcncocokan nilai total pembayaran hutang yang terdapat dalam laporan pembelian pembelian dari bagian produksi dengan catatan pembelian dalam buku status hutang. Selain itu, juga dibutuhkan beberapa proses yang perlu ditambahkan dan disatukan pad a bagian penjuaJan, keuangan, dan personalia. Selain dalam proses bisnis terdapat juga masalah kebutuhan infonnasi. Garment XYZ membutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung jalannya proses bisnis di setiap bagiannya. Perusahaan membutuhkan sistem informasi sebagai berikut : 1. Sistem Informasi yang dapat menemukan dan memberikan informasi yang diperlukan dengan eepat. 2. Sistem infomlasi yang dapat mengolah data menjadi informasi yang akurat. 3. Sistem informasi yang terintegrasi antar bagian 4. Sistem informasi yang memiliki sistem penginputan dan pcnyimpanan data yang tidak berulang 5. Sistem Informasi yang dapat mendukung penyediaan laporan yang dibutuhkan 3.3. Tahap Pcraneangan
Tahap peranc?ogan dimulai dengan membuat perancangan proses bisinis usulan untuk memperbaiki proses bisinis yang telah ada.
-.,,~
9
Kumpulan Makalah Perancangan SisteJll Iniol'lllasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
-
-------
~~"-------------
alamat,
no,
---
rcc---
Hutang Maklun
tip),
"7------------------~-
Deadine,
Karyawan
(NIK, nama) (no.order, Mencatat Data Dad Order Slip Order tanggal (no_order, Order tanggal pemesanan ), Kosumen (nama Menerima Order tip), no, alamat, Produk (kode produk, iumlah) Order (no.order, tanggal pemesanan), Kosumcn (nama Mencatat Data tIp), alamat, no, Produk (kode prod uk, /" iumlah l, Harrra no f.1ktur penjualan, Menerirna Produk Produk (kode prod uk, yang Diretur jumlah), Karyawan (NIK, nama) Produk (kode produk, Mencatat Data jumlah), Kosumen Retur Produk (nama alamat, no, tip),
Melakukan Pembayaran Hutang
Menghitung Total Pendapatan
Menghitung < Total Pengeluaran
Mcmbuat Laporan Keuangan Membayar Karyawan ---
Haroa Mengirimkan Produk yang diretur Ke Bagian Produksi Tabel
2.
Aktiv!.~as
Identifikasi
Tabel
(NII5L!"~ama)
Infonnasi
Bagian Kel!~1 )all
Membuat Penjualan
Faktur
Melakukan Penagihan Piutang
Membuat Faktur Pembelian
Idcntifikasi
Melakukan
~~.~m_. __ ...... _. _ _~
Melakukan Pekerja
Informasi
total
Berdasarkan
Kebutuhan
-E,~~_~.~~!tan Pek~a
Berdasarkan
NO.faktur penjuaJan, tgl pengiriman, tgl jatuh tempo, Produk (kode prodk, jumlah), harga,
Karyawan,
Bagi~n (kade, na~!@2
Seleksi
Pelamar (nama, alamal)
.. _.
Mencatat Data Peker" a-~KC"a-a"w"a"n-;C(N=IKC;-,"n"an","a,""1 Memeriksa Data Karyawan (NIK, nama) Peker" a I-'-'''''''.IL''--c--~~--I"CC------~=-, total harga, Konsumen Menempatkan Pekerja Karyawan (NIK, nama alamat, no tl L__ _ nama), Bagian (kode, Karyawan (NIK, nama No_faktur nama), Melakukan Pelatihan Karyawan (NIK, , penjualan, tgl jatuh nama), Bagian (kode, tempo, piutang (kode nama status piutang, status Membuat Karyawan (NIK, iutang Rekapitulasi Presensi nama), bulan, tabun, No_ Faktur Pembelian, .am mas uk, jam keh~~. Supplier (nama, Memperhitungkan Karyawan (NIK, alamat), Barang (nama, Kehadiran Pekerja nama), peri ode, jumlah), Bahan Baku )fesensi, cuti, Jcmb]:!.!:.. __ (nama, jumlah), tgJ Membuat Slip Gaji Slip Gaji (no_slip gaji,
.
diterima, total har"'~
No_ Mencatat Data Dari Laporan Maklun
Gaji
~ktivitas Bagi"~!~'pcrsonalia
-
tempo,
Pengeluaran, KtitYawan (NIK, namai Karyawan (NIK, nama), Slip Gaji (no_slip gaji, period e)
Produk (kode prod uk, Karyawan jumlah),
3_
jatuh
hutan o - ---No_ Faktur, Supplier/Vendor (nama, jatuh alamat), tgl tempo, hutang (kode status H utang, status hutano) (kode Penjualan penjualan, no_faktur), tgl, Konsumen (nama, alamat), Karyawan (NIK, nama), total nendanatan Pembelian(kode pembelian, no.faktur), Pcngcluaran Lain (kode, nama), (NIK, Karyawan nama), total ,pengeluaran Total Pendapatan, Total·_
Produk (kode prod uk, jumlah), Harga,
Faktur
Pekerja
maklun,
Vendor Maklun (nama,
periode), Karyawan (NIK, nama), Total Gaji (gaji pokok, gaji lembur
alamat), jumlah, tgl diterima, tgl jatuh 1~_________i~t-,;e... m'l"c02-,~to:"t:"a,-1~h~ar~a'-:"C""--I Setelah tabel-tabel yang akan membentuk Memeriksa Status No_ Faktur Pembclian, basis data telah terbentuk, dibuat rancangan lIser , tang Pem b e I"Ian tgI jatuh tempo, total inter'ixe berupa form dan report. Perancangan Iou hutan J' ----+~'-""~c-~ ,--~-I form dan report dibuat untuk menghubungkan Memeriksa St~!.~~, ___ No. Faktur Ma_~lu~J
pengguna dengan sistcm yang telah dibuat. TabcI-
10
Kumpuian Makalah Pcrancan?an Sistcm Inforrnasi dengan Pcrancangan BaSIS Data Metoda DDA
e. Pembuatan laporan untuk memantau perkembangan perusahaan mcmbutuhkan waktu yang lama, dan usaha yang besar. 2. Usulan yang cocok lintuk diterapkan pada bagian penjuaJan, keuangan, dan personalia adalah: a, Bagian penjualan menerima informasi kapasitas produksi dan kartu proses dari bagian produksi. b, Aktivitas menghilangkan sampel dihilangkan, aktivitas ini akan dilakllkan oleh bagian produksi. c, Bagian penjualan melakukan jollow up sampeL laporan d. Bagian keuangan membuat pembelian yang mencantumkan harga barang yang diheli, c. Aktivitas memeriksa kecocokan iaporan pembelian dihilangkan, f. Bagian personalia menerima informasi mengenai karyawan yang hadir pada sa~t Iembur dengan membuat daftar sun!t perintah kerja Iembur. mencatat data g, Bagian personalia penempatan karyawan pada data diri karyawan, 3. Rancangan sistem informasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi Garment XYZ dapa! dilakukan dcngan merancang basis data scrta form dan report.
tabel hasil pengelompokan dapat dilihat pada Lampiran. Dengan dirancangnya sistem informasi tersebut, permasalahan yang sebelumnya telail dibahas dapat diselesaikan, 4. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Garment XYZ tcrdiri dari lima bagian utama, yaitu penjualan, keuangan, produksi, pembelian, dan personalia, Kelemahan proses bisnis dalam sistem pcnjualan, kcuangan, dan persanalia Garment XYZ adalah : a, Informasi kegiatan produksi dan status pengerjaan order yang dibutuhkan oleh bagian penjualan, tidak tersedia, b, Teljadi perbedaan nilai total pembayaran llUtang/ dagang dalam Iaporan pembelian yang dibuat oleh bagian keuangan dan pembelian, , c, Bagian personalia tidak menenma informasi mengenai nama-nama karyawan yang hadir pada saat Iembur. d. Bagian personalia membuat laporan penempatan karyawan yang tidak pernah diproses Iebih Ianjut, atau digunakan oleh bagian lain dalam perusahaan.
c. Terdapat proses-proses yang dihilangkan, disederhanakan, disatukan
daJam
bag ian
perlll atall
penjuaJan,
kcuangan, dan personaiia. Kclcmahan aliran informasi yang ditemukan dalam Garment XYZ yaitll ; a, Proses untuk mcmcrnukan dan menerima informasi lambat. b. Data yang diterima tidak seluruhnya dapat diolah menjadi informasi yang akurat. c. Sisten1 infonnasi yang beJum terintegrasi antara bagian penjualan, keuangan, dan personalia Garment XYZ, d. Sistem penginputan data masih berulang. e. Pembuatan laporan untuk memantau perkembangan perusahaan membutuhkan waktu yang lama, dan usaha yang besar. Kelemahan pacta aliran informasi Garment XYZ adalah: a. Proses untuk mememukan dan menerima informasi lambat. b. Data yang diterima tidak seIlImhnya dapat diolah menjadi informasi yang akurat. c. Sistem informasi yang belum terintegrasi antara bagian penjualan, keuangan, dan personalia Garment XYZ, d, Sistem penginputan data masih berulang,
DAFTAR PUSTAKA 1. Alter, Steven. 1999. In/ormation Systems: A Management Perspective. 3!d ed. New York: Addison-Wesley, 2, Born, Gary, 1994, Process Management to Quality Improvement, England: John Wiley & Sons Ltd. 3, Eko Indrajit, Richardus dan Richardus Djoko Pranoto, 2002, Kqnsep
KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI : Metoda Perancangan Basis Data DDA., Dnpar, Bandung,
II
Kumpu!an Makalah Perancangan Sistem lnformasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran
Tabc!l. Dcsain Produk
kode faktur pemb~ tanggal diterima
nama supplier alama! supplier no tclD
Tabc! 2. Sam pel Atribut
kode sam lei
Tabel3. Slip Smnpcl Alribut
kode sliD sampcl .".~.2.~!::"P.E.od 1I k nama konsumcn
-
!10'tc!cpon Tabcl4. Konsumen
Atribllt ~.dc konsumcn nama konsumen
-iiTiinlai konstl!11cll kota
--
no Icle lOll
Atribut kode status hulan ' status hut~!!g__ Tabel 16. Laporan Pe;lgeluaran Atribut pengcluaran -bulan tahun pernbelian baran" pcmbe!ian bahan baku maklun 'a'j karyawan maintenance _.....
kotc:
!aill~lain
Atribut kode faktur oembelian r!~gal diterima nama supplier
.J~~___
e-mail Tabel 5. Order
total
..\Iribul kode order.
-.__
_.Ji!!$~.QClllS~'!!!i!!!...........
kode kOllsumcn konsurTIcn
h:odc [lroduk
Atrihut kode pcndapatan bulan
no lelp _. tallR"ul '"tuh ~ell?.rr2........... kode bahan baku nama bahan baku iumlah ._.... _. harfLa
total
,\tribut
.}]arga / lusin
Tabel 6. Rctur Produk Alrib~_ut_
--
, iumlah
kode faktur )cniualan nama konsumcn alama! konsumen kode produk nama produk umlah harga I pes total harga ~!!.~gga' pcnoiriman tanggai jatuh tempo kode status liulang
Tabel 19. Karyawan
,\tribut
NIK
alama! konsumen kode produk
---~
~~tryawa!l karyawan jcnis kclamin tCtn!2at lailtr
Atrihllt
tarlJ.u~allahir
kode suDol ier nama supplier alama! supplicr no tclepon no rckening
no Ielepon
tanggal ma<;uk kode bagian Pendidikan status ker"a
12
NIK nailla karyawan kode bagiarl am m
,
Tabcl22. Presensi Pulang
,\tdbut kode presensi
~11
hari tarwgal
~<.,
-I
NIK nama karvawan kode bagian j.~~_pulang.
Tabcl23. Gaji
kode s kl tarl al
NIK nama ka awan kodc ba ian lama lembur ketcran an lembur Tabel 25. Slip Gaji Atribut kodc sliD ga·i _..Qcriode tanggal
c-U!K
--
Ilarlla karyawan kode bagian Eilli pokok gaii Icmbur LlC!.!a! gaii
alanl~t
Tabe! 12. SlIpplier
Atribut kode Dresensi datang hari tanggal
A~l~.!:!!. ___.
Atribut kode pelamar nama pelamar alamal pclamarjcnis kclamin temDat lahir tanggallahir no telepoll status pendidikan
Tabel 1J. Faktur Penjualan
jumlah
Tabel21. Presensi Datang
TabeJ 24. SPKL
Tabel 18. Pelamar
~~harga
llama karvawan awal tanggal akhir ketcrangan
\tribut kode gaii kodc bagian "aji pokok
tahun
status hUlang
.~~~. produk
~---~-
Tabell7. Laporan Pendapatan
~!.~El?I~. _____
Atribut kode cuti kode bagian
-.!~Dggal
Tabell5. Status HI/tang
Tabel 10. Faktur Pembelian Bahan Baku
Tabcl 20. Cuti
NIK
Atribut kode status it/tan status iutan
Atribut kode faktur maklun langgal diterima nama maklun alamat maklun no teloon tanggal iatuh tempo jumlah total harga status hutan '
i,llrnlah sam pel
kade relur
jumlah harga total harga status hUlang Tabel 9. Faktur Maklun
tanaoal
~-
Tabel14. Status Piutang
nama haran'
nama roduk
;l
Atribut kodc maklull nama maklun alamal maklun no tlepeon no rekening
Atribu!
nama ,roduk har 'a / Ius In
kola
Tabe! 13. Vcndor Maklu/1
Tabel 8. Faktur Pcmbclian Barang
Atribut kode dcsain
----
~-
Tabcl26. Bagian Atribut kode baoian nama bagian jumlah karyawan
---
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK BAG IAN PEMBELIAN DAN PRODUKSI (STUDl KASUS GARMEN XYZ) Ignatius A. Sandy Jurusan Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141 +62-22-2032700, Email:
[email protected] Yudy Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan JI Ciumbuleuit No 94 Bandung40141
Abstrak. Garmen XYZ merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri garment. Pelllsahaan ini memproduksi berbagai jenis pakaian anak. Saat ini tidak ada ~istem informasi yang mendukung operasional harian jika satu departemen membutuhkan beberapa informasi harian, tidak ada infonnasi yang menyediakan ketika dibutuhkan. Pel1lsahaan ini sering terjadi kehilangan data, terjadinya pencatatan yang berulang, penyimpanan data yang tidak teratur, ketidaklengkapan data yang dicantumkan, dan distribusi data antar bagian tidak sampai merupakan beberapa masalah yang terdapat pada sistem informasi di Garmen XYZ. Hal ini menyebabkan Garmen XYZ sangat sulit dalam menjalankan proses bisnis perusahaan, khususnya pacta bagian produksi dan bagian pembelian
Berdasarkan kebutuhan sistcm informasi yang mampu mengatasi permasaiahan yang dihadapi perusahaan sekarang, maka dilakukan peraneangan sistem infonnasi usulan pada Garmen XYZ dengan mcnggunakan metode SDLC (System Development Lffe Cycle). Seeam umum mctodc ini terdiri dari lima tahap, yaitu tahap perencanaan, anal isis, pcrancangan, pcnerapan, dan penggunaan. Perancangan sistem informasi usulan untuk PT. Small Garden dimulai dengan pembuatan matriks BSP, proses bisnis usulan, beberapa desain database dan nonnalisasL Sebagai pcndukung tcrhadap ditcrapkannya sistem informasi usulan, dibuat pula user intet/ace dari perangkat lunak dan SOP (,)'tandard Operation Procedure), Dengan mcrancang sistcm informasi usulan yang Icbih terstruktur dan terkomputerisasi, diharapkan dapat menyclesaikan masalah aliran informasi yang terjadi di Garmen XYZ. Sistem informasi usulan akan menyediakan informasi bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi usulan juga akan mempennudah perusahaan dalam melakukan penginputan, penyimpanan data dan pencarian data yang dibutuhkan 1. Latar Belakang Masalah Gannen XYZ adalah perusahaan ini bergerak dalam industri garment, memproduksi berbagai jenis pakaian anak khususnya pakaian anak umur 2 tahun sampai 5 talmn. Proses pencatatan yang dilakukan oleh Garmen XYZ sebagian besar masih bersifat manual dengan menggunakan banyak lembar dokumen atau buku. Proses pencatatan yang manual sering mcngakibatkan proses pencatatan berulang - ulang dan memakan banyak waktu dalam prosesnya misalkan untuk mencatat persediaan bahan baku sekarang yang ada di gudang memakan waktu 5 - IO menil. Dalam proses cross check bah an baku yang tersedia sekarang atau data / arsip yang dibutuhkan untuk setiap departemen. Karena terdapat ban yak dokumen atau buku yang
13
digunakan, membuat pihak pemsahaan kesulitan menemukan arsip yang akan dieari d.n menemukan infonnasi yang dibutuhkan. Hal 101 menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan infonnasi antar bagian perusahaan. Antar bagian perusahaan tidak mendapatkan informasi secara cepat karena informasi yang dibutuhkan harus dicari dari arsip - arsip yang tcrsimpan dalam buku at au dokumen. Contohnya adalah kesulitan dalam mengetahui jumlah stock bahan baku dari bagian produksi schingga bagian pembelian hal1ls menunggu inform.si dari bagian produksi. 2. Idcntifikasi & Perumusan Masalah Aktivitas yang terjadi antar bagian di Garmen XYZ saling terkait satu dengan yang lainnya. Prod uk yang ditawarkan telah diperhitungan oleh bagian produksi. Pesanan
dengan bagian produksi sehingga jadwal produksi yang dibuat dapat disesuaikan. Tentunya masalah - masalah tersebut mengganggu kelangsungan proses pembelian bahan baku dan proses produksi yang dijalankan oleh perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan perancangan.; sistem infonnasi yang mampu mengakomodasi kebutuhan aliran informasi yang menghubungkan antar bagian yang ada dalam perusahaan. Masalah yang akan diselesaikan adalah masalah yang berhubungan dengan proses bisnis. Masalah yang berhllbungan dengan proses bisnis tersebut akan dianalisis berdasarkan 2 sumber yaitu sumber Gary Born dan Eko Indrajit. Masalah seperti bottleneck dan pekerjaan rangkap tidak akan dibahas pada peneiitian ini karena masalan masalah tersebllt tidak berhubunngan dengan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan latar belakang dan identifikask masalah di atas, maka diperoleh pemnmsan . :: ., . masalah sebagai berikllt : I. Apakah kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses bisnis dalam sistem pada bagian pembelian dan produksi di Garmen XYZ saat ini ? 2. Bagaimana usulan - usulan proses bisnis yang tepat dalam sistem pada bag ian pcmbelian dan produksi di Garmen XYZ dalam mengatasi kelemahan ~ kelemahan pada sistcm saat ini ? 3. Bagaimana perancangan sistem informasi bagian pcmbclian dan produksi yang sesuai untllk diterapkan pada Garmen XYZ?
yang ditcrima akan dijadwalkan lIntuk diprodllksi olch bagian produksi. Ragian pcmbelian akan melakukan pembelian sesuai dengan bah an baku yang diperlukan dan bahan baku yang tersedia di gudang. Ragian keuangan akan melakukan pembayaran pembelian yang dilakukan bagian pembelian dan menagih pilltang dagang kcpada konsumen. Pencatatan data dilakukan dengan tlliisan tangan pada sebuah dokumen. Tidak ada format yang jelas pada dokumen tersebut sehingga terdapat kekurangan dalam pencatatan data. Sementara, data dad satu bagian digunakan oleh bagian lain. Hal ini akan mengakibatkan aktivitas di bagian lain terharnbat karena membutllhkan data terscbut. Pada., saat ini Garmen XYZ menghadapi / beberapa pcrmasalahan sehubungan dengan sistem informasi perusahaan yang dijalankan, terutama pada bagian pembelian dan produksi. Masalah yang ditemui pada bagian pembelian adalah harga beli bahan baku yang harus selaltl update. Barga beli digunakan dalam penentuan harga jual prod uk. Bila terjadi kenaikan harga beli bahan baku, bagian pembelian harus segera mungkin memberitahukan hal tcrsebut kepada bagian produksi. Dengan demikian bag ian produksi akan memperhitungkan harga jual dari sllatu produk dcngan mcnggllnakan harga beli bahan baku yang tcrbaru. Hal ini dapat mcrugikan pcrusahaan jika Jalam penentuan harga bell bahan baku yang tidak update. Scdangkan pada bagian produksi terdapat kesulitan dalam pcnentuan jumlah bahan baku yang akan dibutuhkan. Bagian produksi harus menentukan bahan baku secara pasti sehingga tidak terjadi kekurangan. Sedangkan bagian pembelian harus menunggu laporan dari bagian produksi dan mengecek bahan baku sisa yang ada di gudang karen a pada saat itu bagian pembelian akan melakukan proses pembelian, bagian pembelian tidak tahu berapa banyak kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan. Sehingga segala sesuatu akan terjadi keterlambatan baik pada penjadwalan produksi ataupun keterlambatan dalam menyelesaikan order pada waktu yang telah ditentukan. SeJain masalah diatas terdapat masalah lain yaitu penentuan jadwaJ produksi yang tepal. Dengan ada jadwal produksi yang tepat maka tidak akan keterlambatan penyelesaian prod uk jadi. Sehingga konsurnen tidak akan menunggu barang yang dipesan. Keterlambatan produk jadi ini dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu banyaknya produk yang di rework ataupun tingkat kerumitan pad a model prod uk. Maka harus ada pcnycsllaian antara bag ian desain
3. Pengolahan Data dan Analisis Metode pcrancangan sistem informasi yang digunakan pada Garmen XYZ adalah System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan yang ada pada SDLC adalah perencanaan , analisis, perancangan, penerapan dan penggunaan. Dalam penelitian ini, tahapan yang akan digunakan sampai dengan tahap penerapan.
3.1
Tahap Perencanaan Tahap pereneanaan pad a metode SDLC tcrdiri dari 8 Jangkah, akan tetapi terdapat beberapa langkah yang tidak dilakukan pada penelitian ini, yaitu membuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek dan mcnetapkan mekanisme pcngendalian. Alasan keempat langkah tersebut tidak dilakukan karena langkah - langkah terscbut harus berinteraksi dengan perusahaan. Berikut adalah langkah - langkah yang dilakukan dalam tahap perencanaan :
14
kinerja sistem , menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek. I. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi perusahaan diperoleh analisis proses bisnis. Agar dapat menyelesaikall masalah yang ada, maka sistem informasi yang diraneang perlu memiliki kriteria berikut : 1. Sistem informasi harus dapat menemukan dan memberikan informasi yang dibutuhkan dengan eepat. 2. Sistem informasi harus memiliki format yang sudah terstruktur. 3. Sistem infomlasi harus dapat memberikan feedback yang membantu proses bisnis perusahaan. 4. Sistem informasi hams dapat menerima informasi darI semua bag ian. / 5. Sistem inforlllasi harus mendukung proses pembaharuan data terkini. 6. Sistem inforlllasi dapat Illendukung penyediaan informasi yang dibutuhkall,,! 7. Sistem informasi dapat memlmmasi peneatatan dan penyimpanan data yang berulang
1.
Menyadari MasaJah Pada sa at ini disadari bahwa terdapat kelemahan proses bisnis yang terdapat pada sistem bag ian pembelian dan produksi di Garmen XYZ. Kelemahan - kelemahan tersebut akan mengganggu kegiatan di Garmen XYZ. Proses peneatatan yang dilakukan oleh Gannen XYZ sebagian besar masih bersifat manual dengan menggunakan ban yak lembar dokumen atau buku. Proses peneatatan yang manual sering mengakibatkan proses peneatatan berulang - ulang dan memakan banyak waktu dalam prosesnya. Hal ini menyebabkan sistem informasi yang lambat dan ketepatan dalam memperoleh informasi, misalkan ketika bagian untuk meneatat persediaan bahan bakn sekarang yang ada di gudang memakan waktu 5 ~ 10 menit dalafu proses cross check bahan baku yang tersedia sekarang atau data / arsip yang dibutuhkan untuk setiap departemen. 2. Mendefinisikan Masalah Mendefinisikan masalah dilakukan dengan meneari akar permasalahan dan faktor - faktor penyebab pennasalah tersebut Berikut adalah masalah - masalah yang teridentifikasi di dalam perusahaan : a. Bagian produksi I. Maintenance mesin yang masih berdasarikan Iaoran lisan bukan berdasarkan jadwal maintenance 2. Penumpukan order akibat order yang masuk tidak diprioritaskan pada saat penjadwalan 3. Kesalahan dalam penentuan harga juaJ produk 4. Tidak ada informasi mengenai posisi order konsumen b. Bagian Pembelian L Informasi bahan baku sisa yang diberikan bag ian produksi tidak digunakan 2. Pemilihan supplier yang tepat akibat dari banyaknya bahan baku eaeat yang diterima oleh perusahaan 3. Menentukan Tujuan Sistem Tujuan peneiitian yang ingin dicapai dibuat berdasarkan tujuan sistem perusahaan yaitu menjalankan bisnis perusahaan menjadi lebih baik daripada sebelumnya. Sistem pemsahaan menginginkan proses bisnis perusahaan berjalan seeara efisien dan efektif.
2. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem Dengan adanya kebutuhan informasi dan kelemahan pad a sistem pada saat ini yang bcrbasiskan kertas, maka dirancang sistcm informasi yang berbasiskan komputerisasi yang dapat membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisinisnya. 3.3 Tahap Perancangan
Tahap perancangan dimulai dengan menggambarkan matriks Business System Planning (BSP). Pemetaan proses bisnis adalah llntllk mengetahui aliran data antar rnasingmasing proses. Pcmetaan peta proses bisnis dipetakan dengan menggunakan IDEFO. Peraneangan selanjutnya adalah DDA (Disain Database berdasarkan Aktivitas). DDA adalah salah satu met ode perancangan basis data dengan menekankan aktivitas yang terjadi di suatu perusahaar1. Tabel L Identifikasi Informasi berdasarkan , B'wian Aktivitas Produksi "t>" ,,~
Aktivitas Menerima Bahan Baku Mencatat Jumlah Bahan Baku yang Ma<;uk dan Keluar Mcncrima Produk Jadi Mencatat Produk Jadi yang Masuk dan Kc!uar
3.2 Tahap Analisis Dalam tahap anal isis terdapat 6 langkah yaitu mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mcndefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria
Informasi TaneBA!, kni>:: R
{kodc bahan baku, nama bahan baku, Jumlah Karyawan (no induk karyawan, nama karyawan), Bahan Baku (nama bahan baku) Tanggal, Produk (kodc IJroduk): Jumlah Karyawan (no induk karyawan, nama karyawan), Produk (kode produk), Tanggal Masuk, Tanggai Keluar
--
15
Memprio~tas
Jenis Baju, Model Baju, l~~ Baiu Karyawan (no induk karyawan,nama karyawan) Jcnis Bahan Baku (nama bahan baku Produk (kode produk), Karyawan (no induk karyawaJl, nama karyawan), Jenis Bahan Baku (kode ballan baku), Desain&Spesifikasi (kode desain, ukuran) Dcsain&Spcsifikasi (kodc dcsain), Karyawan(no induk karayawan, nama karyawan) Mesin (jumlah Illes in), Karyawan (no induk karyawan, nama karyawan), Jumlah Karyawan Order (kode order), Deadlinc, Jumlah, Karyawan (no induk karyawan, nama karyawaJJ)
Ordcr yang Masuk Membuat PenjadwaJan Produksi
Karyawan (no induk karyawan, nama karyawan), Prod uk (kodc produk), No Jadwal, Orde
Melakuk,UJ Survey Pa<;ar Membuat Desain Produk Membuat Sampcl Produk
Menghitung Barga Jual Menghitung Kapasitas Produksi
Menerima Daftar Order yang Masuk
(kode order) Mengambil & Illencatat penggunaan Bahan Baku di Gudang Memotong Bahan Sesuai Pola MenyabloniMclllbor dir Bahan Sesuai Desain Menjahit BagianBagian Bahan Melakukan Pemcriksaan Mclakukan Proses Sctrika dan Pengepakan Mengambil Produk Jadi yang akan Dikirim Memeriksa Jumlah Barang Jadi yang akan Dikirim
TanggaJ Pengambilan, Jenis Bahan Baku, JUllliah
Tabel 2_ Identifikasi Infonnasi berdasarkan Ak-tlVJtas B agtan Pem be I-Jan Aktivitas Pencntuan Jumlah Bahan Baku yang akan Dipesan Memilih Supplier yang Mempunyai Kualitas Membeli Bahan Baku, Mesin Produksi dan Barang
Membuat Laporan Pcmbc!ian Penerimaan & Pcmcriksaan Bahan Baku, Mesin Produksi dan BaraJ1g Menghubungi Supplier Bers,UJgkutan
-
Mencatat Bahan Baku yang Dikembalikan
----_.
Mcngembalikan Bahan Baku
Order (kodc order), Karya\.van (no induk karyawan, nama karyawan), Produk (kode produk), Tanggal Mulai, Tanggal Se!csai
-
Informasi Jenis Bahan Baku (no hahan baku), Karyawan (no induk karyawan, nama karyawan) Supplier (kode supplier, nama supplicr, alamat supplicr, tip supplicr), Kualitas, Diskon No Faktur Pembelian, Tanggal Pembelian, Jenis Bahan Baku (kode bahan baku), Karyawan (no induk karyawcm, nama karyawan), Jumlah No Faktur Pembclian, Karyawan (no induk karyawan, nama karyawan), Harga No Faktur Pembelian, Jumlah Tanggal Pencrimaan, Karyawan (no induk kmyawan, nama , karvawan) Supplier (kode supplier, nama supplier, alamat supplier, tip ,supplier), Karyawan (no induk karvawan, nama karvawan) -, Jenis Bahan Baku (no bah.~ baku), Karyawan (no induK kmyawan, nama karyawan), Jumlah No Retur Pembelian, Supplier (kode supplier, llama supplier, al
Dari tabel-- tabcl tcrscbut perin dilakukan proses nonnalisasi agar menjadi tabel - tabel yang lcbih baik, Pembuatan tabel nonnalisasi digunakan untuk pembuatan Form dalam rancangan sistem informasi usulan, Tabel-tabel ini memuat atribut yang dibutuhkan dan sudah normal sehingga atribut yang digunakan tidak beruiang,
Jumlah, Produk (kode produk), Order (kodc Order) Jumlah, Produk (kode produk), Order (kodc Order), KarYJ.wan (no induk karyawan, nama karyawan) Melakukan No Faktur Penjualan, Surat Pengiriman Barang Jalan, Karyawan (no induk Jadi karyawan, nama karyawan), Konsumen (kode konsumen, nama konsumen, alamat - konsumcn, tip konsumen) No Maintenance, Karyawan Membuat Jadwal Maintcnance (no induk karyawan, nama ------- _ ka!y~:~1Jl) _......_~,.. _." ... _____ ._ .--_.... Mc1akubm Mesin (kode mesin, jenis Maintenance Sccara mesin), Tanggal, Karyawan (no Berkala induk karyawan, nama karyawan) Membuat Laporan No Maintenance, Karyawan Maintenance (no induk karyawan, nama karyawan)
3.4 Tahap Peuerapan Tahap terakhiF yaitu penerapan rancangan sistem informasi yang diusulkan, Segera setelah penerapan sistem ini dijalankan di perllsahaan, dilakukan penelaahan lebih lanjnt terhadap sistcm inforroasi terscbut untuk kemudian tcrmasuk kc dalam tahapan seianjutnya, yaitu tahap pcnggunaan di mana dilakukan aktivitas pcninjauan dan pcmeliharaan terhadap sistem bam yang dijalankan 4,
Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu : I. Kelemahan-kelemahan yang telah diidentifikasi pada proses bisnis dalam sistem pada bagian produksi dan pembelian Garmen XYZ saat ini adalah : a. Kctcrlambatan penyelesaian order.
16
b. Tidak ada feedback informasi mcngcnai harga beli bahan baku yang baru dari bagian pembelian. c. Tidak ada informasi yang menyediakan mengenai posisi order. d. Tidak menggunakan informasi yang ada seperti menggunakan data bahan baku sisa yang disediakan oleh bagian gudang. e. Terjadinya pencatatan dan penyimpanan data yang berulang. 2. Rancangan sistem usulan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan proses bisnis pada sistem bagian pembelian dan produksi di PT.SmaJl Garden dilakukan antara lain dcngan: a. Pembuatan Peta Proses Bisnis Usulan untuk 1]1enggambarkan proses, dan aliran data yang terjadi antar subsistem dapat dilihat di bab IV. b. Pembuatan Standard Operating Procedure sebagai pedoman karyawan daJam melakukan suatu aktivitas bisnis di dalam perusahaan dapat dilihat di Iampiran C. 3. Perancangan user interface dari perangkat Iunak yang digunakan untuk memberikan gambaran sistem informasi usulan yang akan diterapkan di Garmen XYZ. Uver intel/ace ini dibuat dengan menggunakan program Visual Basic 6.0 dapat dilihat di bab V.
DAFTAR PUSTAKA. 1. Alter, Steven. 1999, Information Systems: A
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
17
Management Perspective, 3rd ed., AddisonWesley Educational Publishers Inc., New York. Born Gary. )994. Process Management to Quality Improvement, John-Wiley. England. Eko Indrajit, Richardus. 2002. Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering., PT. Gramedia Indonesia., Jakarta Gordon, Steven, Judith R. Gordon (2004) Information Systems A Management Approach 3rd ed, John Wiley & Sons, Inc. Jr Mcleod, Raymond. 1995, Management Information System, Prentice-Hall Inc.,New Jerscy. Ladjamudin, Bi~, AI-Bahra.2005, Analisis dan Desain Sitem Informasi, Graha IImu., Yogyakarta Martin, James. 1990, Information Engineering. Book 11 Planning AjJd Analysis, Prentice-Hall Inc., New Jersey Sandy, Ignatius A. 2009, Terapan Keilmuan Teknik Industri : Metoda Perancangan Basis Data DDA., Unpar, Bandung Stoner, James. 1995, Manajemen Jilid I edisi bahasa indonesia, Prentice-Hall Inc., New Jersey.
Bahan Baku Nama Field , Masu' I
rangg, Produk Nama Field Kode Produk Nama Produk lumlah Produk Masuk Jum!ah Produk Kcluar Tan al Dcsain Produk Nama Field Kode Desain Nnma Produk Har al cs /"
Spcsitikasi Produk Nama Field Kode Desain NamaProduk Ran e Umur Ukuran Sampel Nama Field Korle Sam e! Nama Produk Harga lua! Nama Field Kade Produk ~Kode Bahan Baku Nallla Balianl3aku Harga Bahan Baku . 1m.! Bahan Baku iltlkai ..
Kartu Pro'sc'S Nama Field Kode Order Posisi lumlah Pesanan Jumlah Proses TangRal
Kapasitas Produksi Nama Field Kode Produk lumlah Mesin 1umlah Kar awan Total Ka asita~ JadwaJ Produksi Nama Fielr/--Tanggal Kade ladwal Kode Order .•. Deadline Prioritas Order
Maintenance Nama Field No Maintenance No Mesin Nama Mesin Jumlah Mesin )enis Kerusakan Tan al
Kebutuhan Bahan Baku Nama Field Kode Order Kode Produk Jumlah Produk Deti! Kebutuhan Bahan Baku Nama Field Kode Produk Jumlah Produk Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku lml Sisa Bahan Baku Jm! butuh Bahan Baku JmI Bahan Bakupesan
Laporan Maintenance Nama Field No Maintenance No Mesin Nama Mesin Bia a Pcrbaikan , Tan al Pembelian Bahan Baku Nama Held Kode Pembelian Kode Supplier Nama Su lier TI . Su lier Tan oo,ll
Maklun Nama Field Kode Maklun Nama Maklun Kode Produk lumlah Produk Tal}ggal Maklun Produksi Nama Field Kode Ba"ian Kodc Order -Deadlinc Tangga! Masuk JJ!!.~glli!L~~ls.~~!L.~"_" __ Deti!
DetLUJi!!Ji:~a~J~ua~I~,.,_ _-, Nama Field Kode Proii'd"l"lk'-_ _ _--I Har"a I Pes
Penoiriman Produk Nama Field Kode Sural Jalm} Produk Kode Order Kode Produk Jumlah Produk
Pr
-~ama
Field---
Korle Pembe!ian Kode Bahan Baku Nama Bahan B;lku Waf/HI Jtllnlah Bahan Baku j-Iarga Pcn;f;efl;m"'-'--"~'-"~
1
Surat Jalan Pcngembalian Nama Field Kode Surat Jalan Pel1gt!mbaiian Kode Pen.s.embalian Kode Su lier Nama Su lier Alamat Su lier Tanggal Jalan
--
PembcIian Barang Nama Held J Kode Pembelian -Nama 13aranii-'-~~-Jumlah Baran Harga Tan al "i Pembelian MesinProduksi Nama Field Kode Pcmbelian No Mesin Nama Mesin Jumlah Mesin Har'a _~.i!!lgg~!L _ _ _ _ _
, Ihncrimaa 1 Bahan Bak·U Nama Held Kode Pcmbelian Tanugal Pcnerimaaii _._.... Kode Bahan Baku . Warn a -Bcrat Jumlah Bahan Baku
"
,
Nam'Fieid
SUDolier Nama-prad Kode Supplier Nama Supplier Alamat Supplier No Rekening 1'1 . Supplier
~'rodU~ lumlah '::acat
Surat lalan Maklun Nama Field Kode Maklun Nama Maklun Alamat Maklun "~ranggal lalan Kode Surat lalan Mak!un Kode Produk Jumlah Prod uk
rL~a~pco~r~a~n~P~c~nl~b~c~h~an~._.__ _
Nama Field Kode Pembeliml Kode Supplj.~!:..._. ___ _ Tanggal " .. Detil Laporan Pembelian r=-'''~Ni~aC:m:Cac-''F=''''e''lt71----' Kode Pcmbe!lan Harga Pembe!ian lumlah Pembe!ian Total
Sura! JaJan Produk Nama Field 'Kode Surat Jalan Produk
KOdCiliaer~~'-~"-'-"---
Kode Konsumen
Pengembalian l3ahan Baku Nama Field Kode Pen embalian Kode Su lier
. Nama KorlstlnlCn 1.umlah Produk
Delil Pembelian Bahan Baku
Detil Pengembalian Bahan Baku Nama Field Kodc Pengembalian Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Jumlah Bahan Baku
Alamat Konsumen Tanggal Jalan
18
Penerimaan l3arang Nama Field Kode Pembclian Tanggal Pcnerimaan Nama Barang Jumlah Barang Penerimaan Mesin Produksi Nama Field Kode Pembelian TanggaJ Penerimaan No Mesin "N1Hl1a Mesin -Jiimlah Mcsin
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcl11 Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PABRIK SPARE PART X BAGIAN PENJUALAN, KEUANGAN, DAN GUDANG PROD UK JADI Ignatius A. Sandy Jurusan Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangan. Bandung 40141 +62-22-2032700, Email:
[email protected] Titus Sena Aricf Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141 Abstrak. Pertumbuhan pasar sepeda motor selalu meningkat pesat setiap tahunnya. Maka dari itu banyak pula bermunculan produsen aksesoris sepeda motor yang menghasilkan produk sebagai wujud personalisasi para pemiliknya. Salah satu produsen aksesoris di kota Bandulfg adalah Pabrik Spare Part X. Dalam menjalankan bisnisnya, 'Pabrik Spare Part X mengalami berbagai masalah. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan antaran lain pencatatan dilakukan secara manual tanpa format yang baku sehingga ada data yang tidak tercatat, sulitnya mencari data pada perusahaan, catatan berulang karena tidak saling terintegrasi, perusahaan kesulitan dalam menghitung pendapatan dan pengeluaran perusahaan, tidak adanya catatan produk jadi yang dimiliki oleh perusahaan, dan data tidak diarsipkan dengan baik. Semua permasalahan tcrscbut sangat merugikan bagi perusahaan. Pennasalahan tersebut perlu diselesaikan dcngan perancangan sistem informasi usulan. Sistem informasi usulan membuat aliran infonnasi perusahaan lebih teratur dan lebih lancar. Pcrancangan sistcm uSlIlan diIakukan dcngan memetakan sistcm awal yang dimiliki oleh pcrusahaan terlebih dahllill. Perancangan sistem informasi menggunakan tools matriks BSP, IDEFO, dan DDA. Perancangan sistem informasi us ulan juga mcncakup pembuatan fonn dan report yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Pcnclitian ini mcnghasilkan sebuah sistcm usulan bagi perusahaan. Sistem informasi usulan yang dirancang mampu mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini dengan baik. Sistem usulan diharapkan dapal mcmpcrmudah perLlsahaan dalam melakukan proses bisnisnya dan mcningkatkan pcrfonnansi pcrusailaan. Dengan sistem usulan tcrkomputerisasi, diharapkan aliran data akan scmakin Ian car, aman, dan mudah untuk diperolch.
..)
Pabrik Spare Part X memiliki beragam produk aksesoris motor, dimana produk aksesoris yang paling utama adalah knalpot sepeda motor. Produk ini memiliki beberapa jenis dan bentuk scsuai tipe motor yang ada, dimana produk knalpot yang dihasilkan mempakan knalpot racing yang dapat meningkatkan performa sepeda motor yang menggunakannya. Produk knaJpot juga memiliki variasi bentuk dan ukuran sesuai dcngan keinginan konsllmen. Pcrusahaan Pabrik Spare Part X melakukan diversifikasi produk berdasarkan pcnnintaan pasar. Produk utama perusahaan ini tetap berupa knalpot motor dari berbagai tipe motoL Saat ini perusahaan sedang melakukan produksi untuk produk knalpot motor, setang motor, dan dop kna1pot. Untuk memperJuas pasar, perusahaan mempekerjakan 2 orang sales. Sales ini bekerja di dalam dan luar kota Bandllng.
I. Latar Belakang Masalah
Pertumbuhan populasi sepeda motor saat ini begitu pesat. Sepeda motor dapat menjawab kebutuhan akan kendaraan bermotor yang Iincah, irit bahan bakar, serta memiliki harga yang cukup terjangkau. Pertumbuhan populasi juga berdampak bagi produsen sepeda motor dan produsen pendukung perJengkapannya. lumlah sepeda motor yang sangat besar ini merupakan sebuah pangsa pasar yang harus dimanfaatkan semaksimal Jllllngkin. Maka dari itu banyak pula bermllncuIan prodllsen aksesoris sepeda motor yang menghasilkan produk sebagai wujud personalisasi para pemiliknya. Salah satu produsen aksesoris di kota Bandung adalah Pabrik Spare Part X. Pcrusahaan ini menghasilkan beragam jenis aksesoris sepeda motor, dimana produk yang diunggulkan oleh perusahaan ini adalah knalpot sepeda motor.
19
Kurnpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Perusahaan Pabrik Spare Part X rnenggunakan sistem produksi make to order, tetapi j ika semua order sudah terpenuhi, perusahaan menggunakan sistem make to stock untuk produk-produk tertentu yang paling laku. Perusahaan Pabrik Spare Part X masih menggunakan metode pengelolaan dengan sistem tradisional atau kekeluargaan sehingga dapat menyulitkan dalam perkembangan perusahaan selanjutnya. Hal tersebut dapat dilihat dari aliran informasi yang tidak jelas dan tidak elisien serta dapat dilihat juga pada struktur kekuasaan dan pengambilan keputusan yang berpusat hanya pada satu orang saja. Selain itu ketidak lengkapan form dan informasi yang seharusnya disimpan oleh perusahaal} sehingga menimbulkan banyak kerugian/bagi perusahaan. Kerugian yang dapat dialami perusahaan dapat berupa keterlambatan pengiriman pesanan prod uk, kesalahan jumlah produk yang dikirim, kekurangan bahan baku, kehilangan produk, dan sebagainya. Pennasalahan lain yang tidak kalah penting adalah tidak adanya pencatatan kondisi keuangan perusahaan. Untuk mengetahui omzet perusahaan, dilakukan dengan menghitung pesanan satu persatu. Hal inl sangat tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan. Seringkali perusahaan juga mengalami kerugian karena tidak seimbangnya kondisi keuangan perusahaan, dimana ban yak pelanggan yang tidak membayar atau membayar pesanan dengan cara menyicil. Tidak adanya pencatatan yang baik dapat menyebabkan perusahaan kehilangan uang yang tidak sedikit karena hutang pelanggan yang tidak dibayar, sedangkan perusall3an tidak mengetahuinya. Berbagai kekurangan yang dimiliki oleh perusahaan saat ini dapat diminimasi dengan merancang sistem informasi baru bagi perusahaan. Dengan membah aliran infonnasi dan memperbaikinya, maka diharapkan perusahaan akan semakin kompetitif saat bersaing dengan perusahaan lain.
J.
2. 3.
Bagaimana sistem yang berlaku pada Pabrik Spare Part X saat ini dan apa saja kelemahan-kelemahannya? Bagaimana uSliian sistem yang tepat bagi Pabr;k Spare Part X? Bagaimana us ulan sistem informasi yang tepat bagi Pabrik Spare Part X untuk meminimasi masalah-masalah yang ada?
3. Pengolahan Data dan Analis;s Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan met ode System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan pada metode SDLC adalah perencanaan, anaiisis, perancangan, implementasi, dan penggunaan. Pada penelitian 1111, tahap yang dilakukan banya tahap perencanaan, anal isis, dan perancangan saja. 3.1 Tahap Pereneanaan Tahap awal pengolahan data adalah dengan menggambarkan sistem awal yang· dimiliki oleh perusahaan. Aktivitas bisnis. perusahaan dapat diketahui melalui Peta ·.?'roses: Bisnis. Pada perusahaan Pabrik Spare Part X, pcmsahaan dibagi menjadi enam area bin is. Enam area bisnis terse but adalah penjualan, keuangan, gudang produk jadi, gudang produk jadi, pembelian, dan produksi. Pada penelitian ini, penelitian difokuskan hanya pada bagian penjualan, keuangan, dan gudang produk jadi saja. . Pada sistem awal ini, disadari bahwa terdapat ban yak masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Masalah-masalah tersebut membuat perusahaan kurang efisien dalam menjalankan bisnisnya dan sangat merugikan perusahaan. Dalam melakukan proses bisnisnya, perusahaan mengalami berbagai masalah yang dihadapi pada bagian penjualan, keuangan, dan gudang produk,jadi.,Berikut ini adalah masalahmasalah yang dihadapi oleh perusahaan: I. Pencatatan dilakukan secara manual tanpa format yang baku dan informasi yang penting tidak tercatat 2. Data penjualan dan nota penjualan sui it dicari 3. Catatan penjualan sales susah dimengerti 4. Catatan yang berulang karena tidak terintegrasi satu sarna lain 5. Sulitnya menghitung pendapatan dan pengeluaran perusahaan 6. Tidak adanya catatan produk jadi yang dimiliki oleh perusahaan 7. Data Konsumen Tidak diarsipkan dengan Baik Seluruh masalah tersebut sangat merugikan bagi pemsahaan dim ana terdapat
2. Idenlinkas; dan Perumusan Masalah Permasalahan yang dialami oleh Pabrik Spare Part X cukup kompleks dan harus dilakukan perancangan slstem informasi yang terpadu sehingga pencarian informasi dapat dengan mudah untuk dilakukan dan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dapat tera,asi. Berdasarkan berbagai masalah yang terdapat di Pabrik Spare Part X, maka perumusan masalah yang tepat bagi perusahaan adalah:
20
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dengan Peraneangan Basis Data Metoda DDA
2.
ban yak waktu dan sumberdaya yang terbuang
sia-sia. 3.2 Tahap AnaHsis Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan, maka dibuatiah kriteria sistem informasi yang tepat bagi perusahaan yang dapat
3.
Sistem informasi yang dapat membuat semua data saling terintegrasi satu sama lain Sistem informasi yang mampu menyediakan laporan pendapatan dan pengeluaran
I
fungsi, aktivitas, dan aliran infonnasi yang terjadi pada perusahaan. Perbaikan bagi
Sistem informasi yang dapat menyajikan catatan persediaan produkjadi yang dimiliki oleh perusahaan
perusahaan
dapat
dilakukan dengan memperbaiki proses bisnis yang dirniliki oleh perusahaan. Sistem lisulan kemudian digambarkan kcmbali dalam bentuk IDEFO agar lcbih mlldah dimcngerti. Perbaikan sistem informasi bagi pcrusahaan dilakukan dengan melakukan perancangan basis data, norrnalisasi, pcmbuatan form dan pcmbuatan report. Pada penelitian ini, pcrancangan basis data dilakukan dengan menggunakan mctode
Sistem informasi yang dapat menyimpan data konsumen dengan baik.
Dcngan bcrbagai kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan saat ini dan berdasarkan kebutuhan sistem informasi bagi perusahaan, maka dirancanglah sistcm informasi terkomputerisasi untuk mengurangi kelemahan sistem pencatatan manual berbasis kcrtas. Dengan rancangan IIll, diharapkan performansi perusahaan dapat meningkat dan
DDA (Desain Database berdasarkan Aktivitas). Metode ini memeiliki beberapa langkah sebagai berikut: I. Identifikasi Aktivitas Tahapan pertama metode DDA adalah mengidentifikasikan seluruh aktivitas yang ada pada perusahaan. Metode ini dapat lebih mudah
perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan lebih efisien. 3.3 Tahap Perancangan (Desain) Tahap awal perancangan
pengiriman
Penggambaran aktivitas yang terjadi dilakukan pada perusahaan dilakukan dengan metode !DEFO. Metode !DEFO merupakan suatu met ode yang digunakan untuk menggambarl<.im
perusahaan
7.
dan
membutuhkan infor~asi.
menyederhanakan catatan perfonnansi sales
6.
penyimpanan
produk jadi kepada konsumen. 4. Area Gudang Bahan Baku: mengatur segala aktivitas penyimpanan bahan baku yang dimiliki perusahaan 5. Area Pembelian: mengatur pembelian bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi 6. Area Produksi: mengatur aktivitas produksi pada perusahaan Matriks BSP akan memetakan hubungan antara aktivitas dan entitas berdasarkan fungsi C (creale) atau R (read). Creale berarti membuat informasi, sedangkan read berarti membaca atau
dihadapi oleh perusahaan saat ini. yang Kebutuhan sistem informasi dibutuhkan oleh perusahaan adalah: 1. Sistem informasi yang dapat membuat forn\at yang baku dalam pencatatan dan dapat menyimpan semua informasi penting yang dibutuhkan. 2. Sistem informasi yang dapat menyimpan data perusahaan dengan baik 3. Sistem / informasi yang dapat
5.
Area Gudang Produk Jadi: mengatur segala
kegiatan
menyelesaikan atau meminimasi masalah yang
4.
Area Kcuangan: mengatur segaln kegiatan penerimaan dan pengeillaran uang / kel.langan perusahaan
adalah
penggambaran model perusahaan. Penggambaran
karena seharusnya para manajer sudah memiliki daftar aktivitas yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan.
dapa! dilakukan dengan membuat matriks BSP (Bllsiness Systems Planning). Matriks BSP
menggambarkan hubungan yang terjadi antara fl.lllgsilproses bisnis perusahaan dan entitas atau
2.
subjck yang terkait dengan fungsi tersebut. BSP adalah Tujuan pembuatan
Identifikasi lnfonnasi Tahapan kedua metode DDA adalah
mengidentifikasikan informasi I.Intuk setiap aktivitas yang ada pad a pcrusahaan. Pada setiap aktivitas dilakukan identifikasi informasi apa
mcnycdiakan rencana sistcm informasi yang terintegrasi dengan reneana bisnis dan membantu manajemen dalam menetapkan prioritas-prioritas sistem informasi.
saja yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas
tersebut. Tabel I. ldentifikasi lnformasi Aktivitas Hagian
Matriks BSP yang dimiliki oleh Pabrik
Spare Pm1 X memiliki enam area bisnis, yaitu: 1. Area Penjualan: mengatur kegiatan peJ~jualan dan pemesanan produk dari konsumen dan sales
Penjualan Aktivitas
L
21
lnformasi·
=:J
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnf(mnasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Menerima Pesanan
Memeriksa Barang Retur
Memisahkan Bafan o Retur MembU'
Membuat Daftar Pesanan untuk Bagian Produksi
Menagih Pembayaran Pesanan
Daftar pcsanan(No pc san an, kode produk, jumlah, deadline, kode konsumen), Konsumen (kode konsumen, nama, alamat, telp), Sales (Kode sales, Nama, alamat, no telp) Barang retur (kode retur, kode prod uk, jumlah, kode konsumen), Hasil Periksa retur (kode periksa, kode retur, kode produk, jenis retur) Hasil Periksa Retuf, Retur Produk, Retur Produk cacat Daftar Pesanan, konsumen, Nota Penjualan (No Nota, No pesanan, kode konsumen, kode produk, jumlah, tanggal, total harga) Daftar Pesanan, Daftar produksi Pesanan (Kode DPP, No Pesanan, Kode " Produk, jumlah, deadline) Nota Penjualan, Nota Tagihan, Pembayaran taoihan
I
Membuat daftar pengeluaran Membuat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Perusahaan
.
~,
~
,~
~
~
Nota jasa pernekcl, daftar pembeiian, pembayaran ke supplier, daftar pembayaran . (Kode pembayaran, kode Supplier, total pembavaran) Daftar gaji, Daftar Pembayaran, Daftar Pengeluaran Catatan Pembayaran Konsumen, Catatan Performansi Sales, Daftar Pengeluaran, Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Perusahaan
Tabel 3. Identifikasi Informasi Aktivitas Bagian Gudang Prod uk Jadi Aktivitas Informasi Produk Jadi (Kode Produk, Nama, tipe motor), Retur Produk, Catatan Barang '" Menyimpan Produk Jadi Masuk, Catatan Baping ". Keluar, Catatan Persediaan Produk Jadi Menjadwalkan Catatan Persediaan Produk Jadi, Nota Penjualan, Pengiriman 1adwal Pengiriman Produk Produk f-~ Catatan Persediaan Prod uk Pencatatan Jadi, Nota Penjualan, Barang yang Catatan Pengambilan DiambillDikirim ~ . _____ )~arang Pembuatan Surat 1adwal Pengiriman Produk, 1alan Nota Penjualan, Surat 1alan i----c""---"" Mengirim Surat lalan, Nota Penjualan, Produk Jadi Prod uk Jadi
Tabel 2. Identifikasi Inforrnasi Aktivitas Bagian , Keuano-an Aktivitas --... Infonnasi Daftar Pesanan, Pembayaran konsumen, catatan pembayaran Mencatat konsumen (Kode PK, No Pembayaran Nota Penjualan, jumlah Kosumcn pembayaran, kode konsumcn, metode nembayaran, kekurangan) Daftar Pesanan, Catatan Mcncatat Pengambilan Barang, pengarnbilan Catatan Pengeluaran Sales barang dan (Kode PS, kode sales, kode pengeluaran dari CPB, No" Nota Penjualan, sales No Nota Tagihan, biaya dan huta~_~ _ _ Catatan Pengeluaran Sales. Pesanan sales, pernbayaran Mencatat sales, Pembayaran t.agihan, Pembayaran dan Catatan Perforrnansi Sales Penentuan plus (No CPS, Kode sales, Kode minus sales PS, Pemasukan, Plus/minus sales) Daftar Kerja Karyawan Menghitung dan (NIK, Kode Produk, jumlah, Membayar Gaji tanggal), Daftar Gaji (Kode Karyawan daftar gaji, NIK, jumlah gaji) _ .. ... ..- ....... .... ...~~
Membayar Pembelian dan biaya produksi
~~-~~-""~"~""-~"~---
"--"~
3.
Pengeiompokkan Informasi Pada tahapan ketiga ini, setiap informasi dikelompokkan. Hasil pengelompokkan berupa tabel-tabel yang membentuk basis data" Tabel ini merupakan keluaran' dari metode DDA" Pada setiap informasi, diidentifikasikan atribut-atribut apa saja yang membentuk sebuah informasi. Tabel hasil pengelompokkan infonnasi dapat dilihat pada lampiran di bagian akhir makalah inL Basil akhir metode DDA adalah tabel~tabel yang menghasilkan basis data. Tetepi, tidak sCl11ua tabel dalam bentuk normal, sehingga diperlukan proses nonnalisasi terhadap tabeltabel hasil DDA tersebuL Bentuk normal yang digllnakan adalah bentuk normal pertama (INF), bentllk normal kedua (2NF) dan bentuk normal ketiga (3NF)" Bentuk normal diperlukan untuk mencegah timbulnya anornali-anomali yang mungkjn terjadi pada data" Setelah melakukan perancangan basis data, rnaka dilakukanlah perancangan form dan
~.-
22
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
a. Pencatatan dilakukan secara manual tanpa format yang haku dan informasi yang penting tidak terca!al b. Data penjualan dan nota penjualan sulit dicari c. Catatan penjualan sales ,usah dimengerti d. Catatan yang berulang karena tidak terintegrasi satu sarna lain e. Sulitnya menghitung pendapatan dan pengeluaran perusahaan f. Tidak adanya eatatan produk jadi yang dimiliki oleh perusahaan g. Data Konsumen Tidak diarsipkan dengan Baik 2. Usulan sistem yang tepat bagi perusahaan adalah dengan memperbaiki proses bisnis perusahaan dan melakukan pemodelan ulang dengan bantua~ IDEFO. Perbaikan proses· bisnis meliputi: a. Penambahan aktivitas pembuatan laporan pemasukan dan pengeluaran perusahaan. b. Penggabungan aktivitas menghitung .dllll membayar gaji dan aktivitas membayal' pembelian bahan baku dan biaya produksi ke dalam aktivitas menghitung pengeluaran perusahaan e. Mengganti aktivitas menyimpan produk jadi menjadi aktivitas menyimpan dan meneatat produk jadi. d. Mengubah aJiran informasi retur sales yang pada sistem awal diterima oleh bagian pcnjualan mcnjadi diterirna oleh bagian gudang produk jadi. 3. Usulan sistem informasi yang tepat bagi perusahaan adalah perancangan sistem informasi yang diharapkan dapa! mengatasi permasaiahan yang dihadapi olch perusahaan dengan baik melalui peraneangan basis data, form, dan report. Form dan report yang dibuat dapat lebih jelas dilihat pada gab V skripsi ini.
report bagi perusahaan. Pembuatan form bertujuan agar pemasukan data dapnt Icbih mudah dimcngerti dan lebih cepat. Penggunaan sistem informasi terkomputcrisasi dengan pt:llggunaan form digital akan membuat pencarian dan penyimpanan data dapat dilakukan dengan mudah. Dengan form digital, maka form akan memiliki format yang baku sehingga akan menghindari kesalahan dan ketidaklengkapan pencatatan. Report pada awalnya tidak dimiliki olch perusahaan. Report ini berfungsi sebagai laporan mengenai suatu aktivitas. Tidak adanya report membuat perusahaan kesulitan dalam mencari suatu data dan mencari 1l1formasi yang dibutuhkan. Perancangan report diharapkan dapat membantu perusahaan <}alam melakukan aktivitas bisnisnya. . Sistem usulan dibuat untuk memrerhaiki sistem awal sehingga dapat mengurangi masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Pabrik Spare Part X mcngalami berbagai masalah pada bagian penjualan, keuangan, dan gudang produk jadi. Sistem usulan diharapkan dapat mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini. Sistcm usulan ini dapat mcnyelcsaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dengan baik sehingga dapat meningkatkan kincrja perusahaan agar Iebih efisien. Perancangan sistcm pasH memiliki sisi positif dan sisi negatif. Tidnk ada sistem yane sempurna, sehingga pasti setiap sistcl1l yang dinmcang memiliki kelernahan dibalik kelcbihan yang dimilikinya. Walaupun dcmikian, kekurangan dapat diminimasi dan kelebihan dapat ditambahkan. Kelebihan sistem usulan ini adalah: I. Sistem Us ulan lebih mudah untuk digunakan 2. Pcncarian data dilakukan dengan cepat dan mudah 3. Sistem usulan menghasilkan data dan perhitungan yang lebih teliti dan akurat 4. Sistem usulan dapat menyimpan data lebih baik dan lebih aman 5. Sistem usulan dapat mengatasi mnsnlah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini 6. Sistem Usulan memungkinkan pemilik perusahaan untuk memantau kondisi perusahaannya dengan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA I. Alter, Steven. 1992. Information Systems: A ManagemenrPerspeclive. San Francisco: Benjamin Cummings Publishing Co. 2. Born, Gary. 1994. Process Management to Quality Improvement. Chichester: John Wiley & Sons. 3. Martin, Jumes. IY90. In/ormation Engineering, Book II : Planning And Analysis.Prentiee-HaU Inc., New Jersey. 4. Sandy, Ignatius A. 2009. Terapan Keilmuan Teknik Industri: Metode Perancangan Basis Data DDA. Bandung: UNPAR.
4. Kcsimpulan Berdasark(lTl hasil pcnelitian dan pengolahan data, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: I. Sistem yang berlaku pada perusahaan saat ini berupa sistem tradisional dirnana semua dilakllkrtn secara manual. aktivitas Kclemahan sistem saat ini adalah
23
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Pengelompokkan Informasi I Da fi af Pesanan -0,: Atribut No Pesanan Kode Konsumen Nama Tanggal Deadline Kade Produk Nama Produk Jllllllah Produk Jlargaipcs Diskon
2 Konsulllen Atribut Kade Konslllllen Nama Konsllll1en Alamat Konsumcn Kota Kode Pas te1enon konsumcn
HP 3 Sales Atribut Kade Sales Nama Sales Alamat Sales Kola Kode Pos No. telp Sales
,,,--
I3.Catalan Pengeluaran Sales -.Atribut Kode PS Tanggal Kode Sales KodeCPB Total Nitai Baran Diambil No. Nota Peniualan Total Hama Biava dWl hutWlg No Nota Tagihan Jumlah TaQihan Total Pcneeluaran Sales
8 Nota Pcnrua[an Atribut No. Nota Peniualan No. Pesanan
~~al Kode Konsumen Nama Konsumen Almnat Konsumen Kode Produk Nama Produk Jumlah Pfoduk_._"_ Hanraincs ~)h~J'ga
9.Danar Prodllksi Pesanan ~~ut Kode DPP No. Pesanan Kode Prod uk Jumlah Produk Deadline
J 4.Catatwl Performansi . a Ies S < Atribut No. CPS Tanggal Kode Sales NWlla Sales Pembavaran Sales Kode Retur Sales Total Retur No.Nota Tacihan Jumlah Tii·gihan kembali Kode Produk Pesanwl -1~.mlah Produk Pcsanan Tolal Nilai Pcsanan Bam Total PemasukM Sales Kade _.... _._._. .-.. PS ... ...-.. .Jolal Pengeluaran Sales Plus/minus Sales
._-
10 Nota Tagihan Atribut No. Nota Tagihan Tanggal Kodc Konsumen Nama Konsurnen Alamat Konsumen Kola ~'-J~·l'""Ci"OKonSltmcn
--.~
_~5?.:.~.t.~U~~!~iua~!....... ;~·ota! I~g~
___ _
,.~,--
~~--
Tanggal Jatuh Kode Hoduk 5.Daftar Safang Rctllr Atribut Kade ReWr Tanggai Kode Kansllmen Kode oroduk Jllmlah
6 Relur Sales Atribut Kodc Rctur Sales Tanggal Kode Sales Kade CPS r~ode Produk JUllllah Total Rctur
7 H I Pk en so Ret Uf Atribut Kode Pemeriksaan Kode ReWr Tanggal Kode Prodllk Jurnlah Produk Jenis Relur
""
~G..~.
IS.Danar Gaii Atribut
__ _
11.Calatwl Pt::rnbayaran Konsutll'l1 Alriblll ---Kodc PK No. N0.!l!E~!.~ju~~.L_ Kode KonSllfllen Jumlah Pcmbayaran Melode Pembavaran Ketcranean Jmnlah Belum
~?~.~Q~~~Q€lli __ NIK
,
.J2.~~yl~
Nama Karvawan Kode Kcr" a Karyawan Gaii K.arvawan Jumlah Gaji 16.Daftar Pembayaran Atribut Kodc Pembavaran
~~ Kode Sunnlier--
____ ___
Nama Suoolier Kodc Pembelian Kode Pernekcl ~~ Pembaxaran""
12.CatatWl Pengwnbil;m ~.~~~1L ___ ~ __
-Atrihut - - -..
~-,-
Kodc CPB
..
~~."-.--~.
~~~-----i
17 Dallar Pen"cluaran Atribut
-.---.--"~
Kode Sales __.__ ... _---_._-_.
·--No.·Peii;;-e]llaJan""·--
Kode Produk .__ Jurnlah Produk _~ Bargaipcs Total Nilai Sarang Diambil
Kode Pembavaran Jumlah Pembavaran Kode Daftar Gaji Jumlah Gaii Total PeJllleluaran
_~eterangan
24
IS.Lap. Pemasukwl dan Pengeluaran Atribut No Laporan Korle PK Total PClllbayaran No. CPS Total Pembayaran sales Total Pemasukan No. Penf!cluaran Total Pengeluaran 19.Catatatl Baratlg Mas uk Atribut , Tan.2J!al
KodcBM Kode Produk Jumlah 20.Catatan Barang Kelu ar Atribut ... .; Tanggal KodeBK Kode Karvawan Kode Produk Jumlah ~
21.Catat(lll. Perscdimm Produk Jadi
~-t'
~..:C!)PJ
._--
Kode Produk Nama Produk Jumlah Produk 22.JadwaJ Pengiriman Produk Atribut Kode JadwaJ No Nota Peniuialan Tanggal Pengiriman 23 SUrat Jalan Atribut No. Surat Jalan Kode Jadwal Tanggal Kode Konsumcn Natna Konsumen Alamal konsumen Kota Kode Pas No. Nota Pen·uaJwl Kodc Produk Jumlah Produk NIK Pengirim Nama Pengirim
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem lnformasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DI PABRIK SPARE PART X P ADA BAGIAN GUDANG, PEMBELIAN, DAN PRODUKSI Ignatius A. Sandy Jurusan Teknik Industri. Universitas KatoIik Parahyangan, Bandung 40 141 +62-22-2032700. Email:
[email protected] Donny Wibisana Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141 Abstrak. Pabrik Spare Part X adalah perusahaan keluarga yang memproduksi beragam tipe knalpot untuk sepeda motor 4 tak. Dalam penelitian ini yang dibahas hanya pada bagian gudang bahan baku. pembelian. dan produksi saja. Dalam menjalankan proses bisnisnya, Pabrik Spare Part X mengalami beberapa masalah yang berhubungan dengan kelanearan alira~. informasi. Masalah yang muneul yaitu peneatatan sistem manual yang kurang terkoordinasi dengan baik, tidak dimilikinya beberapa eatatan penting, kehabisan persediaan ketika bahan baku dibutuhkan, eatatan-catatan penting sulit ditemukan, adanya peneatatan berulang, penipuan oleh karyawan, dan kesulitan mengetahui tipe produk. Perbaikan proses bisnis dan perancangan sistem informasi yang baik dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Peraneangan perbaikan proses bisnis dilakukan dengan menggunakan tool IDEFO. Untuk perancangan sistem informasi us ulan menggunakan metode SDLe (System Develpoment Life Cycle). Tahapan dalam metode SDLC adalah Planning (Pereneanaan), Analysis (Anal isis), Design (Peraneangan), Implementation (Penerapan), dan Use (Penggunaan). Tools yang digunakan adalah matriks BSP (Busssines System Planning), DDA (Disain Database berdasarkan Aktivitas). Setelah itu dilakukan peraneanganform dan report yang merupakan tahap akhir dari perancangan sistem infonnasi. Hasil dad perancangan sistem informasi uSlilan dapat digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi di Pabrik Spare Part X. Melailli sistem informasi usulan ini, sistem informasi di perusahaan diharapkan dapat menjadi lebih terkoordinasi dan terkompllterisasi. Jadi dengan sistem informasi usuian diharapkan pencatatan, penyimpanan, pen car ian, dan penyampaian infonnasi akan lebih mudah dilakukan.
J. Latar Belakang Masalah Pabrik Spare Part X merupakan salah satu pabrik yang berada didalamnya. Pabrik ini memproduksi beragam tipe knalpot untuk sepeda motor 4 tak, mulai dari knalpot sport hingga knalpot racing. Sistem produksi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem make to order. Pesanan yang didapat oleh perusahaan sebagian besar berasal dari penjualan sales, dan dari toko
banyaknya barang cacat, menumpuknya barang di dalam aliran produksi (WIP), kesalahan pemesanan barang, kesulitan dalam pengaturan operator. Masalah-ma~alah ini tidak berhenti sampai di sini saja, tetapi akan menjadi pemieu terjadi masalah lainnya yang lebill kompleks jika tidak segera diatasi. Perusahaan saat ini sedang melakukan perbaikan terus menerus. Perbaikan ini dilakukan karena perusahaan yang sejenis semakin banyak, serta kualitas produknya yang tidak kalah lilt dilakukan agar bersaing. Perbaikan perusahaan dapat berkembang menjadi lebih besar, dan mampu menjadi pemimpin pasar. Jika perusahaan tidak eepat tanggap pada kondisi yang ada, maka perusahaan akan semakin tertinggal dan lama-lama hilang dari pasaran. Semakin berkcmbangnya keinginan pasar, perusahaan juga harus mcngimbanginya dengan sistem yang ada. Sistem yang digunakan menjadi penentll dari pelaksanaan proses bisnis yang berlangsung di dalamnya. Pad a saat ini
iangganan yang langsung berhubungan dengan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga menerima pesanan pcrorangan dengan jumlah minimal pemesanan yang dibatasi. Masalah yang banyak terjadi dalam perusahaan adalah masalah yang berhubungan dengan pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pen yampa ian informasi. Selain itu sering juga terjadi masalah lain seperti keterlambatan pengiriman pesanan, kesalahan jumlah produk yang dikirim, kekurangan bahan baku, menumpuknya produk jadi di gudang, kehilangan bahan baku, banyaknya pengerjaan ulang produk, kesalahan pencatatan keuangan,
25
Kumplilan Makalah Perancangan Sistenl Inforrnasi dengan Peranc3ngan Basis Data Metoda DDA
perusahaan Pabrik Spare Part X masih menggunakan metode pcngclolaan dengan sistem kekeluargaan, sehingga dapat menyulitkan dalam perkembangan perusahaan selanjutnya. Sistem kekeluargaan yang dimaksud adalah kekuasaan dan pengambilan keputusan hanya berpusat pada sa!u orang saja. Sistem yang ada saat ini dapat digunakan untuk mengelola bisnis yang masih berskala kecil, tetapi jika perusahaan berkembang dan menjadi perusahaan besar, maka sistem saat ini akan sulit untuk digunakan lagi.
masalah ini lama-kelamaan dapat menghambat perkembangan perusahaall. Masalah yang teridentifikasi di dalam perusahaan adalall sebagai berikut : J. Pencatatan cara manual (pencatatatan di atas buku eatatan dan selembar kertas) yang kurang terkoordinasi dengan baik. Hal yang dapat terjadi dari pencatatan sistem manual yang kurang terkoordinasi dengan baik adalah kesalahan dalam menafsirkan isi catatan dan terdapat banyak informasi penting yang bel um d ieatat 2. Tidak dimilikinya beberapa catatan penting Catatan yang belum dimiliki perusahaan adalah catatan barang cacat dan catatan retur pembeiian. Tanpa adanya catatan-catatan ini sulit untuk roengethui jumlah barang cacat yang terjadi rnasih dalam batas wajar atau sudah melebilli. Serta sui it mengetahui kualitas supplier. 3. Kehabisan persediaan ketika bahan .. baku ... dibutuhkan. Masalah ini tejadi karena" cara'; untl!k mengetahui persediaan mernboroskan waktu dan tenaga. Maksudnya petugas harus menghitung satu persatu jumlah dari setiap jenis bahan baku. Pengeeekan persediaan dilakukan pada saat ada bahan yang kllrang ketika dibutuhkan bagian produksi. Tanpa pengecekan perscdiaan seeal'a berkala menyebabkan pcrsediaan tidak tcrkontrol. 4. Catatan~catatan pcnling sulit ditemukan Pencatatan pada selembar kertas yang disimpan scmbarangan membuat suJitnya ditemukan catatan, karcna terselip dengan catatan lainnya atau bisa saja terbuang. Sedangkan pcneatatan pada buku catatan yang berisi macarn-maeam catatan tanpa fom1at yang baku menyebabkan lamanya menemukan catatan. S. Adanya penc~tatan.bcrulang 6. Penipuan oleh karyawan dalam meminta gaji. Pembayaran gaji karyawan berdasarkan jumlah prod uk yang dibuat pcr minggunya. Informasi jurnJah yang dibuat ini diberikan seeara lisan' oleh karyawan. Biasanya karyawan selalu menyebutkan jumlah sesuai target. Mcskipun di Japangan target belum terpenuhi. 7. Kcsulitan menepl
2. Identifikasi dan Perumusan Mas_lalt Permasalahan yang terjadi di Pabrik Spare Part X eukup kompleks dan perlu dilakukan perbaikan pada proses bisnisnya, serta mciakukaI) pengaturan aliran informasi agar kinerja / perusahaan dapat ditingkatkan. Berdasarkan permasalahan yang terjadi di Pabrik Spare Part X, maka dapa! diambil perumusan masalah sebagai berikut : I. Bagaimana sistem yang berlaku di Pabrik Spare Part X pada bagian pembelian, gudang bahan baku, dan produksi saat ini, serta apa kelemahannya? 2. Bagaimana usulan perbaikan proses bisnis yang dapat digunakan bagian pembelian, gudang bahan baku, dan produksi di Pabrik Spare Part X? 3. Bagaimana usulan perancangan sistcm informasi yang mampu mengatasi kelernahan sistern informasi bag ian pembelian, gudang bahan baku, dan produksi di Pabrik Spare Part X? 3. Pengolahan Data dan An_lisis Metode yang digunakan dalam peraneaugan sistem informasi di Pabrik Spare Part X ini adalah SDLC (System Development Life Cycle), terdiri dari pereneanaan, analisis, peraneangan, penerapan, dan penggunaan. 3.1.Tahap Pereneanaan Dalam tahap pereneanaan ini dilakukan pemetaan dari proses bisnis yang terjadi di perusahaan. Berdasarkan peta proses bisnis ini dapat digambarkan hubungan dan proses bisnis yang terjadi dari tiap sub sistem yang ada di perusahaan. Pada saat ini perusahaan memiliki 6 area bisnis, yaitl! penjualan, kcuangan, gudang prod uk jadi, gudang bahan baku, pembelian, dan produksi. Keenam area bisnis Inl saling berhubungan untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Dalam penelitian ini hanya akan dibahas 3 area bisnis, yaitu gudang bahan baku, pembelian, dan produksi. Dalam ketiga area bisnis ini disadari terdapat masalah-masalah yang berhubungan dengan aliran informasi. Masalah-
26
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnfonnasi dcngan Perancangan Basis Data Mctoda DDA
menjadi dua keiompok, yaitu kelompok informasi ten tang pelaku atau benda dan atribut. Tabel 1. Identifikasi Informasi bagian Pembelian
terjadinya permasalahan lain yang lebih kompleks. 3.2.Tahap Analisis Berikut merupakan hal-hal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah : I. Sistem informasi yang memiliki format baku 2. Sistem informasi yang menyajikan informasi yang dibutuhkan secara lengkap 3. Tambahan informasi persediaan bahan baku 4. Sistem informasi yang mampu rnenyimpan catatan dengan rapi 5. Sistem informasi yang mampu terintegrasi satu dengan yang lain 6. Tambahan informasi grup yang mengerjakan 7. Tambahan informasi keterangan produk Disebabkan banyaknya masalah yang bcrhubungan dengan aliran informasi, maka dibutuhkan /perancangan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang memungkinkan untuk mengatasi permasalahan adalah sistem informasi terkomputerisasi. Dengan ini dihararkan pengclolaan infonnasi lebih terkoordinasi, sehingga dapat meningkatkan produktivtas perusahaan. 3.3.Tahap perancangan Dalam tahap perancangan ini dilakukan perbaikan proses bisnis dan perancangan sistern informasi. DaJam usulan perbaikan proses bisnis ini dilakukan perbaikan berupa pcnambahan proses, pcngurangan proses, dan pcnggabungan proscs. Pcrbaikan proses bisnis ini diharapakan mampu mcngatasi masalah yang ada, serta mcmbuat proses bisnis mcnjadi lebih baik. Dalam perbaikan proses bisnis ini dilakukan pemetaan aktivitas menggunakan too/ IDEFO. Setelah dilakukan perbaikan terhadap proses bisnis, selanjutnya dilakukan pcrancangan sistcm informasi usulan. Dalam melakukan pcrancangan sistem informasi usulan ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu membuat matriks proses··entitas (Matriks BSP), pembuatan basis data dengan metode DDA, normalisasi data, pembuatan kamus data, dan terakhir membuatform dan report. Setelah diketahui aktivitas dan entitas yang ada dalam proses bisnis, sclanjutnya dilakukan perancangan basis data. Pcrancangan basis data akan menggunakan mctode DDA Aktivitas), (Disain Database bcrdasarkan Metode DDA dibagi mcnjadi 3 langkah utama, yaitu: I. Identifikasi aktivitas Dilakukan penjabaran senma aktivitas scharihari yang terjadi di perusahaan. 2. Identifikasi informasi Mengidcntifikasikan informasi untuk setiap aktivitas yang ada di perusahaan. Informasi yang terkait pada aktivitas dapat dibagi
Mcncari Supplier Yang menycdiakan Barang Memilih Supplier Yang Paling Sesuai Membeli Mesin dan Peralatan Produksi
Membeli Bahan Baku
KPP, Tanggal Pennintaan, Nama barang, iumlah No.Supplier, Nama Supplier, alamat, no. tc!eoon, no. rekening KPP, Tanggal Permintaan, Nama banmg, jumlah No.Supplier, Nama Supplicr, alamat, no. tcicpon, no. rekening Kode Pembelian, Tanggal pcmbelian, Jumlah pembelian ..-
No.Supplier, Nama Supplier, alamat, ...E..~. tlflepon, no. rekenitlg ID Karyawan, nama, alamat Kode mesin, nama mesin Kode Pembelian, Tanggal pembclian, lumlah pcmbelian ID Karyawan, nama, alamat
Mcncrima dan Mencocokan Kesesuaian Deogan Pesanan
/
-
No.Supplier, Nama Supplier, alamat, no. tclepon, no. rckening KBB, nama barang Kode Pembelian, Tanggal pembelian, lumlah pembelian KBB, nama, merek
Mcmeriksa Kondisi Barang
ID Karyawan, nama, alamat No.Supplier, Nama Supplier, alamat, ._!.'!5~_~.~~llOn, no. n::kening KBB, nama, mcrek ID Karyawan, nama, alamat
Membuat Catatan relur
Mcnerima Nota Pemhelian
No.Supplier, Nama Supplier, alamal, no. tclcpon, no. rekening Kode PemheJian, TanggaJ pembelian, lumlah pembelian KBB, nama, merek No.Supplicr, Nama Supplier, alamat, no. lelepon, no. rekening Kodc Pcmbelian, Tanggal, Jumlah Dcmbclian, Total harga ID Karyawan, nama, aJamat No.Supplier, Nama Supplier, alamal, no. Iclepon, no. rckcning
Tabel 2. Identifikasi Informasi bagian Gudang Bahan Baku Aktivitas Menyimpan Bahan Baku Memcnuhi Kcbutuhan Bahan Baku '--_._-
27
Atribut KBB, nama barang lD Karyawan, nama, alamat
.-
KBB, nama barang KPB, TanggaJ Pennintaan, Nama ba~~ iumlah lD Karyawan, nama, alamat
--------
-
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnformasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
, Produksi , banian ( T b 13 Id enll (fka· ,51 InDlrmasi
dimaksudkan agar pencatatan dapat dilakukan pada format yang baku. Form usulan ini perlu memakai komputer untuk menggunakannya.
~_~_.
Mcmpcrkiraka n lumlah Kcbutuhan
Nama Produk,jumlah produk ID Karyawan, nama, alam3t
Bahan Baku
KBB, nama, merck
Membagi Pekerjaan Pada
No grup karyawan, 10 Karyawan,
GTU) Keria
kualitas
Hal yang dapat terjadi dari peneatatan sistem manual yang kurang terkoordinasi dengan baik adalah kesalahan dalam menafsirkan isi catatan dan terdapat banyak informasi penting yang belum dicata!. Masalah ini dapat diatasi
..-
Kode mesin, nama Illcsin
Mclakukan Proses Produksi
dcngan adanya penmc(lnr;an sistcm informasi terkomputerisasi. Dengan sistem informasi terkomputerisasi
Kade produk, nama produk, nama motor
tidak perin lag; dilakukan pencMatan mannal di dalam buku catatan atau pada selembar kertas. Penginputan data juga akan menjadi lebih rapi karena penulisan dilakukan pada form yang berbeda untuk kebutuhan yang berbeda. Bentuk tulisan juga dapat, disarnakan sehingga jadi Ie~ih rapi dan mudah dibaca. Tidak akan ada lagi masalah pengisian data yang kurang lengkap karena sudah ada forat yang baku untuk setiap . penulisan. Dengan disimpannya dala di dalam·
KBB, nama, merck Kode mesin, nama mcsin No gmp karyawan, lD Karyawan, kualitas
MclakuklU}' Sub kontrak Proses
Pernekel
Mcrakit Produk
Mencatat pemeriksaan,
mcnginpul danar kerja, dan
membungkus ~.---
Mcmbtri Label Produk
3.
Kade prod uk, nama produk, llama motor ID Karyawan, nama, alamat No.Pabrik, Nama pabrik, Alamat , No. tcJepon, No. rekening No grup karyawan, lD Karyawan,
kualitas Kade prod uk, nama produk, nama
kompllter, penyimpanan data akan Ichih rari, dan
mudah untuk di cari. Untuk mencari data yang dibutuhkan perusahaan dapat menemukannya pada laporan yang bersangkutan. Selain itu tidak perlu lagi dilakukan pencatatan ulang, karena
motor Kade prod uk, nama produk, llama motor No grup karyawan, ID Karyawan, _~'-0lilas ___ . . __ Kodc rework, kodc produk, JCJllS cacat, langoal
sudah dirancang basis data pcrusahaan. Sistem informasi u5ulan ini dirancang agar bisa mengatasi permasalah yang tclah disebutkan pada bagian sebelumnya. DaJam perancangan form dilakukan pembuatan form retur pembelian, jonn pcmcriksaan prod uk, form rework. Dengan adanya pencatatan mengenai retur pembclian, perusahaan dapat mcngctahui
JD Karyawan, nama, alumal Kodc produk, nama produk, nama motor
Pengeiompokan lnfonnasi
Dilakukan pengelompokan informas; yang lelah diidenlifikasikan pada lahap kedua. Basil pengelompokan informasi ini berupa tabeltabel basis data. Tabel yang dihasilkan dari pengelompokan informasi dapat dilihat pada lampiran pada bagian akhir makalah. Tabel-tabel yang ada tidak semuanya merupakan tabel yang sudah langsung nonnal. Oleh sebab itu perlulah dilakukan normalisasi terlebih dahulu untuk beberapa tabel. Dengan dilakukan normalisasi data, selanjutnya tabeltabel yang ada dapat digunakan untuk pembuatan
kualitas
berdasarkan
jumlah
dan
l)eIlgan aLlanya form
pemeriksaan produk dan form rework dapat diketahui jumlah produk cacat yang terjadi masih wajar atau melebihi batas. Serta dapat diketahui kualitas karyawan berdasarkan jumlah barang cacat yang dibuat. Untuk permasalahan kehabisan persediaan bahan baku darat diselcsaikan dengan cara mencatat hahan yang masuk dan keluar. Dengan pencatatan ini selanjutnya dapat lebih mudah diketahui persediaan. Jumlah pcrsedian akan otomatis berubah ketika ada pencatatan bahan masuk dan keluar. Pctugas harus selalu
basis data.
Kamus data pada prinsipnya digunakan sebagai alat komunikasi yang dibedkan kepada
melihat laporan persediaan setiap ada bah an yang keluar. Jadi ketika ada bah an yang berada dibawah safety slock dapat secepatnya dilakukan pennintaan pembelian.
pemakai sistem informasi mengenai data-data
yang ada. Dengan kamus data maka dapat diketahui tipe variabel atribut dari suatu tabel beserta jangkauan/panjang karakter juga
Dengan dicatatnya kerja karyawan, maka perusahaan dapat mengetahui jenis dan jumlah
keterangan mengenai primmy key.
Setelah melakukan
supplier
frekucnsi retul" barang.
perancangan basis
produk
data, maka dilakukanlah perancangan form dan report bagi perusahaan. Pernancang form ini
yang
dibuat
secara
pasti.
Dalam
pencatatan kerja karyawan, produk yang eaeat tidak dicatat sebagai produk jadi. Dcngan eara ini
28
Kumpuian Makalah Pcrancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
diharapkan karyawan dapat membuat produk dengan lebih baik dan tidak lagi melakukan penipuan jumlah produk yang dibuat. Pembuatan label produk dapat lebih memudahkan dalam mengetahui tipe produk. Dalam label produk ini diberikan infonnasi mengenai tipe knalpot dan jenis motomya. Label ini ditempelkan pada produk setelah produk dibungkus. Jadi masalah kesalahan pengiriman produk pada konsumen dapat diminimasi.
2.
3.
4. Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut : I. Sistem yang berlaku di Pabrik Spare Pm1 X
adalah
sistem
manual
yang
kurang
terkoordinasi dengan baik. Adapun kelenmhan-kelemahannya sebagai berikut : a. Pencatatan sistem manual pada buku catatan dan selembar kertas yang kurang terkoordinasi dengan baik. b. Tidak dimilikinya beberapa catatan penting. c. Sering terjadi kehabisan persediaan bahan baku. d. Catatan penting sulit ditemukan. e. Terjadi pencatatan berulang. f Adanya penipuan oleh karyawan. g. Kesulitan untuk mcngctahui tipe produk.
2.
I. Alter, Steven, 1992, Information System A Alanagement Perspective, The ,;/ Benjamin/Cumming Publishing CompanY;' Inc., United State of America. 2. Eko Indrajit, Richardus. 2002. Konsep dan Aplikasi Bussiness Process Reengineering., PT. Oramedia Indonesia. Jakarta. 3. Jr McLeod, Raymond. 1995, Management In/ormation System, Prentice-Hall Inc., New Jersey. 4. O'Brien, James. 1999. Management h?!ormation Systems, lh ed., The McGraw~ Hill Companies, Inc., New York. 5. Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI: Metoda Perancangan Basis Data DDA., Unpar, Bandung 6. Sanjaya, Hartin, 2008, Perancangan Sistem In/ormasi Di Bengkel Lancar Motor Pada Bagian Penjualan Spare Part Dan Jasa Service Motor,·UNp..AR, Bandung. 7. Setiawan, Oke, 2007, Perancangan Sistem In/annasi Manajemen di Situ Aksan Plastik, UNPAR, Bandung.
aktivitas
mcnginput data bahan masuk
2.
Usulan· perancangan sistem informasi yang memungkinkan untuk mengatasi kelemahan adalah sistem informasi terkomputerisasi. Usulan sistem informasi dilakukan dengan pembuatan matriks proses-entitas, perancangan basis data dengan metode DDA, normalisasi data, perancangan form dan report. Usulan ini diharapkan akan dapat memudahkan dalam pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan penyampai?n informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Usulan perbaikan proses bisnis yang dapat digunakan adalah sebagai bcrikut A. Oudang bahan baku 1. Menggabungkan
mencatat pemeriksaan dan membungkus. Menambah aktivitas memberi label pada prod uk.
dengan mcnyimpan bahan baku. Menggabungkan aktivitas menginput data bahan keluar dengan memenuhi kebutuhan
bahan baku. B. Produksi 1. Menggabungkan aktivitas menginput dafiar kerja dengan
29
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem lnformasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Tabel4 Bahan Baku Atribut KBB Nama Bahan Baku Merck Harga Beli Satuan
Tabel 5. Bahan Masuk Atribut KBM KBB Jumlah Tanggal ID Karyawan Supplier Tabel 6. Bahan Keluar Atribut KBK KBB Jumlah Tanggal ID Karyawan Tabel 7. Permintaan Pembelian ---Atribllt KPP KBB Tanggal Permintaan Jumlah ID Karyawan uppJler Tbl8S a e r Atribut
No.Suvvlier Nama Supplier -. Alamat
No.Rekening No.Tel"I'.on Fax HP
Tabel9 Pembelian Atribllt Kode Pembelian KBB Jumlah Tanggal Beli Jadwal datang No.Supplier Harga Satuan
Tabel13.Permintaan , Baku Bahan Atribllt KPB KBB Jumlah Tanggal Permintaan Deadline Pengiriman ID Karyawan
Total Pembelian
c.lD Karya wan
Tabel 14.Penge~aan Pesanan Atribut Kode Pen~erjaan Kode Pesanan Deadline Penyelesaian No.GlUp Karyawan rIcnis Produk lumlah
•.-
Tabel 10. Pemeriksaan Pembelian Atribut KCP Kode Pembelian KBB Nama Bahan Baku Jumlah Barang Baik Jumlah Barang Cacat Keteral~gan _ _ ID Karyawan I--T3Qgg~L~
Tabel I I. -----_ Mesin .• ,..-:--_...
Tabell 5 K afy'?wan Atribllt ID Karvawan Nama Alamat lumlah Anak -_._NO.TeleDon HI'
_-
Atribut Kode Mesin - - Nama Mesin Merek Tanggal Pembelian
Tabel 16. Grup Ka~wan
r" . Atribllt No.Grlll1 Karvawan ID Karyawan Nama Kualitas
Tabel 12. Retur Pembelian Atribut Kode Retur Kode Pembelian KBB lumlah r]!Jrl,ggal
Tabel19.Sub Kontrak Pemekel =,
.
____~
Tabel 17. Produk Jadi Atribllt Kode Produk Nama Prod uk Nama Motor Barga Satuan
""--_.
~pUer
Knrynwnn - Penerima If)
30
Tabel 18. Pabrik Pemekel Atribut No.Pabrik Nama Pabrik Alamat No.Rekening No.Telepon Fax HP
.
--
Atribut Kode Subkontrak Kode Produk Jumlah Tanggal Kirim Deadline .,;; Penyelesaian ID Karyawan Penerima No Pabrik --Tabel20_ Pemeriksaan Produk .•.Atribllt ___ Kodc Pcmeriksa~~. _ I-Kode Produk Jumlah Barang Baik lumlah Barang Caeat ID Karyawan Tanggal Tabel 21 Rework Atribut Kode Rework Kode Produk No.Grup Karyawan Kcteranoan Cacat _... Deadline selesai Tabel22. Kerja Karyawan Atribut KKK No.Grup Karyawan Kode Produk lumlah Minggu
Kllmpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA UNIT BISNIS DYEING PT KFM Ignatius A. Sandy Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141 +62-22-2032700, Email:
[email protected] Petrus Willy Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan JI Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141 Abstrak. PT KFM adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang garmen. Perusahaan ini masih menggunakan cam manual, yaitu dengan menggunakan lembaran kertas dan software pengolah tabel dalam menjalankan proses bisnisnya sehingga sering terjadi masalah dalam penealatan data. Selain itu, aliran informasi yang kurang baik dalam merespon order konsumen juga mengakibatkan keterlambatan dal~m pcmcnuhan order konsomen. Peraneangan sistem informasi yang baik dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah-masalah terse but Pada penclitian ini dilakukan peraneangan sistem informasi dengan metode SLC (System Life Cycle) yang memiliki beberapa tahapan. Tahapan-tahapan dalam SLC adalah perencanaan, anal isis, desain, penerapan dan penggunaan. Pada penelitian ini hanya dilakukan sampai tahap desain saja. Perancangan sistem informasi di PT KFM dimulai dengan mengidentifikasi proses bisnis awal dengan menggunakan diagram lOEFO. Perancangan sistcm informasi menggunakan metode DDA dan pembuatan matriks ESP. Hasil dari perancangan ini adalah sebuah usulan sistem infonnasi berbasis komputer yang disertai perbaikan aktivitas untuk mengatasi masalah-masalah di PT Kencana Fajar Mulia. Usulan ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi PT KFM untuk mendapatkan informasi dengan cepat, tepat, dan akurat.
Pada saat 1Il1 PT KFM dalam menjalankan proses bisisinya belum menerapkan sistem informasi yang baik pada perusahaan. Pencatatan masih dilakukan secara manual atau menggunakan software pengolah tabeL Hal ini akan menyebabkan beberapa masalah pada perusahaan. Masalah yang dapat muncul pada perusahaan adal~h sltlitnya menemukan data yang dibutuhkan, hilangnya data, pertukaran informasi antar bagian perusahaan menjadi lama, sulit dalam mengolah data, dan input yang bemlang. Dalam mengurangi masalah-masalah tersebut dibutuhkan sistcm informasi yang baik agar proses bisnis perusahaan dapat berjaJan denganlebih efektif dan efisien. Sistem informasi menjadi suatu hal yang penting karena setiap bag ian dari pcrusahaan membutuhkan informasi unl'llk menjaiankan pekerjaannya. Informasi yang dibutuhkan ini bisa didapatkan dari Iuar perusahaan maupun dari dalam pemsahaan itu sendiri. Dengan semakin baiknya sistem informasi pcrusahaan maka proses bisnis perusahaan pun akan meningkat. Sistcm informasi yang baik diperlukan perusahaan karen a dalam dunia usaha sekarang
1.I Latar BclalulIIg Masalah PT KFM adalah sebuah perusahaan mallufaktur yang bergerak di bidang garmen.
Perusahaan ini rnemiliki beberapa bagian usaha yaitu processing. dyeing, printing, dan finishing.
Tetapi bagian usaha yang akan diamati adalah bagian dyeing. Produk yang dihasilkan dari bagian lIsaha dyeing ini adalah kain berwarna. Adapun proses bisnis perusahaan saat ini adalah, pertama perusahaan menerima order dari konsumen. Konsumen memberikan contoh warna produk yang akan dibuat pada perusahaan. Kemudian perusahaan membuat beberapa alternatif warna yang mcnyerupai warna yang diberikan konsumen. Alternatif warna tersebut selanjutnya diajukan kepada konsllmcn. Konsumen memilih yang sesuai. Perusahaan melakukan pencatatan data Jengkap mengenai konsumen, dan kontrak produksi (sales order) setelah ada persetujuan dari konsumen. Perusahaan akan melakukan prodllksi sesuai dengan pilihan warna yang disetlljui konsumen. Ketika produksi telah selesai, perllsahaan akan mengirimkan barang pada konsumen. Pembayaran dilakukan beberapa waktu sesuai dengan kesepakatan pada sales order.
31
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
ini dibatasi hanya sampai tahap perancangan saja sehingga Jangkah ini tidak dapat dilakllkan.
ini informasi yang, cepat, tepat dan akurat akan menambah nilai lebih perusahaan di mata konsumennya. Sistem inforrnasi akan menunjang proses bisnis perusahaan sehingga akan rneningkatkan efektifitas dan efisiensi
1.
Pada proses bisnis saat ini disadari ada beberapa masalah yang terjadi dalam perusahaan. Perusahaan perlu melakukan perbaikan untuk mengatasi permasalahan perusahaan tersebut. Saat ini perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan manual yaitu
perusahaan dalam setiap proses yang dijalankan
perusahaan. 2. Idenlifikasi dan Perumusan Masalah Untuk meningkatkan perforomansi perusahaan dalam menghadapi kendala-kendala
menggunakan kertas. Sistem seperti 1J11 mengakibatkan terjadinya aliran informasi yang lambat. Misalnya ketika suatu bagian membutuhkan sebuah informasi data penjualan
yang ada, maka diperlukan suatu system yang baik
dan
mampu
mendukung
jalannya
perusahaan. Dengan demikiall, perumusan masalah yang tepat adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana proses bisnis yang berlangsung
bulanan maka bagian tcrsebut harus mencari satu per satli data penjualan pada bulan tersebut dan melakukan rekapitulasi. Aliran informasi yang
di PT KFM sa at ini dan apakah kelemahankelem~hannya?
2.
Bagairnana rancangan proses bisnis usulan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan
lancar. 2.
Mendefinisikan Masalah Pad a sistem awal PT KFM ada beberapa kesalahan yang dapat diidentifikasikan. Kesalahan ini didapatkan dari hasil wawancara
3. Pengolahan Data dan Analisis
Metodologi yang digunakan dalam penclitian ini adalah SYstem Development Life
terhadap pcrusahaan dan hasil pengamatan peneliti. Kesalahan tcrscbut adalah : a. Bagian A1arketing mencntukan deadline berdasarkan perkiraan b. Bagian A1arketing salah memberikan harga c. Bagian gudang mengeluarkan barang secara acak yang rncnyebabkan barang di gudang
C).c/e (SDLC). Dalam SDLC terdapat 4 tahapan
yaitu, perencanaan, anal isis, perancangan, dan penerapan. 3.1 Tahap Pcrencanaan
Tahap pertama daJam metodologi SLC adalah lahap pereneanaan. Pada tahap percncanaan tcrdapat 8 langkah. Kedelapan
ban yak yang kadaluarsa
d. Bagian gudang tidak mengetahui jumIah
langkah tersebut adaJah menyadari masalah, mendcfinisikan masalah, menentukan tujuan mengidentifikasi
bahan baku tersedia di gudang yang belum digunakan oleh pesanan lain e. PPIC tidak mendapatkan informasi jadwal
kcndala-kendala
sistern, mcmbuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem,
perawatan mesin. f. Bagian personalia kesulitan dalam mengingat akhir kontrak karyawan 3. Menentukan Tujuan Sistem
menyetujui atau mcnolak penelitian proyek, dan
menetapkan mekanisme pengendalian tidak
Dari 8 langkah terdapat 4 langkah yang dilakukan. Langkah-Iangkah tersebut
Sistem yang akan dirancang bertujuan untuk mengatasi 'kekurangan yang ada saat jnL Selain itu tujuan lain dari sistem adalah untuk menyediakan informasi secara tepat, cepat, dan akurat serta memudahkan setiap bagian mcmpcroleh informasi yang dibutuhkan. Dalam memenuhi tujuan sistem tersebut maka setiap bagian dalam sistem harus bekcrja secara baik
adalah rnernbuat studi keJayakan, mcmpersiapkan usulan peneiitian sistem, menyctujui atau menolak penelitian proyck dan menetapkan mekanisme pengendalian. Langkah studi kelayakan tidak dilakukan karena penelitian yang dilakukan hanya bertujuan untuk mcrancang sebuah sistem informasi tanpa
mempertimbangkan
hal-hal
balk
yang baik diperlukan umuk mengatasi masalah tersebut. Dengan sistem infonnasi yang i,Jaik maka aliran infonnasi diharapkan dapat ·Jebih
Bagaimana rancangan sistem infonnasi yang tepat untuk mengatasi masalah informasi yang tGIjadi di PT Kencana Fajar Mulia?
sistem,
tidak
berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas perusahaan. Oleh karena itu sistem infofmasi
proses bisnis PT KFM saat ini?
3.
Menyadari Masalah
4.
lainnya
Mengidentifikasikan
sistem Penggantian
seperti biaya. Langkah lainnya juga lidak dilakukan langkah-Iangkah tersebut harus karen a
sistem
Kcndala-kendala
dari
sistem
berbasiskan kertas menjadi sistem berbasiskan
komputer tentu saja memerlukan
berinteraksi langsung dengan karyawan yang
adaptasi
karyawan. Pelatihan karyawan diperlukan untuk
bekerja pada perusahaan. Pada penelitian kali
memperkenalkan karyawan dengan sistem yang
32
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi Jcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Usulan perbaikan proses bisnis perusahaan dilakukan dan dipetakan dengan menggunakan diagram IDEFO. IDEFO merupakan scbuah diagram untuk menggambarkan sebuah fungsi atau proses tertentu. Pembuatan ·basis data kemudian dilakukan dalam penelitian IIlI. Penelitian IIlI menggunakan metode DDA (Database Design Based on Activity). Ada beberapa tahapan yang dilakukan dalam metode DDA : I. Identifikasi Aktivitas Perusahaan 2. Identifikasi Informasi berdasarkan aktivitas perusahaan 3. Pengelompokkan informasi Hasil dari metode DDA illi adalah tabel basis data. Tabel yang dihasiIkan dalam metode DDA bukan merupakan sebuah tabel normal" oleh karena itu perIu dilakukan proses nomlalisasi. Proses normalisasi dilakukan untuk membuat tabel menjadi lebih baik. Sistem informasi berbasiskan komputer memiliki beberapa keunggulan dibandingk~n dengan cara manual. Yang pertama adalah diharapkan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat. Dengan sistem informasi berbasiskan komputer, pertukaran informasi antar bagian diharapkan dapat menjadi lebih cepat. Hal ini terjadi karena pertukaran informasi tidak hams rnenggunakan kertas lagi tetapi dapat melalui komputer. PT KFM memiliki beberapa bagian yang saling terintegrasi satu sarna lainnya. Pada saat ini PT KFM masih menggunakan eara manual dalam pertukaran informasi antar bagiannya. Hal ini tentu saja tidak efisien karena pen yampa ian informasi antar bagian membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Dengan adanya sistem infomlasi berbasiskan komputer. pertukaran informasi pada PT KFM diharapkan akan semakin cepat. Pertukarall informasi dilakukan dengan menggunakan komputer. Informasi yang diblltuhkan oleh satu bagian diharapkan akan lebih cepat tersampaikan dibandingkan dengan menggunakan eara manual. Sistem informasi berbasiskan komputer mernungkinkan pengolahan data secara komputcrisasi. IIal Inl dapat mcmLantu mengurangi kesalahan pengolahan data dcngan sistem manual karena semua pengolahan data dapat dilakukan oleh komputer Keunggulan lainnya adalah kemudahan pellggunaan data. Data yang sudah disimpan oleh suatu bagian dapat dengan mudah diakses dan digunakall oleh bagian laillnya. Data juga akan lebih cepat diakses sehingga diharapkan
baru. Proses adaptasi ini tidak dapat dilakukan langsllng secara keseluruhan tetapi harus dilakukan secara bertahap. 3.2 Tahap Analisis Dalam tahap analisis ada 6 langkah, yaitu mengumumkan
peneiitian
sistem,
mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, dan menyetujui atau menolak rancangan proyek. Pada tahap ini hanya 2 langkah yang dilakukan yaitu mendefinisikan kebutuhan informasi dan mendefinisikan kriteria kinerja sistem. Keempat tahap lainnya tidak dilakukan karena langkah tersebut harus dilakukan dengan berinteraksi langsung dengan pihak perusal13an dan karyawan. / I. Mcndefinisikan Kebutuhan Informasi Ada beberapa alasan yang membuat PT KFM membutuhkan sistem informasi dalarn menunjang proses bisnis perusahaannya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut diidentifikasikan dari permasalahan-permasalahan dalam hal yang berkaitan dengan sistem informasi . Kebutuhan terse but antara lain: a) Sistem informasi yang saling terintegrasi b) Input informasi yang akurat c) Penyarnpaian informasi secara akurat d) Pengolahan informasi cepat e) f)
2.
Penyampaian informasi cepat
Pengumpulan informasi cepat dan mudah Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem Kriteria kincrja sistem yang diinginkan dalam perancangan sistcm informasi berbasiskan komputer IIll adalah penyediaan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dengan kriteria ini maka diharapkan tujuan dari sistem juga akan ikut tercapai.
3.3 Tahap Rancangan Pada tahap rancangan awal, digambarkan struktur organisasi pcrtlsahaan, deskripsi pekerjaan, dan peta proses bisnis dengan diagram IDEFO. Kemudian digambarkan juga matriks Bussiness System Planning (BSP). Matriks ini menggambarican hubungnn ontom proses perusabaan dan data yang terkait dalam melakukan proses tersebut.Matrix illi juga dapat menunjukkan hubungan satu fungsi dengan fungsi lainnya. Bahkan dapat pula melihat integrasi dari beberapa bagian perusahaan. Dengan adanya matriks ini dapat membantu dalam membuat sistem informasi suatu perusahaan.
33
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
dapat mcngurangi waktu yang dibutuhkan mengumpulkan data. Salah satu contoh kemudahan akses penggunaan data adalah ketika bagian keuangan akan menghitung besarnya pendapatan perusahaan. Bagian keuangan dapat menggunakan data laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian marketing, kemudian bagian keuangan dapat merekapitulasi data terscbut. Rekapitulasi data juga dapat dibantu oleh sistem informasi perusahaan. Dengan cara seperti ini bagian keuangan diharapkan dapat dengan I11udah dan cepat mcmperoieh informasi pendapatan perusahaan. Tabel I. Identifikasi Informasi Aktivitas Area
Markelmg
_
Informasi ,,--_...,. Pcrscdiaan Harang Caeal (Kode Mcnawarkan banmg Barang Caeat, Jenis Barang Caeal, kepada konsumen Warn a Barang Cacal, Jumlah Barang Caeat),Konsumen {ld Konsumcll, Nama Konsurnen, Alamal Konsumcn, Nomor Tclcpon Menerima pesanan dari Konsull1en),Contoh Kaill (Kode konsumen Contoh Kain),Colltoh Warn a (Kode Contoh Wama),Pesanan dari Konsumen (Kodc Pcsanan, knis Kaill, Jumlah Pcsanan) ..• -AlternatifKain (Kode Altcrnatif Kaill, Kode Contoh Kain),Alternatif Warn a (Kode AlternmifWarna, Kodc Contoll Warll<~ Kode Resep),Pcsanan daTi Konstllllen Melakukrul ncgosiasi (Kode Pesanan, Jenis Krlin, JUJl11ah awal dcngan konSlllllen Pesanan),Konsumen (lei Konsurnen, Nama Konsumen),Kontrak Ordcr Sementara (Kodc Kontrak Order, __. TanE~al Deadline.). Alternatif Deadline (AI!crnatif Deadline), Konsulllcn (ld KOllsumen, Nama Konsumen, Nomor Teiepon), Pesanan (Kodc Mciakukan kesepakatan Pesanan, Jenis K~lin, JumJah dengan konsumen Pcsanan),Kontrak Order (Kode Kontrak Order, Tanggai Deadline},Detail Pe.?.:Ylan Kontrak Order (Kodc Kontrak Order, Total, Tanggal PClllbayaran Pilltang),Konsumcn (Id konsumen, Nama Konsumen),Laporan Membuat laporan pengiriman barang (Kode Laporan pcnjualan Pcngiriman Brlrang, Barang yang dikirimkan,Jumlah Barang, .. _~___.__~·_ranggal PE}}Eiriman) _,., __ ,_,,_.. .. Ak9vitas
_
Tabel 2. Identifikasi Informasi Aktivitas Area Produksi .'"Aktivilas Bagian Laboratorium Mcmbuat altematif warna dan alternatifkain .
Memeriksa status produksi ..
Infonnasi Contoh Kain (Kode ConiO~ Kain),Contoh Warna (Kode Contoh Warna),AllcmatifKain (Kode Altematif Kain),Altcrnatif Warna (Kode Altematif Warna),Rcscp Warna (Kade Reser Warna) Laporan Produksi Aktual (Tanggal Laporan Produksi Aktual, Kode Ordcr ~roduksi),Rencana Produksi_
34
(TWlggal Rencana Produksi, Kode Order Produksi, Korle Mesin},Status Produksi Laporan Barang Rework (Kode Laporan, Jumlah Barang Rework, Kode Resep Warna,Jadwal Maintanance (Kode Jadwal, Tanggai Maintananee, Kode Membuat rencana Mesin),Detail Pesanan (Kode Resep produksi Warna, Kode Pesanan, Jumlah Pesanan, Jenis Kain),Reneana Produksi (Tanggal Rencana Produksi, Jumlah Produksi, Kode Mesin),Status Produksi Rencana Produksi (Tanggai Rencana Prodllksi, Jumlah Menurunkan order Produksi, Kode Mesin),Order produksi Produksi (Kode Order Produksi) Bahan Baku, Detail Pesanan (Kode Detail Pesanan, Jenis Kain, Jumlah I'esanan), Resep Warna (\Varna , yallg digunakan, Warna Tambahan), Rcncana Produksi (Tanggal Membuat perencanaan Reneana Produksi, Jumlah bahan baku Produksi), Keblltuhan Bahar! Baku,Reneana Pcnyaluran Bahary Baku (Tanggai Renean~, Penyaliiran Bahan Baku, ]enis Bahan Baku, Jumlah Bahan Baku) Rencana Penyaluran Bahan Baku (Tanggal Rencwla Penyaluran BatHm Baku, Jenis Bahan Baku, Jumlah Bahan Baku),Resep Wama (Kode Resep, Wanta yang Mc!akukan proses dyeing digunakan, Jumlah),Ordcr Produksi (Tanggal Order Produksi, Jumlah Produksi, Kodc tv1csin),l3arang Re~:_::0.~ _ _ .__: _ I---------...---~.- __ Banmg ladi (Kode Barang Jadi, Jumlah Barang Jadi, Kodc Pesanan),Barang Caeat (Kode Barang Caeat, Jumlah Barang Memeriksa hasH Caeat, Jenis Kain, Warna produksi (QC) Kain),Laporan Barang Rework,Detaii Pesanan (Kode Detail Pesanan, Jumlrlh Pesanan, Warn a) Aitematif Deadline,Kontrak Order Sementara (Kodc Kontrak Order , Sementar, Jenis Kain, Jumlah Menyetujui orefer Pesanan),Rencana Prorluksi (Tanggal Reneana Produksi, Jumlah Produksi)
Tabel 3. Identifikasi Informasi Aktivitas Area Persediaan Aktivita<: -~~.
Mcnerima barang dari Supplier
Memeriksa barang yang diterima
Informrlsi Bahan Baku dipesan (Jumlah Ballan Baku),Surat Jalan dari Supplier (Kode Surat Jaian, Jenis Sarang. lumlah Barang),Laporan Pemhelian (Kode Laporan Pembeiian, Jenis Barang, Jumlah Sarang),Retur Produk Jadi (Jumlah Retur),Bon Retur Produk Jadi (Kode Bon, Jumlah Retur, .l~nis Barang) Laporan Pembclian (Kodc Laporan I'cmbelian, Jenis Sarang, Jumlah Barang),Barang yang diterima (JlImlah Barang),l3arang Rework (Jumiah Barang ~~ework),Brlrang
KumpuJan Makalah Pcrancangan Sistcm Infonnasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Melakukan rctur barang yang lidak sesuai kcpada Supplier
Melakukan pcnyimpanan barang di gudang
Mcnerima pcrmintaan bahan baku
1--, Mcrneriksa ketcrscdiaan bahan baku,tli gudang
Memeriksa barang yang akan dikeluarkan dad gudang
Mcngcluarkan barang dari gudang ~.-
..
Caeal (Jumlah Harang Cac
Mcngcluarkan barang jadi yang dipesan dari gudang
c-~
Mclakukan pengiriman barang kcpada konsllmcil '-~-~-----~~
Tabel 4, Identifikasi lnfonnasi Aktivitas Area Pembelian
___
Melakukan pcmilihan Supplier
Mclakukan pcmbelirul barang
Membuat laporan pcmbcJian.
,
Tabel 5, ldentifikasi Aktivitas Area Keuangan Aktivilas
Mclakukan pcmbayaran
~-
Menyimpan scmcntara barang hasil produksi
~~
Baku),Dctail BanUl" Yang dipesan Dafiar Supplier (Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat Supplier, Nomor 'felcpon Suppl ie r), Kon finnasi Supplicr,Dafiar Barallg yang dipesan (Kodc Daftar BaraJlg, Kodc BanUlg, Jumlah Barang),Detail barang yang dipesan Daftar Supplier (Kode supplier, Nama Supplier, Alamat Supplier, NOnlor Tdepoll Supplier),Daftar Barang Yrulg dipesan (Kodc Daftar Barang, Kodc Barang, Jumlall Barang),~;der Pembelian (Kode Order Ordcr Pembclian (Kode order, Barang yang dibeli, Jumlah), Bon Pcnerimaan Barang (Kode Bon, Barang yang diterima, Jumlah TJarang),Supplier (Kode, Nama, Alamat)
Aktivi{a<;
.~c~~
__
Melakukan penentuan pcmbclian bahan baku
__
c
Membuat laporart keuangan
Tabel6 ldentifikasi Aktivitas Area Personalia ~
Aklivit,l,)
___
35
~-
lnformasi ~~-
Mempekerjakllil karyawan
lnfonnasi ~~~: ~ Data Kekurangan Bahan Baku (Kode Kekurangan Bahan Baku, Kode Bahan Baku, lumlah Bahan Baku),Perscdiaan Bahan Baku (Kode BahaCl Baku, Jumlah Bah~__
-+~
Mcnerima pcndapatilll
Informasi Laporall pembclian (Kode'Laporan' Pembelian, Total Pemb~lrall),Bon Penerimaan Barang (No Bon, Total Harga Barang),Jumlah Gaji dan Bonus Karyawllil (Tanggal Laporan),Data Karyawan (No Karyawan,Nama Karyawan),Biaya Operasional (Total Biaya Opcrasional),Bon Rctur Produk Jadi (No Bon, Total Harga),Pcmbayaran HUlang (Tangga! Jatuh Tempo, Tota! J-lutang),Laporan Pengeluaran (Kode Laporan, To~al Pcngcluaran) Laporan Pcnjualan (Kode Laporan Pcnjualan, Total Pcnjualan),Laporan Pengiriman 8arang (Kode Laporan Pengiriman, Totall-larga, Tanggal Jatuh Tempo Piutang),Kontrak Ordcr (Kode Kontrak, Jumlall Pesanan, Jcnis Barang),Pendapatan (Tanggal Pendapatan, Jumlah Pendapalilll),Tagihan Piutang (fanggal Piutang, lumJah Piutrulg),Laporan Penerimaan (Tanggal Laporan Penerimaan, Jumlah Penedmaan) Laporan Pcnerimaan (No Laporall Pcnerimaan, Jumlah Pencrimaan),Laporan Pengeluaran (No Laporan Pengcluaran, Jumlah PcngcJuaran),Laporan Keuangan (NoLapor~ClKcuangru_l)____
Melakukan evalua<;i tcrhadap kruyawan
Data Kruyawan (Kodc Karyawan, Nama Kruyawan, Alamat Karyawan, No Tclepon Karyawan, Tanggal Habis Kontrak),Kebuluhan Pekcrja Data Karyawan (Kode Kruyawan, Nama Karyawan, Alamat Karyaw
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Inforrnasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Mcnghitung besamya gaji dan bonus
Membuat jadwal dan shift kerja
Lcmbur),Kcbutuhan Pckcrja Data Karyawan (Kade Karya\.van:Nama Karyawan, Alamat Karyawan, No Tclepon Karyawan, Tanggal Habis Kontrak),Hasil Evaluasi,Jumlah Gaji dan Bonus Karyawan Data Karyawan (Kode Karyawan, Nama Karyawan, Alamal Karyawan, No Tclepon Karyawan), Kebutuhan Pekcrja
"I abel
yang dlhasllkan dan pengelompokkan informasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian akhir makalah 4. Kesimpulan 1. Saat ini proses bisnis di PT KFM dibagi menjadi 6 bagian utama yaitu : a. Marketing b. llPIC dan Produksi e. Pembelian d. Persediaan e. Personalia f. Keuangan Ada beberapa kelemahan yang diidetifikasikan dalam PT Keneana Fajar Mulia. Kelemahan-kelemahan tersebut adalah: a, Bagian Marketing menentukan deadline berdasarkan perk iraan. b. Bagian Marketing salah memberikan harga. c. Bagian gudang mengeluarkan barang secara acak yang menyebabkan barang di gudang banyak yang kadaluarsa d. Bagian gudang tidak mengetahui jumlah bahan baku tersedia di gudang yang belum digunakan oleh resanan lain e. PPIC tidak mendapatkan informasi jadwal pemeriksaan mesin f. Bagian personalia kesulitan dalam mengingat akhir kontrak karyawan. 2. Rancangan proses bisnis usulan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dilakukan antara lain dengan : a. Memperbaiki proses bisnis perusahaan melalui penggambaran aktivitasaktivitas perusahaan dalam diagram IDEFO. b. Perancangan tampilan form dan report scbagai usulan untuk sistem informasi perusahaan. 3. Sistem infonnasi usulan yang diraneang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan sistem informasi perusahaan, yaitu : a. Pengumpulan informasi cepat dan mudah. b. Penyampaian informasi menjadi cepat.
36
c. d. e.
Pengoiahan infonnasi Jebih mudah dan cepat. Penyampaian informasi secara akurat. Input informasi yang akurat.
DAFTAR PUSTAKA I. Alter, Steven. 1992, Information Systems: A Management Perspective, Benjamin/Cummings Publishing Co., San Francisco. 2. Born, Gary. 1994, Process Management to Quality Improvement, John Wiley & Sons Ltd., England. 3. Eko Indrajit, RichardtlS. 2002. Konsep dan Ap/ikasi Business Process Reenginering.,PT. Gramedia Indonesia. Jakarta. 4. JR McLeod:Raymond.2004, Management In/ormation System, 9!h ed.,Macmillan Publishing Company, New York. 5. Laudon, Kenneth C., 1999, Management' Information System, 7111 ed., Prentice,)-fall -.. Inc., New Jersey. .' 6. Martin, James. 1990, Information Engineering, Prentice Hall International Edition, inc., USA .. 7. Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN KEILMUAN TEKNIK INDUSTRl: Metode DDA., Unpar. Bandung. 8. Senn, James A. 1989, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, Singapore.
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistclll Informasi dengan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran 'at
Order Produksi
Tabe! 3 Contoil Kain Jel1lS
am
--
Kode Pesanan
Tabe! 4 Contoll Warna Kalil
KoaeWiirna am Conto 1
arna
KOOC"Pcsarl
Tabel 5 Pes allan ~~i~~~an~\Ll . Jents I\.am • UTl1 a esanan hO e ) onsumen Km e :onto 1 Kaln LJ5QQ¥ !Y.;UD a a1M
-labet 26 Reh" ProdukTam
'-
lal~~: 6 Pcsanan Barang """, Barang
K de p"anan
r
Tabe! 7 AlternatifKain Km c Cnnto 1 alll
Tabel 16 Rencana Produksi ()( e C}lCana ro U 'SI anaga o C CSlIl ode Octad Pcsan"illl Ko e esc) arna um a I csanan
Tabe] 27 Laporan RetuT Barang KO.ELe L
R~uhll
cncan<~..)c csa!
• umlah TIarang
-RCtCriilgaii=~=""--
-.=--
Tabe! 28 Bon Retur Baran o c 30n ChiT aran an l<'a
Tane! 18 \Varna
! anagal Dcadhnc Scmcnlam~csanall
elliS '0
e
a6cl 19 Pewarna
am arna
Tambahan
uant!ta:~X~f.~X@.!l._____
Tabe! 10 AIternalifDead!inc () contra'
~oacFC\Yarna arna
r cr
Scmcntara Alternatli IJca me Tabe! I J Konlrak Order Kode KontraI{'fr{ cr ! allaRal ~a' r cr ~o( c Konsumcn
tVJcpewarna lamb~ ama
Tabel 20 Mesin o e csm JCIlIS
eSlil
a )aSltas
eSIIl ,aporan
csanan ama Tab.e! 22 ladwal
r
~
i,'::~,¥,~' Jalull Tempo
37
KumpuJan Makalah Perancangan Sistcm Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Tabel 3 J RetuT Produk Jadi , ode Retur Proouk lidl anI.'. 'a )cncnmaan ems man' um a elcran an ama onsucmn
CJ2 Laporan Retur
Tabel 42 Data Kekurangan Bahan Baku
~Kode Dat~.:--eKurangan
Bahan Baku (He
alan
a'll
Jcms tan 'U ll:ll a 1 c'man an o c eta! csanan Tabcl43 Barang yang Di }csan o e esanan anI!. ·al
o c a Hut ems aym
'U 'U
Tabel 35 Pcrscdiaan Bnhan Baku
lim a 1 a Jan a 'U 1l1lt:i"gal Ke uar o rut
Tabel38 Penflcluamn Baran dari LJudan
c aran um a 1 arang ode Octad Pcsanan an!!a en e llarali o e 'mat a an
'0
...2........!!!_,___ .... _ _ Pcmcriksaan
label 47 Karyawan Kodc Karvawan ama a 'awan A ama Karyawan anglli!I.L-.~ IT a awan 'Fo~lor lClc on a awall ~gmn
Attlal
ontr '
I-labls Kontrak
38
TabeJ 57 Bahan Baku mc a an 'U Cms ,1an ,'U
arll~~
Kllll1plllan Makalah Perancangan Sistem Jnformasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Menghitung besarnya gaji dan bonus
Mcmbuatjadwal dan shift kcrja
Lcmbur),Kcbutuhan Peke/in Data Kruyawan (Kode Karyawan, Nama Karyawan, Alamat Karyawan, No Tclepon Karyaw
Tabel yang dlhasllkan dan pengelompokkan infonnasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian akhir makalah
3.
d. e.
Pengolahan informasi lebih mudah dan cepat. Penyampaian informasi secara akurat. Input informasi yang akurat.
DAFTAR PUSTAKA I. Alter, Steven. 1992, Information Systems: A Management Perspective, Benjamin/Cummings Publishing Co., San
Francisco. 2.
4. Kesimpulan I. Saat ini proses bisnis di PT KFM dibagi menjadi 6 bagian utama yaitu : a. Marketing b. ~PIC dan Produksi c. Pembelian d. Persediaan
2.
c.
3.
Born, Gary. 1994, Process Management to Quality Improvement, John Wiley & Sons Ltd., England. Eko Indrajit, Richardus. 2002. Konsep dan Aplikasi Business Process Reenginering., PT. Gramedia Indonesia.
Jakarta. 4.
e. Personalia f Keuangan Ada beberapa kelemahan yang diidetifikasikan dalam PT Kencana Fajar Mulia. Kelemahan·kelemahan tersebut adalah: a. Bagian A1arketing menentukan deadline berdasarkan perkiraan. b. Bagian Marketing salah memberikan harga. c. Bagian gudang mengeluarkan barang secara acak yang menyebabkan barang di gudang banyak yang kadaluarsa d. Bagian gudang tidak mengetahui jumlah bahan baku tersedia di gudang yang belum digunakan oleh pesanan lain e. PPlC tidak mendapatkan informasi jadwal pemeriksaan mesin f. Bagian personalia kesulitan dalam mengingat akhir kontrak karyawan. Rancangan proses bisnis usulan untuk memperbaiki kelemahan·kclemahan yang ada dilakukan antara lain dengan : a. Memperbaiki proses bisnis perusahaan melalui penggambaran aktivitasaktivitas perusahaan daJam diagram IDEFO. b. Perancangan tampilan jbrm dan report st:bagai usulan untuk sistem informasi perusahaan. Sistem informasi usulan yang dirancang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan sistem informasi pemsahaan, yaitu : a. Pengumpulan informasi cepat dan mudah. b. Penyampaian informasi menjadi cepat.
5.
6.
7.
8.
36
JR McLeod;Raymond.2004, Management in/ormation S)Jstem, 9 tll ed.,Macmillan Publishing Company, New York. Laudon, Kenneth C., 1999, Management' In/ormation System, ill ed., Prentice",Ball
Inc., New Jersey. .. / Martin, James. 1990, Information Engineering, Prentice Hall International Edition, inc., USA .. Sandy, Ignatius A. 2009. TERAPAN KEILMUAN TEKNIK INDUSTRI : Metode DDA., Unpar. Bandung. Senn, James A. 1989, Analysis and Design (?f information S)'Stems, McGraw-Hill, Singapore.
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Laporao RetuT
Tabel 42 Data Kekuraogan
Bahan Baku
Tabel 34 Penerimaan Barang ~~~ne 1::300 Pencnmaan Bara0f; ode,mgrao Pcntbchan an ga
oe u
~91~:.H~t~.~ckurangan
Bahan Baku o e alan a'u elltS
lan,'U
u:-n 1 e urangan o e )ctal csanan
ler
anta l_lp"'pl!er ~ooc,~~)at )alan Illan
Supplier ellis aran llln
1
Man
- arga aran arga ~,
--
-
135 PCTsediaan Bahan
38
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistcm infonnasi dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUAL MOTOR X X Ignatius A. Sandy Jumsan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141 +62-22-2032700. Email:
[email protected] Ricky Christian Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan 11 Ciumbuleuit No 94 Bandung 40141 Abstrak. Dunia persaingan yang ketat membuat Penjual Motor X X hams mcngembangkan daya saing dalam pasar. Kota Bandung adalah salah satu kota yang memiliki pasar sepeda motor yang sangat bcsar. Penjual Motor X X Asia Afhka merupakan satu-satunya cabang Penjuai Motor X X yang menjual sepeda motor di Kota Bandung. Penjual Motor X X Asia Afrika harus dapat menjhiankan proses bisnis sebaik-baiknya, untuk dapat mcmenuhi pasar kota Bandung yang besar. Untuk memahami sistem Penjual Motor X X seeara keseluruhan digambarkan peta Integrated Computer-Aided Manufacturing Definition (IDEFO) dari sistem yang digunakan saat ini. Melalui peta IDEFO tersebut dilakukan identifikasi dari kelemahan-kelemahan yang ada di, sistem Penjual Motor X X saat inL Peraneangan sistem usulan dilakukan dengan harapan dapar" menghilangkan kelemahan~kelemahan tersebut. Selanjutnya akan dirancang sistem informasi bagi Penjual Motor X X. Perancangan sistem informasi berdasarkan metode System Development Life Cycle (SDLC) dan dilakukan hingga tahap design. Untuk perancangan basis data dalam penelitian ini digunakan metode Database Design based on Activity (DDA). Dalam perancangan protype aplikasi sistem infonnasi Penjuai Motor X X digunakan software Borland Delphi 7.0 dan Microsoft Access untuk basis data. Berdasarkan penelitian ini, dihasilkan sistem usulan bagi Penjual Motor X X yang diharapkan dapat menghilangkan kelemahan-kelemahan dari sistcm saat ini. Sistem us ulan terscbut digambarkan dalam bentuk peta IDEFO. Sclain itu, dihasilkan protypc dad aplikasi Sistem Informasi yang diusulkan kepada perusahaan. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam penggunaan sistem informasi pad a Penjual Motor X X cabang Asia Afrika Bandung.
Penjual Motor X X telah melayani pcnjualan kendaraan jenis motor sejak 1984. Saat ini Penjual Motor X X melayani pembelian motor baik secara tunai, maupun kredit. Penjual Motor X X cabang Asia Afrika Bandung memiliki rata-rata penjualan sepeda' motOr 200-500 llnit per bulan. Konsumen pembeli sepeda motor tersebut datang dari segal a penjuru Kota Bandung. Saat im, data penjualan perusahaan disimpan dalam .bentuk kertas. Hal ini berarti didapatkan sekitar 200-500 kertas peujllalan per bulan. Hal tersebut mcnyebabkan Penjual Motor X X cabang Asia Afrika Bandung suEt dalam rnengolah data penjualan. Data penjualan tcrsebut sebenarnya dapat diolah mcnjadi informasl yang berharga. Salah satunya adalah informasi pendapatan perusahaan, namun hal tcrsebut sangat sulit dan menghabiskan waktu yang banyak. Dapat dikatakan bahwa informasi dalam perusahaan Penjual Motor X X saat ini kurang baik. Informasi yang dihasilkan kurang mcmadai
1.
Latar Belakang Penjual Motor X X adalah sebuah pcrusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan tipe sepeda motor dan juga melayani service untuk sepeda motor tersebut. Dunia persaingan yang ketat membuat Penjual Motor X X hanls mengembangkan daya saing daJam pasar. Penggunaan kendaraan bemlOtor jenis sepeda motor yang banyak digunakan di Indonesia, membuat Penjual Motor X X memiliki banyak konsumcn yang terse bar dalam seluruh Indonesia. Kota Bandung adalah salah satu kota yang memiliki pasar penjualan sepeda motor yang sangat besar. Pcnjual Motor X X cabang Asia Afrika Dandung auahtll salu-salunya cabang Penjual Motor X X di Kota Bandung yang menjual sepeda motor. Penjual Motor X X cabang Asia Afrika Bandung harus dapat menjalankan proses bisnisnya dengan baik untuk memenuhi pasar kota Bandung.
39
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistcm Informasi dengan Perancangan Basis Data Mctoda DDA
tertinggi dalam struktur organisasi. KepaJa cabang memimpin bcberapa kepala bagian dan dibantu oleh wakilnyadalam pelaksanaan tugasnya.
untuk beberapa aktivitas rnanajcmen perusahaan. Beberapa informasi dalam perusahaan tidak pernah dibuat. Hal tersebut disebabkan tidak ada penyimpanan dan pengolahan data yang baik. Beberapa infonnasi disimpan oleh perusahaan, namun ban yak informasi yang tidak akurat. Penyimpanan infomlasi yang tidak akurat diakibatkan terjadi kesalahan oleh pekerja. Human errors ini sclalu ada dalam setiap perusahaan, namun diharapkan dapat dikurangi dengan melakukan otomatisasi dalam proses-proses bisnis perusahaan.
1~~1 .
.1
J
11
If,:1
[i
I \"",,1
itr~"I~~J'-[-.·.·.~. ·.•m.·~.·.;.-.'.=I-I.·1~.:.~.-I- -
I
2.
Identifikasi Sistem Sekal'ang Pada langkah awal akan dilakukan identifikasl sistcl11 yang digunakan Penjual Motor X X saat ini. Identifikasi sistem sekarang dimulai dengan memahami sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job description setiap jabatan, Critical Succes Factor, bcserla pemetaan sistem awal Penjual Motor X X menggunakan metode !DEFO. Selanjlltnya akan dilakukan anal isis mengenai kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem saat ini ..
i iIW.\i I~b
_~M;"I.ll~
•., ·1-
}
.
I
!_~~~ J
I
I
! '~ ::: I
··-I···.··.·.=.-J.··.'.··..
I
PII'~j
I
I '
I I
Itm_-_:J ~,;r~l r-s!:I[li 1';'-lI-ci£-'lr""ll~ wLit ~~~ ~~ ~~~~J 1_~~~l!~~q_~Jl~6!!VtlWl$i1 L:_JL_~!~!>t1 j Gambar I St~~-ktu-r-O"~ga-nisasi Pe~-~~~h·~~·
Pemetaan Sistem Sekarang dengan IDEFO Untuk dapat memahami sistem awal Penjllal Motor X X dengan lebih baik, maka dilakukan pemetaan menggunakan metode !DEFO. Pemetaan menggllnakan metode !DEFO Context dimulai dengan menggambarkan sistem. Context Diagram Diagram dari memetakan sistem dengan melihat sistem secara keseluruhan. Dalarn Context Diagram ini tcrgambarkan hubungan sistem dengan komponen-komponen di Illar sistem. Pada penclitian ini, sistem yang diamati adalah sistern informasi penjualan sepeda motor Penjual Motor X X. Pada ontext Diagram, dapat dilihat masukan, proses dan keluaran dari sistem seeara keseluruhan. Input dari sistem yang diamati ini adalah berupa market penjualan sepeda motor) karyawan, dan produk sepeda motor yang akan dijual bescrta 'keterangan-keterangan mengenai produk tersebut. Seluruh input tersebut akan diproses dalam sistem informasi pcnjualan sepeda motor Penjual Motor X X menjadi output yang rnemiliki nilai tambah. Dalam Context Diagram InI, tidak tergambarkan aliran informasi didalam sistem. Hal ini disebabkan Context Diagram mclihat Untuk dapat sistem sebagai suatu kesatuan. mengetahui aUran informasi dalam sistem pcrlu dilakukan proses breakdown. Proses breakdown adalah proses mernccah suatu aktivitas menjadi beberapa aktivitas yang lebih deti!. Dcngan memiliki aktivitas-aktivitas yang lcbih detil dari sebeJumnya, maka dapat terlihat aliran informasi yang lebih deti! pula.
Sejarah Perusahaan Pad a tahun 1972, PT. Astra International rncnuqjuk Bapak Raphael Adi Rachmat sebagai distributor resmi sepeda motor Honda di wilayah lawn BaraL Bapak Raphael Adi Rachmat merasa PD. Matras tidak sanggup untuk melayani penjualan produk yang begitu banyak. Kemudian bcliau mcndirikan PD. Daya untuk pcnjualan sepeda motor honda, sedangkan PD. Matras untuk menjual produk seperti : ali, aki, !>pareparts dan sebagainya. Sejak saat itu, PD. Oaya menguasai pasar penjualan sepeda motor honda pada tahun 1970~ an. Pada tahun 1984, PD. Oaya berganti nama menjadi PT. Daya Adira Mustika dengan men am bah bidang usahanya menjadi tiga buah, yaitll HI (penjualan sepeda motor honda), H2 (service sepeda motor honda), H3 (penjualan !>parepart sepeda motor honda). PT. Daya Adira Mustika lebih dikenal dengan nama Daya Motor pada saat itu. Kemudian Daya Motor berkcmbang dan mulai menguasai pasar pcnjualan sepeda motor honda di luar jawa barat. Stnlktur Organisasi PCl'usahaan Bentuk struktur organisasi yang digunakan dalam Penjual Motor X X cabang Bandung adalah bentuk struktur fungsionaL Setiap jabatan dibagi dan dikelompokkan menurut fungsinya dalam perusahaan. Kepala cabang memiliki kedudukan
40
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
-- --
~.---- ~
-.....,..""
6.
~·~II·C-I:::-I~II =-1~ lLnLiIJ. . LLI.I~
7.
3.
...
~
~~~
Sistem Infonnasl PenJLlalan Sepeda Motor
Ii
Perbaikan Proses Bisnis Perusahaan
Kelemahan-kelemahan yang telah diidentifikasikan menjadi dasar dalam perbaikan proses bisnis. Perbaikan proses bisnis ini dilakukan dengan merancang sistem usulan untuk setiap area bisnis. Sistem usulan pada setiap area bisnis tersebut akan digabung menjadi sistem usulan keselumhan penjualan sepeda motor Pelljual Motor X X. KelemahaIf pertama dari area bishis penjualan sistem sekarang adalah adanya data konsumen yang disimpan namun tidak pernah digunakan, Data konsumen merupakan data yang sangat berharga datam perusahaan. Data ini ,gapat digunakan untuk bagian pemasaran daram memasarkan produk. Hal ini diharapkan dapat menghasilkan konsumen yang setia pada perusahaan. Data konsumen pada perusahaan dapat digunakan juga untuk mcnjaga hubungan baik dengan para konsumen. Hal tersebut merupakan teknik pemasaran produk yang cukup efektif Salah satu contoh teknik pemasaran yang dapat digunakan adalah pemberian diskon kcpada konsumcn yang merayakan hari ulang tahun. Kelemahan kedua dari area bisnis penjualan adalah adanya informasi yang dibutuhkan namun tidak pemah dibuat atau dihasilkan. Informasi tersebut adalah informasi loss customer, Hal ini termasuk ke dalam information errors jenis uncreated information. Infomlasi loss customer sangat penting dalam perusahaan untuk proses perusahaan. Loss custom/i· adalah konsumen yang hilang dalam sistem. Konsumen terse but hilang dalam sistem dapat disebabkan oleh berbagai hal seperti penolakan kredit, kehabisan stok, atau tidak tertarik dengan produk sepeda motor yang tersedia. Konsumen yang hilang sangat merugikan bagi perusahaan. Untuk dapat merebut kembali konsumen yang hilang kembali, diperlukan informasi yang tepat, akurat, dan lengkap. Infonnasi mengenai loss customer hams dapat dibuat eleh perusahaan. Pemasaran dapat menggunakan infermasi terse but untuk melakukan penawaran kepada konsumen tersebut. Hal Inl diharapkan dapat menarik kembali konsumen yang telah hilang.
'r"i""
- _J1~~:=::..
--~
Informasi yang tersedia dalam kartu stok tidak akurat, akibat ball yak terjadinya human errors. Sulitnya melakukan perhitungan komisi untuk para eRO
'1:'1....,. ... " ...
__ 1._"
Gambar 2 IDEFO Sistem Sekarallg Sistem informasi pcnjualan sepeda motor Pelljual Motor X X akall dilakukan proses breakdown menjadi lima buah area bisnis, yaitu Keuangan, Penjualan, Pembelian, Gudang dan Personalia. Setiap area bisnis tersebut memiliki proses yang berbeda-beda dalam sistem. Sebagai contah, area bisnis keuangan adalah area yang menjalankan proses-proses keuangan seperti pembagian gaji, perhitungan pendapatan dan pcngeiuaran, dan sebagainya. Berbeda dcngan area bisnis penjuaian yang menjalankan proses penjualan sepeda motor dan berhubungan dcngan konsurnen.
Berdasarkan pemetaan dan anal isis sistcm awal perusahaan menggunakan metode IDEFO, dapat diidentifikasikan bcberapa kelemahan sistem awal pemsahaan, Berikut ini adalah hasil identifikasi kelemahan sistem awal perusahaan : I. Sulitnya melakukan perhitullgan pendapatan pengeluaran. 2. Adanya informasi data konsumen yang telah disimpan, namun tidak pernah digunakan oleh bagian lain (unused iriformation). 3, Proses pemasaran memerlukan informasi konsumen yang hilang (Loss Customelj, namun informasi terscbut tidak pernah dibuat (uncreated information), 4, Sulitnya menentukan leasing mana yang harus diajukan lebih dahulu, akibat informasi keberhasilan dan kegagaJan penerimaan kredit tidak pernah dibuat. 5. Sulitnya menentukan jumlah sepeda motor yang harus dipesan, akibat informasi penjualan historis tidak memadai.
41
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcm Informasi dengan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
Metode perancangan basis data yang digunakan pada pcnelitian ini adalah Database Design based on Activity (DDA). Metode ini mengumpulkan seluruh informasi yang dibutuhkan pada setiap aktivitas yang tcrjadi daJam perusahaan. Keuntungan dad metode ini adalah dapat mengidentifikasikan kebutuhan informasi secara lcngkap dalam perusahaan. Langkah pertama dari metode DDA adalah melakukan identifikasi seluruh aktivitas yang tcrjadi dalam perusahaan. Didapatkan 27 buah aktivitas hasil identifikasi sistem yang digunakan pad a perusahaan. Aktivitas~ aktivitas terse but adalah : I. eRO memberi penjelasan mengenai produk kepada konSllmen yang hendak membeli sepeda motor. 2. CRO memeriksa stok sepeda motor yang dipesan oleh konsllmen. 3. Konsumen akan ditawari inden "'m6tor apabila stok tidak tersedia. 4. Konsumen memilih cara pembayaran tunai atau kredit. 5. Konsumen dapat melakukan penitipan uang muka sebagai tanda jadi, apabila konsumen ingin melunasi pcmbayaran di kemudian hari. 6. eRO mencmani konsumen memilih sepeda motor yang diinginkan 7. eRO menjual barang kepada konsumen. 8. Konsumen dapat menukar barang apabila kerusakan atau kcsalahan diakibatkan oleh pcrusahaan. 9. Konsumen kredit memilih jenis kredit yang eRO mengumpulkan diinginkan,dan persyaratan kredit. 10. eRO melakukan pengajuan kredit ke leasing 11. Jika kredit ,diterima maka proses penjualan dilanjutkan; apabila ditolak maka eRO meneoba melakukan pengajuan kepada leasing lain. Jika tidak berhasil juga, konsumen dieatat dalam Loss Customer. 12. CRO melakukan pencatatan data konsumen yang hUang, untuk digunakan pada bagian pcmasaran. 13. Perusahaan melakukan pemasaran dcngan menghubungi para konsumen atau membuka stand pad a event-event khusus. 14. Bagian keuangan membayarkan gaji total para eRO 15. Semua pcngeluaran harus diJaporkan kcpada bagian keuangan, seperti pengeluaran pembelian stok sepeda motor dan pengeluaran pemasaran
Tcknik pcmasaran lain yang dapat digunakan adalah pemberian voucher kepada konsumen yang telah melakukan pembelian sebanyak tiga kali. Data konsumen ini sangat berguna dalam proses pemasaran produk. Pada sistem usuIan, proses pemasaran menggunakan data konsumen sebagai input untuk menghasilkan konsllmen yang tertarik membeli. Gambar 3 menunjllkkan pcnggunaan data konsumen pada proses pemasaran dalam pet a IDEFO. Prosedur Pemasaran Mar~et
..
~
Pemasaran Data Konsum:T sepeda motor honda Loss Custo;;e A
•
eRO
,
Gambar 3 Penggambaran Usulan dalam IDE! 0 Pada sistem usulan dapat terlihat proses pemasaran sepeda motor menjadi menggunakan dua buah input. Proses pemasaran tidak hanya mengandalkan pasar di bandung saja, namun juga dapat menarik konsumcn dahulu untuk mcmbeli kembali. Perubahan ini diharapkan dapat meningkatkan konsumell yang tertarik mcmbeli sepeda motor di Pel~ual Motor X X.
4.
Perancangan Sistem Informasi Perusahaan
Setelah proses bisnis pada perusahaan telah diperbaiki, akan dilakukan perancangall sistem informasi untuk perusahaan. Sistem informasi merupakan suatu tools yang dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan kinerja proses bisnisnya. Sistem informasi menyediakan informasi yang dibutuhkan secara lebih cepat, tepat dan akurat bagi perusahaan. Perancangan Basis Data Basis d&ta adalah sekumpulan data yang disimpan bersama , saling berhubungan , dan dengan redundansi yang minimum (Martin 1990). Basis data memiliki kclebihan dalam penyimpanan data yang aman, tepat dan mudah diproses. Dengan adanya basis data, informasi dalam pemsahaan dapat digunakan dengan lebih baik. Bcrbagai informasi dapat diproses dengan cepat menjadi sebuah pengetahuan (knowledge) yang berguna bagi perusahaan.
42
Kumpuian Makalah Perancangan Sistem Infonnasi dcngan Pcrancangan Basis Data Metoda DDA
16. Bagian keuangan membuat laporan pendapatan dan pengeluaran 17. Bagian pembelian melakukan pemesanan sepeda motor kepada PT. AHM 18. Bagian gudang memeriksa sepeda motor baru yang datang ke gudang, apabila terdapat cacat maka akan dibuat retur pembelian 19. Bagian pembelian melunasi pembayaran pesanan ke PT.AHM 20. Bagian gudang rnerneriksa stok yang tersedia di gudang 21. Bagian mengeluarkan barang jika telah terjadi penjualan 22. Bagian gudang mengirimkan barang ke tangan.. konsumen 23. Bagian personalia mclakukan perhitungan komisi untuk para eRO Dari 23 buah aktivitas tersebut akan dilakukan idcntifikasi kebutuhan informasi pada setiap aktivitas. Setiap aktivitas dapat membutuhkan lebih dari satu informasi. Infonnasi yang dibutuhkan tersebut akan menjadi basis data dalam sistcm informasi perusahaan. Pada tabel I dapat dilihat hasi! identifikasi informasi pada setiap aktivitas dalam perusahaan.
I
3 4
Status Konsumen ( Kredit atau Tunai )
5
Uang Muka, Konsllmen, Karyawan
6
Motor Pesanan, Konsumen, Karyawan
7
Penjualan, Karyawan, Konsumen Retur penjualan, Penjualan, Karyawan, Konsumen Paket Kredit, Persyaratan Kredit, Karyawan, Konsumen Leasing, Pengajuan Kredit, Konsurnen, Karyawan Pengajuan Kredit (Status), Loss Customer, Leasing, Konsumen, Karyawan
2
8
9 10
II 12 13
Loss Customer, Konsumen ,Karyawan Pemasaran, Karyawan, Konsumen, Loss Customer
14
Karyawan, Gaji Karyawan, Pengeluaran
16
Pendapatan, Pengeluaran Pesanan( No Pesanan, Produk, Tanggal, Jumlah, dsb) Penerimaan Stok, Pemeriksaan Barang, Barang Caeat, Retur Pembelian Pembelian (No Pembelian, Tanggal, Jumlah Dana, dsb)
18 19 20 21
22 23
Stok Sepeda Motor, Karyawan Stok Sepeda Motor, Pengeluaran Stok, Karyawan, Penjualan Surat Jalan, Kendaraan, Penjllaian, Penggunaan Kendaraan, Karyawan Penjualan, Karyawan, Komisi,Success Sales
Normalisasi Basis Data Basis data yang telah diraneang' harus dapat dieiptakan dalam bentuk tabel yang normal. Normal yang dimaksud disini adalah tidak memiliki anomali-anomali atall kesalahan apabila basis data digunakan. Aturan-aturan bentuk normal yang digllnakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ; 1. Bentuk Normal Tahap Pertama (1 st Normal Form,INF) Bentuk ini terpenuhi apabila suatu basis data tidak memiliki atribut yang bernilai banyak. Bentuk ini digunakan agar tidak terjadi insert anomali. 2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd Normal Form,2NF) Bentuk ini terpenuhi apabila setiap atribut non key dalam basis data telah secara penuh tergantung kepada atribut primary key. 3. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3rd Normal Form,2NF) . Bentuk ini terpenuhi apabila telah memenuhi bentuk normal 2NF dan tidak memiliki ketergantungan transitif. Ketergantungan transitif adalah ketergantungan atribut non key tidak kepada seluruh primary key, apabila atribllt primaly key Jebih dari satu buah. Beberapa tabel basis data hasil perancangan metode DDA telah memenuhi ketiga bentuk normal tersebut. TabeJ tersebut adalah tabel produk, karyawan, leasing, dan sebagainya. Untuk tabel-tabel yang bel urn rnemenuhi ketiga bentllk normal tersebut, akan dilakukan proses dekomposisi.
Informasi Karyawan, Konsllmen, Produk Stok Sepeda Motor, Konsumen, Karyawan Konsumen Inden, Stok Sepeda Motor, Konsumen, Karyawan
Pengeluaran, Pembelian,Pemasaran
17
Tabel I Tabeillasilidentifikasi Informasi < <. <
No
15
Perancangan Form dan Report
43
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Infonnasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Setelah melakukan perancangan basis data, dilakukan perancangan form dan report pada aplikasi sistem informasi Penjual Motor X X. Form digunakan untuk mengurangi kesalahan yang terjadi dalam memasukkan data ke dalam basis data. Data yang berada dalam basis data akan digunakan dalam pembuatan report. Report dapat berupa bukti pembayaran konsumen, bukti penerimaan barang, atau rekapitulasi dari data yang telah disimpan. Sistem informasi yang dirancang lIntuk Penjual Motor X X memiliki tujuh buah menu utama, yaitu prodllk , konsumen, kellangan, penjualan, pembelian, gudang dan personalia. Setiap menu hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang memiliki tugas atau wewenang pada informa'ii tersebut. Tampilan menu utama Sistem Informasi Penjual Motor X X dapat dilihat pada
bagian yang memiliki wewenang dalam melakllkan perubahan data produk. Pada menu bagian keuangan terdapat dua buah submenu. Submenu pertama berupa report untuk data pendapatan dan pengeiuaran dari perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat melihat data pendapatan dan pengeluaran berdasarkan waktu yang diinginkan. Pengguna hanya perlu memasukkan tanggal awaI dan tanggal akhir dari data yang dilihat. Aplikasi ini juga dapat menggambarkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan per tahun dalam bentuk grafik. Perllsahaan dapat memilih untuk melihat grafik tahun yang diinginkan. Grafik ini dapat digunakan untuk mengetahui keadaan keuangan perusahaan. Tampilan aplikasi S. dilihat
4.
WJ>.~t h~.~)".r ...
n..ri '",,"0.1
1~~K>w'{lon -:y:
m..u" 1. ..«01 3lfl)br.'OO9'::
o~~
TJl.hulI
;a!I[l'
">,
5 Sistem lnformasi Keuangan Data yang dikmnpulkan tcrsebut akan dihitung untuk menghasilkan informasi laba atau rugi perusahaan. Selanjutnya, pcngguna menekan tombol cetak yang terletak pada posisi kanan atas aplikasi. Tampilan hasil laporan laba rllgi yang dapat dicetak dalam bentuk kertas dapat dilihat padagamrb=a~r~6________________-,
Gambar 4 Menu Utama Sistem Informasi Menu pertama dad aplikasi sistem informasi Penjual Motor X X adalah menu produk. Menu produk terdiri dari submenu input produk, edit produk dan Iihat prod uk. Ketiga submenu tersebut memiliki fungsi masing-masing yang berhubungan dengan data produk. Submenu Input dan Edit Produk memiliki fungsi sebagai form untuk Sistem Informasi Penjual Motor X X. Jika terdapat produk baru, maka akan dilakukan pengisian data pada form Input Produk. Form terse but dirancang sesuai dcngan kebutuhan infomlasi dan mcnccgah dad kcsalahan pengisian. Form kedua pada menu produk adalah form edit produk. Form ini digunakan apabila terjadi perubahan harga produk, kesalahan pengisian data produk, dan sebagainya. form ini juga dapat digunakan untuk menghapus data produk lama yang telah tidak dijual lagi oleh pcrusahaan. /
"''''''''J'' __ '" ..... '''~,..-~ T~..!ei.)'1I
,,=:0=
., '=>X<J
L.b. S.b.lum P.J.'
--.- R.,.. I\SOClXlXI ;;::-~." ..
Gambar 5 Report Laporan Laba Rugi
44
KumpuJan Makalah Perancangan Sistcl11 Informasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
f.
Bagian penjualan rnerupakan area utarna dalam Penjual Motor X X. Bagian ini memiliki lebih banyak form dan report dibandingkan dengan bagian lain. Bagian penjualan seeara garis besar dibagi menjadi 3 buah submenu yaitu lnden, penjualan dan kredit. Menu Inden berisi jika konsumen ingin melakukan aktivitas inden sepeda motor. Menu Kredit menjalankan seluruh yang dibutuhkan daJam pengajuan kredit sepeda motor. Untuk menu penjualan digunakan apabila proses penjualan telah siap dilakukan. Dalam menu tagihan leasing. dapat diketahui tagihan untuk sctiap leasing pada setiap bulan, Pengguna hanya perlu mengubah bulan dan tahun sesuai dengan yang diinginkan. Berdasarkan bulan dan tahun tersebllt, aplikasi akan menjumlahkan seluruh tagihan leasing untuk bulan dan tahun tersebut. Berbeda dengan sistem sebelumnya, sistem llsulan dapat menghasilkan tagihan leasing dengan cepat dan akurat. Untukform penjllalan dirancang agar tidak terjadi pencatatan ulang. Jika konSllmen hendak melakukan pembelian sepeda motor, maka tidak perlu dilakllkan kembali peneatatan data konsumen. ID konslllllen akan dimasukkan kedalam form dan seeara otomatis data konsumcn akan muncu!. Hal ini juga dilakllkan apabila konsumen telah mcmbayar tlang muka, maka seeara otomatis akan muncu!.
lnfonnasi yang tersedia dalam kartu stok tidak akurat, akibat banyak terjadinya
human .errors. g. Sulitnya melakukan perhitungan komisi untuk para CRO. 2. Sistem usulan yang dirancang untuk perusahaan adalah : a. Penggunaan data konsumen dalam proses pemasaran b. Penambahan aktivitas pencatatan Loss
Customer c. Pcncmpclnn form jikn produk sepeda motor te1ah dibeli d. Penggunaan sistem informasi dalam perusahaar'i 3. Sistem informasi yang cocok digunakan untuk perusahaan adalah : . a. Sistem informasi yang dapat menyediakan informasi yang cepat, tepat, lengkap· dan akurat. b. Sistem informasi menggllnakan komputer dan basis data yang baik. DAFTAR PUSTAKA 1. Alter, Steven, 1992, Information System A 111e A1anagement Perspective, Benjamin/Cumming Publishing Company, Inc., United State of America. 2. Born, Gary, 1994, Process Management to Quality Improvement, John Wiley & Sons, Ltd., Chichester. 3. indrajit, Eko, 2002, Bussiness Process Reengineering, PT Gramedia Widiarsna Indonesia., Jakarta. 4. Laudon, Kenneth c., 1999, Management Information System, 7th ed" Prentice Hall Inc., New Jersey. 5. Martin, James, 1990, Information Engineering Book 11: P(annilig and Analysis, Prentice Hall International, New Jersey. 6. Martin, James, 1990, Information Engineering Book Ill: Design and Construction, Prentice Hall International, New Jersey. 7. McLeod, Jr. Raymond, 2001, Management Information System, Prentice Hall Inc., New Jersey. 8. Nair, Mohan, 2002, Sistem Informasi Berbasis Aklivitas, Salemba Empat, Jakarta. 9. Sandy, Ignatius A. 2009. Terapan Keilmuan
5. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan beberapa kcsimpulan sebagai berikut: 1. Sistem sekarang perusahaan memiliki beberapa kelemahan. Berikut ini adalah 7 buah kelemahan yang telah diidentifikasikan : a. Sulitnya melakukan perhitllngan pendapatan pengeluaran. b. Adanya informasi data konsllmen yang tclah disimpan, narnun tidak pemah digunakan oleh bagian lain (lInlised information). c. Proses pcmasaran memerlukan informasi kOllsumen yang hilang (Loss Customef), namun inforrnasi tersebut tidak pemah dibuat (uncreated ir!formation). d. Sulitnya menentukan leasing mana yang harus diajukan lebih dahulu, akibat informasi keberhasilan dan kegagalan penerimaan kredit tidak pemah dibuat. e. Sulitnya menentukan jllmiah sepeda motor yang harus dipesan, akibat informasi penjualan historis tidak memadai.
Teknik Industri: Metode Perancangan Basis Data DDA. Bandung: UNPAR.
45
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem lnformasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Pengelompokkan Informasi 1 Produk Atribut Kode Produk Nama Produk Spesifikasi Harga 2Ka ryawan Atribut ID Karyawan Nama Karvawan labatan Alamat Umur Status Gail Pokok 3. Leasing Atribut ID Leasing Nama Leasinl! Alamat Leasing No Telepon 4 Konsumen Inden Atribut ID Konsumen Inden Nama Konsumen Alamat Konsumen No Televon Motor Pesanan Uang Muka 5 Konsumen Atribut ID Konsumcn Nama Konsumcn Alamat Konsumen No Televon Status 6 Siok Atribut No Stok Tanf!Jwl Kode Prod uk lumlah Baranf!
7. Peniualan Atribut No Peniualan ID Konsumcn Kodc Produk Tan!!.ual Pcniualan ID Karvawan 8. Rctur Pcniualnn Atribut Retur Peili~alan No Peniualan Tanggal Relur Alasan
9 Penga.Juan K re d·,t Atribut No Pen 'a'uan 10 Konsumen ID Leasing Kode Produk Tanggal No Paket Status 10 Loss Customer Atrihut ID Nama Konsumcll Alumat No Telepon Pcnyebab Kehilangan II Pcmasaran Atribut Kode Pemasaran Kepa!a Pelaksanaan Total Dana Tanggal Deskripsi jumJah~Karyawan 12.Ga·j Kyw Atrihut No Slip Gail
14.Pengeluaran Atribut No Pengcluaran Tanggal lum!ah Total Komisi 19.Pengmman Barang Atribllt No Pengiriman No Pen' ualan ID Karyawan ID Konsumen Status ID Kendaraan "'0 Kendaraan Atribut ID Kendaraan lenlS Kendaraan Umur Kendaraan Haraa PembeJian 2 J. Tagihan Leasing Atribut No Tagihan ID Leasing No Pengaiuan Tanggal Total Dana 22.Uanu Muka Atribut No Titip::m No Molor TaMQ.al Titipan Jumlah Tilioan 23 MOlor Pesanan Atrihut No Motor Pesanan ID Konsumen Kode Prod uk 24,Pengaiuan Dana Atribut No Pengaiuan Tan-'!Jwl lurnlah Oeskripsi Status ')5 Penenmaan St 0 k Atribut No Penerim::tan No PcmbeJian Tanggal Kode Prod uk lurnlah Produk ID Karyawan
-
_
--.!!?....!S:!:l.~~~~'!.~~ .. .. Kehadiran Total Gail Tanggal Gajl 13. Pcndapatan Atribut No Penclapalan T3t:lSg.ai lumlah 15 Pcsanan Atribllt No Pesanan Tangga! Pesanan Kode Produk Jumlah Pesanan 16 Pe m behan Atrihut No Pem bel ian No Pesanan lumlah Biaya Kode Produk lumlah Pcsanan 17 Rclur Pembehan Atribut No Retur No Pembelian Kode Produk lumlah Retur AIa<;an
-.
46
26. Pemcriksaan Brg Atribut No Pemeriksaan 10 Karvawan Kode Produk lumlah Tanggal Pemeriksaan 27.Barang Cacat Atribut No Pcmeriksaan ID Karyawan Kode Produk No Baran2 Cacat Jenis Caeat 28 Stok Keluar Atribut No PCl1geluaran ID Karyawan Kodc Produk lumlah Tanuaal ')9 Paka MobIl Atribut No PenRgUnaan ID Karvawan ID Kendaraan Tanggal Waktu Tujuan a , re , 30PktKdt Atribut No Paket Kode Prodllk Uang Muka Cieilan Per Bulan Lama Cieilan 31. Persvaratan }(redil Atribut No Persyaratan' Kredit No Konsumen Nama Konsumen Pekeriaan Penghasilan Per Bulan Rekening Bank 32S ueeess SI aes CRO Atribut No Success Sales ID Karyawan Nama Karyawan Jumlah Success Sales
-
,
~f£nj~~lan Tola! Penjualan
Kumpulan Maka!ah Pcrancangan Sistem Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNIT BISNIS PONDING PERUSAHAAN X Ignatius A. Sandy Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung 40141 +62-22-2032700, Email:
[email protected]
Naftali Kurniawan Alumni Jurusan Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan Jl Ciumbu1euit No 94 Bandung 40141 Abstrak. Perusahaan X adalah perusahaan manufaktur yang bergcrak dalam scktor industri kulit dan produk-produk sejenis, dan sektor industri kertas dan prod uk-prod uk berbahan dasar kcrtas. Sistcm informasi yang diterapkan sekarang oleh Perusahaan 'X dapat membuat suatu keputllsan yang salah. Pcrusahaan X dapat menetapkan waktu pengantaran produk yang lebih lama atau lebih awal dari mam1facturing lead time. Total biaya produksi yang harus dibayar konsumen dapat lebih besar atau Icbih rendah dari total harga pokok penjualan. Komunikasi yang terjadi antar departemen tcrhambat sebagai akibat dari pcnyampaian informasi sccara verbal. Hambatan dalam komunikasi terjadi juga dalam bentuk larangan keluarnya suatu informasi dari suatu departemen. Laporan keuangan dan laporan penjualan limbah memiliki informasi yang sarna yaitu pendapatan dari penjualan limbah. Masalah yang terjadi pada perllsahaan X dapat diselesaikan dcngan melakukan perubahan pad a sistcm informasi. Perancangan sistcm infromasi yang telah dilakukan pad a penelitian ini mengikuti tahapan system development l~le cycle. Perbaikan awal yang dilakukan adalah memperbaiki aliran informasi dan proses bisnis Perusahaan X. Matriks BSP yang dibuat akan menjadi acuan dalam perbaikan sistem informasi. Penggambaran proses bisnis dan aliran informasi yang terjadi di Perusahaan X menggunakan IDEFO. Atribut yang ada pad a setiap aktivitas dan hubungannya dengan atribut lain tcrdefinisikan dengan metode DDA (desain database berdasarkan aktivitas). Sistem informasi lIsulan memiliki aliran informasi dan proses bisnis yang berbeda dengan sistem awa!. Aliran informasi dan proses bisnis sistem usulan digambarkan dengan IOEro. Sistem informasi usulan diharapkan dapat membantll Perllsahaan X untuk meminimalkan kejadian keterlambatan pemenuhan pcsanan, perbedaan antara manufacturing leac! time dengan waktu pengantaran, kerugian akibat kewajiban bayar konsurnen lebih rendah dari harga pokok produksi. Selain itu diharapkan informasi yang mengalir dapat lebih cepat, tepat, dan mudah. kulit dan produk-produk sejenis, dan sektor industri kcrtas dan produk-produk berbahan dasar kertas. Sifat kegiatan produksi perusahaan adalah sistem make to order dimana perusahaan hanya akan menjalanknn produksinya j ika konsumen memesan. Perusahaan memiliki bisnis inti dcngan 2 macam kegiatan yaitu kcgiatan ponding dan pembuatan cover album. Proses produksi untuk bagian ponding terdiri dari 3 kegiatan yaitu pengaturan awal mesin agar posisi cetakan sesuai dengan posisi bahan baku, ponding, dan pengemasan produkjadi. Bagian pembuatan cover album tcrdiri dari kegiatan memotong kulit sintetis, melipat dan merapatkan 3 tepi kulit, menyisipkan karton tebal, merapatkan tepi kulit
1.1 Latar Belakang Masa1ah Persaingan bisnis semakin ketat memacu perusahaan untuk berevolusi atau berevolusi mengikuti tingkat persaingan bisnis. Persaingan bisnis yang semakin kctat turut menciptakan Iingkungan bisnis yang scm akin tidak pasti sehingga membuat perusahaan harus mampu mengambil suatu keputusan yang cepat dan tepat. Perusahaan dapat menggunakan kemampuan pengambilan keputllsan yang cepat dan tepat sebagai keunggulan kornpetitif perusahaan. Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dapat dilakukan apabila perusahaan memiliki sistem informasi yang baik. Perusahaan X adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam sektor industri
47
Kumpulan Makalah Pcrancangan Sistem Inform3si dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
kembali, memasang logam atau plastik penyatu, memasang siku logam, dan mencetak foil di sisi depan. Secara umum, proses pengolahan permintaan konsumen kepada perusahaan melalui beberapa tahapan sebagai berikut : mencatat data pesanan konsumen dan identitas konsumen, pemeriksaan bah an baku dan cetakan yang diberikan konsumen, melaksanakan proses produksi sesuai permintaan konsumen, inspeksi pl'Oduk akhir, penyimpanan produk akhir ke gudang, pengiriman pl'Oduk akhir beserta eetakan sampai kepada konsumen. Perusahaan tidak menyediakan bahan baku dan cetakan karena pihak konsumen selalu menyediakannya. Konsumen selalu rnemberikan kuantitas bahan baku lebih banyak dari pesanannya sebagai toleransi akan adanya produk cacat. Bahan baku disimpan di dekat mesin yang akan mengerjakannya. Kuantitas bahan baku di setiap mesin yang mengerjakannya diusahakan sarna. Konsumen akan datang ke bagian penjuaJan untuk melakukan pemesanan. Identitas konsllmen, pesanan konsumen akan dieatat oleh bagian penjuaJan. Infonnasi tanggaJ pengantaran pl'Oduk, dan total biaya untuk konsllmen akan disepakati oleh bagian penjuaJan bcrsama konSlItnen. Informasi total pembayaran akan diberikan ke bagian keuangan sebagai masukan dalam menerima pcmbayaran dari konsumen. Informasi tanggal pengiriman dan pesanan konsumen akan dibcrikan ke bagian produksi secara verbal. Bagian penjualan akan meneatat dan memeriksa tanggal pengiriman yang sudah dibukukan untuk melakukan tugas pengirimannya. Konsumen akan mcmbayar sesuai dengan kesepakatan total pembayaran ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan memberikan bukti pembayaran sesuai dengan jenis pembayaran yang dilakukan. Bukti pembayaran yang digunakan ada 3 warna yaitu merah, bim, dan putih. Konsumen yang membayar uang muka akan mcndapat bukti pembayaran berwarna merah, bila konsumen sudah melunasinya, bukti pembayaran berwarna biru akan diberikan. Bukti pembayaran berwarna putih akan dijadikan arsip perusahaan. Bcrdasarkan informasi yang didapat dari bagian penjuaJan, bagian produksi akan mulai membuat pcnjadwalan yang memungkinkan dan membuat pereneanaan produksi. Bila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi sampai setelah
tanggal pengantarannya, bagian produksi akan memberitahukan kepada bagian penjualan, Bagian penjualan melaporkan adanya keterlambatan kepada konsumen dan menyepakati tanggal pengantaran dan total pembayaran yang baru. Setiap pckerja produksi akan memproses bahan baku sejumlah dengan kuantitas bahan baku yang tersedia di mesin produksi. Prod uk jadi langsung diperiksa kualitasnya oleh pekerja yang memprosesnya. Produk jadi dikumpulkan dan diikat kembali sesuai dengan jumlah bahan baku per ikatan. Beberapa ikatan produk jadi yang sudah terkumpul akan dikirim ke gudang dan kepala produksi akan mencatat kuantitas produk jadi yang sudah fnasuk ke gudang beserta nama pckerja yang mengerjakannya. Setiap mesin produksi diawasi oJeh bagian perawatan. Bagian perawatan akan melakukan perbaikan dan perawatan bila terjadi kerl!sakan mesin. Bagian perawatan bertugas \mtuk mengganti pisau potong di mesin pemotong kertas dan mengasahnya agar tajam kembali. Bagian perawatan akan meminta bagian pembelian untuk membeli suku cadang yang dibutuhkan untuk perbaikan mesin. Limbah produksi berupa potongan kertas akan dikul11pulkan dan disimpan di bagian keuangan. Setiar minggu, bagian keuangan akan menjual limbah produksi tcrscbut ke pihak yang bersedia menerimanya. Di setiap akhir bulan, bagian kCliangan membuat laporan keuangan dan laporan penjualan limbah untuk pemilik perusahaan. Bagian personalia melakukan perekrutan karyawan baru bila ada instruksi dari pemilik perusahaan atall adanya pemberhentian kerja seorang karyawan lama. Karyawan baru akan dieatat nama dan daerah tinggalnya. Karyawan baru akan dilatih untuk beberapa waktu. Nama karyawan baru diberitahukan oleh bagian personalia ke kepala produksi juga untuk mcngenalkan karyawan baru ke bagian produksi. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Dari identifikasi masalah yang telah disebutkan. maka dapat dirumuskan pcrmasalahan sebagai berikut : I. Bagaimana sistem informasi manajemen di perusahaan X pad a saat ini dan kelemahankelemahannya ? 2. Bagaimana rancangan sistem usulan untuk perusahaan X ? 3. Bagaimana raneangan sistem informasi manajemen usulan untuk perusahaan X ?
48
Kumpulan Makalah Perancangan Sistcrn Inforrnasi dengan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Fase analisis melibatkan pengguna akhir dan ahli teknologi informasi. Kegiatan pada fase analisis adalah mengumpulkan, mengerti, dan mendokumentasikan kebutuhan-kcbutuhan bisnis untuk sistem informasi usulan. Kebutuhan-kebutuhan sistem informasi usulan dibuat bcrdasarkan kekurangan~ kekurangan yang telah diidentifikasi. Kebutuhankebutuhan sistem infromasi usulan adalah sebagai berikut: 1. Penggunaan informasi terkini dan akural. 2. Menghilangkan beberapa proses yang merugikan perusahaan. 3. Pembakuan nama produk dan mesin 4. Proses penearilm dan pengolahan yang lebih mudah, cepat, dan tepal. 3.3 Fase Desain Fase desain memiliki 2 kegiatan. 2 kegiatan tersebut adaJah mendesain rancang bangun teknis, dan mendesain model sistem. 1. Mendesain rancang bangun sistem. Setiap proses dalam suatu sistem akan memilki hubungan dengan entitas yang diproses atau yang dihasilkan. Tool yang digunakan untuk melihat hubungan tersebut adalah matriks BSP. Matriks BSP menunjukkan juga hubungan suatu fungsi dcngan fungsi lainnya antar maupun antara departemen. 2. Mendesain model sistem. Model sistem diraneang dengan tool lDEFO. lDEFO membantu dalam hal menunjukkan il1tegrasi proses bisnis sistem usulan. 3.4 Fasc Pellgcmbangan Fase ini rnemiliki yaitu membangun basis data dan program. Perancangan basis data dibantu dengan tool DDA (Desain Database berdasarkan Aktivitas). DDA memiliki 3 tahapan yaitu : I. Mengidentifikasi aktivitas. 2. Mengidentifikasi informasi setiap aktivitas, 3. Mengelompokkan infromasi-informasi yang sudah teridentifikasi dna ternormalisasi. Dengan adanya basis data yang baku, aliran informasi lebih mudah terkendali, cepat, tepat, dan mudah. Bcrikut ini adalah 10 aktivitas Perusahaan X yang tclah teridentifikasi.
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah SDLC (System Development Life Cycle). SDLC yang dijabarkan aleh Haag, Cummings, dan MeCubbrey memiliki 7 fase yaitu fase perencanaan, fase analisis, fase desain, fase pengembangan, fase uji eoba, fase implementasi, dan fase pemeliharaan dan penerapan. Dalam melakukan penelitian ini, tahapan yang dilakukan dimulai dari fase perencanaan, analisis, desain, dan terakhir adalah fase pengembangan. 3.1 Fase Perencanaan Pada fase perencanaan terdapat 3 kegiatan. 3 kegiatan tcrsebut adalah sebagai berikut : 1. Mendefinisikan sistcm yang dikembangkan 2. Menentukan lingkup kelja 3. Mengembangkan rcncana kerja Hasil dari fase perencanaan adalah masalah-masalah seputar sistem informasi yang terjadi di Perusahaan X. Masalah-masalah yang ditemukan pada sistem infarmasi Perusahan X adalah sebagai berikut : 1. Bagian pcnjualan menyepakati tenggat waktu dan total biaya berdasarkan informasi yang sudah tidak dapat diandalkan. 2. Bagian penjuaJan tidak memiliki informasi konsumen. 3. Manajer produksi dapat salah memahami spesifikasi produk jadi yang dijabarkan bagian penjualan. 4. Bagian perawatan tidak clapat membuat laporan kondisi mesin secara rutin. 5. Bagian keuangan memproses informasi yang sarna yaitu informasi penjualan limbah sebanyak dua kali setiap akhir bulan. 6. Bagian pcrsonalia tidak memiliki data karyawan secara tertulis dan terperinci. Dari masalah-masalah yang ditemukan tersebut, kebutuhan-kebutuhan sistem informasi yang diterapkan Perusahaan X dapat diidentifikasi. Kekurangan-kekurangan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penentuan tcnggat waktu pcmenuhan pcsanan oleh bagian penjualan berdasarkan informasi yang tidak dapat diandalkan. 2. Penentuan total biaya pemenuhan pesanan oleh bagian penjualan berdasarkan informasi yang tidak dapat diandalkan. 3. Terdapat beberapa proses yang merugikan perusahaan atau konsumen. 4. Kesulitan menemukan dan mengolah informasi tertentu. 5. Kesulitan membuat catatan atau laporan manajcmen. 3.2 Fase Analisis
, X Tabel I Aktivitas Perusahaan No
49
Aktivitas
I
Perusahaan menerima pesanan dari konsumen
2
Perusahaan menerima pembayaran konsumen
3
Pcrusahaan mencrima bahan baku dan cctakan dari konsumen
Kumpulan Makalah Perancangan Sistem Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
4
5
Pcrusahaan mclakukan produksi ponding. Bila ada kcrusakan mes!n, pekcrja akan Illelaporkan kc bagian perawatan. Bila ada keterlambaL:ln, manajer akan melaror ke penjualan Bagian Pcnjualan akan melaporkan kelerlalllbatan ke konsumen dan menycpakati tenggat waktu Jan biaya
Total Biaya Baru TgL Perawatan Pcrawatan Mcsin
barn 6
7
8 9 10
6
No
NIK Pelugas Perbaikan Mesin
Teknisi
Kebutuhan Suku CaJang
~~
Konsumen
Keleranl!an Suku CadmH!
Supplier
...
No. Pcsanan ~
8
Bukli Pembayaran
Produk ladi Tgl. Pengiriman
9
Jumlah Produk Jenis Prouuk .. --Spesifikasi Produk Jadi "
Alamat kOtl5Umen TgL Pcngiriman
Tgl. Bayar . ~:n!s Pembayaran
NIK
--
Karyawan Baru iO
Total Pcmbayaran
--
Tangga! Tcrima Barang
Nama Karvawan
Kode Celakan lum!ah Cdakan ... _-------
-_._-
4. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem infonnasi manajemen di Perusahaan X dinilai kurang baik untuk saat ini. Penilaian tersebut didasarkan pada kekurangankekurangan yang telah teridentitikasi. Kekurangan-kekurangan tersebut adalah sebagai berikut : a. Penentuan tenggat waktu pemenuhan pesanan oleh bagian penjualan berdasarkan informasi yang tidak dapat diandalkan.
No. Pcsanan
Prod uk Jadi
Jumlah Produk ladi
----
Jum!ah Produk Cacat
4
Beliw Ke!usakan
rgL Kerusakan
.-c--
No. Mesin yang Rusak No. Konsumen Berita kClerlambatan
Tcnggat Waktu Usu!an Alasan Keterlambatan
5
Kepulusan Konsumen
NIK
Tabel yang dlhasllkan dan keglatan keliga yaitu mengelompokkan informasi dapat dilihat pada Lampiran di bagian akhir makalah.
Jumtah Bahan Baku
.~.~.
Nama Karvawan Alamal Karvawan
Karyawan berhenti Kodc Bahan Baku
Kelerangan Barang
--
Kcterangan Produk
-
Identitas Pcngirim
Tujuan Anlar
----_. Nama konsumen
~-----.
No. Pcsanan
-
No. Pesanan lumlah Produk Jadi
Tenggal Waktu Pesanan
Tol. Bavar Total Pembavaran
No. Pesanan
Cetakan
Alamal Supplier No. Telp Sup!ier
No. Telp korsumcn
I
3
.
Nama Supnlier 7
Alamal konsumen
Bahan Baku
Nama Baran!.!
Tgl. Pembelian
Nama konsumen
1----
Idcntitas Teknisi
I·lama Suoojicr No. Konsumen
Bukti pcmbayaran
Tgl. Pemeriksaan
No. Mesin yang Diperbaiki
Biava lasa Teknisi
lnformasi
-
Nama PClugas
Petugas Perawatan
Bagian perawatan memeriksa mesin secara bcrkala dan mcmperbaikinya bila ada kerusakan. Bi1a tidak sanggup memperbaiki maka bagian perawatan akan melllanggjllcknisi Bagian pcmbelian akan mcmbcli suku cadang yang dincrlukan oleh baQjan oerawalan Perusailaan mencrima pcmbayaran sisa dari konsumcn bila ada Perusahaan mcngambil barang dari gudang kemudian Illcngirimkmmva ke konsumen Perusahaan akan merekrut scsuai instruksi pemilik dan Illcmbcrhenlikan pekeria bila kinerianya buruk
Dan setlap aktlvltas terdapat mformasl sebagai berikut. Tabel 2 Infomlasi berdasarkan aktivitas
2
No. Mesin Kondisi Mesin
Tcnggat Waktu Bam
50
Kumpulan Makalah Perancangan Sistern Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
7. Setiawan, Oke, 2007, Perancangan Sistem Informasi Manajemen di Situ Aksan Plastik, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung. 8. Winardi, 1987, Pengantar Tentang Sistem Informasi Manajemen, Nova, Bandung.
b. Penentuan total biaya pemenuhan pesanan oleh bagian penjualan berdasarkan informasi yang tidak dapat diandalkan. c. Terdapat beberapa proses yang merugikan perusahaan atau konsumen. d. Kesulitan menemukan dan mengolah infonnasi tertentu. e. Kesulitan membuat catatan atau laporan manajemen. 2. Sistcm usulan yang diajukan untuk Perusahaan X memperbaiki sistem informasi manajemen Perusahaan X dari sisi proses bisnis dan aliran informasi. Sistem usulan yang diajukan menghilangkan beberapa proses yang dinilai tidak memberi nilai tam bah ke perusahaan bahkan mcrugikan perusahaan dan konsumcn. 3. Sistem informasi yang ada pada Perusahaan X diperbaiki dengan mengubah cara komunikasi beberapa informasi secara verbal verbal menjadi komunikasi informasi secara tertulis. Informasi yang tertulis dapat dijadikan arsip oleh perusahaan. Informasi yang tertulis akan lebih mudah dan cepat dalam penyampaiannya. Pengirim informasi dapat memberikan sedikit penjelasan bila Penerima informasi yang dibutuhkan. membaca dan mendengal' penjeJasan akan lebih cepat menangkap dan memahami seeal'a tepat inforrnasi yang sedang disampaikan. DAFTARPUSTAKA 1. Born, Gary. 1994. Process Management to Quality Improvement, John Wiley & Sons Ltd., Chichester. 2. Fogarty, Donald W., 1991, Production and InventOlY Management. South-Western Publishing Co., Ohio. 3. Gordon, Steven R., 2004, Information Systems A Management Approach, 31'<1 ed., John Wiley & Sons, Inc., New Jersey. 4. Haag, Stephen, 2004, Management b;[ormation Systems for the Information Age, 4 ' ed., McGraw-Hili / Irwin, New York. 5. Martin, James, 1990, information Engineering Book 11 .' Planning and Analysis, Prentice-Hall International, Singapore. 6. Sandy, Ignatius A., 2009, "Metoda Perancangan Basis Data DDA (Disain Database berdasarkan Aktivitas)", Jurnai Teknik Industri Universitas Katolik Parahyangan, Edisi Februari 2009 : 58-62.
51
Kumpuian Makalah Perancangan Sistcm Informasi dcngan Perancangan Basis Data Metoda DDA
Lampiran Konsumen Atribut No. Konsumen Nama konsumen Alamat Konsumen No. Telepon Pesanan Atribut No. Pesanan Tenggat Waktu Jumlah Produk Jenis Produk Spesifikasi Produk Bukti Pembayaran Atribut No. Pesanan Tgl. Pembayaran Jenis Pembayaran Total Pembavaran Penerimaan Bahan Baku dan Cetakan Atribut No. Penerimaan Tanggal Penerimaan Jumlah Bahan Baku Jumlah Cetakan Keterangan Barang Identitas Pengirim
Perawatan Mcsin Atribut Tgl. Perawatan -No. Mcsin Kondisi Mesin NIK Petugas
Cetakan Atribut Kode c:etakan __ _ Jumlah Cetakan Produk Jadi Atribut No. Pesanan Jumlah Produk Jadi Jumlah Produk
Pekerja Pcrawatan Mesin Atribut Tgl. Perawatan NIK Petugas
~~ita
Kerusakan Atribut Tanggai Kerusakan No. Mesin
Mesin Atribut No. Mesin Kondisi Mesin
Suppller r Atribut . Nama Supplier Alamat Supplier No. Telp Supplier Harga Barang
Karyawan Atribut Nama NIK Alamat Tinggal
Berita Keterlambatan Atribut .._ No. Konsumen Tenggat Waktu _ _ Alasan . __
Pcrbaikan Mcsin __ Atribut Tgi. Pem~riksaan .j::!!..KJetugas_ No. Mesin yang
Keputllsan Konsllmen -------------, I-",A"lI"·i",b,,u-'..t_______ _ No. Pesanan ~gat Waktu Total Biaya Baru_
Teknisi Atribut ... Nama B~ya Jasa
Bahan Baku Atribut Kode Bahan Baku Jumlah Bahan Baku
S2
Kebutuhan Suku Cd a ang Atribut No. Perintah Nama Suku CadanK Keterangan Suku NIK Petugas Pembehan Suku Cadang Atribut Tgl. Pembelian Nama Supplier Alamat Supplier No. Telp Suppli\ir Total Pembeliall
_j
Pengiriman Produk Jadi Atribut No. Pcngiriman Tgl. Pengiriman No. Pesanan Jumlah Produk Jadi Keterangan Produk Informasi Konsumen --Atribut No. Pesanan Nama Konsumen Alamat Konsumen
